Randers Kommune. Notat. 18. august konomiafdelingen

Transkript

1 Randers Kommune Notat Forvaltning: konomiafdelingen Dato: J.nr.: Br.nr.: 18. august 2009 Vedrłrende: Evaluering af Randersmodellen 2. udkast Til: direktionen Baggrund: I forbindelse med Randersmodellens vedtagelse i november 2006 blev det besluttet, at den skulle evalueres n r den har v ret i anvendelse i ca. 2 r, dvs. i 2009, og processen skal derfor igangs ttes i lłbet af efter ret. Dette notat drejer sig om form let med evalueringen, hvordan processen skal tilrettel gges og hvilke temaer der skal fokuseres p i evalueringen. Randersmodellen er Randers Kommunes m lrammestyringsmodel og bygger p overordnede principper om: central styring decentral ledelse brugerorientering og borgerinvolvering faglighed, kvalitet og helhed effektivitet. de M lene bag Randersmodellen er: Effektiv service med hłj kvalitet til borgerne mere udvikling r derum til de kommunale ledere og medarbejdere bedre muligheder for byr det til at styre kommunen. Modellen best r af 4 dele: Vision og v rdier beskriver byr dets vision og afstikke de overordnede pejlem rker samt de grundl ggende v rdier (vedtaget af byr det i juni 2007) Politikker skal oms tte vision og v rdier til m l for de enkelte omr der og indeholde de politiske łnsker og indsatsomr der p 4 rs sigte. Skal desuden v re medvirkende til at sikre helhed og sammenh ng p tv rs af omr der vedtages lłbende i perioden p i alt 19 omr der Budget politikkerne oms ttes i konkrete m l og indsatser p en r kke bevillingsomr der (bevillingsmodel) Aftaler skal beskrive institutionernes m l og indsatsomr der samt hvordan de słges

2 2 opn et. Aftalerne kan indeholde b de f lles og individuelle m l. Form let med evalueringen: Det overordnede form l med evalueringen er at finde ud af, hvordan Randersmodellen fungerer i praksis, herunder om den opfylder de m l, der ligger bag beslutningen om netop denne model. N r det er afd kket, hvordan modellen fungerer i praksis er det naturligvis ogs et form l at tilpasse modellen, hvor dette skłnnes optimalt dvs. at det skal identificeres, hvor modellen med fordel kan justeres og optimeres for at leve op til de krav, der stilles fra politikere, medarbejdere, brugere og borgere. Det udviklingsm ssige perspektiv har derfor stor v gt i evalueringen. N r fokus er p justering og optimering betyder det ogs, at det sl s fast at principper, m l og delelementer i modellen fastholdes. Det skal alts ikke evalueres, hvorvidt Randers Kommune skal have m l og rammestyring men hvordan. Der foresl s at evalueringen kommer til at omfatte: Beskrivelse af hvordan Randersmodellen er implementeret, hvor godt den er forankret og herunder ogs beskrivelse af eventuelle forskelligheder mellem udvalgene Evaluering af om Randersmodellen som den er implementeret opfylder m lene Forslag til justeringer af regler eller praksis, som kan bidrage til at opfylde m lene Hvordan skal evalueringen gennemfłres? Fordele og ulemper ved den eksisterende model skal kortl gges. Der kan vise sig forhold som knytter sig til den m de modellen udfoldes i praksis og til de regler (f.eks. om łkonomisk decentralisering) der er vedtaget. Forslag til justeringer og forbedringer skal identificeres og s skal der naturligvis laves et konkret forslag til en Randersmodel Anno Evalueringen foresl s bygget op om de overordnede m ls tninger for modellen og en r kke temaer. Temaerne er valgt ud fra blandt andet de input, som sekretariatscheferne har givet, udfra KLs materiale om styringsmodeller og udfordringer samt helt generelt ud fra nogle af de spłrgsm l, der er dukket op igennem de 2 r, hvor Randersmodellen har eksisteret. Temaer konomistyring Kan Randersmodellen h ndtere de łkonomiske og velf rdsm ssige udfordringer, som Randers Kommune har? Fremmer eller h mmer den lłsningen? Hvordan styres rammerne? (Ramme/ ikkerammebelagt) Hvilke rammer? (bevillingsomr der) Kobling til łkonomistyringsprincipperne: Passer de overordnede principper sammen med pengeposeprincippet? Hvad styrer aftaleenhederne efter? Hvad er deres kompas for pengeposen? Hvad er god decentral łkonomistyring? Hvordan fungerer łkonomistyringsreglerne for aftaleenhederne (regler for overfłrsler mellem lłn og drift, mellem rene, feriepenge, decentralisering af energiudgifter, refusion af sygedagpenge osv.) M lstyring Sammenh ng mellem modellens 4 dele: hvordan opleves m lstyringen/ koblingen fra

3 3 visioner gennem politikker og budget til aftaler, skal m lhierarkiet v re tydeligere? Oplever politikerne, at de har f et bedre mulighed for at styre kommunen. rshjul dilemma omkring tidspunkt for indg else af aftaler og vedtagelse af budget, kobling mellem budget og 2 rige aftaler. Udvikling vs. drift forsvinder kerneydelserne i aftalerne, der i stedet fokuserer p udviklingsm l? Og hvad er konsekvenserne? Ledelsesinformation og anden lłbende tilbagemelding til forvaltning og politikere. Dialog og forankring DIALOGPARTER: Dialogen mellem institutioner og politikere opfattes ofte meget positivt, men aftalepart og dialogpart er ikke den samme (byr d vs. udvalg) er det et problem? Hvor er forvaltningen i denne sammenh ng? Hvad er forvaltningens rolle/ hvad skal forvaltningens rolle v re? DIALOGINDHOLD: Hvad handler dialogen om? Og hvad skal den handle om? Fungerer dialogen alene ud fra at udfylde den eksisterende łkonomiske ramme eller er der ogs dialog omkring budgetłnsker? DIALOGFORM: Er dialogen reel? F.eks. er antallet af aftaleenheder meget forskelligt for hvert fagudvalg. Der har v ret lagt op til ret frit valg i forhold til dialogformen for de enkelte udvalg men formen har generelt v ret institutioner (evt. flere p Øn gang) har młdt udvalget (evt. et opdelt udvalg). Sker der ogs en dialog internt i aftaleenheden (mellem ledelse, medarbejdere og brugere), s der sikres en bred involvering? Dokumentation og evaluering/ kvalitetsmodel Brugertilfredshed, medarbejdertilfredshed der er sat et generelt krav om m ling af brugertilfredsheden p de borgervendte funktioner. Er det sket? Kan det bruges? Af hvem? Ledelsesinformation Dokumenterer og evaluerer Randers Kommune for lidt/ for meget/ tilpas? M ler vi det rigtige? Hvordan finder vi det optimale dokumentationsniveau? Kan vi nłjes med at m le brugertilfredsheden? Eller skal vi d kke flere/ alle vinkler og dermed bruge flere ressourcer til denne del af arbejdet? Anvendelse af incitamenter: belłnning/ sanktionering. Resultatkrav/ resultatlłn? M lbarhed? Succeskriterier. Kobling til aftalerne skal diverse m linger kobles mere direkte til aftalerne og deres succeskriterier? Evalueringen kommer ogs til at indeholde en generel opfordring til at bruge udfordringsretten (sig til hvis der er regler eller procedurer, der błr fjernes), herunder ogs p dette emne. Organisation Delegation fra byr d til udvalg Delegation fra politisk til administrativt niveau Skal myndighedsomr derne v re aftalepart, n r det g lder om s rlige fokusomr der, serviceniveau og konkret udmłntning af politikker? Centralisering/ bestemte krav f.eks. i relation til metodevalg vs. meget overordnede krav om m l/ frit valg p metode Central vs. decentral lłsning af administrative opgaver.

4 4 Ovenst ende eksempler udgłr en bruttoliste den endelige udv lgelse af, hvilke spłrgsm l evalueringen skal give svar p inden for de enkelte temaer sker i samarbejde med sekretariatschefgruppen. Hvem skal inddrages? De prim re interessenter i evaluering af Randersmodellen er fłlgende: Byr d Direktion Fagchefer Decentrale ledere Medarbejdere/ MEDorganisationen Brugere/ brugerbestyrelser/ r d Der er spłrgsm l indenfor alle temaerne, som de n vnte grupper af interessenter alle har interesse i men det er ikke tanken, at alle skal spłrges om det samme. Spłrgeguide/ spłrgeskema mv. vil blive tilpasset de enkelte grupper. Proces. Faser: (se skematisk tidsplan p sidste side) 1. Godkendelse af plan for evaluering af Randersmodellen Evalueringen forel gges łkonomiudvalget (november 2009) efter forudg ende hłring i hoved MED 2. Opm rksomhedsfase, hvori der skabes opm rksomhed om den forest ende evaluering (november/december 2009), og via dialog kvalitetssikres de udvalgte temaer i: 1. lederforum (chefgruppen) 2. fokuspanelet (panel af centrale og decentrale ledere og administrative medarbejdere, hvis opgave det er at v re i lłbende dialog om lłsningen af de administrative opgaver indenfor 3. personale, łkonomi og IT) hovedmed eller repr sentanter herfra. Ledermłder og andre fora kan ogs anvendes til at skabe opm startfasen. rksomhed om evalueringen i 3. Kortl gning af den eksisterende Randersmodel, udformning i praksis, fordele og ulemper samt forslag til forbedringer (november februar) I denne fase gennemfłres casestudier, interview, spłrgeskemaundersłgelse og fokusgruppemłder med interessent grupperne. De forskellige interessenter foresl s inddraget sidelłbende 4. Drłftelse af ndringsforslag (februar/juni 2010) Forslaget til revideret Randersmodel drłftes i sekretariatschefgruppen og direktionen og sendes herefter til hłring i MEDsystemet (lokalmed, omr demed og sektormed (parallelt)). Det besluttes, hvorvidt der forud for hłringsfasen skal ske en samlet drłftelse blandt fagcheferne eller om den enkelte fagdirektłr drłfter forslaget med egne ledere. Ligeledes skal det besluttes om decentrale ledere inddrages f.eks. via et cafearrangement a la det der blev afviklet i forbindelse med projekt administrativ forenkling eller om decentrale ledere fłrst inddrages via hłringen i MED. Frist for hłringssvar ultimo april. Herefter skal hłringssvarene samles og rapporten drłftes i

5 5 Direktion, hovedmed og politisk. 5. Randersmodel Anno 2010 beslutning. konomiudvalg og Byr d (august 2010) Det foresl s, at der laves et temaarrangement for byr det inden den formelle behandling. Organisering Styregruppe: Direktionen Budgetkontoret er tovholder p opgaven og inddrager/ indkalder łvrige efter behov. Det foresl s ikke at neds tte en tv rg ende arbejdsgruppe til opgaven. I łvrigt Evalueringen af Randersmodellen vil blive koordineret med det videre arbejde med Administrativ Styring (KMD Opus), specielt omkring projektets m ls tninger om, at det skal v re lettere at v re leder, hvilket bl.a. drejer sig decentral łkonomistyring. Her handler det om at f gode redskaber og metoder til at styre łkonomien. Helt konkret er succeskriterierne, at de decentrale enheder kan anvende Opus fleksibelt, tilpasse kontoplanen til styringsbehovene og foretage udtr k, s styringsbehovet tilgodeses. Der vil ligeledes blive koordineret i forhold til arbejdet med fastl ggelse af principper og retningslinjer for styring af ikkerammebelagt omr der, der gennemfłres i perioden aug. dec I lłbet af efter ret 2009 gennemfłres en evaluering i Byr det af arbejdet med vision og v rdier, som er et af delelementerne i Randersmodellen. Resultater fra denne evaluering medinddrages i evaluering af styringsmodellen. Annemette la Cour/august 2009

6 6 Tidsplan Tid Aktivitet 9. november 2009 Godkendelse af forslag til evalueringsplan. konomiudvalget behandler forslaget efter forudg ende hłring i HovedMED November december Opm rksomhedsfase lederforum, fokuspanelmłder, medmłder, m.v. benyttes til at skabe opm rksomhed om den forest ende evaluering og via dialog "kvalitetssikres" de udvalgte temaer. November februar Ultimo februar Marts april Maj Juni August Undersłgelsesfase Drłftelse af evalueringsrapport og forslag til Randersmodel Anno 2010 i direktionen. Forslaget sendes i hłring i MED mv. der sker en parallel hłring i lokal, omr de og sektormed. Forslaget sendes ogs i hłring i brugerbestyrelser og n vn. Hłringssvar samles og behandles Endelige evalueringsrapport og forslag til Randersmodel Anno 2010 drłftes i Direktionen og hovedmed Temaarrangement for byr det og politisk behandling af forslag til Randersmodel Anno 2010