Dette er bragt til dig af EKL Klik her for print. Tilbage til modul

Transkript

1 Page 1 of 5 Dette er bragt til dig af EKL Klik her for print Tilbage til modul 2.9 Opsamling Oversigt Indledning Effektiv kommunikation Kommunikationsteorier og -modeller Samtale teknik 1 & Feedback Non-verbal kommunikation Taleteknik Social kompetence Gruppedynamik Indledning Vi nærmer os slutningen på modul 2. Dette kapitel tjener i den forbindelse som en form for opsamling og perspektivering af de øvrige otte kapitler. Hvad kan uddrages af de mange vinkler på kommunikation, der er blevet præsenteret, og hvordan leder det videre til det næste modul? Effektiv kommunikation Som leder er det vigtigt, at du er bevidst om, at alt hvad du siger eller ikke siger vil have en virkning på dine medarbejdere. Medarbejderne tolker alt du gør og siger. Dette kommer blandt andet til udtryk i lukningstruede virksomheder. Her viser erfaringerne, at det er vigtigt at ledelsen kommunikerer med medarbejderne og holder dem ajour med situationen. Er ledelsen eksempelvis ligeså forvirrede og usikre som medarbejderne, er det dette de skal kommunikere til medarbejderne. De skal ikke holde medarbejderne udenfor og vælge ikke at kommunikere med dem, i det dette vil blot forstærke medarbejdernes usikkerhed og gøre dem endnu mere frustrerede. Dette blandt andet fordi rygter og sladder vil få frit spil. Men hvad vil det sige at kommunikere klart? En bedre måde at forklare dette er at anvende begrebet effektiv kommunikation. Effektiv kommunikation kan defineres som den situation, hvor alle parter i en samtale føler sig forstået og anerkendt. Som leder er det afgørende, at du altid tilstræber dette, da det er en forudsætning for, at dine budskaber bliver forstået på den måde, som det er tiltænkt fra din side, og derfor medfører den ønskede virkning og adfærd. Kommunikation er en kompliceret proces, som påvirkes af mange faktorer. Derfor må man som leder heller ikke negligere betydningen af sin kommunikation eller mangel herpå (som i det ovenstående eksempel). Målsætningen med dette kapitel har derfor især været at åbne dine øjne for denne kompleksitet. Først når du er bevidst om de forskellige forhold, der har betydning for din kommunikation, vil du kunne identificere indsatsområder, som du kan forsøge at forbedre. Derfor har vi i dette modul beskrevet det, vi kalder kommunikationens grundprincipper. Disse grundprincipper er afgørende for din kommunikation, og udgør samlet set fundamentet for, at du kan skabe en effektiv kommunikation samt opnå det fulde udbytte af de ledelsesredskaber, som vi i modul 3 vil diskutere.

2 Page 2 of 5 I det næste afsnit vil vi kort opsummere og sammenkoble de væsentligste pointer fra modulets forrige kapitler Kommunikationsteorier og -modeller I dette moduls første kapitel kom vi med udgangspunkt i teoretikerne Luhmann og Habermas, samt en række kommunikationsmodeller, frem til en række væsentlige pointer i forhold til kommunikationsprocessen. Først og fremmest viste kapitlet at kommunikation er en kompliceret proces, som man skal være varsom med at negligere. Kommunikation foregår i relationerne mellem de involverede parter og kan ikke anskues som envejskommunikation, men bør i stedet anskues som tovejskommunikation som minimum. Derudover fremhævede vi det som en væsentlig udfordring at skabe en dialog, hvor alle har lige muligheder for at komme til orde og fremlægge sine synspunkter og ideer. Denne udfordring gør sig bl.a. gældende indenfor læring og konfliktløsning. Effektiv kommunikation kan hindres af støj, der forstyrrer budskabet. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på at minimere støj, som kan forstyrre dit budskab. Eftersom denne støj ofte stammer fra omgivelserne, vil du aldrig kunne fjerne støjen fuldt ud, men ved at være opmærksom herpå kan den minimeres. Når du kommunikerer er det afgørende at du har in mente, hvem du kommunikerer med. Dette skyldes, at der sker en afkodning eller en tolkning af dit budskab hos modtageren. Eftersom budskabet fortolkes individuelt og vi alle er forskellige (opvækst, uddannelse, erfaringer etc.) vil det samme budskab derfor blive fortolket forskelligt og kan derfor påvirke fx medarbejdernes adfærd på forskellig vis. Netop, hvordan du "læser" din samtalepartner kan kapitlerne om social kompetence og non-verbal kommunikation hjælpe dig med Samtale teknik 1 & 2 Samtaler med kolleger og medarbejdere udgør en væsentlig del af din kommunikation i organisationen. Derfor er det en meget vigtig viden, som du gennem kapitel 2 og 3 har haft mulighed for at tilegne dig. Denne viden er desuden nødvendig at have på plads før man, som vi gør i modul 3, tager fat på medarbejderudviklingsamtalen (MUS), konfliktløsning m.m. Nedenfor er de vigtigste forhold omkring samtalen gengivet. Bemærk, hvordan der søges at tage højde for udfordringen fra kapitel 1 om at skabe en åben dialog. Før samtalen Før samtalen er det en god idé at afklare, hvilken type samtale du skal indgå i. Er samtalen med en medarbejder, som du ved har problemer, skal der ekstra forberedelse til. Her kan redskaberne fra den vanskelige samtale være behjælpelige. Desuden er det altid en god idé at få den psykologiske kontrakt på plads, før man går i gang med et samtaleforløb, så man er sikker på at få skabt så tillidsfulde rammer som muligt. Under samtalen Under samtalen er det vigtigt at tænke over, hvor meget du indbyder til, at den anden kan åbne sig under samtalen. Derfor er det vigtigt, at du er opmærksom på, at du lytter aktivt til den pågældende person. Aktiv lytning kræver din fulde opmærksomhed og overskud til at sætte dig ind i den andens situation. Endvidere har det stor betydning for samtalens forløb, hvilke typer spørgsmål du stiller. Spørgsmålstyperne kan være afgørende for, om I bevæger jer i en positiv og handlingsfokuseret retning eller, om I bevæger jer mod en negativ retning, hvor der bliver placeret skyld. Endelig har den stemning, som i går ud af døren med, stor betydning for det videre forløb. Derfor gælder det altid om at arbejde mod et konstruktivt udfald, som de nævnte spørgsmålstyper kan være en stor hjælp til. Efter samtalen Efter samtalen er det centrale punkt evalueringen og opfølgning. Hvordan gik samtalen? Fik I overholdt den psykologiske kontrakt eller skal den reformuleres? Endelig skal I finde ud af, hvordan der skal følges op på samtalen: Er I blevet enige om nogle tiltag, som der skal følges op på, eller skal du som konsulent deltage I andre møder, der involverer

3 Page 3 of 5 medarbejderen? Feedback Som vi beskrev i kapitel 1, er det væsentlig for, at der er tale om effektiv kommunikation, at alle parter føler sig forstået og anerkendt. Et vigtigt redskab hertil er brugen af feedback. Derfor er det vigtigt at du mestrer at give feedback hertil kan nedenstående feedbackskabelon hjælpe dig. 1) Rammesætning Afklar hvem, hvor og hvordan, der skal gives feedback. Klarlæg årsagen til, at der er behov for feedback - hvorfor feedback nu? Afklar hvad, der skal gives feedback på - hvilke områder? 2) Feedback Tag som feedbackgiver noter, hvis feedbacken ikke skal falde med det samme. Opdel feedbacken i objektive forhold (jeg observerede, at...) og subjektive forhold (jeg oplever at/føler at/tænker at...). Vær som feedbackgiver præcis i dine udtryk og referencer til hændelser. Giv feedbackmodtager mulighed for at stille opklarende spørgsmål. Vær som feedbackgiver opmærksom på at forstå frem for at forsvare. 3) Refleksion og implementering Feedbackmodtageren reflekterer over og opsummerer det, vedkommende vil tage med sig. Feedbackmodtager beslutter, hvilken effekt feedbacken skal have på fremtidige holdninger og adfærd. Feedbackmodtager arbejder på at ændre holdninger og adfærd. Udformer eventuelt en handlingsplan Non-verbal kommunikation I kapitel 5 beskrev vi, hvordan kommunikation ikke kun er sproglig, men at den også kan være non-verbal og faktisk udgør størstedelen af din samlede kommunikation. I forbindelse med din non-verbale kommunikation skal du især være opmærksom på det ubevidste/bevidste kropssprog, øjenkontakt, intimsfæren, kultur og påklædning. I forhold til, hvordan du for at skabe en effektiv kommunikation, skal forsøge, at forstå og "afkode" den, du kommunikerer med, dvs. din samtalepartner, kan du trække på din viden om non-verbal kommunikation. Har din samtalepartner eksempelvis en meget stærk intimsfære, skal du være særlig varsom med at komme for tæt på vedkommende, når du kommunikerer. Udover at du kan anvende din viden om kropssprog til at forstærke din kommunikation med andre - gøre den mere effektiv, kan du også bruge den til at se om din eventuelle samtalepartner taler sandt. Oplever du fx en uoverensstemmelse mellem det, din samtalepartner verbalt udtaler, og det dennes kropssprog kommunikerer, bør du stille dig kritisk overfor det han/hun siger Taleteknik

4 Page 4 of 5 I kapitel 6 fokuserede vi på taleteknik, og hvordan du afholder et succesfuldt oplæg. Modsat de forrige kapitler stillede vi i dette kapitel skarpt på din rolle, og hvad du kan gøre for at skabe et succesfuld oplæg. Vi fremhævede bl.a., at det er vigtigt ikke at tale ned til dine tilhører, og at du skal tale højt og tydeligt. Som vi også understregede i kapitlet er det vigtigt, at selvom de forskellige råd der præsenteres kan virke banale, så er de ikke desto mindre meget afgørende. Det er ofte de små ting, der gør forskellen på et vellykket og mindre vellykket oplæg. Er du fx i en MUS med din chef, og du er blevet bedt om at indlede med et oplæg omkring dine ønsker og forventninger til det kommende år, eller du skal som projektleder afholde et opstartsmøde for en ny projektgruppe, kan du trække på flere af de retningslinier, som kapitlet angiver Social kompetence Overordnet kan social kompetence defineres, som evnen til at kunne indgå i positive og konstruktive sammenhænge med andre mennesker, og evnen til at kunne aflæse andres følelser og udtrykke sine egne på en situations-sensitiv måde. Som det fremgår af ovenstående er der en klar sammenhæng mellem social kompetence og effektiv kommunikation. Du er nødt til at besidde en vis portion social kompetence, før du kan skabe en effektiv kommunikation. Social kompetence indebærer bl.a., at du er i stand til at forstå dig selv og lytte til dine følelser, samt at du kan skabe og udvikle relationer til andre mennesker. Du skal dermed være i stand til at forstå dig selv, samt dem du kommunikerer med. Gardners mulitiple intelligenser kan hjælpe dig til at at skabe en bedre forståelse for din samtalepartner. I og med at du er opmærksom på eksistesten af forskellige intelligenser, vil dit grundlag for at afkode og forstå din samtalepartner styrkes. Sociale kompetencer er vanskelige at forbedre, men ifølge Bente Jensen kan sociale kompetencer udvikles ved, at de anvendes i praksis. Derfor bør din organisation søge at skabe gode betingelser for udviklingen af sociale relationer mellem medarbejderne i dagligdagen og være mere opmærksom på disse. Dette kan bl.a. ske gennem projektarbejde, åbne kontorlandskaber etc., som motiverer og ansporer medarbejderne til at indgå i sociale relationer Gruppedynamik I kapitel 8 undersøgte vi de gruppepsykologiske og relationelle processer som påvirker en organisation. Denne indsigt er essentiel, hvis man som leder ønsker en forståelse for medarbejdernes ageren og dermed også en forståelse for, hvordan man kommunikerer mest effektivt. Ligeledes er en forståelse for de relationelle processer vigtig, hvis man som leder vil være i stand til at udvikle sine medarbejdere. I forståelsen af en gruppe er det vigtigt at skelne mellem hhv. de formelle, de uformelle, de primære og de sekundære. En gruppe udgøres af en række fælles normer, holdninger (attituder) og værdier, som påvirker og påvirkes af den enkeltes personlighed. De fælles normer sætter en ramme for, hvordan man agerer inden for gruppen, og derved kommer gruppen til at fremstå som en enhed. De fælles normer påvirker ligeledes hvordan man argumenterer (attribuerer), herunder hvilke forhold man tillægger ansvaret for bestemte handlinger og hændelser. En forståelse for attituder og attribueringer er fordelagtig, når man vil forstå, eksempelvis hvorfor to medarbejdergrupper misforstår hinanden, eller hvorfor der opstår konflikter. I forståelsen af en gruppes dynamik, er det ligeledes vigtigt at forholde sig til de roller som medlemmerne påtager sig eller bliver pålagt.

5 Page 5 of 5 Som kommunikerende leder er det vigtigt at være opmærksom på egne såvel som medarbejdernes roller, da roller i høj grad er med til at definere hvordan man kommunikerer, og ikke mindst hvordan man forstår andres kommunikation. Ydermere skal den kommunikerende leder tage højde for, hvilken gruppe en eventuel samtalepartner er tilknyttet, samt hvilken gruppe denne samtalepartner ser dig som medlem af. Aktiv Kurser / Probana Amaliegade 6, 1256 København K Telefon , Fax probana@probana.com