Ny struktur - nye opgaver og arbejdsgange

Transkript

1 Ny struktur - nye opgaver og arbejdsgange En rapport om studieadministrative opgaver på Det Naturvidenskabelige Fakultet Januar 2008 Competencehouse

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. SAMMENFATNING FORMÅL OG METODE Baggrund og formål Metode Rapportens indhold ANALYSERAMME OG KRITERIER ÅRSOPGAVER Forslag til sagsgange for opgaver der løses før studieåret Forslag til sagsgange for opgaver der løses før blok 1&2 (3&4) Forslag til sagsgange for opgaver der løses før blok 1 (2,3,4) Forslag til sagsgange for opgaver der løses i blok 1 (2,3,4) Forslag til sagsgange for opgaver der løses efter blok 1 (2,3,4) Forslag til sagsgange for opgaver der løses efter blok 1&2 (3&4) Forslag til sagsgange for opgaver der løses efter studieåret Forslag til ændring af web-publicering AD HOC OPGAVER Forslag til sagsgange for indskrivningssager og undervisningstilmelding Forslag til sagsgange for sager vedrørende 1. årsprøve Forslag til sagsgange for sager vedrørende kursusrækkefølge Forslag til sagsgange for sager vedr. uddannelsernes indhold Forslag til sagsgange for meritsager Forslag til sagsgange for sager vedrørende aktivitetskrav og orlov (nuværende krav) Forslag til sagsgange for eksamenssager Forslag til sagsgange for specialeskrivningssager Forslag til visitationsordning STUDIELEDERNES OPGAVER Årsopgaver Ad hoc opgaver STUDIENÆVNENES OPGAVER Årsopgaver Ad hoc opgaver Forslag til paradigme for udarbejdelse af mødemateriale INSTITUTTERNES/IUU S OPGAVER Institutternes årsopgaver IUU s årsopgaver Institutterne og IUU s ad hoc opgaver...45 BILAG I...46 Oversigt over baggrundsnotater...46 BILAG II...47 Oversigt over årsopgaver...47 BILAG III...55 Oversigt over ad hoc opgaver...55 BILAG IV...61 Oversigt over nye arbejdsopgaver

3 1. SAMMENFATNING Denne rapport indeholder resultatet af en analyse af de væsentligste administrative opgaver, som er knyttet til planlægning og gennemførelse af bachelor- og kandidatuddannelser i den nye uddannelsesstruktur på Det Naturvidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet. Analysen omfatter primært de opgaver, der involverer studieadministrationen og mindst en af følgende aktører; studieledere, studienævn, institutter, VIPere og/eller dekanatet. Formål Formålet med analysen har været at udarbejde forslag til en overordnet fordeling af arbejdsopgaver samt forslag til forenkling og effektivisering af centrale sagsgange. Der skelnes mellem to opgavetyper: Årsopgaver, som er opgaver, der initieres af dekanat eller studienævn i forbindelse med udvikling, planlægning og gennemførelse af bachelor- og kandidatuddannelser samt ad hoc opgaver, som primært initieres af de studerende. Ad hoc opgaverne består fortrinsvis af indskrivningssager, aktivitetskontrol, eksamenssager, dispensationsansøgninger og ansøgninger om merit. Analysen indeholder ikke estimater af, hvor mange ressourcer der er nødvendige for at løse de enkelte opgaver, ligesom det også ligger uden for analysens rammer at undersøge sagsbehandlingstider for de mange ad hoc sager. Til brug for den efterfølgende ressourcevurdering er der dog i bilag IV bragt en oversigt over de ny arbejdsopgaver, som den nye uddannelsesstruktur genererer. Kriterier for udarbejdelse af forslag til sagsgange Ved udarbejdelsen af forslag til sagsgange er følgende kriterier lagt til grund: At løsningen af årsopgaver og ad hoc opgaver skal tage udgangspunkt i, at de studerende skal sikres god service At aktørernes opgaver og ansvar er entydigt defineret i de enkelte trin i alle sagsgange At en sagsgangs trin konstrueres, så der sikres en effektiv administration At de enkelte sagsgange beskrives, så det er gennemsigtigt, hvilke opgaver, ansvar og mandat de forskellige aktører har At der sker en administrativ aflastning af studieledere, studienævn og viceinstitutledere At der sker en kvalitetssikring, en legalitetskontrol og en ligebehandling. I beskrivelsen af de enkelte sagsgange skelnes der mellem, om en aktør har ansvar for sagsbehandling (S), er høringspart (H), er beslutningstager (B), har fået delegeret en beslutningskompetence (D), skal orienteres (O) eller om en aktør skal have meddelelse om en sags afgørelse med henblik på at foretage videre foranstaltninger (F). Årsopgaver Der er identificeret 74 årsopgaver: 11 opgaver skal løses før studieåret og vedrører bl.a. tilvejebringelse af information om planlagte kurser 1 og 2 år frem. 55 opgaver er direkte knyttet til de 4 blokke, som undervisningsåret er opdelt i. Opgaverne her vedrører udbud af kurser, fastsættelse af pensum, kursustilmelding, holdsætning og skemalægning, valg af eksterne censorer, fastsættelse af eksamensdatoer, eksamenstilmelding, indkaldelse af karakterer og evalueringer af undervisning og uddannelser. De sidste 8 opgaver løses efter studieåret og vedrører en fremadrettet evaluering af optag og frafald samt af uddannelser, studieordninger og kurser. Ad hoc opgaver Rapporten behandler 53 ad hoc opgaver, som fordeler sig på: 9 ad hoc opgaver vedr. indskrivning og undervisningstilmelding, der repræsenterer sager pr. år 3

4 4 ad hoc opgaver vedr. 1. årsprøve, der omfatter ca. 500 sager pr. år 4 ad hoc opgaver vedr. dispensation for rækkefølgen, som kurser skal tages i. Disse opgaver omfatter ca sager pr. år 6 ad hoc opgaver vedr. uddannelsernes indhold, som tegner sig for ca. 500 sager pr. år 6 ad hoc opgaver vedr. merit, som omfatter ca sager pr. år 6 ad hoc opgaver vedr. aktivitetskrav og orlov, som omfatter sager pr. år 15 ad hoc opgaver vedr. eksamensforhold, som omfatter ca. 800 sager pr. år 5 ad hoc opgaver vedr. specialeskrivning, som omfatter ca. 600 sager pr. år De konkrete forslag til sagsgange De konkrete forslag til og beskrivelse af sagsgange for årsopgaver findes i kapitel 4 og for ad hoc opgaver i kapitel 5. De 8 kriterier for udarbejdelse af sagsgange har manifesteret sig i forslagene på følgende måde: God service Hensynet til at sikre de studerende god service er primært søgt tilgodeset ved at fremrykke frister for tilvejebringelse af information om uddannelser, planlagte kurser, udbudte kurser, pensum, kursusoptag og eksamensresultater. Fristerne er fastlagt, så de studerende skulle få gode muligheder for at planlægge sammensætningen af deres uddannelse og deres studieaktivitet i den enkelte blok. Hensynet til de studerendes planlægningsmuligheder ligger også til grund for forslag om at afskaffe VIP ernes muligheder for at udbyde obligatoriske kurser, anmelde valgfri kurser samt ad hoc valgfri kurser efter udløbet af fristerne for at aflevere oplysninger om kommende udbud. Det skal også fremhæves, at det er foreslået, at studerende skal kunne indstille sig til reeksamen uden at søge dispensation, selv om de ikke har deltaget i den ordinære eksamen, såfremt en sådan eksamen afholdes. Endelig er det vurderingen, at sagsbehandlingstiderne for behandling af de studerendes dispensations- og meritansøgninger vil kunne nedbringes væsentligt dels ved at indføre en visitationsordning i studieadministrationen, dels ved at intensivere studienævnenes udarbejdelse af retningslinjer for delegation af ad hoc sager til studieadministrationen. Entydig ansvarsfordeling For at sikre en entydig ansvarsfordeling er alle sagsgange opdelt i sagstrin, hvor det i hver sags trin er beskrevet, hvem der har ansvar for hvad - herunder ansvar for at ekspedere sagen videre til næste sagstrin. Herved sikres, at sager ikke dobbeltbehandles eller falder mellem flere stole. Effektiv administration For at sikre en effektiv administration er det foreslået: At der - som nævnt ovenfor - indføres en visitationsordning i studieadministrationen, som sikrer, at ad hoc sager bliver straks-visiteret til løsning af medarbejdere, der er dedikeret til de pågældende sagstyper og som kan støtte sig til standartparadigmer for sagsafgørelse og begrundelser. At flest mulige sager baseres på delegation for at minimere antallet af sagstrin. Der delegeres typisk fra dekan til prodekan, fra prodekan til studieadministration og fra studienævn til studieadministration. At det ved studieadministrationens forberedelse af principielle ad hoc sager altid overvejes om studienævnet kan udarbejde retningslinier, der muliggør, at sagstypen fremover kan løses af studieadministrationen som en triviel sag efter delegation. 4

5 At en række dispensationsmuligheder foreslås afskaffet. At alle institutsager, der rækker udover den enkelte VIP er, adresseres til institutlederen (eller den/de personer, som institutlederen delegerer modtagelsen af sager til) for at sikre, at institutterne har mulighed for at tilrettelægge deres sagsbehandling effektivt. Det gælder også sager, der skal behandles i IUU. At en stor del af de sagsgange, hvor studieadministrationen modtager sager fra studerende eller VIP ere efter udløbet af de fastsatte frister er foreslået afskaffet, således at for sent indkomne sager afvises. Gennemsigtighed For at sikre størst mulig gennemsigtighed i løsningen af opgaver foreslås det, at der sker en offentliggørelse af de sagsgange, som er behandlet i nærværende rapport - når disse er blevet kvalitetssikrede. For årsopgaverne er det endvidere foreslået: At flest mulige sagsgange afslutter med, at resultatet kommunikeres på web-form. At det sikres, at opdatering af information om kurser indtastes ét sted, jf. forslag hertil i afsnit 4.8. At der udarbejdes en guide, der beskriver, hvor de studerende finder hvilken information på de mange forskellige webadresser. Gennemsigtighed i løsningen af ad hoc opgaver er søgt forbedret gennem en række forslag om at udvide studieordningerne til at omfatte en udtømmende regulering af flere af de forhold, der i dag kræver sagsbehandling. Administrativ aflastning For at bidrage til en administrativ aflastning af studieledere, studienævn og institutledelserne er det i sagsgangsbeskrivelserne lagt til grund, at flest mulige af de sager, som studienævn, studieledere og institutter modtager fra studieadministrationen enten ledsages af en indstilling til sagernes afgørelse eller af et udkast til et paradigme for den videre sagsbehandling. Rapporten indeholder fx forslag om, at studieadministrationen skal udarbejde en kommenteret synopsis med analysedata til brug for studieledernes udarbejdelse af de årlige uddannelsesevalueringer. I forhold til studienævnene er der stillet forslag til ændrede retningslinjer for udarbejdelse af studienævnsmateriale, som sigter på at lette medlemmernes mødeforberedelse. Der er også stillet forslag om en udvidet delegation af ad hoc sager til studieadministrationen, som vurderes at ville give en administrativ aflastning og frigive ressourcer til studienævnets drøftelser af de mere betydningsfulde årsopgaver. Kvalitetssikring Kvalitetssikringen søges tilgodeset ved, at studieadministrationen som bestiller af hovedparten af årsopgaverne præciserer, hvilke informationer, der skal tilvejebringes, når en sag skal løses. Et eksempel herpå er forslaget om at studieadministrationen udarbejder koncepter for undervisnings- og udannelsesredegørelse. Brugen af høringer af studieledere, studienævn og institutledere er også et element i kvalitetssikringen. Legalitetskontrol og ligebehandling For at sikre legalitetskontrol indgår studieadministrationen i sagsbehandlingen af hovedparten af alle års - og ad hoc opgaver, således at det kan sikres, at gældende love og regler overholdes. Herudover sikrer studieadministrationens inddragelse i ad hoc sager, at studerende, som søger om dispensation, merit mv., behandles lige. 5

6 2. FORMÅL OG METODE 2.1 Baggrund og formål I forbindelse med implementeringen af den nye struktur på uddannelsesområdet på Det Naturvidenskabelige Fakultet har Competencehouse foretaget en foranalyse, der havde til formål at identificere hvilke værdimæssige og implementeringsmæssige udfordringer, fakultetet står overfor. Metoden til at opnå denne viden var blandt andet interviews, hvor fakultetsledelsen, studienævnsformænd, viceinstitutledere og lederen af studieadministrationen blev bedt om at gøre rede for deres forventninger til implementeringen af den nye struktur samt hvilke problemer, de havde oplevet i denne sammenhæng. Én af foranalysens hovedkonklusioner var, at der er et stort behov for at få foretaget en kritisk gennemgang af nye såvel som eksisterende administrative opgaver. Dette for at få et grundlag for at kunne fastsætte retningslinjer for de daglige arbejdsgange og for at kunne udarbejde opgave- og stillingsbeskrivelser for de centrale aktører. På baggrund af foranalysen blev det besluttet at gennemføre en sådan gennemgang af de administrative opgaver og tilknyttede sagsgange. Nærværende rapport indeholder resultaterne af arbejdet. Formål Formålet har været: at udarbejde en oversigt over de administrative opgaver som i den nye uddannelsesstruktur er knyttet til planlægning og gennemførelse af bachelor- og kandidatuddannelser at klassificere de administrative opgaver at udarbejde forslag til en overordnet fordeling af arbejdsopgaverne at udarbejde forslag til forenkling og effektivisering af centrale arbejdsgange. Der fokuseres primært på opgaver, der løses i samspil mellem studieadministrationen og mindst en af følgende aktører; studieledere, studienævn, institutter, VIP ere og/eller dekanat. Det skal fremhæves, at det ikke har været et formål at foretage analyser af hvilke ressourcer, der er nødvendige for at løse de mange opgaver. Da den nye uddannelsesstruktur imidlertid indebærer, at der skal løses en lang række nye opgaver, er der i bilag IV bragt en oversigt over disse. 2.2 Metode Projektet har været opdelt i fire faser: Fase 1 - deskanalyse I 1. fase blev der foretaget en gennemgang af en lang række dokumenter, som beskriver den nye struktur (jf. bilag 1). På baggrund af gennemgangen blev der udarbejdet en oversigt over de administrative opgaver, som i den nye uddannelsesstruktur er knyttet til planlægning og gennemførelse af bachelor- og kandidatuddannelser. Opgaverne blev klassificeret i to hovedkategorier: Årsopgaver, som er opgaver, der initieres af dekanatet eller studienævnet i forbindelse med udvikling, planlægning og gennemførelse af bachelor- og kandidatuddannelser. Ad hoc opgaver, som primært initieres af de studerende, og som fortrinsvis består af indskrivningssager, aktivitetskontrol, eksamenssager, dispensationsansøgninger og ansøgninger om merit. 6

7 Fase 2 workshops om arbejdsgange I 2. fase blev der afholdt fire workshops med lederen af studieadministrationen og en nøglemedarbejder. På disse workshops blev de to opgaveoversigter kvalitetssikret og de nuværende arbejdsgange kortlagt. De fire workshops blev suppleret med interviews med nøglemedarbejdere på de sagsområder, hvor der var behov for at få detaljeret information om sagsgangene. Fase 3 udarbejdelse af forslag Med udgangspunkt i de indsamlede oplysninger om de nuværende sagsgange blev der i fase 3 udarbejdet forslag til: sagsgange for alle årsopgaver retningslinier for publicering af studieinformation på web sagsgange for de identificerede ad hoc opgaver en visitationsordning for ad hoc sager et paradigme for udarbejdelse af dagsordner og dagsordensmateriale til studienævnsmøder Fase 4 kvalitetssikring I den afsluttende fase blev forslagene forelagt nøglemedarbejdere i studieadministrationen, studiechefen og fakultetsledelsen med henblik på en kvalitetssikring. 2.3 Rapportens indhold Rapporten indeholder 8 kapitler. Rapporten indledes med en sammenfatning i kapitel 1 og en beskrivelse af formål og metode i kapitel 2. I kapitel 3 gives en beskrivelse af analyserammen og de kriterier, der har været lagt til grund for udarbejdelsen af forslagene til sagsgange. I kapitel 4 gennemgås de årsopgaver, der er direkte knyttet til studieårets fire blokke. Kapitlet indeholder en gennemgang af forslagene til sagsgange med angivelse af hvilke aktører, der har ansvar for opgaverne i de forskellige sagstrin. Endelig indeholder kapitlet et forslag til retningslinier for publicering af studieinformation på web. Kapitel 5 indeholder en tilsvarende gennemgang af forslagene til opgavefordeling og sagsgange for ad hoc opgaver. Endvidere indeholder kapitlet et forslag til en visitationsordning til at effektivisere behandlingen af ad hoc sager. Kapitlerne 6, 7 og 8 indeholder en tværgående oversigt over, hvilke årsopgaver og ad hoc opgaver som henholdsvis studieledere, studienævn og institutter varetager. Oversigterne er tænkt som grundlag for den efterfølgende udarbejdelse af stillingsbeskrivelser for studieledere og afklaring af arbejdsopgaver for studienævn og institutledelser. Kapitel 7 indeholder tillige forslag til et paradigme for udarbejdelse af dagsordner og dagsordensmateriale til studienævnsmøder, der sigter på at effektivisere studienævnets arbejde. Endelig indeholder rapporten fire bilag, indeholdende - i bilag I - en oversigt over de anvendte baggrundsnotater, i bilag II og III en oversigt over henholdsvis årsopgaver og ad hoc opgaver samt i bilag IV en oversigt over nye arbejdsopgaver. 7

8 3. ANALYSERAMME OG KRITERIER Analysen af opgaver og arbejdsgange omfatter årsopgaver og ad hoc opgaver. Definition Årsopgaver defineres som opgaver, der initieres af dekanatet eller studienævnet med direkte tilknytning til udvikling, planlægning og gennemførelse af Det Naturvidenskabelige Fakultets bachelor- og kandidatuddannelser. Ad hoc opgaver omfatter primært opgaver, som initieres af de studerende omfattende håndtering af henvendelser om tilmelding til uddannelser, kurser og eksamener samt ansøgning om dispensation og merit. Kategorisering af årsopgaver Alle årsopgaver er kategoriseret efter den periode, de skal løses i. Periodekategoriseringen omfatter: opgaver der skal løses før studieårets begyndelse, og som retter sig mod hele studieåret (FÅ) opgaver der skal løses før blok 1&2 (F1&2) opgaver der skal løses før blok 1 (F1) opgaver der skal løses under blok 1 (U1) opgaver der skal løses efter blok 1 (E1) opgaver der skal løses før blok 2 (F2) osv. opgaver der skal løses efter blok 3 &4 (E3&4) opgaver der skal løses efter studieårets afslutning, og er en opfølgning på hele studieåret (EÅ). For alle opgaver er der stillet forslag til, hvilke aktører der skal deltage i opgaveløsningen, hvilket ansvar den enkelte aktør skal have, og på hvilket tidspunkt i sagsgangen aktøren skal involveres. Hvis en sagsgang resulterer i, at en information skal indtastes i et IT-system /oprettes på et website, noteres det også. Kategorisering af ad hoc opgaver Ad hoc opgaverne er kategoriseret efter deres indhold. Der skelnes således mellem opgaver vedr.: indskrivning undervisningstilmelding 1. årsprøve rækkefølge for gennemførelse af kurser uddannelsernes indhold merit aktivitetskrav og orlov eksamen speciale Aktører Der skelnes mellem følgende aktører: Studieadministrationen (SA), studieledere (SL), studienævn (SN), institutledelserne (IL), instituttets Undervisningsudvalg (IUU), videnskabeligt personale på institutterne (VIP), Det Naturvidenskabelige Fakultets Undervisningsudvalg (NFUU), Det Naturvidenskabelige Fakultets Uddannelsesråd (NFUR), Prodekanen for uddannelse (PD), Dekan (D), Fællesadministrationen ved Københavns Universitet (KU) og studerende (STUD). 8

9 Dekanen Har i forhold til rektor ansvaret for den samlede organisation og for gennemførelse og kvalitetssikring af uddannelserne. Prodekan for uddannelse Varetager efter delegation en række af dekanens ansvarsområder; først og fremmest på uddannelsesområdet. Studieadministrationen Varetager en lang række administrativt understøttende opgaver på studieområdet, og yder sekretariatsbistand til studieledere og studienævn. Studielederen Studielederen har til opgave at forestå den praktiske tilrettelæggelse af undervisning samtaf prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen. Studielederen fungerer som rådgiver for dekan og studienævn og som den faglige vagthund for uddannelsen. Studielederen refererer til dekanen. Studienævn for bacheloruddannelserne hhv. kandidatuddannelser Studienævnet er et valgt organ, der er paritetisk sammensat af studerende og videnskabelige medarbejdere. Nævnet har til opgave: at kvalitetssikre og kvalitetsudvikle først og fremmest uddannelserne, men også undervisning og påse opfølgning af uddannelses- og undervisningsevalueringer, at udarbejde forslag til studieordning og ændringer heri, at godkende plan for tilrettelæggelse af undervisning samt af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen, at behandle ansøgninger om merit og om dispensationer, og at udtale sig inden for sit område i alle sager af betydning for uddannelse og undervisning, og drøfte forhold om uddannelse og undervisning, som rektor eller den, rektor bemyndiger hertil, forelægger. Institutledelserne Har ansvaret for at udbyde, levere og kvalitetssikre undervisning til relevante uddannelser, samt for at sikre løsningen af instituttets studieadministrative opgaver. Aftale med dekanen om undervisningsleverancer ligger implicit i studieordningerne, der udarbejdes af studienævnet efter indstilling fra relevante studieledere og i sidste ende godkendelse ved dekanen. IUU Instituttets undervisningsudvalg består af lige dele studerende og videnskabelige medarbejdere, og har viceinstitutlederen for undervisning som formand. IUU rådgiver institutlederen vedr. udbud og kvalitetssikring af undervisningen, og er naturlig dialogpartner for studieledere. Der er i analysen formuleret forslag til, hvordan IL sikrer deres opgaver løst under inddragelse af instituttets undervisningsudvalg (IUU) i en rådgivende funktion. NFLT Fakultetets øverste ledelsesorgan, der består af dekanatet og institutledelserne rådgiver dekanen om uddannelsesstrategiske spørgsmål, og koordinerer samarbejdet på tværs af institutterne. NFUU Rådgivende organ for NFLT med fokus på uddannelses- og undervisningsområdet. Består af prodekan for uddannelse samt viceinstitutledere for undervisning fra samtlige institutter. Opgaverne, der i analyserne er placeret hos NFUU, forudsættes delegeret fra NFLT. 9

10 NFUR Fakultetets Uddannelsesråd består af formandskaberne fra de fire studienævn, en studenterrepræsentant fra Akademisk Råd og prodekanen for uddannelse. Uddannelsesrådet koordinerer studienævnenes arbejde på tværs og rådgiver dekanen om uddannelsesstrategiske spørgsmål. VIP En række specifikke opgaver forudsættes i analyserne varetaget af VIP er på de enkelte institutter på opdrag fra SN og SL. Det forudsættes, at der etableres generelle, formelle aftale herom med institutledelserne, og at der etableres procedurer, der sikrer, at de enkelte institutledelser er orienteret om deres medarbejderes opgaver og det heraf afledte ressourcetræk. Ansvarskategorier De enkelte aktører kan have følgende ansvar i forbindelse med løsningen af en opgave: (S) Sagsbehandling: Ansvar for at behandle en sag hvilket typisk omfatter opgaver som at indhente oplysninger, at udarbejde oplæg og indstillinger og at sende sagen videre til andre aktører. (H) Høring: Ansvar for at læse et oplæg igennem, kommentere det og returnere det til afsender. (D) Delegeret beslutning: Ansvar for at træffe beslutning i en sag på vegne af en beslutningstager. Beslutningen vil typisk ske på baggrund af retningslinier fra beslutningstager. Hovedparten af delegerede beslutninger forekommer ved, at dekanen delegerer til prodekanen og ved, at prodekan og studienævn delegerer til studieadministrationen. Delegation fra fakultetsdirektør til studieadministration er ikke medtaget i oversigterne. (B) Beslutning: Ansvar for at træffe beslutning i en sag (med mindre beslutningen er delegeret). (F) Information til videre foranstaltning: Ansvar for at læse modtaget materiale igennem og tage stilling til om - og i givet fald hvordan - der skal følges op på den modtagne information. Hovedparten af sager, der sendes med beskeden til videre foranstaltning, sendes til institutledelserne. (O) Information til orientering: Modtageren kan, men er ikke forpligtiget, til at læse det modtagne materiale. (W) Indtastning af information i IT-system: Ansvar for at informationerne indtastes/indlæses i et IT-system. Sagsgang En sagsgang beskrives herefter ved at angive hvilke aktører, der i hvilken rækkefølge (sagstrin) har hvilket ansvar i forhold til en opgave. Eksempelvis vil en sagsgang, som består i, at studieadministrationen sender () en sag i høring hos studielederne (H2) og på baggrund af høringen udarbejder en indstilling () til studienævnet, som træffer en beslutning i sagen (B4), som studieadministrationen indtaster i Syllabus (W5), blive skrevet på følgende form: SA (), SL (H2), SA (), SN (B4), SA (W5) 10

11 Webinformationer Oversigterne over årsopgaver indeholder oplysning om, hvorvidt der skal indtastes og vises informationer i/på følgende IT-systemer/websites: SIS = studieinformationssystemet (lektionskataloget) Syllabus = IT system til skemaplanlægning Fønix (punkt.ku) = IT system til det studieadministrative system Kursushjemmeside = hjemmesider med information om de enkelte kurser Uddannelses-web = uddannelsernes hjemmesider (ikke implementeret) I-web = institutternes hjemmesider F-web = fakultets hjemmeside P-web = punkt.ku (de studerendes selvbetjeningssystem) Det IT-system, som en information skal indtastes i, noteres under hver opgave. Endvidere noteres i parentes, hvilke øvrige IT-systemer der skal henvise til de indtastede oplysninger. Eksempelvis betyder: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) at oplysningerne skal indtastes i SIS og vises på de relevante kursushjemmesider og udannelseshjemmesider. I figur 1 er de oplysninger, som indgår i oversigterne over årsopgaver, vist og i figur 2 er de tilsvarende oplysninger for ad hoc opgaver vist. Fig. 1 Figuren viser, hvorledes de identificerede årsopgaver er klassificeret og hvilke aktører og ansvarskategorier, der indgår i beskrivelsen af en sagsgang. periode opgave web FÅ F1og2 F1 U1 E1 F2 U2 E2 E1og2 F3og4 F3 U3 E3 F4 U4 E4 E3og4 EÅ opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver opgaver SIS Syllabus Fønix (punkt.ku) Kursushjemmeside Uddannelses-web Institut-web Fakultets-web Punkt.ku forslag til sagsgang ANSVARSKATEGORIER: sagsbehandling (S) høring (H) delegeret beslutning (D) beslutning (B) information til videre foranstaltning (F) information til orientering (O) indtastning af information i IT-system/på web (W) 11

12 Fig. 2 Figuren viser, hvorledes de identificerede ad hoc opgaver er klassificeret og hvilke aktører og ansvarskategorier, der indgår i beskrivelsen af en sagsgang. Indhold Opgave Indskrivning opgaver Tilmelding opgaver 1. årsprøve opgaver Kursusrækkefølge opgaver Uddannelsesindhold opgaver Merit opgaver Aktivitetskrav og orlov opgaver Orlov opgaver Eksamen opgaver Speciale opgaver forslag til sagsgang ANSVARSKATEGORIER: sagsbehandling (S) høring (H) delegeret beslutning (D) beslutning (B) information til videre foranstaltning (F) information til orientering (O) Kriterier for udarbejdelse af forslag til sagsgange Ved udarbejdelsen af forslagene til sagsgange er der taget udgangspunkt i 8 kriterier. Forslagene til sagsgange skal således i videst muligt omfang sikre: 1. God servicering af de studerende 2. En entydig ansvarsfordeling 3. En effektiv administration 4. Gennemsigtighed i sagsbehandlingen 5. En administrativ aflastning af studieledere, institutledelserne og studienævnene 6. En kvalitetssikring af sagsbehandlingen 7. Legalitetskontrol 8. Ligebehandling af studerende der søger dispensation, merit mv. 12

13 4. ÅRSOPGAVER Der er identificeret 74 årsopgaver. 11 opgaver skal løses før studieåret og vedrører bl.a. tilvejebringelse af information om planlagte kurser 1 og 2 år frem. 55 opgaver er direkte knyttet til de 4 blokke, som undervisningsåret er opdelt i. Opgaverne her vedrører udbud af kurser, fastsættelse af pensum, kursustilmelding, holdsætning og skemalægning, valg af eksterne censorer, fastsættelse af eksamensdatoer, eksamenstilmelding, indkaldelse af karakterer og kursusevaluering. De sidste 8 opgaver løses efter studieåret og vedrører en fremadrettet evaluering af optag og frafald samt af uddannelser, studieordninger og kurser. Nye opgaver er markeret med (ny). Det skal pointeres, at der må påregnes justeringer i arbejdsgange for nye ikke igangsatte opgaver. Det gælder fx arbejdsgange for studieintroduktionsprogrammer og arbejdsgange for evalueringer. 4.1 Forslag til sagsgange for opgaver der løses før studieåret å1. Fastsættelse af budgetramme for studieintroduktionsprogram for bachelor - og kandidatuddannelserne (ny) Periode: Januar Web: Nej D2 B2 SA udarbejder og fremsender () forslag til budgetramme for studieintroduktionsprogrammer til P- dekan. P-dekanen fastsætter (D2) budget. å2. Fastlæggelse af rammer og retningslinier for studieintroduktionsprogram for bachelor - og kandidatuddannelserne (ny) Periode: Februar Web: Nej H3 S2 H3 D5 B5 S6 F7 SA udarbejder med udgangspunkt i budget jf. opgave å1 og på baggrund af evalueringen af det foregående års studieintroduktionsprogrammer oplæg til rammer, som sendes () til SN. SN udarbejder herefter forslag til rammer og retningslinjer for afvikling og evaluering af bachelor- og kandidat-intro og sender (S2) forslaget til høring hos SL og IL. SL og IL udarbejder høringssvar (H3) og SN reviderer på baggrund heraf forslaget (), som fremsendes til P-dekan til godkendelse (D5). SA fremsender (S6) beslutning om rammer og retningslinjer til SL til videre foranstaltning (F7). Kandidatintroduktionsprogram vil først blive etableret å3. Planlægning af studieintroduktionsprogram for bachelor og kandidatuddannelserne (ny) Periode: Marts - august Web: Nej H2 H2 F4 SB F4 13

14 SL etablerer et planlægningsteam, der omfatter studerende og VIP fra relevante IUU. Planlægningsteamet planlægger studieintroduktionsprogrammet og kandidat-intro efter SN s retningslinjer jf. opgave å2 inden for den fastlagte budgetramme jf. opgave å1. Planen sendes () til høring (H2) hos SA og IL. Planlægningsteamet reviderer () planen på baggrund af høringen og SL godkender planen (B3) og fremsender () plan for studieintroduktionsprogrammet til SA og IL til videre foranstaltning (F4). Kandidatintroduktionsprogram, vil først blive etableret å4. Information om planlagte obligatoriske kurser på overskriftsform 2 år frem(ny) Periode: Marts Web: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) S2 BS5 SW3 W7 F6 SA udarbejder og fremsender () en liste med de oplysninger, som skal tilvejebringes om planlagte obligatoriske kurser til SL. SL fremsender liste og forslag til kurser (S2) til IUU (via IL). IUU fremsender via IL () kommentarer til kursusforslag til SL og IL sikrer samtidig, at der indtastes (W3) kursusoplysninger om kurserne i låste felter på SIS. SL udarbejder og fremsender () indstilling om planlagte obligatoriske kurser til SN. SN træffer beslutning (B5) om, hvilke kurser der skal optages i SIS og fremsender beslutning (S5) til IL til videre foranstaltning (F6). SA tjekker og frigiver (W7) oplysninger om planlagte obligatoriske kurser i SIS, hvorefter de er tilgængelige for de studerende. å5. Information om planlagte anmeldte valgfrie kurser på overskriftsform 2 år frem(ny) Periode: Marts Web: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) S2 BS5 SW3 W7 F6 SA udarbejder og fremsender () en liste med de oplysninger, som skal tilvejebringes om planlagte anmeldte valgfri kurser til SL. SL fremsender liste og forslag til kurser (S2) til IUU (via IL). IUU fremsender via IL () kommentarer til kursusforslag til SL og IL sikrer samtidig, at der indtastes (W3) kursusoplysninger om kurserne i låste felter på SIS. SL udarbejder og fremsender () indstilling om valgfri kurser til SN. SN træffer beslutning (B5) om, hvilke kurser der skal optages i SIS og fremsender beslutning (S5) til IL til videre foranstaltning (F6). SA tjekker og frigiver (W7) oplysninger om planlagte obligatoriske kurser i SIS, hvorefter de er tilgængelige for de studerende. å6. Udbud af obligatoriske og anmeldte valgfrie kurser (1 år frem) Periode: Marts Web: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) S2 BS5 SW3 W7 F6 SA udarbejder og fremsender () en liste med de oplysninger, som skal tilvejebringes om obligatoriske og anmeldte valgfri kurser til SL. SL fremsender liste og forslag til kursudbud (S2) til IUU (via IL). IUU fremsender via IL () kommentarer til kursusforslag til SL og IL sikrer samtidig, at der indtastes (W3) kursusoplysninger om kurserne i låste felter på SIS. SL udarbejder og fremsender () indstilling evt. ændringer i obligatoriske og anmeldte valgfri kurser til SN. SN træffer beslutning (B5) om, hvilke kurser der skal optages i SIS og fremsender beslutning (S5) til IL til videre foranstaltning (F6). SA tjekker 14

15 og frigiver (W7) oplysninger om planlagte obligatoriske kurser i SIS, hvorefter de er tilgængelige for de studerende. Det foreslås, at ønsker om udbud af obligatoriske og anmeldte valgfrie kurser, der fremsendes efter tidsfristens udløb, afvises. å7. Møder med eksterne repræsentanter for aftagere af kandidater (ny) Periode: April Web: Nej S2 O4 S2 S2 S2 O4 O4 O4 O4 O4 F4 SA tager initiativ til, planlægger og indkalder () til møder mellem P-dekan, SL, VL, relevante VIP er og eksterne aftagere af kandidater. P-dekan, SL, IL og NAT FAK s VIP erne deltager (S2) i de aftalte møder. SA tager referat af møderne og fremsender () referaterne til orientering til de eksterne deltagere og til SL, SN, IUU (via IL), samt til NFUU, NFUR og dekan (O4) samt til P-dekan til videre foranstaltning (F4). å8. Udarbejdelse/revision af udvælgelseskriterier for kursusoptag ved overtegning Periode: April Web: SIS S2 B3 W4 SA igangsætter processen (). SL udarbejder og fremsender (S2) indstilling til udvælgelseskriterier for kursusoptag ved overtegning til SN. SN træffer beslutning om udvælgelseskriterier (B3). SA indtaster udvælgelseskriterier i SIS, hvorefter de er tilgængelige for de studerende (W4). å9. Fastlæggelse/revision af retningslinjer for undervisningsevalueringer og redegørelser (ny) Periode: Maj/juni Web: Fakultets-web WS5 H2 H2 H2 F6 D4 B4 (H2) SA udarbejder forslag til retningslinjer for undervisningsevalueringer, -redegørelser og opfølgninger herpå () og fremsender disse til høring hos NFUU, SL, SN og IL (og evt. KU). Høringsparterne kommenterer (H2) forslag til retningslinjer. SA udarbejder på baggrund af høringssvar indstilling () til P- dekan (D4), der fastlægger retningslinjer. SA offentliggør (W5) retningslinjerne på fakultets-web og fremsender disse (S5) til IL til videre foranstaltning (F6). å10. Planlægning af evalueringer af enkeltuddannelser (ny) Periode: Juni Web: Nej F6 O2 S5 O2 H4 O2 H4 15

16 P-dekan udvælger uddannelser, der skal evalueres () og orienterer NFUU, SN, SL OG IL om dette (O2). SL udarbejder oplæg til plan for evaluering af uddannelsen (). Oplægget sendes til høring hos relevante SN og IL (H4). SL udarbejder på baggrund af høringen en revideret plan (S5), som sendes til SA med henblik på at rekvirere relevante analyser (F6). Sagsgangen forudsætter, at der bliver opbygget det nødvendige studiestatistiske beredskab ved fakultetssekretariatet eller på centralt KU-niveau. å11. Planlægning af institutternes undervisningsevaluering (ny) Periode: Juni Web: Nej O5 S6 H3 O5 O7 O7 S2 B4 O7 IUU udarbejder oplæg til IL til plan for evaluering af instituttets samlede undervisningsudbud i det kommende studieår (). IL fremsender (S2) oplægget til høring hos relevante studieledere (H3) før IL beslutter en evalueringsplan (B4), som sendes til SA og SL til orientering (O5). SA udarbejder en sammenfatning af evalueringsplanerne (S6), som sendes til SL, SN, NFUU og PD til orientering (O7). 4.2 Forslag til sagsgange for opgaver der løses før blok 1&2 (3&4) To gange om året henholdsvis forud for blok 1 & 2 og forud for blok 3 & 4: udbydes ad hoc valgfri kurser for blokkene, indtastes blokkenes kurser i Fønix (punkt.ku)sker der en skemalægning af blokkenes kurser. I det følgende beskrives forslag til sagsgang for de tre opgaver der løses i perioden forud for blok 1 & 2. Forslagene til sagsgang for de tre opgaver i perioden forud for blok 3 & 4 findes i bilag II. De to sæt forslag adskiller sig kun fra hinanden ved den periode, de skal løses i. å12. Udbud af ad hoc valgfrie kurser i blok 1 og 2 Periode: April Web: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) S2 BS5 SW3 W7 F6 SA udarbejder og fremsender () en liste med de oplysninger, som skal tilvejebringes om ad hoc valgfri kurser til SL. SL fremsender liste og forslag til kurser (S2) til IUU (via IL). IUU fremsender via IL () kommentarer til kursusforslag til SL og IL sikrer samtidig, at der indtastes (W3) kursusoplysninger om kurserne i låste felter på SIS. SL udarbejder og fremsender () indstilling ad hoc valgfri kurser til SN. SN træffer beslutning (B5) om, hvilke kurser der skal optages i SIS og fremsender beslutning (S5) til IL til videre foranstaltning (F6). SA tjekker og frigiver (W7) oplysninger om planlagte obligatoriske kurser i SIS, hvorefter de er tilgængelige for de studerende. Det foreslå, at ønsker om udbud af ad hoc valgfrie kurser, der fremsendes efter tidsfristens udløb afvises. å13. Oprettelse af kurser for blok 1 og 2 i SIS og Fønix (punkt.ku) Periode: April Web: SIS og Fønix (punkt.ku) (kursushjemmeside, uddannelses-web) W1 16

17 SA frigiver/indtaster (W1) endeligt kursusudbud for blok 1 og 2 i SIS og Fønix (punkt.ku). Herefter er oplysninger tilgængelige for de studerende. å14. Skemalægning for blok 1 og 2 Periode: Juni Web: Syllabus (SIS, kursushjemmeside) WS5 S2 F6 SA initierer processen ved at sende () oplysninger til IL om, hvornår skemaoplysninger skal være udarbejdet. IL indsamler (S2) skemaoplysninger fra VIP (). IL bearbejder skemaoplysninger og forestår indtastningen () af disse i Syllabus. SA tjekker og frigiver (S5) skemaoplysninger (W5) i Syllabus, hvorefter oplysningerne er tilgængelige for studerende og VIP ere. SA informerer (S5) IL om at oplysninger er tilgængelige i Syllabus til videre foranstaltning (F6). Det foreslås, at det overvejes at indføre sanktioner for VIP ere, som måtte aflevere oplysninger til brug for skemalægningen efter tidsfristens udløb, da manglende oplysninger både forsinker og vanskeliggør skemalægningen. 4.3 Forslag til sagsgange for opgaver der løses før blok 1 (2,3,4) I det følgende beskrives forslag til sagsgang for de opgaver, der løses i perioden før blok 1. Forlagene til sagsgang for de tilsvarende opgaver i perioden før for blok 2, 3 og 4 findes i bilag II. De fire sæt forslag adskiller sig kun fra hinanden ved den periode de skal løses i. å15. Oprettelse af kursushjemmeside Periode: Ultimo Maj Web: Kursushjemmeside W2 IL konktakter () relevante VIP ere og sikrer, at Vip ere opretter kursushjemmeside for de ny kurser, som ikke har en hjemmeside (W2). å16. Trivielle kursusrettelser i obligatoriske og anmeldte kurser i blok1 Periode: ultimo Maj Web: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) BW S2 F4 VIP henvender () sig til IL med ønske om at få foretaget en triviel rettelse af obligatoriske og anmeldte kurser. IL videresender (S2) evt. ønsker til SA. SA beslutter (B3), om rettelsen skal foretages, og indtaster (W3) rettelsen i SIS hvorefter oplysningerne er tilgængelige for de studerende, institutledelserne og VIP. SA fremsender () oplysning til IL om, at rettelser i obligatoriske og anmeldte fag er tilgængelige på SIS til videre foranstaltning (F4). 17

18 å17. Principielle kursusrettelser i obligatoriske og anmeldte valgfri kurser blok 1 Periode: Ultimo maj Web: SIS (kursushjemmeside, uddannelses-web) W B3 S2 F5 VIP henvender () sig til IL med ønske om at få foretaget en principiel rettelse af obligatoriske og anmeldte valgfri kurser. IL drøfter ønske med IUU og fremsender (S2) indstilling om hvorvidt rettelsen skal foretages til SN. SN beslutter (B3) om rettelsen skal foretages. SA indtaster (W4) rettelsen i SIS, hvorefter oplysningerne er tilgængelige for de studerende, institutledelserne og VIP. SA informerer () IL om SNs beslutning til videre foranstaltning (F5). å18. Fastsættelse af pensum Periode: Fastsættes i samarbejde med SN Web: SIS (kursushjemmeside) WS7 S5 B6 S2 F8 SA fremsender () anmodning til IL om at rekvirere forslag til pensumlister. IL rekvirerer (S2) forslag til pensumlister fra VIP ere (). IL fremsender () pensumlister til SL. SL udarbejder og fremsender (S5) indstilling om pensum til SN. SN fastlægger (B6) pensum. SA indtaster (W7) pensum på SIS, hvorefter det er tilgængeligt for de studerende, institutledelserne og VIP. SA fremsender (S7) oplysning til IL om, at pensumlister er tilgængelige på SIS til videre foranstaltning (F8). å19. Valg af eksterne censorer Periode: Fastsættes i samarbejde med SN Web: Nej S7 S5 B6 S2 F8 SA fremsender () anmodning til IL om at rekvirere forslag til eksterne censorer. IL rekvirerer (S2) forslag til censorer fra VIP ere (). IL fremsender () forslag til eksterne censorer til SL. SL udarbejder og fremsender (S5) indstilling om censorer til SN. SN udpeger censorer (B6). SA informerer (S7) censorer og IL til videre foranstaltning (F8). å20. Holdsætning hvor efterspørgslen falder inden for de udbudte rammer Periode: Ultimo juni Web: Fønix (kursushjemmeside, punkt.ku) SW1 SA undersøger om betingelserne for optag falder indenfor de udbudte rammer () og indtaster holdsammensætning i Fønix (punkt.ku) (W1), hvorefter oplysninger er tilgængelige for studerende, institutledelserne og VIP er. 18

19 å21. Holdsætning hvor efterspørgslen falder UDEN for de udbudte rammer Periode: Ultimo juni Web: Fønix (kursushjemmeside, punkt.ku) BWS5 S2 F6 H3 SA undersøger budgetforudsætninger og andre betingelser for optag og spørger evt. () IL om hold, der er over- eller undertegnede, vil kunne oprettes. IL kontakter (S2) relevante VIP ere som høres (H3). IL fremsender på baggrund af høring () svar til SA. SA beslutter (B5) om kursus skal oprettes og indtaster (W5) holdsammensætning i Fønix (punkt.ku), hvorefter oplysninger er tilgængelige for studerende og institutledelserne. SA orienterer (S5) IL om beslutning til videre foranstaltning (F6). 4.4 Forslag til sagsgange for opgaver der løses i blok 1 (2,3,4) I det følgende beskrives forslag til sagsgang for de opgaver, der løses i blok 1. Forslagene til sagsgang for de tilsvarende opgaver i blok 2, 3 og 4 findes i bilag II. De fire sæt forslag adskiller sig kun fra hinanden ved den periode, de skal løses i. Dog indeholder blok 1 opgaver i forbindelse med studieintroduktionsprogrammer for bachelor og kandidatuddannelserne, som ikke er at finde i de øvrige blokke. å22. Gennemførsel af studieintroduktionsprogrammer for bachelor- og kandidatuddannelser (ny) Periode: August Web: Nej S2 S2 S2 S2 SA fungerer () som sekretariat for afvikling af studieintroduktionsprogram i henhold til de vedtagne retningslinjer. SL, SA (studievejledningen), IL og relevante fagmiljøer (VIP) på institutterne sikrer, i henhold til den udarbejdede plan, gennemførslen af faglige og øvrige institutrelaterede aktiviteter (S2). Kandidatintroduktionsforløb etableres først fra å23. Indkaldelse af eksamensopgaver Periode: Oktober Web: Nej O4 S2 SA rekvirerer () eksamensopgaver fra de kursusansvarlige VIP ere. VIP ere udarbejder og fremsender (S2) eksamensopgaver til SA. SA tjekker overensstemmelse med eksamensregler og studieordning, og orienterer () IL om, at eksamensopgaver er modtaget (O4). å24. Administrative afmeldinger af studerende til eksamen Periode: Oktober Web: Nej BS2 19

20 SA sender () tilmeldingslister til underviser. Underviser afgør (B2), om de tilmeldte er berettiget til at gå til eksamen og fremsender oplysning (S2) herom til SA. SA afmelder, journaliserer og sender () brev til berørte studerende om, at de afmeldes. 4.5 Forslag til sagsgange for opgaver der løses efter blok 1 (2,3,4) I det følgende beskrives forslag til sagsgang for de opgaver, der løses efter blok 1. Forslagene til sagsgang for de tilsvarende opgaver efter blok 2, 3 og 4 findes i bilag II. å25. Evaluering af studieintroduktionsprogrammet for bacheloruddannelser (ny) Periode: September Web: Nej S2 SA evaluerer til studieintroduktionsprogrammet i henhold til de vedtagne retningslinjer og sender () til SN som input til fastlæggelse af rammer og retningslinjer for de kommende programmer (S2). Evalueringen foretages i blok 1 og gentages evt. efter studieåret. å26. Evaluering af studieintroduktionsprogrammet for kandidatuddannelser (ny) Periode: September Web: Nej S2 SA evaluerer til studieintroduktionsprogrammet i henhold til de vedtagne retningslinjer og sender () til SN som input til fastlæggelse af rammer og retningslinjer for de kommende programmer (S2). Evalueringen foretages i blok 1 og gentages evt. efter studieåret. å27. Indkaldelse af karakterer (uden rykker procedure) Periode: Oktober/november Web: Fønix (punkt.ku) S2 W3 SA rekvirerer () karakterer fra kursusansvarlige VIP ere med udsendelse af eksamensinformation, karakterlister og deadlineoplysninger. VIP ere indsender (S2) eksamensinformation til SA. SA indtaster karakterer (W3) i Fønix (punkt.ku), hvorved karaktererne er tilgængelige for de studerende, når de logger sig på. Det foreslås, at det overvejes at indføre sanktioner for VIP ere, som måtte aflevere karakteroplysninger efter tidsfristens udløb. å28. Gennemførsel af institutternes undervisningsevaluering (ny) Periode: November Web: Institut-Web H2 SW1 F3 20

21 IL gennemfører i hver blok undervisningsevalueringer efter den udarbejdede plan () og udvalgte evalueringsresultater offentliggøres på instituttets hjemmeside (W1). Evalueringsresultaterne fremsendes til IUU og relevante SL til udtalelse (H2) med henblik på IL s opfølgning (F3). SL modtager resultater efter alle fire blokke, men giver dog kun tilbagemelding efter blok 2 og 4. Nærmere afklaring afventer specifikke krav fra KU i forbindelse med fastlæggelse i foråret 2008 af god praksis for undervisningsevaluering. 4.6 Forslag til sagsgange for opgaver der løses efter blok 1&2 (3&4) å40. Analyse og kursusstatistikker (ny) Periode: Marts Web: Fakultets-web O4 O4 F4 B2 O4 W SA foretager analyse af diverse studiedata 1 og fremsender () resultaterne til P-dekan til godkendelse. (B2). SA oploader (W3) generelle dele af analysen på fakultets hjemmeside, orienterer om dette og sender mere institutspecifikke informationer () til IL til videre foranstaltning (F4) og til SN, SL og Dekan (O4) til orientering. Sagsgangen kræver, at der bliver opbygget det nødvendige studiestatistiske beredskab ved fakultetssekretariatet eller på centralt KU-niveau. 4.7 Forslag til sagsgange for opgaver der løses efter studieåret å67. Udarbejdelse/revision af koncept for uddannelses- og undervisningsredegørelser (ny) Periode: September Web: Nej S5 H2 F6 H2 H2 B4 SA udarbejder/reviderer og fremsender () udkast til koncept for redegørelser til høring hos SL, SN, IL, NFUU og NFUR, som kommenterer (H2) udkast. SA udarbejder () indstilling til P-dekan. P-dekan fastlægger (B4) koncepter. SA fremsender (S5) koncepter til SL og til IL til videre foranstaltning (F6). Implementeres først september å68. Udarbejdelse af institutternes årlige undervisningsredegørelser (ny) Periode: Oktober Web: Institut-web H3 S2 F6 O5 O5 W 1 Der foretages analyser af følgende data: optag, frafald, eksamensresultater mm. og kursusevaluering 21

22 SA igangsætter () processen med brev til IL, bilagt koncept og analysen af studiedata. IUU udarbejder forslag til undervisningsredegørelsen til IL, som sender (S2) til høring hos relevante SL (H3). IL udarbejder undervisningsredegørelsen, oploader den offentligt tilgængelige del af denne på (W4) på institut-web og fremsender () den fulde version til P-dekan, de hørte SL og SA til orientering (O5) og videre foranstaltning ved P-dekan (F6). På baggrund af institutredegørelsen iværksætter institutledelsen en opfølgning i forhold til undervisningsudbudet. Implementeres først oktober å69. Udarbejdelse af fakultets årlige undervisningsredegørelse (ny) Periode: Oktober Web: Fakultets-web W7 H3 O6 H3 O6 O6 B5 F8 O6 SA udarbejder () på baggrund af institutternes undervisningsredegørelser et oplæg til fakultets årlige undervisningsredegørelse som fremsendes til NFUU, der udarbejder forslag til undervisningsredegørelsen (S2), som sendes til høring hos SL og SN (H3). SA reviderer oplæg og fremsender () dette til PDs godkendelse (B5). P-dekan udarbejder på baggrund heraf fakultets undervisningsredegørelse, der sendes til orientering til KU, SL, SN og IL (O6). SA oploader redegørelse på fakultets-web (W7) og sendes til D med henblik på inddragelse i forbindelse med fakultets handleplan for det kommende år (F8). å70. Gennemførsel af evalueringer af enkeltuddannelser (ny) Periode: Oktober (Implementeres først i oktober 2009) Web: Fakultets-web F3 W S2 F3 O5 SA og IL leverer () relevante analyser til SL, der udarbejder (S2) en samlet analyse af uddannelsen, som sendes til videre foranstaltning til SA, SN (F3). SA publicerer en offentlig version på uddannelsesweb (W) og orienterer P-dekan (O5). å71. Planlægning af "Uddannelsernes årsmøde" (ny) Periode: Oktober Web: Nej B2 SA og SL udarbejder et forslag til program for "Uddannelsernes årsmøde" og fremsender () det til P- dekan. P-dekan fastlægger (B2) program. å72. Udarbejdelse af studieledernes årlige uddannelsesredegørelse (ny) Periode: November Web: Uddannelses-web S2 F3 O3 O3 W4 22

23 SA udarbejder på baggrund af koncept, drøftelserne på uddannelsernes årsmøde samt analysen af studiedata en kommenteret synopsis til uddannelsesredegørelse og fremsender () den til SL. SL færdiggør redegørelsen og fremsender (S2) redegørelsen til SN til videre foranstaltning (F3) og til IL og P-dekan til orientering (O3). SA sikrer, at uddannelsesredegørelsen oploades (W4) på uddannelsesweb. Implementeres først december å73. Udarbejdelse af fakultetets årlige uddannelsesredegørelse (ny) Periode: December Web: Fakultets-web H3 S2 H3 D5 B5 F6 SA udarbejder () på baggrund af institutternes undervisningsredegørelser og studieledernes uddannelsesevalueringer oplæg til SN til samlet uddannelsesredegørelse. SN udarbejder forslag (S2), som sendes til høring hos SL og IL (H3). SN udarbejder revideret forslag (), som godkendes af P- dekan (D5) og sendes til Dekan med henblik på inddragelse i fakultetsplanen for det kommende år (F6). Implementeres først å74. Forslag til nye/revision af eksisterende uddannelser Periode: Marts Web: Nej H2 H2 BS5 B6 SA udarbejder () på baggrund af uddannelsesredegørelserne forslag til nye/revision af eksisterende udannelser og fremsender forslag til høring i NFUR og hos SL og IL (H2). SN reviderer og fremsender () revideret forslag til nye uddannelser/revision af eksisterende uddannelser til P-dekan. P-dekan hører aftagerpanel og fremsender () på baggrund af denne høring forslag til Dekanen. Dekanen træffer en beslutning (B5) og fremsender (S5) denne til KU og Akkrediteringsrådet, som godkender beslutningen (B6). 4.8 Forslag til ændring af web-publicering Problemer Der er konstateret tre hovedproblemer knyttet til publicering af web-oplysninger. For det første har flere informanter gjort gældende, at de studerende har vanskeligt ved at få overblik over, hvor de kan hente de forskellige typer af information, som de har brug for. For det andet er mange oplysninger fejlbehæftede og endelig er der et betydeligt dobbeltarbejde forbundet med indtastning af oplysninger i diverse IT-systemer. Problemer med fejl og dobbeltindtastning skyldes dels, at det i dag er nødvendigt at indtaste en række oplysninger knyttet til løsning af årsopgaverne i flere IT-systemer, dels at nogle oplysninger indtastes efter forskellig systematik. Det forhold, at en række informationer indtastes af forskellige personer i forskellige systemer på forskellige tidspunkter, betyder, at informationer om fx kurser findes i nye og 23