Fredensborg Søparks Antenneforening mit.fsanet.dk

Transkript

1 Fredensborg Søparks Antenneforening indkalder til ordinær generalforsamling onsdag den kl i Fredensborghusene, Bakkedraget 43, 3480 Fredensborg. Tlf (tidligere annonceret til Asminderød Kro). Den Kære medlem (*) Med henvisning til vedtægternes 5 indkalder bestyrelsen hermed til ordinær generalforsamling Der bydes på vand og øl under mødet. Denne indkaldelse, foreningens vedtægter og andre bilag kan downloades fra foreningens hjemmeside, Foreningen => Generalforsamling. Dagsorden: 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslår advokat Erik Matthiesen, ADVODAN, Helsingør, der var dirigent på de ekstraordinære generalforsamlinger den og Bestyrelsen har udpeget sin sekretær Micki Esmann Helner til at udarbejde protokollat (beslutningsreferat). Bestyrelsen foreslår revisorerne Hans Jørgen Jensen, K501 og Jan Nørskov Pedersen, M339 valgt som stemmeudvalg. 2. Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år. Bestyrelsens beretning vedlægges. Beretningen vil blive suppleret på mødet. Bestyrelsen ønsker drøftet, om indkaldelse til generalforsamling, nyhedsbreve og andre meddelelser i fremtiden alene skal udsendes elektronisk pr. samt offentliggøres på hjemmesiden, men har ikke stillet konkret forslag herom i år. 3. Aflæggelse af revideret regnskab for det forløbne år til godkendelse Regnskab for 2013 vedlægges. Revision finder sted den Revisionsprotokollat vil blive offentliggjort på hjemmesiden.

2 Side 2 4. Forslag fra bestyrelsen og/eller medlemmerne Der er pr , som er den vedtægtsmæssige frist., ikke indkommet forslag fra medlemmerne. 4.a. Forslag til ændring af vedtægterne Bestyrelsens foreslår følgende ændring af vedtægterne: 4.a.1: I 2, Medlemmerne, ændres ordet takstregulativ til takster i stk. 2 og 3. Ændringen er redaktionel, idet ordet regulativ udgår af vedtægterne. 4.a.2: I 4, Generalforsamling ændres i stk. 4 pkt. 5 andre takster til takster. Begrundelse: Ikke bare andre, men alle takster bør kunne fastsættes af generalforsamlingen. 4.a.3: I 6, Ledelse, Tegning og Hæftelse, indsættes et nyt Stk. 3. Når bestyrelsen har besluttet budgetforslag for næstkommende regnskabsår, kan bestyrelsen opkræve kontingent, takster m.v. i overensstemmelse dermed, med forbehold for generalforsamlingens efterfølgende godkendelse. Begrundelse: Efter gældende vedtægter og praksis fra tidligere år er årets kontingenter og takster blevet fastsat på den ordinære generalforsamling i april måned. Disse er gældende fra 1. januar samme år. Det giver en række administrative problemer, f.eks. ved til- og fraflytning, hvor der ikke kan opgives kontingenter for fraflyttende og nye medlemmer. Det kræver også en meget høj likviditet, at kontingentet først opkræves i maj. YouSee og Copydan udmelder takster for dette kommende år i september. I 2013 blev kontingentet for 2014 besluttet på en ekstraordinær generalforsamling i november og alternativet til vedtagelse af ovennævnte forslag er afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling hvert år i november eller december. 4.a.4: I 11, Programvalg, indsættes i Stk. 1, Valg af de Radio- og TV- programmer som skal distribueres i foreningens anlæg samt valg af leverandører, kan foretages således: Begrundelse: Der bør ikke herske tvivl om, at valg af leverandør også kan undergives urafstemning. 4.a.5: Bestyrelsen bemyndiges til sammen med dirigenten at rette vedtægternes stavning og kommasætning i overensstemmelser med dansk retskrivnings regler. Det samlede ændringsforslag indsat med rødt i gældende vedtægter kan downloades fra foreningens hjemmeside.

3 Side 3 4.b. Forslag til signalforsyning Bestyrelsen foreslår følgende vedtagelse: Bestyrelsen bemyndiges til at forhandle med YouSee og andre leverandører om forslag til ny signalforsyningsaftale vedr. tv og radio med henblik på at opnå billigere signalforsyning, især for grundpakken. Forslag fremlægges senest på den ordinære generalforsamling Bestyrelsen bemyndiges til at opsige gældende aftale med YouSee med henblik på at foreningen er frit stillet pr Bemærkning: Aftalen med YouSee kan opsiges med 12 måneders varsel (tidligere 9 måneder) og kan tidligst opsiges med virkning fra Forelæggelse og godkendelse af budget, kontingent og andre takster Bestyrelsen henviser til budget, kontingent og andre takster, der blev godkendt på den ekstraordinære generalforsamling den Referat af generalforsamlingen kan downloades fra hjemmesiden. Nedenstående kontingenter og takster blev vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den Alle beløb er i kr. inkl. moms. Medlemskontingent incl. tv og radio År Måned 2013 Stigning Fuldpakke, YouSee ,7 % Mellempakke, YouSee ,8 % Grundpakke, YouSee ,1 % Internetkontingent Halvår Måned 2013 Stigning 4/1 MB % 20/5 MB % 60/20 MB % Fast IP-adresse % Engangsydelser Pakkeskift % Pakkeskift, ekstraord. (ny takst) Nyt medlem (ved ejerskifte) % Tilslutningsafgift, nye % Depositum modem ,5 % Opkrævning af medlemskontingent sker fortsat på årsbasis, men pr Opkrævning af internetkontingent sker halvårsvis den 1.1. og 1.7.

4 Side 4 Betaling kan fremover ske via Betalingsservice (tidl. PBS). Efter generalforsamlingen har bestyrelsen besluttet at nedsætte kontingenterne således at det opkrævede beløb til leverandører (aktuelt YouSee og Copydan) bliver specificeret og opkrævet med de faktiske beløb efter medlemmerne valg af hhv. grund-, mellem- og fuldpakken. Det gør kontingenterne nemmere at forstå. Beløbene er anført nedenfor, som de er meldt ud i Nyhedsbrev nr Det er disse beløb, bestyrelsen beder om generalforsamlingens endelige godkendelse af: Tekst Periode Antal Stk. pris Pris TV YouSee Fuldpakke , , ,96 TV Copydan Fuldpakke ,00 472,80 472,80 FSA Ordinært foreningskontingent ,00 565,00 565,00 Fuldpakke: Generalforsamlingen godkendte 5100 kr. Faktisk opkræves: TV YouSee Mellempakke , , ,33 TV Copydan Mellempakke ,00 384,60 384,60 FSA Ordinært foreningskontingent ,00 565,00 565,00 Mellempakke: Generalforsamlingen godkendte 4100 kr. Faktisk opkræves: 4.052,93 TV YouSee Grundpakke , , ,36 TV Copydan Grundpakke ,00 333,12 333,12 FSA Ordinært foreningskontingent ,00 565,00 565,00 Grundpakke: Generalforsamlingen godkendte 2000 kr. Faktisk opkræves: 1.966,48 Som det ses, betaler alle det samme foreningskontingent 565 kr., der går til service, support, vedligeholdelse og administration. Budget 2014 kan downloades fra hjemmesiden. Bestilling af og betaling for enkeltkanaler (fritvalgskanaler) som supplement til pakkerne sker direkte til YouSee. Se mere på hjemmesiden, eller 6. Valg af bestyrelse og bestyrelsessuppleanter Claus Nielsen, tidligere S 109, er fraflyttet og udtrådt af bestyrelsen den Michael Beth, K622, er af arbejdsmæssige årsager udtrådt af bestyrelsen den Poul Juul, K532 blev valgt i 2013 for 1 år - på valg. Villig til at modtage genvalg. Nis Engholm, K424 blev valgt i 2013 for 1 år - på valg. Villig til at modtage genvalg. Micki Esmann Helner, M331 valgt i 2013 for 2 år ikke på valg. Ønsker af private årsager at trække sig som bestyrelsesmedlem, men stiller op som suppleant. Mogens Rasmussen, K338, stiller sig til rådighed for valg som nyt medlem af bestyrelsen.

5 Side 5 Der skal vælges 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år og 2 bestyrelsesmedlem for 1 år, så der søges yderligere 2 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen opfordrer meget til, at flere melder sig til at tage en tørn i bestyrelsen. Det er nødvendigt, hvis foreningen skal fortsættes. Morten Stjernholm, R310 valgt i 2013 for 2 år som suppleant ikke på valg. Micki Esmann Helner, stiller sig til rådighed som suppleant. 7. Valg af revisorer og revisorsuppleant Hans Jørgen Jensen, K501, blev i 2013 valgt som revisor for 1 år. Foreslås genvalgt som revisor for 1 år. Hans Dalsgaard Hansen, K233, blev i 2013 valgt som revisor for 1 år, men har nedlagt sit hverv. Jan Nørskov Petersen, M339, blev i 2013 valgt som revisorsuppleant og er indtrådt som revisor efter Hans Dalsgaard Hansen. Foreslås genvalgt som revisor for 1 år. Valg af 1 revisorsuppleant for 1 år. 8. Eventuelt Med venlig hilsen For bestyrelsen Poul Juul, formand (*) Indkaldelsen er dels udsendt pr. sammen med et nyhedsbrev, dels omdelt til alle medlemmer i papirformat. Vedtægternes 4: Stk. 7. Stk. 8. Stk. 9. Hver tilslutning af en husstand (ejer/lejer) regnes som ét medlem. Et medlem som er i restance med betalinger til foreningen, har ikke stemmeret. Et medlem kan ved skriftlig fuldmagt afgive stemme for et - og kun ét - andet medlem. Fuldmagten skal for at være gyldig afleveres til dirigenten straks efter dennes valg. Bestyrelsen sørger for at der føres protokol over generalforsamlingen.

6

7 Vedr. ordinær generalforsamling onsdag den kl Den Ad. 2. Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år Efter et travlt arbejdsår har bestyrelsen valgt at berette om de vigtigste aktiviteter, fortrinsvis i punktform. Beretningen bliver suppleret på mødet. 1. Status På generalforsamlingen blev det vedtaget fortsat at have YouSee sig leverandør af tv-signaler med 44 stemmer mod 40. På generalforsamlingen blev det vedtaget at godkende bestyrelsens forslag om etablering af eget internet m.m. med 86 stemmer mod 44. Den nuværende bestyrelse blev genvalgt på et program, der bl.a. omhandlede fortsat arbejde for en ny og billigere signalleverandør. På generalforsamlingen den blev bestyrelsens forslag om budget og kontingent for 2014 vedtaget med 28 stemmer mod Tv og radio Ny kontrakt om forsyning med tv- og radiosignaler blev indgået med YouSee med virkning fra Priserne var steget i forhold til de priser, YouSee havde tilbudt medlemmerne i direkte brev i marts Bestyrelsen valgte at dække stigningerne, der ramte grund- og fuldpakkerne og udgjorde ca kr. for 2. halvår af 2013, af formuen, for ikke at skulle udsende nye opkrævninger. Vi har stadig Start forfra og Arkiv. Men YouSee til ikke levere WebTV, når vi ikke har internet hos dem. Enkeltkanaler kan bestilles direkte hos YouSee. Kræver kort og boks eller CA-modul. Bemærk at andre bokse end YouSee s egen kan bruges. Fra marts 2014: Bland selv-kanaler for Mellempakke og Fuldpakke. Kvalitetsproblemer i aug.-sep.: Dårlig fibernode hos YouSee skiftet. Større afbrydelse i nov. Et par dage. Mindre afbrydelser flere gange. Vedr. medlemstal og pakkeskift henvises til Nyhedsbrev nr Internet Vores eget internet startede som planlagt den og har kørt fint og stabilt fra dag 1 og dermed levet op til de forventninger, der var stillet. Dog afbrydelse i ca. 4 timer den Et kort var stået af i Helsingør. Godt at have eget internet, når YouSee tv svigter. Priser var og er fortsat konkurrencedygtige og blandt markedets laveste. En del problemer for nogle medlemmer med modemmets indbyggede trådløse internet. Problemet kan løses med at købe en alternativ trådløs router. Vi arbejder på afprøvning af et nyt modem, som måske har en bedre trådløs funktion.

8 Side 2 Vi har et begrænset antal faste IP-adresser og har kunnet tildele dem til medlemmer, der har et arbejdsmæssigt behov. Prisen er sat til 25 kr. pr. måned incl. moms. Frivilligt arbejde er udført i forbindelse med introduktion af internet og senere. Tak for hjælpen! 4. Telefoni Evercall har fungeret fint. Leverer godt service og meget konkurrencedygtige priser. Der var en del problemer i juli 2013, hvor YouSee ikke eller alt for langsomt frigav medlemmernes telefonnumre. En økonomisk kompensationsordning blev forhandlet. En række Evercall-priser blev nedsat fra januar Det er tilfredsstillende. Evercalls mobiltelefoni kører via Telenors net, og giver som alle teleselskaber, dårlig dækning i dele af foreningens område. 5. Netværk GlobalConnect nedlagde fiber således at vores netværk nu er i forbindelse med hele verden med fiber. Det muliggør uafhængighed af leverandører, som vi ikke hidtil har haft. Også på tv-området. Vi har sammen med GCs fiber nedlagt et 40 mm rør til en evt. egen fremtidig fiber. DKA har foretaget omfattende gennemgang og renovering af det fysiske netværk og udskiftet en del kabler og konnektorer m.m. Det har givet godt resultat og stabil drift. 6. Hovedstation Der er etableret sikker jordforbindelse, transientbeskyttelse (mod tordenvejr) og køling. 3 faser el-forsyning indlagt. Sparet penge ved samgravning med fiber. Fysisk ændring: Nabostøj fjernet. Indretning og udstyr: Opbevaring. 7. Husinstallationer Overgangen til 4G mobilnet (også kaldet LTE) samt øget tæthed af tv-kanaler, giver et mere følsomt system. Nogle har oplevet pixelleringer på deres tv-billede. Det er i orden at gøre det selv, men når man skal have flere tv-apparater og mere udstyr, kan det blive nødvendigt med en professionel tekniker. Indførelsen af Bland selv kan skabe flere problemer. Bestyrelsen har lagt sig fast på, at der efter fejlmelding skal stilles en sikker diagnose. Det gør en tekniker. Og gives et tilbud på udbedring. 8. Service Fint samarbejde med DKA, der dog gik konkurs Vi har intet tabt. Nye serviceleverandører: ES-Kabel-tv og Panther. Servicekoncept m.m. er beskrevet på hjemmesiden.

9 Side 3 9. Forsikring CTMS-udstyr til internet er forsikret af leverandør/finansieringsselskab. GlobalConnect forsikrer selv eget udstyr. FSA er selvforsikrende med teknisk udstyr. FSA har en bestyrelsesansvars- og kriminalitetsforsikring samt lovpligtig ansvarsforsikring. 10. Økonomi Regnskab aflægges under dagsordenens pkt. 3. Afhængig af hvor mange af foreningens tilbud, man udnytter, kan medlemmer spare ca kr. om året gennem foreningen. Se nærmere på hjemmesiden. Sammenlagt sparer foreningens medlemmer formentlig kr. om året, som skulle betales, hvis vi valgte at blive individuelle kunder hos teleselskaber. 11. Samarbejde med andre antenneforeninger FSA har både direkte og gennem medlemskab af sammenslutningen A2012 samarbejde med en række andre antenneforeninger, hvilket giver et stort udbytte ved udveksling af viden og erfaring. Nævnes skal især: Tune, Vindinge, 4040.dk, Ørum og Bryrup. 12. Medlemsservice og support Nyt foreningstelefonnummer etableret: Nye foreningsadresser på fsa@fsanet.dk m.fl. Se hjemmeside. Der arbejdes stadig på udvikling af medlemsservice til rimelige priser i samarbejde med udvalgte leverandører. Det beskrives på hjemmesiden. Eksempel: Ny stikledning koster hos YouSee kr. Vore leverandører leverer til kr. Et nyt Nyhedsbrev pr. så dagens lys i november. Sendes nu fast til de 92% af medlemmerne, der har giver os -adresser. Det overvejes, om det også skal fordeles på papir til medlemmer, der ikke har internet og , evt. mod et mindre gebyr. Ny hjemmeside er sat i drift i marts. En kraftig modernisering, og så sparer vi ca kr. om året. Hensigten er, at hjemmesiden skal være en fælles håndbog med nyttige oplysninger for alt vedr. foreningens drift og forhold. 13. Administration Bestyrelsen har udarbejdet og besluttet en forretningsorden, der fordeler ansvar og fastlægger forretningsgange. Bestyrelsen har udarbejdet forslag til vedtægtsændringer, se dagsordenen pkt. 4.a. Vi har sammen med Grundejerforeningen Fredensborg Søpark anskaffet en ordentlig projektor til brug ved generalforsamlinger og medlemsmøder. Et nyt administrationssystem (PantherApplications) med systemovervågning og automatiseret opkrævning af kontingent er sat i drift.

10 Side 4 Et nyt regnskabs- og bogføringssystem (E-conomic) er ligeledes sat i drift. Fast samarbejde er etableret med en ekstern aut. revisor. 14. Bestyrelsen Møder afholdes ca. en gang om måneder og i øvrigt efter behov. Forløbne år har budt på ekstraordinært stor arbejdsbelastning. Bestyrelsen modtager skattefri godtgørelser til kontor, telefon m.m. 2 bestyrelsesmedlemmer har lånt en YouSee-boks fra YouSee. Der er ikke modtaget andre ydelser fra leverandører eller andre. Bestyrelsesarbejde er frivilligt og ulønnet. 15. Hændelser Stormene Allan og Bodil har også hærget lidt. Den blev et træ væltet. Dets rødder rev et kabel op, der dog ikke var i brug. I januar 2014 forårsagede kommunens entreprenør en overgravning af et kabel, der dog heller ikke var i brug. Efter en påsat brand i oktober 2013 på legeplads ved Ryttervænget har bestyrelsen drøftet fysisk sikring af hovedstationen. Efter stormen ønsker vi at få fjernet et par træer nær hovedstationen. 16. Fremtid mere i den mundtlige beretning Internet 300 MB => 400 MB. Ø-opdeling af netværk. Docsis 3.0 => 3.1. Regeringens mål vedr. internet 2020: 100/30 MB til alle. Det kan vi i dag. Internethastigheder på MB er ren salgsgas fra en række firmaer. Ny tv-leverandør. CathUp. Ip-tv: Eksisterer allerede: Netflix, WatchMeNow. 4K. I øvrigt henvises til foreningens nyhedsbrev og hjemmeside.

11 Vedr. ordinær generalforsamling onsdag den kl Den Ad. 3 Aflæggelse af revideret regnskab for det forløbne år til godkendelse 1. Regnskab for 2013 er angivet nedenfor side Officielt regnskab udarbejdet af revisor med påtegning af denne samt af de valgte revisorer, bliver fremlagt på generalforsamlingen, hvor det også skal påtegnes af dirigenten. Det vil forinden blive offentliggjort på foreningens hjemmeside. Revisionsmøde afholdes den Tal i regnskab er de samme som anført nedenfor. 2. Ændret regnskabsfunktion I 2013 har bestyrelsen arbejdet med ændring af vores regnskabssystem på følgende områder, af anførte grunde og med de anførte resultater. - Første resultat var, at der på generalforsamlingen kunne fremlægges budget for Hidtil er budgettet fremlagt i marts-april. - Bestyrelsen har udarbejdet en ny kontoplan, der samtidig med at opfylde formelle regnskabskrav, lægger vægt på enkelt og klart at kunne forklare bestyrelsen og medlemmerne om foreningens økonomiske situation og sammenhænge. - Vi fik tidligere udført regnskabsarbejdet i FDA. Det kostede i 2012 ca kr. og ville blive meget dyrere. Det fandt vi for dyrt. Desuden manglede FDA regnskabsmæssig kompetence på højt niveau. Mange rutiner var usikre, og der opstod for mange fejl, som både var tids- og omkostningsmæssigt krævende. FDAs services var håbløst gammeldags med udelukkende manuelle rutiner. Bestyrelsen ønskede et system, der mest muligt automatiserede tidskrævende regnskabsrutiner. Gammeldags procedurer har taget livet af mange antenneforeninger, fordi ingen ønsker at påtage sig arbejdet hermed. - Bestyrelsen besluttede at etablere samarbejde med en autoriseret revisor, gerne fra lokalområdet, som kunne være vores uafhængige sparrings- og samarbejdspartner samt vejleder i økonomiske spørgsmål. Vi kontaktede 7 lokale revisorer og efter udvælgelse valgte vi Anders Albrechtsen, Vilhelmsro 241, som er registreret revisor. Andes Albrechtsen har relevant erfaring med samarbejde med mindre foreninger, havde rimelige honorarkrav, kendskab til E-conomic regnskabssystemet og var villig til at indgå et samarbejde med bestyrelsen om udvikling af FSAs økonomifunktion. - Revisor opstillede først 2012-regnskabet efter bogføring fra FDA.. - For 2013 besluttede bestyrelsen at afprøve bogføringssystemet E-conomic, som er billigt og nedbaseret. Dvs. det kan umiddelbart tilgås og anvendes via internettet. Det er brugt fra og har vist sig at være nemt at arbejde med. E-conomic har masser af instruktionsmoduler og interaktive læreprocesser, og systemet udvikles stadig. Det bliver brugt af ca virksomheder. Det kan anvendes af ikke regnskabsuddannede med hjælp fra revisor. Revisor kan løbende overvåge bogføring og har gennemset de første kassekladder, før de blev bogført. - I forbindelse med etablering af eget internet skulle der anskaffes et administrationssystem. Valget faldt på PantherApplication, der bruges af en række andre antenneforeninger og teleselskaber. Det kan dels adminstrere vores internet (her-

12 - Side 2 - under backup-rutiner, terrorlogning osv.), dels holde styr på medlemmernes mange bestillinger og ombestillinger. Panther indeholder et faktureringssystem, der både kan udskrive fakturaer og kreditnotaer samt holde styr på betalinger og generere rykkere. Panther holder også online kontakt vores bank og registrerer indbetalinger og herefter online forbindelse med vores bogføringssystem, E- conomic. Det er med andre ord en meget væsentlig reduktion i det manuelle arbejde. Samtidig har alle bestyrelsens medlemmer online adgang til systemet og kan se status for hver enkelt medlems engagement med foreningen. - Fakturaer udsendt pr er genereret i Panther. - Både Panther og E-conomic er beregnet til at håndtere Betalingssservice og senere også andre betalingsformer, kreditkort m.m., og de udvikles fortsat. - Foreningen har fortsat kun én bankkonto fortsat i Handelsbanken. Vi har ingen kontantkasse. Alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til at overvåge foreningens bankkonto via netbankfunktion Regnskab På trods af ønske herom var der ikke kræfter til at igangsætte Panther-systemets faktureringsfunktioner for Derfor er fakturering foregået manuelt, og med både traditionelle afregninger, internet og modem samt mange pakkeskift pga. øget fokus på de høje priser, har faktureringen været et meget stort job. - Hertil kommer, at de mange anlægsarbejder har indebåret kontrol med og betaling af mange fakturaer. - Tids- og arbejdspresset har gjort, at ikke alle tilgodehavender hos medlemmer er opkrævet endnu. Det har givet medlemmerne længere kredit. 4. Investering i internet og det fysiske netværk Nedenfor specificeres de større og specielle arbejder udført i 2013 (ex. moms): ETABLERING AF FIBERFORBINDELSE ,00 KØLESYSTEM TIL HOVEDSTATIONEN ,00 GULVRACK TIL HOVEDSTATION 6.930,00 3-FASET STRØMFORSYNING TIL HOVEDSTATION ,00 Incl. superjord, backupbatter og transientbeskyttelse (lyn) UDSKIFTNING AF JORDKABEL, 3 STRÆKNINGER (2012) ,96 UDSKIFTNING 3 DEFEKTE FORSTÆRKERE 8.802,38 OPRETNINGS AF FEJL PGA. YOUSEE 7.950,13 RENOVERING AF FYSISKE NETVÆRK ,84 (BURDE VÆRE GJORT AF YOUSEE) Incl. 2 nye standere (6.600 kr.) I ALT ,31 Kr.

13

14

15