Bilag 4. Dokumentation. Udbud af Medical Device Information Collection

Transkript

1 Bilag 4 Dokumentation Udbud af

2 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med Bilag: Formålet med dette Bilag er at beskrive s krav til Dokumentation af Løsningen. Instruks vedrørende Bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare Bilaget. Evaluering af besvarelse: Bilaget evalueres ikke. Tilbudsgivers forbedringsforslag: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Bilag 80, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Side 1 af 12 Bilag 4: Dokumentation

3 Indhold INDLEDNING... 3 GENERELLE KRAV TIL DOKUMENTATION... 3 Sprog... 3 Format og lagring... 3 Ansvarsfordeling... 4 Levering og godkendelse... 4 Opdatering og versionering... 4 DOKUMENTATION DER SKAL LEVERES AF TILBUDSGIVER/LEVERANDØR... 6 Bilag 4: Dokumentation Side 2 af 12

4 4.1 Indledning Leverandøren skal tilvejebringe dokumentation med det formål, at får tilført viden, der sætter i stand til at teste, idriftsætte, anvende, drive, vedligeholde og videreudvikle Leverancen i overensstemmelse med Kontrakten - enten på egen hånd eller gennem tredjepart - samt at tilfredsstille revisionsmæssige krav. Det er desuden et formål at sikre kvaliteten af anskaffelsen gennem udarbejdelse og anvendelse af dokumentation. Nærværende Bilag 4 beskriver s krav til dokumentation. Dokumentation skal i hele Kontraktens løbetid leve op til kravene i nærværende bilag. De generelle krav, jf. afsnit 4.2, Generelle krav til dokumentation, gælder for alle leverancer af dokumentation. Dokumentation, herunder også løbende opdatering af dokumentation i forbindelse med eksempelvis nye releases/versioner af Løsningen, er en del af vederlaget i kontrakten Generelle krav til dokumentation Dokumentationen skal afleveres i sammenhæng med udførelsen af de nævnte opgaver i projektets tidsplan, som fremgår af tidsplanen i Bilag 1 - Tidsplan. Sprog Dokumentationen skal være udarbejdet med sprogbrug, der gør den let tilgængelig med fokus på præcis formidling. Dokumentationen bedes fortrinsvis blive leveret og holdt opdateret på dansk, medmindre har godkendt, at dele af den kan leveres på engelsk. I Bilag 100 fremgår sprogkrav til hvert enkelte bilag Format og lagring Krav til format: Dokumentationen skal være udformet efter en ensartet struktur og metode, så dokumentationen fremstår som en helhed, og tidsforbruget ved at sætte sig ind i dokumentationen holdes på et minimum. Hvert dokument skal indledes med en kort introduktion til og læsevejledning for det pågældende dokument. Dokumentationen skal følge en af de offentlige anbefalede åbne standarder, Open Document Format (ODF) eller Office Open XML (OOXML) eller tilsvarende. Dokumentationen skal kunne printes i et læsevenligt format. Al dokumentation skal leveres i søg- og rediger bar elektronisk form. Tekniske dele af Løsningen skal beskrives både ved tekstuelle beskrivelser og ved diagrammering med modelleringssprog, der er udbredte og anerkendte i Danmark, f.eks. UML eller lignende. Diagrammer, der anvendes til at understøtte tekstbeskrivelser, skal leveres i et redigerbart format. stiller en online platform til rådighed for Leverandøren, hvor Leverandøren til enhver tid har adgang til, at uploade den fulde og komplette senest opdaterede dokumentation. Side 3 af 12 Bilag 4: Dokumentation

5 Leverandøren Ansvarsfordeling Leverandøren skal indgå i en samarbejdsmodel med i forbindelse med udarbejdelse af dokumentindhold, hvor Leverandøren planlægger, styrer og udarbejder al dokumentation. Leverandøren og skal indgå i en proces, der indeholder de aktiviteter og ansvarsfordelingen, der fremgår af Figur 1 herunder. Dokumentationshåndtering Review dokumentation Godkend dokumentation Dokumentation godkendt Dokumentation eksisterer ikke, eller dokumentation skal revideres Udarbejd dokumentation Lever dokumentation Ret evt. fejl i dokumentation Figur 1: Aktiviteter, Proces og ansvarsfordelingen for udarbejdelse af Dokumentation Levering og godkendelse Al dokumentation, der skal leveres i en fase, skal være godkendt af, inden efterfølgende fase kan påbegyndes, medmindre andet aftales. I afsnit 4.3 er vist hvilke faser de enkelte dokumenter skal afleveres i. Såfremt dokumentationen ikke kan godkendes skal redegøre for fejl og mangler over for Leverandøren, hvorefter Leverandøren retter og genfremsender til godkendelse. I afklaringsfasen fastlægges proceduren for, hvorledes s godkendelse af al dokumentation skal foregå. Proceduren fastlægger følgende: Hvor lang tid skal have til at gennemgå dokumentationen afstemt efter omfanget. Hvilken kvalitetssikring Leverandøren foretager forud for fremsendelse af dokumentation til godkendelse ved Opdatering og versionering Leverandøren skal med tydelig versionsangivelse holde den leverede dokumentation opdateret, således at dokumentationen til enhver tid fyldestgørende afspejler Løsningen i drift og opfylder kravet om, at dokumentationen skal muliggøre s afprøvning, drift, support, anvendelse og videreudvikling af Løsningen, jf. Bilag 5, 6 og 14. Ændringer i dokumentationen skal være sporbare. Leverandøren skal derfor sikre, at hvert enkelt dokument indeholder entydig versionering og en dokumenthistorik, så det klart fremgår: Hvornår versionerne af dokumentet er udarbejdet. Hvilken status den aktuelle version har. Hvilken del af Leverancen (krav) det relaterer sig til. Hvis vedligeholdelse af Leverancen medfører ændringer, skal Leverandøren sørge for, at den tilhørende dokumentation (driftsdokumentation, brugervejledninger, undervisningsmaterialer etc.) ændres i overensstemmelse dermed. Tilsvarende gælder udnyttelse af Optioner. Bilag 4: Dokumentation Side 4 af 12

6 er berettiget til at kopiere dokumentationen helt eller delvist til egne interne materialer. Interne materialer kan stilles til rådighed for 3. part. er berettiget til efter overtagelsesdagen og under forudsætning af, at drift, vedligeholdelse og support ikke er ophørt, at foretage audit af dokumentationen, eventuelt via inddragelse af ekstern rådgiver, med henblik på at efterprøve kvalitet og vedligeholdelsesstandard. afholder i givet fald omkostningerne hertil og pålægger en eventuel ekstern rådgiver tavshedspligt svarende til den, der påhviler s medarbejdere. Side 5 af 12 Bilag 4: Dokumentation

7 4.3 Dokumentation der skal leveres af Tilbudsgiver/Leverandør I den efterfølgende tabel fremgår de dokumenttyper som indgår i den samlede løsning, og tabellen viser hvornår dokumentationen skal leveres. Leveringstidspunkt Løsningsbeskrivelse Omfatter en samlet beskrivelse af den tilbudte løsning inkl. eventuelle Optioner Løsningsbeskrivelse skal have en logisk sammenhæng med kravene til den efterspurgte løsning jf. Bilag 3, Leverancebeskrivelse og kravspecifikation. Gerne understøttet af aktørdiagrammer eller lignende. Kan understøtte Udbyders forståelse af den tilbudte løsning. Projektet Bilag 4a Løsningsbeskrivelse Systembeskrivelse Overordnet arkitektur Skal beskrive Leverancens overordnede strukturer samt sætte rammerne for design af den komplette Leverance, samt dokumentation af arkitekturovervejelser og beslutninger Formålet er at komme fra forretningsprocesser til design af systemet ved at dokumentere arkitekturbeslutninger. Arbejdet med arkitektur kan ske på mange måder. En metode er at anvende forskellige EA Metoder som fx OIO metode. Arkitekturbeskrivelse skal beskrive den komplette arkitektur for den tilbudte løsning, herunder: Topologitegninger. Dataflowdiagrammer med omkringliggende systemer. Beskrivelse af server setup. Overordnede krav servere, netværk, klienter, grænseflader osv. i forhold til overholdelse af ønsket performance. Skalering af den tilbudte løsning i forhold til apparatur listet i Bilag G-1 og Bilag G-2. Skal beskrive Leverancens komplette arkitektur, så det kan fungere som grundlag for design. Projektet og Regional IT - arkitekter Bilag 4c Systembeskrivelse Bilag 4: Dokumentation Side 6 af 12

8 Leveringstidspunkt Systembeskrivelse Server arkitektur Serversiden: Tilbudsgiveren skal dokumentere krav til dimensionering af infrastrukturen (servere) med henblik på at sikre skalerbarhed, stabilitet og performance. Indeholder: Miljøbeskrivelse af test-, præproduktion- og produktion-miljø. Beskrivelse af serversoftware, klientsoftware, serverhardware, komponenter. Mindstekrav til RAM og CPU for alle servere, der indgår i Løsningen. En liste med samtlige softwareprodukter og eventuelle tillægskomponenter og 3. partsprodukter. Disse beskrives ved produktnavn, eventuel minimumsversion, eventuel anbefalet version osv. Dokumentation af eventuelt Cluster konfiguration af servere. Dokumentation af typen af database, og en beskrivelse af hvordan databasen anvendes, herunder om der afvikles processer specifikt på databasen, såsom stored procedures eller der anvendes og implementeres views og statistik logs. Den forventede datatilvækst inden for kontraktperioden. Beskrivelse af en 5 årig kapacitetsprognose (el, rack, diskspace og netværk) Dokumentation af hvordan systemet skaleres ved flere brugere, anvendersystemer, udvidet anvendelse og kapacitet eller lignende. Fejlbeskeder Beskrivelse af fejlbeskederne på de enkelte funktioner med angivelse af fejlnr., tekst samt udførlig beskrivelse af fejlen. Batch jobs Beskrivelse af alle batch jobs, deres formål, hvad de gør, hvornår de afvikles samt hvilke afhængigheder (om nogen) de har til andre funktioner i systemet. 3. parts software Beskrivelse af eventuelle 3. parts software og hvordan de hænger sammen med systemet. Beskrives både med diagrammer og tekst. Skal beskrive Leverancen, så servere kan bestilles og klargøres i s itmiljø, og Leverandøren efterfølgende kan færdiggøre installationen. Projektet og Regional IT - arkitekter Bilag 4c Systembeskrivelse Side 7 af 12 Bilag 4: Dokumentation

9 Systembeskrivelse Klient arkitektur Systembeskrivelse - Netværksarkitektur Systembeskrivelse - Grænseflader Klientsiden: Tilbudsgiveren skal dokumentere hvilke typer af enheder (pc, mobil, tablet) Løsningen kan afvikles på samt krav til enheder i den forbindelse Netværkssiden: Tilbudsgiveren skal dokumentere krav til dimensionering af infrastrukturen (Netværk) med henblik på at sikre skalerbarhed, stabilitet og performance. Tekniske grænseflader/ snitflader og komponenter Indeholder: Mindstekrav til RAM og CPU for pc der skal afvikle klienten i Løsningen. Dokumentation for hvilke pc styresystemer, Løsningen kan afvikles på. Dokumentation for hvilke browsere, Løsningen kan afvikles på. Mindstekrav til RAM og CPU for mobile enheder, der skal afvikle klienten i Løsningen. Dokumentation for hvilke mobile styresystemer Løsninger kan afvikles på. Indeholder: Dokumentation af netværksopsætning for at Løsningen fungerer som beskrevet. Netværksporte der skal åbnes. Krav til opsætning af Firewall omkring Løsningen. Krav til VPN adgange. Krav specielle netværksadgange fra Tilbudsgivers matrikler. Dokumentation for tekniske snitflader i Løsningen. Tilbudsgiveren skal dokumentere samtlige systemafhængigheder og integrationer både på skrift og i arkitekturtegning(er). Beskrive komponenter, moduler og deres interfaces ud fra en teknisk synsvinkel, herunder grænseflader, applikationslag med dertil hørende Application Program Interface(s) API. Overblik over Løsningens komponenter gerne med et komponentdiagram. Beskriv bruger- og programmeringsinterfaces. Beskriv datamodellen og dens implementering i produktionsfiler og database for permanent lagring, inklusiv en beskrivelse af forespørgselssprog (query language). Skal beskrive Leverancen så kan afgøre hvilke enheder Løsningen kan afvikles på. Skal beskrive Løsningen, så netværksopsætning kan bestilles og klargøres i s it-miljø, og Leverandøren efterfølgende kan færdiggøre installationen. Skal beskrives så leverandører af anvendersystemer kan tilpasse deres grænseflader til Løsningen, og det er muligt at udarbejde testcases på baggrund af beskrivelserne. Projektet og Regional IT - arkitekter Projektet og Regional IT - arkitekter Projektet og Regional IT - arkitekter Bilag 4c Systembeskrivelse Bilag 4c Systembeskrivelse Bilag 4c Systembeskrivelse Leveringstidspunkt Bilag 4: Dokumentation Side 8 af 12

10 Leveringstidspunkt Brugervejledning Installationsvejledning Vejledning, der beskriver hvordan Løsningen bruges, og som skal kunne læses af slutbrugere. Vejledning der beskriver, hvordan Løsningen installeres, flyttes og ændres. Vejledningen skal give brugeren den fornødne viden til at kunne betjene de dele af Løsningen, der er rettet mod brugeren. Dette kan være en kliniker der skal tilslutte et apparat med patient eller en medicotekniker der skal installere løsningen lokalt i det kliniske miljø. Brugervejledningen kan supplere undervisning og online-hjælp. Udformningen af brugervejledning afhænger af den specifikke målgruppe den retter sig mod. Leverandøren skal levere en installationsvejledning, der beskriver, hvorledes installation af Løsningen foretages. Hvis der er specielle forbehold i visse miljøer, skal dette medtages. Specifikt forventes følgende at være indeholdt: Platformsopsætning Platformskrav/forudsætninger til platform Konfigurering af Løsningen Konfigurering/opsætning og evt. migrering af data Sikkerhedskrav til opsætning Generelle opgraderingshensyn, hvis nogen. Opsætning af alarmer og monitorering Brugervejledning skal kunne guide brugeren i at udføre bestemte opgaver inden for en bestemt tidsramme og fejlmargin. Løsningen skal kunne installeres hos nuværende eller ny driftsleverandør, uden assistance fra Leverandøren. Slutbrugere og Medicoteknik Regional IT - driften Bilag 4d Brugervejledning Klargøringsfasen jf. Bilag 1 Tidsplan Bilag 4e Installationsvejledning Klargøringsfasen jf. Bilag 1 Tidsplan Side 9 af 12 Bilag 4: Dokumentation

11 Driftshåndbog Beskrivelse af teknisk opsætning som f.eks. konfigurationsfiler og skabeloner og beskrivelse af drift, vedligeholdelse og support Driftshåndbogen skal indeholde beskrivelse af den tekniske opsætning, f.eks. konfigurationsfiler og skabeloner. Dokumentationen rettes mod it-arkitekter, udviklere, supportere, driftspersonale og andre medarbejdergrupper, der har behov for indsigt i Løsningen med henblik på at skabe sammenhæng i it-infrastruktur, support, ændre parametre, rette, vedligeholde og/eller driftsafvikle programmellet. Indeholder bl.a.: En oversigt over de kørsler af scripts o.lign., der kører på bestemte tidspunkter. Detaljeret redegørelse for, hvorledes der skal tages Backup, for at Systemet kan genetableres ved restore /genetablering med data efter disaster. Beskrivelse af procedure for genetablering af Løsningen ved restore af data. Detaljeret redegørelse for hvorledes det tilbudte Løsning skal driftsafvikles og overvåges. Detaljeret redegørelse for Løsningens logning ud over standard server logning. Beskrivelse af log, hvoraf SLA-logpunkter i særdeleshed skal beskrives. Monitoreringssnitflader. Generelle overvågningsflader. Servicesnitflader. Håndtering af fejlsituationer. Hvorledes administration og opdatering af Datahubs foregår, samt hvordan den kan tilrettelægges, så Datahubs der er i drift ikke påvirkes under kontinuert dataopsamling. Driftshåndbogen tilstræbes at være en operationel udgave af kontrakten indgået mellem Region Syddanmark og kommende Leverandør. Driftshåndbogen skal afspejle indholdet i kontrakten og beskrive det daglige samarbejde mellem den kommende Leverandør, Medicoteknik og Regional IT. Regional IT Bilag 4f Driftshåndbog. Leveringstidspunkt Se evt. Bilag 4k Eksempel på Driftshåndbog Klargøringsfasen jf. Bilag 1 Tidsplan Bilag 4: Dokumentation Side 10 af 12

12 Vejledning til administratorer Undervisningsmateriale Risikovurdering Projektplan Vejledning, der beskriver, hvordan Løsningen administreres. Materiale til undervisning af slutbrugere Formålet med den risikobaserede testtilgang er, at fokusere på de områder af Løsningen hvor risikoen for fejl er størst. Projektplan for klargøringsfasen Leverandøren skal i tilbuddet angive, hvilke dele af Løsningen, der kan konfigureres af, og hvilke dele der kræver konfiguration fra Leverandøren efter den initielle opsætning. Konfigurabilitet relaterer sig f.eks. til grafisk udtryk, redaktionelle tekster, fejlbeskeder, samt værdilister, tidsfrister, og andre parametre styrende for forretningslogikken, valideringslogik, schedulerings- og datakommunikationslogikken. Dokumentation for bruger/rolle/rettighedsmodel i Løsningen skal være indeholdt. Undervisningsmaterialet til hhv. superbrugere og brugere samt administratorer Diverse undervisningsmateriale, der understøtter brugernes indlæring af brugen af Løsningen. Leverandørens undervisningsmateriale skal være målrettet systemfunktionalitet, og vil sandsynligvis med ønske at berige materialet med praksisanvisninger. Dvs. at beskrivelsen af hvad Løsningen kan udbygges så det beskriver hvordan medarbejderne skal agere i Løsningen. E-learning/demonstrationsvideoer Risikovurderingen skal bruges til planlægning af test i klargøringsfasen. Risikovurderingen vil danne grundlag for hvilke områder der skal testes mere end andre. Projektplanen beskriver milepæle, ressourcebehov, varighed, risikovurdering, produktnedbrydning osv. Undervisningsmaterialet skal understøtte brugerne i undervisningen og efterfølgende kunne bruges som opslagsværk. Skal kunne anvendes af kundens testansvarlige til detailplanlægning af prøver og testtyper. Projektplanen skal være kunne anvendes til styrering af projektet. Vejledningen skal give den fornødne viden til at kunne administrere Løsningen. Det kan f.eks. være brugeradministration eller konfigurationsændringer. Medicoteknik Slutbrugere og Medicoteknik Projektet Bilag 4i Risikovurdering Projektet Leverandøren og Bilag 4j Projektplan Leveringstidspunkt Bilag 4g Vejledning til administrator Klargøringsfasen jf. Bilag 1 Tidsplan Bilag 4h Undervisningsmateriale Klargøringsfasen jf. Bilag 1 Tidsplan Afklaringsfasen jf. Side 11 af 12 Bilag 4: Dokumentation

13 Monteringsvejledning Systemdiagram der indeholder alle komponenter der skal anvendes på en stue I Bilag F Baggrundsskrivelsen er der beskrivelse af en standard OP stue, og vist anæstesi søjle. Tilbudsgiver skal levere systemdiagram der indeholder alle komponenter, som kræves på en stue, herunder strømforsyning, kabler osv. samt tilslutninger på søjler. Det skal fremgå hvor meget udstyret fylder, hvor mange ledninger der anvendes og hvilke typer ledning der anvendes. Vis gerne alternative måder at implementere Løsningen på stuerne. Skal vise hvad der indgår af komponenter i Løsningen for teknisk overblik. Medicoteknik Bilag 4l Monteringsvejledning Leveringstidspunkt Bilag 4: Dokumentation Side 12 af 12