Psykiatriplan for Randers Kommune

Transkript

1 Psykiatriplan for Randers Kommune Med fokus p fremtidens udfordringer og ny viden Procesplan Side 1 af 12

2 Psykiatriplan for Randers Kommune - Med fokus p fremtidens udfordringer og ny viden Procesplan for udarbejdelse af psykiatriplan 1 Baggrund 1.1 Indledning Randers Kommunes Psykiatriomr de har siden strukturreformen i 2007 gennemfłrt en r kke tilpasninger af łkonomi, tilbud og organisering. Det er imidlertid socialudvalgets og forvaltningens opfattelse, at de samfundsm ssige rammer har ndret sig, og at der inden for psykiatrien, som fagomr de, er sket en stor udvikling af ny viden og metoder, som kan medvirke til at hłjne kvalitet og effektivitet i Randers Kommunes Psykiatriomr de. Der iv rks ttes derfor en mere omfattende udviklingsproces for omr det med henblik p at udnytte nye erfaringer og for at fremtidssikre indsatsen, tilbuddene og organiseringen, s ledes at borgere med psykiske lidelser ogs i fremtiden f r den bedst mulige stłtte og hj lp. 1.2 Form l Form let med psykiatriplanen er derfor fłlgende: at borgere med psykiske lidelser ogs i fremtiden f r den bedst mulige hj lp og stłtte inden for de łkonomiske rammer og s ledes, at det psykiatriske omr de er gearet til at kunne udvikle sig og tilpasse sig til kommende udfordringer. Omr det skal fremtidssikres med en afklaring af et nyt strategisk grundlag, indholdet i omr dets faglige tilbud og kerneydelser samt organisering af opgaverne. Der skal tages udgangspunkt i dels faglig viden, nye erfaringer, men ogs ud fra nogle givne vilk r og foruds tninger. For at opn dette form l skal en kommende psykiatriplan indeholde fłlgende elementer: Et nyt strategigrundlag for psykiatriomr det som helhed et nyt f lles fundament med mission, vision, b rende principper og v rdier En forslag til ydelseskatalog, der beskriver sammens tning og indhold i omr dets fremtidige indsatser, tilbud og kerneydelser Et forslag til organisering og struktur af ydelser og tilbud p enheder, geografi mv. Et forslag til organisering af opgaver og arbejdsfordeling, principper for design af jobs og for koordinering af opgaver og metoder Et forslag til handlingsplan opdelt i fokusomr der, faser/milep le for implementering af strategigrundlag, tilbud, strukturer og for etablering af systemer, der er nłdvendige for at stłtte den fremtidige organisering. Side 2 af 12

3 Der er endvidere en m ls tning om, at der skabes en bred dialog med alle interessenter p omr det og sikre, at interessenterne oplever, at man har v ret inddraget og har kunnet bidrage med ideer og holdninger, samtidig med, at man opfatter processen som v rende konstruktiv. 1.3 Grundlag for processen Udgangspunktet for udarbejdelse af psykiatriplan er positivt, forst et p den m de at der ikke er tale om, at psykiatriplanen skal lłse en kritisk situation i forhold til at lłse de daglige opgaver, der er tillagt psykiatriomr det, men derimod et positivt łnske om at styrke og forbedre psykiatritilbuddene i Randers Kommune. Den kommende psykiatriplan tager udgangspunkt i den nuv rende łkonomiske ramme. Det betyder ikke, at psykiatriomr det ikke indg r i den rlige budgetl gning og dermed kan opleve et budgetudvidelse eller reduktion ved budgetl gningen. Den overordnede ledelsesstruktur p omr det er fastlagt og givet. I forlłbet arbejdes p grundlag af Randers Kommunes v rdier som overordnede spilleregler Udarbejdelsen af psykiatriplanen skal st p skuldrene af de udviklingstiltag, der allerede er lavet i psykiatriomr det. Hermed menes at materialer fra Hvidbog og Psykiatriens dag 2010 inddrages p en anerkendende m de i forlłbet. 2 Procesplan for faserne i udarbejdelse af psykiatriplan Med denne procesplan beskrives de overordnede faser og linjer: Procesplanen best r af fłlgende faser: 1. Forberedelse 2. Kick-off og kortl gning 3. Strategigrundlag 4. Ydelser og tilbud 5. Forslag til organisering 6. Handle- og faseplan for gennemfłrelse 7. Implementering. (uden for tilbudet) 8. Evaluering og opfłlgning. (uden for tilbudet) Faserne gennemfłres i en ben proces med deltagelse af borgere, fagfolk, ledelse og medarbejdere p psykiatriomr det og Human House konsulenter. Forlłbet vil blive gennemfłrt fra fase 1-6 i perioden januar november Arbejdsmetode og -model 3.1 Arbejdsmetode Side 3 af 12

4 Som metode arbejder Human House med anerkendte organisatoriske modeller og principper. Der l gges v gt p, at der ikke er nogen facitliste til strategiske og organisatoriske problem-stillinger, men at gode lłsninger foruds tter helhedssyn og samarbejde i strukturerede processer. Endvidere, at alle berłrte interessenter, medarbejdere og ledere inddrages som udgangspunkt, og at der arbejdes med en anerkendende tilgang til deltagernes holdninger og synspunkter. Der vil blive arbejdet systematisk med kommunikation i hele forlłbet med afs t i en filosofi om central lokal kommunikation med n rmeste leder som et vigtigt bindeled mellem forlłbet og medarbejderne i basisorganisation. Der etableres den nłdvendige stłtte til lederne i form af f.eks. briefingspapirer. 3.2 Arbejdsmodel Psykiatriplanen tager afs t i nedenst ende arbejdsmodel Modellen tager udgangspunkt i, at der skal v re en rłd tr d mellem vores temaer de skal h nge sammen, og at temaerne lukkes successivt i forlłbet, s de kan st p skuldrene af hinanden. Med det forbehold at det kan v re nłdvendigt at revidere undervejs, hvis kritiske foruds tninger viser sig ikke at kunne holde. Modellen viser, at fagligt og organisatorisk skal det nye strategigrundlag for det fremtidige psykiatriomr de h ndtere/matche nogle givne rammer ovenfra og udefra, de vigtigste v rdier for organisationens interessenter og tage nłdvendige hensyn til givne, interne forhold/vilk r i psykiatriomr det. Indsatser, ydelser og tilbud skal matche og stłtte strategigrundlaget og de givne rammer, s ledes at der er sammenh ng til disse forhold og indbyrdes mellem ydelser. Og tilsvarende skal organisering af ydelser, opgaver og jobs samt koordineringen matche og muliggłre en effektiv produktion af indsatser, ydelser og tilbud. Side 4 af 12

5 Rammer - nationale - kommunale - forvaltning Psykiatriomr dets kerneopgave Analyse af interessenternes v rdier og holdninger Analyse af indre og ydre situation for Psykiatriomr det Strategisk grundlag Mission Vision V rdier B rende principper Ydelseskatalog Indsatser Tilbud Kerneydelser Organisering af ydelser og tilbud Struktur og enheder Geografi Organisering Opgaver Jobdesign Koordineringssystem Handlingsplan Implementering Stłttesystemer (Kompetenceudvikling, kultur, m lesystemer HR-politik m.v). 3.3 Projektorganisation Der neds ttes fłlgende projektorganisation En styregruppe best ende af omr delederne p Psykiatriomr det, socialchefen, lederen af drift- og udviklingsafdelingen samt leder af myndigheden. En arbejdsgruppe best ende af socialchefen, lederen af drift- og udviklingsafdelingen, interne konsulenter samt konsulenter fra Human House. Endvidere tilknyttes medarbejdere til lłsning af konkrete opgaver i forbindelse med processer osv. En faglig referencegruppe med TRere og AMRere samt eventuelt repr sentanter fra afdelinger, hvor der ikke er TR/AMR. Der kan neds ttes ad hoc arbejdsgrupper med inddragelse af andre kompetencer undervejs i forlłbet til lłsning af n rmere afgr nsede opgaver. Med udgangspunkt i, at alle interessenter og medarbejdere skal have ejerskab til et nyt fundament for f en god og holdbar lłsning, er det vigtigt, at alle har den samme forst else af de centrale elementer i forslagene, efterh nden som de bliver udarbejdet. Der er derfor i processen indlagt korte młder, hvor medarbejderne er samlet til dialog om forlłbets emner - enten i de enkelte afdelinger eller for Psykiatriomr det som helhed. Arbejdsdelingen mellem Human House og forvaltningen vil v re s ledes at Human House har til opgave at gennemfłre procesaktiviteterne i forlłbet, r dgive og sparre i forhold til organisatoriske problemstillinger og forandringsledelse samt udarbejdelse af de aftalte notater og forslag, mens forvaltningen har til opgave at udarbejde de Side 5 af 12

6 enkelte elementer af psykiatriplanen, planl gge procesmłder, invitere interessenter og eksterne fagfolk samt referatskrivning fra młder. 4 Projektets 6 faser Forlłbet foresl s opbygget af 6 faser, eksklusiv implementerings- og evalueringsfaserne. I det fłlgende beskrives de enkelte fasers hovedaktiviteter n milep le er indskrevet med kursiv. rmere. De centrale Det skal bem rkes, at: Beslutninger i det sociale udvalg skal betragtes som godkendelse af, at processen kan forts tte p de grundlag der er udarbejdet i faserne. Der skal foretages en samlet beslutning som afslutning p forlłbet Młder i styregruppen og arbejdsgruppen ikke er indskrevet i faserne, men er naturligvis forudsat afviklet. Der kan forekomme ndringer i aktiviteterne s fremt det skłnnes nłdvendigt efterh nden som processen skrider frem. Forberedelsen af aktiviteter i faserne kan for de fleste aktiviteters vedkommende foreg sidelłbende med afviklingen af andre aktiviteter Hver aktivitet med deltagelse af interessenter, ledere og medarbejdere indledes med en afklaring af rammer (hvad der er til debat og ikke til debat)og af hvilke spilleregler (roller), der g lder for aktiviteten. 1. Fase Forberedelse Etablering af forlłbet og tilrettel ggelse af proces 2. Fase Kick off og kortl gning Kortl gning af rammer, interessenter 3. Fase Strategigrundlag Udvikling af nyt f lles fundament 4. Fase Ydelser og tilbud Udvikling af Psykiatriomr dets ydelseskatalog 5. Fase Forslag til organisering Fastl ggelse af struktur, job og koordinering 6. Fase Handle- og faseplan for gennemfłrelse Indsatsomr der, Quick wins, faser og milep le 7. Fase Implementering 8. Fase Evaluering Side 6 af 12

7 Fase 1: Forberedelsesfase Etablering af forlłb og tilrettel ggelse af proces (4-5 uger) Fasen har til form l at etablere forlłbet i organisationen, herunder udarbejdelse af tidsplan og neds ttelse af styregruppe og faglig referencegruppe. Fasen indeholder fłlgende hovedaktiviteter: 1. Forberedelse og godkendelse af opgavegrundlag, udarbejdelse af tidsplan samt planl gning af kommende aktiviteter og fastl ggelse af principper for neds ttelse af referencegruppe. 2. Opstartsmłde med Psykiatriomr dets ledergruppe med pr sentation og drłftelse af forlłbets rammer, ledernes roller, spilleregler, proces, produkt, arbejdsmodel og organisering af forlłbet. P kl dning til de lokale opstartsmłder. Bidrag fra deltagerne med hvad, der er vigtigt for lederne for at sikre en god proces og et godt resultat. 3. Interessentkontakt til repr sentanter for interesseorganisationer, brugerr d m v. for at forh ndsorientere om forlłbets opstart og drłfte eventuel medarrangłrrolle. 4. Opstartsmłde med personale i form af lokale personalemłder p ca. 1 time. Pr sentation og drłftelse af form l, roller, spilleregler, proces, produkt, arbejdsmodel og organisering af forlłbet. Bidrag fra deltagerne med hvad, der er vigtigt for medarbejderne. 5. Opsamling og kvittering p indspil fra kick-off -młder og distribution til alle i Psykiatriomr det. 6. Opstartsmłde med referencegruppe. Eventuel tilretning af procesplan og input til n ste fase og kick off młde mv.. 7. Tilretning af procesplan, kommunikationsplan for n ste fase m.m. ud fra input og vurdering af forandringssituation, kultur etc. Som resultat af fasen, vil der foreligge en tidsplan med milep le, aktiviteter og młder, en kommunikationsstrategi/plan samt opsamling p indspil fra opstartsmłder i form af korte notater/power points. Human House deltager i alle aktiviteterne bortset fra punkt 4 og 5. Side 7 af 12

8 Fase 2: Kick off og kortl gning Kick-off, kortl gning og analyse af rammer, interessenternes v rdier, interne og eksterne forhold (5-6 uger) Form let med fasen er at markere, at dialogprocessen om fremtidens Psykiatri i Randers starter samt at beskrive og analysere omr dets rammer, interessenternes interesser, udfordringer og muligheder i de interne og eksterne forhold samt organisationens kultur. Fasen kan indeholde fłlgende hovedaktiviteter: 1. Kampagnestart/ som markerer for brugere, borgere og offentlighed, at processen starter. 2. Kick off- młde dialog og indspil om psykiatriomr dets rammer, interessenter, udfordringer og muligheder. Dialogmłde med en bred kreds af indbudte interessenter om rammer, kerneydelser, interessenter, interne og eksterne forhold for Psykiatriomr det. Der indledes med et fagligt opl g af en faglig vidensperson p omr det. 3. Fokusgruppeinterview med udvalgte borgere, samarbejdsparter, brugere, interesseorganisationer, medarbejdere for at uddybe og kvalificere input fra kickoff młdet. 4. Udsendelse af referater til interviewdeltagerne til kommentering med for at sikre validiteten af materialet. 5. Udarbejdelse af notat/dokumentation af kortl gning og analyse af rammer. 6. Feedbackmłde om resultatet af kortl gningen i de enkelte afdelinger for at sikre, at alle f r samme pr sentation af fakta om rammer, interne og eksterne forhold osv. Varetages af psykiatriomr dets ledere eventuelt i forbindelse med et personalemłde. 7. F rdiggłrelse af notat og drłftelse af forandringssituationen og eventuelle tiltag. Planl gning og kommunikationsplan for n ste fase. Human House deltager i aktiviteterne 2 5 og 7. Eventuelt afholdes formłde med lederne forud for feedbackmłdet. Interviews for at kvalificere og uddybe input fra kick-off vil blive tilrettelagt som semistrukturerede fokusgruppeinterviews for at deltagerne kan inspirere hinanden og korrigere hinanden. Potentielle m lgrupper for interviews kan v re brugere/borgere, samarbejdsparter, medarbejdere og ledere. Interviews gennemfłres p et samlet młde, hvor deltagerne er fordelt p mindre grupper. Antallet af fokusgrupper afgłres endeligt efter interessent-analysen, idet repr sentativiteten er vigtig for at f et brugbart resultat. Som resultat af fasen foreligger et eller flere notater med opsamling af bidrag fra kickoff młde, interviews og feedbackmłder og selve kortl gningsanalysen. Side 8 af 12

9 Fase 3: Strategigrundlag - nyt f lles fundament for psykiatriomr det (5-6 uger) Form let er, at udarbejde et forslag til et nyt strategigrundlag i form af mission, vision, v rdier og b rende principper for psykiatriomr det. Endvidere, at sikre interessenternes forst else for og accept af forslaget, og deres bud p hvad, der kan bidrage til at sikre en virkeliggłrelse af grundlaget. Fasen indeholder fłlgende hovedaktiviteter: 1. Udarbejdelse af et forslag til strategigrundlag p grundlag af bidragene fra Fase 2, som stłtter psykiatriomr dets rammer og udfordringer i fremtiden. 2. Młde med referencegruppe om forslag og gode ideer til strategigrundlagsmłde. 3. Strategigrundlagsmłde med en bred kreds af interessenter. Form let er at gennemfłre en lakmusprłve p strategiforslaget og f input til fremmere for at virkeliggłre grundlaget. Ekspert ude fra (og/eller chef fra en anden kommune) inspirerer som dj vlens advokat. 4. Tilretning af forslaget og planl gning af h ndslagsmłde med personalet. 5. H ndslagsmłde for psykiatriomr dets personale. Pr sentation af forslag til strategi-grundlag og nyt f lles fundament og drłftelse af fremmere for virkeliggłrelse af forslaget. 6. Beslutning om strategigrundlag i det sociale udvalg efter eventuelle rettelser. 7. Kommunikation efter kommunikationsplan. Drłftelse af forandringssituationen og eventuelle tiltag. Planl gning af aktiviteter og kommunikationsplan for n ste fase. Der kan eventuelt indl gges flere ledermłder undervejs i fasen. Human House deltager i aktiviteterne 1-5 og 7 i denne fase. Som resultat af fasen foreligger et dokument, som beskriver mission, vision, v rdier og b rende principper med tilhłrende forklaringer og interessenternes indspil om fremmere for forslaget. Side 9 af 12

10 Fase 4: Psykiatriomr dets ydelser, indsatser og tilbud ydelseskatalog (9 10 uger) Form let med fasen er, at udarbejde et forslag til et katalog over ydelser, indsatser og tilbud for psykiatriomr det, der stłtter og matcher strategigrundlagets mission, vision, v rdier og b rende principper. Endvidere, at sikre interessenternes forst else for og accept af forslaget, og deres bud p hvad, der kan fremme henholdsvis h mme en virkeliggłrelse af grundlaget. Fasen indeholder fłlgende hovedaktiviteter: 1 Ydelsesworkshop som et heldagsmłde med en bred kreds af interessenter. Form let er at f kreative input og gode ideer til ydelser, indsatser og tilbud p psykiatriomr det, som stłtter og matcher strategigrundlag og psykiatriomr dets rammer og udfordringer i fremtiden. En eller flere eksperter udefra kan give inspiration om kreativ t nkning. 2 Eventuel neds ttelse af arbejdsgrupper for at bearbejde og videreudvikle ideer til ydelser, indsatser og tilbud p de enkelte omr der eller p tv rs af omr der. 3 Lokale ydelsesdialogmłder (personalemłder) om ideer til ydelser i en struktureret proces. Kvalificering og kommentarer til ideerne. Efterfłlgende udsendes dokumentation for kommentarer og gode ideer. 4 Udarbejdelse af et eller flere forslag til ydelseskataloger med ydelser, indsatser og tilbud for psykiatriomr det. 5. Młde med referencegruppe om forslag til ydelseskatalog for at kvalificere kataloget og f gode ideer til młde med interessenter. 6. Ydelseskatalogmłde med en bred kreds af interessenter Form let er at pr sentere forslaget, at deltagerne tjekker, om det opfylder form lene og at f forbedringer til forslaget og dets foruds tninger. 7. Tilretning af forslaget og drłftelse af forandringssituationen. 8. Beslutning om ydelseskatalog i det sociale udvalg efter eventuelle rettelser. Eventuel drłftelse af s rlige tiltag i forbindelse med beslutningen. 9. Kommunikation efter kommunikationsplan. Planl gning af aktiviteter og kommunikationsplan for n ste fase. Der kan eventuelt indl gges flere ledermłder undervejs i fasen. Den tidsm ssige udstr kning af fasen vil afh nge af behovet for at neds tte arbejdsgrupper til videreudvikling af ydelser. Human House deltager i aktiviteterne 1-2,4-7 og 9 i denne fase. Som resultat af fasen foreligger et dokument, som beskriver psykiatriomr dets ydelser, indsatser og tilbud samt en liste over tanker om foruds tninger for at kunne levere ydelserne. Side 10 af 12

11 Fase 5: Forslag til organisering (6-7 uger) Form let med fasen er at udarbejde et forslag til organisering af ydelser, struktur og tilbud p enheder, geografi mv. samt til organisering af opgaver og arbejdsfordeling, principper for design af jobs og for koordinering af opgaver og metoder. Forslaget skal stłtte og matche omr dets rammer, strategigrundlaget og ydelseskataloget. Fasen indeholder fłlgende hovedaktiviteter: 1. Udarbejdelse af alternative forslag til organisering af ydelser og opgaver, strukturer, jobdesign og koordineringssystemer, som stłtter rammer, udfordringer, strategigrundlag og ydelseskatalog. 2. Młde med omr dets ledere med henblik p kommentarer, forslag til forbedringer. 3. Młde med referencegruppen med samme dagsorden. 4. Tilretning af forslag og eventuelt af proces. 5. Organiseringsmłde. Pr sentation og dialog med interessenter, jfr. de tidligere młder og workshops. Vurdering og drłftelse af svage og st rke sider, forbedringer og ideer om kritiske foruds tninger for gennemfłrelse. 6. Ledelsesm ssig afklaring af forslag til organisering og om ndringer af forlłbet. 7. Politisk godkendelse af forslag til organisering af ydelser og tilbud m.v. 8. Udmelding om organisering og det videre arbejde. 9. Planl gning af aktiviteter og kommunikationsplan for n ste fase. Drłftelse af forandringssituation. Human House deltager i planl denne fase. gning og gennemfłrelse af aktiviteterne 1-5 og 9 i Som resultat af fasen foreligger et dokument som beskriver et forslag til fremtidig organisering med tilhłrende forklaringer og med bidrag om kritiske foruds tninger og hvad der er vigtigt i det videre forlłb med realisering. Side 11 af 12

12 Fase 6: Handle- og faseplan for gennemfłrelse (5-6 uger) Form let med fasen er at kortl gge og opstille forslag til en handle- og faseplan for gennemfłrelsen opdelt p fokusomr der med angivelse af faser og eventuelt milep le. Produktet skal s ledes danne input til et stłrre eller mindre antal implementeringsforlłb. Fasen indeholder fłlgende aktiviteter: 1. Udarbejdelse af opl g til fokusomr der og tiltag p grundlag af materialer fra de forrige faser. Opl gget kan v re mere eller mindre detaljeret afh ngig af den konkrete situation. 2. Pr sentation og dialog med ledergruppen, forbedringer og gode ideer til quick wins, dialog om parathed, kompetencer og betydning af kultur. Drłftelse af faser og r kkefłlgeplan. 3. Pr sentation og dialog med referencegruppen med samme dagsorden som for ledergruppen. 4. Handleplanmłde med alt personale p f lles młde eller p n rmere afgr nsede afdelinger med pr sentation og dialog med samme dagsorden som for ledergruppe og referencegruppe. 5. Opsamling og bearbejdning af indspil fra personalemłde og revision af opl g. 6. Beslutning om handle- og faseplan, herunder definition af projekter og deres organisering. Der kan v re politiske forhold, der skal forel gges det sociale udvalg eller orienteres om. 7. Kommunikation om beslutning til organisationen. 8. Projektevaluering af forlłbet Human House deltager i alle aktiviteterne bortset fra punkt 6 og 7. Endvidere afsluttes forlłbet med en f lles projektevaluering. Handle- og faseplanen beskrives i fokusomr der og spor med en beskrivelse af sammenh ng mellem spor, opdeling i delfaser og milep le og prioritering af tidsr kkefłlge, muligheder for quick wins og opgaver i forhold til forandringssituationen. Fase 7: Implementering Implementering er ikke n rmere beskrevet, idet aktiviteten vil afh nge af Fase 6. Fase 8: Evaluering og opfłlgning Implementering er ikke n rmere beskrevet, idet aktiviteten vil afh nge af Fase 6. Side 12 af 12