IT og Digitalisering. Januar 2009

Transkript

1

2 Indledning Informationsteknologi og digitalisering åbner for et væld af muligheder for at kunne formidle informationer til borgere og medarbejdere og for at kunne yde bedre service på en stadig mere effektiv måde. Furesø Kommunes medarbejdere og forskellige organisatoriske enheder arbejder kontinuerligt på at realisere potentialet ved effektiv anvendelse af it. Der skal gennem en koordineret indsats ydes et stærkt bidrag til at understøtte og fremme de politiske målsætninger, der er fastlagt af byrådet. Denne strategi tager udgangspunkt i Furesø Kommunes Servicestrategi og regeringens digitaliseringsstrategi for den offentlige sektor. Strategien understøtter Furesø Kommunes Mission, Vision og Værdier, samt de strategiske indsatsområder med særlig vægt på de 3 strategiske hovedspor: Det ene er at effektivisere driften gennem bedre analyse og indblik i ressourceanvendelsen, omkostninger og effekter samt procesoptimering i forbindelse med serviceproduktionen. Endvidere skal anvendelse af it optimeres, forretningsgange skal forbedres, der skal ske en målrettet kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere, og organisationen skal løbende udvikles med fokus på gennemskuelighed og helhed i kommunens ydelser. Bedre borgerservice med inddragelse af bibliotekerne i serviceringen, udvikling af selvbetjeningsydelser og borgernes direkte kommunikationsmuligheder med kommunen. Det andet hovedspor retter sig mod at professionalisere organisationens kommunikation med borgere, politikere og medarbejdere. Der skal arbejdes med kommunens image som attraktivt bosted for borgere og virksomheder og som en god arbejdsplads for medarbejdere, effektiv markedsføring af kommunens selvbetjeningsydelser, kommunikation af mål og rammer til medarbejdere samt en bedre sproglig servicering af det politiske niveau. Mere effektiv borgerinddragelse og en indsats for at skabe sammenhæng mellem borgernes forventninger til kommunens velfærdsydelser og de faktiske leverancemuligheder. Det tredje strategiske hovedspor retter sig mod at gøre Furesø Kommune til en attraktiv arbejdsplads, der i stigende konkurrence med andre organisationer formår at rekruttere og fastholde de dygtige medarbejdere. Det forudsætter medarbejdere med relevante kompetencer og ressourcer at løse opgaverne, en høj grad af indflydelse på arbejdets tilrettelæggelse og klare mål og rammer samt professionelle og engagerede ledere, der anerkender ledelse som en profession. Det er målet med strategien at skabe en forretningsorienteret it understøttelse af alle Furesø Kommunes forretningsområder med udgangspunkt i en detaljeret forståelse af de enkelte forretningsområders behov, samtidig med at der skabes en tværgående it sammenhæng, der danner grundlag for optimering af forretningsprocesserne og løbende forbedring af service til borgerne. 2 af 15

3 Furesø Kommunes it vision: It skal understøtte de politiske og administrative målsætninger og udnytte de teknologiske muligheder til at skabe et rum for effektivisering og øget service. Overordnet målsætning for : Bedre service med færre ressourcer. Hovedfokus er på følgende områder: Sikker, stabil og omkostningseffektiv it drift Høj fleksibilitet for medarbejdere i udførelsen af deres opgaver Understøttelse af strategierne for udvikling og anvendelse af selvbetjeningsløsninger Sammenhængende dataanvendelse, der muliggør optimering af arbejdsprocesser og selvbetjeningsløsninger Understøttelse af udvikling og anvendelse af tværgående ledelsesinformationssystemer Understøttelse af kompetenceudvikling, der sikrer optimale udbytte af it investeringer 3 af 15

4 Udfordringer og interessenter Furesø Kommune mødes med en række udfordringer. Det drejer sig både om offentlige strategier af forskellig art, såvel som metoder for styring og ledelse. Furesø Kommunes Servicestrategi beskriver, hvordan vi skal svare på disse udfordringer, og indeholder de helt overordnede rammer for arbejdet med it og digitalisering. Udfordringer IT Governance Regeringens digitaliseringsstrategi KL digitale strategi Forøget borger bevidsthed Furesø Kommune Kvalitetsreformen Public Governance offentlige standarder Vision Værdier Servicestrategi Mission Organisation IT og Digitalisering Furesø Kommunes mange udfordringer, både eksterne og interne, giver samtidigt en stor mængde af interessenter, der med hver deres baggrund og forskellige dagsordner har ønsker og ideer til hvilke handlinger, der bør foretages inden for. Strategi og handlingsplan skal derfor sikre en tværgående koordinering og prioritering af indsatser for at sikre, at ressourceanvendelsen understøtter de overordnede målsætninger. 4 af 15

5 Interessenter ITafdeling Fællesoffentlige initiativer Forvaltninger Politikere Borgere, erhvervs liv Nuværende Status Input til handlingsplan for Direktion Brugere Borger Servicecenter Borgere, erhvervsliv: Ønsker typisk adgang til selvbetjeningsløsninger og informationer døgnet rundt. Politikere: Byrådet har typisk fokus på lokalsager, synlige services for borgere, samt økonomi. Landspolitikere fokuserer på synlighed og ikke mindst effektivisering. Forvaltninger: Har typisk meget fokuserede målsætninger, der ikke nødvendigvis omfatter tværgående koordinering. Fælles offentlige initiativer: Har ofte sit udspring i Finansministeriet og/eller Økonomistyrelsen og fokuserer på effektivisering, centralisering, hjemtagelse af gevinster. Videnskabsministeriet har fokus på nationale standarder. Direktion: Direktionen skal på samme tid sikre opfyldelse af de fokuserede forvaltningsmålsætninger, servicering af de lokale politikere, samt sikre koordinering af de mange interessenters individuelle målsætninger, som ikke altid går i samme retning. Brugerne (medarbejdere): Ønsker at yde en høj service og har behov for en it understøttelse, der gør deres arbejdsplads til en attraktiv arbejdsplads. 5 af 15

6 Borgerservicecentret: Er fokuseret på at yde en høj service med anvendelse af de rigtige ressourcer. Det betyder bl. a. en stor fokus på kanalstrategi og anvendelse af selvbetjeningsløsninger. : Er fokuseret på sikker drift, samtidig med en organisatorisk og kompetencemæssig bevægelse over imod forretningsorienteret it understøttelse med særlig vægt på digitalisering. 6 af 15

7 Strategiens 3 lag Strategien for arbejder i 3 lag, hvor det resultat, der skabes i hvert lag, er afhængig af, at det underliggende lag fungerer effektivt. Furesø Kommunes Servicestrategi Digitalisering Systemsammenhæng Infrastruktur Strategilag 1 - Infrastruktur Infrastrukturen er grundlaget for it anvendelsen og omfatter de centrale servere, netværk og telefoni, samt PC arbejdspladser og den måde, som brugerne har adgang til deres brugerprogrammer. Aktiviteter inden for Infrastruktur er derfor primært koncentreret inden for fokusområderne: Sikker, stabil og omkostningseffektiv it drift Høj fleksibilitet for medarbejdere i udførelsen af deres opgaver Der er defineret 4 it teknologiske målsætninger for infrastrukturen. Disse 4 it teknologiske målsætninger er styrende for de aktiviteter, der understøtter fokusområderne. 7 af 15

8 De 4 målsætninger er: 1. Transparent it Brugeren på den enkelte arbejdsplads skal udelukkende koncentrere sig om udføre sine kommunalt faglige opgaver, medens al teknik vedr. PC og brugerprogrammer håndteres fra. Brugeren skal betragte it som en service, der kommer automatisk ud af stikket i væggen på samme måde som elektricitet / 7 / 365 It skal være til rådighed døgnet rundt. Målet er, at der skal være fleksibel adgang til anvendelse af it systemerne for medarbejdere og borgere på det for brugeren bedst tænkelige tidspunkt. 3. anywhere, anyhow, anytime Alle kommunens it relaterede opgaver kan udføres på alle kommunens lokationer, eller i princippet på et vilkårligt sted, hvor der er en PC og en internetforbindelse, og på et vilkårligt tidspunkt. Der er adgang til et begrænset udvalg af it services via telefoner eller håndholdte enheder (PDA). 4. Unattended serverroom Målet er, at kommunens centrale installation kan køre fuldautomatisk og selv kan korrigere for fejl, samt overleve en række prædefinerede grove fejlsituationer, herunder strømsvigt. Der opbygges redundans på vigtige komponenter, der sikrer, at selvom der sker fejl på enkelte enheder, er der andre enheder der automatisk tager over, uden at det kræver indgriben fra personale. Der opbygges selvkorrigerende systemer, der sikrer, at fejlsituationer retter sig selv uden indgriben fra personalet. Nuværende status, Infrastruktur: Ad. 1. Er gennemført til det niveau, hvor det kan lade sig gøre. Der er visse specialområder, hvor anvendelse ikke kan styres centralt fra. 8 af 15

9 Det kræver standardiserede Pc er, samt at disse er opdateret til et niveau så brugerne ikke behøver at tænke over Pc ens funktionalitet. Dette er planlagt og budgetteret. Ad. 2. Er gennemført på teknisk niveau (hardware). Brugerprogrammer og andre services, der kører på hardware, skal have indført overvågning og meldesystemer, før end målsætningen kan gennemføres fuldt ud. Dette er under planlægning, men har ikke fået tildelt et særligt budget. Ad. 3. Er gennemført, bortset fra enkelte specialområder, der ikke kan styres centralt fra. Det kræver imidlertid, at netværksforbindelsen til de enkelte lokationer kan håndtere data- og telefontrafik. Der er lokationer, der stadig har ældre typer af netværksforbindelser, som ikke er gode nok til moderne it anvendelse. Opdatering af netværk på lokationer med ikke tidssvarende netværksforbindelser er under planlægning, men har ikke fået tildelt et særligt budget. Ad. 4. Er gennemført, dog er der nogle tekniske begrænsninger i telefonsystemerne, der gør at der ikke sker automatisk opstart af alle telefonifunktioner efter strømsvigt. 9 af 15

10 Strategilag 2 - Systemsammenhæng Strategien for, hvordan de enkelte it systemer bør hænge sammen, er oprindeligt udviklet samtidigt med opstarten af ESDH systemet og tager sit udgangspunkt i ESDH visionen: Furesø Kommune ønsker at være blandt de førende på digitaliseringsområdet gennem anvendelse af sags- og dokumenthåndtering som et centralt integrationspunkt for kommunens arbejdsprocesser Strategien går i daglig tale under navnet OPS (One Page Strategy), idet konceptet, der er baggrunden for strategien, kan vises på een side, se nedenfor One Page Strategy Hjemmeside Selvbetjening Borgere pr. telefon personlig alm. brev Kmd Sag Furesag B o r g e r s e r v i c e KMD Byggesag Miljøsystem GeoEnviron????? Omsorgs system Intranet Kontorprogrammer Fag afdelinger Aktiviteter inden for Systemsammenhæng er primært koncentreret om fokusområde: Sammenhængende dataanvendelse, der muliggør optimering af arbejdsprocesser og selvbetjeningsløsninger Målet er at sikre, at data, der fødes et sted, f.eks. i en selvbetjeningsløsning på hjemmesiden, kan anvendes direkte i andre systemer og i andre processer, uden at man skal genindtaste, kopiere eller overflytte data til et andet system. Dette vil give mulighed for kontinuerlig optimering af arbejdsprocesser, samtidig med at det forøger mulighederne for på tværgående basis at benytte data i ledelsesinformationssystemerne til overordnet kontroller og optimeringer. 10 af 15

11 Nuværende status, Systemsammenhæng: Med den nuværende software teknologi, der er anvendt af de forskellige leverandører, er det en vanskelig opgave, både teknisk, styringsmæssigt og ikke mindst økonomisk, at sikre snitflader mellem de enkelte systemer og dermed skabe mere effektive processer. De offentlige standarder, som f. eks. beskrevet både i KL s og regeringens digitaliseringsstrategi, er så småt ved at blive anvendt i de forskellige leverandørers nyere generationer af programpakker. Disse standarder er med til at lette integrationen i mellem systemer og giver derfor bedre mulighed for at gennemføre målsætningen. For at sikre gennemførelsen af målsætningen er det nødvendigt med aktiviteter inden for 2 områder: Der foretages en revurdering af hvilke nye generationer programpakker og hvilke leverandører, der yder bedst service op i mod målsætningen, herunder en vurdering af KMD s samlede koncept for kommunal service og administration (OPUS suiten). Der etableres en styringsform i Furesø Kommune, der sikrer, at indkøb og implementering af programpakker og tilhørende arbejdsprocesser, koordineres med henblik på opfyldelse af strategien. Strategilag 3 - Digitalisering Rigtigt gennemført digitalisering muliggør både bedre service og kvalitet og frigør samtidigt ressourcer ved at opgaver udføres mere enkelt og effektivt. Målet er: Bedre service med færre ressourcer Aktiviteter inden for Digitalisering er primært koncentreret om fokusområderne: Understøttelse af strategierne for udvikling og anvendelse af selvbetjeningsløsninger Sammenhængende dataanvendelse, der muliggør optimering af arbejdsprocesser og selvbetjeningsløsninger Understøttelse af udvikling og anvendelse af tværgående ledelsesinformationssystemer Understøttelse af kompetenceudvikling, der sikrer optimale udbytte af it investeringer Det er derfor aktiviteterne under Digitalisering, der binder de mere it teknisk orienterede strategier for Infrastruktur og Systemsammenhæng sammen med Furesø Kommunes forretningsstrategier for de enkelte fagdiscipliner. Vi er på vej ind i en periode, hvor antallet af ressourcer er faldende, bl.a. på grund af aldersfordelingen blandt personalet. En stadig stigning i serviceniveauet vil kræve en stadig større automatisering og digitalisering. 11 af 15

12 Derfor drejer digitaliseringsaktiviteter sig først og fremmest om forretningsprocesser. Det betyder, at implementering af it systemer har hovedvægten lagt på organisatorisk implementering, kompetenceløft, organisatorisk tilpasninger, samt tilpasning arbejdsgange. Der er 3 indsatsområderne: Borgerservice, der retter sig mod regeringens indsatsområde Bedre digital service. Procesoptimering, der retter sig mod regeringens indsatsområde Digitalisering skal muliggøre øget effektivisering. Ledelsesinformation, der dækker flere områder men især regeringens indsatsområde Stærkere samarbejde skal skabe digital sammenhæng. Der lægges vægt på, at der er en tværgående, koordinerende prioritering af Furesø Kommunes digitaliseringsprojekter. Der er derfor vedtaget en styrings- og gennemførelsesmodel for de samlede digitaliserings aktiviteter med anvendelse af fælles projektmodel, business case, samt en samlet porteføljestyring af projekterne. Styringsmodel: Behov og økonomi: De enkelte fagafdelinger definerer selv de behov, der er for digitalisering ud fra egne vurderinger af serviceniveau og effektivisering, samt de udefra kommende krav fra f. eks kvalitetsreform eller krav om standardisering mv. Der skal derfor udarbejdes en digitaliseringsplan for hver afdeling, hvor den overordnede koordinering sikrer, at strategi for systemsammenhæng overholdes, så der kan skabes forøget service og højere effektivitet. For nærværende er der ikke afsat særlig økonomi til digitalisering. De enkelte afdelinger skal derfor ved hvert projekt også skaffe den nødvendige økonomi fra eget budget. Hver enkelt afdeling bør som en del af sit budget reservere budgetmidler til digitaliseringsaktiviteter. Der bør endvidere centralt afsættes budgetmidler til generelle digitaliseringsaktiviteter, f eks. Furesø Kommunes 2. generation hjemmeside, der sikrer øgede muligheder for selvbetjening. 12 af 15

13 Digitaliserings taskforcen fungerer som det koordinerende led mellem direktion og den øvrige organisation, der gennemfører digitaliserings aktiviteter. Digitalisering kan ikke enten fokusere på forøget service hos borgeren eller forøget effektivitet i kommunens sagsbehandling, men er nødt til at omfatte begge dele. Digitalisering skal for at virke effektivt og resultere i Bedre service med færre ressourcer binde den forøgede service, fleksibilitet og effektivitet hos borgeren via selvbetjeningsløsninger sammen med forøget effektivitet i sagsbehandlingen. Vi skal derfor have sikret en automatisk overførsel af data fra borgerens oplevelser på glaspladen (borgerens PC) til kommunens sagsbehandlingssystemer, således at der kan komme en umiddelbar kvittering til borgeren, samtidig med at sagsbehandlingen automatisk startes op. Borgerens indgang Til kommunen Glasplade Kommunens sagsbehandling baglokalet Borgerservice Procesoptimering Ledelsesinformation Borgerens oplevelser Web 2.0 Kanalstrategi Borger.dk + Virk.dk Selvbetjeningsløsninger Borgerens forventninger Organisatorisk implementering af digitale løsninger Centrale løsninger Offentlige standarder De 3 indsatsområder inden for digitalisering Borgerservice, Procesoptimering og Ledelsesinformation fokuserer med forskellig vægt på hhv. de borgerrettede aktiviteter og aktiviteter rettet mod de administrative funktioner, men alle indsatsområder skal fokuserer på at sammenkæde de aktiviteter, der sker hos borgeren med de aktiviteter, der sker i administrationen. Nuværende status, Digitalisering: De tværgående, koordinerende digitaliseringsaktiviteter er i opstart. Første vigtige aktivitet er afdækning af behov i afdelingerne med henblik på at udarbejde en samlet plan. 13 af 15

14 Supplerende litteratur Supplerende informationer kan findes i følgende dokumenter: Furesø Kommunes Service strategi Regeringens digitaliseringsstrategi _digital_forvaltning_2007_2010/ KL s digitaliseringsstrategi 8d0d3df4dec4 Furesø Kommunes Organisationsudvikling November 2008 Furesø Kommunes digitaliseringsstrategi Vedtaget på direktionsmøde den 17. november IT i Furesø Kommune 2006 Præsentation på direktionsmøde den 27. februar af 15

15 Overordnede aktiviteter Strategilag Aktivitet Periode Bemærkninger Infrastruktur Vurdering af 2. generation OPS (Systemsammenhæng) 2009 vurdering af softwareudbud vurdering af leverandører vurdering af KMD s OPUS suite Implementering af 2. generation OPS Kræver tværgående koordinering Der skal afsættes budget til gennemførelse af dette Styringsmodel for sikring af OPS 2. kvt Systemsammenhæng Digitalisering Udskiftning/opgradering af Pc er kvt. 09 Optimering af netværkets svage punkter kvt. 09 Under planlægning, Ej budgetsat Indførelse af ITIL ITIL (IT Infrastructure Library) er et internationalt standardiseret proceduresæt, der sikrer ensartet og kvalitetsorienteret behandling af support og udvikling. Furesø Kommune implementerer en mindre delmængde, som svarer til vores behov DS DS-484 er en Dansk Standard for informationssikkerhed. Er et krav i statens institutioner, vil udvikle sig til et krav for alle, der skal arbejde sammen på it fronten. Implementering af it performance indikatorer, der kan hjælp med at afdække infrastrukturens svage punkter, samt synliggøre kvaliteten af s serviceleverance kvt Næste generation infrastruktur teknologi Vurdering af ny teknologi implementering Implementering af styringsmodel 2. kvt Afdækning af digitaliseringsbehov i de enkelte kvt afdelinger Denne aktivitet er det egentlige grundlag for en samlet digitaliseringsplan for Furesø Kommune 15 af 15