Referat: Kajakklubben Strømmen

Transkript

1 Referat: Kajakklubben Strømmen Mødegruppe: Bestyrelsesmøde 9 sæson 2008/09 Dato: Tirsdag den 7. oktober 2008 kl. 19:00 22:00 Sted: Klubhuset, Østre Hougvej 104 Indkaldte deltagere: Mogens K Hansen, MH Christian Alnor, CA Hanne Laigaard, HL Kurt Hansen, KH Gert Møller, GM Tine Trane, TT René Eriksen, RE Referent Hanne Laigaard Afbud Der var afbud fra René Eriksen og Kurt Hansen. Referat opsættes senest: Tirsdag den 14. oktober 2008 Nr. Punkt Kommentar / beslutning / opgave Ansvarlig 1. Opfølgning på referat Jette Jørgensen arbejder fortsat på at opsøge virksomheder for evt. salg af firmaevents. Forsikringsforholdene: Der er endnu ikke modtaget svar på skriftlig henvendelse. CA rykker for svar. 2. Post. Mail vedr. kajakreparationer. Et firma tilbyder totalpakke for vedligeholdelse af klubkajakker. En form for serviceabonnement, hvor der afregnes ud fra antal medlemmer. Tilbudet vil for en klubstørrelse mellem medlemmer koste kr ,00 pr. år. Vores egen reparationsudvalg er velfungerende og billig at holde i drift. Udgift år til dato har været ca. kr Tilbudet er ikke relevant. CA Mail fra medlem som vil undersøge muligheden for legat fra A. P. Møller fonden. Medlemmet er velkommen til at iværksætte undersøgelsen. MH har besvaret henvendelsen. Indbydelse vedr. vinterens havneræs. Se punkt 5. Mail fra Middelfart Kommune vedr. ansøgning om medlemstilskud mv. HL ekspederer. HL Mail fra medlem vedr. romaskine. Behandles under punkt 10. Mail fra medlem vedr. energiforbrug i klubhuset. Behandles under punkt 11. I alt 8 mails vedr. forslag til indkøb klubkajakker. Behandles under punkt 9.

2 3. Prioritering af punkter. 4. Arrangementer siden sidst. Mail fra DKF vedr. Skov- og Naturstyrelsen Fyn. Kampagne GetMoving har en tilskudspulje på i alt kr , der uddeles i portioner à kr Aktiviteterne skal afholdes i uge 41 eller inden 1. nov Det er vor vurdering at der p.t. ikke er resurser i klubben til at iværksætte og afvikle inden tidsfristen. Pga. afbud fra bestyrelsesmedlemmer er det ikke relevant at afholde mødet som det planlagte temamøde. Medlemsmøde den 4. okt.: 20 fremmødte. Et godt møde hvor mange gode synspunkter vedr. indretning af ny bådhal og benyttelse af eksisterende lokaler blev drøftet. Der er lavet opslag i klubben vedr. udvalgene. Se også punkt 8. Medlemmer til nyt udvalg som varetager opgaver vedr. kaproning og stævner søges. MH og Per M. holder onsdag den 8. okt. møde med entreprenør vedr. mulighederne for medbyg på det nye byggeri. Mange gode ideer til markering og finansiering af jubilæumsåret 2009 blev drøftet. Se bl.a. punkt 5. Move on Ketty og Sara afviklede arrangementet hvor 8 piger deltog. 5. Stævner. Havneræs: Indbydelse er modtaget og opsat på opslagstavlen. Afvikles på følgende datoer i følgende byer: 2. nov. - Viborg. 7. dec. - Ry. 4. jan. - Randers. 1. feb. - Silkeborg. 1. marts - Horsens. 5. april - Skanderborg. ( 6. Kommende arrangementer. Søsportsklubberne i Lillebælt i Middelfart kommune har taget initiativ til nyt Tour de Lillebælt. Løbet skal afvikles i august Der er nedsat en arbejdsgruppe, hvor Bent Bøgh Pedersen er repræsentant for Strømmen. På medlemsmødet blev det foreslået, at vi afvikler løbet som et jubilæumsløb i Ideen fik bred opbakning. Standerstrygning den 25. okt.: Roturen er planlagt af turudvalget. Præmier til vinder af handicap og Le Mans er indkøbt af HL. Pokaler afleveret til gravering af MH. Opslag sættes op i klubhuset af Ketty. Annonceret på hjemmesiden

3 af MH. Jørgen laver mad til festen. Navne til dåb af kajakker er fundet af MH. Navne-transfer bestilt hos skiltemager af MH. Champagne til dåb er endnu ikke indkøbt. Jule tam tam den 6. dec.: Else laver æbleskiver CA indkøber til gløgg og tilbehør til æbleskiverne. MH laver opslag til klubhuset. Nytårsparole den 31. dec.: MH vil gerne holde en tale. Chips og champagne skal indkøbes. MH laver opslag. 7. Ungdom. Amalie Kidmose er optaget som medlem i klubben og har kontingentfrihed. Amalie er 19 år og har tidligere roet i Silkeborg og været tilknyttet deres kraftcenter. Hun får ansvaret for træning af børn og unge i kapkajak. HL laver oversigt til TT med alle nuværende børne-/ungdomsmedlemmer. CA/MH MH HL Erritsø Svømmehal er lejet til polokajak på følgende 7 datoer fra kl. 14 til 15.30: 25. okt., 1. nov., 8. nov., 15. nov., 29. nov., 6. dec. og 13. dec. Henrik Rasmussen, Simon Thyssen og Tine Trane har ansvaret for afviklingen. Polokajakker kan ikke opbevares i svømmehal og skal derfor transporteres frem og tilbage hver gang. Der mangler en trailer og frivillige forældre til at hjælpe til med denne opgave. Polokajak må gerne være den aktivitet som tiltrækker nye medlemmer. Nye må gerne komme og deltage gratis 1-2 gange forud for medlemskab. Det blev besluttet at indkøbe 10 sæt udstyr til polokajak bestående af hjelm, vest og pagaj. Inkl. andre mindre anskaffelser forventes det at koste ca. kr Den første torsdag i hver måned bliver der adgang til gymnasiets gymnastiksal. Benyttelsen er gratis. 8. Nyt fra udvalg. Instruktørudvalgt: De indkomne forslag fra instruktørerne vedr. kajakinvesteringer er endnu ikke behandlet. Se punkt 9. Erritsø Svømmehal er lejet den 4. april, 25. april og 2. maj kl til begynderinstruktion for voksne i turkajak. Reparationsudvalg: Nye i udvalget er Torkild Christensen og Carsten Schleef. Der søges efter en havkajakroer som kan deltage i udvalget. Se opslag i klubben.

4 Turudvalg: Turudvalget afvikler deres sidste planlagte tur til standerstrygningen. Herefter træder udvalget tilbage og overlader pladserne til nye kræfter. Blandt de fremmødte til medlemsmødet blev der ikke fundet nye medlemmer til udvalget. Se opslag i klubben. Havkajak: Udvalget består af Lili Larsen, Tina Blaabjerg, Lars Kallesøe, Morten Lunde og Erik Breum. Bestyrelsen har modtaget mail fra udvalget som gør opmærksom på gode tilbud på havkajakker hos Lenze. Der er peget på 5 modeller. Det er imidlertid for svært for bestyrelsen at træffe beslutning på dette grundlag. Konklusionen blev derfor, at resten af det planlagte investeringsbeløb for 2008 på kr må anvendes til indkøb af havkajak. Udvalget må selv finde det bedst mulige køb. Kan der ikke ske indkøb som holder sig inden for rammen, må udvalget atter rette henvendelse til bestyrelsen. Desværre var det ikke muligt at leje svømmehal til havkajak på de datoer som udvalget havde fundet. Vi har ikke hørt yderligere i sagen. Presse: Udvalget består af formanden og Jan Pieler og kan suppleres med yderligere medlemmer. Sildenyt: Næste deadline er 16. nov Artikler og indlæg modtages gerne. Husforvalter: Kurt Hansen fortsætter som husforvalter. Klubaftener: Onsdagsudvalget består af Ketty Jensen, Jørgen Fl. Henriksen og Per Mayntzhusen. Klubaftner er velbesøgt og det lykkes også at finde gæste kokke. Byggeudvalg: MH og Jan P. følger byggeriet tæt. P.t. er der ingen forsinkelser. Der holdes møde onsdag den 8. okt. vedr. medbyg på projektet. 9. Kasserer nyt. Udgift vedr. nyt låsesystem: Klubben har modtaget en regning fra leverandøren af det nye låsesystem. Der er flere uoverensstemmelser på regningen. Regningen overstiger langt det forventede beløb. Systemet er ikke fuldt ud leveret. Levering skal finde sted hurtigst muligt og uoverensstemmelserne skal herefter udredes. MH aftaler levering og gør indsigelse imod regningen. MH Det står dog fast at vi i bestyrelsen har begået fejl

5 i denne sag. Tilbudet som blev indhentet på systemet blev overgivet til kommunen idet bygningen er deres. Da kommunen meldt tilbage at systemet ville blive bevilliget, var det under forudsætning af at vi selv afholdte udgifter til nøglebrikker. Prisen på disse brikker blev undersøgt ved telefonisk henvendelse til leverandøren og oplyst til at være kr. 95 pr. stk. Vi var ikke opmærksomme på at den oplyste pris var uden moms. Hertil kommer udgift til indkodning af brikkerne således at de accepteres af systemet. Nøglebrikkerne er derfor solgt til medlemmerne til en for lav pris. Fremadrettet vil salgspris på nøgler blive anderledes. Prisen afgøres når sagen er endelig udredt. De ekstra udgifter giver ikke anledning til efteropkrævninger hos medlemmerne. Forudsætningen om at det nye nøglesystem skulle være udgiftsneutralt for klubben kan derimod ikke overholdes. Generelt er det vigtigt at alle som indhenter priser til klubben, er bevdist om at klubben ikke er momsregistreret. Udgiften for klubben er derfor altid beløb inkl. moms. Vedr. byggeriet har vi opmærksomhed på problemstillingen. Byggekredit: Byggekredit på op til 1 mil. er optaget hos KommuneKredit. Kreditten koster pt. 5,12 % i renter og omkostninger pr. år. Kreditten skal omlægges til et obligationslån senest september Vi har netop trukket kr på kreditten til 1. a-conto på byggeriet. Kajakinvesteringer: Afsat til kajakinvesteringer i 2008 kr er anvendt til følgende: Brugt Coastrunner, Bjørn Koefoed Brugt havkajak, Lars Kalesøe Fabriksny Thorn K2 vaccum Fabriksny Rød Vajda K1 (kap) Fabriksny Blå Vajda K1 (kap) I alt Jf. punkt 8 blev det besluttet at der indkøbes havkajak for restbeløbet på kr De indkomne kajakindkøbsforslag blev ikke behandlet. Indtil videre er der ved nøje gennemgang af budgetopfølgning for perioden fra

6 1. januar til 30. september 2008, estimat for perioden 1. oktober til 31. december 2008 samt udkast til budget for 2009 fundet en ramme for investeringer i 2009 på kr Romaskine Der er indkommet et forslag om udskiftning af romaskine. Salg af brugt og indkøb af ny vil give nettoudgift for klubben på kr Vi er godt tilfredse med klubbens romaskiner. Der er pt. ingen overvejelser om udgifter på dette område. MH besvarer henvendelsen 11. Elinstallationer Bestyrelsen har internt haft mailkorrespondance vedr. elbesparende foranstaltninger i klubben. Herudover har vi modtaget henvendelse fra medlem. Det blev besluttet at tage kontakt til 12. Brugerundersøgelse vedr. bådpladser 13. Dato for næste BM og godkendelse af referat. kommunens energichef. CA kontakter. På medlemsmødet blev det debatteret hvordan bådpladser skulle fordeles imellem klubpladser og privatpladser. En brugerundersøgelse er derfor relevant for at afdække behovet for privatpladser. GM iværksætter. Torsdag den 13. november 2008 kl i klubhuset. Referatet godkendt. MH CA GM