ShoreTel 115 IP-telefon brugervejledning

Transkript

1 ShoreTel 115 IP-telefon brugervejledning

2 Ophavsrettigheder til dokumenter og software Copyright by ShoreTel Inc., Sunnyvale, California, USA. Alle rettigheder forbeholdes. Trykt i USA. Indholdet i denne publikation må ikke reproduceres eller overføres i nogen form eller på nogen måde, elektronisk eller mekanisk, med noget formål, uden forudgående skriftlig tilladelse fra ShoreTel, Inc. ShoreTel, Inc. forbeholder sig retten til uden varsel at foretage ændringer af de specifikations og materialer, som er indeholdt i denne publikation, og kan ikke holdes ansvarlig for nogen form for skader (herunder følgeskader), der opstår som følge af, at de præsenterede materialer anvendes, herunder, men ikke begrænset til, typografiske fejl, aritmetiske fejl eller fejl på lister. Varemærker ShoreTel, ShoreCare, ShoreGear, ShoreWare og ControlPoint er registrerede varemærker tilhørende ShoreTel, Inc. i USA og/eller i andre lande. ShoreTel-logoet og ShorePhone er registrerede varemærker tilhørende ShoreTel, Inc. i USA og/eller i andre lande. Alle andre ophavsrettigheder og varemærker indeholdt heri tilhører de respektive indehavere. Patenter Dette produkt er omfattet af et eller flere af følgende patenter: United States patent 6,996,059, United States patent 7,003,091, United States patent 7,167,486, United States patent 7,356,129, Canadian patent 2,316,558, United States patent 7,379,540, United States patent 7,386,114, United States patent 7,450,574 og United States patent 7,450,703. Produktet er også omfattet af andre patentansøgninger, som er under behandling. ShoreTel, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Versionsinformation PN ShoreTel 115 IP-telefon brugervejledning Dato: Virksomhedsoplysninger ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California Telefon: (408) Fax: (408)

3 Indhold SÅDAN KOMMER DU I GANG Log ind BRUG AF TELEFONEN Foretag opkald Brug håndsættet Brug højttalertelefonen Lav telefonmøde Brug interkom Genkald og tjek mistede opkald Læg en besked og indstillinger for beskeder Paging Besvar opkald Brug håndsættet Brug højttalertelefonen Juster ringe- og lyttevolumen Besvar et ventende opkald Besvar Night Bell Interager med opkald Dæmp et opkald Sæt opkald på hold eller annuller hold Overfør opkald Parker og fjern parkering på opkald Silent Monitor / Afbryd Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil Skift tildeling af lokalnummer Afbryd eller aktiver Hunt Group-status VOIC Log ind på hovedmenu Log ind fra et andet lokalnummer Log ind fra en ekstern telefon Lyt til og interager med nye beskeder Send beskeder fra voic PROBLEMLØSNING Se telefoninformation Genstart din telefon HURTIGGUIDE TIL GENERELLE FUNKTIONER

4 4

5 SÅDAN KOMMER DU I GANG Velkommen til din ShoreTel IP-telefon! Stik til håndsæt Håndsæt LCD-display 1 x 16 tegn 115 Indikator-LED Blinkende lys gør brugeren opmærksom på indkommende opkald og ikke-afspillede beskeder. Funktionstaster Udfører grundlæggende telefonfunktioner. Transfe r Confe renc e Inte rcom Redial Voice Mai l Hold Skabelon med funktionstaster Vinylskabelon med internationale symboler. Tastatur Højttaler Kan bruges som højttalertelefon. Kontroltaster til audio Taster til dæmp og højttalertelefon lyser, når de er aktiveret. Volumentast styrer håndsæt-, højttaler- og ringevolumen. Mikrofon 5

6 Log ind Hvis du bruger din telefon for første gang, vises dato og tid på telefonens display. Hvis der ikke er angivet en tidsserver, viser telefonen ShoreTel. I begge tilfælde kan du foretage opkald, men du kan ikke modtage dem. Du skal logge ind og tildele telefonen som dit permanente lokalnummer. For at logge ind: Voice Mail Trin 1 Tryk på. Trin 2 Trin 3 Ring til det lokalnummer, som din administrator har tildelt dig. Hvis din administrator har tildelt dig en adgangskode, skal du indtaste den nu (ellers skal du indtaste standard-adgangskoden 1234) og trykke på. Trin 4 Indtast en ny adgangskode efterfulgt af. Gentag for at bekræfte adgangskoden. Trin 5 Optag dit navn og tryk og tryk derefter på en af følgende valgmuligheder: Accepter Tjek Optag igen Slet Annuller Trin 6 Tryk på for postboksindstillinger. Trin 7 Tryk på for at gentildele lokalnummeret, og tryk derefter på. Du er nu logget ind. Din telefon kan modtage opkald, og du kan tjekke, om du har nye beskeder. Dit lokalnummer ses på displayet og skifter mellem det og tid og dato. Du kan logge ind på enhver ShoreTel IP-telefon i dit netværk for at ændre dit lokalnummer til den telefon. Se Skift tildeling af lokalnummer på side 13 for yderligere oplysninger. 6

7 BRUG AF TELEFONEN Foretag opkald Brug håndsættet For at foretage en intern opringning med håndsættet skal du løfte håndsættet og ringe til lokalnummeret. For at foretage en ekstern opringning skal du først indtaste adgangskoden til linjen og derefter telefonnummeret. For at afslutte et opkald skal du lægge håndsættet på. Brug højttalertelefonen For at foretage en intern opringning med højttalertelefonen, skal du trykke på tasten for højttalertelefonen og ringe til lokalnummeret. For at foretage en ekstern opringning, skal du først indtaste adgangskoden til linjen og derefter telefonnummeret. For at afslutte opkaldet skal du trykke på tasten for højttalertelefonen igen. Lav telefonmøde For at få endnu en person med på et forbundet opkald: Conference Trin 1 Tryk på. Opkaldet er sat på hold. (Tryk på, hvis du vil afbestille telefonmødet.) Hold Trin 2 Ring til lokalnummeret på den person, du vil have med til telefonmødet og tal med modtageren. Trin 3 Tryk på igen. Trevejsopkaldet er etableret. Conference For at afbryde forbindelse til den person, du har tilføjet, skal du trykke igen. Når du har alle de rette tilladelser fra din administrator, kan du bruge Personal Call Manager-softwaren til at forbinde op til seks personer i et enkelt opkald. Brug interkom Conference Interkom-funktionen sætter dig i stand til at oprette forbindelse til en anden person uden at ringe vedkommende op gennem en telefonlinje. Du og modtageren skal begge to bruge ShoreTel IP-telefoner og have tilladelse til at bruge den pågældende funktion. 7

8 For at forbinde en person via interkom: Trin 1 Løft håndsættet. Intercom Trin 1 Tryk på. Trin 2 Trin 3 Ring til personens lokalnummer. Læg på for at afslutte opkaldet. Genkald og tjek mistede opkald Du kan bruge genkaldsfunktionen til at ringe til det nummer, du sidst ringede op til. Det nummer, der ringes til, vil blive vist på telefonen. For at foretage genkald: Trin 1 Løft håndsættet. Redial Trin 2 Tryk på. Trin 3 Læg på for at afslutte opkaldet. Læg en besked og indstillinger for beskeder Når modtageren af dit opkald ikke tager telefonen og ikke har valgt automatisk viderestilling af opkald, kan du lægge en besked, når du bliver bedt om det, eller du kan bruge en af følgende valgmuligheder, mens du lytter til postbokshilsnen: Omgå hilsnen og læg en besked og læg derefter på for at sende beskeden. Overfør til assistent. Viderestil en modtagers Find Me-destination (et valgfrit nummer, som opkald kan viderestilles til) - hvis dette er aktiveret. Ellers vil du blive bedt om at indtale en besked. Overfør til auto-operatør. 8

9 Efter beskeden er optaget, skal du vælge en af følgende valgmuligheder: Beskedindstillinger og derefter: Send besked Annuller Tjek Optag igen Marker/fjern markering som vigtig Overfør til auto-operatør Overfør til assistent Optag igen Send besked, overfør til assistent Send besked, viderestil til modtagers Find Me-destination, hvis aktiveret Send besked, overfør til auto-operatør BEMÆRK Når du lægger på, sendes beskeden. Paging Hvis din telefon eller andre telefoner på dit kontor er konfigureret til paging, kan du indtale en besked, der vil blive hørt på en forbundet højttaler, der normalt befinder sig i et højttalersystem. Hvis du har adgang til paging-funktionen (der er indstillet af din administrator), skal du ringe til det nummer, du har fået af administratoren, og vente på den bekræftende tone, før du begynder at tale ind i håndsættet. Læg på, når du er færdig. Hvis du hører en fejltone, når du forsøger at page, er paging måske ikke konfigureret på dit kontor, eller måske har du ikke den fornødne tilladelse. Kontakt din administrator. 9

10 Besvar opkald Ringtoner og det blinkende, røde LED-lys i øverste højre hjørne af din telefon betyder, at du har et indkommende opkald på din telefon. Hvis oplysningerne er tilgængelige, vil du kunne se opringerens navn og nummer på dit display. For at besvare opkaldet skal du gøre et af følgende: Brug håndsættet For at besvare et opkald skal du tage håndsættet, når telefonen ringer. For at afslutte et opkald skal du lægge håndsættet på. Brug højttalertelefonen For at besvare opkaldet, skal du trykke på tasten for højttalertelefonen. LED i tasten lyser grønt. For at afslutte opkaldet skal du trykke på tasten for højttalertelefonen. Juster ringe- og lyttevolumen Ved at trykke på og på volumentasten justerer du: Volumen på din telefons ringer, mens håndsættet er lagt på, og højttalertelefonen er slukket. Ved at trykke på gentagne gange kan du slukke for ringervolumen. Lyttevolumen, mens håndsættet er taget af. Højttalertelefonens volumen, hvis højttalertelefonens LED lyser. Besvar et ventende opkald Med de fornødne tilladelser (som er indstillet af din administrator) kan du modtage op til 16 indkommende opkald på én gang ved gentagne gange at Hold trykke på. Du kan derefter indskrænke antallet af indkommende opkald, som du ønsker at modtage ved hjælp af Personal Call Manager. Hvis du modtager et indkommende opkald, mens du sidder på den anden linje, vil du høre et bip under opkaldet. For at besvare det indkommende opkald og sætte det igangværende opkald på hold, skal du trykke på Hold. Gentag denne handling for at vende tilbage til det foregående opkald. 10

11 Besvar Night Bell Night Bell-funktionen betyder, når denne er aktiveret af din administrator, at opkald kan viderestilles til et lokalnummer, der ringer på et højttalersystem. Denne funktion kan være til nytte uden for almindelig kontortid, når en opringer har brug for at tale med nogen på kontoret. Hvis du har adgang til Night Bell-funktionen (der er indstillet af din administrator), skal du ringe for at besvare opkaldet, hvor du er. Hvis du hører en fejltone, når du forsøger at tage et Night Bell-opkald, er Night Bell måske ikke konfigureret på dit kontor, eller måske har du ikke den fornødne tilladelse. Kontakt din administrator. Interager med opkald Dæmp et opkald Tryk for at dæmpe et opkald, så opringeren ikke kan høre dig. LED på tasten for dæmpning lyser rødt, når dæmpningen er aktiveret. Sæt opkald på hold eller annuller hold For at sætte et opkald på hold eller annullere hold skal du trykke. Når du har trykket hold, vil du høre en hakkende lyd og derefter klartonen. Hold Derefter kan du trykke igen for at foretage næste opkald i den aktive stakliste. Hvis du har sat flere opkald på hold, skal du fortsætte med at trykke Hold for at finde det opkald, du vil have. Overfør opkald For at overføre et opkald fra dit lokalnummer til et andet lokalnummer eller et Transfer eksternt nummer skal du trykke og derefter ringe til nummeret og lægge på. Eller for at annullere overførslen og ikke længere have opkaldet på Transfer hold skal du trykke igen. Hold 11

12 Parker og fjern parkering på opkald Når du har de fornødne tilladelser (der er indstillet af din administrator), kan du parkere et forbundet opkald på et andet lokalnummer ved at gøre følgende: Hold Trin 1 Tryk på. Opkaldet er sat på hold. Trin 2 Ring efterfulgt af lokalnummeret, som opkaldet skal parkeres på. For at fjerne parkeringen af opkaldet fra et andet sted: Ring efterfulgt af lokalnummeret. Silent Monitor / Afbryd Når du har de fornødne tilladelser (der er indstillet af din administrator), kan du lytte til et opkald uden at blive hørt, eller du kan koble dig på et opkald som fuldgyldig deltager ( afbryde ). For at overvåge et opkald i stilhed (Silent Monitor) skal du ringe og derefter taste det lokalnummer, hvorpå opkaldet er aktivt. For at afbryde et opkald skal du ringe og derefter det lokalnummer, hvorpå opkaldet er aktivt. Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil BEMÆRK Brug Personal Call Manager eller Web Access til at konfigurere tilstandene med forskellige destinationer for viderestillede opkald og personlige beskeder. Du kan vælge en af fem bestemte opkaldshåndteringstilstande for dit lokalnummer, inklusive fire indstillinger for Må ikke forstyrres til at viderestille indkommende opkald og sende dem til voic . Du kan optage personlige hilsner, der forbindes til den aktive opkaldshåndteringstilstand. Din telefon er som standard indstillet til Standard, hvor du kan besvare alle indkommende opkald. Andre tilstande omfatter I møde, Ikke på kontoret, Længere fravær og Brugerdefineret. For at vælge en anden tilstand skal du logge ind på voic og trykke Yderligere indstillinger og derefter trykke på indstillingen og følge anvisningerne. for 12

13 Skift tildeling af lokalnummer Når du har de fornødne tilladelser (der er indstillet af din administrator), kan du tildele dit lokalnummer til enhver telefon i systemet. Trin 1 Log ind på voic fra måltelefonen. Trin 2 Ved anmodningen til hovedmenuen skal du trykke. Trin 3 Tryk for at gentildele lokalnummeret. Tryk for at tildele lokalnummeret. Tryk for at fjerne tildelingen af lokalnummeret. Telefonen vender tilbage til det lokalnummer, der oprindelig var tildelt. Du kan også bruge Personal Call Manager eller Web Access til at fjerne tildelingen af et lokalnummer. BEMÆRK Hvis du tildeler dit lokalnummer til en telefon, der normalt bruges af en anden bruger, vil opkald til den oprindelige brugers lokalnummer blive overført til den viderestillede destination, der er defineret i den aktive opkaldshåndteringstilstand. Afbryd eller aktiver Hunt Group-status Når du har de fornødne tilladelser, kan du afbryde eller aktivere Hunt Group-status fra optaget til ikke optaget (eller omvendt) ved at ringe. Denne funktion er især nyttig, når HG-medlemmer sidder i møde eller holder tidligt fri. Hvis du er medlem af mere end en HG-gruppe, skal du indtaste det lokalnummer, der er forbundet med den ønskede HG-gruppe efter at have ringet til adgangskoden ovenfor. 13

14 VOIC Et konstant blinkende lys på telefonens LED i hjørnet og en hakkende klartone betyder, at du har ikke-afspillede beskeder. Log ind på hovedmenu For at logge ind på voic ens hovedmenu skal du løfte håndsættet, Voice Mail trykke og derefter indtaste din adgangskode efterfulgt af. (Standardadgangskoden er 1234.) Log ind fra et andet lokalnummer For at logge ind på voic ens hovedmenu fra et andet lokalnummer skal du Voice Mail trykke efterfulgt af din adgangskode og derefter. For at logge ind på voic ens hovedmenu fra en analog linje skal du trykke og derefter dit lokalnummer efterfulgt af din adgangskode og derefter. Log ind fra en ekstern telefon For at logge ind på voic ens hovedmenu fra en ekstern telefon skal du ringe til det adgangsnummer til voic en, som du har fået af din systemadmininstrator, trykke og derefter dit lokalnummer og så din adgangskode efterfulgt af. Lyt til og interager med nye beskeder Fra hovedmenuen kan du lytte til og afspille nye beskeder ved at trykke. For at interagere med nye beskeder skal du trykke på en af følgende: Afspil besked igen Gem besked Slet besked Videresend beskeden 14

15 Når du har optaget den indledende bemærkning, skal du trykke: Hvis korrekt Tjek Optag igen Annuller optagelse Når du har adresseret beskeden, skal du trykke som vigtig. Svar på beskeden Vælg en af følgende valgmuligheder: Svar med en voic Svar ved at ringe tilbage Vend tilbage til den forrige menu for at markere den Hør kuvertoplysningerne (tid og dato for afsendelse, brugers navneoptagelse) Gå tilbage Når du lytter til en besked, kan du gå tilbage til flere sekunder før i beskeden. Pause Gå frem Når du lytter til en besked, kan du gå frem til flere sekunder senere i beskeden. Fortsæt til næste besked Send beskeder fra voic Du kan sende beskeder fra hovedmenuen ved at trykke valgmuligheder, når du optager din besked: Annuller Færdig med optagelse Tjek Optag igen. Du har følgende 15

16 Når du er tilfreds med din optagelse, vil du blive anmodet om at indtaste modtagerens lokalnummer. Her har du så mulighed for at trykke: Yderligere adresseringsindstillinger Slå modtageren op efter navn i biblioteket Send en personlig distributionsliste Rundkast til alle lokalnumre Annuller adresseringsindstillinger Når beskeden er adresseret, kan du eventuelt trykke: Marker/fjern markering som vigtig Bed om kvittering Lyt til gemte beskeder Du kan lytte til gemte beskeder fra hovedmenuen ved at trykke. For at interagere med gemte beskeder kan du trykke på enhver valgmulighed under Lyt til og interager med nye beskeder på side 14 (bortset fra nr. 2). Postboksindstillinger Tryk for at få adgang til diverse indstillinger for din personlige postboks, og tryk derefter på en af følgende: Optag personlig hilsen BEMÆRK Når du optager en personlig hilsen, er den forbundet til den aktive opkaldshåndteringstilstand. Optag din personlige hilsen for den nuværende aktive tilstand efter klartonen, og tryk derefter på og vælg en af følgende valgmuligheder: Accepter Tjek Optag igen Slet Annuller 16

17 Vælg opkaldshåndteringstilstand For yderligere oplysninger om opkaldshåndtering, se Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil på side 12. Der findes følgende tilstande og indstillinger: Standard I et møde Ikke på kontoret Længere fravær Br.def. Annuller Gentildel lokalnummer Hvis du har den fornødne tilladelse, kan du tildele enhver telefon i systemet dit lokalnummer. Der findes følgende indstillinger: Tildel lokalnummeret Fjern tildeling af lokalnummer (Telefonen vender tilbage til det lokalnummer, der oprindeligt var tildelt). Indstil adgangskode Indtast din nye adgangskode efterfulgt af Tryk for at annullere. og gentag for at bekræfte. Deaktiver eller aktiver kuvertoplysninger Brug denne indstilling for at aktivere modtagere af dine beskeder til at kunne høre dato og tid for, hvornår du leverede din besked, samt dit navn. Optag dit navn Tryk, når du er færdig med at optage dit navn, og vælg derefter en af følgende valgmuligheder: Accepter Tjek Optag igen Slet og brug standardoptagelse for systemet Annuller Lyt til dine slettede beskeder 17

18 Som sikkerhed mod at slette noget ved et uheld gemmer systemet slettede beskeder et par timer. Lyt til dine slettede beskeder ved at trykke. Voic afspiller alle slettede beskeder, der stadig findes i systemet. Når du afspiller slettede beskeder, kan du håndtere dem på samme måde, som om de var nyligt indtalte beskeder. Tryk for at gendanne den slettede besked som en gemt besked. Fjern slettede beskeder Der findes følgende indstillinger: Bekræft Annuller Yderligere valgmuligheder Der findes følgende, yderligere indstillinger: Aktiver eller deaktiver Outlooks automatiske opkaldshåndtering Ændr leveringsindstililinger for Deaktiver levering Aktiver levering Aktiver levering med vedhæftet voic Marker voic , som er hørt efter levering Skift agenttilstand Log på, og tildel lokalnummer Log af Log på uden at tildele lokalnummer Ændr Find Me Forwarding-tilstand Din Find Me Forwarding-destination er et midlertidigt nummer, som alle opkald viderestilles til, når funktionen er aktiveret. Indstil destinationen i Personal Call Manager eller Web Access. Aktiver Deaktiver Forrige menu 18

19 Log af Vend tilbage til auto-operatør Hør postboksstatus Vælg denne indstilling for at høre antallet af ikke-afspillede beskeder. 19

20 PROBLEMLØSNING Problem: Voic systemet underretter dem, der ringer til dig, om, at din postboks er fuld, og at der ikke kan indtales nye beskeder. 1 Løsning: Din postboks er fuld. Du skal slette beskeder, du ikke længere har brug for: Trin 1 Ved anmodningen til hovedmenuen skal du trykke for at afspille beskeden igen. Trin 2 Tryk for at slette beskeden. Problem: Dit display viser Ingen service. Løsning: Din telefon er midlertidigt ude af drift. Kontakt din administrator. Problem: Dit display er tomt. Løsning: Der er ingen strøm. Kontakt din administrator. Se telefoninformation For at se informationer om din telefon, f.eks. IP-adresse, subnet-mask, version og MAC-adresse, skal du gøre, som følger: Trin 1 Når telefonen er lagt på, skal du trykke. LED en bør ikke være tændt, og du bør ikke høre nogen toner. Hvis det ikke er tilfældet, skal du løfte og lægge håndsættet på igen. Trin 2 Indtast de tal på tastaturet, der svarer til I-N-F-O, og tryk. 1. Postboksadvarslen aktiveres, når der kun er plads til 10 yderligere beskeder i en brugers postboks. Når en brugers postboks er ved at nærme sig fuld kapacitet, vil en advarsel blive vist, der betyder, at der kun er plads til n beskeder, hvor n er en nedtælling fra 10 til 0. Denne besked vil blive vist, hver gang en bruger logger ind på postboksen via fonens brugergrænseflade, indtil et tilstrækkeligt antal beskeder er slettet, således at det samlede antal beskeder er reduceret til at komme under den pågældende grænse. 20

21 Genstart din telefon For at genstarte telefonen skal du gøre, som følger: Trin 1 Når telefonen er lagt på, skal du trykke. LED en bør ikke være tændt, og du bør ikke høre nogen toner. Hvis det ikke er tilfældet, skal du løfte og lægge håndsættet på igen. Trin 2 Indtast de tal på tastaturet, der svarer til R-E-S-E-T, og tryk. Din telefon genstarter. 21

22 HURTIGGUIDE TIL GENERELLE FUNKTIONER Conference Arranger et telefonmøde + lokalnr. + Brug interkom + lokalnr. Conference Paging Besvar opkald nummer fra administrator løft håndsæt Juster volumen Besvar et ventende opkald Hold Tag et eksternt lokalnummer + lokalnr. Besvar Night Bell Interager med opkald Brug højttalertelefonen Dæmp et opkald Sæt opkald på hold eller annuller hold Hold Transfer Overfør et opkald + lokalnr. + læg på Hold Parkering + + lokalnr. Fjern parkering på opkald + lokalnr. Silent Monitor + lokalnr. Afbryd + lokalnr. Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil Voice Mail + adgangskode + + Voice Mail Skift tildeling af lokalnummer + adgangskode + + Voice Mail Fjern tildeling af lokalnummer + adgangskode + + Tildel lokalnummer til eksternt nummer Afbryd eller aktiver Hunt Group-status Problemløsning Voice Mail + adgangskode lokalnr. 22

23 Se telefoninformation + I-N-F-O + Genstart din telefon + R-E-S-E-T + Voice Mail Log ind på voic + adgangskode + Log ind på voic fra andet lokalnummer Log in på voic fra ekstern telefon + lokalnr. + adgangskode + adgangsnummer + + lokalnr. + adgangskode + Lyt til og interager med nye beskeder Afspil besked igen Gem besked Slet besked Videresend besked Svar på besked Hør kuvertoplysninger Gå tilbage Pause Gå frem Fortsæt til næste besked Send beskeder fra voic Lyt til gemte beskeder Postboksindstillinger Optag personlig hilsen Vælg opkaldshåndteringstilstand Gentildel lokalnummer Indstil din -adgangskode Deaktiver eller aktiver kuvertoplysninger Optag dit navn Lyt til dine slettede beskeder 23

24 Fjern slettede beskeder Yderligere valgmuligheder Log af Vend tilbage til auto-operatør Hør postboksstatus 24