ADRA MATCH ACCOUNTS KVIK- GUIDE

Transkript

1 ADRA MATCH ACCOUNTS KVIK- GUIDE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE SÅDAN BRUGER DU DENNE GUIDE...4 FORBEREDELSER...5 OPRETTELSE AF DIN FØRSTE KONTOGRUPPE...6 SKÆRMEN WELCOME (VELKOMMEN)...7 REDIGERING AF KONTI OG KONTOGRUPPER...8 IMPORT AF FILER... FILES AND FOLDERS (FILER OG MAPPER)... AUTOMATISKE AFSTEMNINGSREGLER... NØGLEFUNKTIONER DET DAGLIGE ARBEJDE...6 IMPORT (IMPORTER)...7 AUTOMATIC (AUTOMATISK (AFSTEMNING))...9 MANUEL (AFSTEMNING)...0 REPORTS (RAPPORTER)...4 UNDO IMPORT (FORTRYD IMPORT)...5 MANUEL REGISTRERING...7 SKABELONREGLER...8

3 OPHAVSRETTIGHEDER Copyright 0 Adra Match. Alle rettigheder forbeholdes. Oplysningerne i dette dokument kan ændres uden forudgående varsel. Den software, der er beskrevet i dette dokument, leveres på baggrund af en licensaftale. Softwaren må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med vilkårene i denne aftale. Ingen del af dette dokument må gengives, gemmes i et arkivsystem eller overføres i nogen form eller på nogen måde ad elektronisk eller mekanisk vej, herunder fotokopiering og optagelse til andre formål end køberens personlige brug, medmindre der foreligger skriftlig tilladelse fra Adra Match. Adra Match AS Besøgsadresse: Schweigaards gate 8 09 Oslo Norge Postadresse: Postboks 966 Grønland 04 Oslo Norge

4 SÅDAN BRUGER DU DENNE GUIDE MÅLGRUPPE FOR GUIDEN Målgruppen for denne kvikguide er alle, der bruger Adra Match Accounts, og formålet med den er at give et hurtigt overblik over de oftest anvendte funktioner i Adra Match Accounts. Denne guide beskriver de oftest anvendte funktioner i Adra Match Accounts. Den er primært beregnet til almindelige brugere og superbrugere. Dette dokument beskriver ikke vedligeholdelse af brugere og kunder eller generering af rapporter. Du kan finde mere detaljerede oplysninger i brugervejledningen til Adra Match Accounts. INDHOLD I GUIDEN Denne guide hjælper dig med at: > > forstå de oftest anvendte funktioner i Adra Match Accounts > > bruge Adra Match Accounts. 4

5 FORBEREDELSER OPRETTELSE AF KONTOUDTOG VIA ERP-SYSTEMET Du kan eksportere et kontoudtog fra virksomhedens økonomisystem (i det følgende kaldet "ERP") til en tekstfil, der indeholder de konti, du vil afstemme. Dette gøres normalt via rapport- eller eksportfunktionen i ERP-systemet. > > Opret en mappe på et netværksdrev, hvor du kan gemme filerne. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/Regnskab > > Opret en backupmappe til Adra Match Accounts, og flyt de importerede filer hertil. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/ Regnskab/Arkiv Du kan anvende Excelfiler, hvis de gemmes som tabulatorseparerede tekstfiler eller kommaseparerede tekstfiler (CSV). Du kan også bruge Import Wizard (Guiden Importer) til at importere filer fra Excel. EKSPORT/DOWNLOAD AF BANKKONTOUDTOG Kontakt din bank for at få yderligere oplysninger om, hvordan du gør dette. Mange banker tilbyder denne tjeneste via deres internetbankløsning. Filerne skal være i kommaseparerede filer (CSV), tekstfiler (TXT) eller et andet format, som banken anvender. > > Opret en mappe på et netværksdrev, hvor du kan gemme filerne. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/Banknavn > > Opret en backupmappe til Adra Match Accounts, og flyt de importerede filer hertil. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/ Banknavn/Fil 5

6 LOGON LOGON MED ENKELTLOGON Brug Windows-godkendelse til enkeltlogon. Du bliver automatisk logget på, når du starter Adra Match Accounts. LOGON UDEN ENKELTLOGON Log på med det brugernavn og den adgangskode, du har fået tildelt. Hvis det er første gang, du logger på, anbefaler vi, at du ændrer din adgangskode. 6

7 SKÆRMEN WELCOME (VELKOMMEN) Når du har logget på, vises status for dine konti og dine brugeroplysninger. Startskærm Importer filer Automatiser afstemning Manuelle afstemninger og rettelser Generer rapporter Kontogruppeoplysninger om den valgte kunde Vælg kunde Brugeroplysninger Vis Konfigurer systemet, backup, brugervejledning gendannelse og administrer licenser Udvid visning Verificering af licens 7

8 REDIGERING AF KONTI OG KONTOGRUPPER Denne funktion bruges til at tilføje konti, oprette og redigere kontogrupper, tilføje åbningsbalancer og åbne transaktioner eller slette alle transaktioner eller kun afstemte transaktioner til og med en bestemt dato. > > Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Edit Accounts/Account Groups (Rediger konti/kontogrupper). TILFØJELSE AF KONTI. Klik på fanen Account Settings (Kontoindstillinger).. Klik på New (Ny) for at tilføje en ny konto.. Marker afkrydsningsfeltet Interim (Periode) for at aktivere afstemning mellem debet og kredit inden for kontoen. 4. Marker afkrydsningsfeltet Unique (Entydig), hvis kontonummeret er entydigt for hele forpligtelsen. 5. Klik på Save (Gem)

9 Oprettelse af en kontogruppe. Klik på New (Ny) for at oprette en ny konto- gruppe.. Indtast navnet på den nye kontogruppe i feltet Account Group (Kontogruppe).. Indtast en beskrivelse af kontogruppen i feltet Description (Beskrivelse). 4. Marker afkrydsningsfeltet This is a foreign currency account (Dette er valutakonto), hvis kontoen er i en udenlandsk valuta. 5. Vælg den udenlandske valuta, der skal anvendes til kontoen, på rulleli sten Select currency (Vælg valuta). 6. Klik på Save (Gem). Der oprettes en ny kontogruppe

10 Set Starting Balance (Indstil åbningsbalance) Denne funktion bruges til at tilføje balance til en konto. Balancerne for gruppekonti skal være nul, og der må ikke være nogen åbne transaktioner. Funktionen Set Starting Balance (Indstil åbningsbalance) bliver aktiveret, når du opretter en ny kontogruppe og tildeler konti til den nye kontogruppe. Klik på knappen Set Starting Balance (Indstil åbningsbalance) for at få vist vinduet New starting balance / (Ny åbningsbalance /).. Under Ledger (Hovedbog) skal du indtaste åbningsbalancen for den måned eller periode, hvor du vil starte afstemningen.. Under Bank skal du indtaste åbningsbalancen for den måned eller periode, hvor du vil starte afstemningen.. Klik på Finish (Fuldfør), hvis Total Ledger balance (Samlet hovedbogsbalance) og Total Bank balance (Samlet bankbalance) tilsammen giver nul, eller klik på Next (Næste) for at registrere de åbne transaktioner, som giver differencen. Knappen Finish (Fuldfør) vises kun, hvis balancerne matcher. I modsat fald vises knappen Next (Næste). Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om indstilling af åbningsbalance i brugervejledningen til Adra Match Accounts. 0

11 IMPORT AF FILER Denne funktion bruges til at importere filer i XML-format, oprette eller modificere importsæt og vælge eksisterende importsæt. > > Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Imports (Importsæt). IMPORTSKABELONER. Vælg Imports (Importsæt).. Vælg de importfiler, som du vil tilføje.. Klik på Add (Tilføj). Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om administration af importsæt i brugervejledningen til Adra Match Accounts.

12 FILES AND FOLDERS (FILER OG MAPPER) Denne funktion bruges til at definere stien til de mapper, der anvendes til importfiler og backup for de valgte importsæt. > > Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Files and folders (Filer og mapper).. Marker kun afkrydsningsfeltet Engagement Mode (Forpligtelsestilstand), hvis du vil definere en sti, der skal anvendes til import af data for alle kunder.. Vælg det importsæt, som du vil angive stien til, på rullelisten Select import (Vælg importsæt).. Klik i feltet Folder (Mappe) for at angive stien til den mappe, hvor importsættet skal gemmes. 4. Klik i feltet Backup folder (Backupmappe) for at angive stien til den mappe, der skal anvendes som backupmappe. 5. Indtast filterkriterierne i feltet Filter. F.eks. *.txt, hvis du kun vil have vist tekstfiler. 6. Klik på Save (Gem). 5 6 Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om definering af mappeplaceringer i brugervejledningen til Adra Match Accounts. 4

13 AUTOMATISKE AFSTEM- NINGSREGLER ADMINISTRATION AF AUTOMATISKE AFSTEMNINGER Denne funktion bruges til at tilføje, ændre, prioritere eller slette afstemningsregler under de enkelte kontogrupper. Prioriter reglerne ved at vælge prioritetsniveau på rullelisten. Disse regler kan enten kopieres til eller deles med andre kontogrupper. > > Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Automatic reconciliation rules (Automatisk afstemningsregler). Indstillinger for automatiske afstemninger dialogboks

14 KOPIERING OG DELING AF REGLER Vælg den kontogruppe, som du vil tildele foruddefinerede regler til, på rullelisten Account Group (Kontogruppe).. Klik på Add Predefined (Tilføj forudde finerede).. Vælg den regelgruppe, som du vil tildele til den valgte kontogruppe, på rullelisten Rule group (Regelgruppe). De foruddefinerede regler for den valgte gruppe vises.. Marker afkrydsningsfeltet Select All (Vælg alle) for at tilføje alle reglerne i regelgruppen, eller vælg den regel, som du vil tildele til kontogruppen. 4. Klik på Copy selected rules (Kopier de valgte regler), hvis du øn sker, at dette skal være en enkelt stående regel, eller klik på Share selected rules (Del de valgte regler), hvis du ønsker, at ændringer, der foretages i den overord nede regel, anvendes på denne regel. 5. Klik på OK. 4 5 Indstillinger for automatiske afstemninger dialogbokse 4

15 OPRETTELSE AF EN AFSTEMNINGSREGEL Det følgende eksempel viser en afstemningsregel, der matcher en regnskabstransaktion med flere banktransaktioner.. Indtast et navn til afstemningsreglen i feltet Name (Navn).. Indtast værdien 5 i feltet Date range (Datointerval), hvilket betyder, at bankens dato maksimalt må afvige med +5 dage, undtagen for regnskabs transaktionen.. Marker afkrydsningsfeltet Many items from Bank (Flere poster fra bank) for at afstemme med flere banktransaktioner. 4. Klik på Save (Gem). Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter afstemningsregler, i afsnittet om indstilling af automatiske afstemninger i brugervejledningen til Adra Match Accounts. 4 Indstillinger for automatiske afstemninger dialogbokse 5

16 NØGLEFUNKTIONER DET DAGLIGE ARBEJDE Adra Match Accounts indeholder fire hovedfunktioner, Import (Importer), Automatic (Automatisk (afstemning)), Exceptions (Undtagelser (manuel afstemning)) og Reports (Rapporter), som er let tilgængelige via faner. Det er ved hjælp af disse funktioner, at du udfører de daglige opgaver. PROCEDURER (DAGLIGE, UGENTLIGE OG/ELLER MÅNEDLIGE) > > Download tekstfil (kontoudtog) fra dit ERP-system. > > Download tekstfil (kontoudtog) fra din bank. > > Log på Adra Match Accounts. > > Importer filer fra din virksomheds bank. > > Kontroller, at de importerede konti har samme balance som dine bogføringstal og kontoopgørelser for den valgte periode. > > Kør de automatiske matchningsregler. > > Håndter afvigelser via manuel justering. > > Opret rapporter over de matchede konti. 6

17 IMPORT (IMPORTER). Klik på fanen Import (Importer).. Vælg et af de foruddefinerede importformater.. Tilføj de filer, som du vil importere. De tilføjede filer vises på listen i ruden Select files to import (Vælg filer, der skal importeres). Det er muligt at vælge flere filer. 4. Klik på Import (Importer) for at starte importen. Funktionen Import Wizard (Guiden Import) anvendes til midlertidige importsæt og til oprettelse af nye importskabeloner. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om import af filer i brugervejledningen til Adra Match Accounts. 4 Fanen Import (Importer) 7

18 VISNING AF TRANSAKTIONS- OPLYSNINGER Denne funktion bruges til at vise oplysninger om transaktioner og balancer, efter at kontooplysningerne er importeret.. Udskriv importresultaterne efter behov.. Klik på forstørrelsesglasset under kolonnen "Details" (Detaljer) for at få vist detaljer om en importeret konto.. Klik på Accept (Accepter) for at godkende, når du har kontrolleret balan cen på de importerede konti. Gentag disse trin for alle de øvrige filer, du vil importere. Dialogboksen Adra Match New Balance (Adra Match ny balance) 8

19 AUTOMATIC (AUTOMATISK (AFSTEMNING)) Denne funktion bruges til at køre de foruddefinerede afstemningsregler på de data, du har importeret. Resultatet af matchningen vises efter regel og samlet kontogruppe.. Klik på fanen Automatic (Automatisk).. Marker afkrydsningsfelterne for konto grupper eller enkeltstående af stemningsregler.. Klik på Reconcile (Afstem). Fanen Automatic (Automatisk) 9

20 MANUEL (AFSTEMNING)) Denne funktion bruges til at administrere afvigelser/åbne transaktioner og afstemte transaktioner. Du kan sortere og filtrere åbne transaktioner og afstemme afvigelser. Den effektive søgefunktion gør det muligt at søge i både åbne og afstemte poster. FANEN OPEN (ÅBNE). Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).. Klik på fanen Open (Åbne). Fanen Open (Åbne) vises som standard, når du klikker på fanen Exceptions (Undtagelser).. Marker afkrydsningsfelterne ud for de poster, der skal afstemmes. Når afvigelsen mellem de valgte poster er nul eller ligger inden for tolerance værdierne, kan du fortsætte. 4. Klik på Reconcile (Afstem). 4 Fanen Exceptions (Undtagelser) fanen Open (Åbne) 0

21 FANEN RECONCILED (AFSTEMTE) Denne funktion bruges til at få vist afstemte transaktioner. Her kan du se oplysninger om hvor, hvornår og af hvem transaktionerne er blevet afstemt.. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).. Klik på fanen Reconciled (Afstemte).. Vælg en transaktion, og klik på Undo (Fortryd), hvis du vil annullere afstemningen forde valgte poster. Fanen Exceptions (Undtagelser) fanen Reconciled (Afstemte)

22 FANEN SEARCH (SØG) Du kan søge i ethvert felt i afstemte eller åbne transaktioner.. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).. Klik på fanen Search (Søg).. Indtast tekst i et eller flere af de tilgæn gelige felter for at søge efter Amount (Beløb), Date (Dato), Text (Tekst), Reference, Period (Periode) eller i et af de ekstra felter. 4. Vælg Open (Åbne) eller Reconciled (Afstemte) på rullelisten for at vælge den transaktionstype, du vil søge efter. 5. Klik på Search (Søg) for at søge efter de definerede kriterier. Transaktionerne vises på grundlag af de angivne søgekriterier. 5 Fanen Exceptions (Undtagelser) fanen Search (Søg) 4

23 Fortrydelse af en afstemning. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).. Vælg Reconciled (Afstemte) på rullelisten.. Marker afkrydsningsfeltet ud for den åbne transaktion. 4. Klik på forstørrelsesglasset ved siden af en transaktion for at få vist alle poster med det samme post-id. 5. Klik på Undo (Fortryd). 4 5

24 REPORTS (RAPPORTER) Denne funktion bruges til at generere rapporter til visning og udskrivning for en eller flere kontogrupper og kunder. Rapporten kan vises i fem forskellige formater: PDF, Excel, RTF, TXT og Report Viewer (Rapportfremviser). VISNING AF RAPPORTER. Klik på fanen Reports (Rapporter).. Vælg den rapporttype, du vil have vist, på listen Select Report (Vælg rapport).. Vælg den kundetype, du vil generere 6 7 en rapport for. 4. Vælg de kontogrupper, du vil have vist i rapporten, på listen Select an account 8 group (Vælg en kontogruppe). 5. Vælg et rapportformat til den rapport, 4 du vil have vist, på rullelisten Select Report Format (Vælg 5 rapportformat). 6. Vælg, hvordan du vil have rapporten sorteret, på rullelisten Sort on (Sorter 9 Fanen Reports (Rapporter) efter). 7. Marker afkrydsningsfeltet View historical data (Vis historiske data). 8. Vælg det tidsformat, du vil have vist i rapporten, på rullelisten. 9. Klik på Preview (Vis eksempel). Rapporten genereres i det valgte format som vist til højre. 4

25 UNDO IMPORT (FORTRYD IMPORT) Denne funktion bruges til at få vist detaljer om de importerede filer og fortryde import af importerede og afstemte filer. Du kan kun fortryde filer for konti og kunder, som du har adgang til. > > Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Undo import (Fortryd import). Undo Import (Fortryd import) 5

26 IMPORTEREDE FILER Denne funktion bruges til at fortryde import af afstemte og ikke-afstemte filer. Unreconciled Imports (Ikke-afstemte importsæt). Vælg Unreconciled Imports (Ikke-af stemte importsæt) for at fortryde importen af ikke-afstemte filer.. Klik på Details (Detaljer) for at få vist filoplysninger.. Klik på Undo Import (Fortryd import) for Reconciled Imports (Afstemte importsæt) Listen Reconciled Imports (Afstemte importsæt) indeholder filer, som er importeret og helt eller delvist afstemt. Vælg en eller flere filer for at få vist filoplysninger, eller vælg Undo Reconciliation (Fortryd afstemning).. Vælg Reconciled imports (Afstemte importsæt) for at fortryde importen af afstemte filer.. Klik på Undo Reconciliation (Fortryd afstemning) for at fortryde importen af filen/filerne. 6

27 MANUEL REGISTRERING Denne funktion bruges til manuelt at tilføje transaktioner til en kontogruppe. > > Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) -> Manual Registration (Manuel registrering).. Vælg Account Group (Kontogruppe).. Vælg den rette konto. Registrer transaktionerne i den øverste rude.. Klik på Insert (Sæt ind) for at føje trans aktionen til de åbne transak tioner. Ru den nedenfor viser, hvordan de registrerede transaktioner påvirker balancen. Registration (Registrering) 7

28 SKABELONREGLER Denne funktion bruges til at oprette globale skabelonregler og tildele disse regler til bestemte regelgrupper. > > Klik på Maintenance (Vedligeholdelse) > Edit auto. recon. template rules (Rediger skabelonregler for auto. afstemning). NEW RULE GROUP (NY REGELGRUPPE). Klik på New (Ny) i feltet Rule group (Regelgruppe).. Indtast navnet på regelgruppen i feltet Rule group name (Regelgruppenavn).. Klik på Save (Gem). Edit auto. recon. template rules (Rediger skabelonregler for auto. afstemning) 8

29 TILDELING AF SKABELONREGLER TIL EN REGELGRUPPE. Vælg den regelgruppe, som du vil tildele skabelonregler til, på rullelisten Rule group (Regelgruppe).. Klik på Add (Tilføj).. Angiv regelindstillingerne for skabelonen. 4. Klik på Save (Gem). 4 Edit auto. recon. template rules (Rediger skabelonregler for auto. afstemning). 9