Værdistrømsanalyse - Service Fase 1 Nuværende værdistrøm

Transkript

1 LEANREJSEN - Værdistrømsanalyse - Service Fase 1 Nuværende værdistrøm Adobe full screen: Ctrl + L

2 Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: Kopiere, udskrive og anvende materialet Lave tilføjelser til materialet når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden Fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: Sælge materialet Fremvise materialet for tredje part mod betaling Fjerne denne side 2

3 Introduktion Mobiltelefoner er slukket under kaizeneventen Der arbejdes IKKE med mail under kaizeneventen Kommunikation, som ikke kan udsættes, kan gennemføres i pausen til frokost 3

4 Introduktion Kaizengruppen præsenteres Hver deltager præsenterer KORT sig selv, max 3 min 1. Navn 2. Stilling 3. Baggrund 4. Hvorfor jeg deltager i denne kaizenevent 5. Erfaring med leanværktøjer 4

5 Forventninger Hver deltager i kaizeneventen fortæller om sine forventninger til denne kaizeneventen i en sætning Kaizenlederen noterer på flipover Vi gennemgår forventningerne under det afsluttende møde i denne gruppe efter kaizeneventen - Har vi indfriet de opstillede forventninger? 5

6 - Plads På denne flipover skrives de spørgsmål, som kaizengruppen ikke umiddelbart kan få svar på Kaizenlederen skaffer svar under kaizeneventen og formidler svaret på en af gruppens møder Den samlede liste gennemgås på det afsluttende møde efter kaizeneventen Hvis der på dette tidspunkt stadig er ubesvarede spørgsmål, aftales en ansvarlig, samt hvordan svaret fremskaffes og formidles 6

7 Program for kaizenevent Undervisning At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre en kaizenevent Analyse af problemstillingen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet Forslag til implementering af forbedring At udarbejde forslag til implementering af værktøjet. Forslaget præsenteres for afdelingen. Gennemførelse af forandringen At udarbejde et eksempel på værktøjets implementering Opbygning af en struktur til opfølgning At sikre, at indretningen af flowet kan fastholdes og videreudvikles Afrapportering At sikre ejerskab hos ledere og medarbejdere for de ændringer, der gennemføres Evaluering At sikre læring af forløbet 7

8 Værdistrømsanalyse - Service Fase 1 Nuværende værdistrøm Undervisning 8

9 Program for undervisning Fase 1 - Undervisning i nuværende værdistrøm At sikre deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre kaizeneventen 1) Formål med lean 2) Formål med værdistrømsanalysen 3) Grundlag hvilket problem løser værktøjet? - Hvad er værdi? - Hvad er spild? - Hvad er forbedringspotentialet? 4) Sådan tegnes værdistrømmen 5) Go Genba - tegn værdistrømmen - vurder belastningen af medarbejderne - indsamling af data 9

10 Formål med lean Reduktion af arbejdskapitalen (lagre + kredit til kunder - kredit fra leverandører) Det betyder for service: at arbejdskapitalen skal omsættes hurtigere og der skal behandles mere omsætning (flere kunder) på det samme kapital apparat (lagre, bygninger, materiel) 10

11 Reaktionstid Reaktionstiden er den tid det tager en virksomhed at reagere på ændringer i kundernes behov. Alle funktioner skal have korte reaktionstider Opgaverne udføres når de kommer Ingen prioritering Ingen ventetid Ventetid for kunderne bruges til at: sikre levering ved skift mellem forskellige typer af opgaver sikre levering ved svigt i egne processer udjævne udsving i behovet for ressourcer Nye kriterier for succes I praksis er tid den drivende parameter 11

12 Hurtig reaktion forudsætter De job kunden ikke vil betale for fjernes Unødvendige trin forlænger tiden for opgavens gennemførelse Processer skal være stabile Ingen omarbejde Høj tilgængelighed Arbejdet skal udføres uden variation Følger en standard Afsluttes til tiden Processerne i forløbet tager lige lang tid at udføre Opgaven venter ikke mellem processerne 12

13 Gennemløbstid og omkostninger One of the most noteworthy accomplishments in keeping the price of (our) products low is the gradual shortening of the production cycle. The longer an article is in the process of manufacture and the more it is moved about, the greater is its ultimate cost. Citat af Henry Ford 13

14 To optikker på effektivitet Moderne ledelse fokuserer på effektivitet i de enkelte processer. Lean fokuserer på kortest mulig reaktionstid for opfyldelse af kundens behov uden lager. For begge filosofier er der kompromiser for at få virksomheden til at fungere. 14

15 Leankonvertering i fem læringstrin 1. Ledelsen forstår den værdi, kunderne køber, og værdistrømmene, som leverer disse ydelser 2. Ledelsen kan se potentialet for forbedringer 3. Processer flyttes sammen, og kun det nødvendige er til stede - Forberedelse for flow - 5S anvendes til at lære at overholde en standard 4. Implementér trækstyring og løbende opfølgning - Implementér, visualisér og anvend løbende opfølgning - Reagér på afvigelser - Ledere og medarbejdere lærer at gøre problemer synlige - Ledere og medarbejdere lærer at reagere hurtigt på afvigelser 5. Balancér medarbejdernes belastning og indfør standardarbejde - Virksomheden ejer processerne (lederen og medarbejderne er på samme side af problemet) - Lederen sikrer sig, at standarderne kan følges 15

16 Kundeværdi Leankonvertering trin 1 - Formål 1. Ledelsen forstår den værdi, kunderne køber, og værdistrømmene, som leverer disse ydelser Traditionel opfattelse af kundeværdi i en virksomhed (indefra og ud): Værdi opfattes ofte som det, vi leverer til kunden Værdien er indbygget i ydelsen (produktet) Ydelsen kommer af organisationens kompetencer og kapabilitet Kundens oplevelse af kundeværdi er opfyldelse af det reelle behov (udefra og ind): Hvilket behov søger kunden at få opfyldt? Hvad får kunden til at vælge os som leverandør? 16

17 Kundeværdi Leankonvertering trin 1 - Implementering Kundeværdi er værdien af leverancer set fra kundens side Beskriv kundeværdi uden egen kapabilitet og egne kompetencer Kundeværdi er set udefra og ind i virksomheden Hvilke forløb gennem processer skaber denne værdi? Disse forløb er virksomhedens værdistrømme 17

18 Lær at se potentialet Leanimplementering trin 2 - Formål 2. Ledelsen kan se potentialet for forbedringer ved fokus på gennemløbstid Gennemløbet skal være så hurtigt som muligt Se forløbet gennem alle processer for leverancen Vurdér værdien af alle aktiviteter ud fra kundeværdien i trin 1 Egnede værktøjer til analyse af værdistrømme: VSM-p produktion - procesforløbet for én ydelse VSM-s service - med en tidslinje for kunden VSM-a administration - vist som swim lanes VSM-t administration med tidsvinduer 18

19 Værdistrømsanalyse Formål: 1. Introducere værdistrømsanalyse i praksis 2. Gøre dig i stand til at skabe flow og se spild med henblik på at lave en Fremtidig værdistrøm Mål med anvendelsen af værktøjet: At få afdækket potentialet for forbedringer af den valgte værdistrøm 19

20 Værdistrømsanalyse Lastbilfabrik = 20

21 Værdistrøm Alle aktiviteter, der kan levere værdi for kunden er en del af en værdistrøm En værdistrøm kan f.eks. være: produktion fra råvare til kunde service fra booking til levering af ydelsen ordrebehandling fra kundehenvendelse til ordrebekræftelse design fra koncept til introduktion indkøb fra registrering af behov til levering på råvarelager fakturering fra færdigmelding af ordre til afregning med kunden ansættelse fra afdækning af behov for kompetencer til oplæring af ny medarbejder 21

22 Over muren sagsbehandling Sortering af modtaget post Kreditvurdering Kontrakt godkendelse Svar til kunden 22

23 Aktiviteter i værdistrømsanalysen Værdistrømsanalysen er et ledelsesværktøj til at få et overblik over flowet af informationer og i ydelsen Gennemløbstiden for ydelsen beregnes Procestiden for ydelsen beregnes Ved observation identificeres den del af procestiden, der er værdiskabende for kunden Belastningen af medarbejderne vurderes Med udgangspunkt i ovenstående identificeres forbedringsmuligheder, som planlægges og implementeres 23

24 Hvad er værdi? Fejlfrit første gang Til tiden Kvalitet og Tilgængelighed levering Pris Service Enkelthed i ydelsen Afstand Tid Hukommelse osv. Hvordan kunden behandles Information Opmærksomhed Omtanke Kilde: Creating Lean Dealers 24

25 Værdi for kunden service på anlæg 25 min. 5 min. 45 min. 10 min. 35 min. Foretag kald Aftal montør tid Lukke anlæg ned Anlæg ude af drift Starte anlæg op Overlevere information om opgave på anlæg Accept Betaling 5 min. 5 min. 60 min. 20 min. 40 min. 85 min. 10 min. Besvar kald Aftal montør tid Kundens tid: 120 min. Serviceudbyderens tid: 225 min. Værdiskabende tid på anlægget: 45 min. Hente reservedele på lager Transport til kunden Overlevere information om opgave på anlæg Forsinkelse Diagnostiser problemet Estimat Kontakt kunden Find reservedele (til rådighed?) Oprydning Transport fra kunden Udfør reparationen Fakturabehandling Spild er alt det, vi gør, som kunden ikke vil betale for - som ikke skaber værdi for kunden 25

26 Værdi for kunden bil på værkstedet 25 min. 5 min. 45 min. 10 min. 35 min. Foretag kald Kør til værkstedet Kø og diskutere problemet Afvente lånebil Accept Aftal værkstedstid Forsinkelse Kø og betaling Kør hjem 5 min. 5 min. 20 min. 20 min. 40 min. 25 min. 10 min. Besvar kald Kundens tid: 120 min. Værkstedets tid: 125 min. Værdiskabende tid på værkstedet: 35 min. Check in Køre lånebil frem Hent bilen Aftal værkstedstid Diagnostiser problemet Estimat Ring til kunden Find reservedele (til rådighed?) Køre bilen frem Kør bilen frem Bilen til butikken Udfør reparationen Fakturabehandling Udlevering Spild er alt det, vi gør, som kunden ikke vil betale for - som ikke skaber værdi for kunden 26

27 Kundens tid viser potentialet Hvordan kan kunden spare tid? Hvordan sikres overlevering af information om kundens anlæg / bil? Hvordan sikres at de nødvendige reservedele er til rådighed? Hvordan rådgives kunden om drift af anlægget /bilen? 27

28 Spild i service 28

29 Forbedringspotentiale Vedvarende forbedringer kan kun skabes ved at fjerne spild Hvis personalet overanstrenges, falder ydelsen markant senere, så det samlede udbytte over tid bliver mindre end ved en jævn og rimelig belastning Vi skal derfor søge at fordele belastningen jævnt Alle skal have en jævn belastning uden ventetid Vi skal have sikre processer, som ikke fejler Når vi indsamler information til en værdistrømsanalyse, søger vi efter spild, som kan elimineres Spar tid - fjern spild 29

30 Værdistrømsanalysens tre elementer Tegningen af værdistrømmen består af tre bånd: Informationsbåndet Her tegnes de informationsstrømme som igangsætter og styrer processerne Procesbåndet Her tegnes de processer serviceydelsen gennemløber P-plads timer Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Kør ind Reservedele 2 Undersøg bilen 7 Undersøg bilen 7 FIFO Indskrivning 2 Fordeling Udføre service Udføre service Service reminder FIFO Bestille tid Ankomst Faktura Vej test 7 Vej test Kunden Antal ordrer = 420 /md. Overlevering 1 7 Kør ud 5 min. P-plads timer Tidsbåndet Her tegnes tidsforløbet opdelt i ikke værdiskabende og værdiskabende tid Kundens gennemløbstid Aftale tid 5 min Aflevering: 10 min Modtagelse 10 min Gennemløbstid=7 dage Ventetid=7 dage Proces tid=25 min 240 min 5 min 5 min 240 min 15 min 50 min 15 min 10 min 7 dage Gennemløbstid=580 min Ventetid=490 min Proces tid=90 min 30

31 Niveau for værdistrømsanalyse Procesniveau Enkelt afdeling/funktion (dør til dør) Flere afdelinger/funktioner (samme virksomhed) Flere virksomheder 31

32 Niveau for værdistrømsanalyse Procesniveau Enkelt afdeling/funktion (dør til dør) Begynd her Flere afdelinger/funktioner (samme virksomhed) Flere virksomheder 32

33 Ansvarlig for værdistrømmen En linjechef bør være ansvarlig for at designe og indføre den fremtidige værdistrøm Leder for værdistrømmen skal have kompetence til at gennemføre ændringer på tværs af funktions- eller organisatoriske afgrænsninger 33

34 Forløb for værdistrømsanalysen 34

35 Forløb for værdistrømsanalysen 35

36 Værdistrømsanalyse - udvælgelse Familie af ydelser er: (Produktfamilier) Ydelser, som har samme rute gennem værkstedet Ydelser, som går gennem de samme procestrin Ydelser, som udnytter de samme ressourcer Familie af ydelser er ikke: (Produktfamilier) Ydelser, som set fra forbrugerne har fælles egenskaber En gruppe ydelser, som til sammen udgør den færdige ydelse Ydelser der er forudsigelige hhv. uforudsigelige i deres tidsforbrug kan ikke grupperes i samme familie 36

37 Vægtet levering og Proces Rute Service eksempel 37

38 Vægtet levering Proces rute Service eksempel Lav en sortering af arbejdsordrer eller fakturaer: Er opgaven forudsigelig eller uforudsigelig? Hvor lang tid er der brugt på opgaven? Brug fysiske udskrifter eller kopi'er Det vægtede gennemsnitlige tidsforbrug for en opgave er 145,75 min./bil 38

39 Værdistrømsanalyse - regler Værdistrømmen tegnes for én ydelse eller én familie af ydelser Tegningen er fra ét input (opgavetype) til leveringen af ydelsen Alle de valgte repræsentanter for familien af ydelser skal have samme forløb gennem processerne samme data for processerne Den fremtidige værdistrøm verificeres for alle øvrige ydelser Alle de ydelser, der passer ind, medtages Alle de ydelser, der kan tilpasses, tilpasses Alle de ydelser, der ikke kan tilpasses, medtages ikke i omlægningen Der skal være en løsning for, hvorledes de fremstilles fremover 39

40 Forløb for værdistrømsanalysen 40

41 Udarbejdelse af værdistrømsanalyse En værdistrøm tager udgangspunkt i leveringen til kunden TAKT er den tid, der er mellem behovet for leveringer til kunden Den valgte værdistrøm opdeles i 3-8 procestrin Værdistrømmen følges baglæns fra levering til kunden til ordre fra kunden Informationsflow fra kundens henvendelse til levering af ydelsen tegnes Informationsflow fra virksomheden til leverandøren tegnes Den fysiske strøm for ydelsen tegnes med angivelse af ventetid mellem processer Planlægningen tegnes (igangsætning af ordre) Ved observation, måling og samtale med medarbejderne indsamles informationerne om værdistrømmen Data skal baseres på fakta fra genba og ikke fra systemerne 41

42 Vigtige definitioner i service Cyklustid Værdiskabende tid Gennemløbstid Cyklustid (CT) Den tid det tager en montør at gennemføre alle arbejdsfunktioner i en service ydelse. Værdiskabende tid (VA) Procestid, hvor produktet rent faktisk tilføres en værdi, som kunden er villig til at betale for. Gennemløbstid (GT) Den tid det tager fra kunden bestiller et serviceydelse til kunden kan anvende sin bil eller udstyr igen. Normalt er følgende gældende: VA < CT < GT Cycle Time Value Adding Lead Time Change Over Omstillingstid (CO) Tiden fra at montøren er færdig med en serviceydelse, til han er klar til at arbejde på den næste serviceydelse. 42

43 Symboler i Service 43

44 TAKT Synkronisér den hastighed, hvormed der produceres, med den hastighed, hvormed der sælges TAKT = Effektiv arbejdstid pr. skift Kundebehov pr. skift 44

45 TAKT Eksempel Synkronisér den hastighed, hvormed der produceres, med den hastighed, hvormed der sælges TAKT = = 7,4 timer x 60 minutter/time 20 biler 444 minutter 20 biler = 22,2 minutter/bil For hver 22,2 minutter vil en bil være klar til afhentning af kunden. 45

46 TAKT for proces - flere dele TAKT er tiden mellem kunden aftager en enhed Den afleverende proces afleverer en enhed til TAKT Hvis der fra den foregående proces medgår 5 enheder til en leverance, er TAKT for denne proces 5 gange hurtigere end for den afleverende proces 46

47 TAKT for proces - parallelle TAKT er tiden, der går, mellem kunden aftager én enhed til den næste Den afleverende proces afleverer en enhed til TAKT Den foregående proces består af 2 parallelle processer 47

48 TAKT som reference TAKT kan anvendes til en løbende opfølgning på kundens behov TAKT kan regnes tilbage i værdistrømmen TAKT kan anvendes til en løbende opfølgning på den enkelte proces 48

49 DK Auto A/S Eksempel for Service 49

50 Eksempel på værdistrøm Dette eksempel omhandler et service på en bil hos DK Auto A/S Processer Kunden bestiller et service af sin bil Mekanikeren afdækker et behov for ekstra arbejde på bilen, og må afklare med kunden om arbejdet skal gennemføres og henvende sig til lageret for at høre om ekstra reservedele er til rådighed. Reservedele modtages dagligt Kundekrav Der er 420 ordrer om måneden Fuldførelse for kunden (kombination af kvalitet og leveringstid) er på 59% 50

51 Eksempel - fortsat Arbejdstid 20 arbejdsdage i måneden 7,4 time pr. dag ekskl. pauser, samt overarbejde hvis nødvendigt Frokosten er for medarbejdernes egen regning 51

52 Eksempel - fortsat 1 Indskrivningen Cyklustid for aftale tid: 5 min. Cyklustid for aflevering: 10 min. Beregne pris og informere kunden: 10 min. Faktura: 5 min. Rigtig første gang (RFG): 88% Manuel proces med 2 medarbejdere fra indskrivningen 2 Reservedele Cyklustid ved bestilling af reservedele: 30 min. Cyklustid ved bestilling af reservedele ved ekstra arbejde: 15 min. Reservedele til rådighed: 92% Manuel proces med 2 medarbejdere fra lageret 52

53 Eksempel - fortsat 3 Undersøg bilen Bilen hentes på parkeringspladsen, hvor der er 70 pladser hvor kunden stiller sin bil. Kunden indleverer sin bil om morgnen og henter den igen om eftermiddagen. Det tager 5 min at hente bilen. Der er 7 lifte på værkstedet. Cyklustiden (C/T) for undersøgelsen af bilen er 15 min. På 35% af bilerne opdages ekstra arbejde (A/W). Afstanden fra p-pladsen til liften er 27 meter. 53

54 Eksempel - fortsat 4 Udføre service Manuel proces med 1 mekaniker Cyklustid: 50 min. Rigtig første gang (RFG): 96% Afstand: 120 m Antal lifte: Vejtest Manuel proces med 1 mekaniker Cyklustid: 15 min. Rigtig første gang (RFG): 98% Afstand: 120 m 54

55 Eksempel - fortsat 5 - Overlevering Bilen stilles på en af 70 parkeringspladser Manuel proces med 2 medarbejdere fra indskrivningen Cyklustid: 10 min. Rigtig første gang (RFG): 96% 55

56 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = FIFO Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m Kør ud 5 min. P-plads timer 240 min 5 min 5 min 240 min 15 min 50 min 15 min 10 min Gennemløbstid=580 min Ventetid=490 min Proces tid=90 min 56

57 Værdistrømsanalyse DK Auto A/S Leverandør af reservedele Indskrivning Service reminder Kunden Bestille tid Reservedele Tegn processerne for kundens henvendelse 57

58 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Kunden Antal ordrer = 420 /md. Reservedele Noter data for kunde og leverandør 58

59 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Kunden Antal ordrer = 420 /md. Overlevering Reservedele Fordeling Tegn processer for service Undersøg bilen Udføre service Vej test 59

60 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Kunden Antal ordrer = 420 /md. Overlevering Reservedele Fordeling Beregn TAKT Åbningstid / Antal 21 x 7,4 time / 420 = 155,4 x 60 min. / 4200 = 22,2 min. Undersøg bilen Udføre service Vej test 60

61 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% Undersøg bilen 7 Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service 1 7 Tilføj data for processerne og bemanding Vej test 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m 61

62 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = Opgør lagre og ventetid Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m P-plads timer 62

63 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = Tilføj transport af bilen FIFO Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m Kør ud 5 min. P-plads timer 63

64 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = Tilføj interne informations strømme FIFO Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m Kør ud 5 min. P-plads timer 64

65 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = Lav en tidslinje for de interne processer FIFO Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m Kør ud 5 min. P-plads timer 65

66 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = Tilføj cyklustiden Interne processer FIFO Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m Kør ud 5 min. P-plads timer 15 min 50 min 15 min 10 min 67

67 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftale tid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed =92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udføre service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120m Antal lifte = Tilføj ventetid og transporttid FIFO Vej test 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand= 120m Kør ud 5 min. P-plads timer 240 min 5 min 5 min 240 min 15 min 50 min 15 min 10 min 68

68 Værdistrømsanalyse Leverandør af reservedele Ordrer inden kl. 11 Fra lager inden kl Indskrivning 2 Aftaletid: 5 min Modtagelse C/T=10min Pris og info C/T=10min Faktura C/T=5 min CF=88% DK Auto A/S Service-reminder Bestille tid Ankomst Faktura Kunden Antal ordrer = 420 /md. CF=59% Overlevering 1 C/T = 10 min Reservedele 2 A/W C/T=15 min Bestilling C/T = 30 min Til rådighed = 92% P-plads timer Kør ind 5 min. Undersøg bilen 7 C/T = 15 min A/W = 35% Afstand= 30 m FIFO Fordeling Giv job C/T = 5 min A/W C/T = 3 min A/W C/T info= 1 min Udfør service C/T = 50 min CF = 96% Afstand= 120 m Antal lifte = Opgør gennemløbstid, ventetid og procestid FIFO Vejtest 7 C/T = 15 min CF = 98% Afstand = 120 m Kør ud 5 min. P-plads timer 240 min 5 min 5 min 240 min 15 min 50 min 15 min 10 min Gennemløbstid=580 min Ventetid=490 min Proces tid=90 min 69

69 Værdistrømsanalyse Kundens værdistrøm DK Auto A/S Modtager en service reminder Bestiller tid 1 gang om året Afleverer bilen Køres på Arbejde? Køres fra Arbejde? Afhenter bilen Opstil kundens aktiviteter i forbindelse med et service. 70

70 Værdistrømsanalyse Kundens værdistrøm DK Auto A/S Modtager en service-reminder Bestiller tid 1 gang om året Afleverer bilen Køres på arbejde? Køres fra arbejde? Afhenter bilen Aftaletid 5 min Aflevering: 10 min Modtagelse 10 min 7 dage Opgør på tilsvarende vis gennemløbstid, ventetid og procestid for kunden Gennemløbstid=7 dage Ventetid=7 dage Procestid=25 min 71

71 Nuværende situation Værdiskabende overfor Ikke-værdiskabende aktiviteter Ikke-værdiskabende Værdiskabende (procestid) 240 min 5 min 5 min 240 min 15 min 50 min 15 min 10 min Værdiskabende andel (VA) < 18% Ventetid=490 min Proces tid=90 min Kundens gennemløbstid Aftale tid 5 min Aflevering: 10 min Modtagelse 10 min 7 dage Ventetid=7 dage Proces tid=25 min Værdiskabende andel (VAK) for kunden < 0,25% 72

72 Problemstillinger til værdistrømanalyse -1 Kø eller ventetid skyldes begivenheder uden for virksomheden/værdistrømmen Kunden ønsker først at modtage varen på givet tidspunkt - men bestiller i god tid De aktiviteter som processerne fører frem til gennemføres på fastlagte tidspunkter, uafhængigt af processen Startprocesser ligger meget tidligt i forhold til slutprocesser uden sammenhæng i selve processen Hvad gør vi? Det er vigtigt at undersøge om der er tale om en eller flere processer. Hvis der midt i processen ventes på en uden for bestemt aktivitet, så er der tale om adskilte processer 73

73 Problemstillinger til værdistrømanalyse - 2 Store udsving i aktiviteterne så gennemsnitsberegninger kun vil være delvis berettiget Måneds- og årsafslutninger Sæson svingninger som følge af efterspørgsel Hvad gør vi? Vurderer om det er samme proces eller om der er tale om adskilte processer Brug gennemsnitsberegninger - men vær meget præcis på hvordan de laves Find frem til max og min - så grænseværdierne for udsving er kendte 74

74 Problemstillinger til værdistrømanalyse - 3 Forskellige enheder/aktører i samme proces Kunde eller ordre Ordre eller ordrelinje Kursus eller deltager Hvad gør vi? Vurderer om aktiviteterne indgår i samme proces, eller om der er tale om forskellige processer Omregn til den størrelse der giver mest fornuft i sammenhængen 75

75 Problemstillinger til værdistrømsanalyse - 4 Ydelserne er alle unikke (fremstilles som et projekt) Der er ikke kø eller lagre mellem processerne Den ydelse, vi følger, er kun til stede i en proces Hvad gør vi? Ved interview fremskaffes data for processerne Vente og køtid findes ved interview Vente og køtid er ofte erstattet af forsinkelser i processen Få data for forsinkelser og deres årsag ved interview Andre unikke ydelser før en proces er kø eller lager, som medtages 76

76 Forberedelse til dataopsamling Tegn nuværende situation, som I tror, den er Gå processen hurtigt igennem for at forstå flowet (fra igangsætning af opgaven til levering af ydelsen) Fordel opgaverne mellem deltagerne: Introduktion af gruppen til personalet ved processen Opsamling af data ved processen Opsamling af information om styrring af processen Opsamling af data omkring processen Afslutning på opgaven ved processen ("er vi på planen?") data data data 77

77 Værdistrømsanalyse - Vigtige data Cyklustid (CT) Omstillingstid (CO) Rigtig første gang og til tiden i % (CF) Hyppigheden af at ekstra arbejde afdækkes i % (A/W) Ventende opgaver (stk/tid) Forsinkelser (stk./tid) Antal arbejdspladser (lifte, montørbiler eller telefoner) Arbejdstid (uden pauser) Antal skift Antal medarbejdere/skift Antal kompetente operatører Medarbejderbelastning Årsager til forsinkelser Afstande 78

78 Dataopsamling - service Holdet går gennem alle processer for at få et overblik Gennemgangen foretages fra kunden bestiller en ydelse til kunden modtager ydelsen Materialeflowet følges for den valgte ydelse leveres til modtagelse af den valgte reservedel Data opsamles efterfølgende, mens processerne observeres Data registreres for hver proces af de udpegede personer Informationer, der beskriver den bestilte ydelse, noteres gennem alle processerne Der gøres et skøn over belastningen af medarbejderne - de arbejder med de processer, som ledelsen har defineret For hver proces registreres så mange spildtyper som muligt Ventetider og opgavelister mellem processerne registreres 79

79 Hvad er status? I genba stilles gruppen følgende fem spørgsmål: 1. Følger vi planen? 2. Hvad er det største problem? 3. Er kunderne holdt skadesløse? 4. Hvem har påtaget sig ansvaret for at løse problemet? 5. Hvornår er problemet løst, så det ikke kommer igen? Svaret på de første spørgsmål skal kunne ses af alle. Svaret på de sidste spørgsmål findes ved den proces, der er problemer med. 80

80 Værdistrømsanalyse 81

81 Udarbejdes for de udvalgte varer under ledelse af kaizenlederen Go genba! Nuværende værdistrøm 82