At sikre at ressourcerne til ældreområdet anvendes, så de skaber størst mulig værdi for borgerne.

Transkript

1 Kommissorium Analyse af ældreområdet 2018 Social- og Sundhedsudvalget har på sit møde den 7. maj 2018 ønsket en tids- og handleplan for gennemførelsen af en analyse samt en række tiltag på ældreområdet. Dele af indsatsen er allerede i gang. Andet kan gøres nu og her. Noget tredje skal først analyseres og kræver et længere træk. Den samlede indsats har et 3-årigt sigte. Kommissoriet, du sidder med, er et oplæg til denne indsats. Overordnet mål for den 3-årige indsats Kommissoriets overordnede formål er: At sikre at ressourcerne til ældreområdet anvendes, så de skaber størst mulig værdi for borgerne. Det overordnede mål skal realiseres gennem opnåelse af følgende 4 delmål indenfor de kommende tre år. Delmål 1. Et sundt arbejdsmiljø med høj trivsel hos medarbejderne 2. En sund balance mellem opgaver og udgiftsniveau 3. Overholdelse af budgettet 4. Klar forventningsafstemning, internt og eksternt, om hvad ældreområdet kan og skal Ad 1.) Et sundt arbejdsmiljø med høj trivsel hos medarbejderne Et sundt arbejdsmiljø er i vores tilfælde tæt forbundet med et lavt sygefravær, og at medarbejderne tilbydes ansættelse i det antal timer, som de ønsker i. A: En reduktion i sygefraværet er en god indikator på et forbedret arbejdsmiljø. B: At kunne tilbyde medarbejderne det timetal, de ønsker forventes at bidrage til mere tilfredse medarbejdere og dermed et bedre arbejdsmiljø. Gennem de seneste år er der sket en hastig udvikling i kerneopgaven på ældreområdet. Rehabilitering er blevet en del af opgaven, og kravene til kompetencerne er øget. Derfor er der også behov for at få afdækket, hvad det indebærer og ikke indebærer at være ansat inden for ældreområdet anno Og, hvilke (nye) kompetencer det kræver hos medarbejderne. Trygheden og tilliden er vigtig hos medarbejderne. En tilgængelig ledelse skal medvirke til det, så den enkelte medarbejder ikke står alene med komplekse problemstillinger, prioriteringer m.v. Ad 2) En sund balance mellem opgaver og udgiftsniveau Det politisk fastsatte serviceniveau, og de nødvendige arbejdsopgaver i forbindelse med leveringen, skal organiseres så effektivt som muligt. Vi skal så at sige kunne forsvare udgiftsniveauet forbundet med levering af indsatsen. Ofte udtrykt ved timeprisen. Ad 3) Overholdelse af budgettet Styringen af området herunder budgetmodeller, planlægning og incitamentsstrukturer skal sikre, at det afsatte rammebudget bliver overholdt. 1

2 Ad 4) Klar forventningsafstemning internt og eksternt om hvad ældreområdet kan og skal Der er i dag mange, både realistiske og urealistiske, forventninger til, hvad ældreområdet skal kunne. Vi skal i fremtiden skabe en tydelighed om, hvad man realistisk kan forvente af ældreområdet på Bornholm. Ydelserne skal kommunikeres klare og præcise til borgerne, brugere, pårørende, medarbejdere, interesseorganisationer og omverdenen. Gennem at afstemme forventningerne er mulighederne tilstede for en større anerkendelse og et bedre image på området i stedet for at ældreområdet er en evig kampplads. Dette er en vigtig opgave for at kunne ændre på såvel borgertilfredsheden, arbejdsmiljøet og rekrutteringen til området. Seks indikatorer der viser, om vi nærmer os målene Realiseringen af målene skal ske ved, at vi følger seks konkrete indikatorer. Indikatorerne skal vi gøre operationelle, så der kan sættes måltal på, hvad ambitionen skal være. Dette skal ske som en del af arbejdet i efteråret De seks indikatorer vi skal kunne måle efter 1. Antallet af medarbejdere per leder i direkte reference skal bringes ned 2. Antallet af borgere, som en medarbejder besøger, skal bringes ned 3. Antallet af medarbejdere i borgernes hjem skal bringes ned 4. Medarbejdernes sikkerhed i at løse opgaverne i jobbet skal løftes 5. Tiden, hvor medarbejderne er ude hos borgerne, skal øges 6. Korttidssygefraværet skal nedbringes Handlinger på kort sigt Vi skal have fokus på at en række af vores eksisterende handlinger fastholdes og om muligt intensiveres. Det er nødvendigt for, at vi også kan realisere det overordnede mål og de fire delmål fra dette kommissorium Særligt omkring arbejdsmiljø, kompetenceniveau og økonomistyring skal vi holde fokus (link). I Hjemmeplejen er det igangværende arbejde udmøntet i konkrete handleplaner, og indsatsen procesunderstøttes fortsat for at sikre størst mulig effekt. Følgende forventer vi i juni 2018 Beslutning om at tilpasse de rehabiliterende arbejdsgange, i både plejeboliger og i hjemmeplejen, til et mere meningsfuldt niveau ud fra vores hidtidige erfaringer. Det vil frigive midler fra værdighedspuljen. Midler, som vi vil omprioritere, så de fremover støtter arbejdet, dér hvor erfaringerne viser, at de gør den største forskel. Vi drøfter aktuelt, om organisations- og ledelsesstrukturen i Hjemmeplejen kan ændres og styrkes nu og her, for på den måde at skabe et bedre grundlag for at kunne implementere de ønskede forandringer og resultater. Muligheden for en ny organisationsmodel drøftes med MED-systemet i Center for Ældre. Ved at gennemføre ændringer i organisations- og ledelsesstrukturen forventer vi at opnå følgende: Mere synlig ledelse, tættere på de daglige driftsopgaver, der tilgængeligt kan bistå medarbejderne så de ikke står alene med komplekse problemstillinger, prioriteringer m.v. Tættere samarbejde mellem lederne mht. at hjælpe og sparre med hinanden Mere fokuseret opgavefordeling mellem lederne. Dvs. at nogle synligt skal lede kerneopgaven og medarbejderne, imens andre skal stå for økonomistyringen og den tværgående koordinering. 2

3 Mere robuste driftsenheder med større stabilitet og fleksibilitet, der giver medarbejderne en øget tryghed i ansættelsen. Ligesom det forbedrer mulighederne for at kunne opfylde medarbejdernes ønsker ift. timeantal og giver større fleksibilitet i planlægningen. Det er afgørende, at der er bred opbakning til eventuelle ændringer nu og her, og at der er en grundlæggende tillid til, at ændringerne giver de ønskede forskelle. MED-systemet skal være med Drøftelserne i MED-systemet er helt centrale for, om vi kan træffe en nu og her-beslutning om at ændre organisations- og ledelsesstrukturen. Vi har aftalt på MED-temamødet den 11. juni, at mulighederne for ændringer beskrives så detaljeret som muligt, og drøftes grundigt i MED-systemet fra den 18. juni og frem til CenterMED-møde i Ældre den 27. juni Såfremt der grundlæggende er opbakning til ændringerne, som ramme for det videre arbejde på mødet den 27. juni, vil der kunne træffes beslutning i Direktionen umiddelbart efter med henblik på realisering hurtigst muligt. Dog tidligst 1. oktober Såfremt der stadig den 27. juni er behov for yderligere afklaring, må der arbejdes videre med planerne efter sommerferien. NB! Særlig udfordring i 2018: Det er vigtigt at være opmærksom på, at vi i 2. halvår 2018 tager et nyt itsystem (Cura) i brug. Systemet skal anvendes af alle medarbejdere inden for ældre-, sundheds-, psykiatri- og handicapområdet. Indfasningen vil kræve betydelig opmærksomhed fra alle medarbejdere og ledere.. Der er således en grænse for, hvor mange og store forandringer ældreområdet har kapacitet til at rumme i denne periode Analyser i efteråret 2018 I efteråret 2018 ønsker vi at gennemføre en række analyser. Hovedformålet er, at indhente viden om den eksisterende organisation og give inspiration til, hvor og hvordan organisationen og opgaveløsningerne kan forbedres. Analyserne skal give os et beslutningsgrundlag for at vurdere; om der er forbedringsmuligheder hvor forbedringsmulighederne er hvad disse forbedringsmuligheder består i hvordan, hvor meget og hvor hurtigt forbedringsmulighederne kan indfris. Fokus i analyserne skal være på de fire opstillede delmål. Ambitionen er at tilrettelægge en 3-årig indsats, på baggrund af analyserne. I første omgang gennemføres en for-analyse samt to del-analyser. For-analysen i MED-systemet og inddragelse af TRIO grupperne For-analysen vil blive forankret i MED-systemet i Center for Ældre understøttet af relevante fagpersoner fra hele BRK. Gennem workshops skal MED-systemet evaluere det igangværende arbejde, hvor fokus især er på arbejdsmiljø, trivsel, arbejdstilrettelæggelse m.v. 3

4 Der blev i januar måned 2018 gennemført en spørgeskemaundersøgelse i Hjemmeplejen for at undersøge, hvordan medarbejderne oplever dagligdagen. Undersøgelsen ligger til grund for en skræddersyet indsats på de enkelte arbejdspladser som er i gang. Der er også bl.a. søgt ekstern støtte (puljer) og inspiration fra andre kommuner. MED-systemet skal drøfte, om de igangværende tiltag vurderes at give de fornødne resultater samt komme med forslag til ændringer og forbedringer. Dette skal ske i tæt dialog med TRIO-grupperne på de enkelte arbejdspladser, som arbejder med konkrete, dagligdags problemstillinger. TRIO-grupperne består af den stedlige leder, arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant. Borgernes oplevelse af den modtagne hjælp skal inddrages aktivt og stå centralt i drøftelserne. De årlige kvalitetstilsyn, hvor fem procent af borgerne spørges til deres opfattelse af hjemmehjælpen, vil kunne bruges i denne sammenhæng. Input på fire spørgsmål MED-systemet skal drøfte og komme med anbefalinger, fordele og ulemper i forhold til følgende spørgsmål: 1. Skal der iværksættes en undersøgelse af plejeboligområde i lighed med den i hjemmeplejen? 2. Kan organiseringen af arbejdet i ældreområdet tilrettelægges mere hensigtsmæssigt? Herunder samspillet mellem hjemmepleje og plejeboliger. Samspillet mellem ældreområdet og sundhedsområdet. Distriktsgrænser. Placering af baser. Opgavetilrettelæggelse. Planlægning m.v. 3. Hvordan kan der sikres en mere stabil styring i sammenhængen mellem aktivitet og ressourcer? 4. Hvordan kan medarbejderinddragelsen via MED-systemet forbedres? Arbejdet med analyserne iværksættes i august, og vi forventer at komme med en endelig afrapportering i november Del-analyse: Nøgletal og bench-mark BRK udarbejder en nøgletalsanalyse med data fra 2017 og 2018 på baggrund af umiddelbart tilgængelige tal. Disse tal analyseres for at vurdere, hvilke tendenser og konklusioner der umiddelbart kan drages på baggrund af dem. Samt, hvilke forhold der kræver et mere detaljeret arbejde i samarbejde med eksterne parter for at kunne konkludere endeligt. Målet er at afdække, hvordan BRKs udgifter på ældreområdet ligger i forhold til landsgennemsnittet, og i forhold til kommuner vi sammenligner os med. Arbejdet med del-analysen gennemføres i juni-august med henblik på at præsentere den for kommunalbestyrelsen i forbindelse med budgetlægningen for Del-analyse: Opgaver Der er generelt stor viden om, hvad medarbejderne bruger deres tid til, når de er på arbejde. Dog er der konstateret nogle forskelle på tværs af driftsenhederne i ældreområdet, hvor der planlægges forskelligt med for eksempel pauser. En del af tiden (kaldet; øvrig tid) varierer også en del og kræver en nærmere undersøgelse. Undersøgelsen er vigtig for at vurdere, om der er obligatoriske opgaver, der ikke er afsat ressourcer til eller andre opgaver som kan prioriteres anderledes. Afklaringen er vigtig for at sikre, at den tid medarbejderne er ude hos borgerne, afspejler kommunens ønskede niveau. Evaluering af om vi dokumenterer optimalt ligger også i denne opgave. Arbejdet gennemføres i juni-september

5 Øvrige tiltag Kommunikationsstrategi Med afsæt i kommunens Ældrepolitik en værdig ældrepleje lægges der en plan for, hvordan der generelt kommunikeres internt og eksternt omkring ældreområdet. Målet er en høj forståelse og forventningsafstemning med omverdenen af, hvad der sker på ældreområdet. Sådan at området og indsatsen får den anerkendelse, det faktisk fortjener. Og at der bliver en retfærdig oplevelse af, et velfungerende ældreområde. Visitationspraksis I 2019 vil vi analysere os frem til, om der kan være alternativer til den måde, borgerne tildeles hjælp på i dag. Kan vi visitere på andre måder? Og hvad er fordelene og ulemperne herved? Prioriteringsafklaring Generelt iværksætter vi en administrativ og politisk drøftelse af, hvordan vi udarbejder oplæg til politisk prioritering af kommunens serviceniveau. På den ene side skal man politisk kende konsekvenserne af, og forudsætningerne bag de politiske prioriteringer. På den anden side skal oplæggene også udarbejdes på en sådan måde, at det reelt er muligt politisk at foretage prioriteringer på et neutralt grundlag, uden at skulle tage stilling til faglige eller ledelsesmæssige aspekter af forslagene, som er et administrativt anliggende. Denne afklaring gælder alle kommunens områder og er således ikke isoleret til ældreområdet. Der bliver arbejdet med et administrativt oplæg i efteråret 2018 med henblik på en politisk forventningsafstemning om et nyt niveau for prioriteringsforslag forud for budgetprocessen for Organisering Direktionen er overordnet styregruppe for arbejdet, der understøttes i fornødent omfang af hele organisationen. At lykkes med opgaven er en central prioritering for BRK. Der nedsættes en politisk følgegruppe for arbejdet. Gruppen har borgmesteren som formand, og Social- og Sundhedsudvalgets formand bliver gruppens næstformand. Følgegruppen skal sikre løbende dialog (månedligt) om projektets processer og analyser og give input til arbejdet. Følgende interessenter tilbydes plads i følgegruppen, hver med én repræsentant: FOA DSR Ældrerådet Faglige seniorer Ældresagen Desuden inviteres formandskaberne, og én arbejdsmiljørepræsentant fra hvert af de tre MED-udvalg i Center for Ældre, til at sidde i Følgegruppen. Gruppen består af i alt 16 personer som, understøttes af Servicedirektøren og sekretariatsbetjening. Følgegruppen indkaldes til første møde ultimo august. Kick-off I dialog med følgegruppen forbereder MED-systemet et kick-off arrangement i oktober 2018, hvor kommissoriets dele drøftes: 5

6 Hvor står vi nu? Hvad gør vi allerede? Hvad skal målsætningerne konkret være? Hvad skal der til for at lykkes? Deltagerne på kick-off arrangementet er: Følgegruppens medlemmer, MED-udvalgene i Center for Ældre, CenterMED i Center for Sundhed, TRIOgrupperne, samt andre nøglepersoner i BRK, der har ældreområdet som arbejdsfelt. Gennemførelse et 3-årigt sigte På baggrund af; de forskellige tiltag nu og her, efterårets analyser og drøftelser lægger vi en konkret plan for, hvordan vi vil nå målsætningerne ved specifikke handlinger indenfor en tidshorisont på tre år. Finansiering menneskelige ressourcer og økonomi Arbejdet med kommissoriets forskellige dele vil kræve en aktiv prioritering af eksisterende medarbejderressourcer i BRK. Dette vil i vid udstrækning kunne lade sig gøre indenfor eksisterende rammer under forudsætning af, at der er andre opgaver, der må nedprioriteres eller udsættes. Direktionen er ansvarlig for en hensigtsmæssig prioritering og forventningsafstemning af, hvad organisationen magter. Vi anbefaler, at arbejdet generelt bliver understøttet økonomisk ved at bevilge et engangsbeløb i 2018 på 1,2 mio.kr.. Dels for at understøtte processtyringen, dels for at understøtte MED-systemet. Herunder frikøb af medarbejdere fra driften til MED-drøftelserne, samt til at understøtte investeringen i øget ledelse tættere på kerneopgaven. Vi anbefalers, at kommunalbestyrelsen i forbindelse med budgetlægningen for 2019 tager stilling til, om arbejdet med at analysere og forny ældreområdet skal understøttes yderligere økonomisk som en investering. Tidsplan 6

7 i Det er vurderingen, at et lavt sygefravær for det samlede ældreområde på 5,6 procent er ambitiøst men realistisk. Center for Ældre havde i 2017 et sygefravær på 6,7 procent og i 2016 lå det på 7,1 procent. Korttidssygefraværet (under 29 dage) udgør historisk (gennemsnit af de seneste tre år) knap 60 procent af det samlede sygefravær på ældreområdet. Det svarer til en målsætning om et korttidssygefravær på 3,3 procent. Korttidssygefraværet har de seneste 12 måneder (til og med april 2018) ligget på 4,3 procent i gennemsnit. I 2009 var 21 procent af medarbejderne ansat på fuld tid. Ca. 5 procent af de deltidsansatte ønskede at komme op på fuld tid. I 2017 er antallet af medarbejdere på fuld tid faldet til 8 procent. Der spørges løbende, om der er medarbejdere, som ønsker flere timer. 7