Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse

Transkript

1 Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse Side 1 af 12

2 1 Indledning I nærværende kontraktbilag indføres de udbedte forhold, jf. konkurrenceudsættelsesbetingelsernes afsnit 6 og 7. Med henvisning til afsnit 6 og de heri oplistede udvælgelseskriterier bedes disse informationer indført i nedenstående svarbokse. For så vidt angår de fastsatte under- og delkriterier, jf. afsnit 7, skal tilbudsgiver indføre besvarelser til de enkelte elementer som foreskrevet. I forbindelse hermed gøres tilbudsgiver opmærksom på, at besvarelserne vil indgå i vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorfor tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på at få besvaret alle dele detaljeret, konkret og som foreskrevet. Tilbudsgiver bedes i videst muligt omfang efterstræbe, at hver enkelt besvarelse formuleres konkret og præcist i forhold til det adspurgte. Bevarelsen bedes indført i felterne markeret med [tekst]. Ved underskrift herunder erklærer tilbudsgiver på tro og love, at de oplyste informationer er korrekte. 2 Tilbudsafgivelse og udvælgelse Tilbudsgiver tilbyder hermed at levere de beskrevne ydelser i forbindelse med projektstyring og facilitering af opgaver forbundet med gennemførsel af Danmarks Læringsfestival til University College Sjælland som fastsat i konkurrenceudsættelsesmaterialet. Således bekræftes med underskrift følgende: Tilbudsgiver har læst det samlede udbudsmateriale grundigt og accepterer alle specifikationer, forhold og mindstekrav som angivet i konkurrenceudsættelsesbetingelserne uden forbehold. Dette tilbud er gældende i 6 måneder fra tilbudsfristen. Underskrift [underskrift] Dato [dato] Tilbudsgivers identitet Tilbudsgivers identitet (herunder CVR-nummer) [navn] Side 2 af 12

3 [CVR-nummer] Kontaktperson med telefonnummer og mailadresse [navn og titel] [telefonnummer] [mail-adresse] Økonomisk og finansiel formåen Herunder indsættes de i konkurrenceudsættelsesbetingelsernes afsnit 6 udbedte informationer vedr. Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om omsætning: Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Udbedte informationer [Indsæt Regnskabsår] [Indsæt Regnskabsår] [Indsæt Regnskabsår] I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. [indsæt] [indsæt] [indsæt] Oplysninger om egenkapital: Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Udbedte informationer [Indsæt Regnskabsår] [Indsæt Regnskabsår] [Indsæt Regnskabsår] Side 3 af 12

4 I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver det senest afsluttede regnskabsår har haft en positiv egenkapital [indsæt] [indsæt] [indsæt] Teknisk og/eller faglig formåen Herunder indsættes de i konkurrenceudsættelsesbetingelsernes afsnit 6 udbedte informationer vedr. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Med sammenlignelige referencer forstår Ordregiver referencer som omhandler leverancer af ydelser vedr. projektstyring, opbygning af messeområder og afvikling af lignende messearrangementer af sammenlignelig omfang og kompleksitet. Det er et mindstekrav at tilbudsgiver kan dokumentere 3 sammenlignelige referencer der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencer: Oplysninger om tilbudsgivers reference Navn på den offentlige myndighed/private aktør: Kontaktperson for den offentlige myndighed/private aktør, herunder telefonnummer og/eller mail-adresse Kontraktperioden: Samlet omsætning for referencen: Beskrivelse af referencen: Side 4 af 12

5 Oplysninger om tilbudsgivers reference Navn på den offentlige myndighed/private aktør: Kontaktperson for den offentlige myndighed/private aktør, herunder telefonnummer og/eller mail-adresse Kontraktperioden: Samlet omsætning for referencen: Beskrivelse af referencen: Oplysninger om tilbudsgivers reference Navn på den offentlige myndighed/private aktør: Kontaktperson for den offentlige myndighed/private aktør, herunder telefonnummer og/eller mail-adresse Kontraktperioden: Side 5 af 12

6 Samlet omsætning for referencen: Beskrivelse af referencen: 3 Opmærksomhedspunkter Tilbudsgiver skal være opmærksom på, og huske at vedlægge tilbuddet følgende dokumenter foruden et udfyldt og underskrevet Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse: Tro- og love erklæring, jf. Bilag 8 Tilbudsgiver skal være opmærksom på at kunne dokumentere følgende fra kontraktstart: o Etableret produkt- og erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 2 millioner, jf. udbudsbetingelsernes afsnit Underkriterier og besvarelser Nærværende afsnit indeholder de til udbuddet tilhørende besvarelser til de fastsatte under- og delkriterier, jf. konkurrenceudsættelsesbetingelsernes afsnit 7. Tilbudsgiver skal således indføre besvarelser til de enkelte elementer som foreskrevet herunder. Ordregiver vurderer tilbuddet ud fra disse besvarelser, hvorfor der tydeligt skal henvises til eventuelt yderligere vedlagte bilag. I forbindelse hermed gøres tilbudsgiver opmærksom på, at besvarelserne vil indgå i vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorfor tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på at få besvaret alle dele detaljeret og konkret. Bevarelsen bedes indført i felterne markeret med [besvarelse indføres her]. 4.1 Pris Besvarelsen af underkriteriet Pris indføres i nedenstående felter. Side 6 af 12

7 Pris pr. kvadratmeter for at opbygge messestande uden standardinventar skal udgøre tilbudsgivers faste pris pr. kvadratmeter (m2) ekskl. moms for opbygning og nedtagning af messestandenes vægge, samt planlægning og projektstyring af Læringsfestivalen. Prisen skal inkludere alle omkostninger forbundet med opbygning og nedtagning af messestandenes vægge, samt planlægning og projektstyring, herunder, men ikke begrænset til, den samlede projektstyring, udarbejdelse af oversigts- samt detailtegninger eksklusiv trykning, 2 personer til servicering og ad-hoc problemløsning under Læringsfestivalen, kabeltræk til standene, opbevaring af materiale, oprydning og rengøring af messearealet samt bortskaffelse af affald. Den tilbudte pris pr. kvadratmeter for at opbygge messestande uden standardinventar baseres på en åben standardstand på samlet 12 m2 og skal baseres på følgende materialer: Bagvæg 2 sidevægge Søjler til fastholdelse af standardstandenes vægge Èt 230v elstik Den tilbudte pr. kvadratmeter for at opbygge messestande uden standardinventar skal gælde uanset den faktiske størrelse og udformning af messestanden. Pris pr. kvadratmeter for at indsætte standardinventar i messestandene skal udgøre tilbudsgivers faste tillæg for at indsætte standardinventar i de messestande på Læringsfestivalen hvor udstillere har bestilt standardinventar. Prisen skal inkludere alle omkostninger forbundet med at indsætte standardinventar i henhold til foreliggende tegningsmateriale, herunder, men ikke begrænset til, udgifter til standardinventar, samt udgifter til materiel forbundet med at indsætte standardinventar. Den tilbudte pris pr. kvadratmeter for at indsætte standardinventar i messestandene skal baseres på en åben standardstand på samlet 12 m2, hhv. 3 meter dyb og 4 meter bred og indeholde nedenstående materialer: 2 hyldesektioner á 5 hylder pr. væg LED-Spots til oplysning af 6 hyldesektioner Den tilbudte pris pr. kvadratmeter for at indsætte standardinventar i messestandene skal gælde uanset den faktiske størrelse og udformning af messestanden. Pris pr. kvadratmeter tæppe skal udgøre Tilbudsgivers pris pr. kvadratmeter tæppe lagt i gangarealer i gange og korridorer på Læringsfestivalen. Prisen skal inkludere alle omkostningerne forbundet med pålægning, aftagning, renhold og leje af tæpper, som skal lægges i gangarealerne på Læringsfestivalen. Side 7 af 12

8 Pris pr. kvadratmeter for at opbygge messestande uden standardinventar Pris pr. kvadratmeter for at indsætte standardinventar i messestandene Pris pr. kvadratmeter tæppe i DKK ekskl. moms: [Pris indføres her] [Pris indføres her] [Pris indføres her] 4.2 Underkriteriet og besvarelser af delkriterier Besvarelsen af underkriteriet Kvalitet indføres i nedenstående felter for de respektive delkriterier, jf. konkurrenceudsættelsesbetingelsernes afsnit 7. Tilbudsgiver skal for faserne Før Læringsfestivalen og Under Læringsfestivalen angive sin løsningsbeskrivelse for de af den enkelte fases omhandlede krav. Tilbudsgiver bør i sin besvarelse inkludere alle de omhandlede opgaver og være præcis og omhyggelig i sin besvarelse. 4.3 Før Læringsfestivalen Rådgiverens rolle før Danmarks Læringsfestival, er defineret som rollen indeholdende de relevante opgaver, som finder sted i forlængelse af UCSJ s orientering om sted for Læringsfestivalens afholdelse og frem til at de praktiske opgaver vedrørende halopbygning påbegyndes. Tilbudsgiver agerer som sparringspartner og udvikler og afleverer halplaner løbende i planlægningsforløbet. Projektstyring og Service: Planlægningsforløb (til næste års læringsfestival): Krav 1: Samarbejdet mellem Ordregiver og Rådgiver i denne fase omhandler tegning af udstillingsområdet, optælling af sidste års solgte stande og størrelser og lignende administrative opgaver. Rådgiver tegner tekniske oversigtstegninger med placering af messestandene efter Ordregivers anvisninger, justerer og sørger for at generelle regler og kontraktuelle bestemmelser for messefaciliteterne overholdes. Der udarbejdes løbende nye oversigtstegninger indtil de lægges på hjemmesiden 1. september forud for Læringsfestivalens begyndelsesdato. Det forventes at Rådgiver kan håndtere nye ideer til placering af messestande og hvordan det samlede messeareal på bedst mulig måde udnyttes. Den primære dialog imellem Ordregiver og Rådgiver håndteres primært via korrespondance i planlægningsforløbet, men det skal ligeledes være muligt at afklare pr. telefon og afholde de nødvendige opfølgningsmøder som sikrer fremdriften i planlægningen. Det er derfor et vigtigt parameter at Rådgiver tilbyder Ordregiver en maksimal fleksibilitet i dette forløb og yder hurtig respons til Ordregiver. Side 8 af 12

9 Rådgiver bidrager med sin projektstyring i planlægningsforløbet til at der opnås en helhed og sammenhæng i samarbejdet omkring udarbejdelsen af oversigtstegningerne, og at opbygningen af Læringsfestivalen er designmæssigt velgennemtænkt. Tilbudsgiver bedes beskrive sin tilgang til projektstyringen af Planlægningsforløbet. Det vægtes positivt at Tilbudsgiver kan sandsynliggøre en optimal og fleksibel projektstyring af Planlægningsforløbet og prioritering af Planlægningsforløbets forskellige opgaver, samt hvordan Ordregiver som opdragsgiver bistås på optimal vis. [Besvarelse indføres her] Halopbygning og tilmeldingssystem: Krav 2: Rådgiver skal kunne projektstyre opbygningen af udstillingshallen, således at det gennemføres med udgangspunkt i en direkte dialog med udstillerne. Udstillerne skal kunne indmelde behov direkte ind til tilbudsgiver, som vurderer hvordan det vil være muligt at honorere udstillernes indmeldte behov på et praktisk og økonomisk plan. Det forventes at Rådgiver kan håndtere nye ideer til placering af messestande og hvordan det samlede messeareal på bedst mulig måde udnyttes. Dette medfører et betydeligt tegne- og justeringsarbejder af foreliggende tegninger. Projektstyringen medvirker til, at planer for halopbygning alene suppleres og accepteres/godkendes af Ordregiver løbende og/eller i det omgang Ordregiver måtte ønske dette. Tilbudsgiver bedes beskrive sin tilgang til projektstyring af halopbygningen. I vurderingen vægtes det positivt, såfremt Tilbudsgiver kan sandsynliggøre en optimal projektstyring og prioritering af Ordregivers opgaveportefølje, herunder hvordan Ordregiver som opdragsgiver inddrages på optimal vis. [Besvarelse indføres her] Projektstyring af standopbygning: Side 9 af 12

10 Krav 3: Det forventes at Rådgiver udarbejder et grafisk design med tekniske tegninger i 2D og flow- og plandesign af messehallen i forhold til de aftalte tegningsplaner og de individuelle stande i henhold til de aftaler, der er indgået med de respektive udstillere, samt de områder, hvor Ordregiver er ansvarlig for at varetage specifikke områder. Rådgiver forventes løbende at kunne indsætte kundebestillinger i planen for halopbygningen, samt hele tiden at lave udkast med opdateringer af de mange specialindretninger, som udstillerne efterspørger. Der arbejdes generelt med konkrete tidsplaner og milepæle for gennemførslen af læringsfestivalen og tilbudsgiver har flere kontaktpunkter i Ordregivers organisation i løbet af planlægningsfasen. Det er i denne fase vigtigt at Rådgiver fremstår meget fleksibel i sin håndtering af opgaver og i sin dialog med både udstillere og Ordregiver. Tilbudsgiver bedes beskrive sin tilgang til projektstyringen af opbygningen. I vurderingen vægtes det positivt, såfremt tilbudsgiver kan sandsynliggøre en optimal og fleksibel projektstyring og prioritering af opgaveporteføljen, herunder håndteringen af de kontinuerlige opdateringer af de tekniske tegninger, oversigtstegninger og inddragelsen af Ordregiver som opdragsgiver på optimal vis. [Besvarelse indføres her] Krav 4: Det er vigtigt for Læringsfestivalens overordnede målsætning at messestandene kan fremstå inspirerende og motiverende for Læringsfestivalens besøgende. Det forventes derfor at Rådgiver efterkommer udstillers eventuelle ønske om specialindretning af udstillers messestand. Specialindretning betragtes som materialer og produkter, der ikke er inkluderet i standardinventaret udstiller betaler for ved tilmelding og booking af messepladsen ved Læringsfestivalen. Det forventes derfor at Rådgiver tilbyder inventar egnet til Læringsfestivalens branchespecifikke formål til udstillere, som måtte efterspørge dette. Specialindretninger håndteres af Rådgiver i direkte dialog med den enkelte udstiller og de økonomiske omkostninger forbundet med specialindretninger er et mellemværende imellem Rådgiver og udstiller og er derfor Ordregiver uvedkommende. Tilbudsgiver bedes beskrive hvilket inventar og hvilken udsmykning, der tilbydes udstillere som specialindretningen. Beskrivelsen bør maksimalt inkludere ti eksempler på inventar og-/eller udsmykning Side 10 af 12

11 med en kort forklaring for hvorfor det enkelte stykke tilbudte inventar eller den tilbudte udsmykning er velegnet til Læringsfestivalens branchespecifikke formål. [Besvarelse indføres her] 4.4 Under Læringsfestivalen Krav 5: Processen før Læringsfestivalen afsluttes når Læringsfestivalen begynder. Under afviklingen af Læringsfestivalen har Rådgiver en central rolle i afviklingen af Læringsfestivalen og Rådgiver leverer overordnet følgende serviceopgaver under Læringsfestivalen. 1. Produktion og værtsrolle 2. Servicering af udstillerne under Læringsfestivalen. 3. Håndtering af ad-hoc opgaver og forefaldende opgaver Det forventes at Rådgiver leverer sin service med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, og der ydes en særdeles betydelig indsats for at sikre den bedst mulige service og tilgængelighed over for udstillerne. Tilbudsgiver bedes beskrive sin tilgang til håndteringen af hver af de tre (3) forskellige, overordnede serviceopgaver oplistet ovenfor. Beskrivelsen bør indeholde hvilke mindre delydelser, som tilbudsgiver anser som vigtigst for hver af de tre forskellige, overordnede serviceopgaver oplistet ovenfor. Det vægtes positivt såfremt tilbudsgiver kan påvise at yde optimal service for besøgende og udstillere under Læringsfestivalen. [besvarelse indføres her] 4.5 Krav til Rådgivere Krav 6: Tilbudsgiver bedes vedlægge cv er/kompetencebeskrivelser for to (2) specifikke, navngivne Rådgivere, som tilbudsgiver tilbyder til varetagelsen af de i udbuddet omfattede ydelser. Side 11 af 12

12 Det vægtes positivt at de tilbudte rådgivere har indsigt og erfaring med planlægningen og gennemførslen af lignende arrangementer med henblik på at kunne varetage de anførte rådgivningsydelser. Tilbudsgiver dokumenterer nedenfor de tilbudte navngivne Rådgiveres viden og indsigt relateret til ovenstående i form af relevante beskrivelser, samt CV er/kompetencebeskrivelser for de tilbudte Rådgivere. [besvarelse indføres her] Side 12 af 12