NOPII Nordjysk Platform for Innovative Indkøb

Transkript

1 1 NOPII Nordjysk Platform for Innovative Indkøb Udbud på løsning til medicinhåndtering Dialogmøde den 23. januar 2017 kl Side 1

2 2 Velkomst V/ Formand for styregruppen i NOPII Bo Blicher Pedersen Vicedirektør Ældre og Handicapforvaltningen Aalborg Kommune Side 2

3 3 Program for dagen 14:00 15:00 Opgaven og udbuddet Velkomst og intro til NOPII v/styregruppeformand Bo Blicher Pedersen, Aalborg Formål med dialog og afvikling v/projektleder Charlotte Schjødt Jensen, Vesthimmerland Juridisk og Teknisk gennemgang af udbudsmateriale og proces v/jurist Søren Lysholt Hansen, Rebild Pause Markedsdialog kort intro ved panel Medicinhåndteringsprocessen v/aase Josefsen, Thisted og Christina Secher, Vesthimmerland Økonomi og målgruppe v/ulrik Appel og Maj Bermann Winther, Aalborg IT-Miljø v/niels Rygaard og Janni Bøgsted Kjærgaard, Aalborg Testfasen v/lars Holt Kristensen og Trine Søby Christensen, Hjørring Afrunding v/søren Lysholt Hansen og Charlotte Schjødt Jensen Side 3

4 4 NOPII samarbejdet Udvikle en ny praksis for tværkommunale innovative indkøb på sundheds-, ældre- og handikapområderne, som stimulerer virksomhedernes konkurrenceevne på det velfærdsteknologiske område. (ansøgning til Erhvervsstyrelsen 17/4/13) Første projekt Projektets mål er at gennemføre et funktionsudbud på en medicinhåndteringsløsning dispensering og administration af tabletter til borgere i eget hjem. Side 4

5 5 Medicinhåndtering i tal De 9 nordjyske kommuner: 158 mio. kr. i udgifter om året 6217 borgere timer årligt Side 5

6 6 Opgaven Der efterspørges en innovativ totalløsning af Kommunernes opgave vedrørende medicinhåndtering. En opgave som i dag primært består i dispensering og administration af tabletter til borgere i eget hjem. Der efterspørges en løsning, som kan rumme præparater (tabletter og kapsler) i de forskellige størrelser og udformninger, som målgruppen indtager. Side 6

7 7 Målgruppen Der efterspørges med udbuddet en medicinløsning, som kan anvendes af borgere i eget hjem og/eller personalet i hjemmeplejen/sygeplejen i Kommunerne. Borgere og personale på Kommunernes plejecentre og botilbud er ikke i den primære målgruppe for at anvende den løsning, der efterspørges med dette udbud. Side 7

8 8 Udbuddets afgrænsning Generelt vurderer NOPII samarbejdet, at en øget udbredelse af dosispakket medicin vil kræve et væsentligt tværsektorielt samarbejde, som vil skulle omfatte både de Praktiserende læger og Sundhedsstyrelsen. NOPII-samarbejdet har på baggrund af den opsatte tidshorisont for projektet (udbuddet, samt efterfølgende test og kontraktfase), i nærværende projekt valgt at afgrænse udbuddet til ikke at omfatte løsninger, som baserer sig på dosispakket medicin. Side 8

9 9 Intro til udbuddet V/ Projektleder for NOPII Charlotte Schjødt Jensen Udviklingskonsulent Side 9

10 10 Hvorfor markedsdialog? Vi er first movers og det er den vindende løsning også i DK! Vi ønsker sparring til materialet inden udbudsprocessen går i gang. Side 10

11 11 Processen indtil nu Dialog Dialog Dialog Dialog Dialog Projektopstart metodeudvikling Forberedelse og gennemførelse af det første funktionsudbud Aflysning af udbud Undersøgelses fase Forberedelse af nyt udbud Løbende refleksion og løsningsforslag til, hvordan tværkommunale innovative indkøbsprojekter skal organiseres og udføres i fremtiden Side 11

12 12 Fremadrettet proces Markedsdialog 23/1 Høring i 9 kommuner frem til 10/2 Udbudsmaterialet forventes offentliggjort medio februar Side 12

13 13 Proces for afvikling af dialog Juridisk og teknisk gennemgang af udbudsmateriale og proces Rammer for dialogen Fremlæggelse ved panel Økonomi Testfase Medicinhåndteringsprocessen IT-miljø Side 13

14 14 Juridisk og teknisk gennemgang af udbudsmateriale og -proces V/ Søren Lysholt Hansen Specialkonsulent - Jurist Rebild Kommune Udbudskonsulent for NOPII Side 14

15 15 Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Udbudsbekendtgørelsen TED 2017/S xxx-xxxxxx ESPD Testkontrakt, samt Implementerings- og driftskontrakt Incl. bilagene: Bilag 1: Baggrund og forudsætninger Bilag 2: De to kontraktfaser Bilag 3: Kravspecifikation Bilag 4: Tilbudsliste Bilag 5: Databehandleraftale Bilag 6: Leverandørens tilbud, herunder løsningsbeskrivelsen og udfyldt tilbudsliste Bilag 7: Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Bilag 8: Referat af forhandlingsmøde Bilag A: Eksempel på erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Bilag B: Tilbudsgivers forslag til ændring af udbudsmaterialet Side 15

16 16 Det nye udbudsmateriale beskriver bl.a. Baggrund og forudsætninger for udbuddet: Proces for medicinhåndtering Borgernes udfordringer og behov Kommunernes økonomiske baseline Afgrænsning af udbuddet IT De to kontraktfaser: Testfasen Indkøb og storskalaimplementering Kravspecifikation Hvilken funktion skal den tilbudte løsning understøtte? Side 16

17 17 Udelukkelse, egnethed og prækvalifikation 3-5 virksomheder opfordres til at give tilbud Udsendelse af udbudsbekendtgørelse medio februar 2017 Frist for modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation medio marts 2017 Indhentelse af dokumentation fra ESPD Ultimo marts 2017 Udsendelse af opfordring til afgivelse af indledende tilbud Ultimo marts 2017 Side 17

18 18 Tilbud og Forhandlingsproces Frist for afgivelse af indledende tilbud Ultimo april 2017 Tilbudsdemonstrationer Primo maj 2017 Forhandlingsrunde Medio maj 2017 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Medio juni 2017 Tilbudspræsentation Medio juni 2017 Side 18

19 19 Evaluering og kontraktopstart Meddelelse af resultat Ultimo juni 2017 Indgåelse af kontrakt Medio juli 2017 Ikrafttræden af kontrakt Primo august 2017 Side 19

20 20 Rammerne for markedsdialogen Udbudslovens 39, stk. 1 En ordregiver kan, inden der iværksættes en udbudsprocedure, gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet og informere økonomiske aktører om ordregivers udbudsplaner og krav i forbindelse med udbuddet... Side 20

21 21 Rammerne for markedsdialogen Ligebehandlingsprincippet - Udbudslovens 2 Dialogen ikke må føre til, at en eller flere virksomheder opnår en væsentlig konkurrencefordel. Alle nødvendige oplysninger skal være tilgængelige for alle interesserede virksomheder. Dialogen bør foregå med flere virksomheder på markedet for at undgå favorisering. De fastsatte krav skal gøre det muligt for flere virksomheder at byde. Side 21

22 22 Spørgsmål til juridisk og teknisk gennemgang af udbudsproces og rammer for dialogen Side 22

23 23 Pause Side 23

24 24 Markedsdialog Fremlæggelse ved Panel Medicinhåndteringsprocessen Økonomi og målgruppe (data) IT Testfasen Side 24

25 25 Medicinhåndteringsprocessen v/ Aase Josefsen, Thisted Kommune Christina Secher, Side 25

26 26 Medicinhåndteringsprocessen Side 26

27 27 Økonomi og målgruppe (data) v/ Maj Bermann Winther, Aalborg Kommune Ulrik Appel, Aalborg Kommune Side 27

28 28 Overordnet økonomi Antal leverede timer og ressourcer Dispensering Administration Dosisdispensering I alt Antal timer (årligt) timer timer timer timer Årlig udgift. (mio. kr.) 41 mio. kr. 116 mio. kr. 1 mio. kr. 158 mio. kr. Side 28

29 29 Årligt omkostningsniveau pr. borger ift. antal ugentligt leveret minutter Side 29

30 30 Komprimeret tabel: Udviklingen i tidsforbruget for aktive borgere med hjælp til medicinhåndtering 1. halvår Antal år borgerne fremgår Antal måneder borgerne fremgår Antal borgere Pct. andel 0-1 år 1-5 måneder ,10% 6-11 måneder 157 9,20% ,30% 1-2 år 2-10 måneder 92 5,39% måneder ,13% ,11% 2-3 år 3-10 måneder 30 1,76% måneder 55 3,22% måneder 120 7,03% ,01% Side 30

31 31 Antal borgere og ugentlige besøg fordelt på ydelser Side 31

32 32 IT-miljø v/ Niels Rygaard, Aalborg Kommune Janni Bøgsted Kjærgaard, Aalborg Kommune Side 32

33 33 IT-arkitektur Medicinrobot Kommune Status: Batteriniveau Alive Tabletter (Taget/ikke taget) Medicinbeholdning Advarsel for høje eller dobbelt dosseringer GSM/GPRS XDSL Webservice fx xml/rest API Push/pull Intern LAN/WAN Adm. modulet Medicin: Dato, Administrationstidspunkt Handelsnavn Generisk navn Stk. Styrke Dispenserbart/Ikke dispenserbart Side 33

34 34 Testfase v/ Lars Holt Kristensen, Hjørring Kommune Trine Søby Christensen Side 34

35 35 De to rammeaftaler Fase 1: Test og udvikling August 2017 til december 2018 Evaluering: Fortsæt eller afslut? Januar 2019 til juli 2019 Fase 2: Indkøb og storskalaimplementering August 2019 og frem Side 35

36 OPGAVER LEVERANDØR FORMÅL Juni okt. Nov. dec. Jan. - april Maj dec. Jan. marts TESTFORLØB Planlægning Prætest Testfase 1 Testfase 2 Slutevaluering E1 E2 E3 E4 Planlægning af testfasen og dens aktiviteter Usabilitytest Vurdering af løsningens modenhed og anvendelse Kortlægning af arbejdsgange Test (proof of concept) Vurdering af anvendelse Tilpasning og udvikling Test Vurdering af anvendelse Tilpasning og udvikling Slutevaluering Kommunal beslutningsproces Side 36 Planlægning Deltagelse i kick-off og projektmøder Undervisning medarbejdere Tilpasning og udvikling af løsning Test af løsning Undervisning af medarbejdere Møder i projektgruppen Tilpasning og udvikling af løsning Medvirke i midtvejsevaluering Undervisning af medarbejdere Tilpasning og udvikling af løsning Undervisning medarbejdere Produkttilpasninger Deltage i aktiviteter relateret til slutevaluering (dataindsamling) Som udgangspunkt er der ingen opgaver for leverandøren i denne fase. Leverandøren skal dog stille sig til rådighed ved evt. information til slutevalueringen

37 37 Testforløb Testforløb Testkommune Inkluderede borgere Formål Mål Prætest (usability) Aalborg Hjørring 3 borgere 2 borgere Sikkerhed IT-system Kortlægning af arbejdsgange Mål for sikkerhed Testfase 1 (Proof of concept) Aalborg Hjørring 20 borgere 10 borgere Sikkerhed Funktionalitet IT- system Mål for sikkerhed Arbejdsgange beskrives og organiseres Testfase 2 (effektevaluering) Aalborg Hjørring Vesthimmerland 50 borgere 30 borgere 20 borgere Driftsikkerhed Anvendelse - Medarbejder - Borger Økonomi Kvalitet Driftsikkerhed Tilfredshed Selvhjulpenhed Effektivisering Kvalitet Side 37

38 38 Tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen Projektet gennemføres som led i initiativ 3.3 Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger i Strategi for digital velfærd. Evalueringsrapporten: Den endelige dokumentation for projektets gennemførelse udgøres af den endelige evalueringsrapport i henhold til evalueringskonceptet for projekter i regi af Strategi for digital velfærd. Formålet hermed er at dokumentere opnåede resultater og erfaringer. Der skal i forbindelse med evalueringsrapporten udarbejdes en national business case for implementering af den afprøvede løsning. Den nationale business case skal tilvejebringe et solidt grundlag for kommuner og regioners beslutning om investeringer i velfærdsteknologi og for eventuel beslutning om national udbredelse. Jf. Tilsagn november 2016 Side 38

39 39 Spørgsmål og dialog Side 39

40 40 Tak for opmærksomheden Følg os på: Side 40