STÆVNE OG REGLEMENT. Strategisk mål 1:

Transkript

1 STÆVNE OG REGLEMENT Strategisk mål 1: Udvikle og implementere et nyt koncept for administration og koordination af publikationsvirksomhed i DOF inden for stævne- og reglementsområdet med henblik på blandt andet at sikre større sammenhæng samt mere struktur, overblik og brugervenlighed. Hovedsigtet er at skabe overblik og struktur i DOF s stævnereglementer og øvrige stævne-publikationer samt løbende sikre, at disse reglementer og publikationer er opdaterede, brugbare og let tilgængelige. Indgangsmåling Der savnes struktur og en tydeligere rød tråd i DOF s publikationsvirksomhed, hvilket blandt andet gør det svært at bevare overblikket og sikre, at alle DOF s publikationer til stadighed er relevante og opdaterede. Der er heller ikke tilstrækkelig sammenhæng mellem reglement for fodorientering og reglement for MTB-orientering. Handlinger 1 For at tilvejebringe det nødvendige grundlag for et nyt koncept for DOF s publikationsvirksomhed på stævne- og reglementsområdet skal følgende handlinger gennemføres: I løbet af 2015 og 2016: Skabe overblik over DOF s samlede publikationsvirksomhed på stævne- og reglementsområdet, herunder reglementer, 1

2 vejledninger, pjecer, håndbøger, manualer, foldere m.v. Skabe overblik over relevante publikationer, der er forankret i klubberne, men som med fordel kan anvendes i DOF-regi. Afklare hvilke af DOF s publikationer, der skal opdateres eller kasseres og iværksætte dette. Samtænke reglement for fodorientering og reglement for MTBorientering, herunder processen for opdateringen heraf. Samle alle DOF s publikationer i en overordnet, sammenhængende og logisk struktur, der er let tilgængelig på DOF s hjemmeside. Udarbejde en involverende proces for opdateringen af DOF s reglementer indeholdende tidsplan, milepæle m.v. Skabe synlig sammenhæng mellem de nationale reglementer og de tilsvarende internationale (IOF) reglementer. Resultatmål Der er med udgangen af 2016 udviklet og implementeret et nyt koncept for administration og koordination af publikationsvirksomhed i DOF på stævne- og reglementsområdet, hvor alle relevante reglementer og publikationer i DOF er opdateret efter de nye retningslinjer og er tilgængelige online på DOF s hjemmeside. Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at skulle finansieres således: Trykning af udvalgte ,- kr. publikationer 2 møder i planudvalget 5.000,- kr. Diverse kørsel i 5.000,- kr. 2

3 planudvalget Strategisk mål 2: Implementering af udtømmende langtidsterminslister Indgangsmåling DM-stævner og divisionsfinalen går på skift mellem de 3 kredse. Kredsene udpeger selv arrangører og skove, men datoer koordineres i Planudvalget, som også udpeger kontrollanter. Der er enighed om, at DM-stævner er O-sportens nationale kronjuveler, og der skal derfor tilstræbes ypperlig kvalitet. Datoer fastsættes under hensyntagen til landsholdenes deltagelse i internationale mesterskaber og World Cup. Handlinger 2 I løbet af 2015: Terminslisten for A-løb (alle DM er samt Danish Spring) og divisionfinalen er aftalt for årene ; o-service er opdateret; skovlukninger bekendtgjort; kortkontrollanter og bane- og stævnekontrollanter er udpeget (i skrivende stund dog kun for 2016, men det skal bemærkes, at der arbejdes intenst på at få udvidet korpset af potentielle stævnekontrollanter). Reglementet tilføjes en bestemmelse om, at arrangør og terræn skal godkendes i Stævne- og Reglementsudvalget efter indstilling fra respektive kreds samt fra kortudvalget. 3

4 I løbet af 2016: Terminslisten er aftalt og opdateret til og med Stævne- og Reglementsudvalget præsenterer en overskuelig model for evaluering af A-stævner. Modellen anvendes første gang for DMstævner i 2. halvår Efter forudgående høring hos arrangørerne offentliggøres evalueringen på DOF`s hjemmeside. Evaluering sker i samarbejde mellem arrangør, kontrollanter og forelægges Stævne- og Reglementsudvalget til godkendelse. Terminslisteplanlægningen skal indeholde såkaldte superweekends, hvor der på landsplan er sket en koordination af de weekends, der er koncentreret om afviklingen nationale mesterskaber, nationale turneringer og andre landsdækkende arrangementer. Kredsene opfordres ved terminsplanlægningen at arrangere superweekends for B- og C-løb. Kredsenes terminslisteførere koordinerer, at der ikke afholdes superweekends i flere kredse samtidigt. I løbet af 2017: Terminslisten er aftalt og opdateret til og med Krav om evaluering formuleres med henblik på at indgå i reglementsændringsprocessen i Evalueringsprocessen testes for alle DM-stævner samt divisionsfinalen i Evaluering kan foretages frivilligt for andre væsentlige arrangementer, f.eks. Danish Spring, SM, JFM, Påskeløb og Nordjysk 2-dages. I løbet af 2018: Terminslisten er aftalt og opdateret til og med 2022 Stævneevalueringerne fra 2017 benyttes i DOF-akademiets uddannelse af stævneledere og kontrollanter. 4

5 Resultatmål Området foretager en evaluering af de allerede i 2015 realiserede beslutninger om, at: Stævne- og reglementsudvalget godkender dato, arrangør og terræn samt udpeger banekontrollant og stævnekontrollant. Arrangør og terræn godkendes efter indstilling fra kredsene. Hertil kommer, at godkendelse af terræn sker efter forud indhentet udtalelse i kortudvalget, som bedømmer terræn i forhold til den offentliggjorte guide. (Endelig udmelding sker med 3 års varsel plus løbende år. Resultatet offentliggøres i O-service, hvor også skovlukninger bekendtgøres. Med udgangen af 2018 er der implementeret en ny proces for stævneevalueringer, som blandt andet anvendes på DOF akademiet afsnit slettes, da målet er realiseret tidligere i ændret form. I øvrigt skal skovlukninger kun offentliggøres med 12 mdrs. varsel i henhold til reglementet). Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at være omkostningsneutralt. 0.00,- kr. Strategisk mål 3: Uddannelse og certificering af stævnearrangører og -kontrollanter 5

6 Indgangsmåling Der findes i dag ingen certificering af stævneledere, banelæggere, stævnekontrol og banekontrol inden for DOF. Det nærmeste er IOF s certificering af Event Advisers, hvor der blot kræves deltagelse på en Event Adviser Clinic af en weekends varighed. Handlinger 3 I løbet af 2016: Udarbejde en uddannelse til og retningslinjer for certificering af stævneledere, stævnekontrollanter, banelæggere og banekontrollanter. Uddannelse af op til 10 danske IOF Event Advisere. I løbet af 2017: Uddanne og certificere mindst 10 personer efter de udarbejdede retningslinjer. Udviklet og oprette en database over ovennævnte ressourcepersoner. I løbet af 2018: Der uddannet og certificeret så mange stævneledere, stævnekontrollanter, banelæggere og banekontrollanterne, at behovet herfor til A-stævner subsidiært B-stævner løbende er dækket ind med en tidshorisont på 2-3 år. Resultatmål Målet de kommende 2-3 år er at få opretter en uddannelse, så stævneledere, banelæggere, stævnekontrol og banekontrol inden for DOF 6

7 kan blive certificeret. Dette skal ske ved, at man deltager i et af de af DOF arrangerede kurser. DOF udsteder et certifikat, der er gældende 4 år fra udstedelsesdagen. DOF s Stævne og reglementsudvalg holder listen løbende opdateret. [Det bør snarest muligt afklares, (1) hvorvidt man for at bestride et af de fire ovennævnte job ved et A- eller WRE-stævne skal have gyldigt certifikat til området, (2) hvorvidt IOF s Event Advisere har automatisk certificeret til alle fire områder og hvorvidt disse krav skal reglementarisk forankres.] Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at skulle finansiers således: Finansiering af deltagere på DOF akademiets uddannelsesdag i 2017 og 2018 samt finansiering af deltagere på international Clinic a la den i 2016 ved Danish Spring ,- kr. Strategisk mål 4: Styrkelse af erfaringsindsamling og vidensdeling Indgangsmåling Siden implementeringen af IT er der sket en gradvis forringelse i fastholdelsen af Dansk Orienteringsforbunds (DOF) historie for så vidt 7

8 angår stævner. Tidligere blev der ved forbundet arkiveret indbydelser, slutinstruktioner og resultater, ligesom resultater tilgik den enkelte deltager. I dag skal den enkelte selv fremsøge de samme ting via internettet, hvilket har såvel fordele som ulemper afhængigt af, hvorledes man ser på det. Udover de data der aktuelt findes i O-Service, og som slettes løbende, er det op til de enkelte klubber selv at fastholde stævnedata. Pt. fastholdes DM-resultater på DOF s hjemmeside. Tidligere skete vidensdeling via opdaterede stævnehåndbøger, banelæggerhåndbog, vejledninger o.lign. De fleste vejledninger blev opdateret da reglementet skiftede format med Reglementet i Værd at vide -serien er blevet for kompleks at opdatere, da for mange reglementsdata er blevet ført ind i hæfterne. Det betyder blandt andet, at hæfterne ikke er tidssvarende. Pt. vidensdeles der indenfor de enkelte fagområde ved hjælp af vejledninger. Stævnemæssigt indsamles der årligt erfaringer fra DMstævner, som indgår på DOF-akademi dagen. Handlinger 4 I løbet af 2016: Det skal i Stævne og Reglementsudvalget defineres behovet og omfanget for af indsamling af viden og på hvordan indsamlede erfaringer skal vidensdeles. Megen viden findes allerede i procedurer, vejledninger, forretningsgange, men er ikke fastholdt i et enkelt medie. I løbet af 2017: Der skal i DOF regi udarbejdes en procedure for indsamling og fastholdelse af stævneaktiviteter (har været udført siden 2012). På forbundsplan skal der oprettes en database, hvor arrangørerne for aktiviteter der har stået i Stævnekalenderen er pligtig til at 8

9 arkivere indbydelse, slutinstruktion og resultat. Data skal fastholdes i et format, som så vidt muligt er fremtidssikret. Der skal i DOF regi udarbejdes en procedure for indsamling af erfaringer fra DM-stævner, samt stævner med flere end 1000 deltagere. Erfaringerne skal indgå i det følgende års DOF-akademi dag. I det omfang det giver mening, eller der er et behov, skal der udarbejdes vejledninger alternativt Do s and dont s. I løbet af 2018: Værd at vide-serien skal erstattes af: - En folder for nye orienteringsløbere - Tjeklister for arrangører - Tjeklister for kontrollanter Forbundets hjemmeside skal gøres til et mere aktivt medie, hvor klubberne forpligtes til at bidrage med ovenstående emner. I løbet af 2019: Erfaringer og viden skal kobles til arbejdet med DOF Reglement. Resultatmål I perioden fra 2016 til og med 2019 skal følgende mål nås: Rammerne for indsamling af erfaringer og efterfølgende vidensdeling er fastsat. Der er udviklet og oprettet en database for indsamling og præsentation af DM-resultater- Der er tillige udviklet og oprettet en erfaringsdatabase for stævnearrangører og deres kontrollanter. Der er udviklet og oprette en database for indsamling og præsentation af data fra Stævnekalender aktiviteter. De indsamlede erfaringer skal kobles til arbejdet med DOF Reglement. 9

10 Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at være omkostningsneutralt kr. Strategisk mål 5: Etablering af sammenhængende IT løsninger, der understøtter klubberne i arbejdet med afvikling af o-løbs arrangementer. Indgangsmåling Tilmelding sker pt. via o-service for medlemmer af klubber under DOF. Det er kun disse medlemmer, der kan tilmelde sig i dette system. Ydelsen købes hos CMS-teknik og vedligeholdes af samme. Udvikling har ligget i regi af o-service IT-gruppen. I 2014 nedsatte hovedbestyrelsen en arbejdsgruppe til analyse af ønsker/behov til fremtidige systemer. Handlinger 5 I løbet af 2016: Mulige leverandører identificeres, og det afklares om disse fremover ønsker at indgå i det videre arbejde. Arbejdsgruppe etableres og ønsker fra klubberne identificeres gennem kontakt/spørgeskema. De identificerede behov fra klubberne, sammenskrives med øvrige IT ønsker fra Stævne- og Reglementsudvalget samt 10

11 øvrige DOF udvalg (se bl.a. strategisk mål 4 fra SR, der kræver samling af indbydelse, instruktion og resultater samt indsamling af erfaringer fra årets DM er) Første leverance forvents at blive en samlet og prioriteret plan for udviklingen, planen præsenteres for HB ved strategiseminar I løbet af : Den godkendte plan fra 2016 justeres løbende samtidig med at de enkelte elementer udvikles og igangsættes. Det tilstræbes at områder/funktioner igangsættes så snart de er færdige, således at klubberne oplever at der sker nyt. Samtidig med igangsætning af nye funktioner vil disse blive dokumenteret, således at klubberne nemt kan ibrugtage disse. Der identificeres eventuelle områder under løbs-it som skal være reglementsbestemte således at ensartethed og kontinuitet fastholdes. Resultatmål I den kommende 5-års periode nedsættes der en arbejdsgruppe, der gennemfører en række analyser med henblik på at videreudvikle og implementere sammenhængende IT løsninger, der understøtter klubberne i arbejdet med afvikling af o-løbs arrangementer. Der er tillige i perioden dannet vidensdelingsfora for forbundets klubber inden for løbs-it. Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at skulle finansieres 11

12 således: 4-5 årlige arbejdsmøder 5.000,- kr. Udvikling / indkøb af?? tilmeldingssystem 12