GN ETHICS GUIDE GN STORE NORD GROUP Oktober 2015

Transkript

1 GN ETHICS GUIDE GN STORE NORD GROUP Oktober 2015

2 Contents Introduktion... 1 Ansvar... 1 Sådan får du hjælp eller indberetter et problem... 1 Etisk beslutningstagning... 2 Spørgsmål du skal stille dig selv... 2 Gennemgå retningslinjer og politikker... 3 Tal med din chef... 3 Assistance... 3 Whistleblower-hotlinen... 3 Forretningsadfærd og -praksis... 3 Overholdelse af lovgivningen... 3 Andres immaterielle rettigheder... 3 Forretningsoptegnelser og økonomisk integritet... 4 Bestikkelse og returkommission... 4 Redelig forretningsmæssig adfærd... 5 Samspil med leverandører... 5 Forretningskontakter med konkurrenter... 6 Selskabets ejendom... 6 Fortrolige oplysninger & insiderhandel... 6 Fortrolige oplysninger... 6 Insiderhandel... 7 Ansættelsespraksis... 8 Diskrimination og chikane... 8 Sundhed og sikkerhed... 8 Børnearbejde og tvangsarbejde... 8 Politiske aktiviteter... 8 Foreningsfrihed... 8 Personlige data... 9 Interessekonflikt... 9 Gaver og begunstigelser... 9 Forholdet til en leverandør eller sælger...10 Investeringer i andre virksomheder...10

3 Som international virksomhed bestræber GN Store Nord A/S ( GN ) sig på at skabe et konkurrencedygtigt udbytte for sine aktionærer ved at udvikle, fremstille og markedsføre nyskabende løsninger til høreapparat- og headset-industrien og hjælpe vores medarbejdere til at reagere på udfordringer og handle ansvarligt i et miljø, som forener avanceret teknologi med verdensomspændende salg. Grundlaget for denne mission er hvad vi gør, hvad vi fokuserer på og allervigtigst hvad vi som organisation tror på. En af de afgørende betingelser for, at vi kan gennemføre vores mission, er at vort individuelle og kollektive omdømme er hævet over al kritik. Vores målsætning er at udvise det højeste niveau af etisk adfærd og integritet i vores forretninger. Dette er højt prioriteret i koncernen og udgør et fælles ansvar for alle GN s medarbejdere, eftersom alle vores handlinger og beslutninger påvirker virksomheden og dens omdømme. GN s Etiske Retningslinjer gennemgår dette ansvar og retningslinjerne for, hvilken etisk standard der forventes af alle vores medarbejdere. De danner endvidere grundlag for beslutningsprocessen til støtte for løsningen af etiske problemer og identificerer, hvilke GN medarbejdere der står til rådighed med hjælp og rådgivning. Den indeholder endvidere case studies, der illustrerer, hvordan etisk ansvar og retningslinjer finder anvendelse i dagligdags situationer. Læs venligst dette dokument omhyggeligt og sørg for, at det bliver en integreret del af den måde, du udfører dit arbejde på hos GN. Som medarbejder spiller du en vigtig rolle som repræsentant for organisationen. I overensstemmelse med disse etiske standarder opbygger vi et tillidsfuldt forhold til vores kunder, aktionærer, leverandører, kolleger og samfundet.

4 Page 1 of 10 Introduktion Disse Retningslinjer gælder for alle GN s virksomheder og disses medarbejdere, direktører og bestyrelsesmedlemmer. I relation til disse Retningslinjer alene betyder GN medarbejdere eller medarbejdere alle medarbejdere, direktører og bestyrelsesmedlemmer, herunder bestyrelsesmedlemmer, direktører og medarbejdere i GN-koncernen og dens datterselskaber. Det er ikke hensigten, at der skal være nogen fraskrivelser i disse Retningslinjer. Hvis det usandsynlige skulle ske, at en fraskrivelse tages op til overvejelse og godkendes, vil fraskrivelsen kun være gyldig, hvis den udtrykkeligt er godkendt skriftligt af bestyrelsen. Medarbejderne mindes ved gennemlæsningen af disse Retningslinjer om, at GN forbeholder sig ret til at foretage ændringer, tilbagekaldelser og tilføjelser i alle Retningslinjernes bestemmelser efter virksomhedens behov. GN giver medarbejderne besked om eventuelle ændringer til GN s Etiske Retningslinjer, før ændringerne bliver bindende. Ikke desto mindre forventes det, at medarbejderne med jævne mellemrum gennemgår disse Retningslinjer (mindst en gang om året), således at de til enhver tid er bekendt med vilkårene deri. Disse Retningslinjer findes både på virksomhedens intranet og på GN s hjemmeside Ansvar Alle medarbejdere forventes til enhver tid at udvise ærlighed i deres adfærd, at overholde de love og bekendtgørelser, som regulerer virksomhederne, og at opretholde et etisk arbejdsmiljø. Denne standard kræver, at alle medarbejdere forstår og anvender Vejledningen i deres daglige handlinger og beslutninger. Alle forretningsmæssige aktiviteter skal kunne tåle en eventuel offentlig prøvelse og eventuelle yderligere undersøgelser. Disse retningslinjer bygger på almindeligt accepterede standarder for etisk adfærd og gældende civil- og strafferet. Det forhold, at der ikke er nogen retningslinjer for en bestemt situation, fritager ikke nogen af os fra ansvaret for at handle etisk. Medarbejderne må hverken direkte eller indirekte handle på en måde, som på upassende vis påvirker, tvinger, manipulerer eller vildleder selskabets eksterne eller interne revisorer eller disses repræsentanter. Ud over ovennævnte ansvarsområder har GN s ledende medarbejdere en særlige forpligtelse til at gøre sig bekendt med GN s Etiske Retningslinjer. Lederne skal fremme og opretholde et miljø, hvor ærlig, etisk og lovlig forretningsadfærd er normen, og formidle GN s forpligtelse til at overholde denne adfærd til alle medarbejdere. Lederne skal endvidere tage imod og undersøge indberetninger om mulige forretningsmæssige forseelser og misbrug og kompromisløst fastholde vores etiske standarder ved opnåelsen af målsætninger og formål, uanset hvor vigtig målsætningen eller formålet måtte være. Lederne skal regelmæssigt gennemgå GN s Etiske Retningslinjer med grupper og kolleger (mindst en gang om året) og give nye medarbejdere en introduktion heri. Sådan får du hjælp eller indberetter et problem I situationer, hvor det er uklart, hvordan man skal forholde sig etisk korrekt, eller hvor der tilsyneladende handles i strid med disse Retningslinjer, skal du søge råd og afklaring. For det første skal du rette henvendelse til din umiddelbare chef. Men hvis der er behov for yderligere vejledning, fordi den lokale ledelse ikke vil behandle problemet, eller fordi

5 Page 2 of 10 problemstillingen er uklar eller særlig følsom, kan du kontakte din lokale HR-afdeling eller koncernens juridiske afdeling. Hvis du bliver opmærksom på en mulig overtrædelse af GN s Etiske Retningslinjer, skal du omgående rette henvendelse herom til din lokale ledelse eller koncernens juridiske afdeling. Alle forespørgsler og indberetninger behandles fortroligt, så vidt det overhovedet er muligt under omstændighederne. Medarbejderne kan vælge at optræde anonymt, selv om dette i nogle tilfælde kan gøre det vanskeligere at følge op på og løse problemet. Hvis du ønsker at forblive anonym, skal du i din /under samtalen meddele din lokale HR-afdeling eller koncernens juridiske afdeling, at det forholder sig sådan, eller du skal anvende Whistleblower-hotlinen, som vil blive oprettet til brug for anonyme tips. Nærmere oplysninger om indberetning gennem Whistleblower-hotlinen findes på eller virksomhedens intranet. Hvis medarbejderen ikke handler i overensstemmelse med disse Retningslinjer, kan det få følger for den pågældende, det kan muligvis skade GN s omdømme og brand, og det kan medføre en risiko for retslige sanktioner mod GN. Konsekvenserne for medarbejderen er bl.a. disciplinære tiltag, som kan omfatte afskedigelse. På selskabsniveau kan konsekvenserne omfatte civil- og strafferetlige sanktioner. Derfor skal kravet om at forstå og handle i overensstemmelse med GN s Etiske Retningslinjer tages meget alvorligt. Etisk beslutningstagning GN s Etiske Retningslinjer afspejler GN s forpligtelse til høje standarder for professionel og erhvervsmæssig etisk adfærd. GN s Etiske Retningslinjer skal fungere som et levende dokument, som understøtter en åben og ligefrem diskussion og en tilfredsstillende løsning af etiske dilemmaer. Vi er hver for sig ansvarlige for at tilstræbe at sikre, at vores adfærd er etisk, og for at træffe forholdsregler til løsning af etiske dilemmaer. Disse retningslinjer er udfærdiget for at hjælpe dig med at træffe etiske beslutninger. Eftersom forretningslivet bliver stadig mere komplekst, kan Vejledningen ikke vejlede om alle tænkelige situationer. Hvis Retningslinjerne ikke giver dig svar, skal du diskutere situationen med din chef eller med kolleger, så du får støtte til at fastlægge den korrekte etiske fremgangsmåde. Hvis du vil diskutere etiske spørgsmål mere indgående, eller hvis du har et dilemma, som du gerne vil have hjælp til, skal du følge nedenstående fremgangsmåde og standse, når du når det punkt, hvor situationen er blevet løst. Spørgsmål du skal stille dig selv Indsaml oplysninger og afgør dernæst, om den situation, du befinder dig i, udgør et etisk dilemma. Nedenstående spørgsmål kan hjælpe dig med at afklare situationen og den etiske handling. Hvad er min umiddelbare følelse omkring dette? Er dette en forventet del af mit job? Hvordan ville andre opfatte denne handling? Hvordan ville jeg handle, hvis mine medarbejdere, kolleger eller chef var til stede? Ville jeg eller GN komme i vanskeligheder, hvis situationen blev genstand for avisomtale? Ville jeg udsætte GN eller mig selv for en unødvendig risiko?

6 Page 3 of 10 Har min handling negative juridiske implikationer? Vil dette betyde, at GN mister indtægter eller kunder på kort eller langt sigt? Var det hensigten, at dette skulle påvirke mine beslutninger, eller påvirker det dem faktisk? Gennemgå retningslinjer og politikker Gennemgå retningslinjerne i disse GN s Etiske Retningslinjer samt de relevante case studies. Hvis du har brug for yderligere assistance, kan du overveje følgende beslægtede politikker, da de kan være dækkende for din situation. Interne regler for handel med aktier i GN Store Nord Interne regler, som forhindrer uautoriseret afsløring af insider-oplysninger Finansmanualen Politik for sociale medier Tal med din chef Din chef vil ofte være den, der er bedst placeret til at hjælpe dig med at håndtere dilemmaet. Din chef er ansvarlig for at støtte åbne diskussioner, håndtere dine etiske spørgsmål og vejlede dig i, hvordan du får yderligere assistance efter behov. I de situationer, hvor du er utryg ved at tale med din chef, eller din chef ikke kan hjælpe, skal du henvende dig til det næste ledelsesniveau eller søge eksperthjælp som beskrevet i næste afsnit. Assistance Hvis du har forsøgt ovennævnte kilder og stadig har spørgsmål, kan du få hjælp gennem din lokale HR-afdeling eller fra koncernens juridiske afdeling. Whistleblower-hotlinen GN har oprettet en Whistleblower-hotline. Hotlinen gør det muligt for ansatte og eksterne parter at indberette anonyme klager omhandlende formodede uregelmæssigheder af en generel, operationel, juridisk og/eller finansiel karakter til en uafhængig tredjepart i GN. Lederne er ansvarlige for dens implementering og for at orientere alle medarbejdere om denne hotline. Forretningsadfærd og -praksis Overholdelse af lovgivningen Det er et grundlæggende princip i disse retningslinjer, at alle medarbejdere skal overholde alle gældende love og bekendtgørelser, når de handler på vegne af selskabet. Medarbejderne skal være bekendt med de love og bekendtgørelser, som er relevante for deres arbejde, og overholde disse. Lederne er ansvarlige for at sikre, at deres medarbejdere er klar over deres ansvar i den forbindelse, og for at søge rådgivning hos koncernens juridiske afdeling i tilfælde af usikkerhed. Andres immaterielle rettigheder Medarbejderne skal respektere andres gyldige immaterielle rettigheder, således som de fremgår af patenter, copyright, varemærker og industrielle designs. Eksempler på immaterielle rettigheder, som kan beskyttes, omfatter, men er ikke begrænset til skriftlige materialer, logoer, kreative forslag, billeder, lyd- og videoprodukter og computersoftware. Medarbejderne skal respektere vilkårene for brug. Medarbejderne må ikke kopiere, distribuere eller indarbejde materialer, som er andres immaterielle rettigheder, i GN s arbejde, med mindre der forinden er indhentet tilladelse dertil. Software, som

7

8

9 Page 6 of 10 beslutninger, der indebærer evaluering eller udvælgelse af leverandører, må denne ikke øve eller forsøge at øve indflydelse med henblik på at opnå "særbehandling" for en bestemt leverandør. Bare det at det ser ud, som om medarbejderen gør det, kan underminere integriteten i GN s etablerede procedurer. GN benytter en evalueringsproces baseret på konkurrence til udvælgelse af de bedste leverandører. Priser og andre oplysninger afgivet af leverandører og GN s evaluering af disse oplysninger skal behandles fortroligt af GN. Medarbejdere og tidligere medarbejdere må ikke benytte disse oplysninger uden for GN uden skriftlig tilladelse. Det er væsentligt, at leverandører, der konkurrerer om at levere til GN, har tillid til integriteten i GN s udvælgelsesproces. Forretningskontakter med konkurrenter Særlig opmærksomhed er påkrævet, når modparten er konkurrent til GN. Forhold af denne art kræver ekstra omhu. Det er uundgåeligt, at GN s medarbejdere og konkurrenter fra tid til anden mødes og taler sammen og deltager i de samme industrielle møder eller foreningsmøder. Mange af disse kontakter er helt acceptable, så længe de etablerede procedurer følges. Acceptabel kontakt omfatter: salg til andre selskaber inden for branchen og køb fra disse; godkendt deltagelse i fælles bud samt deltagelse i udstillinger, standardorganisationer og brancheforeninger. Men selv disse kontakter kræver forsigtighed. Hvis du er i tvivl, skal du søge rådgivning i koncernens juridiske afdeling. Selskabets ejendom Hver enkelt medarbejder er ansvarlig for, at selskabets aktiver, herunder selskabets anlæg, udstyr, redskaber, forsyninger, køretøjer og informationssystemer, anvendes korrekt og beskyttes mod tab, tyveri, hærværk, grov forsømmelighed, uautoriseret brug og uautoriseret bortskaffelse. Brug af selskabets ejendom skal fremme selskabets legitime forretningsformål og ikke anvendes til personlige formål uden tilladelse. Hver enkelt medarbejder har pligt til at bruge den tid, han eller hun lønnes for af selskabet, produktivt. Arbejdstiden skal bruges på aktiviteter, som er direkte relateret til selskabets forretning, bortset fra ikke-forretningsmæssige aktiviteter, som er godkendt af ledelsen. Al voic og kommunikation er fuldt og helt selskabets ejendom. Kommunikation ved hjælp af disse systemer forventes at være virksomhedsakter, som kan overvåges af selskabet og kræves fremlagt af en domstol, og medarbejderne skal derfor ikke have nogen forventninger om privatlivets fred, hvad angår kommunikation, der sendes eller modtages over disse systemer, medmindre kommunikationen klart er markeret med Privat, f.eks. i emnefeltet på en . Privat kommunikation vil blive håndteret i overensstemmelse med lokal lovgivning. Fortrolige oplysninger & insiderhandel Fortrolige oplysninger Medarbejdere, herunder tidligere medarbejdere, må ikke afsløre, tillade eller bistå med afsløring af GN s fortrolige oplysninger (defineret herunder) eller fortrolige oplysninger fra tredjemand, med mindre afsløringen eller brugen er nødvendig i forbindelse med arbejde udført på vegne af selskabet. I situationer, hvor afsløring er nødvendig af forretningsmæssige hensyn, kan koncernens juridiske afdeling udarbejde en fortrolighedsaftale eller en licensaftale, der beskytter GN.

10

11

12 Page 9 of 10 forhandle kollektivt i overensstemmelse med lovgivningen. Medarbejdernes repræsentanter udsættes ikke for diskrimination og har adgang til de arbejdssteder, der er nødvendige for udførelsen af deres respektive funktioner. Personlige data GN besidder personlige oplysninger om medarbejderne. Disse omfatter følsomme oplysninger, der er beskyttet af lovgivningen. Det er GN s politik ikke at afsløre disse oplysninger over for nogen, med mindre det skyldes et lovligt formål og sker under iagttagelse af alle lovgivningskrav. Alle medarbejdere, som har adgang til sådanne oplysninger, skal overholde dette princip. Før oplysninger af denne art frigives, skal medarbejderen rådføre sig med HR-afdelingen eller koncernens juridiske afdeling. Interessekonflikt En interessekonflikt opstår, når en medarbejders private interesser griber væsentligt ind i eller blot synes at gribe væsentligt ind i selskabets interesser. En interessekonflikt kan opstå, når en medarbejder træffer forholdsregler eller har interesser, som kan gøre det vanskeligt for den pågældende at varetage sit arbejde objektivt og effektivt. Interessekonflikter opstår også, når en medarbejder eller dennes nærtstående modtager upassende personlige begunstigelser som følge af medarbejderens stilling i selskabet. Medarbejderne har pligt til at undgå situationer, hvor der kan opstå en interessekonflikt, samt til at afsløre potentielle interessekonflikter over for ledelsen. Gaver og begunstigelser GN s medarbejdere må hverken direkte eller indirekte modtage gaver, erkendtligheder, belønninger, begunstigelser eller fordele fra en organisation eller person, som handler med GN, bortset fra hvad der er normalt i forretningssammenhængen. GN s medarbejdere må ikke tilbyde eller give gaver, erkendtligheder, belønninger, begunstigelser eller fordele til medarbejdere i andre virksomheder med henblik på at sikre eller fastholde handel, bortset fra hvad der er normalt i forretningssammenhængen. Der er ikke tale om en interessekonflikt, hvis en medarbejder tager imod gæstfrihed eller repræsentation, forudsat det er rimeligt og inden for grænserne af ansvarlig og generelt accepteret forretningspraksis. Medarbejderne må dog ikke modtage gaver, der gives med henblik på at påvirke, eller som forekommer at påvirke, en særlig forretningsmæssig beslutning. Acceptable begunstigelser, som er normale i forretningssammenhæng for GN medarbejdere, må aldrig overstige USD 100 eller nærmeste tilsvarende beløb i andre valutaer. Acceptable begunstigelser, som er normale i forretningssammenhæng, omfatter: Transport til eller fra kundens eller leverandørens forretningssted Betalt luksushotelophold i forbindelse med forretningsaktiviteter Deltagelse i sports- eller kulturelle begivenheder (inden for rimelige grænser) Forretningsfrokoster eller -middage Smågaver ved højtiderne samt præmier til brug for kontorlotterier Medarbejdere, hvis arbejde består i at forhandle, udvælge eller købe fra leverandører, eller som i henhold til en kontrakt har en lederstilling i GN, er underlagt strengere professionelle indkøbskrav, hvad angår gaver og begunstigelser. De må derfor ikke modtage nogen gaver eller begunstigelser fra leverandører eller potentielle leverandører uden en udtrykkelig skriftlig godkendelse fra den pågældendes leder. Undtaget herfra er i) transport til eller fra leverandørens forretningssted, ii) betalt hotelophold i direkte forbindelse med forretningsaktiviteter og iii) forretningsfrokoster eller -middage. Alle gaver

13