Generelt 5. Stamdata 16

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Generelt 5 Logon og afslut... 5 Caretaker brugergrænsefladen... 5 Skærmbilledet... 6 Præsentationsformer... 6 Navigatoren... 7 Om koder... 7 Relationer... 8 Find-vinduer... 8 De vigtigste funktioner... 9 Flere funktioner... 9 Genvejstaster Hvornår er data i databasen? Om kodelister Anvendelse af kodelister Adressebibliotek Opbygning af adressevinduet Anvendelse af adressebiblioteket Dokumentbibliotek Hjælp Mikrohjælp Stamdata 16 Om Stamdata Kodelister til Stamdata Strukturen i stamdata Diagram over strukturen Anvendelse af navigatorniveauer Enhed Bygning / Terræn Afsnit Lokale Del Relationer Fritekst Arealer Adresser Dokumenter Opret dokumentrelation Komponenter Lynopret af dele Anvendelse af lynopret Duplikér & Flyt Find delmængde af stamdata Kriterier for find delmængde Udskriv Vedligehold 27 Om Vedligeholdsmodulet Arbejdsgangen i Vedligehold Hovedfunktionerne i Vedligehold Kodelister til Vedligehold Priskatalog Kontoplan Prisindeks Opsætning af standardværdier

2 Aktiviteten som det centrale Funktionerne til aktivitet Find delmængde af aktiviteter Udvælgelse med flere kodefelter Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog Eftersyn Styring af eftersyn Projekter Planvinduet Planlægning med projekter Vedligeholdsplan Prioritering af aktiviteter Budget Præsentation af budget Journal Redigering af indhold & journaloprydning Udskriv fra Vedligehold Budgetsimulering 41 Om Budgetsimulering Arbejdsgangen i Budgetsimulering Eksport af budgetdata Simulering Udvidede knapfunktioner Udvidede menufunktioner Programopsætning, Excel Programopsætning, Excel Driftsøkonomi 45 Om Driftsøkonomi Hovedfunktionerne i Driftsøkonomi Kodelister til Driftsøkonomi Kontoplan Opret budget Overfør budget fra andet modul Godkend budget Ændring af budget Afslut budget - Årsafslutning Rekvisition Opret rekvisition Udskrivning af rekvisition Kobling af aktiviteter til rekvisition Find rekvisition eller disponering Afslut rekvisition Disponering Postering Direkte postering Postering til en rekvisition Find postering Find Budget/økonomisk status Økonomisk oversigt Projektøkonomi 59 Om Projektøkonomi Arbejdsgangen i Projektøkonomi Hovedfunktionerne i Projektøkonomi Udskriv fra Projektøkonomi Nøgletal 62 Om Nøgletal

3 Arbejdsgangen i Nøgletal Opsætning Arealhistorik Rapporter Kodelister til Nøgletal Forsyning 65 Om Forsyning Arbejdsgangen i Forsyning Kodelister til Forsyning Måler Opret måler Udskiftning af måler Udskriv målerstamdata Forsyningsbudget Opret forsyningsbudget, én måler Opret forsyningsbudget, flere målere Godkend forsyningsbudget Ændring af forsyningsbudget Udskrivning af forsyningsbudget Indberetning af målervisning Indberetning for flere målere Fritekst til målervisning Redigering af indberettet målervisning Genberegning af graddagekorrigeret forbrug Udskriv målervisninger Forsyningsstatus for måler Udskriv forsyningsstatus Sortering af forsyningsstatus Find måler, budget, indberetning Udskriv kvittering Udskriv kvittering for indberetning Udskriv indberetningsskema Udskriv forbrugsstatus Forbrugssted Opret forbrugssted Relationer til forbrugssted Historiske arealer til forbrugssted Udskriv data vedr. forbrugssted Forbrugsstatus Find Forbrugssted Forsyning import 85 Om Forsyning import Arbejdsgangen i Forsyning import Systemsetup, Forsyning import Inputprofiler og importfiler Målerdata: Målerstatus, CTS-ident og Profilkode Import af målervisninger Kontrakter & Aftaler 88 Om Kontrakter og Aftaler Aftaletyper Opret en aftale Vis en aftale Find en aftale Tilkobling af stamdataobjekter til en aftale Fritekst, areal og dokumenter til aftale Rapporter

4 Ordrer & Fejl 93 Om Ordrer & Fejlmodulet Arbejdsgangen i Ordrer & Fejl Kodelister til Ordrer & Fejl Loggen Opret til log Sortering af loggen Find delmængde af loggen Igangsætning og færdigmelding Journal Redigering af indhold & journaloprydning Udskrivning af rapporter System 99 Om Systemmodulet Adgangskontrol Brugerdublering Antal indloggede brugere Systemparametre Brugeradministration Opret bruger Slet bruger Brugergrupper Om rettigheder Tildeling af rettigheder Caretakers funktioner Funktionsgrupper Systemovervågning Indloggede brugere Logvinduet Systemnøgler Systemopsætning Aktive moduler Hjælpeværktøjer Hjælpeværktøjer - Driftsøkonomi Hjælpeværktøjer - Forsyning Sikkerhedskopiering Liste over funktioner Farvevalg Felt 113 4

5 Generelt Logon og afslut Caretaker er et modulopdelt system. Vejledningen på skærmen er inddelt I afsnit som svarer til de enkelte moduler. Når Caretaker er startet skal brugeren identificere sig med Brugernavn og Kodeord ( Opret bruger). Disse tastes ind, og Returknappen aktiveres. NB! Den første gang Caretaker startes er der endnu ikke oprettet nogen brugere. Tast derfor: Brugernavn: casa Kodeord: casa Som en af de første handlinger i Caretaker bør kodeordet ændres, men ikke brugernavnet casa, idet der er knyttet en række specielle udvidede rettigheder til dette brugernavn. Kodeordet bør kun ændres af den medarbejder der fremover skal være superbruger/ansvarlig for administration og drift af systemet. Ved accepteret indlogning kvitterer Caretaker ved at vise information om installationens navn, antal mulige brugere samt databasens versionsnummer. (Oplysningerne kan i systemet hentes frem under Windows-menuen Hjælp Om Caretaker) Kvitteringsbilledet lukker sig selv, og Hovedmenuen står nu klar, med de moduler og funktioner brugeren har adgang til. Ønskes nye brugere opsat i programmet, eller eksisterende brugeres rettigheder ændres, så gå til afsnit Systemmodul, Brugeradministration Caretaker afsluttes enten gennem Windows-menuen: Arkiv Afslut Caretaker. Databasen lukker sig selv ned, når Caretaker afslutter. Caretaker brugergrænsefladen Caretaker kan, på få undtagelser nær, betjenes uden brug af mus. I en registreringssituation, hvor der er tale om mange data der skal indtastes, er musen ikke altid særlig hensigtsmæssig. Caretaker er forsynet med følgende primære funktions- og genvejstaster: F1 Aktiverer hjælpefunktionen (denne vejledning) Ctrl N Opret (N for New) Ctrl D Slet (D for Delete) Ctrl Q Kodeliste (Q for Question) Ctrl S Godkend (S for Save) Ctrl R Fortryd (R for Retrieve) 5

6 Trykknapper eller ikoner Caretaker benytter sig I vid udstrækning af Windows-standarder, men er yderligere forsynet med en del knapper med billeder på de såkaldte ikoner. Disse knapper kan gøre arbejdet en del lettere for den nye bruger, idet der er en stor genkendelseseffekt i ikoner. Knapperne kan aktiveres med musen, men de kan også bringes i fokus via tastaturet. Med Tab eller Enter springes der fra felt til felt i et vindue. Med Tab i sidste felt fortsætter Caretaker med at sætte knapperne i fokus i en fastlagt rækkefølge. Har en knap fokus (det kan ses på den punkterede ramme rundt om ikonen) mellemrumstasten., kan det aktiveres ved hjælp af Moduler og funktioner kan selvfølgelig også aktiveres ved hjælp af Windows menubjælke. Tryk Alt og det første menupunkt vil komme i fokus. Med piltaster og Enter kan funktionen herefter aktiveres. De vigtigste funktioner Skærmbilledet Caretaker skærmbilleder er opbygget således, at de enkelte moduler rummes i selvstændige vinduer. Det er således muligt, at have flere moduler aktive på skærmen på én gang, selvom dette stiller krav til Pc ens ressourcer. Inde i det enkelte moduls hovedvindue kan der så arbejdes med modulets forskellige funktioner. Dette sker bl.a. ved at åbne og lukke vinduer. Er Pc en udstyret med en skærm med større opløsning end standard VGA (640 X 480), kan hovedvinduet maksimeres til fuld skærmstørrelse. Et moduls hovedvindue er opbygget efter ens principper: Øverst ligger titelbjælken med modulets navn. Dernæst følger Windows menubjælke, og derefter følger Caretaker knapbjælken (toolbar). Så følger et område til stedbestemmelse af det, der skal ske (hvilken ejendom? Hvilken bygning? o.s.v.), også kaldet navigatoren. Efter et tomt arbejdsareal følger der nederst en systembjælke hvor Caretaker afleverer forskellige oplysninger, herunder mikrohjælp. Knapperne hører til det vindue, hvor de er placerede. Den øverste række hører til hovedvinduet. Her ligger hovedfunktionerne, og her skiftes der til de andre moduler. Den nederste række knapper hører til det lokale vindue. Her aktiveres de funktioner, der har lokal betydning. Præsentationsformer Præsentationsformer Caretaker har to præsentationsformer for data: Formular Tabular Formular har fordelen ved overblik over det enkelte stamdataobjekt. Tabular er bedst kendt fra regneark, der har sin fordel i overblik over alle objekterne til samme niveau. Skal der f.eks. rettes i det samme felt for en lang række ejendomme, så er tabular det nemmeste. 6

7 Alle vinduerne til stamdataobjekterne kan vises i såvel formular som tabular, mens de fleste mindre datavinduer, som f.eks. kodelister kun vises som tabular. Skift mellem de to præsentationsformer sker ved aktivering af trykknap eller ved aktivering af funktions- og genvejstasten Ctrl T. Formularvinduets skift Når Caretakers data præsenteres i formular-visning, er disse to ikoner (Forrige og Næste) tilgængelige: Skifter til nabo-objekterne (Adresse, Billede, Bygning, Del o.s.v.). Navigatoren Navigatoren i Caretaker er dér, hvor stedet fastlægges. Til stamdata består navigatoren af 5 niveauer, hvoraf ét, bygning, kan skifte mellem henholdsvis bygning eller terræn. Caretaker arbejder i forhold til det niveau, der har fokus, d.v.s. at bundfarven på feltet er hvid. Fokus flyttes enten ved at klikke med musen, eller via Windows menubjælke. Skal et bestemt lokale bringes i fokus, fordi data til dette lokale ønskes vist, så findes først den Enhed og dernæst den Bygning, hvor lokalet befinder sig. Først herefter kan de lokaler, der er i denne bygning vises for et valg. Men navigatoren har også en væsentlig indirekte funktion. Er navigatoren tom, så betyder det, at der ikke er udvalgt noget, og at alt er tilgængeligt. Dette er vigtigt for Find- funktionerne, idet disse respekterer navigatoren. Aktiveres navigatoren. Find delmængde, vil vinduet rumme færre søgemuligheder, hvis der allerede er valgt sted i Omvendt viser navigatoren også, hvor et bestemt stamdataobjekt hører til. Vises der en lang række dele, der er fundet ved hjælp af Find (f.eks. alle ventilationsanlæg på samtlige enheder), så kan disse dele høre til forskellige enheder og bygninger. Peges der nu på en af delene i det datavindue (tabular ) der rummer disse, så vil navigatoren fortælle hvor delen befinder sig. Skal der udvælges én bestemt enhed via navigatoren, blandt mange enheder, kan genvejstasten Ctrl Q anvendes. Her kan den ønskede enhed fremfindes på baggrund af enten en del af navnet eller nummeret. Om koder Mange vinduer rummer felter, der er kodede, d.v.s. at feltet kun kan udfyldes med en forud defineret tekst eller værdi. Disse tekster eller værdier skal oprettes på forhånd i kodelister placeret i kodelistebiblioteket. Skal et sådant felt udfyldes, er der to måder: Har feltet en standard Windows-pil, så kan der vælges direkte. Dette er en god måde, når der ikke er for mange valgmuligheder (husk at valget også kan foretages med Pil-op og Pil-ned på tastaturet) Hvis der derimod er mange valgmuligheder, så viser Caretaker et ved siden af feltet (formular ), eller et <? > efter ledeteksten (tabular ). Dette betyder, at der kan åbnes en kodeliste, hvorfra der kan vælges. I felter som er forsynet med et kan brugeren også indtaste værdien/koden direkte, eller blot en del af værdien/koden. Indtastes en del af værdien/koden forsøger Caretaker, efter brugeren har tastes næste felt, at fremfinde den første værdi/kode som matcher den del der er indtastet. Ctrl Q eller dobbeltklik i feltet vil åbne kodeliste. Her vælges, og returneres med tastaturet. eller returtasten på 7

8 Til Find-vinduer har Caretaker et særligt returneringsvindue til koder. Dette er nødvendigt, da der ofte skal returneres mere end én kodeværdi. Til dette formål har Caretaker et multivalgsvindue hvor flere linier kan vælges og returneres på én gang. Efter der er returneret, udfyldes Find-vinduet med de valgte koder, adskilt af kommaer. Relationer Relationsvinduer er selvstændige vinduer, hvor andre objekter relateres (kobles) til stamdataobjekterne. Det kan være Fritekst, Arealer, Adresser, Dokumenter eller Komponenter. Er der ikke plads til de ønskede oplysninger på datavinduet, så kan der forlænges med Fritekst. En arealliste, en håndværkerliste eller et dokument tilknyttes også ved hjælp af relationer. Før en relation oprettes, er det nødvendigt at sikre sig at navigatorobjektet (Enhed, Bygning, Afsnit, Lokale, Del) er sikkert i databasen. Dette er kun nødvendigt, når en relation oprettes. Afhængigt af den ønskede relation, aktiveres én af følgende knapper: Fritekst (eller Ctrl F12) Areal (eller Ctrl F3) Adresse (eller Ctrl F4) Dokument (eller Ctrl F5) Komponent (eller Ctrl F6) Knappen åbner et vindue, og relationen kan hentes ind med knappen eller oprettes direkte. Relationen gemmes også i databasen, og der kan vendes tilbage til navigator -objektet, hvorefter ikonen skifter udseende for at vise, at der gemmer sig information bagved. Relationer under stamdata. Find-vinduer For alle findvinduer er der en række ikoner med samme betydning, uanset hvad det er der skal findes. Et findvindue aktiveres med Find delmængde På det vindue der åbner kan der forefindes følgende ikoner: Antal hits. Viser hvor mange objekter/poster der matcher de angivne kriterier Returnerer med de fundne objekter, og viser dem Nulstiller alle søgefelter, hvis de har været udfyldt Kodeopslag Viser eventuelle koder til et felt (findes ikke altid) Gemmer brugers find-data/søgekriterier (findes ikke altid) Henter brugers find-data/søgekriterier (findes ikke altid) 8

9 De søgekriterier, der angives i et findvindue, gemmes, indtil der nulstilles på vinduet eller på navigatoren, med mindre kriterierne er gemt med. En del vinduer i Caretaker åbner uden data. Det gælder flere kodelister, adresse-arkivet og andre. Årsagen til at der ikke vises data er, at det ikke har mening at hente og præsentere nogle tilfældige data, der alligevel som oftest ikke er de data, brugeren søger. I stedet aktiveres en Find-knap, og der kan fremfindes den delmængde der er behov for. Aktiveres åbner Caretaker et vindue hvor find-kriterierne kan gemmes. Bruger vælger selv den betegnelse som kriterierne skal gemmes under. De gemmes sammen med brugernavn. Når et sæt kriterier senere skal findes frem, gøres dette ved at aktivere. Her er alle brugernavne tilgængelige. i øvrigt Find delmængde af stamdata De vigtigste funktioner En række funktioner er generelle og anvendes mange steder i Caretaker. Disse funktioner er væsentlige at blive dus med, før registreringen sættes i gang. Caretaker benytter sig i stor udstrækning af Windows-standarder (disse kan findes i vejledningerne til Windows). Herudover er der genvejstaster til følgende vigtige funktioner/knapper: F1 Aktiverer hjælpefunktionen (denne vejledning) Ctrl N (N for New) Opret, opretter post i databasen Ctrl D (D for Delete) Slet, sletter objekt i databasen Ctrl S (S for Save) Godkend, opdaterer databasen med gennemførte ændringer Ctrl R (R for Retrieve) Fortryd, fortryder ændringer siden sidste opdatering Ctrl Q (Q for Question) Kodelisteopslag, aktiverer kodelisten til det aktive felt Flere funktioner Flere genveje Flere funktioner Følgende funktioner er generelle og anvendes mange steder i Caretaker. Udskriv Udskriver til skærm eller printer Formular Viser det aktive vindue som formular Tabular Præsenterer det aktive vindue i tabular form 9

10 Find delmængde Åbner vinduet Find delmængde Kopiér Kopierer det objekt, der har focus Flyt Kan flytte et objekt fra et sted til et andet sted i Navigatoren Nulstil Nulstiller alle søgefelter. Luk Lukker aktivt vindue Sortering Vælger sorteringsorden for data Genvejstaster I det efterfølgende fremgår hvilke genvejstaster der er tilgængelige i Caretaker. Knappernes tilstedeværelse og genvejstasternes funktionalitet vil være afhængig af den aktuelle brugers rettigheder. Ligeså vil alle knapper ikke forekomme i alle moduler. Opret Ctrl N (New) Slet Ctrl D (Delete) Gem Ctrl S (Save) Fortryd Ctrl R (Retrieve) Kodeopslag Ctrl Q (Question) Vis data Ctrl O (Open) Print Ctrl P (Print) Formular/Tabular Ctrl T (Toggle) Duplikér Ctrl F7 10

11 Find Ctrl F (Find) Sorter Ctrl F8 Fritekst Ctrl F12 Arealer Ctrl F3 Adresse Ctrl F4 Dokument Ctrl F5 Komponent Ctrl F6 Antal hit Ctrl F10 Udfør Ctrl G (Go) Nulstiller Ctrl F11 Luk vindue i fokus Alt F4 Hvornår er data i databasen? Caretaker er et databasesystem. Derfor opfører det sig ikke som f.eks. et tekstbehandlingssystem eller et regneark. Sådanne systemer arbejder med dokumenter, der behandles og lagres, oftest som en helhed. Et databasesystem arbejder med lagring, fremfinding og sletning af poster (også kaldet records, poster eller objekter). Det foregår i en konstant trafik mellem skærmen og databasen. Ofte er der flere objekter skabt på skærmen, der venter på at blive sendt til databasen. Hver gang der anvendes funktioner som Opret, Slet, Kopiér, Flyt lægger Caretaker disse resultater til side i en pulje. Dette sker, når den grønne (og den røde) lyskurv tænder. Ctrl S, tømmer først puljen og opdaterer databasen - Hvis vinduet lukkes, eller Caretaker forlades spørges brugeren altid om databasen skal opdateres. 11

12 Ctrl R, nulstiller puljen og databasen forbliver urørt. Sådan fortrydes ligeledes rettelser, oprettelser og sletninger Det betyder altså, at alle ændringer til databasen lægges hen i puljen. De bliver først bragt til databasen ved Opdatér eller Fortryd. Der kan ligge flere ændringer i denne pulje, idet det er muligt at foretage flere oprettelser eller andet i samme vindue, mens det er åbent. Men det betyder også, at data først er i sikkerhed for f.eks. strømsvigt, når de er bragt til databasen! Så det er vigtigt at opdatere jævnligt. Om kodelister Til Caretaker hører et kodelistebibliotek. Her er der er placeret en række kodelister som er generelle for hele systemet og en række kodelister som er specifikke for de enkelte moduler. Kodelister En kodeliste er det sted, hvor brugeren henter visse data under oprettelsen af f.eks stamdataobjekter, vedligeholdsaktiviteter o.s.v. Ved denne teknik sikres ensartethed (f.eks. hvis der er flere brugere) samt automatisk ajourføring. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne hente postnumre eller SfB-koder fra en liste. For alle kodelister gælder det, at brugeren selv kan bestemme indholdet. Data i en kodeliste kan ændres, eller en kode kan slettes. Der kan oprettes nye koder, som Caretaker så vil sortere på plads automatisk. Sletning af koder kan kun gennemføres såfremt koden ikke er anvendt/koblet til f. eks. stamdataobjekter, vedligeholdsaktiviteter o.s.v. Er koden anvendt og brugeren forsøger at slette denne giver Caretaker en advarsel herom. Hvis det ønskes kan Kodelisternes indhold skrives ud på papir. Udskriv knappen i selve kodeliste-vinduet aktiverer funktionen. Anvendelse af kodeliste Om koder Anvendelse af kodelister Kodelisterne aktiveres fra Windows-menubjælke: Bibliotek Kodelister, eller ved at aktivere oversigts-vindue til de forskellige kodelister. Herved åbner et Først vælges den kodeliste-gruppe, der skal åbnes, og dernæst vælges den aktuelle kodeliste, enten ved dobbeltklik, eller ved at bringe listen i fokus og derefter aktivere En kodeliste kan se ud på flere måder: Den, hvor der kun er få værdier, og hvor indholdet viser sig med det samme. Den, hvor der er mange værdier, og hvor indholdet ikke vises med det samme, idet der så foretages en overflødig fremtagning af data med ventetid eller belastning af nettet til følge. I en sådan kodeliste skal det først angives, hvad der ønskes præsenteret. Dette bliver derefter hentet og vist. Denne type kodeliste starter med et Find-vindue. Men en kodeliste kan også være mere kompleks, d.v.s. indeholde flere brugerdata end Kode og Betegnelse. Et eksempel på en sådan kodeliste er Del standard. 12

13 : Om koder Adressebibliotek Caretaker indeholder også et centralt adressebibliotek. Hensigten med dette er, at kunne registrerer relevante informationer om eksterne håndværks- og servicefirmaer. Men også interne driftsmedarbejdere, kontaktpersoner, samt medarbejdere i øvrigt kan det være godt at have registreret I systemet. Mange steder i Caretaker kan adresser benyttes med fordel. Til oplysning om faste håndværkere tilknyttet ejendomme, ved udskrivning af arbejdsordrer eller rekvisitioner er det en forøgelse af Caretaker s effektivitet. Adressebiblioteketet starter med et find vindue. Her kan der udvælges de adresser der ønskes vist, hvorefter adressebibliotekets vindue åbnes. Adressebiblioteketes funktioner I adressebiblioteket er der følgende special-funktioner: Viser hvor en adresse benyttes/er tilknyttet. Viser de yderligere data (økonomiske) der kan knyttes til en adresse. Opbygning af adressevinduet Anvendelse af adressebiblioteket Datafelterne i adressebiblioteket Om kodelister De vigtigste funktioner Opbygning af adressevinduet Adressevinduet er bygget op af tre sammenkoblede datavinduer. lve hovedvinduet rummer de primære oplysninger om adressen, og denne del kan præsenteres i såvel formular som tabular. Vises den tabular, så kan det være svært at overskue netop de kolonner, der er brug for i en given arbejdssituation. Windows har her tre standarder. Den ene omfatter ændring af bredden på en kolonne, den anden er at bytte rundt på rækkefølgen, og den tredje er at splitte datavinduet op i to dele der hver for sig kan roteres. De to øvrige datavinduer er koblet til den adresse, der er i fokus. Her vises h.h.v. Kategori (fag og lign.) og en liste over kontaktpersoner, telefonnumrer, adresse m.m. Bemærk at disse tre vinduer skal betjenes som tre selvstændige vinduer med hensyn til Opret og Slet.! Adressevinduet har sin egen Windows-menu, idet det er et helt selvstændigt system. Vinduet kan holdes åbent og lægges til side, samtidig med at der arbejdes med de øvrige stamdata. Til Adressebibliotek Anvendelse af adressebiblioteket Datafelterne i adressebiblioteket Om kodelister 13

14 Anvendelse af adressebiblioteket Adressebiblioteket aktiveres enten med knappen, via Windows-menuen, Bibliotek Adressebibliotek, eller ved aktivering af fra Adresse-relationsvinduet tilknyttet eksempelvis stamdataobjekter. Ved aktivering åbnes et find-vindue som brugeren kan udfylde med relevante søgekriterier til udvælgelse af den eller de adresser, der er brug for. Find-vinduet indeholder bl.a. felterne Navn, Navn2, Kategori, Sortering samt Adresse og Postnummer, som er de søgekriterier, der hyppigst vil blive anvendt ved dressesøgning. Vinduet udfyldes efter standarden for Find-vinduer. Alle felterne kan kombineres. Vinduet vil returnere de adresser, der opfylder de angivne kriterier. Adressebibliotek Opbygning af adressevinduet Datafelterne i adressebiblioteket Dokumentbibliotek Caretaker indeholder et centralt dokumentbibliotek. Hensigten med dette er, at kunne rumme en total fortegnelse over de tegninger, beskrivelser og billeder; der har relevans i den totale ejendomsforvaltning. Biblioteket rummer oplysninger om hvor i datalageret billedet findes (bibliotek, sti, filnavn, og dokumenttype), og kan derfor vise dokumentet via et tilknyttet eksternt program. Den primære funktion for dokumentbiblioteket er, at vise dokumenterne i tilkobling til stamdataobjekter gennem aktivering af funktionen. Dokumentblioteketes funktioner I dokumentbiblioteket er der følgende special-funktioner: Viser hvor et dokument benyttes/er tilknyttet. Viser rasterbilleder i bmp-format. Viser tilknyttede dokumenter ved opstart af det Windows-program der er tilknyttet det pågældende dokuments dokumenttype. Dokumentbiblioteket aktiveres gennem Windows-menuen Biblioteker Dokumentbibliotek eller direkte via knappen på hovedmenuen. Dokumentbiblioteketet starter med et find vindue. Her kan der udvælges de dokumenter der ønskes, hvorefter dokumentbiblioteket åbnes. Datafelterne i dokumentbiblioteket De vigtigste funktioner Hjælp Caretakers hjælpefunktion aktiveres ved at taste F1, eller ved aktivering af menupunktet Hjælp Brugervejledning. 14

15 Hjælpefunktionen er struktureret, så den følger Caretakers moduler. Desuden kan der søges på nøgleord ved aktivering af knappen Søg (Alt + s) - efter et emne foreslår vigtige opslag til yderligere forklaring og videre arbejde med emnet. Når vejledningen er på skærmen, kan der skiftes mellem forskellige emner, ved at aktivere de stikord, der står med grøn skrift. Dette gøres ved hjælp af Tab eller med musen. (Skift + Tab aktiverer emnerne den modsatte vej.) NB: Pilen ændrer sig til en hånd, når der kan hoppes til et emne. Emner med meget tekst kan ses igennem ved hjælp af rulleskakt i højre side. Aktivering sker med musen eller pil op/pil ned. Desuden kan PgUp og PgDown bruges. Hjælpevinduet kan som andre vinduer flyttes, minimeres eller maksimeres. Ved aktivering af knappen Tilbage (Alt + t) i vejledningens værktøjslinie returneres der til det forrige emne. Aktiveres knappen Indhold (Alt + i) skifter hjælpefunktionen altid til hovedoversigten, hvorfra man kan vælge hjælp til det ønskede modul. Mikrohjælp Mikrohjælp I begyndelsen, eller hvis man ikke har anvendt Caretaker i gennem længere tid, kan det være vanskeligt at huske, hvad de forskellige ikoner betyder. Der er derfor indlagt en såkaldt mikrohjælp i bjælken nederst på skærmen. Mikrohjælpen aktiveres ved at placere markøren over ikonet, og trykke på højre musetast. En kort forklaring til ikonet vil da blive vist i bjælken. Hjælp 15

16 Stamdata Om Stamdata Modulet aktiveres med knappen hovedvindue. eller på Windows-menuen Moduler Stamdata og Caretaker åbner modulets Stamdata er en fælles betegnelse for alle de data, der er rimeligt uforanderlige. Identifikationer, navne, arealer, tilhørsforhold, bygningsdele, mængder og lignende er meget statiske. I forhold til stamdata er f.eks. plandata som aktiviteter meget dynamiske, og derfor er oplysningerne om et vindue placeret her i stamdatamodulet, mens oplysninger om hvornår vinduet skal males er placeret i vedligeholdsmodulet. Før stamdata tages i anvendelse, er det nødvendigt at oprette de nødvendige koder i kodelisterne, adresser samt Dokumenter, ellers vil inddateringen af stamdata blive unødigt afbrudt, og dermed ikke så effektiv. Stamdatas funktioner Til stamdata er der følgende nye funktion: Vis data (Ctrl O) Åbner det vindue med data, der hører til det valgte navigatorniveau. Kodelister til Stamdata Kodelister til Stamdata Til stamdatamodulet hører der en række kodelister. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne slå postnumre og SfBkoder op fra en liste. Følgende kodelister anvendes i stamdatamodulet: (For de kodelister der er skrevet med kursiv er der indlagt data eller forslag til data i Caretaker allerede ved installationen. Listernes indhold kan skrives ud på papir hvis dette ønskes.) Administration Adressetype Kategori Landekoder Postnumrer Inddeler adresser i hovedtyper Fag- eller personalebetegnelse Internationale tal- og tegnkoder for lande Danske postnumre Organisation Afdeling Afsnitsanvendelser Amter Anvendelse Division Ejerforhold Kommuner Lokale anvendelse Område Underopdeling af Division Kun for niveau Afsnit Alle danske amter For niveauerne Enhed og Bygning Hovedopdelingen af en virksomhed Ejerforholdet til Enhed eller Bygning Alle danske kommuner Kun for niveau Lokale En brugervalgt opdeling af Enhederne 16

17 Costcenter Møbleringskategori Lokale afdeling Lokalers økonmiske tilhørsforhold Grad af møblering I lokaler Lokalers afdelingstilhørsforhold Standarder Aftaletyper Dokumenttyper Orientering SI-enheder Budgetår Inddeler aftaler i hovedtyper Navn og sti for tilknyttet eksternt program til visning af dokument Alle hele og halve verdenshjørner Måleenheder Budgetår Bygningsteknik Arealtyper Del standard Delstandardtype SfB-kode De standardiserede arealtyper Standard bygningsdelskatalog Underopdeling af bygningsdelskataloget Tavle 1 af SfB-systemet Om koder Strukturen i stamdata Før registreringen af stamdata sættes i gang i Caretaker er det vigtigt at fastlægge den struktur, der skal anvendes. Strukturen kan godt være forskellig fra Enhed til Enhed, men bør fastlægges i forhold til det egentlige behov. Der kan, for at komme hurtigt i gang, startes med en simpel struktur. Denne kan så evt. udvides på et senere tidspunkt, hvor behovet for detaljering er forøget. Navigatorniveauer Der er 5 reelle niveauer i stamdata. Disse niveauer svarer til navigatoren. Ét af niveauerne kan have en dobbelt betydning; Bygning / Terræn. Det ønskede angives ved markeringen udfor ledeteksten, eller gennem aktivering af menuen, Funktioner Bygning / Terræn. Niveauerne i stamdata er afhængige af hinanden på følgende måde: Enhed er en forudsætning for Bygning / Terræn Bygning/Terræn er en forudsætning for såvel Afsnit, Lokale som Del Afsnit er ikke en forudsætning for Lokale eller Del, ligesom Lokale ikke er en forudsætning for Del Diagram over strukturen Anvendelse af Navigatorniveauer Diagram over strukturen 17

18 Enhed Bygning Terræn Afsnit Lokale Del Strukturen ser sådan ud, - men kan også se således ud: Enhed Bygning Terræn Enhed Afsnit Bygning Terræn Enhed Lokale Afsnit Afsnit Del Bygning Del eller Del Lokale eller Lokale Anvendelse af Navigator-Niveauer Anvendelse af navigatorniveauer De eneste niveauer, der er krævet er Enhed. Bygning/Terræn er kun nødvendig hvis der ønskes anvendt lavere liggende niveauer. Alle de øvrige er valgfrie. Niveauet Afsnit kan på terræn anvendes til at sektionere større enheder som gård, p-plads, idrætsanlæg, haveanlæg o.s.v. Inde i bygningen kan Afsnit anvendes til en etageopdeling eller en adskillelse af fællesarealer i modsætning til lejernes arealer. Niveauet Lokale anvendes i de bygninger, hvor der skal være en lokaleregistrering. Lokale behøver ikke at opdeles yderligere. Niveauet Del omfatter såvel bygningsdele som installationer eller inventar. Del er det laveste niveau i det hierarki, der er omfattet af navigatoren, men Del kan dog opdeles yderligere i Komponent, hvor dette er nødvendigt (især installationer eller maskiner). Bemærk, at der kan oprettes aktiviteter (vedligeholdsmodul) og arbejdsordrer (Ordre&Fejl-modul) til alle stamdataniveauer. Diagram over strukturen Strukturen i stamdata Enhed Niveauet Enhed anvendes til ejendomme af enhver art, fra ubebyggede grunde til et større ejendomskompleks. 18

19 Ved beslutningen om hvad en enhed omfatter, skal de økonomisk/juridiske forhold medtages. I en boligforening vil enhed være det samme som afdeling. I en kommune eller et amt vil enhed ofte være lig ejendom i BBR betydning, men enhed kan også fastlægges som en del af en BBR-ejendom (Eksempelvis biblioteket på 1. sal i en anden forvaltnings ejendom). Enhed kan omvendt også omfatte flere BBR-ejendomme. (Eksempelvis en teknisk skole med flere ejendomme i et byområde) Ønskes en Enhed og alle tilhørende data slettet eller blot sat inaktiv kan dette gennemføres ved hjælp af en separat funktion Slet enhed Sæt enhed inaktiv, som findes under Systemadministration Hjælpeværktøjer Når Caretakers Driftsøkonomimodule er installeret kan Division, tilknyttet Enhed, ikke umiddelbat ændres. Ønskes Division tilknyttet Enhed ændret kan dette kun gennemføres ved hjælp af en special funktion Ændring af Division tilknyttet enhed, som findes under Systemadministration Hjælpeværktøjer Datafelterne for Enhed Strukturen i stamdata De vigtigste funktioner Bygning / Terræn Niveauet Bygning anvendes til at registrere den fysiske bygning. Hvad enten der er tale om én eller flere bygninger til enheden, bestemmer brugeren selv den ønskede opdeling i Caretaker. Opdelingen kan følge BBR-opdelingen eller følge den praksis for opdeling, der har været gældende på stedet. Ofte opdeles der efter store forskelligheder i fysisk udformning eller i alder/materialer. Bygning deler niveau med Terræn, da der kun er få oplysninger på dette niveau, og da kun et par af disse oplysninger er forskellige. Den ubebyggede grund (park, anlæg, grund etc.) eller det terræn, der er omkring bygningerne, registreres med ét eller flere terrænobjekter. (Dette er dog den ene måde at gøre dette på, den anden er, at oprette ét terrænobjekt, og derefter underdele dette ved hjælp af afsnit). Om det er Bygning eller Terræn der er valgt, afhænger af aktiveringen af omskifteren ved feltet på navigatoren. Datafelterne for bygning/terræn Strukturen i stamdata De vigtigste funktioner Afsnit Niveauet Afsnit forudsætter, at Bygning / Terræn er oprettet. Hensigten med Afsnit er, at opdele en bygning i afsnit, hvad enten dette er på facaderne, som etager eller på tværs af bygningen (lejerafsnit, fællesafsnit, boligafsnit, erhvervsafsnit). Afsnitsopdelingen kan passe med det projekt der ligger til grund for bygningen, eller den kan spejle den daglige administration. En blanding er også mulig. På Terræn kan Afsnit anvendes til en opdeling af det ydre rum i f.eks. idrætsplads, haveanlæg, p-plads, veje og stier etc. Niveauet Afsnit kan danne grundlag for registrering af Lokale eller Del, men niveauet er ikke obligatorisk. Alle funktionerne på Afsnit er identiske med funktionerne på Bygning / Terræn. 19

20 Datafelterne for Afsnit Strukturen i stamdata De vigtigste funktioner Lokale Niveauet Lokale forudsætter, at Bygning / Terræn er oprettet. Hensigten med Lokale er, at opdele en bygning indvendig i lokaler efter den praksis, der allerede er for nummerering. Niveauet Lokale kan danne grundlag for registrering af Del, men niveauet er ikke obligatorisk. Datafelterne for Lokale Strukturen i stamdata De vigtigste funktioner Del Niveauet Del anvendes til at registrere bygningsdele, hvad enten der er tale om egentlige bygningsdele, installationer, maskiner, procesudstyr eller inventar. Del kan oprettes til Lokale, til Afsnit eller til Bygning/Terræn. Niveauet er ikke obligatorisk, idet der senere i de følgende moduler kan oprettes vedligeholdsaktiviteter eller arbejdsordrer til alle niveauer i navigatoren. Niveauet(og standard Caretaker) lægger op til en registrering af dele gennem anvendelse af SfB-systemet. For at lette registreringen er der kodelister/kataloger, der følger denne inddeling. Det er imidlertid ikke nødvendigt at følge SfB-systemet, idet brugeren kan oprette dele efter egen identifikation og evt. med ren tekst. det er ligeledes muligt, at indrette kodelister og kataloger efter eget system. Vinduet har funktionsknappen Flyt (Dupliker & Flyt) sted til andet se forklaring. dele. Er en særlig funktion i Del beregnet til hurtig oprettelse af dele. Denne funktion er forklaret under Lynopret af Datafelterne for Del Komponenter Strukturen i stamdata De vigtigste funktioner Relationer Relationer er funktioner, der kan knytte andre data til navigatorobjektet. Disse andre data forudsættes allerede tilstede i databasen, som når det f.eks. drejer sig om Arealer, Adresser og Dokumenter. F.eks. skal adresserne være oprettet for at kunne anvendes i en relation, der viser faste håndværkere til en Enhed. Relationsmulighederne i stamdatamodulet er: Fritekst Areal 20

21 Adresse Dokument Komponent Før Caretaker accepterer at en relation kan oprettes, skal data fra rettelser eller oprettelser af nye stamdata, der venter på at blive bragt til databasen, godkendes. Dette gøres med. Fritekst Denne relation findes til samtlige objekter i stamdata. Datavinduerne for de enkelte objekter rummer kun de forud definerede felter. Ønskes flere oplysninger lagret, så er fritekst den mest oplagte mulighed, idet de indtastede oplysninger gemmes til netop den Enhed, Bygning o.s.v. der er i fokus. Funktionen aktiveres ved tryk på. Herefter åbner Caretaker et vindue til indskrivning af tekst. Dette vindue skal ikke opfattes som et fuldt tekstbehandlingssystem, men rummer kun de allermest nødvendige funktioner til at indskrive og redigere i tekst. Vinduet kan, i modsætning til de øvrige stamdatavinduer, ændres i størrelsen. Dette gøres ved at flytte markøren til kanterne eller hjørnerne af vinduet, og derefter aktivere musen. Ved ændring af vinduesformatet vil teksten i vinduet automatisk blive ombrudt, således at det stadig er muligt at læse teksten. Kopiér til udklipsholder og indsæt fra udklipsholder er særlige funktioner i Fritekstvinduet til behandling af tekst. Disse gør det muligt at flytte rundt med dele af teksten både lokalt, men også mellem et Windows tekstbehandlingsprogram, der kører på Pc en i forvejen (Word, Wordperfect, WordPro etc.). Den sidste særlige funktion er gør-om, denne annullerer den sidste udførte handling i friteksten. Ikonen på fritekstknappen ændres til, når Fritekstvinduet lukkes igen, og der er inddateret en tekst. Dette er en hjælp til brugeren, idet unødvendige åbninger af tomme vinduer undgås. Arealer Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn og Afsnit. Den findes ikke på Lokale eller Del, idet der her er særskilte felter til areal- og mængdeangivelse. Relationen findes endvidere til Aftalen i modulet Kontrakter og Aftaler. Relationen aktiveres ved et tryk på. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til angivelse af arealer. Det er kun muligt, at oprette arealer med de standardbetegnelser, der findes i kodelisten Arealer. Dette er af hensyn til den senere mulighed for beregning af nøgletal. I vinduet kan der oprettes eller slettes som standard, men ved opret er det kun muligt, at angive de standard arealtyper, der findes i kodelisten. Som alternativ ved opret kan (kodeopslag) aktiveres, hvorefter Caretaker åbner vinduet, Udvælg Arealtype. Her kan en eller flere typer vælges, og returneres med databasen opdateres. eller træk-og-slip. Arealerne udfyldes herefter, og 21

22 Ikonen på arealknappen ændres til, når Arealvinduet lukkes igen, og der er inddateret mindst et areal. Dette er en hjælp til brugeren, idet unødvendige åbninger af tomme vinduer undgås. Adresser Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn, Afsnit og Del. Den findes ikke til niveau Lokale. Relationen aktiveres ved tryk på adresse-arkivet.. Herefter åbner Caretaker et vindue til sammenkobling med adresser i Der kan kun skabes relationer til adresser, der allerede er oprettet i Adressebiblioteket. I vinduet kan der ikke oprettes men dog slettes. Adresserelationerne skabes ved at aktivere funktioner til at søge og returnere adresser. (kodeopslag), hvorefter adressevinduet åbner, men kun med Når én eller flere adresser er fundet gennem findknappen (se under Find-vinduer) kan en adresse returneres til relationsvinduet ved at benytte træk-og-slip, eller ved at aktivere Har en adresse flere kategorier i Kategorivinduet, så kan adressen overføres med en given kategori, ved at bringe den ønskede kategori i fokus, og derefter overføre adressen. Den samme adresse kan godt overføres flere gange med forskellige kategorier, idet f.eks. et firma godt kan optræde med flere forskellige egenskaber på f.eks. en enhed. Ikonen på adresserelationsknappen ændres til, når Adressevinduet lukkes igen, og der er tilknyttet mindst en adresse. Dette er en hjælp til brugeren, idet unødvendige åbninger af tomme vinduer undgås. Dokumenter Denne relation findes til alle stamdataniveauerne. Her er det muligt, at knytte ét eller flere dokumenter til et stamdataobjekt. Ved et dokument forstås her et foto, en tekstfil, en CAD-tegning etc. Funktionen aktiveres ved et tryk på. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til visning af dokumenter. Der kan kun vises dokumenter, der allerede er oprettet i Dokumentbiblioteket. Ud over de standardiserede ikoner er der på vinduet to ikoner til visning af dokumenter. Aktiveres., så kan dokumenter i bmp-format vises direkte i Caretaker. Aktiveres., så startes det tilknyttede eksterne program og det valgte dokument åbnes. På vinduet er der et tekstfelt til beskrivelse af netop denne relation (bemærkninger), denne har længden 120 tegn. I vinduet kan der kun oprettes og slettes relationer. Dokumenterne selv kan kun oprettes eller slettes i selve dokumentarkivet. Opret dokumentrelation 22

23 Opret dokumentrelation I vinduet kan der kun oprettes og slettes relationer til et dokument. lve dokumenterne kan kun oprettes eller slettes i det centrale dokumentbibliotek. Dette aktiveres gennem menuen; Biblioteker Dokumenter. Dokumentrelationer til et stamdataobjekt skabes ved at aktivere, hvorefter Dokumentrelations-vinduet åbner. Oprettelse af dokumentrelation kan etableres på 2 måder. Tilknytning af dokument som allerede er oprette i det centrale dokumentbibliotek Oprettelse af dokument I det centale dokumentbibliotek og tilknytning. Ønskes tilknyttet et eksisterende oprettet dokument aktiveres fremfinding af et eller flere dokumenter. (kodeopslag). Herefter åbnes et find-vindue til Når det rette dokument er fundet, returneres det til relationsvinduet ved: at aktivere. Ønskes tilknyttet et dokument som endnu ikke eksisterer I det centrale dokumentbibliotek aktiveres. Herefter åbnes vinduet til oprettelse af dokument I det centrale dokumentbibliotek. Når det dokument er oprettet, returneres det til relationsvinduet ved: at aktivere. Ikonen på dokumentrelationsknappen ændres til, når Dokumentvinduet lukkes igen, og der er tilknyttet mindst et dokument. Dette er en hjælp til brugeren, idet unødvendige åbninger af tomme vinduer undgås. Dokumentbibliotek Komponenter Denne relation findes kun til niveauet Del. Hensigten med denne relation er, at kunne detaljere registreringen af dele yderligere, hvor dette er nødvendigt. I registrering af installationer eller maskiner er det ofte nødvendigt, at have hurtig tilgang til oplysninger om de vigtigste komponenter/ reservedele der indgår. Det kan være oplysninger, der skal medtages af hensyn til hurtig reparation eller genbestilling. Funktionen aktiveres ved et tryk på. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til angivelse af komponenter. Der kan oprettes frit i dette vindue. Der er i vinduet de sædvanlige funktioner til udskrivning, oprettelse og sletning. Ikonen på komponentrelationsknappen ændres til, når komponent-vinduet lukkes igen, og der er tilknyttet mindst en komponent. Dette er en hjælp til brugeren, idet unødvendige åbninger af tomme vinduer undgås. Datafelterne for komponent 23

24 Lynopret af dele I systemer som Caretaker, hvor der ofte er tale om registrering af en betydelig mængde dele (terrændele, bygningsdele og installationer), er det vigtigt, at denne registrering ikke tidsmæssigt er en blokering for hurtig igangsættelse af systemet. For at effektivisere denne proces, er der indlagt to funktioner lynopret og Duplikering. Lynopret aktiveres fra niveauet Del. Funktionen rummer en mulighed for at have ét eller flere standardiserede kataloger med typehuse eller typeanlæg, og derefter oprette dele til den aktuelle registrering ved at kalde kataloget, og hente en række dele over på én gang. Alle de dele der hentes i én operation oprettes automatisk under den pågældende bygning (eller til afsnit/lokale). Anvendelse af lynopret Anvendelse af lynopret Funktionen aktiveres i Delvinduet ved at trykke på Katalog. Caretaker åbner et vindue med kataloget samt et vindue til bestemmelse af det delkatalog, der ønskes. Der er tale om ét fælles katalog, hvor de enkelte dele blot er mærkede med tilhørsforhold til et delkatalog. Her angives det ønskede delkatalog ved at bringe linien i fokus og returnere med. Eller der kan søges med og returneres. Resultatet er, at Caretaker udvælger netop disse dele fra det totale katalog og viser disse. Brugeren gennemløber kataloget, og mærker alle de standarddele, der ønskes oprettet. Denne mærkning udføres med standard Windows funktionen, Ctrl samtidig med museklik. De valgte linier vil blive markeret. Slippes Ctrl før der udføres et museklik, vil alle markeringer blive slettet, og den pågældende del vil være den eneste, der er valgt. Der kan også foretages søgninger ved hjælp af knappen, således at der fremtages en mindre del af kataloget. Der er mulighed for at vælge om eventuelle tilhørende fritekster skal medtages. Efter valg af dele og returnering, vil alle de valgte dele blive oprettet, og vinduet kan lukkes. Duplikér & Flyt Duplikér Er der allerede oprettet et objekt/nogle objekter, kan dette/disse samt hele dataindholdet kopieres. Det objekt/de objekter, der har fokus, kopieres til et særskilt vindue ved aktivering af Duplikér. Brugeren kan herefter hente indholdet af dette vindue ned til samme eller et nyt sted, for derefter at fortsætte med at ændre de få data, der adskiller de duplikerede objekter. Dette kan anvendes til at effektivisere registreringen. Efter at der er hentet en længere række dele fra standardkataloget, kan en eller flere af disse nu duplikeres. Dette kan være meget nyttigt når en klimaskærm ønskes orienteret mod de forskellige verdenshjørner. Tages som eksempel en bygning med vinduer, der ønskes fordelt mod de fire verdenshjørner, så hentes delen fra kataloget og duplikeres herefter tre gange. Med Delvinduet i tabular form bringes Orientering i fokus, og de fire dele gives hver sin orientering. 24

25 Flyt til andet sted Ønskes et eller flere stamdataobjekt(er) flyttet fra ét sted i navigatoren til et andet, anvendes funktionen Flyt. Funktionen aktiveres med knappen. Caretaker åbner et selvstændigt vindue, hvortil objekterne overføres. Herefter kan brugeren angive det nye tilhørsforhold ved hjælp af navigatoren. Find delmængde af stamdata I en så stor mængde objekter, som der kan være i den totale stamdataregistrering, er det nødvendigt at kunne søge ét specifikt objekt, og finde ud af hvor det befinder sig. Det kan også være en søgning af en række objekter, der alle opfylder et givet kriterium. I hvilke bygninger med denne anvendelse har vi installationer af denne type? Denne slags søgninger har i Caretaker sin egen funktion. Funktionen aktiveres på Windows-menuen med Funktioner Find delmængde, eller ved et tryk på over navigatoren. Caretaker svarer ved at åbne et søgevindue til samtlige stamdataniveauer ( Anvendelse af navigator-niveauer). Det niveau, der er i fokus på navigatoren vil stå forrest på søgevinduet, ligesom søgevinduet vil tage hensyn til, om der allerede er valgt et stamdataobjekt inden åbningen af vinduet (giver færre valgmuligheder, da der allerede er valgt noget!). Vinduet er udstyret med de standardiserede knapper, men kan her ud over vise de respektive stamdataniveauer ved at aktivere fanebladene med niveauernes betegnelser. Søgningen fungerer således, at jo flere kriterier der er angivet på de enkelte niveauer, jo færre data bliver hentet fra databasen. Det er altså muligt, at angive en kombination af kriterier der ikke vil give noget resultat! Kriterier for find delmængde Enhed Bygning/Terræn Afsnit Lokale Del Kriterier for find delmængde Felterne udfyldes ved direkte indskrivning eller ved hjælp af et kodeopslag. Dette gøres ved dobbeltklik eller ved at aktivere Caretaker vil så åbne et vindue, hvorfra én eller flere koder kan vælges. Efter returnering vil feltet vise den eller de valgte koder adskilt af komma. Felterne for niveauet Del rummer de to brugerstyrede felter Nummer1 og Nummer2, disse felter kan der søges på ved hjælp af logiske operatorer (=, >, < etc.). De niveauer, der har været aktiveret og er blevet udfyldt med søgekriterier, vil blive mærket med et ombuk af fanen. Når det komplette kriterium er inddateret, er det en god idé, at spørge hvor mange objekter, der opfylder kriteriet. Dette gøres med knappen. Svaret returneres med. Caretakers navigator vil nu kun rumme den delmængde af objekter der opfylder kriteriet, samt deres tilhørsforhold. NB! Det vil sige, at navigatoren kun rummer en delmængde af de enheder, der er i hele databasen! 25

26 Dette sætter brugeren i stand til at koncentrere opmærksomheden eller udskrivningen om disse objekter. For at advare brugeren om denne tilstand, tændes teksten Delmængde valgt på navigatoren. Delmængden kan nulstilles ved at trykke på over navigatoren eller med Funktioner, Nulstil navigator. Er der ønske om at genanvende en særligt kompliceret udfyldelse af kriterier, kan dette gøres med funktionen. Her gemmes under brugerens initialer. Når kriterierne senere skal hentes frem, sker dette med funktionen. Udskriv På alle datavinduer i Caretaker er der knapper til udskrivning. Udskrivningen følger de generelle retningslinier for Caretaker. Det, der ønskes udskrevet, hvad enten det er til skærm, eller til printer, skal først bestemmes eller findes frem. Med andre ord det, der skrives ud, er afhængigt af, hvorfra udskrivningen er aktiveret. Især for stamdata er det nødvendigt at overveje dette, idet der både kan være tale om stedbestemmelse i forhold til stamdataniveau, men også om eventuelle delmængder. Aktiverer funktionen til udskrivning. Caretaker vil åbne et vindue til bestemmelse af, hvordan udskrivningen skal foregå. Generelt udskriver Caretaker én datapost hvis denne er vist i formular, og flere dataposter hvis disse er vist i tabular. De muligheder, der er for udskrift, er: Printer: Her overgives styringen til Windows Printmanager Vis udskrift: Udskriften vises på skærmen, med mulighed for at sende den direkte videre til printer Disse valg findes på vinduet til udskrivning. Er der tale om flere muligheder for udskrivning, så findes disse valg på samme vindue. Aktiveres denne knap, åbner vinduet til direkte justering af sidelayout. I vinduet kan udvalgte sider udskrives, og der kan i de to titelfelter indtastes en overskrift til de sider, der bliver udskrevet. Aktiveres knappen endnu engang, åbner Windows printeropsætningen. Vis udskrift åbner et vindue, der med standardiserede muligheder viser den bestilte udskrift. I Stamdata-modulet er det endvidere muligt at udskrive fremfundne data vedrørende Enheder, Bygninger/terræn, Afsnit, Lokaler, Dele og Adresser til en fil. Såfremt denne valgmulighed findes fremgår dette som en valgmulighed på det vindue der fremkommer ved aktivering af. Vælges udskrift til fil fremkommer et nyt vindue hvor brugeren kan vælge hvilke datafelter der skal medtages. 26

27 Vedligehold Om Vedligeholdsmodulet Vedligehold aktiveres med knappen, eller ved at aktivere Moduler på Windows-menuen Caretaker rummer den komplette cyklus til styring af vedligehold: Konstatering eller eftersyn, besigtigelse, tilstandsvurdering Planlægning med koordinering og prioritering Udførelse, med igangsætning og afslutning af aktiviteter Dokumentering, med journalisering I Caretaker er hovedbegreberne Eftersyn Aktivitet Projekt Planlægning Budget Journal Før modulet tages i anvendelse, er det nødvendigt at forberede arbejdsgangen. Visse af de kodelister, der bliver nødvendige i vedligehold, er udfyldt i Caretaker for at lette igangsætningen, men det bør overvejes hvilken skala, der skal anvendes for at vise et arbejdes prioritet. Ligeledes er det en god idé, at gennemløbe kodelisten Priskvalitet der rummer koder for nøjagtighed og oprindelse af priser. De to store kodelister Priskatalog og Kontoplan bør gennemgås før Vedligeholdsmodulet tages i anvendelse. Kodelister til vedligehold... Arbejdsgangen i vedligehold Arbejdsgangen i Vedligehold En brugbar arbejdsgang kunne være: 1) Der opbygges en eftersynsplan for samtlige Enheder. Det fastlægges hvilken detaljering eftersynet skal forløbe i. 2) Eftersynet gennemføres successivt, og de resulterende aktivitetsbehov inddateres, evt. sammen med tilstandsvurderingen. 3) Eventuelle projekter defineres, og de tilhørende aktiviteter kobles til projekterne. Vedligeholdsplanen justeres ud fra faglige kriterier ved hjælp af planlægningsfunktionen. 4) Det afledte budget skrives ud til politisk behandling. 5) Budgetjusteringer og nødvendige prioriteringer samt udskydelser foretages ved hjælp af planlægningsfunktionen. 6) Det endelige budget og den endelige plan kan skrives ud. 7) Aktiviteter sættes i gang ved hjælp af udbud eller bestilling. 8) Aktiviteter afmeldes og journaliseres efter eventuelt tilsyn. Kodelister til Vedligehold Hovedfunktionerne i Vedligehold Hovedfunktionerne i Vedligehold Arbejdsgangen afspejler sig i de knapper, der er anbragt på selve modulvinduet over navigatoren, og af Windowsmenubjælken, der under Funktioner rummer funktionerne til at håndtere styringen. Knappernes ikoner har følgende betydning: 27

28 Find Eftersyn Åbner et Find-vindue til søgning af eftersyn Vis aktivitet Viser aktiviteterne til et valgt sted i navigatoren Planlægning Aktiviteter præsenteret som vedligeholdsplan Budget Viser summen af aktiviteterne i forhold til konti Projekt Viser projekter Journal De historiske aktiviteter lagt i journal Arbejdsgangen i Vedligehold De vigtigste funktioner.. Kodelister til Vedligehold Nedenstående kodelister anvendes i vedligeholdsmodulet ud over de kodelister, der allerede er kendt fra stamdatamodulet. Priskataloget er udfyldt på forhånd med et udvalg af standardaktiviteter, men brugeren bør orientere sig i indholdet inden registreringen af aktiviteter går i gang. Kontoplanen er tom, når modulet tages i anvendelse. Før der oprettes konti, er det meget vigtigt, at den del af virksomhedens totale kontoplan, der skal anvendes af driftsfunktionen er kortlagt. Kontoplanen er en væsentlig del af en senere mulighed for automatisk overførsel mellem Caretaker og virksomhedens økonomisystem. Vedligehold Kontoplan A-prioritet T-prioritet Priskatalog Prisindeks Konti og betegnelser i tre niveauer Prioriteringsskala for anvendelsesaktiviteter Prioriteringsskala for bygningstekniske aktiviteter Pris- og levetidskatalog (standardaktiviteter) Dato og værdi for de prisindeks der arbejdes med Priskatalog Kontoplan Om koder Priskatalog Caretaker indeholder et pris- og levetidskatalog. Hensigten med dette katalog er ikke alene at kunne fungere som opslagsværk, men også at kunne levere en standardaktivitet med anvisning I forbindelse med oprettelse af aktiviteterne i Caretaker. En af fordelene ved at anvende kataloget under oprettelse af aktiviteter er, at en del datafelter udfyldes med forslag, en anden fordel er muligheden for automatisk priskalkulation. 28

29 Bemærk at dette datavindue kan opsplittes til dobbeltvindue med to rulleskakter ved hjælp af Windows-standard. Da priskataloget kan have et stort omfang, er en søgemulighed nødvendig. Søgevinduet rummer de væsentlige felter fra priskataloget. Det skal bemærkes, at indholdet i dette priskatalog ikke opdateres af COWI. Indholdet er brugerens, og det er brugeren der skal ajourføre priser, oprette nye priser, eller slette gamle. Hensigten med kataloget er, at bruger kan samle sine egne erfaringer om de aktiviteter / behandlinger der anvendes i organisationen. Datafelterne i priskatalog Kontoplan Kontoplan For at kunne omsætte vedligeholdsplanerne til budgetter, indeholder Caretaker en kontoplan. Kontoplanen findes under Bibliotek, Kodelister, Økonomi, Kontoplan. Kontoplanen har tre niveauer, der indgår delvis i hinanden. På det laveste niveau (niveau 3) skal kontonummeret være unikt, d.v.s. at der ikke kan oprettes to kontonumre der er ens. De kontonumre der skal benyttes i det daglige ved oprettelse af aktiviteter skal inddateres til niveau 3. Niveauerne 1 og 2 tjener kun til at kunne finde et kontonummer eller ved udskrivninger og statistikker. Eksempelvis kunne en kontoplan se således ud for et boligselskab: Niveau 1: 115 Almindeligt vedligehold Niveau 2: Niveau 3: Primære bygningsdele Ydervægge Indervægge Niveau 2: Kompletterende bygningsdele Niveau 3: Vinduer og døre Altanrækværker o.s.v. Niveau 1: 116 Planlagt vedligehold Niveau 2: Primære bygningsdele Niveau 3: Ydervægge Indervægge o.s.v. Vinduet er udstyret med de standardiserede funktioner til at oprette, ændre og slette konti. De tre datavinduer er selvstændige med hensyn til standardfunktionerne. Der startes med oprette én eller flere konti på niveau 1. Med én af disse konti i fokus, kan der nu oprettes én eller flere konti på niveau 2 o.s.v. Sættes en konto i fokus på niveauerne 1 eller 2, vil det lavere niveau altid vise de tilhørende underkonti. 29

30 Datafelterne i kontoplan Priskatalog Prisindeks Alle beløb tilknyttet aktiviteter og i priskataloget er relateret til et prisindeks. Indekset oprettes (og ajourføres) i kodelisten Prisindeks. Her oprettes de forskellige prisindeks før de skal tages i brug. Det er herefter muligt at anvende et givet indeks til indeksering af aktiviteter eller priser i priskataloget. lve indekseringen foretages på følgende måde: Aktiviteter. Her findes de ønskede aktiviteter frem, enten via navigatoren, eller via funktionen Find aktivitet. De aktiviteter der herefter vises i datavinduet vil blive indekseret. Beregningen startes ved at aktivere menupunktet Funktioner Prisindeksering. Caretaker åbner et vindue med de mulige værdier, og det ønskede vælges, hvorefter aktiveres hvorefter Caretaker gennemfører beregning af nye beløb. Ønskes den gennemførte beregning/prisindeksering fastholdt aktiveres. Priskatalog. Her findes de ønskede priser frem ved hjælp af findfunktionen. De priser der herefter befinder sig i datavinduet vil blive indekseret efter aktivering af. Datafelterne i priskatalog Datafelterne til aktivitet Opsætning af standardværdier Før vedligeholdsmodulet tages i brug, er det nødvendigt at vælge de standardværdier der ønskes. Det drejer sig om valg af de værdier som Caretaker anvender (default) hvis der ikke vælges andet under brug. Opsætningen foretages ved at aktivere menupunktet Arkiv Standardværdier. Opret aktivitet I vinduet bestemmes det hvilken aktivitetsart der automatisk skal foreslås ved oprettelse af aktiviteter (normalt = Planlagt aktivitet), samt hvordan datoen skal ses/præsenteres (normalt = MM-YYYY svarende til måned og årstal). Derudover er det muligt at bestemme en værdi for antal gange som automatisk skal indsættes når der oprettes aktivitetersamt et forslag til datoerne Tidligst og nest. Planlægning Til planvinduet bestemmes det hvilken tidsenhed der normalt skal anvendes (normalt = år), antal perioder og startværdi, samt om alle hændelser ønskes vist. Budget Til budgetvinduet kan angives evt. startår/-md og antal årsamt om konti, uden beløb I den viste periode, skal vises. De valgte værdier gemmes ved at aktivere 30

31 Aktiviteten som det centrale Det mest centrale register i vedligehold er Aktiviteter. Her ligger al information om, hvad der skal laves, hvornår, af hvem og til hvilken pris. Herfra dannes oversigter, planer og budgetter. I Caretaker er aktiviteten gjort meget central. En aktivitet i Caretaker dækker flere forskellige styringsområder: 1. Eftersyn, - aktiviteten rummer det planlagte eller det igangværende eftersyn med stedbestemmelse og tidsstyring. 2. Almindelig planlagt aktivitet, der f.eks. rummer et stykke vedligeholdsarbejde. Dette kan være en engangsaktivitet eller en intervalbaseret aktivitet. 3. Planlagt aktivitet efter den direkte metode, d.v.s. at der kan flyttes på de enkelte individuelle hændelser. Funktionerne til aktivitet Find delmængde af aktivitet Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog Datafelterne til aktivitet Fritekst til aktivitet Opret via direkte metode Funktionerne til aktivitet lve aktivitetsvinduet er udstyret med standardfunktioner. Men ud over disse er der to grupper af knapper med andre funktioner, Styringsfunktioner og Relationer. Styringsfunktionerne er følgende: Sætter en aktivitet i gang. D.v.s. aktiviteten skifter status til igangværende. Afslutter en aktivitet, skriver den udførte aktivitet til journal. Hvis aktiviteten er uden interval, slettes den. Hvis aktiviteten er med interval udregnes næste plandata ved hjælp af interval. Funktionerne til relationer er følgende: Kobler en aktivitet til et projekt. Projektet skal være oprettet. Frakobler aktiviteten igen. Her ud over er der en funktion til angivelse af de enkelte hændelser ved den direkte metode. Denne metode aktiveres gennem afkrydsning af feltet Direkte. Hændelserne kan herefter inddateres efter aktivering af funktionen. De vigtigste funktioner 31

32 Find delmængde af aktiviteter Aktiviteter kan principielt vises på to måder. Enten som aktiviteterne til et givet sted i navigatoren (aktiviteterne til en Enhed, en Bygning o.s.v.), eller på tværs af navigatoren som aktiviteter der opfylder samme kriterium. For at finde aktiviteter der møder et givet kriterium, aktiveres Windows-menuen Funktioner Find Aktivitet, eller knappen aktiveres. Caretaker åbner herefter et vindue til angivelse af kriterier. Hvis navigatoren er blank / nulstillet inden funktionen aktiveres, er samtlige felter til stede på vinduet. Find-vinduet felter er grupperede på to faneblade: 1) Alle de væsentlige felter fra aktivitet 2) De mest nødvendige felter fra stamdata Udvælgelsen af aktiviteterne sker på den måde, at de kriterier der er angivet i det enkelte felt er enten eller, mens det på tværs af felterne er et både og. De kodede felter udfyldes direkte eller ved aktivering af kodevalgvindue. eller ved dobbeltklik. Caretaker svarer med at åbne et Her kan en eller flere koder udvælges blot ved at klikke på dem og derefter returnere. Udvælgelse med flere kodefelter Prioritering af aktiviteter Udvælgelse med flere kodefelter Ved at foretage en udvælgelse med flere kodefelter i anvendelse, kan en given type aktiviteter findes på tværs af alle enheder. Eksempelvis kan der besvares spørgsmål som: Find alle de aktiviteter der vedrører gulve i alle gymnastiksale, og hvor det gælder, at de har én af de to øverste prioriteter. Vinduet Find Aktivitet er forsynet med standard knapper for findvinduer (se Stamdata), men der er her tilføjet tre ekstra knapper der sætter brugeren i stand til at vælge præsentationsformen. Knappen viser resultatet i aktivitetsform, hvor alle data til aktiviteterne er til stede og kan ændres. Knappen viser resultatet i planlægningsform, hvor kun visse aktivitetsdata er til stede, men hvor den fulde planlægning kan overskues. Knappen viser aktiviteterne sammenregnet til et budget. For alle former gælder det, at hvis aktiviteterne er fundet på tværs af navigatoren, så kan den enkelte aktivitets sted vises ved at bringe den i fokus og aflæse navigatoren. Aktiveres navigatoren enten før findvinduet åbnes eller efter, så samarbejder findvinduet og navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges f.eks. et lokale i navigatoren, så findes kun de aktiviteter der befinder sig i dette lokale. Til Aktiviteten som det centrale 32

33 Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog Under oprettelse af en aktivitet kan priskataloget kaldes. Dette gøres når feltet Katalog er i fokus. Aktivering af knappen eller ved dobbeltklik i feltet Katalog åbner priskataloget, hvorfra der kan vælges. Med returneres til aktivitetsvinduet, når den rette standardaktivitet er fundet. Før dette kan én af de tre priser fastholdes manuelt ved at vælge Fasthold pris 1, pris 2, pris 3 eller mængdebetinget valg af pris. Når der returneres udfyldes visse felter i aktiviteten automatisk. Det gælder alle felterne fra priskataloget selv enhedspris hvis mængden er inddateret i niveau Del. Priserne fra kataloget anvendes til en automatisk beregning af det totale budgetbeløb, i det øjeblik hvor brugeren udfylder aktivitetens mængde. Denne beregning udføres kun på dette tidspunkt under oprettelsen. Ved senere justeringer af mængder eller ved ændring af katalogkoden, opdateres prisen ikke automatisk, idet den efterfølgende kan være beregnet af bruger, eller være baseret på et tilbud. Fritekst til aktivitet Eftersyn Caretaker anvender aktiviteter til at planlægge og udføre eftersyn. Et eftersyn kaldes også en besigtigelse eller et bygningssyn. Eftersynet resulterer i en tilstandsbeskrivelse, der er operationel, idet den består af aktiviteter, der rummer det vedligehold, der er konstateret et behov for. Eftersynet kan også resultere i en verbal tilstandsbeskrivelse, tilstandsrapporten, ved at benytte friteksterne. Et eftersyn startes ved at oprette en aktivitet til det pågældende sted. Stedet kan være alle niveauerne i navigatoren. Det vil sige, at der kan planlægges eftersyn for en hel enhed, og der kan planlægges for en enkelt bygningsdel. Eftersynsaktiviteten oprettes ved at vælge aktivitetsart til planlagt eftersyn. Aktiviteten kan intervalbaseres og prissættes. Det er hensigtsmæssigt, at vælge en forklarende beskrivelse for aktiviteten, da denne kan optræde sammen med andre lignende aktiviteter på tværs af hele ejendomsmængden. Der kan oprettes en eftersynsanvisning i aktivitetens fritekst, og der kan hentes standardeftersynsaktiviteter fra priskataloget. Styring af eftersyn Find eftersyn Styring af eftersyn Planlægningen af eftersyn begynder som nævnt med oprettelsen af en aktivitet. Gennem vinduet Find eftersyn spørges Caretaker, hvilke eftersyn der skal gennemføres indenfor den næste måned eller det næste år. Find- Vinduet afsluttes ved at aktivere knappen for Planlægning. Caretaker svarer ved at åbne planlægningsvinduet 33

34 indeholdende de fundne eftersynsaktiviteter. Der kan nu vælges mellem forskellige funktioner. Ønskes plan for årets eftersyn udskrevet aktiveres knappen. Ønskes ét eller flere eftersyn igangsat, aktiveres knappen der er i fokus, til igangværende., herved ændres status, for den eller de aktiviteter, Ved at aktivere knappen, kan eftersyns-aktiviteterne endelig udføres (afsluttes), Herved nedlægges aktiviteten, d.v.s. at den enten slettes (hvis der ikke er angivet noget interval) eller fremskrives til næste gang. Under alle omstændigheder skrives den afsluttede eftersynsaktivitet til journal. Find eftersyn Projekter I Caretaker kan der arbejdes med projekter. Et projekt er to eller flere aktiviteter, der er koblet sammen i en gensidig afhængighed. Et projekt anvendes, når et større arbejde skal beskrives ved en kæde af aktiviteter. Dette er f.eks. tilfældet ved ombygninger eller mindre nyanlæg. Ved visse vedligeholdsarbejder er der ligeledes en afhængighed mellem flere aktiviteter. Dette er f.eks. tilfældet ved facadevedligehold, hvor stilladset er en forudsætning, og arbejdet på facaden skal foregå, mens stilladset er til stede. Koblingen til et projekt sikrer, at én eller flere af aktiviteterne ikke uforvarende udskydes eller slettes. NB: En aktivitet i et projekt kan kun ændres i tid, hvis alle de andre aktiviteter i projektet er fundet frem ved hjælp af Projektfunktionen. Et projekt kan oprettes ved aktivering af menupunktet Funktioner Projekt. på selve modulvinduet over navigatoren eller ved at aktivere Et projekt består af et projektnummer, en betegnelse og information om projektets organisatoriske tilhørsforhold. Vinduet rummer de normale funktioner til at udskrive, præsenterer, fremfinde, oprette og slette projekter. Herudover er vinduet udvidet med knapper til valg af præsentationsformen. Med et projekt i fokus kan projektets indhold af aktiviteter vises enten med det totale Vis aktivitetsvindue eller Planvinduet. Caretaker viser herefter kun de aktiviteter, der er knyttet til projektet. Projektvinduet indeholder også mulighed for at tilknytte relationer i form af: Fritekst Adresser 34

35 Dokumenter Kobling af aktiviteter til projekt Planlægning med projekter Planvinduet I den daglige drift med Caretaker vil ét vindue være helt centralt. Det er Planvinduet. I dette vindue kan der både planlægges og styres, samtidig med at planen, den tilhørende økonomi samt det totale indhold af aktiviteterne kan ses. Planvinduet kan aktiveres fra alle de vinduer, hvor knappen være afhængig af det vindue, man kommer fra. optræder. Planens indhold af aktiviteter vil altid Aktiveres navigatoren først, vil planen respektere det, der er i fokus. Ønskes en plan der går på tværs af navigatoren, f.eks. over alle aktiviteter med en given prioritet, aktiveres planknappen først på Find aktiviteter-vinduet. Aktiviteterne vises altid i tabular/form, og der kan rettes direkte i de enkelte felter hvis dette er ønsket. For at sikre overblikket er der kun medtaget udvalgte felter fra aktiviteterne. De øvrige felter kan dog ses ved at dobbeltklikke på den enkelte aktivitet. Herved åbnes et hjælpevindue med restinformationerne. Dette vindue skal lukkes, før man kan fortsætte. Maximering og opsplitning af Plan-vinduet Kobling af aktiviteter til projekt Planlægning med projekter Planlægning med projekter Aktiviteterne i et projekt kan ændres i tid, igangsættes og udføres på samme måde som alle andre aktiviteter. Det er dog kun muligt at udføre disse funktioner, når aktiviteterne et fundet frem via projektvinduet. Dette er gjort for at sikre sammenhængen i projektet og dermed overblikket. Flyttes en projektaktivitet i tid ved hjælp af planvinduet, så flyttes de andre aktiviteter med, dog således at de beholder deres indbyrdes tidsafstand. Hvis blot én af aktiviteterne ikke kan flyttes det ønskede tidsinterval, afvises hele flytningen. Dette sker når tidligste eller seneste tid danne en begrænsning for bare én af aktiviteterne. Planvinduet Vedligeholdsplan 35

36 Prioritering af aktiviteter Projekter Vedligeholdsplan lve vedligeholdsplanen er repræsenteret ved farvekoder. Disse har følgende betydning: Grøn Gul Rød Blå Rosa Angiver det tidspunkt, hvor aktiviteten er planlagt til udførelse = Bedste tid. Viser de år eller måneder hvor det er muligt at placere aktivitetens udførelse. Gul repræsenterer afstanden mellem Tidligste tid og neste tid. Viser det område, hvortil det ikke er muligt at flytte aktiviteten. Rød repræsenterer tiden før tidligste tid og efter seneste tid. Viser aktiviteter der er igangværende. Viser aktiviteter der er hvilende. Disse farver kan ændres for de enkelte brugere i Caretakers systemmodul. En ændring af aktivitetens udførelsestidspunkt sker ved at klikke på et grønt felt der repræsenterer aktivitetens første udførelsestidspunkt, samtidig med at venstre musetast holdes nede. Tidspunktet trækkes herefter til den ønskede måned / det ønskede år, hvorefter musetasten slippes. Tidspunktet er nu ændret. Caretaker viser denne tilstand med en ikon der forsvinder igen når aktiviteten er flyttet. Over vinduets funktionsknapper finder der en række felter der bestemmer selve præsentationen. Disse felters indhold kan ændres, hvis præsentationen ønskes anderledes. Præsentationen vises først, når Gentegnknappen aktiveres. Vedligeholdsplanens felter Prioritering af aktiviteter En af de væsentligste funktioner er at kunne foretage en prioritering af planens aktiviteter. Det ømme punkt i enhver vedligeholdsplanlægning er, når der ikke kan bevilges nok penge til at udføre alle de ønskede aktiviteter. Når eftersynet er overstået, og alle data fra eftersynet er inddaterede, så kan den første vedligeholdsplan dannes, og det tilhørende budget beregnes. Dette er dokumentationen for det vedligehold der burde udføres, forudsat at den nødvendige faglighed har været tilstede under eftersynet / konstateringen. Prioriteringen af de aktiviteter der bør udføres først, kan lettes betydeligt, hvis der under eftersynet er tildelt den enkelte aktivitet en prioritet. Er dette tilfældet, aktiveres funktionen Find aktivitet, og vinduet udfyldes i et eller begge prioritetsfelter. Caretaker vil herefter finde de aktiviteter, der har den eller de pågældende prioriteter, og vise disse. En gennemgang af de lavest prioriterede aktiviteter giver således mulighed for direkte at udskyde disse, samtidig med at den økonomiske konsekvens vises i et budget. Igangsætning og færdigmelding Vedligeholdsplan Planvinduet 36

37 Budget Da aktiviteterne kan forsynes med et forventet beløb samt et kontonummer, kan Caretaker beregne et langtidsbudget, samt præsentere dette over en valgt tidshorisont. Budgettet aktiveres fra menuen, eller med knappen. Budgetfunktionen findes to steder: På selve Vedligeholds-modul-vinduet, hvor der kan vises budgetter direkte til et valgt sted i navigatoren. Bemærk at der kan vises budgetter til alle niveauer i navigatoren. På Planlægningsvinduet, vises budgettet til de aktiviteter, der er kaldt frem i Planlægningsvinduet. Præsentation af budget Præsentation af budget Budgettet vises altid først i tabelform med såvel række - som søjlesummer. Vinduet kan ændres i størrelse, og rummer oplysning om budgetårets placering. Antallet af år/mdr. og startværdi der vises kan ændres. Ændringen vises/præsenteres først efter aktivering af gentegningsfunktionen, repræsenteret ved knappen. Budgettet har et selvstændigt udskrivningsvindue der tillader skalering af kroner samt valg af synlige aktiviteter på udskriften. Bemærk at udskriftsmuligheder er afhængig af om budgetter er vist/præsenteret i år eller måneder. Grafisk præsentation Ved at aktivere knappen kan budgettet også præsenteres grafisk. Udskrives budgettet, er udskriften afhængig af den aktuelle præsentation. Udskrives budgettet grafisk, omsættes farverne på skærmen til forskellige skraveringer i sort/hvid. Det mest interessante ved budgettet er, at det kan arbejde sammen med planlægningsvinduet. Med begge vinduer på skærmen samtidig, vil en ændring af tidsplanen med det samme afspejle sig i budgettet. Journal Når en aktivitet afmeldes/udføres i Caretaker, vil den blive skrevet ind i journalen. Det er kun de mest betydende informationer fra aktiviteten der bliver skrevet over, da journalen kun skal tjene til støtte for hukommelsen samt til en senere erfaringstilbageføring. Journalen kan også fungere som log over alt vedligehold foretaget indenfor 5-års perioden inden det lovbefalede eftersyn (kun gældende for statsstøttet byggeri). Journalen er fælles mellem de to moduler Vedligehold og Ordre&Fejl. Det betyder, at journalen vil rumme en blanding af de planlagte aktiviteter fra Vedligehold, og de ikke planlagte (afhjælpende, akut etc.) fra Ordrer &Fejl. På denne måde sikres det, at journalen kan vise den fulde historie til et givet sted. Journalen aktiveres med knappen eller med menupunktet Funktioner Journal. Caretaker svarer ved at åbne journalvinduet i tabular form, til det sted der er i fokus på navigatoren. Det betyder imidlertid også, at der - set fra Vedligehold - er flere felter i journalen end de der kommer fra Vedligehold. 37

38 Disse vil så blot være tomme. Det skal bemærkes, at det indhold der vises i journalvinduet er de poster der har relation til det sted der er i fokus på navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges en enhed, så vises alle journalposter til hele enheden. Fokuseres der på bygning, så vises kun de poster der hører til denne bygning osv. På denne måde er det muligt, at vise journalen (historikken) for en enkel del, som f.eks. et ventilationsanlæg, ved at bringe denne del i fokus på navigatoren og derefter åbne journalen. Redigering af indhold Redigering af indhold & journaloprydning Redigering På journalvinduet er der en række nye funktioner. Disse funktioner er: Redigér, der giver adgang til at rette i journalen, hvis brugerrettighederne er i orden. Der skal selvfølgelig kun rettes i journalen hvis noget fejlagtigt er blevet overført eller informationer ønskes tilføjet. Aktiveres denne funktion, så åbner Caretaker for redigering af vinduets indhold. Oprydning i journalen Oprydning i journalen. Dette er en funktion der kan tynde ud i journalen, når denne har taget et for stort omfang. Funktionen arbejder på den del af journalen, der er åbnet. Aktiveres funktionen, så åbner Caretaker et vindue til bestemmelse af sletningens omfang. Der angives en dato, således at alle poster, der er ældre end denne dato bliver slettet. Dette kan dog medføre, at der til visse steder i Caretaker ikke bliver nogen journal tilbage (de steder hvor der er langt mellem hændelserne). For at bevare en fornuftig rest af historien, er der et felt, der udfyldes med det antal poster, der under alle omstændigheder skal blive tilbage. Når vinduet er udfyldt, aktiveres, og Caretaker beregner konsekvensen af den ønskede sletning. Resultatet præsenteres på vinduet, hvorefter dette kan godkendes eller fortrydes. Funktion Find delmængde kan også benyttes til den førnævnte oprydning i journalen. Det kan - på Find-vinduet - bestemmes, om der kun skal vises journalposter overført fra Vedligehold. Udskriv fra Vedligehold Vedligeholdsmodulet rummer flere centrale rapporter. Disse udskrives fra de væsentlige steder i styringen, d.v.s: Aktivitetsoversigt Ajourføringsliste til brug i forbindelse med eftersyn Eftersyns- og aktivitetsplan Budgetter Alle rapporter skrives ud på den måde der allerede er gennemgået i afsnittet om Stamdata. Der er i alle datavinduer en printerikon,, og når denne aktiveres, så åbner Caretaker et valgvindue til styring af selve udskriften. Caretaker arbejder altid ud fra princippet, at først skal de data der ønskes udskrevet findes frem. Dernæst er udskrivningen afhængig af hvorledes data præsenteres på skærmen. Er data vist i formular, så udskrives kun denne ene. Er data vist på tabular, så udskrives alle de fremfundne data. De væsentligste valgvinduer til udskrivning af rapporter er gennemgået i det følgende. Aktivitetsoversigt Udskriftsvalgvinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: 38

39 Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. Udskriftstype Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges aktivitet. Dybde Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling. Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet. Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori T- eller A-prioritet. SK Giver mulighed for valg af sideskift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften. Ajourføringsliste/Checkliste til eftersyn Denne type rapport kan skrives ud til brug ved selve eftersynet. Den rummer data for de planlagte aktiviteter der var ved sidste eftersyn, dog minus de aktiviteter der er udført i mellemtiden. Rapporten er udformet med plads til at kunne skrive eventuelle ændringer i aktiviteterne. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. Udskriftstype Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges Ajourføring. Dybde Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling. Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet. Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori eller prioritet. Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften. SK Giver mulighed for valg af sideskift Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Aktivitets- og eftersynsplan Rapporten kaldes også vedligeholdsplan, og rummer en oversigt over hvad der skal gennemføres af aktiviteter samt hvornår. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter som er beskrevet under udskrivning af Eftersynsplan. Advisliste Ofte er der behov for at udskrive en rapport over det der skal sættes i gang indenfor en hvis tidsperiode. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. Udskriftstype Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges aktivitet. Dybde Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling. Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet. 39

40 Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori, T- eller A-prioritet. SK Giver mulighed for valg af sideskift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter skal medtages på udskriften. Fjern tomme aktiviteter fra udskriften Mulighed for kun at udskrive de aktiviteter som skal udføres indenfor den valgte tidshorisont. Beløb udskrives Mulighed for at vælge om beløb skal medtages på udskriften. Budgetter Budgetter er meget centrale rapporter. Budgetter kan skrives ud på mange måder for at imødekomme de mange krav der er til detaljering og sortering. Budgettet rummer også flere muligheder for at generere summer. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. I kroner Det er muligt at vælge mellem udskrift i hele kroner og i tusinder. Hele kroner kan kun vælges såfremt tidshorisonten for budgettet er 10 år eller mindre. Hovedopdeling Angiver den overordnede opdeling af udskriften. Caretaker beregner en sum for hver hovedopdeling. Underopdeling Mulighed for en yderligere opdeling af den valgte hovedopdeling. Mulighed for opdeling af enheder i bygninger og afsnit med tilhørende delsummer. Kontoniveau Angivelse det ønskede kontoniveau på udskriften når der er valgt konto i hoved- eller underopdeling. Caretaker beregner delsummer såfremt der er valgt mere end et kontoniveau. SK Giver mulighed for valg af sideskift Nøgletal Mulighed for beregning og udskrift af nøgletal (kr/m 2 ) på baggrund af et defineret areal. Dette areal skal defineres i System tup i Caretakers Systemmodul. Aktiviteter udskrives Mulighed for udskrift af aktiviteter med tilhørende beløb. Fjern tomme aktiviteter fra udskriften Mulighed for kun at udskrive de aktiviteter som skal udføres indenfor den valgte tidshorisont. Kan kun anvendes når der er valgt udskrift af aktiviteter. Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Udover standard ikonerne på valgvinduerne som er beskrevet i afsnittet Stamdata, er der to ikoner som giver mulighed for at gemme og genbruge brugerens egne standardrapporter. Knappen åbner et vindue hvor de valgte kriterier kan gemmes. Knappen åbner et vindue hvorfra tidligere gemte rapportdefinitioner kan hentes. Udskriv 40

41 Budgetsimulering Om Budgetsimulering For at benytte budgetsimulering kræves, udover Caretakers vedligeholdsmodul, at ét af følgende regnearksprogrammer er installeret: Microsoft Excel version 5.0 Microsoft Excel for Windows 95 version 7.0 Microsoft Excel 97 Microsoft Excel 2000 Placeringen af Excel-programmet, som den enkelte bruger ønsker at gøre brug af, skal være specificeret i feltet "Regnearksprogram" under brugeropsætningen for den enkelte bruger. Brugeropsætningen findes under Win-menuen Sys.adm Systemadministration Brugeradministration Brugere Programopsætning, Excel 95 Programopsætning, Excel 97 Arbejdsgangen i Budgetsimulering Sammenfattet kan den samlede arbejdsgang i forbindelse med Budgetsimulering beskrives således: 3) Eksportér budgetdata fra Vedligehold til fil. 4) Indlæs fil i Budgetsimulering. 5) Gennemfør simuleringer/ændringer. 6) Godkend og fastfrys det simulerede budget inkl. afvigelser. 7) Tilret/ajourfør vedligeholdsplanen på baggrund af beregnede afvigelser. 8) Overfør budgettal fra Vedligehold til Driftsøkonomi, som grundlag for styring og budgetopfølgning. Som det fremgår af det foranstående, er det nødvendigt at have gennemført en eksport af data fra modulet Vedligehold, før Budgetsimuleringsmodulet tages i anvendelse. Eksport af budgetdata Eksport af data, kan udføres for én enhed af gangen, og gennemføres ved at aktivere Win-menuen Funktioner Eksportér budgetdata..., i modulet Vedligehold. Enhed skal være valgt for at menupunktet kan aktiveres. Aktiveres denne funktion åbnes et findvindue til fremfinding af de data som brugeren ønsker udlæst/eksporteret til en fil som igen kan indlæses og bearbejdes videre i Budgetsimuleringsmodulet. eksempel på et findvindue Find-vinduet ligner det normale findvindue i Vedligehold. Stamdatafanebladet kan dog ikke aktiveres, idet der kun kan eksporteres budgetdata for én enhed ad gangen. Derudover er antallet af år, der kan overføres data for, begrænset til 16 år. Når de aktiviteter der opfylder de anvendte kriterier er fremfundet, skal der angives et filnavn, inkl. eventuel sti, på den eksportfil som data skal udlæses til. Der skal samtidig anføres et prisindeks, samt et niveau. Niveau 1: Niveau 2: Alle budgetbeløb opsummeres til et samlet beløb for hver niveau-1-konto, og der eksporteres kun data for dette opsummerede niveau. Alle budgetbeløb opsummeres til et samlet beløb for hver niveau-2-konto, og der eksporteres kun 41

42 data for dette opsummerede niveau. Niveau 3: Aktivitet: Alle budgetbeløb opsummeres til et samlet beløb for hver niveau-3-konto, og der eksporteres kun data for dette opsummerede niveau. Der eksporteres data for hver enkelt aktivitet eksempel på et eksportvindue Der er valgfrihed med hensyn til overførsel af senest gældende budget samt senest godkendte regnskab. Endelig er der valgfrihed med hensyn til overførsel af henlæggelser og af anden finansiering. Simulering Budgetsimuleringsmodulet aktiveres på Win-menuen Moduler Budgetter eller ved at aktivere knappen Caretakers hovedmenu. på Caretaker aktiverer Excel og åbner samtidig modulets hovedvindue, som består af en dialogboks i et Excelregneark. eksempel på en dialogboks 'Navnet på den fil, inkl. stibetegnelse, som indeholder de data der skal simuleres på, skal angives i dialogboksen. Når OK-knappen aktiveres, oprettes de Excelark der skal anvendes til simuleringen, og data indlæses. Nederst i Excel-vinduet fremkommer løbende information om forløbet af indlæsningen. Under indlæsningen af data, oprettes 3 regneark, efterfølgende benævnt Bud, Afv samt Opr og et stavdiagram benævnt Graf. Der kan skiftes mellem de 3 regneark og stavdiagrammet ved at aktivere fanebladene Opr, Afv, Lik og Graf. eksempel på et udfyldt excelark De forskellige ark indeholder følgende: Bud Afv Opr Graf Det primære ark, hvorpå der kan fortages ændringer i de indlæste data. Det er således på dette ark at selve simuleringen gennemføres. Nederst på arket findes en række felter, som hele tiden viser/beregner konsekvenserne af de gennemførte ændringer/simuleringer. Inden simuleringen påbegyndes svarer tallene til det der er overført fra vedligehold. Dette ark indeholder og beregner løbende afvigelserne i forhold til det oprindeligt overførte/indlæste budget. Der kan ikke foretages rettelser på dette ark. Dette ark indeholder de ukorrigerede budgettal der er blevet indlæst/overført fra Vedligehold. Der kan ikke foretages rettelser på dette ark. Grafen viser det aktuelle sumbillede fra Bud-arket. Når en simulering er godkendt og afsluttet/udskrevet, kan resultatet gemmes/fastholdes i en standard Excel-fil, der altid siden hen kan indlæses, udskrives eller eksporteres igen. På baggrund af det budget der afsluttes med som det godkendte, og på baggrund af de afvigelser der fremgår af Afv.-arket, kan brugeren nu manuelt bringe planlægningen i overensstemmelse med det økonomiske grundlag der er blevet godkendt. Udvidede knapfunktioner Udover standard-excel-funktioner findes nogle få specielle funktioner/knapper som er tilføjet for at gøre 42

43 simuleringsarbejdet mere effektivt. Disse funktioner/knapper er samlet på en speciel toolbar benævnt "CAREtools". Knapperne har følgende betydning: Indsæt linie til ny aktivitet/konto. Funktionen indsætter én ny linie på samtlige 3 ark Slet linie indeholdende aktivitet/konto. Funktionen sletter/annullerer linien på samtlige 3 ark. Fortryd indsæt/slet linie Godkend og udskriv likviditetsbudget. Der kan herefter ikke længere gennemføres rettelser / simuleringer Eksportér data til fil. Den fil der dannes kan f.eks. anvendes til indlæsning i et centralt økonomisystem. Markerer celler hvori der kan redigeres. Ændrer skemaets layout. Skjuler kolonnerne med mængde- og enhedsbetegnelser. Aktiverer Windows' lommeregner. Bemærk at flere af Excel's standard knapper og standard funktioner ikke vil kunne anvendes når budgetsimuleringsprogrammet kører. også Udvidede menufunktioner Udvidede menufunktioner Knapfunktionerne, som anført under udvidede knapfunktioner, kan også aktiveres via menuen, hvor der er tilføjet et ekstra menupunkt benævnt Care Via dette menupunkt er det muligt at aktivere de enkelte funktioner uden brug af mus. Ud over knapfunktionerne indeholder menuen også følgende funktioner: Henlæggelser Denne funktion beregner eventuelle manglende henlæggelser. Funktionen findes kun i Excel 97 eller nyere versioner. Hvis ultimo saldo det sidste år i budgetperioden er mindre end årets henlæggelser beregnes den manglende sum. Summen fordeles ligeligt ud på de enkelte budgetår. Måtte der i forvejen være afsat et henlæggelsesbeløb på et eller flere budgetår, vil det beregnede beløb blive lagt oven i det beløb, som i forvejen er afsat. Moms Denne funktion indskyder en ekstra linie umiddelbart under sumlinien nederst på regnearket. Linien afspejler den oprindelige sumlinie, blot tillagt moms. Funktionen kan kun aktiveres én gang. Funktionen findes kun i Excel 97 eller nyere versioner. Ved at benytte denne funktion er det muligt at anvende beløb excl. moms i selve aktivitetsplanen, mens hovedtallene i sammentællingen præsenteres incl. moms. Indstillinger Fjern arkbeskyttelse For at hindre utilsigtet sletning vil cellerne indeholdende formler være låst og regnearket beskyttet. Denne beskyttelse hindrer også ændring af kolonnebredde/-højde samt flytning og justering af logo. For at ændre på indstillingerne aktiveres menuen og adgangskode anføres. Ændringerne kan efterfølgende gemmes ved at aktivere menupunktet Indstillinger Gem ændringer Nye regneark som indlæses fremover vil som standard blive sat op med de gemte indstillinger. Indstillinger Ny adgangskode Regnearket leveres med Esbjerg som adgangskode. Koden kan ændres efter ønske og hindre uautoriseret adgang til ændring af standardindstillingerne. Om Caretaker Her fremgår versionsnummer m.m. 43

44 også Udvidede knapfunktioner Programopsætning, Excel 95 Programopsætningen for afvikling af budgetsimulering foretages i Caretaker under Win-menuen Sys.adm Systemadministration Brugeradministration Brugere I feltet Regnearksprogram <?> skal stien til Excelprogrammet angives. Derudover skal der som programparameter angives ét af følgende filnavne: K_CARE.XLS B_CARE.XLS For begge filnavne gælder, at hele stibenævnelsen skal anføres. K_CARE.XLS anvendes af de ejendomsadministratorer der ønsker at foretage budgetsimuleringer set i forhold til et givet rammebudget. Dette er ofte tilfældet når der er tale om hel- eller halvoffentlige ejendomsadministratorer. B_CARE.XLS anvendes typisk hos de ejendomsadministratorer der er underlagt reglerne specificeret i økonomicirkulæret om udarbejdelse af langtidslikviditetsbudgetter. Dette er tilfældet når der f.eks. er tale om almennyttige boligselskaber. eksempel på programopsætning Programopsætning, Excel 97 Programopsætningen for afvikling af budgetsimulering foretages i Caretaker under Win-menuen Sys.adm Systemadministration Brugeradministration Brugere I feltet Regnearksprogram <?> skal stien til Excelprogrammet angives. Derudover skal filnavnet incl. stibetegnelsen på filen Bud_Care97.xls anføres som programparameter: eksempel på programopsætning Inden den første anvendelse af budgetsimuleringsprogrammet Bud_Care97.xls skal der foretages en programopsætning i Windows Registry. Opsætningen gennemføres med programmet CaretakerRegistry.xls. Denne opsætning skal kun gennemføres én gang eller når opsætningen efterfølgende ønskes ændret. Opsætningen gennemføres således: 1) Start Excel 97 2) Indlæs filen CaretakerRegistry.xls 3) Angiv de ønskede valg ved markering af de respektive checkbokse. Fanebladene "Program" og "Udskrift" skal udfyldes. Fanebladet "Font" vil på forhånd være udfyldt med standardværdier. Disse værdier ændres kun hvis standardværdierne ikke ønskes anvendt. 4) På fanebladet "Program" kan der i tekstboksen Sti til bibliotek for eksportfiler: anføres en stibetegnelse der viser hen til et generelt anvendt eksportbibliotek på harddisk eller netværk. Ved opstart af budgetsimuleringsmodulet vil dialogboksen herefter prompte denne streng, som derfor ikke skal tastes hver gang simuleringsmodulet startes. 5) Gem og afslut programmet ved at aktivere OK-knappen Hvis der i en større installation ønskes sikkerhed for, at brugere uden tilstrækkelig adgangsrettigheder ikke ændrer i opsætningen, kan filen CaretakerRegistry.xls blot slettes efter gennemført opsætning. Ved senere ændringer skal filen dog benyttes igen, men den vil da kunne lægges på et netværksdrev eller diskette og indlæses derfra. 44

45 Driftsøkonomi Om Driftsøkonomi Modulet aktiveres med knappen åbner modulets hovedvindue. eller ved at aktivere Windows-menu Moduler Driftsøkonomi. Caretaker Modulets funktion er, at føre et dispositionsbogholderi. Der tages udgangspunkt i de budgetter / bevillinger, der er for de enkelte enheder (f.eks. ejendomme), samt de fællesbudgetter / rammebudgetter, der findes for en organisatorisk del af virksomheden (i Caretaker er dette lig Division). Caretaker rummer budgetter for et vilkårligt antal år. På denne måde kan der føres regnskab, afsluttes et gammelt år og budgetteres på et kommende år samtidig. Regnskabsdata kan på samme måde blive liggende i databasen indtil de flyttes. De vigtigste arbejdsfunktioner i modulet er: Budgettering Rekvirering / disponering Postering Budgetkontrol / Økonomisk status Årsafslutning / regnskab Der kan posteres direkte, eller via en rekvisition, og der kan disponeres på flere forskellige konti til samme rekvisition. Posteringerne kan være á conto eller afsluttende. En af de væsentlige muligheder i modulet er sammenkoblingen med én eller flere af de planlagte aktiviteter i vedligeholds-modulet. Denne kobling sikrer en automatisk oprydning/færdigmelding af aktiviteterne, når arbejdet meldes færdigt i driftsøkonomimodulet efter modtagelsen af faktura. Modulet arbejder med Caretakers indbyggede kontoplan (fælles med vedligeholdsmodulet). Det er imidlertid muligt, via tabellerne Forbrugsart og Registreringskonto, at oversætte posteringstransak-tionerne til et koncernøkonomisystem og dettes kontonumre. I kommuner og amter kan denne oversættelse skabe forbindelse til forbrugskonteringen, det såkaldte registreringskontonummer i ØkonomiSystemet (ØS). Hovedfunktionerne i Driftsøkonomi Hovedfunktionerne til Driftsøkonomi er: Rekvisition. Her oprettes rekvisition og disponeringer Postering. Her inddateres udgifter / indtægter Budget. Åbner for inddatering, overførsel eller ændring af budget. De vigtigste funktioner Flere funktioner Kodelister til Driftsøkonomi Følgende kodelister anvendes i Driftsøkonomimodulet, ud over de kodelister der allerede er kendt fra stamdatamodulet. 45

46 Økonomi Aftalegrundlag Budget år Forbrugsart Kontoplan Momssats Reg. Konto Standardtekster til rekvisition De økonomiske år, der skal arbejdes med i Caretaker Artskontering til fastlæggelse af registreringskonto Konti og betegnelser i tre niveauer De forskellige satser der skal arbejdes med Koncernøkonomisystemets kontonummer Det er væsentligt, at kodelisterne udfyldes inden modulet tages i anvendelse (dette gælder dog ikke nødvendigvis listerne forbrugsart og reg. Konto). Listernes indhold kan udskrives på papir, hvis det ønskes. Kodelisterne aktiveres med eller ved at aktivere Bibliotek Kodelister fra menubjælken. Herved åbner et oversigts-vindue til de forskellige kodelister. Først vælges den kodelistegruppe, der skal åbnes, og dernæst vælges den aktuelle kodeliste, enten ved dobbeltklik, eller ved at bringe listen i fokus og derefter aktivere. også Om koder Kodelister Anvendelse af kodelister Kontoplan Kontoplanen findes under Biblioteker, Kodelister, Økonomi, Kontoplan. Kontoplanen har tre niveauer, der indgår delvis i hinanden. På det laveste niveau (niveau 3) skal kontonummeret være unikt, d.v.s. at der ikke kan oprettes to kontonumre der er ens. De kontonumre der skal benyttes i det daglige ved oprettelse af aktiviteter skal inddateres til niveau 3. Niveauerne 1 og 2 tjener kun til at kunne finde et kontonummer eller ved udskrivninger og statistikker. Eksempelvis kunne en kontoplan, til budgettering og styring af udgifter vedrørende vedligeholdsarbejder, se således ud for et boligselskab: Niveau 1: 115 Almindeligt vedligehold Niveau 2: Niveau 3: Primære bygningsdele Ydervægge Indervægge Niveau 2: Kompletterende bygningsdele Niveau 3: Vinduer og døre Altanrækværker o.s.v. Niveau 1: 116 Planlagt vedligehold 46

47 Niveau 2: Primære bygningsdele Niveau 3: Ydervægge Indervægge o.s.v. En kontoplan, til budgettering og styring af udgifter vedrørende nybyggeri/anlægsarbejder, se således ud: Niveau 1: 100 Anlæg Niveau 2: Niveau 3: Håndværkerudgifter Jord- og kloakentreprise o.s.v Murerentreprise Malerentreprise Niveau 2: Rådgiveromkostninger Niveau 3: Landinspektør o.s.v Arkitekt Ingeniør Niveau 2: Øvrige omkostninger Niveau 3: Grundkøb Byggemodning Byggetilladelse o.s.v. Vinduet er udstyret med de standardiserede funktioner til at oprette, ændre og slette konti. De tre datavinduer er selvstændige med hensyn til standardfunktionerne. Der startes med oprette én eller flere konti på niveau 1. Med én af disse konti i fokus, kan der nu oprettes én eller flere konti på niveau 2 o.s.v. Sættes en konto i fokus på niveauerne 1 eller 2, vil det lavere niveau altid vise de tilhørende underkonti. Datafelterne i kontoplan Opret budget Budgettet aktiveres med knappen eller ved hjælp af Windows-menu Funktioner Budget. Budgettet oprettes konto for konto, men der kan senere tilføjes yderligere konti til det samlede budget. Budgettet har som forudsætning et Budgetår samt mindst en Division, men budgetter oprettes oftest til en Enhed. Det betyder, at der kan oprettes fælles budgetter eller rammebudgetter til flere enheder (på divisionsniveau), eller der kan oprettes budgetter til hver enkelt enhed. En blanding er også mulig. Budgetvinduet korresponderer med navigatoren, d.v.s. at budgettet bliver oprettet til det, der står i navigatoren. Som minimum kræves Budgetår samt Division. 47

48 Funktionerne til budget Hvis der ikke er oprettet nogle budgetposter i forvejen, åbner vinduet Budget & Status med tomt indhold. Vinduet rummer følgende nye funktioner til behandling af data og lay-out: Overfør (opret automatisk) budget fra andet modul Ændring af beløb på godkendt budget Funktionen til skift mellem tabular og formular giver mulighed for at se et totalt budget på en mere overskuelig form. Datafelterne for budget Overfør budget fra andet modul Caretaker rummer en funktion til sammentælling og overførsel af budgetdata fra de øvrige moduler. De moduler der p.t. kan overføres fra er: Vedligehold (aktiviteter med konti påført) Funktionen til overførsel aktiveres med knappen på budgetvinduet. Enhed skal være angivet på navigatoren. Caretaker reagerer ved at summere alle de konto - beløb kombinationer, der findes til det pågældende navigatorsted, og oprette dem i budgetvinduet. Accepteres overførslen, godkendes der ved tryk på og data indskrives i databasen. Alle budgetbeløb kan ændres inden den senere formelle godkendelse af budgetterne, ligesom ét eller flere af budgetterne kan slettes inden. Af hensyn til senere hjælp ved beløbsjusteringer, er summen fra de direkte overførsel fra de andre moduler angivet. Godkend budget Den formelle godkendelse af budgettet sker fra en funktion i Windows-menuen Funktioner Godkend budget. Denne funktion er ikke ført frem til en trykknap på grund af den sjældne anvendelse. Aktiveres funktionen, åbner Caretaker et vindue til godkendelse af budget. Vinduet korresponderer med navigatoren, og kan således åbnes med tom navigator, eller med navigatoren udfyldt. Ud over mulighederne for at søge med kriterierne Konto og Budgetår, er der tre bokse med valgknapper. Her kan vælges mellem de budgetter der er godkendte / ikke godkendte eller afsluttede / ikke afsluttede. Den tredje valgmulighed skelner mellem budgetter til en Enhed eller rammebudgetter. I Caretaker er et rammebudget et budget der ikke er oprettet til en enkelt Enhed, men er oprettet til en hel Division. De valgmuligheder der er fra Stamdata, findes ved at aktivere fanebladet Stamdata, eller taste Alt + S. Ved hjælp af dette findvindue kan der fremtages et eller flere budgetter til godkendelse, eksempelvis for en hel Division. Det er også muligt at fremtage alle budgetter til et givet niveau i kontoplanen. Feltet Budgetår udfyldes direkte, hvis det ikke allerede er angivet på navigatoren. Der kan foretages multivalg til felterne ved at inddatere eller vælge flere muligheder. Inden Caretaker sættes til at returnere resultatet ved hjælp af budgetlinier, der vil blive returneret og vist., er det muligt at spørge databasen, hvor mange 48

49 Dette gøres ved at aktivere funktionen. Caretaker returnerer kun de budgetlinier, der kan godkendes. Budgetlinierne i vinduet foreslås alle godkendt (første kolonne), aktiverer godkend. Én eller flere af de viste linier kan dog ændres til nej hvis denne / disse ikke ønskes godkendt. Ændring af budget Når først et budget i Caretaker er formelt godkendt, kan budgetbeløbet ikke ændres mere. Alligevel er der ofte behov for at kunne ændre disse beløb på et senere tidspunkt. Dette sker i Caretaker blot ved en særlig funktion der opbevarer de enkelte ændringer samt disses årsag. Det er altså ikke muligt at rette i det oprindeligt godkendte beløb, dette vil blive stående urørt. Ønskes et budget op- eller nedskrevet, så findes det pågældende budget frem, enten direkte eller ved hjælp af findfunktionen. Der kan kun ændres i godkendte budgetter, ikke godkendte budgetter kan blot rettes, og afsluttede budgetter kan slet ikke ændres. Funktionen til ændring af budgetbeløb aktiveres med knappen ændringer.. Caretaker svarer ved at åbne et vindue til Ændringens størrelse (husk fortegn hvis ændringen er negativ!) angives, samt årsagen til ændringen. Når inddateringen er godkendt, kan den ikke ændres igen. Sker der fejlinddateringer, må der modposteres. På denne måde opbevares der en løbende journal over budgetændringer. Ændringerne kan skrives ud med. Det beløb der vises på selve budgetvinduet vil altid være det oprindeligt godkendte beløb plus summen af alle ændringerne. Afslut budget - Årsafslutning Den formelle afslutning af budgettet sker fra en funktion i Windows-menuen: Funktioner Årsafslutning. Denne funktion er ikke ført frem til en trykknap på grund af den knapt så hyppige anvendelse. Aktiveres funktionen, åbner Caretaker et vindue til afslutning af budget. Vinduet korresponderer med navigatoren, og kan således åbnes med tom navigator, eller med navigatoren udfyldt. Ud over mulighederne for at søge med kriterierne Konto og Budgetår, er der tre bokse med valgknapper. Her kan vælges mellem de budgetter der er godkendte / ikke godkendte eller afsluttede / ikke afsluttede. Den tredje valgmulighed skelner mellem budgetter til en Enhed eller rammebudgetter. I Caretaker er et rammebudget et budget der ikke er oprettet til en enkelt Enhed, men er oprettet til en hel Division. De valgmuligheder der er fra Stamdata, findes ved at aktivere fanebladet Stamdata, eller taste Alt + S. Ved hjælp af dette findvindue kan der fremtages et eller flere budgetter til afslutning, eksempelvis for en hel Division. Det er også muligt at fremtage alle budgetter til et givet niveau i kontoplanen. Feltet Budgetår udfyldes direkte, hvis det ikke allerede er angivet på navigatoren. De øvrige felter udfyldes direkte, eller ved enten aktivering af multivalg til felterne ved at inddatere eller vælge flere muligheder. eller dobbeltklik eller Ctrl Q. Der kan foretages Inden Caretaker sættes til at returnere resultatet ved hjælp af er det muligt at spørge databasen, hvor mange 49

50 budgetlinier, der vil blive returneret og vist. Dette gøres ved aktivering af. Caretaker returnerer kun de budgetlinier, der kan afsluttes. Budgetlinierne i vinduet foreslås afsluttet (første kolonne). dog ændres til nej, hvis denne / disse ikke ønskes afsluttet. Godkender dette. Én eller flere af de viste linier kan Ved at aktivere er der direkte adgang til funktionen for årsafslutning endnu engang. Når budgettet er afsluttet, er det ikke mere muligt at disponere eller postere til dette budgetår / denne konto. Bemærk at budgetterne ikke forsvinder fra Caretakers database, de afsluttes kun. Dette betyder, at budgettallene kan slås op ved et evt. behov for at genkalde tallene. Rekvisition En rekvisition er det dokument, der sætter et stykke arbejde, eller en levering i gang. Rekvisitionen er ofte et dokument med en retsgyldig virkning, dette er især vigtigt i de tilfælde, hvor rekvisitionen benyttes som en aftaleseddel, eller en igangsætningsordre. I Caretaker behøver der ikke at blive produceret en udskrift når der dannes en rekvisition. Hvis papir ikke er nødvendigt, registreres rekvisitionen blot elektronisk i Caretaker. Funktioner til rekvisition Rekvisitionsvinduet har følgende funktioner ud over standard: Rekvisitionen er udført / afsluttet Annullerer rekvisitionen Tilknyt aktiviteter fra Vedligehold til rekvisition Åbner en afsluttet rekvisition og evt. tilhørende disponering(er). Datafelterne for rekvisition Opret rekvisition En rekvisition oprettes ved at trykke på knappen eller ved at aktivere funktionen Rekvirering Disponering på Windows-menuen. Navigatoren skal på forhånd være udfyldt med Enhed, hvis der ønskes foreslået samme leveringsadresse som for enheden Caretaker svarer med at åbne multifunktionsvinduet der rummer alle tre økonomiske transaktioner (Rekvisition, Disponering og Postering). Arbejdsgangen ved oprettelse af en rekvisition er følgende: Litraserien inddateres. Hvis det pågældende tegn ikke har været anvendt før, oprettes dette automatisk af Caretaker. Ved hjælp af dette tegn kan der uddeles forskellige rekvisitionsblokke til forskellige personer, afdelinger eller formål. Indenfor det enkelte litra vil Caretaker automatisk tildele det næste højere nummer til rekvisitionen. Dato godkendes eller overskrives. Leverandøren bestemmes, enten ved direkte inddatering af Navn (fra Adressebiblioteket), eller ved opslag i 50

51 Adressebiblioteket via dobbeltklik eller aktivering af eller Ctrl Q. Leveres (det sted hvor leverancen ønskes) er udfyldt af Caretaker hvis Enhed på navigatoren er udfyldt. Kan ændres til alternativ leveringsadresse. Aftalegrundlaget fastlægges. Rekvirenten (enten via navn eller via initialer fra Adresse-biblioteket) inddateres, hvis dette ønskes. Rekvisitionen godkendes Fritekst aktiveres hvis der ønskes tekst knyttet til rekvisitionen. Det er nødvendigt at godkende rekvisitionen før fritekst aktiveres. Friteksten kan senere udskrives direkte på selve rekvisitionen. Planlagte aktiviteter fra vedligeholdsmodulet kobles til rekvisitionen hvis dette ønskes. Dette gøres med nødvendigt at godkende den nyoprettede rekvisition før denne funktion aktiveres.. Det er Rekvisitionen printes ud med hvis dette ønskes. Der fortsættes med disponeringer ved at aktivere fanebladet Disponering, enten med musen eller med Alt D. Sålænge der ikke er koblet disponeringer til rekvisitionen, kan denne slettes, i modsat fald kan den kun annulleres. Datafelterne for rekvisition Afslut rekvisition Udskrivning af rekvisition Når rekvisitionen er udfyldt, og der evt. er oprettet en forklarende fritekst, kan rekvisitionen skrives ud (printes). Dette kan ske på et vilkårligt tidspunkt, altså før eller efter at der foretages disponeringer. Udskrivningen aktiveres med og Caretaker åbner et vindue med de valg der er mulige. Ud over de sædvanlige valg i udskriftsvinduerne er der tre grupper af valg der kan aktiveres: Sortering Form Liste Brev Udskriften kan sorteres efter rekvisitionsnummer (normalvalg) eller leverandør Rekvisitionsoversigt, hvor flere rekvisitioner udskrives i komprimeret form. (normalvalg) producerer en rekvisition med layout som et brev, d.v.s. med adressefelt placeret til rudekuvert samt fritekst redigeret ind på brevet. Øvrige Økotransaktioner Kan kun vælges ved listeform. Medtager disponerings- og posteringstransaktioner på udskriften. Sum pr. Litra/leverandør. Kan kun vælges ved listeform. Fritekst Hvis der er oprettet fritekst til rekvisitionen, medtages denne også på udskriften. Aktiviteter/Arbejdsordre. Medfører at selve aktivitetsbeskrivelsen for den/de koblede aktiviteter medtages på rekvisitionen som bilag. Dette har f.eks. betydning for udbudsmateriale På selve rekvisitionen (brevformat) udskrives rekvisitionsnummeret med efterstillede initialer (såfremt disse er inddaterede). Dette letter fordelingen af fakturaer (hvor rekvisitionsnummer er angivet) ved senere modtagelse. 51

52 Det skal bemærkes, at det er forbundet med store arbejdsbesparelser ved modtagelse af faktura til en rekvisition, hvis disse fakturaer er forsynet med reference til rekvisitionsnummeret. Det kan anbefales, at meddele alle leverandører denne betingelse. Kobling af aktiviteter til rekvisition Der kan kobles én eller flere aktiviteter til en rekvisition. Fordelen ved denne kobling er, at aktiviteterne automatisk markeres som værende igangsat og automatisk udføres/afmeldes, når rekvisitionen er afsluttet. På denne måde reduceres arbejdet med at vedligeholde data i Caretaker. Funktionen aktiveres ved at trykke på. Caretaker svarer med at åbne et vindue til fremfinding af aktiviteter. Aktiviteterne kan søges efter de viste kriterier. Felterne kan udfyldes direkte med én eller flere værdier, eller der kan slås op i de tilhørende kodelister ved dobbeltklik eller ved at aktivere. Når søgekriterierne er bestemt, og det evt. via, er blevet kontrolleret, hvor mange aktiviteter, der vil blive hentet, så returnerer Caretaker planvinduet med de fundne aktiviteter ved aktivering af. Der vælges én eller flere aktiviteter (Ctrl + klik), og Retur - knappen aktiveres. Caretaker kobler nu de valgte aktiviteter til rekvisitionen, og viser dette på et relationsvindue. Summen af de overførte aktiviteter vises, og inden slettes fra listen. godkender indholdet, kan én eller flere af aktiviteterne Dette gøres med. Derefter lukkes vinduet, og der kan fortsættes med disponering til rekvisitionen. Når der er tilknyttet en eller flere aktiviteter til rekvisitionen skifter funktionen/knappen til kobling af aktiviteter udseende til. Find rekvisition eller disponering Caretaker er istand til at finde én eller flere rekvisitioner / disponeringer, og vise dem på et samlet oversigtsvindue. Denne funktion aktiveres ved at trykke på over navigatoren, eller aktivere Windows-menu: Funktioner Find økonomiske trans(aktioner). Caretaker svarer med at åbne et Find-vindue. Dette vindue dækker alle fire muligheder: Rekvisition, Disponering, Postering og Stamdata. Det ønskede vælges ved hjælp af fanebladene, og Find-vinduet korresponderer med navigatoren forstået således, at hvis navigatoren er udfyldt, vil Caretaker kun søge efter f.eks. rekvisitioner indenfor det der er valgt i navigatoren. Husk at eller Windows-menuen: Redigér Nulstil - nulstiller navigatoren (visker ren) Rekvisitioner kan findes ved hjælp af data for: Litra Nummer Her kan en hel nummerserie vælges Nummer eller første tal fra nummer 52

53 Til Leveres Rekvirent Initialer Oprettet Status En eller flere bestemte leverandører Et bestemt leveringssted Adresse for rekvirent Rekvirentens initialer Et datospænd indenfor hvilket der er oprettet Rekvisitionernes status Alle felterne kan udfyldes for en mere præcis fastlæggelse af mængden, der skal søges i. Efter udfyldelsen af de ønskede felter, kan rekvisitioner, der i givet fald vil blive hentet. knappen aktiveres. Caretaker vil så fortælle, hvor mange Rekvisitionerne hentes fra databasen efter aktivering af. Rekvisitionerne kan vises på formular form ved at aktivere, og de til rekvisitionen tilhørende disponeringer er ligeledes hentet frem, og kan vises efter aktivering af fanebladet: Disponering. Disponeringer kan findes på samme måde som rekvisitioner. Her aktiveres blot fanebladet: Disponering efter at Caretaker har åbnet Find-vinduet. Her er der nu mulighed for at finde disponeringer ud fra kriterierne: Budgetår Én eller flere konti Forbrugsart (artskontering) Beløb (større end) Kategori Status Oprettet (datointerval) Caretaker svarer ved at vise disponeringerne, og samtidig hente de tilhørende rekvisitioner. Endelig kan søgningen efter disponeringer suppleres med kriterier fra Stamdata, ved at udfylde kriterier på Stamdatafanebladet. Her kan én eller flere enheder vælges, eller der kan vælges fælles kriterier fra Anvendelse, Division, Afdeling eller Område. Bemærk, at findvinduernes kriterier kan gemmes til senere genanvendelse. Dette er en arbejdsbesparende foranstaltning for de rutiner der anvendes ofte. Det kan f.eks. være en standardsøgning efter udvalgte leverandører, disponeringer over et fastlagt beløb eller særlige konti. Kriterier gemmes / fremtages ved hjælp af funktionerne og. Afslut rekvisition En rekvisition kan afsluttes på to måder: Står rekvisitionen alene, altså uden disponeringer, kan den afsluttes ved at aktivere. Rekvisitionen kan afsluttes ved at postere til den, når regningen ankommer (færdigpostering). I begge tilfælde indsættes der et ja i feltet afsluttet på rekvisitionen, og der kan ikke disponeres/posteres yderligere til denne. 53

54 Er der disponeringer til rekvisitionen, og denne afsluttes via en færdigpostering, afsluttes disponeringerne også, d.v.s. nedskrives til 0 kr. Den enkleste metode til at afslutte rekvisitionerne er, at benytte denne mulighed fra postering. Ankommer den en slutfaktura der har tilknytning til en rekvisition, så vælges Færdig, og rekvisitionen afsluttes når posteringen afsluttes. Det skal bemærkes, at de aktiviteter der eventuelt er tilkoblede til rekvisitionen, afsluttes og journaliseres samtidig med aktiveringen af. Disponering Rekvisitionen kan rumme én eller flere disponeringer. En disponering er en registrering af en forventet fremtidig udgift på en given konto. Rekvisitionen kan indeholde så mange disponeringer til forskellige konti som det ønskes. Disponeringen oprettes på det samme vindue som rekvisitionen, blot efter aktivering af fanebladet: Disponering (Alt + D). Vinduet er tomt, hvis der ikke er oprettet nogen disponeringer før til denne rekvisition, eller udfyldt med de allerede eksisterende disponeringer. En ny disponering oprettes ved at aktivere. Rekvisitionens Litra og Nummer vises i øverste højre felt. Arbejdsgangen er nu som følger: Kontonummeret inddateres, enten direkte eller ved at aktiveres eller via dobbeltklik. Der kan kun disponeres til konti, hvortil der er knyttet et budget. Ved opslag til kontoplanen viser Caretaker kun de konti der er godkendte For hver konto der vælges, er listen over mulige konti kortere ved næste disponering til samme rekvisition. Arbejdes der med kobling til virksomhedens koncern- økonomisystem via artskontering og/eller registreringskontonumre, kan de næste to felter udfyldes med disse data. Er der etableret en oversættelse mellem forbrugsart og registreringskontonummer. vil dette sidste automatisk blive hentet af Caretaker, når det første inddateres. Den ønskede momssats inddateres (hentes som standard, hvis dette er angivet i Systemdelen) Disponeringens beløb inddateres Der trykkes godkend ved at aktivere På disponeringsvinduet vises yderligere en række informationer: Restbeløbet for det pågældende disponering (ved áconto) Afsluttet, der fortæller om denne disponering er nedskrevet til 0. Budgetteret, der viser det aktuelle budget for den valgte konto. Disponeret. Summen af de uafsluttede disponeringer til konto (igangværende arbejder). Posteret. Summen af posteringer til konto (forbrug). Rest. Det ajourførte restbeløb. Beløbsfelterne vises når kontonummeret er valgt. Disponeringsfeltet ajourføres når feltet Disponering er inddateret. Postering En postering er det regnskabstekniske begreb der dækker over registrering af en udgift eller en indtægt. En postering er den væsentligste økonomiske transaktion, idet det er her de endelige forhold omkring økonomien fastlægges. Budgetter er kun et økonomisk mål. Disponeringer er kun økonomiske forudsigelser. Det er med posteringen, at pengene tages op, eller lægges ned i kassen. Posteringsregistret er derfor også det mest centrale i Caretaker Driftsøkonomi. Det er fra posteringsregistret, at der forbindes til virksomhedens centrale økonomistyring. En postering sker i forhold til en konto hvortil der er et godkendt budget. Posteringen aktiveres gennem Win-menu Funktioner Postering, eller ved at trykke på. Er posteringsvinduet 54

55 allerede åbnet, kan yderligere posteringer oprettes gennem aktivering af. Enhver postering får af Caretaker tildelt et automatisk bilagsnummer. Dette kan ikke ændres af bruger. Nederst i vinduet er der fire felter der bliver ajourført af Caretaker. Der er: Budget hvor budgetbeløbet for den pågældende konto skrives. Disponeret hvor summen af alle disponeringer til den pågældende konto skrives. Posteret der er summen af posteringerne til den pågældende konto. Rest der er resultatet af regnestykket: Budget - Disponering - Postering = Rest. Disse felter skrives af Caretaker umiddelbart efter angivelse af Kontonummer på posteringen. Det betyder, at oplysningerne kun er korrekte på netop dette tidspunkt! Dette har kun betydning i flerbrugersystemer. Det er en forudsætning for posteringen, at navigatoren er udfyldt med de data der modsvarer et godkendt budget. Valg af Budgetår og Division er minimum, og ønskes der postering til en konkret Enhed skal denne ligeledes vælges. Der kan også posteres til Bygning / Terræn, men dette har kun forbrugsstatistiske formål, da der ikke findes budgetter til dette niveau. Når en udfyldt postering sendes til databasen gennem aktivering af, skifter alle budgetrelaterede felter til grå baggrund. Dette betyder, at en postering der er sendt til databasen ikke kan ændres på de vitale informationer: Konto, Rekvisition, Beløb. Ønskes disse informationer ændret skal der modposteres. Postering til en rekvisition Direkte postering Direkte postering At en postering er direkte, betyder at der skal registreres en udgift / indtægt der ikke har været forudset gennem en rekvisition / disponering. Der kan f.eks. være tale om et udgiftsbilag. En direkte postering er den hurtigste måde at ajourføre økonomien på, men den har ingen effekt på de disponeringer der evt. allerede er truffet. Der kan - i princippet - godt arbejdes udelukkende med direkte posteringer, men dette kræver at rekvisitionerne afsluttes i selve rekvisitionsvinduet. Dette er ikke de mest effektive metode. Benyt i stedet Postering til en rekvisition. Postering til en rekvisition I de tilfælde hvor en postering sker til en faktura der er et resultat af en forudgående rekvisition, benyttes muligheden for at koble direkte til rekvisitionen. Dette er en effektiv måde at køre dispositionsregnskabet på, idet Caretaker selv rydder op i de tilkoblede rekvisitioner og disponeringer. For at fungere optimalt i organisationen, kræver det leverandører der skriver rekvisitionsnummer på deres fakturaer, da dette letter inddateringen meget. Skal der posteres til en rekvisition, benyttes tre felter: Rekvisition, Færdig og Àconto i posteringsvinduet. I feltet Rekvisition angives rekvisitionens Litra og Nummer. Herved finder Caretaker rekvisitionen frem, og placerer den på fanebladet Rekvisition. Der er nu to muligheder for styring: Færdig Aktiveres denne knap betyder det, at der er kommet en slutfaktura for det pågældende arbejde. Når posteringen er bragt til databasen, vil Caretaker automatisk afslutte den tilhørende rekvisition, samt nedskrive de tilhørende disponeringer til 0. 55

56 Er der koblet aktiviteter til rekvisitionen, så vil disse også blive udført/afmeldt automatisk. Dette er den enkleste måde at styre afslutning af rekvisitioner. Den forskel der evt. vil være mellem beløbene på disponeringen hhv. posteringen vil blive justeret i forhold til budgettet. Àconto Her drejer det sig om en faktura der ikke afslutter rekvisitionen. En sådan faktura kan være en áconto fra leverandøren, eller det kan være en postering i en længere række af posteringer til samme rekvisition fordi der ønskes posteret flere beløb på forskellige konti (husk i dette tilfælde, at den sidste postering skal gøres til Færdig). Aktiveres Àconto-knappen er der ikke flere muligheder. Nedskrivningen af disponeringerne, eller den forholdsmæssige nedskrivning hvis der er flere, kan overlades til Caretaker. Da rekvisitionen og de tilhørende posteringer er taget frem efter inddateringen af rekvisitionsnummeret, kan bruger blot udfylde konto og beløb, hvorefter Caretaker vil nedskrive disponeringerne automatisk. Bruger kan selv styre nedskrivning og anvendt kontonummer. Dette gøres ved at skifte til Disponering (faneblad) efter at rekvisitionsnummeret og beløbet er inddateret. Caretaker viser her sit forslag til nedskrivning, men dette kan ændres af bruger ved at justere det ene beløb eller afkrydse i Nedskriv. Samtidig kan det ønskede kontonummer vælges ved afkrydsning, og efter dette returneres der med udfylder herefter kontonummer.. Caretaker Ved hjælp af Acontofunktionen er det muligt at benytte Caretaker til styring af f.eks. byggeregnskaber og lignende. Find postering Caretaker er istand til at finde én eller flere posteringer, og vise dem på et samlet oversigts-vindue. Denne funktion aktiveres ved at trykke på over navigatoren, eller aktivere Windows-menu: Funktioner Find økotransaktioner. Caretaker svarer med at åbne et Find-vindue. Dette vindue dækker alle fire muligheder: Rekvisition, Disponering, Postering og Stamdata. Find-vinduet korresponderer med navigatoren forstået således, at hvis navigatoren er udfyldt, vil Caretaker kun søge efter posteringer indenfor det der er valgt i navigatoren. Bemærk, at navigatoren kan nulstilles (viskes ren) ved at aktivere Windows-menuen: Redigér Nulstil navigatoren eller ved at aktivere. Posteringer kan findes ved hjælp af data for: Konto Art Reg.kontonr. Kategori Her kan der plukkes ét eller flere kontonumre. Det er også muligt, at vælge et helt kontoniveau på én gang. Èn eller flere arter kan vælges Èt eller flere registreringskontonumre kan vælges En eller flere kategorier kan vælges Bilagsnummer, Posteringsdato, Betalingsdato, Videresendt er alle fra- til felter der kan begrænse mængden af posteringer til udskrivning Ekspeditionsnummer, maskinnummer og posteringsnummer er alle felter som kun har relevans hvis Driftsøkonomimodulet anvendes sammen med andre økonomisystemer, herunder Kommunedata. Udbetalt til: Er valgfelt hvor én eller flere leverandører (Adresse) kan vælges. Alle felterne kan udfyldes for en mere præcis fastlæggelse af mængden der skal søges i. Posteringerne kan vises på formular form ved at aktivere. Endelig kan søgningen efter posteringer suppleres med kriterier fra Stamdata. Her kan én eller flere enheder vælges, eller der kan vælges fælleskriterier fra Anvendelse, Division, Afdeling eller Område. 56

57 Bemærk, at findvinduernes kriterier kan gemmes til senere genanvendelse. Dette er en arbejdsbesparende foranstaltning for de rutiner der anvendes ofte. Det kan f.eks. være en standardsøgning efter udvalgte leverandører, rekvisitioner over et fastlagt beløb eller særlige konti. Kriterier gemmes / fremtages ved hjælp af funktionerne og. Efter udfyldelsen af de ønskede felter, kan knappen aktiveres. Caretaker vil så fortælle hvor mange posteringer der i givet fald vil blive hentet. Posteringerne bliver hentet fra databasen efter aktivering af. Find Budget/økonomisk status Caretaker er istand til at finde én eller flere budgetposter, og vise dem på et samlet oversigts-vindue. Denne funktion aktiveres ved at trykke på over navigatoren, eller aktivere Windows-menu: Funktioner Find Budget. Caretaker svarer med at åbne et Find-vindue. Dette vindue dækker to muligheder: Budget og Stamdata. Find-vinduet korresponderer med navigatoren forstået således, at hvis navigatoren er udfyldt, vil Caretaker kun søge efter budgetposter indenfor det der er valgt i navigatoren. Bemærk, at navigatoren kan nulstilles (viskes ren) ved at aktivere Windows-menuen: Redigér Nulstil navigatoren eller ved at aktivere. Budgetposter kan findes ved hjælp af data for: Konto Her kan der plukkes ét eller flere kontonumre. Det er også muligt, at vælge et helt kontoniveau på én gang. Status Budgetpostens status Endelig kan søgningen efter budgetposter suppleres med kriterier fra Stamdata. Her kan én eller flere enheder vælges, eller der kan vælges fælleskriterier fra Anvendelse, Division, Afdeling eller Område. Bemærk, at findvinduernes kriterier kan gemmes til senere genanvendelse. Dette er en arbejdsbesparende foranstaltning for de rutiner der anvendes ofte. Det kan f.eks. være en standardsøgning efter særlige konti. Kriterier gemmes / fremtages ved hjælp af funktionerne og. Efter udfyldelsen af de ønskede felter, kan knappen aktiveres. Caretaker vil så fortælle hvor mange posteringer der i givet fald vil blive hentet. Budgetposter bliver hentet fra databasen efter aktivering af. Økonomisk oversigt Som andre steder i Caretaker kan der skrives ud til printer fra ethvert datavindue. Aktiveres valgvindue der sætter bruger istand til at styre udskriften. åbner Caretaker et En gennemgang af de væsentligste rapporter følger her: Budget og økonomisk status Skrives ud fra Budgetvinduet. Efter at der er fremtaget et eller flere budgetter, aktiveres herefter et valgvindue.. Caretaker åbner 57

58 Type Økonomisk status: Anvendes til budgetkontrol / rapportering. Udskriften viser kolonner med Budget, Disponeret, Posteret, Rest, % til dato samt Oprindeligt budget (før budgetændringer) Budget: Er den rå budgetudskrift fra datavinduet med mulighed for at medtage budgetændringer. Kriterium 1 Her vælges dybden (omfanget) af udskriften, samt om der ønskes sideskift mellem det valgte. Kriterium 2 Her angives en eventuel underopdeling under Kriterium 1. Rekvisitionsoversigt Skrives ud fra Rekvisitionsvinduet. Efter at der er fremtaget en eller flere rekvisitioner, aktiveres Caretaker åbner herefter et valgvindue. De valg der kan foretages falder i to grupper: Liste eller Brev. Formen Brev er gennemgået under udskrivning af Rekvisition. Formen Liste producerer en komprimeret udskrift der kan vise alle de økonomiske transaktioner der evt. er forbundet til rekvisitionerne. Aktiveres Liste, bliver de to valg: - Økotransaktioner - Sum pr. Litra/leverandør mulige. Afkrydses Økotransaktioner, vises Disponeringer og Posteringer til alle rekvisitioner. Dette gøres med summer for hver rekvisition. Afkrydses Sum pr. Litra/leverandør, indskydes der en ekstra sumlinie for hver gang Litra (første felt i rekvisitionsnummeret) eller Leverandør skifter. Disponeringsoversigt Skrives ud fra disponeringsvinduet. Efter at der er fremtaget en række disponeringer, aktiveres. Caretaker åbner herefter et valgvindue. Denne funktion anvendes kun i sjældne tilfælde, da disponeringsdata som regel kun er interessante set i forhold til en rekvisitionsoversigt. Posteringsoversigt Skrives ud fra Posteringsvinduet. Efter at der er fremtaget en række posteringer, aktiveres åbner herefter et valgvindue. De valg der kan foretages falder i tre grupper:. Caretaker Form Der kan her vælges mellem Liste, der udskriver en komprimeret posteringsoversigt, eller Posteringsbilag, der udskriver en A4-side med den enkelte postering (kan anvendes som Udgiftsbilag, også kaldet forklæde ved videresendelse af faktura til økonomiafdeling). Gruppe Her angives den ønskede gruppering af posteringerne, samt om der ønskes sideskift mellem hver gruppe og/eller sum efter hver gruppe. Er gruppen valgt som Ingen, betyder dette, at alle de valgte posteringer udskrives, med den valgte sortering, i én lang udskrift. Sortering Her angives sorteringskriteriet for posteringerne. 58

59 Projektøkonomi Om Projektøkonomi For at benytte modulet Projektøkonomi kræves at Caretakers Driftsøkonomimodul er installeret samt at modulet Projektøkonomi er tilkøbt (Modulkode: Proj, Modulnavn: Projektøkonomi). Modulet aktiveres med knappen Windows-menu Moduler Projekt. placeret på Driftsøkonomimodulets hovedvindue eller ved at aktivere Modulet anvendes til økonomisk styring og opfølgning af budgetter for bygge og anlægsprojekter. Modulet er tæt integreret med Driftsøkonomimodulet og anvender dette moduls funktioner til rekvirering/igangsætning af projektaktiviteter, disponering af tilhørende budgetbeløb og postering af faktura. Til hvert enkelt projekt er det muligt at tilknytte bevillinger. Da projekter udførelses og budgetmæssigt kan løbe over flere år, godkendes budgetter for hvert enkelt år. Det er således muligt at gennemføre opfølgning i forhold til de enkelte budgetter og konti for de enkelte budgetår og i forhold til en total bevilling for det samlede projekt. Om Driftsøkonomi Opret budget Godkend budget Opret rekvisition Disponering Postering Arbejdsgangen i Projektøkonomi Sammenfattende kan arbejdsgangen i forbindelse med økonomisk styring af bygge- og anlægsprojekter beskrives således: Der skabes en fælles anlægskontoplan svarende til de entrepriser og leverancer der indgår i projekter. Stamdata for projektet oprettes, herunder eventuelle bevillinger. Budgetter vedrørende de enkelte konti oprettes og godkendes. Entrepriser og leverancer igangsættes ved udarbejdelse af rekvisitioner og tilhørende disponeringer/forventede udgifter. A conto og slutregninger registreres som posteringer. 59

60 Der kan løbende udskrives en økonomisk status for såvel det enkelte projekt som for en mængde af projekter. Kontoplan Opret budget Godkend budget Opret rekvisition Disponering Postering Hovedfunktionerne i Projektøkonomi Et projekt består af et projektnummer, en betegnelse og information om projektets organisatoriske tilhørsforhold. Vinduet rummer de normale funktioner til at udskrive, præsenterer, fremfinde, oprette og slette projekter. Herudover er vinduet udvidet med knapper til valg af præsentationsformen. De projekter der er tilgængelige i modulet Projektøkonomi er fælles med projekter i Vedligehold. Gennem Vedligeholdsmodulet er det således muligt, såfremt dette modul er installeret, at opdele projekter i aktiviteter. Med et projekt i fokus kan projektets bevillinger oprettes eller vises ved aktivering af knappen Projektvinduet indeholder også mulighed for at tilknytte relationer i form af: Fritekst Adresser Dokumenter Modulets væsentligste funktion er, at det rummer mulighed for udskrivning af en række centrale rapporter, som gør det muligt at få overblik over økonomisk status for de enkelte projekter samt overblik over samlet økonomisk status for en udvalgt mængde af projekter. De standard-rapporttyper der er tilgængelige, kan vælges i vinduet der fremkommer ved aktivering af. De vigtigste funktioner Flere funktioner Vedligehold - Projekter Udskriv fra Projektøkonomi Data vedrørende projekter kan udskrives ved at aktivere knappen på projekt-vinduet. Det skal bemærkes at udskriftsvinduet som herefter åbner, indeholder forskellige muligheder afhængigt af om aktiveres fra formular eller tabular visning. 60

61 Funktionen giver, afhængig af hvilken præsentationsform der var valgt inden aktivering af funktionen udskriv, mulighed for at udskrive følgende rapporter: 1) Projekt Denne rapport inderholder i formular præsentation oplysninger om projektets stamdata, herunder dets administrative og organisatoriske tilhørsforhold. Endvidere rummer valgvinduet mulighed for, på rapporten, at medtage oplysninger i form af evt. fritekst, tilknyttede adresser og/eller tilknyttede dokumenter. 2) Projekt Økonomisk status Denne rapport rummer en detaljeret oversigt over et enkelt projekts økonomiske status, herunder bevillinger, budgetter, disponeringer og forbrug (posteringer). Via valg på udskriftsvalgvinduet har brugeren mulighed for at vælge hvilket kontoniveau der skal anvendes i rapporten til præsentation af henholdsvis budget og regnskab (disponeringer og posteringer). 3) Økonomisk status Oversigt, projekter Denne rapport rummer, i oversigtsform, en samlet økonomisk sammenstilling af budget, disponering og forbrug (posteringer), for den mængde af projekter der er fremfundet og vist i projektvinduet. Der kan i gruppen Opdeling vælges, hvilket af projektets administrative og organisatoriske tilhørsforhold, rapporten skal opdeles/grupperes efter. 4) Budgetter Oversigt, projekter Denne rapport rummer, i oversigtsform, en sammenstilling af budgetter, for den mængde af projekter der er fremfundet og vist i projektvinduet. Der kan i gruppen Opdeling vælges, hvilket af projektets administrative og organisatoriske tilhørsforhold, rapporten skal opdeles/grupperes efter. Udskriv 61

62 Nøgletal Om Nøgletal For at benytte modulet Nøgletal kræves at Caretakers Driftsøkonomimodul er installeret samt at modulet Nøgletal er tilkøbt (Modulkode: Ntal, Modulnavn: Nøgletal). Nøgletal for drift og vedligehold af ejendomme anvendes til overvågning af udviklingen af egne udgifter til drift og vedligehold, til sammenligning af udgifterne mellem forskellige sagsområder indenfor egen organisation samt til sammenligning af egne udgifter med udgifterne i andre organisationer. Nøgletalsmodulet udskriver de samlede udgifter til vedligehold og tilhørende nøgletal for ejendomme udvalgt og ordnet efter deres sagsområde. Programmet opdeler udgifterne på de forskellige Vedligeholdstyper (gruppe af konti). Programmet summerer vedligeholdsudgifterne og udregner et gennemsnitligt nøgletal for hver enkelt Nøgletalsgruppe (gruppe af Enheder). Om Driftsøkonomi Arbejdsgangen i Nøgletal Sammenfattende kan arbejdsgangen beskrives således: 6) Der posteres som normalt i Caretaker Driftsøkonomi. 7) Arealhistorik for alle Enheder dannes for aktuelt år 8) Nøgletalsrapporter udskrives Opsætning Før Nøgletalsrapporter kan dannes er der en række kodelister og opsætninger som skal være gennemført. Nøgletalsgrupper skal være definerede. Dette sker ved Vælg Kodelister, Økonomi og Nøgletalsgrupper. Til en Enhed skal der være knyttet til en Nøgletalsgruppe. Tilknytning til Nøgletalsgruppe sker i Enhed. Vedligeholdstyper skal være definerede. Dette sker ved Vælg Kodelister, Økonomi og Vedligeholdstyper. For en vedligeholdstype skal der endvidere defineres hvordan beskrivelsen skal præsenteres på udskriften. Det sker i de tre felter Ordel Line 1, Ordel Line 2 og Ordel Line 3. Til en Konto skal der være knyttet til en Vedligeholdstype. Tilknytning mellem Vedligeholdstype og konto sker ved definition af Konto som vist på vinduet: Nøgletallet defineres som den afholdte udgift per areal. Da arealet er defineret ved hjælp af kodelisten Arealtyper skal det defineres i Systemopsætning (Nøgletalsareal 2) hvilken arealtype der skal indgå i beregningen. Da kælderarealet indgår i rapporten skal arealtypen for Kælderareal ligeledes defineres i Systemopsætning (Kælderareal). Arealhistorik I Stamdata vælg Funktioner, Opdater arealhistorik og følgende vindue vil blive vist: Vinduet indeholder information om hvornår sidste kørsel blev gennemført, af hvem og for hvilket år. 62

63 Ved aktivering af oprettes/opdateres arealhistorik for det nye kørselsår for alle Enheder som har et areal som og som har en Nøgletalsgruppe tilknyttet. NB: Hvis der allerede eksisterer arealer for det aktuelle år vil der blive vist en advarsel. Ved accept vil disse blive overskrevet. Arealer bliver gemt sammen med År og Nøgletalsgruppe, således at efterfølgende ændringer i arealer og anvendelse af Enheden ikke påvirker tidligere års nøgletal. Under niveauet Enhed i Stamdata kan eksisterende arealhistorik vises og eventuel redigeres ved aktivering af knappen. Rapporter Rapporterne vælges fra Driftsøkonomi Win-menu Funktioner Nøgletalsrapport og et valgbillede vises: Hvilke Vedligeholdstyper udskriften skal omhandle vælges. Der kan maksimalt vælges seks. Der findes følgende udskriftstyper: Oversigt Viser en oversigt over udgifter og udgifter per areal fordelt på de valgte Vedligeholdstyper. Rapporten er grupperet for hver Nøgletalsgruppe, opgjort på Enhed og fordelt på Vedligeholdstype. Hvis Medtag alle data er valgt medtages alle Enheder også Enheder uden Areal og udgifter. Udskriften er medtaget for at have en mulighed for at kontrollere at datagrundlag er i orden. Årsoversigt over 5 år Viser en 5 års oversigt over udgifter og udgifter per areal fordelt på de valgte Vedligeholdstyper. Rapporten er grupperet for hver Vedligeholdstype, opgjort på Nøgletalsgruppe. Lagkage, økonomisk fordeling Viser procentvis fordeling af udgifter fordelt på Nøgletalsgrupper. Enheder uden Nøgletalsgruppe Rapporten vises en liste over Enheder hvortil der ikke er knyttet en Nøgletalsgruppe. Rapporten bruges til at sikre at alle relevante enheder er tilknyttet en Nøgletalsgruppe. Kodelister til Nøgletal Følgende kodelister anvendes i Nøglemodulet, ud over de kodelister der allerede er kendt fra Stamdata- og Driftsøkonomimodulet. Driftsøkonomi, Nøgletal Nøgletalsgrupper Anvendes til gruppering af enheder hvor økonomiske nøgletal med fordel kan sammenlignes. Når nøgletalsmodulet er installeret indgår Nøgletalsgruppe som et ekstra felt under Enhed. Vedligeholdstyper Anvendes til gruppering af konti i kontoplanen, hvor registrerede omkostninger vedrører samme type af vedligehold, for hvilket der ønsket beregnet et samlet nøgletal. Det er væsentligt, at kodelisterne udfyldes inden modulet tages i anvendelse. Listernes indhold kan udskrives på papir, hvis det ønskes. Kodelisterne aktiveres med eller ved at aktivere Bibliotek Kodelister fra menubjælken. Herved åbner et 63

64 oversigts-vindue til de forskellige kodelister. Først vælges den kodelistegruppe, der skal åbnes, og dernæst vælges den aktuelle kodeliste, enten ved dobbeltklik, eller ved at bringe listen i fokus og derefter aktivere. De koderlister der er nye og som vedrører Nøgletalsmodulet findes under kodelistegruppen Driftsøkonomi. Om koder Kodelister Anvendelse af kodelister 64

65 Forsyning Om Forsyning Modulet aktiveres på Windows-menu Moduler Forsyning eller ved at aktivere knappen herefter modulets hovedvindue. Caretaker åbner Modulet understøtter de aktiviteter og arbejds-opgaver der er forbundet med effektiv styring af varme-, el- og koldtvandsforbrug i ejendomme og bygninger. For varmeforbrug er det muligt at budgettere med både en graddageafhængig forbrugsandel og en graddageuafhængig forbrugsandel. Caretaker rummer den komplette cyklus: Budgettering af forbrug Registrering af forbrug Analyse og kontrol Forbrugsstatus Ved anvendelse af Caretaker Forsyning kan derfor opnås: Mulighed for at undgå stigninger i energiforbrug gennem tidlig indgriben. Mulighed for at opnå yderligere reduktion af energiforbrug og dermed reduktion af omkostninger til energiforbrug og minimering belastninger på miljøet. Gennem systematisk registrering af forbrug og sammenligning af nøgletal fås et godt grundlag for vurdering af hvor det er mest optimalt at iværksætte energibesparende foranstaltninger. Arbejdsgangen i Forsyning For at lette igangsætningen er en stor del af de kodelister der bliver nødvendige i Forsyning udfyldt ved installation af Forsyningsmodulet. Det bør overvejes om der skal ske tilpasninger/ændringer i listerne, for at sikre den korrekte indpasning af systemet i organisationen, inden modulet tages i anvendelse. Udover forberedelse af kodelisterne til Forsyning, er det nødvendigt at oprette/tilføje en række data i Caretakers Stamdatamodul, idet Forsynings-modulet er tæt integreret med dette. De Stamdata der er nødvendige er følgende: 1) Til hver enkelt Enhed skal anføres en graddagetype. De graddagetyper der kan tilknyttes defineres i kodelisten Graddagetyper. 2) Til hver enkelt Enhed tilknyttes adresseoplysninger om den med-arbejder der er energiansvarlig. Dette vil ofte være den ejendoms-mester, pedel eller vicevært der er tilknyttet ejendommen, og som skal forestå måleraflæsninger. Derudover tilknyttes, til hver Enhed, adresseoplysninger om den medarbejder der er energileder. Dette vil ofte være den medarbejder der modtager oplysningerne om målervisninger og gennemfører indberetning og analyse af data ved hjælp af Caretaker Forsyning. De kategorier for adresser, der skal anvendes til definition af Energiansvarlig og Energileder sættes op under System-admini-stration, Systemopsætning, Systemsetup på fanebladet Forsyning. For at få adgang til systemadministration kræves at der logges ind som brugeren CASA. 3) For de Stamdata-objekter (Enhed, Bygning, Afsnit og Lokale), hvorpå der skal laves forbrugsopgørelser og beregnes nøgletal for forbrug, skal oprettes/tilknyttes oplysninger om de arealer og evt. rumfang der skal indgå i beregningerne heraf. Ofte er der tale om arealtyperne energiareal, energirumfang og bruttoetageareal. 65

66 De arealtyper der skal indgå i beregningerne, og dermed være oprettet/tilknyttet de enkelte stamdataobjekter, defineres i kodelisten Energitype. Når ovennævnte er etableret i Stamdatamodulet er der klargjort til inddatering i selve Forsyningsmodulet. En brugbar arbejdsgang kunne være: 1) Stamdata vedrørende de energi- og vandmålere der findes på de enkelte enheder inddateres. 2) Stamdata vedrørende de forbrugssteder hvorpå der ønskes beregnet og opgjort et samlet forbrug inddateres. Dette omfatter bl. a. tilknytning af stamdataobjekter (Enhed, Bygning, Afsnit og Lokale) og målere. 3) Budgetter for de enkelte målere oprettes og godkendes. Oprettelse af budgetter kan f. eks. ske med udgangspunkt i tidligere års registerede forbrug omregnet til normalårsforbrug. 4) Indberetning af målervisninger. Caretaker gennemfører automatisk datokorrektion såfremt aflæsninger ikke er udført den sidste dag i den måned registreringen vedrører. 5) På baggrund af indberetningerne kan beregnes energi-/forbrugs-status for de enkelte målere eller for et forbrugssted. 6) Udskrivning af kvitteringer for indberetninger og indberetnings-skema vedrørende næste måned. 7) Når året er gået gennemføres årsafslutning. Herefter kan udskrives nøgletal som bl.a. kan anvendes som grundlag for vurdering af hvor det evt. vil være hensigtsmæssig at iværksætte energibesparende foranstaltninger. Denne arbejdsgang afspejler sig i de knapper der er anbragt på selve modul-vinduet, over navigatoren, og af Windows-menubjælken der under Funktioner rummer funktionerne til at håndtere styringen. Knappernes ikoner har følgende betydning: Opret måler. Åbner vindue til oprettelse af målerstamdata Viser måler(e). Viser forsyningsbudget. Find. Åbner find vindue til fremfinding af målere, forsyningsbudgetter, og indberetninger. Indberetning af målervisninger. Forsyningsstatus. Forbrugssted. Åbner vindue hvorfra oprettelse af stamdata for forbrugssted kan gennemføres. Vinduet, der rummer sin egen navigator rummer følgende hovedfunktionerne: Opret forbrugssted. Åbner vindue til oprettelse af stamdata for forbrugssted. Viser stamdata til forbrugssted. Find. Åbner findvindue til fremfinding af forbrugssteder. Forsyningsstatus for forbrugssted. Returnerer til forsyningsmodulets hovedvindue. De vigtigste funktioner Flere funktioner 66

67 Kodelister til Forsyning Kodelister til Forsyning Følgende kodelister anvendes i Forsynings-modulet, ud over de kodelister der allerede er kendt fra Stamdatamodulet. Forsyning Fordelingsprofiler Graddage, normalår Graddagetyper %-fordelinger til brug for oprettelse og fordeling af energibudget for budgetår. Graddage for normalårets enkelte måneder. Graddagetyper/-system som tilknyttes den enkelte enhed. Graddage, aktuelle for budgetår Graddage for de enkelte måneder i de budgetår der skal arbejdes med. Forsyningstyper Energityper Målerkategori Målertype Forsyningstyper, f.eks. Varme, naturgas og Varme, fjernvarme etc. Hovedenergityper, f. eks. El, Koldt vand, og Varme. Målerkategori, f.eks. Afregningsmåler og Bimåler. Målertyper med angivelse af måleenhed og tilhørende omregningsfaktor for omregning til fælles energienhed. Det er væsentligt, at kodelisterne udfyldes inden modulet tages i anvendelse, da det ellers fører til unødig afbrydelse af arbejdet med at inddatere. Listernes indhold kan udskrives på papir, hvis dette ønskes. Dette gøres ved at aktivere kodeliste-vinduet. knappen i selve Kodelisterne aktiveres fra Windows-menubjælke: Bibliotek Kodelister, eller ved at aktivere. Først vælges den kodeliste-gruppe der skal åbnes, og dernæst vælges den aktuelle kodeliste, enten ved dobbeltklik, eller ved at bringe listen i fokus og derefter aktivere. også Om koder Kodelister Anvendelse af kodelister Måler Måler er det centrale objekt i Forsyning. Her findes bl.a. information om hvilken energitype der måles og hvilken SIenhed måleren måler i, og om det er en afregningsmåler eller en fordelingsmåler. Måler-vinduet vises ved at aktivere funktionen Funktioner Vis Måler i Windows-menuen, eller ved at aktivere knappen. Målervinduet korresponderer med navigatoren, d.v.s. Målere oprettes/vises til den Enhed, der er valgt i navigatoren, ligesom valgt Måler vises i Måler-feltet i navigatoren. En måler kan også vælges i navigatoren før Vis Måler aktiveres. I så fald vises kun den valgte Måler i Måler-vinduet. Hvis der ikke er oprettet nogle målere på den valgte enhed, åbner vinduet uden indhold. Måler-vinduet er udstyret med en række standardfunktioner til behandling af data og lay-out: 67

68 Lukker vinduet, men spørger først om eventuelle data skal gemmes Udskriv data som vises i vinduet Skift mellem tabular og formular Duplikér. Det objekt / de objekter der har fokus, vil blive kopieret Sortering. Rækkefølgen af de viste data kan ændres. Slet måler(e). Er der tilknyttet budgetdata og indberetninger til måleren kan der kun slettes hvis man er indlogget som CASA. Kodeopslag Godkend/gem data i databasen Fortryd Måler-vinduet består af to faneblade: 1) Målerdata indeholdende stamdata for den aktuelle Måler 2) Udskiftning indeholdende data vedrørende sidste gennemførte målerudskiftning for den aktuelle måler. Herudover er vinduet forsynet med funkioner til oprettelse og visning af objekter som relaterer sig til måler. Disse funktioner rummer selvstændige vinduer. For måler er det Fritekst, og Dokumenter. Før en relation skabes, er det nødvendigt at sikre sig at navigator-objektet (Måler) er gemt i databasen. Dette er kun nødvendigt ved Opret, og gøres med eller Ctrl S. Afhængigt af den ønskede relation, aktiveres en af følgende knapper: Fritekst Dokument Relationen gemmes også i databasen, og der kan vendes tilbage til navigator-objektet, hvorefter ikonerne skifter udseende for at vise, at der gemmer sig information bagved. Fritekst med indhold Dokument med indhold : De vigtigste funktioner Flere funktioner Opret Måler Opret måler En Måler oprettes ved at aktivere funktionen Funktioner Opret Måler på Windows-menuen, eller ved at aktivere 68

69 knappen eller Ctrl + N. Navigatoren skal på forhånd være udfyldt med Enhed. Ved valg af Energitype foreslås/udfyldes feltet Graddagekorr. automatisk, ligesom SI-enhedsfelterne ved Startvisning og Max. visning udfyldes på baggrund af den valgte Målertype. Målervisninger kan inddateres både i energienheder og som flowmålinger (kun relevant for varmemålere). Derfor findes felter vedrørende Startvisning, Max. visning og Fast faktor for både den primære energienhed og for m3. : Datafelterne for måler De vigtigste funktioner Flere funktioner Udskiftning af måler Udskiftning af måler Når en måler udskiftes med en ny/anden måler skal dette også registreres i Caretaker. Målervinduet har to faneblade for henholdsvis Målerdata og Udskiftning. Når fanebladet Udskiftning aktiveres, vises eventuelle data vedrørende evt. Tidligere registreret udskiftning. : Datafelterne for udskiftning af måler Datafelterne for eventuel erstattet måler Arbejdsgangen i forbindelse med registrering af en Måler-udskiftning vil være følgende: 1) Opret målerstamdata vedrørende den nye Måler. Dette kan med fordel gøres ved at kopiere den Måler, der skal udskiftes, og tilrette de nødvendige felter f.eks Nummer, Opsat dato, Startvisning og Værksnr. Kopiering foregår i målervinduet ved at markere den aktuelle Måler og aktivere knappen. Bemærk at Målere, f.eks. i forbindelse med indberetning af målervisninger, vises i målernummer-orden. Det vil derfor ofte være hensigtsmæssig, at nummeret for den nye Måler tildeles den udskiftedede Målers Målernummer tilføjet et løbenummer. Herved kan opnås det, at den ny Måler indtager den udskiftede Målers placering i sorteringsrækkefølge på f. eks rapporter og indberetnings-skærmbilleder. 2) Vælg den Måler, der skal udskiftes, på navigatoren. Aktiver funktionen Funktioner Udskift Måler på Windows-menuen. Dette medfører, at den Måler der skal registreres som værende udskiftet, i feltet målerstatus markeres som Nedtaget/Inaktiv. 3) Herefter skal budget, for den nye måler, som automatisk bliver overført fra den nedtagne måler, godkendes. Den nye måler vil herefter ikke vil være tilgængelig for indberetning af målervisninger. Funktionen Udskift Måler Når en Måler udskiftes, skal der bl.a. foretages en indberetning af Målerens visning på udskiftningsdatoen. Det betyder, at felterne Indberetningsmd. for slutvisning, Dato for nedtagelse og Slutvisning skal udfyldes. Øvrige felter vedr. sekundærvisning i m3 og frem- og returtemperatur kan udfyldes såfremt dette er relevant. Dato for nedtagelse vil normalt være den samme som Opsat dato for den ny Måler. Efterfølgende skal den nye Måler, der skal erstatte den nedtagne Måler vælges. Dette gøres i udskiftningsvinduet, Ny måler i feltet Nummer ved at aktivere knappen nye Måler.. I valgvinduet vælges den Det udfyldte udskiftningsvindue accepteres ved at aktivere knappen. 69

70 Caretaker vil åbne en dialogboks med teksten: "Skal udskiftningen gennemføres". Der gives således en ekstra mulighed for at kontrollere indtasede data og evt. fortryde udskiftningen. Ved accept i dialogboksen gennemfører Caretaker følgende: : Slutvisning oprettes som en indberetning af målervisning Forsyningsbudget for den nedtagne måler nulstilles for månederne fra slutindberetningen til december i budgetåret. Forsyningsbudget for månederne fra slutindberetning på den nedtagne måler overføres til den nye Måler. Det overførte budget skal godkendes før det er muligt at foretage indberetninger til den nye måler Hvis den nedtagne Måler er tilknyttet et eller flere forbrugssteder, tilføjes den nye Måler automatisk på samme forbrugssteder. Opret Måler Forbrugssted Godkend Forsyningsbudget Udskriv målerstamdata Stamdata vedrørende Måler(e) kan udskrives ved at aktivere funktionen Funktioner Udskriv Måler i Windowsmenuen eller ved at aktivere knappen. Caretaker åbner derefter et valg-vindue til styring af udskriften. Udover valg af udskrivning til printer eller skærm er der tre valggrupper, der kan aktiveres: Udskriftstype (Radio-knapper) Formular: Her udskrives målerstamdata, i formular, for de målere der er vist i målervinduet. Dette valg medfører, at valggruppen Opdeling ikke kan aktiveres. Oversigt: Her udskrives en liste over alle målere vist/fremfundet i målervinduet. Dette valg medfører, at valggruppen Medtag ikke kan aktiveres. Medtag (X-felter) Fritekst: Fritekst medtages, hvis der er oprettet fritekst til Måleren. Tilknyttede dokumenter: Der medtages en oversigt over de dokumenter, der er knyttet til Måleren. Oversigten indeholder Dokumentkoden, Betegnelse og Placering. Opdeling (Radio-knapper) Enhed: Udskriften sorteres efter Enhedsnummer og Målernummer. Energi: Udskriften sorteres efter Energitype, Enhed og Måler-nummer. Udskriv Forsyningsbudget Forsyningsbudgettet indeholder et månedsopdelt normalårsbudget for en Måler. Forsyningsbudget har derfor som forudsætning Måler og Budgetår. Budgetår er i Caretaker altid lig med kalenderåret. Der skal oprettes et Forsyningsbudget pr. Måler pr. Budgetår. Forsyningsbudgetter udtrykkes i den primære måleenhed, som den tilhørende Måler aflæses i. Til budgettet kan også knyttes en gennemsnitlig enhedspris i Kr pr. tællerenhed. Budgettet kan opdeles i graddøgns-afhængigt forbrug (Budget GAF) og graddøgns-uafhængigt forbrug (Budget GUF). Samlet budget er således summen af GAF og GUF. For andre Energityper end varme skal der normalt kun inddateres budgettal for graddøgns-uafhængigt forbrug (Budget GUF). Forsyningsbudget vises ved at aktivere funktionen Funktioner Vis budget på Windows-menuen, eller ved at aktivere 70

71 knappen. Budgetvinduet korresponderer med navigatoren, d.v.s. budget vises til den Måler og til det Budgetår, der er valgt i navigatoren. Hvis der ikke er oprettet budget til den valgte Måler i det valgte Budgetår, åbner Budgetvinduet uden indhold. Budget-vinduet er udstyret med en række standardfunktioner til behandling af data og lay-out: Lukker vinduet, men spørger evt. først om data skal gemmes Udskriv data som vises i vinduet Skift mellem tabular og formular Opret forsyningsbudget til måler Slet forsyningsbudget. Forsyningsbudget kan kun slettes såfremt der ikke er foretaget indberetning af målervisninger til den Måler, budgettet vedrører. Kodeopslag Godkend/gem data i databasen Fortryd Herudover er vinduet forsynet med funkioner til oprettelse og visning af objekter som relaterer sig til forsyningsbudget. Disse funktioner rummer selvstændige vinduer. For budget er det Fritekst, og Budget udtrykt i Kr.. Før en relation skabes, er det nødvendigt at sikre sig at navigator-objektet er gemt i databasen. Dette er kun nødvendigt ved Opret, og gøres med eller Ctrl S. Afhængigt af den ønskede relation, aktiveres en af følgende knapper: Fritekst Budget i Kr. Der åbner et vindue, og relationen kan oprettes. Relationen gemmes også i databasen, og der kan vendes tilbage til navigator-objektet, hvorefter ikonerne skifter udseende for at vise, at der gemmer sig information bagved. Fritekst med indhold Budget i Kr. med indhold : Godkend forsyningsbudget Ændring af forsyningsbudget Opret forsyningsbudget, én måler Opret forsyningsbudget, flere målere 71

72 Opret forsyningsbudget, én måler Arbejdsgangen i forbindelse med oprettelse af Forsyningsbudget til én måler er følgende: 1) I navigatoren vælges Enhed, Måler og Budgetår 2) Budgetvinduet åbnes, Funktionen Funktioner Vis budget i Windows-menuen eller ved at aktivere budgetknappen. Såfremt der allerede eksisterer et budget vil dette blive vist. Hvis budget ikke allerede eksisterer oprettes budget ved at aktivere knappen på budgetvinduet. Oprettelse af Forsyningsbudget kan gennemføres ved at vælge én af de fire valgmuligheder i budgetoprettelses-vinduet: For hver måned enkeltvis: Her åbner et budgetvindue, hvor felterne Basisår, Måned og Måleenhed er udfyldt. Felterne for henholdsvis graddøgns-afhængigt (Budget GAF) og graddøgns-uafhængigt (Budget GUF) budget skal så udfyldes for hvert af budgetårets måneder. Acceptér oprettelsesform ved at aktivere knappen For alle budgetårets måneder på baggrund af, skønnet totalt års forbrug: Her åbner to felter til inddatering af henholdsvis budgetårets skønnede totalforbrug og den del af dette, der er graddøgns-uafhængigt (Heraf GUF). Efter inddatering i disse felter accepteres oprettelsesform ved at aktivere knappen Efterfølgende kan årsbudgettet fordeles på måneder v.h.a. et fordelings-profil. Valg af fordelingsprofil foregår i et kodeopslags-vindue som automatisk fremkommer efter accept af oprettelsesform. De fordelingsprofiler der vises i valgvinduet er afhængig af den Energitype, budgettet vedrører. Valg af fordelingsprofil accepteres ved at aktivere knappen. Efter valg af fordelingsprofil returneres budgetvinduet med Budget GAF og Budget GUF fordelt ud på måneder i henhold til det valgte fordelingsprofil. Budgettallene kan efterfølgende justeres såfremt der vurderes at være behov for dette. For alle budgetårets måneder på baggrund af tidligere års forbrugs-registreringer: Her åbner to felter til valg af henholdsvis forbrugsår og om forbruget skal omregnes til normalårsforbrug (graddøgnskorrigeret forbrug). Hvis forbruget ikke skal omregnes anvendes datokorrigeret forbrug. For budgetter vedrørende Målere, som graddøgnskorrigeres, gælder for budgetårets enkelte måneder: Budget GAF = Forbrug graddøgns/dato-korrigeret - Budget GUF (fra forbrugsåret) Budget GUF = Budget GUF (fra forbrugsåret) For budgetter knyttet til Målere, som ikke graddøgnskorrigeres, gælder for budgetårets enkelte måneder: Budget GAF = 0 Budget GUF = Datokorrigeret forbrug Acceptér oprettelsesform ved at aktivere knappen Budgettallene kan efterfølgende justeres såfremt der vurderes at være behov for dette. For alle budgetårets måneder på baggrund af tidligere års forsynings-budget: Her åbner et felt til valg af Budgetår. Efter inddatering af budgetår accepteres oprettelsesform ved at aktivere knappen Budgetvinduet åbner med budgettal fra det valgte år. Budgettallene kan efterfølgende justeres såfremt der vurderes at være behov for dette. 3) Inddatér/tilret budgettal og/eller gem budgettet i databasen ved at aktivere knappen 4) Godkend budgettet ved hjælp af Funktionen Funktioner Godkend budget i Windows-menuen : Datafelterne for hver enkelt måned i Forsyningsbudget Forsyningsbudget opdelt i andre perioder end en måned? Forsyningsbudgetter skal som hovedregel oprettes for hver måned i budgetåret. Forsyningsbudget til en måler som f.eks. aflæses kvartalsvis kan dog oprettes med kvartalsbudget i den måned måleren forventes aflæst. Dette kan gøres ved hjælp af alle 4 metoder. For metode 2 (skønnet årsforbrug + fordelingsprofil) skal der oprettes fordelingsprofiler, der viser den ønskede fordeling på f.eks. kvartaler. 72

73 Godkend forsyningsbudget Opret forsyningsbudget, flere målere Opret forsyningsbudget, flere målere Der findes en funktion til, i en arbejdsgang, at gennemføre oprettelse af forsyningsbudget for flere aktive Målere på en gang. Budgetter kan oprettets ud fra et tidligere års budget eller et tidligere års registreret forbrug. For at anvende funktionen kræves at brugeren har rettigheder som systemadministrator. Såfremt disse rettigheder er tilstede vil knappen være synlig på Caretaker's hovedmenu. Aktiveres knappen åbnes et vindue hvor der vælges Hjælpeværktøjer - Forsyning Opret Forsyningsbudgetter til målere Denne funktion åbner et vindue til oprettelse af budgetter. I budgetoprettelses-vinduet vælges om budget oprettes ud fra tidligere års budget eller tidligere års forbrug og hvilket budgetår der skal tages udgangspunkt i. Dernæst vælges hvilket budgetår, budgettet skal oprettes for. Bemærk, at feltet Budgetopret i måler-vinduet skal være udfyldt svarende til den valgte oprettelsesform. Budgetter oprettes og gemmes ved at aktivere knappen. : Datafelterne for måler Godkend forsyningsbudget Forsyningsbudgetter skal godkendes, før de kan anvendes i Caretaker. Indtil budgetter er godkendt, kan budgettallene redigeres. Efter budgetter er godkendt, kan budgettallene ikke ændres, men der kan efterfølgende tilføjes budget-ændringer. Godkendelse af budget gennemføres ved at aktivere funktionen Funktioner Godkend budget i Windows-menuen. Funktionen åbner et find-vindue til fremfinding af ikke godkendte Forsyningsbudgetter. Hvis funktionen aktiveres med tom navigator, åbner vinduet med et faneblad for Stamdata, hvorved det er muligt at fremfinde budgetter vedrørende målere placeret på flere Enheder. Find-vinduet åbner med navigatorens Budgetår. I Find-vinduet kan vælges et andet Budgetår ved at aktivere Ctrl Q eller dobbeltklikke i feltet Budgetår. Oplysning om antallet af ikke godkendte budgetter, som opfylder de inddaterede søgekriterier, kan fås ved at aktivere knappen Fremfinding og præsentation af forsyningsbudgetter gennemføres ved at aktivere knappen markeres vil navigatoren vise den tilhørende Enhed og Måler. Hvis en budgetpost 73

74 Godkendelse af Forsyningsbudgetter kan herefter gennemføres for de budgetposter, der er fremfundet og præsenteret i budgetvinduet, ved at aktivere knappen. Forsyningsbudget i kr. Forsyningsbudget i kr. er en relation til budget i forsynings-enheder, som giver mulighed for at tilknytte en gennemsnitlig enhedspris i kr. til forsyningsbudgettet. Forsyningsbudget i kr. vises/oprettes ved at aktivere knappen. Ved oprettelse af Forsyningsbudget i kr. er det nødvendigt at gemme budget i energienheder før Forsyningsbudgettet i kr. Aktiveres. Hvis Forsyningsbudget i kr. er oprettet rettes/vises dette ved at aktivere knappen : Datafelter for Forsyningsbudget i kr. I rapporter m.m., hvor forbrug og budget kan vises i kr. vises alene udgiften baseret på den gennemsnitlige enhedspris. Faste afgifter er således ikke indregnet. Ændring af forsyningsbudget Budgettallene Budget GAF og Budget GUF kan ikke rettes når først Forsynings-budgettet er godkendt. Rettelser eller ændringer til budget foregår derfor i budgetvinduet i felterne Budgetændring GAF og Budgetændring GUF. Udskrivning af forsyningsbudget Forsyningsbudget kan udskrives fra budgetvinduet ved at aktivere knappen Udskriv Indberetning af målervisning Indberetning af målervisning kan foregå enten til én Måler eller til flere målere tilknyttet en Enhed. Indberetning af målervisning(er) foregår ved at aktivere funktionen Funktioner Vis indberetning i Windows-menuen eller ved at aktivere knappen Hvis der er valgt en enhed og måler i navigatoren åbnes et vindue for indberetning til én Måler. Hvis der er valgt en enhed og ikke er valgt måler i navigatoren åbnes et vindue for indberetning til alle aktive målere, med målerstatus "Manuel indberetning" på den valgte Enhed. Indberetning af målervisning til én Måler Vindue for indberetning af målervisning til én Måler ser således ud i tabular: Eventuelle eksisterende indberetninger til det budgetår der er valgt i navigator vises i tabular præsentation. Oprettelse/indberetning af en ny målervisning foregår ved at aktivere knappen : Datafelter for indberetning af målervisning på indberetningsvinduet. 74

75 I vinduet til indberetning af målervisning er der en række felter/grupper af felter der automatisk udfyldes/beregnes når inddateringsfelterne udfyldes af brugeren. Det drejer sig om følgende: Forventet visning: Den forventede visning beregnes på grundlag af sidste indberetning, budget og Indberetningsdato. Graddage: Gruppen udfyldes kun for målere, der graddagekorrigeres. Graddagene vises for valgt indberetningsmåned. Hvis der ikke er indberetet graddage for indberetningsmåneden udfyldes Aktuel med 0. Udfyldes både Normalår og Aktuel med 0, bør det undersøges om feltet "Grd.type", placeret i Stamdata, Enhedsdata er udfyldt. Forbrug: Felterne udfyldes/beregnes når Målervisning er inddateret. Siden "dd.mm.åååå" Viser sidste indberetningsdato og forbrug siden denne dato. Datokorr. anvendelse iser forbrug korrigeret svarende til det antal dage, der er i den måned, indberetningen dækker. Graddagekorr. Viser det datokorrigerede forbrug korrigeret for aktuelt antal graddøgn. Hvis Graddage, Aktuel er 0, vil Graddagekorr. være lig med Datokorr. Budget: I gruppen vises budget for GUF, GAF og Budget ialt for valgt måned. Redigering af indberettet målervisning Indberetning for flere målere Når Målerfeltet på navigatoren ikke er udfyldt kan der oprettes indberetning af målervisning til alle aktive målere tilknyttet den valgte enhed. Dette gøres ved at aktivere funktionen Funktioner Vis Indberetning i Windows-menuen, eller ved at aktivere knappen Herefter åbner et vindue til inddatering af Måned og Aflæsningsdato som anvendes til automatisk at udfylde de tilsvarende felter i indberetningsvinduet.. Valgt af Måned og Aflæsningsdato accepteres ved at aktivere knappen Vinduet for indberetning af målervisning åbner nu med indberetning for alle målere vist i tabular og i målernummer orden. Måned og indberetningsdato er automatisk udfyldt på baggrund af det tidligere indtastede. Målere hvortil der ikke skal indberettes målervisninger, kan fjernes fra indberetningsvinduet ved at markere måleren og aktivere knappen i indberetningsvinduet. For at kunne gemme inddaterede målervisninger skal der være foretaget indberetning til alle målere i vinduet. I indberetningsvinduet er det muligt at ændre det foreslåede for Indberetningsmåned og aflæsningsdato. Der kan skiftes mellem formular og tabular ved at aktivere knapperne. I formular visning svarer indberetningsvinduet til vinduet for indberetning af målervisning til én Måler. Målervisningerne gemmes ved at aktivere knappen : Datafelter for indberetning af målervisning Fritekst til målervisning Der kan oprettes/vises en fritekst til indberetninger. Dette er kun muligt at gennemføre til oprettede/gemte indberetningsdata. Fritekst til målervisning oprettes/vises ved at aktivere knapperne eller i målerindberetningsvinduet. 75

76 Redigering af indberettet målervisning Tidligere indberettede målervisninger kan redigeres. Det foregår ved i målervisnings-vinduet at udvælge en målervisning og herefter aktivere knappen Herefter åbner vinduet til indberetning af en målervisning (formular). Indberetningsmåned kan ikke redigeres, da der er valgt en målervisning for en bestemt måned. Følgende felter kan redigeres: Aflæsningsdato Målervisning M3 - visning Fremløbstemp Returtemp Den redigerede målervisning gemmes ved at aktivere knappen. : Datafelter for indberetning af målervisning Genberegning af graddagekorrigeret forbrug På det tidspunkt, hvor målervisninger inddateres, kan det forekomme, at indberetnings-månedens graddøgn endnu ikke er kendt. Såfremt graddagene ikke er inddateret i Caretaker kan der ikke foretages korrekt beregning af månedens graddagekorrigerede forbrug. En efterfølgende beregning af graddagekorrigeret forbrug for alle målervisninger i en given måned kan foretages ved at aktivere Biblioteker Kodelister Forsyning i Windows-menuen, eller ved at aktivere knappen vælges menupunktet : Graddage, aktuelle for budgetår.. Herefter Genberegning foretages ved at markere graddage for den måned og det budgetår, der ønskes genberegnet. Genberegning startes ved at aktiver knappen. Data gemmes automatisk i forbindelse med beregning. Udskriv målervisninger Inddaterede målervisninger kan udskrives fra målerindberetningsvinduet ved at aktivere knappen. Udskriften har samme dataindhold som målerindberetningsvinduet. Udskriv Forsyningsstatus for måler For enhver Måler, som har tilknyttet et forsyningsbudget, kan der vises og udskrives en forsyningsstatus. Forsyningsstatus for en Måler er en opgørelse af forbrug for en periode sammenholdt med Målerens forsyningsbudget. Vinduet til forsyningsstatus åbnes ved at aktivere funktionen Funktioner Vis forbrugs-status i Windows-menuen 76

77 eller ved at aktivere knappen. Som standard åbner statusvinduet med en forsyningsstatus for det budgetår, der er valgt på navigatoren. Statusvinduet er dynamisk, d.v.s. der kan "trækkes" i den kant af vinduet, der er lige under knapperne for at gøre vinduet større. Dette gør, at det principielt er muligt at få vist data for et vilkårligt antal måneder. Hvis der ikke er oprettet og godkendt budget til Måleren, åbner vinduet uden indhold. For alle Målere indeholder forsyningsstatus en række for hver af periodens måneder og en sum-række. Søjlerne er År-md., Datokorr. forbrug, Normalårs-budget og Afvigelse i %. For graddøgnskorrigerede Målere (varme) vises desuden Graddage normalår, Graddage aktuel år, Graddagekorr. budget og Graddagekorr. forbrug. Ovenover statusvinduets funktions-knapper findes der tre felter, der bestemmer henholdsvis Startår, Startmåned og Antal mdr. Alle felter er valgfelter, hvor der kan "rulles" brugbare værdier frem. Forsyningsstatus ændres ikke, før Gentegn-knappen aktiveres. Forsyningsstatus kan præsenteres enten som forbrug og budget pr. måned eller akkumuleret forbrug og budget for den valgte periode. Dette gøres v.h.a. radio-knapperne Opdeling. Den SI-enhed, forbrug og budget vises i, er markeret under Visning. Her kan v.h.a. radioknapper vælges mellem: Forbrug og budget i aflæste enheder Forbrug og budget i std. enheder for energitypen Forbrug og budget i kr. Forsyningsstatus kan også præsenteres grafisk. Dette sker ved at aktivere knappen. Ønskes data præsenteret som en liniegraf istedet for i stavdiagramform aktiveres knappen. Udskriv forsyningsstatus Forsyningsstatus udskrives fra statusvinduet ved at aktivere knappen den grafiske præsentationsform.. Dette gælder for både den tabulare- og Udskriften har samme indhold som statusvinduet. Udskriv Sortering af forsyningsstatus Sortering af forsyningsstatus i år og måneder eller i måneder og år samt i stigende eller faldende orden kan vælges ved at aktivere knappen. Sortering i måneder og år giver mulighed for at se en status for samme måned i flere år. Generelt har sortering derfor størst anvendelse, hvor der er valgt et antal mdr. der er større end

78 Find måler, budget, indberetning Caretaker kan finde en eller flere Målere / Budgetter / Indberetninger og vise dem i et samlet oversigts-vindue. Funktionen aktiveres i windows-menuen Funktioner Find budget/indberetning eller ved at aktivere knappen over navigatoren. Find-vinduet, der åbner, dækker alle tre muligheder: Måler, Budget, Indberetning plus Stamdata. Det ønskede kan vælges v.h.a. faneblade, og Find-vinduet korresponderer med navigatoren forstået således, at hvis navigatoren er udfyldt med f.eks Enhed, vil Caretaker kun søge efter Måler / Budget / Indberetning på den valgte Enhed. Navigatoren kan nulstilles ved i Windows-menuen at aktivere Rediger Nulstil navigator eller ved at aktivere knappen placeret over navigatoren. Samme knap findes i Find-vinduet, men virker her som en nulstilling af indholdet i Find-vinduet. Efter udfyldelse af de ønskede felter i Find-vinduet kan knappen aktiveres. Caretaker vil så over knappen oplyse hvor mange Målere / Budgetter / Indberet-ninger, der opfylder de indtastede søgekriterier. Data bliver hentet fra databasen og vist ved at aktivere knappen Fanebladet Måler:Her er det muligt at fremfinde Målere på baggrund af de fleste af Måler-vinduets datafelter. Fanebladet Budget: Forsyningsbudget kan fremfindes enten på Basisår og måned eller på Interval. De to muligheder vælges v.h.a. radio-knapper. I gruppen Godkendt gives der mulighed for at søge på henholdsvis ikke godkendte- og godkendte budgetter eller begge dele. Der vælges v.h.a. radio-knapper. I gruppen Afsluttet gives der mulighed for at søge på henholdsvis ikke afslut-tede- og afsluttede budgetter eller begge dele. Der vælges v.h.a. radio-knapper. I gruppen Basisår og måned kan der ved opslag eller direkte indskrivning i feltet Basisår vælges et eller flere basisår ligesom der kan markeres en eller flere måneder i feltet Måned. I gruppen Interval kan der vælges et Startår en Start måned og et Antal måneder for hvilke, der skal fremfindes og vises budgetter. Fanebladet Indberetning:Fanebladet Indberetning kan som resultat vise et vindue med Indberetninger af målervisninger eller et vindue med Målere til hvilke, der ikke foretaget indbetning af målervisning i en given periode. Indberetninger af målervisninger kan fremfindes enten på Basisår og måned eller på Fra- til dato. De 2 muligheder vælges v.h.a. radio-knapper. Endvidere kan målervisninger fremfindes på basis af Indberetningsform: Automatisk eller Manuel. Resultatet af søgningen vil være enten et indberetnings-vindue eller et måler-vindue afhængig af om feltet Vis målere med manglende indberetning er afkrydset. Fanebladet Stamdata: Hvis Find-vinduet er åbnet med tom navigator kan fanebladet Stamdata anvendes til begrænse fremfinding af måler-, budget- og indberetningsdata for flere forskellige enheder. Udskriv kvittering Caretaker kan udskrive en kvittering for indberettede målervisninger, et indberetningsskema til indberetning af 78

79 målervisninger og en forsyningsstatus for en eller flere målere. Udskriften er til printer og udføres ved at aktivere knappen Funktionen er primært beregnet til udskrivning af data for mange målere og enheder i en og samme arbejdsgang. Hvis navigatoren er blank, fungerer udskrift-vinduet som et find-vindue til fremfinding af Enheder. Ved at aktivere højre tast på musen fås mulighed for at vælge markering af alle enheder eller ingen markering. Enheder kan findes/afgrænses ved hjælp af felterne: Division Afdeling Område Enheds-anvendelse Resultatet af en søgning kan ses ved at aktivere knappen, samtidig med at feltet Vis Enheder er afkrydset. Oplysning om antal Enheder som opfylder evt. indtastede kriterier kan fås ved at aktivere knappen. Find-funktionen søger kun blandt de relevante Enheder, d.v.s. Enheder hvortil der er knyttet Målere. Der kan yderligere vælges blandt de fundne Enheder v.h.a. markeringsfelterne i Vis Enheder. Udskriv kvittering for indberetning Kvittering for indberetning af målervisning er udformet som et brev med udsendelses-adresse enten som Enhedens adresse eller adressen på Enhedens energiansvarlige (Stamdata, Enhed, tilknyttede Adresser). Udskriften indeholder en listning af de aktive Målere på Enheden med målerdata (Nummer, Betegnelse, Energitype) og aflæsningsdata (Aflæsnings-dato, Visning) for den valgte måned og år. Udskriften kan aktiveres sammen med de øvrige udskrifter i udskrifts-vinduet ved at afkrydse feltet Kvittering for indberetning vedr. og udfylde felterne: Indberetnings-måned Budgetår Udsendelsesadresse Dernæst aktiveres knappen i udskrifts-vinduet. Udskriv indberetningsskema Indberetningsskema er udformet som et brev hvis udsendelses-adresse er Energilederen (Stamdata, Enhed, tilknyttede adresser). Udskriften indeholder en listning af de aktive Målere på Enheden med målerdata (Nummer, Betegnelse, Energitype), forventede aflæsningsdata (Aflæsningsdato, Visning) og plads til at skrive Aktuel aflæsningsdato og Aktuel visning. Udskriften kan aktiveres sammen med de øvrige udskrifter i udskrifts-vinduet ved at afkrydse feltet Indberetningsskema vedr. og udfylde felterne: Indberetnings-måned Budgetår Dernæst aktiveres knappen i udskrifts-vinduet. 79

80 Udskriv forbrugsstatus Forbrugsstatus/forsyningsstatus udskrives for budgetårets 12 måneder for alle aktive Målere på de valgte Enheder. Statusudskriften er enten en forbrugsstatus pr. måned eller en akkumuleret status pr. måned. Præsentationsformen er tabular eller grafisk. Begge former vil blive udskrevet på samme side, såfremt begge former er markeret i udskriftsvalgvinduet. Udskriften kan aktiveres sammen med de øvrige udskrifter i udskrifts-vinduet ved i rammen Forbrugsstatus 12 mdr. at afkrydse felterne: Tabelform Grafisk Tabelform akkumuleret Grafisk akkumuleret Dernæst aktiveres knappen i udskrifts-vinduet. Forbrugssted Forbrugssted er et objekt i Caretaker, som giver mulighed for at opgøre energi- forbrug for områder/steder, som udgør én eller flere Caretaker-stamdataobjekter indenfor en Caretaker-enhed. Dette kan illustreres ved nedenstående figur: Figuren viser en Enhed med en Bygning opdelt i fire afsnit (f.eks. etager). På Enheden er der en afregningsmåler A i Afsnit 1 og fordelingsmålere F1, F2, F3 i hvert af de øvrige Afsnit. Da samme forbruger (Skoleforvaltn.) har to afsnit (2 + 3) er det naturligt at oprette fire Forbrugssteder svarende til Enheden total og de tre forbrugere: 1) Enheden totalt. Forbrug = A 2) Biblioteket = Afsnit 1. Forbrug = A - F1 - F2 - F3 3) Skoleforvaltnin. = Afsnit 2 + Afsnit 3. Forbrug = F1 + F2 4) Skatteforvaltn. = Afsnit 4. Forbrug = F3 Da hvert Forbrugssted består af et eller flere stamdata-objekter, hvortil der kan knyttes arealer, er det også muligt at 80