Annonceringsbetingelser

Transkript

1 Annonceringsbetingelser Ledelsessekretariatet 3. november 2015 Annoncering vedrørende anskaffelse af intern portal til UCC 1 Indledning Nærværende annoncering vedrører anskaffelse af intern portal til UCC (herefter benævnt Ordregiver). Annonceringen gennemføres som en offentlig annoncering i henhold til lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og Udbudsdirektivet finder som hovedregel ikke anvendelse i forbindelse med denne tilbudsindhentning. Den konkrete procedure for annonceringen følger af afsnit 4.2. Annonceringen er offentliggjort på Den ordregivende myndighed er: Professionshøjskolen UCC Buddinge Hovedgade Søborg Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til nedenstående kontaktperson som er Ordregivers rådgiver i annonceringsprocessen: Tolstrup & Hvilsted Att.: Christian Lindemer Myntevej Randers NV kontakt@tohv.dk 2 Annonceringsmaterialet Det samlede annonceringsmateriale består af: Annonceringsbetingelser Bilag I Kontrakt Kontraktbilag A Ordregivers IT-miljø Kontraktbilag B Kravspecifikation Kontraktbilag B1 Uddybende projektbeskrivelse Kontraktbilag C Tilbudsliste

2 Kontraktbilag D Tilbudsbesvarelse Kontraktbilag E Tilknyttede Ydelser Kontraktbilag F Licensbetingelser og krav til Ordregivers IT-miljø Kontraktbilag G Ændringsanmodning Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Annonceringens omfang Nærværende annonceringsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for anskaffelsen. Ordregiver er Professionshøjskolen UCC, der leverer uddannelser og viden, der styrker velfærden. Ordregiver er en af syv professionshøjskoler i Danmark og har over studerende. Ordregiver uddanner kvalificerede medarbejdere og ledere til landets folkeskoler, institutioner og sundhedssektor og arbejder målrettet med forskningsbaseret viden om, hvad der virker i praksis. Ordregiver flytter fra sommeren 2016 ind i et nyt campus i Carlsberg Byen i København, hvor Ordregivers uddannelser i Københavnsområdet samles. Ordregiver vil herefter bestå af tre campusser: Campus Carlsberg, Campus Nordsjælland og Campus Bornholm. For yderligere information om Ordregiver, se Ordregiver ønsker at anskaffe en segmenteret og personaliseret startside, der gør det muligt at præsentere relevant og målrettet indhold fra forskellige kilder til den enkelte medarbejder og studerende. Den nye portal skal være et arbejdsredskab og en samlet indgang til arbejdsdagen for Ordregivers ca undervisere og administrative medarbejdere. Ligeledes skal portalen give de over studerende på Ordregivers pædagog-, lærer- og sundhedsuddannelser overblik over de informationer, der er relevante for dem og hurtig adgang til de redskaber, de har brug for i forbindelse med studiet. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Kontraktbilag B - Kravspecifikation. Side 2 af 11

3 Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på 2 år fra kontraktunderskrift med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. 4 Proces 4.1 VEJLEDENDE TIDSPLAN Annonceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse på 3. november 2015 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til annonceringen Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 16. november kl november Tilbudsfrist 23. november kl Systemdemonstration Forventet udsendelse af underretning Uge 49 Forventet kontraktindgåelse Uge november og 1. december Spørgsmål til annonceringen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: "Spørgsmål - Annoncering af intern portal til UCC senest den 16. november kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på Side 3 af 11

4 4.1.2 Underretning Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag I Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet annoncering. Kontrakten regulerer annonceringens vilkår og er en integreret del af det samlede annonceringsmateriale. 4.2 ANNONCERINGSPROCEDURE Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit 5, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med principperne i LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes Vurdering af under- og delkriterier Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte underog delkriterier. 5 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet: A. Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Side 4 af 11

5 Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2. B. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en positiv egenkapital. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceoversigt over kunder der har portal i drift med udgangspunkt i den tilbudte standardløsning. Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Ved sammenlignelige referencer, forstås levering af en intern portalløsning til kunder med tilsvarende segmenterede brugerflade og med tilsvarende behov for at præsentere personaliseret indhold fra flere eksterne kilder, og gerne inden for uddannelsessektoren, hos kunder med tilsvarende brugermiljø med interne og eksterne brugere. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis, at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 5.1 KONSORTIER OG UNDERLEVERANDØRER Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken Side 5 af 11

6 tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal ovenstående oplysninger i afsnit 5, nr. B og C angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør. Endvidere skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 4). 5.2 FORSIKRING Den valgte tilbudsgiver er fra kontraktstart forpligtet til at have etableret en erhvervsforsikringsdækning. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. 6 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier i prioriteret rækkefølge lægges til grund: Alle modtagne konditionsmæssige tilbud vil undergå evaluering i henhold til nedenstående. Ordregiver forbeholder sig imidlertid retten til at invitere de 3-5 tilbudsgivere, der opnår den bedste vurdering, til en kvalificering af deres respektive tilbud. Dette er nærmere beskrevet i punkt 6.1. Underkriterier Kvalitet i løsningen Ordregiver vil vurdere kvalitet i løsningen på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af de nedenfor nævnte konkurrenceparametre. Tilbudsgivers besvarelse foretages i kontraktbilag D Tilbudsbesvarelse. Konkurrenceparametre: KP 1.7 Standard og platform: Det vurderes positivt, at tilbudsgiver sandsynliggør at kunne håndtere fremtidige standarder og platforme. KP 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 og 2,5 Kommunikation og personalisering Det vurderes positivt, at tilbudsgiver i sin beskrivelse af løsningen i forhold til kommunikation og personalisering redegør for løsningens evne til at kunne tilpasses den respektive brugers ønske og til at Side 6 af 11

7 understøtte dialog og interaktion og målretning. KP 3.2, 3.3, og 3.4 Brugervenlighed og design: Den gode besvarelse illustrerer og imødekommer, at løsningens brugergrænseflade i høj grad forventes at være overskuelig og nem at fortolke for brugere. Besvarelsen indeholder beskrivelser, som understøtter og forklarer, hvorledes brugervenligheden understøttes af simple og intuitive funktioner, som medvirkende faktor til hensigtsmæssig anvendelse. KP 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 og 4.6 Publicering: Det vurderes positivt, at der i besvarelserne gives en fyldestgørende beskrivelse af det tilbudte publiceringsværktøj. Som en del af beskrivelsen redegøres for, hvordan den tilbudte løsning kan understøtte hensigtsmæssig adgang til publicering, samt i hvilket omfang skabeloner tilbydes - samt Ordregivers adgang til at customisere skabelonerne. Det beskrives, hvorledes publiceringsløsningen opfylder Ordregivers forventning til, at løsningen er nem at fortolke. Besvarelsen indeholder beskrivelser, som forklarer, hvorledes værktøjet understøttes af simple og intuitive funktioner, som medvirkende faktor til en hensigtsmæssig anvendelse. KP 5.1 Kategorisering: Det vurderes positivt, at det nye indhold let kan kategoriseres og styres. KP 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5, 6.6 og 6,7 Søgning og indeksering: Den gode besvarelse giver et klart og tydeligt indtryk af den tilbudte løsnings egenskaber i relation til at imødekomme præsentation af søgeresultater, samt de indbyggede optimeringsværktøjer, som kan bidrage til at søgning og indeksering forbedres over tid. KP 7.3, 7.4 og 7.5 Integration: Tilbudsgivers besvarelse vil blive vurderet i forhold til, i hvilken grad tilbudsgivers løsning kan modtage og præsentere data fra andre systemer og services, samt hvordan data præsenteres. Der ønskes ligeledes redegjort for tilbudsgivers vurdering af, hvilke sociale medier der kunne være relevante og teknisk mulige at integrere til, med henblik på at optimere løsningens relevans og anvendelse for UCC s brugere. KP 9.1 Videreudvikling: Det vurderes positivt, at webdele til portalløsningen vil kunne udvikles Side 7 af 11

8 af andre end leverandøren af portalløsningen, og at rettigheder og muligheder i denne forbindelse hermed er tydeligt afgrænset. Sammenfattende for ovennævnte KP ere vurderer Ordregiver, hvorledes tilbudsgivers besvarelse af KP erne har sandsynliggjort, at løsningen er overskuelig og nem at anvende og personalisere, samt indeholder funktioner, der vil bidrage til at højne UCCs anvendelse af løsningen. Mockups Tilbudsgivers leverede mockups vil blive vurderet ud fra, i hvor høj grad de lever op til UCC s forventninger om, at medarbejdere og studerende har adgang til et visuelt indbydende og intuitivt design. Løsningsbeskrivelse Underkriteriet Løsningsbeskrivelse vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i Kontraktbilag D - Tilbudsbesvarelse. Ordregiver vil foretage en vurdering af i hvilket omfang løsningsbeskrivelsen illustrerer en sammenhængende løsning i form af et arbejdsredskab og en samlet indgang til arbejdsdagen for UCC's ca undervisere og administrative medarbejdere. Ordregiver vil vurdere, i hvilket omfang Ordregivers uddybende projektbeskrivelse adresseres i løsningsbeskrivelsen, med særlig vægt på Ordregivers ønske om governance. Tilknyttede ydelser Underkriteriet Tilknyttede ydelser vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag E Tilknyttede ydelser, pkt. 2. Implementerings- og samarbejdsorganisation, pkt. 3. Uddannelse og pkt. 4 Service, drift, vedligehold og videreudvikling. Pris Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag C - Tilbudsliste. Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag C - Tilbudsliste. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms blive lagt til grund. Den i Kontraktbilag C samlede kontraktsum udgør vurderingsgrundlaget for underkriteriet pris. Side 8 af 11

9 6.1 INVITATION TIL SYSTEMDEMONSTRATION Ordregiver vil efter tilbudsevalueringen invitere de relevante tilbudsgivere til en systemdemonstration. Ordregiver vil invitere de 3-5 tilbudsgivere, der opnår de bedste resultater på baggrund af evalueringen af de indkomne skriftlige tilbud. Demonstrationen har specifikt til formål at kvalificere tilbudsgiverens skriftlige tilbud, særligt i forhold til brugervenlighed, publiceringsløsning og governance. Systemdemonstrationen vil finde sted hos Ordregiver d. 30. november og 1. december. Tilbudsgiver bedes afsætte tid hertil. 7 Tilbuds- og formkrav 7.1 TILBUDDET Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud Annoncering af intern portal og Må kun åbnes af Ledelsessekretariatet. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 23. november kl på følgende adresse: Professionshøjskolen UCC Buddinge Hovedgade Søborg ATT.: Ledelsessekretariatet Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 2 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik med tilbudsmateriale så vidt som muligt i pdf-format). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 7.2 SPROG Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 7.3 EJENDOMSRET Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Side 9 af 11

10 Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 7.4 ÅBNING AF INDKOMNE TILBUD Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 7.5 VEDSTÅELSESFRIST Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt og ophører således ikke, førend endelig kontrakt er underskrevet. 7.6 ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative bud. 7.7 FLERE TILBUD Der kan afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav. 7.8 FORBEHOLD Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til, såfremt der ikke opnås enighed med den vindende tilbudsgiver i afklaringsfasen, og begge parter afstår fra at fortsætte implementeringen - at Ordregiver i denne forbindelse er frit stillet til at indgå dialog med den tilbudsgiver, der opnåede næstbedste vurdering i forbindelse med nærværende annoncering Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Side 10 af 11

11 Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af annonceringsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 7.9 AKTINDSIGT Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet, samt angiver en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. Side 11 af 11