Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Udenrigsministeriet

Transkript

1 Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Udenrigsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for sager, som er registreret i Udenrigsministeriets journalsystem fra 1989 til 2005(06), bortset fra gruppe 104, gruppe 105 og gruppe 400. For disse udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinierne i bilag 1. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Udenrigsministeriet kan kassere arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Udenrigsministeriets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Udenrigsministeriet skal i øvrigt behandle arkivalierne efter de almindelige retningslinjer på Rigsarkivets hjemmeside, Rigsarkivet den 20. november 2018 Kirsten Villadsen Kristmar

2 BILAG 1 til Rigsarkivets bestemmelse om bevaring og kassation Udenrigsministeriets papirarkivalier GENERELT KASSERES sager om fremmede/andre landes tiltrædelse/ratifikation af traktater/konventioner uanset saggruppe Hovedgruppe 1 Det danske kongehus: Bevares 1.E.2 1.E.23 1.O 1.R. Hovedgruppe 2 Udenlandske fyrstehuse og statsoverhoveder: Bevares 2.E 2.G 2.H 2.K 2.P Hovedgruppe 3 Udenrigsministeriet: Bevares 3.A.10.f 3.A.10.g 3.A.10.i 3.A.10.j 3.A.10.k 3.A.10.n 3.A.10.t 3.A.11 3.A.14 3.E.29 3.E.41.b 3.E.62.Byen 3.E.91.h 3.E E E F.Byen.6.a

3 3.F.Byen.6.b 3.F.Byen.7.a bortset fra nedenstående undergrupper, der bevares: 3.F.Byen.7.a.1 3.F.Byen.7.a.2 3.F.Byen.7.b 3.F.Byen.8 3.F.Byen.9.a 3.F.Byen.9.b 3.F.Byen.10.a bortset fra nedenstående undergrupper, der bevares: 3.F.Byen.10.a.1 3.F.Byen.10.a.2 3.F.Byen.11 3.F.Byen.15 3.G.Nummer.c 3.G.Nummer.d 3.G.Nummer.e 3.H.Nummer.c 3.H.Nummer.d 3.H.Nummer.e 3.J.Nummer.c 3.J.Nummer.d 3.J.Nummer.e 3.M.10 3.M.11 3.M.36 3.M.43 3.M.46 3.M.49.a 3.M.67 3.M.68 3.M.75 3.M.85.d 3.M M M.109.c 3.M.117.a 3.M M M.144.a 3.M M M M.165.a 3.M.165.b

4 3.M M M M NN.1.I.m 3.NN.1.p 3.NN.1.q 3.NN.1.x 3.NN.1.y 3.NN.2 til og med 3.NN.45 3.O.7.c 3.O.7.d 3.O.7.e 3.O.7.f 3.O.7.g 3.O.7.h 3.O.7.i 3.O.7.k 3.O.7.l 3.O.7.m 3.O.7.p. (dog bevares principielle sager) 3.P.Nummer: Der bevares sager vedr. ansatte født d. 1. i en måned, øvrige sager kasseres 3.P.Nummer.e 3.Q.Nummer: Der bevares sager vedr. ansatte født d. 1. i en måned, øvrige sager kasseres 3.Q.Nummer.e 3.S.42.a 3.S.42.b 3.S.47 3.S.55.a 3.S.75 3.S.80 3.T 3.X 3.XX.Nummer: Der bevares sager vedr. ansatte født d. 1. i en måned, øvrige sager kasseres 3.Y 3.Z.t 3.Z.19 3.Z.23 3.Z.42 3.Z.52.v 3.Z.57.a

5 3.Z.57.f 3.Z.60 3.Z.65 3.Z.70 3.Z.73 3.Z.76 3.Z.81 3.Z.82 3.Z.83 3.Z.88 3.Z.89 3.Z Z Æ.Nummer: Der bevares sager vedr. ansatte født d. 1. i en måned, øvrige sager kasseres 3.Æ.c 3.Æ.d 3.Æ.e 3.Ø.7 3.Ø.73 Hovedgruppe 4 Udenlandske udenrigsstyrelser og deres repræsentationer i udlandet og i Danmark: Bevares 4.E.Landet.3 4.E.Landet.7 4.E.Landet.11 4.E.Landet.12.a 4.E.Landet. 12.c 4.F.Landet.16 4.F.Landet.17 4.P.1.C 4.P.3.a 4.P.3.b 4.P.3.c 4.P.4.a 4.P.4.b 4.P.4.c 4.P.4.d 4.P.7.b 4.P.7.c 4.P.7.d 4.P.7.e 4.P.10.a

6 4.P.10.b 4.P.18 4.P.22 4.P.24 4.P.33 4.P.34 4.P.37.a 4.P.39.b 4.P.39.c 4.P.50 4.P.51 4.P.58 4.P.61 4.P.71 4.P.82 4.P.89 4.P.90 4.Q 4.R 4.S.14.b 4.Y Hovedgruppe 5 Udenrigspolitik: Bevares 5.B.62-8.c 5.B.62-8-d 5.B.62-8-e 5.B.63 5.G 5.H 5.I 5.K dog bevares sager på undergruppe: 5.L 5.N 5.O 5.Q 5.S 5.T 5.U 5.V 5.Z 5.K.100

7 Hovedgruppe 6 Krig: Bevares Hovedgruppe 7 Slesvigske spørgsmål: Bevares Hovedgruppe 8 Færøerne. Grønland. Tidl. Kolonier i Vestindien: Bevares 8.Z Hovedgruppe 9 Post: Bevares Hovedgruppe 10 Neutralitet: Bevares Hovedgruppe 12 Voldgift: Bevares 12.C.5 12.C O 12.R Hovedgruppe 15 Statsforfatning offentlig forvaltning: Bevares 15.D.3 15.D D D E 15.H 15.I. 15.K 15.M.DAN 15.O 15.P 15.R 15.S 15.T 15.U Hovedgruppe 16 Statsborgerskab: Bevares 16.D 16.E 16.I 16.K

8 Hovedgruppe 17 Beskyttelse af danske og udlændinge i politiske krisesituationer. Flygtninge. Erstatning. Fremmedlovgivning. Foreninger: Bevares 17.A 17.D.52.a.STAT 17.E 17.Dan.1.Landekode-Løbnummer 17.Landet.1.a 17.Landet.4 17.Landet.12.a 17.Landet.12.b 17.Landet Landet U.Landet Hovedgruppe 19 National ret: Bevares 19.A. 19.C.4 19.D 19.E 19.F 19.G 19.H 19.I 19.O Hovedgruppe 20 International privatret: Bevares 20.B.Tal-tal.b (sager om fremmede landes tiltrædelse) 20.E 20.K 20.L 20.M 20.N 20.O 20.P 20.Landet.1 20.Landet.2 20.Landet.3 Hovedgruppe 21 Familie- og personretlige spørgsmål: Bevares 21.D.8

9 21.D D D D D.22.d 21.D D D D D D E 21.F bortset fra følgende undergrupper der bevares (inkl. undergrupper): 21.F.Bulgarien 21.F.DDR (Østtyskland) 21.F.Polen 21.F.Rumænien (RUM) 21.F.Sovjetunionen 21.F.Tjekkoslovakiet 21.F.Ungarn 21.N 21.O 21.S Hovedgruppe 22 Ægteskabsopløsning. Faderskabssager. Underholdsbidrag: Bevares 22.E 22.G 22.H 22.I 22.K 22.L 22.M 22.N 22.R 22.S 22.T 22.U Hovedgruppe 25 Inkasso. Legaliseringer: Bevares 25.S 25.U 25.X

10 25.Landet Hovedgruppe 26 Arve- og skiftesager: Bevares 26.E 26.F Hovedgruppe 27 Kriminal- og udleveringssager: Bevares 27.B.tal.b 27.E 27.L 27.P Hovedgruppe 28 Sociale, humanitære og sædelige spørgsmål: Bevares 28.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 28.Dan 28.B.Tal.b 28.C.28.f. 28.C C.Int Hovedgruppe 30 Skatte- og afgiftsspørgsmål: Bevares 30.D 30.E 30.Dan 30.Landet Hovedgruppe 31 Pensionslovgivning og -væsen: Bevares 31.D 31.E 31.F (dog bevares 31.F.50) Hovedgruppe 32 Forsikring: Bevares 32.E 32.Landet.1 Hovedgruppe 34 Besøg: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 34.R

11 Hovedgruppe 35 Bistand til og oplysninger om danske i udlandet: Bevares 35.I 35.K.Året 35.L 35.M 35.N 35.Q 35.S 35.T 35.U 35.Z 35.Æ Hovedgruppe 36 Pas og visum: Bevares 36.A. 26.C.2.c.9.c 36.Dan Dan Dan Dan Dan Landet.1 36.Landet.3 36.Landet.5 36.S 36.X 36.Y 36.Z 36.Æ Hovedgruppe 37 Bistand til og oplysninger om udenlandske statsborgere: Kasseres Hovedgruppe 38 Europarådet: Bevares 38.C.5 38.D.Landet 38.E M P 38.T

12 Hovedgruppe 39 Nordisk samarbejde i Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd: Bevares 39.U.1 Hovedgruppe 40 Litterær og kunstnerisk ejendomsret: Bevares 40.B.Tal.b 40.E 40.F Hovedgruppe 41 Kultur (videnskab og kunst): Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 41.A 41.B 41.C 41.D 41.Dan.Landet Hovedgruppe 42 Uddannelse. Ungdomsbevægelser. Sport: Bevares 42.Dan.Landet.1.a 42.Dan.Landet.1.b 42.Dan.Landet.2 42.Dan.Landet.3 42.Dan.Landet.4 42.Dan.Landet.5 42.Dan.Landet.7 42.Landet Hovedgruppe 43 Religiøse forhold: Bevares 43.E Hovedgruppe 44 Kongresser: Kasseres Hovedgruppe 45 Festligheder og sportsstævner: Bevares Hovedgruppe 46 Naturens ressourcer. Udnyttelse. Beskyttelse. Katastrofer: Bevares 46.C.30.G 46.E 46.H H.6

13 Hovedgruppe 48 Danske ordner: Kasseres Hovedgruppe 49 Udenlandske ordner: Kasseres Hovedgruppe 50 Dansk konsulatvæsen: Bevares 50.S Hovedgruppe 51 Instruks for udenrigstjenesten: Bevares Hovedgruppe 52 Danske konsulater: Bevares 52.Byen.4 52.Byen.6 52.Byen.7 52.Byen.8 52.Byen.9.b 52.Byen.50 Hovedgruppe 53 Udenlandsk konsulatvæsen: Bevares Hovedgruppe 54 Udenlandske konsulater i Danmark: Bevares 54.Landet Hovedgruppe 55 Territorialret. Flag. Rigsvåben: Bevares 55.Dan.9 55.E 55.Landet, dog bevares 55. Færøerne og 55.Grønland Hovedgruppe 56 Sejlads. Farvandsefterretninger: Bevares 56.E 56.H 56.Q 56.R Hovedgruppe 57 Søret: Bevares 57.E Hovedgruppe 59 Skibe: Bevares 59. E

14 Hovedgruppe 60 Skibsfart og sønæring: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 60.A 60.B 60.C 60.D 60.Int 60.Dan 60.Færøerne 60.Grønland 60.Landet.3 60.Landet.7 60.Landet.8 60.Landet Landet Landet Landet.17 Hovedgruppe 61 Bistand til søfolk: Bevares 61.E 61.F 61.H 61.K 61.S 61.Æ Hovedgruppe 62 Statens skibstilsyn. Bemandingsregler: Bevares 62.D.1 62.E Hovedgruppe 63 Fiskeri: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 63.A 63.B 63.C 63.D 63.Dan 63.Færøerne 63.Grønland 63.Landet.4 63.Landet.7

15 63.Landet.9.a 63.Landet.9.b 63.Landet.10.a 63.Landet.10.b 63.Landet Landet.14 Hovedgruppe 64 Handelspolitik. Handelsaftaler: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 64.A 64.D 64.Dan 64.Dan.Landet 64.Færøerne 64.Færøerne 64.Grønland Hovedgruppe 65 Handel og næring: Bevares 65.Landet.borset fra følgende undergrupper, som bevares 65.Landet.8 65.Landet.9 65.F 65.G 65.I.10.Dan.Landet 65.I.11.Dan.Landet 65.I.12.Dan.Landet 65.I.17.Dan.Landet 65.I.29.Dan.Landet 65.I.56.b.Dan 65.I I.64.a.1.Dan 65.I.64.a.2.Dan.Tal-Årstal 65.K 65.L 65.V 65.X 65.Æ Hovedgruppe 67 Industriel ejendomsret: Bevares 67.Landet 67.E

16 Hovedgruppe 69 Udstillinger: Bevares 69.A.Landet, dog bevares 69.A.Dan 69.A.Løbenummer.Landet, dog bevares 69.A.Løbenummer.Dan 69.F 69.G 69.H 69.I 69.K 69.L 69.M 69.N 69.O 69.Q 69.R 69.S 69.U 69.V.2.c.tal 69.V.5 69.V.6 69.Y Hovedgruppe 70 Kommercielle oplysninger: Bevares 70.D.1 70.D.2.b.Dan 70.D.7.a.Dan 70.D.7.b 70.D.7.I.Dan 70.D.9.Dan.Landet 70.D.9.i.Dan 70.D.9.k 70.D.9.l 70.D D D D D D.114.a.Dan 70.D D D.121

17 70.D D D D.201.a.3 70.D.216.a.Dan 70.D.216.b.Dan 70.D.216.d.Dan 70.E.2.INT 70.E.2.m.INT 70.H 70.N. 70.O 70.P.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 70.P.Dan 70.Q 70.R.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 70.R.Dan 70.S.Tal.Landet 70.S.4.a.3.INT. 70.T. 70.V 70.X 70.Ø.3 70.Ø.7 70.Ø.9 bortset fra nedenstående undergrupper, der bevares 70.Ø.9.h 70.Ø.9.m 70.Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø.27 Hovedgruppe 71 Tid. Mønt. Mål. Vægt: Bevares Hovedgruppe 72 Told: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 72.A 72.B 72.C 72.D

18 72.Ø Hovedgruppe 73 Økonomiske og finansielle forhold: Bevares 73.B. bortset fra nedenstående undergrupper, der bevares 73.B B B B B B B B B B C.26.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 73.C.26.Dan 73.C.27.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 73.C.27.Dan 73.C C D.204.b.3 73.E 73.F.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 73.F.Dan 73.H.Landet bortset fra nedenstående undergruppe, der bevares 73.H.Dan 73.Landet Hovedgruppe 74 Industri og håndværk: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 74.A 74.B 74.C 74.D 74.Y.Dan.a.Mødereferat Hovedgruppe 75 Land- og skovbrug: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 75.D 75.Ø Hovedgruppe 77 Veterinærlovgivning og væsen. Plantebeskyttelse: Bevares

19 77.Landet Hovedgruppe 78 Levnedsmidler: Bevares 78.D.1.a. 78.E Hovedgruppe 80 Import- og eksportregulering: Kasseres Hovedgruppe 81 Bioteknologi: Bevares 81.Landet Hovedgruppe 82 Sundhedsvæsen Forurening: Bevares 82.E 82.Landet Hovedgruppe 85 Arbejdsspørgsmål: Bevares 85.E 85.Landet (inkl. Danmark) Hovedgruppe 87 Danmark efter befrielsen maj 1945: Bevares Hovedgruppe 88 Råvarer (produktion, lagre og forbrug): Bevares 88.C 88.Landet Hovedgruppe 89 Fredelig udnyttelse af atomenergien: Bevares 89.C.1.d 89.C.1.t 89.C.3.d 89.C.8.t 89.C.8.y 89.C.9.d 89.E 89.Landet Hovedgruppe 90 Transport i almindelighed: Bevares 90.E 90.Landet

20 Hovedgruppe 91 Post: Kasseres Hovedgruppe 92 Telekommunikation: Bevares 92.B.59.a 92.B.59.b 92.E 92.Landet Hovedgruppe 93 Luftfart: Bevares 93.E 93.Landet, dog bevares 93.Landet.6 93.Landet.8 93.Landet.14 Hovedgruppe 94 Vejtransport: Bevares 94.E 94.Landet Hovedgruppe 95 Organization for Economic Co-Operation and Development. OECD: Bevares 95.A.4 95.A.6 95.A.7 95.A.8 95.A A B. 95.D 95.E 95.F 95.G.10.Landet 95.G.11.Landet 95.L Hovedgruppe 96 Ind- og udvandring: Bevares 96.Landet

21 Hovedgruppe 97 General Agreement on Tariffs and Trade. GATT. WTO: Bevares 97.A.40.Landet dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 97.A.40.Dan 97.A.40.Færøerne 97.A.40.Grønland 97.A.40-4.a 97.A-40-4.b 97.A B.1.d 97.B.8.b 97.D.4 97.E Hovedgruppe 98 European Free Trade Association. EFTA: Bevares 98.B.2 Hovedgruppe 99 Udenrigsministeriets arkiv: Bevares 99.D.50.e 99.D D D E.Landet 99.H H I 99.K 99.L 99.M 99.R 99.T Hovedgruppe 100 Udenrigsministeriets bibliotek: Kasseres Hovedgruppe 102 Regnskab: Bevares 102.F G G.34.BYEN 102.G.36.a 102.G.36.b 102.G.36.e 102.G.36.l

22 102.G.36.m G.36.r 102.G G G G.46.d 102.G G.53.Året 102.G G G G G G G G G G G G G H. 102.I 102.K.Året (månedlig regnskabsoversigt kasseres, resten bevares) 102.O.Byen.a O.Byen.b 102.O.Byen.c 102.O.Byen.d 102.O.Byen.e 102.O.DEBITOR 102.R.Byen.b 102.R.Byen.c 102.R.Byen.d 102.R.Byen.e 102.R.Byen. kasseres hvis der er tale om regnskaber eller godkendelse af regnskber 102.S Hovedgruppe 103 Kommunikation og sikkerhed: Bevares 103.F.29.a F.29.a F.29.a F.29.a.4

23 103.F.29.a F.29.a K 103.L 103.O Hovedgruppe 107 NATO: Økonomiske spørgsmål: Bevares 107.K.Landet 107.P T.2 Hovedgruppe 110 Presse- og informationstjenesten: Kasseres Hovedgruppe 111 Dansk presse: Kasseres Hovedgruppe 112 Udenlandsk presse: Kasseres Hovedgruppe 113 Oplysningsarbejde: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 113.D.201 Hovedgruppe 115 Film. Fotografier. Lysbilleder. Lydbånd. Video: Kasseres Hovedgruppe 119 Forenede nationer. FN: Bevares 119.B D.15, dog bevares: 119.D E 119.K.4.o.5.b 119.K.4.o.6 Hovedgruppe 120 Danmark. Indrepolitiske forhold: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): 120.D bortset fra nedenstående undergrupper, der alle kasseres: 120.D.1.a 120.D.1.f 120.D.1.g 120.D.1.i 120.D.1.k 120.D.1.l 120.D D.6

24 120.D D D D D D D D G 120.M 120.N.1 Hovedgrupperne [Andre lande] Indrepolitiske forhold: Kasseres Dog bevares følgende (inkl. undergrupper): litra D litra G (hvis sagerne rummer egentlig sagsbehandling) litra K (hvis sagerne rummer egentlig sagsbehandling) litra N Hovedgruppe 401 IT-teknologi. Kommunikationssikkerhed: Bevares 401.A A A A A B. 401.E Hovedgruppe 403 Naboskabsprogrammet: Bevares Hovedgruppe 500 Den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik. FUSP: Bevares 500.C C.5-3 Hovedgruppe 600 EU 3. Søjle retlige og andre anliggender: Bevares 600.E.1 Hovedgruppe : Kasseres Hovedgruppe Pressearrangementer: Kasseres Hovedgruppe 1400 Pressearrangementer vedr. Den Europæiske Union: kasseres

25 Hovedgruppe 1500 Pressearrangementer EU-landenes forhold til Den Tredje Verden: kasseres Hovedgruppe NK NK-systemet: Kasseres