Organisationsstruktur UngHerning

Transkript

1 Organisationsstruktur UngHerning UngHerning består overordnet af en fritidsafdeling og en heltidsafdeling. Administrationen varetages af et sekretariat, mens kompetence- og fagudvikling ligger ved ressourcecentret. UngHerning bestilles i øvrigt til at varetage specifikke opgaver for samarbejdspartnere (rekvirerede projekter). Heltidsafdelingen består af de 4 skoletilbud muligheden, erhvervsmuligheden, HELIUS & Vol. 2 Fritidsafdelingen består af 8 ungdomsskoleklubber, ungdomsskoleundervisning samt en række sociale og forebyggende indsatser. Organisationsstruktur for UngHerning er bygget op omkring egen bestyrelse, lokal MED samt ledelse og afdelinger. Bestyrelsen udgøres af politisk valgte repræsentanter, repræsentanter for foreningslivet, LO, DA, Ungdomsskolerådet (Ildsjælene), medarbejderrepræsentanter, forældrerepræsentanter og ledelsesrepræsentanter for UngHerning. UngHerning har eget lokalt MED-udvalg med såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter samt tillidsog arbejdsmiljørepræsentanter. Det lokale MED-udvalg indgår i Herning Kommunes overordnede MEDstruktur.

2 Organisationsdiagram UngHerning

3 Budgetfordeling i UngHerning Ud fra UngHernings organisationsmodel, fordeles ressourcerne således: Ungdomsskoleklub 14% Knallertkøreskole 3% Rekvirerede opgaver 1% Administration 12% Ungdomsskoleunde rvisning 27% Heltidsundervisning 43% Administration Heltidsundervisning Fritidsundervisning Ungdomsskoleklub Knallertkøreskole Rekvirerede opgaver

4 UngHerning et godt sted at arbejde Social kapital Organisationsstruktur og strategiplan for UngHerning bygger på et fundament af social kapital. Det gøres for at fremme medarbejdertrivsel og for at skabe en stærk sammenhængskraft og genkendelighed i organisationen. Strategiplanens hjerteblod er de 2 valgte indsatsområder. De 2 områder går igen i alle afdelinger under UngHerning (forbindende social kapital), således at alle medarbejdere hver dag i det daglige arbejde (samlende, social kapital) forholder sig til og pulserer organisationens hjerteblod rundt i hele UngHerning (brobyggende social kapital). Ledelsesopgaven består i at fastholde hele organisationen på de valgte indsatsområder gennem strategiplanen til medarbejderne (forbindende social kapital), hvor der iværksættes indsatser i overensstemmelse hermed, både inden for den enkelte afdeling (samlende social kapital) men også mellem de forskellige afdelinger i tværgående helhedsindsatser (brobyggende social kapital). Strategiplanen bliver på denne måde sammenhængskraften i organisationen. Ledelsesgrundlag UngHernings ledelsesgrundlag bygger på det, til enhver tid, gældende ledelsesgrundlag for Herning Kommune. Kommunikation, informationsflow og beslutningsproces i UngHerning UngHerning har udarbejdet en kommunikationsstrategi, der tydeligt beskriver al intern og ekstern kommunikation, både skriftligt og verbalt. Kommunikationsstrategien beskriver både tone og indhold i kommunikationen i forskellige sammenhænge. I kommunikationsstrategien medtages kommunikationsformerne skrift, tale, møde, SMS og .

5 Informationsflow UngHerning arbejder med den interne kommunikation på 3 forskellige niveauer. De 3 niveauer lever gennem hver sit informationsflow med sit eget særlige mønster. Grundstenen i den interne kommunikation er strategiplanen, der bygger på de 3 diamanter fra Social Kapital: retfærdighed, tillid og samarbejde. De 3 informationsflow skitseres herunder: Flow 1: Omhandler den kommunikation, der skaber forbindelse mellem ledelses- og medarbejder-niveau (forbindende kapital), f.eks. gennem strategiplan, indsatsområder, MUS, trivselssamtaler, intranet, nyhedsbreve osv. Flow 2: Omhandler den kommunikation, der samler de indsatser, medarbejderne inden for den enkelte afdeling sætter mål for og fører ud i livet (samlende kapital), f.eks. pædagogiske dage, teammøder, dagbøger osv. Flow 3: Omhandler den kommunikation, der gennem fælles kvalitetsmål bygger bro mellem de enkelte afdelinger, når medarbejderne indgår i tværgående, helhedsorienterede indsatser (brobyggende kapital), eksempelvis fælles aktiviteter for flere afdelinger.

6 Beslutningsproces i UngHerning UngHerning har udarbejdet en tydelig plan for beslutningsprocesser. Planen tager udgangspunkt i et mødediagram, som skal illustrere hvilke kompetencer de forskellige mødefora har, og derved synliggøre hvor og hvordan beslutninger træffes. Beslutninger fra møder kommunikeres gennem referater samt nyhedsbreve. Mødediagram

7 Beskrivelse af mødeformer, ansvarsområder og beslutningskompetence. Mødeform m. mødeansvarlig - (formel kommunikation) Bestyrelsesmøder USK-leder + best.formand Ledermøder USK-leder Status & koordineringsmøder USK-leder Sekretariatsmøder Sekretariatsleder Fritidsafdelingsmøder Ansvarsområde/resort Godkendelse af overordnede politikker, strategiplan, organisationsstruktur. Mødefrekvens: 5 gange årligt Overordnede politikker, strategiplan, struktur og organisation, branding, personaleudvikling, overordnet pæd. Ansvar, økonomi budgetansvarlig. Mødefrekvens: hver 4. uge Uformelle driftsmøder, hvor der tæt følges op på daglig drift og koordinering af opgaver, fravær, mødeaktivitet mv. Mødefrekvens: ugentlig Koordinering og udvikling af arbejdsgange og procedurer i afdelingen med henblik på optimering af serviceydelsen for organisationen. Mødefrekvens: hver 4. uge Arbejdsgange og procedurer i afd.; økonomi og budgetter; timetildeling; lokalefordeling; reklame + info; rammestyring; driftsansvarlig over for ledelsesteamet. Mødefrekvens: ugentlig Beslutningskompetence Politikker, strategiplan, struktur, grundlag, økonomi, branding, ansættelse af ledelse og undervisere til heltidsafd. Overordnede økonomiske rammer og investeringer, personale-ændringer (ansættelse/afskedigelse) på ledelsesniveau, lønforhold, overordnet pædagogisk kurs, internationalt arbejde. Ingen. Alle beslutninger træffes på ledermøder Ændringer i procedurer og arbejdsgange under reference til ledelsesteamet. Drift, økonomi og budgetstyring samt kommunikation og marketing inden for området; personale-ændringer (ansættelse/afskedigelse) i samarbejde med relevante parter. Beslutninger sker under reference til ledelse

8 Heltidsafdelingsmøder Arbejdsgange og procedurer i afd.; økonomi og budgetter; timetildeling; lokalefordeling; reklame + info; rammestyring; Procedurer i forhold til Afgangsprøver; driftsansvarlig over for ledelsesteamet. Mødefrekvens: Hver 2. uge Drift, økonomi og budgetstyring samt kommunikation og marketing inden for området; personale-ændringer (ansættelse/afskedigelse) i samarbejde med relevante parter. Beslutninger sker under reference til ledelse HU Teammøder Afd. leder Fælles pædagogiske- grundlag og retningslinjer. Status og udvikling ang. elever. Økonomi. Daglig drift. Arrangementer, indkøb til afdelingen inden for rammen, tilrettelæggelse af ændret arbejdstid. Beslutningerne sker under reference til ledelsen HU Fagteams (ressourcecenter) Ressourcecenter er med til at sikre, at den faglige og pædagogiske udvikling og praksis bygger på den bedst tilgængelige viden. Ressourcecentret understøtter videndeling, ser nye handlemuligheder og får koordineret forskellige indsatser internt i afdelingerne og med eksterne samarbejdspartnere. Centret er kun rådgivende under reference til ledelsen Klubkoordinatormøder Kontaktlærermøder Fælles retningslinjer for ungdomsklubberne, fælles aktiviteter og arrangementer, større anskaffelser, fælles pæd. Overvejelser, arbejdsplaner og -tilrettelæggelse, timeindberetning, ferieafvikling. Mødefrekvens: 2 gange årligt Fælles retningslinjer for ungdomsskoleundervisningen, fælles aktiviteter og arrangementer, større anskaffelser, fælles pæd. Overvejelser, arbejdsplaner og -tilrettelæggelse, Arrangementer, større anskaffelser i klubberne, tilrettelæggelse af arbejdstid, ferietilrettelæggelse. Beslutninger sker under reference til afd. lederteam Arrangementer, større anskaffelser til UUV., tilrettelæggelse af arbejdstid, ferietilrettelæggelse. Beslutninger sker under reference til afd. lederteam

9 timeindberetning, ferieafvikling. Mødefrekvens: 2 gange årligt Kernemedarbejdermøder - Fritid Styrkelse af samarbejdet mellem UUV og UK med henblik på fælles aktiviteter, arrangementer og indkøb. Mødefrekvens: 2 gange årligt Arrangementer, større anskaffelser til fritidsområdet, tilrettelæggelse af arbejdstid, ferietilrettelæggelse. Beslutninger sker under reference til afd. lederteam Klubmedarbejdermøder Klubkoordinator Tilrettelæggelse af arbejdsgange, aktiviteter, ture, arrangementer, projekter osv. ud fra stormøder med de unge Klubrådet deltager i medarbejdermøderne omkring drift og indhold, men IKKE under behandling af personsager! behandles personsager på disse møder? Personaleudvikling (kurser af mindre omfang) samt daglig drift under reference til afd. leder Mødefrekvens: 6 gange årligt UUV-Lærermøder Tilrettelæggelse af indhold og dokumentation, samt planlægning af undervisningsforløb. Erfaringsudveksling og idéudvikling. Personaleudvikling (kurser af mindre omfang) samt daglig drift under reference til afd. leder Stormøder med unge Klubkoordinator Ungerådsmøder Koordinator Mødefrekvens: 2 gange årligt Medlemsdemokrati; forslag og ideer til aktiviteter, hold, arrangementer mv.; debatter om fælles værdier o. lign. Mødefrekvens: 4 gange årligt Medlemsdemokrati; Viderebehandling af forslag fra stormøder samt ønsker fra medlemmer generelt. De unges talerør i bestyrelsen. Mødefrekvens: Ca. 6 gange årligt Indhold af arrangementer, projekter, fag o. lign i samarbejde med medarbejdere og under reference til afd. lederteam Rådgivende og medbestemmende i forhold til indhold af arrangementer, projekter, fag o. lign i samarbejde med medarbejdere og under reference til afd. lederteam

10 Lokal MED-udvalgsmøder USK-leder + TR Lokal AMG-møder AMG-leder Personale, organisation og budget. Mødefrekvens: 5 gange årligt Arbejdsmiljøsager samt kontrol og rådgivende i forhold til arbejdsmiljøet. Mødefrekvens: 5 gange årligt + MED-møder Rådgivende og medbestemmende Rådgivende