STÆVNE OG REGLEMENT. Strategisk mål 1:

Transkript

1 STÆVNE OG REGLEMENT Strategisk mål 1: Udvikle og implementere et nyt koncept for administration og koordination af publikationsvirksomhed i DOF med henblik på blandt andet at sikre større sammenhæng samt mere struktur, overblik og brugervenlighed. Indgangsmåling Der savnes struktur og en tydeligere rød tråd i DOF s publikationsvirksomhed, hvilket blandt andet gør det svært at bevare overblikket og sikre, at alle DOF s publikationer til stadighed er relevante og opdaterede. Der er heller ikke tilstrækkelig sammenhæng mellem reglement for fod orientering og reglement for MTB-orientering. Handlinger 1 For at tilvejebringe det nødvendige grundlag for et nyt koncept for DOF s publikationsvirksomhed skal følgende handlinger gennemføres: I løbet af 2015: Skabe overblik over DOF s samlede publikationsvirksomhed, herunder reglementer, vejledninger, pjecer, håndbøger, manualer, foldere m.v. Skabe overblik over relevante publikationer, der er forankret i klubberne, men som med fordel kan anvendes i DOF-regi. Afklare hvilke af DOF s publikationer, der skal opdateres eller 1

2 kasseres og iværksætte dette. I løbet af 2016: Samtænke reglement for fodorientering og reglement for MTBorientering, herunder processen for opdateringen heraf. Samle alle DOF s publikationer i en overordnet, sammenhængende og logisk struktur, der er let tilgængelig på DOF s hjemmeside. Udarbejde en involverende proces for opdateringen af DOF s reglementer indeholdende tidsplan, milepæle m.v. Skabe synlig sammenhæng mellem de nationale reglementer og de tilsvarende internationale (IOF) reglementer. Resultatmål Der er med udgangen af 2016 udviklet og implementeret et nyt koncept for administration og koordination af publikationsvirksomhed i DOF, hvor alle relevante reglementer publikationer i DOF er opdateret efter de nye retningslinjer og er tilgængelige online på DOF s hjemmeside. Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at skulle finansieres således: Trykning af udvalgte ,- kr. publikationer 2 møder i planudvalget 5.000,- kr. Diverse kørsel i 5.000,- kr. planudvalget 2

3 Strategisk mål 2: Implementering af udtømmende langtidsterminslister Indgangsmåling DM-stævner og divisionsfinalen går på skift mellem de 3 kredse. Kredsene udpeger selv arrangører og skove, men datoer koordineres i Planudvalget, som også udpeger kontrollanter. Der er enighed om, at DM-stævner er O-sportens nationale kronjuveler, og der skal derfor tilstræbes ypperlig kvalitet. Datoer fastsættes under hensyntagen til landsholdenes deltagelse i internationale mesterskaber og World Cup. Handlinger 2 I løbet af 2015: Terminslisten for A-løb (alle DM er samt Danish Spring) og divisionfinalen er aftalt for årene ; o-service er opdateret; skovlukninger bekendtgjort; kortkontrollanter og bane- og stævnekontrollanter er udpeget. Reglementet tilføjes en bestemmelse om, at arrangør og terræn skal godkendes i Stævne- og Reglementsudvalget efter indstilling fra respektive kreds samt fra kortudvalget. I løbet af 2016: Terminslisten er aftalt og opdateret til og med Stævne- og Reglementsudvalget præsenterer en overskuelig model for evaluering af A-stævner. Modellen anvendes første gang for DMstævner i 2. halvår Efter forudgående høring hos arrangørerne offentliggøres evalueringen på DOF`s hjemmeside. Evaluering sker i samarbejde 3

4 mellem arrangør, kontrollanter og forelægges Stævne- og Reglementsudvalget til godkendelse. Terminslisteplanlægningen skal indeholde såkaldte superweekends, hvor der på landsplan er sket en koordination af de weekends, der er koncentreret om afviklingen nationale mesterskaber, nationale turneringer og andre landsdækkende arrangementer. Kredsene opfordres ved terminsplanlægningen at arrangere superweekends for B- og C-løb. Kredsenes terminslisteførere koordinerer, at der ikke afholdes superweekends i flere kredse samtidigt. I løbet af 2017: Terminslisten er aftalt og opdateret til og med Krav om evaluering er indskrevet i reglementet og gennemføres for alle DM-stævner samt divisionsfinalen. Evaluering kan foretages frivilligt for andre væsentlige arrangementer, f.eks. Danish Spring, SM, JFM, Påskeløb og Nordjysk 2-dages. I løbet af 2018: Stævneevalueringerne fra 2017 benyttes i DOF-akademiets uddannelse af stævneledere og kontrollanter. Resultatmål Der er med udgangen af 2017 implementeret følgende proces: Stævne- og reglementsudvalget godkender dato, arrangør og terræn samt udpeger kortkonsulent, banekontrollant og stævnekontrollant. Arrangør og terræn godkendes efter indstilling fra kredsene. Hertil kommer, at godkendelse af terræn sker efter forud indhentet udtalelse i kortudvalget, som bedømmer terræn i forhold til den offentliggjorte guide. Endelig udmelding sker med 3 års varsel plus løbende år. Resultatet 4

5 offentliggøres i O-service, hvor også skovlukninger bekendtgøres. Med udgangen af 2018 er der implementeret en ny proces for stævneevalueringer, som blandt andet anvendes på DOF akademiet. Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at være omkostningsneutralt. 0.00,- kr. Strategisk mål 3: Udvidelse af baneudbuddet til fod-orienteringsløb Indgangsmåling Baneudbuddet til fodorienteringsløb har ikke været ændret i adskillige år. Med fremkomsten at trail-løb, adventure-races m.m. er der en kommet en ny gruppe af løbere, der gerne vil løbe langt og off-road. Denne nye løbergruppe omfatter potentielle nye o-løbere. Handlinger 3 I løbet af 2015: Information og diskussion på klubledermøderne i januar. Få fat i personer, der har erfaring med både trail-løb og o-løb for at få input til, hvordan man kan få fat i trail-folket, og hvad kravet til en trail-orienteringsbane skal være. Lave forslag til, hvordan en trail-orienteringsbane skal laves. 5

6 Forslaget skal være klar inden klubleder møderne i juni Introduktion af trail-orientering for klubberne på klubledermøderne i juni Lav en reklame kampagne (evt. En facebookside/gruppe) for trailorientering og reklamere for dette på diverse trail-sites og facebook grupper. I løbet af 2016: Opfølgning på løb, udbud og deltagelse på klubledermøderne i årets løb I løbet af 2017: Indarbejdelse af trail orientering i fod-reglementet Lav folder med trail o-løb Lav evt. en trail o-cup, evt. inkluderet i vintercuppen Der er tillige skabt (reglementarisk) grundlag for at eksperimentere med andre typer af orienteringsløb i forbindelse med afviklingen af orienteringsstævner. Resultatmål Med udgangen af 2017 er aktiviteten Trail-orientering indeholdende længere baner med hvid og gul sværhedsgrad blevet introduceret. Det må IKKE hedde lange lette baner, da det ikke vurderes at ville tiltrække trail-løbere og andre fra den før omtalte nye løbergruppe. Hertil komemr, at reglementet for fod-orientering er opdateret, så det indeholder retningslinjer for afvikling af trail-orientering. Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at være 6

7 omkostningsneutralt. Udgift Indtægt Netto 0.00,- kr. 7

8 Strategisk mål 4: Styrkelse af erfaringsindsamling og vidensdeling Indgangsmåling Siden implementeringen af IT er der sket en gradvis forringelse i fastholdelsen af Dansk Orienteringsforbunds (DOF) historie for så vidt angår stævner. Tidligere blev der ved forbundet arkiveret indbydelser, slutinstruktioner og resultater, ligesom resultater tilgik den enkelte deltager. I dag skal den enkelte selv fremsøge de samme ting via internettet. Udover de data der aktuelt findes i O-Service, og som slettes løbende, er det op til de enkelte klubber selv at fastholde stævnedata. Pt. fastholdes DM-resultater på DOF s hjemmeside. Tidligere skete vidensdeling via opdaterede stævnehåndbøger, banelæggerhåndbog, vejledninger o.lign. De fleste vejledninger blev opdateret da reglementet skiftede format med reglementet i Værd at vide -serien er blevet for kompleks at opdatere, da for mange reglementsdata er blevet ført ind i hæfterne. Det betyder blandt andet, at hæfterne ikke er tidssvarende. Pt. videndeles der indenfor de enkelte fagområde ved hjælp af vejledninger. Stævnemæssigt indsamles der årligt erfaringer fra DMstævner, som indgår på DOF-akademi dagen. 8

9 Handlinger 4 I løbet af 2016: Der skal i DOF regi udarbejdes en Kvalitetshåndbog hvorunder hele forbundets virke dokumenteres. Mange procedurer, vejledninger, forretningsgange findes allerede, men er ikke fastholdt i et enkelt medie. Kvalitetshåndbogen skal udarbejdes og forankres på forbundets øverste niveau. Som bilag i Kvalitetshåndbogen skal indgå reglementer, procedurer, vejledninger og lign. I løbet af 2017: Der skal i DOF regi udarbejdes en procedure for indsamling og fastholdelse af stævneaktiviteter. På forbundsplan skal der oprettes en database, hvor arrangørerne for aktiviteter der har stået i Stævnekalenderen er pligtig til at arkivere indbydelse, slutinstruktion og resultat. Data skal fastholdes i et format som er fremtidssikret. Der skal i DOF regi udarbejdes en procedure for indsamling af erfaringer fra DM-stævner, samt stævner med flere end 1000 deltagere. Erfaringerne skal indgå i det følgende års DOF-akademi dag. I det omfang det giver mening, eller der er et behov, skal der udarbejdes vejledninger alternativt Do s and dont s. I løbet af 2018: Værd at vide-serien skal erstattes af: - En folder for nye orienteringsløbere - Tjeklister for arrangører - Tjeklister for kontrollanter Forbundets hjemmeside skal gøres til et mere aktivt medie, hvor klubberne stilles til ansvar for at bidrage med ovenstående emner. 9

10 Resultatmål I perioden fra 2016 til og med 2019 skal følgende mål nås: Der er udarbejdet en Kvalitetshåndbog, hvor rammerne er sat til fastholdelse af forbundets virke og indsamling af data. Der er udviklet og oprettet en database for indsamling og præsentation af DM-resultater- Der er tillige udviklet og oprettet en erfaringsdatabase for stævnearrangører og deres kontrollanter. Der er udviklet og oprette en database for indsamling og præsentation af data fra Stævnekalender aktiviteter. Kvalitetshåndbogen er færdig i sin grundform. Da den er et dynamisk værktøj skal den altid være på vej mod mål. Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at være omkostningsneutralt kr. 10

11 Strategisk mål 5: Uddannelse og certificering af stævnearrangører og -kontrollanter Indgangsmåling Der findes i dag ingen certificering af stævneledere, banelæggere, stævnekontrol og banekontrol inden for DOF. Handlinger 5 I løbet af 2017: Der uddannet og certificeret så mange stævneledere, stævnekontrollanter, banelæggere og banekontrollanterne, at behovet herfor til A-stævner subsidiært B-stævner løbende er dækket ind med en tidshorisont på 2-3 år. I løbet af 2018: Der er udviklet og oprettet en database over ovennævnte ressourcepersoner. Resultatmål Målet de kommende 2-3 år er at få opretter en uddannelse, så stævneledere, banelæggere, stævnekontrol og banekontrol inden for DOF kan blive certificeret. Dette skal ske ved, at man deltager i et af de af DOF arrangerede kurser. DOF udsteder et certifikat, der er gældende 4 år fra udstedelsesdagen. DOF s Stævne og reglementsudvalg holder listen 11

12 løbende opdateret. For at bestride et af de fire ovennævnte job ved et A- eller WRE-stævne, skal man have gyldigt certifikat til området. IOF s Event Advisere har automatisk certificeret til alle fire områder Budget Udmøntningen af dette strategiske mål vurderes at være omkostningsneutralt kr. 12

13 Strategisk mål 6: Videreudvikling og implementering af et nyt mere brugervenligt tilmeldingssystem i DOF Indgangsmåling Tilmelding sker pt. via o-service for medlemmer af klubber under DOF. Det er kun disse medlemmer, der kan tilmelde sig i dette system. Ydelsen købes hos CMS-teknik og vedligeholdes af samme. Udvikling har ligget i regi af o-service IT-gruppen. I 2014 nedsatte hovedbestyrelsen en arbejdsgruppe til analyse af ønsker/behov til fremtidige systemer. Handlinger 6 I løbet af 2015: Der nedsættes en arbejdsgruppe - evt. reorganiseres de eksisterende grupper. I løbet af 2016: Der gennemføres en behovsanalyse. I løbet af 2017: Ud fra behovsanalysen arbejdes der med mulighederne for at udvikle eksisterende system eller udvikling/indkøb af nyt system. I løbet af 2018: Der er udviklet og implementeret et tilmeldingssystem til brug i og uden for DOF, idet succeskriteriet dels er en høj bruger tilfredshed, dels en markant anvendelse af brugere uden for DOF regi. I løbet af 2019: Der er udviklet og oprettet et vidensdelingsfora for forbundets klubber inden for løbs-it m.v. 13

14 Resultatmål I den kommende 5-års periode nedsættes der en arbejdsgruppe, som får i opdrag et gennemføre en række analyser med henblik på at videreudvikle og implementere et mere brugervenligt tilmeldingssystem i DOF. Der er tillige i perioden dannet videndelingsfora for forbundets klubber inden for løbs-it. Budget 4-5 årlige arbejdsmøder kr- Udvikling-indkøb af?? tilmeldingssystem 14