VUC Storstrøms bestyrelse. Mødet mandag den 24. juni 2013 kl Mødested: VUC Storstrøms afdeling i Vordingborg.

Transkript

1 Bispegade Nykøbing F. VUC Storstrøms bestyrelse. Mødet mandag den 24. juni 2013 kl Mødested: VUC Storstrøms afdeling i Vordingborg. nhe@vucstor.dk Tlf Tlf. direkte Tlf. mobil Fax Dagsorden Dato 14. juni Godkendelse af referat fra mødet den 19. marts Opfølgning på beslutninger fra tidligere møder. Der er ingen sager til opfølgning. 2. Sager til beslutning a. Nybyggeri i Vordingborg godkendelse af byggeprojekt. Arkitekt John R. Pedersen, DAN-Project vil præsentere projektet. b. Godkendelse af køb af Kulturmejeriet i Nykøbing F. c. Nybyggeri i Nykøbing F. godkendelse af byggeprojekt. d. Regnskab for 1. kvartal e. Implementering af OK13 på AC-området. Målsætninger Planlægningsgrundlag Udgifter ved overgangen fra OK11 til OK13, herunder godkendelse af finansiering af nyetablerede lærerarbejdspladser Henvendelse fra Ministeren for børn og undervisning til bestyrelserne for de statsligt selvejende institutioner f. Ansøgning om driftsoverenskomst indenfor OBU 3. Sager til drøftelse a. Baggrund og perspektiver ved VUC Storstrøms sølvpris indenfor Best Practice in Distance Learning, Programming. b. Status på udredning om muligheder for outsourcing af IT-centrets opgaver 4. Sager til orientering a. Status på Campus Næstved. b. Sygestatistik Meddelelser a. formand b. direktør c. andre 6. Eventuelt Venlig hilsen Per Skovgaard Andersen Formand Niels Henriksen Direktør

2 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 12. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2a Nybyggeri i Vordingborg godkendelse af byggeprojekt. Resumé Bestyrelsen har i tidligere sager taget stilling til nedrivning af pavillonen og etablering af midlertidige og permanente erstatningslokaler i Vordingborg. På bestyrelsesmødet d. 19. marts 2013 besluttede bestyrelsen, at: igangsætte arbejdet med at nedrive pavillonen til ultimo juni bemyndige ledelsen til at indgå aftale om leje af erstatningslokaler eller pavilloner. igangsætte projekteringen af et nybyggeri, som erstatning for pavillonen inden for en ramme af 9 mill.kr. I denne sag tager bestyrelsen stilling til projektforslag om nybyggeri i Vordingborg. Sagsfremstilling Nedrivning af pavillonen og etablering af midlertidige undervisningslokaler Nedrivningen af pavillonen er iværksat og bygningen nedrives i perioden 1. juli til 15. august Til erstatning for pavillonen i skoleåret 2013/2014 er der indgået aftale om leje af midlertidige undervisningspavilloner. Pavillonerne rummer 5 undervisningslokaler i to etager og er opstillet på VUC Storstrøms område i Vordingborg. Projektering af nybyggeri Vordingborg-afdelingens lokalebehov vurderedes til at kunne dækkes ved indretning af 3-4 større fleksible undervisningslokaler samt en samlingssal i et nybyggeri. Bestyrelsen behandlede d. 19. marts 2013 et projektoplæg til nybyggeri på 500 m 2. Der er efterfølgende foretaget en opjustering af undervisningsarealet på baggrund af en revurdering af de fremtidige lokalebehov i forhold til undervisning og lærerarbejdspladser m.v. DAN-PROJECT ApS har udarbejdet en programskitse samt et budget til en tilbygning til hovedbygning på brutto 599 m 2 i 1½ etage, der rummer den ovenfor beskrevne funktionalitet (nettoarealer): 4 undervisningslokaler på m², hvoraf 1 lokale kan åbnes med en foldevæg til opholdsrum/studiemiljø 1 opholdsrum/studiemiljø på 84 m 2, der ved sammenlægning med 1 undervisningslokale danner én samlingssal på 1 åbent 2-delt grupperum på 55 m² på 1 sals-niveau med udblik over opholdsrum/studiemiljø 1 anretterkøkken 1 depot/rengøringsrum 2 toiletter

3 1 teknikrum Der er i projektoplægget arbejdet med ovenlys og glasvægge, således at bygningen optræder åben og lys. Der er indarbejdet en fleksibilitet i form af fleksible vægge og åbne miljøer i flere etageniveauer med henblik på at skabe indbydende studiemiljøer og gruppearbejdspladser. Den nye bygning opføres som en rektangulær bygning, der placeres ved hovedbygningens sydside drejet 45 grader i forhold til hovedbygningen. Bygningerne forbindes med en glasgang. Projektet omfatter en ombygning af den eksisterende foyer i hovedbygningen samt opførelse af en ny servicebygning på 50 m 2, der rummer depot-faciliteter. P-plads og udenomsarealer skal efterfølgende projekteres. Finansiering Der foreligger et budgetoverslag fra arkitektfirmaet DAN-PROJECT for ny tilbygning i Vordingborg på kr ekskl. moms. Nedenfor fremgår de samlede udgifter for gennemførelse af projekterne omkring nedrivning, genhusning og nybyggeri: Anlægsinvesteringer i Vordingborg, ekskl. moms, finansieres via træk på de likvide midler Kr. Etablering af permanente erstatningslokaler, Reetablering af udenomsarealer, 2012 (skønnet) Finansieres via driftsmidler vedligeholdelseskonti/huslejekonti Leje af midlertidige undervisningspavilloner p.a Nedrivning af pavillon, Byggeriet foreslås finansieret ved træk på den likvide kapital eller ved højst mulige finansieringsgrad. Byggeriet er et anlægsprojekt, som afskrives over en flerårig periode, og påvirker ikke driften. Byggeriet afskrives som de øvrige bygninger. Nedrivning af pavillonen i 2013 og leje af erstatningslokaler i 2013/14 finansieres via driftsmidler og er budgetteret med kr i budget Tidsplan Nedrivning af pavillonen: 1. juli til 15. august 2013 Opstart detailprojektering: 15. juni 2013 Byggeansøgning: 20. juni 2013 Byggebehandling forv. afsluttet: 1. september 2013 Afslut projektering: 10. august 2013 Udbud projekt: 15. august 2013 Licitation: 5. september 2013 Godkendelse af licitation: 10. september 2013 Kontrahering: 11. september 2013 Byggestart: 15. september 2013 Aflevering: 15. april 2014 Indflytning: 1. maj 2014 De tværgående funktioner forventes flyttet til Nykøbing F. i august Bilag Budget for nybyggeriet i Vordingborg

4 Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen godkender byggeprojektet som erstatning for pavillonen i hht. projektforslag fra DAN- PROJECT ApS. Beslutning

5 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 13. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2b Godkendelse af køb af Kulturmejeriet i Nykøbing F. Resumé Bestyrelsen besluttede på møde d. 19. marts 2013 etableringen af de nødvendige fysiske rammer for en samling af VUC Storstrøms tværgående funktioner i form af et nybyggeri ud fra de bygningsmæssige muligheder. Nybyggeriet kan opføres på byggefeltet fra ejendommen Kulturmejeriet, der ejes af Unversity College Sjælland (UCSJ). Der er primo juni 2013 forhandlet om køb og indgået købsaftale for Kulturmejeriet med UCSJ, idet de aftalte betingelser for købet er godkendt af VUC Storstrøms bestyrelsesformand. Sagsfremstilling Bestyrelsen godkendte på møde d. 19. marts 2013 en samling af VUC Storstrøms tværgående funktioner i en nybygget kontorbygning i Nykøbing F. Det foreslåede byggeprojekt er beskrevet i sag 2c på denne dagsorden. Nybyggeriet opføres på byggefeltet for ejendommen Kulturmejeriet, der er i dårlig stand og har været planlagt nedrevet af ejeren UCSJ. Værdiansættelse af ejendommen Kulturmejeriet VUC Storstrøms ledelse har primo juni 2013 forhandlet med UCSJ med henblik på køb og nedrivning af bygningen. Forhandlingen har taget udgangspunkt i de foreliggende vurderingsrapporter. Der er udarbejdet to vurderingsrapporter for ejendommen Kulturmejeriet af hhv. Nybolig og Home. Home Erhverv vurderer ejendommens kontante markedsværdi til kr , ekskl. handelsomkostninger. Nybolig Erhverv har vurderet markedsværdien for samme ejendom til kr Købsaftale og vilkår Der er indgået aftale med UCSJs bestyrelse om overtagelse af ejendommen til en købspris på kr Det er yderligere aftalt, at VUC Storstrøm betaler udgifterne til berigtigelse af handlen. Udgifter til opmåling af ejerlejlighedernes størrelse og tilretning af fordeling af fællesudgifter deles ligeligt mellem VUC Storstrøm og UCSJ. Handlen er indgået efter samråd med VUC Storstrøms bestyrelsesformand, der har godkendt de aftalte vilkår. Finansiering Købet foreslås finansieret ved træk på den likvide kapital. Udgiften indregnes i driftsbudgettet for 2013.

6 Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: Bestyrelsen godkender købet af Kulturmejeriet under de aftalte vilkår. Beslutning

7 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 12. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2c Nybyggeri i Nykøbing F. - godkendelse af byggeprojekt Resumé I denne sag tager bestyrelsen stilling til etableringen af de fysiske rammer for samlingen af VUC Storstrøms tværgående funktioner i Nykøbing F. Bestyrelsen besluttede d. 19. marts 2013, at: godkende en samling af de tværgående funktioner i VUC Storstrøm. etablere de nødvendige fysiske rammer og bevillige en ramme på kr til nybygning ud fra de bygningsmæssige muligheder. I denne sag foreligges revideret projektforslag til nybyggeri i Nykøbing F. til bestyrelsens godkendelse. Sagsfremstilling VUC Storstrøm har en række tværgående funktioner placeret i Vordingborg. Med henblik på at skabe et større fagligt miljø samles alle tværgående funktioner i VUC Storstrøms hovedsæde i Nykøbing F. Der er stillet forslag om etablering af et nyt administrativt miljø i et nybyggeri i Nykøbing F. Bygningen skal rumme kontorarbejdspladser, mødelokale, ophold/frokoststue, toiletter og garderobe. Der er udarbejdet forslag til opførelse af en ny kontorbygning på Kulturmejeriets byggefelt. Erhvervelse af ejendommen er behandlet i sag 2b på denne dagsorden. Revideret projektforslag på Kulturmejeriets grund På bestyrelsesmødet d. 19. marts 2013 forelå der en programskitse for et nybyggeri på 400 m 2 i 2 etager på Kulturmejeriets byggefelt. Der er udarbejdet et revideret projektforslag med et bruttoareal på 555 m 2 ved indpasning af VUC Storstrøms interne kompetenceudviklingscenter i nybyggeriet. Indpasning af to undervisningslokaler til intern kompetenceudvikling understøtter VUC Storstrøms administrative samling i et selvstændigt hovedsæde og skaber yderligere plads til etablering af undervisningslokaler og lærerarbejdspladser i bygning A i Bispegade. Implementeringen af OK13 forudsætter, at der i Nykøbing F. indrettes mindst 12 lærerarbejdspladser til afdelingens hf-lærere ved kursusstart i 2013, samt et yderligere antal arbejdspladser til Uddannelsesforbundets lærere ved kursusstart Arkitektfirmaet Friis Andersen har udarbejdet en programskitse for et nybyggeri på 555 m 2 i to etager, der rummer følgende funktionalitet:

8 24 kontorarbejdspladser 2 undervisningslokaler af 32,4 m 2 1 køkken/personalerum 3 toiletter 1 rengøringsrum 1 teknikrum Finansiering I et nyt byggeprojekt på Kulturmejeriets grund indgår følgende udgiftsposter: Anlægsinvesteringer, ekskl. moms, finansieres via træk på de likvide midler Kr. Nye fysiske rammer for samling af ledelse og tværgående funktioner: - Nybyggeri på Kulturmejeriets byggefelt, (inkl. arkitekthonorar) Reetablering af udenomsarealer 2014, skønnet Finansieres via driftsmidler ejendomsdrift - Køb af ejendom Kulturmejeriet i 2013, jf. sag 2b på denne dagsorden Nedrivning af Kulturmejeriet i 2013, skønnet Byggeriet foreslås finansieret ved træk på den likvide kapital eller alternativt ved højeste mulige finansieringsgrad. Byggeriet er et anlægsprojekt, som afskrives over en flerårig periode, og påvirker ikke driften. Byggeriet afskrives som de øvrige bygninger. Køb af ejendommen Kulturmejeriet (jf. sag 2b på denne dagsorden) samt nedrivning af bygningen finansieres via driftsmidler og skal indregnes i driftsbudgettet i Tidsplan Nedrivning af Kulturmejeriet påbegyndes snarest muligt og byggeriet projektet iværksættes med henblik på indflytning ved kursusstart 2014/15. Arkitektfirmaet varetager projektering af nedrivning og projektering af nybyggeri og udarbejder detaljeret tidsplan for projektet. Bilag Bilag 1. Programskitse for nybyggeri på Kulturmejeriets grund, Nykøbing F. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: Bestyrelsen godkender byggeprojekt i Nykøbing F. Beslutning

9 Økonomiafdelingen Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Fax Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2d økonomirapport pr. 31. marts Dato 12. juni 2013 Resumé I denne sag forelægges VUC Storstrøms regnskab for 1. kvartal 2013 til MIO-udvalgets orientering. Regnskabet for perioden udviser et driftsoverskud på kr ,- mod et budgetteret overskud på kr ,- eller kr ,- mere end forventet for denne periode, svarende til 4,5 %. Der er gennemført 627,0 årselever (ÅE) mod forventet 621,5 ÅE, svarende til en afvigelse på 5,5 ÅE eller en ændring på 0,9 % i forhold til det budgetterede. Gennemført aktivitet i 1. kvartal samt forventningerne til aktiviteten i kvartal 2013 giver anledning til en mindre justering af forventningerne til årets aktivitet inden for de enkelte uddannelser. Det samlede årselevtal forventes at blive 1.306,7 eller en ændring på -12,9 ÅE, svarende til nedgang på 0,9 % i forhold til ankerbudgettet. Det samlede resultat for 2013 forventes at medføre et overskud på kr ,-, hvilket er kr ,- bedre end først antaget. Den likvide beholdning udgør pr. 31. marts 2013 kr ,- mod sidste år ved samme tid kr ,-. Sagsfremstilling Økonomirapporten for VUC Storstrøm pr. 31. marts 2013 er vedlagt som bilag Regnskab 1. kvartal Kolonnerne Budget, Forbrug og Afvigelse i bilaget viser budget og regnskab samt afvigelse for 1. kvartal år 2013, hvor budget er det sidst vedtagne af bestyrelsen. Budget og forbrug er periodiseret i forhold til, hvor meget de belaster 1. kvartal Statstilskuddet er bogført ud fra den faktiske/indberettede aktivitet i 1. kvartal Aktivitet 1. kvartal 2013 (ÅE) Aktivitet Budget Afvigelse Afvig. GSK 1,9 2,5-0,6 24,0 % HF2 145,1 162,6-17,5-10,8 % HFe 206,9 196,7 10,2 5,2 % AVU 218,5 209,2 9,3 4,5 % FVU 48,8 44,0 4,8 10,9 % OBU 3,4 4,9-1,5-30,6 % Andet 2,4 1,6 0,8 50,0 % I ALT 627,0 621,5 5,5 0,9 %

10 Der er gennemført 627,0 årselever (ÅE) mod forventet 621,5 ÅE, svarende til en ændring på 5,5 ÅE eller en ændring på + 0,9 %. Der er en stigning i statstilskuddet i 1. kvartal på kr ,-, som følge af ændring i aktiviteten. Deltagerbetaling og andre indtægter er faldet med kr ,-, hvilket primært stammer fra andre indtægter som er projekter, hvor der fremkommer en periodeforskydning i indtægterne. Lønomkostninger er på niveau som forventet. Øvrige forskydninger i omkostninger er et udtryk for periodeforskydninger. Den likvide beholdning udgør pr. 31. marts 2013 kr ,- mod sidste år ved samme tid kr ,-. Der er efterfølgende hjemtaget lån i forbindelse med nybygning i Nykøbing F. til styrkelse af likviditeten. Årsestimat 2013 Kolonnerne Budget kvartal, Ankerbudget, Nyt årsestimat og afvigelser viser udviklingen og forventningerne til det nye årsresultat Ankerbudget viser det af bestyrelsen vedtagne budget pr. 12. december Nyt Estimat er sammensat af budget kvartal samt afviklet 1. kvartal 2013 og afspejler forventningerne til året Det samlede årselevtal skønnes at blive 1.306,7 hvilket er på niveau med ankerbudgettet, der er dog sket nogle ændringer inden for de enkelte uddannelser. Udvikling i aktivitet år 2013 (ÅE) Anker budget Nyt Estimat Afvigelse Afvig. GSK 12,0 11,4-0,6-5,0 % HF2 327,4 267,1-60,3-18,4 % Hfe 394,6 428,0 33,4 11,3 % AVU 463,5 472,8 9,3 2,0 % FVU 101,5 106,3 4,8 4,7 % OBU 18,6 17,1-1,5-8,1 % Andet 2,0 4,0 2,0 100,0 % I ALT 1.319, ,7-12,9-0,9 % Der forventes en forbedring af overskuddet på kr ,- eller et samlet overskud på kr ,-. Omsætningen forventes at stige med kr ,-. Stigningen stammer primært fra ændring i aktivitetens sammensætning. Finansieringsomkostninger er beregnet på baggrund af den endelige finansiering ved køb af bygninger. På øvrige områder er det sket mindre justeringer som følge af ændringer i uddannelsesudbuddet. Bilag Regnskab pr. 31. marts Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen godkender økonomirapport pr. 31. marts Beslutning

11 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 12. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2e implementering af OK13 på AC-området. Resumé OK13 på AC-området ændrer vilkårene for arbejdets tilrettelæggelse på VUC Storstrøm markant. Hensigten med ændringerne er at give lærerne arbejdstidsregler som på det øvrige arbejdsmarked i en forventning om, at det vil skabe bedre og mere fleksible muligheder for udvikling af undervisningen. På VUC Storstrøm er det hensigten, at benytte de nye muligheder i OK13 til et skoleudviklingsprojekt, der bla skal bidrage til, at vi tilrettelægger arbejdet på en måde, der bedst muligt løfter den pædagogiske og faglige kvalitet og dermed realiserer vore studerendes potentialer bedst muligt. Sagsfremstilling: OK13 på AC-området, som har virkning fra 1. august 2013, giver hf-lærerne arbejdstidsregler som andre akademikere. Der findes ikke længere detaljerede regler om anvendelsen af arbejdstiden, fx tid til forberedelse, opgaveevaluering og eksamen. I stedet er det ledelsens opgave at tilrettelægge arbejdet i dialog med lærerne og uden faste normer for lærernes tidsforbrug, bla for at lærerne kan tilbringe mere tid sammen med de studerende. De vigtigste forandringer i OK13 i forhold til OK11 er: Aftaleretten bortfalder. Alle hidtidige lokale aftaler og kotumer bortfalder. Aldersreduktionen udfases, så kun lærere der pr. 31. marts 2013 er fyldt 58 år vil være omfattet af ordningen. Bestemmelser om overarbejde erstattes af regler om merarbejde. Der indføres en enklere løntillægsstruktur, der medfører et lønløft på op til 6,1 % afhængig af lærergruppens alderssammensætning. Skolerne skal etablere et system til løbende registrering af arbejdstiden til rådighed. På møder med Ministeriet for Børn og Undervisning (MBU) og Moderniseringsstyrelsen (MOD) er de centrale intentioner i OK13 blevet gennemgået. Fra centralt hold er der et udtrykt ønske om, at lærerne anvender en større andel af deres arbejdstid sammen med de studerende, og at de betragtelige overarbejdsmængder reduceres betydeligt. Målsætninger Regeringens overordnede målsætninger for uddannelsesområdet er drivende for iværksættelsen af OK13 på VUC Storstrøm: Alle skal blive så dygtige, som de kan Den sociale arvs betydning skal mindskes i forhold til de faglige resultater De studerendes trivsel skal øges.

12 Det første kursusår med den ny overenskomst vil utvivlsomt bære præg af at være et overgangsår, idet en betydelig del af planlægningsarbejdet for 2013/2014 er gennemført på et tidspunkt, hvor den ny overenskomst endnu ikke var kendt i detaljer. Vi må desuden antage, at det første år vil give alle både medarbejdere og ledelse en række erfaringer, som vi kan drage nytte af i den videre implementering af OK13 og udviklingen af VUC Storstrøm. På VUC Storstrøm har vi i flere år haft fokus på vores, desværre, relativt lave gennemførselsfrekvens. Med OK13 har vi fået en række nye muligheder for at tilbyde en mere differentieret tilrettelæggelse af uddannelserne, hvilket vil bidrage til, at vore studerende vil få mulighed for mere tid sammen med lærerne. VUC Storstrøm vil tilbyde vore studerende Mere tid sammen med en lærer Flere og bedre undervisningstimer Mere lektiehjælp og skriftligt arbejde sammen med en lærer Mere håndholdt og differentieret undervisning, kursisttilpasset undervisning fx ved holddeling, tolærerordning etc. Færre fag i flere lektioner pr. semester og prøver efter hvert semester. Studietid til skriftligt arbejde. Mere individuel faglig vejledning. Det vil vi gøre ved at indføre en række nye tiltag: 2-lærerordninger i et omfang svarende til ca. 8 lærerårsværk. Variabel tid til diverse studiestøttende foranstaltninger, studieværksteder etc. svarende til ca. 8 lærerårsværk. De studerendes skriftlige arbejde omlægges, så en del af arbejdet foregår skemalagt på skolen. Næsten alle fag på hf tilbydes fremover i ½-årlige tilrettelæggelser. Udvidet teamdannelse. Planlægningsgrundlag Der er udviklet og beskrevet et planlægningsgrundlag for arbejdet på VUC Storstrøms hf-afdeling i 2013/2014. Planlægningsgrundlaget er vedlagt denne sag som bilag. Det fremgår af planlægningsgrundlaget at den enkelte lærer selv er ansvarlig for at registrere sin arbejdstid. CSC er i færd med at udvikle et tidsregistreringssystem til VUC Storstrøms kursistadministrative system, LUDUS. Systemet forventes at foreligge ved kursusårets begyndelse. Arbejdstiden registreres dagligt og indberettes månedligt. I dag er lærerne tilstede på VUC Storstrøm i gennemsnitligt % af arbejdstiden. I 2013/2014 skal lærerne være tilstede på VUC Storstrøm i mindst 70 % af arbejdstiden. Den øgede tilstedeværelse vil primært blive anvendt til teamsamarbejde/fælles forberedelse, 2-lærerordninger og omlagt skriftlighed. Det forventes, at lærerne kun i mindre omfang vil gøre brug af tilstedeværelsen til at rette skriftlige opgaver. Afdelingslederne vil ved jævnlige samtaler med lærerne følge udviklingen i arbejdsopgaver, arbejdsmængde og trivsel på arbejdspladsen. Udgifter ved overgangen fra OK11 til OK13 OK13 indfører en mere enkel tillægsstruktur. Til lærere ydes følgende adjunkt/lektor tillæg: Anciennitet Tillæg 1. år kr. 2. år kr. 3. år kr. 4. år kr. 5. år kr. 6. år kr. 7. år og følgende år kr.

13 Tillæggene er angivet i årlige grundbeløb (niveau 31/3 2012) og er pensionsgivende. Den årlige merudgift vil for VUC Storstrøm udgøre ca. 3 % af lønsummen svarende til kr ,-. I 2013 vil merudgiften udgøre kr ,-. Overgangen til regler om merarbejde i stedet for regler om overarbejde vurderes at medføre en mindre udgift for VUC Storstrøm. VUC Storstrøms udgifter til overarbejde blandt hf-lærerne udgjorde i 2011 kr og i 2012 i alt kr Det vurderes, at omkostningerne til merarbejde maksimalt vil udgøre kr ,- på årsbasis. Besparelsen indhøstes imidlertid tidligst i 2014 og vil derfor ikke øve indflydelse på årets resultat i OK13 vurderes at medføre en varig nedsættelse af de årlige lønomkostninger på GL-området på VUC Storstrøm på ca. kr ,-. Engangsudgifter ved overgang til OK13 Med arbejdstidssystemet i OK13 er det en forudsætning og derfor udgangspunktet, at alt arbejde skal foregå på arbejdsstedet. VUC Storstrøms hf-lærere har som andre akademikere pligt til at udføre arbejdet på arbejdspladsen eller på andre af ledelsen anviste steder, f.eks. som led i censorater, studierejser, ekskursioner mv. Tilsvarende har læreren ret til at udføre alt sit arbejde på arbejdspladsen. Der er dog ikke krav på eget kontor. VUC Storstrøm vil derfor stille et antal arbejdspladser til rådighed på alle afdelinger. Der etableres 40 arbejdspladser svarende til en arbejdsplads for hver anden lærer. Arbejdspladsens indretning skal tage hensyn til varierede arbejdsformers krav om plads til fordybelse, plads til samtale og til møder. Arbejdspladserne indrettes, så de kan anvendes ved jobrotation, dvs den samme arbejdsplads kan benyttes af flere medarbejdere. Det stiller krav til, at arbejdsborde og arbejdsstole kan tilpasses skiftende brugere. Der skal være tilstrækkelig belysning i arbejdsrummet og passende særlig belysning på den enkelte arbejdsplads. Der gives mulighed for adgang til tre typer af arbejdspladser: Et antal afskærmede arbejdspladser indrettet i storrum. Et antal stillearbejdspladser indrettet i individuelle rum. Et antal grupperum. Arbejdspladserne vil være etablerede primo september. Udgiften til etablering af arbejdspladserne anslås til kr ,-. Hertil kommer, at det i Nykøbing F. vurderes at være nødvendigt at etablere en midlertidig løsning i form af opstilling af en pavillon. Udgiften til pavillonen vil udgøre ca. kr ,-. Ved overgangen til OK13 forudsættes det, at samtlige overtimer og indeståender i timebanker afvikles. Det har altid været sådan, at optjente overtimer bogføres i det regnskab, hvor overtimerne optjenes. Den egentlige merudgift i 2013 hidrører derfor fra afregning af den særlige eksamensakkord, som hidtil har været gældende på GL-området. Udgiften hertil vurderes på nuværende tidspunkt at ville udgøre kr ,-. De samlede meromkostninger i 2013 til implementering af OK13 vurderes at udgøre kr ,-. Henvendelse fra Minister for Børn og Undervisning til bestyrelsesformanden. Ministeren for Børn og Undervisning, Christine Antorini, har i et brev af 24. maj 2013 henvendt sig til bestyrelsesformændene for de selvejende uddannelsesinstitutioner, der udbyder gymnasiale uddannelser. I henvendelsen understreger ministeren sine forventninger til, at skolerne og ministeriet sammen kan realisere det kvalitetsløft på de gymnasiale uddannelser, der bl.a. skal sikre et bedre udbytte for eleverne gennem en målrettet prioritering af lærernes tid, mere og bedre undervisning og faglig vejledning med videre.

14 Ministeren opfordrer til, at der ikke indgås lokale aftaler, der genindfører de aftalebindinger på anvendelsen af arbejdstiden, som netop er blevet ophævet med de nye overenskomster. Det skal bl.a. ses i lyset af, at gymnasier, hvor der indgås sådanne aftaler, vil have vanskeligt ved at øge lærernes tid sammen med eleverne og ved at effektivisere den løbende drift mv. Begge dele vil der blive fulgt tæt op på fremover. VUC Storstrøms ledelse har meddelt lærernes tillidsrepræsentanter, at vi ikke ønsker at indgå lokale tjenestetidsaftaler. Arbejdets tilrettelæggelse vil fremadrettet ske i henhold til de overordnede rammer, der er beskrevet i planlægningsgrundlaget, og udmøntningen vil ske i en tæt og tillidsfuld dialog mellem VUC Storstrøm og den enkelte lærer. Bilag Planlægningsgrundlag Brev fra Undervisningsminister Christine Antorini til bestyrelsen Bilag sag 2a, 2b, 2c og 2e opsamler de økonomiske konsekvenser ved byggesager og OK13. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen godkender VUC Storstrøms planlægningsgrundlag for implementering af OK13 Bestyrelsen bevilger kr ,- til etablering af lærerarbejdspladser Bestyrelsen bevilger kr ,- til opstilling og leje af en pavillon til lærerarbejdspladser til afdelingen i Nykøbing F. Bestyrelsen bevilger kr ,- til afregning af hf-lærernes eksamensakkord. Bestyrelsen tager ministerens henvendelse til efterretning, idet bestyrelsen ønsker løbende at blive underrettet om resultaterne ved implementeringen af OK13 på VUC Storstrøm Beslutning

15 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni marts Telefon Telefax Dato 25. april 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2f Ansøgning om driftsoverenskomst indenfor OBU. Resume VUC Storstrøm har modtaget ansøgning om driftsoverenskomst på ordblindeområdet (OBU) i Næstvedområdet fra AOF Næstved & Susålandet. På baggrund af Næstved Aftenskoles beslutning om at opgive driftsoverenskomsten pga. for mange udbydere i området, vurderes der ikke at være grundlag for at imødekomme ansøgningen på nuværende tidspunkt. Da ansøgeren gerne vil have mulighed for at tilbyde ordblindeundervisning i tilknytning til andre tilbud, anbefales det i stedet, at der indgås en samarbejdsaftale med en af de øvrige udbydere. Sagsfremstilling AOF Næstved & Susålandet har fremsendt ansøgning om driftsoverenskomst på ordblindeområdet i Næstved. Der er på nuværende tidspunkt 5 udbydere af ordblindeundervisning i VUC Storstrøms område på Sydsjælland Videnscenter for Specialpædagogik VUC Storstrøm AOF Center Sjælland Syd LOF Storstrømmen og AOF Østsjælland (sidstnævnte dækker kun Faxe og Stevns kommuner). Næstved Aftenskole har netop besluttet at opgive deres driftsoverenskomst i Næstvedområdet. Det vurderes, at der på nuværende tidspunkt er den nødvendige uddannelseskapacitet til at optage alle, der henvender sig. Vurderingen er ligeledes, at Oplysningsforbundene er godt repræsenteret i udbyderkredsen i området. VUC Storstrøms ledelse anbefaler derfor, at ansøgeren indgår en samarbejdsaftale med en af de udbydere, der allerede har driftsoverenskomst til at udbyde ordblindeundervisning. På den måde kan ansøgeren tilbyde ordblindeundervisning som et led i deres øvrige tilbud. En lignende ordning er anbefalet erhvervsskolerne. Der vil da kunne tilbydes ordblindeundervisning på stedet, men hvor det er driftsoverenskomstparten, der er ansvarlig for undervisningen og har arbejdsgiveransvaret for underviseren. VUC Storstrøms uddannelsesudvalg har behandlet ansøgningen på sit møde den 7. marts Uddannelsesudvalget anbefaler, at der meddeles afslag på ansøgningen, og at AOF Næstved & Susålandet i stedet indgår en samarbejdsaftale med en af de øvrige driftsoverenskomstparter i området. Bilag Ansøgning fra AOF Næstved & Susålandet Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at

16 Der meddeles afslag på driftsoverenskomst med den begrundelse, at der er tilstrækkeligt udbud af ordblindeundervisning i området AOF Næstved & Susålandet anbefales at indgå en samarbejdsaftale med en driftsoverenskomstpart, så der kan tilbydes ordblindeundervisning i tilknytning til andre aktiviteter. Der løbende følges op på aktivitetsudviklingen og vurderes på, om der er behov for flere udbydere.

17 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 13. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3a Baggrund og perspektiver ved VUC Storstrøms sølvpris indenfor best practice in distance learning, programming. Resumé Organisationen USDLA (The United States Distance Learning Association) uddeler hvert år I forbindelse med sit årsmøde en række meget prestigefyldte priser til organisationer og enkeltpersoner engageret i udvikling og levering af fjernundervisningsprogrammer. Dette års priser uddeles for 21. århundredes best practice Best practice for distance learning programming Best practice for excellence in distance learning teaching Fremragende lederskab af en enkeltperson indenfor distance learning Hall of fame and eagle for enkeltpersoner. VUC Storstrøm vandt sølvpris for best practice for distance learning programming. USDLA er en non-profit forening grundlagt i Foreningen når personer på verdensplan. Sagsfremstilling VUC Storstrøm vandt årets sølvpris indenfor best practice for distance learning programming. Prisen er et resultat af VUC Storstrøms arbejde med at udvikle projektet global classroom. Global Classroom er et webbaseret undervisningsprogram, der via en kombination af video, Smartboards og et særligt computerprogram har skabt helt nye muligheder inden for fjernundervisning. Programmet gør det muligt for kursisterne at deltage live og direkte i deres undervisning hjemmefra eller gense undervisningen på et senere tidspunkt. Projektet gennemføres i et samarbejde med erhvervsskolen CELF. Som en udløber af projektet, har VUC Storstrøm i samarbejde med Lolland Kommune, Region Sjælland, CELF, RUC og University College Sjælland etableret et Videncenter for anvendt IKT. Videncenteret udnytter de styrkepositioner, som partnerskabets skoler har indenfor pædagogisk anvendelse af IKT i undervisning. Vi samler vores erfaringer og videreudvikler vores kompetencer, så andre i Region Sjælland kan blive inspireret og klædt bedre på, til at anvende pædagogisk IKT for deres målgrupper. Vi arbejder med alle typer skoler og niveauer fra børnehaveklasse til kandidat. Videncenteret spiller på flere strenge: Vi har trænings- og udviklingsfaciliteter på Birkebjerg Allé 1 i Næstved, hvor den nyeste teknologi er til rådighed (videokonference, videooptagelser, interaktive tavler, og mulighed for at supplere med håndholdte enheder).

18 Vi skaber virtuelle mødefora, hvor erfaringer og viden kan udveksles Vi udvikler og udbyder kursusforløb for lærere og konsulenter Lærere og konsulenter udvikler forløb for elever, studerende og kursister Vi bidrager gerne med inspiration mv. på workshops og pædagogiske arrangementer. Videncenterets ambition er, at andre i Danmark henvender sig, når det drejer sig om hvordan man anvender IKT i undervisningen. Vi er i gang med at opbygge internationale netværk, så vi kan indgå i den globale pulje af viden og derigennem styrke den regionale udvikling. En anden udløber af projektet er ambitionen om at skabe et netværk af såkaldte globale gæstelærere. I forbindelse med prisoverrækkelsen blev der knyttet kontakter til Georgestown University i Washington DC. og det amerikanske Library of Congress. Udover disse samarbejdspartnere er der knyttet kontakt til en række europæiske skoler. I det kommende kursusår udbydes et nyt 2-årigt hf-forløb indenfor rammerne af global classroom. Der er desuden en række sonderinger mellem VUC Storstrøm og Team Danmark og VUC Storstrøm og Forsvaret med henblik på at vurdere, om konceptet kan anvendes til undervisning til idrætsfolk støttet af Team Danmark og til medarbejdere i Forsvaret. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen drøfter perspektiver i global classroom. Beslutning

19 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 13. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3b Status på udredning om muligheder for outsourcing af ITcentrets opgaver. Resumé Der er igangsat et arbejde med at udarbejde beslutningsgrundlag for udlicitering af VUC Storstrøms ITfunktion. I denne sag redegøres for arbejdet og baggrunden herfor. Sagsfremstilling VUC Storstrøm gennemførte i 2010 en analyse af mulighederne for omkostningsreduktioner og kvalitetsforbedringer ved indgåelse af fællesskaber med fokus på IT og indkøb forbedring af IT og indkøb ved fokus på intern organisering og processer. Analysen blev gennemført for VUC Storstrøm af PA Consulting Group. På baggrund af beslutningsoplæg fra PA Consulting til administrativt fællesskab indenfor IT besluttede VUC Storstrøm ikke at indgå i et administrativt fællesskab indenfor IT. På baggrund af rapportens anbefalinger og på daværende tidspunkt blev det vurderet, at der ikke var større fordele ved at indgå i et administrativt fællesskab indenfor IT. I stedet valgte VUC Storstrøm at videreudvikle sin egen IT-strategi, således at den bliver mere skarp og operationel. Der er siden da udviklet service level agreements på både det pædagogiske og det administrative område. Siden 2010 er VUC Storstrøms IT-drift udviklet betydeligt i kompleksitet og volumen (flere studerende), uden at det har været muligt at udvikle organisationen omkring IT-drift tilsvarende. IT-driften varetages nu som dengang af tre IT-teknikere og en ½ tids ledelsesfunktion, hertil kommer en fuldtidsfunktion som pædagogisk IT-konsulent. Primært med henblik på at skabe et Større fagligt miljø for IT-teknikerne. Reducere den ledelsesmæssige kompleksitet og Frigøre ledelsesressourcer til IT-pædagogiske opgaver, er der igangsat et udredningsarbejde, der skal vurdere VUC Storstrøms muligheder og vilkår ved at indgå i et IT-fællesskab med en ekstern partner.

20 Følgende emner skal vurderes: Omkostninger ved at opgaven løses af en ekstern partner sammenholdt med de nuværende omkostninger til IT-drift? Hvilke opgaver såvel i forhold til pædagogisk IT som administrativt IT kan løses af en ekstern partner? Hvilke SLA tilbyder en ekstern partner? Hvordan skal overgangen til ekstern partner forberedes og hvornår kan den gennemføres? Hvilke overdragelsesvilkår tilbydes VUC Storstrøms IT-teknikere? Andre relevante vilkårsændringer ved overgang til ekstern partner. Udredningsarbejdet varetages af IT-chef Klaus Juliussen og økonomi- og administrationschef Ib V. Pedersen. I arbejdets første fase er der vurderet på, hvilke relevante samarbejdspartnere der er på markedet. Det er derefter besluttet at fokusere på et samarbejde med IT-center Fyn. IT-center Fyn er etableret i henhold til bekendtgørelse om administrative fællesskaber mellem uddannelsesinstitutioner på Undervisningsministeriets område. IT-center Fyn er driftscenter for et administrativt IT-servicefællesskab bestående af 34 statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner, primært almene gymnasier men også social- og sundhedsskoler og to VUC er. I VUC Storstrøms lokalområde er Nakskov Gymnasium, Maribo Gymnasium, Nykøbing Katedralskole, SOSU Sjælland og VUC Vestsjælland Syd allerede tilsluttet IT-center Fyn. Det andet VUC der er medlem af IT-center Fyn er VUC Fyn. IT-center Fyn varetager først og fremmest IT-driftsopgaver. De IT-pædagogiske opgaver skal fortsat løses på og af VUC Storstrøm. IT-center Fyns grundydelse omfatter: IT-rådgivning og sekretariatsbetjening af samarbejdets styregrupper. Drift og support af fælles datanet. Drift og support af IT-arbejdspladser. Drift og support af fælles post og kalenderløsning. Koordinering vedrørende fælles indkøb af IT-udstyr. Rådgivning i forbindelse med byggesager. Mod ekstra betaling kan der ydes service indenfor: Ekstra support timer. IT-rådgivning. Projektledelse. Etablering og drift af skolespecifikke systemer. Al anskaffelse af IT-udstyr koordineres af IT-center Fyns centrale indkøbsfunktion. VUC Storstrøms 3 IT-teknikere vil blive virksomhedsoverdraget til IT-center Fyn og herefter indgå i IT-center Fyns teknikerstab på ca. 60 medarbejdere. Det medfører et betydeligt større fagligt miljø, og det må antages, at det også vil medføre en kvalitetsforøgelse i opgaveløsningen. IT-center Fyn vurderer, at der vil medgå 3½ medarbejderårsværk til løsning af opgaverne. Økonomi: IT-center Fyn varetager ikke drift og support af VUC Storstrøms videokonferencesystem og Global Classroom. Det skal vurderes, hvor denne opgave kan placeres, og hvad det vil koste. Ved overgangen til IT-center Fyn skal VUC Storstrøms grundlæggende IT-struktur omlægges, så den passer ind i IT-center Fyns struktur. Driftsudgifterne vurderes at være nogenlunde de samme; men VUC Storstrøm skal forhandle sig ud af vore nuværende kontraktlige forpligtelser med SEAS/NVE og Nianet, omkostningerne herved er endnu ikke kendte.

21 Overgangen kræver desuden, at VUC Storstrøms nuværende trådløse net overgår fra HP til Cisco. IT-center Fyns pris for drift af IT på VUC Storstrøm afhænger af en række parametre Antal årskursisværk. Antal undervisnings pc er på skolen eller udleveret til studerende. Antal administrative pc er. Antal lærer pc er. Antal tablets undervisning, ledelse/adm og lærer Exchange konti, fælles MPLS net, pædagogisk konsulent, DoKuNote/ESDH. Betalingen vil således variere over årene. VUC Storstrøm har en relativ høj bestykning af undervisnings pc er på undervisningsnet, hvilket medfører en pris i 2013 på kr. 1777,- pr. årskursist svarende til ca. kr ,-. IT-center Fyns prismodel vil således sætte en kritisk fokus på mængden af pc er og deres anvendelsesgrad. Overgangen til IT-center Fyn medfører en række engangsudgifter, der med vores nuværende viden vurderes til at udgøre kr ,-. De årlige driftsomkostninger vil med den nuværende sammensætning af pc er blive ca. kr ,- dyrere på årsbasis i forhold til VUC Storstrøms nuværende drift. Hertil kommer service og support af videokonferencesystemer og Global Classroom. Det videre arbejde Overgangen til IT-center Fyn vurderes at medføre Bedre og mere sikker drift og support af VUC Storstrøms IT. Bedre IT-fagligt miljø for IT-teknikerne. Klar adskillelse mellem IT-drift og IT-udvikling. Forstærket pædagogisk IT, idet den nuværende IT-chef vil overgå til en stilling som pædagogisk ITkonsulent. Der er altså en række faglige fordele, som skal vejes op mod de økonomiske omkostninger. Frem til bestyrelsesmødet i september vil materialet blive kvalificeret yderligere, idet følgende skal afklares: Omkostningerne til service og support af videokonferencesystemer og Global Classroom. Vilkårene for at løse VUC Storstrøm fra kontraktlige forpligtelser med SEAS/NVE og Nianet afklares og aftales. Sammensætning og mængder i VUC Storstrøms IT-maskinpark vurderes og tilrettes, hvor det er muligt. Tidsplan for overgangen. Sagen forelægges bestyrelsen til beslutning på mødet til september Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen drøfter emnet og genoptager sagen til beslutning på mødet til september Beslutning

22 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 13. juni 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4a Status på Campus Næstved. Resumé I denne sag forelægges VUC Storstrøms sygestatistik for 2012 til bestyrelsens orientering. Sagsfremstilling: Der tegner sig nu et billede af et Campus Næstved i to etaper. I første fase kan VUC Storstrøm (Voksenuddannelsescentret) og UCC Sjælland (University College) flytte ind, så de kan tage studerende ind i august Derudover kan RUC (Roskilde Universitet), SDU (Syddansk Universitet) og Ingeniørhøjskolen/DTU (Danmarks Tekniske Universitet) på samme tidspunkt flytte de uddannelser ind på campus, som de ønsker at udbyde i Næstved. Det bliver således de videregående uddannelser, der først får muligheden for at sætte deres præg på campusområdet ved Næstved Station. Ungdomsuddannelserne følger efter i anden fase, som kan ligge længere ud i fremtiden. Det er vurderingen, at der kan gå 10 år eller mere, før det er realistisk. Det skyldes bl.a., at uddannelserne skal have solgt deres nuværende bygninger for at kunne finansiere en indflytning i Campus Næstved. Ungdomsuddannelserne har klart tilkendegivet, at de fortsat er interesserede i et samlet Campus Næstved. Den nævnte etapeinddeling af projektet har medført, at der også er etableret en ny projektorganisation, der i højere grad afspejler den aktuelle fase af arbejdet, hvor der skal fokuseres på byggeri, finansieringsmodeller og planlægning. I den nye projektorganisation er det repræsentanterne fra fase 1 uddannelsesinstitutionerne, der bliver kernen i arbejdet sammen med kommunens repræsentanter. Beslutningstagerne fra kommunen (repræsenteret ved Ejendomsudvalget og Økonomiudvalget) og uddannelsesinstitutionerne (repræsenteret ved bestyrelsesformænd) integreres i en ny politisk styregruppe og en ny administrativ styregruppe. Derudover etableres et nyt projektsekretariat med medarbejdere fra både kommune og uddannelsesinstitutioner. Der vil løbende blive tilknyttet eksterne konsulenter, ligesom der vil blive nedsat undergrupper til at arbejde med konkrete delprojekter. Fase 1 uddannelsesinstitutionerne forventes at bidrage med en arbejdsindsats på ca. 20 timer månedligt samt en mindre medfinansiering af eksterne konsulenter. Til at binde alle aktiviteterne sammen er der opslået en 2-årig stilling som overordnet projektleder for Campus Næstved. Projektleder ansættes af Næstved kommune, der det første år afholder lønudgiften. Herefter er det hensigten, at fase 1 uddannelsesinstitutionerne overtager lønudgiften til projektledelse. Analyse, udbud og planlægning af første etape skal være afsluttet ved udgangen af Byggeriet påbegyndes primo 2015 med afslutning medio Nybyggeriet skal efter planen kunne tages ibrug ved begyndelsen af skoleåret 2017/2018. Analyse, udbud og planlægning gennemføres indenfor en organisation sammensat af

23 en politisk styregruppe bestående af politikere og bestyrelsesmedlemmer fra alle deltagere i første etape. Fra VUC Storstrøm deltager bestyrelsesformand Per Skovgaard Andersen. en administrativ styregruppe - bestående af ledere og administratorer fra alle deltagere i første etape. Fra VUC Storstrøm deltager Niels Henriksen og Kristina Steenberg. VUC Storstrøm styregruppe en intern styregruppe. VUC Storstrøm projektgruppe en intern projektgruppe. Projektets administrative styregruppe har nedsat en arbejdsgruppe, der skal vurdere den lokalemæssige synergi mellem uddannelsesinstitutionerne i Campus Næstved. I arbejdsgruppen medvirker Niels Henriksen og Per Mejer Larsen fra VUC Storstrøm. VUC Storstrøms styregruppe består af Kristina Steenberg, Niels Henriksen, Ib V. Pedersen og Per Mejer Larsen. Det er styregruppens opgave at Lede og koordinere udviklings- og analysearbejdet på VUC Storstrøm. Afgive indstilling til VUC Storstrøms bestyrelse om beslutninger vedr. Campus Næstved. Indgå i dialog med projektgruppen og forstærke projektgruppens arbejde. VUC Storstrøms projektgruppe består af Niels Henriksen, Per Mejer Larsen og 4 medarbejdere fra afdelingen i Næstved fordelt med 2 lærere, 1 pedel og 1 administrativ medarbejder. Per Mejer Larsen er formand for projektgruppen. Det er projektgruppens opgave at Afgive forslag om til pædagogisk værdisæt, der skal være drivende for den fremtidige pædagogiske praksis. Beskrive sammenhængen mellem det bygningsmæssige udtryk og den pædagogiske opgaveløsning. Afvikle et seminar for medarbejderne i Næstved. Afgive forslag til principper for et lokaleprogram for VUC Storstrøms del af Campus Næstved. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning

24 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 24. juni Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 25. maj 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4b Sygefraværsstatistik Resumé I denne sag forelægges VUC Storstrøms sygestatistik for 2012 til bestyrelsens orientering. Sagsfremstilling: VUC Storstrøm følger medarbejdernes sygefravær nøje. Sygefraværet følges ved kvartalsvise opgørelser og ved en samlet årlig opgørelse. I 2011 oplevede VUC Storstrøm en markant nedgang i sygefraværet sammenlignet med tidligere år. I 2012 og 1. kvartal af 2013 er der en stigende tendens i antallet af sygefraværsdage. Størstedelen af sygefraværet skyldes langtidssygemeldinger. I tilfælde af langtidssygefravær gør VUC Storstrøm i vid udstrækning brug af deltidssygemeldinger, således at den langtidssygemeldte medarbejdere bevarer tilknytningen til arbejdspladsen, og genoptager arbejdet i det tempo som sygdommen muliggør. Opgørelse over sygefraværet i 2012 indeholder en opgørelse over: Det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. medarbejder alt incl. Udviklingen i sygefraværet over en 4-årig periode. Det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. medarbejder ekskl. langtidsfravær Opgørelsen viser også sygefraværet fordelt på køn aldersgrupper personalekategorier og afdelinger. Vedlagt sagen følger opgørelsen over årene 2011 og Herunder følger en kort oplistning af en række forhold i sygestatistikken for 2011: VUC Storstrøms sygefravær i 2012 udgjorde 10,3 fraværsdage pr. medarbejder. Det tilsvarende tal udgjorde i ,3 fraværsdage pr. medarbejder. VUC Storstrøms sygefravær pr. medarbejder er 2,5 fraværsdage højere end det gennemsnitlige sygefravær i Staten. Fradrager man langtidssygefravær (fraværsperioder > 30 dage) udgør det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. medarbejder på VUC Storstrøm 4,0 fraværsdage. I 2012 havde 79 medarbejdere på VUC Storstrøm ingen sygefraværsdage. Det tilsvarende tal var 68 medarbejdere i VUC Storstrøms kvindelige medarbejderes sygefravær er i 2012 steget til 13,5 fraværsdage mod 9,9 fraværsdage i De mandlige medarbejderes sygefravær har ikke ændret sig fra 2011 til I 2012 er det fortsat 5,8 fraværsdage.

25 I 2011 var det højeste antal fraværsdage i aldersgruppen år, og det laveste antal fraværsdage i aldersgruppen år. I 2012 er det ændret, således at det højeste antal fraværsdage er i aldersgruppen år (langtidssygdom) og det laveste antal fraværsdage er i aldersgruppen år. Alle aldersgrupper på nær år har et højere antal fraværsdage end de tilsvarende aldersgrupper indenfor Staten. I 2011 var AVU-lærerne den personalekategori med det højeste antal sygefraværsdage - 14,5. I 2012 er AVU-lærernes sygefravær faldet til 12,8. IT/konsulenter er i 2012 den personalekategori med det højeste antal sygefraværsdage 16,4. I 2011 var antallet af fraværsdage for IT/konsulenter på 12,0. Blandt afdelingerne er det afdelingen i Næstved, der har det største antal fraværsdage 15,9. Afdelingen i Faxe har det laveste antal sygefraværsdage 3,9. De samlede sygefraværsomkostninger på VUC Storstrøm i 2011 udgjorde kr ,-. I 2012 er dette tal steget til kr ,-. Sygefraværspolitik. VUC Storstrøms sygefraværspolitik er en integreret del af personalepolitikken. Sygefraværspolitikken er beskrevet herunder. Sygdom er ikke alene en privat sag, men en fællessag for medarbejderen og VUC Storstrøm, derfor henstilles det, at alle sygemeldte medarbejdere indgår i en løbende dialog om sygdomsforløbet med ledelsen. Både medarbejdere og ledelse har et ansvar for at minimere sygefraværet og forebygge langtidssygdom. For at leve op til det ansvar er det nødvendigt med åbenhed om sygefraværet og vilje til dialog om løsninger. VUC Storstrøm har et socialt ansvar og ønsker at drage omsorg for, at ansatte ikke bliver syge på grund af forhold på arbejdspladsen, og at sygemeldte medarbejdere på den mest hensynsfulde måde hjælpes tilbage i arbejde og således undgå afskedigelser og udstødelse af arbejdsmarkedet på grund af sygdom. Som et led i sygefraværspolitikken kan VUC Storstrøm tilbyde medarbejdere psykologbistand. Behovet vurderes i de konkrete tilfælde. Formålet med sygefraværspolitikken er at udvise omsorg for medarbejderen og respekt for den enkeltes betydning for hele arbejdspladsens funktion og trivsel ved at sætte fokus på den enkelte medarbejders sygefravær skabe dialog mellem leder og medarbejder for at finde årsager til sygefraværet samt aftale individuelle tiltag for at nedbringe sygefraværet fastholde medarbejdere i et aktivt arbejdsliv og synliggøre eventuelle arbejdsmiljøbelastninger. Udgangspunktet er et ønske om at fastholde medarbejderen. Omsorgssamtaler afholdes senest efter 15 sygedage inden for 1 år. Formålet med omsorgssamtalen er, at der på en klargjort og tillidsfuld måde drages den nødvendige omsorg for sygemeldte. Sigtet med samtalen er, at vedkommende vender tilbage på arbejdspladsen. Samtalen foregår mellem medarbejder og nærmeste leder. Efter nærmeste leders vurdering kan personaleafdelingen deltage. Her afdækkes årsagerne til fraværet, og ligeledes drøftes evt. særlige tiltag i forhold til det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Der udarbejdes et notat efter samtalen, som opbevares i personalemappen i 2 år. Tillidsrepræsentanten orienteres. Nærmeste leder har ansvaret for afholdelse af samtalen og for orientering af tillidsrepræsentanten. Samtalen følges op senest efter 25 sygedage inden for det efterfølgende år af en samtale mellem medarbejder, tillidsrepræsentant, nærmeste leder og personaleafdelingen. Nærmeste leder har ansvaret for afholdelse af samtalen. Der kan tages foranstaltninger til omplacering, afsked, tidsbegrænset pensionering, førtidspensionering eller andet, som drøftes med medarbejderen. Maksimal udnyttelse af mulighederne i det sociale kapitel med henblik på fastholdelse er udgangspunktet. Der udarbejdes en handleplan, som underskrives af alle deltagere og opbevares i personalemappen i 2 år. Nærmeste leder har ligeledes ansvar for afholdelse af denne samtale.