Referat af Bestyrelsesmødet

Transkript

1 Side 1 Referat af Bestyrelsesmødet Dato: 25. november 2015 Tid: Sted: SR Deltagere:., Bodil, Peter R., Marius, Connie, Andreas, Hans-Henrik, Holger, Klavs, Jens, Sofie og Jan. Afbud: Preben Ordstyrer:. Referent: Connie Dagsorden: 1. Opfølgning på referatet fra forrige møde 2. Sikring af klubhus og inventar (Klavs, alle) 3. Opbevaring og forsikringsbetingelser for klubmateriel i Kildeskovshallen, samt lånt materiel samme sted og i klubben og Skovserro hvad er reglerne og betingelserne? (Jens, ) 4. Medlemsrekruttering (Rix, alle) 5. SR-bladet () 6. Prisfastsættelse ved foredrag med betalte foredragsholdere. Herunder pris for gæster fra andre klubber. (Jens) 7. Bestilling af polobanebroer til levering i foråret 2016 iht. tidligere modtaget tilbud (, Hans-Henrik) 8. Regnskab status 2015 og budget 2016 (Marius, alle) 9. Opfølgning på strategievaluering og ajourføring (Rix, alle) 10. Sponsorudvalg () 11. Etablering af SR s Veteranklub for medlemmer med +45 års anciennitet () 12. Bordet rundt (alle). 1

2 Side 2 Ad. 1.: Opfølgning på referatet fra forrige møde Referatet fra forrige møde Blev godkendt. Politik for havkajak Er udarbejdet og ligger i dropboxen under strategier, Havkajak. Reklamation af den nye trailer Bruserne Regnskab for Kaninfesten Frikontingent Jan spørger Preben, om han skal hjælpe med reklamationssagen. Da Jan kender Ole Torp (Dansprint), har han måske nemmere ved at få udskiftet den defekte trailer med en ny, der er mere robust. Bruserne i baderummene skal udskiftes til sparebrusere. Klavs indhenter to tilbud, som han fremsender til Gentofte Kommune. Holger meddeler, at han ikke udarbejder regnskab for Kaninfesten. Charlotte Hvid har fået frikontingent. Jan Klavs TRX-udstyr Er indkøbt. Den ødelagte turkajak (Tour de Gudenå) Betalingslinket Brandsynet Klubrumspuljen Rengøringsdage i forbindelse med standerstrygningen Vederlag for lån af klubben (DKKF) Opbevaringsrum til Ungdom Indsamling af uddelte pokaler for 2014 Andreas får et tilbud fra bådebygger Torben Roth, som muligvis kan reparere den ødelagte turkajak. Kate kontaktes desangående. Hans-Henrik har modtaget og indmeldt nye medlemmer via betalingslinket. Der er et ønske om at flytte brandslangen ud i bådehallen. Dette drøftes under brandsynet den 27. november. Projektbeskrivelse for etablering af udendørsområdet er under udarbejdelse. Det fremsendes til kommunen senest den 1. december. Der var et ringe fremmøde til rengøringsdagen. Derfor flyttes denne, så den fremover ikke falder sammen med standerstrygningen. Er nu modtaget. Er etableret på hemsen. Er igangsat. Pokalerne forventes at være indsamlet ultimo december. Andreas Preben, Klavs Preben, Aktivitetscheferne 2

3 Side 3 5 turkajakker Mangler endnu at blive sat til salg. Andreas Medlemskab af DGI Jens undersøger, hvad et medlemskab koster. Jens Fællesaften vedrørende sejladsregler Der skal arrangeres en aften i foråret med sejlklubberne, så vi kan få en fælles forståelse af sejladsreglerne i havnen. Ad. 2.: Sikring af klubhuse og inventar Ergometerromaskine En ergometerromaskine mangler. Skyldes muligvis, at døren indtil motionsrummet er ulåst. Udskiftning af dørlås Døren ud til bådehallen lukkes ofte op for at lufte ud i motionsrummet. Da døren er svær at låse udskiftes dørlåsen, så den smækker automatisk. Klavs får et tilbud på udskiftningen. Ergometerromakinerne mærkes af Holger. Klavs, Holger Ad. 3.: Opbevaring og forsikringsbetingelser for klubmateriel i Kildeskovshallen, samt lånt materiel samme sted og i klubben og Skovserro hvad er reglerne og betingelserne? Forsikringer Jan, Hans-Henrik, Jens Ad. 4.: Medlemsrekruttering Udgangspunktet er, at vi har forsikret klubben og Skovserro. Jan tjekker om TCB har en forsikring. HH og Jens sender Peter en oversigt over antal både i Kildeskovsshallen. Medlemsrekruttering Det blev besluttet, at der skal arbejdes videre med: 1. Facebookmediet: Hvem er du spil (Søren Nielsen) 2. Nyhedsmail og opfordring til medlemmerne om at være ambassadører for klubben 3. Kom og vær med arrangement fra primo januar med: 8 gang rospinning, TRX og kettle bells 2 gange svømmehal 4. Annoncering: Kommunen (f.eks. Borger i Kommunen) Facebook 3

4 Side 4 Dating sites Plakater m.m. Bestyrelsen nedsatte en rekrutteringsgruppe bestående af: Holger Tina Pernille (TRX) har tilkendegivet at hun gerne vil arbejder med "Kom og vær med"-konceptet. Hun er ikke et fast medlem af rekrutteringsgruppen. Ad. 5.: SR-bladet SR-bladet har talt med Rungsted Roklub og Linda (mediedame) vedrørende etablering af et SR-blad. Rungsted Roklub anvender et gratis software til at lave deres blad. Og det vil blive betydelig billigere, end det tilbud vi oprindelig har modtaget. Peter laver et oplæg til næste bestyrelsesmøde. Ad. 6.: Prisfastsættelse ved foredrag med betalte foredragsholdere. Herunder pris for gæster fra andre klubber. 45 dage i vildmarken den 22. januar 2016 Bestyrelsen vedtog en entrépris på 50 kr. pr. deltager. Bodil opretter en holdbooking, hvor 100 kan deltage. Bodil Ad. 7.: Bestilling af polobanebroer til levering i foråret 2016 iht. tidligere modtaget tilbud. Polobanebroerne I foråret modtog vi et tilbud fra NBC Marine på 415 t kr. på etablering af polobanebroerne. Vi har pt. modtaget legater, så vi nu mangler 65 t kr. Idet polobanen er flyttet, skal broerne forlænges, og det oprindelige tilbud skal dermed korrigeres for dette forhold. Der skal indhentes et nyt tilbud fra NBC Marine. Der var enighed om, at Hans-Henrik og skal gå videre med projektet Hans-Henrik, 4

5 Side 5 Vi kan stadig nå at modtage penge fra Tuborgfonden. Ad. 8.: Regnskab status 2015 og budget Regnskab Marius gennemgik regnskabet pr Der forventes en likviditet ultimo året på ca. 350 tkr. Skovserro s køkken skal udskiftes. Pga. råd dækker forsikringen. Regning fra Silkeborg Kajak klub på 16 tkr. kommer i november. Kajak er 15 tkr. over budget pga. flere reparationer end forventet. Elite har en mindre negativ afvigelse på 10 % pga. ekstra satsning på, at få Emilie med til Australien. Budget 2016 Marius gennemgik 1. udkast af budget Budgettet blev korrigeret i forhold til aktiviteterne og investeringerne i de enkelte afdelinger. Marius udsender et nyt budgetudkast til næste bestyrelsesmøde den 10. december. Marius Ad. 9.: Opfølgning på strategievaluering og ajourføring. Strategievalueringsskemaer Skemaerne er under udarbejdelse og forventes færdige i det nye år. Kriteriet for hvor medlemmer hører til i klubben, sker på baggrund af, hvor de har roet flest km. i de enkelte discipliner. Andreas fremsender den excelfil. Som han har lavet til brug for opgørelsen af medlemmer og i hvilken afdelingen de hører til. Aktivitetscheferne Andreas Ad. 10.: Sponsorudvalg. Sponsorudvalget Udsættes til næste bestyrelsesmøde den 10. december. Ad. 11.: Etablering af SR s Veteranklub for medlemmer med +45 års anciennitet. 5

6 Side 6 SR`s Veteranklub Medlemmer med mere end 45 års anciennitet omfatter ca medlemmer. arbejde på et koncept, hvor der årligt arrangeres en frokost for disse medlemmer i klubben. kommer med et oplæg til næste bestyrelsesmøde. 4. Ad. 12 Bordet rundet. Bodil Sikkerhedsudvalget har holdt deres første møde, og der er udarbejdet et udkast vedrørende sikkerhed. Der mangler en deltager i udvalget. Holger spørger Lisbeth Villemoes, om hun er interesseret i at deltage. Der har været en forespørgsel om, at kvinderne kunne benytte mændenes sauna. Men da vi har to saunaer - en for mænd og en for kvinder - fastholdes det, at kønnene skal være adskilte. I samarbejde med Birgit Lind er der lavet et direkte link, så man kan komme ind i holdbookingen. Der er et ønske fra SR og Bundproppen om, at de skal være en integreret del af klubben. Holger Peter R Marius Træfgruppen By og bølge i foråret 2016 er under planlægning. Træningsaftenen på Skovshoved skole har stor deltagelse. Vi ønsker at sikre, at de bedst motiverede ungdomstrænere er tilstede. Den 21. maj åbner Havnen. I den forbindelse skal vi have lavet en stor event. Der ligger pt. 6 robåde, som ikke bruges, det skal der gøres noget ved. Holger taler med Preben om det. Elsebeth og Syvstjernen skal repareres. Holger, Preben Connie Hans-Henrik Jens Sofie Holger Der var enighed om at fortsætte med at lave en To-Do liste til opfølgning. Polo er i gang med at organisere afdelingen. Trænerforummet er etableret. DT3, som planlægges næste år i juni eller i juli måned, er en generalprøve på SCO, der afholdes første weekend i august. Under Havkajaks forårstræf den 5-7. maj 2016 bliver teltpladsen etableret der, hvor bådene ligger til vinteropbevaring. Sammenholdet og stemningen er blevet bedre i Ungdomsafdelingen. Der er lige afholdt en god weekend i afdelingen. Holger efterlyser, at der skabes mere opmærksomhed omkring foredraget Tør du blive en vinder med Mette Blok den 9. december. Sofie laver en elektronisk invitation. Sofie 6

7 Side 7 Klavs Det skal indskærpes, at køkkenet skal ryddes op efter brug og fyldte affaldssække skal i containeren. Peter Rix laver en beskrivelse af, hvor containeren står. Peter Rix 7