IT-organisering i Randers Kommune roller og ansvar

Transkript

1 Randers Kommune IT-organisering i Randers Kommune roller og ansvar IT-organiseringen i Randers Kommune er fokuseret om 3 opgaver: IT, koordination og ledelse (IT-strategi og ) IT leverancer af ressourcer og services til daglig drift og support IT sikkerhed, der dels beskytter og dels sikrer tilg ngelighed til IT-ydelser Direktion * * * * * * * Digitaliseringsstyregruppe * * * * * * * * * Forvaltningsledelser * * * * * * * * * IT-afdeling * * * * * * * * * * * * * * Kommunikation * * * * * ** Systemejere * * * * * * * Superbrugere * * * * * Brugere * * * verste * * * * * * * sikkerhedsansvarlig IT-sikkerhedslederen * * * * * * * IT-sikkerhedsansvarlige * * * * * * * Til varetagelse af disse 3 typer af opgaver har Randers Kommune udpeget 11 organisatoriske fora og rolle. I dette notat beskrives indledningsvist de tre opgavetyper, og herefter listes de 11 fora og rolles konkrete opgaver i tilknytning til de tre typer af opgaver. Ovenst ende skema angiver (med antal stjerner) med hvilken tyngde og opm rksomhed de 1

2 forskellige fora og roller skal tilg opgaverne. IT-strategi og - er et samlet begreb for de aktiviteter, der głr it til en strategisk ressource for Randers Kommune. Organiseringen om IT-strategi og - omfatter ledelses og udviklingsorienterede enheder og fora, der skal sikre at it udvikler sig i retning mod en integreret del af den forretningsorienterede og administrative opgavelłsning. Direktion, digitaliseringsstyregruppe, forvaltningsledelser, systemejere og it-afdelingen vil alle have et ansvar for at formulere strategier og gennemfłre udviklingsaktiviteter i henhold til disse. IT-leverencer til Randers Kommune bliver hovedsageligt leveret af eksterne parter i form af kłb af varer og tjenesteydelser fra it-leverandłrer (herunder hardware, systemer, driftsydelser og kommunikationsydelser). Randers Kommunes interne it-afdeling er dels bindeled mellem leverandłrer og kommunens forskellige brugere, og dels ansvarlig for interne drifts og supportydelser. Systemejere og superbrugere har tillige en central opgave i at sikre systemernes funktionalitet og daglige anvendelse svarer til de behov som de enkelte forvaltningsomr der udtrykker. IT-sikkerhed bliver en stadig mere betydningsfuld disciplin for at beskytte de digitale aktiver samt sikre adgang for relevante brugere til systemer og lłsninger. Dansk Standard har udgivet en standard for god h ndtering af it-sikkerhed (DS-484) som Randers Kommune fłlger. I denne standard er der fastlagt konkrete opgaver, der skal lłftes af en sikkerhedsorganisation, der fłlger basisorganisationen med tildeling af dedikerede roller. Direktion og ledere, sikkerhedsansvarlige, systemejere, it-afdelingen og den enkelte medarbejder har opgaver i forhold til it sikkerhed. Der er allerede i dag - i praksis etableret en IT-organisation i tilknytning til kommunens ITanvendelse. Med det form l at styrke IT-organisationen, formaliseres IT-organisationens roller og ansvar og indbygges i Randers kommunes digitaliseringsstrategi. Dette notat beskriver opgaver og ansvar, der er knyttet til de enkelte enheder i den formaliserede IT-organisering. 1. Direktionen Direktion * * * * * * * Direktionen er ansvarlig over for byr det i udviklingen af den kommunale opgavevaretagelse. Med en stigende erkendelse af, at digitaliseringen er en strategisk ressource i lłsningen af de kommunale opgaver, skal den łverste ledelse lłbende formidle visionerne samt tr ffe beslutninger og udfłre handlinger i forhold hertil. Direktionen har det overordnede ansvar for at digitaliseringsstrategien realiseres. Direktionen har et s rligt ansvar for, at det digitale omr de s ttes p dagsordenen i relevante 2

3 fora, og at aktiviteter og projekter understłttes med relevante m l og rammer, herunder at foretage opfłlgning herp. Direktionen har ingen dedikerede opgaver i forhold til leverandłrrollen, ud over det generelle direktionsansvar for Randers Kommune. Dog er direktionen fłlgegruppe i forhold til kommunens partnerskabsaftale med KMD. Direktionen har det łverste sikkerhedsansvar, og for Randers Kommuner er dette placeret hos vicekommunaldirektłren. IT-sikkerhedsh ndbogen beskriver dette ansvar. 2. Digitaliseringsstyregruppe Digitaliseringsstyregruppe * * * * * * * * * Digitaliseringsstyregruppen refererer til direktionen. Digitaliseringsstyregruppen skal koordinere og udvikle omr det for IT og digitalisering i Randers Kommune. Digitaliseringsstyregruppen sammens ttes med vicekommunaldirektłren som formand og ledelsesrepr sentanter for forvaltningerne. IT-afdelingen er sekretariat for digitaliseringsstyregruppen. Digitaliseringsstyregruppens hovedopgaver knytter sig til alle tre opgavefelter, med hovedv gten p IT-strategi og -. For leverance- og sikkerhedsopgaverne er digitaliseringsstyregruppens opgaver prim rt rammes ttende. Ansvarlig for udarbejdelse og revision af digitaliseringsstrategi for Randers kommune med fokus p t t kobling mellem byr dets og forvaltningernes visioner og digitaliseringsstrategi Udarbejde rlig digitaliseringshandlingsplan til realisering af digitaliseringsstrategien med t t kobling til budgetproceduren Koordinere og forest udviklingen p IT-omr det, Etablere, vedligeholde og overv ge udviklingsprogrammer og indsatsomr der, der sikrer gennemfłrelse af strategisk prioriterede initiativer og synlighed om realiseringen af digitaliseringsstrategien Neds tte styregrupper og projektgrupper, der dedikeret kan styre udviklings og implementeringsprocesser indenfor strategiens rammer. Initiativtager for innovationsprocesser med fokus p digitalisering Ansvarlig for udarbejdelse af en kompetenceudviklingspolitik for it-omr det, der rummer s vel ledelses- som brugerperspektiver. Fastl gge brug af og udbrede v rktłjer og metoder indenfor business case, projektmodel, benchmark, nłgletal, brugertilfredshedsundersłgelser, kvalitet og 3

4 evaluering i forhold til IT-omr det At v re styregruppe i forhold til kommunens partnerskabsaftale med KMD Sikre en sammenh ngende koncern-it organisation og struktur Fastl gge rammer for aftaler om servicem l og standarder (SLA og ITIL) for kundeleverandłrforholdet mellem den centrale IT-afdeling og resten af organisationen samt modtage rapporteringer om udviklingen. Reference- og hłringsorgan for IT-sikkerhed, jf. sikkerhedsh ndbogen Digitaliseringsstyregruppen koordinerer endvidere opgaverne mellem IT-sikkerhed, ITleverance og IT-strategi og Forvaltningsledelser Forvaltningsledelser * * * * * * * * * I det etablerede ledelsessystem varetager forvaltningerne opgaver, der er forbundet med udvikling af IT-undersłttelsen af egne fagomr der. Ideer og grundlaget for innovation skabes i det daglige arbejde, og forvaltningerne skal opsamle og relatere disse til m lene for kerneydelser og digitaliseringsstrategien. Forvaltningerne er endvidere repr senteret i digitaliseringsstyregruppen, og skal derfor sikre sammenh ng mellem forvaltningens interne beslutninger og arbejdet i tv rg ende fora. Forvaltningsledelserne er endvidere den vigtigste aktłr i implementeringen af beslutninger og tiltag overfor borgere og virksomheder. Det vil i hłj grad involvere udvikling af arbejdsprocesser I forhold til leverancer skal forvaltningerne organisere sig s ledes, at de varetager en kvalificeret bestillerrolle, indg r aftaler om serviceniveau (SLAer) og giver rum for organisering af superbrugere i supportfunktioner. Forvaltningsledelsernes rolle i sikkerhedsarbejdet er beskrevet i sikkerheds-h ndbogen, og knytter til rettighedstildeling og den almindelige adf rd hos medarbejderne. Opgaverne vil omfatte Realisering af digitaliseringsstrategien inden for egne ansvarsomr der Formulere virksomhedsplaner (forretningsstrategier), der inkluderer digitaliseringsperspektiver Sikre relevant ledelsesbehandling af it som en strategisk ressource og varetagelse af forvaltningernes udviklingsbehov p IT-omr det Definere behov for og medvirke til at tilvejebringe ledelsesinformation indenfor egne omr der Ansvarlige for rettighedstildelinger og opfłlgninger i henhold til sikkerhedsh ndbogen. 4

5 4. IT-afdelingen IT-afdelingen * * * * * * * * * * * * * * It-afdelingen har det centrale ansvar for leverancer omfattende den daglige drift og tekniske support af it-miljłet i den fortsatte udvikling og anvendelse af it i Randers Kommune. It-afdelingens konkrete serviceomr der og ejerskab af it-lłsninger er fastlagt i samarbejde med kommunens forvaltninger/institutioner og digitaliseringsstyregruppen. It-afdelingens konkrete ydelser i forhold til forvaltninger samt niveauer for service og support fastl gges ved indg else af en serviceaftale imellem it-afdelingen og det enkelte omr de. ITafdelingen administrerer kommunens leasingaftaler for arbejdspladsudstyr og andre centrale IT-budgetter. I forhold til IT-sikkerhed har IT-afdelingen to typer af opgaver. Dels har afdelingen ansvar for fysisk sikkerhed og adgangsm ssig sikkerhed p den centrale installation og dels er sekretariatsarbejde for it-sikkerhed - og dermed for sikkerhedspolitikken - placeret i ITafdelingen. It-afdelingen er som sekretariat for digitaliseringsstyregruppen ogs en betydningsfuld aktłr indenfor IT-strategi og -. Afdelingen har ansvaret for at fastl gge og vedligeholde arkitektur-principper for Randers Kommune, og deltager med kompetencer i anskaffelsesog udviklingsprojekter. 5. Kommunikation - Det Digitale Randers Kommunikation - DDR * * * * * ** Kommunikation har ansvar for den overordnede struktur og design p kommunens hjemmesider, samt de tekniske redskaber til forfattere til enhver tid matcher ambitionerne for kommunens tilstedev relse p nettet. Kommunikation udgiver som en del af itleveranceopgaverne vejledninger og retningslinjer for indholdsproduktion p hjemmesider og intranet indenfor det etablerede design. Kommunikation har ogs ansvar for tilvejebringelse og implementering af basislłsninger og tv rg ende komponenter til digitale services overfor for borgere og virksomheder. Kommunikation indg r i t t samspil med Borgerservice, IT-afdelingen og forvaltningerne om 5

6 konkrete digitale services. Kommunikation skal sikre at digitale services lever op til kommunens sikkerhedspolitik. 6. Systemejere Systemejere * * * * * * * For hvert system udpeges en systemejer, der typisk er leder i det faglige omr de, som systemet prim rt understłtter. For systemer der anvendes p tv rs af forvaltninger indstiller digitaliseringsstyregruppen udpegning af en systemejer til beslutning i direktionen. IT afdelingen varetager systemejerskabet for kontorsystemerne. Systemejere skal varetage opgaver, som overordnet relaterer sig s vel til 1) leverance i forhold til support og funktionalitetsmatch til aktuelle arbejdsprocesser som til 2) i forhold til behov for fremtidig funktionalitet og organisatorisk udvikling, samt til 3) sikkerhed i forhold til data og adgangsrettigheder. Varetage sponsorskabet og dermed v re kontraktholder p it lłsningen (systemlicens og drift). Systemejeren skal s ledes sikre at der er bevillingsm ssig d kning for anskaffelse, udvikling og drift. Sikre at lłsningens funktionalitet svarer til behovet for it-understłttelse i de relevante afdelinger, s vel helt aktuelt som p lidt l ngere sigte. Have stor opm rksomhed p anvendelsesmłnstre og arbejdsprocesser, og słge at optimere brugen af systemet dermed effektivisere den samlede opgavelłsning. Ansvarlig for etablering af en superbrugerorganisation om it-systemet, der kan stłtte de menige brugere. Ved et system med meget f brugere kan systemejeren varetage supportfunktionen Fastl gge politik for kompetenceudvikling indenfor eget systemomr de Systemejeren skal overv ge at systemet er i overensstemmelse med g ldende lovgivning, og holde dialog med leverandłren herom. Systemejeren er ansvarlig for validiteten af data i systemet, og indg r aftaler med driftsoperatłren om serviceniveau. Systemejeren kan have specielle roller, eksempelvis i forbindelse med integration mellem forskellige lłsninger. Systemejeren har sikkerhedsopgaver i henhold til sikkerhedspolitikken vedr. adgang og opfłlgning. Endelig skal systemejeren sikre samspil med digitaliseringsstrategiens handlingsplan Systemejernes opgaver lłses i t t samarbejde med IT-afdelingen. 7. Superbrugere 6

7 Superbrugere * * * * * Superbrugere i Randers Kommune skal bist brugerne i den daglige brug af it-lłsninger og systemer, og v re forbindelsesled til it-afdelingen ved erfaringsformidling og gennemfłrelser af stłrre ndringer i de tekniske installationer. Superbrugerne organiseres om de enkelte systemlłsninger, idet systemejeren har ansvar for etablering af anvendelsessupport. Digitaliseringsstyregruppen kan koordinere udpegning af superbrugere for at optimere den samlede supportorganisation. Superbrugere reagerer p henvendelser fra brugere og forsłger umiddelbart at afhj lpe problemerne. Hvis det ikke lykkes kan sagen registreres i helpdesken 1818 eller overg til leverandłrens servicefunktion. Brugerne kan ogs registrere problemer i helpdesken 1818 udenom superbrugeren. Proaktivt kan superbrugere deltage i brugeruddannelse, udarbejde retningslinjer, ops tninger, skabeloner og makroer, foretage dataudtr k, deltage i implementeringer mv. afh ngig af systemet. Endvidere vil superbrugere kunne indg i innovative processer om sammenh ng mellem it-lłsning og organisationsudvikling. Sikkerhedsm ssigt skal superbrugerne kunne vejlede basalt i god sikkerhedsadf rd eksempelvis ved lagring af data og skift af password 8. Brugere Brugere * * * For at minimere risikoen for fejl og sikkerhedssvigt er det helt afgłrende, at menige brugere fłlger instrukser og vejledninger, samt udviser sikkerhedsbevidsthed i adf rden. Brugerne skal v re en medspiller til de it-sikkerhedsansvarlige. Menige brugere endvidere en betydelig ressource i forbindelse med anskaffelser og implementeringer. Med deltagelse i workshops og projektgrupper involveres udviklingsorienterede brugere i realisering af strategier og handlingsplaner. 9. verste sikkerhedsansvarlig IT-strategi og - IT-leverance IT sikkerhed 7

8 verste sikkerhedsansvarlig * * * * * * * Det łverste sikkerhedsansvar varetages i Randers Kommune af vicekommunaldirektłren, der skal tilse at it-sikkerhedsorganisationen, sikkerhedspolitik og beredskabsplaner svarer til standarden (DS484) samt kommunens behov og situation, og har ansvaret for opfłlgning og kontrol Sikkerhedsm ssige forhold af enhver art kan til enhver tid eskaleres til den łverste sikkerhedsansvarlige. 10. IT-sikkerhedslederen IT-sikkerhedslederen * * * * * * * IT sikkerhedslederen har en vejledende og opfłlgende funktion. Vejledningsm ssigt har sikkerhedslederen kontakt til de it-sikkerhedsansvarlige og systemejerne i sikkerhedsspłrgsm l og har ansvar for ajourfłring af sikkerhedspolitik og formidling heraf, samt vejledning i forhold til datatilsynets bestemmelser. Kontrol og opfłlgningsm ssigt varetager IT-sikkerhedslederen det systemtekniske arbejde, der omfatter h ndtering af sikkerhedsrapporter, benyttelsesstatistikker, logningsforhold mv. som et led i opfłlgning p sikkerhedspolitikken. Sikkerhedslederen refererer til IT-chefen i basisorganistorisk forstand og til den łverste sikkerhedsansvarlige i generelle sikkerhedsspłgsm l. 11. IT-sikkerhedsansvarlige IT-sikkerhedsansvarlige * * * * * * * I hver aftaleenhed indenfor linjeorganisationen (defineres n rmere i sikkerhedsh ndbogen), 8

9 skal lederen varetage rollen som it-sikkerhedsansvarlig i egen enhed. Rollen som itsikkerhedsansvarlig kan v re sammenfaldende med andre roller i it-organiseringen, og den praktiske udfłrelse af opgaverne kan uddelegeres. Opgaverne er specificeret i henholdsvis it-sikkerhedsh ndbogen og i Kasse- og regnskabsregulativet, og omfatter Autorisationsforhold Kontrol af data og indberetningsprocedurer Kontrol i forhold til IT-sikkerhedsreglerne Formidling af IT-sikkerhedsreglerne 9