BRUGER- HÅNDBOG SURVEYXACT

Transkript

1 BRUGER- HÅNDBOG SURVEYXACT

2 BRUGER- HÅNDBOG SURVEYXACT

3 Copyrightoplysninger Copyright 2010 Rambøll Management Consulting. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument må kun gengives (helt eller delvis), kopieres, fotokopieres, oversættes eller konverteres til elektronisk eller maskinlæsbar form under forudgående tilladelse fra Rambøll Management Consulting. Skrevet af Thomas Deibjerg, TechniWrite ApS. Ansvarshavende redaktør: Flemming Lübker Cramer, Rambøll Management Consulting. Senest opdateret: Maj udgave, 1. oplag SurveyXact er udviklet af: Rambøll Management Consulting Telefon: Oluf Palmes Allé 20 DK-8200 Århus N salg@surveyxact.dk Danmark

4 INDHOLDSFORTEGNELSE SurveyXact Brugerhåndbog... 1 Om denne bog... 2 Målgruppe... 2 Opbygning... 2 Ikoner... 3 Yderligere materiale... 4 SurveyXact Quick Guide... 4 Kurser... 4 Del 1: Kom godt i gang... 5 Kapitel 1: Introduktion til SurveyXact... 7 Introduktion... 8 SurveyXact 6.0 og tidligere versioner... 9 Dette er nyt i SurveyXact Disse funktioner er de samme som i tidligere versioner... 9 Hvilken browser kan anvendes?... 9 Sådan logger du på SurveyXact...10 Logge på som ny bruger...10 Logge på som eksisterende bruger...12 Åbningsvinduet i SurveyXact...13 Hvad kan du udføre i åbningsvinduet?...14 Målingsadministratorer kan...14 Administratorer kan...14 Analysebrugere og udvidede analysebrugere kan...14 Indtastere kan...14 Dit arbejde styres af målingens status...15 Målinger med status Under udarbejdelse...15 Målinger med status Indsamling aktiv...16 Målinger med status Indsamling afsluttet...16 i

5 INDHOLDSFORTEGNELSE Arbejdsvinduet i SurveyXact...17 Fanen SPØRGESKEMA...17 Fanen DATAINDSAMLING Fanen ANALYSE Fanen BRUGERE...21 Grænsefladen i SurveyXact...22 En hurtig og intelligent navigation...22 Fleksible visningsmuligheder...23 Elementer i grænsefladen Faner Genvejsmenuer Sidepanel...25 Kommandoer Afkrydsningsfelter, radioknapper og rullelister Sorteringsknapper...27 Målings-ID...27 Håndtering af pop-up-vinduer...28 Tillade pop-up-vinduer for SurveyXact Kapitel 2: Workflow og begreber...31 Workflow...32 Forudsætninger...32 Oprettelse af måling Design af spørgeskemaer Håndtering af respondenter...35 Distribution af spørgeskemaer...35 Indsamling/lagring af svar Analyser...37 Afrapportering Begreber Spørgeskema Baggrundsskema Respondent Skemahoved Samleanalyse...40 Organisation...40 ii

6 INDHOLDSFORTEGNELSE Måling...41 Anonym måling...41 Dataindsamling...42 Spørgsmålstyper...42 Spørgsmålsbatteri...43 Visning af spørgsmål...43 Validering og valideringsregler Randomisering Spring...45 Aktivering og aktiveringsregler...45 Kryptering...46 Kapitel 3: Den første måling...47 Introduktion...48 Oprettelse af en ny tom måling...49 Oprettelse af måling ud fra målingsskabelon...51 Kopiere en eksisterende måling...53 Grundlæggende håndtering af målinger...54 Omdøbe en måling...54 Flytte en måling til en anden organisation...55 Gemme en måling som skabelon...55 Del 2: Spørgeskemaer Kapitel 4: Det første spørgeskema Introduktion Fanen SPØRGESKEMA...61 Oversigt over delopgaver...62 Vælge spørgeskemadesigner...62 Oprette spørgeskemaelementer...62 Tilpasse baggrundsskema...62 Fordele ved baggrundsskemaer...63 Oprette en skemahoved...64 Teste spørgeskemaer...64 Tilpasse spørgeskemaets layout...64 iii

7 INDHOLDSFORTEGNELSE Udskrive skemaet på papir Eksportere til Word Angive avancerede målingsindstillinger Oprette spørgeskemaer på flere sprog Brug af HTML-editoren Skifte typografi Skifte skrifttype Skifte skriftfarve Indsætte et link...71 Indsætte et billede...72 Øvrige funktioner...73 Kapitel 5: Smart Designer...75 Introduktion Start af Smart Designer...77 Spørgeskemaets opbygning i Smart Designer...78 Navigering i Smart Designer Menulinjen i Smart Designer Værktøjslinjen i Smart Designer...81 Genvejsmenuen i Smart Designer...81 Oprettelse af en forside...82 Indsætte tekst og billede...82 Indsættelse af sideskift Arbejde med spørgsmål Vælge spørgsmål og svartype Tilpasse et spørgsmål Valideringer i Smart Designer Valideringer ved choice, tekst- og kommentarspørgsmål Valideringer ved talspørgsmål Oprettelse af spørgsmål i batterier Oprette spørgsmål i batteri Oprette spørgsmål i dobbeltbatteri Eksempler på spørgsmål i batterier - valgmuligheder og valideringer Gemme spørgsmål i bibliotek Gemme svarkategorier i bibliotek iv

8 INDHOLDSFORTEGNELSE Randomisering i Smart Designer Randomisere svarkategorier Randomisere underspørgsmål i spørgsmålsbatterier Oprettelse af spring Redigere et spring Fjerne et spring Yderligere redigeringsmuligheder Kopiere eller flytte spørgsmål og tekst Redigere eksisterende spørgsmål eller tekst Fortryde en handling i Smart Designer Tekstformateringer i Smart Designer Indsætte links i Smart Designer Benytte Smileys i Smart Designer Redigere baggrundsskemaer i Smart Designer Spørgeskemaer og kompatibilitet Gøre et element kompatibelt Gøre hele skemaet kompatibelt Kapitel 6: Avanceret Designer Introduktion Spørgeskemaers opbygning i Avanceret Designer Interaktion mellem Avanceret Designer og Smart Designer Spørgsmålets opbygning i Avanceret Designer Start af Avanceret Designer Bruge Avanceret Designer til spørgeskemaer Bruge Avanceret Designer til baggrundsskemaer Navigering i Avanceret Designer Menulinjen i Avanceret Designer Værktøjslinjen i Avanceret Designer Genvejsmenuen i Avanceret Designer Oprettelse af spørgeskemaer Oprette selve spørgeskemaet Oprette en forside Oprette spørgsmål Oprette enkeltspørgsmål med forskellige svarmuligheder v

9 INDHOLDSFORTEGNELSE Oprette et spørgsmål med åben svarmulighed Oprette et spørgsmålsbatteri med fælles svarkategori Oprette multiple-choice-spørgsmål med uddybende tekstkategori Indsætte et kommentarfelt i et spørgeskema Oprette en afslutningsside Indsætte et link til udskrift Randomisering i Avanceret Designer Randomisere svarkategorier i enkeltspørgsmål Ramdomisere med guiden Svarkategori Randomisere med kommandoen R Randomisere svarkategorier i spørgsmålsbatterier Randomisere underspørgsmål i spørgsmålsbatterier Aktiveringer, valideringer og referencer Aktiveringer Oprette en aktivering Oprette en rækkeaktivering Valideringer Oprette en Skal udfyldes -validering Tilknytte en validering for et enkelt tal Eksempel på Checkdepend-validering Eksempel på Countchecked-validering Eksempel på CountEQ-validering Referencer i Avanceret Designer Oprette et spørgsmål med en reference til et tidligere svar Redigering i Avanceret Designer Markere flere elementer Søge og erstatte Kopiere elementer Redigering af baggrundsskema i Avanceret Designer Kapitel 7: Tilpasning af spørgeskemaer Introduktion Oprettelse af skemahoved Tilpasning af spørgeskemaets layout Vælge et tema Ændre navigationsindstillinger vi

10 INDHOLDSFORTEGNELSE Tilknytte eget style sheet Nyttige eksempler på CSS-koder Test af spørgeskemaer Randomisering og testindtastning Overføre spørgeskema til MS Word Gemme skemaet som skabelon i MS Word Udskrivning af spørgeskemaer Spørgeskemaer på flere sprog Klargøre spørgeskemaet til flere sprog Udarbejde spørgeskemaet Udarbejde baggrundsskemaet Udarbejde skemahoved Kapitel 8: Avancerede målingsindstillinger Introduktion Angive, om en måling skal være anonym Angive en timeout for målingen Videresende respondent efter sidste side Kryptering af datatrafikken Låsning af afsluttede besvarelser Del 3: Dataindsamling Kapitel 9: Håndtering af respondenter Introduktion Oprettelse af respondenter Oprette respondenter manuelt Oprette respondenter ved import De indledende trin ved en import Eksempel på tilpasning af CSV-fil Selve importen Genbruge respondenter fra en tidligere måling Funktioner til respondenthåndtering Tilpasse visningen af respondenter Sortering af respondenter Funktioner via genvejsmenuen vii

11 INDHOLDSFORTEGNELSE Redigere egenskaberne for den enkelte respondent Vise respondentens besvarelse Udskrive respondentens besvarelse Vise en respondentlog Slette en respondent Kapitel 10: Distribution af spørgeskemaer Introduktion Valg af distributionsmetode Distribution via Oprette en distributionsmail Udvælge respondenter forud for en distribution Distribuere efter manuel udvælgelse Distribuere efter semiautomatisk udvælgelse Distribuere efter fuldautomatisk udvælgelse Distribution ved brevfletning Klargøre CSV-filen - trin 1: De fysiske adresser Oprette et baggrundsskema i SurveyXact Klargøre CSV-filen - trin 2: Tilpasse CSV-filen til strukturbeskrivelsen Importere CSV-filen ind i SurveyXact Eksportere baggrundsoplysninger til en ny CSV-fil Forberede et MS Word-dokument til fletning Flette den ny CSV-fil med et MS Word-dokument Teste, at respondentnøglen fungerer Udskrivning af spørgeskemaer Distribution via hjemmeside Pop-in på hjemmeside Aktivere pop-in-funktionalitet for den aktuelle måling Angive en periode og omfang Oprette en ny pop-in-periode Slette en pop-in-periode Tilføje en introduktionstekst Slå -bekræftelse til og fra Implementere pop-in-undersøgelsen Deaktivere pop-in-undersøgelser Selvoprettelse via link Aktivere selvoprettelse via link viii

12 INDHOLDSFORTEGNELSE Slå -bekræftelse til og fra Implementere selvoprettelse via link Implementere selvoprettelse via kode Deaktivere selvoprettelse via link Tilknytning af afslutningsdokument Oprettelse af gennemførselskriterium Kapitel 11: Status og opfølgning Statusfunktioner Overordnet status i åbningsvinduet Status på underfanen Status Detaljeret status Opfølgningsmuligheder Kapitel 12: Indsamling af besvarelser Introduktion Automatisk indsamling Indtastning Adgang til indtastning Telefoninterview Import af tidligere besvarelser Importere besvarelser fra en tidligere måling Importere besvarelser fra et andet system Lukke for besvarelser Del 4: Analyse Kapitel 13: Arbejde med analyser Introduktion Analysebrugere og udvidede analysebrugere Analysearbejde på flere niveauer Den simple analyse Den tilpassede analyse Den tilbundsgående analyse Afrapportering Workflowet ved analyser ix

13 INDHOLDSFORTEGNELSE Analysetyper i SurveyXact Frekvens Krydstabulering Indeks Gennemsnit Observationsanalyser Analyser ved anonyme målinger Analyser og randomisering Kørsel af analyse Grundlæggende tilpasning af analysen Indsætte overskriftsområde Angive visningsindstillinger Tilpasse visningen for en krydstabulering Tilpasse visningen for en indeksanalyse Tilpasse visningen for en gennemsnitsanalyse Tilpasse visningen for en observationsanalyse Eksempler på brug af visningsindstillinger Eksempel på lagkagediagram Eksempel på søjlediagram Eksempel på søjlestak Eksempel på observationsanalyse med kommentarfelter Eksempel på visning af usikkerhed i frekvenstabelanalyse Brug af filtre Filtrere på en åben variabel Definere en opdeling Avanceret tilpasning af analysen Angive, hvilke variable der skal være tilgængelige Forkorte spørgsmålsformuleringer og svarkategorier Sortere variable Arbejde med vægtning i SurveyXact Angive populationsstørrelse Angive stratificering Oprettelse af stratapunkter Arbejde med beregnede variable Oprette en åben beregnet variabel Oprette en lukket beregnet variabel Importere beregnede variable Arbejde med datasæt x

14 INDHOLDSFORTEGNELSE Gemme et datasæt Eksportere et datasæt Eksportere datasæt i CSV-format Eksportere datasæt i MS Excel-format Afrapportering Tilpasse analysen i resultatvinduet Opdatere en analyse Udskrive analyseresultatet Gemme en analyse i en HTML-fil Eksportere resultatet til Excel Eksportere resultatet til Word Gemme resultatet som en analyserapport Vise en gemt analyserapport Importere en analyserapport Arbejde med samleanalyser Oprette en samleanalyse Kørsel af samleanalyser Eksempel på kørsel af analyse med variablen survey Eksempel på opdeling efter variablen survey Eksempel på filtrering efter variablen survey Tildele adgang til andre brugere Oprette en adgang Sende en adgang til en bruger Del 5: Administration Kapitel 14: Administration af organisationer Introduktion Oprette en underorganisation Blokere for oprettelse af underorganisationer Flytte en underorganisation Kapitel 15: Administration af brugere Introduktion Brugertyper i SurveyXact Administratorer xi

15 INDHOLDSFORTEGNELSE Målingsadministratorer Analysebrugere Udvidet analysebruger Indtaster Oprette en bruger Oprettelse af en brugerkonto Registrering af bruger Vedligeholdelse af brugere Flytte en bruger til en anden organisation Tildele en bruger adgang til flere organisationer Tildele adgang fra brugerens stamkort Tildele adgang fra en organisation Slå to brugerkonti sammen til én Brugerens profil Kapitel 16: Administration af målinger og skabeloner Introduktion Administration af målinger Oprette en ny målingsskabelon Indeks xii

16 FORORD SURVEYXACT BRUGERHÅNDBOG EMNER I DETTE KAPITEL 2 Om denne bog 4 Yderligere materiale 1

17 OM DENNE BOG SurveyXact Brugerhåndbog vil sikre jeres brugere den optimale udnyttelse af SurveyXact. Bogen er struktureret, så det er nemt for alle typer brugere at finde frem til den nødvendige information. Med udgangspunkt i konkrete eksempler guides læseren igennem letlæste trinvise vejledninger inden for arbejdet med elektroniske spørgeskemaer. MÅLGRUPPE SurveyXact Brugerhåndbog henvender sig til brugere på alle niveauer i virksomheden: Brugere uden de store it-kundskaber vil nemt kunne sætte sig ind i arbejdet med SurveyXact og komme i gang med at gennemføre målinger og udføre simple analyser. Øvede brugere finder tips og trick til, hvordan arbejdet kan gøres mere systematisk, målrettet og dermed effektivt. Avancerede bruger finder vejledning i design af specialtilpassede spørgeskemaer, intelligent distribution og tilbundsgående analyser OPBYGNING SurveyXact Brugerhåndbog er overskueligt inddelt i dele, der dels afspejler, hvor i målingsprocessen, brugeren befinder sig, dels retter sig mod det vidensniveau, forskellige læsere måtte befinde sig på. Alle begreber forklares pædagogisk og grundigt. Del 1: Kom i gang med SurveyXact Del 2: Spørgeskemaer Del 3: Dataindsamling Del 4: Analyse Del 5: Administration 2

18 IKONER I det følgende præsenteres nogle grafiske elementer, som du møder i denne bog: Vigtigt! Dette ikon henleder opmærksomheden på en vigtig oplysning, som du skal huske og bør forholde dig til. Tip! Dette ikon henleder opmærksomheden på en oplysning, som kan være en hjælp til at gøre arbejdet med SurveyXact lidt nemmere. Advarsel! Dette ikon henleder opmærksomheden på en oplysning, der advarer dig om en potentiel risiko. 3

19 YDERLIGERE MATERIALE SurveyXact Quick Guide SurveyXact Quick Guide er en letlæselig og overskuelig vejledning, der hurtigt sætter dig i gang med arbejdet med SurveyXact. Vejledningen er tilgængelig online og kan således hentes direkte fra SurveyXact, mens du arbejder. Kurser Rambøll Management Consulting afholder med jævne mellemrum kurser i SurveyXact. Kurserne er på forskellige niveauer og målrettet mod forskellige brugertyper. Du kan få yderligere oplysninger om vores kurser på telefon eller på 4

20 DEL 1 KOM GODT I GANG Første del består af tre kapitler, der tilsammen indfører nye brugere i brugen af SurveyXact. Kapitlerne indeholder grundlæggende oplysninger om, hvordan nye brugere kommer i gang med SurveyXact. Mere øvede brugere kan altid vende tilbage til Del 1 og genopfriske deres viden. KAPITEL 1 INTRODUKTION TIL SURVEYXACT - SIDE 7 Introducerer SurveyXact og beskriver, hvordan du starter systemet første gang. Den intuitive grænseflade præsenteres, og du finder nyttige tips og tricks til nem navigering i systemet. KAPITEL 2 WORKFLOW OG BEGREBER - SIDE 31 Præsenterer det typiske workflow i arbejdet med SurveyXact. Kendskabet til dette workflow kan være med at gøre dit arbejde med spørgeskemaundersøgelser mere effektivt. Sidst i kapitlet finder du en ordliste med begreber, der benyttes i SurveyXact. KAPITEL 3 DEN FØRSTE MÅLING - SIDE 47 Fører dig igennem de indledende trin med at oprette en måling i SurveyXact. Kapitlet beskriver også en række nyttige funktioner til administration af målinger. 5

21 6

22 KAPITEL 1 INTRODUKTION TIL SURVEYXACT EMNER I DETTE KAPITEL 8 Introduktion 10 Sådan logger du på SurveyXact 13 Åbningsvinduet i SurveyXact 17 Arbejdsvinduet i SurveyXact 22 Grænsefladen i SurveyXact 28 Håndtering af pop-up-vinduer 7

23 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact INTRODUKTION SurveyXact er et internetbaseret system til spørgeskemaundersøgelser. SurveyXact kan være med til håndtere hele processen, formidle resultaterne, strukturere arbejdet, dele erfaringer med andre i organisationen, gøre det lettere at lave gentagne undersøgelser og følge udviklingen. Med SurveyXact kan du på en nem måde opnå værdifuld viden om dine brugeres, kunders og medarbejderes holdninger, ønsker og behov. Og udnytte denne viden i dine beslutninger. Du kan bl.a. bruge SurveyXact til: Kundetilfredshedsundersøgelser. Image- og kendskabsundersøgelser. Medarbejderundersøgelser. Arbejdspladsvurderinger (APV). Bruger- og medlemsundersøgelser. Holdningsundersøgelser. Undervisningsevalueringer. Kursusevalueringer. Panel- og borgerpanelundersøgelser. Hjemmesideundersøgelser. Med SurveyXact kan du nå dine respondenter på den måde, der er mest hensigtsmæssig for din måling: Via en eller brev kan du udsende links til en hjemmeside, hvor respondenterne selv kan indtaste deres besvarelse. Du kan også skrive spørgeskemaet ud, så det kan runddeles eller udsendes med almindelig post. Du kan selv kontakte dine respondenter og foretage telefoninterviews med dem. Via hjemmeside eller intranet, hvor du lægger et link ud, som respondenten kan aktivere, f.eks. i et pop-in-vindue, hvorefter spørgeskemaundersøgelsen kan gennemføres. 8

24 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact SURVEYXACT 6.0 OG TIDLIGERE VERSIONER Hvis du har arbejdet med SurveyXact før marts 2010, vil du vide, at den seneste version, SurveyXact 6.0, introducerede en række forbedringer af SurveyXact inden for brugervenlighed, overblik og navigation i forhold til tidligere versioner. Dette er nyt i SurveyXact 6.0 En mere intuitiv grænseflade, der afspejler dit reelle arbejdsområde. Centralt overblik over dine organisationer og målinger. Bedre visnings- og sorteringsfaciliteter. Bedre status og overblik over, hvordan målinger skrider frem. Komplet historik for den enkelte måling. Færre klik med musen for at opnå de samme ting. Bedre administration af brugere og organisationer. Disse funktioner er de samme som i tidligere versioner Design og tilpasning af spørgeskemaer. Oprettelse af -skabeloner. Oprettelse af respondenter manuelt eller ved import. Distribution og indsamling af spørgeskemaer. Opsætning og kørsel af analyser. Oprettelse af analyserapporter. HVILKEN BROWSER KAN ANVENDES? SurveyXact er optimeret til Internet Explorer 8.0, Firefox 3.0 eller nyere samt Google Crome 4.0. SurveyXact kører også under Internet Explorer 6 og 7, men da Microsoft generelt anbefaler Internet Explorer 8.0 som den sikreste valg, er dette også anbefalingen fra Rambøll Management Consulting. Kontakt din systemadministrator, hvis du er i tvivl om din browserversion. 9

25 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact SÅDAN LOGGER DU PÅ SURVEYXACT Du kan logge på SurveyXact fra en hvilken som helst computer. Når du starter systemet og logger på, arbejder du direkte på webservere, der står hos Rambøll Management Consulting. LOGGE PÅ SOM NY BRUGER Når en administrator har oprettet dig som ny bruger af SurveyXact, modtager du en oprettelsesmail indeholdende et link. Brug dette link til at registrere dig i systemet. Du skal kun bruge denne oprettelsesmail én gang. Når du først er registreret i systemet logger du på med Sådan gør du: 1. Klik på linket i oprettelsesmailen. 2. Et valideringsvindue åbnes. 10

26 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact 3. Skriv en gyldig adgangskode i feltet Skriv adgangskode. 4. Skriv adgangskoden igen i feltet Gentag adgangskode, og klik på OK. 5. Åbningsvinduet i SurveyXact åbnes. Nedenfor vises åbningsvinduet for en ny bruger af typen Administrator. 11

27 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact LOGGE PÅ SOM EKSISTERENDE BRUGER Når du først er blevet oprettet som bruger, er det nemt at få adgang til SurveyXact. Sådan gør du: 1. Start en internetbrowser. 2. Skriv i adressefeltet, og tryk på Enter. Log indvinduet vises. Marker Husk mig for fremover at gå direkte til SurveyXact s åbningsvindue. 3. Indtast brugernavn og adgangskode, og klik på OK. 4. Dit åbningsvindue åbnes. Åbningsvinduets udseende og de tilgængelige funktioner afhænger af, hvilken brugertype du er. Læs mere i afsnittet "Arbejdsvinduet i SurveyXact" på side

28 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact ÅBNINGSVINDUET I SURVEYXACT Uanset brugertype starter SurveyXact altid op i åbningsvinduet. Her vises de målinger, den pågældende bruger kan arbejde med: Målingsadministratorer og administratorer vil se de målinger, der er oprettet i de organisationer, han eller hun administrerer. Analysebrugere vil se de målinger eller samleanalyser, der kan analyseres på. Indtastere vil se de målinger, der kan indtastes besvarelser for. Som den eneste brugertype kan administratorer aktivere fanen BRUGERE, hvor der kan oprettes nye og vedligeholdes eksisterende brugere. Opdel virksomheden i organisationer og underorganisationer. Nem adgang til administration af SurveyXact-brugere. Sorter og tilpas din visning her. Vis og skjul målinger. Opret nye målinger. Figur 1: Klik på organisationens navn for at vise dens målinger. Åbningsvinduet for en administrator. Klik på en måling for at arbejde videre med den. 13

29 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact HVAD KAN DU UDFØRE I ÅBNINGSVINDUET? Det er ikke kun åbningsvinduets udseende, som varierer afhængigt af brugertypen. Det samme gør de tilgængelige funktioner. I SurveyXacts grænseflade er der lagt vægt på, at brugere skal have adgang til netop de funktioner, der afspejler deres daglige arbejde med SurveyXact. Målingsadministratorer kan Tilpasse visningen og sortere blandt de viste målinger. Oprette, flytte og kopiere målinger. Gemme målinger som målingsskabeloner. Gå til fanen SPØRGESKEMA, hvor der kan oprettes, designes og testes spørgeskemaer. Gå til fanen DATAINDSAMLING, hvor der kan håndteres respondenter samt distribueres spørgeskemaer og indsamles besvarelser. Gå til fanen ANALYSE, hvor der kan udføres grundlæggende og tilbundsgående analysearbejde og afrapportering. Administratorer kan Udføre de samme funktioner som målingsadministratorer. Oprette underorganisationer. Aktivere fanen BRUGERE, hvor der kan oprettes og håndteres brugere. Analysebrugere og udvidede analysebrugere kan Tilpasse visningen og sortere blandt de viste målinger. Gå til fanen ANALYSE, hvor der kan udføres analysearbejde. Indtastere kan Tilpasse visningen og sortere, så der kan skabes overskuelighed over virksomhedens organisationer og målinger. Gå til fanen INDTASTNING, hvor besvarelserne kan indtastes. 14

30 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact DIT ARBEJDE STYRES AF MÅLINGENS STATUS Ud over at brugertypen har indflydelse på arbejdsvinduets udseende og de tilgængelige muligheder, vil målingens aktuelle status afgøre, hvor i workflowet de forskellige brugertyper kan arbejde med målingen, og hvordan. En måling kan have 3 forskellige statusser, hver kendetegnet ved et lille ikon: Når du klikker på en måling, afgør dens status, hvilket område af SurveyXact du sendes hen til: Oprettelse og design af spørgeskemaer, distribution og indsamling eller til arbejdet med analyser. Figur 2: Umiddelbar status over dine målinger. Målinger med status Under udarbejdelse Det er kun administratorer og målingsadministratorer, der kan arbejde med målinger, der er under udarbejdelse. Når en måling har status Under udarbejdelse betyder det, at brugeren er i gang med at klargøre målingen forud for en distribution. 15

31 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact Denne klargøring omfatter opgaver såsom udarbejdelse, layout og test af spørgeskema, oprettelse af respondenter, klargøring af distributionsmails, angivelse af forskellige målingsindstillinger og valg af distributionsform. Så længe en måling har denne status, vil arbejdsvinduet altid åbne op på fanen SPØRGESKEMA. Bemærk dog, at nogle af opgaverne skal udføres på fanen DATAINDSAMLING. Målinger med status Indsamling aktiv Når en måling har status Indsamling aktiv, betyder det, at en administrator eller en målingsadministrator har oprettet mindst én respondent i målingen og dermed er ved at gøre klar til at distribuere spørgeskemaet efter en eller flere af de distributionsmetoder, SurveyXact tilbyder. Målingen vil også have denne status under selve indsamlingen. Ved status Indsamling aktiv vil arbejdsvinduet altid åbne op på fanen DATAINDSAMLING, hvor du nemt kan få adgang til en status over, hvordan målingen skrider frem. Du kan stadig håndtere respondenter; f.eks. sende skemaet ud til nye respondenter eller sende rykkermails ud til personer, der ikke har besvaret spørgeskemaet. Også indtastere har adgang til at arbejde med målinger, hvor indsamlingen er aktiv. Når en indtaster klikker på en måling i åbningsvinduet, åbnes målingen på fanen INDTASTNING, hvorfra han/hun kan indtaste besvarelser. Indtastere har ikke adgang til andre faner. Målinger med status Indsamling afsluttet Det er kun analysebrugere, udvidede analysebrugere, målingsadministratorer og administratorer, der kan arbejde med målinger, hvor indsamlingen er afsluttet. Når en måling har status Indsamling afsluttet, åbner den altid op på fanen ANALYSE, hvor der kan udføres analysearbejde. Bemærk, at en samleanalyse ikke har nogen status tilknyttet. Samleanalyser kan kun oprettes på baggrund af målinger, der er helt afsluttede. 16

32 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact ARBEJDSVINDUET I SURVEYXACT Når du vælger en måling i åbningsvinduet, går du videre til arbejdsvinduet. Som nævnt i forrige afsnit, vil brugerens type samt målingens aktuelle status være bestemmende for, hvilke faner der er tilgængelige i arbejdsvinduet. På de følgende sider præsenteres de centrale faner i SurveyXact. Gennemgangen er overordnet, og alle rutiner præsenteres udførligt i de kommende dele og kapitler. FANEN SPØRGESKEMA Når du opretter en ny måling eller vælger en måling, der er under udarbejdelse, sendes du til fanen SPØRGESKEMA. Se figur 3 og figur 4. Tilføj nye sprog til målingen. Menuen Spørgeskemaer giver adgang til funktioner til oprettelse og design af spørgeskemaer. Her kan du se de vigtigste historikoplysninger og få adgang til den fulde historik. Figur 3: Et nyt spørgeskema er klar til at blive oprettet og designet. 17

33 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact Det er på fanen SPØRGESKEMA, at alt arbejde med oprettelse, design og test af spørgeskemaer foregår. Arbejdet med de mange muligheder er udførligt beskrevet i Del 2: Spørgeskemaer. Fra menuen Avanceret kan du slå forskellige spørgeskemaindstillinger til og fra. Spørgeskemaer kan løbende testes under udarbejdelsen. Spørgeskemaet vises i midten af arbejdsvinduet. Figur 4: Et spørgeskema bliver bearbejdet og testet. 18

34 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact FANEN DATAINDSAMLING Fanen DATAINDSAMLING benyttes, når brugere skal gennemføre en måling, dvs. oprette respondenter, oprette -skabeloner, distribuere skemaer og indsamle besvarelser. Fanen er inddelt i to underfaner: Respondenter og Status. På underfanen Respondenter oprettes respondenterne, og spørgeskemaet distrbueres. På underfanen Status kan du hele tiden følge med i, hvordan målingen skrider frem. Arbejdet på fanen DATAINDSAMLING er udførligt beskrevet i Del 3: Dataindsamling. Med kommandoen Distribution får du adgang til SurveyXacts funktionalitet til distribution. Fleksibel adgang til oprettelse af respondenter. Sidepanelet giver adgang til funktioner relevante for indsamlingen. Bl.a. er det her, du lukker for besvarelser, når din måling er afsluttet. Figur 5: Fanen DATAINDSAMLING, underfanen Respondenter. 19

35 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact FANEN ANALYSE Fanen ANALYSE er det centrale omdrejningspunkt for arbejdet med analyser og afrapportering. Ved hjælp af ganske få klik kan analysearbejdet påbegyndes. Mere avancerede brugere har nem adgang til at udføre tilbundsgående analyser og afrapportering. Arbejdet med analyse og afrapportering er udførligt gennemgået i Del 4: Analyser. Yderligere tilpasning af analysen Sæt analysen i gang. Valg af analysetype Valg af variable til analysen Sidepanelet giver nem adgang til filtrering og opdeling af analysen, samt eksportfunktioner. Figur 6: Fanen ANALYSE. 20

36 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact FANEN BRUGERE Fanen BRUGERE er kun tilgængelig fra åbningsvinduet og kun for administratorer. Her kan administratorer nemt oprette og vedligeholde brugere i de organisationer, de hører hjemme. Dette administrative arbejde er udførligt gennemgået i Del 5: Administration. Tilpas visningen af brugere Oprettelse af nye brugere Tildel brugere adgang til andre organisationer Figur 7: Fanen BRUGERE. 21

37 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact GRÆNSEFLADEN I SURVEYXACT Den grafiske brugergrænseflade i SurveyXact er webbaseret, og faner, vinduer og kommandoer aktiveres med musen, som du kender fra hjemmesider på internettet. EN HURTIG OG INTELLIGENT NAVIGATION Målet i den løbende udvikling af grænsefladen i SurveyXact er, at alle brugertyper skal bruge så få klik som muligt til at opnå de ønskede resultater: Ved hjælp af målingens status ledes brugeren automatisk hen til det sted, hvor det er relevant at arbejde med målingen i den aktuelle fase. Alt efter brugertypen åbnes kun de funktioner og vinduer, som afspejler brugerens arbejde. Uanset brugertypen er det altid nemt at vende tilbage til udgangspunktet. Klik på Hjem-knappen i menulinjen. Figur 8: SurveyXact er webbaseret og kører direkte på en server hos Rambøll. 22

38 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact FLEKSIBLE VISNINGSMULIGHEDER I SurveyXacts åbningsvindue er det muligt at tilpasse visningen på forskellige måder. Det samme gælder for fanen BRUGERE. I åbningsvinduet vises som standard tre målinger i hver organisation, og på fanen BRUGERE vises tre brugere i hver organisation. Dette kan styres ved et klik på Vis alle og Vis færre. Derudover kan alle brugere tilpasse visningen på en måde, så I sikrer jer et optimalt overblik over jeres målinger og deres status. Du kan: Vise og skjule organisationsstrukturen, så kun relevante organisationer vises. Skifte mellem visning af korte og lange målingsnavne. Sortere visningen af målinger og organisationer på baggrund af forskellige kriterier. Vise og skjule forskellige typer oplysninger for dine målinger, så der vises netop de detaljer, du ønsker. Tilpas din visning af målinger ved at aktivere og deaktivere felter. Figur 9: Felter til visning aktiveres og deaktiveres ved at vælge dem i menuen. 23

39 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact ELEMENTER I GRÆNSEFLADEN På de følgende sider præsenteres nogle vigtige elementer fra grænsefladen, som går igen uanset, hvor i SurveyXact du arbejder. Faner Placeringen af fanerne på den grå menulinje er med til at sikre den hurtige og overskuelige navigation i systemet. Du aktiverer en fane ved at klikke på den. Klik på Hjem-knappen for at komme tilbage til åbningsvinduet, hvor du kan arbejde med de andre målinger og organisationer, du er tilknyttet. Et klik med musen på en fane sender dig til et nyt område for den aktuelle måling. Figur 10: Ved hjælp af faner kommer du nemt rundt i SurveyXact. Genvejsmenuer Genvejsmenuer med kommandoer kan aktiveres ved, at du klikker på det lille trekant-ikon til venstre for elementets navn. I eksemplet på næste side er det genvejsmenuen for en måling. De tilgængelige kommandoer i en genvejsmenu vil altid afspejle dit øjeblikkelige arbejde. 24

40 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact Genvejsmenuer giver adgang til en række relevante kommandoer for det pågældende elementer. Her en måling. Figur 11: Genvejsmenuen for en måling. Sidepanel På fanerne i arbejdsvinduet har du adgang til et sidepanel i venstre side. Her finder du relevante funktioner, der knytter sig til arbejdet på den pågældende fane. Du kan vælge midlertidigt at fjerne sidepanelet fra visningen. Funktioner, der er relevante for arbejdet med distribution. Historikken viser, hvilke handlinger målingen har været igennem. Figur 12: Sidepanel fra fanen Dataindsamling. 25

41 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact Kommandoer Mange funktioner og vinduer er tilgængelige via kommandoer direkte i grænsefladen, som aktiveres ved hjælp af et klik med musen. Du kan genkende en kommando ved, at musemarkøren bliver til en lille hånd, når du fører den henover. Kommandoer Figur 13: Klik på en kommando for at aktivere den. Afkrydsningsfelter, radioknapper og rullelister I nogle vinduer og dialogbokse finder du afkrydsningsfelter og radioknapper, hvor en markering styrer, om en funktion er aktiv eller ej. Afkrydsningsfelt Radioknapper Rulleliste Figur 14: Til- og fravalg af indstillinger i en dialogboks. 26

42 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact Sorteringsknapper I vinduer med lister, som f.eks. i respondentoversigten, kan du styre sorteringen af de viste elementer. Klik på den lille trekant til højre for kolonnens navn. Den lille trekant angiver, at der sorteres efter Region. Figur 15: SurveyXact giver dig mulighed for at styre sorteringen. Målings-ID Målings-ID et fremgår til højre på menulinjen i arbejdsvinduet, når du har aktiveret en given måling. ID et kan benyttes ved fejlfinding. Hvis du får behov for at kontakte SurveyXacts supportteam med et problem, skal du oplyse målings-id et. Vi kan derefter bruge dette ID til at få adgang til din måling og give dig konkret support. Målings-ID Figur 16: Målings-ID et kan bl.a. benyttes ved supporthenvendelser. 27

43 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact HÅNDTERING AF POP-UP-VINDUER En del af funktionerne i SurveyXact udføres i såkaldte pop-up-vinduer. Det gælder for: Forskellige former for redigering. Test af spørgeskemaer. Analysefunktioner. Eksportfunktioner. Figur 17: Eksempel på et pop-up-vindue fra SurvetXact. I de senere år er pop-up-vinduer blevet misbrugt af annoncører til at fremkalde uønskede annoncer på skærmen hos internetbrugere, så Microsoft har valgt at integrere en blokering af denne type vinduer. For at SurveyXact kan fungere korrekt, er det vigtigt, at du har frakoblet blokeringen af disse vinduestyper i din internetbrowser. Derfor anbefales det, at du slår pop-upblokering af fra. Men bare rolig! Det betyder ikke, at du efterfølgende vil blive bombarderet med pop-up-annoncer. Du kan nemlig vælge kun at tillade pop-up-vinduer for SurveyXact, således at blokeringen stadig er aktiv for andre domæner. 28

44 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact TILLADE POP-UP-VINDUER FOR SURVEYXACT Følgende fremgangsmåde gælder for Internet Explorer 8. Sådan gør du: 1. Aktiver Internet Explorer. 2. Peg på Blokering af pop-up-vinduer i menuen Funktioner, vælg derefter Indstillinger for blokering af pop-up-vinduer. Nedenståede dialogboks åbnes. 3. Hvis dialogboksen indeholder afkrydsningsfeltet Kræv servergodkendelse ( for alle websteder i denne zone, er det vigtigt, at du fjerner markeringen i dette felt. Bemærk, at dette felt ikke er tilgængeligt i alle versioner af Internet Explorer. 4. Skriv i feltet Adressen på webstedet, der skal tillades:, og klik på Tilføj. 5. Klik på Luk. Nu er pop-up-vinduer tilladt for SurveyXact, men stadig blokeret fra andre domæner. 29

45 KAPITEL 1 Introduktion til SurveyXact 30

46 KAPITEL 2 WORKFLOW OG BEGREBER EMNER I DETTE KAPITEL 32 Workflow 39 Begreber 31

47 KAPITEL 2 Workflow og begreber WORKFLOW På illustrationen næste side ses et typisk workflow, du skal igennem i arbejdet med en måling i SurveyXact; fra målingen oprettes til og med analysearbejdet. Som tidligere nævnt er det ikke nødvendigvis de samme brugere, der er ansvarlige for de forskellige trin i processen. Hele workflowet kan gennemføres af målingsadministratorer og administratorer, mens indtastere arbejder med indsamling og lagring af svar, og analysebrugere og udvidede analysebrugere arbejder med analyser og afrapportering. Vi vil dog anbefale, at alle brugetyper i jeres virksomhed får kendskab til det overordnede workflow i SurveyXact. Læs mere om brugertyper i afsnittet "Brugertyper i SurveyXact" på side 351. FORUDSÆTNINGER Udgangspunktet for alt arbejde med SurveyXact er, at en der er oprettet en organisation med en eller flere brugere, der har de nødvendige rettigheder til at udføre netop det arbejde, de er sat til: Oprette målinger, oprette og designe spørgeskemaer, oprette og bearbejde respondenter, distribuere spørgeskemaer, indsamle og analysere data samt administrere SurveyXact. En organisation er i SurveyXact defineret som en logisk enhed i din virksomhed, som er ansvarlig for arbejdet med målinger og spørgeskemaer. Organisationen kan have én eller flere underorganisationer med en eller flere brugere. På den måde kan I knytte forskellige organisationer til bestemte typer målinger. I SurveyXact skelnes der mellem administratorer, målingsadministratorer, analysebrugere og indtastere. Den samme bruger kan godt fungere i alle disse roller, men I kan også vælge at operere med forskellige brugere og tildele rettigheder efter behov og arbejdsområde. Organisationer og brugere kan kun oprettes og vedligeholdes af administratorer. Organisationer oprettes og vedligeholdes fra åbningsvinduet. Brugere oprettes og vedligeholdes under fanen BRUGERE. Dette kan du læse mere om i Del 5: Administration. 32

48 KAPITEL 2 Workflow og begreber Sker i åbningsvinduet Oprettelse af måling Status: Under udarbejdelse Sker fra fanen SPØRGESKEMA Design af spørgeskema Håndtering af respondenter Sker fra fanen DATAINDSAMLING Distribution af spørgeskemaer Status: Indsamling aktiv Indsamling/lagring af svar Analyser Sker fra fanen ANALYSE Status: Indsamling afsluttet Afrapportering Figur 18: Typisk workflow i SurveyXact. 33

49 KAPITEL 2 Workflow og begreber OPRETTELSE AF MÅLING Oprettelse af målinger er forbeholdt administratorer og målingsadministratorer. Der er her tale om en meget enkel proces, hvor du blot vælger, hvilken organisation målingen skal oprettes under, og tildeler den et navn. Du kan også oprette nye målinger ved at kopiere eksisterende målinger eller oprette dem på baggrund af en målingsskabelon, hvilket gør det muligt at genbruge en lang række informationer. Dette er dog ikke en del af dette workflow. Når en måling er oprettet, er dens status Under udarbejdelse. Oprettelse af målinger er gennemgået i Kapitel 3: "Den første måling". DESIGN AF SPØRGESKEMAER Design af spørgeskemaer er forbeholdt administratorer og målingsadministratorer. Når du har oprettet en ny måling, og klikker på den, går du automatisk videre til fanen SPØRGESKEMA, hvor du kan oprette og designe spørgeskemaet. SurveyXact indeholder to værktøjer til dette formål: Smart Designer og Avanceret Designer. Smart Designer er den nemme og fleksible måde at komme i gang med at oprette spørgeskemaer ved hjælp af en række byggeklodser, hvor Avanceret Designer er den udvidede model, der giver mulighed for at benytte en række avancerede funktioner. På fanen SPØRGESKEMA kan du også angive en række yderligere egenskaber, bl.a. om målingen skal være anonym, om datatrafikken skal krypteres, om målingen skal tilknyttes en timeout-værdi, om målingen skal oprettes på flere sprog, mv. I denne fase er målingens status Under udarbejdelse. Så længe en måling har denne status, vil den altid åbnes op på fanen SPØRGESKEMA. Oprettelse af spørgeskemaer med Smart Designer og Avanceret Designer er gennemgået i henholdsvis Kapitel 4 og 5. I Kapitel 7 præsenteres en række layoutog tilpasningsmuligheder, der kan benyttes, uanset om skemaet er oprettet med Smart Designer eller Avanceret Designer. Læs også Kapitel 8: "Avancerede målingsindstillinger". 34

50 KAPITEL 2 Workflow og begreber HÅNDTERING AF RESPONDENTER Håndtering af respondenter er forbeholdt administratorer og målingsadministratorer. Respondenterne er de personer eller enheder, der skal svare på spørgeskemaet. Normalt ved du på forhånd, hvem disse er og kan oprette dem (sammen med relevante baggrundsoplysninger) i systemet, inden undersøgelsen igangsættes. Respondenter kan oprettes manuelt ved, at du indtaster respondentoplysningerne selv, eller automatisk ved, at du importerer respondenterne fra en CSV-fil, der evt. er genereret i andre systemer, f.eks. en database med personaleoplysninger eller et medlemsregister. Hvis ikke du kender dine respondenter, kan du vælge at lægge en spørgeskemaundersøgelse ud på jeres hjemmeside, en såkaldt pop-in-undersøgelse. Så snart den første respondent er oprettet, skifter målingens status til Indsamling aktiv. Arbejdet med håndtering af respondenter er gennemgået i Kapitel 9: "Håndtering af respondenter". DISTRIBUTION AF SPØRGESKEMAER Distribution af spørgeskemaer er forbeholdt administratorer og målingsadministratorer. Når et spørgeskema distribueres, er målingens status stadig Indsamling aktiv. Vælg mellem følgende metoder: Distribution via en indeholdende et link til spørgeskemaet i SurveyXact. Distribution via brevfletning, hvor I sender et brev til respondenten indeholdende en URL-adresse til datafabrikken.dk samt en respondentnøgle, der giver adgang til respondentens spørgeskema. Distribution via papirskema. I udskriver spørgeskemaet og sender det med posten til respondenten, som selv returnerer det. En indtaster i jeres organisation står for at registrere svarene. I kontakter respondenten via telefon, og I står selv for at registrere svarene. I kender ikke respondenterne og lægger spørgeskemaet på en hjemmeside. 35

51 KAPITEL 2 Workflow og begreber Det kan ikke tilrådes, at I uopfordret sender spørgeskemaer ud til respondenter, I ikke kender. Der er her tale om en gråzone, hvor henvendelsen kan betragtes som spam. I stedet kan I gøre spørgeskemaet tilgængeligt fra jeres hjemmeside som en pop-in-undersøgelse. Arbejdet med distribution af spørgeskemaer er gennemgået i Kapitel 9: "Håndtering af respondenter". INDSAMLING/LAGRING AF SVAR Efterhånden som respondenterne svarer på deres spørgeskemaer, indsamles og lagres de mange svar i systemet. Via SurveyXacts indbyggede statusfunktion kan du på fanen DATAINDSAMLING løbende følge med i, hvordan indsamlingen skrider frem. Hvis du f.eks. kan se, at mange respondenter ikke har besvaret, har du mulighed for at sende mails ud til de pågældende respondenter og opfordre dem til at svare. Det er også i denne fase, at indtastere kan indtaste besvarelser, hvis I f.eks. har valgt at distribuere via brevfletning, der kræver at besvarelserne indtastes. Indtastere har kun adgang til fanen Indtastning. Når målingen er afsluttet, ændres målingens status til Indsamling afsluttet. Mens respondenten besvarer sit spørgeskema, gemmes svarene dynamisk undervejs. Hver gang en side med spørgsmål er fuldført, og respondenten klikker sig videre i skemaet, gemmes de netop afgivne svar i SurveyXact. Dermed er indsamlingen ikke afhængig af, om respondenten fuldfører sin besvarelse i én og samme handling. Respondenten kan godt holde en pause i besvarelsen og genoptage den senere, uden at de afgivne svar går tabt. Hvis der f.eks. er nedbrud på nettet, eller respondentens computer går ned, vil de afgivne svar ikke gå tabt. Dette er med til at sikre jer en høj svarprocent. Den dynamiske lagring er desuden en forudsætning for, at man i SurveyXact kan udføre de avancerede valideringer og aktiveringer, der bl.a. sikrer, at du kan personliggøre de enkelte spørgsmål og assistere respondenten undervejs. Arbejdet med status, opfølgning samt dataindsamling er gennemgået i Kapitel 11: "Status og opfølgning" og Kapitel 12: "Indsamling af besvarelser". 36

52 KAPITEL 2 Workflow og begreber ANALYSER Det grundlæggende analysearbejde er forbeholdt analysebrugere, udvidede analysebrugere, administratorer og målingsadministratorer. Læs mere i Kapitel 13: "Arbejde med analyser" om forskellen på analysebrugere og udvidede analysebrugere. Allerede inden målingen er helt afsluttet, er det muligt at gå til fanen ANALYSE og påbegynde analysearbejdet. Dermed kan du foretage midlertidige analyser og stikprøver. Systemet opdateres hele tiden, efterhånden som respondenterne fuldfører deres besvarelser. I denne fase er dens status stadig Indsamling aktiv. Når en indsamling er afsluttet, skifter dens status til Indsamling afsluttet. Derefter vil målingen altid åbne op på fanen ANALYSE, når du klikker på den i åbningsvinduet. Fanen ANALYSE er udformet på en måde, så det er nemt at komme i gang med at analysere. Du skal blot vælge en analysetype, vælge, hvilke spørgsmål analysen skal køres på, og klikke på Kør. Vælg mellem følgende analysetyper: Frekvens. Krydstabulering. Indeks. Gennemsnit. Observationsanalyse. Ønsker du at tilpasse analyseresultatets layout er der mulighed for dette via SurveyXacts visningsindstillinger. Du kan også oprette filtre og opdele analyseresultatet på baggrund af bestemte spørgsmål. Mere erfarne brugere kan tilpasse analysen yderligere f.eks. angive vægtning og oprette beregnede variable, som analysen kan køres på. SurveyXact gør det også muligt at gemme datasæt og eksportere dem til viderebearbejdning i andre systemer. Fra åbningsvinduet kan administratorer og målingsadministratorer oprette samleanalyser, hvor resultater fra to eller flere målinger lægges sammen forud for analysearbejdet. Kørsel og tilpasning af analyser er gennemgået i Kapitel 13: "Arbejde med analyser". 37

53 KAPITEL 2 Workflow og begreber AFRAPPORTERING Afrapportering handler om at gøre undersøgelsesresultater tilgængelige for andre. Du kan bl.a. udarbejde, gemme og rundsende detaljerede rapporter, eksportere analysedata og grafik til viderebearbejdning i andre programmer, herunder Excel eller PowerPoint, eller tildele andre brugere adgang til dine analyseresultater i SurveyXact. Afrapportering er gennemgået i Kapitel 13: "Arbejde med analyser". 38

54 KAPITEL 2 Workflow og begreber BEGREBER I det følgende gennemgås en række begreber og termer, som du bør kende til for at få det optimale ud af arbejdet med SurveyXact. SPØRGESKEMA I SurveyXact er et spørgeskema defineret som en struktureret samling af spørgsmål, der kan sendes til en række respondenter, f.eks. via eller brev. BAGGRUNDSSKEMA Et baggrundsskema er en samling oplysninger om respondenten, som allerede er kendt på forhånd, og som derfor kan benyttes til at målrette spørgeskemaet forud for distributionen. Det kan f.eks. være oplysninger, som sprog, -adresser, køn, firma, stillinger, osv. Oprettelsen af baggrundsskemaer sker i Smart Designer og/eller Avanceret Designer. RESPONDENT Den person eller enhed, som skal svare (respondere) på spørgeskemaet. En respondent kaldes også for en svarperson. SKEMAHOVED Et skemahoved indeholder oplysninger (grafik og tekst), som du ønsker skal vises på alle sider i spørgeskemaet. Det svarer til et sidehoved i f.eks. MS Word. Et skemahoved kan f.eks. indeholde jeres firmalogo eller en forklarende tekst, der kan hjælpe respondenterne i besvarelsen. Det er valgfrit, om I vil benytte jer af et skemahoved. 39

55 KAPITEL 2 Workflow og begreber Figur 19: Et skemahoved vises øverst på hver side i spørgeskemaet. SAMLEANALYSE I en samleanalyse kombineres og sammenlignes analyseresultater fra to eller flere målinger i SurveyXact. Dette gør det muligt at udføre tværgående analyser og f.eks. sammenligne resultater af éns målinger fra år til år og analysere på udviklingen. ORGANISATION En organisation er den grundlæggende logiske enhed i SurveyXact. I kan godt oprette flere overordnede og underordnede organisationer. Overordnede og underordnede organisationer er hierarkisk organiseret som de mapper og undermapper, du kender fra Windows Stifinder. Bemærk, at brugernes adgang er 40

56 KAPITEL 2 Workflow og begreber knyttet til den organisation samt de tilhørende underorganisationer, som de er oprettet i. Figur 20: En organisation med underordnede organisationer og tilhørende målinger. MÅLING En måling er en konkret, selvstændig dataindsamling, som samlet set indeholder følgende elementer og processer: et spørgeskema, et antal respondenter og deres svar og efterfølgende analyser. En måling er knyttet til en organisation. ANONYM MÅLING Ved en anonym måling kan SurveyXact-brugeren ikke identificere, hvilken respondent der har afgivet hvilke svar. 41

57 KAPITEL 2 Workflow og begreber Når brugeren arbejder med en anonym måling, spærrer SurveyXact for al adgang til de svar, den enkelte respondent har afgivet samt, de respondentnøgler, der giver adgang til svarene. Menupunkter, som ellers er til rådighed ved almindelige målinger, findes simpelthen ikke i anonyme målinger. DATAINDSAMLING Den proces, hvor respondenter svarer på spørgeskemaer, og deres svar returneres og registreres i SurveyXact til senere analyse. SPØRGSMÅLSTYPER I SurveyXact kan du oprette spørgeskemaer, der indeholder følgende 5 typer spørgsmål: Single-choice Multiple-choice Tal Tekst Kommentarfelt Respondenten skal i sit svar angive ét svar ud af flere. Eksempel: Er du glad for dit job? Ja, Nej, Ved ikke. Respondenten kan i sit svar angive flere svar ud af flere. Eksempel: Hvilke idrætsgrene dyrker du? Svømning, Motionsløb, Stavgang, Fitness. Respondenten skal i sit svar på et spørgsmål angive et tal. Eksempel: Hvor gammel er du? Respondenten skal afgive sit svar i form af tegn, f.eks. tekst eller tal. Eksempel: Hvad er dit navn? Respondenten kan i dette felt skrive yderligere oplysninger. Svarer til et større tekstfelt. Eksempel: Har du yderligere kommentarer? 42

58 KAPITEL 2 Workflow og begreber SPØRGSMÅLSBATTERI Ud over de enkelte spørgsmålstyper er det muligt at samle spørgsmål i grupper; de såkaldte spørgsmålsbatterier, hvor flere spørgsmål er samlet i ét. I SurveyXact kan du arbejde med både enkeltbatterier, dobbeltbatterier og flerdimensionelle batterier. Figur 21: Spørgsmål i dobbeltbatteri. VISNING AF SPØRGSMÅL SurveyXact giver dig mulighed for at definere forskellige former for visning af dine kategorispørgsmål, dvs. spørgsmål med lukkede svarmuligheder. Dette kan ske i både Smart Designer og Avanceret Designer. Her kan du for hvert enkelt spørgsmål vælge mellem Automatisk, Vertikal, Horisontal og Dropdown. Dit valg bestemmer her, hvordan svarmulighederne for det enkelte spørgsmål vises på skærmen. Automatisk Her benyttes SurveyXacts standardvisning. Arbejder du med spørgsmålsbatterier, skal du vælge Automatisk for at få vist det korrekte batterilayout. Arbejder du med enkeltspørgsmål, vil Automatisk give den samme visning som Vertikal. 43

59 KAPITEL 2 Workflow og begreber Vertikal Horisontal Dropdown Svarmulighederne vises som lodrette radioknapper. Svarmulighederne vises som vandrette radioknapper. Respondenten kan vælge svarmuligheden på en rulleliste. VALIDERING OG VALIDERINGSREGLER En validering er en kontrol af, om respondenten svarer fyldestgørende på et spørgsmål. Valideringsregler er logiske udtryk, som opbygges og placeres på elementer på samme måde som aktiveringsregler. I det elektroniske skema kan det kun lade sig gøre at gå videre i spørgeskemaet, hvis alle valideringsregler er opfyldte på den side, man forlader. Valideringsregler kan bruges til at sikre, at spørgeskemaet bliver udfyldt korrekt og konsistent. RANDOMISERING I SurveyXact er det muligt at randomisere visningen af spørgsmålselementer såsom underspørgsmål og svarkategorier. Ved randomisering vises disse spørgsmålselementer for respondenten i individuelt tilfældig rækkefølge. Det svarer til at sætte en cd-afspiller på random. Med muligheden for randomisering af underspørgsmål og svarmuligheder kan I udelukke, at der opstår en bias på grund af en sammenhæng mellem en målings resultat og spørgsmålenes rækkefølge. Følgende kan randomiseres i SurveyXact: Randomisering af svarkategorier i enkeltspørgsmål - Svarkategorierne i et lukket spørgsmål vises for respondenterne i en tilfældig rækkefølge. Randomiseringen kan både anvendes til single-choice- og multiple-choicespørgsmål. Det er muligt at undlade randomisering af den sidste linje, således at f.eks. en Andet- eller Ved ikke-kategori altid vises sidst. Randomisering af underspørgsmål i spørgsmålsbatterier - Linjerne i et spørgsmålsbatteri vises for respondenterne i tilfældig rækkefølge. Det er muligt at undlade randomisering af den sidste linje i batteriet, således at f.eks. en Andet- eller Ved ikke-kategori altid vises sidst. 44

60 KAPITEL 2 Workflow og begreber Randomisering af svarkategorier i spørgsmålsbatterier - Svarkategorierne i et spørgsmålsbatteri vises for respondenterne i en tilfældig rækkefølge. Randomiseringen kan både anvendes til single-choice og multiple-choice spørgsmål. Når systemet første gang skal vise et randomiseret spørgsmål for en respondent, vælges en tilfældig rækkefølge til elementerne i spørgsmålet. Systemet husker denne rækkefølge og bruger altid den samme rækkefølge, når et bestemt spørgsmål vises for en bestemt respondent. Respondenten vil altså ikke opleve, at svarkategorier eller underspørgsmål skifter plads næste gang, respondenten ser det samme spørgsmål. Respondenten ved derfor heller ikke, hvilke spørgsmål der er randomiserede, og hvilke der ikke er. SPRING Spring er en form for aktivering. I mange sammenhænge er det ønskeligt at kunne styre, hvilke spørgsmål/tekster en given respondent får (eller hvordan de bliver vist) i spørgeskemaet, på baggrund af oplysninger, som kendes før undersøgelsen igangsættes. Dette kan du gøre med de såkaldte spring. Et eksempel kan være en virksomhedsundersøgelse stilet mod alle ansatte. Der kan være ledere, som ikke behøver besvare visse spørgsmål, eller ansatte, der ikke behøver forholde sig til spørgsmål på ledelsesniveau. I disse tilfælde er det muligt at indsætte spring, så disse spørgsmål simpelthen springes over alt efter respondentens ansvarsområde. AKTIVERING OG AKTIVERINGSREGLER Aktiveringsregler benyttes til at styre, om et element vises eller ej. Ved et element forstås enten en side, spørgsmål, rækker, kolonner, tekstelementer eller svarmuligheder. En aktiveringsregel er et eller flere udsagn, som enten er sande eller falske. Hvis reglen er sand, vises det pågældende element, som aktiveringen styrer. Hvis reglen ikke er sand, vises elementet ikke. Aktiveringsregler er baseret på oplysninger, som respondenten har afgivet på et tidligere tidspunkt i spørgeskemaet (foregående sider) eller på oplysninger fra baggrundsskemaet (og dermed altså oplysninger som eventuelt kendes, før undersøgelsen igangsættes). 45

61 KAPITEL 2 Workflow og begreber KRYPTERING I SurveyXact er det muligt at angive, at datatrafikken mellem respondenter og server skal være krypteret. Dermed kan specielt offentlige institutioner leve op til lovkravet om sikre dataforbindelser, som også gælder ved online-undersøgelser. Kryptering angives for den enkelte måling, hvorefter respondenter kun kan svare på denne måling igennem en sikker forbindelse. Hvis ikke respondenter har en sikker forbindelse, får de ikke lov at svare. Hvis I ikke benytter jer af muligheden for at kræve en sikker forbindelse for en måling, vil SurveyXact alligevel undersøge, om respondentens forbindelse er sikker og automatisk benytte den, hvis den er tilgængelig. Hvis respondenten ikke har en sikker forbindelse, vil vedkommende alligevel få mulighed for at besvare spørgeskemaet. SSL-krypteringen (Secure Socket Layer) er kendetegnet ved, at webadresser begynder med i stedet for Krypteringen viser sig desuden ved, at browseren, oftest i nederste højre hjørne, viser en lukket hængelås som tegn på, at forbindelsen er sikker og krypteret. Respondenten vil se begge dele, når der besvares via 46

62 KAPITEL 3 DEN FØRSTE MÅLING EMNER I DETTE KAPITEL 48 Introduktion 49 Oprettelse af en ny tom måling 51 Oprettelse af måling ud fra målingsskabelon 53 Kopiere en eksisterende måling 54 Grundlæggende håndtering af målinger 47

63 KAPITEL 3 Den første måling INTRODUKTION Oprettelse af nye målinger kan udføres af målingsadministratorer og administratorer direkte fra åbningsvinduet. Her har du følgende muligheder: Oprette en ny tom måling. Oprette en ny måling på baggrund af en målingsskabelon. Kopiere en eksisterende måling. 48

64 KAPITEL 3 Den første måling OPRETTELSE AF EN NY TOM MÅLING Sådan gør du: 1. Find frem til den organisation, målingen skal oprettes under, og klik på Opret måling. 2. Vælg Tom måling øverst i genvejsmenuen. 3. Indtast et navn, og tryk på Enter. Målingen indsættes i oversigten. Bemærk, at den automatisk tildeles statussen Under udarbejdelse. 49

65 KAPITEL 3 Den første måling 4. Klik på målingen for at gå videre til fanen SPØRGESKEMA i arbejdsvinduet. Figur 22: Fanen SPØRGESKEMA. 5. Du er nu klar til at designe og tilpasse spørgeskemaet. Læs mere i Del 2: Spørgeskemaer. 50

66 KAPITEL 3 Den første måling OPRETTELSE AF MÅLING UD FRA MÅLINGSSKABELON Opretter du en måling på baggrund af en foruddefineret skabelon, kan du efterfølgende tilrette den. Oprettelse ud fra jeres egne skabeloner kræver, at en måling tidligere er gemt som en skabelon. Denne opgave er forbeholdt målingsadministratorer og administratorer. Læs mere i afsnittet "Gemme en måling som skabelon" på side 55 samt i Kapitel 16: "Administration af målinger og skabeloner". Blandt skabelonerne finder du en række foruddefinerede eksempler på målinger, der følger med SurveyXact. Disse er udelukkende eksempler, som du kan hente inspiration i. Sådan gør du: 1. Find frem til den organisation, målingen skal oprettes under, og klik på Opret måling. 2. Vælg den ønskede skabelon på listen. De tilgængelige skabeloner er vist under valgmuligheden Tom måling. 51

67 KAPITEL 3 Den første måling 3. Indtast et navn, og tryk på Enter. Målingen indsættes i oversigten. 4. Klik på målingen for at gå videre til fanen SPØRGESKEMA i arbejdsvinduet. Her fremgår måligens spørgeskema, som du nu kan tilpasse. Figur 23: Fanen SPØRGESKEMA. 52

68 KAPITEL 3 Den første måling KOPIERE EN EKSISTERENDE MÅLING Ved at kopiere en eksisterende måling kan du nemt genbruge en række foruddefinerede oplysninger og grafik som f.eks. spørgsmålslayout, -skabeloner, respondentoplysninger, firmagrafik, mv. Sådan gør du: 1. Klik på genvejsmenuen for den måling, du vil kopiere, og peg på Kopier. 2. Indtast et navn, og tryk på Enter. Målingen indsættes i oversigten. 53

69 KAPITEL 3 Den første måling GRUNDLÆGGENDE HÅNDTERING AF MÅLINGER Efter en måling er oprettet, har du mulighed for at arbejde med den på en række måder. Du kan: Omdøbe en måling. Flytte en måling til en anden organisation. Gemme en måling som en skabelon. Når en måling er oprettet, har du mulighed for at bearbejde den yderligere og tilknytte forskellige indstillinger. Du kan f.eks: Angive, om respondenter skal svare anonymt. Angive, om besvarelsen kan udføres over en krypteret dataforbindelse. Oprette målinger på flere sprog. Yderligere oplysninger om disse muligheder findes i Kapitel 8: "Avancerede målingsindstillinger". OMDØBE EN MÅLING Hvis du vil give en måling et nyt navn, gøres dette nemmest fra åbningsvinduet, men du kan også ændre det med kommandoen Omdøb fra sidepanelet på fanen SPØRGESKEMA. 54

70 KAPITEL 3 Den første måling FLYTTE EN MÅLING TIL EN ANDEN ORGANISATION Hvis du på et tidspunkt ønsker, at ansvaret for en given måling skal overgå fra én organisation til en anden, skal dette ske fra oversigtsvinduet. Sådan gør du: 1. Find frem til den organisation, hvor målingen der skal flyttes, befinder sig. 2. Klik på genvejsmenuen for målingen, og vælg Flyt. Målingen flyttes til Udklipsholder, og et Indsæt her-ikon indsættes i alle organisationer. 3. Klik på ikonet i den organisation, hvor målingen ønskes indsat. GEMME EN MÅLING SOM SKABELON Hvis I ofte udsender næsten identiske målinger, kan det anbefales, at I gemmer en måling som en skabelon, så I efterfølgende nemt kan oprette nye målinger, der indeholder det ønskede spørgeskemadesign. Det vil spare jer tid og gøre målingsarbejdet mere effektivt. 55

71 KAPITEL 3 Den første måling I skabelonen gemmes en lang række foruddefinerede målingsdata, som f.eks. spørgsmålslayout, s, firmagrafik mv. Sådan gør du: 1. Klik på genvejsmenuen for målingen, og vælg Gem som skabelon. 2. Skriv et passende navn på den nye skabelon, og klik på OK. Benyt f.eks. skabelon i benævnelsen, så andre brugere ved, at det er en skabelon. 3. Skabelonen vil nu være tilgængelig på listen over skabeloner, næste gang du opretter en ny måling. 56

72 DEL 2 SPØRGESKEMAER I Del 2 føres du sikkert igennem arbejdet med at udarbejde spørgeskemaer i SurveyXact. De fem kapitler beskriver, hvordan du med fanen SPØRGESKEMA som omdrejningspunkt kommer hele vejen rundt i dit arbejde: Fra spørgeskemaet oprettes, til det er klart til distribution. KAPITEL 4 DET FØRSTE SPØRGESKEMA - SIDE 59 Introducerer fanen SPØRGESKEMA og præsenterer de forskellige trin, som oprettelse og layout af spørgeskemaer omfatter. KAPITEL 5 SMART DESIGNER - SIDE 75 Præsenterer Smart Designer, hvor du ved hjælp af en række simple byggeklodser nemt kan komme i gang med at oprette og teste spørgeskemaer. KAPITEL 6 AVANCERET DESIGNER - SIDE 119 Præsenterer Avanceret Designer, som udgør en mere avanceret tilgang til oprettelse af spørgeskemaer, hvor du bl.a. har mulighed for at tilknytte mere avancerede aktiveringer og valideringer i spørgeskemaet, KAPITEL 7 TILPASNING AF SPØRGESKEMAER - SIDE 173 Beskriver en række af de tilpasningsmuligheder, der er til rådighed ved udarbejdelse af spørgeskemaer. Kapitlet beskriver også, hvordan du tester spørgeskemaer og kan oprette målinger på flere sprog. KAPITEL 8 AVANCEREDE MÅLINGSINDSTILLINGER - SIDE 191 Præsenterer en række vigtige indstillinger, som målingen kan tilknyttes fra fanen SPØRGESKEMA, bl.a., om besvarelser skal kunne foregå over en krypteret linje, og om respondenter skal kunne besvare skemaet anonymt. 57

73 58

74 KAPITEL 4 DET FØRSTE SPØRGESKEMA EMNER I DETTE KAPITEL 60 Introduktion 61 Fanen SPØRGESKEMA 62 Oversigt over delopgaver 67 Brug af HTML-editoren 59

75 KAPITEL 4 Det første spørgeskema INTRODUKTION Dette kapitel henvender sig til målingsadministratorer og administratorer, der er de SurveyXact-brugertyper, der har adgang til at udarbejde spørgeskemaer. Kapitlet præsenterer fanen SPØRGESKEMA, der er omdrejningspunktet ved arbejdet med spørgeskemaer, og forklarer de forskellige opgaver, der typisk er involveret i forbindelse med udarbejdelse af spørgeskemaer. Sidst i kapitlet præsenteres HTML-editoren, der benyttes forskellige steder i SurveyXact, bl.a. til nem redigering og layout af bl.a. skemahoved og spørgeskemaets for- og bagside. HTML-editoren benyttes også andre steder i systemet, men da det er under udarbejdelsen af spørgeskemaer, at du første gang støder på editoren, har vi valgt at give en vejledning i brugen af den i dette kapitel. 60

76 KAPITEL 4 Det første spørgeskema FANEN SPØRGESKEMA Når du i åbningsvinduet klikker på en måling, som er under udarbejdelse, sendes du til arbejdsvinduet på fanen SPØRGESKEMA, hvorfra du har adgang til alle funktioner til oprettelse, test og layout af spørgeskemaer. Tilføj nye sprog til målingen. Test af spørgeskemaer. Adgang til funktioner til oprettelse og layout. Adgang til historik via sidepanelet. Figur 24: Et nyt spørgeskema er klar til at blive oprettet og tilpasset. Fra fanen SPØRGESKEMA er det nemt at gå til de forskellige funktioner: Oprettelse og layout via menupunktet Spørgeskemaer. Udskrivning af spørgeskemaer. Eksport af spørgeskemaer til Word. Yderligere indstillinger via menupunktet Avanceret. Overblik over spørgeskemaets historik i sidepanelet. Nem adgang til at teste spørgeskemaet. Mulighed for at oprette spørgeskemaet på nye sprog. 61

77 KAPITEL 4 Det første spørgeskema OVERSIGT OVER DELOPGAVER I dette afsnit finder du en oversigt over de delopgaver, du typisk skal igennem ved oprettelse og layout af spørgeskemaer. Det er ikke alle delopgaver, der er obligatoriske ved et hvert spørgeskema. Det afhænger af den enkelte måling. VÆLGE SPØRGESKEMADESIGNER SurveyXact indeholder to værktøjer til at oprette spørgeskemaer: Smart Designer og Avanceret Designer. I Smart Designer er det nemt at komme i gang med at oprette spørgeskemaer ved hjælp af en række byggeklodser, hvor Avanceret Designer er den udvidede model, der giver mulighed for at benytte en række avancerede funktioner. Smart Designer er især velegnet til de mere simple spørgeskemaer. Disse skemaer kan du senere udbygge og finpudse i Avanceret Designer. Det vil typisk forholde sig sådan, at man vælger at oprette hovedparten af et spørgeskema i Smart Designer. De mere avancerede elementer i spørgeskemaet kan derefter tilknyttes i Avanceret Designer. Læs mere i Kapitel 5: "Smart Designer" og Kapitel 6: "Avanceret Designer". OPRETTE SPØRGESKEMAELEMENTER På dette trin opretter du selve spørgeskemaets indhold, dvs. forside, spørgsmålselementer, sideskift og eventuelt en bagside. Det er her, du vælger og opretter de spørgsmålstyper, der skal benyttes, og angiver, hvilken rækkefølge de skal besvares i. Du kan oprette valideringer, spring og aktiveringer, angive, om der skal benyttes randomisering mv. Læs mere i Kapitel 5: "Smart Designer" og Kapitel 6: "Avanceret Designer". TILPASSE BAGGRUNDSSKEMA Et baggrundsskema er en samling oplysninger om respondenten, som allerede er kendt på forhånd, og som derfor kan benyttes til at målrette spørgeskemaet forud for distributionen. Det kan f.eks. være oplysninger som sprog, -adresser, køn, 62

78 KAPITEL 4 Det første spørgeskema firma, stillinger osv. Oprettelsen af baggrundsskemaer sker i Smart Designer og/eller Avanceret Designer. Selve opbygningen af et baggrundsskema er magen til det almindelige spørgeskema. Fordele ved baggrundsskemaer Et baggrundsskema kan have følgende fordele: Der er ikke er nogen grund til at spørge respondenten om noget, man ved på forhånd. Oplysninger i baggrundsskemaet kan benyttes til at styre, hvilke sider, spørgsmål, underspørgsmål, formuleringer osv. den enkelte respondent skal præsenteres for. Oplysninger i baggrundsskemaet indgår på lige fod med oplysninger fra spørgeskemaet, når der foretages analyse. Oplysninger i baggrundsskemaet kan være bestemmende for, hvordan og hvornår respondenten skal deltage i undersøgelsen. Baggrundsvariable kan bruges aktivt til at lave mere intelligente og mere relevante spørgeskemaer. I dataindsamlingsprocessen kan du bruge baggrundsvariable til at lave aktiveringer, så hver enkelt respondent kun præsenteres for relevante spørgsmål. Det betyder, at der kan skabes mange individuelle forgreninger i et spørgeskema, og at du derved skaber kortere, mere intelligente spørgeskemaer, der ulejliger respondenterne mindst muligt. Det er også muligt at gøre spørgeskemaet personligt ved bl.a. at flette respondentens navn ind i indledningsteksten og personliggøre spørgeskemaet. I analysefasen kan baggrundsvariable bruges på lige fod med alle andre spørgsmål i en undersøgelse. Oftest, når du filtrerer og laver krydstabuleringer, kan det være i forhold til baggrundsvariable. I forskellige undersøgelsestyper kan det være forskellige baggrundsvariable, der er relevante at segmentere efter. I kundeundersøgelser kan det f.eks. være branche og størrelse, i medarbejderundersøgelser kan det være afdelinger, projekter, chefer m.m. og i medlemsundersøgelser kan det være medlemskab, uddannelse og løn m.m. Læs mere i Kapitel 5: "Smart Designer" og Kapitel 6: "Avanceret Designer". 63

79 KAPITEL 4 Det første spørgeskema OPRETTE EN SKEMAHOVED Du kan vælge at oprette et skemahoved og tilknytte det spørgeskemaet. Et skemahoved indeholder oplysninger, som vises øverst på alle sider i spørgeskemaet, f.eks. et firmalogo eller en gennemgående forklarende tekst, der kan hjælpe respondenterne i besvarelsen. Læs mere i afsnittet "Oprettelse af skemahoved" på side 175. TESTE SPØRGESKEMAER Du kan løbende teste dine spørgeskemaer under udarbejdelsen, og dermed få et indtryk af, hvordan de vil fremstå hos respondenterne. Du kan både teste med og uden baggrundsskema. Hvis du i dit spørgeskema har oprettet aktiveringer og/eller referencer, der er betinget af data i baggrundsskemaet, er det naturligvis vigtigt, at du vælger at teste med baggrundskemaet. Læs mere i afsnittet "Test af spørgeskemaer" på side 182. TILPASSE SPØRGESKEMAETS LAYOUT Du kan vælge at justere det overordnede layout af dine spørgeskemaer og tilpasse dem visuelt for forskellige målinger. Du har følgende muligheder: ændre spørgeskemaets grundlæggende tema - hvordan fremstår spørgsmål og svarkategorier? tilpasse navigationsindstillingerne - hvordan fremstår statuslinje, knapper og sprogvalg? tilknytte eget style sheet og f.eks. ændre spørgeskemaets baggrund. Læs mere i afsnittet "Tilpasning af spørgeskemaets layout" på side

80 KAPITEL 4 Det første spørgeskema UDSKRIVE SKEMAET PÅ PAPIR Du har mulighed for at udskrive dit spørgeskema på papir og dermed danne dig et indtryk af, hvordan det ser ud hos respondenten. Udnyt denne mulighed som et ekstra kvalitetscheck. Læs mere i afsnittet "Udskrivning af spørgeskemaer" på side 187. EKSPORTERE TIL WORD I SurveyXact er det muligt at overføre spørgeskemaet direkte til en pænt opsat og redigerbar Word-version. Det betyder, at der er meget kort vej fra det elektroniske skema til en professionel papirversion. Dette giver også mulighed for at oprette en skabelon i MS Word, så du kan udskrive papirskemaer fra MS Word med netop de skrifttyper, skriftstørrelser mv., du ønsker. Læs mere i afsnittet "Overføre spørgeskema til MS Word" på side 184. ANGIVE AVANCEREDE MÅLINGSINDSTILLINGER I forbindelse med udarbejdelse af spørgeskemaer har du mulighed for at tilknytte nogle indstillinger for målingen. Du kan: Angive, om respondenter skal svare anynomt. Angive en timeoutværdi for, hvor lang tid spørgeskemaet må stå uberørt under besvarelsen. Angive en hjemmeside, som respondenten skal videresendes til efter besvarelsen. Angive, om datatrafikken skal være krypteret. Styre, om respondenten kan redigere i sin besvarelse, efter besvarelsen er fuldført. Læs mere om disse indstillinger i Kapitel 8: "Avancerede målingsindstillinger". 65

81 KAPITEL 4 Det første spørgeskema OPRETTE SPØRGESKEMAER PÅ FLERE SPROG SurveyXact giver mulighed for, at du kan gennemføre dine målinger på flere sprog. Dette kræver, at bl.a. følgende oprettes på de ønskede sprog: Spørgeskemaet. Skemahovedet (hvis det benyttes). Ud over disse elementer, der oprettes fra fanen SPØRGESKEMA, skal du også oprette -skabeloner samt eventuelt afslutningsdokument på de pågældende sprog. Læs mere i afsnittet "Spørgeskemaer på flere sprog" på side

82 KAPITEL 4 Det første spørgeskema BRUG AF HTML-EDITOREN I dit arbejde med SurveyXact kan du ikke undgå at stifte bekendtskab med HTMLeditoren. HTML-editoren er et letanvendeligt værktøj, der benyttes forskellige steder i systemet. Det er opbygget på samme måde som mange kendte tekstbehandlingsværktøjer. HTML-editoren benyttes ved redigering og tilpasning af: Skemahoved. Tekster i Avanceret Designer. Spørgeskemaets afslutningsdokument. -skabeloner for distributionsmails, rykkermails og informationsmails. Analyseresultaters layout i resultatvinduet. Figur 25: Et afslutningsdokument oprettet i HTML-editoren. På de følgende sider gennemgår vi nogle af de effektive redigerings- og layoutmuligheder, der findes i HTML-editoren. 67

83 KAPITEL 4 Det første spørgeskema SKIFTE TYPOGRAFI En typografi styrer, hvordan f.eks. et afsnit eller en overskrift vises på siden. I HTMLeditoren kan du vælge imellem forskellige foruddefinerede typografier med hver sin skrifttype eller skrifttypestørrelse. Sådan gør du: 1. Skriv den tekst, der skal tildeles en ny typografi, og marker teksten med musen. 2. Klik på rullemenuen Format, og vælg den ønskede typografi. 3. Klik på OK for at gemme ændringen. Figur 26: Vælg en ny typografi i rullemenuen Format. 68

84 KAPITEL 4 Det første spørgeskema SKIFTE SKRIFTTYPE I HTML-editoren kan du benytte forskellige skrifttyper til din tekst. Sådan gør du: 1. Placer markøren, hvor den nye skrifttype skal benyttes. 2. Klik på rullemenuen Skrifttype, og vælg den ønskede skrifttype. Du kan også skifte skrifttype for en eksisterende tekst ved at markere teksten forinden og dernæst vælge den ønskede skrifttype. Figur 27: Skift skrifttype ved hjælp af rullemenuen Skrifttype. 69

85 KAPITEL 4 Det første spørgeskema SKIFTE SKRIFTFARVE I HTML-editoren kan du benytte forskellige skriftfarver til din tekst. Sådan gør du: 1. Marker den tekst, der skal have en ny skriftfarve. 2. Klik på det lille skriftfarve-ikon på værktøjslinjen. 3. Vælg den ønskede skriftfarve på paletten. Med menupunktet Flere farver kan du selv designe dine egne farver. Figur 28: Vælg en ny skriftfarve på paletten. 70

86 KAPITEL 4 Det første spørgeskema INDSÆTTE ET LINK Med HTML-editoren kan du indsætte klikbare links, der kan give adgang til andre websteder. Det kan du f.eks. benytte på spørgeskemaets forside til at indsætte et link til jeres intranet med yderligere oplysninger om formålet med en given måling. Eller i afslutningsdokumentet, så respondenten kan klikke sig videre til andre oplysninger, f.eks. undersøgelsens resultat. Sådan gør du: 1. Marker den tekst, der skal gøres til et klikbart link. 2. Klik på link-ikonet. Dialogboksen Indsæt/rediger link åbnes. 3. Indtast det ønskede link i feltet Link URL. Du kan nøjes med at skrive wwwadressen. SurveyXact sørger selv for at tilføje et foran i feltet. 4. Angiv i feltet Target, om linket skal åbnes i samme browservindue eller i et nyt vindue. Vores anbefaling er, at linket åbnes i et nyt vindue. Ellers navigerer respondenten væk fra spørgeskemaet, hvilket måske kan forvirre. Kun i et afslutningsdokument bør du vælge at åbne et link i samme vindue. 5. Skriv i feltet Titel en tekst, som skal vises, når brugeren holder musen over linket. 6. Klik på Indsæt. Figur 29: Et link defineres i dialogboksen Indsæt/rediger link. 71

87 KAPITEL 4 Det første spørgeskema INDSÆTTE ET BILLEDE Med HTML-editoren kan du indsætte billeder (fotos og grafik) på dine sider, f.eks. hvis du vil bruge dem som svarkategorier (smileys, billeder af produkter, fimalogoer mv.). Sådan gør du: 1. Placer markøren der, hvor billedet skal indsættes. 2. Klik på Indsæt-billede-ikonet. Dialogboksen Indsæt billede åbnes. 3. Marker radioknappen Upload billede til server, klik på Gennemse, og find frem til det ønskede billede. Hvis I har jeres billeder liggende på en webserver, kan du markere Angiv webadressen på billedet og indtaste billedets navn. 4. Klik på OK. Når billedet er indsat, kan du tilpasse billedets størrelse ved at markere det med musen og trække i det. Figur 30: Et billede er klar til at blive indsat via HTML-editoren. 72

88 KAPITEL 4 Det første spørgeskema ØVRIGE FUNKTIONER På skærmbilledet nedenfor har vi udpeget nogle nyttige funktioner, som du kan benytte dig af i HTML-editoren. Klip, kopier og sæt ind. Fed, kursiv og understreget tekst. Justering af tekst. Punkt- og talopstilling. Indryk tekst. Indsæt tabel. Indsæt specialtegn. Skift sprog. Figur 31: Fra værktøjslinjen i HTML-editoren har du nem adgang til en lang række redigeringsmuligheder. 73

89 KAPITEL 4 Det første spørgeskema 74

90 KAPITEL 5 SMART DESIGNER EMNER I DETTE KAPITEL 76 Introduktion 77 Start af Smart Designer 80 Navigering i Smart Designer 82 Oprettelse af en forside 85 Indsættelse af sideskift 86 Arbejde med spørgsmål 105 Randomisering i Smart Designer 108 Oprettelse af spring 110 Yderligere redigeringsmuligheder 113 Redigere baggrundsskemaer i Smart Designer 115 Spørgeskemaer og kompatibilitet 75

91 KAPITEL 5 Smart Designer INTRODUKTION Smart Designer er især velegnet til de mere simple spørgeskemaer. Disse skemaer kan du senere udbygge og finpudse i Avanceret Designer. Det vil typisk forholde sig sådan, at man vælger at oprette hovedparten af et spørgeskema i Smart Designer. De mere avancerede elementer i spørgeskemaet kan derefter tilknyttes i Avanceret Designer. Figur 32: Åbningsskærmbilledet og arbejdsområdet i Smart Designer. 76

92 KAPITEL 5 Smart Designer START AF SMART DESIGNER Første gang du aktiverer Smart Designer, kan det være nødvendigt at installere Java. Enten foregår dette helt automatisk, eller også skal du igennem en nem installationsprocedure. Når Java Web Start er installeret, vil du blive bedt om at godkende, at programmet opnår adgang til computeren. Her klikker du på Start, hvorefter Smart Designer startes. Næste gang du starter Smart Designer på den samme computer, vil du ikke skulle igennem dette igen, da programmet kun skal installeres én gang. Sådan gør du: 1. Klik på den ønskede måling i åbningsvinduet. Målingen åbnes på fanen SPØRGESKEMA. 2. Peg på menuen Spørgeskemaer, og vælg Rediger i Smart Designer. 77

93 KAPITEL 5 Smart Designer 3. Smart Designers arbejdsvindue åbnes. Figur 33: Et tomt arbejdsvindue i Smart Designer. SPØRGESKEMAETS OPBYGNING I SMART DESIGNER I Smart Designer er et spørgeskema opbygget af en række sider, hvor en side svarer til et skærmbillede i det elektroniske spørgeskema. På hver side kan du indsætte elementer i form af spørgsmål, tekst, linjeskift og grafik, og - ved at kombinere disse elementer - gradvist opbygge dine spørgeskemaer. I de enkelte spørgsmål kan du vælge rækker med underspørgsmål (såkaldte batterier) og kolonner med svarmuligheder i form af faste svarkategorier eller åbne svarmuligheder (tal/tekst). Du kan knytte valideringer til de enkelte spørgsmål og derigennem sikre dig, at respondenterne svarer fyldestgørende og udfører spørgeskemaundersøgelsen korrekt. Du kan også vælge at randomisere udvalgte spørgsmålselementer, så de vises for respondenterne i tilfældig rækkefølge under besvarelsen. Du kan randomisere svarkategorier i både enkeltspørgsmål og spørgsmålsbatterier samt underspørgsmål i spørgsmålsbatterier. 78

94 KAPITEL 5 Smart Designer Du kan også indsætte de såkaldte spring, hvormed du kan styre, om respondenterne skal springe bestemte spørgsmål over på baggrund af svar, de har givet på andre spørgsmål. Forside Linjeskift Overskrift Spørgsmål Figur 34: To tekstfelter adskilt af et sideskift og spørgsmål i Smart Designer. 79

95 KAPITEL 5 Smart Designer NAVIGERING I SMART DESIGNER MENULINJEN I SMART DESIGNER Menulinjen i Smart Designer indeholder alle de kommandoer, der hjælper dig i dit arbejde med at udarbejde og vedligeholde spørgeskemaer. Fremfor en udførlig gennemgang af hver enkelt kommando, finder du nedenfor en oversigt over hver menu og de overordnede områder dens kommandoer dækker. Menuen Filer Flere af disse kommandoer er tilgængelige på værktøjslinjen. Enkelte af dem er også tilgængelige fra genvejsmenuen, som vises, når du højreklikker med musen. Når vi i gennemgangen af procedurer i dette kapitel henviser til en given kommando, tilsigter vi at anvende den nemmeste form for aktivering af den pågældende kommando. Menuen Rediger Indeholder kommandoerne Gem, Importer skemaer, Eksporter skemaer og Afslut. Indeholder forskellige typer redigerings- og slettekommandoer samt standardkommandoerne Fortryd og Genskab. Menuen Indsæt Indeholder forskellige typer kommandoer til indsættelse af tekst samt oprettelse af sider, spørgsmål og spring. Menuen Funktioner Indeholder en række forskellige kommandoer herunder: Funktioner til at gøre skemaer og skemaelementer, der er oprettet i Avanceret Designer, kompatible, så de kan redigeres i Smart Designer. Funktioner til visning og skjulning af skemaelementer. Menuen Vis Menuen Hjælp Funktioner til lagring af svarkategorier og spørgsmål, så de nemt kan benyttes i andre spørgeskemaer. Giver mulighed for at skifte mellem målingens spørgeskema og baggrundsskema. Du kan godt arbejde med begge skematyper i én og samme session. Giver adgang til Smart Designer Online Hjælp. 80

96 KAPITEL 5 Smart Designer VÆRKTØJSLINJEN I SMART DESIGNER En række af de kommandoer, der er beregnet til oprettelse og tilpasning af spørgeskemaer, kan aktiveres fra værktøjslinjen. Som nævnt er de samme funktioner også tilgængelige fra menuerne, men erfaringen viser, at mange brugere foretrækker at benytte knapperne på værktøjslinjen. Figur 35: Værktøjslinjen i Smart Designer. GENVEJSMENUEN I SMART DESIGNER Genvejsmenuen vises, når du højreklikker med musen. Den indeholder en række af de oftest benyttede kommandoer. Figur 36: Genvejsmenuen i Smart Designer. 81

97 KAPITEL 5 Smart Designer OPRETTELSE AF EN FORSIDE Typisk skal du starte med at indsætte en forside med en overordnet præsentation af spørgeskemaet i Smart Designer. På forsiden kan du f.eks. indsætte både tekst og billeder. INDSÆTTE TEKST OG BILLEDE Sådan gør du: 1. Vælg Indsæt tekst/billede i menuen Indsæt. Dialogboksen Rediger tekst/ billede åbnes. 2. På fanen Layout vælger du først det layout, som forsiden skal have. Du kan vælge om forsiden skal bestå af én, to eller tre kolonner. Alt efter dit valg bliver de øvrige faner A, B eller C aktive. I skærmbilledet nedenfor har vi valgt et layout med to kolonner, A og B. Figur 37: I denne dialogboks vælger du et layout til din forside. 3. Ved hjælp af de små ikoner øverst på fanen Layout kan du angive, hvordan teksten skal justeres i hver enkelt kolonne (højre, venstre, centreret), og vælge om teksten skal placeres øverst, midt i eller nederst i kolonnen. 4. Aktiver fanen A, og marker knappen Tekst. Du kan nu skrive den ønskede tekst i feltet Indhold. 82

98 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 38: Skriv forsidens tekst i feltet Indhold. 5. Aktiver fanen B, og marker knappen Billede. Du får nu mulighed for at indsætte et billede. Figur 39: Billedet er indsat på fanen B. 83

99 KAPITEL 5 Smart Designer 6. Klik på Vælg billede, og find frem til det ønskede billede. De tilladte grafikformater er JPG, GIF og PNG. 7. Klik på OK. Billedet indsættes på fanen B. 8. Klik på OK for at gemme forsiden. Resultatet vises i Smart Designer. 9. Gem spørgeskemaet. Figur 40: Den færdige forside i Smart Designer. 84

100 KAPITEL 5 Smart Designer INDSÆTTELSE AF SIDESKIFT I Smart Designer kan du selv styre, hvor der indsættes sideskift. Det anbefales, at du indsætter et sideskift efter forsiden (dvs. inden spørgsmålsrækken), og i øvrigt ikke opretter flere elementer på hver side, end der kan vises på et skærmbillede. Du kan også vælge at indsætte et sideskift efter det sidste spørgsmål for at gøre plads til en afslutningsside. Spring kan kun aktiveres på tværs af sider, dvs. at spørgsmål, der omfatter spring, skal ligge på forskellige sider. Sådan gør du: 1. Marker det element (tekst eller spørgsmål), hvorunder sideskiftet skal indsættes. 2. Vælg Indsæt sideskift i menuen Indsæt. Du kan også vælge at trykke Ctrl+Enter på tastaturet. 3. Sideskiftet vises som en blågrøn stiplet linje. Figur 41: Sideskiftet vises som en blågrøn stiplet linje. 85

101 KAPITEL 5 Smart Designer ARBEJDE MED SPØRGSMÅL Oprettelsen af spørgsmål i Smart Designer omfatter to trin: Valg af spørgsmål og svartype Tilpasning af spørgsmålet med svarmuligheder og valideringer VÆLGE SPØRGSMÅL OG SVARTYPE Sådan gør du: 1. Vælg Indsæt spørgsmål i menuen Indsæt. Dialogboksen Opret spørgsmål åbnes. Figur 42: Vælg spørgsmålstypen på første trin i dialogboksen Opret spørgsmål. 2. Angiv, om du vil indsætte et enkeltspørgsmål, et spørgsmål i batteri eller et spørgsmål i dobbeltbatteri. I ruden til højre kan du se en række eksempler på hver spørgsmålstype. 86

102 KAPITEL 5 Smart Designer Du kan eventuelt hente dit spørgsmål fra spørgsmålsbiblioteket i SurveyXact, hvor der er gemt en række foruddefinerede spørgsmål. Du har også mulighed for selv at udbygge biblioteket med dine egne spørgsmål. 3. Vælg den ønskede spørgsmålstype, og klik på Næste. 4. På næste trin skal du vælge svartypen. Valgmuligheder er Single-choice, Multiple-choice, Tal, Tekst og Kommentarfelt. Langt de fleste svar i almindelige undersøgelser er af typen Single-choice, hvor respondenten har mulighed for at vælge én svarmulighed. Figur 43: Vælg svartypen på andet trin i dialogboksen Opret spørgsmål. 5. Klik på Opret. 6. Nu åbnes dialogboksen Rediger spørgsmål, der består af tre faner, hvor du skal tilpasse dit spørgsmål yderligere. Læs videre i afsnittet "Tilpasse et spørgsmål" på side

103 KAPITEL 5 Smart Designer TILPASSE ET SPØRGSMÅL Når du har oprettet selve spørgsmålet, åbnes dialogboksen Rediger spørgsmål, hvor du skal tilpasse spørgsmålet yderligere med hensyn til dets formulering, svarmuligheder og valideringer: Sådan gør du 1. På fanen Titel skriver du selve spørgsmålet i feltet Spørgsmålsformulering. Figur 44: Skriv selve spørgsmålet i feltet Spørgsmålsformulering. 2. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Avanceret, får du mulighed for at knytte en analyselabel til spørgsmålet. Denne label, f.eks. en forklarende tekst, vil vises for analytikeren i forbindelse med resultatet og kan være en hjælp i analysen. Feltets indhold vises ikke for respondenten. Se også punkt 6 i denne procedure. 3. Klik på fanen Svarmuligheder. 4. På fanen Svarmuligheder angiver du de svarmuligheder, som respondenten kan vælge imellem. 88

104 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 45: På fanen Svarmuligheder konfigurerer du svarmulighederne til dit spørgsmål. 5. Angiv eventuelt en kolonneoverskrift i feltet Kolonneoverskrift. Denne overskrift indsættes umiddelbart under selve spørgsmålet i udskriften. Dette bruges primært ved spørgsmål i batterier, hvor kolonneoverskriften kan bruges til en uddybende forklaring. 6. Angiv hver svarmulighed i ruden Svarmuligheder. Skriv selve svarmuligheden i feltet Label, og angiv en eventuel uddybende tekst i feltet Analyselabel. Selve labelen vises for respondenten, mens analyselabelen kun vises for analytikeren under analysen. Det kan være en fordel at benytte, når der arbejdes med lange spørgsmål. I analysefasen bliver det mere overskueligt at arbejde med klare, præcise analysetitler. SurveyXact giver mulighed for, at du kopierer dine svarmuligheder ind fra f.eks. MS Word eller et OpenOffice-program. 7. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Åben svarmulighed for en given svarmulighed, placeres en tekstboks ud for denne svarmulighed, hvorved respondenten får mulighed for at knytte en ekstra kommentar til sit svar. Dette anvendes ofte sammen med svarmuligheden Andet, hvor man ønsker at give respondenten mulighed for at uddybe sit svar. 89

105 KAPITEL 5 Smart Designer 8. På rullelisten Layout angiver du, hvilket layout svarmulighederne skal have i skemaet. Vælg mellem Vertikal, Horisontal, Dropdown og Automatisk. Vælger du Vertikal, vises svarmulighederne som lodrette radioknapper, vælger du Horisontal, vises de vandret, vælger du Dropdown, vises valgmulighederne på en rulleliste, og vælger du Automatisk, benyttes SurveyXacts standardlayout. Se også afsnittet "Visning af spørgsmål" på side Klik på fanen Valideringer. Figur 46: På fanen Valideringer opstiller du valideringsbetingelser for det aktuelle spørgsmål. 10. På fanen Valideringer definerer du, om der skal tilknyttes en validering til det aktuelle spørgsmål - og hvis der skal - hvad valideringen skal indebære. I det viste eksempel vil det være naturligt at markere Skal udfyldes og skrive en eventuel meddelelse til respondenten i feltet Fejlmeddelelse der vises, hvis betingelsen ikke er opfyldt. En validering er en kontrol af, om respondenten svarer fyldestgørende på et spørgsmål. Mulighederne på fanen Valideringer vil variere alt efter, hvilket spørgsmål du har valgt. Valideringsmulighederne er nærmere beskrevet i afsnittet "Valideringer i Smart Designer" på side

106 KAPITEL 5 Smart Designer 11. Klik på OK for at oprette spørgsmålet. Spørgsmålet indsættes i Smart Designer. 12. Gem spørgeskemaet. Figur 47: Spørgsmålet indsættes umiddelbart under sideskiftet. VALIDERINGER I SMART DESIGNER Som led i tilpasningen af spørgsmål kan du angive forskellige former for validering. En validering er en kontrol af, om respondenten svarer fyldestgørende på et spørgsmål. Hvis ikke valideringsbetingelsen er overholdt, kan respondenten ikke fortsætte til næste side. Formålet med valideringer er: At give respondenten støtte undervejs i besvarelsen og minde om, at et spørgsmål ikke er besvaret. At sikre, at en respondent ikke kan afslutte et spørgeskema, hvis ikke der er svaret på alle spørgsmål. At spørgsmål besvares fyldestgørende. 91

107 KAPITEL 5 Smart Designer Mulighederne for validering vil variere alt efter, hvilken spørgsmålstype du har valgt. I Smart Designer kan du benytte følgende valideringer: Skal udfyldes Validering af enkelte tal Sum af alle værdier Hvis du vælger denne validering, skal spørgsmålet besvares, før respondenten kan gå videre i spørgeskemaet. I forbindelse med lange spørgeskemaer kan det være en fordel at vente med at tilknytte Skal udfyldes-valideringer, til du har testet skemaet færdigt. Det gør testfasen nemmere. Husk dog at aktivere muligheden, når du er færdig med at teste. I spørgsmål med åbne talfelter styrer denne valideringsregel, at værdien i hvert af de enkelte talfelter befinder sig inden for nogle givne grænser. Valideringen kan anvendes på både enkeltspørgsmål og i spørgsmålsbatterier. Et procenttal skal f.eks. være mellem Ved brug af spørgsmålsbatterier, der indeholder åbne talfelter, kan du med denne valideringsregel styre, hvad den samlede sum af disse talværdier skal være. Et spørgsmål kunne f.eks. være Fordel din arbejdstid i % på følgende opgaver her skal summen af alle være 100. Det er ikke almindeligt at tilknytte åbne tekstfelter en validering af typen Skal udfyldes, da det normalt står respondenten frit for at besvare denne type spørgsmål. Valideringer ved choice, tekst- og kommentarspørgsmål Ved validering af simple spørgsmål med denne svartype kan du kun benytte valideringstypen Skal udfyldes. Sådan gør du: 1. Aktiver fanen Valideringer i dialogboksen Indsæt spørgsmål. 2. Marker feltet Skal udfyldes. 3. Skriv en meddelelse til respondenten i feltet Fejlmeddelelse der vises, hvis betingelsen ikke er opfyldt. 4. Klik på OK. 92

108 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 48: Med denne simple validering angiver du, at spørgsmålet skal besvares, og får SurveyXact til at vise respondenten en fejlmeddelelse. Valideringer ved talspørgsmål Ved validering af talspørgsmål kan du benytte dig af alle tre valideringstyper Skal udfyldes, Sum af alle værdier og/eller Validering af enkelte tal. Bemærk, at valideringstypen Sum af alle værdier kun er tilgængelig i dialogboksen, når du arbejder med spørgsmålsbatterier. Sådan gør du: 1. Aktiver fanen Valideringer i dialogboksen Indsæt spørgsmål. 2. Marker feltet Skal udfyldes. 3. Skriv den fejlmeddelelse, der skal vises, hvis ikke brugeren udfylder feltet. 93

109 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 49: Et eksempel på talvalidering i Sum af alle indtastede værdier. 4. Angiv en betingelse i felterne under Angiv afgrænsning for de indtastede tal eller Angiv afgrænsning for summen af alle indtastede tal. Du kan her opbygge et udtryk ved hjælp af logiske operatorer (såsom lig med, større end og mindre end) og tal. 5. Skriv en fejlmeddelelse, der skal vises, hvis ikke betingelsen er opfyldt. F.eks. Du skal afgive svar i procent eller De indtastede værdier må ikke være større end Klik på OK. OPRETTELSE AF SPØRGSMÅL I BATTERIER Vælger du at arbejde med spørgsmål i batterier, har du mulighed for at opbygge mere komplekse spørgsmål med underspørgsmål og udvidede validerings- og svarmuligheder. Du kan vælge mellem følgende typer: Spørgsmål i batteri Spørgsmål i dobbeltbatteri 94

110 KAPITEL 5 Smart Designer Oprette spørgsmål i batteri Selve spørgsmålet oprettes på samme måde som et almindeligt spørgsmål: 1. Vælg Indsæt spørgsmål i menuen Indsæt. Dialogboksen Opret spørgsmål åbnes. Figur 50: Eksempel på spørgsmål i batteri. Her med fem spørgsmål. 2. Marker Spørgsmål i batteri, og klik på Næste. 3. På næste trin skal du vælge selve svartypen. Valgmuligheder er Single-choice, Multiple-choice, Tal, Tekst og Kommentarfelt. 4. Vælg den ønskede spørgsmålstype, og klik på Opret. 5. Nu åbnes dialogboksen Indsæt spørgsmål, hvor du skal tilpasse dit spørgsmål yderligere. Oprette spørgsmål i dobbeltbatteri Selve spørgsmålet oprettes på samme måde som et almindeligt spørgsmål: 95

111 KAPITEL 5 Smart Designer 1. Vælg Indsæt spørgsmål i menuen Indsæt. Dialogboksen Opret spørgsmål åbnes. Figur 51: Eksempel på spørgsmål i dobbeltbatteri. Her er et talspørgsmål kombineret med et enkeltspørgsmål med lukket svarmulighed. 2. Marker Spørgsmål i dobbeltbatteri, og klik på Næste. 3. Når du på næste trin skal vælge svartype, består processen af to trin: 4. Først skal du vælge typen for svarkategorierne til venstre. Valgmuligheder er Single-choice, Multiple-choice, Tal, Tekst og Kommentarfelt. Klik derefter på Næste. 5. Dernæst vælger du typen for svarkategorierne til højre og klikker på Opret. 6. Nu åbnes dialogboksen Indsæt spørgsmål, hvor du skal tilpasse dit spørgsmål yderligere. Eksempler på spørgsmål i batterier - valgmuligheder og valideringer Tilpasningen af spørgsmål i batterier og dobbeltbatterier indeholder i sagens natur lidt flere aspekter, fordi du vælger at benytte spørgsmål med et eller flere underspørgsmål. Dette påvirker kompleksiteten af såvel svarmuligheder, som de valideringer der skal konfigureres. Spørgsmål og underspørgsmål kan have forskellige svarmuligheder, som igen kan have forskellige valideringer. 96

112 KAPITEL 5 Smart Designer På de følgende sider kan du se skærmbilleder med eksempler på, hvordan et spørgsmål i batteri kan konfigureres: Figur 52: Skærmbilledet viser spørgsmålsformuleringen for et spørgsmål i batteri. Bemærk, at der stilles to spørgsmål i én og samme sætning. 97

113 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 53: Skærmbilledet viser de tre underspørgsmål knyttet til spørgsmålsformuleringen i forrige figur. Her har du også mulighed for at angive en analyselabel. 98

114 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 54: Skærmbilledet viser svarmulighederne til venstre for hovedspørgsmålet. Indstillinger til choices/svarmuligheder til skalaspørgsmål Det tal, der står i kolonnen Kode, er en labelværdi, som er knyttet til den enkelte svarmulighed. Formålet med disse labelværdier er, at der bl.a. kan beregnes f.eks. gennemsnit i analyser på dem. Systemet foreslår labelværdien 1.0 til den første svarmulighed, 2.0 til den næste. osv. Labelværdien er med andre ord den værdi, som gemmes i datasættet, hvis respondenten vælger den pågældende svarmulighed. Det vil sjældent være nødvendigt at ændre systemets forslag til labelværdier (se SurveyXact Online Hjælp for yderligere oplysninger). Du kan læse mere om labelværdier i Kapitel 13: "Arbejde med analyser". 99

115 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 55: Skærmbilledet viser svarmulighederne for underspørgsmålet. 100

116 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 56: Skærmbilledet viser valideringen knyttet til det venstre spørgsmål. Samme oplysninger skal angives på fanen Valideringer højre. GEMME SPØRGSMÅL I BIBLIOTEK SurveyXact indeholder en række foruddefinerede spørgsmål, så du nemt kan komme i gang med at indsætte spørgsmål i dine spørgeskemaer. Disse spørgsmål er gemt i et spørgsmålsbibliotek. Spørgsmålsbiblioteket er inddelt i en række undergrupper. 101

117 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 57: Spørgsmålsbiblioteket i Smart Designer. Du har selv mulighed for at tilføje og gemme spørgsmål i spørgsmålsbiblioteket. Dermed kan du genbruge gemte spørgsmål og behøver ikke oprette dem fra bunden. Det gælder også, selvom det nye spørgsmål ikke helt stemmer overens med et spørgsmål fra spørgsmåls-biblioteket. Med forholdsvis enkle midler kan du nemlig tilpasse det spørgsmål, du henter fra spørgsmålsbiblioteket. Sådan gør du: 1. Marker spørgsmålet, og vælg Tilføj spørgsmål til bibliotek i menuen Funktioner. 2. Angiv i dialogboksen Tilføj spørgsmål, hvilken gruppe spørgsmålet skal placeres i, og giv spørgsmålet et navn. Hvis du ønsker at oprette en ny gruppe til spørgsmålet, skriver du blot navnet på denne i stedet for at bruge rullelisten. 3. Klik på OK. 102

118 KAPITEL 5 Smart Designer Næste gang du vælger Indsæt spørgsmål i Smart Designer, vil det gemte spørgsmål kunne vælges i dialogboksen Opret spørgsmål. Gemte spørgsmål vil være tilgængelige for de øvrige brugere i den pågældende organisation og eventuelle underorganisationer. GEMME SVARKATEGORIER I BIBLIOTEK SurveyXact indeholder en række foruddefinerede svarmuligheder, så du nemt kan komme i gang med at tilknytte svar til de spørgsmål, du indsætter i dine spørgeskemaer. Disse svar er gemt i et svarbibliotek, som igen er inddelt i en række grupper. Figur 58: Svarkategoribiblioteket i Smart Designer. Du har selv mulighed for at tilføje og gemme svarkategorier i et svarbibliotek. Dermed kan du genbruge gemte svar og behøver ikke oprette dem fra bunden. Det gælder også, selvom det nye svar ikke helt stemmer overens med et svar fra svarbiblioteket. Med forholdsvis enkle midler kan du nemlig tilpasse det svar, du henter fra svarbiblioteket. 103

119 KAPITEL 5 Smart Designer Sådan gør du: 1. Markér et spørgsmål, hvor du har oprettet din egen svarkategori, og vælg Tilføj svar til bibliotek. 2. Angiv i dialogboksen Tilføj svarkategori, hvilken gruppe svaret skal placeres i, og giv svaret et navn. Hvis du ønsker at oprette en ny gruppe til spørgsmålet, skriver du blot navnet på denne i stedet for at bruge rullelisten. 3. Klik på OK. 4. Næste gang du vælger Indsæt spørgsmål i Smart Designer, vil det gemte svar kunne vælges i dialogboksen Opret spørgsmål. 104

120 KAPITEL 5 Smart Designer RANDOMISERING I SMART DESIGNER Smart Designer giver mulighed for at randomisere følgende spørgsmålselementer: svarkategorier i enkeltspørgsmål og spørgsmålsbatterier. underspørgsmål i spørgsmålsbatterier. Ved randomisering vises disse spørgsmålselementer for respondenten i tilfældig rækkefølge. Det svarer til at sætte en cd-afspiller på random. Når systemet første gang skal vise et randomiseret spørgsmål for en respondent, vælges en tilfældig rækkefølge til elementerne i spørgsmålet. Systemet husker denne rækkefølge og bruger altid den samme rækkefølge, når et bestemt spørgsmål vises for en bestemt respondent. Respondenten vil altså ikke opleve, at svarkategorier eller underspørgsmål skifter plads næste gang, respondenten ser det samme spørgsmål. Respondenten ved derfor heller ikke, hvilke spørgsmål der er randomiserede, og hvilke der ikke er. RANDOMISERE SVARKATEGORIER Følgende fremgangsmåde kan anvendes for såvel randomisering af svarkategorier i enkeltspørgsmål som i spørgsmålsbatterier. Sådan gør du: 1. Dobbeltklik på det ønskede spørgsmål i Smart Designer. Dialogboksen Rediger spørgsmål åbnes. 2. Klik på fanen Svarmuligheder. 3. Marker afkrydsningsfeltet Randomiser svarmuligheder. 4. Marker evt. afkrydsningsfeltet Randomiser ikke sidste svarmulighed, hvis du ønsker at den sidste svarmulighed ikke skal randomiseres. Dette kan f.eks være en fordel, hvis spørgsmålet indeholder en Andet- eller en Ved ikkekategori. 5. Klik på OK. 105

121 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 59: Her randomiseres svarkategorierne, bortset fra sidste svarmulighed. RANDOMISERE UNDERSPØRGSMÅL I SPØRGSMÅLSBATTERIER Følgende fremgangsmåde anvendes til randomisering af underspørgsmål i spørgsmålsbatterier. Sådan gør du: 1. Dobbeltklik på det ønskede spørgsmål i Smart Designer. Dialogboksen Rediger spørgsmål åbnes. 2. Klik på fanen Underspørgsmål. 3. Marker afkrydsningsfeltet Randomiser underspørgsmål. 4. Marker evt. afkrydsningsfeltet Randomiser ikke sidste underspørgsmål, hvis du ønsker, at det sidste spørgsmål ikke skal randomiseres. 5. Klik på OK. 106

122 KAPITEL 5 Smart Designer Figur 60: Ovenstående vil randomisere underspørgsmål, men dog ikke det sidste underspørgsmål. 107

123 KAPITEL 5 Smart Designer OPRETTELSE AF SPRING I mange sammenhænge er det ønskeligt at kunne styre, hvilke spørgsmål/tekster en given respondent får (eller hvordan de bliver vist) i spørgeskemaet, på baggrund af oplysninger som kendes, før undersøgelsen igangsættes. Dette kan du gøre med de såkaldte spring. Vær opmærksom på, at de spørgsmål, der er påvirket af et spring, skal ligge på forskellige sider i spørgeskemaet. Reelt skal du have mindst tre sider i spørge-skemaet for at kunne indsætte et spring. Det spørgsmål, der afgør, om der skal springes, skal ligge på én side, det eller de spørgsmål, der skal springes over, skal ligge på en anden side, og det spørgsmål der springes til, skal ligge på en tredje side. Sådan gør du: 1. Marker i Smart Designer det spørgsmål, som skal afgøre, om der skal springes, og vælg Opret spring i menuen Indsæt. Figur 61: I dialogboksen Opret spring angiver du springbetingelser, dvs. hvilket spørgsmål der afgør, om der skal springes, og hvor der springes til. 108

124 KAPITEL 5 Smart Designer 2. Vælg det spørgsmål, der afgør, om der skal springes, på listen Vælg, hvilket spørgsmål der skal afgøre om respondenten skal springe. 3. Vælg det spørgsmål, der skal springes til, på listen Vælg, hvor respondenten skal spring til. 4. Under Vælg, hvilke svarmuligheder der skal medføre at respondenten springer angiver du, hvilke svar der skal medføre et spring. De valgmuligheder, der er til rådighed her, afhænger af, hvilke muligheder der er defineret under oprettelsen af de enkelte spørgsmål. I eksemplet giver det således kun mening at spørge økonomichefer og administrerende direktører om omsætningsforhold. Derfor skal Indkøbschefer og kategorien Andet springes over. 5. Klik på OK, når du har udfyldt dialogboksen. Når du vender tilbage til spørgeskemaet i Smart Designer, er springet angivet med en lang farvet pil mellem de to berørte spørgsmål, dvs. spørgsmålet, som afgør, om der skal springes, og spørgsmålet, som der springes til. Hvis du har behov for at benytte mere avancerede spring og aktiveringer i dine spørgeskemaer, vil vi henvise til Kapitel 6: "Avanceret Designer". REDIGERE ET SPRING Sådan gør du: 1. Find frem til den springbetingelse, du vil redigere. Den er angivet ved en farvet pil. 2. Dobbeltklik på pilen. Dialogboksen Rediger spring åbnes. 3. Udfør de ønskede ændringer i dialogboksen, og klik på OK. FJERNE ET SPRING Sådan gør du: 1. Find frem til den springbetingelse, du vil fjerne. Den er angivet ved en farvet pil. 2. Højreklik på pilen, og vælg Slet spring i genvejsmenuen. 109

125 KAPITEL 5 Smart Designer YDERLIGERE REDIGERINGSMULIGHEDER På de kommende sider præsenteres du for en række redigerings- og navigeringsfunktioner i Smart Designer. KOPIERE ELLER FLYTTE SPØRGSMÅL OG TEKST I Smart Designer kan du kopiere spørgsmål og tekst eller flytte dem til en anden placering. Denne mulighed er nyttig, når du hurtigt ønsker at flytte rundt på rækkefølgen af tekst og spørgsmål i spørgeskemaet. Det kan også være en fordel, hvis du vil oprette et nyt spørgsmål på baggrund af et allerede eksisterende spørgsmål. Så kan du kopiere det første spørgsmål og efterfølgende tilpasse det nye. Sådan gør du: 1. Marker den tekst eller det spørgsmål, du ønsker at kopiere eller flytte. 2. Klik på enten Kopier eller Klip på værktøjslinjen. 3. Marker det sted i spørgeskemaet, hvor spørgsmål eller tekst skal sættes ind. 4. Klik på Sæt ind på værktøjslinjen. 5. Gem skemaet. REDIGERE EKSISTERENDE SPØRGSMÅL ELLER TEKST Du kan redigere i eksisterende spørgsmål og tekst i Smart Designer ved først at markere elementet og dernæst dobbeltklikke på det. Nu vil du få adgang til samme redigeringsmuligheder, som da du oprettede elementet. FORTRYDE EN HANDLING I SMART DESIGNER Du kan til enhver tid fortryde en handling eller genskabe et element i Smart Designer ved at benytte knapperne Fortryd og Genskab på værktøjslinjen. 110

126 KAPITEL 5 Smart Designer TEKSTFORMATERINGER I SMART DESIGNER Når du anvender tekst i dit spørgeskema, kan du benytte dig af en række forskellige tekstformateringer. Dette sker fra værktøjslinjen i dialogboksen Indsæt tekst/billede. Her kan du bl.a.: Vælge mellem forskellige skrifttyper. Vælge forskellige skriftstørrelser. Vælge skriftfarve. Centrere, højre- eller venstrejustere tekst. Benytte fed, kursiv og understreget. Indsætte hyperlinks. INDSÆTTE LINKS I SMART DESIGNER Ønsker du at linke til en anden webside fra et skema oprettet i Smart Designer, kan du oprette dette link, når du indsætter tekstfelter i dit spørgeskema. Marker den tekst, der skal vises som linktekst, og klik derefter på link-ikonet (jordkloden med kæden) på værktøjslinjen. Indtast derefter adressen på den webside, der skal linkes til, f.eks. Links kan f.eks. bruges, hvis respondenten skal kunne finde yderligere oplysninger om spørgsmålene i spørgeskemaet. Hvis du f.eks. spørger respondenten om tilfredsheden med et produkt, kan du lade respondenten springe til virksomhedens hjemmeside med beskrivelse af produktet. 111

127 KAPITEL 5 Smart Designer Når du indsætter links til en anden webside, åbnes denne webside i det samme browservindue, som spørgeskemaet vises i for respondenten. Det vil sige, at respondenten reelt forlader spørgeskemaet. Respondenten kan derefter kun komme tilbage til spørgeskemaet ved at klikke på browserens Tilbage-knap. Hvis du ønsker, at websiden skal åbnes i et nyt browservindue, skal du sætte HTML-koden _blank foran webadressen. Dette sker ved hjælp af tekstredigering i Avanceret Designer. BENYTTE SMILEYS I SMART DESIGNER Blandt mange grafiske elementer kan du vælge at benytte Smileys i dine spørgeskemaer. Smileys er meget almindelige som svarmuligheder til spørgsmål, der udtrykker tilfredshed eller kvalitet. Du kan hente Smileys på følgende placering: På hjemmesiden er der en grundig vejledning i, hvordan du overfører Smileys. 112

128 KAPITEL 5 Smart Designer REDIGERE BAGGRUNDSSKEMAER I SMART DESIGNER I princippet oprettes baggrundsskemaet i det øjeblik, du opretter selve målingen. Som standard tilknyttes baggrundsvariablene Distributionsform og ved oprettelsen af målingen. Hvis du vælger at oprette skemaet på flere sprog, tilknyttes variablen Sprog også. Du kan efterfølgende bruge Smart Designer til at udbygge baggrundsskemaet med ekstra variable. Bemærk, at der sker et farveskift i baggrunden fra lyseblå til lysegrøn, når du skifter fra visningen af spørgeskemaet til baggrundsskemaet. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Spørgeskemaer, og vælg Rediger i Smart Designer. Smart Designer startes. 2. Vælg Baggrundsskema i menuen Vis. 3. Hovedvinduet i Smart Designer skifter nu til et nyt arbejdsområde, hvor du kan arbejde med baggrundsskemaet. Som det ses i figuren nedenfor, er baggrundsvariablene Sprog, Distributionsform og allerede indsat. Figur 62: Et baggrundsskema i Smart Designer. 113

129 KAPITEL 5 Smart Designer 4. Indsæt et sideskift efter baggrundsvariablen Opret nu efter den sædvanlige fremgangsmåde de spørgsmål, du ønsker skal indgå i baggrundsskemaet. Vi henviser til gennemgangen i afsnittet "Arbejde med spørgsmål" på side Klik på Gem for at gemme baggrundsskemaet. I menuen Vis kan du uden videre skifte mellem at arbejde med baggrundsskema og spørgeskema i samme session. Du må ikke ændre eller slette baggrundsvariablene Distributionsform, E- mail eller Sprog. Hvis du ændrer eller sletter dem, gendannes de automatisk, næste gang du gemmer skemaet. 114

130 KAPITEL 5 Smart Designer SPØRGESKEMAER OG KOMPATIBILITET Visse af de avancerede eller specielle funktioner, der kan tilknyttes spørgeskemaer i Avanceret Designer, understøttes ikke af Smart Designer, og kan derfor ikke redigeres i Smart Designer. Det gælder for: Avancerede aktiveringer. Avancerede valideringer. Referencer. Skrifttyper eller baggrundsfarver, du har tilknyttet via HTML-kode. Læs mere om disse funktioner i Kapitel 6: "Avanceret Designer". Det kan dog alligevel i visse situationer betale sig at efterredigere et avanceret spørgeskema i Smart Designer. F.eks. er der nogle enkle valideringsbetingelser, der er nemmere at tilknytte i Smart Designer, og som det derfor på sigt vil spare dig for tid at udføre i Smart Designer. I figuren nedenfor er der indsat en reference, E, ved de tre underspørgsmål. I dette eksempel bevirker referencen, at der indsættes en tekst i spørgsmålene, som afhænger af et tidligere afgivet svar. Sådanne referencer kan ikke fortolkes i Smart Designer. Figur 63: De indsatte referencer, E, i Avanceret Designer er eksempler på elementer, der ikke kan fortolkes i Smart Designer. 115

131 KAPITEL 5 Smart Designer Hvis Smart Designer støder på elementer, som den ikke kan fortolke, bliver de tydeligt markeret i Smart Designer. Du kan helt uden problemer arbejde videre med de elementer, som ikke er markeret i Smart Designer og derefter gemme skemaet. Intet går tabt ved dette. Figur 64: Det samme spørgsmål i Smart Designer. Spørgsmålet er markeret med en blågrøn farve. Hvis du ønsker at efterredigere et spørgeskema eller et spørgeskemaelement i Smart Designer, skal de elementer, der ikke i forvejen er kompatible i spørgeskemaet, gøres kompatible. Bemærk dog, at hvis du kun har behov for at redigere i elementer, der i forvejen er kompatible, er der ingen grund til at gøre hele spørgeskemaet kompatibelt. Så kan du uden videre redigere i det i Smart Designer. Du skal dog være opmærksom på, at de elementer, der ikke umiddelbart kan fortolkes af Smart Designer, forsvinder, når du gør dem kompatible. I nogle tilfælde vil det blot være en skrifttype, en baggrundsfarve eller lignende, men i andre tilfælde kan det være et avanceret udtryk, du har brugt lang tid på at oprette i Avanceret Designer. Når du efterfølgende læser spørgeskemaet ind i Avanceret Designer, vil disse elementer være tabt, og du må genskabe dem. Det er derfor vigtigt, at du nøje overvejer konsekvenserne, før du vælger at gøre elementer eller hele spørgeskemaer kompatible. I visse tilfælde kan det betale sig - i andre ikke. 116

132 KAPITEL 5 Smart Designer GØRE ET ELEMENT KOMPATIBELT Når et element gøres kompatibelt i Smart Designer, fjernes alle de avancerede dele, som ikke kan fortolkes af Smart Designer. Processen kræver, at spørgeskemaet er indlæst i Smart Designer. Sådan gør du: 1. Åbn spørgeskemaet i Smart Designer. 2. Marker det element, du ønsker at gøre kompatibelt, og vælg Gør element kompatibelt i menuen Funktioner. Alternativt kan du blot dobbeltklikke på elementet. Figur 65: Klik på OK for at gøre elementet kompatibelt. 3. En meddelelse på skærmen vil informere om, at du er ved at gøre elementet kompatibelt. 4. Klik på OK. 117

133 KAPITEL 5 Smart Designer 5. Efterfølgende vil elementet være klar til redigering. Men den tidligere tilknyttede avancerede funktion (i dette tilfælde en reference) vil være tabt. Figur 66: Spørgsmålet kan nu åbnes i Smart Designer. Den blågrønne markering af spørgsmålet forsvinder. GØRE HELE SKEMAET KOMPATIBELT På samme måde, som du gør et spørgeskemaelement kompatibelt, kan du vælge at gøre et helt skema kompatibelt på én gang. Sådan gør du: 1. Åbn spørgeskemaet i Smart Designer. 2. Vælg Gør hele skemaet kompatibelt i menuen Funktioner. 3. Klik på OK. 118

134 KAPITEL 6 AVANCERET DESIGNER EMNER I DETTE KAPITEL 120 Introduktion 123 Start af Avanceret Designer 125 Navigering i Avanceret Designer 130 Oprettelse af spørgeskemaer 147 Randomisering i Avanceret Designer 153 Aktiveringer, valideringer og referencer 168 Redigering i Avanceret Designer 170 Redigering af baggrundsskema i Avanceret Designer 119

135 KAPITEL 6 Avanceret Designer INTRODUKTION Som alternativ til Smart Designer kan du benytte Avanceret Designer til at oprette baggrundsskemaer. Figur 67: Arbejdsvinduet i Avanceret Designer. Ud over de ting, du kan opnå med Smart Designer, kan du i Avanceret Designer: Opbygge og tilknytte avancerede aktiveringsregler og udtryk. Benytte avancerede valideringsregler. Integrere HTML i spørgeskemaet. Benytte udvidede muligheder for grafisk tilpasning af spørgeskemaet. Integrere en udskriftsfunktion i spørgeskemaet. 120

136 KAPITEL 6 Avanceret Designer SPØRGESKEMAERS OPBYGNING I AVANCERET DESIGNER I lighed med spørgeskemaer i Smart Designer er spørgeskemaer i Avanceret Designer struktureret i forskellige elementer. Helt overordnet er et skema opbygget med udgangspunkt i et antal sider. På hver af disse sider har du mulighed for at indsætte forskellige elementer i form af spørgsmål og tekstbokse med tekst og/eller grafik. Disse elementer kan dernæst være tilknyttet aktiveringer, spring, valideringer mv. I Avanceret Designer har du desuden mulighed for at vise og skjule sider og spørgsmål og på den måde få et bedre overblik over spørgeskemaet og navigere rundt i det. INTERAKTION MELLEM AVANCERET DESIGNER OG SMART DESIGNER Visse af de avancerede funktioner, der kan tilknyttes spørgeskemaer i Avanceret Designer, er ikke understøttet i Smart Designer og kan derfor ikke redigeres i Smart Designer. Det kan dog alligevel i visse situationer betale sig at efterredigere et avanceret spørgeskema i Smart Designer, f.eks. er der nogle enkle valideringsbetingelser, der er nemmere at tilknytte i Smart Designer, og som det derfor vil spare dig tid at udføre i Smart Designer. Hvis du ønsker at redigere et sådant spørgsmål i Smart Designer, skal det derfor først gøres kompatibelt. Denne proces er dog forbundet med nogle risici og bør overvejes grundigt. Yderligere oplysninger om disse overvejelser og om, hvordan du gør avancerede spørgeskemaer helt eller delvist kompatible i Smart Designer, finder du i Kapitel 5: "Smart Designer". 121

137 KAPITEL 6 Avanceret Designer SPØRGSMÅLETS OPBYGNING I AVANCERET DESIGNER Inden vi i dette kapitel præsenterer en række procedurer for, hvordan du opretter og tilpasser forskellige typer spørgsmål i Avanceret Designer, er det vigtigt, at du har et overblik over, hvordan et spørgsmål ser ud i arbejdsområdet, når det er konfigureret færdigt. Og ikke mindst de grafiske symboler, der kan optræde på skærmen. Nedenfor et simpelt spørgsmål: Sideindikator. Spørgsmålsindikator. Spørgsmålsformulering. Underspørgsmål. Validering. Svarkategorier. Figur 68: Et spørgsmåls opbygning i Avanceret Designer. 122

138 KAPITEL 6 Avanceret Designer START AF AVANCERET DESIGNER Avanceret Designer kan benyttes til at: Oprette spørgeskemaer. Oprette baggrundsskemaer. Adgangen til design af spørgeskemaer og baggrundskemaer er forskellig: BRUGE AVANCERET DESIGNER TIL SPØRGESKEMAER Ønsker du at bruge Avanceret Designer til at oprette og designe spørgeskemaer, starter du programmet på følgende måde: Sådan gør du: 1. Klik på den ønskede måling i åbningsvinduet. Aktiver fanen SPØRGESKEMA. 2. Peg på menuen Spørgeskemaer, og vælg Rediger i Avanceret Designer 3. Avanceret Designers arbejdsvindue til spørgeskemaer åbnes. Vi henviser til afsnittet "Oprettelse af spørgeskemaer" i dette kapitel for yderligere oplysninger om arbejdet med spørgeskemaer i Avanceret Designer. 123

139 KAPITEL 6 Avanceret Designer BRUGE AVANCERET DESIGNER TIL BAGGRUNDSSKEMAER Ønsker du at bruge Avanceret Designer til at tilknytte et baggrundsskema til den pågældende måling, starter du programmet på følgende måde: Sådan gør du: 1. Klik på den ønskede måling i åbningsvinduet. Aktiver fanen SPØRGESKEMA. 2. Peg på menuen Spørgeskemaer, og vælg Rediger baggrundsskema i Avanceret Designer. 3. Avanceret Designers arbejdsvindue til baggrundsskemaer åbnes. Vi henviser til afsnittet "Redigering af baggrundsskema i Avanceret Designer" på side

140 KAPITEL 6 Avanceret Designer NAVIGERING I AVANCERET DESIGNER MENULINJEN I AVANCERET DESIGNER Menulinjen i Avanceret Designer indeholder alle de kommandoer, der hjælper dig i dit arbejde med at udarbejde og vedligeholde spørgeskemaer. Fremfor en udførlig gennemgang af hver enkelt kommando, finder du nedenfor en oversigt over hver menu og de overordnede områder dens kommandoer dækker. Flere af disse kommandoer er tilgængelige på værktøjslinjen. Enkelte af dem er også tilgængelige fra genvejsmenuen, som vises, når du højreklikker med musen. Når vi i procedurer i dette kapitel henviser til en given kommando, tilsigter vi at anvende den nemmeste form for aktivering af den pågældende kommando. Menuen Skema Menuen Rediger Menuen Indsæt Menuen Udtryk Menuen Flyt Menuen Avanceret Menuen Hjælp Indeholder kommandoerne Gem skema og Afslut. Indeholder forskellige typer redigerings- og slettekommandoer samt standardkommandoerne Fortryd og Gentag. Indeholder forskellige kommandoer til indsættelse og oprettelse af skemaelementer (sider, spørgsmål, tekst, kolonner og rækker). Indholder kommandoer til udarbejdelse af logiske udtryk for aktiveringer, valideringer, spring og referencer. Indeholder navigeringskommandoer, der kan flytte elementer op eller ned i spørgeskemaet. Indeholder en række avancerede kommandoer, som den almindelige bruger ikke vil få brug for. Disse kommandoer er ikke gennemgået i denne brugerhåndbog. Giver adgang til Avanceret Designer Online Hjælp og en brugerhåndbog under menupunktet Tutorial. 125

141 KAPITEL 6 Avanceret Designer VÆRKTØJSLINJEN I AVANCERET DESIGNER De fleste kommandoer i Avanceret Designer, der er beregnet på oprettelse og tilpasning af spørgeskemaer, kan aktiveres fra værktøjslinjen. Som nævnt er de samme funktioner også tilgængelige fra menuerne, men erfaringen viser, at mange brugere foretrækker at benytte knapperne på værktøjslinjen. Figur 69: Værktøjslinjen i Avanceret Designer. I det følgende finder du en gennemgang af de enkelte knapper: Gemmer det aktuelle skema. Husk at klikke på denne knap med jævne mellemrum, når du opbygger spørgeskemaer. Fortryder den seneste handling. Gentager den seneste handling. Indsætter en ny side. Der kan godt være flere spørgsmål på en side. Indsætter et nyt spørgsmål på den markerede side. 126

142 KAPITEL 6 Avanceret Designer Indsætter tekst i forskellige elementer eller gør det muligt at redigere eksisterende tekst. Funktionen benyttes både ved tekst på sider (forsider, afslutningssider, spørgsmålsformuleringer osv.) og i forskellige spørgsmålselementer (f.eks. valideringstekster). Et alternativ til Indsæt/rediger tekst, der giver flere muligheder for redigering og tilpasning. Åbner en HTML-editor, hvori du kan opbygge og formatere din tekst i et grafisk miljø, indsætte grafik og hyperlinks. Du kan også vælge at klargøre din tekst i f.eks. MS Word og derefter kopiere den til denne HTML-editor. Indsætter en åben svarmulighed i et spørgsmål i form af tekst eller tal. Starter guiden Svarkategori, som benyttes, når du skal definere svarkategorier til dine spørgsmål. Åbner dialogboksen Choice-indstillinger, som du med fordel kan benytte, når du hurtigt vil tilføje ekstra choices i et allerede eksisterende spørgsmål med svarmuligheder. Kommandoen Definer valideringsregel. Benyttes, når du vil tilknytte en valideringsregel til et spørgsmål for at sikre dig, at spørgsmålet besvares fyldestgørende. Kommandoen Definer aktiveringsregel. Benyttes, når du vil oprette aktiveringer i dit spørgeskema, som f.eks. bestemmer, om en side skal vises eller ikke vises. En aktivering kan også benyttes, hvis svarmulighederne i et spørgsmål skal afhænge af et svar, der er afgivet i et tidligere spørgsmål. 127

143 KAPITEL 6 Avanceret Designer Kommandoen Indsæt reference til tidligere besvarelse. Benyttes primært til at hente tekst fra et tidligere besvaret spørgsmål ind i et andet spørgsmål i spørgeskemaet. Kommandoen Randomisering. Benyttes ved angivelse af randomisering af svarkategorier og underspørgsmål. Benyttes, når du skal oprette spring i spørgeskemaet. Benyttes, når du skal indsætte ekstra underspørgsmål i et batteri. Rækken til det nye spørgsmål indsættes under den række, du har markeret. Benyttes, når du vil indsætte en ekstra kolonne i et spørgsmål f.eks. for at opbygge et dobbeltbatteri. Sletter det markerede element, hvad enten der er tale om en valideringsregel, tekst, et spørgsmål, en hel side osv. 128

144 KAPITEL 6 Avanceret Designer GENVEJSMENUEN I AVANCERET DESIGNER Genvejsmenuen vises, når du højreklikker med musen. Den indeholder en række af de oftest benyttede redigerings- og navigeringskommandoer: Slet valgte Kopier Indsæt fra Udklipsholder Slet kolonne Slet række Sletter det markerede element, hvad enten der er tale om en valideringsregel, tekst, et spørgsmål, en hel side osv. Kopierer det markerede spørgeskemaelement. Du kan godt kopiere flere elementer af samme type, f.eks. svarkategorier. Indsætter de kopierede data i spørgeskemaet, der hvor du har markeret med musen. Sletter den markerede kolonne. Sletter den markerede række. Figur 70: Genvejsmenuen i Avanceret Designer. 129

145 KAPITEL 6 Avanceret Designer OPRETTELSE AF SPØRGESKEMAER I de følgende afsnit og underafsnit ser vi på, hvordan et spørgeskema gradvist kan opbygges fra start til slut i Avanceret Designer. Der vil ikke være tale om en udtømmende gennemgang fra A til Z af alle muligheder, og præsentationen af de forskellige procedurer tjener udelukkende som inspiration til, hvordan arbejdet kan gribes an, og til at forklare en række nøglebegreber. Hensigten er at udstyre dig med de mest basale værktøjer, så du selv kan komme videre med at oprette og designe avancerede spørgeskemaer. I det følgende fokuseres der på følgende procedurer: Oprettelse af spørgeskema. Oprettelse af forside. Oprettelse af forskellige typer spørgsmål med valideringer og referencer. Oprettelse af afslutningsside. Indsættelse af link til udskrift. OPRETTE SELVE SPØRGESKEMAET Selve spørgeskemaet oprettes reelt, idet du starter Avanceret Designer for en måling den første gang: Sådan gør du: 1. Klik på den ønskede måling i åbningsvinduet. Aktiver fanen SPØRGESKEMA. 2. Peg på menuen Spørgeskemaer, og vælg Rediger i Avanceret Designer. Et tomt arbejdsvindue i Avanceret Designer åbnes. 3. Nu har du oprettet et spørgeskema, som er klart til at blivet fyldt ud med sider og spørgsmål. 130

146 KAPITEL 6 Avanceret Designer Figur 71: Et nyt spørgeskema er oprettet i Avanceret Designer. OPRETTE EN FORSIDE Det første, der skal ske ved oprettelsen af at spørgeskema, er, at du indsætter en ny tom side, som kan bruges som forside. Sådan gør du: 1. Klik på Spørgeskema øverst i det nye spørgeskema, og vælg derefter Ny side i menuen Indsæt, eller klik på knappen Ny side. En ny tom side indsættes. 131

147 KAPITEL 6 Avanceret Designer Figur 72: En ny tom side er indsat i Avanceret Designer. 2. Nu skal der indsættes tekst og andet indhold på siden. Marker den tomme side, du netop har oprettet. Ved oprettelse af f.eks. forsider og afslutningssider anbefales det, at du benytter dig af HTML-editoren i Avanceret Designer. 3. Vælg Indsæt/Rediger-tekst i menuen Rediger, eller klik på Indsæt/Rediger HTML-tekst på værktøjslinjen. Nu åbnes HTML-editoren Tekstredigering, hvor du kan bearbejde din tekst, indsætte billeder og hyperlinks. Du kan også vælge at forberede indholdet i f.eks. MS Word og efterfølgende kopiere det til HTML-editoren. Læs mere om HTML-editoren i afsnittet "Brug af HTMLeditoren" på side 67. Hvis der er defineret flere sprog for den pågældende måling, kan du fra værktøjslinjen i HTML-editoren vælge det andet sprog og derefter skrive indholdet på det andet sprog. 4. Klik på Gem. Du har nu oprettet en forside. 132

148 KAPITEL 6 Avanceret Designer Figur 73: Forsiden opbygges i HTML-editoren. Fra værktøsjlinjen kan du indsætte hyperlinks og billeder, formatere teksten og skifte sprog. 5. I arbejdsvinduet i Avanceret Designer indsættes forsiden øverst i skemaet. 6. Gem spørgeskemaet. Figur 74: Forsiden indsættes øverst i Avanceret Designer. 133

149 KAPITEL 6 Avanceret Designer OPRETTE SPØRGSMÅL I dette afsnit ser vi på oprettelsen af forskellige typer spørgsmål i Avanceret Designer: Enkeltspørgsmål med forskellige svarmuligheder Enkeltspørgsmål med åben svarmulighed Spørgsmålsbatteri med fælles svarkategori Multiple-choice-spørgsmål med udbyggende tekstkategori Kommentarfelt Vi vil undervejs i disse procedurer komme lidt ind på brugen af simple valideringer og referencer. Der henvises dog også til afsnittet "Aktiveringer, valideringer og referencer" på side 153 for en mere udførlig præsentation samt SurveyXact Online Hjælp. Oprette enkeltspørgsmål med forskellige svarmuligheder Når du skal oprette det første spørgsmål, vil du typisk oprette en ny side og indsætte det der. Sådan gør du: 1. Marker den side i spørgeskemaet, som spørgsmålet skal indsættes på, og vælg derefter Nyt spørgsmål i menuen Indsæt, eller klik på knappen Nyt spørgsmål på værktøjslinjen. Nu indsættes en skabelon til et nyt spørgsmål. 2. Dobbeltklik på Spørgsmålets formulering, og indtast det overordnede spørgsmål i redigeringsvinduet. I dette vindue kan du både indtaste den danske tekst og eventuelle oversættelser samt angive et analyselabel, der senere kan bruges i analysen. Hvis spørgsmålsformuleringen er meget lang, kan du med fordel skrive den ind i MS Word og efterfølgende kopiere den til SurveyXact. 134

150 KAPITEL 6 Avanceret Designer 3. Skriv f.eks. Er du leder? i tekstboksen. Teksten i feltet Analyselabel er en forkortet udgave af spørgsmålet, som kun vises for analytikeren under analysen. Det kan være en fordel at benytte dette label, når der arbejdes med lange spørgsmål, da det i analysefasen er mere overskueligt at arbejde med klare, præcise analysetitler (f.eks. Navn i stedet for Hvad er dit navn? ). Hvis du lader feltet Analyselabel stå tomt, indsættes hele spørgsmålsformuleringen automatisk i den senere analyse. 4. Klik på Gem for at vende tilbage til Avanceret Designer. 5. Nu skal du definere svarkategorierne. Klik på cellen nederst til højre, og klik på guiden Svarkategori på værktøjslinjen. Guiden Svarkategori 6. Guiden Svarkategori starter. Dens indhold gennemgås i de følgende punkter. 7. Variabelnavn er den pågældende variabels navn i datasættet. Vi anbefaler, at du benytter det navn, systemet foreslår. Når der henvises til variablen andre steder i systemet (f.eks. ved aktiveringer og valideringer), foregår det ved anvendelse af dette navn. Hvis du vælger at ændre navnet, skal du bruge et logisk, kort navn uden æ, ø, å eller andre specialtegn. 8. På rullelisten Type angiver du spørgsmålets layout. Valgmulighederne er Automatisk, Horisontal, Vertikal og Dropdown. (Dette svarer til samme muligheder i Smart Designer). 9. Marker afkrydsningsfeltet Multiplechoice, hvis respondenten skal have mulighed for at afkrydse flere af svarmulighederne samtidig. 10. Marker afkrydsningsfeltet Skal udfyldes for at tilknytte en simpel valideringsregel om, at spørgsmålet skal besvares, før respondenten kan fortsætte spørgsmålsrækken. 135

151 KAPITEL 6 Avanceret Designer Figur 75: Guiden Svarkategori. 11. Klik på Nyt choice for at indsætte en svarmulighed. Skriv svarmuligheden Ja i tekstboksen, og klik på Gem. 12. Klik på Nyt choice igen for at indsætte endnu en svarmulighed. Skriv svarmuligheden Nej i tekstboksen, og klik på Gem. 13. Klik på Gem for at afslutte guiden Svarkategori, og vend tilbage til arbejdsvinduet i Avanceret Designer. Svarmulighederne er nu indsat i cellen til højre ud for spørgsmålet Er du leder? 136

152 KAPITEL 6 Avanceret Designer 14. Du har nu oprettet et enkeltspørgsmål med lukket svarmulighed. 15. Gem spørgeskemaet. Oprette et spørgsmål med åben svarmulighed Vi vil nu oprette et spørgsmål med åben svarmulighed: 1. Opret en ny side, og indsæt et spørgsmål med formuleringen Hvor mange ansatte hører under dit ansvarsområde? 2. Klik på cellen nederst til højre. 3. Klik på Indsæt/rediger åben svarmulighed på værktøjslinjen. Dialogboksen Indstillinger for den åbne svarmulighed åbnes. 4. Variabelnavn er den pågældende variabels navn i datasættet. Vi anbefaler, at du benytter det navn, systemet foreslår. 5. Marker afkrydsningsfeltet Numerisk for at angive, at respondenten kun må skrive et tal i feltet. 137

153 KAPITEL 6 Avanceret Designer 6. Marker afkrydsningsfeltet Skal udfyldes for at tilknytte en simpel valideringsregel om, at spørgsmålet skal besvares, før respondenten kan fortsætte spørgsmålsrækken. 7. Feltet Stort tekstfelt kan du ignorere i denne sammenhæng, da vi er ved at oprette en numerisk svarmulighed. 8. I feltet Kolonner angives bredden af svarfeltet. 9. Klik på Gem for at lukke dialogboksen. Ikonet for en åben svarmulighed indsættes i venstre celle. Det store V og teksten med rød skrift, angiver at du har anvendt valideringen Skal udfyldes. 10. Gem spørgeskemaet. Oprette et spørgsmålsbatteri med fælles svarkategori Vi vil nu oprette et spørgsmålsbatteri med to kolonner (tilfredshed og betydning): 1. Opret en ny side, og indsæt et spørgsmål med formuleringen vist nedenfor. 2. Dobbeltklik på cellen nederst til venstre, og skriv følgende underspørgsmål: 3. Indsæt yderligere to rækker ved at klikke to gange på ikonet Indsæt række efter på værktøjslinjen. Udfyld de nye rækker med teksten vist nedenfor. 138

154 KAPITEL 6 Avanceret Designer 4. Marker cellen til højre for det første underspørgsmål, og vælg Guiden Svarkategori på værktøjslinjen. 5. Klik på Nyt choice, og opret de fem svarmuligheder: Meget utilfreds, Utilfreds, Hverken eller, Tilfreds, og Meget tilfreds. Vi anbefaler, at svarmuligheden Meget tilfreds tildeles værdien 5, mens svarmuligheden Meget utilfreds får værdien 1. Det er en fordel, når I senere skal foretage gennemsnitsberegninger, da en høj værdi typisk signalerer noget godt, og en lav værdi typisk signalerer noget dårligt. 6. Klik på Gem. Du returnerer nu til arbejdsområdet i Avanceret Designer, hvor svarkategorien vil være vist. 7. Gem spørgeskemaet. 8. Vi vil nu gerne vise dig, hvordan du kan spare tid ved at kopiere en svarkategori fra et spørgsmål til et andet. Højreklik med musen på den svarkategori, du netop har oprettet, og vælg Kopier fra genvejsmenuen. Nu kopieres svarkategorien til Udklipsholder. 9. Klik på cellen nedenunder, hvor du vil indsætte den kopierede svarkategori, og vælg Indsæt fra Udklipsholder fra genvejsmenuen. Gentag proceduren for det sidste spørgsmål. 139

155 KAPITEL 6 Avanceret Designer Figur 76: En hel svarkategori er her indsat ved hjælp af kopiering. Kopiering af svarkategorier Hvis to spørgsmål skal have samme svarkategori, kopierer vi ikke kun svar-kategorien fra den ene til den anden for at spare tid, men også for at informere systemet om, at det er den samme svarkategori. Dette er blandt andet en forudsætning for, at et spørgsmålsbatteri kan vises korrekt (med vandrette svarkategorier). Bemærk endvidere, at systemet selv giver de indsatte variable navne, men at du selvfølgelig kan ændre disse navne samt øvrige indstillinger for variablene individuelt ved at dobbeltklikke på dem. 10. Kolonnen skal nu gives et navn. Dobbeltklik på den øveste celle i højre kolonne, og skriv Tilfredshed i tekstfeltet. Klik på Gem. 11. Den øverste celle i kolonnen vil nu være markeret, og du kan tilføje yderligere en kolonne ved hjælp af ikonet Indsæt kolonne efter. 12. Dobbeltklik på den øverste celle i den nye kolonne, og navngiv den Betydning. 13. Indsæt ved hjælp af guiden Svarkategori svarmulighederne Lille, Nogen og Stor. 140

156 KAPITEL 6 Avanceret Designer 14. Gentag processen fra punkt 8, hvor du kopierer svarkategorierne til de øvrige underspørgsmål. Spørgsmålet i dobbeltbatteri er nu færdigt. 15. Gem spørgeskemaet. Figur 77: Det færdige spørgsmål i dobbeltbatteri. Oprette multiple-choice-spørgsmål med uddybende tekstkategori Vi vil nu oprette et multiple-choice-spørgsmål (respondenten kan sætte flere kryds). Derudover vil vi oprette et uddybende tekstsvar og samtidig sikre, at respondenten ikke kan udfylde tekstsvaret medmindre, han/hun også har klikket i den tilhørende svarkategori. 1. Opret en ny side, og indsæt et spørgsmål med spørgsmålsformuleringen: Hvilke af følgende bonusformer er du omfattet af? 2. Klik på cellen i nederste højre hjørne, og aktiver guiden Svarkategori. 3. Marker afkrydsningsfeltet Multiplechoice, og opret ved hjælp af Nyt choice de fire svarmuligheder Individuel bonus, Gruppebonus, Projektbonus og Andre, angiv hvilke. 141

157 KAPITEL 6 Avanceret Designer 4. Klik på Gem for at afslutte guiden Svarkategori og returnere til arbejdsområdet i Avanceret Designer. Bemærk, at ved multiple-choice-spørgsmål er svarmulighederne angivet ved firkantede kasser i modsætning til single-choice, hvor de er angivet ved radioknapper. 5. Markér den nederste svarmulighed (så både tekst og firkant lyser grønt), og klik på Indsæt/rediger åben svarmulighed i værktøjslinjen. Dialogboksen Indstillinger for den åbne svarmulighed åbnes. 142

158 KAPITEL 6 Avanceret Designer 6. Indsæt et almindeligt tekstfelt (markér hverken Numerisk eller Stort tekstfelt), men klik blot på Gem for at indsætte det. Ikonet for en Åben svarmulighed indsættes i skemaet. 7. Gem spørgeskemaet. Ofte vil man oprette en valideringsregel til denne type spørgsmål. Læs mere i afsnittet "Valideringer" på side 157. Indsætte et kommentarfelt i et spørgeskema Som et afsluttende spørgsmål vil vi nu indsætte et kommentarfelt, dvs. et stort tekstfelt, som respondenten kan skrive yderligere kommentarer i. 1. Indsæt en ny side, og tilføj et nyt spørgsmål med spørgsmålsformuleringen: Yderligere kommentarer. 2. Marker cellen nederst til højre, og vælg Indsæt/Rediger åben svarmulighed på værktøjslinjen. Dialogboksen Indstillinger for den åbne svarmulighed åbnes. 143

159 KAPITEL 6 Avanceret Designer 3. Marker afkrydsningsfeltet Stort tekstfelt. 4. Skriv antallet af linjer, som kommentarfeltet skal indeholde, i feltet Rækker. 5. Klik på Gem. Da det ikke skønnes obligatorisk at knytte nogen ekstra kommentarer til spørgeskemaet, skal du undlade at markere feltet Skal udfyldes. 6. Gem spørgeskemaet. OPRETTE EN AFSLUTNINGSSIDE På samme måde som en velkomstside præsenterer respondenten for undersøgelsen, bør du oprette en afslutningsside, som markerer, at spørgeskemaet er slut. Sådan gør du: 1. Indsæt en ny side, klik på Indsæt/rediger HTML-tekst, og opret i HTMLeditoren den ønskede tekst. Du kan i HTML-editoren formatere teksten og tilknytte både hyperlinks og indsætte grafik. Læs mere i afsnittet "Brug af HTML-editoren" på side Klik på Gem. 3. Gem spørgeskemaet. 144

160 KAPITEL 6 Avanceret Designer Figur 78: En afslutningsside i HTML-editoren. INDSÆTTE ET LINK TIL UDSKRIFT I Avanceret Designer har du mulighed for at indsætte et link til en udskrift af spørgeskemaet. Linket kan f.eks. placeres på introduktionssiden og give respondenten mulighed for at udskrive et tomt papirskema, forud for den elektroniske besvarelse. Dermed kan du give respondenten mulighed for at forberede sine svar grundigt og dermed gøre selve den elektroniske besvarelse mere harmonisk. Placerer du linket på afslutningssiden, kan respondenten efterfølgende udskrive sin egen besvarelse. Du kan selvfølgelig også vælge at placere et link både på introduktionssiden og afslutningssiden. 145

161 KAPITEL 6 Avanceret Designer Sådan gør du: 1. Indsæt en ny side, klik på Indsæt/rediger HTML-tekst, og opret i HTMLeditoren den ønskede tekst. 2. Klik på Gem for at lukke vinduet. Nu skal du indsætte selve printerikonet. 3. Marker sideindikatoren for den side, du netop har oprettet, og vælg Link til udskrift i menuen Indsæt. Dialogboksen Link til udskrift åbnes. 4. Marker eventuelt, om baggrundsskemaet skal medtages i udskriften, og klik på Gem. 5. Printerikonet indsættes nu nederst i spørgeskemaet. 146

162 KAPITEL 6 Avanceret Designer RANDOMISERING I AVANCERET DESIGNER Avanceret Designer giver mulighed for at randomisere følgende spørgsmålselementer: svarkategorier i enkeltspørgsmål og spørgsmålsbatterier. underspørgsmål i spørgsmålsbatterier. Ved randomisering vises spørgsmålselementerne for respondenten i individuelt tilfældig rækkefølge. Det svarer til at sætte en cd-afspiller på random. Når systemet første gang skal vise et randomiseret spørgsmål for en respondent, vælges en tilfældig rækkefølge til elementerne i spørgsmålet. Systemet husker denne rækkefølge og bruger altid den samme rækkefølge, når et bestemt spørgsmål vises for en bestemt respondent. Respondenten vil altså ikke opleve, at svarkategorier eller underspørgsmål skifter plads næste gang, respondenten ser det samme spørgsmål. Respondenten ved derfor heller ikke, hvilke spørgsmål der er randomiserede, og hvilke der ikke er. RANDOMISERE SVARKATEGORIER I ENKELTSPØRGSMÅL Randomisering af svarkategorier kan enten ske med guiden Svarkategori eller med knappen R på værktøjslinjen. Ramdomisere med guiden Svarkategori Sådan gør du: 1. Find frem til det ønskede spørgsmål, marker dens svarkategori, og dobbeltklik på guiden Svarkategori på værktøjslinjen. Guiden Svarkategori åbnes. 2. Marker feltet Randomiser svarmuligheder. 3. Marker evt. afkrydsningsfeltet Randomiser ikke sidste svarmulighed, hvis du ønsker at den sidste svarmulighed ikke skal randomiseres. Dette kan f.eks være en fordel, hvis spørgsmålet indeholder en Andet- eller Ved ikke-kategori. 147

163 KAPITEL 6 Avanceret Designer 4. Klik på Gem for at vende tilbage til arbejdsvinduet i Avanceret Designer. Figur 79: Marker Randomiser svarmuligheder og eventuelt Randomiser ikke sidste svarmulighed. 5. Tilbage i Avanceret Designer indsættes ikonet R ud for det pågældende spørgsmål. Figur 80: Randomiseringen er angivet ved ikonet R ud svarkategorien. 148

164 KAPITEL 6 Avanceret Designer Randomisere med kommandoen R Sådan gør du: 1. Find frem til det ønskede spørgsmål, marker dets svarkategori, og klik på R på værktøjslinjen. Dialogboksen Randomisering åbnes. 2. Marker feltet Randomiser svarmuligheder. 3. Marker evt. afkrydsningsfeltet Randomiser ikke sidste svarmulighed, hvis du ønsker at den sidste svarmulighed ikke skal randomiseres. Dette kan f.eks være en fordel, hvis spørgsmålet indeholder en Andet- eller Ved ikke-kategori. 4. Klik på Gem for at vende tilbage til arbejdsvinduet i Avanceret Designer. Figur 81: Knappen R giver adgang til dialogboksen Randomisering. 149

165 KAPITEL 6 Avanceret Designer RANDOMISERE SVARKATEGORIER I SPØRGSMÅLSBATTERIER Fremgangsmåden ved randomisering i spørgsmålsbatterier svarer til fremgangsmåden for enkeltspørgsmål. Randomisering af svarkategorier i spørgsmålsbatterier sættes i Avanceret Designer ud fra randomiseringen af første underspørgsmål. Hvis det første underspørgsmåls svarkategorier er randomiseret, bliver resten af underspørgsmålenes svarkategorier automatisk randomiseret. I eksemplet herunder bliver svarkategorierne i tilfredshedskolonnen randomiseret, mens svarkategorierne i betydningskolonnen ikke randomiseres. Figur 82: I spørgsmålsbatterier behøver du kun randomisere den første svarkategori. 150

166 KAPITEL 6 Avanceret Designer RANDOMISERE UNDERSPØRGSMÅL I SPØRGSMÅLSBATTERIER Du kan vælge at randomisere underspørgsmål i et spørgsmålsbatteri. Sådan gør du: 1. Marker det pågældende spørgsmål, og klik på R i værktøjslinjen. 2. Dialogboksen Randomisering åbnes. 3. Marker feltet Randomiser linjerne. Figur 83: Randomisering af underspørgsmål i dialogboksen Randomisering. 4. Marker evt. afkrydsningsfeltet Randomiser ikke sidste linje, hvis du ønsker at den sidste linje ikke skal randomiseres. 151

167 KAPITEL 6 Avanceret Designer 5. Klik på Gem for at vende tilbage til arbejdsvinduet i Avanceret Designer. Bemærk, at ikonet R er indsat ud for spørgsmålet. Figur 84: Et R-ikon indsættes ud for det pågældende spørgsmål. I Avanceret Designer kan du slå randomisering til og fra for mange spørgsmål på én gang. Hvis du markerer flere spørgsmål, og trykker på R i værktøjslinjen, kan du aktivere randomisering for alle disse spørgsmål på én gang. 152

168 KAPITEL 6 Avanceret Designer AKTIVERINGER, VALIDERINGER OG REFERENCER I de forrige afsnit har vi beskrevet brugen af nogle simple aktiveringer, valideringer og referencer i Avanceret Designer. For alle tre typer elementer gælder det, at de er logiske udtryk, som i Avanceret Designer oprettes i dialogboksen Angiv udtryk og knyttes til det pågældende element (en side, spørgsmål, svarmuligheder osv.). I dette afsnit finder du en lidt mere uddybende beskrivelse af de tre begreber samt en række eksempler. Vi henviser til SurveyXact Online Hjælp for en fyldig gennemgang af de udtryk og funktioner, du kan bruge i forbindelse med opbygningen af udtryk. Aktiveringstypen spring tilknyttes nemmest via Smart Designer. Der henvises til Kapitel 5: "Smart Designer". AKTIVERINGER Som tidligere nævnt benyttes aktiveringsregler til at styre, om et element vises eller ej. En aktiveringsregel er et eller flere udsagn, som enten er sande eller falske. Hvis reglen er sand, vises det pågældende element, som aktiveringen styrer. Hvis reglen ikke er sand, vises elementet ikke. Ved et element forstås enten en side, spørgsmål, rækker, kolonner, tekstelementer eller svarmuligheder. Aktiveringsregler er baseret på oplysninger, som respondenten har afgivet på et tidligere tidspunkt i spørgeskemaet (foregående sider) eller på oplysninger fra baggrundsskemaet (og dermed altså oplysninger, som kendes, før undersøgelsen igangsættes). Oprette en aktivering I det følgende eksempel vil vi oprette en aktiveringsbetingelse, som gør, at kun ledere skal besvare et spørgsmål vedrørende antal ansatte. 153

169 KAPITEL 6 Avanceret Designer 1. Marker det pågældende spørgsmål. 2. Klik på Definer aktiveringsregel på værktøjslinjen. Dialogboksen Angiv udtryk åbnes. I dialogboksen Angiv udtryk kan du opbygge logiske udtryk ved at vælge elementerne fra ruden Variable til venstre og indsætte dem i ruden Udtryk til højre. Du klikker dig vej ned igennem elementstrukturen i ruden Variable (opbygningen af denne rude svarer til en mappestruktur i Windows Stifinder) og klikker på de elementer, du vil flytte til ruden Udtryk. 3. Find frem til spørgsmålet, hvor respondenten bliver spurgt om sin position. Hold eventuelt musen over variablen for at se spørgsmålets formulering. 4. Klik på svarmuligheden Ja i ruden Variable for at flytte det logiske udtryk [s_10].[1} til ruden Udtryk. Udtrykket angiver, at det aktuelle spørgsmål 10 kun vil blive aktiveret, hvis leder-variablen (s_10) har værdien 1 (dvs. respondenten har svaret Ja). 5. Klik på Gem. 6. Gem spørgeskemaet. Oprette en rækkeaktivering Ved hjælp af en rækkeaktivering kan du styre, om rækker i et spørgsmålsbatteri vises eller ej, på baggrund af svarene i et tidligere besvaret spørgsmål. 154

170 KAPITEL 6 Avanceret Designer Antag f.eks., at vi i det ene spørgsmål beder respondenterne oplyse, hvorvidt de benytter virksomhedens produkter eller ej, og i et senere spørgsmål beder dem oplyse deres tilfredshed med hvert produkt. Med en rækkeaktivering kan du nøjes med at vise responden-ten de produkter, som han/hun svarer bekræftende på at benytte. I spørgsmålet, der udtrykker tilfredshed, er der jo ingen grund til at vise produkter, som respondenten ikke benytter. I nedenstående procedure tager vi netop udgangspunkt i dette eksempel. Sådan gør du: 1. Find frem til det spørgsmålsbatteri, som du vil oprette en rækkeaktivering for. Figur 85: Du skal markere cellen som vist ovenfor, når du vil oprette en aktivering for et underspørgsmål. 2. Marker hele cellen for det første underspørgsmål som vist ovenfor, og klik på Definer aktiveringsregel på værktøjslinjen. Dialogboksen Angiv udtryk åbnes. 3. Find i ruden Variable frem til det spørgsmål, som rækkeaktiveringen omfatter, dvs. i dette tilfælde spørgsmålet, hvor respondenten skal oplyse, hvorvidt han benytter de enkelte produkter. I vores eksempel er det spørgsmål 6. Klik på 155

171 KAPITEL 6 Avanceret Designer svarmuligheden for den første produkttype. Aktiveringsbetingelsen indsættes i ruden Udtryk. Figur 86: Den første produkttype er markeret til aktivering. 4. Klik på Gem for at lukke dialogboksen Angiv udtryk og vende tilbage til Avanceret Designer. Et stort A indsættes ud for underspørgsmålet i pågældende række som tegn på, at spørgsmålet er tilknyttet en aktivering. 156

172 KAPITEL 6 Avanceret Designer 5. Opret på tilsvarende vis rækkeaktiveringer for de øvrige produkttyper. I skærmbilledet nedenfor ses det, hvordan produkttype B får tilknyttet en aktivering. 6. Gem spørgeskemaet. VALIDERINGER Som tidligere nævnt er en validering en kontrol af, om respondenten svarer fyldestgørende på et spørgsmål. Hvis ikke valideringsbetingelsen er overholdt, kan respondenten ikke fortsætte til næste side i spørgeskemaet. Hvor Smart Designer kun omfatter de tre valideringsformer Skal udfyldes, Validering af enkelte tal og Sum af alle værdier, indeholder Avanceret Designer langt flere muligheder for at opbygge valideringer ved hjælp af logiske udtryk. En effektiv mulighed i Avanceret Designer er at kombinere valideringer med f.eks. referencer til tidligere besvarelser, hvorved man kan personliggøre de enkelte spørgsmål og assistere respondenten undervejs i besvarelsen. I de følgende afsnit gennemgår vi oprettelsen af en Skal udfyldes-validering og en Validering af enkelte tal-validering, hvorefter vi præsenterer en række eksempler. Oprette en Skal udfyldes -validering Den mest enkle form for validering betinger, at spørgsmålet skal besvares, før respondenten kan gå videre til næste side i spørgeskemaet. Denne validering kaldes Skal udfyldes. 157

173 KAPITEL 6 Avanceret Designer Sådan gør du: 1. Dobbeltklik på den svarkategori, der skal tilknyttes en validering. Guiden Svarkategori åbnes. 2. Marker feltet Skal udfyldes. 3. Klik på Gem. Tilbage i arbejdsområdet i Avanceret Designer indsættes et stort V over svarkategorien som tegn på, at der er tilknyttet en valideringsregel. I dette eksempel vises teksten Skal udfyldes for respondenten. Du kan selv ændre teksten ved at klikke på V og skrive en ny tekst. Teksten vises i Avanceret Designer med rødt. 4. Gem spørgeskemaet. TILKNYTTE EN VALIDERING FOR ET ENKELT TAL Vi vil nu indsætte en valideringsregel, der sikrer, at respondenten indtaster en værdi mellem 0 og 100 i et givent talfelt. Vi ved, at spørgsmålet Hvor mange ansatte er der i din afdeling ikke kan besvares med tal, der er under 0 eller større end 100, fordi ingen afdelinger kan have under 0 antal medarbejdere, og fordi der på denne (fiktive) arbejdsplads ikke findes nogen afdelinger med flere end 100 ansatte. Sådan gør du: 1. Inden du giver dig til at angive en valideringsregel på baggrund af et spørgsmålselement, bør du notere dig dets variabelnavn. 2. Dobbeltklik på elementet - i dette tilfælde den åbne svarmulighed Medarbejdere. Dialogboksen Indstillinger for den åbne svarmulighed åbnes. Variabelnavnet fremgår af feltet Variabelnavn. I dette tilfælde er det s_1. 158

174 KAPITEL 6 Avanceret Designer 3. Luk dialogboksen Indstillinger for den åbne svarmulighed igen. 4. Marker den åbne svarmulighed i det pågældende spørgsmål, og klik på Definer valideringsregel på værktøjslinjen. 5. Dialogboksen Angiv udtryk åbnes. 6. I ruden Variable skal du klikke dig frem til variabelnavnet på det pågældende felt, dvs. s_1. 7. Klik på [s_1] for at flytte det til ruden Udtryk. Opbyg herefter følgende udtryk: [s_1]>=0 and [s_1]<=100 Dette er det logiske udtryk, der dikterer, at alle tal fra 0 til og med 100 kan bruges. Validerings- og aktiveringsbetingelser opbygges ved hjælp af logiske operatorer, såsom AND og OR. Når du benytter AND, indebærer det, at begge (eller alle) dele af udtrykket skal være opfyldt. Når du benytter OR, skal blot ét af udtrykkene være opfyldt, for at det samlede udtryk er sandt. 159

175 KAPITEL 6 Avanceret Designer 8. Klik på Gem. 9. Tilbage i Avanceret Designer indsættes et V som tegn på, at svarmuligheden er tilknyttet en valideringsregel. 10. Marker V, og klik på vælg Indsæt/rediger HTML-tekst for at skrive en valideringstekst til respondenten. Skriv Tallet skal være mellem 0 og 100. Klik på Gem. 11. Gem spørgeskemaet. 160

176 KAPITEL 6 Avanceret Designer Anvendelse af not i udtryk I en aktiveringsbetingelse opstiller man et udtryk, der skal være sandt for, at det pågældende element bliver aktiveret. Tilsvarende sikrer en valideringsbetingelse, at respondenten udfylder et givet spørgsmål korrekt. Ofte er det dog lettere at angive, at det modsatte er tilfældet, dvs. hvornår et element ikke skal vises, eller hvornår et spørgsmål er forkert udfyldt. I disse tilfælde sætter du blot not foran udtrykket. Skal et spørgsmål f.eks. aktiveres, hvis der er valgt svarmulighed 1, 2, 3 eller 5 i s_1, er det lettere at skrive not [s_1].[4] end [s_1].[1] or [s_1].[2] or [s_1].[3] or [s_1].[5]. EKSEMPEL PÅ CHECKDEPEND-VALIDERING Checkdepend-funktionen benyttes til at sikre konsistente besvarelser af åbne variable, som er placeret i forbindelse med en variabel (typisk i forbindelse med en kategori, der indeholder svarmuligheden Andet ). Funktionen sørger for, at man ikke kan sætte kryds i den tilhørende svarmulighed og samtidig undlade at skrive i tekstfeltet, der hører til denne svarmulighed. Det er heller ikke muligt at skrive i tekstfeltet, der hører til en given svarmulighed, uden også at sætte kryds i denne svarmulighed. I det følgende eksempel tager vi udgangspunkt i spørgsmålet, der blev oprettet i afsnittet "Oprette et spørgsmål med åben svarmulighed" på side

177 KAPITEL 6 Avanceret Designer Sådan gør du: 1. Markér ikonet for den åbne svarmulighed, og klik på Definer valideringsregel på værktøjslinjen. Dialogboksen Angiv udtryk åbnes. 2. I dialogboksen Angiv udtryk kan du opbygge logiske udtryk ved at vælge elementerne fra ruden Variable til venstre og indsætte dem i ruden Udtryk til højre. Du klikker dig vej ned igennem elementstrukturen i ruden Variable (opbygningen af denne rude svarer til en mappestruktur i Windows Stifinder) og klikker på de elementer, du vil flytte til ruden Udtryk. Vi ønsker at lave en valideringsbetingelse, der sikrer, at hvis der er sat kryds i valgkategorien Andre i s_7, så skal respondenten skrive noget i s_8. Hvis der omvendt ikke er kryds i [s_7].[4] (dvs. kategorien Andre er tom), så skal s_8 være tom. 162

178 KAPITEL 6 Avanceret Designer 3. Til denne type skal vi bruge valideringsfunktionen Checkdepend og valideringsbetingelsen, som er vist i følgende skærmbillede. 4. Klik på Gem. Der indsættes nu et V ud for svarkategorien Andre i Avanceret Designer. 5. Marker ikonet V, vælg Indsæt/rediger tekst på værktøjslinjen og skriv en valideringstekst, der oplyser respondenten om en eventuel inkonsistent besvarelse. 6. Gem spørgeskemaet. EKSEMPEL PÅ COUNTCHECKED-VALIDERING En ofte benyttet validering er Countchecked-valideringen. Denne benyttes til at sikre, at en respondent ikke afgiver flere svar end det er meningen på et givent spørgsmål. 163

179 KAPITEL 6 Avanceret Designer Antag, at du har oprettet et multiple-choice-spørgsmål med formuleringen Nævn op til tre sportsgrene, du godt kan lide! Spørgsmålet er oprettet med 10 faste svarmuligheder. Her er det vigtigt, at respondenten ikke ved en fejl afgiver flere end tre svar, da dette vil resultere i et forkert beregningsgrundlag ved den senere analyse. Så du skal altså sikre dig, at respondenter maksimalt afgiver tre svar. Det kan du bruge Countchecked-funktionen til. Se et eksempel i dialogboksen nedenfor. Figur 87: Denne validering vil sikre maksimalt tre svar i et multiple-choicespørgsmål. EKSEMPEL PÅ COUNTEQ-VALIDERING En ofte benyttet validering er CountEQ-valideringen. CountEQ-valideringen benyttes ved spørgsmål, hvor man gerne vil have respondenter til at prioritere imellem svarmulighederne. CountEQ-funktionen sikrer ganske enkelt, at respondenterne rent faktisk også foretager prioriteringen under besvarelsen. Følgende er eksempler på spørgsmål, der kunne knyttes sammen med en CountEQvalidering: Hvilke frynsegoder vil have højest prioritet for dig? Prioriter imellem følgende muligheder (1 er din førsteprioritet): Kommunen har valgt at udvide budgettet på kulturområdet. Hvordan prioriterer du følgende delområder (1 er din førsteprioritet): 164

180 KAPITEL 6 Avanceret Designer I figuren nedenfor ses et spørgsmål, der med fordel kunne benytte en CountEQvalidering: Figur 88: Spørgsmål, der kunne tilknyttes en CountEQ-validering. I figuren nedenfor ses det tilhørende udtryk: Figur 89: Eksempel på CountEQ-udtryk i dialogboksen Angiv udtryk. REFERENCER I AVANCERET DESIGNER En reference til en tidligere besvarelse er et udsagn, som returnerer et tal eller en tekst. En reference kan f.eks. bare være en direkte henvisning til besvarelsen af et tidligere spørgsmål eller en avanceret beregning. Referencer bruges typisk til at lade spørgsmålsformuleringer, fejlmeddelelser mv.være afhængige af respondentens besvarelse. Du kan f.eks. sammensætte en spørgsmåls-formulering på følgende måde Hvordan fordeler de <Reference> kroner, du bruger om måneden til tøj sig på følgende typer. Der indsættes altså et beløb fra en tidligere besvarelse i spørgsmålsformuleringen. 165

181 KAPITEL 6 Avanceret Designer Referencer vises med et E i Avanceret Designer. Ligesom til valideringsregler kan der til en reference knyttes en tekst, som vil blive vist, hvis ikke respondenten har besvaret et eller flere af de spørgsmål, som indgår i referencen. Denne tekst vil også blive anvendt i forbindelse med labels i analysen (hvor man jo ikke kan have en forskellig label for hver respondent). OPRETTE ET SPØRGSMÅL MED EN REFERENCE TIL ET TIDLIGERE SVAR Vi vil nu oprette et spørgsmål, der afhænger af svaret i et tidligere svar: 1. Indsæt en ny side, og tilføj et nyt spørgsmål med spørgsmålsformuleringen: Hvordan fordeler din bonusbetaling sig procentvis mellem følgende bonusformer? 2. Opret fire rækker med underspørgsmål som vist nedenfor, men skriv kun noget i de tre første: Individuel bonus, Gruppebonus og Projektbonus. Tilknyt åbne numeriske variable til alle fire rækker, og sørg for, at valideringen Skal udfyldes er valgt. Det lille procenttegn (%) indsætter du ved at markere en række og vælge Indsæt/rediger tekst i menuen Rediger. Grunden til at den sidste række ikke har noget indhold er, at vi ønsker at indsætte en reference i denne række til et tidligere afgivet svar. 3. Markér nu den nederste celle til venstre (den uden indhold). 4. Klik herefter på Indsæt reference til tidligere besvarelse på værktøjslinjen. Dialogboksen Angiv udtryk åbnes. I realiteten er referencer blot logiske udtryk på linje med valideringsregler og aktiveringsregler, og dialogboksen Angiv udtryk fungerer derfor på nøjagtig samme måde som ved opbygning af disse typer udtryk. 5. Find i ruden Variable frem til variablen for det spørgsmål, der omhandler Bonusform (s_8), og klik på den. 166

182 KAPITEL 6 Avanceret Designer 6. Klik derefter på s_8, så den flyttes til ruden Udtryk (se skærmbilledet nedenfor). 7. Klik på Gem for at lukke dialogboksen Angiv udtryk. Der indsættes nu et E i fjerde række i spørgsmålet. Dette E betyder altså, at netop denne svarkategori er afhængig af svaret i det tidligere spørgsmål om bonusordninger. 8. Marker ikonet E, vælg Indsæt/rediger tekst på værktøjslinjen, og tilføj eventuelt teksten Andre bonusformer. Denne tekst, der vises med blå skrift i Avanceret Designer, vil blive indsat i spørgeskemaet på referencens plads, hvis ikke referencebetingelsen er sand (dvs. hvis ikke respondenten har skrevet noget i det oprindelige spørgsmål). 9. Gem spørgeskemaet. Når respondenten senere kommer til dette spørgsmål, vises teksten kun, hvis respondenten har afgivet svar i Andre; angiv hvilke i forrige spørgsmål. 167

183 KAPITEL 6 Avanceret Designer REDIGERING I AVANCERET DESIGNER I dette afsnit har vi samlet et par tips og tricks til tekstredigering i Avanceret Designer. MARKERE FLERE ELEMENTER Du kan markere flere sider, spørgsmål, svarkategorier, celler, tekster osv. samtidig ved at holde CTRL-tasten nede, mens du klikker på elementerne. Dette kan være nyttigt i mange situationer. På figuren nedenfor kan du f.eks. markere alle svarkategorier i den ene kolonne og efterfølgende tilknytte en Skal udfyldes-validering på én gang med kommandoen Definer valideringsregel. Du kan også vælge at tilknytte en ekstra svarmulighed til flere underspørgsmål på én gang. I eksemplet nedenfor kunne du markere de tre underspørgsmål vedr. Tilfredshed og derefter aktivere guiden Svarkategori og oprette en ny svarmulighed, f.eks. Ved ikke for alle tre underspørgsmål på én gang. Figur 90: Den samme validering er her tilknyttet 6 svarkategorier på én gang. 168

184 KAPITEL 6 Avanceret Designer SØGE OG ERSTATTE Ved hjælp af kommandoen Erstat i menuen Rediger kan du søge og erstatte tekstelementer i alle typer spørgsmålselementer. Funktionen kan f.eks. benyttes som en tidsbesparende funktion ved korrektion af stavefejl eller ændrede stavemåder. Figur 91: Med kommandoen Erstat kan du søge og erstatte tekst i hele spørgeskemaet. KOPIERE ELEMENTER I Avanceret Designer kan du kopiere alle typer elementer (sider, tekster, spørgsmål, svarkategorier, valideringer, aktiveringer osv.) fra det ene sted i spørgeskemaet til det andet. På den måde kan du f.eks. anvende en kompliceret validering på et andet spørgsmål. Hvis du f.eks.vil oprette en lang række Ja-, Nej-, Ved ikke-spørgsmål, behøver du blot oprette det én gang, hvorefter du kan kopiere det og derefter blot rette i spørgsmålsformuleringen. 1. Marker det ønskede element med musen, og vælg Kopier i genvejsmenuen eller i menuen Rediger. 2. Elementet indsættes det nye sted ved hjælp af kommandoen Indsæt fra Udklipsholder. Bemærk, at du naturligvis skal tilrette kopierede valideringer og aktiveringer, så de passer til de nye spørgsmålsnumre. 169

185 KAPITEL 6 Avanceret Designer REDIGERING AF BAGGRUNDSSKEMA I AVANCERET DESIGNER Når du opretter en måling i SurveyXact, oprettes der automatisk et baggrundsskema, som du kan få adgang til via Avanceret Designer. Her kan du bygge videre på det med de spørgsmål, du ønsker. Som standard har et baggrundsskema følgende oplysninger tilknyttet: Sprog (som minimum dansk, men ellers det antal sprog du selv har tilføjet under oprettelsen af målingen). Distributionstype (De tre typer: , Papir og Brevfletning). . Disse oplysninger er nødvendige for systemet og skal derfor være der. Hvis du forsøger at slette dem, dannes de automatisk igen. Du kan åbne baggrundskemaet i Avanceret Designer ved at vælge Rediger baggrundsskema i Avanceret Designer i menuen Spørgeskemaer på fanen SPØRGESKEMA. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Spørgeskemaer, og vælg Rediger baggrundsskema i Avanceret Designer. Målingens baggrundssskema åbnes. Som det ses i figuren næste side, er baggrundsvariablene Sprog, Distributionsform og E- mail allerede indsat. 2. Opret nu efter den sædvanlige fremgangsmåde de spørgsmål, du ønsker skal indgå i baggrundsskemaet. Vi henviser til gennemgangen i Kapitel 5: "Smart Designer" 3. Klik på Gem for at gemme baggrundsskemaet. 170

186 KAPITEL 6 Avanceret Designer. Figur 92: Et baggrundsskema i Avanceret Designer. Hvis du ønsker at flette baggrundsoplysninger i tekstform ind i et senere spørgsmål, skal denne tekst stamme fra et åbent tekstspørgsmål i baggrundsskemaet. Eksempel: Hvor tilfreds er du generelt med din chef [Thomas Pedersen]? I dette tilfælde er navnet Thomas Pedersen genereret på baggrund af et tidligere åbent tekstspørgsmål, f.eks: Hvem er din chef: Hvis du derimod vil styre, om et givent element skal vises eller ej på baggrund af baggrundsdata, dvs. lave en aktiveringsregel, skal du gemme oplysningen i et choice-spørgmål. Eksempel: Vi har kategoriseret kunderne i A-, B-, C- og D-kunder. Her vil SurveyXact tildele dine alternativer forskellige værdier. A=1, B=2, C=3 og D=4. Det er så disse værdier; 1, 2, 3 og 4, der skal importeres. Se også afsnittet "Oprette respondenter ved import" på side

187 KAPITEL 6 Avanceret Designer 172

188 KAPITEL 7 TILPASNING AF SPØRGESKEMAER EMNER I DETTE KAPITEL 174 Introduktion 175 Oprettelse af skemahoved 176 Tilpasning af spørgeskemaets layout 182 Test af spørgeskemaer 184 Overføre spørgeskema til MS Word 187 Udskrivning af spørgeskemaer 188 Spørgeskemaer på flere sprog 173

189 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer INTRODUKTION I dette kapitel præsenteres en række funktioner, der kan benyttes under udarbejdelse af spørgeskemaer - uanset om de er oprettet med Smart Designer eller Avanceret Designer. Alle funktioner er tilgængelige fra fanen SPØRGESKEMA. Udskriv skemaet på printer. Overfør skemaet til MS Word. Diverse layoutmuligheder. Definer nye sprog. Opret et skemahoved. Test af spørgeskemaer. Spørgeskemaets historik. Figur 93: Fanen SPØRGESKEMA. 174

190 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer OPRETTELSE AF SKEMAHOVED Du kan vælge at oprette et skemahoved til dit spørgeskema. Et skemahoved indeholder oplysninger, som vises øverst på alle sider i spørgeskemaet, f.eks. et firmalogo eller en gennemgående forklarende tekst, der kan hjælpe respondenterne i besvarelsen. Sådan gør du: 1. Peg på Rediger skemahoved i menuen Spørgeskemaer. En HTML-editor åbnes, hvori du kan skrive tekst, formatere tekst og indsætte billeder og hyperlinks. Læs mere om HTML-editoren i afsnittet "Brug af HTMLeditoren" på side Klik på OK, når du er færdig. Figur 94: Et skemahoved optræder øverst på alle sider i spørgeskemaet. 175

191 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer TILPASNING AF SPØRGESKEMAETS LAYOUT Med menupunktet Layout og udseende i menuen Spørgeskemaer har du mulighed for at justere det overordnede layout af dine spørgeskemaer. Du kan: Ændre spørgeskemaets grundlæggende tema - hvordan fremstår spørgsmål og svarkategorier? Tilpasse navigationsindstillingerne - hvordan fremstår statuslinje, knapper og sprogvalg? Tilknytte eget style sheet og f.eks. ændre spørgeskemaets baggrund. Figur 95: Alle indstillinger angives i vinduet Layout og udseende. 176

192 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer VÆLGE ET TEMA Temaet er afgørende for, hvordan elementer såsom spørgsmål og svarkategorier fremstår på skærmen under besvarelsen. Sådan gør du: 1. Temaet angives på rullelisten Nuværende tema. Vælg mellem Classic, Box, Grid og Zebra. Hvis du vælger Classic, benyttes standardlayoutet i SurveyXact. 2. Hvis du vælger Box, fremstår spørgsmål og spørgsmålselementer i bokse med farvet baggrund. 3. Hvis du vælger Grid, fremstår spørgsmål og spørgsmålselementer i rammer. 4. Hvis du vælger Zebra, vil rækker i f.eks. spørgsmålsbatterier fremstå med skiftende baggrund. 5. Klik på OK, når du har valgt tema. Du kan eventuelt teste spørgeskemaet og kontrollere, at du har valgt det ønskede design. Figur 96: SurveyXact giver mulighed for at vælge et tema til dine spørgeskemaer. Her er det temaet Grid, der er benyttet. 177

193 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer ÆNDRE NAVIGATIONSINDSTILLINGER Ved at tilpasse navigationsindstillingerne kan du styre, hvordan statuslinje, knapper og sprogvalg fremstår på skærmen. Sådan gør du: 1. Angiv den visuelle præsentation af knapperne på rullelisten Visuel præsentation af navigationsknapper. Vælg mellem Pile og Knapper. 2. Angiv på rullelisten Statuslinje, om der skal være en farvet statuslinje eller ingen statuslinje. 3. Angiv på rullelisten Statustekst, hvilken tekst der skal stå ved statuslinjen. Mulighederne er Ingen, Sidenummer og Procentvis status. 4. Angiv statuslinjens placering på rullelisten Placering af statuslinje. Mulighederne er Forneden, Foroven og Forneden og foroven. 5. Angiv på rullelisten Sprogvalg, hvordan spørgeskemaer på flere sprog skal angives. Mulighederne er Flag, Tekster og Forkortelser. 6. Klik på OK, når du har angivet dine valg. TILKNYTTE EGET STYLE SHEET I vinduet Layout og udseende kan du indtaste dit eget style sheet og knytte det til det aktuelle spørgeskema. Kort fortalt kan et style sheet styre layoutet for en webside på utroligt mange punkter, f.eks. baggrunde. Brugen af style sheets kræver naturligvis kendskab til CSS-programmering. 178

194 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer Teksten til style sheet et indtastes eller kopieres ind i feltet Brugerdefineret CSS. Figur 97: Dette kodeeksempel vil ændre spørgeskemaets baggrund. Figur 98: Effekt af style sheet: en blågrøn baggrund. 179

195 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer Nyttige eksempler på CSS-koder Nedenfor finder du 4 nyttige CSS-kodestumper, som kan benyttes i style sheets..questionnaire { font-family: Verdana, sans-serif; }.navigation.progress-bar-graphical.progress-completed { background-color: #00B2EC; Skifter den benyttede skrifttype til Verdana. Skifter farven på spørgeskemaets statuslinje..title-row { background: #000000; color: #FFFFFF; font-weight: bold; }.question-battery.question-line.choicelast { border-left: 1px solid #AAAAAA; } Body { background: #000000; color: #FFFFFF; } TR.choice-header-row TD.choice-header { width: 7%; }.previous-button,.next-button { background: #000000; color: #FFFFFF; } Skifter farven på spørgsmålsformuleringen og gør den fed. Tilføjer en lodret streg inden den sidste valgmulighed i spørgsmålsbatterier. Skifter baggrundsfarve og fontfarve i hele spørgeskemaet. Giver ens bredde i batteriers svarmuligheder. Skifter farven på navigationsknapperne. 180

196 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer.question-battery.choice-header { font-size: 80%; }.question-battery.choice-header-row.choice-last,.question-line.choice-last { background: #000000; color: #FFFFFF; } Ændrer skriftstørrelse i batteriers svarmuligheder. Skifter farve på batteriers sidste svarmulighed. 181

197 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer TEST AF SPØRGESKEMAER Du kan løbende teste dine spørgeskemaer under udarbejdelsen på fanen SPØRGESKEMA, og dermed få et indtryk af, hvordan de vil fremstå. Du kan vælge at teste direkte i arbejdsvinduet, hvor du klikker dig igennem spørgeskemaet. Klik på Start testindtastning forfra, når du vil starte forfra. Du kan også vælge at testindtaste i et nyt vindue. Tester du på en mindre skærm, kan det være en fordel at vælge Testindtastning i nyt vindue. I begge tilfælde kan du vælge at teste med eller uden baggrundsoplysninger. Hvis du i skemaet har oprettet aktiveringer og/eller referencer, der er betinget af data i baggrundsskemaet, er det vigtigt, at du vælger at teste med baggrundskemaet. ADVARSEL! Testfunktionerne på fanen SPØRGESKEMA er udelukkende til testformål. Indtastning af distribuerede papirskemaer må ikke foretages i testvinduet. Det skal ske på fanen DATAINDSAMLING. Sådan gør du: 1. Vælg en af testindtastningskommandoerne nederst på fanen SPØRGESKEMA. 2. Du kan nu besvare spørgsmålene og bladre frem og tilbage mellem siderne ved hjælp af de navigationsknapper, du har valgt (pile eller knapper). 3. Efter sidste spørgsmål klikker du på krydset og afslutter dermed testen. Hvis du arbejder med et langt spørgeskema og skal gennemføre omfattende redigeringer, anbefales det, at du holder både testvinduet og den benyttede designer (Smart Designer eller Avanceret Designer) åben samtidig. Ændringer, der udføres i designeren, vil nemlig umiddelbart afspejles i testvinduet blot ved, at du klikker et skærmbillede tilbage i testvinduet og dernæst frem igen. Hvis du f.eks. udfører en ændring på side 20 i designeren, kan du i testvinduet blot klikke dig tilbage til side 19 og derefter frem til side 20 igen, hvorefter ændringen vil være implementeret - forudsat at ændringen er gemt i designeren. 182

198 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer Figur 99: En testindtastning er en god måde at afprøve et spørgeskema på. RANDOMISERING OG TESTINDTASTNING Når du gennemfører en testindtastning i et spørgeskema med randomiserede elementer, vil du opleve skemaet ligesom en respondent, der besvarer. Det vil sige, at den tilfældige rækkefølge af elementerne ikke ændres, når du bladrer frem og tilbage i spørgeskemaet. Læs mere om randomisering i spørgeskemaer i afsnittet "Randomisering i Smart Designer" på side 105. Til gengæld nulstiller SurveyXact rækkefølgen, hver gang du starter en ny testindtastning. Du vil altså se de randomiserede elementer i forskellig rækkefølge, når du testindtaster flere gange. Og dermed er det muligt at teste, at randomiseringen fungerer hensigtsmæssigt, ved at testindtaste flere gange på samme skema. 183

199 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer OVERFØRE SPØRGESKEMA TIL MS WORD I SurveyXact er det muligt at overføre spørgeskemaet direkte til en pænt opsat og redigerbar Word-version. Det betyder, at der er meget kort vej fra det elektroniske skema til en professionel papirversion. Endvidere har du mulighed for at oprette en skabelon i MS Word, så du automatisk kan udskrive papirskemaer med netop de skrifttyper, skriftstørrelser mv., du ønsker. Bemærk, at overførslen kræver MS Word 2003 eller senere, idet ældre versioner af MS Word ikke understøtter XML, og dermed ikke giver mulighed for præcist at styre overførslen fra web til tekstbehandling. I dette afsnit er skærmbillederne taget fra MS Office Sådan gør du: 1. Peg på menuen Eksporter til Word. Hvis du har valgt at oprette spørgeskemaet på flere sprog, kan du fra undermenuen vælge, hvilket sprog skemaet skal eksporteres i. Figur 100:Et spørgeskema eksporteret til MS Word. 184

200 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer 2. En dialogboks beder dig angive, om spørgeskemaet skal gemmes direkte på en disk eller åbnes i Word. 3. Hvis du vælger at åbne spørgeskemaet i MS Word, kan du med det samme tilpasse det. GEMME SKEMAET SOM SKABELON I MS WORD Efter du har eksporteret et spørgeskema til MS Word, kan du nemt tilrette den overordnede opsætning af spørgeskemaet og udnytte det til andre eksporter. Dette kan f.eks. være en fordel, hvis du skal oprette spørgeskemaer, som skal overholde et bestemt virksomhedssdesign. Denne funktion kræver grundigt kendskab til arbejdet med typografier og skabeloner i MS Word. Arbejdet i MS Word vil variere, alt efter hvilken version du arbejder med. Sådan gør du: 1. Eksporter spørgeskemaet til MS Word. Typografier, der stammer fra SurveyXact. 2. Klik på den første typografi, du vil ændre, og vælg Rediger i genvejsmenuen. 185

201 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer 3. Udfør din ændring, og klik på OK. 4. Fortsæt med de øvrige typografier. Du kan på denne måde ændre f.eks. skrifttypen og skriftstørrelsen på alle tekster af en bestemt type i spørgeskemaet på en gang. Du kan også ændre skrifttypen på alle overskrifter i spørgeskemaet. Prøv f.eks. at vælge en ny skrifttype til alle spørgsmålsformuleringer. Bemærk, hvordan dette øjeblikkeligt slår igennem i hele dokumentet. 5. Når du har ændret i den originale opsætning, kan du gemme den som en ny skabelon med kommandoen Gem som i menuen Filer. 6. Luk herefter Word, og eksporter endnu engang skemaet til MS Word. 7. Vælg den tidligere gemte skabelon i MS Word. De nye ændringer slår nu automatisk igennem på det nye dokument. 186

202 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer UDSKRIVNING AF SPØRGESKEMAER Du har mulighed for at udskrive dit spørgeskema på papir og dermed danne dig et indtryk af, hvordan det ser ud hos respondenten. Dette kan være en fordel, hvis du distribuerer skemaet via papir, eller du vil give respondenterne mulighed for at udskrive et webbaseret skema på deres egen printer. Udnyt derfor denne mulighed som et ekstra kvalitetscheck. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Udskriv skema. Hvis du har valgt at oprette spørgeskemaet på flere sprog, kan du fra undermenuen vælge, hvilket sprog skemaet skal udskrives på. Figur 101: Vælg, hvilken sprogudgave der skal udskrives. 2. Skemaet åbnes i et særskilt vindue, og dialogboksen Udskriv åbnes i Windows. 3. Klik på OK. Skemaet skrives ud på den valgte printer. 187

203 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer SPØRGESKEMAER PÅ FLERE SPROG I SurveyXact kan du gennemføre dine målinger på flere sprog. Ved udarbejdelse af spørgeskemaer kræver dette, at følgende elementer oprettes på de ønskede sprog: Spørgeskemaet. Skemahovedet (hvis det benyttes). Ud over disse elementer, der udarbejdes fra fanen SPØRGESKEMA, skal du oprette -skabeloner samt eventuelt afslutningsdokument på de pågældende sprog. KLARGØRE SPØRGESKEMAET TIL FLERE SPROG For hver sprogversion, målingen skal gennemføres i, skal der tilføjes et nyt sprog. Sådan gør du: 1. Klik på Tilføj sprog i sidepanelet, og vælg det ønskede sprog på listen i vinduet Tilføj sprog. 2. Gentag dette for hvert sprog, du vil tilføje. De valgte sprog vises i sidepanelet under Sprog og i historikken. 188

204 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer UDARBEJDE SPØRGESKEMAET Når sproget er tilføjet, skal du udarbejde selve spørgeskemaet i en af de to spørgeskemadesignere (eller kombinere arbejdet i de to designere). For nemhedens skyld har vi slået begge designere sammen i følgende fremgangsmåde. Sådan gør du: 1. Start Smart Designer eller Avanceret Designer. 2. Vælg det ønskede sprog på rullemenuen i øverste højre hjørne. 3. Fortsæt med at oprette spørgsmålselementerne på de pågældende sprog. Figur 102: Sprogvalg i Smart Designer. Figur 103: Sprogvalg i Avanceret Designer. 189

205 KAPITEL 7 Tilpasning af spørgeskemaer UDARBEJDE BAGGRUNDSSKEMAET Baggrundsskemaet skal ligeledes oprettes på de ønskede sprog. Du benytter de to designere efter samme princip som i vejledningen på forrige side. UDARBEJDE SKEMAHOVED Et eventuelt skemahoved skal ligeledes oprettes på de ønskede sprog. Her kan du skifte sprog i HTML-editorens menulinje efter samme princip som i de to designere. Også her er det muligt at kopiere indhold (tekst og grafik) fra den ene sprogversion til den anden. Figur 104: Den engelske udgave af et skemahoved. 190

206 KAPITEL 8 AVANCEREDE MÅLINGSINDSTILLINGER EMNER I DETTE KAPITEL 192 Introduktion 193 Angive, om en måling skal være anonym 194 Angive en timeout for målingen 195 Videresende respondent efter sidste side 196 Kryptering af datatrafikken 198 Låsning af afsluttede besvarelser 191

207 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger INTRODUKTION I forbindelse med udarbejdelse af spørgeskemaer har du mulighed for at tilknytte nogle indstillinger for målingen. Du kan: Angive, om respondenter skal svare anonymt. Angive en timeoutværdi for, hvor lang tid spørgeskemaet må stå uberørt under besvarelsen. Angive en hjemmeside, som respondenten skal videresendes til efter besvarelsen. Angive, om datatrafikken skal være krypteret. Styre, om respondenten kan redigere i sin besvarelse, efter besvarelsen er fuldført. Alle funktioner er tilgængelige fra menuen Avanceret på fanen SPØRGESKEMA. Figur 105: Adgang til de avancerede indstillinger sker via menuen Avanceret. 192

208 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger ANGIVE, OM EN MÅLING SKAL VÆRE ANONYM Når brugeren arbejder med en anonym måling, spærrer SurveyXact for adgang til de svar, respondenterne har afgivet. Menupunkter, som ellers er til rådighed ved almindelige målinger, findes ikke i anonyme målinger. I anonyme målinger kan SurveyXact-brugerne ikke: Få adgang til en respondents besvarelse. Udskrive en respondents besvarelse. Se respondentnøgler eller -adresser i respondentoversigten. Eksportere baggrundsoplysninger og respondentnøgler til brevfletning. Indtaste respondenters svar. Gennemføre interviews. Aktivere visse analysevariable. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Avanceret, peg på Anonym måling, og vælg Anonym måling i undermenuen. Det er kun så længe, der ikke er oprettet respondenter i en måling, at den kan gøres anonym. Så snart der er oprettet en respondent i en måling, kan brugeren ikke ændre på, om målingen skal være anonym. Læs mere i afsnittet "Analyser ved anonyme målinger" på side

209 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger ANGIVE EN TIMEOUT FOR MÅLINGEN Der kan være tilfælde, hvor et spørgeskema med fordel kan gøres tilgængeligt for flere respondenter på den samme computer. F.eks. på et bibliotek eller et andet offentligt sted, hvor man ønsker at gennemføre en måling. Her kan det være en fordel at angive en timeoutværdi for besvarelsen, hvis en respondent af den ene eller anden grund ikke når at fuldføre sin besvarelse. Med andre ord skal skærmbilledet efter nogen tid nulstille sig selv og være klar til den næste respondent. Dette kan styres med angivelse af en timeoutværdi samt en angivelse af til hvilken webside respondenten skal videresendes til, hvis timeoutværdien nås. Bemærk, at timeoutværdier typisk angives ved målinger, der kræver selvoprettelse, dvs. hvor respondenter opretter sig selv. De benyttes også f.eks. ved målinger, hvor flere respondenter skal deles om den samme computer ved besvarelser. Læs mere om selvoprettelse i afsnittet "Distribution via hjemmeside" på side 237. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Avanceret, og vælg Timeout i skemaet. 2. Indtast en værdi i feltet Timeout i sekunder. F.eks Angiv en websideadresse i feltet Webside, som respondenten sendes til ved timeout. Typisk vil dette være startsiden for selve spørgeskemaet. 4. Klik på OK. 194

210 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger VIDERESENDE RESPONDENT EFTER SIDSTE SIDE Med denne mulighed kan du angive, hvilken hjemmeside respondenten skal videresendes til efter at have fuldført besvarelsen. Det kan f.eks. være til firmaets hjemmeside eller et intranet. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Avanceret, og vælg Videresend efter sidste side. 2. Skriv websiden i feltet Webside, som respondenten skal videresendes til efter den sidste side, og klik på OK. Hvis du ikke indtaster noget, vil vinduet blive lukket efter sidste spørgsmål. 195

211 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger KRYPTERING AF DATATRAFIKKEN I SurveyXact er det muligt at angive, at datatrafikken mellem respondenter og server skal være krypteret. Dermed kan specielt offentlige institutioner leve op til lovkravet om sikre dataforbindelser, som også gælder ved online-undersøgelser. Kryptering angives for den enkelte måling, hvorefter respondenter kun kan svare på denne måling igennem en sikker forbindelse. SSL-krypteringen (Secure Socket Layer) er kendetegnet ved, at webadresser begynder med i stedet for Krypteringen viser sig desuden ved, at browseren, oftest i nederste højre hjørne, viser en lukket hængelås som tegn på, at forbindelsen er sikker og krypteret. Respondenten vil se begge dele, når der besvares via Når du som bruger arbejder med SurveyXact, er det altid via en sikker forbindelse. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Avanceret, peg på Sikker forbindelse, og vælg Kræv sikker forbindelse i undermenuen. Bemærk, at selvom Kræv sikker forbindelse ikke er aktiveret, vil SurveyXact alligevel undersøge, om respondentens forbindelse er sikker og automatisk benytte den, hvis den er tilgængelig. Hvis respondenten ikke har en sikker forbindelse, vil vedkommende altså alligevel få mulighed for at besvare spørgeskemaet. 196

212 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger Indtil videre er det kun gennem man kan anvende en krypteret forbindelse. Kunder med eget servernavn vil derfor være nødt til at benytte Vi arbejder på at gøre det muligt at anvende krypteret forbindelse med eget servernavn. 197

213 KAPITEL 8 Avancerede målingsindstillinger LÅSNING AF AFSLUTTEDE BESVARELSER Denne indstilling styrer, om respondenter må ændre i deres svar, efter de har fuldført spørgeskemaet. Alt efter målingens formål kan det i visse situationer være en fordel, at den enkelte respondent kan gå tilbage og ændre i besvarelsen, mens det i andre typer målinger ikke er hensigtsmæssigt. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Avanceret, peg på Låsning af afsluttede besvarelser, og vælg Lås afsluttede besvarelser i undermenuen. 198

214 DEL 3 DATAINDSAMLING I Del 3 lærer du om de funktioner, der er til rådighed, når du skal igangsætte og gennemføre dine målinger. Trinvise vejledninger leder dig sikkert igennem oprettelse og håndtering af respondenter, distribution af spørgeskemaer, samt indsamling af besvarelser. Alt sammen med udgangspunkt i fanen DATAINDSAMLING. KAPITEL 9 HÅNDTERING AF RESPONDENTER - SIDE 201 Beskriver de tilgængelige funktioner til nem oprettelse og håndtering af respondenter i SurveyXact. KAPITEL 10 DISTRIBUTION AF SPØRGESKEMAER - SIDE 215 Præsenterer de forskellige distributionsmetoder og forklarer, hvordan distributionen igangsættes. KAPITEL 11 STATUS OG OPFØLGNING - SIDE 251 Præsenterer de muligheder, du har for at få status over, hvordan dataindsamlingen skrider frem, og hvordan du kan følge op på dine respondenter. KAPITEL 12 INDSAMLING AF BESVARELSER - SIDE 257 Beskriver de indsamlingsformer, SurveyXact tilbyder herunder automatisk indsamling og indtastning. 199

215 200

216 KAPITEL 9 HÅNDTERING AF RESPONDENTER EMNER I DETTE KAPITEL 202 Introduktion 203 Oprettelse af respondenter 210 Funktioner til respondenthåndtering 201

217 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter INTRODUKTION Som første led i dataindsamlingen skal du identificere og oprette de respondenter, der skal indgå i din måling. Normalt ved du på forhånd, hvem disse er, og kan oprette dem (sammen med relevante baggrundsoplysninger) i systemet, inden undersøgelsen igangsættes. Respondenter kan oprettes manuelt ved, at du indtaster respondentoplysningerne selv, eller automatisk ved, at du importerer respondenterne fra en CSV-fil, der evt. er genereret i andre systemer, f.eks. en database med personaleoplysninger eller et medlemsregister. Oprettelse sker med menupunktet Opret fra underfanen Respondenter på fanen DATAINDSAMLING. Så snart den første respondent er oprettet, skifter målingens status fra Under udarbejdelse til Indsamling aktiv. Hvis du ikke kender dine respondenter, kan du vælge at lægge en spørgeskemaundersøgelse ud på jeres hjemmeside, en såkaldt pop-in-undersøgelse. Figur 106: Fanen DATAINDSAMLING for en måling, hvor der endnu ikke er oprettet nogen respondenter. 202

218 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter OPRETTELSE AF RESPONDENTER Oprettelse af respondenter kan udføres af målingsadministratorer og administratorer. Respondenter kan oprettes på fire måder: Manuelt. Ved import af en CSV-fil. Genbrug af respondenter fra en tidligere måling. Ved selvoprettelse. Du kan godt gennemføre en dataindsamling uden først at oprette respondenter i systemet. Dette kan være relevant, hvis du ikke på forhånd kender respondenterne (f.eks. ved dataindsamling via jeres hjemmeside), eller hvis respondenterne skal være anonyme. OPRETTE RESPONDENTER MANUELT Manuel oprettelse af respondenter kan anbefales i følgende situationer: Du har behov for at teste dit spørgeskema, og vil derfor oprette nogle fiktive respondenter, f.eks. dig selv eller en kollega i organisationen. Hvis du kun har få respondenter. Du har tidligere importeret en række respondenter, men vil tilføje nogle ekstra respondenter manuelt. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Opret, og vælg Opret ny respondent. 203

219 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter 2. Indholdet af de vinduer, hvor du angiver respondentoplysninger, afspejler de oplysninger, du har angivet i baggrundskemaet. I følgende eksempel skal der først angives distributionsform og en -adresse og derefter kundenavn og region, fordi baggrundsskemaet indeholder disse oplysninger. 3. I første vindue vælger du distributionsform. Vælg mellem , Papir og Brevfletning. Du kan godt knytte flere distributionsformer til samme respondent. Der er altså ikke noget i vejen for, at samme respondent både kan kontaktes via brev og . F.eks. kan du sende spørgeskemaet via , men følge op senere via brev. 4. Skriv respondentens i feltet , og klik på pilen for at gå videre. 5. På næste trin skal du angive kundenavn og vælge region. 6. Klik på krydset for at afslutte. Du vender nu tilbage til fanen Respondenter, hvor den nye respondent er indsat på en ny linje. Så snart den første respondent er oprettet, skifter målingen status fra Under udarbejdelse til Indsamling aktiv. 204

220 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter OPRETTE RESPONDENTER VED IMPORT Import af respondenter er en tidsbesparende funktion, der kan betale sig i de tilfælde, hvor du har adgang til en stor mængde respondenter i en database. Eksempler på dette kan være et medlemskartotek, elevkartotek eller oversigt over ansatte osv., der er lagret i et CRM-system. Eneste formelle krav er, at oplysningerne kan eksporteres til en CSV-fil, da det er dette format, SurveyXact importerer respondenter i. Du kan komme ud for at skulle tilpasse CSV-filen i MS Excel, så arbejdet med at importere respondenter kræver altså et nogenlunde kendskab til dette område. Vær opmærksom på følgende, hvis dine målinger omfatter distribution til respondenter i asiatiske eller arabiske lande, og respondentoplysningerne derfor indeholder specialtegn på disse sprog: CSVformatet kan ikke håndtere specialtegn på disse sprog. Her skal du i stedet benytte Unicode-formatet. En import fra en CSV-fil indeholdende disse specialtegn vil ikke gå godt, da tegnene ikke vises korrekt. Med en Unicode-fil derimod vil specialtegn være intakte og blive vist på det ønskede sprog. De indledende trin ved en import Inden du kaster dig over en import af respondenter, er det vigtigt, at du præcis ved, hvilke forudsætninger det kræver: Du skal vide, hvordan du eksporter respondentoplysningerne fra kildeprogrammet (f.eks. et CRM-system) til en CSV-fil (semikolonsepareret). Det er valgfrit, hvilke oplysninger du vælger at eksportere, men som minimum bør oplysninger om -adresse og eventuelle navne- og adresseoplysninger fremgå, da disse kommer til at ligge til grund for distributionen af spørgeskemaer. Du skal have det nødvendige kendskab til MS Excel (eller et lignende redigeringsprogram), så du kan efterredigere CSV-filen i Excel, da importfilen præcist skal overholde den strukturbeskrivelse, der er angivet i baggrundsskemaet. 205

221 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter Hvis den importerede fil ikke stemmer overens med strukturbeskrivelsen og de aktiveringer og valideringer, der er knyttet til spørgeskemaet, vil systemet komme med en advarsel samt en beskrivelse af, i hvilke rækker og kolonner i importfilen der er problemer. Hvis der er tale om fejl (importfilens kolonner hedder noget forkert, kolonnerne indeholder værdier, der ikke giver mening i forhold til spørgeskemaet osv.), vil importfilen ikke kunne importeres, og du må tilpasse filen og prøve igen. Hvis der derimod er tale om mindre problemer (den importerede fil overholder ikke de validerings- og aktiveringsbetingelser, der er lavet i spørgeskemaet), kan du vælge at ignorere advarslerne og importere alligevel. Eksempel på tilpasning af CSV-fil Nedenstående eksempel viser en CSV-fil i MS Excel med oplysninger om en række kunder og deres region i en database. Hver variabel findes i en separat kolonne. Figur 107: En CSV-fil med oplysninger om respondenter klargjort til import. Inden en CSV-fil er klar til import, skal du sikre dig, at den overholder den strukturbeskrivelse, der er dikteret af baggrundsskemaet, der er oprettet til den konkrete måling. Du kan se strukturbeskrivelsen for det aktuelle skema ved at vælge Importer i menuen Opret på fanen Respondenter. 206

222 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter Læg mærke til, at kolonnen for Region i CSV-filen indeholder tallene 1, 2 og 3. Disse tal er den labelværdi, der benyttes i SurveyXact for labelet Region. Af strukturbeskrivelsen i baggrundsskemaet ses det, at et 2-tal betyder, at respondenten er fra Region 2, et 3-tal, at respondenten er fra Region 3. Figur 108: Strukturbeskrivelsen af baggrundsskemaet fremgår af dette skærmbillede. Bemærk linket Hent skabelon for CSV-fil i vinduet Import af respondenter. Klikker du på dette link, åbnes MS Excel med en tom CSVfil i Excel, hvor strukturbeskrivelsen for den aktuelle målings baggrundsskema er indsat. Benytter du denne mulighed, er du helt sikker på, at CSV-filen overholder strukturbeskrivelsen. 207

223 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter Selve importen Når du har sikret dig, at CSV-filen overholder strukturbeskrivelsen i baggrundsskemaet, er du klar til selve importen. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Opret, og vælg Importer. 2. Kontroller, at feltet CSV-fil er markeret. 3. Klik på Gennemse..., og find frem til den ønskede CSV-fil. 4. Klik på Importer. Forudsat at CSV-filen overholder skemaets strukturbeskrivelse, importeres den fulde liste med respondenter. Hvis ikke, vises en fejlmeddelelse og du må tilpasse CSV-filen, indtil den er korrekt. Figur 109: Eksempel på respondenter, der er importeret i SurveyXact. 208

224 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter GENBRUGE RESPONDENTER FRA EN TIDLIGERE MÅLING Du kan vælge at importere respondenterne fra en tidligere måling og på den måde genbruge respondentoplysningerne. Funktionen vil derfor typisk blive anvendt ved målinger, som stort set er identiske og gentages fra år til år, eller hvor den samme gruppe af respondenter er relevante. I lighed med en import af CSV-fil kræver denne funktion også, at strukturbeskrivelsen i baggrundsskemaet er fuldstændig identisk med CSV-filen. Ellers vil du få en fejl ved importen. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Opret, og vælg Importer. 2. Marker Anden måling. 3. Klik på Gennemse, og klik på den ønskede måling på listen. 4. Klik på Importer. Forudsat, at respondentlisten fra den anden måling overholder skemaets strukturbeskrivelse, importeres den fulde liste med respondenter, og de vil efterfølgende vises i respondentoversigten. 209

225 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter FUNKTIONER TIL RESPONDENTHÅNDTERING På underfanen Respondenter har du adgang til en række nyttige funktioner til respondenthåndtering. Figur 110: Underfanen Respondenter. TILPASSE VISNINGEN AF RESPONDENTER Ved hjælp af menupunktet Vælg kolonner på fanen Respondenter kan du tilpasse din visning ved at vælge eller fravælge de variable, der skal vises i oversigten. Menupunktet åbner dialogboksen Tilpas kolonner, hvor du ved hjælp af afkrydsningsfelter kan vælge variable fra eller til. Marker de variable, du ønsker at få vist, og klik på OK. Ved at klikke på de små trekanter ud for en variabels navn, kan du flytte variablen op eller ned i visningen. 210

226 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter Figur 111: I dialogboksen Tilpas kolonner kan du tilpasse visningen af respondenter. SORTERING AF RESPONDENTER På fanen Respondenter kan du sortere i visningen af respondenter ved at klikke på den lille trekant til højre for et variabelnavn. Bemærk, at trekanten ikke er synlig i oversigten, første gang du aktiverer fanen. Du skal først klikke på det variabelnavn, du vil sortere efter. Klik én gang på trekanten for at sortere visningen i stigende rækkefølge. Klik en gang til for at sortere i faldende rækkefølge. Klik på den lille trekant for at ændre sorteringen. Figur 112: Sortering i respondentoversigten. 211

227 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter FUNKTIONER VIA GENVEJSMENUEN Via genvejsmenuen for den enkelte respondent kan du: Få vist respondentens egenskaber. Få vist respondentens besvarelse. Udskrive respondentens besvarelse. Få vist en respondentlog. Slette den enkelte respondent. Du aktiverer respondentens genvejsmenu ved at klikke på den lille trekant til højre for respondentens navn. Figur 113: Respondentens genvejsmenu. Redigere egenskaberne for den enkelte respondent Med menupunktet Egenskaber i genvejsmenuen får du adgang til respondentens baggrundsoplysninger, som du frit kan redigere efter behov. Det kan vise sig nyttigt i flere situationer: F.eks. er det almindeligt, at der i en database kan være respondenter, der står anført med forkerte -adresser. Så hvis de ikke besvarer spørgeskemaet - eller du får en masse meddelelser om fejladresser sendt tilbage - kan du rette adresserne med denne funktion og derefter genudsende spørgeskemaet. 212

228 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter Vise respondentens besvarelse Med menupunktet Vis besvarelse i genvejsmenuen får du adgang til at vise respondentens besvarelse. Du kan også rette i besvarelsen. Det er også herfra, at du som bruger kan få adgang til at udføre et telefoninterview med respondenten. Hvis du følger telefonisk op på en bruger, som ikke har besvaret spørgeskemaet i tide, og denne erklærer sig villig til at lade sig interviewe, kan du herfra gennemføre undersøgelsen og taste besvarelsen ind undervejs. Udskrive respondentens besvarelse Menupunktet Udskriv besvarelse i genvejsmenuen giver adgang til at udskrive respondentens besvarelse. Dette kan være nyttigt f.eks. ved kundeundersøgelser, hvor jeres sælgere kan følge op på netop deres kunder med en udskrevet kopi af besvarelsen i hånden. Vise en respondentlog Med menupunktet Respondentlog i genvejsmenuen kan du få vist en kronologisk oversigt over, hvad der er sket med respondenten, hvornår det er sket, og hvem der står bag de enkelte handlinger. Figur 114: I loggen kan du se en historik over hændelserne for den enkelte respondent. 213

229 KAPITEL 9 Håndtering af respondenter I loggen vil det f.eks. være registreret, hvem der har ændret i respondentens baggrundsoplysninger, hvornår der er sendt spørgeskemaer ud, og hvornår besvarelsen er modtaget. Funktionen kan f.eks. være nyttig, hvis du skal have afklaret, om en respondent har besvaret et spørgeskema eller ej. Du kan også se, hvor mange rykkere der er sendt ud til den enkelte respondent. Slette en respondent Med menupunktet Slet i genvejsmenuen kan du slette den enkelte respondent. Hvis du skal slette flere respondenter på én gang, anbefales det, at du vælger disse respondenter i respondentoversigten ved at markere det lille felt til venstre for hver respondent og dernæst vælger kommandoen Slet i menuen Rediger valgte. 214

230 KAPITEL 10 DISTRIBUTION AF SPØRGESKEMAER EMNER I DETTE KAPITEL 216 Introduktion 217 Valg af distributionsmetode 218 Distribution via 225 Distribution ved brevfletning 236 Udskrivning af spørgeskemaer 237 Distribution via hjemmeside 248 Tilknytning af afslutningsdokument 249 Oprettelse af gennemførselskriterium 215

231 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer INTRODUKTION I dette kapitel præsenteres de trin, der kan være involveret ved distribution af spørgeskemaer. Distribution er forbeholdt målingsadministratorer og administratorer og kan omfatte følgende overordnede trin: Valg af distributionsmetode. Hvordan skal dine respondenter kontaktes? Oprettelse af skabelon for distributionsmail. Hvad skal der stå i den mail, respondenterne modtager ved distribution via ? Udvælgelse af respondenter. Hvilke respondenter skal modtage skemaet? Angivelse af gennemførselskriterium. Hvornår betragtes en besvarelse som fuldført? Oprettelse af afslutningsdokument. Hvordan kommunikeres det til respondenter, at en måling er afsluttet og ikke længere kan besvares? Menuen Distribution er udgangspunktet for distribution af spørgeskemaer. Afslutningsdokument oprettes her. Figur 115: Distribution klargøres og igangsættes fra fanen DATAINDSAMLING. 216

232 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer VALG AF DISTRIBUTIONSMETODE Med SurveyXact kan dine respondenter kontaktes på den måde, der er mest hensigtsmæssig for den aktuelle måling. Overordnet kan du vælge mellem følgende muligheder eller kombinationer af disse: Distribution via . Distribution via papir. Distribution via brevfletning. Distribution via hjemmeside. Telefoninterview. Den nemmeste, billigeste og mest brugervenlige måde at distribuere sine spørgeskemaer på er via . Respondenten logger sig direkte på spørgeskemaundersøgelsen via et link i den tilsendte og får derefter adgang til at besvare spørgeskemaet. Der er dog situationer, hvor -distribution ikke er det mest hensigtsmæssige, og her kan du vælge at distribuere udelukkende via papir. Dette indebærer, at spørgeskemaet skrives ud og sendes med posten eller runddeles. Respondenten skal selv sørge for at aflevere eller tilbagesende skemaet, som derefter skal tastes ind af en bruger i jeres virksomhed. En distribution via papir kan også udføres ved hjælp af en såkaldt brevfletning, hvor respondentoplysningerne flettes ind i brev, sammen med en webadresse på spørgeskemaet samt en respondentnøgle, som efterfølgende sendes til respondenterne. Respondenterne skal herefter logge på den hjemmeside, der er oplyst i brevet og opgive den tilsendte respondentnøgle, hvorefter de får adgang til at udfylde spørgeskemaet. En fjerde form for distribution er distribution via hjemmeside. I denne situation kender du ikke dine respondenter på forhånd, men har gjort et spørgeskema tilgængeligt via din hjemmeside eller på dit intranet og giver dermed mulighed for at respondenter kan besvare det, hvis de selv ønsker det. Denne form for distribution kan ske ved hjælp af en pop-in-undersøgelse på hjemmesiden eller ved selvoprettelse via link. SurveyXact kan desuden bruges som platform til telefonundersøgelser. Telefonundersøgelser vil dog ikke blive gennemgået i denne brugerhåndbog. 217

233 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer DISTRIBUTION VIA Den nemmeste, billigste og mest brugervenlige måde at distribuere sine spørgeskemaer på er via . Respondenten logger sig direkte på spørgeskemaundersøgelsen via et link i den tilsendte eller det tilsendte brev og kan kort efter selv sende det udfyldte spørgeskema tilbage. Du får adgang til at oprette skabeloner for s med kommandoen -skabeloner i menuen Distribution på fanen Respondenter. OPRETTE EN DISTRIBUTIONSMAIL Inden du kan distribuere et spørgeskema via , skal du oprette en skabelon for den , som adgangen til spørgeskemaet skal distribueres med - en såkaldt distributionsmail. En distributionsmail indeholder et link til selve spørgeskemaet samt eventuelle retningslinjer til respondenten. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Distribution, peg på -skabeloner, og vælg Distributionsmail. Vinduet Distributionsmail åbnes. 2. Som standard indsættes navn og -adresse på den person, der er ansvarlig for målingen, i feltet Afsender. Du har mulighed for at indtaste e- mail-adressen på en anden person. 3. Indtast ens emne i feltet Emne. Det kan f.eks. være målingens navn. 4. Skriv derefter mailens indhold i tekstfeltet. Bemærk, at linket til selve spørgeskemaet allerede er indsat øverst i mailen fra start. 5. Med knapperne i højre side af vinduet kan du flette forskellige vigtige oplysninger ind i mailen. Får du behov for at genindsætte linket til spørgeskemaet, klikker du på Link til spørgeskema. De øvrige felter er fra baggrundsskemaet og kan være med til at personliggøre mailen til respondenten. 6. Hvis spørgeskemaet er oprettet på flere sprog, kan du ved hjælp af fanerne øverst i vinduet skrive mails på de pågældende sprog. Ved den senere distribution styrer baggrundsvariablen Sprog, at respondenter i målingen får den korrekte sprogversion tilsendt. 7. Klik på OK. 218

234 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Figur 116: Distributionsmailen udarbejdes i dette vindue. Under -skabeloner kan du også udarbejde skabeloner for rykkermails, som bruges til at minde respondenter om, at de skal svare på et eventuelt ubesvaret spørgeskema, samt informationsmails, som kan bruges til at varsle en undersøgelse eller efterfølgende udsendes til respondenterne for at sige tak for deltagelsen. Se også "Opfølgningsmuligheder" på side 255. UDVÆLGE RESPONDENTER FORUD FOR EN DISTRIBUTION Som et led i distributionen skal du angive, hvilke respondenter der skal have spørgeskemaet tilsendt. I SurveyXact kaldes dette at udvælge respondenter. 219

235 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Der findes tre metoder til udvælgelse af respondenter i forbindelse med en distribution: Manuel udvælgelse. Semiautomatisk udvælgelse. Fuldautomatisk udvælgelse. I de følgende tre afsnit præsenteres fremgangsmåden for distribution ved hver enkelt udvælgelsesmetode. DISTRIBUERE EFTER MANUEL UDVÆLGELSE Denne metode vil typisk blive benyttet, hvis du kun har nogle få respondenter, der skal sendes til, f.eks. hvis du skal eftersende et allerede distribueret spørgeskema til et par nyoprettede respondenter. Sådan gør du: 1. Aktiver fanen Respondenter. 2. Marker afkrydsningsfeltet længst til venstre i respondentoversigten for hver respondent, der skal distribueres til. 220

236 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Figur 117: Manuel udvælgelse af respondenter. 3. Peg på menuen Distribution, klik på Send , og bekræft, at du vil sende en distributionsmail. Figur 118: Angiv, at der skal sendes en distributionsmail. 4. Klik på Næste. I næste vindue vises distributionsmailen, som den vil se ud hos modtageren. Dette er din sidste chance for at vurdere, om mailen ser ud, som den skal. Hvis noget kræver ændring, må du tilbage til menuen Distribution, -skabeloner, og aktivere Distributionsmail og derfra ændre indholdet. 221

237 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Figur 119: I dette vindue kan du se distributionsmailen, inden den sendes. 5. Klik på Udsend. DISTRIBUERE EFTER SEMIAUTOMATISK UDVÆLGELSE Ved en semiautomatisk udvælgelse baseres udvælgelsen på allerede kendte oplysninger i baggrundsskemaet. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Vælg, og klik på Udvælg respondenter. Dialogboksen Udvælg respondenter åbnes. I dialogboksen kan du markere de variable i baggrundsskemaet, som skal danne udgangspunkt for distributionen. Som standard viser dialogboksen de data, der oprettes sammen med selve målingen. 222

238 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer 2. Klik på Vis flere variable, hvis du vil se de øvrige variable, der eventuelt er tilgængelige og som, der kan udvælges efter. 3. Klik på OK, når du har markeret de ønskede variable. Du vender tilbage til underfanen Respondenter. Figur 120: Her er nye respondenter med distributionsformen udvalgt til distribution. 4. Peg på menuen Distribution, klik på Send , og bekræft, at du vil sende en distributionsmail. 5. Klik på Næste, og bekræft, at distributionsmailen ser korrekt ud. 6. Klik på Udsend. 223

239 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer DISTRIBUERE EFTER FULDAUTOMATISK UDVÆLGELSE Ved en fuldautomatisk udvælgelse lader du systemet sende distributionsmails til alle de respondenter, der ikke tidligere har modtaget en. Du skal altså ikke selv aktivt markere eller udvælge respondenterne forud for distributionen. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Distribution, og klik på Send . Dialogboksen Send e- mail åbnes. 2. Marker, at du vil sende en distributionsmail til alle respondenter med distributionsformen , som ikke tidligere har modtaget den, og klik på Næste. 3. I næste vindue vises distributionsmailen, som den vil se ud hos modtageren. Dette er din sidste chance for at vurdere, om mailen ser ud, som den skal. Hvis noget kræver ændring, må du tilbage til menuen Distribution, skabeloner, aktivere Distributionsmail og derfra ændre indholdet. 4. Klik på Udsend. 224

240 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer DISTRIBUTION VED BREVFLETNING Distributionsformen Brevfletning benyttes hovedsageligt i de situationer, hvor du ikke har respondenternes -adresser, men til gengæld har adgang til deres fysiske adresseoplysninger, f.eks. i en database i form af et medlemskartotek, en kundeliste, abonnentoversigt, medarbejderoversigt eller lignende. I sådanne situationer kan du vælge at sende invitationerne til at deltage i en spørgeskemaundersøgelse med posten. Ved denne distributionsform antages det naturligvis, at respondenterne har adgang til internettet. Princippet bag distribution ved brevfletning i SurveyXact er, at du først importerer de fysiske adresser til SurveyXact, hvorved en unik respondentnøgle knyttes til hver respondent. Derefter eksporterer du adresser og respondentnøgler til en ny CSV-fil, hvorefter du fletter CSV-filen med et fletteklart Word-dokument. Af flette-dokumentet fremgår webadressen på spørgeskemaet samt et flettefelt med plads til den unikke respondentnøgle. Til sidst udskriver du dokumenterne og sender dem til respondenterne med posten. Respondenterne kan nu logge på den hjemmeside, der er oplyst i brevet, og ved hjælp af den unikke respondentnøgle få adgang til spørgeskemaet og besvare det. Hvis dine målinger omfatter distribution til respondenter i asiatiske eller arabiske lande, vil respondentoplysningerne indeholder specialtegn på disse sprog: CSV-formatet kan ikke håndtere specialtegn på disse sprog. Her skal du i stedet benytte Unicode-formatet, hvor specialtegn vil være intakte og blive vist på det ønskede sprog. De enkelte procedurer er gennemgået på de kommende sider: Klargøre CSV-filen - trin 1: De fysiske adresser. Oprette et baggrundsskema i SurveyXact. Klargøre CSV-filen - trin 2: Tilpasse CSV-filen til strukturbeskrivelsen. Importere CSV-filen ind i SurveyXact. Eksportere baggrundsoplysninger til en ny CSV-fil. Forberede et Word-dokument til fletning. Flette den ny CSV-fil med et Word-dokument. Teste at respondentnøglen fungerer. 225

241 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Trin 1 CSV-fil med fysiske adresseoplysninger på respondenter importeres til SurveyXact, hvorved hver respondent tilknyttes en unik respondentnøgle. CSV-fil med fysiske adresseoplysninger Trin 2 Respondentoplysninger eksporteres fra SurveyXact til en ny CSV-fil. Denne gang følger den unikke respondentnøgle med hver respondent. Respondent 1 > navn > adresse > respondentnøgle-1 Respondent 2 > navn > adresse > respondentnøgle-2 Respondent x > navn > adresse > respondentnøgle-x Trin 3 Den nye CSV-fil flettes med et tidligere forberedt Word-dokument, hvorved adresseoplysninger og respondentnøgle flettes ind. Hvert brev indeholder også et link til hvor spørgeskemaerne kan besvares. Ny CSV-fil med fysiske adresseoplysninger samt respondentnøgle Trin 4 Brevene sendes med posten til den enkelte respondent. Niels Mathiesen Bakkevej København G Kære Niels Mathiesen Bla-bla-bla... > Link til hjemmeside med spørgeskema > Respondentnøgle Trin 5 Respondenten logger på oplyser sin respondentnøgle og kan nu udfylde sit skema. Besvarelserne lagres i SurveyXact for den pågældende måling. Dataindsamling Figur 121: Proceduren ved brevfletning. 226

242 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer KLARGØRE CSV-FILEN - TRIN 1: DE FYSISKE ADRESSER Først danner du dig et overblik over, hvilke oplysninger der skal benyttes i forbindelse med udsendelsen af invitationer. Typisk drejer dette sig om navn, gade, postnummer, by og land. Filformatet af filer, der kan importeres i SurveyXact, skal være CSV (semikolonsepareret). Disse filtyper kan typisk bearbejdes i MS Excel, i MS Access eller OpenOffice-produkter. Har du dine data liggende i et andet system, f.eks. et CRMsystem eller andet databasesystem, kan du også generere en CSV-fil. Figur 122: Eksempel på en CSV-fil. OPRETTE ET BAGGRUNDSSKEMA I SURVEYXACT For at du kan importere dataene fra CSV-filen til SurveyXact, skal du forinden have oprettet et baggrundsskema, som tillader import af de fysiske adresser. Til netop denne proces er det en fordel at anvende Avanceret Designer til at bearbejde baggrundsskemaet, da du herfra kan styre navngivning af selve variabelnavnet og 227

243 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer ikke kun spørgsmålsoverskrifterne. Vi henviser til Kapitel 7: "Tilpasning af spørgeskemaer" for yderligere oplysninger om oprettelse af baggrundsskemaer. Som sagt er det vigtigt, at de variable (felter med navne, vejnavne, postnummer osv.), du ønsker at importere, er oprettet i baggrundsskemaet med præcis de samme navne. Fra CSV-filen ved vi, at strukturen i felterne skal være navn, adresse, postnr og by. Denne struktur skal også overholdes i baggrundsskemaet i SurveyXact. Figur 123: Et baggrundsskema oprettet i Avanceret Designer, svarende til de data, der optræder i CSV-filen. KLARGØRE CSV-FILEN - TRIN 2: TILPASSE CSV-FILEN TIL STRUKTURBESKRIVELSEN Selv om baggrundsskemaet i realiteten nu er klar til at modtage data fra CSV-filen, skal du åbne CSV-filen igen og tilpasse den yderligere, før du kan importere data. Af CSV-filen skal det nemlig fremgå, at det er distributionstypen Brevfletning, der skal benyttes, da denne oplysning naturligvis skal benyttes ved den senere eksport. Oplysningen ligger allerede i SurveyXact og kan findes ved at studere strukturbeskrivelsen for det pågældende spørgeskema: 228

244 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Sådan gør du: 1. Klik på fanen Respondenter. 2. Peg på menuen Opret, og klik på Importer. Vinduet Import af respondenter åbnes. Figur 124: Strukturbeskrivelsen for baggrundskemaet i SurveyXact. Variablen for Brevfletning hedder distr_3, og hvis den er sat til 1, er brevfletning aktiveret. 3. Af kolonnen Strukturbeskrivelse fremgår det, at systemvariabelnavnene for de fire variable, du oprettede i baggrundsskemaet, hedder hhv. navn, adresse, postnr og by. Det fremgår også, at systemvariabelnavnet for distributionsmetoden Brevfletning er distr_3, og at værdien for denne variabel skal være 1 for at være valgt (og dermed aktiv). Da vi netop ønsker at distribuere via brevfletning til hver enkelt respondent, skal vi altså sørge for, at CSV-filen tilføjes denne oplysning. 4. Åbn CSV-filen i MS Excel. Opret fire nye kolonner, som indeholder oplysninger om, hvilke distributionsformer du ønsker at benytte. 229

245 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer 5. Tildel de respondenter, der skal modtage en skriftlig invitation til undersøgelsen via brevfletning, værdien 1 i variablen distr_3. 6. Gem CSV-filen, og luk MS Excel. Figur 125: I CSV-filen indsættes fire ekstra kolonner. Værdien i variablen distr_3 sættes til 1 som indikation på, at der skal distribueres via brevfletning. IMPORTERE CSV-FILEN IND I SURVEYXACT Når CSV-filen er tilpasset, så den overholder strukturbeskrivelsen, er du klar til at importere dens data og dermed oprette listen med respondenter. Sådan gør du: 1. Marker feltet CSV-fil, og klik på Gennemse... for at finde frem til den ønskede fil. 2. Klik derefter på Importer. SurveyXact importerer nu de respondenter, der findes i CSV-filen. Når importen er tilendebragt, er det en god idé at kontrollere, at det ønskede antal respondenter faktisk er blevet importeret. Ved samme lejlighed tilknyttes en respondentnøgle til hver respondent. 230

246 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Figur 126: Angiv, hvilken fil der skal importeres. Hvis CSV-filen ikke kan importeres, vil det fremgå af en fejlmeddelelse, hvad problemet er. Denne oplysning kan du bruge til at rette CSV-filen med og prøve at importere igen. Figur 127: De importerede respondenter. Respondentnøglen ses længst til højre. 231

247 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer EKSPORTERE BAGGRUNDSOPLYSNINGER TIL EN NY CSV-FIL Når dine respondenter er importeret, skal de eksporteres til en ny CSV-fil i en eksport, hvor også respondentnøglen eksporteres med. Det er den nøgle, der senere skal sendes ud med posten til respondenter, og som sikrer, at hver respondent kan få adgang til sit spørgeskema. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Distribution, og vælg Eksporter baggrundsoplysninger. 2. Et vindue, hvor du kan udvælge de respondenter, der skal indgå i brevfletningen, åbnes. Marker radioknappen Alle respondenter med distributionsform brevfletning, som endnu ikke er blevet eksporteret. 3. Klik på Næste. 4. Marker det ønskede CSV-format, og klik på Udfør. 5. SurveyXact genererer nu en ZIP-fil, som du kan gemme på computeren. 6. Pak ZIP-filen ud. I ZIP-filen findes bl.a. en CSV-fil med navnet Dataset.csv, og det er denne fil, du senere skal bruge til brevfletningen i MS Word. I Dataset.csv indgår nu variablen Externke, som er den unikke respondentnøgle, respondenterne skal bruge, når de logger på 7. Åbn eventuelt den eksporterede fil i MS Excel, og kontroller, at respondentnøglen og de øvrige data er eksporteret korrekt. 232

248 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Figur 128: Den eksporterede CSV-fil. Respondentnøglen er vist i kolonnen externke. 233

249 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer FORBEREDE ET MS WORD-DOKUMENT TIL FLETNING Med udgangspunkt i CSV-filen kan du begynde at skrive dit flettebrev, der eksempelvis kan se ud som vist nedenfor (fletteoplysninger er markeret med fed skrift). Bemærk især respondentnøglen externke. Figur 129: Et flettedokument i MS Word. FLETTE DEN NY CSV-FIL MED ET MS WORD-DOKUMENT CSV-filen flettes nu med standardbrevet i MS Word, hvori respondentnøglen står centralt placeret. Derefter kan du udskrive brevet og sende det med posten. Vi henviser til dokumentationen i MS Word for yderligere oplysninger om, hvordan du fletter dokumenter i MS Word. 234

250 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer TESTE, AT RESPONDENTNØGLEN FUNGERER Inden du sender brevene ud, bør du teste, at respondentnøglen fungerer: 1. Gå ind på adressen Du omdirigeres til adressen og nedenstående vindue åbnes. 2. Indtast en af de 12-cifrede respondentnøgler. Test gerne et par nøgler. 3. Kontroller, at spørgeskemaet åbnes. Figur 130: Åbningsskærmbilledet, der møder respondenter, som logger på via Det er vigtigt, at du ikke begynder at udfylde spørgeskemaet, hvis du logger på som en rigtig respondent. Aktiver første side, og luk derefter browservinduet. 235

251 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer UDSKRIVNING AF SPØRGESKEMAER I de tilfælde hvor respondenter ikke skal kontaktes via , f.eks. fordi du ikke har deres -adresser, kan du udskrive spørgeskemaet og sende det med posten. Sådan gør du: 1. Udvælg de respondenter, der skal udskrives spørgeskemaer til. Bemærk, at der findes tre forskellige former for udvælgelse af respondenter. Se også "Udvælge respondenter forud for en distribution" på side Peg på menuen Distribution, og vælg Udskriv spørgeskemaer. I den efterfølgende dialogboks kan du bekræfte, hvilke respondenter der skal udskrives til. Figur 131: I denne dialogboks kan du præcisere, hvilke respondenter der skal udskrives spørgeskemaer til. 3. Klik på OK, og derefter på Udskriv for at udskrive spørgeskemaet. 236

252 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer DISTRIBUTION VIA HJEMMESIDE Distribution via hjemmeside kan være nyttig i de situationer, hvor du ikke kender dine respondenter på forhånd. De navigerer forbi en hjemmeside, hvor de får mulighed for at svare på et spørgeskema og bliver først oprettet, når de accepterer at deltage. Distribution via hjemmeside kan udføres på to måder: Pop-in på hjemmeside. Selvoprettelse via link. Begge muligheder er tilgængelige i respondentoversigten på fanen Distribution. I forbindelse med distribution via hjemmeside, kan du aktivere bekræftelse. Når denne mulighed er aktiveret, opretter respondenter sig selv ved at klikke på et link på den pågældende hjemmeside. F.eks: Deltag i vores forbrugerundersøgelse. Når en besøgende klikker på linket, opretter SurveyXact en ny respondent i målingen, hvorefter respondenten sendes til målingens baggrundsskema. Respondenten skal nu udfylde hele baggrundsskemaet og bliver bl.a. bedt om at opgive sin -adresse. Når baggrundsskemaet er udfyldt, tilsendes respondenten automatisk en distributionsmail med et link til selve spørgeskemaet, som så kan udfyldes via internettet. Respondentens oprettelsesstatus sættes efter besvarelsen til Oprettet af respondent via link, og distributionsstatus sættes til Selvoprettelse med link. 237

253 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer POP-IN PÅ HJEMMESIDE Ved en pop-in-undersøgelse anmodes besøgende på din hjemmeside om at deltage i en undersøgelse. Den besøgende får mulighed for at klikke på Ja eller Nej. Ved accept vises spørgeskemaet efterfølgende i et nyt browservindue, hvor respondenten kan besvare det. Når du arbejder med pop-in-undersøgelser, skal du: 1. Aktivere pop-in-funktionalitet for den aktuelle måling. 2. Angive en periode og omfang. 3. Tilføje en introduktionstekst. 4. Aktivere eventuel -bekræftigelse. 5. Implementere pop-in-undersøgelsen på hjemmesiden. Så længe pop-in er aktiv, kan du altid gå tilbage og tilpasse opsætningen. Du kan tilføje nye perioder, ændre eller slette perioder, definere nyt omfang, slå bekræftelse fra eller til samt redigere i introduktionsteksten. Du kan på et hvilket som helst tidspunkt deaktivere en igangværende pop-in-undersøgelse. Aktivere pop-in-funktionalitet for den aktuelle måling På første trin skal pop-in-undersøgelser aktiveres for den aktuelle måling. 238

254 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Sådan gør du: 1. Peg på menuen Distribution, og vælg Pop-in på hjemmeside. Vinduet Pop-in på hjemmeside åbnes. 2. Klik på Slå pop-in til. Nu er pop-in aktiv. Vinduet udvides, så du kan definere en periode og et omfang. 239

255 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Angive en periode og omfang På næste trin skal du angive pop-in-målingens periode og omfang. Omfanget dækker over, hvor mange respondenter der skal indgå i undersøgelsen. Sådan gør du: 1. Klik på Opret ny periode i vinduet Pop-in på hjemmeside. 2. Angiv i felterne Fra (dato) og Til (dato), den periode, pop-in-undersøgelsen skal være aktiv. Du skal overholde det benyttede datoformat åååå-mm-dd. 3. Angiv i feltet Mål omfanget af respondenter, der skal indgå i pop-inundersøgelsen. Du har to muligheder: Et fast antal eller en procentandel. Vælg Indsaml svar fra et bestemt antal besøgende, og angiv derefter antallet i feltet Antal svar, der skal indsamles. På denne måde sikrer du dig, at et bestemt antal respondenter deltager i undersøgelsen. Systemet tilpasser løbende, hvor mange respondenter pop-in'en vises til, så det sikres, at I får det ønskede antal respondenter fordelt over hele perioden. Vælg Vis pop-in til en vis procentdel af de besøgende, og angiv derefter procentdelen i feltet Procentdel af besøgende, pop-in vises for. Skriver du f.eks. 50%, vil undersøgelsen kun vises for hver anden besøgende. Perioden vil stadig være den samme, som du har angivet i Fra (dato) og Til (dato). 240

256 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer 4. Klik på OK. Vinduet Pop-in på hjemmeside udvides igen, og viser nu alle egenskaber for den aktuelle pop-in-undersøgelse. Oprette en ny pop-in-periode Når først pop-in-funktionaliteten er aktiveret, er det muligt at definere flere perioder. Ved at definere flere perioder kan du automatisk gentage den samme undersøgelse med faste mellemrum. Sådan gør du: 1. Klik på Opret ny periode i vinduet Pop-in på hjemmeside. 2. Gentag proceduren "Angive en periode og omfang" på side

257 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Slette en pop-in-periode Pop-in-perioder kan slettes ved at klikke på den lille skraldespand til højre for den enkelte måling. Tilføje en introduktionstekst På din hjemmeside bør den besøgende mødes af en venlig og imødekommende invitation til at deltage i undersøgelsen. I SurveyXact kaldes dette for en introduktionstekst. Sådan gør du: 1. Klik på Rediger introduktion. En HTML-editor åbnes. 2. Skriv din tekst og tildel den evt. et pænt layout ved hjælp af de funktioner, HTML-editoren stiller til rådighed. 3. Klik på OK. 242

258 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Slå -bekræftelse til og fra Ved at slå -bekræftelse til, kan respondenten kun gennemføre undersøgelsen, hvis han eller hun opgiver sin -adresse først. Dermed sikrer du dig vedkommendes identitet. Hvis du ikke slår -bekræftelse til, besvarer den besøgende undersøgelsen anonymt. Sådan gør du: 1. Klik på knappen Slå bekræftelse til. Implementere pop-in-undersøgelsen De pop-in-oplysninger, du definerer i SurveyXact, gemmes i to stykker HTML-kode, som skal implementeres på jeres hjemmeside af en person med indgående kendskab til dette. En del af koden skal kopieres ind i HEAD-sektionen, en andel del i BODYsektionen. Figur 132: Koden, der skal kopieres, er indsat midt i vinduet Pop-in på hjemmeside i området Installer pop-in på hjemmeside. 243

259 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Deaktivere pop-in-undersøgelser Når du vil deaktivere pop-in-undersøgelser, klikker du på Slå pop-in fra nederst i vinduet Pop-in på hjemmeside. Figur 133: Deaktivering af pop-in-målinger. SELVOPRETTELSE VIA LINK Ved selvoprettelse via link indsættes et link på jeres hjemmeside med en opfordring til de besøgende om at deltage i en undersøgelse. Hvis respondenten accepterer, kan spørgeskemaet besvares. Alt efter opsætningen, vil han eller hun enten gå direkte til spørgseskemaet eller få tilsendt en med et link, der giver adgang til at besvare spørgeskemaet. Når du arbejder med selvoprettelse via link-undersøgelser, skal du: 1. Aktivere selvoprettelse via link for den aktuelle måling. 2. Aktivere eventuel -bekræftigelse. 3. Implementere selvoprettelse via link på hjemmesiden. 4. Deaktivere selvoprettelse via link-undersøgelse. Ved selvoprettelse via link er der også muligt at implementere såkaldt selvoprettelse via kode, hvor besøgende opfordres til at gå ind på og selv indtaste en kode, der unik for netop denne undersøgelse. Når koden er indtastet, oprettes respondenten og spørgeskemaet kan besvares. 244

260 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer AKTIVERE SELVOPRETTELSE VIA LINK Sådan gør du: 1. Peg på menuen Distribution, og vælg Selvoprettelse via link. Vinduet Selvoprettelse via link åbnes. 2. Klik på Slå selvoprettelse via link til. Nu er selvoprettelse via link aktiveret. Vinduet udvides, så du kan tilpasse funktionaliteten, bl.a. med bekræftelse. 245

261 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Figur 134: Her tilpasses funktionaliteten for selvoprettelse via link. Slå -bekræftelse til og fra Slår du -bekræftelse til, kan respondenten kun gennemføre undersøgelsen, hvis han eller hun opgiver sin -adresse først. Dermed sikrer du dig vedkommendes identitet. Ved ikke at slå -bekræftigelse til kan den besøgende besvare anonymt. Implementere selvoprettelse via link Det link, der defineres i SurveyXact, kan enten implementeres på jeres hjemmeside eller sendes til respondenten i en . Linket, der skal benyttes, er indsat midt i vinduet Selvoprettelse via link i området Selvoprettelse via link. 246

262 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Implementere selvoprettelse via kode Et alternativ til selvoprettelse via link er selvoprettelse via kode, hvor besøgende opfordres til at gå ind på og selv indtaste en kode, der er unik for netop denne undersøgelse. Når koden er indtastet, oprettes respondenten og spørgeskemaet kan besvares. Koden vises i området Selvoprettelse via kode. Deaktivere selvoprettelse via link Når du vil deaktivere selvoprettelse via link, klikker du på Slå selvoprettelse via link fra nederst i vinduet Selvoprettelse via link. Figur 135: Deaktivering af Selvoprettelse via link. 247

263 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer TILKNYTNING AF AFSLUTNINGSDOKUMENT Inden du distribuerer dine spørgeskemaer, bør du tage stilling til, hvordan det skal kommunikeres til eventuelle respondenter, at målingen ikke længere er aktiv, hvis de f.eks. klikker på linket i distributionsmailen for sent, eller du selv har afsluttet indsamlingen før tid. Til dette formål kan du oprette et afslutningsdokument. Afslutningsdokumentet vises kun, når målingen er afsluttet, dvs. når du har valgt at lukke for besvarelserne med kommandoen Luk for besvarelser. Bemærk, at pop-inundersøgelser forsvinder fra hjemmesiden, når indsamlingsperioden er udløbet. Her vises altså ikke noget afslutningsdokument. Sådan gør du: 1. Aktiver fanen DATAINDSAMLING. 2. Klik på Rediger afslutningsdokument i sidepanelet. 3. En HTML-editor åbnes, hvori du kan skrive den ønskede tekst og eventuelt indsætte grafik. 4. Klik på OK. 248

264 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer OPRETTELSE AF GENNEMFØRSELSKRITERIUM Forud for distributionen kan det anbefales, at du angiver et gennemførselskriterium for målingen. Med dette kan du fortælle systemet, hvornår en besvarelse betragtes som gennemført, og dermed også, hvornår respondenter, der ikke har besvaret hele undersøgelsen, betragtes som frafaldet. Når du angiver et gennemførselskriterium, bestemmer du, hvilket spørgsmål der betragtes som det sidste, for at undersøgelsen er tilfredsstillende besvaret. Hvis du ikke angiver et gennemførselskriterium, opfattes et spørgeskema af systemet som gennemført, når den sidste side er vist for respondenten. Et gennemførselskriterium angives ved hjælp af funktionen required. Bemærk, at eksemplet nedenfor gælder for en lukket variabel. Det spørgsmål, der skal benyttes som gennemførselskriterium, må IKKE være omfattet af spring eller aktiveringer. Det skal med andre ord være et spørgsmål, som du er helt sikker på, at alle respondenter præsenteres for. Desuden skal pågældende spørgsmål være omfattet af en Skal udfyldesvalidering. Sådan gør du: 1. Aktiver underfanen Status på fanen DATAINDSAMLING. 2. Klik på Gennemførselskriterie under den samlede status. Dialogboksen Angiv udtryk åbnes. 3. Find frem til spørgsmålet, der skal benyttes som gennemførselskriterium, i ruden til venstre, og klik på det for at flytte det til ruden til højre. I skærmbilledet på næste side er det spørgsmålet [questionnaire/s_9], der skal være besvaret, for at undersøgelsen betragtes som gennemført. 4. Benyt funktionen required i udtrykket, som i vores eksempel: required ([questionnaire/s_9]). 5. Klik på OK. 249

265 KAPITEL 10 Distribution af spørgeskemaer Brugen af dialogboksen Angiv udtryk er udførligt gennemgået i Kapitel 6: "Avanceret Designer", hvor du også finder eksempler på logiske udtryk. Læs bl.a. afsnittet "Aktiveringer, valideringer og referencer" på side 153. Figur 136: Vælg et spørgsmål som gennemførselskriterium. Benyt funktionen required. 250

266 KAPITEL 11 STATUS OG OPFØLGNING EMNER I DETTE KAPITEL 252 Statusfunktioner 255 Opfølgningsmuligheder 251

267 KAPITEL 11 Status og opfølgning STATUSFUNKTIONER Mens indsamlingen er i gang, har du forskellige muligheder for at holde dig ajour med, hvordan målingen skrider frem. Du kan bl.a. nemt få svar på følgende: Hvor mange respondenter er der distribueret skemaer til? Hvor mange har helt eller delvist svaret på spørgeskemaet? Hvad er svarprocenten? Er der forskel på svarprocenten for forskellige grupper af respondenter, så en rykkerrunde f.eks. kun er nødvendig for respondenter af en bestemt type? Hvordan ser status ud, hvis der krydses med oplysninger i baggrundsskemaet. Status vil være tilgængelig forskellige steder, og detaljeringsgraden kan tilpasses: I åbningsvinduet kan du få et hurtigt overblik over målingens status under målingens navn. Visningen kan tilpasses med Vis detaljer. På fanen DATAINDSAMLING, via underfanen Status, kan du se en detaljeret status. OVERORDNET STATUS I ÅBNINGSVINDUET Tilpas visningen med Vis detaljer Figur 137: Udsnit fra åbningsvinduet. 252

268 KAPITEL 11 Status og opfølgning STATUS PÅ UNDERFANEN STATUS På underfanen Status kan du se en mere udførlig status med angivelse af procenter og antal fordelt på forskellige statuskategorier. Sådan gør du: 1. Klik på underfanen Status på fanen DATAINDSAMLING. 2. I eksemplet nedenfor er der oprettet 408 respondenter. 400 har gennemført undersøgelsen, de 7 er endnu ikke inviteret til at deltage, og 1 er inviteret, men har endnu ikke besvaret spørgeskemaet. Figur 138: Statusvinduet for en måling. DETALJERET STATUS Hvis du har klikket på Vis detaljeret status kan du ved hjælp af rullelisten Opdel status på få krydset målingens besvarelser med de forskellige oplysninger, du har defineret i baggrundsskemaet. Dette kan give dig en række interessante ekstraoplysninger. 253

269 KAPITEL 11 Status og opfølgning Som standard kan du opdele efter Distributionsform, men hvis du selv har angivet andre baggrundsoplysninger, f.eks. Sprog, Afdeling, Køn, Region, Ansvarsområde osv., kan du få krydset dine besvarelser med disse oplysninger. Figur 139: Du kan opdele målingens status efter baggrundsoplysninger. Baggrundsoplysninger, som du ønsker skal indgå i en status, skal oprindeligt have været defineret som lukkede spørgsmål i baggrundsskemaet, dvs. spørgsmål, der er tilknyttet en svarkategori. Åbne spørgsmål, der besvares med tal eller tekst, kan ikke benyttes. 254

270 KAPITEL 11 Status og opfølgning OPFØLGNINGSMULIGHEDER SurveyXact giver dig god mulighed for at følge op på dine respondenter. Du kan udsende rykkermails til de respondenter, der endnu ikke har svaret, eller informationsmails for at markere afslutningen på en undersøgelse, f.eks. ved at takke respondenterne for deltagelsen. Skabeloner for rykkermails og informationsmails oprettes og udsendes på samme måde som distributionsmails. Se afsnittet "Oprette en distributionsmail" på side 218 for yderligere vejledning. Figur 140: Indholdet af en rykkermail. 255

271 KAPITEL 11 Status og opfølgning 256

272 KAPITEL 12 INDSAMLING AF BESVARELSER EMNER I DETTE KAPITEL 258 Introduktion 259 Automatisk indsamling 261 Indtastning 262 Telefoninterview 263 Import af tidligere besvarelser 265 Lukke for besvarelser 257

273 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser INTRODUKTION I dette kapitel vil vi kort opsummere de muligheder, der findes i SurveyXact for indsamling af respondenters besvarelser: Automatisk indsamling. Indtastning. Telefoninterview. Import af hele besvarelser. Sidst i kapitlet præsenteres kommandoen Luk for besvarelser, der gør det muligt for dig at lukke for besvarelserne i en måling. 258

274 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser AUTOMATISK INDSAMLING Automatisk indsamling foregår f.eks. ved indtastning via hjemmeside, eller når respondenter logger på systemet via et link tilsendt i en mail, eller et link og en respondentnøgle tilsendt i et brev via brevfletning. I skærmbilledet nedenfor ses et eksempel på en indeholdende et link til et spørgeskema, som en respondent har modtaget. Når respondenten klikker på linket, åbnes spørgeskemaet i en webbrowser, hvorefter respondenten kan besvare det Figur 141: Et eksempel på en med et link til et spørgeskema. 259

275 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser Mens respondenten besvarer sit spørgeskema, gemmes svarene dynamisk undervejs. Hver gang en side med spørgsmål er fuldført, og respondenten klikker sig videre i skemaet, gemmes de netop afgivne svar i SurveyXact. Dermed er indsamlingen ikke afhængig af, om respondenten fuldfører sin besvarelse i én og samme handling. Respondenten kan godt holde en pause i besvarelsen og genoptage den senere, uden at de afgivne svar går tabt. Hvis der f.eks. er nedbrud på nettet, eller respondentens computer går ned, vil de afgivne svar ikke gå tabt. Dette er med til at sikre jer en høj svarprocent. Den dynamiske lagring er desuden en forudsætning for, at man i SurveyXact kan udføre de avancerede valideringer og aktiveringer, der bl.a. sikrer, at du kan personliggøre de enkelte spørgsmål og assistere respondenten undervejs. 260

276 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser INDTASTNING Indtastning foregår f.eks. efter udsendelse eller runddeling af en papirudgave af spørgeskemaet. Her er det ansatte i jeres virksomhed, som indtaster besvarelserne. Kun brugere af typen indtaster, målingsadministrator og administrator kan indtaste besvarelser. Bemærk, at adgangen til at indtaste varierer for de tre brugertyper. ADGANG TIL INDTASTNING Indtastere skal vælge målingen i åbningsvinduet og får herefter adgang til fanen INDTASTNING, hvor de skal indtaste respondentnøglen for at få adgang til spørgeskemaet. Målingsadministratorer og administratorer får adgang til fanen INDTASTNING via kommandoen Indtastning i menuen Distribution. Her skal brugeren indtaste den respondentnøgle, som følger med det pågældende spørgeskema, hvorefter spørgeskemaet vises på skærmen og kan udfyldes. Figur 142: Indtast respondentnøglen, og udfyld spørgeskemaet. Ved anonyme målinger skal der ikke angives en respondentnøgle ved indtastning. Her kan indtasteren fjerne markeringen i Indtastning med nøgle. Når spørgeskemaet er indtastet, oprettes en anonym respondent. 261

277 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser TELEFONINTERVIEW Telefoninterview foregår ved, at ansatte i jeres virksomhed kontakter respondenter via telefon og indtaster deres besvarelser i systemet undervejs. Interviews gennemført via telefon er ikke gennemgået i denne brugerhåndbog. 262

278 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser IMPORT AF TIDLIGERE BESVARELSER Det er muligt at importere en hel besvarelse, hvis I tidligere har gennemført en undersøgelse baseret på det samme spørgeskema. Der findes to udgangspunkter for en import: En import af en besvarelse på en tidligere udført måling i SurveyXact. En import af en besvarelse fra et andet system (kræver, at datafilen er en CSV-fil eller kan laves om til en CSV-fil). En import af en hel besvarelse fungerer på samme måde som en import af respondenter, men her er det ikke kun baggrundsoplysninger (variablene fra baggrundsskemaet), der importeres, men også selve besvarelsen af spørgeskemaet. Dette kan f.eks. være nyttigt, når du ønsker at benytte analysen i SurveyXact til at analysere på data, som er indsamlet i andre systemer, eller hvis dele af en dataindsamling indsamles uden for systemet. Import af respondenter er gennemgået i afsnittet "Oprette respondenter ved import" på side 205. Du kan også hente inspiration i afsnittet om distribution ved brevfletning tidligere i dette kapitel, der ikke alene beskriver, hvordan respondenter importeres men også, hvordan strukturbeskrivelsen i et baggrundsskema skal tilpasses til den datafil, der skal importeres. Læs mere i afsnittet "Distribution ved brevfletning" på side 225. Ved en import af en hel besvarelse sættes status automatisk til Gennemført. Importere besvarelser fra en tidligere måling Sådan gør du: 1. Peg på menuen Opret på fanen Respondenter, og vælg Importer hele besvarelser. Vinduet Importer hele besvarelser åbnes. 2. Marker radioknappen Anden måling, og klik på Gennemse. Dialogboksen Måling åbnes med en oversigt over alle målinger. 263

279 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser 3. Vælg den ønskede måling, og klik på Importer. Forudsat, at strukturbeskrivelsen mellem de to spørgeskemaer er korrekt, importeres besvarelserne til den nye måling. Figur 143: En importeret besvarelse. Importere besvarelser fra et andet system En import fra et andet system kræver, at den benyttede datafil er gemt i CSV-format. Processen omfatter følgende trin: Klargøre datafilen med de oprindelige besvarelser Oprette et spørgeskema i SurveyXact Tilpasse datafilen til strukturbeskrivelsen i spørgeskemaet Importere datafilen ind i SurveyXact Disse trin er alle gennemgået i afsnittet "Distribution ved brevfletning" på side

280 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser LUKKE FOR BESVARELSER SurveyXact giver dig mulighed for at lukke for besvarelserne. Det kan f.eks. være relevant, hvis du har igangsat en måling uden tidsfrist, men skønner, at der er modtaget tilstrækkeligt mange svar til at analysearbejdet kan påbegyndes. Når du på denne måde har lukket for besvarelserne, er det stadig muligt at genåbne indsamlingen, hvis det skønnes nødvendigt. Sådan gør du: 1. Klik på Luk for besvarelser i sidepanelet på fanen DATAINDSAMLING. 2. Klik på OK for at bekræfte, at du vil lukke for besvarelserne. 3. Menupunktet i sidepanelet ændres til Åbn for besvarelser. Husk at oprette et afslutningsdokument for målingen, inden du lukker for besvarelserne. Hvis der er respondenter, der ønsker at besvare spørgeskemaet, bør de have en advisering om, at målingen er lukket, når de forsøger at aktivere den. Læs mere i afsnittet "Tilknytning af afslutningsdokument" på side

281 KAPITEL 12 Indsamling af besvarelser 266

282 DEL 4 ANALYSE Del 4 består kun af et kapitel, men det er til gengæld også et af de helt centrale. Her føres du grundigt igennem SurveyXacts funktioner til analysearbejde på fanen ANALYSE: fra den simple til den tilbundsgående analyse. KAPITEL 13 ARBEJDE MED ANALYSER - SIDE 269 Ved hjælp af pædagogiske eksempler føres analysebrugere på flere niveauer igennem de mange muligheder, SurveyXact tilbyder. Kapitlet er overskueligt opbygget, så brugere på forskellige niveauer nemt kan finde oplysninger om kørsel af simple analyser, grundlæggende og avanceret tilpasning af analyser samt afrapportering. Kapitlet forklarer også, hvordan brugere kan arbejde med samleanalyser og tildele adgang til analysearbejde for brugere uden for SurveyXact. 267

283 268

284 KAPITEL 13 ARBEJDE MED ANALYSER EMNER I DETTE KAPITEL 270 Introduktion 282 Kørsel af analyse 284 Grundlæggende tilpasning af analysen 299 Avanceret tilpasning af analysen 323 Afrapportering 333 Arbejde med samleanalyser 337 Tildele adgang til andre brugere 269

285 KAPITEL 13 Arbejde med analyser INTRODUKTION Omdrejningspunktet for arbejdet med analyser i SurveyXact er fanen ANALYSE. Her kan analysebrugere, udvidede analysebrugere, målingsadministratorer og administratorer udføre analysearbejde på forskellige niveauer: Fra den simple analyse, der kan køres ved hjælp af ganske få trin, til tilbundsgående analyser med forædlede data, der kan afdække særlige forhold i dine undersøgelser. Systemet opdateres løbende med besvarelser, efterhånden som de indsamles. Så mens status stadig er Indsamling aktiv, kan du altså gå ind på fanen ANALYSE og foretage midlertidige analyser og stikprøver. Når indsamlingen er afsluttet enten fordi tidsfristen er udløbet, eller en administrator har lukket for besvarelserne ændres status til Indsamling afsluttet. Yderligere tilpasning af analysen. Sæt analysen i gang. Valg af analysetype. Diverse visningsindstillinger. Oversigt over variable. Sidepanelet giver bl.a. nem adgang til filtrering og opdeling af analysen, samt eksportfunktioner. Figur 144: Fanen ANALYSE er omdrejningspunktet for analysearbejde i SurveyXact. 270

286 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ANALYSEBRUGERE OG UDVIDEDE ANALYSEBRUGERE I SurveyXact opereres der med to forskellige niveauer af analysebrugere. Hvor den almindelige analysebruger kan køre analyser, angive layoutindstillinger samt udføre forskellige former for afrapportering, har den udvidede analysebruger lidt flere administrative rettigheder og tilpasningsmuligheder. Den udvidede analysebruger kan: oprette og slette gemte datasæt. oprette og slette analyserapporter. oprette og slette delte adgange. vælge målinger til samleanalyser. I dette kapitel vil det være tydeligt angivet, hvilken type analysebruger der har adgang til hvad. ANALYSEARBEJDE PÅ FLERE NIVEAUER Opbygningen af fanen ANALYSE afspejler de forskellige behov for og tilgange til analysearbejde, der kan være i jeres virksomhed. Det er nemt at køre en simpel analyse, og de funktioner, der er til rådighed for f.eks. layoutmæssig tilpasning eller tilbundsgående analyser, er grupperet i særlige områder eller menuer. På et overordnet plan kan analyser i SurveyXact inddeles i følgende kategorier: Den simple analyse. Den tilpassede analyse. Den tilbundsgående analyse. Der er her ikke er tale om en fastlåst kategorisering, men den tjener til at illustrere, hvordan analysearbejdet fleksibelt kan gribes an: Alt efter på hvilket plan I arbejder med analyser i jeres virksomhed, er der en lige vej til de ønskede resultater. 271

287 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Den simple analyse Den simple analyse er for brugere, der har behov for et hurtigt analyseresultat. Det kan f.eks. være en sælger, der skal have nogle konklusioner på en kundetilfredshedsundersøgelser eller en afdelingschef, der vil se resultatet af bestemte spørgsmål i en medarbejderundersøgelse. Layout og afrapportering er ikke nødvendigvis vigtige i den simple analyse. Formålet er, at den skal køres nemt og hurtigt - og give nogle helt konkrete svar. I den simple analyse indgår tre trin: 1. Valg af analysetype. 2. Valg af variable. 3. Visning af resultatet. Alle tre trin er tilgængelige direkte i arbejdsvinduet fra fanen ANALYSE, uden at der skal aktiveres undermenuer. Læs mere i afsnittet "Kørsel af analyse" på side 282. Den tilpassede analyse I den tilpassede analyse er brugeren inde og tilpasse layoutet af analysen via menuen Visningsindstillinger og/eller menuen Overskrifter. Endvidere er der mulighed for at tilføje filtre, der bestemmer, hvilke respondenter der skal indgå i analysen, og opdele analyseresultatet på bestemte spørgsmål. I den tilpassede analyse kan du: Få resultatet præsenteret grafisk og/eller i tabelform. Redigere farverne i analyseresultatet. Indsætte overskrifter i analyseresultatet. Definere filtre, der kan afgrænse analysen til en del af datasættet. Opdele resultatet på bestemte variable. Med disse tilpasningsmuligheder dykker du et niveau længere ned på fanen ANALYSE og benytter kommandoer i menulinjen og i sidepanelet. Læs mere i afsnittet "Grundlæggende tilpasning af analysen" på side

288 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Den tilbundsgående analyse I den tilbundsgående analyse kan du forædle dine data forud for analysen. Du kan tage højde for populationsstørrelse og statistiske usikkerheder, definere beregnede variable, der kan skabe yderligere overblik over analyseresultat, samt forfine visningen yderligere, eller vælge at gemme og evt. eksportere datasæt til viderebearbejdning i andre programmer. I arbejdet med tilbundsgående analyser kan du bl.a.: Angive, hvilke af datasættets variable der skal vises i analysen. Forkorte spørgsmålsformuleringer og svarkategorier, så de fremstår mere overskueligt. Sortere variable. Arbejde med stratificering og vægtning. Udvide datasættet med beregnede variable. Importere beregnede variable fra en anden måling. Gemme datasæt med henblik på at sammenligne analyseresultater. Eksportere datasæt i CSV-, MS Excel-, SPSS- eller SAS-format. Oprette og arbejde med samleanalyser. Fælles for disse funktioner er, at det udelukkende er administratorer og målingsadministratorer, der kan arbejde med dem. Dels via menuen Tilpas analyse, dels via sidepanelet og SurveyXacts åbningsvindue. Læs mere i: "Avanceret tilpasning af analysen" på side 299. "Arbejde med samleanalyser" på side

289 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Afrapportering Uanset om du arbejder med simple, tilpassede eller tilbundsgående analyser, kan du få brug for at dele dine analyseresultater med andre. Her byder SurveyXact på en række forskellige muligheder for visuel tilpasning og afrapportering: Du kan: Tilpasse analysen i resultatvinduet ved hjælp af HTML-editoren. Gemme, bearbejde og udskrive analyseresultater. Gemme analyseresultater i en rapport. Eksportere analyseresultater til Excel eller Word. Kopiere analyserapporter. Tildele andre brugere adgang til dine analyser. Læs mere i: "Afrapportering" på side 323. "Tildele adgang til andre brugere" på side

290 KAPITEL 13 Arbejde med analyser WORKFLOWET VED ANALYSER I figuren nedenfor ses workflowet for, hvordan du arbejder med analyser i SurveyXact, uanset hvilken brugertype du er, og hvor detaljeret analysen skal være. Den simple analyse kan udføres ved at gennemføre Trin 1 til Trin 3, men tilpassede og tilbundsgående analyser udføres ved at arbejde med Trin 3a og Trin 4. Trin 1 Vælg din måling i åbningsvinduet for at aktivere fanen ANALYSE. Vælg måling Trin 2 Vælg en analysetype, og angiv, hvilke variable, dvs. spørgsmål analysen skal køres på. Vælg analysetype og variable Kør analyse Tilpas indstillinger Trin 3 Klik på Vis, hvorefter analysen vises i resultatvinduet. Trin 4 Analyseresultatet kan bearbejdes i resultatvinduet, gemmes som rapport og evt. eksporteres til viderebearbejdning i MS Word, MS Excel eller et OpenOffice-program. Vis resultat Bearbejd og gem resultat Trin 3a Alt efter behov kan analysen tilpasses på forskellige niveauer, så I kan skabe mere nuancerede analyseresultater. Du kan tilpasse layoutet, vælge mellem forskellige graftyper, opdele og filtrere svarene, benytte dig af vægtning mv. Figur 145: Workflowet ved analyser. 275

291 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ANALYSETYPER I SURVEYXACT I SurveyXact kan du vælge mellem følgende analysetyper: Frekvens. Krydstabulering. Indeks. Gennemsnit. Observationsanalyse. Hver enkelt analysetype kan tilpasses og konfigureres forud for selve analysen, og efterfølgende kan resultatet bearbejdes på forskellige måder. Frekvens I frekvenstabelanalyser sammentælles respondenternes svar for alle lukkede skalatyper. For åbne kommentarfelter og talfelter vises det konkrete svar for hver respondent. En frekvenstabel/figur på et lukket spørgsmål angiver, hvor mange respondenter der har valgt hver af spørgsmålets svarmuligheder. Endvidere vises den relative svarfordeling af respondenter, der har besvaret spørgsmålet, i procent, for hver af de mulige svarkategorier. 276

292 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 146: Eksempel på frekvenstabelanalyse. Krydstabulering I krydstabuleringer illustreres sammenhængen mellem to skalaspørgsmål. Dermed kan du sammenligne forskellige respondentgruppers besvarelser af spørgsmål. 277

293 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Du kan selv tilpasse udseendet af dine krydstabuleringer. Du kan vælge at få vist værdierne i enten antal eller procent eller i en kombination. Desuden kan du få vist totaler for hhv. rækker og kolonner. Figur 147: Eksempel på en krydstabulering. Indeks Det kan ofte være svært at sammenligne to eller flere tilfredshedsspørgsmål ved hjælp af frekvenstabeller. I stedet kan du bruge indeksanalyser, hvor værdierne omregnes, så der tages udgangspunkt i samme skala. Indeksanalyser bliver præsenteret på baggrund af en skala fra 0 til 100, hvor den laveste værdi i skalaen bliver omregnet til værdien 0, og den højeste bliver omregnet til værdien 100, og de mellemliggende værdier bliver omregnet forholdsmæssigt på denne skala. På denne måde kan du sammenligne værdier på tværs af spørgsmålsvariable. Antag, at du i samme undersøgelse har et tilfredshedsspørgsmål, hvor folk har svaret på en 5-punktsskala og et spørgsmål, hvor folk har svaret på en 7-punktsskala. Med en indeksanalyse omregnes værdierne, så de to spørgsmål direkte kan sammenlignes. Indeksanalyser er især egnet ved spørgsmål, der benytter den såkaldte Likert-skala (dvs. spørgsmål med graduerede skalaer). 278

294 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Indeksanalyser kan også opdeles på respondentgrupper, så du kan sammenligne forskellige gruppers besvarelse af det samme spørgsmål. Figur 148: Eksempel på indeksanalyse. Gennemsnit Ved en gennemsnitsanalyse beregnes gennemsnittet af en variabel ved at summere alle værdier af variablen og dividere med antallet af svar på spørgsmålet. Ved åbne numeriske spørgsmål beregnes på den værdi, respondenten har skrevet, og ved skalaspørgsmål beregnes på de labelværdier, de enkelte svarmuligheder er blevet tildelt i systemet. Ved en gennemsnitsanalyse kan du få vist Observeret minimum og Observeret maksimum, som er hhv. den mindste og største værdi af variablen, som indgår i beregningen. Dette med henblik på at afsløre evt. ekstreme værdier, som påvirker gennemsnittet uhensigtsmæssigt. Bemærk, at gennemsnit ikke kan illustreres grafisk, men at du kan foretage opdelinger og filtrering og dermed sammenligne gennemsnittet på tværs af grupper. 279

295 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 149: Eksempel på gennemsnitsanalyse. Observationsanalyser Ved en observationsanalyse kan du få vist og sammenholde de svar, som respondenterne har afgivet på undersøgelsens spørgsmål. Der kan laves opdelinger og filtre, så forskellige respondentgruppers svar kan sammenlignes. Se mere under gennemgangen af visningsindstillinger. Observationsanalyser bruges primært til at få vist respondenternes tekstsvar, dvs. eventuelle kommentarer. Figur 150: Eksempel på observationsanalyse i SurveyXact. 280

296 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ANALYSER VED ANONYME MÅLINGER Når en SurveyXact-bruger arbejder med en anonym måling i analysen, spærrer systemet for al adgang til åbne baggrundsoplysninger om respondenterne samt de respondentnøgler, der giver adgang til svarene. Når besvarelsen overføres til SurveyXact, er det udelukkende lukkede variable blandt baggrundsoplysningerne, der overføres. Ingen åbne systemvariable, oprettelsestidspunkt, -adresser, afslutningstidspunkt, osv. overføres. Disse oplysninger fjernes fra analysen for at sikre, at SurveyXact-brugeren ikke kan identificere respondenten. ANALYSER OG RANDOMISERING Hvis der i spørgeskemaet er benyttet randomisering, har det ingen indvirkning på analyseresultatet. Alle elementer vises i analysen i den rækkefølge, de er designet i skemaet. Der sker med andre ord ingen randomisering af svarkategorier eller underspørgsmål ved analysen. 281

297 KAPITEL 13 Arbejde med analyser KØRSEL AF ANALYSE Som nævnt tidligere er det både hurtigt og nemt at køre en simpel analyse i SurveyXact. Det omfatter følgende tre trin, der alle er tilgængelige fra fanen ANALYSE, uden der skal aktiveres hverken kommandoer eller menuer. 1. Valg af analysetype. 2. Valg af variable. 3. Visning af resultatet. Du kan efterfølgende vælge at udføre grundlæggende eller avanceret tilpasning af analysen eller klargøre den med henblik på afrapportering. Læs mere om dette i: "Grundlæggende tilpasning af analysen" på side 284. "Avanceret tilpasning af analysen" på side 299. "Afrapportering" på side 323. "Arbejde med samleanalyser" på side 333. "Tildele adgang til andre brugere" på side 337. Trin 1: Vælg en af de fem analysetyper. Trin 3: Klik på Vis. Trin 2: Vælg dine variable. Figur 151: Når du har klikket på Vis, vises analysen i resultatvinduet. 282

298 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 152: Eksempel på en indeksanalyse i resultatvinduet. 283

299 KAPITEL 13 Arbejde med analyser GRUNDLÆGGENDE TILPASNING AF ANALYSEN Med menupunkterne Visningsindstillinger og Overskrifter på fanen ANALYSE har både analysebrugere, udvidede analysebrugere, målingsadministratorer og administratorer adgang til at tilpasse analysens layout, før den køres. Derudover kan du benytte kommandoerne Tilføj filter og Vælg opdeling i sidepanelet. Med Tilføj filter har du mulighed for at tilføje et filter, der angiver præcis, hvilke respondenter analysen skal omfatte. Skal det f.eks. være alle respondenter, kun dem, som har besvaret spørgsmål i spørgeskemaet, eller måske kun en delmængde af dem, som har svaret? Det kan du styre ved hjælp af filtre. Med Vælg opdeling kan du opdele analysen efter en bestemt variabel, dvs. et spørgsmål, i spørgeskemaet. En opdeling er i princippet det samme som en krydstabulering. Her får du opdelt dit analyseresultat efter den variabel, du har valgt. INDSÆTTE OVERSKRIFTSOMRÅDE Med menupunktet Overskrifter kan du vælge at indsætte et overskriftsområde med en række brugbare oplysninger i dine analyser. De omfatter analysens navn og tidspunkt, samt eventuelle filtre og vægtning af resultaterne, der er benyttet i analysen. Brugen af overskrifter er særlig relevant, hvis du ønsker at gemme resultaterne i analyserapporter. Hvis ikke du medtager disse oplysninger, kan det efterfølgende være svært at huske, hvilke beregninger der er udført. Sådan gør du: 1. Klik på Overskrifter på fanen ANALYSE. 2. Marker afkrydsningsfeltet Vis navn på analyse, hvis analysens navn skal indsættes i resultatet. 3. Marker afkrydsningsfeltet Dato, hvis dags dato skal indsættes i resultatet. 4. Marker afkrydsningsfeltet Vægtning, hvis oplysninger om en eventuel vægtning skal indsættes i resultatet. 284

300 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 5. Marker afkrydsningsfeltet Filter, hvis oplysninger om eventuelle filtre skal stå anført i resultatet. 6. Klik på Gem. Figur 153: Eksempel på et overskriftsområde indsat i et analyseresultat. 285

301 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ANGIVE VISNINGSINDSTILLINGER Med menupunktet Visningsindstillinger har du mulighed for at tilpasse visningen af analyseresultatet. Det er analysetypen, der bestemmer, hvilke indstillinger der er tilgængelige. Hvis du ikke angiver nogle indstillinger under Visningsindstillinger, vises resultatet som en rå tabel uden formatering. Du kan godt definere indstillinger for flere analysetyper på én gang og gemme dem til senere brug. Nedenfor beskrives fremgangsmåden og mulighederne for en frekvensanalyse. I de efterfølgende afsnit præsenteres indstillingerne for de øvrige analysetyper. Sådan gør du: 1. Vælg analysetypen Frekvens, og klik på Visningsindstillinger. 2. Marker Vis usikkerhed, hvis der skal medtages usikkerhed i analyseresultatet. Beregningen af usikkerhed tager udgangspunkt i de indstillinger for 286

302 KAPITEL 13 Arbejde med analyser vægtning, du eventuelt har foretaget. Hvis du ikke har angivet nogen vægtning i form af populationsstørrelse eller stratificering, foretages usikkerhedsberegningen uden korrektionsfaktor. Læs mere i afsnittet "Arbejde med vægtning i SurveyXact" på side Marker Anvend vægtning, hvis der skal anvendes vægtning. Muligheden er kun tilgængelig, hvis du har angivet vægtningsindstillinger. Se under "Arbejde med vægtning i SurveyXact" på side Vælg den ønskede præsentation af analysen ud for feltet Vis resultat som. Mulighederne er Søjlediagram, Søjlestak, Som tabel og Lagkagediagram. 5. Vælg på rullelisten Farver én af tre foruddefinerede farvepaletter. Klik på Rediger, hvis du vil tilpasse farvepaletterne. I dialogboksen Colors kan du fjerne og tilføje nye farver til den valgte farvepalet. Denne mulighed er for den avancerede bruger, der på den måde kan definere f.eks. firmafarver ud fra RGB-værdier eller anvende de øvrige brugervenlige metoder til at blande farver. Klik på OK for at gemme farvepaletten. Klik på minus for at fjerne en farve fra paletten. Klik på plus for at tilpasse og tilføje en ny farve til paletten. 6. Klik på Gem for at gemme indstillingerne. 287

303 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Tilpasse visningen for en krydstabulering For krydstabuleringer har du følgende muligheder: Figur 154: Visningsindstillinger for krydstabuleringer. Vis usikkerhed Anvend vægtning Vis resultat som Vis i cellerne Markerer du dette afkrydsningsfelt, medtages usikkerheden i resultatet. Marker Anvend vægtning, hvis der skal anvendes vægtning. Muligheden er kun tilgængelig, hvis du har angivet en vægtning. Her kan du vælge den ønskede præsentation af analysen. Mulighederne er Søjlediagram, Søjlestak, Som tabel og Lagkagediagram. Her kan du vælge, hvordan værdier i krydstabuleringen skal vises. Vælg mellem Antal, Procent og Procent (Antal). 288

304 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Vis i rækketotal Vis i kolonnetotal Farver Her kan du vælge, om summen af hver enkelt række i en krydstabulering skal vises. Vælg mellem Automatisk, Skjul, Antal, Procent og Procent (Antal). Her kan du vælge, om summen af hver enkelt kolonne i en krydstabulering skal vises. Vælg mellem Automatisk, Skjul, Antal, Procent og Procent (Antal). Vælg blandt tre foruddefinerede farvepaletter til analyseresultatet. Du har også mulighed for at tilpasse de eksisterende farvepaletter med nye farver. Tilpasse visningen for en indeksanalyse For en indeksanalyse har du følgende muligheder: Figur 155: Visningsindstillinger for indeksanalyser. Vis usikkerhed Markerer du dette afkrydsningsfelt, medtages usikkerheden i resultatet. 289

305 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Anvend vægtning Vis resultat som Farver Marker Anvend vægtning, hvis der skal anvendes vægtning. Muligheden er kun tilgængelig, hvis du har angivet en vægtning. Her kan du vælge den ønskede præsentation af analysen. Vælg mellem Søjlediagram og Som tabel. Vælg blandt tre foruddefinerede farvepaletter til analyseresultatet. Du har også mulighed for at tilpasse de eksisterende farvepaletter med nye farver. Tilpasse visningen for en gennemsnitsanalyse For en gennemsnitsanalyse har du følgende muligheder: Figur 156: Visningsindstillinger for gennemsnitsanalyser. Vis usikkerhed Markerer du dette afkrydsningsfelt, medtages usikkerheden i resultatet. 290

306 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Anvend vægtning Marker Anvend vægtning, hvis der skal anvendes vægtning. Muligheden er kun tilgængelig, hvis du har angivet en vægtning. Tilpasse visningen for en observationsanalyse For en observationsanalyse har du følgende muligheder: Figur 157: Visningsindstillinger for observationsanalyser. Vis svar for lukkede spørgsmål Vis respondenter Sorter efter Afgør, om spørgsmål vises som en talkode, som tekst eller som både talkode og tekst. Her kan du vælge, om respondenter vises i rækker eller kolonner. Her kan du vælge at sortere visningen af analysen efter et bestemt spørgsmål. Vælg spørgsmålet på rullelisten. 291

307 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Sorteringstype Vis kun respondenter som har besvaret følgende spørgsmål Her kan du vælge, om sorteringen skal være stigende eller faldende. Her kan du vælge at begrænse visningen af respondenter til dem, der har besvaret et bestemt spørgsmål. Dette fungerer i princippet som en slags filter. Vælg det ønskede spørgsmål på rullelisten. EKSEMPLER PÅ BRUG AF VISNINGSINDSTILLINGER På de følgende sider ses en række eksempler på, hvordan forskellige analysetyper er blevet kørt og tilpasses i analysevinduet. Eksempel på lagkagediagram Eksemplet nedenfor er et udsnit af en frekvenstabelanalyse vist som lagkagediagram. Figur 158: Udsnit af frekvenstabelanalyse vist som lagekagediagram. 292

308 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Eksempel på søjlediagram Eksemplet nedenfor er et udsnit af en frekvenstabelanalyse vist som søjlediagram. Figur 159: Udsnit af frekvenstabelanalyse vist som søjlediagram. 293

309 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Eksempel på søjlestak Eksemplet nedenfor er et udsnit af en krydstabulering vist som søjlestak. Figur 160: Udsnit af krydstabulering vist som søjlestak. Eksempel på observationsanalyse med kommentarfelter Eksemplet nedenfor er et udsnit af en observationsanalyse med kommentarfelter. Figur 161: Udsnit af en observationsanalyse med kommentarfelter. 294

310 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Eksempel på visning af usikkerhed i frekvenstabelanalyse Eksemplet nedenfor er et udsnit af en frekvenstabelanalyse med usikkerheden vist i kolonnen til venstre. Figur 162: Udsnit af frekvenstabelanalyse med usikkerhed. BRUG AF FILTRE Men menupunktet Tilføj filter i sidepanelet har du mulighed for at opsætte filtre for, hvilke respondenter analysen skal gennemføres på. Uanset hvilken analysetype du vælger, skal du tage stilling til, hvilke respondenter analysen skal omfatte. Skal det være alle respondenter, kun dem, som har besvaret spørgsmål i spørgeskemaet, eller måske kun en delmængde af dem, som har svaret? Dette kan du bestemme ved hjælp af filtre. 295

311 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Sådan gør du: 1. Klik på Tilføj filter i sidepanelet på fanen ANALYSE. Dialogboksen Filter åbnes. 2. Som standard vil filteret Medtag kun respondenter, som har besvaret spørgsmål i spørgeskemaet være slået til. Fjerner du markeringen, vil alle oprettede respondenter blive medtaget i analysen. Dette kan være hensigtsmæssigt, når du ønsker at analysere på variable fra baggrundsskemaet (altså variable, som har en værdi, selvom respondenten ikke har besvaret noget af spørgeskemaet). Et eksempel er det tilfælde, hvor du ønsker at lave en bortfalds-/svarprocentsanalyse, og du ønsker at sammenligne svarprocenten i forskellige afdelinger. 3. Ud over dette standardfilter kan du selv pålægge et ubegrænset antal filtre. Det sker via de tre rullelister i midten af dialogboksen samt den ekstra rulleliste, hvor du kan indsætte operatorerne AND eller OR for at angive, om det pågældende filter skal indgå som en AND- eller OR-betingelse i sammenhængen med andre filtre. 4. Klik på rullelisten til venstre, og vælg det spørgsmål, du vil filtrere på. 5. Klik på rullelisten i midten, og vælg en logisk operator, f.eks. lig med, større end, mindre end osv. 6. Klik på rullelisten til højre, og vælg en svarmulighed fra det valgte spørgsmål. I eksemplet ovenfor er det udelukkende svar fra administrerende direktører, der vil blive medtaget i analysen. 7. Du kan på denne måde tilføje yderligere filtre. Klik på Tilføj linje for at tilføje et nyt filter. For hvert filter, du opretter, skal du huske at angive, om filteret skal omfattes af en AND- eller en OR-betingelse. 296

312 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Filterbetingelser opbygges ved hjælp af logiske operatorer såsom lig med, større end, mindre end, forskellig fra osv. På rullelisten er de angivet ved symbolerne =, <>, <, <=, => og >. SurveyXact giver også mulighed for at filtrere på en åben variabel ved hjælp af operatoren contains. 8. Klik på Gem for at gemme filtreringsindstillingerne og vende tilbage til fanen ANALYSE. Filteret indsættes nu i sidepanelet, så du er opmærksom på, at et filter er tilknyttet. Filtrere på en åben variabel SurveyXact gør det muligt at filtrere på en åben variabel, f.eks. et tekstfelt, ved hjælp af operatoren contains. I nedenstående skærmbillede dikterer filteret, at respondenter, der har brugt ordet tilfreds i spørgsmålet Har du yderligere kommentarer?, vil blive medtaget i analysen. Figur 163: Filtrerer du på tekstfelter, skal du benytte operatoren contains. DEFINERE EN OPDELING Med menupunktet Vælg opdeling i sidepanelet kan du vælge en opdelingsvariabel (dvs. et specifikt spørgsmål), som alle analyser opdeles efter. En opdeling er i princippet det samme som en krydstabulering. Her får du opdelt dit analyseresultat efter den variabel, du har valgt. 297

313 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Du kan kun opdele efter spørgsmål med et fast antal svarmuligheder. Vælger du f.eks. køn som opdelingsvariabel, vil alle analyser være opdelt på Mand og Kvinde. Sådan gør du: 1. Klik på Vælg opdeling i sidepanelet på fanen ANALYSE. Dialogboksen Opdeling åbnes. 2. Klik på rullelisten, og vælg det spørgsmål, der skal opdeles efter. 3. Klik på OK. Opdelingen indsættes nu i sidepanelet, så du er opmærksom på, at en opdeling er tilknyttet. Alle analyser vil nu blive gennemført med en opdeling efter dette spørgsmål. 4. Klik på Fjern opdeling for at fjerne opdelingen efter det aktuelle spørgsmål. 298

314 KAPITEL 13 Arbejde med analyser AVANCERET TILPASNING AF ANALYSEN Via menupunktet Tilpas analyse på fanen ANALYSE har udvidede analysebrugere, målingsadministratorer og administratorer mulighed at udføre en avanceret tilpasning af analysen forud for kørslen. Menupunktet er ikke tilgængeligt for den almindelige analysebruger. Du kan: Angive, hvilke af datasættets variable der skal vises i analysen. Forkorte spørgsmålsformuleringer og svarkategorier. Sortere variable. Arbejde med stratificering og vægtning. Udvide datasættet med beregnede variable. Importere beregnede variable fra en anden måling. I menuen Tilpas analyse finder du også menupunktet Adgang via link, der gør det muligt at tildele andre brugere adgang til at arbejde med dine analysedata. Læs mere i afsnittet "Tildele adgang til andre brugere" på side 337. En anden form for avanceret tilpasning er, når du arbejder med datasæt. I SurveyXact kan du både gemme datasæt og eksportere dem til bearbejdning i andre programmer. Disse funktioner er tilgængelige i sidepanelet. Læs mere i afsnittet "Arbejde med datasæt" på side 316. ANGIVE, HVILKE VARIABLE DER SKAL VÆRE TILGÆNGELIGE Med kommandoen Variable i menuen Tilpas analyse kan du angive, hvilke variable der skal være tilgængelige i analysen. På den måde kan du styre, hvilke variable der vises for dig selv og for andre af målingens brugere på variabellisten. Det kan ofte for overskuelighedens skyld være en god idé at vælge variable fra, som du på forhånd ved, du ikke skal bruge. Det kan f.eks. dreje sig om systemvariable eller perifere baggrundsoplysninger, som det ikke giver nogen mening at analysere på. Eller spørgsmål, som du på forhånd ved er irrelevante for analysen. 299

315 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Sådan gør du: 1. Peg på menuen Tilpas analyse, og vælg Variable. Arbejdsvinduet viser en liste med alle spørgeskemaets tilgængelige variable. 2. Løb listen igennem, og marker de variable, som analysen skal omfatte. 3. Omfatter undersøgelsen mange variable, kan du med fordel markere alle variable. Peg på Vælg variable, og klik på undermenuen Vælg alle. Hvis du eventuelt vil fjerne markeringen fra enkelte af dine variable, kan du gå listen igennem og blot fjerne markeringen for de variable, der ikke skal medtages i analysen. 4. Klik på OK nederst på siden for at gemme ændringen. 5. Når du efterfølgende går tilbage til arbejdsvinduet på fanen ANALYSE, vil variabellisten udelukkende viser de felter, du har gjort synlige. Et datasæt i SurveyXact består af tre typer variable: systemvariable, spørgeskemavariable og baggrundsvariable. Systemvariable er variable, som systemet bruger i alle undersøgelser til at holde styr på en række grunddata såsom status, variable, respondentnøgler, respondent-id osv. Disse variable er i langt de fleste tilfælde ikke relevante at udføre analyser på. Spørgeskemavariable er de spørgsmål, som respondenterne har svaret på i spørgeskemaet, mens baggrundsvariablene er de baggrundsdata, der er oprettet på baggrund af baggrundsskemaet. 300

316 KAPITEL 13 Arbejde med analyser FORKORTE SPØRGSMÅLSFORMULERINGER OG SVARKATEGORIER Med kommandoen Tekster i menuen Tilpas analyse kan du tilpasse længden af spørgsmålsformuleringen i de enkelte spørgsmål samt svarkategorier. Det kan f.eks være en fordel ved lange spørgsmål, da det i analysefasen er mere overskueligt at arbejde med klare, præcise analysetitler (f.eks. Navn i stedet for Hvad er dit navn? ). F.eks. ser det ikke så pænt ud i tabeller, hvis spørgsmålsformuleringer i kolonnetitler løber over flere linjer. I eksemplet nedenfor ændres spørgsmålsformuleringen til det kortere Produkt, der anvendes, mens svarkategorierne blot udgøres af et bogstav eller ordet Anden. Sådan gør du: 1. Peg på menuen Tilpas analyse, og vælg Tekster. Vinduet Tekster åbnes med alle spørgeskemaets spørgsmål stående på hver sin linje. Spørgsmålsformulering. Svarkategorier. 2. Indtast den nye spørgsmålsformulering i feltet Tekst. 3. Rul ned i bunden af vinduet, og klik på OK. Spørgsmålsformuleringen kan også tilpasses under udarbejdelsen af spørgeskemaet i Avanceret Designer. Læs mere i afsnittet "Oprette spørgsmål" på side 134 i Kapitel

317 KAPITEL 13 Arbejde med analyser SORTERE VARIABLE Hvis du arbejder med et spørgeskema med mange variable, kan det være en fordel at ændre i den rækkefølge, de står i vinduet. Hvis du f.eks. anvender nogle bestemte variable i forbindelse med en stor del af dine analyser, er det naturligvis en fordel, at du ikke konstant skal bladre ned til bunden af vinduet for at finde dem. Sådan gør du: 1. Peg på Tilpas analyse, og klik på Sorter variable. 2. Skriv placeringen for de enkelte variable i feltet til venstre for variabelnavnet. I eksemplet på næste side flyttes variablen Hvor mange medarbejdere er der i virksomheden? op som første spørgsmål. 3. Klik på OK nederst i skærmbilledet. Oplysningerne gemmes, og du kan til enhver tid vende tilbage og ændre på sorteringsrækkefølgen. Figur 164: Du har mulighed for at flytte rundt på rækkefølgen af variable. 302

318 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ARBEJDE MED VÆGTNING I SURVEYXACT I SurveyXact kan du arbejde med vægtning på to niveauer. Et niveau, hvor der i usikkerhedsberegninger kan tages hensyn til, at du har en betydelig del af populationen med i stikprøven - en såkaldt populationsstørrelse. Et niveau, hvor du foretager en egentlig vægtning af data med henblik på at sikre, at resultaterne er repræsentative for hele populationen - dvs. stratificering. Mere præcist er der i SurveyXact tale om efter-stratificering. Vægtning, vejning og stratificering dækker over samme begreb. Beregningen af usikkerhed tager udgangspunkt i de indstillinger for vægtning, du eventuelt har foretaget. Hvis du ikke har angivet nogen vægtning i form af populationsstørrelse eller stratificering, foretages usikkerhedsberegningen uden korrektionsfaktor. Angive populationsstørrelse I SurveyXact har du mulighed for at angive en populationsstørrelse. Men hvad forstår vi ved populationsstørrelse? Lad os tage et par eksempler. Hvis I gennemfører en repræsentativ kundeundersøgelse med henblik på at finde ud af noget om jeres virksomheds kunder, er populationsstørrelsen lig med det samlede kundeantal. Gennemfører I en undersøgelse af, hvad danskerne ville stemme, hvis der var folketingsvalg i morgen, svarer populationsstørrelsen til antallet af danskere med stemmeret. Populationsstørrelsen er med andre ord et udtryk for det samlede antal individer, der potentielt kunne deltage i undersøgelsen. Populationsstørrelsen er vigtig, når man beregner statistiske usikkerheder. Det skyldes, at der i formlen i beregningen af statistiske usikkerheder findes en såkaldt korrektionsfaktor. Denne korrektionsfaktor korrigerer usikkerheden i situationer, hvor stikprøven (n) udgør en betydelig del af den samlede population (N). Udgør stikprøven f.eks. halvdelen af hele populationen, vil korrektionsfaktoren medføre, at konfidensintervallet bliver 30% smallere. 303

319 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Hvis populationsstørrelsen er kendt, bør I altid angive den, når I arbejder med statistiske usikkerheder. Sådan gør du: 1. Peg på Tilpas analyse, og klik på Vægtning. 2. Vælg Populationsstørrelse på rullelisten i vinduet Vægtning. 3. Skriv størrelsen på populationen i feltet Populationsstørrelse. 4. Klik på OK, og vend derefter tilbage til arbejdsvinduet. Figur 165: Angiv populationsstørrelsen i feltet Populationsstørrelse. Når du efterfølgende foretager f.eks. en frekvenstabelanalyse eller en krydstabulering, kan du få vist usikkerheden for den pågældende analyse. Læs mere i afsnittet "Angive visningsindstillinger" på side 286. Angive stratificering I SurveyXact har du mulighed for at angive stratificering eller mere præcist efterstratificering. Men hvad forstår vi ved efter-stratificering? Ofte er det oplagt at vælge at foretage en stikprøveundersøgelse frem for at spørge hele populationen - af økonomiske såvel som praktiske hensyn. Men hermed løber man en risiko for at nå frem til misvisende resultater, hvis stikprøven af den ene eller anden grund ikke er tilstrækkelig repræsentativ for hele populationen. Det er med andre ord særdeles vigtigt, at en stikprøve er så repræsentativ for populationen som muligt. Men da dette sjældent er tilfældet i praksis, må vi snyde systemet til at tro, at analyser bliver beregnet på et grundlag, som er så tæt på den samlede population som overhovedet muligt. Midlet til dette kaldes for stratificering. 304

320 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Et eksempel kan illustrere dette: Vi har en population på personer, hvoraf vi ved, at 300 personer (dvs. 30%) har en lang, videregående uddannelse. Vi tager nu en stikprøve på 100 personer, hvor kun de 20% viser sig at have en lang, videregående uddannelse. Hvis vi forestiller os, at uddannelsesniveau er en faktor, som har indflydelse på respondenternes besvarelse, vil et resultat, som alene er baseret på respondenternes uvægtede besvarelser, ikke være repræsentativt for populationen. Hvis vi derimod sammenligner stikprøvens uddannelsesbaggrund med populationens uddannelsesbaggrund, og derefter ganger de 20 veluddannede respondenters besvarelse med en koefficient på 1,5 (for at nå fra 20% til 30 %), så opnår vi et mere repræsentativt resultat. Dette kaldes for efter-stratificering. Oprettelse af stratapunkter I forbindelse med anvendelse af stratificering i SurveyXact skal du oprette en række stratapunkter. Hvert stratapunkt repræsenterer en gruppering af respondenterne. I forlængelse af eksemplet ovenfor kan fire stratapunkter f.eks. repræsentere henholdsvis ingen, korte, mellemlange og lange, videregående uddannelser. Sådan gør du: 1. Peg på Tilpas analyse, og klik på Vægtning. 2. Vælg Strata på rullelisten i vinduet Vægtning. 3. Klik på Nyt stratapunkt. Dialogboksen Opret nyt stratapunkt åbnes. 4. Indtast en beskrivelse af dette stratapunkt i feltet Beskrivelse. 305

321 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 5. Skriv antallet af respondenter i denne gruppe i feltet Antal i population. 6. I feltet Tilhører strata, hvis skal der indsættes en betingelse for, at pågældende respondenter hører hjemme i netop dette stratum. I forlængelse af vores eksempel kunne det f.eks. være en betingelse, der er sand, hvis og kun hvis respondenten svarer Ja til at have en lang, videregående uddannelse. Klik på Rediger for at åbne dialogboksen Angiv udtryk, og angiv det pågældende udtryk. Brugen af dialogboksen Angiv udtryk er udførligt gennemgået i Kapitel 6: "Avanceret Designer", hvor du også finder eksempler på logiske udtryk. Læs bl.a. afsnittet "Aktiveringer, valideringer og referencer" på side

322 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 7. Klik på OK for at vende tilbage til dialogboksen Opret stratapunkt. 8. Klik på OK for at vende tilbage til vinduet Vægtning, hvor det nye stratapunkt er indsat. 9. Gentag trin 2 til og med 7 for at oprette eventuelle andre stratapunkter. 10. Afslut oprettelsen af stratapunkter med at køre funktionen Valider stratapunkter. Ved denne validering kontrolleres det, om alle respondenter i stikprøven kan placeres i ét og netop ét stratum. Der henvises til afsnittet "Angive visningsindstillinger" på side 286 for oplysninger om, hvordan du bruger vægtning under selve analysen. 307

323 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Vægtning med to eller flere variable Hvis du ønsker at vægte med to eller flere variable, skal dette angives i et stratapunkt - ikke flere. Hvis du f.eks. ønsker at vægte på både køn og uddannelsesniveau, skal du i feltet Tilhører strata hvis i dialogboksen Angiv udtryk kombinere disse to variable ved hjælp af operatoren AND. Eksempel: [Respondent tilhører strata], hvis [mand] AND [kort uddannelse]. ARBEJDE MED BEREGNEDE VARIABLE Med funktionen Beregnede variable har du mulighed for at udvide datasættet med beregnede variable (dvs. nye variable, der genereres på baggrund af eksisterende variable). En ting, man ofte vil benytte beregnede variable til, er at omkode talværdier til kategorivariable. Antag, at du i et spørgeskema har bedt respondenterne oplyse deres alder med en talværdi. Efterfølgende kan der i en analyse være situationer, hvor du ønsker at placere respondenterne i grupper, f.eks år, år, år osv. Denne gruppering kan du opnå ved at konstruere en beregnet variabel, der samler respondenterne i de ønskede grupper. Det kan også f.eks. være, at du ikke ønsker, at Ved ikke-kategorien skal optræde i frekvenstabellerne i analysen, og derfor vil omkode variablen, så denne kategori ikke bliver vist. Du kan også få brug for at oprette en ny variabel, som udtrykker et gennemsnit af andre variable i spørgeskemaet osv. Der er mange muligheder for at sammensætte nye beregnede variable. Desuden kan du importere beregnede variable fra andre analyser - også fra andre organisationer - og dermed spare værdifuld tid. Det er en forudsætning for en import, at spørgsmål, svarkategorier og variabelnavne er identiske i de to målinger. Oprette en åben beregnet variabel Sådan gør du: 1. Peg på Tilpas analyse, og klik på Beregnede variable. 308

324 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 2. Klik på Ny åben variabel. Dialogboksen Ny åben variabel åbnes. Figur 166: Åbne beregnede variable defineres i denne dialogboks. 3. Systemet foreslår selv en værdi i feltet Navn på åben variabel. Der er ingen grund til at ændre dette navn. 4. Angiv en beskrivelse i feltet Navn - dansk. Det er denne beskrivelse, der vises i analyseresultatet. Angiv eventuelt en oversættelse af beskrivelsen på andre sprog (dette vil kun være muligt, hvis undersøgelsen er udført på flere sprog). 5. Klik på Rediger ved siden af feltet Valgt hvis for at åbne dialogboksen Angiv udtryk, og opbyg den formel, der for hver respondent bestemmer variablens værdi. Brugen af dialogboksen Angiv udtryk er udførligt gennemgået i Kapitel 6: "Avanceret Designer", hvor du også finder eksempler på logiske udtryk. Læs bl.a. afsnittet "Aktiveringer, valideringer og referencer" på side Ved feltet Indsæt kun værdier, hvis kan du på samme måde opstille en aktiveringsbetingelse for, hvornår beregningen skal foretages. Dette er relevant, hvis den nye variabel kun skal beregnes, hvis respondenten har besvaret andre spørgsmål på en bestemt måde. 309

325 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 7. Marker afkrydsningsfeltet Numerisk variabel, hvis den beregnede variabel skal indeholde tal. 8. Angiv i Teoretisk minimum og Teoretisk maksimum henholdsvis den største og den mindste værdi, som den beregnede variabel må antage. I dette eksempel er det ikke nødvendigt at angive disse indstillinger. 9. Klik på OK for at lukke dialogboksen. Oprette en lukket beregnet variabel Når du opretter en lukket beregnet variabel, skal du dels oprette selve variablen, dels angive de choices, der er inkluderet i variablen. I følgende eksempel vil vi oprette en lukket beregnet variabel Tilfredshed - Omgangstone - Simpel, der indeholder følgende fire choices: Tilfreds - hvor svarmulighederne Meget tilfreds og Tilfreds slås sammen. Hverken eller - som er en kopi af den eksisterende svarmulighed Hverken eller. Utilfreds - hvor svarmulighederne Meget utilfreds og Utilfreds slås sammen. Ved ikke - som er en kopi af den eksisterende svarmulighed Ved ikke. Sådan gør du: 1. Peg på Tilpas analyse, og klik på Beregnede variable. 2. Klik på Ny lukket skalavariabel. Dialogboksen Ny lukket skalavariabel åbnes. 310

326 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 3. Systemet foreslår selv en værdi i feltet Navn på lukket variabel. Der er ingen grund til at ændre dette navn. 4. Skriv navnet på den beregnede variabel Tilfredshed Omgangstone Simpel i feltet Navn. Angiv eventuelt en oversættelse af navnet på andre sprog (dette vil kun være muligt, hvis undersøgelsen er udført på flere sprog). 5. Du kan i dette tilfælde ignorere feltet Indsæt kun værdier, hvis og knappen Rediger. Feltet kan benyttes i tilfælde, hvor du vil knytte en ekstra betingelse til variablen, f.eks. hvis variablen kun skal gælde for en delmængde af respondenter. 6. Undlad at markere feltet Multiple-choice, da det jo er en single choicevariabel, vi er ved at oprette. 7. Klik på OK for at vende tilbage til vinduet Beregnet skalavariabel. Den ny variabel indsættes på en separat linje. Figur 167: Den nye lukkede variabel er blevet oprettet. 8. Du skal nu oprette de fire choices som variablen omfatter; Tilfreds, Hverken eller, Utilfreds og Ved ikke. 9. Klik på den beregnede variabel for at åbne dialogboksen Beregnet skalavariabel. 311

327 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 10. Klik på knappen Nyt choice nederst i dialogboksen for at oprette det første choice, Tilfreds, i dialogboksen Nyt choice. 11. Labelværdien er den værdi, som den enkelte svarmulighed gemmes med i datasættet. Denne værdi har betydning, når der beregnes gennemsnit og indeks på lukkede skala-variable. Som standard foreslår systemet labelværdien 1.0 til den første svarmulighed, 2.0 til den næste osv. 12. Giv choicet et navn i feltet Label - Dansk. Det er dette navn, der vises i analyseresultatet. Da vi ønsker at slå valgmulighederne Meget tilfreds og Tilfreds sammen, skriver du Tilfreds. 13. Klik på Rediger ud for feltet Valgt hvis for at åbne dialogboksen Angiv Udtryk. Her angiver du den betingelse, der skal være opfyldt (dvs. sand) for at variablen antager den valgte labelværdi for en given respondent. Betingelsen for at variablen antager labelværdien 1 er, at respondenten er Meget tilfreds eller Tilfreds med omgangstonen. Dette vises på følgende skærmbillede. 312

328 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 168: Udtryk, der samler svarmulighederne Meget tilfreds og Tilfreds i ét choice. 14. Klik på OK for at gemme udtrykket og lukke dialogboksen Angiv udtryk. 15. Afkrydsningsfeltet Missing giver mulighed for at informere systemet om, at den pågældende svarkategori skal udelades, når der beregnes gennemsnit og indeks i analysen. 16. Klik på OK for at lukke dialogboksen Nyt choice. 17. Opret på samme måde en valgmulighed, som samler de tre øvrige choices Utilfreds, Hverken eller og Ved ikke. I de følgende to skærmbilleder kan du se udtrykkene for henholdsvis Hverken eller og Utilfreds. 313

329 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 169: Udtryk, der genskaber svarmuligheden Hverken eller i ét choice. Figur 170: Udtryk, der samler svarmulighederne Meget utilfreds og Utilfreds i ét choice. 18. Klik på OK for at vende tilbage til vinduet Beregnet skalavariabel. De fire choices fremgår af oversigtsvinduet. 314

330 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 171: De fire nye choices. Importere beregnede variable Du kan importere beregnede variable fra andre analyser enten i denne måling eller fra målinger i andre organisationer. Ofte udføres den samme undersøgelse igen og igen, f.eks. kursusevalueringer, elevevalueringer, kundeundersøgelser mv. Og ofte er analysen også den samme fra gang til gang, og i disse tilfælde er det tidsbesparende at kunne genbruge beregnede variable fra den ene analyse til den næste. Det er en forudsætning for en import, at spørgsmål, svarkategorier og variabelnavne er identiske i de to målinger. Sådan gør du: 1. Peg på Tilpas analyse, og klik på Beregnede variable. 2. Klik på Importer beregnede variable. Dialogboksen Importer beregnede variable åbnes. 315

331 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 3. Vælg den analyse, du vil importere de beregnede variable fra. Du kan også vælge en analyse fra en anden organisation (Klik på Vælg anden). 4. Klik på Næste, når du har valgt en analyse. 5. Marker de beregnede variable, og klik på OK. ARBEJDE MED DATASÆT De data, en analyse køres på, kaldes også for et datasæt. Systemet opdateres løbende med besvarelser, og datasættet udgør således et realtids-snapshot af målingens data (dvs. de registrerede svar fra de enkelte respondenter), som det ser ud på et givent tidspunkt. Gemme et datasæt I SurveyXact kan du til enhver tid gemme et datasæt for senere at aktivere det og køre analyser på det. Ved at gemme flere datasæt, mens undersøgelsen er i gang, 316

332 KAPITEL 13 Arbejde med analyser får du mulighed for at analysere på den samme måling på flere tidspunkter og f.eks. spore en udvikling over tid. Sådan gør du: 1. Klik på Gem datasæt i sidepanelet på fanen ANALYSE. Dialogboksen Gem datasæt åbnes. 2. Skriv et passende navn på datasættet i feltet Navn, og klik på OK. 3. På fanen ANALYSE vil det gemte datasæt fremgå af sidepanelet, og alle analyser vil nu blive gennemført på dette datasæt. Systemet vil ikke blive opdateret med nye besvarelser, så længe dette datasæt er det aktive. 4. Du kan senere hente de seneste data ind ved at klikke på Benyt nyeste data i sidepanelet. Nu vil datasættet blive opdateret med de seneste besvarelser. Tidligere gemte datasæt indsættes på rullelisten Gemte datasæt, hvorfra du senere kan aktivere dem og udføre analyser på dem. Eksportere et datasæt Efterhånden som du opnår erfaring med de mere simple analyseformer, får du måske mod på at kaste dig over nogle lidt mere avancerede analyseformer i andre programmer, såsom MS Excel, SPSS-, SAS- og OpenOffice-programmer. Til dette formål kan du vælge at eksportere data fra SurveyXact til en CSV-fil, som derefter kan importeres i et af de nævnte analyseværktøjer. Du kan også vælge at eksportere direkte til MS Excel. 317

333 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Processen er inddelt i to faser: Valg af overordnet dataformat (MS Excel eller CSV). Valg af filformat (gælder kun for CSV-filer) og egenskaber. Eksportere datasæt i CSV-format Sådan gør du: 1. Klik på Eksporter datasæt i sidepanelet. Guiden Eksporter åbnes. 2. Vælg først mellem europæisk eller amerikansk CSV-format under Vælg overordnet format. Valget af CSV-format har betydning for, hvilken liste- og decimalseparator der benyttes i den eksporterede fil; komma, semikolon eller tabulator. Kontakt din administrator, hvis du er i tvivl om formatet. 3. Klik på Næste. 4. På guidens næste trin vælger du først, hvilke variable der omfattes af eksporten. Markerer du afkrydsningsfeltet Kun valgte, er det udelukkende de markerede variable, der eksporteres. Hvis du ikke markerer dette afkrydsningsfelt, eksporteres alle variable. 5. Præciser dit valg under Vælg formater. Vælg mellem CSV, SAS og SPSS. 318

334 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 6. Angiv til sidst, hvilke filer der skal eksporteres. Her kan du styre præcis, hvilke data i datasættet der skal eksporteres og i hvilken form. Du kan godt vælge flere muligheder i samme eksport. Du har følgende muligheder: Labels - indeholder svarkategorier og deres værdier. Variables - indeholder variabelnavne og deres spørgsmål. Dataset - indeholder dataværdier: variable som kolonner og respondenter/ observationer som rækker. Complete - Samme som Dataset, men med spørgsmålsformuleringer og svarkategorier som tekst. Struktur - Indeholder sammenhæng mellem variable og deres choices. 7. Klik på Eksporter nederst i vinduet, når du har angivet dine indstillinger. 8. Nu genereres en ZIP-fil indeholdende de valgte datafiler. Filerne vises i en Winzip-dialogboks, hvorfra du med knappen Extract kan vælge at pakke dem ud enkeltvis eller i grupper og placere dem et sted på din computer. CSV-filer kan efterfølgende åbnes direkte i f.eks. MS Excel. Txt-filer kan bruges i SAS, mens SPSS-filer udelukkende kan åbnes i SPSS. 319

335 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ZIP-filer kan kun åbnes, hvis du har et Winzip-program eller bruger Windows XP eller senere Windows-versioner som operativsystem. Figur 172: Fra denne dialogboks kan du udpakke dine eksporterede datasæt. 9. Luk dialogboksen, og vend tilbage til analysevinduet. Eksportere datasæt i MS Excel-format Du kan kun eksportere i Excel XML-format til MS Excel 2003 eller senere versioner. Formatet kan også åbnes i OpenOffice-programmer. Sådan gør du: 1. Klik på Eksporter datasæt i sidepanelet. Guiden Eksporter datasæt åbnes. 2. Marker Excel XML under Vælg overordnet format, og klik på Næste. 3. På guidens næste trin vælger du først, hvilke variable der omfattes af eksporten. Markerer du afkrydsningsfeltet Kun valgte, er det udelukkende de markerede variable, der eksporteres. Hvis du ikke markerer dette afkrydsningsfelt, eksporteres alle variable. 320

336 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 4. Angiv til sidst, hvilke ark der skal eksporteres. Dine valgmuligheder er her de samme som ved en eksport til CSV-filer. I eksporten indsættes hvert sæt data på et separat ark i MS Excel. Figur 173: Vælg på guidens andet trin, hvilke variable der skal eksporteres og i hvilken form. 5. Klik på Eksporter. 6. Nu åbnes en dialogboks, hvor du bliver spurgt, om du vil gemme eller åbne eksportfilen. Vælger du at åbne den, åbnes filen i en web-baseret Excel. Vælger du at gemme filen, kan du efterfølgende åbne den i MS Excel. 321

337 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 174: Et eksporteret datasæt læst ind i MS Excel

338 KAPITEL 13 Arbejde med analyser AFRAPPORTERING Uanset om du arbejder med simple, tilpassede eller tilbundsgående analyser, kan du få brug for at bearbejde analyseresultatet på forskellige måder. Det kan f.eks. være en fordel, hvis du skal fremlægge dine resultater, at de er overskueligt sat op. Her byder SurveyXact på en række forskellige muligheder. F.eks. kan du visuelt tilpasse analyseresultatet på en række områder før en udskrift. Du kan også gemme resultatet og analyseindstillingerne i en analyserapport, der kan køres igen og igen, evt. også på andre målinger. Endelig kan du eksportere analyseresultatet til videreopsætning i andre programmer, f.eks. MS Office- eller OpenOfficeprogrammer. Ved afrapportering kan du: Tilpasse analysen i resultatvinduet ved hjælp af HTML-editoren. Gemme og udskrive analyseresultater. Gemme analyseresultater i en rapport. Kopiere analyserapporter. Importere analyserapporter. Eksportere analyseresultater til Excel eller Word. Det er kun mulighederne for tilpasning i resultatvinduet, der er tilgængelige for almindelige analysebrugere. Arbejdet med analyserapporter samt eksport af analyseresultater er kun tilgængelige for udvidede analysebrugere, administratorer og målingsadministratorer. Som en del af afrapportering af analyser har målingsadministratorer og administratorer også mulighed for at tildele adgang til andre brugere. Læs mere i afsnittet "Tildele adgang til andre brugere" på side

339 KAPITEL 13 Arbejde med analyser TILPASSE ANALYSEN I RESULTATVINDUET SurveyXact gør det muligt at redigere og tilpasse analysen i resultatvinduet på forskellige måder. Du kan bl.a: Indsætte flere analysekørsler i samme resultatvindue. Tilpasse resultatet med overskrifter og forklarende tekster via HTML-editoren. Flytte rundt på rækkefølgen af tabeller og diagrammer. Opdatere analyseresultatet uden at lukke vinduet. Fjerne udvalgte elementer fra resultatvinduet. Du kan vælge at lade resultatvinduet forblive åbent, mens du kører analyser på fanen ANALYSE. Nye analyser vil tilføjes under de første i resultatvinduet og du kan på den måde opbygge en rapport med en sekvens af forskellige typer af analyser. Figur 175: Genvejsmenuen giver adgang til en række tilpasningsfunktioner. 324

340 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Aktiver genvejsmenuen for at få adgang til følgende tilpasningsmuligheder: Indsæt Tekst Giver mulighed for at indsætte et nyt resultat efter det allerede indsatte resultat i resultatvinduet. Giver mulighed for at indsætte en eller flere linjers tekst umiddelbart over det markerede element. Du kan f.eks. bruge det til at indsætte forklarende tekster til kolleger, som du vil dele analyseresultaterne med. Kommandoen åbner en HTML-editor, hvori du kan skrive teksten og benytte simpel formatering såsom fed, understregning og kursiv. Læs mere i afsnittet "Brug af HTML-editoren" på side 67. Hvis du ikke har opdelt analyseresultatet med funktionen Opdel, indsættes teksten øverst i analyseresultatet. Hvis du har opdelt resultatet, kan du selv vælge, over hvilket element teksten skal indsættes. Flyt op Flyt ned Rediger Opdel Flytter det markerede element (tabel eller grafik) et niveau op. Funktionen kræver, at du forinden har benyttet kommandoen Opdel. Flytter det markerede element (tabel eller grafik) et niveau ned. Funktionen kræver, at du forinden har benyttet kommandoen Opdel. Gør det muligt for dig at opdatere analyseresultatet. Se også afsnittet "Opdatere en analyse" på side 326. De tabeller eller grafer, der indgår i et analyseresultat, er samlet i et stort element. Hvis du ønsker at redigere og manipulere de enkelte dele af analyseresultatet, skal du først vælge Opdel. Herved splittes resultaterne op, så det er muligt at flytte rundt på tabeller lavet i den samme analyse. 325

341 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Slet Sletter det markerede element. Denne funktion kræver, at du forinden har benyttet kommandoen Opdel. OPDATERE EN ANALYSE Hvis du efter at have oprettet en analyse, ombestemmer dig og gerne vil ændre i dens indstillinger, er det muligt uden at lukke resultatvinduet. F.eks kan du med udgangspunkt i de samme data skifte fra en søjlestak til et lagkagediagram. Sådan gør du: 1. Marker den analyse, du vil opdatere, i resultatvinduet, og højreklik med musen. 2. Vælg menupunktet Rediger i genvejsmenuen. Du vender nu tilbage til analysevinduet, uden at resultatvinduet lukkes. 3. Udfør de ønskede ændringer, og klik på Opdater. Du vender tilbage til resultatvinduet med det opdaterede resultat. UDSKRIVE ANALYSERESULTATET Hvis du f.eks. har behov for at udlevere dine analyseresultater på papir til andre, kan du udskrive papirkopier direkte fra resultatvinduet. Sådan gør du: 1. Kør den ønskede analyse, så den vises i resultatvinduet. 2. Klik på Udskriv/Gem. Resultatet åbnes nu i et særskilt browservindue. 3. Vælg Udskriv i menuen Filer. Dialogboksen Udskriv åbnes. 4. Klik på Udskriv. 326

342 KAPITEL 13 Arbejde med analyser GEMME EN ANALYSE I EN HTML-FIL SurveyXact gør det muligt at gemme indholdet af resultatvinduet i en HTML-fil. Sådan gør du: 1. Kør den ønskede analyse, så den vises i resultatvinduet. 2. Klik på Udskriv/Gem. Resultatet åbnes nu i et særskilt browservindue. 3. Vælg Gem som i menuen Filer. Dialogboksen Gem webside åbnes. 4. Giv analysen et passende navn, og klik på Gem. EKSPORTERE RESULTATET TIL EXCEL SurveyXact gør det muligt at eksportere indholdet af resultatvinduet til en xls-fil. Dermed kan du viderebearbejde resultatet i MS Excel eller OpenOffice-programmer. Bemærk, at grafik ikke eksporteres. Det er udelukkende tabeldata, som du efterfølgende kan udarbejde dine egne grafiske objekter på i det eksterne program. En eksport af analyseresultatet er ikke det samme som en eksport af et eller flere datasæt, som er beskrevet i afsnittet "Eksportere et datasæt" på side 317. I sidstnævnte tilfælde vil du få mulighed for at bearbejde alle rådata i målingen i et andet værktøj. Ved en eksport af analyseresultatet er det udelukkende de tilpassede analysedata, der eksporteres. Sådan gør du: 1. Kør den ønskede analyse, så den vises i resultatvinduet. 2. Klik på Eksporter til Excel. I den efterfølgende dialogboks skal du vælge, hvilken decimalseparator der benyttes i den eksporterede fil. Du kan vælge mellem Engelsk/amerikansk og Europæisk. Kontakt din administrator, hvis du er i tvivl. 3. Klik på OK. En dialogboks spørger dig, om du vil åbne eller gemme filen. 4. Hvis du klikker på Åbn, åbnes analyseresultatet i et Excel-baseret browservindue, hvorfra du kan gemme filen. Du skal efterfølgende åbne filen i MS Excel for at kunne udnytte alle programmets funktioner. 327

343 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Figur 176: Et analyseresultat eksporteret til MS Excel. EKSPORTERE RESULTATET TIL WORD SurveyXact gør det muligt at eksportere indholdet af resultatvinduet til et Worddokument. Dermed kan du viderebearbejde resultatet i Word eller i et OpenOfficetekstbehandlingsprogram. En eksport til MS Word kan udelukkende lade sig gøre med MS Word 2003 og senere. Tidligere versioner af Word kan ikke benyttes. Sådan gør du: 1. Kør den ønskede analyse, så den vises i resultatvinduet. 2. Klik på Eksporter til Word. En dialogboks spørger dig, om du vil åbne eller gemme dokumentet. 328

344 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 3. Klik på Gem, og giv dokumentet et navn. Dokumentet kan efterfølgende indlæses i MS Word. Figur 177: Et analyseresultat eksporteret til MS Word. 329

345 KAPITEL 13 Arbejde med analyser GEMME RESULTATET SOM EN ANALYSERAPPORT SurveyXact gør det muligt at gemme analysen og dens resultat i en rapport. Dermed kan du genbruge analysens indstillinger på andre analyser. Der er flere fordele ved at gemme sine analyser som analyserapporter. Du kan f.eks. oprette et nyt og opdateret datasæt med flere respondenter, gøre det til det aktive datasæt og stadig have adgang til dine rapporter. Dvs. at du kan lave dine rapporter, når halvdelen af dataindsamlingen er færdig, og så blot køre dem igen, når hele dataindsamlingen er færdig. Et andet eksempel er ved brugen af filtre og opdelinger. Hvis du f.eks. laver en analyserapport, der viser de vigtigste resultater af en medarbejderundersøgelse for hele virksomheden, kan du gemme denne rapport og derefter køre den med en opdeling på afdelinger og på denne måde få den tilsvarende rapport for hver afdeling. Sådan gør du: 1. Kør den ønskede analyse, så den vises i resultatvinduet. 2. Klik på Gem som rapport. Dialogboksen Gem analyserapport åbnes. 3. Giv rapporten et navn. 4. Marker evt. om en eksisterende rapport med et tilsvarende navn skal overskrives. 5. Klik på OK. 6. Analyserapporten indsættes nu på listen over gemte rapporter, som du kan få vist ved at vælge underfanen Rapporter på fanen ANALYSE. 330

346 KAPITEL 13 Arbejde med analyser VISE EN GEMT ANALYSERAPPORT Når du har gemt en analyse i en analyserapport, kan du nemt få den vist for et givent datasæt. På den måde kan du køre rapporten på datasæt, du tidligere har gemt. Se også "Gemme et datasæt" på side 316. Sådan gør du: 1. Aktiver det datasæt, rapporten skal køres på, i sidepanelet. 2. Vælg underfanen Rapporter på fanen ANALYSE. 3. Find frem til den ønskede analyserapport, og marker afkrydsningsfeltet yderst til venstre. Figur 178: Oversigt over analyserapporter. 4. Klik på Vis. Rapporten åbnes i resultatvinduet. IMPORTERE EN ANALYSERAPPORT Du kan importere analyserapporter fra andre analyser enten i denne måling eller fra målinger i andre organisationer. Dermed kan du genbruge disse analyser og spare værdifuld tid. 331

347 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Sådan gør du: 1. Vælg underfanen Rapporter på fanen ANALYSE, og klik på Importer. Dialogboksen Importer analyserapport åbnes. 2. Klik på den analyse, du vil importere rapporten fra. Du kan også vælge en analyse fra en anden organisation ved at klikke på Vælg anden... og vælge en ny organisation. 3. Vælg den analyserapport, du ønsker at importere. 4. Giv rapporten et nyt navn, eller angiv, at navnet skal overskrive en eksisterende rapport. 5. Klik på OK. 332

348 KAPITEL 13 Arbejde med analyser ARBEJDE MED SAMLEANALYSER I en samleanalyse kombineres og sammenlignes analyseresultater fra to eller flere målinger i SurveyXact. Dette gør det muligt at udføre tværgående analyser og f.eks. sammenligne resultater af éns målinger fra år til år og analysere på udviklingen. Når analyser fra forskellige datasæt samles, oprettes der en systemvariabel ved navn survey (Måling), der angiver, fra hvilket datasæt hver enkelt besvarelse stammer. Det er denne systemvariabel, du kan benytte til f.eks. at lave filtre samt opdele og udføre krydstabuleringer, når data i analyserne skal sammenlignes. Det er kun målingsadministratorer og administratorer, der kan oprette samleanalyser og bestemme, hvilke brugere der kan arbejde med dem. Brugere, der arbejder med samleanalyser, har ikke adgang til fanerne SPØRGESKEMA og DATAINDSAMLING. OPRETTE EN SAMLEANALYSE Samleanalyser oprettes i åbningsvinduet under den ønskede organisation. Sådan gør du: 1. Klik på trekant-ikonet ud for den organisation, samleanalysen skal oprettes under, og vælg Opret samleanalyse i genvejsmenuen. 333

349 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 2. Giv samleanalysen et navn, og tryk på Enter. 3. Klik på målingen. Vinduet Samleanalyse åbnes. 4. Vælg, hvilke målinger samleanalysen skal omfatte, og klik på OK. 334

350 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 5. Samleanalysen åbner op på fanen ANALYSE og kan nu underkastes det analysearbejde, du ønsker. Figur 179: En samleanalyse åbner op på fanen ANALYSE. KØRSEL AF SAMLEANALYSER Som tidligere nævnt, er systemvariablen survey (Måling) helt central ved kørsel af samleanalyser. Det første du bør gøre, når du har oprettet en samleanalyse, er derfor at sikre dig, at variablen er aktiv. Vælg Variable i menuen Tilpas analyse, rul ned i bunden af skærmbilledet, og kontroller, at variablen er markeret til visning. Systemvariablen survey (måling) skal være valgt for, at du kan køre samleanalyser. Figur 180: Systemvariablen survey (Måling). 335

351 KAPITEL 13 Arbejde med analyser Eksempel på kørsel af analyse med variablen survey I skærmbilledet nedenfor er systemvariablen survey (Måling) krydset med et spørgsmål om respondentens stillingsbetegnelse. Figur 181: En krydstabulering i en samleanalyse. Eksempel på opdeling efter variablen survey I skærmbilledet nedenfor opdeles samleanalysen efter systemvariablen survey (Måling). Figur 182: Opdeling af samleanalyse. Eksempel på filtrering efter variablen survey I skærmbilledet nedenfor filtreres samleanalysen på systemvariablen survey (Måling). Labelværdien er målingens navn. Figur 183: Filtrering efter en samleanalyse. 336

352 KAPITEL 13 Arbejde med analyser TILDELE ADGANG TIL ANDRE BRUGERE I SurveyXact er det muligt for udvidede analysebrugere, administratorer og målingsadministratorer at tildele andre brugere adgang til SurveyXacts analysemodul. Disse brugere behøver ikke være oprettet som SurveyXact-brugere, men vær opmærksom på, at brugerne får adgang til fanen ANALYSE, hvor de kan udføre de samme analyser som SurveyXact-analysebrugere. Dette kræver naturligvis kendskab til SurveyXacts analysemodul. Som en del af klargøringen af den delte adgang, er det muligt at opsætte et filter for, hvilke data de pågældende brugere skal have adgang til. På denne måde kan du f.eks. give en afdelingsleder adgang til udelukkende at arbejde med resultaterne i hans egen afdeling i SurveyXacts analysemodul. Processen omfatter to trin: Oprette en adgang til analysen via et link. Udsende en med linket til de pågældende brugere. OPRETTE EN ADGANG På første trin opretter du en adgang og definerer evt. et filter for, hvilke data adgangen skal omfatte. Sådan gør du: 1. Klik på menuen Tilpas analyse, og vælg Adgang via link. Vinduet Adgang via link åbnes. 2. Klik på Opret adgang, Dialogboksen Opret adgang via link åbnes. 3. Skriv en beskrivelse i feltet Beskrivelse. 337

353 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 4. Angiv et filter i feltet Filter. Se evt. afsnittet "Brug af filtre" på side Angiv eventuelt et sprog i feltet Sprog. Brugere, der tildeles adgang via dette link, vil kunne udføre analyser på dette sprog. 6. Klik på OK. 7. Tilbage i vinduet Adgang via link indsættes den nye adgang på en linje. Figur 184: Via dette link kan du tildele andre brugere adgang til dine analyser. SENDE EN ADGANG TIL EN BRUGER Dernæst skal du oprette og sende en , der indeholder adgangslinket, til de ønskede modtagere. Sådan gør du: 1. Marker det link, du vil sende, i vinduet Adgang via link, og vælg Kopier i genvejsmenuen. 338

354 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 2. Opret en ny mail i dit -program med de ønskede bruger(e) som modtager(e). 3. Indsæt linket i brødteksten, og send mailen. Efterfølgende kan de pågældende brugere få adgang til SurveyXact og køre analyser med samme rettigheder som en analysebruger, dvs. der kan køres analyser, udføres grundlæggende tilpasning og vises rapporter. Figur 185: En bruger er tildelt adgang via link. 339

355 KAPITEL 13 Arbejde med analyser 340

356 DEL 5 ADMINISTRATION Del 5 består af tre kapitler, der tilsammen dækker det administrative arbejde med organisationer, brugere og målingsskabeloner. Kapitlerne henvender sig primært til administratorer af SurveyXact, men andre brugertyper kan også have glæde af at læse dem, da de vil give en forståelse for, hvordan SurveyXact fungerer fra et administrativt synspunkt. KAPITEL 14 ADMINISTRATION AF ORGANISATIONER - SIDE 343 Beskriver organisationsbegrebet i SurveyXact og forklarer, hvordan du ved at oprette en hensigtsmæssig organisationsstruktur, kan gribe arbejdet med forskellige typer målinger bedst muligt an. KAPITEL 15 ADMINISTRATION AF BRUGERE - SIDE 349 Introducerer de fem forskellige brugertyper i SurveyXact, og beskriver, hvordan de oprettes og får adgang til SurveyXact. Desuden præsenteres en række funktioner til administration af brugere. KAPITEL 16 ADMINISTRATION AF MÅLINGER OG SKABELONER - SIDE 367 Præsenterer skabelonbegrebet og beskriver, hvordan målinger nemt kan gemmes som skabeloner, så I kan genbruge spørgeskemaoplysninger til andre målinger og spare tid i det daglige arbejde. Kapitlet beskriver også en række nyttige funktioner til administration af målinger. 341

357 342

358 KAPITEL 14 ADMINISTRATION AF ORGANISATIONER EMNER I DETTE KAPITEL 344 Introduktion 345 Oprette en underorganisation 343 Tillade underorganisationer 348 Flytte en underorganisation 343

359 KAPITEL 14 Administration af organisationer INTRODUKTION Udgangspunktet for alt arbejde med SurveyXact er, at der er oprettet en organisation med en eller flere brugere, der har de nødvendige rettigheder til at udføre netop det arbejde, de er sat til: oprette målinger, udarbejde spørgeskemaer, oprette og bearbejde respondenter, distribuere spørgeskemaer, indsamle besvarelser og analysere data samt administrere SurveyXact. En organisation kan have én eller flere underorganisationer med en eller flere brugere tilknyttet. På den måde kan I knytte forskellige brugere til bestemte typer målinger. Organisation Underorganisationer Figur 186: En organisation med tre underorganisationer. 344

360 KAPITEL 14 Administration af organisationer OPRETTE EN UNDERORGANISATION En opdeling i organisationer og underorganisationer kan være en god måde at organisere arbejdet med jeres målinger på. F.eks. kan I lægge bestemte typer målinger i bestemte underorganisationer og udelukkende oprette brugere i disse organisationer. Sådan gør du: 1. Peg på trekant-ikonet ud for den organisation, du ønsker at oprette en underorganisation under, og klik på Opret underorganisation i genvejsmenuen. 2. Indtast underorganisationens navn, og tryk på Enter. 3. Organisationen indsættes i åbningsvinduet. Du kan nu fra organisationens menu påbegynde arbejdet med selve organisationen samt oprette målinger med kommandoen Opret måling. Skal der oprettes brugere til den nye organisation, sker det fra fanen BRUGERE. Se afsnittet "Oprette en bruger" på side

361 KAPITEL 14 Administration af organisationer Den nye organisation. Målinger oprettes nemt i den nye organisation. Figur 187: En ny organisation klar til nye målinger og brugere. 346

362 KAPITEL 14 Administration af organisationer BLOKERE FOR OPRETTELSE AF UNDERORGANISATIONER Som standard er det tilladt at oprette underorganisationer. Men for såvel organisationer som underorganisationer kan du angive, om oprettelse af yderligere underorganisationer skal være tilladt eller ej. Dette kan være med til at forhindre, at jeres organisationsstruktur ikke bliver uoverskuelig med for mange forgreninger. Sådan gør du: 1. Peg på trekant-ikonet ud for den underordnede organisation, og vælg Egenskaber i menuen. 2. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad underorganisationer, hvis du og andre brugere ikke skal kunne oprette underorganisationer til denne organisation. 3. Klik på Gem. 347

363 KAPITEL 14 Administration af organisationer FLYTTE EN UNDERORGANISATION Hvis jeres organisationsstruktur ændres, er det nemt at flytte organisationer til en ny placering. Den eneste organisation, der ikke kan flyttes, er jeres rodorganisation, dvs, den organisation, der ligger øverst i mappestrukturen i åbningsbilledet. Sådan gør du: 1. Peg på trekant-ikonet ud for den organisation, der skal flyttes, og vælg Flyt. 2. Organisationen flyttes til Udklipsholder, og du skal nu vælge, hvilken af de øvrige organisationer den skal flyttes til. Vælg en ny placering til organisationen. 3. Klik på Indsæt her-ikonet i den organisation, hvor organisationen skal placeres. 348

364 KAPITEL 15 ADMINISTRATION AF BRUGERE EMNER I DETTE KAPITEL 350 Introduktion 351 Brugertyper i SurveyXact 353 Oprette en bruger 358 Flytte en bruger til en anden organisation 360 Tildele en bruger adgang til flere organisationer 363 Slå to brugerkonti sammen til én 365 Brugerens profil 349

365 KAPITEL 15 Administration af brugere INTRODUKTION De brugere, der skal arbejde med SurveyXact i jeres virksomhed, oprettes og administreres fra fanen BRUGERE, under den eller de organisationer, de skal arbejde. I SurveyXact kan den samme bruger tildeles adgang til forskellige organisationer og kan dermed arbejde med målinger i disse organisationer og eventuelle underorganisationer. I yderste konsekvens kan samme bruger tildeles adgang til alle målinger i alle organisationer. Alt efter om en bruger er oprettet i en organisation eller blot har adgang til den, vil ikonet variere (se figuren nedenfor). Figur 188: Brugere oprettes på fanen BRUGERE under de organisationer, de skal arbejde. Bemærk, at Lise Knudsen og William Knudsen har forskellige roller i forskellige organisationer. I SurveyXact er det muligt for målingsadministratorer og administratorer at tildele andre brugere adgang til at arbejde med analyser via et link. Læs mere i afsnittet "Tildele adgang til andre brugere" på side 337. Denne adgang omfatter udelukkende analysearbejde. 350

366 KAPITEL 15 Administration af brugere BRUGERTYPER I SURVEYXACT Der findes fem forskellige brugertyper i SurveyXact: Administratorer. Målingsadministratorer. Analysebrugere. Udvidede analysebrugere. Indtastere. Adgangen er rollebestemt, dvs. at en bruger enten fungerer som administrator, målingsadministrator, analysebruger eller indtaster i den pågældende organisation. Samme bruger kan dog godt fungere som indtaster i én organisation, analysebruger i en anden og målingsadministrator i en tredje. Læs mere i afsnittet: "Hvad kan du udføre i åbningsvinduet?" på side 14. Administratorer Er du administrator, vil du have adgang til alle funktioner i SurveyXact. Fra åbningsvinduet kan du komme ud i alle kroge af SurveyXact: oprette og bearbejde målinger, spørgeskemaer og respondenter samt distribuere og indsamle spørgeskemaer, udføre alt analysearbejde samt oprette og bearbejde brugere, organisationer og skabeloner. Målingsadministratorer Den eneste forskel på en administrator og en målingsadministrator er, at en målingsadministrator ikke kan oprette nye organisationer eller brugere. Analysebrugere Er du analysebruger, har du kun adgang til fanen ANALYSE for den eller de organisationer, du er tilknyttet. Du vil ikke kunne oprette målinger, arbejde med spørgeskemaer eller indtaste svar fra respondenter. Bemærk, at visse avancerede funktioner i arbejdet med analyser kun kan udføres af udvidede analysebrugere, administratorer og målingsadministratorer. 351

367 KAPITEL 15 Administration af brugere Udvidet analysebruger En udvidet analysebruger har kun adgang til fanen ANALYSE, men har flere administrative rettigheder end den almindelige analysebruger. Den udvidede analysebruger kan: oprette og slette gemte datasæt. oprette og slette analyserapporter. oprette og slette delte adgange. vælge målinger til samleanalyser. Indtaster Er du indtaster, kan du udelukkende indtaste papirbesvarelser for de målinger, der er oprettet for de organisationer, du er tilknyttet. Når du logger på SurveyXact, aktiverer du din måling i åbningsvinduet, og går derefter til fanen INDTASTNING. Det er forskelligt, hvordan man vælger at implementere SurveyXact, mht. hvilke brugere der har hvilke arbejdsområder. Nogle vælger at samle alle administrative opgaver hos en enkelt administrator, der har rettigheder til at oprette brugere og organisationer, mens andre vælger, at flere brugere skal kunne udføre disse opgaver. To brugere i samme organisation med samme rolle har adgang til de samme funktioner. To forskellige målingsadministratorer vil således kunne se hinandens målinger. Ønskes en skarpere opdeling, så forskellige brugere ikke kan se hinandens målinger, skal man i stedet oprette en række underorganisationer, hvor målingsadministratorer kan arbejde hver for sig. 352

368 KAPITEL 15 Administration af brugere OPRETTE EN BRUGER Det er udelukkende administratorer, der kan oprette nye brugere. Oprettelsen foretages af en administrator af den pågældende organisation. Hvis en bruger skal tildeles adgang til andre organisationer end denne, kræver det, at en administrator af disse andre organisationer tildeler adgangen. Oprettelse af en ny bruger omfatter to trin, hvor: Administratoren opretter den nye bruger og sender en oprettelsesmail. Brugeren vælger en adgangskode og registrerer sig selv i systemet. Brugere identificeres i systemet ved hjælp af et brugernavn og en adgangskode. Brugernavne er unikke, dvs. at samme brugernavn kun kan benyttes én gang. Til gengæld er der valgfrihed mht. valg af adgangskode. Brugeren skal selv angive adgangskoden som et led i oprettelsen, og af sikkerhedshensyn skal den sammensættes af bestemte typer tegn. Oprettelse af en brugerkonto Følgende skal udføres af administratoren. Sådan gør du: 1. Klik på fanen BRUGERE i SurveyXacts åbningsvindue. 2. Find frem til den organisation, den nye bruger skal oprettes under. 3. Klik på Ny bruger. Vinduet Opret ny bruger åbnes. 4. Indtast brugerens logonnavn i feltet Brugernavn. Dette er brugerens unikke logon til systemet. 353

369 KAPITEL 15 Administration af brugere 5. Indtast brugerens eget navn i feltet Navn. Navnet i dette felt vises i SurveyXact, når brugeren arbejder med målinger; f.eks. øverst til højre i SurveyXacts vindue, som afsender af s, i historikken samt ved analyser. 6. Indtast brugerens -adresse i feltet Vælg en rolle til den nye bruger i feltet Rolle. 8. Marker feltet Send med login. 9. Klik på OK. Nu sendes en oprettelsesmail til brugerens mailboks, og stamdatakortet for den nye bruger åbnes. Figur 189: Den nye bruger er oprettet. 354

370 KAPITEL 15 Administration af brugere Registrering af bruger Når en administrator har oprettet en bruger i SurveyXact og sendt en oprettelsesmail til vedkommende, er det op til brugeren at registrere sig selv. Følgende vejledning er derfor tiltænkt SurveyXact-brugere i jeres virksomhed. 1. Klik på linket i oprettelsesmailen, og tryk på Enter. 2. Et valideringsvindue åbnes. 355

371 KAPITEL 15 Administration af brugere 3. Skriv adgangskoden i feltet Adgangskode. 4. Gentag adgangskoden i feltet Skriv adgangskode igen. 5. Klik på OK. Åbningsvinduet åbnes med en oversigt over de målinger, brugeren har ret til at arbejde med. Figur 190: Målingsadministrator Bo Madsens åbningsvindue. Det er vigtigt, at du informerer jeres brugere om, at de kun skal benytte oprettelsesmailen denne ene gang nemlig til registreringen. De kan ikke efterfølgende logge på SurveyXact via linket i denne mail. Brugeren logger fremover på ved at skrive i browservinduet. 356

372 KAPITEL 15 Administration af brugere VEDLIGEHOLDELSE AF BRUGERE Når en bruger er oprettet i SurveyXact, er der forskellige former for vedligeholdelsesfunktioner tilgængelige på brugerens stamkort. Du kan: Redigere brugerens stamdataoplysninger med kommandoen Rediger bruger. Du kan bl.a skifte rolle, sprog, -adresse, mm. Sende en mail med nye loginoplysninger med Send login via i det tilfælde, en bruger har glemt sin adgangskode. Skifte adgangskode ved hjælp af kommandoen Skift adgangskode. Bemærk, at skift af adgangskode og sprog også er tilgængelig for brugeren selv under arbejdet. Her skal man vælge linket Profil øverst i højre hjørne. 357

373 KAPITEL 15 Administration af brugere FLYTTE EN BRUGER TIL EN ANDEN ORGANISATION Administratorer har mulighed for at flytte brugere til andre organisationer. På den måde kan I styre, hvilke brugere der arbejder med hvilke målinger i forskellige organisationer. Dette kan f.eks. være relevant, hvis brugere skifter afdeling. Bemærk, at det er muligt at lade brugeren bevare sin adgang til den aktuelle organisation. Sådan gør du: 1. Find frem til den organisation, den pågældende bruger er oprettet i, og klik på navnet. Brugerens stamkort åbnes. 2. Klik på Flyt til anden organisation. 3. Vælg den organisation, brugeren skal flyttes til, på listen Ny organisation. 358

374 KAPITEL 15 Administration af brugere 4. Benyt afkrydsningsfeltet Bevar adgang til den organisation, brugeren flyttes fra til at angive, om brugeren skal bevare sin aktuelle adgang eller ej. 5. Klik på OK. 6. Tilbage på brugerens stamkort fremgår den nye organisation. 359

375 KAPITEL 15 Administration af brugere TILDELE EN BRUGER ADGANG TIL FLERE ORGANISATIONER Som administrator har du mulighed for at tildele brugere adgang til flere organisationer. Der findes to tilgange, når brugere skal tildeles adgang til andre organisationer: Enten tages der udgangspunkt i organisationen, hvor det er brugere i administratorens egne organisationer, der tildeles adgang til flere organisationer. Eller der tages udgangspunkt i brugeren, hvorved en administrator kan invitere brugere fra andre organisationer til at arbejde i sine organisationer. Brugere, der er oprettet med en adgang til andre organisationer, er kendetegnet ved et lille nøgle-ikon ud for navnet på fanen BRUGERE. Figur 191: Ikonet for brugere, der er tildelt adgang til en anden organisation. TILDELE ADGANG FRA BRUGERENS STAMKORT Sådan gør du: 1. Aktiver stamkortet for den bruger, der skal tildeles adgang til en anden organisation. 2. Klik på Tilføj adgang i området Adgang til andre organisationer. 360

376 KAPITEL 15 Administration af brugere 3. Vinduet Giv adgang til en anden organisation åbnes. 4. Vælg en organisation på rullelisten Organisation. 5. Vælg en rolle til brugeren i feltet Rolle. Brugeren kan tildeles en hvilken som helst rolle i den nye organisation. 6. Klik på OK. Du vender tilbage til brugerens stamkort, hvor den nye organisation vil være vist i området Adgang til andre organisationer. 361

377 KAPITEL 15 Administration af brugere TILDELE ADGANG FRA EN ORGANISATION Sådan gør du: 1. Aktiver fanen BRUGERE, og find frem til den organisation, hvor adgangen skal tildeles. 2. Vælg Opret adgang i målingens genvejsmenu. (Bemærk, at du også har adgang til denne kommando nederst i hver organisation ved siden af kommandoen Opret bruger). 3. Skriv logonnavnet på brugeren, du vil invitere, i feltet Brugernavn. Brugeren skal være oprettet i systemet. 4. Vælg en rolle til brugeren i feltet Rolle. Brugeren kan tildeles en hvilken som helst rolle i den nye organisation. 5. Klik på OK. Brugeren indsættes på fanen BRUGERE i oversigten over organisationens brugere. 362

378 KAPITEL 15 Administration af brugere SLÅ TO BRUGERKONTI SAMMEN TIL ÉN I ældre versioner af SurveyXact skulle den samme bruger oprettes flere gange for at kunne få adgang til forskellige organisationer og målinger. Derfor vil der hos visse SurveyXact-kunder eksistere forskellige brugerkonti, som reelt dækker over den samme bruger. I den aktuelle version af SurveyXact kan disse "forskellige" brugerkonti samles i én brugerkonto, hvorved overflødige brugerkonti nedlægges. Sådan gør du: 1. Aktiver stamkortet for den blivende bruger. 2. Klik på Læg sammen med anden bruger. 363

379 KAPITEL 15 Administration af brugere 3. Hvis den brugerkonto, du ønsker at nedlægge, er oprettet i samme organisation eller en af de underordnede organisationer, vælger du navnet på rullelisten Vælg bruger. Tilhører brugerkontoen en sideordnet organisation, indtaster du vedkommendes brugernavn og adgangskode. Her skal du naturligvis kende brugerens navn og adgangskode på forhånd. 4. Klik på OK. Nu vil den aktuelle bruger blive slået sammen med den blivende bruger. Den nedlagte brugerkonto vil ikke længere være tilgængelig i nogen oversigter. 364

380 KAPITEL 15 Administration af brugere BRUGERENS PROFIL Funktionen Profil er ikke en del af det administrative arbejde med SurveyXact, men bør alligevel omtales i dette kapitel. Ved hjælp af linket Profil øverst i SurveyXacts hovedvindue får brugeren adgang til et vindue med forskellige oplysninger om vedkommendes profil såsom brugernavn, adgangskode, rettigheder, hvilket sprog der er aktiveret osv. Det afhænger af brugertypen, hvilke stamoplysninger der kan ændres fra dette vindue. Alle brugere kan ændre deres adgangskode og det aktive sprog, mens kun administratorer kan ændre de øvrige oplysninger. Læs også afsnittet "Vedligeholdelse af brugere" på side 357. Klik på Profil. Figur 192: Vinduet Profil viser oplysninger om den aktuelle bruger. 365

381 KAPITEL 15 Administration af brugere 366

382 KAPITEL 16 ADMINISTRATION AF MÅLINGER OG SKABELONER EMNER I DETTE KAPITEL 368 Introduktion 369 Administration af målinger 370 Oprette en ny målingsskabelon 367

383 KAPITEL 16 Administration af målinger og skabeloner INTRODUKTION I dette kapitel præsenteres en række funktioner til håndtering af målinger og målingsskabeloner. Funktionerne er tilgængelige for administratorer og målingsadministratorer enten via genvejsmenuen for en måling eller direkte i åbningsvinduet. Figur 193: Du får adgang til en række målingskommandoer fra åbningsvinduet, 368

384 KAPITEL 16 Administration af målinger og skabeloner ADMINISTRATION AF MÅLINGER Fra SurveyXacts åbningsvindue har du via målingens genvejsmenu adgang til forskellige funktioner til administration af målinger. Nogle af dem også kan udføres direkte i åbningsvinduet. Du kan bl.a.: Flytte en måling. Kopiere en måling. Omdøbe en måling. Gemme en måling som skabelon. Slette en måling. Flere af disse funktioner er uddybet i Kapitel 3: "Den første måling", hvortil der henvises. Læs også i afsnittet "Oprette en ny målingsskabelon" på side 370. Figur 194: Målingens genvejsmenu i åbningsvinduet. 369

385 KAPITEL 16 Administration af målinger og skabeloner OPRETTE EN NY MÅLINGSSKABELON I SurveyXact har du mulighed for at gemme en måling som en skabelon, så du selv og andre kan bruge den som udgangspunkt for oprettelse af fremtidige målinger. Derved kan alle spare tid i udarbejdelsen af spørgeskemaundersøgelser. I skabelonen gemmes baggrundsskema, spørgeskema, -skabeloner, afslutningsdokument og sprogindstillinger, som dermed kan genbruges til en senere måling. Bemærk. at en gemt skabelon kun er tilgængelig i den organisation, den er oprettet under, samt i eventuelle underorganisationer til denne organisation. Blandt de målingsskabeloner, der vises, når du opretter en ny måling, ses en række foruddefinerede SurveyXact-skabeloner. Disse skabeloner tjener som eksempler på forskellige målingstyper, som du kan hente inspiration i. Sådan gør du: 1. Find frem til organisationen, der indeholder den måling, du vil gemme som skabelon. 2. Peg på trekant-ikonet ud for målingen, og vælg Gem som skabelon i genvejsmenuen. 370

386 KAPITEL 16 Administration af målinger og skabeloner 3. Dialogboksen Opret skabelon åbnes. 4. Tildel skabelonen et navn, og klik på OK. 5. Skabelonen vil fremover være tilgængelig for alle målingsadministratorer og administratorer i den pågældende organisation og dens underorganisationer næste gang, de opretter en ny måling. Figur 195: Skabelonen er tilgængelig fra genvejsmenuen i Opret måling. 371