Spørgsmål og svar (offentliggjort 10. august 2017)

Transkript

1 og (offentliggjort 10. august 2017) Spørgsmål 01 Kontraktbilag 7 I kontraktbilag 7 mangler årsregnskabet for Udbudsbetingelser Det oplyses under pkt. 3. (den udbudte opgave), at opgaven omfatter ældreboliger. Betyder det, at tilbudsgiver ikke skal administrere servicearealer og en boligorganisation se nedenfor om til kontraktsbilag 3? 2. august 2017 ZIP-filen kontraktbilag 7 indeholder tre årsregnskaber for 2016, for henholdsvis boligorganisationen, serviceafdelingen og ældreboligafdelingen. 2. august 2017 Den udbudte opgave er fordelt på henholdsvis administrationsydelser og ejendomsservice, idet ydelser er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet, herunder i ydelsesoversigten i kontraktbilag 1, jf. udbudsbekendtgørelsen, II.1.4. Det fremgår blandt andet af kontraktbilag 1, afsnit I, at administrationsaftalen omfatter servicearealer. Administrations- og ejendomsserviceopgaver udføres for Ordregiveren, der som angivet nedenfor i 24 består af tre enheder: Boligorganisationen, serviceafdelingen og ældreboligafdelingen. 03 Udbudsbetingelser Hvis ikke tilbudsgiver skal administrere servicearealer og organisation, hvorledes forholdes der så med bemyndigelse for bestilling af fælles ydelser til bygningen og 2. august 2017 Der henvises til 02.

2 bogføringen af udgifter, der belaster servicearealerne? 04 Udbudsbetingelser Det er vanskeligt at vurdere, hvorvidt der med udbuddet opnås en reel konkurrence om opgaverne: Det kræves, at tilbudsgiver har administreret mindst 80 lejeboliger fordelt på mindst 4 matrikelnumre. Dette krav synes ikke at give udbudsgiver nogen sikkerhed for, at tilbudsgiver har de fornødne kvalifikationer, da der intet anføres om kvaliteten af den udførte administration. Opdelingen på matrikler forekommer uhensigtsmæssig, da det vel er mere relevant, at tilbudsgiver har erfaring med varetagelse af afdelingsregnskaber end matrikler. 2. august 2017 Ordregiver lader kravet om, at de 80 lejeboliger skal være fordelt mindst fire matrikelnumre, modificere, således at dette nu ikke længere er et mindstekrav, og at det i stedet tillægges betydning for den videre udvælgelse, at tilbudsgiver har erfaring med administration af flere ejendomme/matrikler, jf. de udbudsbetingelsers punkt 6.8. De resterende minimumskrav ændres ikke. 05 Udbudsbetingelser og kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: For så vidt angår evaluering af løsningsbeskrivelse, udbudsbetingelserne 7.10, bilag 5 og Ydelsesoversigt, kontraktbilag 1, er det i bilag 5 alene anført, at der skal gives tilbud på administration af boligerne, men i ydelsesoversigten er anført en række yderligere opgaver, herunder at administrator skal betjene en ejerforening (pkt. 1 sidste dot), 2. august 2017 Administrator har det overordnede an for udførelsen af ydelserne, der er omfattet af ydelsesoversigten i kontraktbilag 1, og det er en betingelse, at Administrator anvender de medarbejdere, som også i dag udfører en lang række af de ydelser inden for ejendomsservice, der er omfattet af kontrakten, jf. kontraktbilag 1, punkt 2. Ejendomsmesteren varetager sædvanlige viceværtydelser som f.eks. måleraflæsning og ind- og

3 der jf. pkt. 7 skal ske fordeling til en boligafdeling og servicearealer forestå drift og vedligeholdelse af det trådløse netværk og varetage kontakten til udbyder udflytning, vedligeholdelse af bygninger mv. som nærmere beskrevet nedenfor for i overensstemmelse med en forlig drift og gældende lovgivning, jf. kontraktbilag 1, punkt 2. tvister skal løses i samarbejde med DSI Hareskovbo udearealet skal passes for DSI Hareskovbo Ejendomsmesteren varetager også ledelsesanet for rengøringspersonalet (10 fuld- /deltidsansatte medarbejdere). Hvilke arbejdsopgaver løser de 13 medarbejdere, som administrator skal have anet for? Alene tre medarbejdere, inklusiv ejendomsmesteren, er beskæftiget med ejendomsservice. Antallet forekommer at være overordentlig stort til varetagelse af 82 plejeboliger. 06 Udbudsbetingelser Hvad er tanken bag, at administrator skal have det ledelsesmæssige an for ovennævnte 13 medarbejdere, som må antages at have andre opgaver end at passe bygningerne, der rummer de 82 plejeboliger? 07 Udbudsbetingelser Er det efter ordregivers opfattelse lovligt at lade ovennævnte arbejdsopgaver blive honoreret som en del af det vederlag den almene institution skal betale for administration af de 82 boliger? 2. august 2017 Der henvises til beelsen af august 2017 Såvel ejendomsassistenter, servicemedarbejdere som ejendomsmesteren er formelt set ansat af DSI Hareskovbo ligesom DSI Hareskovbo afholder medarbejdernes lønomkostninger, jf. kontraktbilag 1, side 5.

4 08 Udbudsbetingelser Hvem er DSI Hareskovbo? 2. august 2017 DSI Hareskovbo er en forkortelse for Den Selvejende Institution Hareskovbo, jf. kontraktbilag 1, afsnit 1. Forholdet mellem Ordregiver og DSI Havreskovbo er nærmere beskrevet i kontraktbilag Kontraktbilag 1 Er honoraret for pasning af udendørsareal for DSI Hareskovbo omfattet af tilbuddet på administration af plejeboliger? 10 Kontraktbilag 1 Hvad er tanken bag, at administrator, jfr. pkt. 3 (benyttelse af materiel), skal stille materiel til rådighed for græsslåning, rengøringsvogne m.m.? 2. august 2017 Det faste honorar dækker samtlige ydelser i kontraktbilag 1, herunder den i afsnit III, punkt 9, beskrevne gartneriske vedligeholdelse og snerydning. 2. august 2017 Tanken bag er, at Administrator kan benytte eget materiel, måske fra en nærliggende tilende administration. Som udbuddet er formuleret kan det meget hurtigt udgøre en betydelig udgift, som må indregnes i tilbuddet. For vurdering af økonomien i dette materiel burde udbudsmaterialet være vedlagt en specifikation over det nuværende materiel, herunder med angivelse af alder og løbende omkostninger. 11 Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: Er rengøringsvogne ikke sædvanligvis løsøre, som en plejeinstitution anskaffer og vedligeholder? 2. august 2017 Rengøringsvogne mv. til brug for rengøring i fællesarealer og serviceaftaler stilles til rådighed af DSI Hareskovbo.

5 12 Kontraktbilag 1 Det oplyses i pkt. 4 (snitflade til DSI Hareskovbo), at lønninger og andre daglige udgifter betales og bogføres af et lokalt administrationskontor. Betyder det, at tilbudsgiver ikke selv behøver at have et bogholderi? 13 Kontraktbilag 1 Hvad er meningen med i pkt. 5 (reparation og daglig vedligeholdelse af bygningerne, inventar og tekniske installationer), at administrator selv varetager reparations- og vedligeholdelsesarbejder, når der er ansat 13 servicemedarbejdere med (må det formodes) den relevante uddannelse i sådanne arbejder? 14 Kontraktbilag 1 I pkt. 5 er anført, at administrator også har anet for at bekæmpe skadedyr på kollektivhuset, i pkt. 9, at der skal foretages snerydning og glatførebekæmpelse for kollektivhuset og i pkt. 12 er anført, at administrator er anlig for vaskeriet i kollektivet. 2. august 2017 Det er korrekt. Det følger således af kontraktbilag 1, afsnit II, punkt 6, at bogføring foretages af DSÆ Hareskovbo Bolig II. 2. august 2017 De tre ejendomsassistenter er ansat som gartnere, handymen med mere. 2. august 2017 Det er ordregivers vurdering, at dette er lovligt. Er det lovligt at lade administrationshonoraret for plejeboligerne dække udgifterne til disse opgaver? 15 Kontraktbilag 1 Bliver den 10-årige vedligeholdelsesplan udleveret til tilbudsgiverne for vurdering af pligterne i pkt. 6. (bygningsvedligeholdelse langsigtet)? 2. august 2017 Nej. Den første egentlige 10-årige vedligeholdelsesplan skal først udarbejdes nu.

6 Dette med henblik på at vurdere omfanget af arbejdsopgaver under det faste honorar. 16 Kontraktbilag 1 I pkt. 7 er nævnt en række opgaver, som administrator skal varetage, herunder vejledning om de tekniske installationer og rensning af afløb. 2. august 2017 Der henvises til beelserne af 5 og 13. Ligeledes er der i pkt. 8. (indflytning og fraflytning), opregnet en stribe opgaver, som det med de 13 servicemedarbejdere forekommer uhensigtsmæssigt, at administrator personligt skal deltage i udførelsen af. Hvad er begrundelsen for, at de mange servicemedarbejdere ikke skal løse ovenstående opgaver? 17 Kontraktbilag 1 Ifølge pkt. 8 skal administrator fremvise boligen, kontrollere, at boligen efterlades tom og ryddelig, aflæse el og varme, modtage nøgler, syne og prissætte istandsættelsen. 2. august 2017 Det er Ordregivers vurdering, at ydelserne, der er beskrevet i kontraktbilag 1, udgør en naturlig del af administrationsvirksomheden. Det er i pkt. 8 endvidere anført, at administrator koordinerer og fører tilsyn med istandsættelsen. Vil det ikke være mere naturligt, at ovennævnte opgaver overlades til ejendomsmesteren? Det har væsentlig betydning for tilbudsgiver, om det er administrators egne folk eller ejendomsmesteren og

7 nogle af de øvrige 12 medarbejdere på ejendommen, som skal udføre dette arbejde. 18 Kontraktbilag 1 I pkt. 9. (gartnerisk vedligeholdelse og snerydning), er det anført, at Administrator har pligt til at udføre snerydning og glatførebekæmpelse. 2. august 2017 Der henvises til beelsen af 13 Det ville naturligt også kunne udføres af de 13 servicemedarbejdere og igen har det væsentlig betydning for honorarets størrelse, om administrator selv skal stille med folk til disse opgaver. 19 Kontraktbilag 1 Hvad er årsagen til, at der skal udarbejdes selvangivelse og varetages skattemæssige? 2. august 2017 Ordregiver lader dette punkt udgå, således at der skal ses bort fra ordene udarbejdelse af selvangivelse og skatte. Ændringen fremgår af det opdaterede kontraktbilag Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: 2. august 2017 Se beelsen af 19. Er ejendommen som almen ikke omfattet af skattefritagelse? 21 Kontraktbilag 1 Hvad menes der med, at den kommunale kontoplan skal følges, pkt. 7 øverst side 4? 2. august 2017 Ordregiver ændrer formuleringen, således at det fremgår, at der skal indberettes i henhold til den lovpligtige kontoplan i driftsbekendtgørelsen. Ændringen fremgår af det opdaterede kontraktbilag 1

8 22 Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: Til gengæld synes regnskaberne ikke at skulle indberettes til Landsbyggefonden. Er det korrekt forstået? 23 Kontraktbilag 1 Der er som kontraktbilag 4 fremlagt fordelingsnøgler. Kan det have sin rigtighed, at servicearealerne og køkken ikke belastes af varmeudgifter? 24 Kontraktbilag 1 I organisationsdiagrammet (kontraktbilag 2) er Ordregiver angivet som én enhed. Kan det have sin rigtighed, at der ikke som sædvanligt for selvejende almene institutioner faktisk er tre enheder, nemlig en organisation med sin bestyrelsen, en boligafdeling med en afdelingsbestyrelse og en serviceafdeling? 2. august 2017 Nej. Regnskabstallene skal i overensstemmelse med gældende lovkrav også indberettes til Landsbyggefonden. 2. august 2017 Køkken/cafe har selvstændige varmemåling, hvorfor der ikke er fordelingsnøgle. Varmeudgifterne til servicearealerne anslås skønsmæssigt. 2. august 2017 Ordregiver er Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II, der som anført i et består af tre enheder: Boligorganisationen, serviceafdelingen og ældreboligafdelingen. 25 Udbudsbekendtgøre lsen I udbudsannoncens punkt II.1.4) anføres, at opgaven vedrører administration af ældreboliger, dette gentages i udbudsbetingelsernes punkt 3, og i tilbudsformularen er det anført, at bud skal gives som samlet honorar pr. boliglejemål. I udkastet til administrationsaftalen anføres derimod, at administrationen omfatter 4 ejerlejligheder med dels boliger dels servicearealer. 7. august 2017 Administrationen omfatter den samlede administration, som nærmere beskrevet i kontraktbilag 1. Der henvises i øvrigt til 02.

9 Det ønskes oplyst, om administrationen alene omfatter boligafdelingen eller om administrationen omfatter den samlede administration af Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II, dvs. såvel boligafdeling, serviceafdeling som boligorganisation. 26 Udbudsbekendtgøre lsen 27 Udbudsbekendtgøre lsen 28 Udbudsbetingelsern e I forlængelse af ovenstående: Hvis administrationen alene omfatter boligafdelingen, ønskes det oplyst, hvordan dette i forhold til bl.a. økonomi praktisk skal kunne lade sig gøre, da boligafdeling, serviceafdeling og boligorganisation såvel juridisk (1 juridisk person) som økonomisk er uløseligt vævet sammen. I udbudsannoncens punkt II.2.6) anføres at kontrakten, som har en angivet varighed på 2 år, har en anslået økonomisk værdi på kr. ex moms. Den angivne værdi synes at være endog meget høj for administration af en boligorganisation med 82 boliger og tilhørende serviceareal. Værdiansættelsen ønskes forklaret. Udbudsbetingelsernes minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen ses ikke at være egnet til at sikre budgivernes økonomiske og finansielle formåen, da der ikke er stillet krav til soliditetsgrad men alene til positiv egenkapital. 7. august 2017 Der henvises til beelsen af august 2017 Der henvises til regnskaberne for Det bemærkes i øvrigt, at der er mulighed for forlængelse af kontrakten i to gange 12 måneder. 7. august 2017 Ordregiver planlægger ikke at supplere de angivne minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen.

10 Vil udbyder supplere kravet om positiv egenkapital med et krav til de bydendes soliditetsgrad? 29 Udbudsbetingelsern e Udbudsbetingelsernes minimumskrav til teknisk og faglig formåen ses ikke at være egnet til at sikre budgivernes tekniske og faglige formåen, da kravet om, at de administrerede lejeboliger skal være fordelt på 4 matrikelnumre ikke siger noget om budgivernes kompetencer. Kravet kan endvidere begrænse antallet af bydende og dermed medføre en højere pris end ellers. Vil udbyder frafalde dette krav? Kravet om antal boliger, der er administreret, er derimod sagligt. 7. august 2017 Se beelsen af Bilag 5 I tilbudsformularen er anført, at bud skal gives som samlet honorar pr. boliglejemål. Fastsættelsen af serviceafdelingens administrationsbidrag til boligorganisationen er ikke oplyst noget sted. 7. august 2017 Ordregiver foreslår, at tilbudsgivere angiver det samlede honorar pr. lejemål med en specifikation af det antal kr., der dækker administrationen af servicearealer. Det ønskes oplyst, hvorledes dette vil blive fastsat. Hvis den manglende angivelse heraf er udtryk for, at det er tanken, at serviceafdelingen ikke skal betale til den samlede administration af Den Selvejende Ældreboliginstitution Havreskov Bolig II, dvs. altså boligafdeling, serviceafdeling

11 som boligorganisation, bemærkes, at dette vil være i strid med driftbekendtgørelsens Kontraktbilag 1 I Lundgrens ydelsesoversigts punkt 1 anføres udarbejdelsen af selvangivelse og skatte. 7. august 2017 Se beelsen af 19 og 20. Almene boligselskaber, herunder almene selvejende institutioner, er fritaget fra skattepligt, jf. selskabsskattelovens 3, 6, og denne skattefritagelse omfatter ikke alene boligerne men også servicearealer mv. efter aktivitetsafgrænsningen i almenboliglovens 6. Hvis det menes, at der er skattemæssige opgaver ved administrationen, bedes det oplyst hvilke. 32 Kontraktbilag 1 I ydelsesoversigtens punkt 1 anføres indberetning til BBR ved arealændringer. Det ønskes oplyst, om andre ændringer i BBR og i registreringerne i Landsbyggefondens ejendomsoplysninger ligeledes er en del af administrationen, eller om det er en ad hoc-opgave. 7. august 2017 Med mindre andet særskilt fremgår, skal samtlige ydelser omfattet af kontraktbilag 1 udføres af Administrator som del af det faste administrationshonorar. Hvis Administrator påtager sig opgaver, der ikke er omfattet af det faste honorar, påhviler det Administrator for at undgå misforståelser at gøre DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelse opmærksom herpå, før opgaven udføres, jf. bilag 4, punkt 4. DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelse skal samtidig hermed orienteres om den

12 forventelige størrelse af det honorar, der vil blive krævet for opgaven. 33 Kontraktbilag 1 Det ønskes oplyst, om rettelse af eventuelle fejl i eksisterende offentlige registreringer som foreligger ved administrationens overtagelse, udgør en ad hoc-opgave. 34 Kontraktbilag 1 I ydelsesoversigtens punkt 1 omtales en ejerforening, som der i øvrigt ikke er givet nogen oplysninger om. Består denne af andre ejerlejligheder end de 4 nævnt i udkastet til administrationsaftale? 7. august 2017 Se beelsen af august 2017 Ejerforeningen er passiv, og dens eksistens er alene begrundet i, at ældreboligerne og servicearealerne udgør selvstændige matrikelnumre. Ejerforeningen består således ikke af andre ejerlejligheder end de nævnte. Vedtægterne for denne tillige med senest regnskab og referat af senest generalforsamling udbedes. 35 Kontraktbilag 1 I ydelsesoversigtens punkt 6 anføres, at bogføring udføres af den ordregivende myndighed, passer det, eller hvem menes? 36 Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: Det anføres videre, at bilag skal opbevares efter arkivloven. Det ønskes bekræftet, at der menes efter bogføringsloven, da denne lov indeholder bestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale mv. 7. august 2017 Se beelsen af august 2017 Det er korrekt, at kravene til opbevaring af regnskabsmateriale følger af bogføringsloven. Der er tale om en skrivefejl. Ændringen fremgår af det opdaterede kontraktbilag 1.

13 37 Kontraktbilag 1 Det anføres, at bogføring skal ske i henhold til den kommune kontoplan. 7. august 2017 Se beelse af 21. Det ønskes bekræftet, at der menes den lovpligtige kontoplan i driftsbekendtgørelsen. 38 Kontraktbilag 1 Det anføres, at regnskaber mv. skal sendes til kommunen senest den 1. april. Det ønskes bekræftet, at det er tilstrækkeligt, at administrator iagttager driftsbekendtgørelsens krav, dvs. 30. juni. 7. august 2017 Det er korrekt, at der ifølge driftsbekendtgørelsens 71 senest skal indgives regnskab seks måneder efter regnskabsårets afslutning. Den skærpede regnskabsindsendelsesfrist pr. 1. april er begrundet i, at Gladsaxe Kommune har aftalt denne dato med administrator af alle kommunens øvrige almene ældreboliger. Ordregiver kan derfor ikke bekræfte det anførte. 39 Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: Det ønskes oplyst, om administrator også skal forestå den lovpligtige indberetning til Landsbyggefonden. 40 Kontraktbilag 1 I alt medarbejdere til drift af 82 boliger med tilhørende servicearealer er et astronomiske antal medarbejdere, hvorfor de må antages at skulle udføre andre opgaver end drift af 82 boliger med tilhørende servicearealer, jf. også det oplyste med hensyn til ejendomsservice for ejendommen ejet af DSI Hareskovbo, 7. august 2017 Se beelsen af 22 ovenfor. 7. august 2017 Se beelsen af 05 ovenfor.

14 som er en anden juridisk person end DSÆ Hareskovbo Bolig II. Men også, når det tages i betragtning, er 13 medarbejdere stadig et højt antal. Det ønskes oplyst, hvad de 10 servicearbejdere udfører. 41 Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: Hvis de 10 servicearbejdere bl.a. rengør beboernes individuelle boliger og deres fællesboligarealer, ønskes det oplyst, om der er aftalt med kommunen, at denne opgave kan overdrages til boligselskabet, da rengøring af beboernes individuelle boliger og deres fællesboligarealer er praktisk hjælp efter servicelovens 83, og det i standardoverenskomsten for selvejende plejehjem er aftalt mellem plejehjem og kommune, at kommunens opgaver efter 83 udføres af plejehjemmet. 42 Kontraktbilag 1 Det ønskes oplyst, om de momsmæssige forhold ved at personale ansat af DSI Hareskovbo udfører ejendomsservice for ordregiver, er afklaret og i givet fald resultatet heraf. 43 Kontraktbilag 1 Der ønskes en præcis angivelse af, hvilke af arbejdsopgaver, der skal udføres af administrator, og hvilke, der skal udføres af de nævntes medarbejdere, som fortsat er ansat og lønnet af DSI Hareskovbo, da det i modsat fald ikke er 7. august 2017 Se beelsen af 05 ovenfor. 7. august 2017 Se beelsen af 05 ovenfor. 7. august 2017 Se beelsen af 05 ovenfor.

15 muligt at beregne et vederlag for administrators egne opgaver. 44 Kontraktbilag 1 I forlængelse af ovenstående: 7. august 2017 Se beelsen af 10. Pligten til at anskaffe nyt materiel er ligeledes helt aparte og vil pga. behovet for at indregne en risikopræmie for manglende forlængelse af kontrakten efter 2/4 år med sikkerhed medføre en fordyrelse i forhold til, hvis ordregiver køber alt materiel til pasningen af ordregivers ejendom, hvilket er det normale. Endvidere er der ingen oplysninger i udbudsmaterialet om materiellets omfang, alder og stand. 45 Kontraktbilag 1 Jeg har fået oplyst, at de mange kommunale udbud af administration mv af pleje- og ældreboliger ikke indeholder bestemmelser om ejendomsservice, da den fortsat udføres af det kommunale personale. 7. august 2017 Ordregiver agter ikke at ændre udbuddet på dette punkt. De omfattende ejendomsserviceopgaver og kravet om anskaffelse af materiel gør udbudsmaterialet uoverskueligt, hvilket kan afholde bydende med højere pris til følge, hvilket vil være i strid med effektivitetskravet i almenboliglovens 14 b.

16 Vil udbyder tager ejendomsservicen ud af udbuddet, så en lavere pris kan opnå, og effektivitetskravet opfyldes? 46 Det anføres, at ejendomsservicen er fælles for DSÆ Hareskovbo Bolig II og DSI Hareskovbo. Det vil jo ikke være lovligt, at lade lejerne i DSÆ Hareskovbo Bolig II betale for administrationen af ejendomsservice ydet til trediemand, hvorfor det ønskes oplyst, hvorledes DSI Hareskovbos bidrag til administrationen af den fælles ejendomsservice fastsættes. 8. august 2017 Udgifterne til ejendomsservice fordeles efter fordelingsnøgle, hvorfor udbyder ikke anser fremgangsmåden for ulovlig.