Code of Conduct ADFÆRDSKODEKS CAVERIONS RETNINGSLINJER TIL INTERN BRUG

Transkript

1 Code of Conduct ADFÆRDSKODEKS CAVERIONS RETNINGSLINJER TIL INTERN BRUG

2 Indholdsfortegnelse FRA KONCERNCHEFEN GENERELT CAVERIONS MEDARBEJDERE SUNDHED OG SIKKERHED FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Bekæmpelse af bestikkelse...7 Gæstfrihed og gaver...8 Sponsorater og politiske bidrag...9 Forretningspartnere...10 Forsyningskæde...11 Interessekonflikt...11 Brug af virksomhedens aktiver...11 Svindel, hvidvask og handelssanktioner...12 Beskyttelse af fortrolige oplysninger...13 Offentliggørelse og økonomirelateret rapportering...13 Konkurrencelovgivning MILJØET IMPLEMENTERING OG HÅNDHÆVELSE...16 DOKUMENTOPLYSNINGER...16 Code of Conduct Caverion Corporation 2

3 Fra koncernchefen Caverions historie som uafhængig virksomhed er relativt kort. Vi har rødder i mange forskellige virksomheder, der blev sammenlagt til Caverion i Siden da har vi drevet virksomheden ud fra vores fælles værdier og vores fælles måde at afvikle forretningsaktiviteter på. I denne kontekst er vores adfærdskodeks særlig vigtigt. Jeg er sikker på, at alle i Caverion ønsker at arbejde i et ærligt, transparent, ansvarligt og etisk miljø. Dette kodeks beskriver de standarder for adfærd, som alle medarbejdere i Caverion altid skal følge uden undtagelser. I vores daglige arbejde kan det betyde, at man tager ansvar for alles sikkerhed, undgår overdrevne kundeudgifter eller sikrer, at vi ikke deler prisoplysninger med vores konkurrenter. Hvis du nogensinde er i tvivl om, hvad der er den rigtige adfærd, skal du spørge, før du gør det! Vores kunder og forretningspartnere sætter pris på Caverion som en partner, de har tillid til. De skal kunne stole på, at vi lever op til de højeste etiske standarder. Det gælder også for vores investorer og de lokalsamfund, vi arbejder i. Kodekset demonstrerer over for vores interessenter, at vi lever op til disse forventninger. Caverion har nultolerance over for korruption, bestikkelse, konkurrencebegrænsende adfærd, diskrimination, chikane og andre ulovlige handlinger. Hvis du har nogen bekymringer i forhold til at overholde kodekset, vil jeg bede dig diskutere dette åbent med din leder. Det er min forventning, at alle, der mener at have konstateret et brud eller har mistanke om et brud på dette kodeks, rapporterer det øjeblikkeligt ved hjælp af Caverions etiske rapporteringskanaler. At vende det blinde øje til er ikke en gangbar løsning. Jeg kan forsikre jer om, at vi ikke tillader repressalier mod nogen, der står frem. Her hos Caverion vil vi udvikle virksomheden på lang sigt. Vores succes afhænger af vores evne til at bevæge os ind i fremtiden som en respekteret og betroet virksomhed. Ved at overholde vores fælles regler er du med til at sikre fortsat succes i vores virksomhed. Ari Lehtoranta Koncernchef Code of Conduct Caverion Corporation 3

4 1. GENERELT Vi har alle sammen ansvaret for at drive vores forretning i overensstemmelse med Caverions adfærdskodeks. De etiske principper, der er beskrevet i dette adfærdskodeks sammen med de love, der er gældende for os er fundamentet for Caverions forretningsaktiviteter. Det betyder, at vi udviser integritet og aldrig går på kompromis med disse regler også selvom det betyder, at vi mister en forretningsmulighed eller får et mindre overskud. Vores kunder, ejere og det samfund, vi driver forretning i, stoler på os og forventer, at vi driver vores forretning på en etisk forsvarlig måde. Denne tillid skal respekteres i alt, hvad vi gør. Den er mere værdifuld end nogen enkeltstående forretningsmulighed. I vores bestræbelser på at opnå dette spiller du en afgørende rolle som medarbejder i Caverion. Vores virksomhed har mennesket i fokus, og en god og stærk virksomhedskultur kan kun skabes gennem de handlinger, som vi alle sammen foretager. Små beslutninger betyder noget. Uetisk forretningsadfærd kan ødelægge vores mest værdifulde forretningsaktiv nemlig vores omdømme og underminere den kontinuerlige indsats, vi har leveret for at nå dertil, hvor vi er. Ved at følge kodekset sikrer vi ikke bare et etisk forsvarligt arbejdsmiljø for os alle sammen, men også en profitabel og stærk forretning. Alle vores forretninger og fundamentet for vores virksomhedskultur ligger i vores fælles værdier og ledelsesprincipper. De kan findes på Caverions intranet. Vi forventer, at alle medarbejdere følger dem i deres daglige arbejde. Dette kodeks definerer vores etiske principper og vores forretningsmæssige drift og adfærd som individuelle Caverion-medarbejdere og som organisation. Det gælder for alle medarbejdere i Caverion uanset deres rolle, position eller ansættelsestype. Dette kodeks er ikke baseret på nogen bestemt lovgivning. Det indeholder en generel standard for adfærd. Lokale love eller bestemmelser kan kræve en strengere tilgang. Du skal overholde alle obligatoriske love, der er relevante for dit arbejde. Kodekset er en del af Caverions retningslinjer, som alle skal følge. Hvis du har nogen spørgsmål om vores etiske principper, kan du altid kontakte din leder, Caverions complianceteam, HR, Juridisk Afdeling eller den etiske rapporteringskanal. Stil altid dig selv følgende spørgsmål: Er det lovligt? Følger det dette kodeks og Caverions øvrige retningslinjer? Ville jeg føle mig tryg ved at fortælle mine kolleger om dette? Ville det være i orden, hvis det kom i medierne? Er det moralsk set i orden? Etisk forretningsadfærd skaber god forretning. Code of Conduct Caverion Corporation 4

5 2. CAVERION MEDARBEJDERE Vores medarbejdere er nøglen til vores succes. Vi behandler vores medarbejdere retfærdigt og lige. Vi vil gerne have, at Caverion skal være en fantastisk arbejdsplads, og vores mål er at tiltrække de mest kvalificerede og egnede medarbejdere. Vi overholder arbejdsretlige love og bestemmelser i de lande, hvor vi har aktiviteter. Vi opfordrer til en åben og samarbejdspræget stemning på arbejdspladsen, og vi respekterer internationalt forankrede menneskerettigheder, hvilket betyder følgende: Vær fair og åben, og altid behandle dine kolleger med respekt. Vi støtter ligestilling for vores medarbejdere og i vores rekrutteringsaktiviteter. Vores medarbejdere har foreningsfrihed, herunder retten til at danne og tilmelde sig fagforbund til beskyttelse af deres interesser samt retten til at indgå kollektive overenskomster. Vi er en ansvarlig og retfærdig arbejdsgiver, og vi tillader ikke diskrimination af nogen art, hverken i forhold til alder, køn, national og social herkomst, religion, fysiske eller psykiske handicap, politiske holdninger eller seksuel observans. Vi tillader ikke børnearbejde eller nogen form for tvungen eller obligatorisk arbejde eller menneskehandel/moderne slaveri. Vi tillader ikke nogen form for chikane eller mobning på arbejdspladsen. Vi forventer, at vores medarbejdere følger Caverions værdier og ledelsesprincipper. Code of Conduct Caverion Corporation 5

6 3. SUNDHED OG SIKKERHED Sikkerhed på arbejdspladsen vedrører alle. De fleste af Caverions medarbejdere arbejder på kundernes fabrikker eller projektlokationer. Vi har fokus på at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for alle Caverions medarbejdere, uanset om de arbejder hos kunden eller på vores egne kontorer. Vi arbejder på en miljømæssigt og samfundsmæssigt ansvarlig måde. Vi forventer, at vores medarbejdere nøje følger både Caverions sikkerhedsprincipper og de sikkerhedsregler og -bestemmelser, der er gældende på arbejdsstedet. Sikkerhed på arbejdspladsen vedrører alle! Sikkerhed er omdrejningspunktet for alt, hvad vi gør. Det betyder, at: Alle medarbejdere har ret til et sikkert arbejdsmiljø, og vi er meget fokuserede på at have optimale processer for sikkerhed på arbejdspladsen. Caverions mål er at have en arbejdsplads fri for ulykker: Vi udvikler sikkerhed på arbejdspladsen og overvåger den aktivt. Gennem deres egne handlinger har alle Caverions medarbejdere samme ansvar for sikkerhed. Vi pålægger endvidere vores underleverandører og partnere at efterleve vores sikkerhedsprincipper Code of Conduct Caverion Corporation 6

7 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Bekæmpelse af bestikkelse Korruption er ekstremt skadelig for hele samfundsøkonomien, da det mindsker vores effektivitet og påvirker de fundamentale værdier i vores samfund. Korruption er forbudt og i de fleste tilfælde ulovlig. Korruption kan antage forskellige former. Den kan variere fra overdreven gæstfrihed til nøje planlagt og gennemført bestikkelse med systematisk fjernelse af alle spor. Derfor bør vi altid være på vagt og tænke fremad. Bekæmpelse af korruption er en del af vores daglige arbejde. Du må således ikke hverken direkte eller indirekte deltage i aktiviteter, der overtræder de love til bekæmpelse af korruption, som gælder i dit land eller i det land, hvor dit projekt eller dine tjenester leveres. Det betyder følgende: Du må ikke direkte eller indirekte tilbyde, love, give eller tillade fordele til nogen personer eller parter, som har forbindelse til vores forretningsinteresser, i et forsøg på at opnå en upassende fordel for dig selv, Caverion eller andre parter. Du må ikke opfordre til, kræve eller acceptere fordele fra kunder, leverandører eller andre parter eller deres repræsentanter, medarbejdere eller konsulenter, hvis en sådan fordel gives i et forsøg på at opnå en upassende fordel. Enhver handling, der kan give indtryk af bestikkelse, er også forbudt For at verificere baggrunden for betalinger, der overføres og modtages, skal du sørge for, at omkostninger, udgifter og indtægter registreres korrekt i Caverions økonomisystemer med alle påkrævede understøttende bilag og i overensstemmelse med vores regnskabsprincipper og -processer. Det betyder, at du ikke må klassificere omkostninger eller udgifter forkert eller skjule dem. Hold et vågent øje med Store betalinger via betalingsmetoder, der er usædvanlige for vores branche, f.eks. kontant. Betalinger til et andet land end det, sælgerens eller underleverandørens hovedsæde ligger i. Betalinger, sponsorater eller andre fordele, hvis der er en forbindelse til forretningspartnere eller parter, der er knyttet til dem. Forbudte handlinger At ansætte et familiemedlem til en kunde, medmindre denne person tydeligvis er den bedst kvalificerede. Betalinger via tredjepart, tomme selskaber eller mellemmænd eller til en modtager, der ikke har noget med den pågældende forretningstransaktion at gøre. Faciliteringsbetalinger eller andre betalinger til toldmyndigheder for at påvirke den måde, vores levering behandles på. Eksempler på korruption: Returkommission er betalinger til en kundes repræsentant til gengæld for en favorabel behandling i forbindelse med en beslutning om at indgå kontrakten, dvs. som del af en kontrakts pris, der betales tilbage til kundens repræsentant. Faciliteringsbetalinger er betalinger, der ydes med det formål at fremskynde eller lette en embedsmands officielle forretningsgang men ikke for at opnå salg. Bestikkelse er enhver form for værdi, der gives i et forsøg på at påvirke en anden person på en uhensigtsmæssig måde for at opnå en fordel. Nepotisme er forskelsbehandling, der forekommer, når en person favoriserer en kundes familiemedlem i forbindelse med rekruttering uden hensyntagen til kvalifikationer. Udveksling af indflydelse forekommer, når en person, der reelt eller tilsyneladende har indflydelse på en embedsmands beslutningsproces, udveksler denne indflydelse med en upassende fordel. Code of Conduct Caverion Corporation 7

8 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Gæstfrihed og gaver Normale salgsfremmende foranstaltninger, brug af netværk og kundekontakt er vigtige metoder til at vedligeholde vores forretningsrelationer med vores kunder og partnere. Rimelig gæstfrihed og rimelige gaver er tilladte, så længe kravene i dette kodeks overholdes. Enhver form for gæstfrihed eller gaver skal have en klar forbindelse til Caverions normale forretning og må aldrig ydes eller gives for at opnå en upassende fordel. En sådan gæstfrihed eller sådanne gaver skal være rimelige og passende og i overensstemmelse med vores normale forretningspraksis. Værdien af en sådan gæstfrihed eller sådanne gaver må kun være nominel invitationer til traditionelle salgsfremmende begivenheder, enkle frokoster, drikkevarer eller små gaver, der er godkendt som forretningsgaver i Caverion. Du må ikke give eller modtage gaver, yde eller modtage gæstfrihed i form af kontanter eller tilsvarende, herunder vouchere eller gratis tjenester eller varer. Du er forpligtet til at sikre, at den hyppighed, hvormed du yder eller modtager gæstfrihed og/eller giver eller modtager gaver, ikke når et urimeligt højt niveau, og at du ikke yder eller modtager gæstfrihed eller giver eller modtager gaver på et upassende tidspunkt. Underholdning og gæstfrihed med nogle af de følgende elementer er strengt forbudt: Er seksuelt orienteret Kan være i strid med Caverions værdier Kan true Caverions omdømme Gaver og gæstfrihed skal også være i overensstemmelse med modtagerens adfærdskodeks, hvis vi kender det. Du opfordres til at drøfte underholdning og gaver i forretningsøjemed med vores partnere samt drøfte kravene i deres adfærdskodeks. Gæstfrihed og gaver kan være følsomme emner. Husk, at de senere kan blive opfattet på en anderledes måde, end de oprindeligt var tiltænkt. Husk, at hvis gaver eller underholdning skønnes upassende på et senere tidspunkt, kan dette have negative konsekvenser for dig, dine kolleger og Caverion, også selvom de blev givet i bedste mening. Stil dig selv følgende spørgsmål: Vil denne gave, dette sponsorat eller denne underholdning hjælpe os med at få den potentielle aftale i hus? Hvis svaret er JA, skal du IKKE gøre det! Forbudte handlinger Gaver i form af kontanter Mange små gaver og underholdning til én person i kundens organisation En leverandørs tjenester og produkter, der gives gratis til vores medarbejdere Ture med ægtefælle eller familie betalt af leverandøren Dyre gaver, f.eks. tablets Modtageren kræver eller beder om gæstfrihed eller gaver Gaver eller gæstfrihed givet i forbindelse med tildeling af en kontrakt Tilbud om fordele til en embedsmand, når embedsmanden for eksempel: udfører en overvågnings- eller inspektionsopgave, forbereder en beslutning om et køb eller træffer beslutning vedrørende tilbuddet Underholdning til embedsmænd Ture til udlandet betalt af en leverandør Med "gave" menes enhver betaling, erkendtlighed, belønning, foræring eller fordel, hvad enten det er i form af penge eller andet, som tilbydes, loves, gives eller modtages uden nogen direkte eller indirekte kompensation. Med "gæstfrihed" menes alle former for sociale bekvemmeligheder, ekstra eller gratis forretningsydelser, rejser eller indkvartering eller invitation til begivenheder, f.eks. sportsbegivenheder eller kulturelle arrangementer. Code of Conduct Caverion Corporation 8

9 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Godkendelsesniveauer Gaver til en enkelt modtager må ikke overstige 100 euro i løbet af et år. Dette gælder for gaver, der gives eller modtages af Caverions medarbejdere. Princippet gælder ikke for embedsmænd, som ikke må modtage nogen gaver overhovedet, og som det ikke er tilladt at modtage gaver fra. Hvis den lokale lovgivning er strengere, skal den følges. Underholdning, der stilles til rådighed for vores kunder og partnere af Caverion, er underlagt godkendelsesniveauerne i Caverions myndighedspolitik og følger disse principper: Der skal indhentes godkendelse, før underholdningen finder sted eller før der påløber nogen omkostninger. Grænserne beregnes ud fra de samlede omkostninger til underholdningsbegivenheden. Du har sikret, at der er taget højde for kontekst, hyppighed, værdi, tidspunkt, hvor de gives, og modtagerens position for hver enkelt deltager. Godkendelsesniveauer er ikke lig med godkendelse til at medarbejdere kan stille underholdning til rådighed. De er supplerende godkendelseskrav alle andre lokale godkendelsesniveauer skal også overholdes. De fleste lande, vi arbejder i, har en meget streng lovgivning vedrørende gaver og gæstfrihed over for embedsmænd. Derfor må du ikke yde gæstfrihed over for eller give gaver til embedsmænd, deres medarbejdere, repræsentanter, konsulenter eller myndigheder, medmindre en sådan gæstfrihed og sådanne gaver er behørigt evalueret af Caverions compliance team og godkendt af lederen af divisionen i overensstemmelse med dette kodeks. Sponsorater og politiske bidrag Sponsorater må aldrig gives for at opnå en fordel i en bestemt forretningstransaktion eller -mulighed. Sponsorater er økonomisk støtte, der gives til bestemte formål (aktiviteter som f.eks. sport eller kunst, personer, organisationer) i bytte for eksponering. Sponsorater kan omfatte at få vist Caverions brand i forbindelse med aktiviteterne. I modsætning til reklame indebærer sponsorater ikke, at man køber reklameplads. Sponsorater må kun gives efter forudgående godkendelse fra lederen af divisionen, hvis det er dokumenteret i referatet fra mødet i divisionsledelsen. Ethvert sponsorat skal overholde dette kodeks og instruktionerne fra Caverions marketing- og kommunikationsafdeling. Caverion yder ikke økonomiske bidrag til politiske partier eller grupper eller til enkelte politikere. Alle potentielle donationer til velgørende formål skal godkendes i overensstemmelse med Caverions myndighedspolitik. Overdreven brug af underholdning er altid forbudt. "Embedsmænd" er offentlige ansatte som statslige, regionale og kommunale ansatte, embedsansatte, offentlige ledere og medarbejdere samt medarbejdere, repræsentanter og ledere i internationale institutioner. Den lokale definition varierer fra land til land, så du bør altid kontakt din lokale repræsentant fra Caverions compliance team eller Juridisk Afdeling for at forstå, hvordan embedsmænd defineres i dit land. Code of Conduct Caverion Corporation 9

10 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Forretningspartnere Af og til kan Caverion inddrage partnere med det formål at hjælpe med salg, indkøb og andre aktiviteter. Caverion kan være erstatningspligtig i forbindelse med sådanne partneres upassende eller ulovlige aktiviteter. Ofte udføres korrupte aktiviteter ikke af en virksomhed selv, men af en uafhængig konsulent eller agent, som virksomheden har engageret. Derfor er der særlige krav, når tredjeparter engageres til at hjælpe Caverion med virksomhedens salgsog indkøbsaktiviteter. Det betyder følgende: Der skal udvises hensigtsmæssig og grundig rettidig omhu (due diligence), før der indgås forretningsaftaler med tredjepart. Caverions due diligence-skabelon for rettidig omhu i forbindelse med tredjepart skal anvendes. Due diligence-rapporten skal vedlægges alle godkendelsesanmodninger, der måtte være behov for, og den skal opbevares på et sikkert sted. Før der indgås aftaler med tredjepart: a) der skal udarbejdes en passende risikovurdering, og tredjepart skal godkendes af det relevante lokale medlem af Caverions compliance team Vær på vagt, hvis En embedsmand eller kunden foreslår eller kræver, at der anvendes en bestemt konsulent. Et konsulentfirma ejes (direkte eller indirekte) af en embedsmand. En konsulent har tætte relationer til eller er i familie med en embedsmand. En konsulent er påkrævet til at administrere anliggender vedrørende logistik, f.eks. told eller sikkerhedstjenester. En konsulent kræver en usædvanligt høj pris, forskudshonorarer eller kommission uden en klar forbindelse til de tjenester, der leveres. Detaljerne i fakturaer er mangelfulde f.eks. leverede tjenester. Betaling skal overføres til konti i uigennemsigtige banksystemer. Der er krav om usædvanlige eller komplekse betalingsordninger. Køb af konsulentydelser eller tjenesteydelser hos en agent i et land, hvor korruption er almindelig ifølge internationale undersøgelser. b) alle aftaler skal gennemgås af Caverions advokater. Aftaler skal være skriftlige og inkludere Caverions "Supplier Code of Conduct" (Adfærdskodeks for leverandører) og "Anti-Corruption" (Bekæmpelse af korruption). Betalinger til tredjeparter skal begrænses til et hensigtsmæssigt vederlag for levering af specificerede tjenester. Du må ikke foretage betalinger uden en detaljeret faktura. Fakturaer skal indeholde en beskrivelse af de leverede tjenester og de beløb, der skal betales for dem. Betalinger må ikke omfatte beløb, der skal betales til tredjeparten som bestikkelse eller andet i modstrid med gældende lovgivning eller denne politik Med "tredjepart" menes enhver agent, mægler, uafhængig salgsrepræsentant, distributør, joint venture- eller konsortiumpartner, strategisk partner eller andre tjenesteudbydere, der hjælper Caverion med dennes salgs- eller indkøbsaktiviteter, eller som er engageret til at lette eller udvikle vores kunderelationer eller håndtere sager, der involverer offentlige embedsmænd eller myndigheder. Code of Conduct Caverion Corporation 10

11 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Forsyningskæde Vi er alle klar over, at gode og pålidelige leverandører og underleverandører er altafgørende for Caverions forretning. Ovennævnte processer vedrørende vores forretningspartnere gælder ikke for leverandører eller underleverandører, der leverer arbejde, materialer eller udstyr til os, så længe de ikke er direkte knyttet til vores salgsaktiviteter over for kunderne eller køb af varer fra en anden leverandør. Vi bestræber os på at have langvarige og gensidigt fordelagtige relationer ved at behandle vores underleverandører og leverandører retfærdigt og respektfuldt. Vi kræver også, at de skal overholde de samme etiske principper som os. Til dette formål har vi et separat adfærdskodeks for leverandører. Brug af virksomhedens aktiver Virksomhedens aktiver som f.eks. værktøj må kun bruges til at udføre dine arbejdsopgaver. Caverions aktiver, f.eks. værktøj, udstyr, reservedele eller materialer, må kun bruges til virksomhedens forretningsformål. Alle overskydende materialer eller reservedele fra projekter tilhører også Caverion. Du må ikke bruge nogen af Caverions aktiver til private formål eller til at drive privat forretning, hverken på egen hånd eller indirekte med en anden persons eller enheds hjælp. Virksomhedens aktiver i forbindelse med personalegoder (telefoner, firmabil) skal bruges på en måde, der er i overensstemmelse med lokal lovgivning og Caverions egne retningslinjer. Interessekonflikt Caverions transaktioner skal være baseret på en sund forretningsmæssig evaluering efter "armslængdeprincippet". Du skal sørge for, at du altid optræder loyalt og i Caverions bedste interesse. I vores virksomhed kommer vi nogle gange i en situation, hvor nogle af vores kunder, leverandører eller andre interessenter kan have en forbindelse til vores familiemedlemmer, eller hvor vi har en anden forbindelse til vores kunde, leverandør eller interessent (vi kan f.eks. eje aktier eller være bestyrelsesmedlemmer). Hvis en sådan situation opstår, skal du sørge for, at dine handlinger ikke skaber eller ser ud til at skabe en konflikt mellem dine personlige interesser og Caverions interesser. Dette kan indebære, at du ikke deltager i beslutningstagning, der vedrører de pågældende forretningspartnere. Du er forpligtet til at informere din leder om alle forhold, der kan medføre en interessekonflikt. Forbudte handlinger Deltagelse i en beslutningsproces vedrørende tildeling af en kontrakt eller overførsel af betalinger til en virksomhed, der ejes af dig eller nogen af dine pårørende. Ansættelse af et familiemedlem Med "personlige interesser" menes noget, der interesserer dig, din familie eller andre, der er tæt på dig, herunder enhver enhed eller virksomhed, der er kontrolleret af dig direkte eller indirekte, alene eller sammen med andre. Code of Conduct Caverion Corporation 11

12 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Svindel, hvidvask og handelssanktioner Caverion vil ikke være en del af nogen aktivitet, der vedrører svindel eller hvidvask af penge. Vi vil aldrig deltage i bedrageriske aktiviteter ved at begå eller hjælpe andre til at begå nogen form for bedrageri. Det omfatter underslæb, pengeafpresning, tyveri og svindel, skattesvig, afgivelse af urigtige oplysninger, dokumentfalsk, information eller udtalelse, bedrageri, mandatsvig for at opnå en uretfærdig eller ulovlig fordel for Caverion eller nogen anden part, herunder Caverions kunder. Markedsføringen af vores produkter og tjenester er altid sandfærdig og nøjagtig. Ejendoms- og byggeprojekter har før i tiden været brugt til at hvidvaske penge. Hvidvask af penge defineres normalt som forretningsaktiviteter, hvor penge fra ulovlige aktiviteter bringes ind i det lovlige monetære system med henblik på at skjule pengenes oprindelse. Caverion eller virksomhedens medarbejdere må ikke under nogen omstændigheder deltage i processer eller aktiviteter, der er eller ser ud til at være en del af eller relateret til hvidvask af penge. Denne regel er gældende selv i tilfælde, hvor Caverions aktiviteter muligvis ikke skønnes at være ulovlige. Hvis du har mistanke om, at et projekt, som vi byder på eller arbejder på, er involveret i hvidvaskningsaktiviteter, skal du kontakte din leder, Caverions compliance team, HR, Juridisk Afdeling eller den etiske rapporteringskanal. I disse tilfælde må vi ikke afgive tilbud. Vi overholder også fuldt ud alle gældende embargo- og handelssanktionsprogrammer. Forbudte handlinger Hvis der er kendte kriminelle involveret. Kundens projekt som helhed er tydeligvis ikke kommercielt realistisk. Der kommer betalinger fra parter, der ikke har noget med projektet at gøre. Betalinger ordnes på en ukonventionel måde. De kommercielle betingelser er ukonventionelle, og der er ikke nogen åbenlys årsag til dette. Handel med kunder eller leverandører, som er på sanktionslisten. Eksport af varer med flere formål (udstyr, der kan bruges til militære formål) til lande, der er embargo for. Caverion eller virksomhedens medarbejdere må ikke under nogen omstændigheder deltage i processer eller aktiviteter, der er eller ser ud til at være en del af eller relateret til hvidvask af penge. Det betyder følgende: Du skal overvåge kunderne, forsyningskæden og vores forretningspartnere for at undgå enhver tilknytning eller handel med enkeltpersoner eller organisationer på sanktionslisterne. Vi eksporterer ikke udstyr eller færdigheder for at overtræde embargoregulativer. Hvis du er nødt til at importere eller eksportere varer som en del af dit arbejde, skal du altid kontakt Caverions indkøbsafdeling for at finde ud af, om der er gældende embargoregler i de relevante lande. Med "underslæb" forstås at tage penge eller aktiver, som du er blevet betroet, uden at du har juridisk ret til at tage dem. Med "pengeafpresning" forstås at tilegne sig penge eller aktiver ved at true en anden person med negative konsekvenser som f.eks. vold, ødelæggelser eller beskadiget omdømme. Code of Conduct Caverion Corporation 12

13 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Beskyttelse af fortrolige oplysninger Fortrolige oplysninger er afgørende for Caverions forretning og skal behandles meget varsomt. Caverion har forretningshemmeligheder og andre fortrolige oplysninger, som er afgørende for vores succes som virksomhed. Dette involverer f.eks. oplysninger om Caverions produktion og produkter, salg, forretningsplaner, prissætning, forretningsprocesser, leverandører, kunder og andre forretningspartnere samt potentielle nyudviklede produkter. Du må ikke afsløre fortrolige oplysninger, som ikke er offentlige, tilhørende Caverion, dennes kunder eller en partnerorganisation. Det betyder, at Du skal sørge for, at fortroligt materiale ikke kan læses eller ses af uautoriserede personer. Der må ikke tales højt om fortrolige emner på offentlige steder. Du må ikke videregive Caverions fortrolige oplysninger til dine venner eller familiemedlemmer eller til nogen andre, der ikke er autoriseret til at modtage oplysningerne. Du må ikke dele fortrolige oplysninger på sociale medier. Du er også forpligtet til at overholde alle særskilte forpligtelser vedrørende fortrolighed i henhold til gældende love, ansættelseskontrakter og andre forpligtelser. Vi respekterer andres fortrolige oplysninger, og derfor bruger vi ikke disse oplysninger i vores forretningsaktiviteter uden gyldig grund. Offentliggørelse og økonomirelateret rapportering Caverion har fokus på at maksimere aktionærværdien på lang sigt. Vi stræber efter gode finansielle resultater på en lovlig og ærlig måde, og vi giver vores aktionærer relevante og sandfærdige oplysninger om vores aktiviteter. God virksomhedsgovernance er et essentielt aktiv, herunder effektiv håndtering af risici. Desuden er følgende principper styrende for vores forhold til vores ejere: Vi sikrer, at vi forsyner markedet med alle relevante oplysninger til tiden, og vi handler på en transparent måde. De oplysninger, vi offentliggør, er korrekte ud fra vores bedste overbevisning, og de rapporteres i henhold til den aktuelle lovgivning og de aktuelle regulativer. På koncernniveau rapporterer vi vores nøgletal i henhold til IFRS-standarderne (International Financial Reporting Standards). Caverion overholder den finske ledelsesforskrift for virksomheder, der er udstedt og ændret af den finske Securities Markets Association (værdipapirmarkedsforening). Alle Caverions forretningstransaktioner registreres og dokumenteres fuld ud i overensstemmelse med Caverions regnskabsprincipper og god regnskabspraksis. Alle transaktioner og dokumenter, der er associeret med virksomheden, er forretningsrelaterede. Caverion overholder alle gældende skattelove, herunder kravene til momsindberetning. Som medarbejder i Caverion får du muligvis adgang til nogle oplysninger vedrørende virksomheden, der kan påvirke Caverions aktiekurs. Disse oplysninger er insiderviden. Vi bruger eller videregiver ikke insiderviden på ulovlige måder. Caverion har udsendt virksomhedsspecifikke instruktioner om videregivelse af oplysninger (Caverion External Communications Guidelines) og insideremner (Insider Guidelines), som er en del af Caverions retningslinjer. Code of Conduct Caverion Corporation 13

14 4. FORRETNINGSETIK OG -INTEGRITET Konkurrencelovgivning Caverion støtter og har fuldt fokus på at have åben og retfærdig konkurrence på alle markeder. Vi overholder den gældende konkurrencelov i alt, hvad vi foretager os, og vi skal undgå alle situationer, hvor der er en risiko for at overtræde konkurrencebestemmelserne. Du skal være ekstra påpasselig i situationer, hvor der er et legitimt behov for at være i kontakt med vores konkurrenter f.eks. fagforeningsmøder eller møder for at udarbejde fælles bud, der indgives som konsortium. Hvis kontakten eller mødet ikke er bydende nødvendigt, bør du undgå det. Vær på vagt, når du taler med konkurrenter Vi taler ikke med vores konkurrenter om Priser eller principper for prissætning Deltagelse i licitationer Vores omkostninger og omkostningsstrukturer Vores strategiske beslutninger eller andre oplysninger, der ikke er offentlige, og som vores konkurrenter ikke skal kende til Det er strengt forbudt at indhente eller opbevare nogen form for marketingdata om vores konkurrenter, også selvom det er dine personlige venner eller tidligere kolleger. Der findes mere detaljerede oplysninger i Caverions instruktioner om overholdelse af konkurrencelovgivningen. Code of Conduct Caverion Corporation 14

15 5. MILJØET Caverions arbejde i bebyggede omgivelser og på miljømæssige værdier er vigtige i vores produktudbud samt i vores drift. Caverions væsentligste påvirkning af miljøet og vores CO2- belastning sker via de tjenester og løsninger, vi tilbyder vores kunder, og som hjælper vores kunder med at reducere deres miljøbelastning. Ved at tage højde for hele livscyklussen for en ejendom eller et industrianlæg bidrager vi til bæredygtig udvikling. Vores samarbejde med andre brancheaktører understøtter yderligere Caverions kapacitet i forhold til at styrke sine kompetencer inden for energieffektive og miljøvenlige bygningssystemer. Miljøvenlig forretning er en strategisk vigtig aktivitet for Caverion. Vores ydelser og løsninger hjælper vores kunder med at reducere deres miljøbelastning Derudover er det vigtigt at holde den negative miljøpåvirkning fra vores egne aktiviteter nede på et minimum. Det meste af miljøpåvirkningen fra vores aktiviteter er relateret til lokaliseret støj, støv eller dampe. De emissioner, der genereres af vores aktiviteter, skyldes primært vores servicebilers brændstofforbrug. Vi bestræber os på at reducere disse emissioner ved hjælp af effektiv ruteplanlægning og mobile redskaber. Caverion arbejder primært i lejede kontorbygninger. Når vi lejer disse lokaler, fokuserer vi på kontorbygninger med energieffektive og miljøvenlige løsninger. Derudover genererer vores aktiviteter affald, som vi genbruger og bortskaffer på passende vis Code of Conduct Caverion Corporation 15

16 6. IMPLEMENTERING OG HÅNDHÆVELSE Vi har alle sammen ansvaret for vores egne handlinger og for at skabe en kultur baseret på etisk forretningsadfærd. Dette kodeks er godkendt af Caverions bestyrelse, og ejeren af dette dokument er vores Chief Compliance Officer. Hver enkelt medarbejder er ansvarlig for at overholde dette kodeks og for at bidrage til, at det bliver implementeret. Det betyder f.eks., at ledere skal bakke op om, at kodekset overholdes i deres teams, og at medarbejderne opfordres til at tale om kodekset og relaterede spørgsmål med deres ledere. Alle medarbejdere skal læse dette kodeks og gennemføre Caverions obligatoriske træning i overholdelse af virksomhedens regler og standarder. Vi forventer også, at alle medarbejdere i Caverion siger til, hvis de har mistanke om en overtrædelse af adfærdskodekset og rapporterer det. Alle spørgsmål og rapporteringer om overholdelse af regler og standarder bliver taget alvorligt, og de bliver behandlet diskret og så vidt muligt fortroligt. Undersøgelser, der er relateret til overtrædelser, foretages på en objektiv og fordomsfri måde med hensyntagen til ligestilling. Caverion tolererer ikke nogen form for repressalier mod enkeltpersoner, der foretager indrapporteringer eller afsløringer i god tro. Ethvert forsøg på repressalier vil få alvorlige konsekvenser. Alle overtrædelser af dette kodeks resulterer i, at der skrides til handling. Handlingen afhænger blandt andet af, hvor alvorlig overtrædelsen er, og hvor store skader eller risici Caverion udsættes for samt ansættelseslovgivningen i det relevante land. Vores politik er at videregive enhver mistanke om lovovertrædelser til politiet efter en passende evaluering. Der er tre forskellige måder at rapportere en mistanke på: Direkte kontakt Ved at tage direkte kontakt til sin nærmeste leder, Caverions compliance team, HR eller Juridisk afdeling Etisk rapporteringskanal (ERC) Caverion har også en webbaseret rapporteringskanal, der opretholdes af en ekstern serviceudbyder, hvor enkeltpersoner kan rapportere deres iagttagelser af ureglementeret adfærd (anonymt, hvis du foretrækker det). Du kan få adgang til denne kanal og oplysninger om den på Du kan rapportere en mistanke via på: ethics@caverion.com Denne konto bliver læst regelmæssigt af vores Chief Compliance Officer i Caverion Corporation Har du spørgsmål vedrørende kodekset? Der findes oplysninger om kodekset på Caverions intranet. Du kan kontakte enhver af følgende personer for at få vejledning om overholdelse af regler og standarder: Din leder Den ansvarlige for overholdelse af regler og standarder i din division Chief Compliance Officer Koncernens juridiske chef Offentliggørelsesdato: Godkendt af: Bestyrelsen Dokumenttype: Etik Dokumentejer: Chief Compliance Officer Version: Dato: Bemærkninger: Original Opdatering Fuld revision Code of Conduct Caverion Corporation 16