Konvertering af Lygten varmeværk

Transkript

1 Konvertering af Lygten varmeværk Udbudsbetingelser Teknisk Rådgivning Lygten VV HOFOR A/S 02. Maj 2016

2 Indholdsfortegnelse 1 Ordregivende myndighed Udbuddets omfang Tidsplan for udbuddet Udbudsmaterialet Mangfoldiggørelse af udbudsmaterialet Vilkår for udbudsprocessen Udbudsform Spørgsmål om udbuddet Forbehold Fortrolighed Underretning om tildelingsbeslutning Standstill-periode Annullering Vilkår for tilbudsafgivelsen Tilbudsfrist Aflevering Formkrav Sprog Alternative tilbud Tilbud baseret på andre økonomiske aktører Vedståelsesfrist Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgivers omkostninger Tilbuddets indhold Tilbudsliste Opgavens løsning Organisation og kompetencer Organisation Kompetencer HSE Præsentation af tilbud og forhandling Første præsentation og forhandling Revideret tilbud Vurdering og videre forløb Tildeling af kontrakt Timesatser 40% Honorarramme 10% Opgavens løsning 10 % Organisation - 10 % Kompetencer - 20% HSE 10 % / 13

3 1 Ordregivende myndighed HOFOR A/S Ørestads Boulevard København S i det følgende kaldet Ordregiver. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter Teknisk Rådgivning til ombygning af Lygten Varmeværk, hvor hovedkategorierne er: Bygningsrådgivning, Rådgivning på maskinområdet Rådgivning vedrørende El og kontrol og instrumentering. Byggeledelse Idriftsættelse Udbuddet sker via kvalifikationsordningen Sellihca og er et begrænset udbud med forhandling. 1.1 Tidsplan for udbuddet Offentliggørelse af udbudsmateriale Seneste udsendelse af rettelsesblade: Tilbudsfrist Præsentation af tilbud og forhandling: uge Underretning om tildelingsbeslutning Standstill-periode 10 dage efter underretning om tildelingsbeslutning Aftalens ikrafttræden Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen. 1.2 Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet af følgende dokumenter dateret : 01 Udbudsbetingelser Teknisk Rådgivning 02 Afgrænsning af rådgiverens ydelser 03 Projekt- og ydelsesbeskrivelse 04 Tilbudsliste 05 Rådgiveraftale - udkast 06 Sociale Betingelser (CSR, Arbejdstagerrettigheder, Lærlinge/praktikantvilkår) 07 ABR89 08 Forbeholdsliste Med følgende bilag til projektbeskrivelsen: Bilag 01 Tegning af eksisterende bygninger og anlæg 3 / 13

4 Bilag 02 Tidsplan Bilag 03 HOFOR Design H&S Aktiviteter Bilag 04 Miljøscreening af eksisterende bygninger og anlæg 1.3 Mangfoldiggørelse af udbudsmaterialet Udbudsmaterialet vil blive stillet til rådighed samtidigt for de udvalgte tilbudsgivere via Hofor s hjemmeside : Under udbuddet: Teknisk Rådgivning til ombygning af Lygten Varmeværk. 1.4 Udbudsform Vilkår for udbudsprocessen Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2014/25/EU af 26. februar 2014 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, hvilket indebærer, at kun udvalgte tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud. Ordregiver vil udvælge de 3-4 bedst kvalificerede ansøgere til at afgive tilbud. De udvalgte tilbudsgivere vil få skriftlig meddelelse herom. 1.5 Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson, som er: HOFOR A/S Jette Køhler jetk@hofor.dk Alle spørgsmål, der fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet samt alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og fremsendt samtidigt til de prækvalificerede ansøgere. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar forud for tilbudsfristens udløb. 1.6 Forbehold Eventuelle forbehold skal vedlægges som et selvstændigt bilag 08. Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer. Forbehold overfor grundlæggende elementer vil medføre, at tilbuddet betragtes som ikke konditionsmæssigt og derfor afvises. 4 / 13

5 1.7 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som tilbudsgiver har angivet som værende af væsentlig økonomisk betydning, herunder af konkurrencemæssige grunde. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger som værende af væsentlig økonomisk betydning, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller tilsvarende kan ikke forventes tillagt betydning. Fortrolighedstilsagnet viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til nærværende udbud. 1.8 Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt modtage skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå aftale med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af begge parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen i henhold til punkt Standstill-periode Aftale kan først indgås efter udløbet af den lovpligtige standstill-periode på 10 hele kalenderdage, jf. 3 i Lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (Håndhævelsesloven) Annullering Udbuddet vil blive annulleret, såfremt ordregiver skønner at der ikke er tilstrækkelig konkurrence imellem de indkomne tilbud. 5 / 13

6 2 Vilkår for tilbudsafgivelsen 2.1 Tilbudsfrist Tilbuddet om Teknisk rådgivning skal, for at være rettidigt og kunne tages i betragtning, være afleveret til HOFOR A/S senest: kl 13:00 i en lukket kuvert til: HOFOR A/S Ørestads Boulevard København S Kuverten skal være mærket: Jette Køhler Teknisk rådgivning - Lygten 2.2 Aflevering Tilbuddet skal afleveres i 2 papireksemplarer og 1 digital kopi på USB-nøgle. Tilbuddene vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 2.3 Formkrav Tilbudsgiverens tilbudsdokumenter skal omfatte: Tilbudsliste udfyldt og underskrevet Tilbudsbilag 1 Beskrivelse af opgavens løsning Tilbudsbilag 2 Beskrivelse af Rådgivers organisation og kompetencer Tilbudsbilag 3 Håndtering af HSE Tilbudsbilag 4 Eventuelle forbehold 2.4 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. 2.5 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud. 2.6 Tilbud baseret på andre økonomiske aktører Hvis tilbudsgiver er et konsortium eller tilsvarende, kan der ikke ske ændringer i sammenslutningen uden Ordregivers godkendelse. Hvis tilbudsgiver har baseret sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen, kan disse økonomiske aktører ikke udskiftes uden Ordregivers godkendelse, og de skal forestå de leverancer, som de er angivet til. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen forlænges, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. Vedståelsesfristen ophører, når Ordregiver indgår aftale med den vindende tilbudsgiver. 6 / 13

7 2.8 Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiveren, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. 2.9 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. 7 / 13

8 3 Tilbuddets indhold 3.1 Tilbudsliste Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes. Timepriser for de oplistede medarbejderkategorier samt tilbudt honorarramme angives på tilbudslisten. Tilbud på Optioner skal angives i tilbudslisten. 3.2 Opgavens løsning Tilbudsgiveren skal, med udgangspunkt i eget ansvarsområde, beskrive tilgang til opgavens løsning på baggrund af opgavebeskrivelsen i udbudsmaterialet. Tilbudsgiverens løsningsbeskrivelse skal indeholde: En beskrivelse af hvordan Rådgiveren vil sikre at bygherrens ønsker og særlige krav til såvel udførelsesfase som drifts- og vedligeholdelsesfase, indarbejdes i udbud og kontrakter, samt implementeres i projektet. En beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver vil håndtere tværfaglig koordinering under projektering. En beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver sikrer den fornødne involvering af specialister. En beskrivelse af tilbudsgiverens kvalitetssikringsprocedure. En beskrivelse af hvorledes tilbudsgivers byggeledelse koordinerer byggeriet på tværs af byggeriets parter, værket og HOFOR s øvrige interessenter. Tilbudsgiveren beskrivelse af opgavens løsning må maksimalt være 10 sider A4 inklusiv eventuelle illustrationer. Beskrivelse af optioner må maksimalt være på 4 sider A4 inklusiv illustrationer. 3.3 Organisation og kompetencer Tilbuddet skal anskueliggøre tilbudsgiverens projektorganisation og projektorganisationens samspil med HOFOR s projektorganisation samt beskrive kompetencer og roller for de nøglepersoner som vil blive allokeret til løsning af opgaven Organisation Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for tilbudsgivers organisation som indeholder: Organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding der skal udføre ydelserne. Organisationsplanen skal være logisk opbygget og afspejle robusthed. Beskrivelse af grænseflader i forhold til bygherre, øvrige rådgivere, myndigheder og leverandører Kompetencer Tilbudsgiveren skal råde over navngivne nøglepersoner til gennemførelse af opgaven således, at alle relevante fagområder er dækket. Tilbudsgiveren skal vedlægge maksimalt 5 CV er for nedennævnte nøglemedarbejdere, herunder som minimum de medarbejdere som er tiltænkt at udfylde følgende roller: Projekteringsleder Fagprojektleder Maskin Fagprojektleder, El/SRO Fagprojektleder, Byg Byggepladsleder 8 / 13

9 3.4 HSE Rollen som projekteringsleder kan udfyldes af en af fagprojektlederne. CV er skal indeholde oplysninger om medarbejderens uddannelse, erfaring og kvalifikationer i forhold til den aktuelle opgave. CV et skal indeholde en kort beskrivelse af relevante referencer. CV er må maksimalt fylde 3 A4-sider. Der ønskes kun CV er for nøglemedarbejdere, ikke for øvrige medarbejdere der i praksis let kan erstattes af andre medarbejdere med tilsvarende kvalifikationer. Tilbuddet skal anskueliggøre hvorledes Rådgiveren forventer at håndtere HSE, herunder: hvilke HSE aktiviteter Rådgiveren vil iværksætte for at sikre, at alle relevante HSE forhold i relation til udførelse, drift og vedligeholdelse identificeres, håndteres og implementeres i forbindelse med design, udbud og kontrahering samt hvordan disse HSE aktiviteter styres og dokumenteres. hvordan Rådgiveren sikre et tæt samarbejde med bygherrens projekt-, drifts- og arbejdsmiljøorganisation samt øvrige interessenter og bidragsydere. Beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver vil opfylde bekendtgørelse om projekterendes og rådgiveres pligter m.v. efter lov om arbejdsmiljø. 9 / 13

10 4 Præsentation af tilbud og forhandling Efter aflevering af tilbud vil Ordregiveren gennemføre forhandling, som forventes at have følgende forløb: 4.1 Første præsentation og forhandling Alene tilbudsgivere, der har afgivet tilbud, som Ordregiver ikke er forpligtet til at afvise, deltager. Første forhandlingsrunde har til formål at lade tilbudsgiver præsentere sit tilbud og sine ideer til opgavens løsning samt at præsentere projektets organisation og nøglemedarbejdere. Mødetidspunkt vil blive oplyst. Efter præsentationen drøftes og forhandles de enkelte bestanddele i tilbuddet. Referat af mødet udarbejdes af Ordregiverens bygherrerådgiver og tilsendes tilbudsgiveren. 4.2 Revideret tilbud Efter forhandlingsrunden udsender Ordregiver et supplementsblad med angivelse af frist for fremsendelse af revideret tilbud, samt evt. andre ændringer til tilbudsgrundlaget. Tilbudsgiver vil i så fald have mulighed for at tilrette (/forbedre) sit tilbud, herunder både beskrivelse af løsning og organisation, at ændre organisation og nøgle-cv er samt at revidere de tilbudte timesatser og honorarrammen. Uanset afgivelse af reviderede tilbud skal tilbudsgiver vedstå sine tidligere afgivne tilbud. 4.3 Vurdering og videre forløb På baggrund af resultatet af første forhandlingsrunde og tilrettede tilbud afgør Ordregiveren, om der kan træffes et valg af tilbudsgiver på det foreliggende grundlag. Såfremt der er behov for det, indkaldes til 2. forhandlingsrunde. Ordregiveren forbeholder sig ret til, at reducere antallet af tilbudsgivere til mindre end 3 før anden forhandlingsrunde. Referat af et eventuelt møde udarbejdes af Ordregiveren og tilsendes tilbudsgiveren. Ordregiveren kan vælge, at gennemføre det antal forhandlingsrunder Ordregiveren finder nødvendigt. Udbudstidsplanen er baseret på, at der forventes gennemført 1 forhandlingsrunde. 10 / 13

11 5 Tildeling af kontrakt De indkomne tilbud vil blive evalueret ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil ved vurderingen anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: Pris timesatser 40 % (underkriterier vægter forskelligt, se tilbudsliste) Pris honorarramme 10% (underkriterier vægter forskelligt, se tilbudsliste) Opgavens løsning 10 % Organisation 10% Kompetencer 20% HSE 10% 5.1 Timesatser 40% Ved vurdering af timesatser anvendes en 10-trins karakterskala, hvor tilbuddet med den samlede laveste, vægtede timesats tildeles karakteren 10. Øvrige tilbud vil blive tildelt points på baggrund af hvor meget de vægtede timesatser afviger fra det tilbud med den laveste, vægtede timesats. 5.2 Honorarramme 10% Ved vurdering af honorarrammen anvendes en 10-trins karakterskala, hvor tilbuddet med den laveste samlede honorarramme tildeles karakteren 10. Øvrige tilbud vil blive tildelt points på baggrund af hvor meget de tilbudte honorarramme afviger fra det tilbud med den laveste honorarramme. 5.3 Opgavens løsning 10 % Løsningsbeskrivelsen vurderes som en helhedsvurdering af i hvor høj grad beskrivelsen og præsentationen giver Ordregiver sikkerhed for, at det er muligt for tilbudsgiveren, at imødekomme de i udbudsmaterialet efterspurgte forventninger og ønsker for projektet. En helhedsvurdering af i hvor høj grad tilbudsgivers besvarelse, af opstillede spørgsmål i afsnit 5.2 afspejler en logisk, robust, kvalificeret og favnende tilgang til opgaven. Logisk i hvor høj grad den beskrevne governance giver mening i forhold til opgaven. Robust i hvor høj grad den beskrevne tilgang til opgaven kan håndtere komplekse beslutningsprocesser og dokumentere dem. Kvalificeret - er tilgangen baseret på afprøvede projektmetoder. Favnende - er tilgangen baseret på en bred tilgang til opgaven der tilsikrer kvalificerede og involverede beslutninger. Ved vurdering af opgavens løsning anvendes en 10-trins karakterskala, som angivet nedenfor: 5.4 Organisation - 10 % Tilbudsgiveren vurderes med en helhedsvurdering for redegørelsen af egen projektorganisation og for beskrivelsen af samspillet med den samlede projektorganisation samt for nøglepersonernes konkrete opgaver heri. I helhedsvurderingen indgår følgende vurderinger: 11 / 13

12 Organisationen vurderes på, om den er robust, logisk opbygget og på om der redegøres overbevisende for den bemanding der skal udføre ydelserne. Endvidere vurderes beskrivelsen af grænseflader i forhold til bygherre, øvrige rådgivere, myndigheder og leverandører. Tilbudsgiverens overordnede ressourceplan bedømmes på, hvorledes nøglepersonerne bringes i anvendelse, med henblik på roller og ansvar i forhold til den rette anvendelse af ressourcerne. Ved vurdering af opgavens løsning anvendes en 10-trins karakterskala, som angivet nedenfor: 5.5 Kompetencer - 20% Underkriteriet kompetencer bedømmes på grundlag af en helhedsvurdering af de tilbudte nøglemedarbejderes CV er med vægt på projektdeltagernes anciennitet og erfaring med lignende projekter. Reference projekterne skal være relevante for den udbudte opgaves størrelse og faglige indhold, ligesom det skal kvalificere medarbejdernes placering i projektorganisationen. Ved relevant anciennitet på mere end 15 år tildeles 5 point. Antallet af point reduceres med 1 point pr. 2 års mindre anciennitet ned til 5 års anciennitet, hvorefter 0 point tildeles. Ved erfaring fra 5 lignende relevante projekter tildeles max point 5. Her efter reduceres med 1 point for hver faldende reference. 0 referencer giver 0 point. 5.6 HSE 10 % Underkriteriet HSE bedømmes på grundlag af en helhedsvurdering af tilbudsgiverens beskrivelse af hvilke HSE aktiviteter Rådgiveren vil iværksætte for at sikre, at alle relevante HSE forhold og krav i relation til udførelse, drift og vedligeholdelse identificeres, håndteres og implementeres i forbindelse med design, udbud og kontrahering, samt hvordan disse HSE aktiviteter styres og dokumenteres. Der skal gives eksempler på 3 lignende HSE opgaver der er udført på tidligere projekter. Endvidere vil tilbudsgiverens beskrivelse af hvordan Rådgiveren vil sikre et tæt samarbejde med Ordregiverens projekt-, drifts- og arbejdsmiljøorganisation samt øvrige interessenter og bidragsydere indgå i helhedsvurderingen. Ved vurdering af HSE anvendes en 10-trins karakterskala, som angivet nedenfor: Nedenstående pointskala anvendes i tildelingen af point på kriterierne 5.3, 5.4 og / 13

13 Karakter Bedømmelsesskala Indhold 10,0 Overbevisende Overbevisende besvarelse af opgaven. Imødekommer i høj grad de forventninger og ønsker der stilles i udbudsmaterialet. 9,0 Overbevisende+/God Overbevisende besvarelse af opgaven. En del punkter overbevisende besvaret. Enkelte punkter godt besvaret. 8,0 Overbevisende/God Overbevisende besvarelse af opgaven. En del punkter dog kun godt besvaret og enkelte punkter overbevisende besvaret. 7,0 God+ God besvarelse af opgaven. Ganske få punkter overbevisende opfyldt. 6,0 God God besvarelse af opgaven. Alle punkter tilfredsstillende besvaret. 5,0 God- God besvarelse af opgaven. Enkelte punkter tilfredsstillende besvaret. 4,0 God/Acceptabel Godl besvarelse af opgaven. De fleste punkter er acceptabelt besvaret. 3,0 Acceptabel/God Acceptabel besvarelse af opgaven. Kun få punkter er godt besvaret. 2,0 Acceptabel Acceptabel besvarelse af opgaven. Alle punkter er acceptabelt besvaret. 1,0 Opfylder/Acceptabel Noget mangelfuld besvarelse af opgaven. Indeholder ikke i væsentlighed løsninger, der kan tillægges positiv betydning. 0,0 Opfylder Opgavens besvarelse er kun acceptabel og lever kun netop op til mindstekravene. 13 / 13