Referat af generalforsamling, maj 2014

Transkript

1 Referat af generalforsamling, maj 2014 Kære beboere, Hermed referat af den ordinære generalforsamling i foreningen torsdag d. 15. maj Tilstede på generalforsamlingen var: Trille Hassager, Jasna Hamzic, Marloes van Hout, Erling Rasmussen (Administrator Teamet), Jytte Monrad, Birthe Bjørnstrup, Ninna Lenshøj, Ole Knudsen, Eva Berthram, Lone Brisson, Finn Møller, Kirsten Erkfeldt, Hugo von Linstow, Jytte Weiercke, Ann- Kristine Moody Jacobsen. (12 lejligheder var repræsenteret). Yderligere to lejligheder var repræsenteret ved fuldmagt. Mødet blev afholdt i bestyrelseslokalet, kælderen, Jyllandsvej 10-12B, 2000 Frederiksberg. 1. Valg af dirigent og referent Valg af dirigent: Erling Rasmussen, vedtaget Valg af referent: Marloes van Hout, vedtaget Indkaldelse til generalforsamlingen er udsendt rettidigt. 2. Formandens beretning om det forløbne år Formanden, Trille Hassager, gennemgik kort et par punkter fra formandens beretning.. Formanden opdaterede omkring det varslede rørudskiftningsprojekt og kunne fortælle at bestyrelsen i det forgangne år har indhentet flere forskellige tilbud, hvorfor projektet har trukket lidt ud, men nu er igangsat. Der blev stillet spørgsmål til, om der var tegnet en entrepriseforsikring for rørudskiftningen, som starter d. 19. maj. Det er der ikke og efterfølgende har bestyrelsen talt med Administratorer Teamet og de vurderede, at det ikke var nødvendigt at tegne en entrepriseforsikring, da VVS- firmaet selv har en forsikring, der dækker ved evt. skader. Formanden bemærkede derudover, at bestyrelsen godt er klar over, at vi med de to forslag bestyrelsen har stillet gør op med nogle traditioner i foreningen, men også at bestyrelsen ser forslagene som nødvendige tiltag, for at kunne varetage de opgaver foreningen er forpligtet til at varetage. En del beboere bemærkede, at de ikke håbede at alt det sociale i foreningen ville forsvinde i og med, at vi udliciterer arbejdsweekenderne. Bestyrelsen lover at gøre en ekstra indsats for at bibeholde det sociale aspekt i foreningen også uden arbejdsweekenderne. Formandens beretning blev herefter godkendt. 3. Forelæggelse af årsregnskab og status med revisors påtegning til godkendelse Erling Rasmussen gennemgik foreningens drift og økonomi og bemærkede at fællesudgifterne er foreningens primære indtægtskilde og at de væsentligste 1

2 ejendomsomkostninger er vand, renovation, trappevask og forsikring (som er steget markant efter vand- og stormskader). Det blev aftalt, at bestyrelsen ved hjælp af Administrator Teamet skal undersøge, om der kan tegnes en billigere forsikring ved at skrifte selskab. Erling Rasmussen bemærkede at regnskabet ser fornuftigt ud og at budgettet er fint overholdt. Administrator Teamet anbefaler, at man undersøger om man evt. kunne ændre aftalen med Brunata om aflæsning af varmemålere, så foreningen ikke skylder penge væk. Dette vil blive undersøgt nærmere. 4. Forslag til beslutning Følgende spørgsmål blev stillet til bestyrelsens forslag nr. 1: - Beregnes stigningen i ejerforeningsbidraget ud fra det nuværende beløb inkl. Antennebidrag/kabel- tv? o Svar: Ja. - Vil Vagn kunne afløse, når Finn er på ferie, så vi ikke behøver at lukke skraldeskakterne? o Svar: Det er meget dyrt at få Vagn Bruhn til at afløse Finn, da Vagn så skal komme to gange ugentligt for at sætte skraldecontainerne op. Hvis nogle har problemer me,d selv at gå ned med skal i perioden, vil bestyrelsen være lydhøre overfor forslaget. Indtil der evt. opstår andre behov vurderer bestyrelsen at Vagn Bruhns hjælp ikke er påkrævet på nuværende tidspunkt, og at der er mange penge at spare, ved at vi selv går ned med skraldet i de perioder, hvor skakterne er lukket. - Hvorfor er snerydning ikke inkluderet i tilbuddet? o Svar: Bestyrelsen var ikke klar over, at der var stemning for, at også snerydningen blev inkluderet i Vagn Bruhns arbejdsopgaver for foreningen. Der viste sig at være stemning for dette blandt generalforsamlingens deltagere. Bestyrelsen noterede sig dette, og vil få inkluderet snerydning i aftalen med Vagn Bruhn, således at vi ikke selv skal stå for snerydning i weekender og helligdage, men at Vagn Bruhn også varetager denne opgave. - Skal de blå døre males hvert år? o Svar: Nej. Vi vurderer hvad der er behov for, fra år til år. Eksempelvis maling af blå døre, opgange eller udendørs vinduer/døre. - Kan vi ikke lave noget praktisk, når vi alligevel skal mødes til de sociale arrangementer? o Svar: Bestyrelsen vil tage det op til overvejelse, men vi kan alligevel ikke nå større projekter med det antal folk der møder op. Herefter overgik vi til afstemningen om bestyrelsens forslag nr. 1 om hævelse af fællesudgifterne med 6% og udlicitering af arbejdsopgaverne fra arbejdsweekenderne. 2

3 Fordelingstal for forslaget: 94 Fordelingstal imod forslaget: 9 Forslaget blev dermed vedtaget. Følgende spørgsmål blev stillet til bestyrelsens forslag nr. 2: - Er formuleringen nærmeste pårørende misvisende? o Svar: Formuleringen er ufarlig fastslog Erling Rasmussen fra Administrator Teamet, da det af forslaget tydeligt fremgår, at det kun er nærmeste pårørende, som beboer ejendommen, der kan vælges ind i bestyrelsen. Der blev ikke stillet yderligere spørgsmål. Da generalforsamlingen ikke var repræsenteret ved 2/3 deltagelse af foreningens medlemmer (jf. vedtægternes 8) redegjorde Erling Rasmussen for proceduren for afstemningen. Afstemningen på den ordinære generalforsamling skal foretages selvom der ikke er 2/3 deltagelse, men den endelige afgørelse kan først ske på en ekstraordinær generalforsamling. Ved afstemningen på den ekstraordinære generalforsamling kan forslaget vedtages eller forkastes ved almindeligt simpelt flertal. Herefter overgik vi til afstemningen om vedtægtsændring til vedtægternes 11, om hvem der er valgbare til bestyrelsen. Fordelingstal for forslaget: 94 Fordelingstal imod forslaget: 9 Resultatet blev taget ad notam, og bestyrelsen indkalder snarest til en ekstraordinær generalforsamling, hvor dette forslag skal til endelig afstemning. Ved den ekstraordinære generalforsamling foregår afstemningen som en simpel flertalsafstemning, og der kan afgives stemme via gyldig fuldmagt. Erling Rasmussen opfordrede alle til at stemme om forslaget igen ved den ekstraordinære generalforsamling eventuelt via fuldmagt. 5. Bestyrelsens forslag til budget Budgettet er uden forslag 1. Der sendes et revideret budget ud i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling, hvor forslag 1 er inkluderet. Posterne Fællesbidrag og Fraværdsgebyr justeres. Det blev diskuteret om vi skal undersøge om et andet forsikringsselskab ville kunne give et bedre tilbud en Codan gør nu. Birgitte fra Administratorteamet har ikke kunne finde noget der matcher buddet. Bestyrelsen undersøger det om vi kan få tilsendt nogle forskellige tilbud. Budgetforslaget blev enstemmigt godkendt. Et korrigeret budget inkl. 6% stigning i fællesbidraget vil blive fremlagt på den 3

4 ekstraordinære generalforsamling. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg til bestyrelsen skulle ske ud fra den omstændighed, at et af bestyrelsesmedlemmerne ikke er valgbar til bestyrelsen endnu (jf. bestyrelsen forslag nr. 2, der ikke kunne afgøres grundet den manglende 2/3 deltagelse ved den ordinære generalforsamling). Det blev derfor besluttet at Marloes van Hout træder ind i bestyrelsen såfremt vedtægtsændringen bliver vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling. To beboere meldte sig efterfølgende til midlertidigt at træde ind i bestyrelsen indtil den ekstraordinære generalforsamling er afholdt. Udfaldet blev, at den ene beboer valgte at trække sit kandidatur, og herefter blev det vedtaget, at Finn Møller træder midlertidigt ind i bestyrelsen indtil bestyrelsen forslag nr. 2 afgøres. Såfremt forslaget vedtages, træder han ud igen, og overlader bestyrelsespladsen til Marloes van Hout. Den midlertidige bestyrelse frem til den ekstraordinære generalforsamling er således: Trille Hassager (Formand) Jasna Hamzic (Kasser) Finn Møller (midlertidigt bestyrelsesmedlem) 7. Valg af revisor Vedbæk revision er enstemmigt genvalgt. 8. Eventuelt Der udtrykkes ønske om oftere tømning af haveaffald. Vi bestiller efter behov og man er derfor velkommen til at kontakte én af bestyrelsesmedlemmerne, når containeren skal tømmes. Der blev spurgt til den generelle tilstand for vores facade, murværk og tag og om disse ting løbende tjekkes. Formanden svarede, at taget bliver gennemgået, hver gang der udarbejdes tilstandsrapport (hvilket sker hvert tiende år, senest i 2011). Ved udarbejdelsen af tilstandsrapporten i 2011 havde bestyrelsen bedt om at få en mursagkyndig med for netop at få en vurdering af facadens tilstand. Den mursagkyndige konkluderede, at der blot er én kritisk revne i ejendommens facade, men at der i øvrigt ingen anmærkninger er. Tag og andet har ingen anmærkninger i tilstandsrapporten. Formanden påpeger desuden at vi skal være meget opmærksomme på murbier og hvepse om sommeren, og at man hurtigt kontaktede bestyrelsen, hvis man havde mistanke om murbier. Bestyrelsen vil så tage kontakt til en skadedyrsbekæmper, da 4

5 både murbier og hvepseboer skal fjernes professionelt. En beboer bemærkede at nogle haveejere i foreningen vander deres haver med haveslange. Dette mente vedkommende var uheldigt, da vanding med haveslange medfører et større vandforbrug, hvis udgift vi alle er med til at dække i og med, at vandudgifterne er fælles. Der var generel enighed om, at vanding med haveslanger ikke skal være tilladt i foreningen, og at bestyrelsen sørger for at gøre alle haveejere opmærksomme på dette. På generalforsamlingen blev det diskuteret, om man er forpligtet til at vende altankasserne ind over egen altan og ikke ud over altanerne. Dette er ikke lovpligtigt. Formanden bemærkede, at vi har 3 muligheder: stille det som forslag og få det indskrevet i vedtægterne, appellere til andre beboere om, at man udviser almindelig nabo- respekt til underboen eller indskrive det i vores husorden, som man dog ikke er vedtægtsforpligtet af. På generalforsamlingen var der stemning for, at vi appellerer til hinanden om at tage hensyn, men at vi desuden skriver det ind i vores husorden. En beboer bemærkede at bestyrelsen måske påtager sig for mange opgaver, hvortil bestyrelsen svarede at de prøver at finde en balance og at mange opgaver er udelegeret til andre. Alle takkede bestyrelsen for deres indsats. Formanden takkede herefter for god ro og orden og hævede generalforsamlingen. 5