Etisk regelsæt. Envac-koncernen

Transkript

1 Etisk regelsæt Envac-koncernen

2 Indhold Hvorfor har vi et etisk regelsæt? 3 Pålidelighed 4 Kvalitet 4 Tillid og integritet 4 Fri og åben konkurrence 4 Uretmæssige betalinger 4 Gaver og repræsentation 4 Ansvarlighed Beskyttelse af virksomhedens aktiver 5 Brug af virksomhedens aktiver 5 Informationssystemer, og Internettet 5 Fortrolige oplysninger 5 Andres immaterielle rettigheder 5 Interessekonflikter 6 Overholdelse af love og regler om hvidvaskning af penge 6 Bogføring 6 Valg af og samarbejde med samarbejdspartnere 6 Leverandører 6 Agenter og konsulenter 7 Underleverandører 7 Samarbejde med offentlige myndigheder 7 Samarbejde med embedsmænd 7 Respekt Vi hjælper hinanden med at få succes 8 Kommunikation 8 Mangfoldighed og lige muligheder for alle 8 Beskyttelse mod mobning og chikane 8 Sundhed og sikkerhed 8 Bæredygtighed Virksomhedens sociale ansvar 9 Respekt for loven 9 Bæredygtighed 8 Miljøbeskyttelse 9 Rapportering om overtrædelser 9 Sanktioner ved overtrædelse 10 2

3 Hvorfor har vi et etisk regelsæt? Hos Envac stræber vi efter at være konkurrencedygtige, fordi det er det, vores succes afhænger af. Men vores succes skal være baseret på god forretningsskik og på vores kerneværdier, som er beskrevet i "Envacs værdier og retningslinjer": Fornuft, pålidelighed og bæredygtighed. I dette etiske regelsæt medtager vi også værdierne ansvarlighed og respekt, som beskriver den adfærd, vi forventer af vores medarbejdere og samarbejdspartnere. Kunder, leverandører, aktionærer, medarbejdere, myndigheder og medier har ret til at forvente, at vi driver vores forretning hæderligt, og vores medarbejdere skal kunne føle sig stolte af, hvad de har opnået, og den måde, de har opnået det på. Vi vil ikke gå på kompromis. Vi ønsker, at Envac skal være en virksomhed, som medarbejderne er stolte af at være ansat hos, og som andre ser op til. Envacs etiske regelsæt beskriver de generelle retningslinjer, der gælder for vores relationer til kunder og andre samarbejdspartnere i de lokalsamfund og lande, hvor vi opererer og sidst, men ikke mindst, vores indbyrdes relationer. Det er også et sæt praktiske instruktioner, som kan være til hjælp for medarbejderne i det daglige arbejde. Det beskriver f.eks., hvordan man håndterer potentielle interessekonflikter, og hvordan man rapporterer formodede overtrædelser af reglerne. Regelsættet går længere end overholdelse af love og regler. Vi forventer, at alle medarbejdere lever op til de højeste standarder for etisk adfærd og integritet. Vi mener, at etiske og økonomiske værdier er indbyrdes afhængige, og at erhvervslivet skal stræbe efter ikke blot at leve op til de standarder, der er fastsat af nationale og internationale myndigheder, men gøre det endnu bedre. Dette etiske regelsæt er en handlingsplan, der skal sikre, at Envac fortsat kan tiltrække branchens største talenter og de kunder, der værdsætter en kompetent og ansvarlig partner. Stockholm, 17. september 2008 Christer Öjdemark Administrerende direktør, Envac AB 3

4 Pålidelighed Vi fokuserer på kvalitet Vi bestræber os på at hjælpe vores kunder ved at være værdiskabende i kraft af vores teknologiers og serviceydelsers kvalitet. Vi skaber tillid ved at være ærlige Tillid skabes gennem åbenhed og ærlighed. For at opnå succes på langt sigt skal vi opnå hver enkelt kundes tillid ved at være hæderlige i både ord og handling. Vi holder, hvad vi lover, og vi bestræber os på at sikre, at vores kunder, aktionærer og kolleger stoler på, at vi holder ord. Vi konkurrerer på fair betingelser Vi tror på fri markedsøkonomi og fri konkurrence, fordi det sikrer, at vores arbejdsindsats og nyskabelser bliver belønnet. Vi mister vores kunders tillid, hvis vi behandler dem forskelligt, eller hvis vi indgår aftaler med konkurrenter på kundernes bekostning. Dette system, som er grundlaget for fri markedsøkonomi, beskyttes og fremmes af konkurrencelovgivningen. Vores handlinger skal derfor altid være i overensstemmelse med gældende monopollovgivning og anden konkurrencelovgivning. Da disse love varierer fra land til land, har Envac følgende minimumsstandard: Vi konkurrerer åbent og uafhængigt på alle markeder. Vi indgår ikke formelle eller uformelle aftaler med konkurrenter om prisfastsættelse eller fordeling af produkter, markeder, områder eller kunder. Vi skaffer ikke oplysninger eller udveksler oplysninger med konkurrenter om nuværende eller fremtidige priser, avancer, omkostninger, tilbud, markedsandele, distributionspraksis, salgsbetingelser eller specifikke kunder eller leverandører. Vi foretager ikke uretmæssige betalinger Envacs ry for ærlighed og integritet må ikke bringes i fare ved at tilbyde uretmæssige betalinger. Ved kontakt med offentligt ansatte, politiske partier, embedsmænd og medarbejdere i den private sektor må Envacs medarbejdere ikke tilbyde, love eller give nogen form for uretmæssig økonomisk fordel eller anden fordel, hverken direkte eller via mellemmænd, med det formål at opnå eller fastholde en forretningsaftale eller en uretmæssig forretningsmæssig fordel. Vi værner om vores troværdighed ved at afvise gaver og tjenester At acceptere gaver eller ydelser fra samarbejdspartnere eller tilbyde sådanne tjenester underminerer vores troværdighed. Det gør Envac sårbar over for beskyldninger om, at forretningsmæssige beslutninger bliver truffet på et usagligt grundlag. Envacs medarbejdere må derfor ikke tilbyde eller give eksisterende eller potentielle samarbejdspartnere gaver, betaling, repræsentation eller tjenester eller bede om eller acceptere gaver, betaling, repræsentation eller tjenester fra eksisterende eller potentielle samarbejdspartnere, hvis dette med rimelighed kan antages at påvirke forretningsdispositioner, eller ikke falder inden for rammerne af normal forretningsskik eller er forbudt i henhold til gældende lov. 4

5 Ansvarlighed Vi udviser ansvarlighed, når vi værner om virksomhedens aktiver Vi omgås virksomhedens aktiver med respekt Envac bestræber sig på at give medarbejderne de værktøjer udstyr og informationer de skal bruge for at være effektive. Envacs fysiske aktiver, immaterielle rettigheder og informationer skal håndteres med forsigtighed for at undgå tab, tyveri og skader. Informationsaktiver omfatter teknologier, processer, produktionsmetoder, markedsføring, reklame og forretningsmæssige udviklingsanalyser og -planer. Vi bruger kun informationssystemer til arbejdsrelaterede formål Envacs informationssystemer skal hjælpe os med at arbejde effektivt og professionelt. Sådanne systemer må generelt kun bruges til forretningsformål og på en måde, som ikke krænker Envacs rettigheder, som ikke er i strid med Envacs interesser, og som er i overensstemmelse med de regler, Envac fastsætter. Husk, at al -kommunikation vil kunne betragtes som en udtalelse fra Envac. Alle medarbejdere skal derfor være omhyggelige med ikke at sende informationer, der er kommercielt følsomme eller kontroversielle, eller som kan have uønskede kontraktlige eller andre juridiske konsekvenser for Envac. Informationer, der genereres og lagres i Envacs informationssystemer, betragtes som Envacs ejendom, og Envac forbeholder sig ret til at skaffe sig adgang til alle sådanne informationer, medmindre dette er begrænset ved lov eller aftaler. Medarbejderne har ansvaret for at opbevare deres elektroniske filer og arkiver på en forsvarlig måde. Vi værner om fortrolige oplysninger Informationer er et aktiv. Vi offentliggør nogle informationer i form af pressemeddelelser, produktoplysninger, årsrapporter og andre offentlige dokumenter. Alle andre informationer, som medarbejdere modtager i forbindelse med deres arbejde, skal uanset kilden behandles fortroligt for at forhindre, at andre plagierer vores arbejde eller overtager vores kunder. Det gælder også informationer, som leverandører, kunder eller samarbejdspartnere har betroet Envac. Registrér informationer på en hensigtsmæssig måde, opbevar dem sikkert, og begræns adgangen til informationer til medarbejdere, der har brug for oplysningerne for at kunne udføre deres arbejde. Undgå at diskutere informationer på steder, hvor andre kan overhøre, hvad der bliver sagt, f.eks. i lufthavne, offentlige transportmidler, restauranter, barer, cafeterier, toiletter og elevatorer. Informationer er så værdifulde, at det kan være hensigtsmæssigt at bede alle tredjeparter, der får adgang til fortrolige oplysninger, om at underskrive en erklæring om tavshedspligt. Vi respekterer andres immaterielle rettigheder Envac beskytter sine egne hemmeligheder og respekterer andres immaterielle rettigheder. Medarbejdere må ikke fremskaffe fortrolige oplysninger på uretmæssig vis eller videregive fortrolige oplysninger uden tilladelse. 5

6 Vi undgår og håndterer interessekonflikter Interessekonflikter kan opstå, når personlige interesser, familieforhold eller andre tilhørsforhold kommer i strid med virksomhedens interesser. Vi kan undgå interessekonflikter, hvis vi er opmærksomme på problemet og tager de nødvendige forholdsregler. Interessekonflikter opstår oftest, når en medarbejder har en stilling, hvor han eller hun kan indgå forretningsaftaler, ansætte medarbejdere eller får tilbudt ansættelse hos en konkurrent. Her er nogle eksempler på potentielle interessekonflikter. Beskæftigelse uden for Envac: Engagere sig i en stilling, der svarer til jobbet hos Envac, men som er i strid med varetagelse af jobbet hos Envac, eller arbejde hos en eksisterende eller potentiel konkurrent, leverandør eller kunde. Familiemedlemmer og tætte, personlige relationer: Indgå aftaler med en virksomhed, der drives eller ejes af et familiemedlem eller en samlever. Bestyrelsesposter: Fungere som eller acceptere en stilling som funktionær, konsulent eller direktionsmedlem i en virksomhed eller organisation, der er involveret i vores branche eller samarbejder med Envac (f.eks. en samarbejdspartner, leverandør eller kunde). Medarbejdere, der tror, at de har en interessekonflikt, skal underrette deres nærmeste chef, så virksomheden kan afgøre, om der foreligger en interessekonflikt. Vi overholder reglerne om hvidvaskning af penge Envacs holdning til fairness, ærlighed og åbenhed betyder, at vi overholder alle love om hvidvaskning af penge overalt i verden. Alle medarbejdere skal værne om Envacs integritet og omdømme ved at hjælpe med at opdage eventuel hvidvaskning af penge. Vi bogfører retvisende og fuldstændigt Integriteten af Envacs regnskaber afhænger af, at bogføringen er nøjagtig, fuldstændig og rettidig. Alle Envacs forretningstransaktioner skal derfor bogføres fuldstændigt og retvisende i overensstemmelse med Envacs regnskabsprincipper og andre relevante krav. Urigtig og svigagtig dokumentation eller regnskabsaflæggelse er ulovlig. Vi udviser ansvarlighed ved at vælge samarbejdspartnere med omhu Den måde, Envac driver virksomhed på, er afgørende for vores omdømme og succes, og samarbejdspartnere bør opfattes som allierede. Dette afsnit indeholder retningslinjer for passende adfærd over for bl.a. leverandører, agenter og konsulenter. De standarder, der gælder i forbindelse med joint ventures, skal være kompatible med Envacs standarder. Vi er fair i vores samarbejde med leverandører Envac forventer fair konkurrence på sine markeder, og vi anvender de samme standarder i forhold til vores leverandører. Hvis du vælger og/eller samarbejder med leverandører, må du ikke favorisere eller foretrække en person eller virksomhed på basis af andet end Envacs interesser. Du må ikke lade de forretningsdispositioner, du foretager på virksomhedens vegne, påvirke af personlige eller familiemæssige interesser. 6

7 Vi samarbejder med agenter og konsulenter Provision eller honorarer, der betales til agenter og konsulenter, skal stå i rimeligt forhold til de leverede ydelser. Medarbejdere må ikke aftale eller betale provision eller honorarer, der kan betragtes som upassende. Aftaler med konsulenter, mæglere, sponsorer, agenter og andre mellemmænd må ikke bruges til at kanalisere penge til andre personer, herunder offentligt ansatte eller medarbejdere hos kunder. Vi knytter bånd til underleverandører, der har samme værdier som os Vi er afhængige af underleverandører til at hjælpe os med at gennemføre visse projekter, og vi værdsætter det bidrag, de yder til Envacs kunderelationer og omdømme. Vi vælger underleverandører, som vil handle i overensstemmelse med dette etiske regelsæt, for at beskytte og styrke Envacs omdømme. Vi udviser ansvarlighed, når vi lever op til de højeste etiske standarder i vores samarbejde med offentlige myndigheder Envac er i kontakt med forskellige interessentgrupper, herunder kunder, leverandører, medier, private organisationer og kommunale embedsmænd. Kontakten mellem medarbejdere og offentlige myndigheder rundt om i verden er af særlig betydning. Dette afsnit indeholder retningslinjer for samarbejde med embedsmænd og for, hvornår politiske bidrag er tilladt. Vi samarbejder effektivt med embedsmænd Envac opererer i ca. 20 lande og værdsætter gode relationer til offentlige myndigheder. Nationale og lokale myndigheder rundt om i verden har specifikke og forskellige love om offentlige indkøb for at beskytte offentlige interesser. Disse love forbyder som regel, at man tilbyder individuelle embedsmænd betaling eller andre ydelser, de indeholder ofte restriktioner i forbindelse med ansættelse af nuværende eller nyligt fratrådte embedsmænd, og de forbyder enhver adfærd, som kan betragtes som uretmæssig påvirkning af beslutningsprocesser. Envacs medarbejdere skal være ærlige og korrekte i deres samarbejde med embedsmænd. Og de skal leve op til de højeste etiske standarder, når de samarbejder med repræsentanter for offentlige myndigheder. Ved samarbejde med en offentlig myndighed har Envacs medarbejdere pligt til at kende og overholde gældende love og regler. 7

8 Respekt Vi udviser respekt for hinanden, når vi hjælper hinanden med at få succes De mennesker, der arbejder hos Envac, kommer fra mange forskellige lande, baggrunde og kulturer. Vi værdsætter den enkelte medarbejders bidrag ved at leve op til de almindelige normer for høflighed og respekt. Envac bliver også bedømt af tredjeparter på, hvordan disse bliver behandlet, når de samarbejder med virksomheden. Klar og løbende kommunikation, mangfoldighed, lige muligheder for alle og gode sundheds- og sikkerhedsforhold er afgørende for at skabe et arbejdsmiljø, hvor alle føler sig velkomne og trives. Vi fremmer løbende og åben kommunikation Løbende kommunikation mellem ledere og medarbejdere er afgørende for virksomhedens succes. Denne kommunikation, som normalt finder sted på instruktionsmøder og andre møder, bør omfatte forretningsstrategi og kort- og langsigtede mål. Kommunikationen mellem ledere og medarbejdere støttes af Envacs hovedkontor i form af informationer på intranettet, hjemmesider, uddannelse, præsentationer osv. og bør klart vise, hvordan medarbejderne bidrager til Envacs mål. Alle medarbejdere har ret til at få en vurdering af deres indsats fra deres foresatte, som forventes at vurdere medarbejderens udvikling og eventuelt lægge en udviklingsplan. Vi værdsætter mangfoldighed Envac betragter mangfoldighed som et aktiv. I Envacs virksomhedskultur er der plads til alle, uanset køn, nationalitet, alder, fysiske evner eller andre aspekter af mangfoldighed. Alle medarbejdere skal udvise respekt for andre mennesker, uanset forskelle og ligheder, i deres samarbejde med kolleger, kunder, interessenter og samarbejdspartnere. Envac ansætter og forfremmer medarbejdere på grundlag af deres kvalifikationer. Medarbejdere må ikke foretage eller støtte diskrimination i forbindelse med ansættelse, aflønning, adgang til uddannelse, forfremmelse, afskedigelse eller fratrædelse på grund af køn, alder, etnisk eller national oprindelse, kaste, religion, handicap, seksuel orientering, fagforeningsmedlemskab eller politisk tilhørsforhold. Vi arbejder for at skabe et miljø uden mobning og chikane Medarbejdere vil ikke føle sig velkomne og vil ikke trives hos Envac, hvis de, deres kolleger eller nogen, der samarbejder med Envac, udsættes for mobning eller chikane. Vi accepterer ikke mobning eller chikane, det være sig ansigt til ansigt, skriftligt, elektronisk eller mundtligt. Vi sætter de højeste standarder for sundhed og sikkerhed Det er vores pligt over for vores kolleger, deres familier og lokalsamfund at beskytte alle medarbejderes sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen. Envacs grundregler for medarbejderne er: Du skal arbejde sikkert og beskytte dig selv, dine kolleger, lokalsamfundet og miljøet. Du skal kende og overholde loven og relaterede virksomhedspolitikker, hvis du har ansvaret på områder, der er omfattet af sikkerhedsregler og/eller miljøregler. Det er også meget vigtigt, at du omgående rapporterer farlige forhold og andre uacceptable sundheds-, sikkerheds- og miljøforhold med henblik på at minimere antallet af arbejdsulykker og iværksætte korrigerende tiltag. 8

9 Bæredygtighed Vi udviser respekt, når vi anerkender, at vi har et socialt ansvar Hos Envac roser vi os af at være "hjemme" i alle de lokalsamfund, vi opererer i. I dette afsnit ser vi på, hvad Envac kan forvente af sine medarbejdere på områder, der strækker sig fra overholdelse af loven til beskyttelse af miljøet. At fremme bæredygtige forretningsmetoder både mht. den måde, vi arbejder på, og de teknologier, vi tilbyder, er afgørende for, at vi kan leve op til vores sociale ansvar og føle os "hjemme" i hele verden. Vi overholder loven At fastholde Envacs ry for integritet kræver, at Envac og alle Envacs medarbejdere nøje overholder loven. Alle medarbejdere forventes at kende gældende lov inden for deres ansvarsområder, og ledelsen forventes at give medarbejderne de nødvendige instrukser og råd. Envac forventer, at medarbejderne overholder alle love vedrørende beskyttelse af sundhed, sikkerhed og miljø, indhenter alle nødvendige tilladelser og betjener alle faciliteter i nøje overensstemmelse med relevante love. Envacs medarbejdere har pligt til omgående at underrette ledelsen, hvis der er tegn på, at dette ikke overholdes. Vi fremmer en bæredygtig udvikling Alle Envacs medarbejdere skal bidrage til at nå virksomhedens mål om bæredygtighed. Det indebærer bl.a. at tage relevante initiativer til at forbedre livskvaliteten i de lokalsamfund og lande, hvor Envac opererer. Bæredygtighed betyder, at Envac behandler alle interessenter på en socialt ansvarlig måde. Alle medarbejdere skal gøre sig godt bekendt med Envacs bæredygtighedspolitik og dens økonomiske, miljømæssige og sociale krav. Vi lever op til vores miljømæssige ansvar Alle Envacs medarbejdere har pligt til at overholde miljølovens bogstav og ånd og at respektere miljøet, uanset hvor de arbejder. Rapportering om overtrædelser Envac er en decentraliseret koncern, og alle Envac-virksomheder forventes at træffe deres egne selvstændige beslutninger om forskellige forretningsspørgsmål. De standarder, der beskrives i dette etiske regelsæt, repræsenterer imidlertid kernen i Envac-koncernens kultur og engagement. Det er afgørende, at disse standarder overholdes konsekvent i hele koncernen, og hver enkelt medarbejder er ansvarlig for, at standarderne overholdes. Alle medarbejdere har pligt til at rapportere eventuelle formodede eller oplevede overtrædelser af gældende lov, af dette etiske regelsæt eller af virksomhedens politikker og at rapportere, hvis de bliver bedt om at gøre noget, som muligvis vil være en overtrædelse. Rapportering kan ske til den lokale leder, en repræsentant fra et hovedkontor eller til den administrerende direktør. Envacs medarbejdere kan også rapportere mulige overtrædelser anonymt ved at sende en til info@envac.se via en ekstern -konto, som ikke afslører deres navn. Man skal dog være opmærksom på, at anonym rapportering kan være vanskeligere at efterforske. 9

10 Rapporteringer behandles i videst muligt omfang fortroligt. Repressalier mod en medarbejder, som i god tro har rapporteret om ulovlig eller uetisk adfærd til virksomheden, tolereres ikke og kan medføre disciplinærsag. Medarbejdere, som har spørgsmål om en konkret situation, kan bede om hjælp via ovennævnte kontaktmuligheder. Det vigtigste er at få eventuelle problemer frem i lyset, så de kan blive løst hurtigt, inden der sker alvorlige skader. Det er også en overtrædelse af dette etiske regelsæt at undlade at rapportere overtrædelser eller formodede overtrædelser og at nægte at samarbejde i forbindelse med efterforskning af en formodet overtrædelse. Sanktioner ved overtrædelse Alle medarbejdere har pligt til at sikre, at deres egen adfærd og deres nærmeste medarbejderes adfærd er i overensstemmelse med gældende lov, dette etiske regelsæt og virksomhedens politikker. Både egen og underordnede medarbejderes overholdelse tages i betragtning ved de tilbagevendende medarbejderudviklingssamtaler. Envac fører en "nultolerance-politik" og indleder disciplinærsager mod medarbejdere, som overtræder gældende lov, dette etiske regelsæt eller virksomhedens politikker. 10

11 Etisk regelsæt bekræftelse Jeg, (navn, initialer eller lign., Envac region og selskab) bekræfter hermed at have modtaget min egen kopi af Envac AB og datterselskabers etiske regelsæt. Jeg har læst hele det ovennævnte dokument og jeg indvilliger i at efterleve det på alle områder. Sted.. Dato.... Underskrift Når du har underskrevet dokumentet, giv det da venligst til din direktør. Alle ansatte i Envac giver deres bekræftelse af det etiske regelsæt. Denne original opbevares hos Envac Danmark A/S og en kopi hos Envac AB - Headoffice i Stockholm. 11