Strategisk projektplanlægning 1: Problem- og målanalyse

Transkript

1 Strategisk projektplanlægning 1: Problem- og målanalyse 1 Et projekt er oftest designet med henblik på at komme fra den nuværende situation til en bedre, fremtidig situation 2

2 Fra analyse til plan Handlingsplan = LFA Matrix Valg Problemer (Nuværende situation) Mål (Fremtidig situation) Kontekst 3 Afgrænsning af projektet Før man starter projektplanlægningsprocessen er det hensigtsmæssigt at scope projektet ved at formulere et fokusspørgsmål Eksempler: Projektet skal bidrage til kompetenceudvikling af firmaets projektledere Projektet skal få unge uden for uddannelsessystemet til at leve sundere Hvordan kan vi øge folkesundheden blandt udsatte grupper i Københavns-området? Afgrænsningen har til formål at fokusere den videre projektplanlægningsproces 4

3 Logical Framework Approach's 5 fokusområder Kontekst Aktører og faktorer Nuværende situation Eksisterende problemer Planlægning Handlingsplan Fremtidig situation Visioner og muligheder Scenarieudvikling og valg Sammenligning af forskellige optioner 5 Problemanalyse Formålet med problemanalysen er at identificere problemer og deres indbyrdes sammenhænge (årsager og effekter) Et problem skal helst ikke formuleres som manglen på en løsning, men som en eksisterende, negativ situation For eksempel: Hvis et problem formuleres som mangel på gødning - findes der kun én oplagt løsning (mere gødning) Hvorimod formulering af problemet som dårlig jordkvalitet kunne give anledning til flere mulige løsninger (anden afgrøde, andre dyrkningsteknikker, forskellige gødningstyper, etc.) 6

4 Opbygning af et problemtræ Identificer væsentlige problemer i den nuværende situation, som projektet skal adressere Vælg et hovedproblem blandt disse Identificer væsentlige og direkte effekter af og årsager til hovedproblemet Konstruer et problemtræ (eller flere problem-buske ), der viser årsags-virknings relationen mellem problemerne Tjek problemtræet (holder logikken hele vejen og er det udtømmende?), og foretag eventuelle rettelser eller tilføjelser Husk at involvere hovedinteressenterne i analysearbejdet 7 Problemtræ med årsager til og effekter af et problem Problem Træ HOVED PROBLEM Underliggende problem (årsag til hovedproblemet) Underliggende problem (årsag til hovedproblemet) Årsag til det underliggende problem Årsag til det underliggende problem Årsag til det underliggende problem 8

5 Et eksempel fra et busselskab 9 Logical Framework Approach's 5 fokusområder Kontekst Aktører og faktorer Nuværende situation Eksisterende problemer Planlægning Handlingsplan Fremtidig situation Visioner og muligheder Scenarieudvikling og valg Sammenligning af forskellige optioner 10

6 Mål-analyse - opstilling af måltræ Mål-analyse orienterer sig mod den fremtidige, forbedrede situation og omhandler visioner, formål, mål, resultater og deres indbyrdes relationer Et mål kan være en reformulering af et problem fra problemtræet til en fremtidig, ønskværdig situation men kan også blot være et mål, et ønske, en vision Mål-analysen er en metodisk tilgang til - at beskrive den (positive) fremtidige situation, når de identificerede problemer er blevet løst - at synliggøre og diskutere mål-middel relationerne 11 Målanalyse i LFA: Opbygning af et måltræ Reformuler problemtræets problemer til positive, ønskværdige situationer eller start med et ønsket mål eller vision Etabler et måltræ og tjek om mål-middel relationerne giver mening og tilsammen udgør en fyldestgørende målanalyse Om nødvendigt: - Revurder og omformuler evt. enkelte udsagn - Slet mål som virker urealistiske eller uvigtige - Tilføj nye mål, hvis det kræves, for at logikken holder Husk at involvere hovedinteressenterne i dette arbejde! 12

7 Simpelt eksempel på et mål træ 13 Gruppeopgave: Afgrænsning og problem- eller målanalyse 1.Lav 2 grupper 2.Vælg en konkret problemstilling i hver gruppe, som I vil arbejde med (det må meget gerne være et rigtigt projekt) 3. Formuler et fokusspørgsmål for at fokusere projektplanlægningsprocessen 4.Lav en problem- eller målanalyse på bordet eller væggen ved hjælp af kort (skriv kun ét problem/mål på hvert kort) 14