Indledning...2. Oplysninger på regninger til det offentlige...3

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Indledning...2 Oplysninger på regninger til det offentlige...3 EAN-lokationsnummer... 3 Ordre- eller rekvisitionsnummer... 3 Person- eller anden reference... 3 Eventuelt internt konteringsnummer... 4 Opdaterede skabelonsamlinger...4 OIOXML-format...5 Bogfør og send e-faktura (digitalt signeret gratis)... 5 Bogfør og send e-faktura (OIOXML-format 2,50 kr./stk.)... 5 Fejlmeddelelser... 5 Status for sendte e-fakturaer... 5 Tilretning af eksisterende skabeloner...6 EAN-lokationsnummer og ID på brevskabelon... 6 Internt konteringsnummer og ID på kreditnota-/fakturaskabelon... 8 e-conomic er som ASP-løsning et økonomisystem, der løbende bliver udviklet og tilpasset i overensstemmelse med brugernes behov. Derfor kan de skærmbilleder og funktioner, som bliver beskrevet i denne vejledning, afvige fra den version af e- conomic, som du har adgang til. Firmaer, organisationer, produkter, domænenavne, -adresser, logoer, personer, steder og begivenheder, der er anvendt som eksempler i vejledningen, er fiktive, medmindre andet er angivet. Side 1

2 Indledning Det offentlige kan kun modtage elektroniske regninger 1. Hvis din virksomhed sælger til det offentlige betyder det, 1. at dine regninger skal indeholde bestemte oplysninger 2. at de skal omdannes til elektroniske regninger i såkaldt OIOXML-format. I denne vejledning beskriver vi, hvordan du angiver de oplysninger, som regninger til det offentlige skal indeholde, og hvordan du sender regninger i OIOXML-format med e-conomic. Du kan også læse mere om, hvordan du selv tilretter eksisterende skabeloner, hvis du ikke vil bruge e-conomics opdaterede skabelonsamlinger. 1 Regninger dækker over alle former for regninger, herunder fakturaer og kreditnotaer. Side 2

3 Oplysninger på regninger til det offentlige Regninger 2 til det offentlige skal indeholde følgende oplysninger: 1. EAN-lokationsnummer 2. Ordre- eller rekvisitionsnummer 3. Person- eller anden reference 4. Evt. internt konteringsnummer EAN-lokationsnummer EAN-lokationsnummeret svarer til en elektronisk postadresse, som den offentlige kunde skal oplyse dig, når den afgiver ordren. EAN-lokationsnummeret skal anføres på regningen. I e-conomic indtaster du EAN-lokationsnummeret under den offentlige kundes stamdata i Debitoroversigten. Når du bruger en af e-conomics opdaterede skabelonsamlinger (se afsnittet Opdaterede skabelonsamlinger på side 4), vil EANlokationsnummeret herefter automatisk blive anført under kundens adressedata på regningen. Klik på fanebladet Faktura. Klik på blyanten til højre for den relevante kunde i Debitoroversigten. Indtast det 13-cifrede nummer i feltet EAN-lok.nr. Nummeret skal indtastes som en ubrudt talrække uden mellemrum eller bindestreg. Klik på OK. Ordre- eller rekvisitionsnummer Den offentlige kundes ordre- eller rekvisitionsnummer indtaster du, når du opretter fakturaen, i feltet Øvrig ref. under Referencer i fakturahovedet. Person- eller anden reference Den offentlige kundes personreference vil typisk være navnet på personen, som har afgivet ordren, mens den anden reference består af et ID. Til disse oplysninger bruger du feltet Attention under Faktura til eller Deres ref. under Referencer i fakturahovedet. For at kunne angive en person-/anden reference i disse felter skal personreference og ID være oprettet under Kontaktpersoner, som du finder til højre for den offentlige kunde i Debitoroversigten. Det gør du på følgende måde: Klik på Kontaktpersoner til højre for den relevante kunde i Debitoroversigten. Klik på Opret kontaktperson, indtast personreferencen i feltet Navn og ID i feltet ID (e-faktura). Klik på OK. Næste gang du klikker på for feltet Attention/Deres ref., kan du vælge den oprettede kontaktperson. Personens ID bliver automatisk angivet, når du vælger kontaktpersonen. 2 Regninger omfatter både fakturaer og kreditnotaer. Side 3

4 Eventuelt internt konteringsnummer Du skal kun angive den offentlige kundes interne konteringsnummer, hvis kunden oplyser det, når du får ordren. Det interne konteringsnummer angiver du samme sted som EAN-lokationsnummeret (se side 3), dvs. under den offentlige kundes stamdata i Debitoroversigten. Opdaterede skabelonsamlinger Vi har opdateret e-conomics standardskabelonsamlinger, så de indeholder de nødvendige flettefelter til de lovpligtige oplysninger. De opdaterede skabelonsamlinger har versionsnummer 1.2 (eller et højere nummer). Vi anbefaler, at du bruger en af de opdaterede standardskabelonsamlinger, når du skal sende regninger til det offentlige. På den måde undgår du selv at skulle sætte flettefelter ind i eksisterende skabeloner. Flettefelterne er nemlig en forudsætning for, at de oplysninger, som du taster ind i systemet, også kommer med på en regning. Du finder dem under fanebladet Faktura under menupunktet Design og layout. Her gør du som følger: Klik på Standard-skabelonsamlinger øverst i listeområdet. Klik på Kopiér til højre for den relevante skabelonsamling i pop op-vinduet. Klik på JA. Du kan herefter se den kopierede skabelonsamling i listeområdet. NB Husk at vælge skabelonsamlingen som layout under den offentlige kundes stamdata i Debitoroversigten. Når du herefter opretter en faktura til den pågældende kunde, vil systemet vælge det valgte layout. Side 4

5 OIOXML-format Udover de oplysninger, som en faktura til det offentlige skal indeholde, skal den også omdannes til en elektronisk faktura i OIOXML-format. OIOXML er et særligt filformat, som er valgt af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling som det sprog, alle offentlige myndigheder skal kunne bruge til elektronisk fakturering. Det er valgt som et fælles "sprog", som alle elektroniske regninger til det offentlige skal være skrevet på. Når alle regninger er skrevet på "samme sprog", sikrer man, at alle de offentlige økonomi- og faktureringssystemer kan "læse og forstå" sproget. I e-conomic kan du vælge mellem to muligheder, når du har oprettet en faktura og klikket på Bogfør faktura: Bogfør og send e-faktura (digitalt signeret gratis) Når du vælger denne mulighed, bliver fakturaen sendt i en digitalt signeret PDF-fil til et certificeret Læs Ind-bureau (JWN Data A/S). Læs Ind-bureauet omdanner den til OIOXML-format og videresender den til den offentlige kunde. Du skal ikke indtaste nogen -adresse. -adressen til Læs Ind-bureauet er allerede registreret i systemet. Denne service er gratis for virksomheder med en omsætning under 15 mio. kr. Bogfør og send e-faktura (OIOXML-format 2,50 kr./stk.) Når du vælger denne mulighed, bliver fakturaen sendt i OIOXML-format til vores samarbejdspartner Xomit, der er tilsluttet VANS-netværket. VANS-netværket er et kommunikationsnetværk, der fungerer som et "elektronisk postvæsen". Man sender alle de elektroniske regninger gennem VANS-netværket, der både indsamler og fordeler regninger til de rigtige adresser (EAN-lokationsnumre). Denne service koster 2,50 kr. pr. faktura, som bliver opkrævet kvartalsvist sammen med e-conomic-abonnementet. Fejlmeddelelser Du kan komme ud for, at du ikke kan få lov til at vælge en af de to sendemuligheder. Det kan skyldes, at du har glemt at angive EAN-lokationsnummeret eller en kontaktperson hos den offentlige kunde. Hvad der er grunden til, at du ikke kan vælge en af de to muligheder, får du svar på ved at holde markøren henover cirklen. Status for sendte e-fakturaer Du kan holde øje med, hvor mange regninger du har sendt i henholdsvis en digitalt signeret PDF-fil og i OIOXML-format, hvornår de er sendt og til hvilket EAN-nr. Det gør du under menupunktet Udgående post, som du finder under fanebladet Faktura. Side 5

6 Tilretning af eksisterende skabeloner Vi anbefaler, at du bruger e-conomics opdaterede standardskabelonsamlinger (1.2 eller højere), fordi både kreditnota- og fakturaskabelonen heri indeholder de relevante flettefelter. Hvis du alligevel vil bruge en skabelon, som du har taget i brug, skal du derfor selv indsætte flettefelterne for EAN-lokationsnummer, ID og internt konteringsnummer. Flettefeltet for EAN-lokationsnummeret skal indsættes på brevskabelonen, der er tilknyttet den skabelonsamling, som indeholder din faktura-/kreditnotaskabelon, mens flettefeltet for det interne konteringsnummer skal indsættes i selve faktura-/kreditnotaskabelonen. Flettefeltet for ID et skal indsættes på både brevskabelonen og på faktura-/kreditnotaskabelonen. EAN-lokationsnummer og ID på brevskabelon Når du skal indsætte flettefelterne for EAN-lokationsnummeret og ID et på brevskabelonen, gør du som følger: Fig. 1.0 Klik på Brevpapir Klik på fanebladet Faktura, og vælg menupunktet Design og layout. Klik på Brevpapir. Fig. 1.1 Klik på Layout Klik på Layout for den brevskabelon, der er tilknyttet den relevante skabelonsamling. Fortsættes på næste side. Side 6

7 Element nr. 3 Fig. 1.2 Kopiér flettefelter over i et Word-dokument Klik på blyanten for element nr. 3 (eller det elementnr., som indeholder de samme flettefelter som vist ovenfor). Indtastningsområdet aktiveres. Markér alle flettefelter i feltet Tekst (Ctrl + A), og kopiér dem (Ctrl + C). Åben et Word-dokument, og indsæt dem i dokumentet (Ctrl + V). Det er nemmere at angive flettefelterne for EAN-nr. og ID i et Word-dokument. (Se nedenfor). Fig. 1.3 Indtast flettefelterne for EAN-nr. og ID. Skriv {ifnotdef-eanlokationsnr}{/ifnotdef-eanlokationsnr}{ifdef- EANLokationsNr} EAN-nr. [EANLokationsNr]{/ifdef-EANLokationsNr} og {ifdef- DebitorAttentionExternID}[DebitorAttentionExternID] - {/ifdef- DebitorAttentionExternID} nøjagtigt som vist ovenfor. Side 7

8 Når du har skrevet flettefelterne ind som vist på fig. 1.3, gør du som følger: Kopiér og indsæt herefter flettefelterne i feltet Tekst. Klik på OK. Prøv herefter at oprette en faktura og at klikke på om oplysningerne er med på fakturaen. Vis faktura for at kontrollere, Internt konteringsnummer og ID på kreditnota-/fakturaskabelon Når du har indsat flettefelterne for EAN-nr. og ID, skal du indsætte flettefelter for det interne konteringsnummer og ID på faktura-/kreditnotaskabelonen. Det gør du på følgende måde: Fig. 1.4 Klik på Skabeloner. Klik på Skabeloner til højre for den relevante skabelonsamling. Fig. 1.5 Klik på Layout. Klik på Layout for skabelonen Faktura eller Kreditnota. Fortsættes på næste side. Side 8

9 Element nr. 9 Fig. 1.6 Kopiér tekst over i et Word-dokument. Klik på blyanten for element nr. 9 (eller det elementnr., som indeholder de samme flettefelter som vist ovenfor). Indtastningsområdet aktiveres. Markér alle flettefelter i feltet Tekst (Ctrl + A), og kopiér dem (Ctrl + C). Åben et Word-dokument, og indsæt dem i dokumentet (Ctrl + V). Det er nemmere at angive flettefelter for det interne konteringsnummer og ID et i et Word-dokument. (Se nedenfor) Fig. 1.7 Indtast flettefelter for internt konteringsnummer og ID. Skriv {ifnotdef-interntkonteringsnr}{/ifnotdef-interntkonteringsnr}{ifdef- InterntKonteringsNr} [InterntKonteringsNr]{/ifdef-InterntKonteringsNr} og {ifdef-deresrefexternid}[deresrefexternid] - {/ifdef-deresrefexternid} nøjagtigt som vist ovenfor. Fortsættes på næste side. Side 9

10 Når du har skrevet flettefelterne ind som vist på fig. 1.7, gør du som følger: Kopiér og indsæt herefter flettefelterne i feltet Tekst. Klik på OK. Prøv herefter at oprette en faktura og at klikke på om oplysningerne er med på fakturaen. Vis faktura for at kontrollere, Side 10