BESTYRELSESMØDE NR. 407 ONSDAG DEN 29. MARTS 2017

Transkript

1 REFERAT Den 5. april 2017 Kirsten Bojsen (KRB) Sagsnr BESTYRELSESMØDE NR. 407 ONSDAG DEN 29. MARTS 2017 Formanden bød velkommen til Økonomi- og IT chef Lars Helstrup Jensen og revisorer Keld Østerdal og Ulrik Vassing, Deloitte, som deltog under punkt 0. Formanden bød særligt velkommen til Charlotte Haagendrup, Egedal Kommune, som deltog som suppleant for Jens Jørgen Nygaard og Henrik Brade Johansen, Lyngby-Taarbæk Kommune, som er indtrådt i stedet for Sofia Osmani. Punkt 0. Punkt 0.a Økonomi; indstilling om godkendelse af Årsrapport 2016, herunder at regnskabet indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Notat af 14. marts 2017 med 3 bilag udsendt inden mødet. Peter Basland gennemgik hovedtal og resultater i den udsendte Årsrapport Keld Østerdal, Deloitte orienterede om, at regnskabet er påtegnet uden forbehold med en fremhævelse vedrørende ledelsens vurdering af usikkerheden omkring grundlaget for opgørelse af egenkapital, som revisionen på det foreliggende grundlag er enig i. Med henvisning til ændrede regler for revision, orienteredes kort om betydningen heraf, idet der alene er tale om formelle ændringer uden betydning for indhold af revisionen. Thomas Gyldal Petersen spurgte, hvordan revisionen reviderer i forhold til afdækning af eventuelle uregelmæssigheder og besvigelse mv. Ulrik Vassing redegjorde kort for, hvordan revisionen med afsæt i stikprøvekontrol gennemgår generelt afholdte udgifter, idet samtlige bilag for udgifter afholdt af direktionen dog gennemgås. Keld Østerdal oplyste, at der hverken i forbindelse med den generelle stikprøvekontrol eller ved gennemgang af bilag vedrørende afholdte udgifter i direktionen var noget som helst at bemærke. Thomas Gyldal Petersen bemærkede, at dette så også måtte være tilfældet for den periode den aktuelle aktindsigtssag vedrører, idet revisionen heller ikke tidligere har haft bemærkninger hertil, hvilket blev bekræftet af revisionen. Steen Christiansen stillede opklarende spørgsmål til formuleringen at bestyrelsen er bekendt med sit ansvar for udformning og implementering af interne kontroller til at forebygge og opdage besvigelser. i revisionsprotokollen (side 555). Ulrik Vassing uddybede kort, herunder at revisionen i forbindelse med drøftelsen af samme med direktionen, kan konstatere at der på alle områder er etableret systemer og kontroller, der i tilstrækkelig grad sikrer forebyggelse

2 og opdagelse af besvigelser, samt at revisionen i givet fald ville gøre bestyrelsen opmærksom på, hvis dette ikke var tilfældet. Formanden konstaterede herefter at bestyrelsen kunne godkende årsrapport 2016 til indstilling for generalforsamlingen. Punkt 0.b. Budget 2018, herunder indarbejdede takster for Notat af 22. marts 2017 med 1 bilag udsendt inden mødet. Peter Basland gennemgik overordnede forudsætninger og hovedtal i forslag til budget for 2018, herunder at A-taksten fastlægges til 30 kr. pr. indbygger, jf. tidligere beslutning og at behandlingstaksten (B-taksten) og varmeprisen fastholdes uændret i forhold til 2017, samt at der i budgettet er indarbejdet en forhøjet takst for tømning af nedgravede systemer, som ikke er godkendt af bestyrelsen. En samlet plan for udviklingen og effektivisering af ordningen for nedgravede systemer og tømninger, forelægges til beslutning på næstkommende bestyrelsesmøde, herunder også en indstilling vedrørende fastlægges af taksten for tømning af nedgravede systemer. Tue Tortzen stillede spørgsmål til udviklingen i markedssituationen for kompostering af have- og parkoverskud, hvor priserne synes stigende og foreslog, at der udarbejdes et notat om udviklingen, herunder muligheden for sortering af haveparkoverskud mhp. mulig energinyttiggørelse af veddelen. Tue Tortzen foreslog - ligeledes med henvisning til markedssituationen med deraf følgende stigende priser på bl.a. renovationsopgaver, samt Hillerød og Halsnæs Kommunes insourcing af affaldsindsamlingsopgaven - at tømning af nedgravede systemer overvejes insourcet. Erik Nielsen kvitterede for det præsenterede budget og bemærkede de økonomiske udfordringer der ligger i forhold til udvikling af nye indsamlingssystemer mhp. udsortering af de genanvendelige materialer, bl.a. stigningen i prisen for tømning af nedgravede systemer. I den forbindelse opfordrede Erik Nielsen til, at der arbejdes videre med at optimere og synkronisere ordningen, og henstillede bl.a. til, at der hos kommunerne er større opmærksomhed på betydning af større ensartethed ved valg af løsninger, herunder bl.a. frit valgs tilgangen for affaldssystemer hos boligselskaber. Rødovre Kommune overvejer ligeledes at insource indsamling af affald og tømning af kuber bl.a. med henvisning til markedssituationen og et stigende antal skader på materiel. Steen Christiansen påpegede at en drøftelse af investeringsbehovet for Vestforbrænding som sådan på lidt længere sigt år kunne være relevant på et passende tidspunkt. Erik Nielsen forslog, at det i den forbindelse også indgår forventeligt investeringsbehov for opretholdelse af forbrændingskapacitet i forhold til drifts- og vedligeholdelses strategi for forbrændingsanlæggene, set i lyset af udviklingen på forsyningsområdet, herunder en evt. kommende konkurrencesituation. Formanden takkede for bemærkningerne og konstaterede, at budget 2018 var godkendt til indstilling for generalforsamlingen. 2/6

3 Punkt 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 406, den 14. december Referatet udsendt den 21. december 2016 blev godkendt. Punkt 2. Meddelelser fra formand og direktion Status vedrørende Københavns Kommune Formanden orienterede kort om status for Københavns Kommunes ønske om udtræden af Vestforbrænding, herunder forhandling af vilkår herfor jf. vedtægtens bestemmelser vedrørende gældsforpligtelse og tabserstatning. Efter afholdelse af 2 møder, dels med Morten Kabell, dels på embedsmandsniveau, har Københavns Kommune i et brev til direktionen den 28. februar d.å., meddelt, at man ikke ønsker at udtræde af Vestforbrænding på nuværende tidspunkt, men at der fortsat er ønske om at skabe grundlag for, at affaldsmængderne, som behandles på Vestforbrænding i dag, kan blive overført til ARC inden Formanden udtrykte tilfredshed med at Københavns Kommune (KK) fortsat er en del af Vestforbrænding og bidrager til samarbejdet på tværs til gavn for økonomi og miljø. Formanden orienterede om, at Københavns Kommune i forbindelse med behandling af Vestforbrændings låneramme for , havde taget forbehold for 3 projekter, hvilket må håndteres. Jonas Bjørn Jensen bekræftede beslutningen fra KK og supplerede med at Københavns Kommune er ærgerlige over, at der ikke er fundet en løsning på den ønskede udtræden, som kunne løse den udfordring, Københavns Kommune står overfor i forhold til ARC. Jonas Bjørn Jensen præciserede, at Københavns Kommune, med henvisningen til vedtægtens bestemmelser omkring gældsætning og tabserstatning ved udtræden, fremadrettet vil lægge særlig vægt på at forholde sig til fortsat gældsætning ud over det strengt nødvendige for kernedriften for virksomheden med henvisning til den delvise godkendelse af lånerammen , som forventes tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 30. marts d.å. Orienteringen gav anledning til en lang række kommentarer og bemærkninger fra bestyrelsens medlemmer, herunder bl.a. at der ønskes en redegørelse for, hvordan virksomheden kan fortsætte med at investere i fremtiden til gavn for borgerne og miljøet, på trods af KKs udmelding vedrørende lånegarantier. Fra flere sider blev der lagt stor vægt på vigtigheden af fortsat samarbejde i fællesskabet på fælles betingelser og forpligtelser, men også med de fælles fordele og resultater, der kommer forbrugere i hele oplandet også Københavns Kommune - til gavn. Der blev derfor lagt vægt på, at Københavns Kommune også fremadrettet prioriterer og bidrager til fællesskabets og dermed virksomhedens fortsatte udvikling. Det blev endvidere fremhævet, at låneansøgninger er baseret på og udtryk for ejerkredsens vurdering af behov for lånefinansiering, hvilket fremadrettet i givet fald bør tydeliggøres. 3/6

4 Punkt 2.a. Punkt 3. Formanden rundede af med at kvittere for de mange input, og at der i tilfælde af manglende godkendelse af finansiering af projekter der i øvrigt er godkendt af bestyrelsen, må findes alternative måder at håndtere finansieringen på. Til efterretning. Status aktuelle aktindsigtssager Formanden gav ordet til Peter Basland, som gav et overblik over de aktuelle aktindsigtssager, som er helt besvaret, delvist besvaret og som fortsat udestår at besvare, herunder også nye aktindsigtsbegæringer tillige med en gennemgang af oversigter over afholdte udgifter i forbindelse med bestyrelsessammenkomster, generalforsamlinger, afskedsreception for Ivar Green- Paulsen, samt rejser med ægtefæller i perioden Formanden orienterede efterfølgende kort om, at advokatfirmaet Bech-Bruun på det foreliggende grundlag vurderer, at der ikke er anledning til at overveje et tilbagesøgningskrav eller et erstatningsansvar i relation til de afholdte udgifter. Dog anbefaler Bech-Bruun, at Vestforbrænding nærmere afklarer begrundelsen for en rejse til London i juli 2013 med henblik på endeligt at konkludere, om Vestforbrænding har kunnet afholde udgifter til rejsen. Formanden oplyste endvidere, at revisionsvirksomheden PWC er anmodet om at afdække skattemæssige forhold vedr. rejser med ægtefæller og en evt. pligt til at indberette B-indkomst i den forbindelse. Peter Basland supplerede med præcisering af at der, gældende fra primo 2016, er indført nye retningsliner for afholdelse og dokumentation af repræsentationsudgifter, afholdelse af udgifter til rejser, samt for indkøb og lagerføring af indkøbte/udleverede gaver tillige med at revisionen allerede i forbindelse årsregnskab 2015 bl.a. blev bedt om at gennemgå samtlige direktionens afholdte udgifter. Efter en række kommentarer og bemærkninger fra flere bestyrelsesmedlemmer blev formandens orientering taget til efterretning. Steen Christiansen takkende formanden og Peter Basland for indsatsen omkring afdækning og håndtering af sagen. Afslutningsvis opfordrede formanden bestyrelsen til så vidt muligt at henvise til pressemeddelelse af 3. februar d.å. på Vestforbrændings hjemmeside (vestfor.dk) eller henvise henvendelser fra pressen til formanden eller Peter Basland. Til efterretning. Direktionens skriftlige redegørelse. Notat af 14. marts 2017 udsendt inden mødet. Af hensyn til den fremskredne tid, udgik de planlagte indlæg relateret til Direktionens skriftlige redegørelse. Direktionens redegørelse blev taget til efterretning uden bemærkninger. Indstillingssager; indstilling om godkendelse af: 4/6

5 Punkt 3.a. Fordelingsmodel med justeret fordelingsnøgle for fællesaktiviteten genbrugsstationer, gældende fra 1. januar Notat af 14. marts 2017 udsendt inden mødet. Yvonne Amskov gennemgik kort proces og resultat for opdateringen af datagrundlaget for Fordelingsmodellen, som er gennemført som aftalt og planlagt. Jannich Pedersen kvitterede for indsatsen og erklærede sig tilfreds med resultatet og formanden kvitterede ligeledes for, at opgaven er landet. Indstillingen blev godkendt. Punkt 3.b. Nye administrative rammer for afholdelse af udgifter for Vestforbrænding. Notat af 22. marts 2017 udsendt inden mødet. Peter Basland orienterede kort om baggrund og rammer for udarbejdelse af nye administrative rammer for afholdelse af udgifter, som foreslås udarbejdet i samarbejde med Kammeradvokaten. Steen Christiansen kvitterede for initiativet, og at rammerne godkendes af bestyrelsen. Indstillingen blev godkendt. Punkt 3.c. Fastholdelse af bestyrelsens vederlag, herunder vederlag for formand, næstformand, Arbejdsudvalg og øvrige bestyrelsesmedlemmer. Notat af 22. marts 2017 udsendt. Indstillingen blev godkendt. Punkt 3.d. Etablering af fuldskala robotsortering af indsamlet storskrald. Notat af 14. marts 2017 udsendt inden mødet. Punkt 3.e. Punkt 4. Yvonne Amskov gennemgik kort baggrund og indstilling. Henrik Brade Johansen stillede opklarende spørgsmål til robotsorteringens funktionalitet. Indstillingen blev godkendt, idet Jonas Bjørn Jensen undlod at tage stilling. Investeringsforslag på 25,7 mio. kr. til udskiftning af affaldskraner inkl. automatik og el-anlæg (projekt 1146D). Notat af 13. marts 2017 udsendt inden mødet. Per Wulff gennemgik kort baggrund og indstilling. Indstillingen blev godkendt Eventuelt Formanden orienterede om overvejelser om at aflyse det årlige strategiseminar den 31. maj d.å., set i lyset af omfanget af andre arrangementer og møder i de kommende måneder. Da dette ikke gav anledning til bemærkninger, meddelte formanden at årets strategiseminar aflyses. 5/6

6 Side X af referat af DD. marts 2017 af bestyrelsesmøde nr. 407, onsdag den 29. marts Referatet godkendt: Formand Ole Bondo Christensen, Furesø Kommune _ Steen Christiansen, Albertslund Kommune Jesper Würtzen, Ballerup Kommune Franz Hansen, Brøndby Kommune Suppleant Charlotte Haagendrup for Jens Jørgen Nygaard, Egedal Kommune Fraværende Tina Tving Stauning, Frederikssund Kommune Næstformand Hans Toft, Gentofte Kommune Karin Søjberg Holst, Gladsaxe Kommune John Engelhardt, Glostrup Kommune Jannich Petersen, Gribskov Kommune Thomas Gyldal Petersen, Herlev Kommune Fraværende Michael Ziegler, Høje-Taastrup Kommune Jonas Bjørn Jensen, Københavns Kommune Erik Nielsen, Rødovre Kommune Fra Vestforbrænding deltog: Peter Basland Per Wulff Yvonne Amskov Lars Helstrup Jensen (under punkt 0.a. og 0.b.) Kirsten Bojsen (referent) Keld Østerdal, Deloitte (under punkt 0.a.) Ulrik Vassing, Deloitte (under punkt 0.a.) Stig Hasselbalch (medarbejderrepræsentant) - afbud Helge Friis, Halsnæs Kommune Tue Tortzen Hillerød Kommune Ole Bjørstorp, Ishøj Kommune Henrik Brade Johansen, Lyngby-Taarbæk Kommune Henrik Rasmussen, Vallensbæk Kommune 6/6