Økonomiudvalget BESLUTNINGSPROTOKOL

Transkript

1 Økonomiudvalget BESLUTNINGSPROTOKOL Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Tirsdag den 13. august 2013 Start kl.: 13:00 Slut kl.: 16:20 Medlemmer: Jan Petersen (A) Jytte Schmidt (F) Torben Jensen (L) Benny Hammer (C) Hans Erik Husum (V) Hans Fisker Jensen (A) Valdemar Haumand (A) Fraværende: Hans Erik Husum (V) Norddjurs Kommune

2 Økonomiudvalget Indholdsfortegnelse Side 1. Igangsætning af yderligere anlæg i Budget 2014 og overslagsårene på økonomiudvalgets område Retningslinjer for garantiprovision ved omlægninger af eksisterende garantier Nedsættelse af grundpris på Hesselvang Forlængelse af byggefrist Opløsning af Fonden Hessel Gods Fodboldkostskole Auning Svømmehal - eftergivelse af gæld Implementering af DUBU - digitalisering af Udsatte Børn og Unge Revisionsberetning nr. 4 - delberetning for regnskab Personalepolitisk status Arbejdsmiljømæssige renoveringer - rådhus og administrationsbygninger Regnskab 2012, Boligselskabet Ørum Djurs Regnskab 2012, Boligselskabet Ålunden Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde pr. 30. juni Forslag til en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune Analyse af mulighederne for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet Økonomi for anlæg af omfartsvej nord for Grenaa Tillæg til spildevandsplanen for daginstitution ved Kattegatskolen Styrket indsats i forhold til byggerådgivning og energi Det gamle Rådhus, Grenaa - Renoveringsprojekt Anlægsregnskab for Udbyhøj Kabelfærge inkl. færgelejer Form og indhold i Kvalitetsrapport for skoler og dagtilbud Ansøgning fra Auning Skole om dispensation fra regler om klassedannelse Dispensation til undervisning på intern skole på Opholdsstedet Østergaard Igangsætning af planlægning for nyt boligområde i Auning øst Kommissorium for arbejde med markedsføring i Norddjurs Medfinansiering af projektet "Porten til Naturpark Randers Fjord"...67 Bilagsoversigt...70 Norddjurs Kommune

3 Økonomiudvalget Igangsætning af yderligere anlæg i S00 13/650 Åben sag Sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling I forbindelse med den lavere lønfremskrivning for 2013, er det korrigerede budget for 2013 blevet nedreguleret med 10,5 mio. kr. og pengene er lagt i kassen. Det skete i forbindelse med den samlede budgetopfølgning for marts måned. I den seneste vurdering af budget 2013, der er foretaget i halvårsregnskabet pr. 30/6 forventes det, at budgettet for 2013 vil blive overholdt. Hovedtallene for halvårsregnskabet ses nedenfor. På den baggrund indstiller borgmesteren, at der igangsættes anlæg for yderligere 10,5 mio. kr., og at finansieringen sker via kassen. I halvårsregnskabet ultimo juni 2013 forventes samlet set et mindreforbrug på 39,4 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Mindreforbruget fordeler sig med mindreindtægter på tilskud og udligning på 7,1 mio. kr., mindreforbrug på driften på 10,9 mio. kr. og mindreforbrug på anlæg på 35,6 mio. kr. Det samlede mindreforbrug fordeler sig således: Driftsområdet med et forventet mindreforbrug på 10,2 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Økonomiudvalget (mindreforbrug på 0,6 mio. kr.): vedrører mindreforbrug på administrationsbidrag til udbetaling Danmark, og merforbrug på det lokale beskæftigelsesråd. Arbejdsmarkedsudvalget (mindreforbrug på 5,6 mio. kr.): vedrører primært merforbrug på seniorjob, mindreforbrug på førtidspension og forsikrede ledige, og merforbrug på kontanthjælp og udannelsesordning. 1

4 Økonomiudvalget Børne- og ungdomsudvalget (merforbrug på 3,7 mio. kr.): vedrører primært merforbrug på anbringelser, og mellemkommunale betalinger og merindtægt på forældrebetaling. Voksen- og plejeudvalget (mindreforbrug 8,3 mio. kr.): vedrører mindreforbrug på aktivitetsbestemt medfinansiering og udgifter til høreapparater) Anlægsområdet med et forventet mindreforbrug på 35,6 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Økonomiudvalget (merforbrug/mindreindtægt på 0,9 mio. kr.): vedrører mindreindtægt på salg af grunde, og mindreudgift vedr. vejanlæg ved Hestehaven. Børne- og ungdomsudvalget (mindreforbrug på 26,9 mio. kr.): vedrører mindreforbrug på opførelse af daginstitutioner og overbygninger på skoler, der strækker sig over flere år, og størstedelen af mindreforbruget forventes overført til Kultur- og udviklingsudvalget: Projekt vedr. Naturpark Randers Fjord på 0,1 igangsættes ikke i Miljø- og teknikudvalget (mindreforbrug på 1,2 mio. kr.): vedrører mindreforbrug på Revision af vandløbsregulativer, og udskydelse af projektet omkring forlængelse af letbane til Grenaa havn. Voksen- og plejeudvalget (mindreforbrug på 8,4 mio. kr.): vedrører primært mindreforbrug på en række projekter, der ikke færdiggøres/igangsættes i 2013 og som forventes overført til Det drejer sig bl.a. om Ørsted aktivitetscenter, Frivillighus, Etablering af Djurs mad sagen er endnu ikke afsluttet med håndværkerne, hjemmepleje vest i Glesborg, der afsluttes sammen med ældrebolighandlingsplanen, IT indenfor socialområdet, samt et par mindre anlæg. Finansiering med en forventet mindreindtægt på 7,1 mio. kr., i forhold til det korrigerede budget. 2

5 Økonomiudvalget I budgettet for 2013 er der indlagt et beløb til forventet tilbagebetaling vedrørende midtvejsregulering på 6 mio. kr. Midtvejsreguleringen blev dog i stedet en tilbagebetaling på 17,2 mio. kr. og vedrører primært beskæftigelsestilskuddet. Samtidig har Norddjurs Kommune dog fået 4,1 mio. kr. i ekstra tilskud fra staten vedr. kompensation for tilbagebetalt grundskyld. Samlet set giver det en afvigelse på 7,1 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. På baggrund af halvårsregnskabet forventes det, at serviceudgifterne, vil ligge 20,8 mio. kr. over den seneste udmeldte serviceramme fra KL. Den nuværende overskridelse på servicerammen skyldes primært forventet merforbrug på anbringelser på børne- og ungdomsudvalgets område, samt forbrug af overførte beløb fra Der er indlagt 10 mio. kr. i budgettet for 2013 til imødegåelse af forbrug af overførte beløb. Den reelle forventede overskridelse er således 10,8 mio. kr. på baggrund af opfølgningen. Erfaringsmæssigt har det dog vist sig i de to foregående år, at Norddjurs Kommune har ligget betydeligt under servicerammen ved årets udgang. Det skyldes primært, at alle områder har været tilbageholdende, og har haft et forbrug, der ligger lige under 100% af budgettet. Disse mindreforbrug, har ikke været medtaget i budgetopfølgningen i årets løb, men samlet set, giver det et betydeligt beløb. Det samme må forventes, at være gældende for 2013, og der vil på den baggrund blive lavet en endnu tættere opfølgning af budgettet i de kommende måneder. Opgørelse af servicerammen (mio. kr.) Servicerammen 2013 * Forventet regnskab 2013 Merforbrug i forhold til servicerammen 1.585, ,9 20,8 *KL har i august udmeldt nye servicerammer, der er nedskrevet med den lavere lønfremskrivning. Hovedoversigt: Områder (mio. kr.) Opr. budget 2013 Korr. budget Forbrug pr Forventet regnskab 2013 Afvigelse Indtægter: , , , ,0 7,1 Skatter , ,8-791, ,8 0,0 Generelle tilskud -846,3-846,3-406,6-839,2 7,1 3

6 Økonomiudvalget Drift i alt: 2.257, ,2 997, ,8-10,9 Drift indenfor serviceramme: 1.599, ,4 745, ,0 3,2 Økonomiudvalget 256,4 290,4 119,4 256,6-0,6 Arbejdsmarkedsudvalget 11,0 7,0 5,1 8,3 1,3 Børne- og ungdomsudvalget 668,9 672,8 316,6 670,0 5,2 Kultur- og udviklingsudvalget 57,9 60,8 32,5 59,2 0,0 Miljø- og teknikudvalget 104,9 113,7 39,8 109,2 0,0 Voksen- og plejeudvalget 500,6 508,8 232,1 502,8-2,7 Drift udenfor serviceramme: 657,7 660,9 251,7 646,8-14,0 Økonomiudvalget -0,1-0,1-1,3-0,1 0,0 Arbejdsmarkedsudvalget 503,1 507,2 198,5 500,2-7,0 Børne- og ungdomsudvalget 1,3 1,3-1,6-0,2-1,4 Voksen- og plejeudvalget 153,4 152,5 56,1 146,9-5,6 Renter 6,8 6,8 3,6 6,8 0,0 Resultat af ordinær drift -32,0 24,9-197,9-29,4-3,8 Anlæg: 52,8 93,9 6,2 58,3-35,6 Økonomiudvalget 5,5 4,7-1,1 5,6 0,9 Børne- og ungdomsudvalget 35,6 47,7 3,2 20,8-26,9 Kultur- og udviklingsudvalget 3,1 7,4 1,4 7,4 0,0 Miljø- og teknikudvalget 7,5 24,5 2,6 23,3-1,2 Voksen- og plejeudvalget 1,1 9,7 0,1 1,3-8,4 Skattefinansieret resultat 20,9 118,9-191,7 28,9-39,4 Finansiering mv.: -23,6-17,3 186,7-17,3 0,0 Balanceforskydninger -7,3-0,9 196,8-0,9 0,0 Afdrag på lån 24,7 24,7 16,8 24,7 0,0 Låneoptagelse -41,1-41,1-27,0-41,1 0,0 Kasseforøgelse (-) -2,7 101,6-5,0 11,6-39,4 Kasseforbrug (+) Ældrebolighandlingsplan 20,2 76,3 4,9 76,3 Låneoptagelse 0,0 0,0-49,7 0,0 Anlægsudgifter 0,0 56,1 26,4 56,1 Renter på lån 5,1 5,1 3,2 5,1 Afdrag på lån 15,1 15,1 6,2 15,1 Balanceforskydninger 0,0 0,0 18,9 0,0 Overførsler fra tidligere år: Overført fra 2012 incl. indefrosne fra 2010 Forbrug af overførsler i 2013 Forventes overført til 2014 Overførsler (1.000 kr.) Økonomiudvalget 35,5 2,3 33,2 Arbejdsmarkedsudvalget -0,2-0,2 0,0 Børne- og ungdomsudvalget 7,9 0,0 7,9 Kultur- og udviklingsudvalget 3,8 2,2 1,6 Miljø- og teknikudvalget 11,3 6,8 4,5 Voksen- og plejeudvalget 6,5 3,1 3,3 Overførsler i alt 64,8 14,2 50,6 4

7 Økonomiudvalget Ved udgangen af 2013 forventes det, at den gennemsnitlige kassebeholdning udgør 264,8 mio. kr. Nedenfor ses nøgletal for kommunens kassebeholdning. Der er i øjeblikket placeret likvide midler i værdipapirer for 250 mio. kr. udover de deponerede midler på i alt 49,9 mio. kr. Likviditet (mio. kr.) pr Faktisk saldo: Kassebeholdning -98,1 Likvide midler placeret i værdipapirer 250,0 Deponerede beløb 49,9 Den gennemsnitlige daglige kassebeholdning: Gennemsnitlige kassebeholdning 253,8 Den gennemsnitlige daglige kassebeholdning i alt ultimo ,8 + = indestående, - = træk på kontoen Økonomiske konsekvenser Se ovenfor Indstilling Borgmesteren indstiller, at der igangsættes anlæg for yderligere 10,5 mio. kr., og der vil på mødet blive fremlagt forslag til fordeling. at de yderligere anlæg finansieres af kassen. Bilag: 1 Åben Oversigt yderligere veje til asfaltering i /13 2 Åben Oversigt bygningsrenoveringspulje /13 3 Åben Oversigt anlægspulje lejepladser - prioriteringsliste /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Valdemar Haumand erklæres inhabil i behandling af forslag vedr. GIC, og deltager ikke i behandlingen af forslag vedr. GIC. Økonomiudvalget indstiller, at 5

8 Økonomiudvalget Der gives rådighedsbeløb og anlægsbevilling til følgende projekter: a) 5,350 mio. kr. til bygningsrenoveringer, jf. vedlagte liste over bygningsrenoveringer vedligeholdelsespuljen, b) 1,5 mio. kr. til følgende asfaltarbejder, jf. vedlagte liste over yderligere asfaltarbejder i 2013: - Emmedsbovej (fra Hemmed til Stokkebro) - Kannikegade og Søndergade (Grenaa) - Rundkørsel ved Kannikegade (Grenaa) c)0,07 mio. kr. til etablering af sikker overgang Ørsted Midtby d) 1,0 mio. kr. til arbejdsmiljørelateret renoveringer i administrationsbygninger e) 0,780 mio. kr. til legepladser ved børnehaver, skoler og offentlige anlæg. Heraf anvendes 0,2 mio. kr. til Regnbuen, 0,04 mio. kr. til Anholt skole og børnehave og 0,02 mio. kr. til Toubroskolen og Børnenes Hus. Det restende beløb fordeles efter vedlagte liste anlægspulje legepladser, som tidligere har været forelagt miljø- og teknikudvalget. f) 0,15 mio. kr. til Allingåbroskolen asfalt i skolegården g) 0,15 mio. kr. til Kattegatskolen vedr. tilgængelighed h) 0,07 mio. kr. til overgang ved Violskrænten i)0,05 mio. kr. til dræn legepladsen Toubroskolen j) 1,0 mio. kr. til nyt tag på hjælpemiddeldepotet k) 0,05 mio. kr. til asfalt, parkeringspladsen ved Auning-hallerne 6

9 Økonomiudvalget l) 0,329 mio. kr. til udvidelse af administrationskontor Grenaa Idrætscenter 2. de yderligere anlæg finansieres af kassen 3. procedure for gennemførelsen af disse anlægsprojekter ændres, således at forvaltningen delegeres kompetence til at vælge udbudsform, fastsætte tildelingskriterier, samt tildeling af opgaverne. 7

10 Økonomiudvalget Budget 2014 og overslagsårene på økonomiudvalgets område S00 13/13216 Åben sag Sagsgang: ØK Sagsfremstilling Ifølge budgetprocedure for budgetåret 2014 og overslagsårene skal fagudvalgene på ekstraordinære udvalgsmøder i august 2013 orienteres om det tekniske budget godkendt af økonomiudvalget den 6. august 2013, samt behandle budgetbemærkninger for eget udvalg. Endvidere skal økonomiudvalget behandle de politiske forslag, der er stillet indenfor udvalgets område. Til orientering er der på økonomiudvalgets område fremkommet 3 nye/reviderede anlægsforslag vedr. jordforsyningen. De 3 forslag er A103, A104 og A106. Forslagene er vedlagt som bilag. Der vedlægges oversigt over anlægsforslag i prioriteret rækkefølge på økonomiudvalgets område. Økonomiske konsekvenser Det tekniske budget 2014 for økonomiudvalget er fremkommet således: Teknisk budget (i mio. kr.) 2014 P/L fremskrevet budget 259,4 Mængdeudvikling -0,2 Tekniske korrektioner 6,3 Lov- og cirkulæreprogrammet 0,4 Teknisk budget 265,9 Beskrivelser af tekniske korrektioner, mængdeudviklingsforslag samt lov- og cirkulæreprogrammet er vedlagt som bilag. I overensstemmelse med budgetproceduren har administrationen udarbejdet økonomiudvalgets budgetbemærkninger til det tekniske budget Budgetbemærkningerne er vedlagt. 8

11 Økonomiudvalget Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at 1. orienteringen om det tekniske budget for økonomiudvalget tages til efterretning 2. økonomiudvalget behandler de foreløbige budgetbemærkninger 3. politiske forslag indenfor økonomiudvalgets område behandles 4. nye/reviderede anlægsforslag vedr. jordforsyningen tages til efterretning Bilag: 1 Åben ØK tekniske korrektioner /13 2 Åben ØK lov og cirkulære /13 3 Åben ØK mængdereguleringer /13 4 Åben ØKU politikerforslag /13 5 Åben Budgetbemærkninger ØK /13 6 Åben Anlæg - oversigt og nye beskrivelser /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Ad 1) Økonomiudvalget godkender indstillingen. Ad 2) Økonomiudvalget behandler de foreløbige budgetbemærkninger. Ad 3) Økonomiudvalget drøfter de politiske forslag inden for økonomiudvalgets område. Ad 3) Økonomiudvalget godkender indstillingen. 9

12 Økonomiudvalget Retningslinjer for garantiprovision ved omlægninger af eksisterende garantier Ø60 12/3984 Åben sag Sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling På kommunalbestyrelsens møde i maj, blev det besluttet, at der med virkning fra 12. juni 2012 opkræves garantiprovision, når kommunen stiller garanti for lån til forsyningsvirksomheder. Samtidig blev det besluttet, at der ikke opkræves garantiprovision for eksisterende garantier afgivet før 12. juni Der afventes en nærmere udmelding fra KL og Økonomi- og indenrigsministeriet (OIM) omkring opkrævning af garantiprovision på eksisterende garantier. AQUA Djurs påtænker at omlægge en del lån, hvor Norddjurs Kommune har stillet garanti. I den forbindelse spørger AQUA Djurs, om en omlægning af en eksisterende garanti vil medføre, at der skal betales garantiprovision, når garantien ikke forhøjes. Det skal bemærkes, at der er tale om en omlægning af garantier stillet før 12. juni I den konkrete sag kan det betyde, at det ikke kan betale sig at omlægge lånet, da der jo ikke tidligere er opkrævet provision af lånene. Der har været taget kontakt til KL og Økonomi- og indenrigsministeriet for at få afklaret, om en omlægning af en eksisterende garanti er sidestillet med stiftelse af en ny garanti. Det er ministeriets og KL s holdning, at der ved en omlægning af eksisterende garantier skal pålægges garantiprovision. Forsyningsvirksomhederne i Norddjurs Kommune er blevet orienteret om, at garantiprovision af omlægninger vil blive behandlet politisk, og i den forbindelse har AQUA Djurs indsendt et indlæg til sagen. Økonomiske konsekvenser Såfremt der pålægges garantiprovision ved omlægninger af lån, vil det medføre yderligere indtægter for kommunen. Forsyningsvirksomhederne vil dog samtidig forhøje brugerbetalingen, hvilket vil medføre øgede udgifter for kommunens institutioner mv. 10

13 Økonomiudvalget Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at omlægning af eksisterende garantier sidestilles med stiftelse af nye garantier, og at der opkræves garantiprovision for omlægninger af garantier foretaget efter 12. juni Bilag: 1 Åben Indlæg fra AQUA djurs omkring omlægning af garantier /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget indstiller, at ved omlægninger af eksisterende lån, der er stillet kommunegaranti for, opkræves der ikke garantiprovision. 11

14 Økonomiudvalget Nedsættelse af grundpris på Hesselvang G00 13/11592 Åben sag ØK, KB Sagsfremstilling Med henblik på at få igangsat salget på Hesselvang, som er et vigtigt erhvervsområde i Grenaa, foreslås en yderligere nedsættelse af mindsteprisen til 99,- kr. pr. m² excl. moms i en kampagneperiode, gældende til 1. oktober Arealerne blev i 2007 udbudt til salg for en mindstepris på 180,- kr. pr. m². I 2010 blev prisen nedsat med 25%, svarende til en pris på 135,- kr. pr. m². I forbindelse med den nye lovgivning om moms på salg af jord, bibeholdt kommunen den nedsatte kampagnepris på 135,- kr. pr. m² excl. moms. Siden 2007 har der kun været få henvendelser fra interesserede købere, uden at dette har resulteret i salg. Prisen er vurderet i forhold til markedsprisen på øvrigt erhvervsjord kommunen har udbudt. Derfor foreslås det at m²-prisen nedsættes til 99,- kr. pr. m² excl. moms i en kampagneperiode, gældende til 1. oktober Økonomiske konsekvenser Der foreligger endnu ikke et byggemodningsregnskab, idet byggemodningen ikke er færdiggjort. Der mangler fortov/cykelsti, slidlag på kørebanerne og delvis beplantning. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at 1. m²-prisen nedsættes til 99,- kr. pr. m² excl. moms i en kampagneperiode, gældende til 1. oktober 2014, 12

15 Økonomiudvalget de øvrige salgsvilkår fastholdes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 13

16 Økonomiudvalget Forlængelse af byggefrist G00 13/14141 Åben sag ØK, KB Sagsfremstilling Reedomus ApS, Vedbæk Strandvej 484, 2950 Vedbæk, har ansøgt om forlængelse af byggefristen på erhvervsparcellerne matr.nre. 3a, 8s, 8b, 5a, 4e, 2el, 7ds, 8fi Bredstrup, Grenaa Jorder, beliggende hhv. Stensmarkvej, Bredstrupvej og Rolshøjvej, 8500 Grenaa. Erhvervsparcellerne, af areal i alt 36 ha m², er af Norddjurs Kommune solgt med overtagelse den 1. marts 2008, med en byggepligt på 5 år. Hvis byggefristen ikke opfyldes, har kommunen tilbagekøbsret til erhvervsparcellerne for den oprindelige salgspris, ,- kr. Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at byggefristen forlænges med 5 år, regnet fra den 1. marts 2013, således at byggefristen forlænges indtil den 1. marts Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget udsætter sagen. 14

17 Økonomiudvalget Opløsning af Fonden Hessel Gods Fodboldkostskole S55 12/23100 Åben sag Sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling Den 26. juni 2013 besluttede bestyrelsen for den erhvervsdrivende Fond Hessel Gods Fodboldkostskole at opløse fonden. Ifølge fondens vedtægter kræver opløsningen tillige godkendelse af Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse. Der fremgår endvidere følgende af vedtægterne: Ved fondens opløsning kan dennes midler ingen sinde tilbageføres til Norddjurs Kommune eller andre stiftere, der med indskud måtte have bidraget til fondsdannelsen. Ved fondens opløsning skal dens formue anvendes til fremme af fondens formål og administreres af Norddjurs Kommune. Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 22. januar 2013, at Hessel Gods Fodboldkostskole kan anvende en kassekredit på op til 2,0 mio. kr. (foruden manglende huslejebetaling). Denne beslutning begrænser anvendelsen af den erhvervskredit på 2,5 mio. kr. som den daværende Grenaa Kommune har kautioneret for i Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet et afsluttende regnskab, da der den 12. juli 2013 stadig mangler at indgå tilgodehavender samt betaling af skyldige omkostninger. Derforuden er der stadig enkelte udgifter, som fodboldkostskolen den 12. juli 2013 endnu ikke har modtaget faktura på. Økonomiske konsekvenser Driftsresultatet den 12/ viser et underskud på ca. 0,7 mio. kr., incl. husleje for 1. halvår af 2013, hvortil der er ydet henstand med betalingen. Den 12. juli 2013 udviser kassekreditten et træk på ca. 1,9 mio. kr. Såfremt de opgjorte tilgodehavender og gældsforpligtigelser var afregnet den 12. juli 2013 ville trækket på kassekreditten være på ca. 2,5 mio. kr. Heri indgår skyldig husleje for 2012 og 2013 på i alt 0,595 mio. kr. og under forudsætning af at samtlige tilgodehavender indbetales. Endnu ikke registrerede omkostninger er anslået til at udgøre ca. 0,1 mio. kr., hvilket bevirker et nettotræk 15

18 Økonomiudvalget på kassekreditten på i alt 2,0 mio. kr. Det endelige beløb kan afvige lidt, således at det vil kunne udgøre lidt over eller under det beregnede beløb. Da det endelige regnskab for fodboldkostskolen er nært forestående, og det er begrænset hvor mange regnskabsposter der resterer, vil det derfor være mest hensigtsmæssigt, at kommunen på nuværende tidspunkt yder et ekstraordinært tilskud, af hensyn til forrentningen på kassekreditten og ikke mindst revisionens udarbejdelse af et endeligt regnskab og advokatens nedlæggelse af fonden. Der vil stadig være udgifter i forbindelse med lukning af skolen, som ikke er medtaget i beregningerne. Herunder revisor og advokathonorarer mv. samt tilskrivning af renter på kassekreditten. Det skal nævnes, at i forbindelse med fodboldkostskolens indflytning på Hedebo har Norddjurs Kommune foretaget ombygningsudgifter for ca. 4 mio. kr. ifølge særskilt anlægsregnskab. Udarbejdelse og revision af det afsluttende regnskab pr. 30. juni 2013 forventes foretaget af Hessel Gods Fodboldkostskoles revision, da der i fodboldkostskolen vedtægter 13 blandt andet er anført, at Revisionen sker ved en statsautoriseret eller registreret revisor, som for 1 år af gangen vælges dertil af bestyrelsen. Endvidere forventes det, at fodboldkostskolens advokat varetager opgaven med opløsning og afmelding ved fondsregistret. Advokaten afventer kommunens godkendelse af fondens opløsning. Der kan blive behov for en ny sagsfremstilling, såfremt omkostningerne i forbindelse med opløsningen af fonden vil medføre en overskridelse af kassekredittens likviditetstræk på 2,0 mio. kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at 16

19 Økonomiudvalget Kommunalbestyrelsen godkender opløsningen af den erhvervsdrivende Fond Hessel Gods Fodboldkostskole. 2. der som ekstraordinært tilskud udbetales 2,0 mio. kr. til dækning af saldoen på erhvervskreditten i henhold til den indgåede garantiforpligtigelse. Tilskuddet kan opdeles i rater og overføres efter behov i flere omgange til dækning af den negative saldo på kontoen. 3. det ekstraordinære tilskud finansieres af kassebeholdningen. 4. den ydede huslejehenstand til Norddjurs Kommune for 2012 og 2013 på i alt 0,595 mio. kr. afskrives. Beslutning i Økonomiudvalget den Valdemar Haumand erklæres inhabil og deltager ikke i sagens behandling. Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 17

20 Økonomiudvalget Auning Svømmehal - eftergivelse af gæld Ø60 13/14840 Åben sag Sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling Auning svømmehal var i 2003 i alvorlige økonomiske vanskeligheder, og for at undgå en betalingsstandsning, blev der indgået en frivillig aftale (moratorium) om gældseftergivelse med hallens kreditorer. Aftalen er indgået mellem Auning Svømmehal A/S, og Lokale- og anlægsfonden, og omfatter desuden Vivild sparekasse, Sønderhald Kommune og Hans Ulrich Jensen A/S. Der fremgår af aftalen fra 2003, at såfremt svømmehallen opfylder nogle forudsætninger, vil de få eftergivet en del af deres gæld 10 år efter. Daværende Sønderhald Kommune har i den forbindelse skrevet under på at eftergive 1 mio. kr. til svømmehallen i Lokale- og anlægsfonden har telefonisk oplyst, at efter deres opfattelse har Auning Svømmehal opfyldt forudsætningerne i aftalen for at få eftergivet gælden. Ifølge aftalen vil gælden til Lokale- og anlægsfonden kunne eftergives hvis: Fonden efter eget skøn anser, at selskabet drives efter almindelige sunde og fornuftige principper, herunder således at selskabets drift tilrettelægges efter at opnå normale overskud set i forhold til selskabets virksomhed og karakter. At fonden efter eget skøn anser, at selskabet kun udøver virksomhed ved drift af Auning Svømmehal. At de øvrige kreditorer eftergiver deres tilgodehavender. Svømmehallens formand Bent Brix oplyser, at de øvrige kreditorer incl. Lokale- og anlægsfonden har eftergivet deres tilgodehavender. Årsregnskabet 2012 for Auning Svømmehal A/S viser følgende hovedtal: (1.000 kr.)

21 Økonomiudvalget Årets resultat 159 Aktiver i alt Egenkapital -608 Passiver i øvrigt Såfremt Norddjurs Kommune vælger at eftergive sit tilgodehavende på 1 mio. kr., vil Auning Svømmehal få eftergivet gældsforpligtelser på i alt 3,043 mio. kr. Økonomiske konsekvenser Norddjurs Kommunes tilgodehavender nedskrives med 1 mio. kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at Norddjurs Kommunes tilgodehavende hos Auning Svømmehal på 1 mio. kr. eftergives. Bilag: 1 Åben Brev fra Auning svømmehal om eftergivelse af 1 mio. kr /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 19

22 Økonomiudvalget Implementering af DUBU - digitalisering af Udsatte Børn og Unge Ø00 13/13862 Åben sag ØK, KB Sagsfremstilling Kl og regeringen har i Økonomiaftalen for 2013 aftalt, at alle kommuner senest i 2014 har anskaffet DUBU eller et tilsvarende it-system. Det overordnede mål med DUBU-løsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. DUBU-løsningen skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. DUBU er en it-løsning til fremme af kvaliteten på området for udsatte børn og unge. Løsningen sikrer overblik over sagsbehandling og dokumentation på området og forbedrer den økonomiske styring. KOMBIT tilbyder DUBU-løsningen og godt 50 andre kommuner har valgt at købe løsningen her. Fordelen ved at købe via KOMBIT er, at der er kommuner, der har erfaringer med systemet og at der ikke skal bruges ressourcer på en individuel udbudsproces. Myndighedsafdelingen foreslår derfor at købe DUBU-løsningen via KOMBIT. Der er udarbejdet vedlagte business case, som beskriver projektet. Herunder også de økonomiske forhold. I lighed med DUBU forventes en senere implementering af DHUV. DHUV er et digitalt sagsstyringssystem på handicap- og udsatte voksne-området. Systemet sikrer hurtigere sagsbehandling og styrker den faglige kvalitet samt den økonomiske styring. DHUV er endnu ikke færdigudviklet, og forventes derfor først implementeret ultimo 2014 / primo Økonomiske konsekvenser I forbindelse med vedtagelse af budget 2013 blev der afsat et beløb under Økonomiudvalgets område til IT-administration til bl.a. DUBU og DHUV. Beløbet udgør 2,0 mio. kr. i 2013 og overslagsårene. Heraf er 2,8 mio. kr. samlet set reserveret til DUBU og DHUV. 20

23 Økonomiudvalget Da der er tale om et budgetbeløb, som er flyttet fra anlæg til drift i budget 2013 og overslagsår, skal der ske en orientering for Økonomiudvalget inden udmøntning af midlerne. Der er fremsendt teknisk korrektion til budget 2014 og overslagsår til dækning af afledte driftsudgifter vedrørende systemerne. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at implementeringen af DUBU gennemføres som beskrevet i vedlagte business case, implementeringen finansieres af budgettet afsat under Økonomiudvalget til ITadministration med 0,7 mio. kr. i 2013, 1,3 mio. kr. i 2014 og 0,6 mio. kr. i Bilag: 1 Åben Projektbeskrivelse - Business Case for DUBU 94224/13 Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 21

24 Økonomiudvalget Revisionsberetning nr. 4 - delberetning for regnskab S00 12/19741 Åben sag Sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling Norddjurs Kommunes revision, BDO Kommunernes Revision, har pr. 14. juni 2013 afgivet delberetning vedrørende revision af Norddjurs Kommunes regnskab Den endelige beretning for regnskab 2012 modtages i august I revisionsberetningen påpeges der forhold, som ifølge revisionen bør forbedres eller ændres. Den udførte revision har givet anledning til revisionsbemærkninger, jf. afsnit Som uddybes i afsnit 5.3. Nedenfor gennemgås revisionens bemærkninger med forvaltningens kommentarer og handleplaner: Personsager på det sociale område. Revisionen: På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Forrevalidering Sygedagpenge Revalidering Fleksjob Kommunen har i 2013 taget en række initiativer til forbedring m.v. af sagsadministrationen af områderne. Revisionen har i pkt. 5.3 uddybet de enkelte punkter i bemærkningen 22

25 Økonomiudvalget Arbejdsmarkedsafdelingen har under de enkelte punkter redegjort for, på hvilken måde administrationen fremover tilrettelægges og hvordan revisionens anbefalinger vil blive implementeret. Revisionen: Forrevalideringsområdet Der er foretaget gennemgang af 4 sager, som har givet anledning til følgende: Forkert anvendt takst i forbindelse med bevilling af forrevalidering/fejl vedrørende nedsættelse til SU-niveau. Manglende godkendelse som revalidend konstateret i 4 sager. Manglende ressourceprofil og jobplan/rettidig jobplan konstateret i 2 sager. Manglende rettidig opfølgning jf. gældende bestemmelser konstateret i 4 sager. Arbejdsmarkedsafdelingen: Arbejdsmarkedsafdelingen oplyser, at der for 2012 og 2013 vil blive foretaget en gennemgang af alle forrevalideringsager, der danner grundlag for en STU-bevilling. Da lovgivningen på området er ændret pr. 1. januar 2013, vil der endvidere blive taget initiativ til en ændring af praksis for godkendelse til revalidend. Revisionen: Sygedagpengeområdet: Det er konstateret, at 7 sager vedrørende sygemeldte forsikrede ledige ikke var omfattet af sagsbehandling/opfølgning i Jobcentret, selvom der på tidspunktet for revisionen var tale om fravær i de enkelte sager mellem 14 uger og 26 uger. Arbejdsmarkedsafdelingen: Arbejdsmarkedsafdelingen oplyser, at der er udarbejdet handleplaner med henblik på at få rettet op på rettidigheden, ligesom der er aftalt løbende opfølgning på handleplanerne. Revisionen: Revalideringsområdet: Der er i 2 sager konstateret, at der ikke er foretaget rettidig opfølgning. Arbejdsmarkedsafdelingen: 23

26 Økonomiudvalget Arbejdsmarkedsafdelingen oplyser, at der efterfølgende har været en gennemgang af revalideringssagerne. Der er tale om forsinkede opfølgninger på 2 sager. Det kan dog konstateres, at der i begge sager har været en hyppig kontakt med borgerne mellem opfølgningerne. Den manglende rettighed skyldtes, at en sagsbehandler har været sygemeldt med alvorlig sygdom. De pågældende sager er efterfølgende løbende blevet fuldt op. Revisionen: Fleksjobområdet: Der er i 3 sager konstateret, at der ikke er foretaget korrekt beregning af tilskud til arbejdsgiver. Arbejdsmarkedsafdelingen: Arbejdsmarkedsafdelingen oplyser, at de fornødne berigtigelser vil blive foretaget og der i 2013 er taget initiativer til forbedring af sagsadministrationen på området. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Revisionen har ligeledes foretaget en opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger omtalt i tidligere revisionsberetninger. Revisionsberetning nr. 2 (side 22): Personsager på det sociale område Revisionen afgav følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2011: På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet forrevalidering og sygedagpenge ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler På baggrund af kommunalbestyrelsens besvarelse og BDO S opfølgning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2012 anser BDO bemærkningen for afsluttet bortset fra sagsområdet forrevalidering. Revisionsberetning nr. 3 (side 26): Afstemninger 24

27 Økonomiudvalget I forbindelse med den afsluttende revision af kommunens regnskab for 2011 foretog BDO opfølgning på en tidligere afgivet revisionsbemærkning vedrørende revision af årsregnskabet for På baggrund af kommunalbestyrelsens besvarelse og BDO s opfølgning i forbindelse med den igangværende revision af kommunens årsregnskab for 2012, anser BDO bemærkningen for afsluttet. Herudover har revisionen givet anledning til følgende anbefalinger: 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Revisionen: I forbindelse med den løbende revision 2012 konstaterede vi, at der hidtil ikke har været udført særskilt kontrol af de ændringer, som medarbejdere med bogholder-funktionen i KMD OPUS foretager. Bogholderi og løn Bogholderi og løn har på BDO s anbefaling iværksat en kontrol. 4.1 Forretningsgange og sagsrevision på løn- og personaleområdet Revisionen: Beskrivelse af forretningsgange I forbindelse med vores løbende revision i 2011 konstaterede vi, at der ledelsesmæssigt ikke var fastlagt retningslinjer for, hvilke interne kontroller, der burde udføres i forbindelse med lønindberetning og uddata fra lønsystemet. Vi har ved besøget i november 2012 konstateret, at de ovennævnte regningslinjer fortsat ikke var udarbejdet, som følge af ny ledelse på området samt implementering af nyt lønsystem. Bogholderi og løn: Bogholderi og løn oplyser, at der i 2013 er udarbejdet retningslinjer for, hvilke interne kontroller, der bør udføres i forbindelse med lønindberetning og uddata fra lønsystemet. Revisionen: Sagsrevision 25

28 Økonomiudvalget Vi har konstateret, at der ikke i alle sager foreligger underskrevet ansættelsesbrev og er indhentet straffeattest. Bogholderi og løn Bogholderi og løn oplyser at forholdene bringes i orden og der vil blive taget initiativ til forbedring af arbejdsgangen. 5.2 Forretningsgange m.v. på de sociale områder Revisionen: Ledelsestilsyn Jobcenter og Udbetalingscenter. I forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2011 afgav BDO en række anbefalinger om forbedring af forretningsgange, ledelsestilsyn og interne kontroller. På baggrund af den udførte revision for 2012 er det BDO s vurdering, at kommunen har arbejdet seriøst med implementering af BDO s anbefalinger. BDO har haft en yderligere dialog med kommunen om forbedring af de tilrettede forretningsgange og rutiner. Jobcenter og Udbetalingscentret: Arbejdsmarkedsafdelingen har taget BDO s anbefalinger til efterretning og implementeret dem i Revisionen: Ledelsestilsyn Myndighedsafdelingen. Det er konstateret at det udførte ledelsestilsyn med sager jf. SL. 41 og 42 ikke er hensigtsmæssigt tilrettelagt, da omfanget af kontrollen ikke er tilstrækkelig til at kunne vurdere, hvorvidt der generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Herudover er der unødvendigt foretaget ledelsestilsyn i sager uden udbetalinger. BDO anbefaler, at der fremover kun foretages ledelsestilsyn i sager med udbetalinger og ledelsestilsynet får et tilstrækkeligt omfang. Myndighedsafdelingen: 26

29 Økonomiudvalget Myndighedsafdelingen har taget BDO s anbefalinger til efterretning og implementeret dem i It-sikkerhed Revisionen: Vi anbefaler, at kommunen udarbejder en plan for det videre arbejde, herunder får tilrettelagt det interne tilsyn med, at informationssikkerheden efterleves. It-afdelingen: It-afdelingen har taget BDO s anbefalinger til efterretning og igangsat udarbejdelse af plan for hvordan det interne tilsyn tilrettelægges, så informationssikkerheden efterleves. Undervisning er igangsat. Økonomiske konsekvenser Ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at 1. revisionsberetning nr. 4 delberetning for regnskab 2012 godkendes 2. fagforvaltningernes kommentarer og handlingsplaner godkendes 3. brev vedr. revisionsberetning nr. 4 til arbejdsmarkedsstyrelsen godkendes Bilag: 1 Åben Norddjurs Kommune beretning nr 4 løbende revision 2012 endelig /13 (2).pdf 2 Åben Udkast til brev til Arbejdsmarkedsstyrelsen.pdf /13 27

30 Økonomiudvalget Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 28

31 Økonomiudvalget Personalepolitisk status G01 13/13646 Åben sag ØK Sagsfremstilling Økonomiudvalget forelægges en personalepolitisk status for første halvår i Den halvårlige personalepolitiske status gør rede for aktuelle personalepolitiske fokusområder blandt andet: implementering af en ny personalepolitik, ny MED-aftale, arbejdet med at få skabt et nyt ledelsesgrundlag arbejdsmiljøindsatsen et faldende sygefravær fra 2011 til Derudover indeholder den personalepolitiske status en række aktuelle nøgletal for Norddjurs Kommune, herunder aldersgennemsnit for de store medarbejdergrupper, aldersfordeling, lønniveau og beskæftigelsesformer. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Notat personalepolitisk status juli /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning. 29

32 Økonomiudvalget Arbejdsmiljømæssige renoveringer - rådhus og administrationsbygninger G01 13/11630 Åben sag Sagsgang: ØK Sagsfremstilling På budget 2013 er afsat 2,0 mio. kr. til arbejdsmiljømæssige renoveringer (indvendige) på rådhus og administrationsbygninger. Der er indhentet forslag til anvendelse af disse midler fra de enkelte afdelinger, som har taget udgangspunkt i afdelingens arbejdspladsvurdering (APV). Forvaltningen har behandlet de indkomne forslag og været på besigtigelse på rådhuset og administrationsbygningerne. Alle forslag er oplistet i skema, hvorfra der er foretaget en prioritering på en del af punkterne, samtidig med at nogle af forslagene indeholder klimaskærm og derfor indgår i en anden prioritering. Ligeledes er enkelte bemærkningspunkter iværksat straks og finansieres af ejendommens daglige drift. Direktionen har godkendt oplægget på møde den 26. juni 2013 og oplægget er behandlet af administrationsudvalget for administration på møde den 4. juli Økonomiske konsekvenser Der er udarbejdet prioriteringsforslag til anvendelse af de afsatte 2,0 mio. kr. Prioriteringen er vedlagt som bilag. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller prioriteringen af renoveringer på rådhus og administrationsbygninger til orientering. Bilag: 1 Åben Oversigt arbejdsmiljømæssige forbederinger /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning. 30

33 Økonomiudvalget Regnskab 2012, Boligselskabet Ørum Djurs Ø42 13/10239 Åben sag sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling I henhold til bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. skal almene boligorganisationer indsende årsregnskab inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Boligselskabet Ørum Djurs fremsender regnskab for perioden 1. januar december Regnskabet vedrører Kornvænget 2 og Åparken 6, Ørum Djurs. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Revisionspåtegning: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af den selvejende institutions aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af den selvejende institutions aktiviteter for regnskabsåret 1. januar december 2012 i overensstemmelse med årsregnskabsloven samt bekendtgørelse nr af 15. december Det er ligeledes vores opfattelse, at der etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at regnskabet godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 31

34 Økonomiudvalget Regnskab 2012, Boligselskabet Ålunden Ø42 13/14707 Åben sag sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling I henhold til bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. skal almene boligorganisationer indsende årsregnskab inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Boligselskabet Ålunden fremsender regnskab for perioden 1. januar december Regnskabet vedrører Ålunden 18-20, Grenaa. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Revisionspåtegning: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af den selvejende institutions aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af den selvejende institutions aktiviteter for regnskabsåret 1. januar december 2012 i overensstemmelse med årsregnskabsloven samt bekendtgørelse nr af 15. december Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at regnskabet godkendes Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 32

35 Økonomiudvalget Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde pr. 30. juni Ø00 10/8112 Åben sag Sagsgang: ØK, KB Sagsfremstilling I den kommunale økonomiaftale for 2012 mellem regeringen og KL, indgik det specialiserede socialområde, dvs. udsatte børn og unge, udsatte voksne og handicappede, som et særligt fokusområde. Økonomiaftalen for 2012 indebærer, at der hvert kvartal, henholdsvis ultimo marts, ultimo juni, ultimo september og ultimo december, skal udarbejdes en økonomisk oversigt på det specialiserede socialområde. Oversigten skal forelægges for medlemmerne af kommunalbestyrelsen senest en måned efter opgørelsen - henholdsvis 1. maj, 1. september, 1. november og 1. februar. Oversigterne drøftes løbende og snarest muligt efter modtagelsen i kommunalbestyrelsen. Oversigten skal som minimum indeholde områdets oprindelige budget, korrigeret budget, samt det forventede regnskab. Oversigten baseres på nettodriftsudgifter, hvilket vil sige udgifterne fratrukket indtægterne. Kolonnen forventet regnskab, indeholder de foreløbige forventninger til det endelige regnskab, bortset fra eventuelle refusionskorrektioner i forbindelse med årsregnskabsaflæggelsen. De kvartalsvise oversigter skal samtidig være et afsæt for en løbende drøftelse mellem regeringen og KL om udviklingen på det specialiserede socialområde, med henblik på evt. at iværksætte yderligere initiativer. Opgørelsen skal derfor tillige indberettes til Økonomi- og indenrigsministeriet. Der forventes ingen afvigelser i forhold til det korrigerede budget. Økonomiske konsekvenser Ingen. Der tages bevillingsmæssig stilling til eventuelle afvigelser i forbindelse med budgetopfølgningerne. 33

36 Økonomiudvalget Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at oversigten drøftes. Bilag: 1 Åben Oversigt 2. kvartal /13 Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 34

37 Økonomiudvalget Forslag til en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune P22 11/22159 Åben sag Sagsgang: VPU, høring, VPU, ØK, KB Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte på sit møde den 17. januar 2012 et kommissorium med tidsplan for arbejdet med en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune. Den 16. april 2012 blev der afholdt et dialogmøde, hvor en bred kreds af interessenter drøftede visioner og strategier for det fremtidige arbejde med en sundhedspolitik. Der har været nedsat en projektgruppe, som blandt andet på baggrund af dialogmødet den 16. april 2012 har formuleret et forslag til vision og strategier for Norddjurs Kommunes sundhedspolitik, som voksen- og plejeudvalget godkendte på sit møde den 25. oktober Med afsæt i voksen- og plejeudvalgets drøftelser og dialogmødet er der nu udarbejdet et endeligt forslag til en ny sundhedspolitik. Forslaget er vedlagt som bilag. I forslaget lægges der op til, at det skal være Norddjurs Kommunes overordnede sundhedspolitiske vision, at alle borgere har et sundt, meningsfyldt og aktivt liv, og at kommunen og borgerne i fællesskab arbejder for, at sundhed bliver en naturlig del af alle borgeres hverdag. Forslaget til en ny sundhedspolitik har været sendt til høring i ældrerådet, handicaprådet, ungdomsrådet, integrationsrådet og de politiske fagudvalg. Høringssvarene er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser. 35

38 Økonomiudvalget Indstilling Velfærdsdirektøren indstiller, at forslaget til en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune godkendes. Bilag: 1 Åben Forslag til sundhedspolitik 23788/13 2 Åben Høringssvar - Handicaprådet 36098/13 3 Åben Høringssvar - Ungdomsrådet 51508/13 4 Åben Høringssvar - Ældrerådet 51386/13 5 Åben Høringssvarene fra fagudvalgene - samlet 57979/13 Beslutning i Voksen- og plejeudvalget den Voksen- og plejeudvalget tiltræder indstillingen. Voksen- og plejeudvalget indstiller desuden: at ændringsforslagene fra ungdomsrådet, ældrerådet samt børne- og ungdomsudvalget indarbejdes i sundhedspolitikken at handicaprådets ændringsforslag vedrørende det gode arbejdsliv indarbejdes i sundhedspolitikken. Lars Sørensen deltog ikke i behandlingen af punktet. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen fra voksen- og plejeudvalget. 36

39 Økonomiudvalget Analyse af mulighederne for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet Ø54 13/4511 Åben sag Sagsgang: MTU, ØK, KB Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen besluttede i sit møde den 19. marts 2013, at der indhentes tilbud på konsulentopgaven vedrørende ovenstående. Samtidig godkendte kommunalbestyrelsen, at tilbuddene forelægges til beslutning i miljø- og teknikudvalgets møde den 9. april konsulentfirmaer afgav tilbud på opgaven, opgaven blev tildelt NIRAS A/S. Analyserapporten er nu udarbejdet, vedlagt som bilag. Erfaringer peger på, at der typisk opnås økonomiske gevinster ved at konkurrenceudsætte vejog parkdriftsopgaver. Udbudsrådet gennemførte i 2012 en undersøgelse, der viste, at fem ud af ni undersøgte kommuner oplever økonomiske besparelser på mellem 3% og 5%. Af rapporten fremgår bl.a.: Umiddelbart med det datagrundlag, der har været til rådighed for opgaven vurderes udførerenheden under teknik og drift umiddelbart at være en trimmet og ledelsesmæssig veldreven entreprenørenhed i forhold til det generelle niveau i de kommuner, som NIRAS har kendskab til. Endvidere fremgår det, at: Selv om udførerenheden umiddelbart vurderes som veldreven, vil der dog med afsæt i de generelle erfaringer fra andre kommuner sandsynligvis være en økonomisk gevinst ved at udlicitere udførerenheden. Skal man komme tættere på en vurdering af, hvilket potentiale, der vil være ved at konkurrenceudsætte teknik og drifts opgaver eller dele heraf, kræver det, at der tilvejebringes et grundlag udover den foretagne analyse, hvor teknik og drifts priser kan benchmarkes med markedspriser. Rapporten anbefaler, at der tilvejebringes et grundlag med registreringer, kvalitetsbeskrivelser (serviceniveau) og prissætning med enhedspriser for teknik og drifts opgaveportefølje. Registreringen gennemføres på et fornuftigt og ikke for detaljeret niveau. Det bemærkes, at personalet inddrages i tilrettelæggelsen af denne registrering. 37

40 Økonomiudvalget På baggrund af denne anbefaling har NIRAS tilbudt at hjælpe med tilvejebringelse af et grundlag for en vurdering af, om opgaveportefølje eller dele heraf skal konkurrenceudsættes. Tilbuddet fra NIRAS omfatter en beskrivelse af plejeniveau for elementer, hvor der udføres en standardpleje, tilbudsliste med mængder for hvert element med standardpleje sammenlignet med erfaringspriser fra NIRAS. Det bemærkes, at en del af dette arbejde kan udføres indenfor det nuværende tilbud. Tilbud vedlagt. På baggrund af analysen er det udviklingsforvaltningens vurdering, at der er behov for at gennemgå retningslinjer og principper for opgaveopdeling og ressourceregistreringen. En korrekt og retvisende registrering er en forudsætning for, 1. at kunne redegøre for hvordan pengene anvendes, herunder give mulighed for prioritering 2. at kunne sammenligne priser med markedet, 3. at muliggøre evt. udlicitering af opgaver på et oplyst grundlag, og 4. at sikre driftsledelsen mulighed for at udføre driftsopgaverne med størst mulig effektivitet. En forudsætning for at NIRAS kan aflevere sin endelige afrapportering/benchmarking jfr. Det nye tilbud er, at der er foretaget et fuldt års registrering. Før denne registrering kan sættes i værk skal der udarbejdes plejebeskrivelse m.v., og disse skal implementeres i driftsorganisationen. Økonomiske konsekvenser Ingen, forudsættes indeholdt ved prioritering i eksisterende drift. Idet der i driftsbudgettet er afsat 0,2 mio. kr. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, 1. at rapporten tages til efterretning, 38

41 Økonomiudvalget at arbejdet med tilvejebringelse af et detaljeret driftsgrundlag gennemføres - tidshorisont ultimo 2014, 3. at arbejdet med den løbende registrering af ressourceforbrug i driften prioriteres, 4. tilbud fra NIRAS på benchmarking accepteres, idet tilbuddet kan finansieres af det i budgettet afsatte beløb. Bilag: 1 Åben NIRAS Analyse_mulige ind udliciteringer MTU pdf 81281/13 2 Åben Tilbud_benchmarking_Norddjurs MTU pdf 81283/13 Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den Indstillingen tiltrædes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 39

42 Økonomiudvalget Økonomi for anlæg af omfartsvej nord for Grenaa P17 10/4449 Åben sag Sagsgang: MTU, ØK, KB Sagsfremstilling På mødet i kommunalbestyrelsen den 18. juni 2013 vedtoges det, at fremlægge forslag til kommuneplantillæg med tilhørende VVM- redegørelse for en omfartsvej nord om Grenaa i offentlig høring. Forslaget indeholder tre alternativer herunder uændrede forhold, L1 (nord om Dolmer) og L2 (syd for Dolmer). Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 13. september 2011 vedtaget præference for L1, hvilket senere er meddelt tilsagn om at støtte med 119,6 mio. kr. af statslige midler. Udviklingsforvaltningen har i samarbejde med COWI siden fulgt op på det økonomiske grundlag for at gennemføre projektet inden for denne ramme. Økonomiske konsekvenser Som det fremgår af de vedlagte rapporter - økonomiske forudsætninger og usikkerhedsanalyse - for de to alternative forslag L1 og L2, der forventes fremlagt i offentlig høring, må det på nuværende tidspunkt forventes, at de samlede udgifter vil udgøre ca. 142 mio. kr. for L1 og ca.109 mio. kr. for L2. Udviklingsforvaltningen har drøftet disse forventninger om økonomien samt Norddjurs Kommunes muligheder med Vejdirektoratet, der administrere den statslige finansiering. Ved dette møde har Vejdirektoratet meddelt, at en ændring af grundlaget for støtte til omfartsvejen vil kræve en ny forhandling med trafikministeren. Ved budgetlægningen for de kommende år må der således skabes økonomiske muligheder for at kunne gennemføre det projekt, som ønskes gennemført. Kommunalbestyrelsen skal efter høringsperiodens udløb i november/december 2013 træffe endelig afgørelse herom. 40

43 Økonomiudvalget Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 1. rapporten tages til efterretning 2. der tages stilling til muligheden for at optage forhandlinger med trafikministeren. Bilag: 1 Åben Økonomiske forudsætninger for L1 og L2.pdf 82091/13 2 Åben Usikkerhedsanalyse for udgirt til L1 og L /13 Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den Indstillingen tiltrædes, idet der optages forhandlinger med trafikministeren. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 41

44 Økonomiudvalget Tillæg til spildevandsplanen for daginstitution ved Kattegatskolen G01 12/19269 Åben sag Sagsgang: MTU, ØK, KB Sagsfremstilling Ændringer eller inddragelse af nye områder i spildevandsplanen foretages ved udarbejdelse at et tillæg til den eksisterende spildevandsplan, se bilag. Dette tillæg er udarbejdet for at inddrage et område omfattet af følgende lokalplan: Lokalplan , Daginstitution ved Kattegatskolen Skolebakken i Grenaa. Området er ikke omfattet af den nuværende spildevandsplan. Det planlægges, at spildevandet skal afledes til kloak, og at regnvand nedsives i området. Tillæg nr. 4 til spildevandsplanen har været i offentlig høring i 8 uger, og der er ikke indkommet bemærkninger. Økonomiske konsekvenser Vedtagelse af tillægget til spildevandsplanen har ingen direkte økonomiske konsekvenser for Norddjurs Kommune, dog skal der i forbindelse med gennemførelse af kloakeringen betales et tilslutningsbidrag til forsyningsselskabet AquaDjurs A/S. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at forslag til tillæg nr. 4 til spildevandsplanen godkendes og offentliggøres. Bilag: 1 Åben Forslag til tillæg nr. 4 til spildevandsplanen 74091/13 Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den Indstillingen tiltrædes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 42

45 Økonomiudvalget Styrket indsats i forhold til byggerådgivning og energi S00 13/12136 Åben sag Sagsgang: MTU, ØK, KB Sagsfremstilling I note fra budgetvedtagelsen for 2013, afsnit miljø- og teknikudvalget, vedrørende energiinvesteringer fremgår: Der skal udarbejdes et oplæg, der indeholder konkrete investeringer i solceller og andre energikilder, der kan bidrage til at kommunens energiregnskab lever op til målsætningerne som klima-kommune. Energiinvesteringer kan i vidt omfang lånefinansieres og desuden skal nye anlæg indrettes med den optimale energieffekt. Ved renovering af kommunale bygninger skal initiativer til at opnå energibesparelser også prioriteres. Der udarbejdes et oplæg til kommunalbestyrelsen, der beskriver de nødvendige forvaltningsmæssige ændringer, således at kompetencer og innovationsevnen på energibesparelsesområdet styrkes. Oplægget skal desuden indeholde mulige incitamentsmodeller overfor de enkelte aftaleenheder. Incitamentsmodel: I forbindelse med gennemførelse af energibesparende tiltag på kommunale ejendomme, er det vigtigt, at brugerne har et incitament til at medvirke til at spare på energien. For at sikre at brugere føler, at de får noget ud af at have investeret tid og penge samt have haft generne fra etableringen af de energibesparende foranstaltninger, bør de have en del af besparelsen. Forslag til fordeling af besparelsen er: 15 % af besparelsen tilfalder den enkelte institution og 85 % går tilbage til reinvestering i nye energibesparende tiltag. Da brugeradfærd ofte er en væsentlig faktor for, hvorvidt foranstaltningerne medfører den beregnede energibesparelse, er det vigtigt at orientere og motivere brugerne, herunder 43

46 Økonomiudvalget serviceledere, institutionsledere og brugere i øvrigt. Der er generelt gode erfaringer, hvis man underviser alle -herunder også børnene - i hvorledes der spares på ressourcerne. Det gælder både vand, varme og el. Der er desuden en stor sandsynlighed for, at det får en afsmittende effekt til de private husholdninger, og dermed en CO2-besparelse generelt i hele kommunen. For at fremme motivationen kan der af reinvesteringspuljen anvendes et beløb til indkøb af fladskærme og programmer m.v. til at vise det daglige/månedlige forbrug af el, vand og varme og evt. komme med kommentarer til forbruget og de opnåede besparelser. Solceller: Der er i budget 2013 afsat en driftspulje Solceller med et beløb på 2,0 mio. kroner. Beløbet skal anvendes til etablering af solcelleanlæg ved Norddjurs Kommunes ejendomme således, at der vil blive en besparelse på energi forbruget. Det forventes, at det bliver tilladt at anvende den producerede strøm uden økonomisk afregning. ( Nulmålerordning time til time.) Der er i øjeblikket en indstilling om dette til behandling i Finansministeriet. I nærværende prioritering er det en forudsætning, at denne tilladelse bliver givet. Det forudsættes endvidere, at der vil være tid nok til etableringen af solcelleanlæggene efter afgivelsen af tilladelsen. Prioriteringen er udført i henhold til de vedtagne kriterier (jf. miljø- og teknikudvalgets beslutningsprotokol dateret den vedhæftet som bilag 1). Der er endvidere prioriteret ud fra, at der etableres små anlæg (6 KWP) fremfor enkelte store anlæg. Det medfører, at størstedelen af den producerede strøm kan bevares / bruges i ejendommen. Der opnås dermed den totale økonomiske besparelse, idet der sælges mindst muligt strøm til en lavere pris end købsprisen for strøm. Ved etablering af små anlæg er der flere ejendomme / brugere, der vil få en besparelse på deres udgifter til strøm. 44

47 Økonomiudvalget Prioriteringslisten (bilag 2) sendes hermed til miljø- og teknikudvalget til godkendelse, idet det tilføjes at udviklingsforvaltningen kan foretage mindre justeringer, når projekterne kvalificeres. Energiforbedringsprojekter: Der er i budget 2013 afsat en driftspulje Bygningsrenovering og energi med et beløb på 4,0 mio. kroner. Beløbet skal anvendes til udførelsen af diverse energiforbedrings projekter ved Norddjurs Kommunes ejendomme således, at der vil blive en besparelse på energi forbruget. Prioriteringen er udført i henhold til de vedtagne kriterier (jf. miljø- og teknikudvalgets beslutningsprotokol dateret den vedhæftet som bilag 1). Opgaverne forsøges udført ud fra bedste rentabilitet på følgende bygningskategorier: Administrationsbygninger Skoler Daginstitutioner Bygninger for pleje og omsorg Bygninger for fritidsformål Øvrige bygninger Der er endvidere udført en gennemgang af ejendommenes energimærker, hvor der er angivet forslag til energiforbedringer. Prioriteringsliste energiforbedringsprojekter: Optimering af belysningsanlæg, herunder udskiftning af glødepærer, udskiftning af belysningsarmaturer, montering af dagslysstyring af lys

48 Økonomiudvalget m.m. i udvalgte arealer. Isolering af tekniske installationer m.m. Optimering af varme- og brugsvandsanlæg herunder udbygning af automatik og udskiftning af pumper. Udskiftning af toiletter og armaturer med højt vandforbrug. Efterisolering af klimaskærm, uisolerede hulmure, facadepartier m. v. Finansiering af egen rådgivning Forvaltningsmæssige ændringer: Der er pr. 1. marts 2013 ansat 2 nye medarbejdere i bygningsgruppen med kompetencer, der skal sikre de bedst mulige løsninger. Forventningen er, at bygningsgruppen altid er med i kommunale byggesager for at opnå maksimalt udbytte af de investerede midler, også på langt sigt (vedligeholdelsen). Denne udvidelse i eget mandskab indeholder 3 væsentlige elementer: 1. Dels yderligere spidskompetencer inden for den energimæssige rådgivning. 2. Generelle ressourcer til tværgående intern byggerådgivning i Norddjurs Kommune. 3. Ressourcer til mere systematiseret energistyrings- og vedligeholdelsesplaner. Formålet er, at kommunes bygninger med mindst mulig driftsudgift, bevarer den højeste værdi set over bygningens levetid, og samtidig forbruger mindst mulig energi. Som en del af forbedringen skal kommunes bygninger registreres i fagsystemet Digital Bygnings Data (DBD) og systematiseres med vedligeholdelsesplaner, der løber over 5-10 år. 46

49 Økonomiudvalget Der er fokus på fortsat udvikling af bygningsgruppens kompetencer for vedvarende at sikre en innovativ organisation, der kan løfte de fremtidige kommunale opgaver med hensyn til energioptimering og miljømål. Det ønskede scenarie vil være, at der fremadrettet gøres konsekvent brug af bygningsgruppens kompetencer til drift og styring af de kommunale bygninger. Herved udnyttes økonomien, de lokale ressourcer og faglige kompetencer bedst muligt, samtidig med at der opnås et tværgående overblik over alle bygningstanker i Norddjurs Kommune. Dette kan også sikre implementering af eventuelt kommende politikker, herunder evt. krav til standarder for Norddjurs Kommunes bygninger. Omkring den interne byggerådgivning er forventningen, at bygningsgruppen ved henvendelse fra en kommunal bygherre, kan medvirke til at vurdere opgavens omfang og rådgive ud fra, om opgaven kan løftes helt af bygningsgruppen i tæt samarbejde med bygherren, eller der med fordel kan hentes ekstern rådgivning til opgaven. (Bemærk: Bygningsgruppens bemanding på 4 personer til drift og vedligehold sætter en naturlig begrænsning på hvor mange/store projekter som kan løftes). Anbefalingen i første omgang er, at forventningen afgrænses til bygherrerådgivning, projektering af mindre projekter, tilsyn m.m. Finansiering af ansættelser. Rådgivning - når årets anlægsopgaver er politisk besluttede, udarbejdes et arbejdsprogram for hvilke projekter og i hvilket omfang der udføres intern rådgivning. Arbejdsprogrammet og finansieringen forelægges direktionen til godkendelse. Der forudsættes finansieret svarende til et årsværk. Energiinvesteringsprojekter. Rådgivning - når årets anlægsopgaver er politisk besluttede, udarbejdes et arbejdsprogram for hvilke projekter og i hvilket omfang der udføres intern rådgivning. Arbejdsprogrammet og 47

50 Økonomiudvalget finansieringen forelægges direktionen til godkendelse. Der forudsættes finansieret svarende til et årsværk. Eksempler på rådgivningsopgaver: Indledende møder med præsentation af evt. opgave, samt simpel rådgivning i den forbindelse som en service, der umiddelbart ydes til institutioner og bygherrer. Mindre byggeprojekter - Totalrådgivning: Ejendomsgruppen udfører al rådgivning for alle arbejder fra idè til færdigt byggeri. Disse byggeprojekter kan være: 1. Mindre indvendige ombygninger i daginstitutioner i forbindelse med en ændret anvendelse af lokaler. 2. Mindre tilbygninger (ca. 50 m2) til eksisterende bygninger. 3. Mindre nybygninger (max 50 m2) som uopvarmede skure, depotbygninger mv. Mellemstore byggeprojekter - Bygherrerådgivning + mindre projektering: Ejendomsgruppen udfører rådgivning af bygherre i idè fasen og i planlægningsfasen, udfører bygherrens opgaver frem til færdigt byggeri, samt eventuel enkelte mindre projekteringsopgaver. Disse byggeprojekter kan være: 1. Renovering / ombygninger af daginstitutioner. 2. Større tilbygninger (ca. 200 m2) til eksisterende bygninger. 3. Nybygninger (max 200 m2). Større byggeprojekter - Bygherrerådgivning: 48

51 Økonomiudvalget Ejendomsgruppen udfører rådgivning af bygherren i idè fasen / målsætningsfasen samt medvirker ved udførelsen af bygherrens opgaver i projekteringsfasen. Disse byggeprojekter kan være: 1. Renovering / ombygninger af skoler. 2. Større tilbygninger til eksisterende bygninger. 3. Større nybygninger. Økonomiske konsekvenser På driftsbudgettet 2013 og overslagsårene er der afsat en indtægt på 1,0 mio. kr., der skal udmøntes i forbindelse med gennemførelsen af investeringen i de energibesparende projekter. Reduktionen af driftsbudgetterne for institutioner m.v. iflg. den foreslåede incitamentsmodel kan modregnes på dette indtægtsbudget, og nedskrivningen af dette budget vil således afspejle hvor stort et beløb (85% andelen), der er indgået i budgetåret. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller: Incitamentsmodel: at besparelsesprovenuet fordeles med 15 % til institutionens driftsbudget, og 85 % går tilbage i en reinvesteringspulje, som anvendes til nye energibesparende tiltag, herunder fælles indkøb af undervisnings- /motivationsmateriale. (Inden beregning af provenufordeling skal tværgående besparelse besluttet af kommunalbestyrelsen modregnes). Solceller: - indstilles prioriteringslisten (bilag 2) til godkendelse. Energiinvesteringsprojekter: - indstilles prioriteringslisten til godkendelse. Organisationsændringer: 49

52 Økonomiudvalget indstilles, fremtidige bygningsopgaver inden for kommunens regi benytter sig af Bygningsgruppens kompetencer, - at 2 stillinger finansieres af årets projekter. Bilag: 1 Åben Bilag 2 Prioriteringsliste Solceller /13 2 Åben Bilag 1 MTU referat dateret den punkt nr /13 Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den Indstillingen tiltrædes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 50

53 Økonomiudvalget Det gamle Rådhus, Grenaa - Renoveringsprojekt A00 13/10633 Åben sag Sagsgang: MTU, ØK, KB Sagsfremstilling Der skal udføres en renovering af det Gamle Rådhus, Torvet 1 i Grenaa. Renoveringen skal omfatte en indvendig udbedring efter en vandskade samt en udvendig udbedring af facaden mod Torvet/kirken. Det Gamle Rådhus er en fredet bygning, så den kommende renovering skal planlægges i samarbejde med Kulturstyrelsen, som også skal godkende det endelige renoveringsprojekt. Kravene fra Kulturstyrelsen vil normalt være, at bygningens eksisterende facade udtryk og diverse gamle detaljer skal bevares, samt at arbejderne skal udføres efter traditionelle gammeldags håndværkermetoder inklusiv valg af materialer. Der er afsat en anlægspulje på 0,5 mio. kr. til gennemførelsen af renoveringen. Bygningen skal i fremtiden anvendes som turistinformation i stueetagen, og 1. salen skal anvendes til repræsentative og mødeformål som for eksempel vielser. Nærværende renovering af vandskaden vil ikke omfatte andre foranstaltninger end opdatering af bygningen til brugbar stand. Eventuelle øvrige ombygningsmæssige justeringer er ikke indeholdt i beløbet til renovering, og udviklingsforvaltningen vurderer, at der heller ikke er økonomisk råderum til dette formål. Renoveringen vil blive gennemført i samråd med Kulturstyrelsen inden udbud. Det foreslås, at renoveringen udbydes som fagentrepriser og i underhåndsbud i henhold til Norddjurs Kommunes udbudsregler. Tildelingskriteriet foreslås som laveste pris, og det foreslås endvidere, at udviklingsforvaltningen bemyndiges til at indgå kontrakt med entreprenør. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser udover bevillingen. 51

54 Økonomiudvalget Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 1. renoveringen vil blive gennemført i samråd med Kulturstyrelsen, 2. forinden udbud forelægges sagen for udvalget 3. renoveringen udbydes som fagentrepriser og i underhåndsbud, 4. tildelingskriteriet fastsættes som laveste pris, 5. udviklingsforvaltningen bemyndiges til at indgå kontrakter med entreprenører, 6. der meddeles en anlægsbevilling på 0,5 mio. kr., og 7. rådighedsbeløbet på 0,5 mio. kr. i investeringsoversigten frigives. Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den Indstillingen tiltrædes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 52

55 Økonomiudvalget Anlægsregnskab for Udbyhøj Kabelfærge inkl. færgelejer S05 08/2042 Åben sag Sagsgang: MTU, ØK, KB Sagsfremstilling Randers og Norddjurs Kommuner driver i fællesskab Randers Fjords færgefart omfattende overfarterne Udbyhøj og Mellerup-Voer. Randers Kommune fungerer som driftsansvarlig iflg. betjeningsoverenskomst med Norddjurs Kommune. Projektet vedr. anskaffelse af kabelfærge og nye færgelejer i Udbyhøj blev påbegyndt af de daværende Nørhald og Rougsø kommuner i /. Den totale anlægsudgift vedr. Norddjurs Kommunes andel af projektet er iflg. vedlagte anlægsregnskab opgjort til 12,8 mio. kr. Nettoanlægsbevillingen lyder på i alt 13,1 mio. kr. og mindreudgiften i forhold til anlægsbevillingen udgør således 0,3 mio. kr. Af uafrundede beløb svarer mindreudgiften til 2,8%. I nettoanlægsudgiften på 12,8 mio. kr. indgår EU og statstilskud på i alt 4,0 mio. kr., og bruttoanlægsudgiften udgør således 16,8 mio. kr. Den sidste bevægelse på anlægsregnskabet ligger i 2012, hvor Norddjurs Kommune har betalt 0,5 kr. vedr. andel af udgifter til afsluttende arbejder på færgelejerne såsom asfalt, kantstens - og afstribningsarbejder m.v., samt nyt billetteringssystem. Økonomiske konsekvenser Mindreudgiften på 0,3 mio. kr. er finansieret ved henlæggelse i kassebeholdningen. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller anlægsregnskabet til godkendelse. Bilag: 1 Åben Anlægsregnskab Udbyhøj Kabelfærge.pdf 80747/13 Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den Indstillingen tiltrædes. 53

56 Økonomiudvalget Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 54

57 Økonomiudvalget Form og indhold i Kvalitetsrapport for skoler og dagtilbud P05 13/12139 Åben sag Sagsgang: BUU, ØK, KB Sagsfremstilling Ifølge bekendtgørelse nr. 162 af om anvendelse af kvalitetsrapporter i folkeskolen, 2, skal kommunalbestyrelsen træffe nærmere beslutning om indhold og udformning af kvalitetsrapporten. Forvaltningen har udarbejdet forslag til form og indhold i en ny Kvalitetsrapport, som samler alle oplysninger om dagtilbud og skoler i én samlet årlig rapport. Forslaget til form og indhold opfylder såvel folkeskolelovens bestemmelser om udarbejdelse af kvalitetsrapport for folkeskolen og dagtilbudslovens bestemmelser om udarbejdelse af faglige kvalitetsoplysninger på dagtilbudsområdet. Forslag til form og indhold i Kvalitetsrapporten for skoler og dagtilbud er vedlagt som bilag. Forslaget til én samlet rapport ses som en naturlig udvikling i forhold til, at skole- og dagtilbudsområdet organisatorisk er samlet, samtidig med at strukturen med dagtilbud, børnebyer og skoler peger på en samling af kvalitetsrapporterne. Det er intentionen med forslaget at gøre Kvalitetsrapporten til et effektivt styringsredskab for ledere, forvaltning og politikere et redskab til styring af den pædagogiske og økonomiske udvikling af skoler og dagtilbud. Dette gøres ved at give Kvalitetsrapporten en overskuelig form, et målrettet indhold og en styrket dialog. Indholdsmæssigt foreslås rapporten målrettet mod data, der viser: ét samlet overblik over den kvalitet, som børnene og de unge møder i dagtilbuddene og skolerne 55

58 Økonomiudvalget ét samlet overblik over implementeringen af politikker og andre kommunale indsatser i dagtilbud og skoler ét samlet overblik over relevante faktaoplysninger om dagtilbuddene og skolernes ressourcer og rammebetingelser Kvalitetsrapporten foreslås derfor opbygget af tre selvstændige bind: Bind 1 viser de faglige kvalitetsvurderinger, der udarbejdes i Norddjurs Kommune. Bind 2 følger udviklingen i implementeringen af de politikker og lokale indsatsområder, der er besluttet i kommunen. Bind 3 illustrerer de rammebetingelser og ressourcer, der er på skole og dagtilbudsområdet i kommunen. Opdelingen i tre bind skal understøtte tilgængeligheden i Kvalitetsrapporten, idet man kan målrette sin læsning mod de specifikke områder, man ønsker viden om. Dialogen med distrikterne skal være i centrum såvel under tilblivelsen af Kvalitetsrapporten som i opfølgningen på denne. Herved nuanceres og kvalificeres analyserne af kvaliteten, implementeringerne og faktaoplysningerne. Formen på og indholdet i Kvalitetsrapporten er beskrevet i vedlagte bilag. Forslaget til form og indhold i Kvalitetsrapporten for skoler og dagtilbud har været behandlet på ledermøde i skole- og dagtilbudsområdet. En enig ledergruppe anbefaler forslaget. Økonomiske konsekvenser Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling 56

59 Økonomiudvalget Velfærdsdirektøren indstiller, at forslaget til form og indhold i én samlet Kvalitetsrapport for skoler og dagtilbud godkendes. Bilag: 1 Åben Kvalitetsrapporten for skoler og dagtilbud i Norddjurs Kommune 82597/13 Beslutning i Børne- og ungdomsudvalget den Børne- og ungdomsudvalget tiltræder indstillingen. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 57

60 Økonomiudvalget Ansøgning fra Auning Skole om dispensation fra regler om klassedannelse G01 13/12208 Åben sag Sagsgang: BUU, ØK, KB Sagsfremstilling Auning Skole har fremsendt en ansøgning om dispensation fra reglerne om klassedannelse på skolens kommende 6. årgang i skoleåret 2013/2014. Folkeskolelovens bestemmelse om klassedannelser er angivet i 17: Elevtallet i grundskolens klasser må normalt ikke ved skoleårets begyndelse overstige 28. Kommunalbestyrelsen kan dog i særlige tilfælde tillade et højere elevtal i grundskolens klasser, dog ikke over 30. Auning Skoles ansøgning er vedlagt som bilag. Den kommende 6. årgang har to klasser med 29 elever i hver. Klasserne blev lagt sammen til to klasser efter 3. årgang, men grundet tilflytning på årgangen er begge klasser nu over det maksimale antal på 28 elever. Skolen ønsker, at klasserne får lov til at fortsætte som to klasser i det kommende skoleår for at undgå, at eleverne to år i træk skal danne nye klasse. På 7. årgang dannes der således nye klasser med eleverne fra Allingåbroskolen, Rougsøskolen og Langhøjskolen. Der er desuden afsat midler til 18 ugentlige lektioner, hvor der kan være deletimer/to-lærer ordninger, ligesom klasserne er placeret i klasselokaler, der er større end gennemsnittet. Det er forvaltningens vurdering, at ansøgningen falder inden for rammerne af folkeskolelovens 17, som giver kommunalbestyrelsen mulighed for at dispensere for klassedannelsen i særlige tilfælde. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser. 58

61 Økonomiudvalget Indstilling Velfærdsdirektøren indstiller, at dispensationsansøgningen fra Auning Skole imødekommes. Bilag: 1 Åben Ansøgning fra Auning Skole 81391/13 Beslutning i Børne- og ungdomsudvalget den Børne- og ungdomsudvalget tiltræder indstillingen. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 59

62 Økonomiudvalget Dispensation til undervisning på intern skole på Opholdsstedet Østergaard Sagsgang: BUU, ØK, KB 09/3452 Åben sag Sagsfremstilling Opholdsstedet Østergård, Birkedalvej 26, Skindbjerg, 8500 Grenaa, har fremsendt ansøgning om dispensation fra minimumstørrelsen på opholdsstedets interne skole i skoleåret 2013/14. Ansøgningen er vedlagt som bilag. Baggrunden for ansøgningen skal ses i sammenhæng med lovændring i bekendtgørelse nr. 407 af 25. april 2013 om specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand i dagbehandlingstilbud og anbringelsessteder. Af bekendtgørelsens 11 fremgår det, at en intern skole skal være normeret til mindst 10 elever ved skoleårets begyndelse, for at den interne skole kan oprettes, og samtidig må det forventede gennemsnitlige elevtal for hele skoleåret ikke være under 10. Der er dog en 1-årig overgangsordning for skoleåret , hvor en intern skole skal være normeret til mindst seks elever ved skoleårets begyndelse, og samtidig må det forventede gennemsnitlige elevtal ikke være mindre end 6 elever. Pt. er fem elever visiterede til fortsat skolegang i Opholdsstedet Østergårds interne skole i 2013/14. Såfremt der ikke visiteres yderligere børn/unge til ophold og undervisning på Østergård, opfylder man således ikke kravet til minimum seks elever i den interne skole i skoleåret 2013/14. Bekendtgørelsens 12 giver imidlertid kommunalbestyrelsen i beliggenhedskommunen mulighed for at dispensere for kravet om minimum seks elever i den interne skole i skolerået 2103/14. 60

63 Økonomiudvalget Norddjurs Kommune har ikke andre egnede undervisningstilbud at kunne tilbyde opholdsstedets elever, som alle af adfærdsmæssige og psykosociale grunde har behov for et lille undervisningsmiljø. Det er derfor forvaltningens opfattelse, at en dispensation fra kravet om minimum 6 elever i den interne skole ligger inden for rammerne af bekendtgørelsens 12, hvorfor det anbefales, at ansøgningen imødekommes. Økonomiske konsekvenser En dispensation har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Velfærdsdirektøren indstiller, at ansøgningen fra Opholdsstedet Østergård om dispensation for kravet om minimum seks elever i opholdsstedets interne skole i skoleåret 2013/14 imødekommes Bilag: 1 Åben Ansøgning fra Opholdsstedet Østergård 82816/13 Beslutning i Børne- og ungdomsudvalget den Børne- og ungdomsudvalget tiltræder indstillingen. Børne- og ungdomsudvalget erklærede Benny Hammer inhabil, hvorfor han ikke deltog i behandlingen af punktet. Beslutning i Økonomiudvalget den Benny Hammer erklæres inhabil og deltager ikke i sagens behandling. Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 61

64 Økonomiudvalget Igangsætning af planlægning for nyt boligområde i Auning øst P16 13/9651 Åben sag Sagsgang: KUU, ØK, KB Sagsfremstilling Ejeren af et ca. 5,5 ha stort areal nord for Østervangs Allé i Auning, anmoder om at få igangsat lokalplanlægning for området med henblik på at anvende området til boligformål og samtidig inddrage det i byzone (angivet med blåt på kortet). Det drejer sig om ca. 25 parcelhusgrunde. Ejeren af området skal selv bekoste udformningen af lokalplanen. I forbindelse med igangsætning af planlægning, skal der tages stilling til, hvordan området skal vejbetjenes. Der er 3 muligheder: 62

65 Økonomiudvalget at forlænge Østervangs Allé i nordlig retning og herved give adgang til boligområdet som en permanent løsning, 2. at forlænge Østervangs Allé i nordlig retning og herved give adgang til boligområdet som en midlertidig løsning indtil den kommunalt ejede jord (angivet med gult på kortet) bliver udstykket til boliger, 3. at etablere en ny vejadgang over det kommunalt ejede areal, der ligger mellem ovennævnte areal og hovedvejen. Det medfører formentlig en udgift til venstresvingsbane på hovedvejen, lige som det kan forventes, at Norddjurs Kommune bidrager til etablering af en ny vejforbindelse, idet den på et tidspunkt, når Norddjurs Kommune vælger at udstykke, også skal tjene som vejadgang til kommunens område. Der er foretaget trafiktælling to steder på Østervangs Allé, med det formål at kunne dokumentere eksisterende trafikbelastning holdt op mod, hvad en fremtidig trafikbelastning betyder, såfremt forslag 1 eller 2 vælges. Resultatet af trafiktællingen fremgår af notatet. Der er udarbejdet notat som bilag, der redegør for drikkevandsproblematikken samt trafikbelastningen. Såfremt forslag 1 eller 2 vælges, foreslår udviklingsforvaltningen, at beboerne på Østervangs Allé inddrages, inden der tages endelig stilling. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser afhænger af, hvilken løsning, der vælges. Såfremt forslag 1 eller 2 vælges, vurderes der ikke at være økonomiske konsekvenser på nuværende tidspunkt, da en vejforlængelse fra Østervangs Allé finansieres af ejeren af området, der skal trafikbetjenes. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 63

66 Økonomiudvalget forslag 1 eller 2 vælges 2. der først træffes endelig beslutning, når beboerne på Østervangs Allé har været inddraget 3. planlægningen kan igangsættes, når spørgsmålet om vejadgang er besluttet. Bilag: 1 Åben Notat vedr. drikkevandsforsyning samt trafikforhold KUU /13 Beslutning i Kultur- og udviklingsudvalget den Sagen udsat. Beslutning i Kultur- og udviklingsudvalget den Fraværende: Bente Hedegaard. Det indstilles, at løsningsforslag 2 anbefales. Øvrigt tiltrædes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen fra kultur- og udviklingsudvalget. 64

67 Økonomiudvalget Kommissorium for arbejde med markedsføring i Norddjurs Ø39 13/7320 Åben sag Sagsgang: KUU, ØK, KB Sagsfremstilling I udviklingsstrategi 2011 beskrives målet om at styrke Norddjurs Kommunes position som et attraktivt sted at leve og drive virksomhed. En markedsføringsstrategi skal udpege de temaer og virkemidler, som kan medvirke til, at Norddjurs Kommunes kvaliteter og potentialer slås fast og synliggøres for omverden. Der gennemføres i 2013 og foråret 2014 en proces, hvor der udarbejdes en markedsføringsstrategi. Sideløbende gennemføres en række konkrete markedsføringsinitiativer. I kommissoriet Proces for arbejde med markedsføringsstrategi og initiativer 2013 og 2014 beskrives en række forskellige elementer, som skal danne grundlaget for Norddjurs Kommunes arbejde med markedsføring fremadrettet. Det beskrives ligeledes i vedlagte bilag, hvordan arbejdet forankres, og en tidsplan beskriver de enkelte delelementers udførelse. Arbejdet forankres i udviklingsforvaltningen og vil foregå i samarbejde med direktionssekretariatet. Kommunalbestyrelsen har i både 2013 og 2014 afsat 0,75 mio. kr. til arbejdet. Det foreslås, at midlerne i 2013 anvendes til, at eksterne konsulenter kan udføre følgende opgaver: undersøgelse af, hvordan forskellige parter ser på Norddjurs Kommune, f. eks. virksomheder, tilflyttere, potentielle tilflyttere, besøgende sparring i forhold til konkrete initiativer udarbejdelse af markedsføringsprodukter. 65

68 Økonomiudvalget I foråret 2014 foregår en proces i samarbejde med kommunalbestyrelsen om udarbejdelse af en markedsføringsstrategi. Parallelt hermed fortsætter arbejdet med konkrete initiativer. Økonomiske konsekvenser Driftsbudgettet er placeret under økonomiudvalget, men med reference til kultur- og udviklingsafdelingen. Et uforbrugt driftsbudget for 2013 forventes overført til 2014 i forbindelse med den ordinære overførselssag. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at der i 2013: 1. anvendes 0,25 mio. kr. til ekstern analyse af omverdens syn på Norddjurs Kommune, 2. anvendes 0,1 mio. kr. til ekstern sparring for de medarbejdere, som skal udarbejde konkrete markedsføringsprodukter, 3. anvendes 0,3 mio. kr. til udarbejdelse af markedsføringsprodukter, 4. og at de resterende 0,1 mio. kr. overføres til Bilag: 1 Åben Kommissorium: Proces for arbejde med markedsføringsstrategi og 75430/13 initiativer i 2013 og Åben Markedsføring: Tidsplan for strategi, handleplan og konkrete initiativer 75440/13 Beslutning i Kultur- og udviklingsudvalget den Indstillingen tiltrædes. Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen med den tilføjelse, at analysen i efteråret 2013 også omfatter interview med borgere, der i en årrække har været bosat i Norddjurs Kommune med henblik på at afdække, hvilke kvaliteter og værdier, som borgerne peger på, er afgørende for deres ønske om at være bosat i Norddjurs Kommune 66

69 Økonomiudvalget Medfinansiering af projektet "Porten til Naturpark Randers Fjord" P20 10/9824 Åben sag Sagsgang: KUU, ØK, KB Sagsfremstilling Norddjurs Kommune samarbejder med Randers Kommune, LAG Randers, LAG Djursland, Visit Randers og Destination Djursland om etablering af Naturpark Randers Fjord i henhold til Friluftsrådets godkendelsesordning for naturparker. Sideløbende med udarbejdelse af naturplan og arbejdet med at få inddraget interessenter og frivillige i projektet, søges midler til gennemførelse af konkrete projekter i området. Region Midtjylland har meddelt kommunerne i Region Midtjylland, at der stadig er midler i Grøn Vækst puljen, som ikke er blevet uddelt til konkrete projekter. Regionen har på den baggrund opfordret projektholderne i naturparkprojektet om at udarbejde en ansøgning om at få andel i disse midler. Eftersom der fortsat er flere elementer i planerne for faciliteter i naturparken, der er ufinansieret, er ansøgningen Porten til Naturpark Randers Fjord blevet udarbejdet, og der søges midler til gennemførelse af projekter i Udbyhøj nord og Udbyhøj syd deraf projektets titel. For Norddjurs Kommunes vedkommende handler det om at søge midler til genskabelse af miljøet på Udbyhøj Skanser ved at lade opstille kanoner, genetablering af træbro til fortøjning af joller, etablere fiskeplads for handicappede på et areal ved siden af færgelejet samt etablere et sømærke, som bliver identisk med et sømærke på nordsiden af fjorden, og på den måde medvirker til at danne en port. Den samlede udgift beløber sig til 0,9 mio. kr. hvoraf 50 % skal medfinansieres af Norddjurs Kommune. Projektansøgningen vedlægges som bilag. Der ansøges om 0,45 mio. kr. fra udviklingspuljen til gennemførelse af projektet 67

70 Økonomiudvalget Økonomiske konsekvenser Det kan oplyses, at udviklingspuljens uforbrugte budgetbeløb den 24. juni 2013 udgør 1,416 mio. kr. Udmøntning fra udviklingspuljen til et anlægsprojekt vil resultere i, at budgetbeløb flyttes fra drift til anlæg, og servicerammen herved nedsættes. Det skal nævnes, at den 13. november 2012 besluttede kommunalbestyrelsen at give anlægsbevilling og rådighedsbeløb på 0,125 mio. kr. til projektet Naturpark Randers Fjord, som på nuværende tidspunkt endnu ikke er igangsat. Dette projekt omhandler finansiering af formidlingssteder hotspots, 10 forskellige steder omkring Randers Fjord, hvor de to kommuner finansierer hver 0,125 mio. kr., de to LAG er finansierer 1 mio. kr. og Indenrigsministeriets pulje til vanskeligt stillede kommuner finansierer 0,750 mio. kr. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 1. der gives anlægsbevilling og rådighedsbeløb på 0,900 mio. kr. som udgift og 0,450 mio. kr. som indtægt til projekt Porten til Naturpark Randers Fjord til etablering af faciliteter i Udbyhøj Syd. 2. det afsatte nettobeløb til projektet på 0,450 mio. kr. finansieres af udviklingspuljen. 3. såfremt der ikke opnås medfinansiering af Grøn Vækst-midlerne, søges der ved særskilt sagsfremstilling negative anlægsbevillinger og rådighedsbeløb svarende til de ansøgte beløb i indstillingens punkt 1. samt at nettobeløbet tilbageføres til udviklingspuljen. Bilag: 1 Åben Ansøgning om Grøn Vækst midler 'Porten til Randers Fjord' 77138/13 Beslutning i Kultur- og udviklingsudvalget den Fraværende: Bente Hedegaard. Indstillingen tiltrædes. 68

71 Økonomiudvalget Beslutning i Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tiltræder indstillingen. 69

72 Økonomiudvalget Bilagsoversigt 1. Igangsætning af yderligere anlæg i Oversigt yderligere veje til asfaltering i 2013 (106396/13) 2. Oversigt bygningsrenoveringspulje (106395/13) 3. Oversigt anlægspulje lejepladser - prioriteringsliste 2014 (106393/13) 2. Budget 2014 og overslagsårene på økonomiudvalgets område 1. ØK tekniske korrektioner (102100/13) 2. ØK lov og cirkulære (102098/13) 3. ØK mængdereguleringer (102097/13) 4. ØKU politikerforslag (102096/13) 5. Budgetbemærkninger ØK (102317/13) 6. Anlæg - oversigt og nye beskrivelser (102395/13) 3. Retningslinjer for garantiprovision ved omlægninger af eksisterende garantier 1. Indlæg fra AQUA djurs omkring omlægning af garantier (100358/13) 7. Auning Svømmehal - eftergivelse af gæld 1. Brev fra Auning svømmehal om eftergivelse af 1 mio. kr. (101724/13) 8. Implementering af DUBU - digitalisering af Udsatte Børn og Unge 1. Projektbeskrivelse - Business Case for DUBU (94224/13) 9. Revisionsberetning nr. 4 - delberetning for regnskab Norddjurs Kommune beretning nr 4 løbende revision 2012 endelig (2).pdf (100797/13) 2. Udkast til brev til Arbejdsmarkedsstyrelsen.pdf (101375/13) 10. Personalepolitisk status 1. Notat personalepolitisk status juli 2013 (104516/13) 11. Arbejdsmiljømæssige renoveringer - rådhus og administrationsbygninger 1. Oversigt arbejdsmiljømæssige forbederinger (103451/13) 14. Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde pr. 30. juni Oversigt 2. kvartal 2013 (100283/13) 15. Forslag til en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune 1. Forslag til sundhedspolitik (23788/13) 2. Høringssvar - Handicaprådet (36098/13) 3. Høringssvar - Ungdomsrådet (51508/13) 4. Høringssvar - Ældrerådet (51386/13) 5. Høringssvarene fra fagudvalgene - samlet (57979/13) 16. Analyse af mulighederne for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet 1. NIRAS Analyse_mulige ind udliciteringer MTU pdf (81281/13) 2. Tilbud_benchmarking_Norddjurs MTU pdf (81283/13) 70

73 Økonomiudvalget Økonomi for anlæg af omfartsvej nord for Grenaa 1. Økonomiske forudsætninger for L1 og L2.pdf (82091/13) 2. Usikkerhedsanalyse for udgirt til L1 og L2 (82087/13) 18. Tillæg til spildevandsplanen for daginstitution ved Kattegatskolen 1. Forslag til tillæg nr. 4 til spildevandsplanen (74091/13) 19. Styrket indsats i forhold til byggerådgivning og energi 1. Bilag 2 Prioriteringsliste Solceller 2013 (80707/13) 2. Bilag 1 MTU referat dateret den punkt nr. 6 (80702/13) 21. Anlægsregnskab for Udbyhøj Kabelfærge inkl. færgelejer. 1. Anlægsregnskab Udbyhøj Kabelfærge.pdf (80747/13) 22. Form og indhold i Kvalitetsrapport for skoler og dagtilbud 1. Kvalitetsrapporten for skoler og dagtilbud i Norddjurs Kommune (82597/13) 23. Ansøgning fra Auning Skole om dispensation fra regler om klassedannelse 1. Ansøgning fra Auning Skole (81391/13) 24. Dispensation til undervisning på intern skole på Opholdsstedet Østergaard 1. Ansøgning fra Opholdsstedet Østergård (82816/13) 25. Igangsætning af planlægning for nyt boligområde i Auning øst 1. Notat vedr. drikkevandsforsyning samt trafikforhold KUU (76972/13) 26. Kommissorium for arbejde med markedsføring i Norddjurs 1. Kommissorium: Proces for arbejde med markedsføringsstrategi og initiativer i 2013 og 2014 (75430/13) 2. Markedsføring: Tidsplan for strategi, handleplan og konkrete initiativer (75440/13) 27. Medfinansiering af projektet "Porten til Naturpark Randers Fjord" 1. Ansøgning om Grøn Vækst midler 'Porten til Randers Fjord' (77138/13) 71

74 Økonomiudvalget Underskriftsside Jan Petersen (A) Jytte Schmidt (F) Torben Jensen (L) Benny Hammer (C) Hans Erik Husum (V) Hans Fisker Jensen (A) Valdemar Haumand (A) 72

75 Bilag: 1.1. Oversigt yderligere veje til asfaltering i 2013 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

76

77 Bilag: 1.2. Oversigt bygningsrenoveringspulje Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

78

79 Bilag: 1.3. Oversigt anlægspulje lejepladser - prioriteringsliste 2014 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

80

81 Bilag: 2.1. ØK tekniske korrektioner Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

82 Økonomiudvalget Tekniske korrektioner

83 Tekniske korrektioner - Budget (i kr.) Udvalg Nr. Tekst ØKU T000 Reservepulje T101 Tjenestemandspensioner og genforsikring T103 Udgifter til EU-valget - juni T104 Udgifter til folketingsvalget i T105 Udgifter til kommunalvalget - november T107 Byggesagsgebyrer T109 Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark T110 Det lokale beskæftigelsesråd (LBR) T111 Ejendomsoplysninger T112 Konsulentbistand vedr. udbud T113 DUBU og DHUV it systemer T114 Adoption af flådefartøj T115 Digitaliseringspulje mm ØKU Total Hovedtotal

84 Tekniske korrektioner budget 2014 og overslagsår Økonomiudvalget Nummer: T000 Korrektionen vedrører: Reservepulje Indenfor serviceramme: X Udenfor serviceramme: Udmøntning på PSP-element/Omkostningssted: Artskonto: XG I kr. (2014 priser) Udgifter Indtægter Netto Antal fuldtidsstillinger - = mindreudgift/merindtægt; + = merudgift/mindreindtægt Baggrund for og beskrivelse af korrektion: Der er afsat en reservepulje på 5 mio. kr. til imødegåelse af uforudsete ændringer og korrektioner i budgetprocessen. Desuden skal den anvendes til de tekniske korrektioner, der kommer sent i budgetprocessen, f.eks. tilskud til privat- og efterskoler og Væksthus Midtjylland Iværksættelsestidspunkt: Fra og med 2014

85

86

87

88

89

90

91

92 Tekniske korrektioner budget 2014 og overslagsår Økonomiudvalget Nummer: T110 Korrektionen vedrører: Det lokale beskæftigelsesråd (LBR) Indenfor serviceramme: X Udenfor serviceramme: Udmøntning på PSP-element/Omkostningssted: Artskonto: I kr. (2014 priser) Udgifter -411 Indtægter Netto Antal fuldtidsstillinger - = mindreudgift/merindtægt; + =merudgift/mindreindtægt Baggrund for og beskrivelse af korrektion: Det Lokale Beskæftigelsesråd (LBR) skal hvert år udmønte den statslige bevilling til de lokale beskæftigelsesråd for at fremme særlige virksomhedsrettede initiativer af lokal karakter. Det er kommunen rolle at administrere den statslige bevilling for det Lokale Beskæftigelsesråd. Budgetmæssigt optages den statslige bevilling som indtægt, mens der på udgiftssiden afsættes et tilsvarende beløb til lokale initiativer. Samlet er budgettet neutralt for kommunen. Der er opstået en manko på 0,132 mio. kr. ved at indtægten/bevillingen siden 2008 årligt har været prisfremskrevet, mens den modsvarende udgiftspost ikke har været det. Derved er der gennem årene opstået en voksende ubalance mellem de budgetterede indtægter og udgifter under LBR. Den tekniske korrektion nedbringer indtægtssiden med 0,132 mio. kr. således indtægterne modsvares af udgifterne. Arbejdsmarkedsstyrelsen oplyser i brev af 24. juni 2013, at bevillingen til de lokale beskæftigelsesråd ekstraordinært falder bort i Dette har ingen betydning for den tekniske korrektion, men vil betyde, at der ikke optages budget til LBR på indtægts- og udgiftssiden i For 2014 reduceres de budgetterede indtægter og udgifter derfor med 0,411 mio. kr. svarende til den tidligere forventede LBRbevilling for Iværksættelsestidspunkt: 2014

93

94

95

96

97

98

99 Bilag: 2.2. ØK lov og cirkulære Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

100 Økonomiudvalget Lov- og cirkulære korrektioner

101 Lov- og cirkulæreprogrammet - Budget (i kr.) Udvalg Nr. Tekst Økonomiudvalget LC101 Offentlighedsloven LC102 Digital kommunikation om tilskudsordninger LC104 Administrativ besparelse sfa. suspendering af strafrefusion LC105 Overgrebspakken på myndighedsområdet LC106 Reform af førtidspension - administration af ressourceforløb Økonomiudvalget Total Hovedtotal

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111 Bilag: 2.3. ØK mængdereguleringer Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

112 Økonomiudvalget Mængdereguleringer

113 Mængde udvikling - Budget (i kr.) Udvalg Nr. Tekst Økonomiudvalget M101 Administrationsudgifter skal følge kommunens demografi Økonomiudvalget Total Hovedtotal

114 Mængdereguleringer budget 2014 og overslagsår Økonomiudvalget Nummer: M101 Mængdereguleringen vedrører: Administrationsudgifter skal følge kommunens demografi Indenfor serviceramme: X Udenfor serviceramme: Udmøntning på PSP-element/Omkostningssted: XG Artskonto: I kr. (2014 priser) Udgifter Indtægter Netto Antal fuldtidsstillinger - = mindreudgift/merindtægt; + =merudgift/mindreindtægt Baggrund for og beskrivelse af mængdereguleringen: I forbindelse med budget 2012 vedtog kommunalbestyrelsen, at administrationsudgifterne i Norddjurs Kommune skal afspejle befolkningsantallet. Forslaget er fremkommet ved en helhedsbetragtning i forhold til Norddjurs Kommunes budgetlagte administrationsudgifter (hele økonomiudvalgets område) sammenholdt med udviklingen i befolkningen i kommunen. Tabel 1. Befolkningsprognose Hele kommunen År 2013* Prognose *) Det faktiske befolkningstal pr Forventningerne til befolkningsudviklingen har ændret sig siden den foregående prognose. Befolkningstallet ventes fortsat overvejende at falde fra , men fra et højere niveau end tidligere forventet som følge af en ikke forudset stigning i befolkningstallet i I tabel 2 ses konsekvenserne for budgettet i Det oprindelige budget reguleres med den forventede procentvise ændring i befolkningen. Side 1 af 2

115 Mængdereguleringer budget 2014 og overslagsår Økonomiudvalget Tabel 2. Udvikling i befolkningstallet og konsekvens for administrationsudgifterne År Befolkningsprognose Budget (i 1000 kr., 2014-p/l-niveau) Beregning af konsekvens Konsekvens (i 1000 kr.) ,33% ,33% * ,07% ,07% * ,36% ,36% * ,34% ,34% * Der er i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet for indregnet en tilsvarende budgetkorrektion med baggrund i den forventede befolkningsudvikling. Denne tidligere indregnede korrektion er i tabel 3 modregnet den forventede regulering på baggrund af dette års befolkningsprognose. Tabel 3. Samlet økonomisk konsekvens (netto) ( i kr.) (2014 p/l niveau) Allerede indarbejdet budgettilpasning på baggrund af tidligere mængdefremskrivninger Budgettilpasning på baggrund af dette års mængdefremskrivning Netto merudgift = + / mindreudgift = Iværksættelsestidspunkt 2014 Side 2 af 2

116 Bilag: 2.4. ØKU politikerforslag Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

117 Økonomiudvalget Politikerforslag

118 Politiske forslag - Budget (i kr.) Udvalg Nr. Tekst Fremsat af ØKU P101 Kolindsund SF P102 Prisfremskrivning SF P103 Leasing af biler Venstre P104 Helhedsorienteret sagsbehandling Økonomiudvalget P105 Indkøb Økonomiudvalget P106 Gældsafvikling/indfrielse af lån/låneomkostninger Økonomiudvalget ØKU Total Hovedtotal

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128 Økonomiudvalget Politiker forslag/spørgsmål budget 2014 Titel: Indkøb Nr. P 105 (Udfyldes af forvaltningen) (1.000 kr. i 2014 priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter F.eks Indtægter Netto Indenfor servicerammen? - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt (Udfyldes af forvaltningen) Antal fuldtidsstillinger Ja Parti / forslagsstiller Økonomiudvalget 1

129 Økonomiudvalget Politiker forslag/spørgsmål budget

130 Økonomiudvalget Politiker forslag/spørgsmål budget

131 Økonomiudvalget Politiker forslag/spørgsmål budget

132 Økonomiudvalget Politiker forslag/spørgsmål budget

133

134

135 Bilag: 2.5. Budgetbemærkninger ØK Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

136 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Økonomiudvalget Udvalgets andel af de samlede nettodriftsudgifter i Norddjurs Kommune for budget 2014 Andre udvalg 88% Kommunaldirektørområdet Økonomidirektørområdet Velfærdsdirektørområdet Udviklingsdirektørområdet Økonomiudvalget 12% Økonomiudvalgets nettodriftsudgifter fordelt på områder budget Drift (i mio. kr.) Indenfor serviceramme: 268,9 268,6 266,5 267,3 Kommunaldirektørområdet 56,8 56,1 55,3 56,2 Økonomidirektørområdet 143,6 144,6 143,5 143,4 Velfærdsdirektørområdet 38,7 39,0 39,0 39,0 Udviklingsdirektørområdet 29,9 28,9 28,8 28,8 Udenfor serviceramme*: 0,0 0,0 0,0 0,0 Økonomidirektørområdet* 0,0 0,0 0,0 0,0 Økonomiudvalget i alt 269,0 268,6 266,5 267,3 * Uden for servicerammen er der på økonomidirektørområdet budgetteret med udgifter for kr. i hvert af årene Generelle budgetforudsætninger Budgetrammen er beregnet med baggrund i en række budgetforudsætninger. Den enkelte aftaleholder disponerer herefter over budgetrammen ud fra de krav og forudsætninger, der er indarbejdet i de enkelte aftaler. Til grund for budgetlægningen for 2014 og overslagsårene har følgende været anvendt: Budget 2013 Regnskab 2012 Regeringens lov- og cirkulæreprogram Befolkningsprognosen for Månedlige budgetopfølgninger i 2013

137 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Administrativ organisation Beskrivelse af området Administrativt styres Norddjurs Kommune af en direktion som består af kommunaldirektøren, økonomidirektøren, velfærdsdirektøren og udviklingsdirektøren. Direktionen har bl.a. til opgave at sikre et strategisk og udviklingsorienteret fokus sammen med sikker drift og økonomisk styring. Et værktøj til dette er aftalestyring, hvor serviceniveau og ressourceforbrug styres I Norddjurs Kommune findes: Ca. 350 helårsbeskæftigede i administrationen. Rådhuset i Grenaa og yderligere To administrationsbygninger i hhv. Glesborg og Allingåbro. gennem aftaler med de enkelte institutioner og afdelinger. Direktionen har herefter det overordnede ansvar for, at kommunalbestyrelsens beslutninger bliver gennemført, mens institutioner og afdelinger har ansvaret for den daglige drift og udvikling. Et andet styringsværktøj er den økonomiske politik for Norddjurs Kommune, der beskriver en række overordnede økonomiske retningslinjer, som blandt andet bliver anvendt i forbindelse med budgetlægningen. Norddjurs Kommunes afdelingschefer danner et lederforum, som hver måned mødes med direktionen for orientering og drøftelse af aktuelle emner. På denne måde understøttes koordination på tværs af fagområderne. Den administrative organisation i Norddjurs Kommune er illustreret i nedenstående organisationsdiagram.

138 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Budgetområdet omfatter: Politisk organisation Administrativ organisation o Sekretariat og forvaltninger o Administrationsbygninger mv. Erhvervsudvikling, turisme og landdistrikter Lønpuljer mv. o Lønpuljer o Tjenestemandspension o Interne forsikringspuljer Politiske visioner og udviklingsmål I Norddjurs Kommune arbejder ledelsen på at fremme en kultur, hvor den sunde fornuft præger det daglige arbejde, men hvor der også er plads til prøvehandlinger. Norddjurs Kommune bygger på værdierne åbenhed, ligeværdighed og dialog. I forbindelse med budget er der en række politiske initiativer på økonomiudvalgets område: Der er fortsat fokus på digitalisering i kommunen, herunder digitale selvbetjeningsløsninger, som borgerne kan benytte hjemmefra, på kommunens biblioteker eller på rådhuset/ i administrationsbygningerne. Dette giver den enkelte borger stor fleksibilitet i forhold til hvor og hvornår kontakten til kommunen kan ske. Også de interne arbejdsgange i kommunen har gavn af øgede digitale løsninger. Norddjurs Kommune har i 2012 underskrevet klimakommuneaftalen, som blandt andet betyder, at kommunen skal arbejde for nedsættelse af CO 2 -udslip. Der er derfor i budgettet indarbejdet en række energiinvesteringer, som forventes at give besparelser på 1,0 mio. kr. årligt. Besparelsen er placeret under økonomiudvalgets område, men udmøntes på de øvrige områder i takt med, at investeringerne gennemføres og besparelsen opnås. Et andet fokusområde er markedsførings og udviklingsmæssige aktiviteter, herunder bosætningsaktiviteter, der kan øge kendskabet til kommunen. Der er afsat 0,8 mio. kr. i budgettet i 2013 og Budgettal Økonomiudvalgets område Drift (i mio. kr.) Politisk org. 10,0 9,9 9,1 10,0 Administrativ org. 207,5 207,4 206,2 206,2 Lønpuljer 29,7 29,5 29,5 29,3 Øvrige administrationsomr. 21,8 21,8 21,8 21,8 Økonomiudvalgets området i alt 269,0 268,6 266,5 267,3

139 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Lønpuljer 11% Øvrige administrationsomr. 8% Politisk org. 4% Administrativ org. 77% Budgetforudsætninger Økonomiudvalgets budget udgøres primært af bevillinger på det politiske og administrative område, men omfatter også beløb vedrørende faste ejendomme, sundhedsområdet og personlige tillæg. Den største udgiftspost vedrører personalet i administrationen, og der forventes i budget 2014 en samlet lønudgift på ca. 142,8 mio. kr. I forbindelse med budget 2012 blev det besluttet at lade administrationsudgifterne følge kommunens demografi. Budgettet reguleres således op eller ned proportionalt med udviklingen i indbyggertal. På baggrund af en forventet nedgang i befolkningstallet på 0,33 % medfører dette i 2014 en reduktion af budgettet på ca. 0,9 mio. kr. I det følgende beskrives de administrative enheder og driftsbevillinger under økonomiudvalget for hvert direktørområde. Kommunaldirektørområdet Budget 2014 udgør 56,8 mio. kr., hvoraf de 18,0 mio. kr. er lønudgifter.

140 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Direktionen Direktionens budget består af lønninger, personalerelaterede udgifter samt en pulje til konsulentbistand. Direktionssekretariatet og HR Sekretariatschefen er ansvarlig for direktionssekretariatet, HR, kantine og rådhusbetjente. Under direktionssekretariatet er der budget til en række fælles administrative udgifter f.eks. abonnementer, kontingent til KL og forsikringer. Endvidere er personalerelaterede udgifter til kantine og frugt/kaffeordninger budgetteret her. Faste ejendomme: Der er budgetteret med lejetab og rentebidrag til støttet boligbyggeri på ungdomsboliger, ældreboliger samt almennyttigt byggeri. Politisk organisation: I direktionssekretariatets budget er der afsat beløb til kommunalbestyrelsens arbejde, herunder vederlag og pensioner til politikere, repræsentation samt diæter og vederlag til råd og nævn. Der er budgetteret med beløb til afholdelse af kommune- og folketingsvalg samt støtte til politiske partier. Administrationsbygninger: Norddjurs Kommune har tre administrationsbygninger beliggende i Grenaa, Glesborg og Allingåbro. Hertil er Østergade 36, Grenaa, tilknyttet som administrationsbygning for plejeområdet. Udgifter vedrørende administrationsbygningerne er i hovedtræk rengøring, rådhusbetjente, el, vand, varme, forsikringer, renovation og indvendig vedligeholdelse. HR-området varetager overordnede personaleforhold. Budgettet omfatter blandt andet udgifter til elever i administrationen og puljer fra 3-partsforhandlinger. Økonomidirektørområdet Budgettet for 2014 udgør 143,6 mio. kr., hvoraf ca. 59,0 mio. kr. er lønudgifter. I budgettet indgår indtægter fra opkrævningsgebyrer og refusion fra sygedagpenge.

141 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Digitaliseringsinitiativer medfører løbende besparelser på det kommunale budget. I 2014 er der budgetteret med besparelser på i alt 2,2 mio. kr., den resterende del af besparelsen fra budget Beløbet er foreløbigt indarbejdet i økonomidirektørens budget. IT-afdelingen Budget for IT-afdelingen omfatter IT og telefonudgifter, hvor betaling til IT-leverandører for en række programmer er en stor andel af budgettet. Derudover er der budget for telefonomstillingsanlæg, licenser og serviceaftaler. Arbejdsmarkedsområdet og borgerservice Arbejdsmarkedsområdet varetager den aktive beskæftigelsesindsats i kommunen, og borgerservice servicerer kommunens borgere med f.eks. ændringer i bopæl, ægteskabelig status, dødsfald, kørekort, pas mv. Hovedparten af områdets budget går til lønudgifter. Der er endvidere budget til gebyrindtægter samt forskellige tillæg, som borgene kan søge om. Derudover er der budgetteret med udgifter til Udbetaling Danmark, som har overtaget en række opgaver fra kommunerne gennem i 2012 og I 2014 foregår kommunens borgerbetjening hovedsageligt i Grenaa, hvor der i 2013 er etableret et nyt borgervenligt modtagelsesareal med bedre muligheder for, at borgerne kan foretage selvbetjening. Enten på egen hånd eller med hjælp fra personalet fra Jobcentret, ydelseskontoret og borgerservice. Derudover er der borgerbetjening i begrænset tidsrum i Auning og Ørsted. Endvidere findes der selvbetjeningsløsninger i Auning og Ørsted samt på kommunens biblioteker. I 2014 laves et forsøg med betjening via skærm i Ørsted. Både den fysiske indretning, it-systemer og uddannelse af personalet er med til at sikre, at Norddjurs Kommune lever op til lovene om obligatorisk digital selvbetjening. Norddjurs Kommune indgår endvidere i et samarbejde med andre østjyske kommuner om en hotline, hvor borgerne kan få telefonisk hjælp til digital selvbetjening uden for normal åbningstid på telefonnr Siden efteråret 2013 har kommunen tillige haft et samarbejde med Aarhus Kommune om International Citizen Service, hvor udenlandske borgere kan få behandlet alle administrative opgaver i forbindelse med ophold og arbejde i Danmark. Løn- og bogholderiafdelingen Løn- og bogholderiafdelingen løser opgaver inden for løn, opkrævning og bogholderi. Der er i budgettet afsat puljer til barselsfond samt jubilæumsgratiale. Beløbene forventes udmøntet løbende inden for det enkelte budgetår. Tjenestemandspensioner: Udgiften til tjenestemandspensioner fordeler sig med beløb til genforsikring af tjenestemandsforpligtigelsen og selve udbetalingen af pensioner inkl. refusion fra genforsikringen.

142 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Budget (i mio. kr.) Antal personer Budget 2014 Genforsikringspræmie 38 8,6 Tjenestemandspension ,1 Refusion fra genforsikring ,4 Tjenestemandspension lukket gruppe (ingen refusion)* 11 2,1 I alt ,3 * Heraf 1½ børnepensionsbidrag Økonomi- og indkøbsafdelingen Økonomi- og indkøbsafdelingen varetager opgaver inden for budget, regnskab og indkøb. Ca. 85% af afdelingens budget udgøres af de ansattes løn. Den resterende del er primært reserveret finansiel rådgivning og revision af kommunens regnskaber. Økonomifunktionen er konsulenter for direktørområderne ved udarbejdelse af budget, budgetopfølgning og regnskabsafslutning. Økonomifunktionen spiller således en nøglerolle i arbejdet med kommunens samlede økonomi både i det daglige arbejde og i de mere langsigtede budget- og regnskabsprocesser. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med bl.a. finansiel styring, analyser, dokumentationer og nøgletal. Indkøbsfunktionen står for at samle og koordinere kommunens indkøb, lave udbudsforretninger og indgå kontrakter med leverandører. Velfærdsdirektørområdet Budget for 2014 udgør ca. 38,7 mio. kr., hvoraf 34,9 mio. kr. går til lønninger. Budgettet består primært af personaleudgifter samt en række afdelingsspecifikke udgifter og indtægter. På skole- og dagtilbudsområdet er administrationen af undervisningsområdet samt dagtilbud til børn og unge. Socialområdet er hovedsageligt lønbudget. Foto: Colourbox

143 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget På myndighedsområdet er der budgetteret med beløb til supervision og tolkebistand samt dækning af udgifter til IT-systemer. Endvidere er der lønbudget til sagsbehandlere indenfor handicap og psykiatriområdet for både børn og voksne. Ældreområdets budget indeholder løn til visitatorer til hjemmehjælp, hjemmesygepleje, hjælpemidler samt boliger. Desuden er hele administrationen af ældreområdet placeret her, ligesom der er budgetteret med indtægter vedrørende administration af ældreboliger. Foto: Colourbox Udviklingsdirektørområdet Budgettet for 2014 udgør netto 29,9 mio. kr. Bruttobudgettet er 33,5 mio. kr., hvoraf 30,9 mio. kr. går til lønudgifter. Afdelingernes budget består af personaleudgifter samt en række afdelingsspecifikke udgifter og indtægter. Der er budgetteret med indtægter fra bl.a. byggesagsbehandlingen, administration af redningsberedskabet og Djurslands Feriefond. Kultur- og udviklingsområdet Kultur- og udviklingsområdet varetager opgaver, som omfatter overordnet fysisk planlægning, by-, landdistrikts-, turisme- og erhvervsudvikling, erhvervsserviceområdet samt kultur- og fritidsområdet. Budgettet til kultur- og udviklingsafdelingen består hovedsageligt af personaleudgifter. Derudover er der inden for udviklingsområdet afsat budgetbeløb til planlægning, som anvendes til drift af digital kommuneplan, fællesudgifter til GIS og opgaver inden for overordnet planlægning. GIS står for geografiske informationssystemer, som er en samling computerprogrammer til at lagre og bearbejde geografiske kort og data. Foto: Colourbox Teknik- og miljøområdet Teknik- og miljø består af miljøområdet, naturområdet og byggesagsbehandlingen.

144 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget I budgettet indgår blandt andet gebyrindtægter vedrørende byggesagsbehandling, håndtering af forurenet jord samt skorstensfejning. Der har tidligere også været opkrævet gebyr for ejendomsoplysninger, men disse bortfalder helt i 2014 efter indførelse af selvbetjeningssystemet DIADEM. Ved fastsættelsen af byggesagsgebyrerne har det været målet, at der skal være en vis sammenhæng mellem ydelsen (byggesagsbehandlingen) og gebyret. Der opkræves særskilte gebyrer for fem nærmere definerede kategorier af bebyggelser. Disse er angivet i tabellen herunder. Tilladelser med Gebyr Minimums gebyr Budget gebyr (anslået antal) kr./m 2 kr. Simple konstruktioner, garager, carporte, udhuse og lign. mindre bygninger Enfamiliehuse, fritliggende og sammenbyggede, samt sommerhuse Industri- og lagerbebyggelse samt landbrugets avls- og driftsbygninger (pris pr. efterfølgende m 2 over m 2 ) ( 8) Andre faste konstruktioner, antenner, pyloner, tanke og siloer mv Øvrigt erhvervs- og etagebyggeri I alt 590 Afdelingen forventer at behandle ca. 800 sager i Af det samlede antal sager forventes der meddelt ca. 660 byggetilladelser, hvoraf ca. 70 er gebyrfrie. Teknik- og driftsområdet Under teknik- og driftsområdet hører bl.a. planafdelingen og administration af anlæg. På planafdelingens budget er der afsat beløb til GIS- samt til planlægningsudgifter. Endvidere budgetteres der med en indtægt på administrationsbidrag på anlæg. Nøgletal på administrationsområdet Norddjurs Kommunes administrationsudgifter pr. indbygger kan ved hjælp af ECO-nøgletallene sammenlignes med gennemsnittet for alle landets kommuner og med gennemsnittet for et antal sammenlignelige kommuner.

145 Budgetbemærkninger - Økonomiudvalget Administrationsudgifter pr. indbygger* (2014-priser) Norddjurs Kommune Sammenligningskommuner Hele landet * Ekskl. lønpuljer, tjenestemandspension og interne forsikringspuljer. Kilde: ECO-nøgletal, KORA: Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Forskning. For 2013 er det budgettallene, der vises i figuren. For Norddjurs Kommune indbefatter budgettallet fælles puljer, som er konteret på økonomiudvalgets område. Puljerne forventes ikke at blive udmøntet på administrationsområdet, og får derfor ikke betydning for regnskabet. I 2013 er der under økonomidirektøren således placeret en pulje 10 mio. kr. til imødegåelse af overskridelse af servicerammen. Ses der bort fra denne pulje, udgør administrationsudgifterne i Norddjurs Kommune kr. pr. indbygger i Det er uklart i hvilket omfang tilsvarende puljer indgår i andre kommuners administrationsbudgetter.

146 Bilag: 2.6. Anlæg - oversigt og nye beskrivelser Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

147 Anlæg udvalgsopdelt - Budget (i kr.) Nr. Tekst Anlægstype A101 Indtægter jordforsyning - boligformål Jordforsyning A102 Indtægter jordforsyning - erhvervsformål Jordforsyning A103 Arealerhvervelse Jordforsyning A104 Færdiggørelse af byggemodning Åbyen Jordforsyning A105 Hestehaven, færdiggørelse af stamvej Jordforsyning A106 Byggemodning, pulje Jordforsyning A107 Landsbyggefonden grundkapitalindskud Øvrige anlæg A108 Modernisering af rådhus og administrationsbygninger Øvrige anlæg A110 IT til administrationen, herunder KOMBIT-projekter Øvrige anlæg A111 IT-anlægspulje Øvrige anlæg A112 Handicaprådets tilgængelighedspulje Øvrige anlæg Hovedtotal

148 Iværksættelsestidspunkt: Kvalitetsfond(K)/Jordforsyning(J)/Øvrige projekter(ø)? J Konsekvens for driften? Nej Beløb optaget i 2013 budget Optaget på drift Bevilling/aftale Rådighedsbeløb Bevillingsdato X Antal fuldtidsstillinger Konsekvens for driften?

149

150

151 Iværksættelsestidspunkt: Kvalitetsfond(K)/Jordfor- syning(j)/øvrige projekter(ø)? J Konsekvens for driften? Beløb optaget i 2013 budget Optaget på drift Bevilling/aftale Rådighedsbeløb Bevillingsdato Antal fuldtidsstillinger Konsekvens for driften?

152 Iværksættelsestidspunkt: Kvalitetsfond(K)/Jordfor- syning(j)/øvrige projekter(ø)? J Konsekvens for driften? Nej Beløb optaget i 2013 budget Optaget på drift Bevilling/aftale Rådighedsbeløb X Bevillingsdato Antal fuldtidsstillinger Konsekvens for driften?

153 Bilag: 3.1. Indlæg fra AQUA djurs omkring omlægning af garantier Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

154 Garantiprovision omlægning af eksisterende garantier, AquaDjurs as AquaDjurs as er med skrivelse dateret den 2. juli 2013 orienteret om de videre tiltag i forhold til realisering af kommunalbestyrelsens beslutning af 21. maj 2013 omkring garantiprovision. Af orienteringen fremgår, at kommunalbestyrelsen på næstkommende møde den 13. august 2013 vil blive forelagt problemstillinger omkring provision i forbindelse med omlægning af eksisterende lån stillet efter 12. juli Denne supplerende redegørelse er udarbejdet med afsæt i opfordringen i den udsendte orienteringsskrivelse, og foreslås at indgå som bilag til sagen. AquaDjurs as blev stiftet ultimo 2008 via en udskillelse fra den kommunale forvaltning. I forbindelse med stiftelsen blev der optaget lån for omkring DKK. 95 mio. via Kommunekredit, baseret på garantier fra Norddjurs Kommune. Den samlede langfristede lånepotefølge udgør i dag omkring DKK. 100 mio. Med afsæt i markedsvilkår og herunder risikobetragtninger i forbindelse med de aktuelle låneoptagelser i peroden siden 2008, er der tale om lån med forskellige vilkår i forhold til bl.a. refinansiering, ligesom der til et af selskabets lån er tilknyttet en renteswap. Eksempelvis står vi aktuelt overfor at skulle refinansiere et af selskabets lån, hvor der i forbindelse med stiftelsen er aftalt en fast rente i 5 år denne renteaftale skal nu fornyes. Kommunens garantiforpligtigelse vil være uændret, idet lånets hovedstol og løbetid ikke ændres, da der alene er tale om en refinansiering af et eksisterende lån (ny renteaftale). I forbindelse hermed kræver Kommunekredit en bekræftelse fra Norddjurs Kommune, eksempelvis via en allonge til selskabets eksisterende lån eller et revideret gældsbrev. Der vil på tilsvarende vis løbende skulle ske en tilpasning og optimering af selskabets eksisterende lånepotefølge til gavn for borgerne i Norddjurs Kommune. En garantiprovision i forhold til omlægning og optimering af eksisterende gamle lån der ikke ændrer på kommunens garantiforpligtigelser, vil blive en barriere i forhold hertil og kan samtidig resultere i, at det ikke vil være attraktivt at tænke i optimeringer af lånepotefølgen, da udsvingene i de finansielle markeder ellers skal være relativt store, før det skaber reel værdi. AquaDjurs as har i forbindelse med den aktuelle refinansiering haft dialog med Kommunekredit i forhold til deres erfaringer fra tilsvarende problemstillinger. Ifølge Kommunekredit er det ikke normal praksis, at beregne garantiprovision i forbindelse med at der træffes en ny renteaftale, da kommunens garantiforpligtigelser i forhold til det aktuelle lån er uændret. AquaDjurs as vil opfordre til, at garantiprovision alene relateres til nye lån eller til lån hvor kommunens garantiforpligtigelser ændres (løbetid og / eller restgæld etc.). Med venlig hilsen Palle L Mikkelsen Tlf plm@aquadjurs.dk Århusvej 22C 8500 Grenaa

155 Bilag: 7.1. Brev fra Auning svømmehal om eftergivelse af 1 mio. kr. Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

156

157

158

159

160

161

162

163

164 Bilag: 8.1. Projektbeskrivelse - Business Case for DUBU Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 94224/13

165 Myndighedsafdelingen Helle Støve DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Business case for DUBU og afsæt for DHUV 1 INDLEDNING FORMÅL PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL MÅLET SUCCESKRITERIER ØKONOMI BESPARELSE PRIS (OMKOSTNINGER) FØRSTE BETALING BUDGET 2013 OG OVERSLAGSÅRENE TEKNISKE ASPEKTER INTEGRATIONER - OMKOSTNINGER I FBM. INTEGRATION/SNITFLADER UDDANNELSE DUBU ANVENDELSE METODE - ICS PROJEKTORGANISERING ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN... 7

166 1 INDLEDNING KL og regeringen har i Økonomiaftalen for 2013 aftalt at alle kommunerne senest i 2014 har anskaffet DUBU eller et tilsvarende it-system. Dette notat har til formål at beskrive målet med og implementeringsprocessen for DUBU (Digitalisering af Udsatte Børn og Unge). Myndighedsafdelingen har valgt, at købe DUBU løsningen via KOMBIT, hvilket godt 50 andre kommuner også har gjort. Fordelen er således, at der er kommuner, der har erfaringer med systemet og at vi ikke skal bruge ressourcer på en udbudsproces. KOMBITs kravspecifikation er lavet i samarbejde med flere kommuner og KOMBITs udbudsproces resulterede i, at IBM vandt udbuddet. Myndighedsafdelingen forventer først at påbegynde implementering af DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) i Således prioriteres implementering af DUBU først og denne business case beskriver som følge deraf også primært processen omkring DUBU. 2 FORMÅL 2.1 PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL Det overordnede mål med DUBU-løsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. DUBU-løsningen skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. Derudover søges der at få et økonomisk overblik, på hhv. enkeltsager og på hele området. 2.2 MÅLET Målet med implementering af DUBU er følgende: Mere systematik i sagsbehandlingen. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser. Bedre matchning af behov og tilbud. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen. 1

167 3 SUCCESKRITERIER Med udgangspunkt i målene er der formuleret følgende succeskriterier: Mere systematik i sagsbehandlingen: At sikre at borgerne oplever at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. At understøtte brugen af den socialfaglige metode, ICS, som giver bedre systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. At understøtte opfølgning og evaluering af indsatsen, herunder at indsatsen justeres eller ophører planmæssigt. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag: At give sagsbehandlerne et bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. Bedre matchning af behov og tilbud: At det understøtter en god afdækning af barnets eller den unges behov og ønsker At det bliver lettere at finde frem til de tilbud, der kan imødekomme kravet/behovene. At kunne registrere og dokumentere tilfredshed og målopnåelse knyttet til den konkrete indsats Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne: At reducere den tid, sagsbehandlerne i dag bruger på rene administrative funktioner ved at oplysningerne kun journaliseres i DUBU og ikke i to systemer. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder: At lette og højne kvaliteten i informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, f.eks. overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune (forudsætter samme DUBU løsning). Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen: At sikre en højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger. At sikre et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. At give afdelingslederne et bedre redskab til at sparre med sagsbehandlerne. At give bedre mulighed for proaktivt at modvirke budgetoverskridelser. 4 ØKONOMI 4.1 BESPARELSE Vurdering fra den digitale task-force på området for udsatte børn og ungeområdet konkluderer grundlæggende, at IT-understøttelse ikke i sig selv skaber økonomiske gevinster, men skal betragtes som en del af forudsætningerne for at skabe dem. 2

168 4.2 PRIS (OMKOSTNINGER) Omkostningerne for Norddjurs Kommune er 10,50 kr. pr. borger pr. år ved et indbyggertal på Dvs. en årlig driftsudgift på Prisen inkluderer betaling for drift, vedligehold og videreudvikling af løsningen. I prisen er ligeledes indeholdt oprettelse og uddannelse af 3 superbrugere. I fht. omkostningerne skal det tages i betragtning, at Norddjurs Kommune ikke har haft udgifter til en udbudsproces. KOMBIT estimerer, at der det første år er en ikke ubetydelig omkostning til lokal implementering, herunder primært til fravær i fbm. uddannelse af øvrige brugere samt tid til oprettelse af sager. Anslået ca. 1 mio. kr. med udgangspunkt i antallet af indbyggere. Det er de 3 superbrugere, som skal forestå uddannelsen af de øvrige medarbejdere i myndighedsafdelingen. For at sikre den bedst mulige implementering viser erfaringer fra andre kommuner, at det der i høj grad har medvirket til at sikre en god implementering er, at der har været ansat en projektleder eller udviklingsmedarbejder. Udviklingsmedarbejderen har som primær opgave at sikre fremdrift og være bindeleddet mellem ledelsen/styregruppen og de daglige brugere af systemet (socialrådgiverne). Stillingen til udviklingsmedarbejderen vil være 2 årig. Første år vil være til implementering af DUBU og andet år til implementering af DHUV. Målet er dermed at skabe sammenhæng i journalisering fra barn til voksen og sammenhæng i de IT understøttende systemer. Denne stilling er indeholdt i de ovenstående implementeringsomkostninger. Der ansættes derudover til DUBU midlertidigt 2 socialrådgivere i et år. Derved sikres det, at de to andre superbrugere i dagligdagen kan afsætte den nødvendige tid til at støtte op om implementeringen, sammen med den enkelte socialrådgiver. Derved sikres det, at myndighedsafdelingen kan fortsætte med sikker drift i implementeringsfasen. Omfanget af socialrådgiverkompetencer i fbm. implementering af DHUV er ikke endeligt opgjort, idet der endnu ikke er valgt system. Der er skønnet med én vikarstilling. 4.3 FØRSTE BETALING Første betaling for DUBU-løsningen er, når kommunen får stillet systemet til rådighed og vurderes til at kunne være i september Herefter betales den årlige driftsudgift hvert år i januar måned, dvs. fra BUDGET 2013 OG OVERSLAGSÅRENE I forbindelse med vedtagelse af budget 2013 blev der afsat et beløb til IT-administration til bl.a. DUBU og DHUV. Beløbet udgør 2,0 mio. kr. i 2013 og overslagsårene. Heraf er 2,8 mio. kr. samlet set reserveret til DUBU og DHUV. I alt forventes implementeringsudgifter til DUBU på kr. Dertil kommer de årlige løbende driftsudgifter på kr. Udgifterne til DHUV kan endnu ikke opgøres endeligt. Nedenfor fremgår forventede udgifter i fbm. DUBU og foreløbige udgifter for DHUV. 3

169 Økonomien i forbindelse med implementering af DUBU er således: Emne Periode Udgift 2013 Udgift 2014 Udgift 2015 I alt Projektleder til implementering af DUBU (inkl. pension) Socialrådgiver, vikarer (2) Integrationsudgifter Fra Kursusudgifter Fra juli I alt implementeringsudgifter Løbende driftsudgifter licens DUBU Eksklusiv løbende integrationsudgifter. Fra Økonomien i forbindelse med implementering af DHUV kan foreløbig opgøres til: Emne Periode Udgift 2013 Udgift 2014 Udgift 2015 I alt Projektleder til implementering af DHUV (inkl. pension) Socialrådgiver, vikar (1) I alt implementeringsudgifter Integrationsudgifter og de løbende driftsudgifter til DHUV kendes endnu ikke TEKNISKE ASPEKTER DUBU-systemet er en central IT-løsning, hvor IBM drifter og vedligeholder løsningen og giver adgang til systemet via standard web-browsers. Funktionaliteten er skitseret nedenfor. Fase 3 er under implementering og fase 4 forventes afsluttet ved udgangen af Faserne i udviklingen har været som følger: 4

170 5.1 INTEGRATIONER - OMKOSTNINGER I FBM. INTEGRATION/SNITFLADER Ift. ovenstående systemlandskab og integrationer, er der identificeret mulige omkostninger ved følgende integrationer. Integrationssystemer Omkostninger Økonomisystemer I prisen for DUBU systemet, inkluderes snitflader til KMD OPUS, KMD ØS, Fujitsu Prisme og EG s ØS Indsigt ESDH-systemer DUBU-systemet integrerer med de ESDH systemer som efterlever Sags og Dokument standarden. Skanderborg Kommune har funktionsdygtig integration til Akadra. Der skal kalkulere med en ekstraudgift til integration til ESDH-systemet, såfremt dette ønskes. Denne udgift afhænger af ESDH-systemet og skal betales direkte til ESDH-leverandøren. 5

171 CPR e-boks DUBU integrerer til CPR-registeret og der skal på beregnes en udgift på udtræk og opdatering af data. Udgiften forventes at beløbe sig til maksimalt kr. pr år forudsat at der alene laves CPR abonnement på barnet. DUBU har en integration til e-boks, såfremt kommunen vælger at tilslutte sig denne hos e-boks. Projektet afholder tilslutningsomkostningerne for kommunen, mens kommunen selv faktureres for transaktionerne direkte fra e-boks. Transaktionsprisen udregnes på baggrund af den enkelte forsendelses størrelse. Transaktionsprisen er sammensat af en grundtakst og et megabyte-tillæg, der beregnes for forsendelser, som ligger ud over 1 kb. Grundtakst = 70 øre for den første kb Mb-tillæg = 4,00 kr. pr. Mb (ca. 0,4 øre for hver ekstra kb). Prisen pr forsendelse kan maksimalt udgøre 6,75 kr. Arkivering Blanketter Der skal påregnes ressourcer til træk til arkivering, omfanget er pt. ikke kendt. DUBU indeholder ICS og KL s BU blanketter i et internt blanketsystem samt et antal standardbreve. Såfremt man anvender andre blanketter end disse er de ikke med i løsningen og lægges kun ind, såfremt dette prioriteres af den kommunale referencegruppe. 6 UDDANNELSE 6.1 DUBU ANVENDELSE IBM uddanner 3 DUBU superbrugere. Efterfølgende vil disse superbrugere skulle uddanne kommunens resterende brugere i DUBU systemet. 6.2 METODE - ICS Der skal udpeges en række ICS superbrugere. Der kan være sammenfald mellem disse og DUBU superbrugerne. Alle brugere af DUBU, skal have været igennem et ICS træningsforløb inden DUBU tages i brug og de 2 første dage af ICS kurset skal være afsluttet inden der undervises i DUBU. De to første undervisningsdage i ICS er gennemført. Den tredje undervisningsdag gennemføres efter sommerferien. 7 PROJEKTORGANISERING Der nedsættes en styregruppe og en projektgruppe. 6

172 Styregruppen er ansvarlig for implementering og træffer ledelsesmæssige beslutninger, herunder beslutninger omkring økonomi og personale aspekter samt fastlægger tidsplanen for implementeringen. Styregruppen for implementering af DUBU er sammensat af: - Myndighedschef Helle Støve - Afdelingsleder Susanne Rasmussen - Medarbejderrepræsentant fra ungeteamet - Medarbejderrepræsentant fra børne- og familieteamet. - Projektlederen Projektgruppen skal planlægge, undervise, udarbejde arbejdsgange og kvalitetssikre implementeringen samt følge op på spørgsmål fra medarbejdere og udarbejde beslutningsoplæg til styregruppen. Projektgruppen består af projektlederen og to DUBU superbrugere fra børne- og familieteamet samt medarbejderrepræsentant fra ungeteamet. 8 ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN Tidsplanen er foreløbig og et overordnet estimat. Planen er gældende for og 26. juni 2013 Undervisning i ICS 27. juni 2013 Opstartsmøde med KOMBIT Juni 2013 Opslag af stilling som udviklingsmedarbejder 20. august 2013 Ansættelse af udviklingsmedarbejder September eller november 2013 Ultimo 2013 Ultimo 2013 eller primo 2014 Fra ultimo 2013 Medio 2014 Medio 2014 og frem Uddannelse af 3 superbrugere (inkl. udviklingsmedarbejder) Superbrugerne fastlægger arbejdsgange Uddannelse af alle brugere (socialrådgivere) Med support fra udviklingsmedarbejder oprettes samtlige sager i DUBU Udvikling af ledelsesinformation og overgang til sikker drift Påbegynd implementering ad DHUV. Opfølgning på sammenhæng mellem DUBU/DHUV og øvrige systemer, herunder socialområdets system. 7

173 Bilag: 9.1. Norddjurs Kommune beretning nr 4 løbende revision 2012 endelig (2).pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

174 Tlf: CVR-nr BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Thors Bakke 4, 2. DK-8900 Randers NORDDJURS KOMMUNE Beretning nr. 4 (side 66 81) Løbende revision udført indtil maj 2013 Delberetning for regnskabsår 2012 BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

175 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger til den løbende revision Personsager på det sociale område Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Decentrale besøg Grenaa-Anholt Færgefart Beholdningseftersyn Gennemgang af udvalgte balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Administrativ ledelse Vederlag m.v. til politikere REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager IT-SIKKERHED FORVALTNINGSREVISION... 81

176 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Til Norddjurs Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Norddjurs Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2012 udført indtil maj Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2011 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2012 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 66

177 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2012 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Forrevalidering Sygedagpenge Revalidering Fleksjob Kommunen har i 2013 taget en række initiativer til forbedring m.v. af sagsadministrationen på områderne. For det nærmere indhold henvises til afsnit Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. 67

178 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet: Revisionsberetning nr. 2 (side 22): Personsager på det sociale område Vi afgav følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2011: På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet forrevalidering og sygedagpenge ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. For det nærmere indhold henvises revisionsberetning nr. 2, afsnit Kommunalbestyrelsens besvarelse Norddjurs Kommunalbestyrelse har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 21. august Det fremgår af administrations besvarelse, at der er iværksat en handleplan for områderne, således der fremover administreres i overensstemmelse med gældende regler. Konklusion På baggrund af kommunalbestyrelsens besvarelse og vores opfølgning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2012 anser vi bemærkningen for afsluttet bortset fra sagsområdet forrevalidering jfr. afsnit 5.3. Revisionsberetning nr. 3 (side 26): Afstemninger I forbindelse med den afsluttende revision af kommunen regnskab for 2011 foretog vi opfølgning på en tidligere afgivet revisionsbemærkning vedrørende revision af årsregnskabet for På baggrund af denne opfølgning afgav vi en ny revisionsbemærkning: I forbindelse med den afsluttende revision konstaterede vi, at der ikke forelå afstemning for samtlige balancekonti. De manglende afstemninger er efterfølgende udarbejdet og fremsendt, således at der ultimo juli måned 2012 foreligger afstemning af samtlige balancekonti. Afstemningerne på lønområdet vedrørende A-skat og AM-bidrag har ikke været afstemt i hele Vi skal anbefale, at der fremadrettet etableres rutiner for løbende afstemning af disse konti. Vi har herudover konstateret, at flere afstemninger især på lønområdet indeholder beløb af ældre dato, der evt. skal afskrives/afgangsføres. Vi har aftalt, at der fortages opfølgning herpå i Sammenfattende er det vores vurdering, at der er sket en vis forbedring i 2011, men at der som ovenfor beskrevet fortsat er områder, der skal forbedres. Kommunalbestyrelsens besvarelse Norddjurs Kommunalbestyrelse har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 11. september Det fremgår af administrations besvarelse, at afstemningerne vil være på plads ved udgangen af

179 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Konklusion På baggrund af kommunalbestyrelsens besvarelse og vores opfølgning i forbindelse med den igangværende revision af kommunens årsregnskab for 2012 anser vi bemærkningen for afsluttet. 69

180 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Konklusion Det er vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt principperne for økonomistyring udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principper for økonomistyring. Det fremgår af kommunens principper for økonomistyring, at ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Dette betyder, at kun én person som hovedregel er involveret i bogføring og betaling. Der er således ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto samt krav til indhold og omfang af de budgetansvarliges økonomiske ledelsestilsyn herunder stikprøvevis kontrol af bilag og dokumentation for den udførte kontrol. Konklusion Vi har konstateret, at der hidtil ikke har været udført særskilt kontrol af de ændringer, som medarbejdere med bogholder-funktionen i KMD OPUS foretager. Vi har fået oplyst, at der på vores anbefaling vil blive iværksat en kontrol. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. 70

181 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Decentrale besøg Formål og omfang Vi har i november 2012 foretaget besøg på 3 steder med decentral administration. Formålet med besøgene har været at påse, om bestemmelserne i kommunens principper for økonomistyring efterleves. I det omfang det er aktuelt på de besøgte steder har vi gennemgået følgende områder: Udførelse af ledelsestilsyn Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Statusafstemninger Administration af beboermidler Decentral indtægtsadministration Decentral lønindberetning Udførelse Vi har aflagt besøg på følgende steder: Område Auning Auning Skole Plejecenter Glesborg Vurdering af forretningsgange m.v. blev foretaget ved interview med de områdeansvarlige medarbejdere samt ved gennemgang af diverse materiale. Konklusion Vi har konstateret, at Område Auning først i august 2012 har foretaget bilagskontrol for periode januar til juli Der var ikke foretaget kontrol siden. Vi har fået oplyst, at kontrollen vil blive udført for de resterende måneder og fremover vil kontrollen blive foretaget månedsvis jf. bestemmelserne herom. Vi har konstateret, at Auning skole har en kantine, hvor der er en forholdsvis stor kontant omsætning. Der anvendes ikke kasseapparat i kantinen. Skolen har oplyst, at der ikke fra centralt hold er udmeldt retningslinjer for, hvorledes administration af indtægter fra kantinesalg skal foregå. Der er efterfølgende udarbejdet overordnede retningslinier for administration af kasser ved skolekantiner, som træder i kraft 1. august Det er herefter vores vurdering af den decentrale bogføring og bilagsbehandling generelt foregår på en hensigtsmæssig og betryggende måde og i overensstemmelse med bestemmelserne i kommunens principper for økonomistyring. 3.4 Grenaa-Anholt Færgefart Da administrationen varetages af en ekstern leverandør har vi efter aftale med kommunen foretaget besøg på Grenaa-Anholt Færgefart på havnen i Grenaa. 71

182 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Formålet med besøget har været at undersøge om administrationen er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Vi har gennemgået følgende områder: Administration af kontantbeholdning Bilagsbehandling Afstemning af konti i pengeinstitutter, debitorer og kreditorer Forretningsgang for opkrævning og afregning af indtægter Moms og lønsumsafgift Budgetopfølgning Konklusion Det er vores vurdering, at administrationen er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. 3.5 Beholdningseftersyn Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af NEMkonto er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til at omfatte enkelte afdelingskasser. Vi har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af indestående i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 31. oktober Konklusion Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af indestående i pengeinstitutter. Med hensyn til kommunens obligationsbeholdninger forelå der på besøgstidspunktet ikke i alle tilfælde ekstern dokumentation for beholdningerne. Vi har efterfølgende modtaget den fornødne dokumentation. 3.6 Gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til principperne for økonomistyring beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminerne og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Konklusion Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som kan sikre en løbende afstemning af balancens poster. 72

183 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2012 til 31. oktober Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 21 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse og der er anvendt korrekt beløbssats Konklusion Beskrivelse af forretningsgange I kommunens principper for økonomistyring fremgår det af afsnittet vedrørende anvendelse af it-systemer, at de væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller -skal være beskrevet. Herudover fremgår det, at der skal være et dokumenteret overblik over datakvaliteten. I forbindelse med vores løbende revision i 2011 konstaterede vi, at der ledelsesmæssig ikke var fastlagt retningslinjer for, hvilke interne kontroller, der burde udføres i forbindelse med lønindberetning og uddata fra lønsystemet. Vi har ved besøget i november 2012 konstateret, at de ovenfor nævnte retningslinjer fortsat ikke var udarbejdet, som følge af ny ledelse på området samt implementering af nyt lønsystem. Bogholderi og løn har efterfølgende oplyst, at retningslinierne er udarbejdet i Sagsrevision Vi har konstateret, at der ikke i alle sager foreligger underskrevet ansættelsesbrev og er indhentet straffeattest. Bogholderi og løn har oplyst, at forholdene bringes i orden og der vil blive taget initiativ til forbedring af arbejdsgangen. 73

184 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Administrativ ledelse Vi har foretaget en gennemgang af de udbetalte lønninger til direktionen. Konklusion Vi har konstateret, at kontrakttillæg ikke var korrekt beregnet. Økonomi og løn har efterfølgende foretaget en gennemgang af området og der er i december 2012 foretaget de fornødne efterreguleringer. 4.3 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Konklusion Det er vores opfattelse, at vederlag til politikere er udbetalt i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 74

185 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr af 15. december 2011 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har foretaget test af kontroller af 105 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. 75

186 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Konklusion I forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2011 afgav vi en række anbefalinger om forbedring af forretningsgange, ledelsestilsyn og interne kontroller. På baggrund af den udførte revision for 2012 er det vores vurdering, at kommunen har arbejdet seriøst med implementering af vores anbefalinger. Vi har på nedenstående områder haft en yderligere dialog med kommunen om forbedring af de tilrettelagte forretningsgange og rutiner: Ledelsestilsyn Jobcenter og Udbetalingscenter Vi har anbefalet, at ledelsestilsynet forbedres på følgende områder: Ved udtagning af sager bør der tages afsæt i de anbefalinger, der er udarbejdet i tilknytning til standardkontrolskemaerne Det skal fremgå af standardkontrolskemaet, hvilken periode ledelsestilsyn har omfattet Det skal klart fremgå af standardkontrolskemaet, hvis der er spørgsmål som ikke er kontrolleret eller ikke er relevante i den konkrete sag Endelig har vi anbefalet, at der fremadrettet på baggrund af det udførte ledelsestilsyn foretages en opsummering af de konstaterede forhold, således det tydeligt fremgår, hvad ledelsestilsynet har konstateret, og der på baggrund heraf kan foretages en vurdering af, om der er særlige områder, som der skal sættes ind overfor. Vi har fået oplyst, at vores anbefalinger er implementeret i Ledelsestilsyn Myndighedsafdelingen Det er vores vurdering, at det udførte ledelsestilsyn med sager jf. SL 41 og 42 ikke er hensigtsmæssigt tilrettelagt, da omfanget af kontrollen ikke er tilstrækkelig til at kunne vurdere, hvorvidt der generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Herudover er der unødvendigt foretaget ledelsestilsyn i sager uden udbetalinger. Vi har anbefalet, at der fremover kun foretages ledelsestilsyn i sager med udbetalinger og ledelsestilsynet får et tilstrækkeligt omfang. 76

187 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Vi har fået oplyst, at vores anbefalinger er implementeret i Endelig har vi anbefalet, at der udarbejdes en samlet beskrivelse af retningslinjer for ledelsestilsyn og øvrige kontroller i Myndighedsafdelingen. Sammenfattende er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 5.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi ikke fundet fejl eller kun mindre, ubetydelige fejl: Pensioner Boligsikring Boligydelse Beboerindskudslån Introduktionsprogram Kontanthjælp til personer efter integrationsloven Hjælp i særlige tilfælde Forsikrede ledige Kontanthjælp Ledighedsydelse Tabt arbejdsfortjeneste jfr. SEL 42 Merudgifter ved den daglige livsførelse jfr. SEL

188 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 På følgende områder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på de formelle krav til sagsadministrationen: Forrevalidering Der er foretaget gennemgang af 4 sager, som har givet anledning til følgende: Forkert anvendt takst i forbindelse med bevilling af forrevalidering/fejl vedr. nedsættelse til SU-niveau - konstateret i 1 tilfælde Manglende godkendelse som revalidend - konstateret i 4 sager Manglende ressourceprofil og jobplan/rettidig jobplan - konstateret i 2 sager Manglende rettidig opfølgning jf. gældende bestemmelser - konstateret i 4 sager De konstaterede forhold har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Vi har fået oplyst, at der for 2012 og 2013 vil blive foretaget en gennemgang af alle forrevalideringssager, der danner grundlag for en STU-bevilling. Da lovgivningen på området er ændret pr. 1. januar 2013 vil der endvidere blive taget initiativ til en ændring af praksis for godkendelse til revalidend. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Sygedagpenge Vi har konstateret, at 7 sager vedrørende sygemeldte forsikrede ledige ikke var omfattet af sagsbehandling/opfølgning i Jobcentret, selv om der på tidspunktet for revisionen var tale om fravær i de enkelte sager mellem 14 uger og 26 uger. Vi orienterede ledelsen i Jobcentret herom, som straks tog initiativ til at udarbejde handlingsplaner med henblik på at få rettet op på rettigheden, ligesom der blev aftalt løbende opfølgning på handlingsplanerne. Vi har endvidere fået oplyst, at der er taget initiativ til, at tilsvarende situationer fremover ikke kan opstå. De konstaterede forhold har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Vi har ikke konstateret yderligere fejl på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Revalidering Der er foretaget gennemgang af 4 sager, hvor der i 2 af sagerne er konstateret, at der ikke er foretaget rettidig opfølgning. De konstaterede forhold har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. 78

189 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj 2013 Fleksjob Der er foretaget gennemgang af 4 sager, hvor det i 3 af sagerne er konstateret, at der ikke er foretaget korrekt beregning af tilskud til arbejdsgiver. Vi har fået oplyst, at der vil blive foretaget fornødne berigtigelser heraf og at der i 2013 er taget initiativer til forbedring af sagsadministrationen på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Merudgifter til børn jfr. SEL 41 Der er foretaget gennemgang af 3 sager. Gennemgangen har vist, at der foretages udbetaling til leverandør i de tilfælde, hvor dette har været hensigtsmæssigt. Social- og Integrationsministeriet har udtalt, at der ikke kan ske udbetaling til en leverandør, da der er tale om en kontantydelse til forældrene. 79

190 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj It-sikkerhed Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. I vores gennemgang for 2012 har vi foretaget en opfølgning på de anbefalinger, som blev rapporteret for 2011, herunder kortlagt eventuelle væsentlige ændringer med betydning for vores revision. Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som fremgår af den danske standard for it-sikkerhed, DS : Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af itsikkerheden indenfor de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Informationssikkerhedspolitik Norddjurs Kommune har siden vores gennemgang for 2011 udarbejdet en informationssikkerhedspolitik med tilhørende regelsæt og procedurebilag, der er godkendt af ledelsen. Kommunen har igangsat implementeringen. Vi anbefaler, at kommunen udarbejder en plan for det videre arbejde, herunder får tilrettelagt det interne tilsyn med, at informationssikkerheden efterleves. Erfaringen viser, at et sådant internt tilsyn bidrager positivt til medarbejdernes forståelse af informationssikkerheden og opbygning af en god kultur omkring informationssikkerhed. I forbindelse med revisionen for 2013 vil vi foretage en opfølgning på ovenstående anbefaling. 80

191 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab CVR-nr Norddjurs Kommune Revisionsberetning nr. 4 Løbende revision udført indtil maj Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1. og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4.1 om forretningsgange på løn- og personaleområdet Afsnit 5.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder Afsnit 6 om informationssikkerhedspolitik. Randers, den 14. juni 2013 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab (fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Ole Nielsen Chefrevisor 81

192 Bilag: 9.2. Udkast til brev til Arbejdsmarkedsstyrelsen.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

193 Arbejdsmarkedsstyrelsen Holmens Kanal 20 Postboks København K Dato: XX.XX.XXXX Reference: Frank Kim Jensen Direkte telefon: fkj@norddjurs.dk Journalnr.: Besvarelse af bemærkninger i revisionsberetning nr. 4 delberetning for regnskab 2012 for Norddjurs Kommune (707) Norddjurs Kommune har modtaget nedenstående bemærkninger i forbindelse med delrevision for regnskab Personsager på det sociale område BDO Kommunernes Revisions bemærkning På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler Kontante ydelser personsager Forrevalideringsområdet BDO Kommunernes Revisions bemærkning: Der er foretaget gennemgang af 4 sager, som har givet anledning til følgende: Forkert anvendt takst i forbindelse med bevilling af forrevalidering/fejl vedrørende nedsættelse til SU-niveau. Manglende godkendelse som revalidend konstateret i 4 sager. Manglende ressourceprofil og jobplan/rettidig jobplan konstateret i 2 sager. Manglende rettidig opfølgning jf. gældende bestemmelser konstateret i 4 sager. Norddjurs Kommunes kommentar (Jobcentret): Der vil for 2012 og 2013 blive foretaget en gennemgang af alle forrevalideringsager, der danner grundlag for en STU-bevilling. Da lovgivningen på området er ændret pr. 1. januar 2013 vil der endvidere blive taget initiativ til en ændring af praksis for godkendelse til revalidend. Sygedagpengeområdet BDO Kommunernes Revisions bemærkning: Det er konstateret, at 7 sager vedrørende sygemeldte forsikrede ledige ikke var omfattet af sagsbehandling/opfølgning i Jobcentret, selvom der på tidspunktet for revisionen var tale om fravær i de enkelte sager mellem 14 uger og 26 uger. Norddjurs Kommunes kommentar (Jobcentret): Der er udarbejdet handleplaner med henblik på at få rettet op på rettidigheden, ligesom der er aftalt løbende opfølgning på handleplanerne. Norddjurs Kommune Torvet 3, 8500 Grenaa Telefon: Fax: CVR-nr.: Åbnings - og telefontider: Man - onsdag: kl Torsdag: kl Fredag: kl norddjurs@norddjurs.dk Sikker sikkerpost@norddjurs.dk

194 Revalideringsområdet BDO Kommunernes Revisions bemærkning: Der er i 2 sager konstateret, at der ikke er foretaget rettidig opfølgning. Norddjurs Kommunes kommentar (Jobcentret): Der har efterfølgende været en gennemgang af revalideringssagerne. Der er tale om forsinkede opfølgninger på 2 sager. Det kan dog konstateres, at der i begge sager har været en hyppig kontakt med borgerne mellem opfølgningerne. Den manglende rettighed skyldtes at en sagsbehandler har været sygemeldt med alvorlig sygdom. De pågældende sager er efterfølgende løbende blevet fuldt op. Fleksjobområdet BDO Kommunernes Revisions bemærkning: Der er i 3 sager konstateret, at der ikke er foretaget korrekt beregning af tilskud til arbejdsgiver. Norddjurs Kommunes kommentar (Jobcentret): Der vil blive foretaget fornødne berigtigelser og i 2013 er der taget initiativer til forbedring af sagsadministrationen på området. Med venlig hilsen Norddjurs Kommune Eva Holm Iversen Økonomidirektør Norddjurs Kommune Torvet 3, 8500 Grenaa Telefon: Fax: CVR-nr.: Åbnings - og telefontider: Man - onsdag: kl Torsdag: kl Fredag: kl norddjurs@norddjurs.dk Sikker sikkerpost@norddjurs.dk

195 Bilag: Notat personalepolitisk status juli 2013 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

196 Personalepolitisk status første halvår 2013 Nærværende notat er en opsamling af de personalepolitiske tiltag og fokusområder, der indtil nu har været de mest centrale i Derudover indeholder notatet en række personalepolitiske nøgletal for Norddjurs Kommune, hvoraf de fleste er taget fra KRL (Kommunernes og Regionernes Løndatakontor) for sikre mulighed for at sammenligne med andre kommuners tal. Fokus på sammenhængskraft D. 11. oktober 2012 godkendte kommunalbestyrelsen en helt ny personalepolitik for Norddjurs Kommune. Personalepolitikken blev formelt lanceret i november 2012 til et stort arrangement i Grenaa Idrætscenter, hvor alle leder- og medarbejderrepræsentanter fra hele organisationen var samlet. Personalepolitikken blev den første af tre nye personalepolitiske publikationer, foruden MED-aftale og senest ledelsesgrundlag, der til sammen har som formål, at skabe fælles rammer og retning samt en høj sammenhængskraft i organisationen. Personalepolitik 2013 har i høj grad stået i personalepolitikkens tegn. Personalepolitikken er kendetegnet ved at fokusere på de elementer, der forbinder arbejdspladserne med hinanden, nemlig de fælles værdier og holdninger, der lever i organisationen, frem for at fokusere på regler og retningslinjer. De kommunale arbejdspladser er kendetegnet ved stor grad af forskellighed - både hvad angår arbejdsopgaver og uddannelsesbaggrund. Det er derfor ikke muligt at lave fælles regler for alt. Den nye personalepolitik har bibeholdt fælles regler, der hvor det giver mening, men har udover det overladt flere emner til den lokale dialog på arbejdspladsen. Konsekvenserne og mulighederne i en sådan personalepolitik har været genstand for lokale drøftelser på personalemøder og i MED-udvalg i løbet af Efterspørgslen på en trykt udgave af personalepolitikken har været enorm og der er til dato trykt og udleveret over 4000 eksemplarer. Målet har været, at alle medarbejdere skal have mulighed for at få sin egen trykte udgave af personalepolitikken. MED-aftale 2013 var ligeledes året, hvor den nye MED-aftale, som blev indgået mellem Norddjurs Kommune og de faglige organisationer i 2012, blev trykt og udleveret til alle medlemmer af et MED-udvalg. MED-aftalen markerer det formaliserede samarbejde og dialogen mellem ledere og medarbejdere i MED-systemet. MED-aftalen er således en vigtig brik i det samlede arbejde med at skabe en organisation præget af dialog og sammenhængskraft. 1

197 Såvel de faglige organisationer som Norddjurs Kommune er enige om, at den nye MED-aftale er et solidt udgangspunkt for samarbejdet. Norddjurs Kommune var blandt de første kommuner, der genforhandlede MED-aftalen efter en række nye regler var trådt i kraft på arbejdsmiljøområdet. Det lykkedes de faglige organisationer og Norddjurs Kommune at forhandle en aftale, der på den ene side tager højde for de nye regler, men samtidig levner plads til den lokale indflydelse på tilrettelæggelsen af egen arbejdsmiljøindsats - i tråd med den filosofi, der også ligger til grund for personalepolitikken. Plads til forskellighed, men med øje for helheden. Nyt ledelsesgrundlag Det store nye personalepolitiske emne i 2013 er et helt nyt fælles ledelsesgrundlag for alle ledere i Norddjurs Kommune. Direktionen og chefgruppen påbegyndte arbejdet i februar 2013 på et fælles seminar. Formålet med ledelsesgrundlaget er at give retning for den ledelse, der praktiseres i Norddjurs Kommune, samt at danne grobund for et stærkt fællesskab på tværs af ledelsesniveauer. Ledelsesgrundlaget er bygget op omkring fem centrale elementer. Værdierne er det første, al ledelse i Norddjurs Kommune tager udgangspunkt i værdierne; åbenhed, ligeværdighed, dialog, sund fornuft og prøvehandlinger. Dernæst skitserer ledelsesgrundlaget fire pejlemærker for god ledelse. Pejlemærkerne er udtryk for aktuelle tendenser og fokusområder som ledelsen skal have særligt øje for. De fire pejlemærker handler om henholdsvis demokrati og partnerskab med omverdenen, innovation og nye måder, ledelse af medarbejdere og økonomi, som forudsætning for udvikling. Ledelsesgrundlaget er blevet til i en løbende proces, hvor relevante aktører er blevet involveret i udviklingen og kvalitetssikringen af materialet, herunder direktion, chefgruppe, hovedudvalget og senest har samtlige ledere i Norddjurs Kommune været inviteret til en arrangement i Grenaa idrætscenter, hvor der var fokus på at koble ideerne i ledelsesgrundlaget til den ledelsesmæssige virkelighed. Ledelsesgrundlaget sendes i høring i august, og forventes endeligt vedtaget i kommunalbestyrelsen i efteråret Efter vedtagelsen skal ledelsesgrundlaget ud og leve på arbejdspladserne. Der skal i den forbindelse etableres en række processer lokalt, med udgangspunkt i personalemøder og lokaludvalgsmøder. Her skal den så vigtige forventningsafstemning mellem ledere og medarbejdere finde sted. Et helt centralt punkt i det nye ledelsesgrundlag er, at den enkelte leder, med ledelsesgrundlaget som afsæt og i dialog med sine medarbejdere, skal definere sin egen ledelsesrolle og afstemme denne med medarbejderne. Arbejdsmiljø Arbejdsmiljøet er højt prioriteret i Norddjurs Kommune, og det følges tæt på alle niveauer i MEDsystemet. Arbejdsmiljø er fast punkt på alle ordinære MED-udvalgsmøder på alle niveauer. Derudover afholder Norddjurs Kommunes hovedudvalg en årlig arbejdsmiljødrøftelse, hvor arbejdsmiljørapporter fra hele organisationen behandles. Konstateres der særlige arbejdsmiljømæssige udfordringer i den forbindelse, igangsætter hovedudvalget initiativer eller kompetenceudviklingsaktiviteter målrettet netop disse udfordringer. 2

198 Sygefravær I efteråret 2011 igangsatte hovedudvalget et sygefraværsprojekt, der søgte, at aktivere de lokale arbejdsmiljøgrupper og lokaludvalg i et forsøg på at nedbringe sygefraværet. Projektet udsprang af en erkendelse af, at sygefraværet var for højt i Norddjurs Kommune, hvilket også var blevet dokumenteret af KRL, der måneder inden havde offentliggjort sygefraværstallene for alle kommuner for året Resultaterne af indsatsen kan ses i statistikken nedenfor, der viser, at Norddjurs Kommune er lykkedes med at sænke sygefraværet betragteligt fra 2011, hvor projektet blev igangsat og så til 2012, som var det første fulde kalenderår, hvor projektet kørte fra start til slut. De endelige tal for 2013 findes af naturlige årsager ikke endnu. Figur 1: Sygefraværet for hele 2012, omregnet til dagsværk (fultidsstillinger) Kilde KRL Fravær - Norddjurs - Dagsværk Organisation niveau 1 Antal fuldtidsbeskæftigede Fravær pr fuldtidsbesk. Dagsværk Fraværs- % Ialt 3.162,1 11,5 5,0% Direktionssekretariatet 30,7 7,9 3,4% Udviklingsdirektørområdet 172,7 8,5 3,7% Velfærdsdirektørområdet 2.651,8 12,2 5,3% Økonomidirektørområdet 307,0 7,0 3,1% Figur 2: Sygefravær for hele 2011 omregnet til dagsværk (fuldtidsstillinger) Kilde KRL Fravær - Norddjurs - Dagsværk Total Antal fuldtidsbeskæftigede Fravær pr fuldtidsbesk. Dagsværk Fraværs- % Norddjurs Kommune 3.200,7 14,4 6,3% 3

199 Arbejdsmiljøarbejdet er centreret omkring de enkelte arbejdspladser og arbejdsmiljøgrupperne, da det er her eventuelle problemer løses bedst. Som et led i arbejdet med at sikre et godt arbejdsmiljø i Norddjurs Kommune, eksisterer der også en central arbejdsmiljøpulje, der administreres med fokus på at understøtte de decentrale enheders arbejde med arbejdsmiljø og trivsel, samt tildeling af bistand i situationer, hvor der opstår akut behov for ekstern hjælp, eks. psykologbistand eller rådgivning om indretning, indeklima og lignende. Arbejdsskader Der har igennem længere tid også været fokus på psykiske arbejdsskader, herunder ikke mindst indberetningen af hændelser, der på sigt kan risikere at udvikle sig til en psykisk arbejdsskade. Hovedudvalget har understreget vigtigheden af, at psykiske arbejdsskader og nærved-ulykker også indberettes, da disse skader kan få vidtrækkende konsekvenser for den tilskadekommende og dermed også for arbejdspladsen. Det samlede antal skader samt sygedage foranlediget af skaderne har dog været faldende i de to første kvartaler af 2013 sammenlignet med året før. Figur 3: Arbejdsskader samt resulterende sygedage - første halvår 2012 Kilde: Norddjurs Kommune kvartal kvartal 2012 Skader Sygedage 4

200 Figur 4: Arbejdsskader samt resulterende sygedage - første halvår 2013 Kilde: Norddjurs Kommune kvartal kvartal 2013 Skader Sygedage 5

201 Nøgletal for Norddjurs Kommune I det følgende beskrives Norddjurs Kommune ud fra en række personalepolitiske nøgletal leveret af Kommunernes og Regionernes Løndatakontor. Overordnet set er der, omregnet til fuldtidsstillinger, 2995,3 ansatte i Norddjurs Kommune, heraf 2325,5 kvinder og 669,7 mænd. Alder I Norddjurs Kommune er aldersgennemsnittet en anelse højere end i resten af landet. Norddjurs Kommune har et aldersgennemsnit på 46 år, hvor det i resten af landet ligger på 45 år. Særligt gruppen af medarbejdere på 55 år eller mere, står for en betragtelig del af den samlede arbejdsstyrke i Norddjurs Kommune (27% samlet). Sammenligner man 2013-tallene med tallene fra 2011, kan man konstatere, at særligt gruppen af medarbejdere fra 25 år til og med 34 år er vokset støt de sidste år, hvilket er et opmærksomhedspunkt i forhold til rekruttering. Figur 5: Aldersfordeling Norddjurs Kommune sammenlignet med resten af landet Datasæt april 2013, kilde KRL 20% 18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% Norddjurs Kommune Hele Landet 6

202 Figur 6: Gennemsnitsalder, udvalgte grupper Norddjurs Kommune Kilde: KRL Gennemsnitsalder 10 0 Gennemsnitsalder 7

203 Figur 7: Aldersfordeling på direktørområder, fordelt på køn. Datasæt april 2013, kilde KRL Antal ansatte - Norddjurs - apr 2013 Organisation niveau 1 Aldersintervaller Fuldtid Fuldtid Kvinder Fuldtid Mænd Ialt Ialt 2.995, ,5 669,7 Direktionssekretariatet Ialt 32,1 19,0 13,1 Direktionssekretariatet ,1 1,1 0,0 Direktionssekretariatet ,2 3,2 2,0 Direktionssekretariatet ,4 4,4 3,0 Direktionssekretariatet ,8 9,3 5,5 Direktionssekretariatet ,0 0,0 1,0 Direktionssekretariatet > 62 2,5 1,0 1,5 Udviklingsdirektørområdet Ialt 188,5 88,0 100,5 Udviklingsdirektørområdet < 20 0,8 0,4 0,4 Udviklingsdirektørområdet ,0 11,0 3,0 Udviklingsdirektørområdet ,7 11,7 9,0 Udviklingsdirektørområdet ,1 27,7 25,4 Udviklingsdirektørområdet ,8 28,3 42,6 Udviklingsdirektørområdet ,0 3,7 5,3 Udviklingsdirektørområdet > 62 20,1 5,2 14,9 Velfærdsdirektørområdet Ialt 2.477, ,2 435,2 Velfærdsdirektørområdet < 20 31,4 30,1 1,3 Velfærdsdirektørområdet ,9 182,7 58,2 Velfærdsdirektørområdet ,1 383,4 80,7 Velfærdsdirektørområdet ,2 554,9 90,3 Velfærdsdirektørområdet ,9 720,6 158,2 Velfærdsdirektørområdet ,9 87,9 22,0 Velfærdsdirektørområdet > ,1 82,7 24,4 Økonomidirektørområdet Ialt 297,2 176,3 120,9 Økonomidirektørområdet < 20 0,4 0,2 0,2 Økonomidirektørområdet ,9 15,0 6,9 Økonomidirektørområdet ,1 38,0 16,1 Økonomidirektørområdet ,6 48,4 38,2 Økonomidirektørområdet ,5 58,8 33,8 Økonomidirektørområdet ,0 5,9 10,1 Økonomidirektørområdet > 62 25,8 10,1 15,7 8

204 Lønniveau I Norddjurs Kommune ligger det gennemsnitlige lønniveau en anelse lavere end i resten af landet. Der kan være flere faktorer, der påvirker det samlede lønniveau, herunder bl.a. størrelsen på forskellige faggrupper samt kommunens størrelse. Figur 8: Samlet lønniveau (inkl. pension) sammenlignet med henholdsvis alle kommuner i region midtjylland samt hele landet Datasæt: april 2013, kilde KRL neeoløn BruEoløn Samlet løn Norddjurs Kommune Alle kommuner i regionen Hele Landet Figur 9: Gennemsnitligt lønniveau (inkl. pension) i Norddjurs Kommune fordelt på køn Datasæt: april 2013, kilde KRL Løn ialt Kvinder Mænd 9

205 Personaleomsætning Ser man på personaleomsætningen i perioden april 2012-april 2013 kan det konstateres, at der har været et netto fald i ansatte på 267,5 fuldtidsstillinger. Figur 10: Personaleomsætning omregnet til fuldtidsstillinger Periode: april 2012-april 2013 Personaleomsætning - Norddjurs Total Antal fuldtid., apr 2012 Afgang Tilgang Antal fuldtid., apr 2013 Netto stigning Norddjurs Kommune 3.262, ,3-267,5 Ansatte på særlige vilkår Som det fremgår af figur 12 har Norddjurs Kommune gennemsnitligt flere ekstraordinært ansatte, men færre i fleksjob og færre elever. Note: Ekstraordinært ansatte dækker primært over offentligt løntilskud. I forhold til elever har kommunalbestyrelsen, i forbindelse med budget 2013, besluttet at udvide med tre elever i perioden Figur 11: Antal ansatte på særlige vilkår Norddjurs Kommune Datasæt: april 2013, kilde KRL Antal personer tjeneste- mænd Antal personer elever Antal personer fleksjob Antal personer ekstraord. ansaee Norddjurs Kommune 10

206 Figur 12: Fordeling af ansatte på særlige vilkår sammenlignet med henholdsvis alle kommuner i region midtjylland samt hele landet Datasæt: april 2013, kilde KRL 5% 5% 4% 4% 3% 3% 2% 2% 1% 1% 0% Antal personer tjeneste- mænd Antal personer elever Antal personer fleksjob Antal personer ekstraord. ansaee Norddjurs Kommune Alle kommuner i regionen Hele Landet 11

207 Bilag: Oversigt arbejdsmiljømæssige forbederinger Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

208 Driftspulje Arbejdsmiljørelevante renoveringer på Rådhuse 2013, kr 2,0 mio Ejendom Problem Løsning 2013 Prioriteret Summeret GENERELT Alle projekter Planlægning og tilsyn med udførelsen af projekterne Ekstern rådgiver eller Teknik&Drift, Ejendomsgruppen (7%) Alle projekter Projekterne er ikke pt. gennemarbejdet, så økonomien er kun anslået. Afsætning af et beløb til uforudsete udgifter (Buffer på 5%) Rådhuset i Allingåbro Gamle gulvtæpper, som giver luftvejsproblemer og andet ubehag. Udskiftning af tæpper alle steder. Alternativt udskiftning til linoleum. Ca m Rådhuset i Allingåbro Meget slidt udtryk i bygningerne generelt, fugtpletter på mange lofter. Maling af vægge og lofter Rådhuset i Allingåbro Dårlig udluftning og belysning på toiletter Tidsstyret ventilation og ny belysning i Toiletkerner (Toiletrum + tilstødende adgangsrum) Rådhuset i Allingåbro Rådhuset i Allingåbro For mange personer i samme kontor giver støjproblemer og koncentrationsbesvær Dårlig akustik i 2 mødelokaler samt i 3 forrum i Plan og Byg, Teknik og Drift samt Kultur og Udvikling Opdeling af enkelte større kontorer med skillevægge. Det er dog ikke muligt at løse problemet alle steder inden for de nuværende rammer Lyddæmpende beklædning på lofterne Rådhuset i Allingåbro Dårlig belysning på gangarealer Udskiftning af pærer Rådhuset i Allingåbro Tung rengøringsproces med flytning af stole i kantinen 50 stole (model Riff-Kinnarps), som kan hænges op på bordpladen og muliggøre gulvvask Rådhuset i Allingåbro Kantine er etableret på 1. sal, og div. leverancer skal bæres op/ned hver dag, idet der ikke er etableret nogen vareelevator. Etablering af en person-/vareelevator Rådhuset i Allingåbro Trist, utidssvarende og ikke indbydende forhal. Indretning med loungemøbler under ovenlyset (kan så også bruges til hurtige uformelle møder, da der mangler mødelokaler). Der etableres en intern kunstforening med de eksisterende indkøbte værker, så disse cirkulerer mellem rådhuset i Grenaa (hvor de er permanent på nuværende tidspunkt) og Glesborg samt Allingåbro Rådhuset i Allingåbro Problem med støj og gennemgang (klapren med dør) i forkontoret i Vej og Trafik. Inddrage mødelokalet til kontor og etablere et mødelokalt som glasværkførerbur i forkontoret Rådhuset i Allingåbro Der er mange personer, som cykler og løber på arbejde. Der er kun et bade- og Etablering af et bade- og omklædningsrum mere i kælderen. omklædningsrum i kælderen, og det er for lidt Rådhuset i Allingåbro Punkterede ruder i alle kontorer. Træk og kuldebroer ved vinduer i den gamle Udskiftning af ruder. Udskiftning vinduer. Ny fugning af vinduer. (Klimaskærm) bygning mod Hovedgaden??? Rådhuset i Allingåbro Nogle kontorer bliver meget varme om sommeren. Solfilm monteres på ruderne. (Klimaskærm)??? Rådhuset i Glesborg Kantinen er etableret i Kælderen, og div. leverancer skal bæres ned/op hver dag, Etablering af en person-/vareelevator. idet der ikke er etableret nogen vareelevator Rådhuset i Glesborg Køkken er etableret i et meget smalt rum, som gør brugerforholdene noget "Udvidelse" af rummet ved flytning af en væg mv. Bordplade, vask og lofter skal skiftes. vanskelige Rådhuset i Glesborg Nye gulvtæpper i Glesborg for at bidrage til et bedre indeklima Udskiftning af tæpper i Mødelokale Rådhuset i Grenaa (Økonomi) Udgifter til støjisolering i indkøbskontoret. Det er meget lydt i forhold til kontorerne Etablering af støjisolering i indkøbskontoret. nedenunder, hvilket kan være meget generende Rådhuset i Grenaa (Direktion) Nye stole og borde i Kantine og Gæstekantine. Stolene er meget tunge at flytte Nye stole og borde. med for rengøringen og er samtidig meget nedslidte Rådhuset i Grenaa (Myndighed) Maling af enkelte kontorer i Grenaa Maling af enkelte kontorer i Grenaa. Omfang??? Rådhuset i Grenaa (Økonomi) Beskæring af udendørsplanter som vokser ind af vinduet i et af kontorerne, der vender mod nord. Vinduet skal først fornys til vinter. Måske det kunne fremskyndes, at forny dette vindue med et vindue der kan åbnes. Det vil samtidig betyde, at der også kan luftes ud i kontoret. Beskæring af udendørsplanter. (rådhusbetjente udbedrer). Udskiftning af vindue. (Klimaskærm) Rådhuset i Grenaa (Løn) "Hul" i gulvet ved branddøren Udbedring af gulv. (rådhusbetjente udbedrer)??? Rådhuset i Grenaa (Løn) Vinduerne trænger voldsomt til at blive udskiftet på lønkontorerne. Når det regner, løber der vand i stikkontakter. Udskiftning af vinduer. (Klimaskærm)??? Rådhuset i Grenaa (Løn) Der ønskes etablering af solfilm på de nye vinduer. Etablering af solfilm på vinduer. (Klimaskærm)??? Rådhuset i Grenaa (Jobcenter) I Jobcentret har der igennem de sidste par år i APV en været tilkendegivet arbejdsmiljømæssige problemer om træk og kuldenedfald bl.a. på hovedgangen. Derudover klages over støvgener fra loftsplader og gulvtæpper. Nogle medarbejdere har fået støvallergi, andre plages af forkølelse, mellemørebetændelse m.v. Støjgener fra gangarealer (sko på hårdt materiale). Bedre lys mere ensartet lyssætning i den enkelte kontorer?????? Rådhuset i Grenaa (Myndighed) Tætning af skillevægge mellem 124 og 124a. Der er lydt og kan ses igennem skillevæggen Tætning af skillevægge mellem 124 og 124a. (rådhusbetjente udbedrer)?????? Samlet udgift for div. forslag

209 Bilag: Oversigt 2. kvartal 2013 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

210 Oversigt det specialiserede socialområde pr Oversigten skal som minimum indeholde områdets oprindelige budget, korrigeret budget, samt det forventede regnskab. Oversigten baseres på nettodriftsudgifter, hvilket vil sige udgifterne fratrukket indtægterne. Kolonnen forventet regnskab, indeholder de foreløbige forventninger til det endelige regnskab, bortset fra eventuelle refusionskorrektioner i forbindelse med årsregnskabsaflæggelsen. Budget 2013 Nettodriftsudgifter Korr. Budget 2013 Forventet regnskab Børn og unge med særlige behov Særlige dagtilbud og særlige klubtilbud Plejefamilier og opholdssteder for børn og unge Forebyggende foranstaltninger for børn og unge Døgninstitutioner for børn og unge Sikrede døgninstitutioner for børn og unge I alt Udsatte voksne og handicappede , gr. 002 og 003 Pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede , grp. 004 Forebyggende indsats for ældre og handicappede , gr , 008 og 091 Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring Rådgivning og rådgivningsinstitutioner Botilbud til personer med særlige sociale problemer Alkoholbehandling og behandlingshjem for alkoholskadede Behandling af stofmisbrugere Botilbud til længerevarende ophold ( 108) Botilbud til midlertidigt ophold ( 107) Kontaktperson- og ledsagerordninger Beskyttet beskæftigelse ( 103) Aktivitets- og samværstilbud ( 104) I alt Total det specialiserede socialområde

211 Oversigt det specialiserede socialområde pr Udgifter der både vedrører ældre og handicappede (ex grp. 002 og 003) Pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede (ex grp. 004) Forebyggende indsats for ældre og handicappede Plejehjem og beskyttede boliger (ex grp , 008 og 091) Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring Plejevederlag og hjælp til sygeartikler o.lign. ved pasning af døende i eget hjem I alt Total for det indrapporterede

212 Bilag: Høringssvar - Handicaprådet Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 36098/13

213 Norddjurs Kommune Rådhuset Torvet Grenaa ATT: Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Grenaa den 8. marts 2013 Høringssvar Sundhedspolitik Norddjurs Kommune Handicaprådet har på ordinært møde den 7. marts 2013 behandlet ovenstående emne. På baggrund af det fremsendte materiale tager Handicaprådet det til efterretning med følgende bemærkninger: Handicaprådet er glade for, at der flere steder i sundhedspolitikken er beskrevet den gruppe, der har brug for en særlig indsats. Men vi er ærgerlige over, at netop denne gruppe ikke er beskrevet under det gode arbejdsliv. Vi opfordrer til, at det indføjes, at sundhedspolitikken evalueres om et år, og at der indføres et mål for sundhedspolitikken. Vi forslår at bruge den næste hvordan har Du det som måleparameter i forhold til borgernes selvvurderede sundhed. Og sidst, men ikke mindst, opfordres til, at de borgere, der har et særligt behov oplever, at der er en gennemgående mentor / koordinator i indsatsen for bedre sundhed. Med venlig hilsen Jens Holst Formand Handicaprådet

214 Bilag: Høringssvar - Ungdomsrådet Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51508/13

215 Høringssvar Sundhedspolitik Norddjurs Kommunes sundhedspolitik er med ungdomsrådets øjne både ambitiøs og konkret. Indsatsområderne er de rigtige, og er vigtige i forhold til sundheden hos kommunens borgere. Ungdomsrådet har dog et par kommentarer til hvordan man kan øge sundheden for kommunens unge borgere. Her fokuserer ungdomsrådet på 3 konkrete ting: - Seksualitet - Rygning - Mental sundhed Seksuel sundhed fylder ikke meget i politikken, og man kunne fra ungdomsrådet godt have ønsket sig, at man begynder at tænke nyt i forhold til seksualundervisningen i folkeskolen. Ungdomsrådet har ved tidligere lejligheder foreslået at man i højere grad benyttede sig af kompetente unge mennesker (såsom Ungdomsringes Sexualister, eller man oprettede sit eget Sex-korps ). Dette munder ud i, at ungdomsrådet mener, at yngre formidlere af hvad man forbinder med et trygt og sundt sexliv, til tider kan være bedre end ens egen lærer. Desuden er det synd, at mange unge ikke har nogen yderligere sexundervisning når de går ud af folkeskolen. De fleste unge mennesker på ungdomsuddannelserne bliver ikke dækket af Ungnorddjurs oplysende tilbud, da det primært foregår i klubberne, og de fleste stopper i klub efter folkeskolen. Læg dertil, at de fleste unge først får deres seksuelle debut efter de er gået ud af folkeskolen. Rygning fylder rigtig meget hos nogle unge. Det har ungdomsrådet hørt ved flere lejligheder hvor unge mennesker har kunnet give deres mening til kende. Derfor vil ungdomsrådet appellere til at kommunen i endnu højere grad også målretter rygekampagner mod unge der er interesserede i at stoppe med at ryge, men ikke nødvendigvis ved hvor de skal søge hjælp. Derudover er det vigtigt at have et system, der er gennemskueligt også for unge mennesker, der er interesserede i et rygestop. Mental sundhed er lige så vigtigt som fysisk sundhed, og lighed i sundhed handler også om at betragte psykiske lidelser af enhver art som lige så skadende som en usund livsstil. Derfor er det vigtigt for Ungdomsrådet, at man i en sundhedspolitik også har fokus på mobning, ensomhed, stress og depression blandt unge mennesker. Disse kan være særligt udsat, og er samtidig dem der sjældent bliver behandlet for det. Her håber Ungdomsrådet også at man har klare retningslinjer for håndtering af disse unge, og er opmærksom på den særlige tilgang det kan kræve. Vigtigst af alt er det, at den unge ved hvor man skal søge hjælp henne.

216 Desuden har unge et helt konkret ønske om, at lave en ordning alla Fritidspas til unge, da det for nogle unge er for dyrt at gå til sport, og at man samtidig har dialog med idrætsforeningerne om at skabe mere uforpligtende sportstilbud til unge. Aktørerne unge i aktion Norddjurs Ungdomsråd

217 Bilag: Høringssvar - Ældrerådet Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51386/13

218 Voksen- og plejeudvalget Direktionssekretariatet Dato: 11. april 2013 Reference: Kirsten Hansen Direkte telefon: Journalnr.: Forslag til ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune Ældrerådet behandlede ovennævnte sag i sit møde den 11. april 2013 og besluttede at fremsende nedenstående høringssvar: Ældrerådet er anerkendende overfor den overordnede politik på sundhedsområdet. Kommunens syn på sundhed favner meget bredt og positivt. Ældrerådet ser gerne, at borgeren kommer i centrum, og at sundhedspolitikken tager udgangspunkt i den enkelte borgers ønsker/behov med forventning om, at borgeren selv tager medansvar og gør brug af de sundhedstilbud, der er. Sunde rammer skal skabes i alle miljøer (ikke kun by). Ældrerådet er anerkendende i forhold til det store fokus, der er på ældres livsstilsygdomme. Ældrerådet savner en kort beskrivelse af indsatsen i forhold til sund livsstil for børn og unge. I forbindelse med sundhedspolitikken i Norddjurs Kommune forventer ældrerådet, at der er afsat midler, (økonomi/personale), til udførelse af de omtalte tiltag. Med venlig hilsen på ældrerådets vegne Kirsten Hansen fuldmægtig Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag:

219 Bilag: Forslag til sundhedspolitik Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 23788/13

220 2013 Forslag til politisk behandling Redigeret Sundhedspolitik i Norddjurs Kommune

221 I det følgende præsenteres Norddjurs Kommunes sundhedspolitik. Sundhedspolitikken er en overordnet paraply for sundhedsindsatsen i Norddjurs Kommune i de kommende år. Politikken beskriver Norddjurs Kommunes syn på sundhed og indeholder bl.a. en vision for indsatsen og en målgruppebeskrivelse, som medvirker til at prioritere den kommunale indsats. Desuden indeholder politikken en række strategiområder, der beskriver, hvad Norddjurs Kommune vil sætte fokus på. Sundhedsloven 119: Kommunalbestyrelsen har ansvaret for ved varetagelsen af kommunens opgaver i forhold til borgerne at skabe rammer for en sund levevis stk. 2 Kommunalbestyrelsen etablerer forebyggende og sundhedsfremmende tilbud til borgerne. Norddjurs Kommunes syn på sundhed Norddjurs Kommunes sundhedspolitik tager udgangspunkt i det brede og positive sundhedsbegreb, hvor sundhed er meget mere end fravær af sygdom. Sundhed handler om at have det godt fysisk, psykisk og socialt, at have både evne til og mulighed for at udnytte sine ressourcer og at leve et meningsfyldt liv med høj livskvalitet. Gode sundhedsvaner grundlægges fra fødslen og skal bevares hele livet. De gode sundhedsvaner er vigtige for børn, unge, voksne og ældres fysiske, psykiske og sociale trivsel samt læring. Derfor skal sundhedsfremme og forebyggelse tænkes ind i alle aspekter af borgernes hverdag. Det betyder også, at sundhedsfremme og forebyggelse skal være en integreret del af alle tilbud i Norddjurs Kommune. Der skal samarbejdes om sundhed internt i kommunen og med eksterne samarbejdspartnere. Sundhedsfremmende og forebyggende indsatser kan i den forbindelse både være et mål i sig selv og et middel eller en løftestang til at løse andre opgaver i andre dele af den kommunale organisation. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 2

222 Målgruppe I Norddjurs Kommune antages det, at den enkelte borger i videst mulig udstrækning ønsker at kunne klare sig selv. Det betyder, at den enkelte borger ønsker at tage ansvar for eget liv og for handlinger, der bidrager til sundhed og trivsel for en selv og ens nærmeste. Borgerne har imidlertid forskellige vilkår og forudsætninger for at tage hånd om egen sundhed. Derfor tilbydes borgerne individuelle indsatser, der medvirker til at mobilisere deres ressourcer og styrke deres handleevne, så de støttes til at forblive eller blive sunde. I den forbindelse opdeles kommunens sundhedsindsatser på følgende måde: Forebyggende tiltag: Til de borgere, der kan selv Foregribende tiltag: Til de borgere, der har brug for hjælp Indgribende tiltag: Til de borgere, der har brug for en særlig indsats Målgrupperne i sundhedspolitikken kan illustreres på følgende måde: Målgrupper g Indgribende / individ / særlig indsats Foregribende / gruppe / de der har brug for hjælp Forebyggende / generelt / de der kan selv SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 3

223 De, der kan selv, udgør den største del af borgerne. Til denne målgruppe skal der fortsat udvikles sunde rammer samt generelle sundhedsfremmende og forebyggende indsatser. Målgruppen, der har brug for hjælp, omfatter borgere, som ikke selv kan tage vare på egen sundhed eller opsøge sundhedstilbud. I forhold til denne målgruppe, som f.eks. kan være borgere med kronisk sygdom, etablerer Norddjurs Kommune sundhedsfremmende og forebyggende tilbud samt koordinerer indsatser i samarbejde med praktiserende læger og Region Midtjylland via sundhedsaftalerne 1. Målgruppen, som har brug for en særlig indsats, omfatter udsatte grupper. I forhold til denne målgruppe etablerer og koordinerer Norddjurs Kommune sundhedsfremmende og forebyggende tilbud, som tilpasses den enkeltes behov. Vision Visionen for sundhedspolitikken i Norddjurs Kommune er: Det Norddjurs vil sige, at Kommunes sundhedspolitiske vision er, at alle borgere har et sundt, meningsfyldt og aktivt liv. Kommunen og borgerne arbejder i fællesskab for, at sundhed bliver en naturlig del af alle borgeres hverdag. Det betyder, at Norddjurs Kommune vil sætte ind på forskellige niveauer, som omfatter rammer, generelle sundhedsfremmende og forebyggende indsatser samt udvalgte strategiområder. 1 Sundhedsaftalerne indgås hvert fjerde år mellem region og kommuner for at sikre en klar ansvarsfordeling, koordination og sammenhæng på tværs af sygehus, almen praksis og kommune. I Sundhedsaftalerne er udvikling af det nære sundhedsvæsen, forløbsprogrammer og indsatser til borgere med kroniske sygdomme centrale omdrejningspunkter. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 4

224 Den sundhedspolitiske vision indeholder flere centrale perspektiver Udvikling af den tværgående sundhedsindsats: Sundhed er en fælles opgave for hele kommunen Sundhed tænkes ind i alle ydelser og kontakter med borgerne Sundhed anvendes som en løftestang til løsning af andre kommunale opgaver Sundhed relaterer sig til alle livets faser fra fødsel til død Udvikling og fastholdelse af sunde vaner: Sikre let tilgængelighed til sundhedstilbud i borgernes nærmiljø Fremme netværksdannelse og sunde relationer Styrke borgernes evne til at tage ansvar om egen sundhed Styrke opfølgningsindsatsen Løfte flere komplekse opgaver: Øget og stor fokus på tidlig opsporing Sikre at færrest mulige borgere får behov for det specialiserede sundhedsvæsen Fremme lighed i sundhed Tilbud af høj kvalitet til kronisk syge Rammer, generelle indsatser og strategiområder Norddjurs Kommunes sundhedspolitik sætter fokus på to områder, som retter sig mod alle borgere i kommunen: Sunde rammer for alle Generelle sundhedsfremmende og forebyggende indsatser Derudover har Norddjurs Kommune valgt otte strategiområder, som skal understøtte den sundhedspolitiske vision. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 5

225 Seks af strategiområderne er valgt ud fra en vurdering af kommunens største sundhedsmæssige udfordringer. Indsatser inden for disse strategiområder er især målrettet borgere, der har behov for hjælp og udsatte borgere. Disse strategiområder er: sundhedsfremme og forebyggelse hele livet øget lighed i sundhed fremme mental sundhed/trivsel udbygge det nære sundhedsvæsen og reducere behovet for det specialiserede sundhedsvæsen videreudvikling af patientuddannelse ved kronisk sygdom fremme det gode arbejdsliv To strategiområder er tværgående og en forudsætning for arbejdet med de øvrige strategiområder: styrke samarbejde og koordination på tværs fokus på kvalitet og dokumentation Sunde rammer for alle Norddjurs Kommune vil bevare og udbygge sunde rammer for alle. Det betyder, at kommunen vil fortsætte det systematiske arbejde med at skabe et sundt og aktivt bymiljø, samt arbejde for tilgængelighed og mulighed for en aktiv udnyttelse af Norddjurs Kommunes rige natur. Derfor spiller infrastruktur og byplanlægning en afgørende rolle. Der skal også fortsat arbejdes med at skabe sunde rammer i alle kommunale institutioner for at fremme et sundt hverdags-, arbejds- og fritidsliv. De sunde rammer består både af inde- og uderum, cykelstier, rekreative områder samt retningslinjer, der fremmer sunde omgivelser. Det kan f.eks. vedrøre rygning, kost, motion, leg mv. De øvrige politikker i Norddjurs Kommune inddrages også i denne sammenhæng. Rammerne skal endvidere fremme inklusion, netværksdannelse og sociale relationer. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 6

226 Tilgængelighed er et nøgleord i forhold til kommunens sundhedsindsatser. Indsatserne skal være synlige og foregå i områder, hvor flest mulige borgere med behov kan drage nytte af dem. Sundhedsfremme og forebyggelse inddrages i alle kontakter med borgerne. Kommunen, de enkelte medarbejdere, frivillige og foreninger har en vigtig funktion som rollemodel og i at informere om sundhedstilbud og udbrede de gode eksempler/historier. Forventninger til den enkelte borger skal tydeliggøres og afstemmes. Det betyder, at de borgere, som kan selv, skal selv. Det betyder også, at de borgere, som ikke kan selv, skal støttes og motiveres til at bryde usunde vaner og tage hånd om egen livsstil. Generelle sundhedsfremmende og forebyggende indsatser De generelle sundhedsfremmende og forebyggende indsatser skal forankres og videreudvikles. Disse indsatser bidrager til, at borgerne får mulighed for at træffe sunde valg. Der er især tale om information, rådgivning, undervisning og åbne tilbud om kost, rygning, alkohol, motion og seksualrådgivning. De generelle sundhedsfremmende og forebyggende indsatser foregår i sundhedsplejen, skoler og dagtilbud, i hjemmene hos borgerne, i botilbud, i ungdomsskoler, i kulturinstitutioner, på plejecentre, i foreningslivet, i sygeplejeklinikker, på arbejdspladser mv. Som konkrete eksempler kan nævnes hverdagsrehabilitering, motionsvenner, sund mad i idrætshaller og kantiner, integrering af kost og fysisk aktivitet i undervisningen på skolerne og sundhedsnøglepersoner på arbejdspladser. Samtidig kan der foretages tidlig opsporing af borgere, som får brug for hjælp eller en særlig indsats. Der skal sikres disse borgere mulighed for nem og uhindret adgang til information, råd og vejledning. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 7

227 Sundhedsfremme og forebyggelse hele livet Gode sundhedsvaner hele livet er bl.a. forbundet med KRAMfaktorerne kost, rygning, alkohol, motion. Desuden er seksuel sundhed, mental sundhed/trivsel, søvn, sociale forhold og relationer samt fysiske rammer afgørende for sundhedstilstanden. Børn, unge, voksne og ældre, der trives og er sunde, har gode muligheder for at forblive sunde. Omvendt kan usunde vaner medføre forringet livskvalitet, kronisk sygdom, mange hospitalsindlæggelser og kontakter til almen praktiserende læge, fravær fra arbejde, førtidspension og tidlig død. Derfor er sunde vaner et vedvarende opmærksomhedsområde, hvor tidlig opsporing gør en forskel. 45 % af voksne (25-79 år) i Norddjurs Kommune er moderat overvægtige, og 21 % er svært overvægtige. 26 % af voksne i Norddjurs Kommune er dagligrygere. 15 % af unge (16-24 år) i Norddjurs Kommune er moderat overvægtige, og 9 % er svært overvægtige. 22 % af unge i Norddjurs Kommune er dagligrygere. Kilde: Hvordan har du det? (2010) Indsatser Norddjurs Kommune vil bruge de anbefalinger, der ligger i Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker i forhold til KRAM-faktorerne. Sundhedsstyrelsen opdeler indsatser i et grund- og udviklingsniveau. Der skal løbende foretages en prioritering og tilpasning af de anbefalede indsatser på de to niveauer. Nogle af disse indsatser vil foregå i Sundhedshuset. Sundhedsplejen har en særlig rolle i forhold til den tidlige og vedvarende indsats i børnefamilierne. De, der har brug for hjælp: Medarbejdere med borgerkontakt foretager tidlig opsporing af borgere med risikoadfærd eller miljøpåvirkning i forhold til kost, rygning, alkohol og motion Der tilbydes indsatser i forhold til rygestop, kost, alkohol og motion. Ved overvægtige børn og unge er det især vigtigt at inddrage familien og det sociale netværk i en langvarig og systematisk indsats SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 8

228 De, der har brug for en særlig indsats: Handicappede, gravide, ledige, psykisk syge eller andre med behov for en særlig indsats f.eks. på grund af begrænsede bevægelsesmuligheder, medicin eller motivation tilbydes en koordineret og langvarig indsats, der tager hensyn til deres særlige situation Øge ligheden i sundhed Borgere med gode sociale forhold, højt uddannelsesniveau, høj indkomst og et godt socialt netværk har en bedre sundhedstilstand og længere levetid end den øvrige del af befolkningen. Omvendt har socialt udsatte ofte en dårligere sundhedstilstand, som alt andet lige medfører et større behov for det specialiserede sundhedsvæsen. Ulighed i sundhed er derfor en stor udfordring. Sporene for den sociale ulighed lægges tidligt i livet, og det er særligt vigtigt at have fokus på børn og unge samt muligheden for at bryde den sociale arv. Indsatser De, der har brug for hjælp: Øget fokus på tidlig opsporing af socialt udsatte borgere. Det indebærer udarbejdelse af kriterier, der sikrer, at de rette borgere får de rette tilbud Sikre at systemet er overskueligt for borgeren. Borgeren skal forholde sig til så få personer som muligt Sikre fastholdelse i forløbet. Fokus på fastholdelse af sunde vaner Indsatserne skal fremme inklusion og modvirke social afvigelse. I forhold til ensomme er indsatserne rettet mod deltagelse i fællesskaber og netværksdannelse Støtte indsatser der medvirker til at bryde den sociale arv og en tidlig usund livsstil SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 9

229 De, der har brug for særlig indsats: Borgere med multisygdomme, psykisk sygdom og fysiske handicap samt børn og unge i svært belastede miljøer med behov for en særlig indsats får mulighed for en sammenhængende indsats og opfølgning, som tager hensyn til deres særlige livssituation Fremme mental sundhed/trivsel En god mental sundhed/trivsel giver den enkelte mulighed for at udfolde sine evner, håndtere dagligdags udfordringer og stress samt indgå i fællesskaber. Det gælder uanset, om man er nyfødt, voksen eller gammel. God mental sundhed hænger sammen med et godt selvvurderet helbred, der også indebærer en positiv følelse af velbefindende og tilstrækkelige ressourcer til at håndtere hverdagen. Konkret gør god mental sundhed en person robust i forhold til alle livets udfordringer. Personer med dårligt selvvurderet helbred har en øget risiko for bl.a. sygdom, sygefravær, forringet funktionsevne, førtidspension, brug af sundhedsvæsenet mv.. Selvvurderet helbred er således en selvstændig faktor til forudsigelse af lægebesøg, hospitalsindlæggelser mv. Det betyder, at selvvurderet helbred kan anvendes aktivt som et led i tidlig opsporing. 7 % af unge i Norddjurs Kommune mellem år har et dårligt selvvurderet helbred, 33 % har et højt stressniveau, 11 % er meget generet af nedtrykthed og ængstelse og 16 % har en forbigående psykisk lidelse (fx depression). 15 % af voksne i Norddjurs Kommune har et dårligt selvvurderet helbred og 21 % har et højt stressniveau. Kilde: Hvordan har du det? (2010) Indsatser Norddjurs Kommune vil anvende anbefalingerne fra Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke for mental sundhed. De, der har brug for hjælp: Medarbejdere med borgerkontakt foretager tidlig opsporing af borgere med tegn på mistrivsel f.eks. via screeninger og selvvurderet helbred. Borgerne tilbydes indsatser, der kan højne den mentale sundhed og reducere angst, stress, depression SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 10

230 mv. Indsatserne skal være mangeartede. Motion og kulturen kan være sundhedsfremmende i forhold til borgerens mentale velbefindende De, der har brug for en særlig indsats: Borgere, der er svært belastede på grund af samtidig fysisk og psykisk sygdom eller handicap tilbydes en sammenhængende indsats målrettet deres særlige situation Udbygge det nære sundhedsvæsen og reducere behovet for det specialiserede sundhedsvæsen Flere ældre borgere og flere kortere og intensive patientforløb medfører, at borgere med mere komplekse behov skal kunne rummes i det nære sundhedsvæsen. Det betyder, at Norddjurs Kommune i de kommende år skal rustes til at løse mere komplekse sundhedsopgaver. Derudover er udbygning af det nære sundhedsvæsen en forudsætning for at forebygge sygehusindlæggelser og genindlæggelser. En del sygehusindlæggelser hos både børn og voksne er unødvendigt belastende for den enkelte. I 2011 havde Norddjurs Kommune indlæggelser (2012 tallet når det er endeligt). Nogle af disse er forebyggelige indlæggelser ved børn, voksne og psykiatriske borgere, som kan forebygges. Indsatser Der etableres et sundhedshus i Grenaa, hvor en række private og offentlige sundhedsaktører samles, således at borgerne oplever en helhedsorienteret og effektiv indsats/behandling Udvikling af telesundhed og velfærdsteknologi Der gøres en særlig indsats for at sikre en smidig kommunikation og mulighed for vidensdeling mellem sektorer På tværs af kommuner og region arbejdes der med fælles forpligtende mål, der skal forbedre vilkårene for kommunens borgere Forebyggelse af indlæggelser og genindlæggelser SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 11

231 Den vedtagne politik om forebyggelse af sygehusindlæggelser skal gennemføres. Der skal foretages kompetenceudvikling af medarbejdere med borgerkontakt Udbygning af midlertidige døgnpladser for at have et kvalificeret alternativ til indlæggelse Samarbejdet med de praktiserende læger og hospitaler styrkes blandt andet i forhold til sammenhængende forløb og opfølgende hjemmebesøg Der er særligt fokus på en indsats, der retter sig mod borgere med sygdomme, der er kategoriseret som forebyggelige diagnoser. Medarbejdere med borgerkontakt sikrer, at disse borgere forbliver i en stabil tilstand Der foretages tidlig opsporing af tegn på ubalance og igangsættes indsatser til at genoprette stabilitet og forebygge indlæggelse. Det kan f.eks. være i borgerens eget hjem, på akutpladser mv. og omfatter inddragelse af velfærdsteknologi Borgere med behov tilbydes en sammenhængende og differentieret indsats efter udskrivelse I forhold til børn med forebyggelige diagnoser igangsættes specifikke indsatser for at forebygge infektioner I forhold til borgere med psykisk sygdom foretages udredning med henblik på etablering af tiltag, som kan minimere antallet af især genindlæggelser Der påbegyndes en særlig indsats i forhold til faldforebyggelse Der gøres en særlig indsats for at styrke indsatsen hos svært syge borgere i livsafslutningen Hjerneskaderehabilitering Der foregår en særlig indsat til styrkelse af indsatsen for borgere med en hjerneskade Der etableres kvalitetssikrede tilbud, som sikrer den individuelle rehabilitering Der etableres arbejdsgange, som sikrer et koordineret forløb for den enkelte borger og pårørende Der sker kompetenceudvikling af medarbejdere Der etableres arbejdsgange som sikrer tidlig opsporing af komplikationer SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 12

232 Videreudvikling af patientuddannelse ved kronisk sygdom Flere og flere mennesker lever en dagligdag med en eller flere kroniske sygdomme. Det skyldes i høj grad en kombination af usund livsstil, dårlige levevilkår og en større andel af ældre i befolkningen. Nogle lever et godt og aktivt liv trods sygdom, andre har en dagligdag præget af dårlig livskvalitet og ringe mulighed for at klare sig selv. Fælles for borgere med kronisk sygdom er, at de har brug for et livslangt behandlingsforløb. Rehabilitering og tidlig opsporing er væsentlige dele af kronikerindsatsen i Norddjurs Kommune. Den koordinerede og sammenhængende indsats mellem praktiserende læge, sygehus og kommune er af væsentlig betydning for borgerens sundhedstilstand. En stor del af den tværgående indsats reguleres via fagligt og politisk godkendte forløbsprogrammer. På Sundhedsskolen er foreløbig tre forløbsprogrammer for borgere med kronisk sygdom implementeret. Det drejer sig om hjertekar sygdomme, rygerlunge(kol) og diabetes. Der udarbejdes og besluttes løbende nye forløbsprogrammer. Indsatsen består af patientuddannelse med henblik på at styrke borgernes handlekompetence og livskvalitet samt at gøre dem i stand til på bedst mulig måde at tage hånd om og leve livet med en kronisk sygdom. Det forudsætter, at borgeren er aktør i eget liv. Udfordringen er især knyttet til den langsigtede fastholdelse af sunde vaner. Disse indsatser skal fortsat udvikles of styrkes. Sundhedsprofilen viser, at forekomsten af kronisk sygdom i Norddjurs Kommune er forholdsvis høj. Det gennemsnitlige antal kroniske sygdomme pr. indbygger i Norddjurs er 1,71. Det betyder, at en del borgere har mere end én kronisk sygdom. Kilde: Hvordan har du det? (2010) SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 13

233 Indsatser De, der har brug for hjælp: Der skal implementeres nye forløbsprogrammer for borgere med lænderygsmerter, depression og kræft Der skal udvikles en kronikerstrategi, herunder for rekruttering, opfølgning og fastholdelse. Det omfatter inddragelse af velfærdsteknologi, en helhedsorienteret og sammenhængende rehabiliteringsindsats med et tæt tværfagligt samarbejde og koordination mellem kommune, almen praksis og Region Midtjylland Der udvikles kvalitetsmål for kronikerområdet i samarbejde med andre kommuner Den langsigtede fastholdelse af sunde vaner og mestring af en kronisk sygdom sikres ved anvendelses- og deltagerorienteret undervisning, samarbejde på tværs af forvaltninger og brobygning til øvrige kommunale tilbud, foreninger mv. De, der har brug for en særlig indsats: Der skal udvikles en særlig rehabiliteringsindsats til handicappede og psykisk syge borgere med kroniske sygdomme Derudover skal den eksisterende indsats til socialt udsatte borgere med kroniske sygdomme videreudvikles Fremme det gode arbejdsliv Norddjurs Kommune er kommunens største arbejdsplads og vil gå forrest for at fremme det gode arbejdsliv. Arbejdspladsen optager mange timer af den enkelte borgers liv. Derfor er den et velegnet sted til at fremme sundheden. Det drejer sig f.eks. om arbejdsstillinger, miljøpåvirkninger, bevægelse, kost og uddannelse. Derudover er der mange vigtige sociale relationer, som via fællesskabet, normer og kollegial opbakning kan understøtte sundhed. En usund arbejdsplads kan være årsag til mobning, stress, udbrændthed, sygefravær mv. Det at være i beskæftigelse er af væsentlig betydning for den enkelte persons selvværd, trivsel og muligheder generelt. Ledighed kan i sig selv påvirke en borgeres SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 14

234 sundhedsadfærd, lige som et dårligt helbred både fysisk og psykisk kan være en barriere for at opnå beskæftigelse. Indsatser På den enkelte arbejdsplads arbejdes der systematisk med at forbedre og udvikle et sundt arbejdsmiljø, hvor det er muligt at adskille arbejdsliv og fritidsliv. De, der har brug for hjælp: Ledere og arbejdsmiljørepræsentanter i Norddjurs Kommune foretager tidlig opsporing af medarbejdere med tegn på stress, sygefravær mv. Jobcenteret og arbejdspladsen samarbejder om etablering af tiltag, som støtter stressramte og/eller sygemeldte med behov for at restituere sig og bevare tilknytning til arbejdspladsen Der skal sikres et godt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø for at undgå tilbagefald. Endvidere skal arbejdspladsen være rummelig for at undgå social udskillelse og eksklusion fra arbejdsmarkedet Jobcentret og velfærdsområdet samarbejder om indsatser til ledige borgere, der kan understøtte deres sundhed og mulighed for at komme i arbejde Styrke samarbejde og koordination på tværs Et styrket samarbejde og koordination på tværs er en gennemgående forudsætning for arbejdet med sundhedspolitikkens strategiområder. Det er med til at sikre koordinerede indsatser og ydelser samt den nødvendige innovation. Det ledelsesmæssige fokus og forankring er særligt vigtigt for en vellykket implementering af sundhedspolitikken. Styrket samarbejde og koordination på tværs forudsætter endvidere inddragelse af borgere, frivillige m.fl. som ressourcepersoner. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 15

235 Indsatser Samarbejdet inden for og på tværs af forvaltningsområder skal styrkes Det skal sikres, at sundhedstilbud er synlige og tilgængelige for borgere, virksomheder, foreninger og eksterne samarbejdspartnere i sundhedsvæsenet. Kommunens medarbejdere skal være opdaterede om tilbud og formidle disse til borgere med behov Medarbejderne er servicemindede og viser både vej ind i og rundt i kommunen. Medarbejderne sikrer overlevering af information mellem forvaltningsområder og sektorer med henblik på at skabe sammenhængende forløb for borgere med behov for hjælp og for særligt udsatte borgere Samarbejdet med frivillige skal udvikles og borgerne skal i højere grad inddrages for at kunne tage hånd om egen sundhed Fokus på kvalitet og dokumentation Kvalitet og dokumentation i sundhedsfremme- og forebyggelsesindsatserne er en gennemgående forudsætning for arbejdet med sundhedspolitikkens strategiområder: Indsatserne skal så vidt muligt være baserede på viden og bidrage til at forbedre sundheden for borgerne. Der tages afsæt i en bred forståelse af viden, hvor der også er plads til prøvehandlinger og nytænkning I forhold til arbejdet med KRAM-faktorerne anvendes Sundhedsstyrelsens vidensbaserede forebyggelsespakker Der anvendes screeningsredskaber og etableres standarder for it-baseret dokumentation, således at effekten kan måles og evalueres Der sættes øget fokus på sammenhængen mellem ressourcer, organisering, ydelser og effekt Fortløbende opfølgning og evaluering skal afdække, hvad der virker for hvem og under hvilke omstændigheder. Indsatser udvikles og kvalitetssikres løbende. Indsatser uden effekt afvikles Der etableres videnscentre for at sikre vidensopsamling og vidensdeling SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 16

236 Medarbejdere og ledere er forpligtede til at holde sig orienterede om ny viden for at sikre kvalitet og effekt Implementering, monitorering og evaluering af sundhedspolitikken Sundhedspolitikken er en overordnet politik, som afspejler sig i de øvrige politikker, planer og kvalitetsstandarder. Der skal udarbejdes handleplaner på udvalgte områder. Der nedsættes en tværorganisatorisk følgegruppe, som fremadrettet skal sikre et tværgående fokus på sundhed. SUNDHEDSPOLITIK I NORDDJURS KOMMUNE 17

237 Bilag: Høringssvarene fra fagudvalgene - samlet Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 57979/13

238 Høringssvar fra fagudvalgene vedr. forslag til en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune Børne og ungdomsudvalget den Indstilling Velfærdsdirektøren indstiller, at børne- og ungdomsudvalget udarbejder et høringssvar til forslaget til en ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune Beslutning i Børne- og ungdomsudvalget den Børne- og ungdomsudvalget anbefaler forslaget til en ny sundhedspolitik med den tilføjelse, at strategiområdet fokus på kvalitet og dokumentation (på s. 6 og s. 16) ændres til fokus på kvalitet, dokumentation og læring. Kultur- og udviklingsudvalget den Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at det drøftes, om der skal udarbejdes høringssvar. Beslutning i Kultur- og udviklingsudvalget den Ingen bemærkninger. Miljø- og teknikudvalget den Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at det drøftes i miljø- og teknikudvalget, om der skal afgives høringssvar. Beslutning i miljø- og teknikudvalget den Ingen bemærkninger.

239 Arbejdsmarkedsudvalget den Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at arbejdsmarkedsudvalget drøfter forslaget til ny sundhedspolitik i Norddjurs Kommune og beslutter, om der skal udarbejdes et høringssvar til forslaget. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Arbejdsmarkedsudvalget drøftede forslaget til ny sundhedspolitik. Der fremsendes ikke et høringssvar

240 Bilag: NIRAS Analyse_mulige ind udliciteringer MTU pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 81281/13

241 Norddjurs Kommune Maj 2013 Muligheder for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet

242 PROJEKT Muligheder for ind-/udliciteringer indenfor vej- og parkområdet Norddjurs Kommune Projekt nr Dokument nr Version 5 Projekt nr Udarbejdet af MVG Kontrolleret af LKG Godkendt af MVG NIRAS A/S CVR-nr T: D: Vestre Havnepromenade 9 Tilsluttet FRI F: M: Postboks E: niras@niras.dk E: mvg@niras.dk 9100 Aalborg

243 INDHOLD 1 Konklusion Kortlægning Teknik og Drift i et historisk perspektiv Opgaver økonomi og serviceniveau Opgaver, der i dag er konkurrenceudsat og evt. kunne indliciteres Vareindkøb Organisation og bemanding Personer i fleksjob, lærlinge mm Materiel og materielgårde Benchmarking Græsslåning på idrætspladser Vedligeholdelse af udvalgte grusveje Vedligeholdelse af grønt område i Grenaa Sammenfatning Konkurrenceudsættelse Modeller for udlicitering Udbudsformer og udbudsgrundlag Udbudsgrundlag Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/ udliciteringer indenfor vej- og parkområdet

244 Dette notat indeholder en gennemgang af Teknik og Drifts opgaveportefølje inden for vej- og parkdrift med hensyn til, om nogle opgaver med fordel kan udliciteres henholdsvis indliciteres. Der ses ligeledes på generelle erfaringer med udlicitering af vej- og parkdriftsopgaver. Notatet bygger på det datagrundlag, der har været til stede i Teknik og Drift. Data er hovedsageligt indsamlet gennem interviews af nøglepersoner i Teknik og Drift. 1 KONKLUSION Erfaringer peger på, at der typisk opnås økonomiske gevinster ved at konkurrenceudsætte vej- og parkdriftsopgaver. Udbudsrådet gennemførte i 2012 en undersøgelse, der viste, at fem ud af ni undersøgte kommuner oplever en økonomisk gevinst ved at skabe konkurrence om vejserviceopgaver. De økonomiske besparelser varr på mellem 3% og 28% af nettoomkostningerne. To kommuner oplevede en fordyrelse på henholdsvis 17% og 20% af nettoomkostningerne. Erfaringer fra udbud, som NIRAS har gennemført viser ligeledes denne tendens. Som eksempel kan nævnes, at der ved 5 konkurrenceudsættelser af hele entreprenørgårde sås økonomiske gevinster på mellem 10-18%. Hvorvidt kommunens egne entreprenørgårde er konkurrencedygtige ved disse udbud eller ej er meget forskelligt. Erfaringerne viser dog, at i de tilfælde, hvor entreprenørgården (kontrolbuddet) vinder, er kontrolbuddet typisk lavere end det hidtidige udgiftsniveau. Dette skyldes at der ved udarbejdelse af kontrolbud ved en konkurrenceudsættelse, foretages en nøje gennemgang og vurdering af alle opgaver, ressourcer og organisering med henblik på at kunne være konkurrencedygtig. Et kontrolbud ses ofte at være ca. 10% under hidtidig pris. Denne situation gælder især ved udbud af hele eller en stor del af materielgårdens ydelser. Umiddelbart - med det datagrundlag, der har været til rådighed for denne opgave vurderes udførerenheden under Teknik og Drift umiddelbart at være en trimmet og ledelsesmæssig veldreven entreprenørenhed i forhold til det generelle niveau i de kommuner, som NIRAS har kendskab til. Dette vurderes blandt andet ud fra, at Teknik og Drift har foretaget en betydelig tilpasning af mandskabet siden kommunalreformen. Mandskabsstyrken er reduceret med 50%, så den i dag udgøres af ca. 40 ansatte. I forhold til den omsætning Teknik og Drift genererer, vurderes de 40 mand at være en fornuftig mandskabsstyrke. Der foretages vinterhjemsendelser og arbejdsstyrken er organiseret fleksibelt i forhold til at løse de opgaver, der er på et givent tidspunkt. Selv om udførerenheden umiddelbart vurderes som veldreven, vil der dog - med afsæt i de gennerelle erfaringer fra andre kommuner som anført ovenfor - sandsynligvis være en økonomisk gevinst ved at udlicitere udførerenheden ved Tek- Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 1

245 nik og Drift i Norddjurs Kommune. Umiddelbart skønnes den økonomiske gevinst dog at ligge i den lavere ende af de generelle erfaringer. Skal man komme tættere på en vurdering af, hvilket potentiale, der vil være ved at konkurrenceudsætte Teknik og Drifts opgaver eller dele heraf, kræver det, at der tilvejebringes et grundlag, hvor Teknik og Drifts priser kan benchmarkes med markedspriser. Dette grundlag har ikke været til stede, men på følgende udvalgte opgaver: græsslåning på to idrætsanlæg, vedligeholdelse af udvalgte grusveje samt pleje af ét grønt område i Grenaa, at benchmarke, altså at foretage en sammenligning af Teknik og Drifts enhedspriser med erfaringspriser fra udbud, som NIRAS har været inddraget i. Der er indikation på, at Teknik og Drift udfører disse opgaver til konkurrencedygtige priser. Det er dog vigtigt at understrege, at priserne er for udvalgte enkeltstående opgaver, og der kan således ikke drages en konklusion om, hvorvidt Teknik og Drift generelt er konkurrencedygtig. For nærmere at kunne vurder potentialet ved en konkurrenceudsættelse af Teknik og Drifts opgaver, anbefaler NIRAS: NIRAS anbefaling: 1. Der tilvejebringes et grundlag med registreringer, kvalitetsbeskrivelser og prissætning med enhedspriser for Teknik og Drifts opgaveportefølje. 2. Der tages på dette grundlag beslutning om, hvorvidt Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf skal konkurrenceudsættes. Såfremt en nærmere analyse peger på en konkurrenceudsættelse, anbefales én af følgende 2 modeller: NIRAS anbefaling til modeller for konkurrenceudsættelse: 1. Hele Teknik og Drifts opgaveportefølje konkurrenceudsættes. Eller 2. Drift og vedligeholdelse af grønne områder eller idrætsanlæg konkurrenceudsættes. Ovenstående skal ses i sammenhæng med, at service- og udgiftsniveauet inden for vej- og parkdrift synes lavt i forhold til andre kommuner, som NIRAS har erfaring fra. Det vurderes derfor ikke attraktivt at udbyde enkeltstående vejdriftsopgaver til eksterne entreprenører. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 2

246 Modellerne er således valgt ud fra en vurdering af, at der vil kunne opnås de mest konkurrencedygtige priser. For model 2sikres samtidigt, at Teknik og Drift har opgaver, som sikrer et fornuftigt årshjul (ressourceudnyttelse) for de resterende opgaver for den situation, hvor en ekstern entreprenør vinder. Modellerne er således valgt ud fra en vurdering af, at der vil kunne opnås de mest konkurrencedygtige priser. For model 2 sikres det samtidigt, at Teknik og Drift har opgaver, som sikrer et fornuftigt årshjul (ressourceudnyttelse) for de resterende opgaver for den situation, hvor en ekstern entreprenør vinder. Hvilken model der eventuel vælges, må afhænge af en nærmere analyse af Teknik og Drifts prisniveau. Følgende opgaver udføres i dag af eksterne entreprenører: Større slidlagsarbejder Græsslåning af græsrabatter halvdelen af græsrabatterne udføres af ekstern entreprenør Udførelse af vintertjeneste Rengøring af offentlige toiletter Drift og vedligeholdelse af vejbelysning NIRAS anbefaler, at disse opgaver forbliver konkurrenceudsat. Det anbefales, at lade Teknik og Drift afgive kontrolbud på græsslåning af vejrabatter ved et genudbud. Det bør overvejes, at lade Teknik og Drift udarbejde kontrolbud på rengøring af toiletter. Disse to opgave, vil således, hvis Teknik og Drift kontrol bliver billigst blive indliciteret. For de resterende opgaver anbefales det at lade disse opgaver forblive udliciteret, det vil sige at genudbyde opgaverne uden kontrolbud fra Teknik og Drift. Såfremt det vælges at lade alle Teknik og Drifts opgaver konkurrenceudsætte, bør det overvejes, om ovenstående opgaver - med undtagelse af slidlagsarbejder og vedligeholdelse af vejbelysning - skal medtages i dette udbud. Èt er den prisgevinst, der eventuelt vil kunne hentes ved en konkurrenceudsættelse, men der findes også andre faktorer, der kan have betydning for, om man vælger at konkurrenceudsætte. Dette er ofte: Kvaliteten i udførelsen, det vil sige muligheden for at sikre høj faglig kvalitet i udførelsen af opgaverne Fleksibilitet ved ad hoc opgaver Styring og samarbejde Varetagelse af sociale forpligtigelser Optimering og mulighed for fremtidig tilpasning af serviceniveau Udvikling Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 3

247 Fremtidssikring De 2 modeller samt det scenarie, at Teknik og Drift varetager driftsopgaverne i eget regi, vurderes i forhold til ovennævnte faktorer. De udvalgte faktorer kan alle i forskellig grad tilgodeses ved en konkurrenceudsættelse, dog kan der ikke sættes krav til seniorjobs. Det er vigtigt at nævne, at såfremt man beslutter at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje, vil mandskab og maskiner overgå til den vindende entreprenør. Det kan derfor være meget svært at hjemtage opgaveporteføljen igen. Det bør ligeledes fremhæves, at såfremt man vælger at konkurrenceudsætte enten alle opgaver eller dele heraf, vil det være nødvendigt at afsætte ressourcer til entreprisestyring. Udlicitering betyder en øget styring af økonomi og opgaveudførelse, og man bør i forbindelse med tilrettelæggelsen af et udbud nøje overveje, hvilke ressourcer, der er nødvendige for sikre en fornuftig entreprisestyring. Udgifter til entreprisestyring vurderes at antage mellem 0,25 0,5 mio. kr. årligt alt afhængig af, hvilke model, der vælges. Såfremt der skal foretages konkurrenceudsættelse af enten hele Teknik og Drifts opgaveportefølje eller blot dele heraf anbefales det som hovedregel, at udbuddene gennemføres som begrænset udbud med prækvalifikation, og at tildelingen sker efter økonomisk mest fordelagtige bud. Dette for at sikre, at udvælgelsen af entreprenør sker ikke blot efter pris, men også efter kriterier som f.eks. kompetencer/referencer, økonomisk formåen, samarbejde og organisering. Kontraktperioden anbefales til 4-6 år. Udbudsgrundlaget, der skal tilvejebringes før opgaverne kan konkurrenceudsættes vil være: Registreringer og kortmateriale for de omfattende arealer/elementer. Registreringer af grønne områder foreligger. Udbudsmateriale, udbudsbetingelser, kvalitetsbeskrivelser, samarbejdsform og tilbudsliste Udgifterne hertil vil alt afhængig af, hvilken model, der vælges, ligge i størrelsesordenen 0,6 1 mio. kr. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 4

248 2 KORTLÆGNING Teknik og Drift har ansvaret for driften af kommunens veje, stier, parker, offentlige toiletter, nogle idrætsanlæg og sportspladser samt strande. Langt hovedparten af de opgaver, Teknik og Drift udfører, er relateret til disse områder, og nærværende gennemgang tager således afsæt i disse opgaver. Teknik og Drift udfører ud over ovenstående opgaver ligeledes enkelte opgaver inden for vandløb, skove og natur samt opgaver for institutioner og skoler. Teknik og Drift udfører også opgaver i et beskedent omfang for grundejerforeninger og andre private, jf. nedenfor. 2.1 Teknik og Drift i et historisk perspektiv Ved kommunesammenlægningen i 2007 hvor Norddjurs blev sammenlagt af Grenaa, Nørre Djurs, Rougsø og det halve af Sønderhald Kommune - blev det besluttet, at Norddjurs Kommune skulle organiseres i en BUM-model i samarbejdet om vej- og parkdriftsopgaver. BUM-modellen betød, at der var en adskillelse mellem bestillerne på forvaltningen, som havde ansvar for budgettet, og udførerene på entreprenørgården, som havde ansvar for udførelse af driftsopgaverne efter aftale med bestillerne. Udførerenheden blev drevet som en entreprenørforretning. Det betød blandt andet, at entreprenørenheden havde eget time- og ressourcestyringssystem, hvor timer og materialer blev registreret på de arbejdsopgaver, der blev udført. I 2010 blev det politisk besluttet, at nedlægge BUM-modellen, og entreprenørgården blev indliciteret i forvaltningen. Med denne indlicitering fjernedes et organisatorisk niveau, og de to enheder bestillere og udfører smeltede sammen. Ressourcestyringssystemet blev officielt afskaffet, men dog opretholdt i et vist omfang for at kunne styre ressourcer på de forskellige opgavetyper. Der arbejdes i dag på at genindføre et ressourcesystem, så tids- og materialeforbrug kan henføres til de opgaver, de vedrører. Dette med henblik på en bedre styring af ressourcerne samt en synliggørelse af, hvad ressourcerne bruges til. Siden kommunesammenlægningen i 2007 og til i dag er medarbejderstaben halveret, således at der i dag er ansat ca. 40 årsværk i udførerenheden under Teknik og Drift. Siden kommunesammenlægningen er der ligeledes sket en harmonisering af plejeniveauerne. Ved kommunesammenlægningen overtog Norddjurs Kommune 4 bemandede entreprenørgårde samt amtets entreprenørgård. I dag fungerer 3 af disse entreprenørgårde. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 5

249 Ved kommunesammenlægningen tilbød Teknik og Drift at udføre opgaver for andre offentlige myndigheder og private. Omfanget heraf var dengang af et betydeligt omfang. I forbindelse med indliciteringen af udførerenheden blev de fleste kunder afviklet. I dag udføres opgaver for andre myndigheder og private kun i meget beskedent omfang, og kun i det tilfælde, at Teknik og Drift har ledig kapacitet til at udføre opgaverne. De få opgaver, der i dag udføres omfatter f.eks. vedligeholdelse af enkelte grusveje for grundejerforeninger, pleje af udenomsarealer for regionshospitalet, assistance til Reno Djurs, vintertjeneste for Vejdirektoratet, som de væsentligste. 2.2 Opgaver økonomi og serviceniveau Teknik og Drift udførte i 2012 vej- og parkdriftsopgaver for i alt 30,7 mio. kr. i eget regi. Eksterne entreprenører udførte herudover vej- og parkdriftsopgaver for 7,9 mio. kr. Som det fremgår ovenfor udfører Teknik og Drift således størstedel af driftsopgaverne med eget mandskab og materiel. Eksterne entreprenører benyttes i forbindelse med opgaver, som Teknik og Drift i spidsbelastninger ikke selv kan overkomme at udføre, eller som kræver specielt udstyr eller ekspertise. Enkelte opgaver har været konkurrenceudsat og udføres af eksterne entreprenører. Af skemaet nedenfor ses de opgaver, som er indeholdt i Teknik og Drifts budget. Af skemaet fremgår forbrug i 2012 på de forskellige opgavetyper. Af skemaet fremgår, hvorvidt opgaverne udføres i eget regi af Teknik og Drift eller om opgaverne har været konkurrenceudsat og udføres af eksterne entreprenører. Opgaver udført af eksterne entreprenører fremgår med kursiv. Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Asfaltreparationer - lapning af slaghuller - enkelte slidlagsarbejder Asfaltarbejder Nødvendig lapning af slaghuller foretages efter behov. Slidlagsarbejder i det omfang, der er budget til overs hertil. Slidlagsarbejder udbydes til eksterne entreprenører. Større slidlagsarbejder udbydes til ekstern entreprenør kr kr. Vedligeholdelse af grusveje Udbedring af huller mm. ca. 4-8 gange årligt kr. Vedligeholdelse af asfalt- og grusstier Udbedring af huller samt opretholdelse af fritrumsprofil 1-2 gange årligt kr. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 6

250 Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Vedligeholdelse af fortove og øvrige faste belægninger Græsslåning af vejrabatter Græsslåning på ubebyggede grunde (jordforsyningen) samt græsslåning på byggemodninger, der ikke er afleveret til grundejerforening Udskiftning af knækkede og løse fliser, kantsten, chaussésten mm. efter behov. Slåning 1 gang forår og 1 gang efterår. Halvdelen af græsrabatterne er konkurrenceudsat og udføres af ekstern entreprenør. Græsslåning på ubebyggede grunde 1 gang årligt. Løbende græsslåning på byggemodninger indtil byggemodningen overtages af grundejerforeningen kr kr kr kr. Græsslåning og pleje af idrætsanlæg og sportspladser Pleje og vedligeholdelse af parker og grønne områder Pleje og vedligeholdelse af beplantning på veje, f.eks. græs i bynære rabatter samt bede og beplantning på vejarealer Vedligeholdelse af vejrabatter, herunder vedligeholdelse af vejafvanding Vedligeholdelse af skilte og vejudstyr Græsslåning 1-2 gange ugentligt. Opstribning. Gødskning og eftersåning efter behov. Beskæring af læbælte efter behov. Græsslåning som brugsplæne (græshøjde max cm). Slåning hver 8-10 dag. Beskæring efter behov ca. 1 gang årligt. Ukrudtsbekæmpelse ca. 6 gange i vækstsæsonen. Tømning af affaldskurve og renholdelse af arealer efter behov ca. 1 gang ugentligt i vækstsæsonen. Pleje af bede efter behov. Græsslåning ca. hver 14. dag. Beskæring af beplantning efter behov. Typisk som vinterarbejde. Kanttilfyldning 1 gang årligt. Kantfræsning efter behov. Vedligeholdelse af vejafvanding, spuling af underføringer, når der opstår afvandingsproblemer. Udskiftning og opretning efter behov kr kr kr kr kr. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 7

251 Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Vedligeholdelse af vejafmærkning Vedligeholdelse af busskure og skilte Vedligeholdelse af mindesmærker og vandkunst Vedligeholdelse af strandarealer Renholdelse af veje, stier og pladser (færdselsarealer) i form af fejning og affaldsopsamling Trafiktællinger Færdselskampagner Styring af vintertjeneste (vintervagt) Indkøb af grus og salt til vintertjenesten Genmarkering i form af mindre håndarbejder som f.eks. etablering/reparation af hajtænder. Større genmarkeringsopgaver i forbindelse med slidlagsarbejder konkurrenceudsættes. Det anførte beløb omfatter kun forbrug til genmarkring udført af Teknik og Drift. Reparation, udskiftning, afvaskning mm. efter behov. Vandkunst klargøres og åbnes forår samt lukkes efterår. Jævnligt tilsyn og rensning løbende i sæsonen. Strandrensning efter behov. Renholdelse 1 gang ugentligt. Opgaven omfatter hovedsageligt bortkørsel af tang og reparation af affaldsstativer efter behov. Pleje af beplantning i mindre omfang. Kantstensfejning 1 gang forår. På få udvalgte veje også fejning efterår. Fejning, affaldsopsamling samt tømning af affaldskurve intensivt i Grenaa bymidte. Øvrige områder ca. 1 gang ugentligt. Ukrudtsbekæmpelse efter behov, 2 6 gange årligt. Opsætning og nedtagning af tælleudstyr. Opsætning og nedtagning af kampagneskilte. Udkald, administration af salt, vedligeholdelse af udstyr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 8

252 Opgaver Serviceniveau og evt. bemærkninger Forbrug 2012 excl. moms Vedligeholdelse af vintermateriel kommunens plove, spredere mm. samt egne traktorer, lastbil mm. Udførelse af vinterruter i eget regi Udførelse af vintertjeneste ved eksterne entreprenører Mindre vejreguleringer Brovedligeholdelse, incl. tilsyn med Ørbæk Ekstraordinær drift på idrætsanlæg og sportspladser Rengøring af offentlige toiletter Drift og vedligeholdelse af vejbelysning excl. strømforbrug I alt Udførelse af enkelt kørebaneruter samt sti- og fortovsruter. Hovedparten af kørebaneruter udføres af eksterne entreprenører Budgettet rækker typisk til regulering af én vejudmunding. Regulering i fbm. modulvogntog. Maling af rækværker og mindre reparationer. Omlægninger, udtyndinger af beplantning mm. Opgaven omfatter rengøring af offentlige toiletter i byerne og på standene. Opgaven har været konkurrenceudsat og udføres af eksterne entreprenør. Kontraktperioden er 1. februar 2011 til 31. januar Drift og vedligeholdelse af vejbelysningen. Opgaven har været konkurrenceudsat og udføres af ekstern entreprenør. Kontraktperioden er 1. oktober 2011 til 30. september kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Serviceniveau samt forbrug til drift- og vedligeholdelse af veje, stier, grønne områder og idrætsanlæg synes lavt i forhold til andre kommuner, som NIRAS har erfaring fra. Der foretages ingen systematisk tømning af rendestensbrønde, og der foretages f.eks. kun fejning langs kantsten én gang årligt. Udgifter til græsslåning af vejrabatter er lavt. I betragtning af det lave serviceniveau og de forholdsvis små budgetter, er det bemærkelsesværdigt, at der bruges knapt kr. til græsslåning af byggemodninger. Disse udgifter afholdes almindeligvis via grundsalgskontoen. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 9

253 Det er ligeledes bemærkelsesværdigt, at driftsbudgettet er meget beskedent til større asfaltarbejder, og at der ikke hverken gennem drifts- eller anlægsbudget - investeres i fortovsfornyelser. Konsekvensen af dette vil være, at fortovs- og asfaltbelægningerne langsomt nedbrydes. I betragtning af, at service- og udgiftsniveau er lavt, vurderes det ikke attraktivt at udbyde enkeltstående opgaver inden for vejdrift. Det anbefales således at konkurrenceudsætte enten hele Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf i form af pleje af grønne områder eller pleje af idrætsanlæg. Såfremt udgiftsniveauet til fornyelse af fortovs- og asfaltbelægninger hæves, anbefales det, at disse opgaver udbydes til ekstern entreprenør. I skemaet nedenfor fremgår NIRAS gennemsnitlige erfaringspriser for asfaltvedligeholdelse, indeholdende løbende vedligeholdelse som lapning af huller samt udførelse af større reparationer og slidlag. Priserne er hovedsageligt erfaringspriser fra funktionsudbud. Område Erfaringspris pr. år Asfalt veje på landet Asfaltveje i by kr. pr. km kr. pr. km NIRAS erfaringspriser for fortovsbelægninger vedligeholdt til en middel standard anslås til ca kr. pr. km. Udgiften indeholder løbende vedligeholdelse i form af udskiftning af knækkede fliser samt fornyelse af det enkelte fortov hvert 100. år. 2.3 Opgaver, der i dag er konkurrenceudsat og evt. kunne indliciteres Som det ses af ovenstående har græsslåning af vejrabatter, rengøring af offentlige toiletter, hovedparten af vintertjenesten samt vedligeholdelse af vejbelysningen i Norddjurs Kommune været konkurrenceudsat og udføres således i dag af eksterne entreprenører. I det omfang hele driftsbudgettet til asfaltvedligeholdelse ikke bruges på lapning af huller, udbydes slidlagsarbejde og større asfaltreparationer ligeledes til eksterne entreprenører. Teknik og Drift råder ikke over kompetencer og materiel til udførelse af større asfaltarbejder samt vedligeholdelse af vejbelysning. Ligeledes har Teknik og Drift ikke materiel i form af rendegravere eller lastbiler til udførelse af al vintertjeneste. Med afsæt i disse argumenter anbefales det derfor, at disse arbejder forbliver konkurrenceudsat, og at Teknik og Drift ikke afgiver kontrolbud ved genudbud af opgaverne. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 10

254 I forbindelse med konkurrenceudsættelse af rengøringen af de offentlige toiletter afviklede Teknik og Drift rengøringsteamet. Det anbefales, at rengøringen af toiletter genudbydes, og det i den forbindelse overvejes, hvorvidt Teknik og Drift skal afgive kontrolbud. Halvdelen af græsslåningen af vejrabatter er konkurrenceudsat og udføres af ekstern entreprenør. Det anbefales, at opgaven forbliver konkurrenceudsat og at lade Teknik og Drift afgive kontrolbud, således at opgaven kan forblive i kommunalt regi, hvis det viser sig, at de eksterne priser er for høje. Ved sidste udbud afgav den vindende entreprenør en meget lav pris, mens de resterende bud lå væsentligt højere. 2.4 Vareindkøb De vareindkøb, der har et vist volumen, som f.eks. salt samt fliser og brøndgods, er konkurrenceudsat. Konkurrenceudsættelse sker enten sammen med andre kommuner eller via Norddjurs Kommunes indkøbskontor. 2.5 Organisation og bemanding Teknik og Drift har ca. 40 årsværk ansat til udførelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaverne, heraf aflønnes 2 årsværk gennem aktiveringsordninger. Teknik og Drift varetager ligeledes mentorfunktion i forhold til 4 personer anvist af jobcenteret, og Teknik og Drift varetager straks-aktivering af 1-20 personer årligt. Teknik og Drift er organiseret, som det fremgår af figuren nedenfor med en Teknik og Driftschef, der varetager den overordnede ledelse af afdelingen. Til driftslederen er knyttet en værkstedfunktion med 2 årsværk samt en stabsfunktion med 2 personer. Den daglige udførelse af vej- og parkdriften ledes af to driftsledere - en formand for den grønne pleje samt en formand til varetagelse af vejområdet. Driftslederne har i alt til sammen 7 holdledere under sig. Holdlederne har hvert et opgavefelt, f.eks. græsslåning, skilte eller lign, som de har ansvar for. Der findes ingen faste teams under holdlederne, men der dannes et basisteam under hver holdleder alt efter sæsonen og de opgaver, der skal udføres i relation hertil. I vækstsæsonen, når græsset gror og skal slås ofte, vil basisteamet under holdlederne, der har ansvar for græsslåningen, således udgøres af flere folk end f.eks. i efteråret. Medarbejderne er således vant til at udføre multifaglige opgaver og har således forståelsen og kendskabet til flere faglige discipliner. Dette giver sammen med organiseringen den fleksibilitet, der er nødvendig for at optimere driften i en kommunal driftsorganisation. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 11

255 I vinterperioden har Teknik og Drift udfordringer med at beskæftige hele arbejdsstyrken, hvorfor der typisk hjemsendes ca. 12 personer hver vinter. Med disse hjemsendelser afspejler antallet af medarbejdere også i vinterperioden - arbejdsmængden. Organisationen vurderes således hele året at være trimmet til de opgaver, der skal udføres Personer i fleksjob, lærlinge mm. Teknik og Drift varetager en social forpligtigelse ved aktivering af personer i fleksjobs (3 personer), personer anvist af jobcenteret (4 personer) samt personer i straks-aktivering (1-20 personer årligt). Ligeledes har Teknik og Drift 2 gartnerlærlinge (svarende til 1 årsværk) ansat. De 4 personer anvist af jobcenteret er tilknyttet en fast mentor. Opgaverne, der udføres er typisk fejeopgaver og opsamling af affald samt øvrige ad hoc opgaver som f.eks. reparation eller opsætning af skilte. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 12

256 På materielgården i Grenaa beskæftiger 1 person sig med de straks-aktiverede. Opgaven består typisk i at få personerne til at møde på arbejde. En af hovedaktiviteterne er træ-flækning. Det vurderes at varetagelsen af en mentorrollerne modsvarer ca. 0,5 årsværk. 2.6 Materiel og materielgårde Teknik og Drift er fysisk placeret på tre materielgårde. Èn placeret i Allingåbro, én i Glesborg samt én på Kalorievej i Grenaa. De fleste aktiviteter foregår fra materielgården i Grenaa, idet der her findes velfærdsfaciliteter samt værksted. Materielgården i Allingåbro og Glesborg benyttes hovedsageligt til opbevaring af salt samt vintermateriel, og må betragtes som stillepladser. Stillepladsen i Glesborg ligger geografiks bedst i forhold til at betjene Norddjurs Kommune, men at benytte Glesborg som den primære materielgård vil betyde, at der skal investeres i værkstedfunktion og velfærdsfaciliteter. Maskinparken er tilpasset, således at der rådes over netop de maskiner, der benyttes til Teknik og Drift opgaveporteføjle. Teknik og Drift råder udover en fejemaskine til kantstensfejning - ikke over specialmaskiner, som kun benyttes til særlige opgaver. Fejemaskinen til kantstensfejning udnyttes fuldt ud, idet maskinen udfører opgaver for eksterne kunder, når den ikke benyttes i Norddjurs. Teknik og Drift har i dag eget værksted på materielgården i Grenaa, hvor der er ansat 2 mekanikere på fuld tid. Værkstedet udfører service på en stor del af de maskiner, der er tilknyttet Teknik og Drift, og har en vigtig funktion i forhold til vedligeholdelse af udstyret til vintervedligeholdelse. Værkstedsfunktionen sikrer, at der er den nødvendige kompetence til at foretage en faglig vurdering af reparationsbehovene. En optimeret brug af maskinerne nødvendiggør, at der er en faglig kompetent og fleksibel værkstedsfunktion, som kan foretage den nødvendige service og reparation af maskinerne. Der vurderes ikke at være noget besparelsespotentiale ved udlicitering af værkstedsfunktionen. En opretholdelse af værkstedsfunktionen vurderes ligeledes nødvendig, dels af hensyn til en optimeret og fleksibel brug af maskinerne dels af hensyn til servicering af vintermateriellet. 2.7 Benchmarking Der vil kunne foretages en benchmarking af Teknik og Drifts priser med markedspriser. Dette forudsætter dog, at Teknik og Drift har registret timeforbrug på de opgaver, der skal benchmarkes, og at mængder og plejeniveau er kendt. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 13

257 Idet Teknik og Drift ophørte udbygningen af timeregistreringen i forbindelse med indliciteringen i 2010 er det kun muligt ud fra foreliggende data at benchmarke på følgende udvalgte områder: Græsslåning på idrætspladser Vedligeholdelse af udvalgte grusveje Vedligeholdelse af grønt område i Grenaa Timeprisen for mandskab er 255 kr. I denne pris er ikke indregnet udgifter til bygninger, ledelse mm. Timeprisen er derfor ikke direkte sammenlignelig med private markedspriser. Prisen vurderes umiddelbart rimelig. Timeprisen for maskiner er incl. alle udgifter, herunder blandt andet værksted, mekanikerløn, afskrivninger mm Græsslåning på idrætspladser Til benchmarking er udvalgt to idrætsanlæg, henholdsvis idrætsanlægget i Nørager og Allingåbro. Der beregnes en enhedspris for græsslåning på under 2 kr. m 2 pr. år. Denne pris er baseret på timeprisen som angivet ovenfor. NIRAS s erfaringspris på græsslåning (indhentet ved udbud) ligger tilsvarende i størrelsesordenen 2-3 kr. pr. m 2 pr. år. Med baggrund i disse to udvalgte idrætsanlæg, tyder det således på, at Teknik og Drift er konkurrencedygtig forså vidt angår græsslåning på idrætsanlæg Vedligeholdelse af udvalgte grusveje Til benchmarking benyttes udvalgte grusveje og pladser i distrikt Grenaa. Der er udvalgt 6 km grusveje og m 2 gruspladser. Teknik og Drift udfører vedligeholdelse af disse udvalgte grusveje til ca kr. pr. km pr. år. I enhedsprisen er indeholdt grusmaterialer, og til grund for enhedsprisen er timeprisen angivet ovenfor. NIRAS s erfaringspris, som er indhentet ved udbud og som vurderes at være sammenlignelig ligger på ca kr. pr. km pr. år Vedligeholdelse af grønt område i Grenaa Det gamle anlæg ved sygehuset i Grenaa er udvalgt til benchmarking af Teknik og Drifts udførelse af diverse parkdriftsopgaver. Det drejer sighovedsageligt om græsslåning, lugning og renholdelse. Teknik og Drift udrører disse plejeopgaver til ca kr. årligt. Grundlaget for denne pris er timeprisen ovenfor. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 14

258 NIRAS vurderer, at denne pris er fornuftig sammenlignet med lignende erfaringspriser fra udbud. 2.8 Sammenfatning På baggrund af de foreliggende oplysninger om budget/forbrug til opgavevaretagelsen inden for vej- og parkområdet, synes service- og udgiftsniveauet i Norddjurs Kommune at ligge lavt i forhold til andre kommuner, som NIRAS har erfaring fra. Der foretages ingen systematisk tømning af rendestensbrønde, og der foretages f.eks. kun fejning langs kantsten én gang årligt. Udgifter til græsslåning af vejrabatter er lavt. I betragtning af, at service- og udgiftsniveau er lavt, vurderes det ikke attraktivt at udbyde enkeltstående opgaver inden for vejdrift. Såfremt udgiftsniveauet til fornyelse af fortovs- og asfaltbelægninger hæves, anbefales det, at disse opgaver udbydes til ekstern entreprenør. Det vurderes på det grundlag, der har været til stede at udførerafdelingen i Norddjurs Kommune ved sammenligning med øvrige kommuner er en veldrevet og fleksibel organisation, som har skabt de bedste vilkår for en optimal udnyttelse af de tilgængelige ressourcer. Ressourcerne udnyttes optimalt over året, hvilket blandt andet kommer til udtryk ved, at der vinterhjemsendes godt ¼-del af medarbejderne. Antallet af medarbejdere afspejler således arbejdsmængden over året. Teknik og Drift varetager sociale forpligtigelser i form af beskæftigelse af gartnerlærlinge, fleksjobbere samt personer anvist af jobcenteret og personer i straksaktivering. På de udvalgte opgaver, græsslåning på to idrætsanlæg, vedligeholdelse af udvalgte grusveje samt pleje af ét grønt område i Grenaa, er der indikation på, at Teknik og Drift udfører til konkurrencedygtige priser. Det er vigtigt at holde sig for øje, at den benchmarking, der er foretaget kun er enkelte stikprøver inden for udvalgte, meget afgrænsede områder. Sammenligningen med private markedspriser kan således ikke bruges til at drage en konklusion på, hvorvidt Norddjurs Kommune er konkurrencedygtig eller ej, og om der således er potentiale for at konkurrenceudsætte Teknik og Drifts opgaver. Set i dette lys, anbefales det, at igangsætte et grundlag med tilhørende prissætning, hvor Teknik og Drifts konkurrencedygtighed kan vurderes nærmere. Udfaldet af denne vurdering bør derefter danne grundlag for, hvorvidt Teknik og Drifts opgaveportefølje bør konkurrenceudsættes. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 15

259 Grundlaget skal indeholde følgende: registreringer af arealer/elementer kvalitetsbeskrivelser for opgaver med en fast standardpleje prissætning med enhedspriser for Teknik og Drifts opgaveportefølje Ovenstående - ekskl. Prissætning vil være en del af det materiale, der skal tilvejebringes, såfremt Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf skal konkurrenceudsættes. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 16

260 3 KONKURRENCEUDSÆTTELSE I udgangspunktet vurderes Teknik og Drifts opgaver som udbudsegnede med undtagelse af vintervagtfunktionen, som traditionelt ikke udbydes til ekstern entreprenør. Der kan være opgaver, som opsætning/nedtagning af trafiktællingsmateriel, opsætning/nedtagning af kampagnemateriale, samt enkelte andre ad hoc opgaver, som med fordel kan forblive i en serviceenhed i kommunalt regi. En analyse af udliciteringsgraden i vej- og parkdriftsopgaver fra 2012 foretaget af Dansk Byggeri viser, at Norddjurs har en udliciteringsgrad på mellem 35,9 50%. Af danmarkskortet nedenfor se, udliciteringsgraden i de øvrige danske kommuner. Kilde: Dansk Byggeri, juni Udfaldet af en konkurrenceudsættelse vil altid være svær at forudsige. Udbudsrådet gennemførte i juni 2012 en undersøgelse af vejserviceopgaver via traditionelle udbud. Konklusionerne ses nedenfor. At fem ud af ni undersøgte kommuner oplever en økonomisk gevinst ved at skabe konkurrence om vejserviceopgaver. De økonomiske besparelser er på mellem 3% og 28% af nettoomkostningerne. To kommuner oplever en fordyrelse på henholdsvis 17% og 20% af nettoomkostningerne. Generelt er kvaliteten i opgaveløsningen fastholdt uden nogen tendens til forbedringer eller forværringer af kvaliteten, fordi kommunerne har anvendt de samme kvalitets- og Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 17

261 servicestandarder før og efter udbuddet. Der er dog opnået en bedre styring af og overblik over området, efter der blev skabt konkurrence om opgaverne. Det har gjort det lettere for kommunerne at prioritere opgaver og skabe gennemsigtlighed i udgifterne på området. I syv ud af ni cases er der sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, hvilket har medført ændrede medarbejderforhold. Medarbejdertilfredsheden falder i hovedparten af casene i forbindelse med udbuddet, men tilfredsheden oprettes typisk undervejs i driftsfasen. Der er begrænsede effekter i forhold til udvikling og videndeling i opgaveløsningen. Innovation i opgaveløsningen ses særligt i forbindelse med førstegangsudbud. Kilde: Effekterne af konkurrence på det kommunale vejområde, Udbudsrådet, Erfaringer fra udbud NIRAS har gennemført indikerer ligeledes, at der ved en konkurrenceudsættelse vil være en økonomisk gevinst. Som eksempel kan nævnes, at der ved førstegangsudbud af hele entreprenørgårde har været økonomiske besparelser på 10-18%. Erfaringerne ved disse udbud viser, at der i de tilfælde, hvor entreprenørgårdens kontrolbud har været billigst, har kontrolbuddet ligget lavere end det hidtidige udgiftsniveau. Kontrolbuddet med udgangspunkt i erfaringer fra konkurrenceudsættelse af hele entreprenørgårde - ses ofte at være ca. 10% under hidtidige pris. Forklaringen her på ligger i, at der ved udarbejdelse af kontrolbud ved en konkurrenceudsættelse, foretages en nøje gennemgang og vurdering af alle opgaver, ressourcer og organisering med henblik på at kunne være konkurrencedygtig. Med afsæt generelle erfaringer vil der således ofte være en økonomisk gevinst ved at konkurrenceudsætte vej- og parkdriftsopgaverne. Der er forskellige faktorer, der er afgørende for udfaldet af en konkurrenceudsættelse af Teknik og Drifts opgaveportefølje. De mest betydningsfulde faktorer er: den udbudte opgaves karakter det aktuelle marked, herunder priser samt udvalg af entreprenører, der har kvalifikationer og kapacitet til at byde på opgaven kontraktperiodens længde effektiviteten i Teknik og Drifts udførelse af opgaverne Nedenfor er redegjort for de enkelte faktorer. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 18

262 Den udbudte opgaves karakter Opgaven skal have en sammensætning, som enten er meget fagspecifik eller som indeholder flere opgavetyper, som over året komplementerer hinanden, således at entreprenøren kan opretholde en beskæftigelse af medarbejdere og materiel hele året og opnå mulighed for stordrift. Den udbudte opgave skal være veldefineret uden for store risikomomenter. Dette er bestemmende for, om opgaven er attraktiv at byde på. Opgavens karakter skal ligeledes ses i sammenhæng med de opgaver, der eventuelt forbliver i udførerenhedens regi, idet disse opgaver gerne skulle være grundlag for en effektiv drift for Teknik og Drift. Med det lave udgifts- og serviceniveau, der er i Norddjurs Kommune, anbefales det at udbyde vejdriftsopgaverne samlet og sammen med de grønne plejeopgaver. Det vil sige, at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje. Alternativt konkurrenceudsætte de grønne plejeopgaver eller pleje af idrætsanlæggene, således at der resterer en rentabel opgaveportefølje til Teknik og Drift. Det aktuelle marked Den aktuelle markedssituation herunder hvorvidt entreprenørerne har ledig kapacitet til afgivelse af bud og udførelse af driftsopgaverne har naturligvis betydning for udfaldet af en konkurrenceudsættelse. Ligeledes vil udvalget af de potentielle entreprenører, der har kvalifikationer til at byde på den givne opgave, være af betydning for en konkurrenceudsættelse. Ser man på vej- og parkdrift som helhed, er der forholdsvis få private virksomheder, som kan klare hele opgavespektret selv, fra asfaltreparationer over græsslåning til pleje af blomsterbede. Af sådanne kan eksempelvis nævnes entreprenør Kaj Bech, Holstebro, som nu i 2. kontraktperiode varetager drift og vedligeholdelse af veje og grønne områder i det tidligere Holstebro Kommune. Arkil (varetager drift og vedligeholdelse for Vejdirektoratet) og Hededanmark (varetager drift og vedligeholdelse i Favrskov, Frederikssund og Svendborg Kommune) og har også kontrakter, der omfatter vejdrift og grøn drift. Hvis der ses på vejdrift og parkdrift hver for sig, vil der være et større antal aktører på markedet. Flere anlægsgartnerfirmaer har taget drift af kommunale grønne områder op, eksempelvis Nygaard, Torben Jensen og VM Anlæg. Tilsvarende vil der være flere aktører inden for vejdrift, eksempelvis NCC, Arkil og LMK. Markedet afspejler, at de fleste udbud inden for vej- og parkdrift er fagligt afgrænsede, eksempelvis mellem park og vej, men ofte yderligere fagopdelt, således at asfaltvedligeholdelse, pasning af vejrabatter, fortovsrenoveringer, grøn drift mv. udbydes i særskilte entrepriser blandt entreprenører, som selv har kompetence på området. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 19

263 Vi har dog de sidste år set, at hele kommuners vej- og parkdrifts opgaver konkurrenceudsat. Dette gælder blandt andet Favrskov Kommune, Svendborg Kommune, Viborg Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Sorø Kommune samt Frederikssund Kommune. Det vurderes, at der vil kunne opnås en fornuftig konkurrence ved enten at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje eller ved at konkurrenceudsætte enten de grønne plejeopgaver eller pleje af idrætsanlæggene. Kontraktperiodens længde Jo længere en kontraktperiode er, jo bedre vil en entreprenør kunne optimere sin drift og afskrivninger af f.eks. materiel, og derved skabe optimale priser ved et udbud. Udbudsreglerne og praksis ved udbud fastsætter dog begrænsninger i kontraktperiodens længde, hvorfor det er vigtig at skele hertil, når kontraktperioden skal fastsættes for et givent udbud. Kontraktperioden for vej- og parkdriftsopgaver vil typisk ligge på ca. 4 år samt eventuelt 1-2 optionsår. Ved konkurrenceudsættelse af hele kommunale entreprenørgårde kan kontraktperioden være op til 6 år samt eventuelt 1-2 optionsår. Effektiviteten i Teknik og Drifts udførelse af opgaverne Udgangspunktet for, hvor effektivt driftsopgaverne er udført, har naturligvis betydning for udfaldet af en konkurrenceudsættelse. Selv om der med den benchmarking, der er foretaget på udvalgte opgaver i forbindelse med denne opgave, er indikationer på, at Teknik og Drift er konkurrencedygtig, kan det ikke konkluderes hvorvidt Teknik og Drift generelt udfører opgaverne konkurrencedygtigt. Erfaringer viser, at entreprenørgårde (kontrolbud) ved konkurrenceudsættelse giver en effektiviseringsgevinst. NIRAS erfaringer viser en økonomisk gevinst på op til 10% af budgettet. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 20

264 4 MODELLER FOR UDLICITERING Skal Teknik og Drifts opgaveportefølje eller dele heraf konkurrenceudsættes - anbefales det, at det sker efter følgende modeller: 1. Hele Teknik og Drifts opgaveportefølje konkurrenceudsættes 2. Drift og vedligeholdelse af grønne områder eller idrætsanlæg konkurrenceudsættes Modellerne er valgt ud fra en vurdering af, at der vil kunne opnås de mest konkurrencemæssige priser samt at det samtidigt sikres, at Teknik og Drift har opgaver, som sikrer et fornuftigt årshjul. Ligeledes at, det ikke vurderes hensigtsmæssigt at udbyde vejdriftsopgaverne i mindre opgaver, da service- og udgiftsniveau synes lavt. Det er således vigtigt såfremt hele opgaveporteføljen ikke konkurrenceudsættes at der også efter et udbud er grundlag for en effektiv drift af udførerenheden. Dette blandt andet ved, at de opgaver der skal udføres har et passende flow henover året, således at der er mulighed for en høj udnyttelsesgrad af ressourcer. Ligeledes at de tilbageværende opgaver har et volumen, der sikrer at mandskabets kompetencer opretholdes ved udførelsen af opgaverne, således at der ikke skal opbygges kompetencer/rutine hver gang, opgaven skal udføres. Opgaverne og sammensætningen af disse skal ligeledes være afstemt med det materiel, der er rentabelt og til rådighed for Teknik og Drift. Der kan være andre faktorer end pris, der er afgørende for, om man vælger at konkurrenceudsætte en opgave. Dette er ofte følgende faktorer: Kvaliteten i udførelsen, det vil sige muligheden for at sikre høj faglig kvalitet i udførelsen af opgaverne Fleksibilitet ved ad hoc opgaver Styring og samarbejde Varetagelse af sociale forpligtigelser Optimering og mulighed for fremtidig tilpasning af serviceniveau Udvikling Fremtidssikring I skemaet nedenfor er faktorerne kommenteret i forhold til de to modeller samt det scenarie, at Teknik og Drift bibeholder opgaver i eget regi. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 21

265 Model 1 Model 2 Model 3 Hele Teknik og Drifts Konkurrenceudsættel- Teknik og Drifts opga- opgaveportefølje kon- se af grønne områder veportefølje bibehol- kurrenceudsættes eller idrætsanlæg des i eget regi Kvalitet i Der findes kompetente entre- Der findes kompetente Kvaliteten i opgaveudførel- udførelsen prenører, men erfaringen viser, at der vanskeligt kan entreprenører til udførelsen af alle delopgaverne i ud- sen i dag er ikke vurderet. Med tilvejebringelse af opnås højt niveau på alle buddet. registreringer og kvalitets- områder. beskrivelser vil der kunne naturligt kunne arbejdes med kvaliteten i opgaveudførelsen. Fleksibilitet Mindre fleksibilitet i løsning af Mindre fleksibilitet i løsning Stor fleksibilitet. ved ad hoc opgaver opgaver, der opstår og skal løses nu og her. Der kan stilles krav til udvalgte akutopgaver. Nogle kommuner vælger at bibeholde en en- af opgaver, der opstår og skal løses nu og her. Der kan stilles krav til udvalgte akutopgaver. hed, der vil kunne behandle et lille udvalg af disse ad hoc opgaver. Styring og Der findes gode eksempler Der findes gode eksempler Styring og ledelse af egne samarbejde på det gode, tillidsfulde samarbejde, men grundlæggende på det gode, tillidsfulde samarbejde, men grund- medarbejdere i Teknik og Drift. vil forvaltning og entreprenør læggende vil forvaltning og have forskellig målsætning. entreprenør have forskellig Forvaltningen vil have mest målsætning. Forvaltningen muligt for pengene og entre- vil have mest muligt for prenøren vil have størst mulig pengene og entreprenøren fortjeneste. vil have størst mulig fortje- Entreprisestyring og samarbejde med én entreprenør. neste. Entreprisestyring og samarbejde med én entreprenør foruden styring og ledelse af egne medarbejdere i Teknik og Drift. Sociale Der kan stilles krav til sociale Der kan stilles krav til socia- Der kan stilles krav til socia- forpligtigelser forpligtigelser i et udbud. Kravene skal stå mål med opgavens karakter. Kravene vil dog være fastlåste i kontraktperioden. le klausuler, dog ikke i så stor udstrækning, som hvis hele opgaveporteføljen konkurrenceudsættes. Teknik og Drift kan fortsat le forpligtigelser, som vil kunne ændres efter behov. Norddjurs aftager personer i seniorjobs. Der kan ikke stilles krav til ekstern entreprenør om ansættelse af personer i seniorjobs. varetage en social forpligtigelse gennem den opgaveportefølje, som ikke konkurrenceudsættes. Der kan ikke stilles krav til ekstern entreprenør om ansættelse af personer i seniorjobs. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 22

266 Model 1 Model 2 Model 3 Hele Teknik og Drifts Konkurrenceudsættel- Teknik og Drifts opga- opgaveportefølje kon- se af grønne områder veportefølje bibehol- kurrenceudsættes eller idrætsanlæg des i eget regi Optimering Entreprenører vil have fokus Entreprenører vil have Med tilvejebringelse af og mulighed for fremtidig tilpasning af serviceniveau på optimeringsmuligheder, men vil normalt selv drage fordel heraf. Forvaltningens muligheder for at identificere optimeringsmuligheder begrænses, når man fokus på optimeringsmuligheder, men vil normalt selv drage fordel heraf. Forvaltningens muligheder for at identificere optimeringsmuligheder begræn- registreringer, kvalitetsbeskrivelser og prissætning, vil der kunne arbejdes målrettet med optimering af driften. Ændringer i serviceniveau ikke har detailoplysninger om ses, når man ikke har detai- vil kunne foretages ube- driftsforholdene. loplysninger om driftsforhol- grænset. Ændringer i serviceniveau dene. begrænses. Ændringer i serviceniveau begrænses. Udvikling Løbende ændringer for at Løbende ændringer for at Udviklingen inden for udfø- tilgodese nye behov kan tilgodese nye behov kan rerenheden skal drives af aftales, men vil ikke være aftales, men vil ikke være ledelse og medarbejdere. underlagt konkurrence. underlagt konkurrence. Der vil kunne samarbejdes Faglig udvikling på området kræver tæt samspil og erfaringsudveksling mellem parterne. Mulighederne herfor Faglig udvikling på området kræver tæt samspil og erfaringsudveksling mellem parterne. Mulighederne med private entreprenører på udvalgte områder med henblik på udvikling og erfaringsudveksling. begrænses ved at forvaltnin- herfor begrænses ved at gen ikke har detailoplysninger forvaltningen ikke har detai- om driften. Mulighederne loplysninger om driften. afhænger, således meget af Mulighederne afhænger, entreprenørens vilje til sam- således meget af entrepre- arbejde og åbenhed om nørens vilje til samarbejde udviklingspotentialer. og åbenhed om udviklingspotentialer. Fremtids- Materiel og mandskab vil Materiel og mandskab vil sikring overgå til en ekstern entreprenør, såfremt udbuddet overgå til en ekstern entreprenør, såfremt udbuddet vindes af denne. vindes af denne. Det vil således være svært at I kraft af, at Teknik og Drift hjemtage opgaverne til egen bibeholder en opgaveporte- drift, hvis udbuddet vindes af følje, vil det være lettere at ekstern entreprenør. hjemtage opgaven igen ved Der vil således være tale om udløb af kontraktperioden. genudbud ved kontraktperiodens udløb. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 23

267 Som det fremgår af skemaet ovenfor kan de udvalgte faktorer tilgodeses ved en konkurrenceudsættelse, dog kan der ikke sættes krav om seniorjobs til en ekstern entreprenør. Med hensyn til ad hoc opgaver, vil fleksibiliteten sandsynligvis blive mindre ved at udlicitere. Det bør fremhæves, at såfremt man vælger at konkurrenceudsætte enten alle opgaver eller dele heraf, vil det være nødvendigt at afsætte ressourcer til entreprisestyring. Udlicitering betyder en øget styring af økonomi og opgaveudførelse, og man bør i forbindelse med tilrettelæggelsen af et udbud nøje overveje, hvilke ressourcer, der er nødvendige for sikre en fornuftig entreprisestyring. Det er ligeledes vigtigt at nævne, at såfremt man beslutter at konkurrenceudsætte hele Teknik og Drifts opgaveportefølje, vil mandskab og maskiner overgå til den vindende entreprenør. Det kan derfor være meget svært at hjemtage opgaveporteføljen igen. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 24

268 5 UDBUDSFORMER OG UDBUDSGRUNDLAG Konkurrenceudsættelse af opgaver sker efter de gældende udbudsregler. I forhold til vej- og parkdriftsopgaver vil være EU-udbudsregler eller den danske tilbudslov. Det anbefales, at udbuddene gennemføres som begrænset udbud med prækvalifikation, og at tildelingen sker efter økonomisk mest fordelagtige bud. Dette for at sikre, at der ved udvælgelsen af entreprenør sker ikke blot sker efter pris, men også efter kriterier som f.eks. kompetencer/referencer, økonomisk formåen, samarbejde og organisering. 5.1 Udbudsgrundlag Følgende grundlag skal være tilvejebragt for at konkurrenceudsætte de pågældende opgaver: De omfattende arealer (elementer) skal registreres, og der skal udarbejdes kortmateriale Udarbejdelse af udbudsmateriale, indeholdende betingelser, kvalitetsbeskrivelse, tilbudsliste Materiel skal prissættes, hvis der indgår overdragelse af materiel i udbuddet Samarbejdsform skal aftales, herunder om en aftale skal være partneringsbaseret Oplysninger om medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages, hvis der indgår virksomhedsoverdragelse i udbuddet Organisering efter udbuddet skal være afklaret. Det skal påregnes, at der skal afsættes øgede ressourcer til entreprisestyring, jf. skemaet nedenfor. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 25

269 Af skemaet nedenfor er ses anslåede udgifter til at tilvejebringe udbudsgrundlaget for de forskellige modeller. Anslåede omkostninger ved tilvejebringelse af grundlag for udbud Model 1 Model 2 Model 3 Hele opgaveporte- Grønne områder Opgaver bibehol- følje udbydes eller idrætsanlæg delse i eget regi udbydes Registreringer ca kr. Registreringer er ca kr. (Registreringer for grønne områder er til resterende registreringer. stort set til vejebragt. til resterende registreringer. stort set tilvejebragt) Udbudsmateriale og gennemførelse af udbud Ca kr. Ca kr. Ca kr. Udgiften dækker udgifter til kvalitetsbeskrivelser og tilbudsliste. Entreprisestyring Ca kr. Ca kr. Ingen. og opfølgning på kontrakten pr. år Svarende til knapt ét årsværk svaren- Svarende til ca. ét halvt årsværk. de. Norddjurs Kommune: Muligheder for ind-/udlicitering indenfor vej- og parkområdet 26

270 Bilag: Tilbud_benchmarking_Norddjurs MTU pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 81283/13

271 UDKAST 14. juni 2013 Norddjurs Kommune TILBUD PÅ BENCHMARKING AF TEKNIK OG DRIFT S VEJ- OG PARKDRIFTSOPGAVER 12. juni 2013 Projekt nr Dokument nr Projekt nr. Dokument nr. Version 1 1 OPGAVEN De genereller erfaringer ved konkurrenceudsættelser er, at der opnås en økonomisk gevinst. Norddjurs Kommune har i relation til disse generelle erfaringer behov for en kvalificeret vurdering af det potentiale, der sandsynligvis vil være ved at konkurrenceudsætte Teknik og Drifts opgaver. NIRAS tilbyder at vurdere dette potentiale ved at sammenligne/benchmarke Teknik og Drifts enhedspriser på udførelse af de vej- og parkdriftsopgaver, der udføres som standardopgaver, med lignende markedspriser, som NIRAS har indhentet ved udbud af tilsvarende opgaver. NIRAS afrapporterer vurderingen i et notat. De elementer, hvortil der udføres pleje og vedligeholdelse som standardopgave og som benchmarkes, vil være: Grusveje, -stier og pladser Vej- og stirabatter, hvor der græsslås Øvrige græsarealer, herunder idrætsanlæg Blomsterbede og krukker Buske Hæk og pur Træer, hvor der udføres en standardpleje Arealer, hvor der foretages renholdelse Affaldskurve Arealer, hvor der foretages ukrudtsbekæmpelse Ruter for vintertjeneste For at foretage en benchmarking på enhedspriser for elementerne ovenfor f.eks. pris pr. lbm vedligeholdelse af grusveje, pris pr. kvm slåning af græs er der behov for tilvejebringelse af følgende: NIRAS A/S CVR-nr T: D: Vestre Havnepromenade 9 Tilsluttet FRI F: M: Postboks E: niras@niras.dk E: jeb@niras.dk 9100 Aalborg

272 1. Registrering af vejelementer og grønne elementer, så der kan trækkes mængder ud for hvert element, der har en standardpleje 2. Beskrivelse af plejeniveau for elementer, hvor der udføres en standardpleje 3. Tilbudsliste med mænger for hvert element med standardpleje 4. Enhedspriser fra Teknik og Drift 5. Erfaringspriser fra NIRAS 2 NIRAS YDELSER NIRAS forestår ydelser indeholdt i pkt. 2,3 og 5. Ad 2. Beskrivelse af plejeniveau for elementer med standardpleje NIRAS udarbejder plejebeskrivelser for hvert element med standardpleje, jf. eksemplerne nedenfor: Grusveje og pladser, standardopgave Udførelseskrav Grusveje og pladser vedligeholdes 4 gange årligt i april, juni, september og november. Beskrivelse Vedligeholdelsen omfatter høvling/profilering/komprimering af vejene og pladser. Grus tilføres efter behov. Efter denne vedligeholdelse skal vejene fremstå med tagprofil eller ensidig fald med en hældning på min. 25. Vejens profil skal vedligeholdes, således at der er fald mod rabat. Efter vedligeholdelsen må der ikke være huller eller lunker, og vejene skal være komprimeret, så de er kørefaste. Bilag 2 indeholder en oversigt med blandt andet vejledende bredde på grusveje. Rabatter langs grusveje og pladser skal vedligeholdes samtidig med grusvejen/- stien, således at der ikke ophobes vand på vejene. Vedligeholdelsen af grusveje og rabatter skal sikre, at vejvand så vidt muligt afledes fra vejen, herunder at der i fornødent omfang udføres indstik i rabatterne til bortledning af vand. 2

273 Græsflade, standardopgave Tilstandskrav Græsset må ikke være højere end 15 cm. Klippehøjde 4 cm. Ved kanter, sokler, træer, terræninventar o.l. må græshøjden ikke overstige 25 cm. Vejledende pleje Klipning gange årligt i vækstperioden fra 15. april til 31. oktober. Efterklipning 5-6 gange pr. år. Klippehøjde 4 cm. Græsafklip må ikke genere græssets vækst, eller forekomme i klumper i større omfang. Græsset skal være sammenhængende, og kanter skal ligge indenfor 10 cm afvigelse over 3 lbm. Græsafklip og lign. spredes efter behov. Hjulspor og lignende skal udjævnes. Muldvarper skal bekæmpes. Eventuelt større slid og misvækst på arealer indberettes til Viborg Kommune. Behov for kantskæring indrapporteres til Viborg Kommune, kantskæring er en bestillingsopgave. NIRAS udarbejder ét udkast til plejebeskrivelse, som kommenteres af Teknik og Drift. Plejebeskrivelsen tilrettes herefter af NIRAS. Den endelige plejebeskrivelse foreligger efter denne tilrettelse. Plejebeskrivelserne, der udarbejdes vil kunne danne grundlag for en konkurrenceudsættelse. I forhold til en konkurrenceudsættelse, vil der dog være behov for at supplere plejebeskrivelsen med opgaver, som udføres efter bestilling. Det drejer sig f.eks. om lapning af asfaltbelægninger, afvandingsopgaver, skilte- og afmærkningsopgaver. Ad 3. Tilbudsliste med mængder for hvert element med standardpleje NIRAS udarbejder tilbudsliste for opgave/element, jf. eksemplet nedenfor: Post Arbejde Enhed Mængde Enhedspris nr. fra Teknik og Drift Erfaringspris fra NIRAS 8 GRÆS 8.3 Brugsplæne GR2 a Standardopgave, tilstandskrav m² pr. år 3

274 Ad 5. Erfaringspriser fra NIRAS NIRAS leverer erfaringspriser fra udbud af lignende vej- og parkdriftsopgaver. Afrapportering af resultat af benchmarking samt anbefaling om udbudsmodel Der foretages en benchmarking af Teknik og Drifts priser med NIRAS erfaringspriser. Resultatet af denne benchmarking afrapporteres i et notat, som ligeledes vil indeholde en vurdering af det økonomiske potentiale, der vil være ved en konkurrenceudsættelse af Teknik og Drifts opgaver. Med afsæt i det foreliggende notat, vil notatet ligeledes indeholde en anbefaling til, hvilke udbudsmodel, Norddjurs skal vælge. 3 NORDDJURS KOMMUNES YDELSER Norddjurs forestår ydelser indeholdt i pkt. 1 og 4. Ad 1. Registrering af vejelementer og grønne elementer Norddjurs forestår registrering af vejelementer og grønne elementer, hvortil der udføres en standardpleje. Norddjurs Kommune udleverer mængder for hvert element til NIRAS. Mængderne fyldes i en tilbudsliste genereret af NIRAS. NIRAS rådgiver om, hvilke elementer der skal registres og hvilke metode, der vil være optimal at bruge. Ad 4. Enhedspriser fra Teknik og Drift Teknik og Drift leverer enhedspriser for hver standardopgave på elementniveau. Enhedspriserne opgøres typisk pr. lbm eller m 2. Enhedspriserne skal være baseret på time- og maskinpriser beregnet i henhold til bekendtgørelse om kontrolbud, således at priserne kan sammenlignes med markedspriser. Enhedspriserne afleveres i tilbudslisten. 4 HONORAR Ovenstående vil kunne udføres for en fast pris på kr. ekskl. moms. Opgaven udføres i henhold til ABR 89 med en ansvarsbegrænsning svarende til honorarets størrelse. 4

275 5 BEMANDING Opgaven gennemføres med Mette Vangkilde Gram som projektleder. 5

276 Bilag: Økonomiske forudsætninger for L1 og L2.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 82091/13

277 NORDDJURS KOMMUNE GRENAA OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER FOR L1 OG L2 ADRESSE COWI A/S Jens Chr. Skous Vej Aarhus C TLF FAX WWW cowi.dk INDHOLD 1 Grundlag for overslag og bevilling 1 2 Overslag siden september Prisudvikling for L Prisudvikling for L Overslag ved linjevalgsanalysen Overslag forud for overdragelse af projektet til Norddjurs Kommune Norddjurs Kommunes seneste anlægsoverslag Norddjurs Kommunes anlægsoverslag inkl. ønsker fra Grenaa Havn 5 3 Tilpasning af anlægsoverslaget Tilpasset anlægsøkonomi for L Tilpasset anlægsøkonomi for L Projektets foreslåede ændringer Forslag til nye anlægsoverslag 9 1 Grundlag for overslag og bevilling Status for økonomi for Grenaa Omfartsvej: Anlægsbudgetter for statslige vej- og baneprojekter er i henhold til Transportministeriets forskrift for Ny Budgettering opdelt i standardiserede økonomiske elementer som det fremgår af nedenstående. Definitioner og metoden anvendes af Vejdirektoratet for alle projekter, som opnår en selvstændig bevilling; som for eksempel motortrafikvejen Sønder Borup Assentoft. PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 023 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO UDARBEJDET ANPL KONTROLLERET GODKENDT ANPL Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

278 2/9 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER Fysikoverslag Veje Bygværker og broer Øvrige entrepriser Øvrige anlægsudgifter Efterkalkulationsbidrag, EKB Entreprisearbejder i alt Arealerhvervelse Anlægsudgifter i alt Projektering, tilsyn og administration Anlægsoverslag i alt Korrektionstillæg (30 % til anlægsorganisation) (20 % til bevillingsgiver) Samlet bevilling i alt Omfatter de arbejder, der kan opmåles eller på anden måde opgøres og prissættes. I projektets tidlige fase er detaljerede mængder ikke kendt og fastlægges derfor som erfaringsmængder pr. længde anlæg (MÆNGDEBIBLIOTEK) og erfaringspriser (gennemsnit at de 3 laveste licitationspriser opnået ved licitation for et sammenligneligt projekt) (PRISBIBLIOTEK). Efterhånden som projektet detaljeres, ændres mængderne fra at være erfaringsmængder til at være projekterede/beregnede mængder. Der anvendes de samme erfaringspriser gennem hele projektforløbet frem til licitationstidspunktet. Udgifter der erfaringsmæssigt optræder efter indgåelsen af anlægskontrakten. Udgiften dækker typisk regningsarbejder og mindre justeringer. Denne udgift fremkommer som en % -del af henholdsvis jordarbejder, belægningsarbejder og broarbejder og udgør i gennemsnit ca. 12 % af Fysikoverslaget. I Projektet Sønder Borup Assentoft er eksempelvis anvendt: Veje: 17 % Bygværker og broer: 6 % Øvrige entrepriser: 9 % Øvrige anlægsarbejder: 3 % Er summen af Fysikoverslag, og EKB. Omfatter anlægsmyndighedens erfaringsmæssige udgifter til arealerhvervelse Er summen af Entreprisearbejder og Arealerhvervelse Omfatter anlægsmyndighedens erfaringsmæssige udgifter til projektering og afledte driftsrelaterede udgifter. Denne udgift udgør % af anlægsudgifterne Er summen af Anlægsudgifter og Projektering, tilsyn og administration Korrektionstillæg er et usikkerheds- eller risikobidrag som tillægges overslaget for at gøre det modstandsdygtigt over for ændringer, der ikke kan kontrolleres af bygherren. Dette kan eksempelvis være geotekniske problemer, vejrlig, konkurrencesituationen, nye politiske ønsker, ændret lovgivning og skærpede tekniske krav. Korrektionstillægget er 50 % af Anlægsoverslaget indtil der foreligger en godkendt VVM. Derefter kan korrektionstillægget nedskrives til 30 % af Anlægsoverslaget. Er Basisoverslaget tillagt korrektionstillægget. Tabel 1. Opbygning af anlægsoverslag og bevillingsberegning. 2 Overslag siden september 2010 I praksis betyder det, at når folketinget vedtager anlægsbevilling for et vejprojekt, f.eks. Sønder Borup Assentoft, indeholder bevillingen alle de anført poster i tabellen: Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

279 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER 3/9 Overslaget har udviklet sig fra Vejdirektoratets linjevalgsanalyse over aftalegrundlaget til overslaget som det foreligger på nuværende tidspunkt, beregnet på baggrund af VVM-undersøgelsens skitseprojekt og arealanalysen. 2.1 Prisudvikling for L1 Linjevalgsanalyse, 2010 Vejdirektoratets overslag forud for aftale, 2010 Vejdirektoratets overslag forud for aftale, nyt indeks, 2012 Indeks: 169,95 169,95 183,15 Fysikoverslag 79,8 69,31 74,69 EKB Entreprisearbejder 79,8 69,31 74,69 Arealerhvervelse 11,5 21,68 23,36 Anlægsudgifter 91,3 90,98 98,05 Projektering mv. 20,0 19,97 21,52 Anlægsoverslag 111,4 110,96 119,58 Korrektionstillæg (50 %) 55,7 55,48 57,79 Samlet bevilling 167,0 166,44 179,37 Tabel 2, Udviklingen i anlægsoverslaget for L1 frem til umiddelbart før vedtagelsen af VVMundersøgelsens projekt.. Det oprindeligt aftalte bidrag er understreget. Der er anvendt indeks sept. 2010: 169,95 og sept. 2012: 183,1. Tabellen baserer sig på det tildelte anlægstilskud. Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

280 4/9 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER 2.2 Prisudvikling for L2 Linjevalgsanalyse, 2010 Vejdirektoratets overslag forud for aftale, 2010 Vejdirektoratets overslag forud for aftale, nyt indeks, 2012 Indeks: 169,95 169,95 183,15 Fysikoverslag 60,6 EKB 0 Entreprisearbejder 60,6 Arealerhvervelse 8,5 Anlægsudgifter 69,1 Projektering mv. 15,2 Anlægsoverslag 84,3 82,7 89,1 Korrektionstillæg (50 %) 42,1 41,4 44,6 Samlet bevilling 126,4 124,5 133,7 Tabel 3, Udviklingen i anlægsoverslaget for L2 frem til umiddelbart før vedtagelsen af VVMundersøgelsens projekt.. Det oprindeligt aftalte bidrag er understreget. Der er anvendt indeks sept. 2010: 169,95 og sept. 2012: 183,1. Tabellen baserer sig på det tildelte anlægstilskud. De 2 tomme søjler skyldes, at det ikke har været muligt at fremskaffe Vejdirektoratets overslag. De anvendte beløb stammer fra forundersøgelsen, side Overslag ved linjevalgsanalysen Rambøll har i forbindelse med udarbejdelsen af Vejdirektoratets Linjevalgsanalyse udarbejdet et indledende anlægsoverslag. Overslaget er baseret på enhedspriser fra et geologisk sammenligneligt område. (Gørløse, Herning, Nors og Søften Skejby) Overslaget er desuden baseret på erfaringsmængder. Dette er i overensstemmelse med almindelig praksis for anlægsoverslag gennemført på et relativt tidligt tidspunkt i projektets forløb. Den usikkerhed, der opstår ved anvendelse af erfaringsbaserede mængder og priser, kompenseres normalt ved at tillægge et korrektionstillæg på 50 %. Overslaget er regnet i prisniveau september 2010 og senere viderebearbejdet af Vejdirektoratet forud for aftalen om anlægsbidraget til Norddjurs Kommune. Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

281 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER 5/9 2.4 Overslag forud for overdragelse af projektet til Norddjurs Kommune Anlægstilskuddet til Grenaa Omfartsvej adskiller sig fra den almindelige praksis (Ny anlægsbudgettering på transportministeriets område) ved ikke at indeholde Korrektionstillæg. Konsekvensen heraf er, at tilskuddet, da det blev givet, i princippet ikke var tilstrækkelig til at dække udgifter, der erfaringsmæssigt optræder efter indgåelsen af anlægskontrakten. Udgiften dækker typisk regningsarbejder og mindre justeringer i de udbudte mængder. Denne udgift udgør i gennemsnit ca. 12 % af Fysikoverslaget. Korrektionsbidraget medtages i overslaget for også at gøre det modstandsdygtigt over for ændring i rammebetingelser, som bygherre oftest ikke har nogen indflydelse på. Det drejer sig om uforudsete geotekniske problemer, vejrlig, konkurrencesituationen, nye politiske krav, ændret lovgivning og skærpede tekniske krav. Korrektionstillægget er 50 % af Anlægsoverslaget, indtil der foreligger en godkendt VVM-undersøgelse. Derefter er Korrektionstillægget 30% og efterkalkulationsbidraget (EKB) 10-12%. I statslige anlægsprojekter disponerer anlægsmyndigheden efter godkendelsen af VVM-rapporten/vedtagelsen af anlægsloven normalt over 1/3 af de 30 % af Korrektionstillægget, mens de 2/3 disponeres af Transportministeriet. Overslaget er regnet i 2 forskellige indeks, nemlig september 2010: 169,95 og september 2012: 183,15. De 2 overslag er listet ved siden af hinanden i tabel 2 og 3, hvor prisudviklingen i projekterne fra 2010 til 2012 er opgjort. 2.5 Norddjurs Kommunes seneste anlægsoverslag I forbindelse med færdiggørelsen af forslaget til VVM-undersøgelsen er der gennemført en ny overslagsberegning. Beregningen baserer sig på det detaljeringsniveau der er blevet tilgængelige i forbindelse med VVM arbejderne. Beregningerne er gennemført for at sikre, at der er anvendt et sammenligneligt prisgrundlag og de senest kendte mængder og forudsætninger. Overslaget giver anledning til en forøgelse af anlægsoverslaget for L1 fra 119,58 mio. kr. til 129,37 mio. kr. og for L2 fra 89,1 mio. kr. til 98,90 mio. kr. Alle beløb er ekskl. korrektionstillæg. 2.6 Norddjurs Kommunes anlægsoverslag inkl. ønsker fra Grenaa Havn Grenaa Havn har fremsat en række ønsker til projektet, herunder etablering af en bred midterrabat, ændret placering og sænkning af vejen ved havnen og opretholdelse af Stensmarkvej og afbrydelse af Åstrupbakke nord for omfartsvejen. Ønskerne til projektet er gennemgået i et notat af Omkostningerne omfatter en udvidelse af midterrabatten over ca m (4,5 mio. kr.), underføring af Saltbækken (0,7 mio. kr.) og ændret linjeføring og læng- Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

282 6/9 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER deprofil ved havnen (0,8 mio. kr.). Disse omkostninger (6,0 mio. kr.) rummer ændret geometri og supplerende ekspropriation. De ekstra omkostninger er indeholdt i dette overslag. Omkostningerne er en medvirkende årsag til, at der er sket en forholdsmæssig forøgelse af udgifterne til efterkalkulationsbidrag, projektering mv. og til korrektionstillæg. 3 Tilpasning af anlægsoverslaget Fysikoverslag og udgifter til arealerhvervelse er systematisk gennemgået med afsæt i projektets aktuelle detaljeringsniveau: skitseprojekt til VVM-undersøgelse. På dette detaljeringsniveau/vidensniveau kan et typisk statsligt anlægsprojektet erfaringsmæssigt prissættes inden for en margin på +/- 30 %. En del af denne usikkerhed er i dette projekt kontrollerbare af bygherren. Det drejer sig bl.a. om supplerende lokale krav og ønsker til projektet, om valg af forberedelse og udbuds- og entrepriseform, tidsplanlægning mv. Der er en lineær sammenhæng mellem visse af overslagets udgifter. Det drejer sig om udgiften til projektering, tilsyn og administration, der er beregnet som 18 % af anlægsoverslaget og korrektionstillæggene der udgør 30 % eller 50 % af anlægsoverslaget. Overslagsmodellen vil eksempelvis hæve projekteringshonoraret hvis overslaget viser forøgede arealerhvervelsesudgifter. I praksis er der ikke nødvendigvis en sammenhæng. Det foreslås, at Projektering, tilsyn og administration på baggrund af erfaringer fastsættes til 10 % af anlægsudgiften. Til grund herfor lægges, at den overordnede linjeføring for både L1 og L2 er fastlagt i forbindelse med VVM-undersøgelsen og afholdt uden for anlægsprojektet og anlægsbevillingen. Projektering, tilsyn og administration rummer udgifter til rådgivere og kommunens egen administration (jf. bestemmelser herom i aftalen). Projektering omfatter følgende rådgiverudgifter: Rådgivningens omtrentlige andel af anlægsudgiften Bygherrerådgivning 2 % Geotekniske undersøgelser ½ % Projektering af vej og afvanding 4 % Rådgivning i forbindelse med arealerhvervelse 1 % Rådgivning til tilsyn med anlægsarbejderne 2 % Norddjurs Kommunes administration ½ % Tabel 4, Projektets omtrentlige fordeling af rådgiverudgifter. Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

283 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER 7/9 3.1 Tilpasset anlægsøkonomi for L1 Projektet foreslår følgende tilpasninger af anlægsøkonomien: Projektets forslag til anlægsbevilling. Note Indeks: 183,15 Sept Fysikoverslag 93,31 EKB (normalt 10-12%) Entreprisearbejder 102,61 Arealerhvervelse 15,00 Anlægsudgifter 117,61 Projektering mv. (normalt 18% /22%) Anlægsoverslag 129,37 Anlægsoverslag februar 2013 inkl. tilvalg. 9,30 10 % COWI Notat april 2013, foreløbigt 11,76 10 % Korrektionstillæg (normalt 30 %) 12,94 10 % Samlet bevilling 142,31 Tabel 5, Forslag til justering af anlægsoverslag/-bevilling for L1. Der se anvendt sept indeks: 183,15. COWI har gennemført en beregning af omkostninger til arealerhvervelsen på baggrund af skitseprojektet til VVM. Arealerhvervelsen reduceres som følge heraf til 15 mio. kr., og der iværksættes et internt program i Norddjurs Kommune, der skal sikre/bidrage til at erstatningerne følger oplægget. Projekteringsudgifterne anbefales reduceret til 11,76 mio. kr. (10 %). Norddjurs reducerer egne interne udgifter med henblik på at bidrage hertil. Beløbet rummer rådgiverhonorar. 3.2 Tilpasset anlægsøkonomi for L2 Arealerhvervelsen reduceres til 9,5 mio. kr., og der iværksættes et internt program i Norddjurs Kommune, der skal sikre/bidrage til at erstatningerne følger oplægget. Projekteringsudgifterne reduceres til 9,0 mio. kr. (10 %). Norddjurs reducerer egne interne udgifter med henblik på at bidrage hertil. Beløbet rummer rådgiverhonorar. Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

284 8/9 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER Projektets forslag til anlægsbevilling. Note Indeks: 183,15 Sept Fysikoverslag 73,10 EKB (normalt 10-12%) Entreprisearbejder 80,41 Arealerhvervelse 9,50 Anlægsudgifter 89,91 Projektering mv. (normalt 18% /22%) Anlægsoverslag 98,90 Anlægsoverslag februar 2013 inkl. tilvalg. 7,31 10 % COWI Notat april 2013, foreløbigt 8,99 10 % Korrektionstillæg (normalt 30 %) 9,89 10 % Samlet bevilling 108,79 Tabel 6, Forslag til justering af anlægsoverslag/-bevilling for L2. Der se anvendt sept indeks: 183, Projektets foreslåede ændringer Det foreslås, at der indarbejdes et EKB. Dette tillæg er i gennemsnit ca. 12 % af fysikoverslaget. Projektet foreslår, at der afsættes 10 % til EKB. Der er regnet et detaljeret overslag for arealerhvervelse. Overslaget er beskrevet i et notat, som er fremsendt til Norddjurs Kommune den 10. april Overslaget tager udgangspunkt i arealindgrebene, som de fremgår af skitseprojektet til VVMundersøgelsen og de senest kendte sammenlignelige erstatninger ved ekspropriationer i Østjylland. I den standardiserede metode for beregning af den samlede bevilling for statslige anlægsprojekter beregnes udgiften til projektering mv. som 22 % af anlægsudgiften eller 18 % af anlægsoverslaget. Beløbet er højt sat og indeholder i beregningsmo- Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

285 GRENÅ OMFARTSVEJ, ØKONOMISKE FORUDSÆTNINGER 9/9 dellen omkostninger til interne driftsomkostninger i anlægsorganisationen som ligger ud over løn (anlægsrelateret drift og fordelingsomkostninger) Projektet foreslår, at der til projektering og tilsyn afsættes 10 % af anlægsudgiften, svarende til ca. 11,8 mio. kr. for L1 og 9,0 mio. kr. for L2. Der fastholdes et korrektionstillæg på 10 % af anlægsoverslaget. Beløbet medtages til dækning af risiko og overslagsusikkerhed. Der iværksættes initiativer, der har til formål at reducere korrektionstillægget fsa. de forhold Norddjurs Kommune har indflydelse på. Dette betyder, at der indledningsvist udarbejdes en risikohåndteringsplan, som gennemgår projektets risici og anbefaler initiativer til monitering og begrænsning. 3.4 Forslag til nye anlægsoverslag På baggrund af 3.1 og 3.2 fremkommer et nyt forslag til samlet bevilling på 142,31 mio. kr. (anlægsoverslag: 129,37) for L1 og 108,79 mio. kr. (anlægsoverslag: 98,9) for L2 beregnet i prisniveau september Disse overslag indeholder EKB og korrektionstillæg. Budgettet forudsætter, at der forberedes og gennemføres et fælles erstatningsprincip og at dette princip kommunikeres til kommunens repræsentanter forud for forretningen. Endelig er det centralt, at der for projektet udarbejdes en risikohåndteringsplan som følges løbende. Projekt dokumenter/forskellige dokumenter/notat om prisudvikling L1 og L2.docx

286 Bilag: Usikkerhedsanalyse for udgirt til L1 og L2 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 82087/13

287 NORDDJURS KOMMUNE USIKKERHEDSANALYSE ADRESSE COWI A/S Jens Chr. Skous Vej Aarhus C TLF FAX WWW cowi.dk INDHOLD 1 Usikkerhedsanalysens grundlag 1 2 Resultatet af usikkerhedsanalysen Analyseresultater for L Største usikkerheder i L Analyseresultater for L Største usikkerheder i L2 6 3 Usikkerhedskategorier 8 4 Etablering af en riskohåndteringsplan Usikkerhedsanalysens grundlag COWI har gennemført en usikkerhedsanalyse af overslagene for projekterne for linjeføringerne L1 og L2. Usikkerhedsanalysen er baseret på successivprincippet, som er en systematisk fremgangsmåde til at klarlægge de forventede fremtidige økonomiske og andre konsekvenser af større nye aktiviteter, planer, projekter, budgetter mv. med maksimal sikkerhed og informationsværdi og samtidigt med et minimum af arbejdsindsats. Fremgangsmåden indeholder en teknik, der bringer uklarheder frem i lyset. Disse rangordnes efter vigtighed, hvorefter de behandles ved successivt at gå i detaljer på de afgørende delområder. Denne successive systematik fortsættes, indtil sagen er tilstrækkelig veloplyst. PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 025 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO UDARBEJDET ANPL KONTROLLERET LCJ GODKENDT ANPL Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

288 2/10 USIKKERHEDSANALYSE Usikkerhedsanalysen har til formål at kvalificere anlægsoverslagene for henholdsvis L1 og L2. Idet den identificerer de usikkerhedsparametre, der efterfølgende kan få indflydelse på anlægsomkostningerne for projekterne. Usikkerhedsanalyserne er foretaget på baggrund af VVM-undersøgelsens skitseprojekt og den tilhørende overslagsberegning. Overslagsberegningen er baseret på de hovedmængder, som kan fastlægges på skitseprojektniveau. Usikkerhedsanalysen baserer sig på vurdering af henholdsvis basis usikkerhedsforhold og generelle usikkerhedsforhold. Basis usikkerhedskategorier omfatter forhold, som knytter sig til projektets fysik og enhedspriser. Som eksempel herpå er priserne på belægning. I sammenlignelige projekter optræder disse enhedspriser inden for et spænd mellem henholdsvis 10 % under og 20 % over den pris, der er anvendt i overslaget. Dette spænd er derfor anvendt som henholdsvis minimum og maksimum i usikkerhedsanalysen. Mange af usikkerhederne i denne kategori vil typisk reduceres, når kendskabet til projektet i forbindelse med detailprojekteringen stiger. Generelle usikkerhedskategorier omfatter typisk forhold, som ikke direkte styres af projekts fysik. Som eksempel herpå er ny lovgivning, øget eller reduceret konkurrence på anlægsmarkedet, fund af blødbund, glemte affaldsdepoter osv. Analyseresultatet anvendes til at vurdere størrelsen af det budget, som Norddjurs Kommune skal disponere til projektet. Resultatet giver mulighed for at vurdere størrelsen af det korrektionstillæg, som i Vejdirektoratets anlægsbevillinger udgør i alt 50 % af anlægsoverslaget. Analyseresultatet er også et middel til at opnå en early warning. Ved anvendelsen af den resulterende liste over de væsentligste risici, grupperet efter påvirkelige, delvis påvirkelige og ikke påvirkelige gives mulighed for at træffe en række forholdsregler, der kan afbøde væsentlige budget- overskridelser. 2 Resultatet af usikkerhedsanalysen Usikkerhedsanalysen giver som resultat en beregnet sandsynlighed for overholdelse af det afsatte budget. Referencebudgettet er anlægsoverslaget i indeks 183,15 med foreslåede økonomiske ændringer indarbejdet, som for begge linjer findes i det notatet Grenaa Omfartsvej, Økonomiske forudsætninger for L1 og L2, tabel 5 og 6. (COWI, ) Analyseresultatet er vist i henholdsvis tekst- og grafisk form. Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

289 USIKKERHEDSANALYSE 3/ Analyseresultater for L1 Figur 1, Der er 50 % sandsynlighed for at overholde et budget på 132 mio. kr. og anlægsoverslaget på 129,4 mio. kr. kan med 36% sandsynlighed overholdes. Såfremt der yderligere tillægges budgettet 10 % til korrektionstillæg stiger sandsynligheden for overholdelse til ca. 96 %. Figur 2, S-kurve af usikkerhedsprofilen for L1, middelværdi 132 mio. kr. 2.2 Største usikkerheder i L1 Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

290 4/10 USIKKERHEDSANALYSE Figur 3, Usikkerhedsanalysens 10 væsentligste usikkerheder sorteret efter størrelse og med mulighed for at påvirke usikkerheden anført Bemærkninger til de 10 største usikkerheder ved L1 1 Analysen viser, at der er knyttet en forholdsvis stor usikkerhed (og et vist besparelsespotentiale) til projektets afvandingskonstruktion. Der i overslaget regnet med en forholdsvis høj enhedspris for afvanding. Dette kan såvel afspejle at der er langt mellem områdets recipienter som at der ikke i VVM fasen er taget stilling til om afvandingskonstruktionen kan udføres mere simpelt end i referenceprojekterne. En detaljeret gennemgang af mulighederne for at etablere et kosteffektiv afvandingskonstruktion kan reducere usikkerheden knyttet til afvandingsprojektet. 2 Udgiften til arbejdsplads anvendes i et vist omfang til at sikre entreprenøren likviditet tidligt i anlægsprojektet. Der er derfor en vis spredning i referenceprojekternes udgifter til arbejdsplads. Denne udgift vurderes at kunne blive såvel mindre som større end budgettet. Udbudsmaterialet kan indeholde snævre bestemmelser om størrelsen af udgifter til arbejdsplads. 3 Der er i skitseprojektet regnet med en standardiseret belægning. En mere detaljeret beregning og dimensionering af belægningens lagtykkelser og -bredder kan medføre en besparelse. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 4 Længden af omlagte veje, som de fremgår af vejplanen kan sandsynligvis optimeres. Herved kan der sandsynligvis opnås en besparelse. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 5 Det kan ikke udelukkes at en dygtig entreprenør kan finde forslag til besparelser som kan komme projektet til gode. Udbuddet kan evt. tilrettelægges så godkendte besparelser deles mellem entreprenør og projektet. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

291 USIKKERHEDSANALYSE 5/10 6 En effektiv håndtering af projektet/projektledelsen kan sikre en fornuftig tilrettelæggelse og dermed også minimale udgifter. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 7 Anlægsoverslaget baserer sig på jordmængder som er opmålt i skitseprojektet. Et mere detaljeret projekt vil giver en mere præcis mængde og pris. 8 VVM-undersøgelsen er p.t. i høring. VVM-undersøgelsen og vejprojektet vedtages til efteråret. Indtil da, kan bl.a. borgerhenvendelser føre til forøgelse af udgifterne til miljøforanstaltninger. 9 Detailprojekteringsfasen vil øge projektets generelle detaljeringsgrad og vidensniveau. Dette kan føre til såvel besparelser som fordyrelser. 10 Projektet befinder sig på et tidligt skitseniveau. I forbindelsen med videreudviklingen af projektet opstår erfaringsmæssigt en lang række muligheder og udfordringer. Et løbende fokus på anvendelsen af muligheder og optimering kan føre til besparelser. 2.3 Analyseresultater for L2 Figur 4, Der er 50 % sandsynlighed for at overholde et budget på 101 mio. kr. og anlægsoverslaget på 98,9 mio. kr. kan med 30 % sandsynlighed overholdes. Såfremt der yderligere tillægges budgettet 10 % til korrektionstillæg stiger sandsynligheden for overholdelse til ca. 93 %. Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

292 6/10 USIKKERHEDSANALYSE Figur 5S-kurve af usikkerhedsprofilen for L2, middelværdi 102 mio. kr. 2.4 Største usikkerheder i L2 Figur 6, Usikkerhedsanalysens 10 væsentligste usikkerheder sorteret efter størrelse og med mulighed for at påvirke usikkerheden anført. Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

293 USIKKERHEDSANALYSE 7/ Bemærkninger til de 10 største usikkerheder ved L2 1 Analysen viser, at der er knyttet en forholdsvis stor usikkerhed (og et vist besparelsespotentiale) til projektets afvandingskonstruktion. Der i overslaget regnet med en forholdsvis høj enhedspris for afvanding. Dette kan såvel afspejle at der er langt mellem områdets recipienter som at der ikke i VVM fasen er taget stilling til om afvandingskonstruktionen kan udføres mere simpelt end i referenceprojekterne. En detaljeret gennemgang af mulighederne for at etablere et kosteffektiv afvandingskonstruktion kan reducere usikkerheden knyttet til afvandingsprojektet. 2 Udgiften til arbejdsplads anvendes i et vist omfang til at sikre entreprenøren likviditet tidligt i anlægsprojektet. Der er derfor en vis spredning i referenceprojekternes udgifter til arbejdsplads. Denne udgift vurderes at kunne blive såvel mindre som større end budgettet. Udbudsmaterialet kan indeholde snævre bestemmelser om størrelsen af udgifter til arbejdsplads. 3 Der er i skitseprojektet regnet med en standardiseret belægning. En mere detaljeret beregning og dimensionering af belægningens lagtykkelser og -bredder kan medføre en besparelse. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 4 Der er til brug for fastlæggelse af de økonomiske forudsætninger og nærværende usikkerhedsanalyse gennemfør en overslagsberegning af udgifterne til arealerhvervelse og ekspropriation. Opgørelsen tager udgangspunkt i sammenlignelige arealpriser. Endvidere indgår på baggrund af erfaringspriser skøn over ulempeerstatninger mv. Det er på nuværende tidspunkt ikke klar hvordan en eventuel jordfordeling kan etableres. Samlet set vurderes de indregnede udgifter at ligge inden for et anvendt interval som er indarbejdet. 5 VVM-undersøgelsen rejser visse spørgsmål om etablering afskærmning for lyd og lys. Omfanget heraf besluttes i forbindelse med detailprojekteringen. 6 Det kan ikke udelukkes at en dygtig entreprenør kan finde forslag til besparelser som kan komme projektet til gode. Udbuddet kan evt. tilrettelægges så godkendte besparelser deles mellem entreprenør og projektet. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 7 Længden af omlagte veje, som de fremgår af vejplanen kan sandsynligvis optimeres. Herved kan der sandsynligvis opnås en besparelse. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 8 En effektiv håndtering af projektet/projektledelsen kan sikre en fornuftig tilrettelæggelse og dermed også minimale udgifter. Der kan tilsvarende blive tale op forøgede udgifter. 9 VVM-undersøgelsen er p.t. i høring. VVM-undersøgelsen og vejprojektet vedtages til efteråret. Indtil da, kan bl.a. borgerhenvendelser føre til forøgelse af udgifterne til miljøforanstaltninger. 10 Projektet befinder sig på et tidligt skitseniveau. I forbindelsen med videreudviklingen af projektet opstår erfaringsmæssigt en lang række muligheder og Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

294 8/10 USIKKERHEDSANALYSE udfordringer. Et løbende fokus på anvendelsen af muligheder og optimering kan føre til besparelser. 3 Usikkerhedskategorier Usikkerhedsanalysen har forholdt sig til følgende kategorier: Basis usikkerhedskategorier A. Projekt/geometri: 1. Mængdevariationer i projektet 2. Prisvariationer I projektet 3. Øvrige projektspecifikke forhold vedr. geometri 4. Øvrige anlægsrelaterede arbejder 5. Usikkerhed på arealerhvervelse 6. Rådgivning, løn og administration I PROJEKTET X X X X X X Generelle usikkerhedskategorier B. Projektgrundlag: 7. Ændring af linjeføring/projektomfang ifm VVM 8. Eventuelle tillægsarbejder 9. Geometri / bygværksudformning giver uforudset udgift og/eller forsinkelse 10. Præsision og mangler i datagrundlag, projekterings- og/eller udbudsgrundlag 11. Eksisterende forhold er anderledes end ventet 12. Ændring i afvandingsprojekt 13. Ledningsarbejder giver uforudset udgift og/eller forsinkelse I PROJEKTET X X X X X C. Jordbund og jordlogistik 14. Geotekniske forhold ændrer forudsætningerne for fundering: 15. Ringere kvalitet af råjord end ventet 16. Mere blødbund end forudsat 17. Udgifter til arkæologi og kulturarvsfund 18. Forhindringer i jorden 19. Ekstremt vejrlig X X X X X D. Miljø og natur, miljømyndigheder 20. Natura 2000 områder, habitatområder, bilag IV arter mv. 21. Drikkevandsinteresser og -ressourcer i området 22. Problemer med grundvand giver uforudset udgift og/eller forsinkelse Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

295 USIKKERHEDSANALYSE 9/ Uoverensstemmelse med planlagt støjbekæmpning 24. Projektændringer pga. klimatilpasning 25. Uventet stor forekomst af forurenet jord (enkeltfund, forureningsgrad) 26. Okkerforurening 27. Andre, generelle projektspecifikke miljøforhold X X X E. Øvrige myndigheder og påbud: 28. Politiske ønsker/krav giver ekstra udgifter og/eller forsinkelse: 29. Kommunale ønsker/krav giver ekstra udgifter og/eller forsinkelse 30. Ændrede lov- og vejregler giver ekstra udgifter og/eller forsinkelse 31. Andre påbud, øvrige myndigheder (EU, Politi, Søfartsstyrelsen eller andre) F. Marked og konjunkturer: 32. Usikkerhed på entreprenørmarkedet (Udbudsform, -strategi og udbudstakt mv.) 33. Entreprenørens konkurs 34. Claims (tvister og forlig) X G. Øvrige, væsentlige forhold: 35. Grænseflader internt og eksternt (Vejdirektoratet, særlige naboer, entreprisegrænser) 36. Ændrede udgifter til færdselsregulerende foranstaltninger 37. Skader på veje og ejendomme (tredjepart) 38. Skader på eksisterende konstruktioner 39. Mulighed for at justere tidsplan og særlige tidskritiske operationer 40. Større ulykke med personskade X H. Eventuelle øvrige, særlige forhold: 41. Tolerance svigt (kun relevant i visse projekter) 42. Svigt af kritisk udstyr 43. Hærværk/tyveri/sabotage 44. Æstetik/ visuelle udtryk giver anledning til ændringer 45. Nye krav fra Arbejdstilsynet 46. Særlige forhold vedr. beredskab og redningsveje 47. Andre projektspecifikke forhold (f.eks. fast forbindelse samt større tunnel eller bro) Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

296 10/10 USIKKERHEDSANALYSE 48. Ekstraordinær prisudvikling - udover alm. prisregulering, særlige forhold X Figur 7, Brutto usikkerhedskategorier der sammen med usikkerhedsanalysens resultat lægges til grund for risikohåndteringsplanen. 4 Etablering af en riskohåndteringsplan. Når der er truffet politisk beslutning om anlæg af L1 henholdsvis L2 udarbejdes en risikohåndteringsplan for projektet. Risikohåndteringsplanen kan udarbejdes med udgangspunkt i bruttolisten med usikkerhedskategorier og top 10 listen over usikkerheder for den aktuelle linjeføring. Risikohåndteringsplanen bidrager til at skabe det fornødne overblik over projektets risici og skaber grundlaget for at projektleder løbende kan træffe beslutninger. Der opstilles risikohåndteringsplaner for alle risici, som projektet/norddjurs Kommune ønsker at påvirke. Konsekvensen af de risici, der kan identificeres i projektet, har en tæt sammenhæng med projektets bevilling. En forholdsvis lav projektbevilling vil teoretisk set udløse flere risici med en forholdsvis større konsekvens end en tilsvarende højere bevilling vil. Derfor vil en risikoanalyse med fordel kunne gennemføres når der foreligger en godkendt ramme/bevilling. Det vil dog, uagtet at der ikke foreligger en risikoanalyse, være hensigtsmæssigt at få skabt et bedre grundlag for vurdering af udgifterne til omfartsvejens afvanding og belægningsopbygningen allerede inden Norddjurs Kommunes endelige godkendelse af VVM-undersøgelsen. Projekt dokumenter/usikkerhedsanalyse/usikkerhedsanalyse.docx

297 Bilag: Forslag til tillæg nr. 4 til spildevandsplanen Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 74091/13

298 UDKAST Tillæg nr. 4 til spildevandsplan TEKNIK OG MILJØ Daginstitution ved Kattegatskolen Skolebakken i Grenaa Juni 2013 Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf.:

299 INDHOLDSFORTEGNELSE Forord og baggrund...1 Planlægningsforhold...1 Kloakforhold...1 Miljømæssige konsekvenser...1 Økonomiske forhold...2 Evt. tinglysning...3 Tilladelser...3 Behandling og vedtagelse af tillægget...3 BILAG 1. Oversigtskort 2. Oplandsskema

300 1 FORORD OG BAGGRUND Ændringer eller inddragelse af nye områder i spildevandsplanen foretages ved udarbejdelse af et tillæg til planen. Dette tillæg nr. 4 til Norddjurs Kommunes Spildevandsplan er udarbejdet for at inddrage et område omfattet af følgende lokalplan: Lokalplan , Daginstitution ved Kattegatskolen Skolebakken i Grenaa 2 PLANLÆGNINGSFORHOLD 2.1 PLANLÆGNINGSFORHOLD IHT. LOKALPLAN Arealplanlægning Området omfatter matrikel nr. 5bd, 5bo, 5bp, 5bq, 5bs samt del af 8a Bredstrup, Grenaa Jorder, som angivet i vedlagte bilag samt lokalplanforslaget Spildevandsplanlægning Området har ikke tidligere været udlagt som kloakeret område, jf. Norddjurs Kommunes Spildevandsplan KLOAKFORHOLD 3.1 KLOAKFORHOLD IHT. LOKALPLAN Afgrænsningen af kloakoplandet, som omfatter det nye område, fremgår af vedlagte situationsplan. Arealet er delvist sammenfaldende med lokalplanområdet, dog ekskl. et ubebygget grønt område, der i lokalplanen er udlagt som bufferzone mod nord. Kloakoplandet har en størrelse på 2,49 ha. Oplandet tildeles nr i spildevandsplanen. Området skal spildevandskloakeres, hvorefter spildevandet afledes til rensning på Fornæs Renseanlæg. Overfladevandet håndteres lokalt på grundene ved nedsivning. Vejvand håndteres indenfor lokalplanområdet. 4 MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER 4.1 BELASTNING PÅ RENSEANLÆG Spildevandet fra området ledes til Fornæs Renseanlæg. Den samledes belastning fra området forventes maksimalt at ligge på ca. 57 PE og må derfor betragtes som meget lille i forhold til den samlede belastning på Fornæs Renseanlæg, der har en samlet godkendt kapacitet på ca PE. Der vil ikke optræde nogen aflastningsmæssige problemer ved overløbsbygværker, idet spildevandet indpumpes direkte til Fornæs Renseanlæg via Forrenseanlæg Bredstrup, hvor der findes eksisterende sparebassiner. -2-

301 Der er tale om en meget minimal forøgelse i spildevandsmængderne i forhold til den nuværende belastning RECIPIENT FORHOLD Recipientforhold iht. lokalplan Overfladevand/vejvand håndteres lokalt og vil således ikke have en indflydelse på nærliggende vandområder. Spildevandet fra Fornæs Renseanlæg afledes til Kattegat. Merbelastningen vurderes som meget minimal. Belastningen vil kunne rummes inden for den eksisterende udledningstilladelse for Fornæs Renseanlæg, og merudledningen vurderes ikke at få nogen mærkbar effekt på recipienten. 4.3 MILJØVURDERING Ifølge lov om miljøvurdering af planer og programmer (lovbek. nr. 936 af 24. september 2009) skal alle fysiske planer, som skønnes at få væsentlig indvirkning på miljøet, miljøvurderes. Norddjurs Kommune har foretaget screening af nærværende planforslag og vurderer som planmyndighed, at planen ikke vil få væsentlig indvirkning på miljøet, og den skal ikke miljøvurderes. Planen omfatter et mindre område på lokalt plan. Planen giver ikke mulighed for større anlægsprojekter, der er omfattet af lovens bilag 3 og 4. Planen påvirker ikke et internationalt naturbeskyttelsesområde og planen får ikke en væsentlig indvirkning på miljøet, jvf. kriterierne i lovens bilag 2. Tillægget til spildevandsplanen og lokalplanen mv. skal muliggøre opførelsen af ny bebyggelse til daginstitution. Kommunen har foretaget en faglig vurdering af planforslagets miljøkonsekvenser og på baggrund heraf truffet afgørelse om, at planforslagene ikke kan få væsentlig indvirkning på miljøet. Afgørelsen om miljøvurdering blev offentliggjort den 13. marts 2013 med klagefrist den 10. april ØKONOMISKE FORHOLD Den offentlige kloak finansieres af AquaDjurs a/s. Opkrævning af tilslutningsbidrag og vandafledningsbidrag skal ske i henhold til gældende betalingsvedtægt. 6 EVT. TINGLYSNING -3-

302 Spildevandsforsyningsselskabets tekniske kloakanlæg, der allerede forefindes, eller som etableres på grunden, vil i nødvendigt omfang skulle tinglyses på den pågældende ejendom. 7 TILLADELSER I forbindelse med gennemførelsen af planen skal der senere ansøges om de nødvendige tilladelser i henhold til lovgivningen, herunder tilladelse etablering af nedsivningsanlæg for afledning af overfladevand fra befæstede arealer mv. 8 BEHANDLING OG VEDTAGELSE AF TILLÆGGET Efter Kommunalbestyrelsens godkendelse af forslaget til tillæg til spildevandsplanen, har forslaget været offentliggjort i en periode på 8 uger, hvor der var mulighed for at komme med indsigelser og ændringsforslag. Efter offentliggørelsen på de 8 uger kan Kommunalbestyrelsen vedtage tillægget endeligt, hvorefter dette offentliggøres. -4-

303 BILAG 1 - Oversigtskort Kloakoplandets afgrænsning Afgræsningen af nyt kloakopland for daginstitution ved Kattegatskolen Skolebakken i Grenaa -5- ts

304 BILAG 2 Del af oplandsskema for Grenaa -6-

305 Bilag: Bilag 2 Prioriteringsliste Solceller 2013 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 80707/13

306 Bilag 2 til Driftspulje Solceller Liste over de bygninger i Norddjurs Kommune som indstilles prioriteret i forbindelse med etablering af solceller på kommunale bygninger. Listen er udarbejdet primært ud fra de 34 bygninger som ifølge CO2 regnskab har haft det største El. forbrug i prioritet Søndre skole Åboulevarden 64 Ny svømmehal, Ydesvej 8 Vestre skole, Vestergade 7 + Kærvej 1 Idrætshal, Ydesvej 2 Auning Skole, Sdr. Fælledvej 4 Mølleskolen, Ålsrodevej 1-3 Allingåbroskolen, Plantagevej 11 Ørum skole, Skolebakken 33 Bibliotek og egnsarkiv, N P Josiassens Vej 17 Langhøjskolen, Bakkegårdsvej 8 Djurslandsskolen - ved Ørum Skole, Djursvej 10 Voldby Skole, Sangstrupvej Glesborg skole, Glesborg Bygade 81 Østre skole, Skolebakken 20 Toubroskolen, Lyngbyvej Kulturhuset Pavillonen, Kærvej Rougsøskolen, Rougsøvej prioritet Daginstitution, Elmelundsvej 9 Grenaa Ungdomsgård, Åstruphegnet 23 Beredskabsgården, N P Josiassens Vej 1 A Skovbørnehaven Ydesvej 1-3 Ældreboliger, Grønnevang 1-15 Døgninstitution, Sygehusvej 27 Entreprenørgården i Grenaa, Kalorievej 7 Administrationsbygningen i Glesborg, Glesborg Bygade 1 Administrationsbygningen i Allingåbro, Kirkestien 1 Glesborg Plejecenter, Valmuevej 2, Glesborg Bakkely Plejecenter, Auningvej 8 Hedebocentret, Karen Blixens Vej 1 Fjellerup gl. Skole, Strandvejen Hcp-boliger, Tove Ditlevsens Vej 2-4 Farsøhtshus Plejecenter, I P Farsøhts Alle 4 Rådhuset i Grenaa, Torvet 3 Ældrecenter Violskrænten, Violskrænten 13

307 Bilag: Bilag 1 MTU referat dateret den punkt nr. 6 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 80702/13

308 Energiinvesteringspuljer - Kriterier for prioritering af projekter S00 13/8532 Åben sag Sagsgang: MTU Sagsfremstilling Der er i Udmøntningsplanen af budget afsat økonomiske midler til gennemførelsen af div. energiforbedringer/-investeringer. Der ønskes taget stilling til hvilke kriterier, der skal danne grundlag for en prioritering af div. energiforbedringsprojekter. Der er følgende Energiinvesteringspuljer: Solceller (A527) Budget 2,0 mio. kr. i Bygningsrenovering og energi (P540) Budget 4,0 mio. kr. i 2013, 2014, 2015 og Energiinvesteringer incl. solceller (P530) Budget 4,0 mio. kr. i 2014, 2015 og Ovenstående budgetter disponeres af teknik & driftsafdelingen, bygningsgruppen. For udarbejdelsen af prioriteringslister foreslås følgende kriterier: Økonomi bedst mulig rentabilitet. Størst mulig CO2 besparelse. Sammenfald mellem energiforbedrings- og vedligeholdelsesprojekter. Forbedring af indeklima og arbejdsmiljø. Ejendomme med mange brugere, der får gavn af forbedringerne. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser. 1

309 Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at ovenstående kriterier for udarbejdelse af prioriteringslister med diverse projekter godkendes. 2

310 Bilag: Anlægsregnskab Udbyhøj Kabelfærge.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 80747/13

311

312

313 Bilag: Kvalitetsrapporten for skoler og dagtilbud i Norddjurs Kommune Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 82597/13

314

315

316

317

318

319

320

321

322

323 Bilag: Ansøgning fra Auning Skole Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 81391/13

324 Ansøgning om dispensation fra reglerne om klassedannelse Auning skole ønsker hermed at ansøge om dispensation for reglerne om klassedannelse jf Folkeskolelovens 17. Vi er kommet I den situation, at vi på kommende 6. Årgang har to klasser med 29 elever i hver. Klasserne blev lagt sammen til to klasser efter 3. Årgang, men grundet massiv tilflytning på årgangen, er begge klasser nu over det maksimale lovlige antal på 28 elever. Vi ønsker, med følgende begrundelser, at klasserne kan få lov til at fortsætte som to klasser I kommende skoleår: Vi har afsat samlet 18 ugentlige lektioner til de to klasser til deletimer/to-lærer ordninger Vi har placeret de to klasser I to klasselokaler der er større end vores gennemsnitlige klasselokale Efter 6. Årgang, skal eleverne splittes op for at medvirke ved dannelsen af nye klasser når eleverne fra 6. Årgang på Allingåbroskolen, Rougsøskolen og Langhøjskolen overflyttes til Auning skole. En opdeling på kommende skoleår vil således betyde, at eleverne skal inddeles I to helt nye klasser to år I træk. Det vil ikke være hensigtsmæssigt. Det er skolens opfattelse, at det på baggrund af ovenstående er til fordel for eleverne at bibeholde den nuværende klassestruktur I skoleåret 2013/2014. Med venlig hilsen Henrik Schou Skoleleder

325 Bilag: Ansøgning fra Opholdsstedet Østergård Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 82816/13

326 Opholdsstedet Østergaard Birkedalvej 26. Skindbjerg Grenaa. Tlf juni 2013 Vedrørende: Ansøgning om dispensation jævnfør bekendtgørelse 407, paragraf 12 af 25. april 2013 Den interne skole på opholdsstedet Østergaard, Birkedalvej 26, Skindbjerg, 8500 Grenaa ansøger hermed om dispensation for minimumsstørrelsen på den interne skole for skoleåret 2013/2014. Baggrunden for ansøgningen skal ses i lovændringen jævnfør bekendtgørelsen 407, paragraf 11. Af bekendtgørelsen fremgår det, at en intern skole skal være normeret til mindst 10 elever ved skoleårets begyndelse før at den interne skole kan oprettes, og samtidig må det forventede gennemsnitlige elevtal for hele skoleåret ikke være under 10. Der er dog en 1årig overgangsordning for skoleåret , hvor en intern skole skal være normeret til mindst 6 elever ved skoleårets begyndelse, og samtidig må det forventede gennemsnitlige elevtal ikke være mindre end 6 elever. For nuværende anslår dette antal 5 elever på Opholdstedet Østergaards interne skole, men det er dog skolens forventning, at dette antal stiger til det lovbestemte antal, som lyder på 6 elever for skoleåret 2013/2014. Dette er dog en forventning og ikke en kendsgerning, og derfor vil Opholdsstedet Østergaards interne skole, med afsæt i den mulighed for dispensation som bekendtgørelsen også åbner for, ansøge om dispensation for skolens minimumsstørrelse. Dette gøres med udgangspunkt i paragraf 12 i ovennævnte bekendtgørelse: 12. Kommunalbestyrelsen i beliggenhedskommunen kan træffe beslutning om, at elever med behov for et lille undervisningsmiljø, herunder elever med Asperger i det omfang de har behov for et lille undervisningsmiljø og elever, der af adfærdsmæssige eller psykosociale grunde ikke kan være sammen med andre elever, kan henvises til specialpædagogisk bistand i det dagbehandlingstilbud eller anbringelsessted, som eleven af de sociale myndigheder er henvist til eller anbragt i. Den interne skole på Opholdsstedet Østergaard er af den opfattelse, at de indskrevne elever til skoleåret 2013/2014 i større eller mindre grad er omfattet af de fremhævede grunde i ovennævnte paragraf 12. På vegne af den interne skole på Opholdsstedet Østergaard UffeLavrsen Brian Engelund Forstander Lærer

327 Bilag: Notat vedr. drikkevandsforsyning samt trafikforhold KUU Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76972/13

328 Notat vedr. nyt boligområde i Auning øst. Det fremgår af kommuneplan 2009, at et område i Auning øst er udlagt til fremtidig udvikling. Området er dels privat ejet og dels kommunalt ejet. Signatur forklaring til ovenstående kort: Skraveret område: Eksisterende byzone Områder indrammet med rød streg: Fremtidig byudvikling, der ligger i landzone og er privat ejet Områder indrammet med blå streg: Fremtidig byudvikling, der ligger i landzone og er kommunalt ejet. Fra ejeren af det nordligst beliggende område er der interesse for at udstykke til boligformål, idet der er efterspørgsel på nye byggegrunde i Auning. Området ligger i landzone. For at kunne anvende området til boligformål, skal der udarbejdes lokalplan, der overfører arealet til byzone. Området kan først overføres til byzone, når der er fundet en løsning på nedenstående udfordring. Der er tale om særligt drikkevandsområde (OSD), ligesom det er nitratfølsomt område. Vandforsyningen til området kommer fra Auning vandværk, der ligger på Skovdalsvej i et eksisterende boligområde vest for

329 det fremtidige byudviklingsområde. Området kan kun udlægges, hvis der træffes særlige foranstaltninger til beskyttelse af grundvandet. Der er derfor indledt en positiv dialog med Auning vandværk. Auning Vandværk oplyser, at der er en igangværende dialog om muligheden for at etablere en samlet vandforsyning for en række vandværker i den vestlige del af kommunen. I den forbindelse påtænkes etableret ny(e)boringer øst for Auning i Løvenholmskoven. Indtil dette er sket holdes vandværksboringen på Skovdalsvej under kontrol, således at evt. påvirkning af vandkvaliteten følges nøje. Denne model er aftalt med miljøafdelingen. Det betyder, at lokalplanarbejdet kan igangsættes. Trafikforhold. Der er 2 adgangsmuligheder til området. Enten via Østervangs Alle eller via ny adgangsvej fra hovedvejen. Vejadgangen fra Østervangs Alle kan enten være midlertidig eller permanent. Der er foretaget trafiktælling 1 sted på Østervangs Alle. Trafiktællingen indgår som en del af beslutningsgrundlaget. Trafiktællingen er foretaget ud for Østervangs Alle 9, det vil sige relativt tæt på hovedvejen, hvor trafiktætheden formodes at være størst. Årsdøgntrafikken: 659 biler pr. døgn i gennemsnit Hverdagsdøgntrafikken: 736 biler pr. døgn på hverdage 77 færre biler pr. døgn på fridage end på hverdage. 94% af trafikken er personbiler. 99% overholder hastighedsgrænsen på 50 km/t eller der under. Sammenlignelige trafiktal: Årsdøgntrafikken på Klibovej er 828 biler Århusvej i Vivild er 790 biler Markedsgade i Grenaa biler Violskrænten i Grenaa 1141 biler

330

331 Bilag: Kommissorium: Proces for arbejde med markedsføringsstrategi og initiativer i 2013 og 2014 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 75430/13

332 KOMMISSORIUM Kultur og udvikling Proces for arbejde med markedsføringsstrategi og initiativer i 2013 og 2014 Mål Det er Kommunalbestyrelsens mål at styrke Norddjurs s position som attraktiv erhvervs-, bosætnings- og turismekommune, og målrettet markedsføring skal understøtte dette. Opgavebeskrivelse Der igangsættes en proces, hvor der: 1. udarbejdes en markedsføringsstrategi 2. igangsættes konkrete markedsføringsinitiativer inden for udvalgte temaer Fokus Skabe overblik over forskellige typer markedsføringsinitiativer de sidste 5 år Indhente forskellige syn på Norddjurs: politikere, regionale og nationale meningsdannere, borgere, erhvervsdrivende, fx besøgende, tilflyttere, potentielle tilflyttere i omegnskommuner og fraflyttere. Identificere temaer, som skal være omdrejningspunkt for strategien Identificere temaer, hvor konkrete initiativer umiddelbart kan tages Skabe fælles forståelse i organisationen for de overordnede strategiske mål, der udstikkes Etablere samarbejde med borgere og virksomheder om markedsføring Tovholder Samarbejdspartnere Udviklingsforvaltningen fungerer som projektleder i samarbejde med direktionssekretariatet. I processen ønskes desuden ad hoc deltagelse af kommunens forskellige fagområder Der engageres eksterne konsulenter efter behov. Organisering Administrativ styregruppe udgøres af direktionssekretariatet og udviklingsforvaltningen og har ansvaret for den samlede proces med reference til kultur- og udviklingsudvalget. Lokalredaktørerne for involveres ad hoc Overordnet tidsplan 2013 Interne opgaver: Skabe overblik over hidtidige praksis hvad ved vi, og hvad har vi gjort hidtil Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag:

333 Gennemføre konkrete markedsføringsinitiativer Opgaver i samarbejde med eksterne konsulenter: Gennemføre undersøgelser blandt udvalgte målgrupper Sparring i forhold til konkrete markedsføringsinitiativer Udarbejdelse af markedsføringsmateriale 2014 Interne opgaver Gennemføre konkrete markedsføringsinitiativer Opgaver i samarbejde med eksterne konsulenter Udforme markedsføringsstrategi Udforme handlingsplan Opbygge markedsførings apparat i samarbejde med virksomheder, foreninger mv. Se i øvrigt tids- og aktivitetsplan Økonomi Der er i 2013 og 2014 afsat midler til arbejdet: 2013: kr ,- 2014: kr ,- 2015: kr. 0,- Ekstern konsulent(er) til: undersøgelse, sparring på udarbejdelse af markedsføringsstrategi og til udarbejdelse af markedsføringsprodukter -flersproget Der forventes udgifter til opsætning og trykning af formidlingsmateriale og udarbejdelse af digitale løsninger, annoncering Der gennemføres en udbudsrunde i forhold til undersøgelsesopgaven i 2013 og i forhold til varetagelse af arbejdet med at udarbejde en markedsføringsstrategi i De øvrige ydelser i forhold til konkrete produkter købes ad hoc. Medarbejdertimer i udviklingsforvaltningen og i direktionssekretariatet: i alt timer ugentligt. Direktionssekretariatets indsats disponeres dog løbende i forhold til øvrige prioriterede opgaver. Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag:

334 Bilag: Markedsføring: Tidsplan for strategi, handleplan og konkrete initiativer Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 75440/13

335 Markedsføring: proces for strategi, handleplan og konkrete initiativer opgaver 2013 jan feb mar maj jun jul/aug sep okt nov dec overblik hidtidig praksis sparring ekstern konsulent undersøgelse: hvad mener omverden proces strategi **borgerpanel *initiativ1: velkomstbrev *initiativ2: Gl Estrup Messe *initiativ3: liv lokalt konference *initiativ4: sommer i ND- historier *initiativ 5: velkomst nye virksomheder *initiativ6: hjemme(under)side for tilflyttere *initiativ7: uddannelsesby Grenaa *initiativ8: Bæredygtighed- tema for historier opgaver 2014 proces for udarbejdelse af strategi ***etablere samarbejde med virksomheder, borgere, foreninger, m.fl. handlingsplan for initiativer udarbejdes *initiativ9: *initiativ10: *initiativ 11: *initiativer handlingsplan: evaluering og status Uddybende bemærkninger *Konkrete initiativer: Der pågår allerede løbende arbejde med dels at fortælle de gode og interessante historier om Norddjurs, dels at afholde særlige arrangementer, og dels at udarbejde info- og PR-materialer. Disse forskellige initiativer systematiseres og udvikles yderligere. I 2013 via planlægning af en række nye initiativer, og i 2014 via målrettede indsatser i forhold til strategiens og handlingsplanens temaer.

336 **Borgerpanel: Der oprettes et borgerpanel, som fremadrettet med mellemrum vil blive stillet spørgsmål i forhold til markedsføringsprodukter: hvorvidt, de ser dem, synes om dem, anvender dem, mv. Ved oprettelsen i slutningen af 2013 vil panelet blive stillet spørgsmål i forhold til årets indsatser. Der tages stilling til borgerpanelets sammensætning i forlængelse af undersøgelsen om, hvad omverden mener om Norddjurs. ***Samarbejde: I forbindelse med proces for udarbejdelse af strategi etableres samarbejdsplatforme i organisationen og blandt borgere, institutioner og virksomheder for arbejdet med konkrete initiativer. Disse platforme skal fremadrettet medvirke til en fokuseret indsats.

337 Bilag: Ansøgning om Grøn Vækst midler 'Porten til Randers Fjord' Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 13. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 77138/13

338 Porten til Naturpark Randers Fjord Ansøger Norddjurs Kommune og Randers Kommune arbejder sammen om etablering af Naturpark Randers Fjord. Randers Kommune står som den officielle ansøger på dette projekt, som består af to projekter på hver sin side af indsejlingen til Randers Fjord. I praksis gennemføres projekterne i nært samarbejde med frivillige i begge kommuner. Der har siden 2010 været borgerinddragelse og samarbejde med frivillige i forbindelse med etableringen af Naturparken. Det er svært for de frivillige at stå som ansøgere på større LAG projekter, da de selv skal lægge alle pengene ud. Derfor påtager kommunerne sig opgaven som tovholder, det muliggør desuden, at der kan løftes moms af, og udgifterne derved holdes nede. Fig. 1 Porten til Naturpark Randers Fjord, her set fra Randers Fjord og ud mod Kattegat. Det er Udbyhøj Nord til venstre og Udbyhøj Syd til højre. 1

339 Formål Formålet med ansøgningen er at skabe en attraktiv adgangsport til Naturpark Randers Fjord. Udbyhøj Nord og Udbyhøj Syd ligger på hver sin side af indsejlingen til Randers Fjord, se fig.1. Området ved Udbyhøj Nord og Udbyhøj Syd er på noget af Danmarks smukkeste natur og ligger lige der, hvor fjord og hav mødes. På havnene i Udbyhøj Nord (Randers Kommune) og Udbyhøj Syd (Norddjurs Kommune) skabes en række nye aktiviteter, og nogle af de eksisterende udbygges og forbedres. Havnestemningen skal fremmes og områderne skal indrettes, så de indbyder til ophold og gode oplevelser. Målet er, at begge steder bliver så attraktive, at det kan medvirke til flere sejlende i lystbådehavnene, flere besøgende på campingpladsen, flere i de lokale gallerier og gårdbutikker m.v. og generelt langt flere turister også nede i fjorden. Målgrupper Målgrupperne for dette projekt er i høj grad sammenfaldende med målgrupperne i hele Naturpark Randers Fjord, hvor der også arbejdes med etablering af basal infrastruktur og digital formidling. Helt konkret vil følgende grupper have stor glæde af projektets tiltag: Borgere og turister i Naturpark Randers Fjord sikres flere oplevelser ved fjorden. Interesseorganisationer og private brugere af Randers Fjord får øget deres oplevelsesmuligheder i Naturpark Randers Fjord. Formidlere i området får mulighed for at benytte de kommende faciliteter i deres formidling og vejledning. De øgede rekreative faciliteter vil styrke kommunernes brand og forventeligt have en positiv indflydelse på bosætning og turisme. Lokale erhvervsdrivende får et større kundegrundlag og har dermed et øget indtjeningsgrundlag i et geografisk yderområde. Baggrund Siden 2010 har seks parter stået bag udviklingen af Naturpark Randers Fjord. De seks parter er: Randers Kommune, Norddjurs Kommune, LAG Randers, LAG Djursland, VisitRanders og Destination Djursland. Etableringen af Naturpark Randers Fjord sker igennem Friluftsrådets certificeringsordning for Danske Naturparker ( Status er at Naturpark Randers Fjord er Pilot Park i 2013, og det er hensigten at søge om at blive certificeret Naturpark i Der er sendt en større samlet ansøgning til Nordea-fonden (der forventes svar sidst i juni 2013), ligesom der er søgt og bevilliget 2 mio. kr. til et fælles projekt med etablering af 10 fysiske hotspots 2

340 (adgangssteder). Der arbejdes meget målrettet med at etablere basal infrastruktur og formidling, for at bidrage til områdets oplevelsesværdi både for borgere og turister. Arbejdet er i høj grad afhængig af et tæt samarbejde med frivillige tilknyttet Naturpark Randers Fjord. Partnerskabet med de frivillige omfatter bl.a. lodsejerkontakt, etablering af stier og formidling. Det er forventningen, at Naturpark Randers Fjord på længere sigt oplevelsesmæssigt kan kobles til de nye initiativer omkring Gudenåen, så turister vil opleve en samlet destination. Det arbejdes også med at kortlægge lystfiskerpotentialet, og dette er foreløbig blevet vurderet til at være større end i Havørred Fyn, da der er mange fiskearter og en meget lang sæson. Udover det store uudnyttede potentiale som lystfiskerdestination arbejder partnerne bag Naturpark Randers Fjord også på at få skabt en stærk havkajak destination. Der er altid et godt sted at sejle havkajak i Randers Fjord, ligesom der er passende udfordringer for øvede og nybegyndere. Det meste af Randers Fjord er Natura 2000 område og rummer bl.a. et af landets største sivskovsområder. Der er rigtig mange andre naturtyper, og alle har fokus på, at området kun kan benyttes i det omfang beskyttelsen tillader det. Det bliver derfor ikke en tivoliseret Naturpark, men et område hvor fokus vil være på natur, fordybelse og oplevelser. Yderst i Randers Fjord, hvor fjorden møder havet, ligger der på hver side af fjorden et Udbyhøj. Egentlig er det Udbyhøj i Norddjurs Kommune der er det rigtige Udbyhøj. Udbyhøj i Randers Kommune hedder egentlig Udbyhøj Vasehuse, men kaldes lokalt kun Udbyhøj. I dette projekt refereres der til hhv. Udbyhøj Nord (Randers Kommune) og Udbyhøj Syd (Norddjurs Kommune). Der er færgeforbindelse mellem Udbyhøj Nord og Udbyhøj Syd. Færgeforbindelsen, som er en kabelfærge, drives i samarbejde med Randers Kommune. Lodseriet for Randers Fjord har hjemsted her. Randers Fjord har også færgefart centralt i fjorden mellem Voer og Mellerup. Her sejler færgen Ragna. Færgefarten har mere end 400 år på bagen, og selve færgen fylder 50 år i år. Havnen og det omkringliggende område i Udbyhøj Nord har været et naturligt samlingssted for borgerne, når der har skullet afholdes fælles arrangementer som Sct. Hans og havnefest. I 2012 blev en helt ny lystbådehavn indviet. Samme år danne området rammen om Dyk og pløk i september, og der er planer om en lignende stor event i 2013, med fokus på landliv. Den nye lystbådehavn har gjort området endnu mere attraktivt for borgerne, men i særdeleshed også for sejlere, besøgende og turister. Den eneste Blå Flag strand i Randers Kommune er en kunstig strand mellem lystbådehavnen og færgelejet. Der har længe været et stort ønske om at koble flere aktiviteter til havnen. De lokale er meget aktive medspillere i processen med etablering af Naturpark Randers Fjord, og ønsket er, at flere aktiviteter på havnen kan medvirke til at binde havn, strand og natur sammen. 3

341 En sammenslutning af fire foreninger i Udbyhøj Nord og Sødring arrangerer events ( med den målsætning at gøre det mere attraktivt at bo i Udbyhøj Nord, øge det lokale samarbejde og fællesskab, skabe mere liv og øge turismen. Borgerforeningen i Udbyhøj Nord har ansøgt A.P. Møllerfonden om tilskud til Aktivitetspladsen. Den endelige aftale er ikke på plads, men der er god dialog. A.P. Møllerfonden har ønsket et tættere samarbejde med kommunen og LAG. Derudover har det været et ønske at være med til at bidrage i en Naturpark. Borgerforeningen i Udbyhøj Nord er Randers Kommunes nærmeste samarbejdspartner i projektet, og det er dem, der har stået for borgerinddragelse, hvor alle ønsker til området er kommet frem. Udbyhøj Syd ligger på det nordligste punkt i Norddjurs Kommune og består af en blanding af helårshuse og sommerhuse. Markant for Udbyhøj Syd er aftegningen af den stjerneskanse, der blev bygget 1802 i forbindelse med Englandskrigene. Skansen er et bevaringsværdigt kulturmiljø. En frivillig gruppe arbejder med at få opstillet kanoner på skansen som symbol på, at skansen engang har haft et formål. Lystbådehavnen i Udbyhøj Syd med tilhørende klubhusfaciliteter har plads til 52 lystsejlere og små fiskerbåde. Sejlklubben har planer om at udvide lystbådehavnen, så der bliver plads til dobbelt så mange både og herved give mulighed for et bedre havne- og fiskerimiljø.sejlklubbens medlemmer er aktive omkring etableringen af Naturpark Randers Fjord. På baggrund af idéudvikling om aktiviteter i projektet, er der udtrykt ønske om, at genetablere nogle af de faciliteter, der tidligere har været kendetegnende for området og som igen kunne bringe aktivitet til området. 4

342 Aktiviteter Fælles for begge sider af fjorden vil være placering af et sømærke, der kan tjene som udkigspost, samlingssted og formidlingsplatform, se fig. 2. Sømærkerne vil så vidt muligt blive placeret, så man kan se dem begge, når man kommer sejlende til Naturpark Randers Fjord. Fig. 2 Sømærke-inspiration. Der etableres et på hver side af indsejlingen til Randers Fjord. Aktiviteter Udbyhøj Nord: Sømærke Pyramide i træ, skal fungere som udkigspost, samlingssted og formidlingsplatform (fig. 2). Se også inspiration i bilagstegninger. 5