REFERAT KANTINEUDVALGET FOR RÅDHUSKANTINERNE

Transkript

1 REFERAT DATO: 21. SEPTEMBER 2011 STED: RÅDHUSET, PARKVEJ 37 - SAMTALE MØDERUM, BLOK B TIDSPUNKT: KL. 13:30 MEDLEMMER: JETTE LUND, KAREN SCHJELDE, KARIN GULDHAMMER, MARTIN LØF CHRISTENSEN, PALLE JACOBSEN, RIKKE FROM LARSEN, STEEN JENSEN

2 SIDE 2/16 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Efterretningssager Kantineudvalgets brevkasse Kampagne i forbindelse med hygiejneugen i uge Forslag fra Kantineudvalget om bookning af gæstekantinen - Til Udtalelse Ændring af procedure ved mødeforplejning Mødeplan 2011/ Forslag til punkter til næste møde Eventuelt Bilagsliste Underskriftsblad... 16

3 SIDE 3/16 1. EFTERRETNINGSSAGER SAGSFREMSTILLING: 1. Information fra kantineleder Jette Lund LOVGRUNDLAG: Kommissorium for Kantineudvalget DER SKAL TAGES STILLING TIL: Til orientering JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/35364 SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: KANTINEUDVALGET BESLUTNING I DEN Antallet af ekspeditioner i kantinen har været svagt faldende, hvilket væsentligst tilskrives personalereduktionerne i forbindelse med sparerunden i Ellers intet nyt, idet den daglige drift kører tilfredsstillende med mere eller mindre travle perioder. 2. Rikke, daglig leder i kantinen i Dronningensgade, kunne berette at alt kører som det plejer der, dog med en lille stigning i antallet af ekspeditioner. 3. Ellers har der været lidt problemer med nedbrud i kantinesystemet, hvilket skyldes netværksproblemer, og dermed forstyrrelser i opkoblingen til serveren, hvilket også har gjort sig gældende for kantinen på Rådhuset. ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I

4 SIDE 4/16 2. KANTINEUDVALGETS BREVKASSE SAGSFREMSTILLING: Indkomne forslag: Sundhedskonsulent Martin Løf Christensen har på vegne af Miljøtekniker Lena Due Berring videresendt hendes forslag om opdeling af frokostpauserne på Rådhuset til eksempelvis kl og kl , således at rygerne har mulighed for at ryge i fred, og ikkerygere kan få deres frokost uden røg. Eller alternativt at rygning forbydes i den gårdhave, hvor alle spiser. LOVGRUNDLAG: Kommissorium for Kantineudvalget SAMMENHÆNG TIL VISION OG MÅLSÆTNING: I henhold til kommissoriet skal kantineudvalget fungere som ambassadører for kantinen og holde sig ajour med rådhuspersonalets og brugernes oplevelser i og af kantinen, samt være med til at skabe fokus på kantinen, for eksempel gennem idéskabende forslag. ØKONOMI: Ingen budgetmæssige konsekvenser. Ingen økonomiske personalemæssige, men der i mod arbejdstidsmæssige konsekvenser i forbindelse med bemandingsplaner for frokostpausen DER SKAL TAGES STILLING TIL: Om frokostpausen skal deles op i ryger- og ikkerygerpauser, eller om det skal forbydes at ryge i gårdhaven ved kantinen. BESLUTNING I DEN Kantineudvalget foreslår, at de to gårdhaver (den ved kantinen og den ved pejsestuen) deles op i ikkeryger og ryger områder i nævnte rækkefølge i forbindelse med afholdelse af frokostpauserne. JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/41318 Udvalget fandt ikke idéen med opdeling af frokostpauserne i to perioder for rygere og ikkerygere relevant set i forhold til de sociale aspekter, der er i pauserne. Udvalget sender sagen til afgørelse i Rådhus MED. SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: KANTINEUDVALGET ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I

5 SIDE 5/16 3. KAMPAGNE I FORBINDELSE MED HYGIEJNEUGEN I UGE 38 SAGSFREMSTILLING: Forslag fra ældrechef Mai-Britt Hagbarth: I forbindelse med hygiejne ugen i uge 38 (se intranettet) foreslås, at vi sætter fokus på hygiejnen i kantinen. Forslaget går ud på, at vi laver en kampagne for at få brugerne til at spritte deres hænder af, hver gang de går til buffeten. Jeg har desuden mulighed for at låne en scanner, som man skal sætte sine hænder på, så man kan se, om man har gjort det godt nok. Det plejer at give mange aha oplevelser, og hjælper også til at sætte fokus på hygiejnen. Hvis Kantineudvalget synes det er en god ide, vil jeg foreslå, at vi udpeger et par stykker til at stå for det. Jeg vil gerne byde ind med et par af mine medarbejdere. LOVGRUNDLAG: Kommissorium for Kantineudvalget SAMMENHÆNG TIL VISION OG MÅLSÆTNING: I henhold til kommissoriet skal Kantineudvalget fungere som ambassadører for kantinen og holde sig ajour med rådhuspersonalets og brugernes oplevelser i og af kantinen, samt være med til at skabe fokus på kantinen, for eksempel gennem idé skabende forslag samt fokusering på kantinens fysiske fremtræden, rengøring, hygiejne m.v. ØKONOMI: Eventuelle udgifter til kampagnen afholdes af området under Social- og arbejdsmarked. DER SKAL TAGES STILLING TIL: Om kantinen på Rådhuset og eventuelt kantinen i Dronningensgade skal deltage i kampagnen. JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/41318 BESLUTNING I DEN Siden dagsordenpunktet blev fremstillet, og eftersom Kantineudvalgets møde er blevet udskudt to gange, er kampagnen overstået. Arrangementet blev afviklet med en dag i kantinen på Rådhuset. SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: KANTINEUDVALGET ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I

6 SIDE 6/16 4. FORSLAG FRA KANTINEUDVALGET OM BOOKNING AF GÆSTEKANTINEN - TIL UDTALELSE SAGSFREMSTILLING: Indkomne forslag: Konstitueret teamleder Tine Krogh, Personaleafdelingen foreslår, at der i forbindelse med bestilling af fortæring til kurser eller større møder er mulighed for på bestillingsblanketten at angive, hvorvidt man ønsker at spise i selve kantinen eller i gæstekantinen, da det ofte et problem med mange deltagere, og der opstår lange køer ved buffeten, med deraf følgende spild af tid. Er der for få bestillinger til, at man vil sætte en buffet op i gæstekantinen, kunne der alternativt tilbydes en tallerkenanretning/platte. Bestillingsblanketten kunne også indeholde oplysning om, hvornår der er bedst plads i kantinen samt en henstilling om, at der holdes frokost på disse tidspunkter. LOVGRUNDLAG: Kommissorium for kantineudvalget SAMMENHÆNG TIL VISION OG MÅLSÆTNING: I henhold til kommissoriet skal kantineudvalget fungere som ambassadører for kantinen og holde sig ajour med rådhuspersonalets og brugernes oplevelser i og af kantinen, samt være med til at skabe fokus på kantinen, for eksempel gennem idé skabende forslag. ØKONOMI: Budgetmæssige konsekvenser Ingen Personalemæssige konsekvenser Ingen DER SKAL TAGES STILLING TIL: Om kantinebestillingsblanketten skal revideres og evalueres både med hensyn til de praktiske forslag, som nævnt i sagsfremstillingen, men også med hensyn til sortimentet, som måske ikke er helt opdateret. JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/41318 SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: RÅDHUSADMINISTRATIONEN ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I UDVALGTE BILAG: Forslag fra Tine Krogh (344716/10) bestillingsskema-kantine-v3.docx (344796/10) Gæstekantinen (5986/11) BESLUTNING I DEN Maria Lund Nielsen Inden udvalgets møde har Steen modtaget et notat fra Lars Lundbæk Friis, Job og

7 SIDE 7/16 Velfærd, angående anvendelsen og reservering af gæstekantinen, og dette notat medtages under dette punkt, da det på visse områder relaterer til dette. Notatet er udarbejdet på baggrund af konkrete oplevelser omkring reservation og anvendelse af gæstekantinen. Der har været eksempler, hvor gæstekantinen har været booket en hel dag eller flere med henblik på møder og andre gruppearbejder. Problemet er, at der kan være situationer, hvor andre afvikler møder eller andet andre steder på Rådhuset, og hvor det ville være naturligt, at gæstekantinen bliver anvendt til frokost. Derudover er gæstekantinen ofte eneste vej ud og ind for personale, der skal transportere forplejning til andre mødelokaler, hvorfor det kan virke uhensigtsmæssigt at gæstekantinen er optaget af møde. Med hensyn til det indkomne forslag fra Tine Krogh blev kantineudvalget enige om, at bestillingsblanketten indeholder rigelige muligheder for at tilkendegive andre ønsker end dem, der konkret er oplistet, hvilket kan anføres under punkterne andet. Der er endvidere mulighed for at påføre flere forskellige leveringer på forskellige tidspunkter. Denne praksis bliver i øvrigt anvendt af flere afdelinger i forvejen. Man blev enige om beholde bestillingsblanketten i den nuværende form, men påfører følgende oplysning: Kontakt kantinepersonalet for yderligere oplysninger. Med hensyn til gæstekantinen har kantineudvalget følgende forslag til ændring af reservationen i web-book. Forslaget går ud på, at gæstekantinen er reserveret hver dag fra kl. 10:30 kl. 13:30 i det eksisterende felt for booking af denne. Herudover oprettes et nyt bookingfelt, som kunne kaldes gæstekantinen frokost, hvor hvert bord har sit bookingnummer, og hvor man så kan reservere det antal pladser, man har brug for. Dette bookingfelt skal kun kunne reserveres i førnævnte tidsrum. Gæstekantinen vil ved dette forslag opfylde det formål, som det vel var hensigten, at den skulle fra starten. I mellemtiden har vi tilligemed fået mødelokale Nykøbing, som rummer ligeså mange mødedeltagere som gæstekantinen, og er der ikke mulighed for dette må man henvises til lokaler uden for Rådhuset. Kantineudvalget blev enigt om, at sende ovenstående forslag til udtalelse i Tværgående Sekretariatsforum. Udtalelse til følgende forslag fra Kantineudvalget til forslag til ændring af reservation af gæstekantinen i web-book. Gæstekantinen reserveres hver dag fra kl. 10:30 kl. 13:30 i det eksisterende felt for booking af denne. Herudover oprettes et nyt bookingfelt, som kunne kaldes gæstekantinen frokost, hvor hvert bord har sit bookingnummer, og hvor man så kan reservere det antal pladser, man har brug for. Dette bookingfelt skal kun kunne reserveres i førnævnte tidsrum. BESLUTNING I TVÆRGÅENDE SEKRETARIATSFORUM DEN Lars L. Friis Tværgående Sekretariatsforum kan bakke op om forslag om oprettelse af nyt felt i mødebookingskemaet. Tværgående Sekretariatsforum kan tiltræde forslaget om fast reservation af gæstekantinen i perioden 10,30 13,30, dog med følgende bemærkning: "I perioder, hvor mødelokale Nykøbing er optaget, skal det være muligt at kunne booke gæstekantinen hele dagen."

8 SIDE 8/16 BESLUTNING I DEN Gæstekantinen reserveres hver dag fra kl. 10:30 - kl. 13:30 i det eksisterende felt i webbook. Herudover oprettes et nyt bookingfelt, som kaldes "Gæstekantinen frokost", hvor hvert bord har sit bookingnummer, og hvor man reserverer det antal pladser, man har brug for. Dette bookingfelt skal kun kunne reserveres i førnævnte tidsrum. Webbook tilrettes snarest muligt.

9 SIDE 9/16 5. ÆNDRING AF PROCEDURE VED MØDEFORPLEJNING SAGSFREMSTILLING: Oprydningen efter afholdte møder i mødelokalerne og andre steder på Rådhuset er ofte under al kritik og kræver unødvendig brug af kostbar arbejdstid for kantinepersonalet. Kantinevognene er ofte pakket og stablet således, at servicet falder af under transporten tilbage til kantinen og ofte går porcelænet i stykker. Problemstillingen har i øvrigt været behandlet tidligere i kantineudvalget på mødet den 1. juli 2009, hvor man henstillede til mødearrangørerne om at rydde ordentligt op efter møderne. LOVGRUNDLAG: Kommissorium for kantineudvalget SAMMENHÆNG TIL VISION OG MÅLSÆTNING: Kantineudvalget er et bredt sammensat rådgivende brugerudvalg, der understøtter kantinepersonalets daglige drift af rådhuskantinerne. Kantineudvalget skal fungere som ambassadører for kantinen og holde sig ajour med rådhuspersonalets og brugernes oplevelser i og af kantinen. ØKONOMI: Budgetmæssige konsekvenser Ingen Personalemæssige konsekvenser Ingen bortset fra at kantinepersonalet undgår at bruge unødvendig og kostbar arbejdstid på oprydning. DER SKAL TAGES STILLING TIL: Hvad der kan gøres for endnu engang at rette op på brugernes adfærd i forbindelse med oprydningen efter møderne. JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/24093 SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: RÅDHUSADMINISTRATIONEN ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I BESLUTNING I DEN Maria Lund Nielsen Kantineudvalget drøftede problemstillingen, og der var forslag fremme om, at pålægge kantinebestillingen et gebyr, såfremt det er kantinepersonalet, der skal sørge for levering og afhentning af mødeforplejningen og servicen. Dette forslag blev dog afvist. Kantineudvalget stiller i stedet forslag om, at kantinepersonalet leverer mødeforplejningen til de officielle mødelokaler, dvs. mødelokalerne Sydfalster, Nysted, Sakskøbing, Nørre Alslev, Stubbekøbing og Nykøbing. Mødearrangørerne sørger herefter selv for at returnere rullebordene med den brugte og ubrugte service til kantinen. Alle andre kantinebestillinger afhentes og tilbageleveres af de respektive afdelinger selv.

10 SIDE 10/16 Dette forslag sendes til udtalelse i Tværgående Sekretariatsforum. Udtalelse til forslag fra Kantineudalget om ændret procedure for mødeforplejning: Kantinepersonalet leverer mødeforplejningen til de officielle mødelokaler, dvs. mødelokalerne Sydfalster, Nysted, Sakskøbing, Nørre Alslev, Stubbekøbing og Nykøbing. Mødearrangørerne sørger herefter selv for at returnere rullebordene med den brugte og ubrugte service til kantinen. Alle andre kantinebestillinger afhentes og tilbageleveres af de respektive afdelinger selv. BESLUTNING I TVÆRGÅENDE SEKRETARIATSFORUM DEN Lars L. Friis Tværgående Sekretariatsforum udtaler, at opgaven omkring afhentning i mødelokaler fortsat bør ligge hos kantinepersonalet. Det foreslås Kantineudvalget : At man på Intranettet indskærper disciplin omkring afrydning og stabling af brugt service på kantinens rulleborde At overveje, om oprydning skal være et "11 mødebud" At lægge et skridsikkert underlag på rullevognene At der følger en aftørringsklud med på rullebordet samt At rullebordene udstyres med andre/bedre hjul, så kørsel i Strømmen kan foregå mere sikkert og mindre støjende. At rette kontakt til mødearrangøren, såfremt oprydning efter mødet ikke er tilfredsstillende. Afhentning og tilbagelevering af service til andre mødelokaler, end de officielle, foreslås fremover at ske i kælderen. Derved undgås dels gennemgang i gæstekantinen (jfr. næste punkt på dagsordenen) og dels mindre kørsel af rullevogne ude i strømmen. BESLUTNING I DEN Kantinepersonalet leverer/afhenter fortsat mødeforplejning/service til de officielle mødelokaler, dvs. mødelokalerne Sydfalster, Nysted, Sakskøbing, Nørre Alslev, Stubbekøbing og Nykøbing. Alle andre kantinebestillinger afhentes og tilbageleveres af de respektive afdelinger selv. Afhentning/tilbagelevering gennem kælderen, synes dog at være for besværlig og upraktisk, hvorfor dette ikke kan anbefales. Det indskærpes endnu en gang via intranettet og nærværende referat, at mødearrangørerne rydder ordentligt op efter møderne. Dvs. at afrydning og stabling af brugt service på kantinens rulleborde er i orden og foretages på en sådan måde, at service m.m. ikke kan falde af under transporten tilbage til kantinekøkkenet. Med leveringen følger en fugtigt klud til aftørring af bordene efter mødets afslutning.

11 SIDE 11/16 De fleste rulleborde har fået bedre og mindre støjende hjul. De resterende borde er det ikke muligt at få nye hjul til, hvorfor disse borde løbende skiftes ud, når der er behov for dette.

12 SIDE 12/16 6. MØDEPLAN 2011/2012 SAGSFREMSTILLING: Mødeplan for 2011/2012 skal planlægges. I henhold til 2 i forretningsordenen for kantineudvalget for kantinefunktionen ved Guldborgsund Kommunes kantiner på Parkvej og i Dronningensgade skal der afholdes møde en gang i kvartalet. Møderne fastlægges for et år ad gangen. LOVGRUNDLAG: Kommissorium for kantineudvalget. SAMMENHÆNG TIL VISION OG MÅLSÆTNING: Med bagrund i Guldborgsund Kommunes KRAM-aktiviteter besluttede Rådhusets MED-udvalg at nedsætte et udvalg for kantinerne på Parkvej og Dronningensgade. Mange medarbejdere interesserer sig for sundhed og velvære og stiller krav til den mad, de spiser også på deres arbejdsplads. Rådhuskantinerne kan være med til at styrke Guldborgsunds sunde identitet ved at give brugerne mulighed for at sammensætte et varieret, spændende og ikke mindst sundt sortiment. DER SKAL TAGES STILLING TIL: Følgende onsdage: Den 5. Oktober 2011 kl. 13:30 Den 12. Januar 2012 kl. 13:30 Den 4. April 2012 kl. 13:30 Den 27. Juni 2012 kl. 13:30 BESLUTNING I DEN Følgende onsdage blev vedtaget: Den 12. januar 2012 kl. 13:30 Den 4. april 2012 kl. 13:30 Den 27. juni 2012 kl. 13:30 Alle dog under forudsætning af, at der er punkter nok til en dagsorden. JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/24093 SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: KANTINEUDVALGET ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I

13 SIDE 13/16 7. FORSLAG TIL PUNKTER TIL NÆSTE MØDE SAGSFREMSTILLING: Til drøftelse. LOVGRUNDLAG: Kommissorium for Kantineudvalget BESLUTNING I DEN Ingen forslag JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/24093 SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: KANTINEUDVALGET ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I

14 SIDE 14/16 8. EVENTUELT SAGSFREMSTILLING: Til drøftelse LOVGRUNDLAG: Kommissorium for Kantineudvalget INDSTILLING: BESLUTNING I DEN Ingen forslag JOURNALNR G00 SAGSNR. 08/24093 SAGSANSVARLIG: STEEN JENSEN OMRÅDE: KANTINEUDVALGET ÅBEN SAG SAGEN AFGØRES I

15 SIDE 15/16 BILAGSLISTE 4. Forslag fra Kantineudvalget om bookning af gæstekantinen - Til Udtalelse 1. Forslag fra Tine Krogh (344716/10) 2. bestillingsskema-kantine-v3.docx (344796/10) 3. Gæstekantinen (5986/11)

16 SIDE 16/16 UNDERSKRIFTSBLAD LUND, JETTE SCHJELDE, KAREN GULDHAMMER, KARIN CHRISTENSEN, MARTIN LØF JACOBSEN, PALLE LARSEN, RIKKE FROM JENSEN, STEEN