Principper for ledelsesstruktur på niveau 3 på Regionshospitalet Gødstrup

Transkript

1 Principper for ledelsesstruktur på niveau 3 på Regionshospitalet Gødstrup Hospitalsledelsen har drøftet hvilke principper, der skal danne grundlag for den fremtidige organisering og ledelsesstruktur på niveau 3 på Regionshospitalet Gødstrup. Drøftelserne har taget udgangspunkt i den rapport der er udarbejdet vedrørende "Kortlægning af afdelingsledelsernes tanker om ledelsesstruktur på niveau 3, Funktionsledere i DNV-Gødstrup", fra oktober Drøftelserne har ligeledes taget udgangspunkt i den model for ledelsesstruktur, der er fastlagt for niveau 2 (afdelingsledelser). 1 I principperne er indtænkt behovet for faglig, strategisk, administrativ og personalemæssig ledelse og i sammenhæng med dette, behovet for kapacitetsansvar. Desuden er der fokus på gunstige vilkår for patientforløb samt overvejelser om ledelsesmæssig "span of control". Principperne for den fremtidige organisering og ledelsesstruktur på niveau 3 (funktionsledere) bygger grundlæggende på tanken om vertikal ledelse indenfor de enkelte specialer mellem sengesengeafsnit og klinik (ambulatorier), suppleret med koordinering og ledelse af senge og klinik på tværs af specialer. For andre afdelinger/specialer hvor der ikke er direkte patientkontakt skal der ske en konkret afklaring af behovet for funktionsledelse ud fra en dialog mellem afdelingen og hospitalsledelsen. Hospitalsledelsen fastholder, at der fortsat skal findes et besparelsespotentiale på 8 mio. kr. i forbindelse med den fremtidige organisering og ledelsesstruktur på niveau 3. I dette beløb er fratrukket allerede realiserede beløb via hidtidige konkrete reduktioner. Vertikal ledelse i kliniske afdelinger Af rapport vedrørende "Kortlægning af afdelingsledelsernes tanker om ledelsesstruktur på niveau 3, Funktionsledere i DNV-Gødstrup" fremgår det, at mange afdelingsledelser i Hospitalsenheden Vest ønsker vertikal ledelse mellem sengeafsnit og klinikfunktioner. Hospitalsledelsen ønsker at understøtte afdelingsledelsernes ønske om vertikal ledelse på de kliniske områder. Definition vertikal ledelse: Vertikal ledelse er karakteriseret ved at funktionslederen er leder af både sengeafsnit og klinik indenfor samme speciale i afdelingen. Lederen får derved indsigt i driften af flere funktioner og indsigt i de forskellige medarbejderes kompetencer, hvorved der skabes bedre sammenhæng mellem funktionerne og bedre mulighed for at rotere medarbejderne mellem funktionerne og dermed bedre mulighed for at udnytte sammenhængskraften i afdelingen. Funktionsledelse er meget kliniknær og patientnær, og har fokus på effektivisering af patientforløb og sammenhængen mellem patientens behandling i klinikken og eventuelt indlæggelse i sengeafdelingen. Den patient- og praksisnære ledelse har således de bedste betingelser, hvis funktionslederen og dennes medarbejdere går på tværs mellem klinik og det tilknyttede sengeafsnit. Dette understøtter tankerne om kontinuitet og kvalitet i patientforløb herunder den patientansvarlige læge (PAL) og den patientansvarlige sygeplejerske (PAS). Med vertikal ledelse skabes eksempelvis mulighed for: Optimal sammenhæng mellem sengeafsnit og klinik indenfor samme speciale. Optimal udnyttelse af ressourcer og kapaciteter. Når funktionslederen går på tværs af sengeafsnit og klinik sikres optimal udnyttelse af ressourcer og kapaciteter, ved at funktionslederen har et dybdegående kendskab til funktioner og personalets kompetencer. Effektivitet og reduktion af afsnittenes sårbarhed og opnåelse af fleksibilitet ved at medarbejderne hurtigt kan flyttes i spidsbelastningssituationer. Større råderum for ledelsesmæssige dispositioner ved sygdom m.m. i form af mulighed for at skåne en medarbejder for tunge løft i en periode, eksempelvis ved graviditet, hvor det bliver muligt at give en medarbejder i sengeafsnittet færre tunge løft ved at tildele flere vagter i klinikfunktionerne. Medarbejderne oplever større retfærdighed i form af, at alle indgår i vagter uanset om man er ansat i et klinikafsnit eller et sengeafsnit i den samme afdeling. 1 Rapport vedrørende Organisations- og ledelsesstruktur, DNV-Gødstrup, Januar Hospitalsenheden Vest Side 1 af 6

2 Forbedring af arbejdsmiljø, idet vagtbelastningen mindskes i sengeafsnittene, ved at der er flere medarbejdere til at tage de forskellige vagter. Hospitalsledelsen ønsker, at der som alt overvejende hovedregel etableres vertikal ledelse på de kliniske områder. I tilfælde, hvor der eksempelvis er tale om meget store sengeafsnit eller klinikafsnit, skal der ud fra konkret vurdering ske en afklaring af funktionsledelsen bl.a. i sammenhæng med det ledelsesmæssige "span of control". Kapacitetskoordinatorer med koordinering på tværs af senge Hospitalsledelsen finder, at der er behov for ledelsesmæssig forankring, koordinering på tværs af specialer indenfor de sengefællesskaber af 27 senge (i visse tilfælde 54 senge) der er på etagerne, for at sikre en optimal og effektiv koordinering af sengekapaciteten. Definition horisontal ledelse: Horisontal ledelse er karakteriseret ved, ledelse af kapaciteter (i denne sammenhæng senge) der går på tværs af flere forskellige specialer indenfor sengefællesskaber af 27 senge (i visse tilfælde 54 senge). Herved sikres en optimal og effektiv koordinering og udnyttelse af kapaciteten på tværs af de samarbejdende specialer, samt en større forståelse for specialerne på tværs til fordel for patient og medarbejder. For at sikre koordinering på tværs af sengefællesskaber forudsættes det, at der er en kapacitetskoordinator. Kapacitetskoordinatorens opgave er At sikre koordinering af sengekapaciteten på tværs indenfor sengefællesskaberne. At sikre effektiv drift og optimal udnyttelse af sengekapaciteten indenfor sengefællesskaberne. Herunder tilpasning af sengekapaciteten til behov aften, nat og weekend. Opgaven som kapacitetskoordinator placeres på niveau 2 (hos afdelingsledelsen) og varetages i en aftalt turnus mellem de oversygeplejersker, der er indenfor det pågældende sengefællesskab. Kapacitetskoordinatoren Har ansvar og kompetence til at træffe den endelige beslutning omkring sengekapaciteterne i sengefællesskabet i tilfælde, hvor der ikke kan opnås enighed ud fra beskrevne principper. Har i samarbejde med øvrige afdelingsledere og funktionsledere i sengefællesskabet ansvar for at beskrive de operationelle rammer og principper, der skal ligge til grund for funktionslederes og medarbejderes udførelse af arbejdet i den daglige drift. Har ansvar for den langsigtede tilpasning af sengekapaciteten. Herunder følge med i udviklingen i antal patienter (vækst eller nedgang) på tværs af i sengefællesskabet, eksempelvis stillingtagen til hvad vi gør, hvis udviklingen i behovet for senge i ét specialeområde vokser samt tage stilling til, hvad der skal ske i forhold til ferieperioder og helligdagsplanlægning. Udnyttelse af sengekapaciteter i sengefællesskabet vil fremover indgå i opfølgningen på Kvalitetsog udviklingsaftalen. Funktionslederne på niveau 3 har i denne sammenhæng Ansvar for at sikre kvalitet i patientplejen og tilpasse senge og ressourcer 24-7 med udgangspunkt i de principper og rammer der er aftalt indenfor sengefællesskabet. Ansvar for personaleledelse for deres medarbejdere Kapacitetskoordinatoren har ingen ansvar for personaleledelse (ud over de medarbejdere der normalt referer til pågældende). Ansvar for at sikre, at arbejdet i den daglige drift udføres ud fra de beskrevne operationelle rammer og principper. Det er essentielt, at der er tæt samarbejde mellem funktionslederne indenfor sengefællesskabet i forhold til at sikre At der er kvalitet i patientplejen, også hen over natten. At vagtplanlægningen og bemandingen afstemmes med sengekapaciteten på tværs af specialerne. At der sker effektiv udnyttelse og planlægning af medarbejdernes "T-kompetencer" 2. I dagtimerne vil det vertikale fylde mest med behov for dybdefaglighed, mens det horisontale med breddefagligheden primært vil fylde i vagter i aften, nat og weekend. 2 Sygeplejen har i mange år haft fokus på dybdefagligheden. Når patienter fejler mere end én ting, betyder det, at vi også skal fokusere på breddefaglighed og kompetencer i alle dimensioner, ikke mindst de sociale kompetencer. Målet er sygeplejersker med høj kompetence, et højt og bredt T, fordi det tydeligvis giver de bedste resultater for patienterne. Teori T er en dynamisk model, der beskriver kompetencerne hos den enkelte sygeplejerske som resultat af interaktionen mellem såvel bredde- som dybdefaglighed i sygeplejen. Modellen viser, hvordan den kompetente sygeplejerske også skal have høje Hospitalsenheden Vest Side 2 af 6

3 At den enkelte medarbejder fortsat har sin vagtplan, kender sin mødetid og ved hvor man skal arbejde. Det er væsentligt, at disse tryghedselementer er klare og tydelige for medarbejderen. Kapacitetskoordinator med koordinering på tværs af klinikker Hospitalsledelsen finder, at der er behov for ledelsesmæssig forankring, koordinering og ledelse på tværs af klinikker indenfor klinikfællesskaber på tværs af specialer, for at sikre en optimal og effektiv koordinering og udnyttelse af kapaciteterne. For at sikre koordinering på tværs af klinikfællesskaber forudsættes det, at der er en kapacitetskoordinator. Kapacitetskoordinatorens opgave er At sikre koordinering af klinikkapaciteten på tværs af specialer indenfor klinikfællesskabet. At sikre effektiv drift og optimal udnyttelse af kapacitet og klinikrum indenfor klinikfællesskabet. Opgaven som kapacitetskoordinator placeres på niveau 2 (hos afdelingsledelsen) og varetages i en aftalt turnus mellem de ledende overlæger, der går på tværs og har fællesskab indenfor det pågældende klinikfællesskab. Kapacitetskoordinatoren Har ansvar og kompetence til at træffe den endelige beslutning omkring klinikkapaciteterne i klinikfællesskabet i tilfælde, hvor der ikke kan opnås enighed ud fra beskrevne principper. Har i samarbejde med øvrige afdelingsledere og funktionsledere i klinikfællesskabet ansvar for at beskrive de operationelle rammer og principper, der skal ligge til grund for funktionslederes og medarbejderes udførelse af arbejdet i den daglige drift. Den konkrete varetagelse af opgaven vil være uddelegeret til funktionslederne og deres medarbejdere. Har ansvar for den langsigtede tilpasning af klinikkapaciteterne. Herunder følge med i udviklingen i antal patienter (vækst eller nedgang) på tværs af i klinikfællesskabet, eksempelvis stillingtagen til hvad vi gør, hvis udviklingen i behovet for klinikrum i ét specialeområde vokser samt tage stilling til, hvad der skal ske i forhold til ferieperioder og helligdagsplanlægning. Udnyttelse af klinikkapacitet i klinikfællesskabet vil fremover indgå i opfølgningen på Kvalitets- og udviklingsaftalen. Funktionslederne på niveau 3 har i denne sammenhæng Ansvar for at sikre den daglige optimale udnyttelse af klinikrummene, samt booking af patienter og arbejdstilrettelæggelse. Ansvar for personaleledelse for deres medarbejdere Kapacitetskoordinatoren har ingen ansvar for personaleledelse (ud over for de medarbejdere der normalt referer til pågældende). At den enkelte medarbejder fortsat har sin vagtplan, kender sin mødetid og ved hvor man skal arbejde. Det er væsentligt, at disse tryghedselementer er klare og tydelige for medarbejderen. Ansvar for at sikre at arbejdet i den daglige drift udføres ud fra de beskrevne operationelle rammer og principper. Det er essentielt, at der er tæt samarbejde mellem funktionslederne indenfor klinikfællesskaberne i forhold til at sikre At de rette kompetencer er til stede i klinikken. At arbejdet i den daglige drift udføres ud fra de beskrevne operationelle rammer og principper. Den rette mødefrekvens og form til justering af ovenstående. Hospitalsledelsen ønsker, at den operationelle del omkring opgaven belyses nærmere, inden der træffes endelig beslutning om, hvilke fremtidige principper der skal være gældende for udnyttelsen af kapaciteterne i forbindelse med klinikkerne. Principper for afsnitsoverlæger og specialeansvarlig overlæge Hospitalsledelsen anerkender, at der er forskel på de forskellige afdelingers og specialers størrelse, hvorfor der naturligt vil være forskel på afdelingernes behov for ledelsesmæssig og specialemæssig forankring i overlægegruppen. organisatoriske, sociale- og læringskompetencer for at kunne skabe de bedste resultater for patienterne på tværs af fagområder. Kompetente sygeplejersker må således kunne forbinde og krydse grænser til andre dybdefagligheder. Kilde: Sygeplejersken 2014; (8): Sygeplejefaglige artikler; Karen Ingerslev, cand.psych.aut., Birgit Eg, oversygeplejerske, SD, SLU, Vibeke Krøll, MPH, sygeplejefaglig direktør. Hospitalsenheden Vest Side 3 af 6

4 Afsnitsoverlæge En afsnitsoverlæge er karakteriseret ved, at have fået delegeret et organisatorisk ledelsesansvar under afdelingsledelsesniveauet. Afsnitsoverlægen har bl.a. et delegeret ansvar for den lægefaglige udvikling i eget afsnit, indgår i et tværfagligt ledelsesteam med afdelingssygeplejersken (tværfagligt ledelsesteam), bidrager til rekruttering og ansættelse af lægefagligt personale i eget afsnit, udarbejder visioner og strategier med inddragelse af afsnittets personalegrupper samt planlægger og koordinerer det daglige arbejde. Afsnitsoverlægens opgaver er defineret i en stillingsbeskrivelse. Specialeansvarlig overlæge En specialeansvarlig overlæge er karakteriseret ved, at have tillagt den lægelige ledelse af et lægeligt speciale i henhold til en stillingsbeskrivelse. Den specialeansvarlige overlæges primære opgave er i relation til det specialefaglige ansvar, hvor opgaven er at sikre den faglige standard i afdelingens drift indenfor specialeområdet. Den specialeansvarlige overlæges opgave er således primært at optimere kvalitet og drift indenfor specialet i afdelingen generelt og eventuelt i den klinik, der tilknyttes specialet i afdelingen. En specialeansvarlig overlæge har intet personaleansvar. Overlæge med særligt funktionsansvar En overlægen med særligt funktionsansvar er karakteriseret ved, at have funktionsansvar der spænder vidt i indhold, dette kan være alt lige fra uddannelsesansvar, forskningsopgaver, koordineringsansvar inden for et særligt driftsområde eller måske for et afgrænset afsnit. Overlægers rolle i ledelse Region Midtjylland har udarbejdet et notat om ledelsesforventninger til overenskomstansatte overlæger. Alle overlæger forventes at kunne lede og koordinere konkrete patientforløb samt organisere den konkrete behandlingsindsats med inddragelse af patient og pårørende, således at patientforløbet er sammenhængende på tværs af afsnit, afdelinger, hospitaler og sektorer. Nogle overlæger vil ud over den kliniske ledelse blive bedt om at varetage specifikke ansvarsområder, der typisk vil være knyttet til særlige områder, funktioner eller organisatoriske eller kliniske processer. Det kan f.eks. være ansvar for uddannelse, kvalitet, koordinerende opgaver i teams, projekter, tværgående patientforløb m.m. Indholdet i ansvarsområderne og ansvarets omfang aftales konkret med overlægen, evt. for en afgrænset tidsperiode. Det bærende princip er, at organisering sker via det overordnede speciale, eksempelvis de medicinske specialer, og herfra tages der stilling til, om der er behov for en afsnitsoverlæge, eller en specialeansvarlig overlæge. Det må bero på en konkret vurdering, hvornår der vælges en specialansvarlig overlæge eller en afsnitsoverlæge. I denne vurdering skal indgå overvejelse om, hvad der giver mening i forhold til principperne om vertikal og horisontal ledelse, samt at det skal give mening i hverdagen. Afdelinger hvor oversygeplejersken har en dobbeltfunktion og indgår i afdelingens drift som funktionsleder på niveau 3 Hospitalsledelsen holder fast i strukturen for niveau 2 med afdelinger pr. speciale, og som ledes af en ledende overlæge og en oversygeplejerske. Der findes afdelinger/specialer hvor oversygeplejersken kan have dobbeltfunktion og indgår i afdelingens drift som funktionsleder på niveau 3, eksempelvis som det ses i Ortopædkirurgisk Afdeling i dag. Hospitalsledelsen finder, at det vil være relevant at se på, om denne struktur skal indtænkes andre steder end den er i dag. I disse overvejelser indgår følgende betragtninger: Der er tale om mindre afdelinger med ét speciale. Opgaveløsningens kompleksitet. Ledelsesmæssigt "span of control". Henseende til den samlede ledelsesmæssige opgavemængde. Eksempelvis kan oversygeplejersken have flere ledelsesmæssige opgaver, hvis den ledende overlæge indgår med stor tyngde i det kliniske arbejde. Der skal sikres tid til strategisk ledelse i niveau 2 ledelsen. Afdelinger uden senge eller klinik De beskrevne principper kan implementeres for de fleste afdelinger indenfor de kliniske områder. Der vil være en række afdelinger med specielle funktioner, hvor principperne ikke umiddelbart vil kunne indpasses. Det gælder f.eks. Arbejdsmedicinsk Klinik, Driftsafdelingen, Ernæringsenheden, Klinisk Hospitalsenheden Vest Side 4 af 6

5 Socialmedicin og Rehabilitering, Klinisk Biokemisk Afdeling, Røntgenafdelingen, Nuklearmedicinsk Afdeling og Staben. For disse afdelinger vil der blive iværksat en proces, hvor der konkret vil blive taget stilling til ledelsesstrukturen på niveau 3. I den forbindelse bedes afdelingsledelserne for disse afdelinger overveje, om de beskrevne principper for vertikal ledelse og kapacitetskoordinator ændrer ved de tanker afdelingsledelserne hidtil har gjort sig om organisering af ledelse på niveau 3. Span of control Hospitalsledelsen finder, at der skal kigges på det ledelsesmæssige "span of control". I den henseende ønsker hospitalsledelsen at kigge på størrelsen af "span of control" i relation til de ledere, der har mange medarbejdere og til dem der har få medarbejdere. Der vil indgå overvejelser om, at der kan være store specialer (eksempelvis lungemedicin, kirurgi) eller små specialer (eksempelvis infektionsmedicin), hvor span of control vil blive for stort/småt for den enkelte afdelingssygeplejerske. I disse tilfælde vil der indgå overvejelser om hvorvidt der er behov for assisterende afdelingssygeplejerske, assistance til arbejdstidsplanlægning, etc. Sekretariater Hospitalsledelsen ønsker, at der skal nytænkning af den sekretariatsmæssige organisering på Regionshospitalet Gødstrup. Der er behov for at få styrket fokus på den akutte patient, herunder fokus på tilstedeværelse af sekretariatsmæssige ressourcer omkring den akutte patient, for at øge robustheden i sekretariatsopgaven omkring den akutte patient. Hospitalsledelsen ønsker, at nytænkningen om den fremtidige organisering vedrørende sekretariaterne afdækkes yderligere, inden der træffes endelig beslutning om den fremtidige sekretariatsfunktion. Der ønskes yderligere afdækning af potentialer i forhold til Den akutte patient Fælles booking til OP Fælles central forvisitation (henvisning til klinik) Eventuelle yderligere potentialer Nøglepersoner/støttefunktioner Hospitalsledelsen ønsker, at der skal ske en vurdering og konkretisering af behovet for nøglepersoner og støttefunktioner i organisationen. Definition nøglepersoner/støttefunktioner Med nøglepersoner tænkes eksempelvis på Kvalitetskoordinatorer EPJ ansvarlige e-dok nøglepersoner Hygiejnenøglepersoner Vagtplanlæggere Assisterende afdelingssygeplejersker Der skal ske en drøftelse af hvilke og hvor mange nøglefunktioner/støttefunktioner, der skal være i organisationen, herunder om visse specialfunktioner kan gå på tværs i organisationen, eksempelvis hygiejnenøglepersoner, forflytningsvejledere m.fl. Nøglefunktioner og støttefunktioner vil indgå i besparelsespotentialet på 8 mio. kr. i forbindelse med den fremtidige organisering og ledelsesstruktur på niveau 3. Emner der skal bearbejdes yderligere Hospitalsledelsen finder, at der er en række områder, der er afledt af hospitalsledelsens tanker og principper, som kræver yderligere analyse. Driftsråd. Der skal ske en drøftelse af driftsrådenes fremtidige virke, og drøftelse af hvordan det fremadrettet tilføres mere power. Principper for forløb på tværs/tværgående forløb. Der skal ske en drøftelse af principperne for forløb på tværs/tværgående forløb, og i denne drøftelse skal der skeles kraftigt til, hvad de eksempelvis gør i Aalborg. Hospitalsenheden Vest Side 5 af 6

6 Indretning og tilpasning af LMU. Der skal ske en drøftelse af indretning og tilpasning af de enkelte afdelingers LMU, når den endelige organisering ligger fast. Patientansvarlig læge. Der skal ske en drøftelse af, hvordan PAL organiseres og understøttes bedst muligt, med udgangspunkt i principperne for den fremtidige organisering og ledelsesstruktur på niveau 3. Hospitalsenheden Vest Side 6 af 6