DDElibra H Å N D B O G

Transkript

1 H Å N D B O G Axiell Danmark A/S Version GUI Copyright 2015

2 2

3 3 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse Introduktion Søgning i dokumentationen Åbning af modul Funktioner Indstillinger Modulvinduets opbygning Fane 1 Overførte poster/fremsøgte Fane 2 Accession Formular Lister Fane 3 Leverandør Liste Formular Fane 4 Konto Liste over fremsøgte konti Formular til oprettelse / opdatering af konti Liste over kontoperioder Valuta Liste Formular Overførsel af poster fra Søgning til Accession Funktionalitet i Accession Valuta Kald af valuta Oprettelse af valuta Opdatering af valuta Sletning af valuta Kontoregister Kontostruktur Oprettelse af konto Fremsøgning af konto / konti Opdatering af konto Sletning af konto Kontoperioder Oprettelse Opdatering af kontoperioder Sletning af kontoperioder Summéring af konti og kontoperioder Overdisponering Leverandørregisteret... 35

4 Oprettelse af leverandør Fremsøgning af leverandører Udskrivning af adresselabel Opdatering af leverandør Sletning af leverandør Accession Visning af beholdningslinjer Søgning ved aktivering af (F8) "Find" i fane 1 og fane Søgning i feltet "Idnr." i fane Visning af bibliografisk post Oprettelse af bibliografisk post Skift idnr Monografier Bestilling Rykkere Opdatering af bestillinger Sletning af linjer / bestillinger Indbinding Rygtekst Kundebøger Modtagelse Tidsskrifter Bestilling af tidsskriftsabonnement Ændring af abonnement Modtagelse af abonnementer Ophør / opsigelse af abonnement Indbinding af tidsskrifter Betaling af abonnementer Enkeltnumre Udskriv Udskrifter Gensendelse af elektroniske bestillinger Afsendelse af elektronisk bestilling Statuskoder Funktionskoder Nummertyper... 60

5 5 2 Introduktion er et administrativt modul til DDElibra. Modulet håndterer bestillinger af materialer, fra et ønske opstår til materialet er modtaget og klart til udlån. Herunder håndterer systemet automatisk rykning, indbinding samt budgetkontrol. Der håndteres såvel enkeltmaterialer (bøger, musik m.v.) som tidsskrifter og andre periodica, der anskaffes som abonnement. Efterfølgende anvendes ordet "Accession" for det samlede modul. For at kunne bestille et materiale er det en forudsætning, at aktuelle leverandører og bogbindere er oprettet i leverandørregisteret. I leverandørregisteret oprettes desuden aktuelle returadresser. Endelig skal relevante valutaer være oprettet i valutaregisteret, og der skal være oprettet en kontostruktur med budgetoplysninger for de enkelte konti. 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen som pdf eller html med (Ctrl+F). Rettelser siden sidste version er markeret med blåt. 4 Åbning af modul "Accession" åbnes med (Ctrl+I).

6 6 5 Funktioner I "Accession" kan følgende funktioner benyttes. Funktionen findes i faneblad 2, hvis intet andet er angivet. Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Prisforesp. Alt+F5 Foretager opslag i materialeleverandørens webservice til priser. Der gives mulighed for at opdatere betalingslinjen med den aktuelle pris. Slg.lev.priser Alt+Shift+F5 * Foretager sammenligning af leverandørpriser. Der vises et vindue, hvor det er muligt at vælge en anden leverandør. Vis post F6 * Fane 1 "Søgning" og fane 2 "Accession" Viser posten i nyt vindue med mulighed for at vælge visningsformat. Her kan også vises materialets forside. I fane 2 findes funktionen kun i menuen "Funktioner". Gem fakturadata Shift+F6 * Gemmer indholdet af felterne "Fakt.nr." og "Fakt.dato" for én markeret betalingslinje, med henblik på at kunne indsætte det i en anden fakturalinje med funktionen "Hent fakturadata". Hent fakturadata Alt+F6 * Indsætter værdier gemt med "Gem fakturadata" i felterne "Fakt.nr." og "Fakt.dato" for markeret betalingslinje/r. Opret F7 Opretter en bestillingspost i databasen. Der foretages først oprettelse, når alle obligatoriske felter er udfyldt. Feltet "Bestil.nr." udfyldes automatisk med et maskingenereret bestillingsnummer. Slet Shift+F7 Fjerner markerede beholdning-, fordelingseller betalingslinjer. Når der ikke er flere beholdning-, fordelings- eller betalingslinjer kan selve bestillingen slettes. Bestillingen kan ikke slettes, hvis der er beholdningseller betalingslinjer.

7 7 Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Bestil +kø Ctrl+F7 Bestillingen får ved aktivering et bestillingsnummer og en bestillingsdato. Samtidig genereres der en udskrift der placeres i "ventekøen". Leverandør-bestillingsformatet benyttes. Bestil kø Alt+F7 Bruges til at markere en bestilling som bestilt. Bestillingen får et bestillingsnummer og en bestillingsdato, men der genereres ikke nogen udskrift til ventekø. Find F8 Fane 1 "Søgning" og Fane 2 "Accession" Kalder en søgepopup, der giver mulighed for at fremsøge bestillinger. Ud over CCLsøgning er der mulighed for søgning i udvalgte felter fra fane 2's formular samt betalingslinje. Efter indtastning af søgekriterier trykkes (Alt+F) "Find". Hvis knappen "Find" er fremhævet kan der alternativt trykkes (Retur). De bestillinger, der opfylder de indtastede søgekriterier, findes frem. I alle felter kan der trunkeres med "?" og maskeres med "!". For at undgå at søgningen finder unødvendigt mange bestillinger, vil systemet som standard kun vise op til 100 fundne bestillinger. Det er de nyeste bestillinger, der vises. Opdater Shift+F8 Opdaterer de ændringer, man har foretaget. Der kan kun opdateres, hvis alle obligatoriske felter er udfyldt. Linjer Ctrl+F8 Kalder en popup, der giver mulighed for at indsætte nye linjer. Der kan indsættes fordelings, beholdnings eller betalingslinjer. Betalingslinjer kan først indsættes, når der i dialogen er valgt konto. Forstør Alt+F8 Funktionen er aktiv, når man er placeret i et felt, hvor det er muligt, at skrive ud over feltets synlige længde. Aktivering kalder en popup, der viser hele feltets indhold.

8 8 Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Sorter F9 * Sorterer beholdningslinjerne efter nummeroplysningerne i periodikafelterne år / volume / nummer. Anvendes til at genoprette nummerordenen ved fejl. Ford.lin. Shift+F9 Ændrer skærmbilledet, så hele den nederste del udelukkende bruges til fordelingslinjer. Ophæves ved tryk på "Ford.lin." (Shift+F9) endnu en gang. Beh.lin. Ctrl+F9 Ændrer skærmbilledet, så hele den nederste del udelukkende bruges til beholdningslinjer. Ophæves ved tryk på "Beh.lin." (Ctrl+F9) endnu en gang. Bet.lin Alt+F9 Ændrer skærmbilledet, så hele den nederste del udelukkende bruges til betalingslinjer. Ophæves ved tryk på "Bet.lin." (Alt+F9) endnu en gang. Vis kassationer Ctrl+Shift+F9 * Hvis der i feltet "Opbev." På den aktuelle bestilling står: "Gl. ex. kasseres", vil de materialer der blev kassationsmarkeret i materialevalgsmodulet blive vist ved aktivering af "Vis kassationer". Genvejsmenu Shift+F10 * Aktiver genvejsmenu. Det er samme funktion der også kan aktiveres ved at højreklikke i et felt. Funktion Ctrl+F10 Skifter funktionskode på markerede beholdningslinjer. Opret periode Ctrl+F10 Fane 4 "Konto" Opretter periode til en markeret konto. Indbind Alt+F10 Lægger en bogbinderbestilling i ventekø. Er kun aktiv, når der findes en beholdningslinje med funktionskoden "IND". Summér Alt+F10 Fane 4 "Konto" Foretager en summering af alle fremsøgte konti i kontoregisteret.

9 9 Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Historik Ctrl+Shift+F10 * Fane 1 "Søgning" og Fane 2 "Accession" Viser hvilke statusskift en bestilling har gennemgået. I fane 2 findes funktionen kun i menuen "Funktioner". Opret post F11 * Åbner popup til katalogisering i valgt katalogiseringsformat. Ret post Shift+F11 * Åbner popup med den aktuelle post i valgt katalogiseringsformat. Udskriv label Ctrl+F11 * Findes i menuen "Filer" Udskriver labels til markerede beholdningslinjer fra fane 2 "Accession". Label Ctrl+F11 Fane 3 "Leverandør" Udskriver adresselabel på en markeret leverandør. Valuta Alt+F11 Fane 1 "Søgning", Fane 3 "Leverandør" og Fane 4 "Konto" Kalder valutaregisteret. År/vol./nr. Alt+F11 Anvendes ved modtagelse af første nr. i et tidsskriftabonnement, ved modtagelse af ekstranumre samt ved rettelser. Ford.profil Ctrl+Shift+F11 * Kalder popup til valg af opstillingsprofiler til fordelingslinjerne. Beh.profil Ctrl+Alt+F11 * Kalder popup til valg af opstillingsprofiler til beholdningslinjerne. Indstillinger F12 Giver mulighed for valg af hvilken funktionskode der skal skiftes til ved modtagelse fra leverandør. Giver desuden mulighed for valg af antal labels ved modtagelse, katalogiseringsformat, samt hvilke beholdningsposter der skal vises. Der kan desuden vælges begrænset visning af beholdnings- og betalingslinjer. Valgene gemmes for den aktuelle login.

10 10 Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Blank Shift+F12 Fane 1 "Søgning" og Fane 2 "Accession" Sletter indholdet i alle felter. Tss.linjer Alt+F12 Anvendes når man første gang modtager et tidsskrift, der er bestilt i abonnement. Aktivering medfører, at der indsættes beholdningslinje, svarende til de fordelingslinjer der er oprettet. Funktionen bruges også når der er behov for ekstra linjesæt. Rediger rygtekst Ctrl+Shift+F12 * Anvendes hvis man ønsker en rygtekst, der afviger fra den rygtekst systemet genererer automatisk. Rygtekst printes på indbindingsbestillinger. Skift idnr. Ctrl+Alt+Shift+F12 * Flytter alle beholdninger samt tilknyttede udlån, regninger, reserveringer og fjernlån fra et idnr. til et andet. Kviktabulering Alt+Enter * Flytter markøren imellem formular og aktive fordelings-, beholdnings- og betalingslinjer. Programmér chips Ctrl+Alt+Shift+F9 * Hvis biblioteket anvender chips skal funktionen "Programmér chips" være tjekket af. Skift type Ctrl+Alt+Shift+F8 * Giver mulighed for at ændre type på bestillingen (Monografi, Periodica og Enkelt nummer). Funktionerne er kun aktive, når de er relevante. Funktioner markeret med * vil kun være tilgængelige i funktionsmenuen. 5.1 Indstillinger Ved tryk på (F12) "Indstillinger" fremkommer et vindue med forskellige opsætningsmuligheder: Modtagelse: Her vælges hvilken funktionskode der skal skiftes til ved modtagelse af materialer ("ML" Modtaget fra Leverandør eller "ML-" Modtaget fra Leverandør Ikke til bestand). Her kan også vælges, hvor mange automatiske labels (0-6) der ønskes udskrevet ved modtagelse.

11 11 Katalogiseringsformat: Her vælges hvilket katalogiseringsformat der skal anvendes ved oprettelse og rettelse af bibliografiske poster. Begrænsning af visning: Her vælges hvilke typer beholdningslinjer der ønskes vist. Normalt vises kun almindelig beholdning. Der er følgende alternative valgmuligheder: "Vis kasserede beh." (KAS), "Vis annullerede beh." (ANN), "Vis Samlede" (tidsskriftshæfter der er blevet indbundet) (SAM), "Vis øvrige beh." (almindelig beholdning) eller "Vis alle". Ud over det kan der supplerende vælges/fravælges "Vis også eksterne acc" Begrænsningen er om eksterne accessionsposter skal med i fremsøgning af accessioner eller ej. Funktionen er tiltænkt centralbibliotekers fællesindkøb. Når der skal laves egne bestillinger vil der normalt være et behov for at skjule bestillinger til andre biblioteker ved fremsøgning af bestillinger (fjern flueben). Der forudsættes trimning der definere hvad der er eksterne accessionsposter. Begrænsningen defineres ud fra leverandørkoder. Visning: Her kan det vælges om antallet af viste beholdnings- og betalingslinjer skal begrænses. Std. for stk.pris i betalingslinjer: Her vælges om man som standard ønsker at angive stk.pris med eller uden moms. Foretag de ønskede valg og tryk "OK" (Alt+O) eller (Retur). Valgte indstillinger kan gemmes i opsætningen.

12 12 6 Modulvinduets opbygning Modulet indeholder 4 faner: "Overførte poster/fremsøgte", "Accession", "Leverandør" og "Konto". Fanerne indeholder lister. Det er valgfrit hvilke kolonner, der skal vises i listerne. Klik på ikonet til højre for kolonneoverskrifterne og vælg hvilke kolonner, der ønskes vist. 6.1 Fane 1 Overførte poster/fremsøgte Fanen er inddelt i 2 lister. Øverste liste indeholder bibliografiske poster, der er overført fra søgning. Listen har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Forfatter Titel DK5 Indhold: Forfatterangivelse Titelangivelse Klassemærke Nederste liste indeholder bestillinger til en markeret bibliografisk post eller fremsøgte bestillinger. Bestillingerne kan være søgt frem enten i fane 1 Søgning eller i fane 2 Accession. Listen har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Best.nr. Best.id. Forfatter Titel Sagsbeh. Fagref. Indhold: Bestillingens interne nr. i systemet. Evt. bestillingsidentifikation. Forfatter fra bestillingens bibliografiske post. Titel fra bestillingens bibliografiske post. Sagsbehandler Fagreferent

13 13 Kolonnebetegnelse: Leverandør Bestilt Modtaget Status Oprettet Indhold: Leverandør Det antal materialer der er bestilt. Det antal materialer der allerede er modtaget. Den aktuelle status for bestillingen. Oprettelsesdato for bestillingen. I skærmbilledets statuslinje nederst til højre, kan der være op til 2 tællere med følgende informationer: Antal poster medtaget fra søgning og antal fremsøgte bestillinger. Hver tæller fremstår som to tal adskilt af en skråstreg. Første tal viser nummeret på den markerede post / den markerede bestilling. Sidste tal viser det samlede antal overførte poster / fremsøgte bestillinger. Derudover vises et tal for hvor mange automatiske labels der aktuelt udskrives ved modtagelse af materialer. Kan defineres under "Indstillinger" (F12) i fane Fane 2 Accession Fanen indeholder øverst en formular og nederst nogle lister. Ved monografier og enkeltnummerbestillinger vil der være en beholdnings- og en betalingsliste. Ved periodica vil der desuden være en fordelingsliste Formular Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Idnr. Monogr. Period. Enkeltnr. Indhold: Identifikationsnummeret for den bibliografiske post, som bestillingen er knyttet til. Til højre for feltet "Idnr." vises oplysninger om den bibliografiske post. Felt der skal være markeret, når man ønsker at bestille en monografi. Felt der skal være markeret, når man ønsker at bestille et abonnement. Felt der skal være markeret, når man ønsker at bestille et enkeltnummer af et tidsskrift eller et periodica.

14 14 Feltbetegnelse: Sagsbeh. Fagref. Best.nr. Best.id. Best.dato Bestilt ant. Modtaget ant. Status Statusdato Statusnote Stamnote Leverandør Lev.note Returadr. Indhold: Sagsbehandler. Fagreferent. Systemet genererer automatisk et bestillingsnummer. Feltet kan ikke rettes. Bestillingsidentifikation. Feltet er valgfrit, men kan evt. bruges til angivelse af et unikt søgeord til brug ved fremsøgning af tidsskriftsposter. Angiver den dato, hvor materialet blev bestilt. Denne dato udfyldes automatisk af systemet, når der trykkes "Bestil +kø" eller "Bestil kø". Antal eksemplarer af det pågældende Idnr. der skal bestilles. Når leverandørfeltet er udfyldt, vil systemet automatisk indsætte det samme antal beholdningslinjer, hvis det er en monografi eller en enkeltnummerbestilling. Hvis det er et tidsskrift vil systemet indsætte det samme antal fordelingslinjer. Summen af materialer der er modtaget fra leverandør og bogbinder. Der optælles ud fra antallet af beholdningslinjer. Feltet ajourføres af systemet. Her angives den aktuelle status, som bestillingen befinder sig i. Feltet skal ajourføres manuelt. Dato for oprettelse af den aktuelle status. Feltet udfyldes automatisk af systemet. Statusnote som knytter sig til statuskoden. Feltet er valgfrit. Note med plads til generelle oplysninger vedr. bestillingen. Felt til angivelse af leverandør. Mulige leverandører kan vælges i dropdownboks. Note til leverandøren. Feltet er valgfrit. Felt til angivelse af returadresse. Feltet indeholder en kode for den adresse, hvortil leverandøren skal returnere bestilt materiale. Returadressen oprettes i leverandørregisteret. Hvis feltet er tomt, bruges bibliotekets adresse (som er trimmet).

15 15 Feltbetegnelse: Best.form Ryk.form. Lev. kundenr. Lev.tid Ryk.nr. Bogbinder Bogb.note Returadr. Best.form. Ryk.form. BB.kundenr. Lev.tid Indhold: Angiver det format, der skal benyttes ved udskrivning af bestilling til leverandør. Angiver hvilket udskriftformat, der skal benyttes ved rykkergenerering til leverandør. Hvis feltet er tomt, rykkes der ikke. Angiver bibliotekets kundenummer hos leverandøren. Maksimum antal dage leverance fra leverandør forventes at tage. Lev.tid bruges, når nye beholdningslinjer indsættes, til at beregne rykkerdato. Rykkerdatoen sættes til dags dato plus leveringstiden. Bemærk at rykkerdatoen for efterfølgende rykkere beregnes ud fra feltet "Tid mellem rykkere" i leverandørregisteret. Hvis dette er tomt anvendes en default periode. Rykkerdato for periodica i abonnement beskrives efterfølgende. Aktuelt rykkernummer. Nummeret opdateres automatisk ved generering af rykkere. Felt til angivelse af bogbinder. Mulige bogbindere kan vælges i dropdown. Note til bogbinderen. Feltet er valgfrit. Felt til angivelse af returadresse. Feltet indeholder en kode for den adresse, hvortil bogbinderen skal returnere bestilt materiale. Returadressen oprettes i leverandørregisteret. Hvis feltet er tomt, bruges bibliotekets adresse (som er trimmet). Angiver det format, der skal benyttes ved udskrivning af bestilling til bogbinder. Angiver hvilket udskriftformat, der skal benyttes ved rykkergenerering til bogbinder. Hvis feltet er tomt rykkes der ikke. Angiver bibliotekets kundenummer hos bogbinder. Maksimum antal dage leverance fra bogbinder forventes at tage. Lev.dato bruges, når nye beholdningslinjer indsættes, til at beregne rykkerdato. Rykkerdatoen sættes til dags dato plus leveringstiden. Bemærk at rykkerdatoen for efterfølgende rykkere beregnes ud fra feltet "Tid mellem rykkere" i leverandørregisteret. Hvis dette er tomt anvendes en default periode. Rykkerdato for periodica i abonnement beskrives efterfølgende.

16 16 Feltbetegnelse: Ryk.nr. Opbev. Indhold: Aktuelt rykkernummer. Nummeret indsættes automatisk. Benyttes normalt ved periodica (se nedenfor). Benyttes desuden for monografier, hvis en evt. kassationsmarkering registreret i materialevalgsmodulet skal medføre automatisk kontrolreservering (trimbart). Feltet vil indeholde en besked om, at der er materialer, der skal kasseres. En liste over disse materialer kan ses ved tryk på "Vis kassationer" (Ctrl+Shift+F9). Ved periodica og enkeltnummer desuden: Feltbetegnelse: PIF Vis få beh. Vis få bet. Ab.nr. Udløb Opbev. Num.type Frekvens Frekv.note Indhold: Knap der ved aktivering kalder en popup til registrering af PIF note. Begrænser antallet af viste beholdningslinjer til 2 gange antallet af abonnementer, dog mindst 4 linjer. Begrænser antallet af viste betalingslinjer til de seneste 3 år. Her kan registreres et eventuelt abonnementsnummer. Feltet kan rumme 240 tegn. Udløbsdato (ååååmmdd) for abonnementet (angivelse af hvor længe abonnementet er betalt). Tekst som angiver bibliotekets opbevaringspraksis. Her angives, hvilken nummertype der skal bruges. Nummertypen afgør, hvad der kan stå i nr., vol. og år felterne. Hvis feltet er tomt, er nr., vol. og år felternes indhold valgfrit, men sorteringen er alfanumerisk, og der beregnes ikke nyt nummer. Nummertyperne vælges i dropdown. Nummertyper er nærmere beskrevet i afsnittet "Nummertyper". Angiver det forventede antal gange i løbet af et år, der kommer et nyt nummer af dette periodica. Hvis der f.eks. står i feltet, forventes der 12 numre pr. år. Hvis der står 0.5, forventes der et nummer hvert andet år. Frekvensen bruges af nogle nummertyper, til at beregne det største tal der må stå i "Nr." feltet. Desuden bruges frekvensen til at beregne rykkerdato. Her kan man skrive en forklarende tekst, til den frekvens som er angivet. Feltet er valgfrit.

17 17 Hvis der er fremsøgt mere end en bibliografisk post, vil der til højre for feltet "Enkeltnr." være en eller to sorte pile (Pil ned/pil op), der angiver, at det er muligt at blade imellem de fremsøgte bibliografiske poster. Der kan blades imellem de bibliografiske poster med (Ctrl+Page Down) og (Ctrl+Page Up). En oversigt over de fremsøgte poster kan desuden ses øverst i fane 1 "Søgning". En markeret post i fane 1 "Søgning" vil blive vist ved efterfølgende skift til fane 2 "Accession". Hvis der er fremsøgt mere end en bestilling vil der til højre for feltet "Enkeltnr." være en eller to sorte pile (Pil-højre/Pil-venstre), der angiver, at det er muligt at blade imellem de fremsøgte bestillinger. Der kan blades imellem bestillingerne med (Ctrl+Shift+Page Down) og (Ctrl+Shift+Page Up). En oversigt over de fremsøgte bestillinger kan desuden ses nederst i fane 1 "Overførte poster/fremsøgte". En markeret bestilling i fane 1 " Overførte poster/fremsøgte " vil blive vist ved efterfølgende skift til fane 2 "Accession" Lister Fordelingslisten indeholder følgende kolonner. Listen anvendes ved bestilling af periodica: Kolonnebetegnelse: Str. Filial Afd. Opst. D.opst. M.sam. Flydkode Cirk. Indhold: Her angives, om materialet skal have en stregkode på, når det modtages. Hvis der er "flueben" i feltet, skal der stregkode på, og materialet kan desuden ses som værende undervejs ved søgning i søgesystemet. Hvis feltet er blankt, skal der ikke stregkode på, og materialet kan ikke ses i søgesystemet. Et blankt felt betyder desuden, at materialet ikke indberettes til BS/DBC. Når fordelingslinjerne indsættes, vil der som default være "flueben" på. Kode for filial. Kode for afdeling. Kode for opstilling. Kode for delopstilling. Kode for materialesamling. Flydkode er en regel, der knytter sig til materialets profiloplysninger. Koden anvendes af IMS (Intelligent MaterialeStyring) til at styre, hvor materialet skal sendes hen. Cirkulationsmarkering. Indikerer om materialet skal bringes i cirkulation. * betyder, at der er tale om "stjernecirkulation", hvilket i praksis betyder, at materialet skal retur til biblioteket mellem hvert udlån. O betyder "rutecirkulation", hvilket i praksis betyder, at mate-

18 18 Kolonnebetegnelse: Indhold: rialet cirkulerer mellem de enkelte personer og evt. kommer retur til biblioteket til sidst. Hvis man intet skriver i feltet skal materialet ikke cirkulere. Cirkulationsmarkeringen kan anvendes i Cirkulationsmodulet. Klarg. Eks.note Funkt.dato Funktion Pris Her angives, hvordan materialet skal klargøres (plastes m.m.). Teksten fra den valgte kode vil blive udskrevet på bestillingen til leverandøren. Note til det enkelte eksemplar. Indeholder funktionsdatoen for fordelingslinjen. Datoen er knyttet til funktionskoden, og betydningen er afhængig af denne funktionskode. Datoen indsættes automatisk. Viser en funktionskode, som fortæller, hvor materialet befinder sig i bestillingsforløbet. Angående betydningen af de enkelte funktionskoder henvises til afsnittet "Funktionskoder". Feltet kan ikke rettes manuelt, men ændres i forbindelse med tildeling af stregkode eller ved aktivering af funktionstasten "Funktion" (Ctrl+F10) med efterfølgende valg af ønsket funktion. Funktionskoden ændres desuden automatisk ved rykkergenerering. Ved anvendelse af (Ctrl+F10) ændres funktion på markerede linjer. Felt til evt. registrering af stk. pris. Prisen vil automatisk følge med til beholdningslinjerne for de enkelte tidsskriftnumre. De registrerede priser vil desuden kunne ses i "Beholdning". Beholdningslisten indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Indhold: Materialenummer eller pseudomaterialenummer som muliggør reserveringer og beholdningsregistrering af materialet, før det er modtaget. Et pseudomaterialenummer begynder med bogstavet A. Når der indsættes nye linjer får disse linjer automatisk tildelt pseudomaterialenumre. Når et pseudomaterialenummer erstattes af et rigtigt materialenummer, skifter beholdningsposten funktionskode til ML (Modtaget fra Leverandør) eller ML- (Modtaget - ikke til bestand). Når et materialenummer er erstattet, hoppes automatisk ned til næste linje som har et pseudomaterialenummer.

19 19 Kolonnebetegnelse: Str. Filial Afd. Opst. D.opst. M.sam. Flydkode Cirk. Klarg. Eks.note Funkt.dato Indhold: Her kan angives, om materialet skal have en stregkode på, når det modtages. Hvis der er "flueben" i feltet, skal der stregkode på, og materialet kan desuden ses som værende undervejs ved søgning i søgesystemet. Hvis feltet er blankt, skal der ikke stregkode på, og materialet kan ikke ses i søgesystemet. Et blankt felt betyder desuden, at materialet ikke indberettes til BS/DBC. Når beholdningslinjerne indsættes, vil der som default være "flueben" i feltet. Kode for filial. Kode for afdeling. Kode for opstilling. Kode for delopstilling. Kode for materialesamling. Flydkode er en regel, der knytter sig til materialets profiloplysninger. Koden anvendes af IMS (Intelligent MaterialeStyring) til at styre, hvor materialet skal sendes hen. Cirkulationsmarkering. Indikerer om materialet skal bringes i cirkulation. * betyder, at der er tale om "stjernecirkulation", hvilket i praksis betyder, at materialet skal retur til biblioteket mellem hvert udlån. O betyder "rutecirkulation", hvilket i praksis betyder, at materialet cirkulerer mellem de enkelte personer og evt. kommer retur til biblioteket til sidst. Hvis man intet skriver i feltet skal materialet ikke cirkulere. Cirkulationsmarkeringen kan anvendes i Cirkulationsmodulet. Her angives, hvordan materialet skal klargøres (plastes m.m.). Teksten fra den valgte kode vil blive udskrevet på bestillingen til leverandøren. Note til det enkelte eksemplar. Indeholder funktionsdatoen for beholdningslinjen. Datoen er knyttet til funktionskoden, og betydningen er afhængig af denne funktionskode.

20 20 Kolonnebetegnelse: Funktion Fra år Til år Vol. Nr. Note 1 Note 2 Pris Indhold: Funktionskode som fortæller, hvor hvert enkelt materiale befinder sig i bestillingsforløbet, idet alle materialer ikke nødvendigvis er nået lige langt i processen. F.eks. kan det være, at kun 2 ud af 7 modtagne bøger skal sendes til indbinding. Derfor har man for hver beholdningslinje en funktionskode, som fortæller, hvor materialet er i processen. Angående betydningen af de enkelte funktionskoder henvises til afsnit "Funktionskoder". Feltet kan ikke rettes manuelt, men ændres i forbindelse med tildeling af stregkode eller ved aktivering af funktionstasten "Funktion" (Ctrl+F10) med efterfølgende valg af ønsket funktion. Funktionskoden ændres desuden automatisk ved rykkergenerering. Ved anvendelse af (Ctrl+F10) ændres funktion på markerede linjer. Materialets udgivelsesår. Anvendes, hvis materialet dækker en periode på mere end et år. Angiver volume (årgang) for materialet. Materialets nummer. Valgfrit felt. Valgfrit felt. Felt til evt. registrering af stk. pris. Feltet vil automatisk blive udfyldt ved tidsskrifter, hvis prisen er angivet i den tilsvarende fordelingslinje. I beholdningslisten svarer hver linje til en beholdningsregistrering. Her registreres materialenummer, opstillingsprofil, funktionskode osv. Hver linje repræsenterer et materiale, som man forventer at modtage eller har modtaget. Betalingslisten indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Ant. År Indhold: Det antal enheder betalingen på en konto omfatter. Det budgetår beløbet skal hæves fra.

21 21 Kolonnebetegnelse: Konto Bet.type Indhold: Kontonummeret som skal anvendes til betalingen. Kode for betalingstypen. Koden angiver, om beløbet er disponeret for senere betaling, eller om det er en egentlig betaling. Standard betalingstyper: - Betalt beløb (BB) - Disponeret beløb (DB) Moms Stk.pris Rabat Totalpris Bet.sted Bet.note Fakt.nr. Valuta Kurs Fakt.dato Momskoder. Her angives, om stykprisen er inklusiv moms (+) eller uden moms (-). Dvs. når der vælges moms (+), fratrækkes moms automatisk ved beregning af totalprisen og dermed også ved konteringen. Om standard skal være med eller uden moms kan defineres under "Indstillinger" (F12). Materialets stykpris jfr. Valutaens Kurs. Her angives i procent, hvad der evt. gives i rabat. Rabatten kan hentes fra leverandørposten. Her vises den beregnede totale pris. Feltet kan ikke rettes. Udfyldes kun hvis betaling skal ske til anden leverandør end bestillingen er sendt til. Her kan angives supplerende oplysninger om betalingen. Fakturanummer. Funktionerne "Gem fakturadata" (Shift+F6) / "Hent fakturadata" (Alt+F6) kan benyttes hvis samme fakturanummer og dato skal sættes på flere betalingslinjer på samme bestilling eller betalingslinjer på en anden bestilling. Kode for valuta. Indeholder valutaens kurs i forhold til lokal valuta. Værdien hentes fra den valutakurs der vedligeholdes i "Valuta" (Alt+F11) kaldt fra Accessionsmodulets fane 4. Det er dog muligt at overskrive den kurs der er hentet. Udfyldes manuelt med dato på faktura. Funktionerne "Gem fakturadata" (Shift+F6) / "Hent fakturadata" (Alt+F6) kan benyttes hvis samme fakturanummer og dato skal sættes på flere betalingslinjer på samme bestilling eller betalingslinjer på en anden bestilling.

22 22 Kolonnebetegnelse: Rettet Profil Ab. fra Ab. til Indhold: Datoen hvor betalingslinjen sidste gang blev ændret. Datoen sættes af systemet. Felt der kan udfyldes med en opstillingsangivelse fra et af de 5 beholdningsniveauer. Feltet er valgfrit. Hvis det udfyldes valideres det. Starttidspunkt for et disponeret / betalt abonnement. Sluttidspunkt for et disponeret / betalt abonnement. I skærmbilledets statuslinje nederst til højre kan der være følgende informationer: Antal labels der udskrives automatisk, den valgte funktionskode ved modtagelse (ML/ML-) og op til 5 tællere der fra venstre til højre viser: Fremsøgte poster, antal bestillinger på aktuel post, fordelingslinjer, beholdningslinjer og betalingslinjer. Hver tæller fremstår som 2 tal adskilt af en skråstreg. Første tal viser nummeret på den aktuelt post / den sidst markerede linje. Sidste tal viser antal fremsøgte poster / linjer. 6.3 Fane 3 Leverandør Fanen indeholder øverst en liste over fremsøgte leverandører, bogbindere og returadresser. Under listen findes en formular til registrering af leverandører, bogbindere eller returadresser Liste Når listen er aktiv, kan der blades med Pil-ned / Pil-op. Hvis en leverandør er markeret, vil formularen vise samtlige registrerede oplysninger om den markerede leverandør. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Leverandørkode Navn Type Kontakt Telefon Indhold: Leverandørkode. Navn. Typekode for leverandøren, bogbinderen eller returadresse. Navn på kontaktperson. Telefon nummer.

23 23 Kolonnebetegnelse: "Blank overskrift" Indhold: adresse. Viser "forbudsskilt" når leverandøren er opdateret med blokeringskode. Det er muligt at sortere listen efter en ønsket kolonne ved tryk med musen på kolonneoverskriften. Trykkes der en gang til sorteres der modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og trykke (Alt+Pil-ned / Alt+Pil-op) Formular Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Leverandørkode Type Navn Adresse Postnr. og by Land Sprog Kontakt Telefon Fax Oprettet Indhold: Kode for leverandøren, bogbinderen eller returadressen. Skal udfyldes ved oprettelse. Denne kode identificerer leverandøren og kan derfor ikke rettes. Typekode for leverandøren, bogbinderen eller returadresse. Lovlige værdier kan vælges fra dropdown. Navn Adresse Postnummer og by. Lovlige værdier kan vælges fra dropdown. Land Kode for det sprog, som skal benyttes i korrespondance med leverandøren. Navn på kontaktperson. Telefonnummer Telefaxnummer. adresse Dato, hvor leverandøren er oprettet.

24 24 Feltbetegnelse: Rettet Note til lev. Kundenr. CVR E-Adresse URL Note1, Note2 Blokeringskode Bestil.format Rykkerformat Betal.form Betal.nr. Betal.adresse Leveringstid Indhold: Dato, hvor leverandøroplysningerne sidst er ajourført. Note som overføres til bestillingen når leverandør- / bogbinderfeltet udfyldes i accessionsbilledet. Teksten kommer med på udskriften til leverandør/bogbinder. Default kundenummer til leverandøren. Leverandørens CVR-nummer. Printerkø til elektronisk bestilling eller mailadresse hvortil bestillinger skal sendes Her kan angives leverandørens URL (hjemmeside) Noter vedrørende leverandøren. Blokeringskode for leverandøren. Kan benyttes til at forhindre, at nye bestillinger kan foretages hos den pågældende leverandør, eller til at der advares mod at anvende den pågældende leverandør. Lovlige værdier kan vælges fra dropdown. Evt. blokering vises i øverste liste med et "forbudsskilt" i yderste højre kolonne. Kode for bestillingsformat. Det angivne bestillingsformat er standardformatet for denne leverandør, men kan overskrives for den enkelte bestilling. Lovlige værdier kan vælges fra dropdown. Kode for rykkerformat. Det angivne rykkerformat er standardformatet for denne leverandør. Rykkerformatet kan overskrives for den enkelte bestilling. Lovlige værdier kan vælges fra dropdown. Den kode, der står i feltet, viser betalingsformen. Mulige betalingstyper er betaling til: CPR, SE-nummer, Giro-nummer, Telefonnummer, PBS-nummer eller valgfrit nummer. Eventuelt betalingsnummer. Giro eller lignende. Feltet kan indeholde en kode for evt. betalingsadresse. Koden henviser til en leverandørpost, der indeholder selve adressen. Leverandørposten skal være oprettet med denne kode som identifikation (Leverandørkode). Den maksimale leveringstid for materialer bestilt hos den pågældende leverandør.

25 25 Feltbetegnelse: Tid mellem rykkere Rabat EAN-nr. Indhold: Antal dage, der skal gå, fra en rykker er sendt, til næste rykker skal genereres. Har ingen virkning ved periodika i abonnement. Her angives, hvor meget leverandøren giver i rabat. F.eks. skrives der 10, hvis leverandøren giver 10% i rabat. Felt til registrering af EAN-lokationsnummer. 6.4 Fane 4 Konto Fanen er opdelt i 3 områder. Til venstre en liste indeholdende fremsøgte konti. Øverst til højre en formular til oprettelse af nye konti. Nederst til højre en liste over oprettede kontoperioder. Fra konto kaldes valutaregisteret med (Alt+F11). Valutaregisteret indeholder en formular til registrering af valutaer Liste over fremsøgte konti Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Konto Navn "Blank overskrift" Indhold: Kontonummer Kontoens navn Yderst til højre et felt der udfyldes med et "forbudsskilt", når kontoen er spærret. Det er muligt at sortere listen efter en ønsket kolonne ved tryk med musen på kolonneoverskriften. Trykkes der en gang til sorteres der modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og trykke (Alt+Pil-ned / Alt+Pil-op) Formular til oprettelse / opdatering af konti Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Konto Indhold: Kontonummer. Entydig identifikation af kontoen.

26 26 Feltbetegnelse: Kildekontonr. Kontonavn Autorisation Fagreferent Eksternt kontonr. Afdeling Eksternt kontonr. u. moms Mat.type Kontotype Indhold: Angiver hvilken konto, budgetbeløbet skal trækkes fra. Feltet skal udfyldes (gælder dog ikke for grundkontoen). Hvis man kun har to niveauer i sin kontostruktur vil kildekontoen altid være grundkontoen (konto 0). Angående opbygning af kontostrukturen henvises til afsnittet "Kontostruktur". Klar tekst for kontoen. Bestemmer hvem der har lov til at rette/anvende denne konto. I popup'en til dette felt kan man vælge den ønskede autorisationsgruppe. Ud for hver autorisationsgruppe i popup'en kan man se hvilke brugere (login's), der er i disse grupper. Hvis feltet er tomt, kan alle bruge kontoen. Kun brugere, som er autoriseret, kan registrere betalte eller disponerede beløb på kontoen. Fagreferent er ansvarlig for kontoen. Kan være blank. Kontonummer i Kommunens Økonomisystem. Anvendes i forbindelse med "DDElibra Attest". Her kan evt. anføres hvilken afdeling kontoen benyttes til. Kontonummer i Kommunens Økonomisystem for fakturaer, hvor der ikke pålægges moms. Anvendes i forbindelse med "DDElibra Attest" Her kan evt. anføres hvilken materialetype kontoen benyttes til. Kode for hvad kontoen er beregnet til. Skal udfyldes. Typekode a b k l Kontotype Beregnet på alt Beregnet på bogbinder Beregnet på klargøring Beregnet på leverandør Kontostatus Kode for kontoens status. Skal udfyldes. Statuskode s å Kontostatus Konto er spærret Konto er åben

27 Liste over kontoperioder Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: År Budget Disponeret Betalt Rest Forbrugt Status Indhold: Oplyser hvilket år kontoperioden dækker regnskabsmæssigt. Budgetteret beløb. Det beløb der er tildelt fra kildekontoen til forbrug. Beløb, der er disponeret for den pågældende konto, dvs. bestillinger der endnu ikke er betalt. For grundkontoen og kildekonti er dette felt altid Feltet er beregnet ud fra betalingsoplysninger, og kan derfor ikke rettes. Feltet opdateres for bestillinger med betalingstype "DB". Beløb, der er betalt af den pågældende konto, dvs. bestillinger der enten er helt eller delvist betalt. For grundkontoen og kildekonti er dette summen af de beløb, der er betalt på de underliggende konti. Feltet er beregnet ud fra betalingsoplysninger, og kan derfor ikke rettes. Feltet opdateres for bestillinger med betalingstype "BB". Restbeløb på konto, dvs. budgetteret beløb fratrukket disponeret og forbrugt beløb. Hvis beløbet er negativt, er der overtræk på kontoen. Feltet er beregnet ud fra betalingsoplysninger, og kan derfor ikke rettes. Beløbet der er betalt og disponeret for pågældende kontoperiode. Beløbet udgør summen af beløbet i felterne "Disponeret" og "Betalt". Feltet er beregnet, og kan derfor ikke rettes. Kontoperiodens status. Skal udfyldes. Statuskode s å Kontoperiode status Spærret Åben "Blank overskrift" Yderst til højre et felt der udfyldes med et "forbudsskilt", når kontoperioden er spærret. En spærret konto kan kun fremsøges ved at søge på Kontostatus "s - Konto er spærret".

28 Valuta Kaldes fra fanen "Konto" med (Alt+F11). Valuta indeholder øverst en liste over oprettede valutaer og nederst en formular til oprettelse, opdatering eller sletning af valutaer Liste Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Indhold: Yderst til venstre vil der evt. være et nationsflag for den pågældende valuta. Alternativt vil feltet være tomt. Valutaid. Valutanavn Land Kurs Rettet Kode for valutaen. Klar tekst for valutaen. Landet hvor valutaen stammer fra. Valutaens kurs i forhold til lokalvalutaen. Dato for sidste ændring af valutaen. Det er muligt at sortere listen efter en ønsket kolonne ved tryk med musen på kolonneoverskriften. Trykkes der en gang til sorteres der modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og trykke (Alt+Pil-ned / Alt+Pil-op).

29 Formular Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Valutaid. Valutanavn Land Kurs Rettet Indhold: Kode for valutaen. Skal udfyldes ved oprettelse. Klar tekst for valutaen (f.eks. Danske kroner, Euro). Landet hvor valutaen stammer fra. Valutaens kurs i forhold til lokalvalutaen. Dato for sidste ændring af valutaen. 7 Overførsel af poster fra Søgning til Accession Poster kan overføres fra Søgning til Accession ved at markere en eller flere fremsøgte poster og trykke (Ctrl+Shift+I). "Accession" åbnes og de markerede poster overføres til den øverste liste i fane 1 "Overførte poster/fremsøgte". Markeres en post i denne liste, vil eventuelle bestillinger på posten blive vist i den nederste liste. Hvis en post markeres i den øverste liste, og der skiftes til fane 2 "Accession", vil kun den bibliografiske post blive ført med over til fane 2, hvorefter en ny bestilling kan oprettes. Hvis en bestilling fra den nederste liste markeres og der skiftes til fane 2 "Accession" vil hele bestillingen blive vist i fane 2, hvorefter man kan registrere modtagelse af det bestilte materiale eller foretage rettelser / tilføjelser til bestillingen. Tidligere overførte poster fjernes fra listen.

30 30 8 Funktionalitet i Accession 8.1 Valuta Valutaregisteret benyttes til at registrere de valutaer, man ønsker at benytte ved betaling eller disponering. Som minimum skal den grundvaluta biblioteket anvender være registreret før systemet tages i brug Kald af valuta Valuta kaldes fra fane 4 "Konto" med (Alt+F11) "Valuta". Eksisterende valutaer vil blive vist i listen øverst i valutabilledet. Kan desuden kaldes med samme genvejstast fra fane 1 "Overførte poster / fremsøgte" og fane 3 "Leverandør", hvor funktionen dog ikke er synlig i funktionslinjen Oprettelse af valuta Kald valutabilledet frem og tryk "Blank" (Alt+B). Udfyld felterne i formularen nederst i valutabilledet og tryk "Opret". Den nye valuta vil blive vist i listen øverst i billedet Opdatering af valuta Kald valutabilledet frem og marker - i listen øverst i billedet - den valuta der ønskes rettet. De ønskede ændringer indtastes i formularen nederst i billedet, og der trykkes "Opdater". Alle oplysninger undtagen "Valutaid." kan rettes. Grundvalutaen "DKK" kan ikke opdateres Sletning af valuta Kald valutabilledet frem og marker - i listen øverst i billedet - den valuta der ønskes slettet. Tryk "Slet". NB: Grundvalutaen, samt valutaer der har været brugt, kan ikke slettes.

31 Kontoregister Kontoregisteret benyttes til at registrere de forskellige konti, biblioteket benytter. Før man kan disponere fra en konto skal følgende forudsætninger være opfyldt: - kontoen skal være oprettet i kontoregisteret - der skal være oprettet en kontoperiode for indeværende budgetår - der skal være tildelt et budgetbeløb - kontoens status skal være "Åben". NB: Bemærk at alle beløb, der er i kontobilledet, er uden moms Kontostruktur De konti, der oprettes i kontoregisteret, danner en kontostruktur, som har 2 eller flere niveauer. Øverst har man en grundkonto (altid konto nr. 0). Grundkontoen bruges til at registrere bibliotekets samlede budget til materialeindkøb. Hvis man har en flad struktur (2 niveauer), har man i niveauet under grundkontoen sine brugskonti. En brugskonto er en konto, som bruges til at disponere og betale materialer. Hvis man vælger at have en struktur med mere end 2 niveauer, har man en eller flere kildekonti mellem grundkonto og brugskonti. Hver brugskonto har sin kildekonto. Kildekonti bruges i så fald til at lave den første fordeling af budgettet. Alle konti (undtagen grundkontoen) har således en kildekonto, der indeholder det totale budget for de underliggende konti. På denne måde styres, at der ikke bruges flere penge, end der er tildelt grundkontoen eller en kildekonto. Når man opbygger en hierarkisk kontostruktur, oprettes grundkontoen først, herefter oprettes eventuelle kildekonti og til sidst oprettes brugskonti. Dvs. konti nederst i hierarkiet er det vi kalder brugskonti. Konti over brugskonti er kildekonti.

32 32 Nedenfor er vist et eksempel på en hierarkisk kontostruktur i tre niveauer, hvor budgettet er fordelt på kildekonti for hver filial. Hver filial har så en række brugskonti, som trækker budgetbeløb fra filialens kildekonto. Niveau 1 Grundkonto Niveau 2 Kildekonti Filial 1 Kildekonto: 0 Kontonr.: 2000 Budget: Niveau 3 Brugskonti Filial 1 Børn Kildekonto: 2000 Kontonr.: 2010 Budget: Filial 1 Voksen Kildekonto: 2000 Kontonr.: 2020 Budget: Filial 1 Musik Kildekonto: 2000 Kontonr.: 2030 Budget: Grundkonto Kontonr.: 0 Budget: Filial 2 Kildekonto: 0 Kontonr.: 3000 Budget: Filial 2 Børn Kildekonto: 3000 Kontonr.: 3010 Budget: Filial 2 Voksen Kildekonto: 3000 Kontonr.: 3020 Budget: Filial 2 Musik Kildekonto: 3000 Kontonr.: 3030 Budget: Filial 3 Kildekonto: 0 Kontonr.: 4000 Budget: Filial 3 Børn Kildekonto: 4000 Kontonr.: 4010 Budget: Filial 3 Voksen Kildekonto: 4000 Kontonr.: 4020 Budget: Filial 3 Musik Kildekonto: 4000 Kontonr.: 4030 Budget: NB: Det er ikke nødvendigt at fordele hele grundkontoen / kildekonti. Ved fremsøgning af konti er der mulighed for såvel trunkering som maskering. Ovennævnte kontostruktur gør det derfor bl.a. muligt, at finde de konti der er beregnet til anskaffelse af børnematerialer, idet man kan søge på alle konti, der har 1 som tredje og 0 som fjerde ciffer (Der søges således: "!!10") Oprettelse af konto Skift til fane 4 "Konto". Udfyld felterne i formularen og tryk (F7) "Opret".

33 Fremsøgning af konto / konti Tryk (F8) "Find". Udfyld søgepopup'en med de ønskede søgekriterier og tryk (Retur) eller (Alt+F) "Find" NB: Der vil kun blive fundet konti med status "Konto er åben". Ønsker man at finde spærrede konti, skal denne status (s Konto er spærret) vælges i feltet "Kontostatus". Hvis man gerne vil finde alle brugskonti under en kildekonto, udfyldes feltet "Kildekonto" med det relevante nummer. Der kan trunkeres og / eller maskeres i alle felter Opdatering af konto Find den aktuelle konto frem. Indtast de ønskede ændringer og tryk (Shift+F8) "Opdater". Alle oplysninger undtagen "Konto" og "Kildekontonr." kan ændres Sletning af konto Find den aktuelle konto frem. Tryk (Shift+F7) "Slet". Bemærk at kun konti, hvorpå der ikke er betalt eller disponeret, kan slettes. Endelig er det ikke muligt at slette en konto, der er kildekonto for en anden konto Kontoperioder Oprettelse Find den aktuelle konto frem. Hvis der er fundet flere konti frem, markeres den aktuelle konto. Tryk (Ctrl+F10) "Opret periode". Udfyld feltet "Periode" med relevant årstal og tryk "Retur" eller (Alt+O) "Ok". Der vil nu blive indsat en kontolinje med det angivne årstal. Kontoens status vil være åben. Defaultbeløbet vil være 1 kr. Hvis man umiddelbart ønsker at tildele kontoperioden et budget, indskrives budgetbeløbet i feltet "Budget". (Beløbet skrives uden punktummer). Det er ikke nødvendigt at bringe feltet i redigeringstilstand inden beløbet indskrives, idet systemet selv bringer feltet i redigeringstilstand, når det første ciffer skrives (stregen rundt om feltet bliver sort), men feltet skal bringes ud af redigeringstilstand igen efter indskrivningen af beløbet. Dette gøres ved tryk på (Retur), så stregen rundt om feltet atter bliver gul. Herefter trykkes (Shift+F8) "Opdater".

34 34 Hvis man ønsker at ændre status, flyttes markøren til feltet "Status", og den ønskede status vælges. Herefter trykkes (Shift+F8) "Opdater" Opdatering af kontoperioder Find den aktuelle konto frem. Hvis der er fundet flere konti frem, markeres den aktuelle konto. Foretag de ønskede ændringer og tryk (Shift+F8) "Opdater". Det er kun muligt at ændre budgetbeløb og status. Der kan ikke opdateres, hvis ændringen medfører overtræk for den pågældende kontoperiode, eller hvis der ikke er penge på kildekontoen Sletning af kontoperioder Find den aktuelle konto frem. Hvis der er fundet flere konti frem, markeres den aktuelle konto. Marker den kontoperiode der ønskes slettet og tryk (Shift+F7) "Slet". Det er kun muligt at slette kontoperioder, hvorfra der ikke er brugt penge Summéring af konti og kontoperioder Find de aktuelle konti frem og tryk (Alt+F10) "Summér". De beløb, der nu vises for de enkelte kontoperioder, vil nu være summen af beløbene for de fremsøgte konti. Pas på at grundkonto samt andre kildekonti (struktur med mere end 2 niveauer) ikke er med i en summering. Det summerede beløb vil i givet fald indeholde både kildekonti og brugskonti hvilket ikke giver mening. I stedet for at anvende "Summér" kan man markere de konti, man ønsker at få summéret. De beløb, der nu vises for de enkelte kontoperioder, vil være summen af beløbene for de markerede konti Overdisponering Systemet kan sættes op til at tillade en overdisponering. Ved overdisponering af en konto kommer der en advarsel, men overdisponering tillades, med den % der er defineret i systemet. Advarslen kommer (mens klienten er åben) kun første gang, man overdisponerer på en konto.

35 Leverandørregisteret Leverandørregisteret bruges til at registrere leverandører, bogbindere og returadresser. Leverandører og bogbindere opdeles i tre typer. - Leverandører, som kun kan levere materialet, men ikke påtager sig indbinding, f.eks. en lokal boghandler. - Bogbindere, som ikke kan levere materialet, men kun påtager sig indbindingsopgaver. - Leverandører, som også påtager sig at indbinde materialet før levering, f.eks. Biblioteksmedier. Returadresser er de adresser, som biblioteket ønsker at leverandøren eller bogbinderen skal returnere materialet til. Returadresse bliver anvendt på udskrifter af bestillinger og rykkere. Det er ofte navne på filialer, eller enkelte afdelinger inden for biblioteket. Det er ikke nødvendigt at bruge returadresser, hvis alt skal sendes til bibliotekets fælles adresse Oprettelse af leverandør Udfyld felterne i formularen med relevante oplysninger om leverandøren og tryk (F7) "Opret" Fremsøgning af leverandører Tryk (F8) "Find". Indtast relevante søgekriterier i søgepopup'en og tryk (Alt+F) "Find" eller (Retur). Det er muligt at trunkere de indtastede søgekriterier. Ved markering i boksen "Søg kun blandt ikke-blokerede leverandører", er det muligt at sortere de blokerede leverandører fra. De fremsøgte leverandører vil blive vist i listen øverst i skærmbilledet. Hvis en fremsøgt leverandør markeres, vil alle registrerede oplysninger om leverandøren blive vist i formularen nederst i skærmbilledet Udskrivning af adresselabel Søg den aktuelle leverandør frem og marker denne i listen øverst i skærmbilledet. Tryk (Ctrl+F11) "Label".

36 Opdatering af leverandør Søg den aktuelle leverandør frem og marker denne i listen øverst i skærmbilledet. Indtast de ønskede ændringer, og tryk (Shift+F8) "Opdater". Alle oplysninger i leverandørregisteret undtagen leverandørkoden kan rettes Sletning af leverandør Søg den aktuelle leverandør frem og marker denne i listen øverst i skærmbilledet. Tryk (Shift+F7) "Slet". Sletning benyttes normalt kun til fejlagtige registreringer. Det er ikke muligt at slette en leverandør, som er benyttet ved bestillinger i accessionssystemet. 8.4 Accession Visning af beholdningslinjer I beholdningsdelen i fane 2 vises som standard almindelig beholdning ("Øvrige beholdning"). "Kasserede", "Samlede" og "Annullerede" beholdninger vises normalt ikke. Under "Indstillinger" (F12) er det dog muligt at udvælge, hvilke beholdningslinjer der skal vises. Det er også muligt at vælge "Vis alle" Søgning ved aktivering af (F8) "Find" i fane 1 og fane 2 Ved tryk på (F8) "Find" i fane 1 eller fane 2 fremkommer en søgepopup, der giver mulighed for at søge en delmængde af alle bestillinger. Indtast søgekriterier i relevante felter og tryk (Alt+F) "Find" alternativt kan der trykkes (Retur). De fleste felter i popup'en kan trunkeres med "?" og maskeres med "!". I felter med faste værdier, kan man med (Alt+Pil-ned) åbne en dropdown med mulige værdier. Kendes værdien, kan den umiddelbart indskrives i feltet. De fremsøgte poster vil kunne ses i såvel fane 1 som fane Søgning i feltet "Idnr." i fane 2 Indtast aktuelt idnr. og tryk (Retur) eller (Tab). Der søges i alle baser.

37 37 Hvis posten findes i base kas eller base fje, vil man, når man forlader leverandørfeltet, blive spurgt om den skal flyttes til base bib. Der kan svares (Alt+J) "Ja" eller (Alt+N) "Nej". Hvis posten kun findes i "Katalogisering" vil (Retur) eller (Tab) efter indtastning af idnr. medføre at posten sendes til online opdatering. I statuslinjen vil der stå "Post(er) opdateres online". Når de bibliografiske oplysninger vises, kan der oprettes bestillinger på det pågældende idnr. I forbindelse med flerbindsværker, vil opdateringen blive sat i gang, men bestillingen kan ikke oprettes umiddelbart. I statuslinjen vil der stå "Post(er) er sendt til offline opdatering, prøv igen lidt senere. Efter et par minutter vil posten være opdateret, og det vil være muligt at oprette bestillinger på det pågældende idnr. Den fremsøgte post vil kun blive vist i fane Visning af bibliografisk post Det er muligt at få vist de bibliografiske poster i forskellige visningsformater evt. sammen med forsidebillede. Marker den aktuelle post i fanen "Overførte poster / fremsøgte" eller "Accession" og tryk (F6) "Vis post". Der vil blive åbnet et vindue med mulighed for at vælge ønsket format. Hvis der findes et forsidebillede vil det blive vist i samme vindue. Denne funktion giver ikke mulighed for redigering af MARC-posten Oprettelse af bibliografisk post Hvis den bibliografiske post ikke findes i bibliotekets base, skal der oprettes en post, før der kan laves en bestilling. Posten kan oprettes direkte i Accessionsmodulet ved at vælge "Opret post" (F11) i fane 2. Katalogiseringsformat defineres på forhånd under "Indstillinger" (F12). Alternativt oprettes posten i Katalogiseringsmodulet og sendes til opdatering, hvorefter den kan medtages fra Søgemodulet eller fremsøges i feltet "Idnr." i fane 2. Posten kan også overføres direkte fra Katalogiseringsmodulet til Accession ved at anvende funktionen "Til Acc. " (Alt+F8) i Katalogiseringsmodulet Skift idnr. Det er muligt at flytte alle beholdningsposter med tilhørende udlån, regninger, fjernlån og reserveringer fra et idnr. til et andet. 1. Søg posten - hvorfra beholdningerne ønskes flyttet frem i fane 2 "Accession". 2. Tryk "Skift idnr." (Ctrl+Alt+Shift+F12) 3. I popup'en "Skift idnr." indtastes det "Idnr." beholdningen ønskes flyttet til

38 38 4. Tryk "OK" (Alt+O) eller (Retur) 5. Det nye idnr og den nye post vil nu blive vist i formularen I statuslinjen står der "Ombyt data foretaget". Eventuelle udlån, regninger, fjernlån og reserveringer vil være flyttet til det nye idnr. Eventuelle ordrelinjer i "Materialevalg" vil også blive flyttet til det nye idnr. Når idnr. er skiftet, vil man blive spurgt, om den post, der er tømt for beholdninger, skal flyttes til base kas Monografier Bestilling Find den aktuelle bibliografiske post frem ved søgning på "Idnr." i fane 2 "Accession" eller overfør den fra Søgning med (Ctrl+Shift+I). Hvis posten overføres fra Søgning, markeres den og der skiftes til fane 2 "Accession". Formular og beholdningslinjer Kontroller, at det er den rigtige bibliografiske post der bliver vist. Kontroller at radioknappen er markeret i feltet "Monogr." Hvis det ikke er tilfældet, flyttes markeringen til feltet. Udfyld feltet "Sagsbeh.". Udfyld feltet "Bestilt ant." med ønsket antal. Udfyld feltet "Status". Hvis bestillingen ikke ønskes foretaget med det samme, kan man sætte status til "01 Ønske", ellers sætter man status til "10 Bestilt materiale". I begge tilfælde kan man evt. angive i statusnoten, hvorfor man har sat bestillingen i netop denne status. Vælg en leverandør. Leverandøren kan vælges fra dropdownboksen, eller leverandørkoden kan indtastes direkte i feltet. Systemet vil ved udfyldelse af feltet "Leverandør" hente relevante data fra leverandørregisteret til de øvrige leverandørfelter. Leverandørangivelse er nødvendig, idet systemet beregner funktionsdato (den forventede modtagelsesdato) og hermed det forventede rykkertidspunkt ud fra leverandørens leveringstid. Når der tabuleres ud af feltet "Leverandør", vil der blive åbnet en popup til valg af profiloplysninger.

39 39 For de profilniveauer der er defineret som obligatoriske, vil det ikke være muligt at vælge en tom værdi. Efter valget trykkes (Alt+O) "Ok", alternativt kan popup'en lukkes med (Alt+L) "Luk". Trykkes der "Ok", indsættes der automatisk et antal beholdningslinjer - svarende til det bestilte antal materialer - med den valgte profil. Når de ønskede profilkoder er valgt, er det muligt at gemme den valgte opsætning ved markering i feltet "Gem denne opsætning". Værdierne vil således også være de valgte efter ny indlogning. Det er muligt af undertrykke visningen af popup'en ved markering i feltet "Undertryk denne popup". Hvis popup'en er undertrykt, vil systemet automatisk indsætte de valgte værdier i beholdningslinjerne, når leverandørfeltet forlades. Popup'en undertrykkes kun, indtil Accessionsmodulet lukkes ned. Ønsker man at ændre de gemte værdier, kan popup'en aktiveres igen med (Ctrl+Alt+F11) "Beh.profil". Udfyld andre relevante felter i formularen. Hvis de indsatte beholdningslinjer skal have forskellige profiler, tilrettes de efterfølgende. Markøren flyttes til beholdningslinjerne med (Alt+Retur) "Kviktabulering". I felter med faste værdier kan der kaldes en dropdown, hvor den aktuelle værdi kan vælges, alternativt kan værdien indskrives direkte i feltet. NB: Når man har udfyldt et felt, skal det bringes ud af redigeringstilstand (ses ved at feltet er omrammet af en sort linje). Man kan altid bringe feltet ud af redigeringstilstand med (Retur). Hvis feltet indeholder en dropdown vil man desuden kunne bringe feltet ud af redigeringstilstand med (Pil-højre) eller (Pil-venstre). Hvis man kan anvende "Pil-højre" flyttes automatisk til næste felt, så man umiddelbart kan vælge / indtaste værdi. Man skal så blot huske at bringe sig ud af redigeringstilstand, når sidste værdi er valgt / indtastet. Til hvert materiale er det muligt at udfylde en eksemplarnote, hvor oplysninger, der knytter sig specielt til dette eksemplar, kan angives. Der findes et felt til angivelse af en note til leverandør / bogbinder, disse noter vil som standard blive skrevet ud på bestillinger og rykkere. Det kan dog for den enkelte bestilling angives, om leverandør- / bogbinder-noten skal med på udskrifterne. Hvis man angiver et "-" som første tegn betyder det, at noten ikke kommer med ud. Beholdningslinjerne vil være indsat med et maskingenereret materialenummer (A-nummer), og med en markering i stregkodefeltet der angiver, at materialet skal have et materialenummer ved modtagelsen. Hvis materialerne ved modtagelsen ikke skal have et materialenummer, skal

40 40 markeringen i feltet "Str." fjernes. Dette gøres ved tryk på mellemrumstasten, når man står i feltet. Der vil desuden være indsat en funktionsdato og funktionen "BES", der angiver at materialet er bestilt eller skal bestilles. Historik Statuskoder med tilhørende noter, som bestillingen har gennemløbet, vil kunne ses ved aktivering af "Historik" (Ctrl+Shift+F10). Historik kan kaldes fra fane 1 "Overførte poster / fremsøgte" og fra fane 2 "Accession". (Historik er ikke synlig i funktionslinjen). Stamnoten kan bruges til noter, der vedrører accessionen som helhed. Betalingslinje(r) Herefter indsættes en eller flere betalingslinjer. Tryk (Ctrl+F8) "Linjer" der kalder en popup til indsættelse af linjer. Vælg en konto. Kontoen kan vælges fra dropdownboksen. Hvis man kender kontonummeret, kan det indtastes direkte i feltet. Herefter trykkes (Alt+B) "Betaling". Hvis den aktuelle bestilling skal betales af forskellige konti, vælges disse efterfølgende med tryk på (Alt+B) "Betaling" for hvert valg. Herefter lukkes popup'en med (Alt+L) "Luk". De ønskede betalingslinjer er nu indsat. Systemet har automatisk indsat relevante oplysninger svarende til anskaffelse af 1 eksemplar i hver af de indsatte linjer. Prisen kan komme fra pristabellen (hentet fra en materialeleverandør via webservice til priser) eller alternativt fra MARC-formatet, hvis der findes en pris der. Hvis beløbet er 0 kr. rettes manuelt til aktuel pris. Under "Indstillinger" (F12) kan man vælge om den angivne pris som standard er med eller uden moms. Det vises som +/ i moms kolonnen. Denne indstilling slår også igennem ved overførsel af ordrer fra Materialevalg. Der kan laves en aktuel prisforespørgsel hos materialeleverandøren ved at trykke "Prisforesp." (Alt+F5). Hvis systemet er sat op til at hente pris fra flere forskellige leverandører kan man få vist et vindue med en sammenlignende oversigt over leverandørerne og deres priser ved at trykke "Slg.lev.priser" (Alt+Shift+F5). Herfra kan evt. vælges en anden leverandør.

41 41 Hvis der ikke er penge på kontoen oprettes betalingslinjen ikke. Der må overføres flere penge til kontoen eller vælges en anden konto. Hvis flere eksemplarer skal betales af samme konto, ændres feltet "Ant." til det relevante antal. Betalingslinjerne oprettes automatisk med betalingstypen "DB" (Disponeret beløb). Når der betales for materialerne ændres betalingstypen til "BB" (Betalt beløb). Dette sker automatisk, når sidste eksemplar modtages og der svares ja til "Er betaling afsluttet?" Til hver linje i betalingsdelen er der mulighed for at indskrive en note. Tilret evt. andre oplysninger i betalingslinjen. Det samlede antal i de oprettede betalingslinjer, behøver ikke at svare til antallet af beholdningslinjer. Man kan også helt undlade at oprette betalingslinjer, f.eks. hvis materialerne er gratis. Gem / Hent data Det er muligt at gemme "Alle data", "Fordelingsdata", "Beholdningsdata" og "Betalingsdata". Der kan gemmes op til 16 datasæt - pr. login for hver af ovennævnte - og genkalde dem efter behov. Eventuelle leverandørrelaterede data der hentes med "Hent data", vil overtrumfe værdier fra leverandørregisteret. Gem data Udfyld skærmbilledet med de data der ønskes gemt. 1. Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk (Shift+F10) "Genvejsmenu". Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast. 2. Vælg det aktuelle "Gem data" menupunkt 3. Vælg det nr. data ønskes gemt under 4. Tryk (Retur). 5. Indskriv navn på de gemte data i feltet "Navn" og tryk (Alt+O) "Ok" eller (Retur). Hent data Hvis man ønsker at anvende data gemt i datasæt gøres følgende: 1. Find den aktuelle bibliografiske post frem ved angivelse af "Idnr." i fane 2 "Accession" eller overfør den fra søgning med (Ctrl+Shift+I)

42 42 2. Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk (Shift+F10) "Genvejsmenu". Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast 3. Vælg det aktuelle "Hent data" menupunkt 4. Vælg det nr. de relevante data er gemt under 5. Tryk (Retur) De ønskede data vil herefter blive indsat i formularen. Opret / Bestil Når formular, beholdningslinjer samt evt. betalingslinje(r) er udfyldt, kan man enten oprette bestillingen som en post i accessionsbasen - der efterfølgende kan findes frem, når man evt. ønsker at bestille den - eller man kan oprette og bestille den i samme arbejdsgang. Så snart en bestilling er oprettet / bestilt med beholdningslinjer og midlertidigt materialenummer (A-nummer), kan posten reserveres. Er det et suppleringskøb vil de nye eksemplarer indgå i eksisterende reserveringer. Opret Tryk (F7) "Opret". Ved oprettelsen indsætter systemet automatisk et bestillingsnummer. Funktionsdatoen er sidste frist for normal modtagelse, og dermed den dato, hvor materialet indgår i rykkergenereringen. Hvis man først bestiller materialet på et senere tidspunkt, bør funktionsdatoen derfor ændres. Blankes datoen vil der ikke blive rykket for materialet. Bestil Kontroller at bestillingen har status "10 Bestilt" eller ret til status 10 efterfulgt af "Opdater" (Shift+F8). Tryk "Bestil +kø" (Ctrl+F7), hvorved der lægges en udskrift i "Ventekø". Samtidig indsættes en bestillingsdato. Der anvendes det bestillingsformat der er angivet i "Best.form" for leverandøren. Desuden oprettes bestillingen, hvis den ikke allerede er oprettet. Alternativt trykkes der "Bestil kø" (Alt+F7), der indsætter en bestillingsdato uden at lægge en udskrift i ventekø. Desuden oprettes bestillingen, hvis den ikke allerede er oprettet. Hvis man ikke ønsker bestillingen lagt i ventekø men udskrevet straks, benyttes "Bestil kø " (Alt+F7), hvorefter bestillingen udskrives ved aktivering af "Udskriv" (Ctrl+P). Ved at lægge bestillingen i ventekø vil flere bestillinger med samme bestillingsformat til samme leverandør blive samlet til én udskrift. Det er muligt at sende elektroniske bestillinger i EDitX-format til de fleste leverandører.

43 43 Det er vigtigt at registrere bestillingen som bestilt, idet en bestillingsdato er en forudsætning for, at der kan genereres rykkere. Bemærk, at det ikke er nok at skrive en dato i feltet "Best.dato" Rykkere Hvis systemet har indsat en bestillingsdato, kan der automatisk genereres rykkere. Hvis man ønsker det, kan man undgå den automatiske rykkergenerering. Dette kan ske enten ved at blanke indholdet i feltet rykkerformat, eller ved at blanke indholdet i feltet "Funkt.dato". Endelig kan man også skifte accessionens status til "50 Afsluttet", "51 Bestilling ikke mulig", "52 Uønsket materiale" eller "53 Afbestilt", alt efter hvilken status der måtte være relevant. Hvis systemet rykker for et materiale, vil funktionskoden automatisk skifte til "RL" Rykket ved leverandør Opdatering af bestillinger Find den aktuelle bestilling frem. Foretag de ønskede ændringer i formular og linjer og tryk "Opdater" (Shift+F8) Sletning af linjer / bestillinger Ønsker man at slette en linje, markeres den, og der trykkes (Shift+F7) "Slet". Ønskes hele bestillingen slettet, skal man først slette alle tilhørende linjer, hvorefter selve bestillingen kan slettes. Vær opmærksom på at hvis der slettes betalingslinjer vil det påvirke kontobeløbene for "Disponeret" eller "Betalt". Hvis den sidste beholdningslinje slettes, og det i øvrigt er den sidste beholdning på den aktuelle post, spørges der om katalogposten skal flyttes til kassationsbasen Indbinding Der findes en bestilling i Accession Hvis materialet, efter modtagelse fra leverandør, skal videre til indbinding ændres/tilføjes følgende oplysninger i bestillingsbilledet: 1. Status rettes til "15 Indbinding materiale" 2. Tilføj bogbinder og tryk "Opdater" (Shift+F8) 3. Eksemplarer der skal sendes til indbinding markeres og tildeles funktionskoden IND (Indbind) ved at trykke "Funktion" (Ctrl+F10) 4. Overvej om der skal tilføjes klargøringstype i feltet "Klarg." i beholdningslinjerne 5. Overvej om der skal ændres i rygteksten. Ved at vælge "Funktioner/Rediger rygtekst" i menuen eller trykke (Ctrl+Shift+F12) kommer et redigeringsvindue frem. I det ne-

44 44 derste vindue vises den rygtekst som systemet har genereret. Hvis den er tilfredsstillende lukkes vinduet blot igen (klik på krydset i øverste højre hjørne). Skal rygteksten ændres, trykkes "Kopier default" hvorved rygteksten kopieres til det øverste vindue. Ret teksten som ønsket og tryk "Luk". Rygteksten udskrives i brevet til bogbinderen 6. Afslut ved at trykke "Indbind" (Alt+F10), hvorved en bogindbindingsbestilling lægges i ventekø Når materialet modtages fra Bogbinder indlæses stregkoden og funktionskoden skifter automatisk til ML (Modtaget fra Leverandør) og status normalt til "50 Afsluttet". Er stregkoden allerede indlæst ændres blot funktionskoden til "50 Afsluttet". Der findes ikke en bestilling i Accession Hvis der skal indbindes et materiale, som enten aldrig har været bestilt i Accessionssystemet, eller som er blevet slettet i forbindelse med oprydning af gamle beholdningslinjer i Accession, er det nødvendigt at anvende en anden arbejdsgang. Der oprettes i den forbindelse en "pseudobestilling" der udelukkende styrer indbindingsbestillingen: 1. Overfør den aktuelle post til Accession og opret en bestilling, hvor status sættes til "15 Indbinding". Vælg en vilkårlig leverandør og tilføj den ønskede bogbinder. 2. Tryk " Bestil kø" (Alt+F7) 3. I beholdningslinjerne rettes funktionskoden til IND (Indbind) og materialets nuværende stregkode noteres i feltet "Eks.note" til evt. senere brug 4. Fjern "flueben" i "Str" så materialet ikke ses i Søgning 5. Overvej som ovenfor klargøringstype og rygtekst 6. Afslut ved at trykke "Indbind" (Alt+F10), hvorved en bogindbindingsbestilling lægges i ventekø 7. Denne bestilling skal opfattes som en "pseudobestilling" da den kun anvendes til at styre indbindingsbestillingen. "Pseudo" fordi det midlertidige materialenummer ikke skal anvendes eller overskrives når materialet kommer retur. Det anbefales at tildele det oprindelige materiale en midlertidig profilkode (f.eks. delopstilling), der angiver at materialet p.t. er til indbinding. Når materialet kommer tilbage fra bogbinderen ændres status til "50 Afsluttet" og funktionskoden rettes til ML (Modtaget fra leverandør). Tjek en ekstra gang at feltet stregkode ikke har flueben og tryk "Opdater". Materialet (det oprindelige) afleveres for at slette den midlertidige profilkode. Hvis materialet har fået ny stregkode i forbindelse med indbindingen foretages en opdatering i Beholdningsklienten, hvor den gamle stregkode opdateres til den nye stregkode. Den gamle stregkode kan forinden findes i "Eks.note"-feltet i pseudobestillingen. Her afsluttes også med aflevering for at slette den midlertidige profilkode.

45 Rygtekst Rygtekst vil blive udskrevet på bestillinger til bogbinder. Systemet genererer en default rygtekst. Denne kan ændres ved aktivering af "Rediger rygtekst", der findes i menuen "Funktioner". Man kan også anvende funktionen til blot at tjekke, hvilken rygtekst der kommer på udskriften til bogbinderen. Når "Rediger rygtekst" aktiveres, fremkommer der en popup, hvor default rygteksten kan ses nederst. Den ønskede rygtekst skrives i øverste del af popup'en. Den nye rygtekst gemmes, når popup'en lukkes med (Alt+L) "Luk" Man kan med (Alt+K) "Kopier default" flytte default rygteksten op i øverste del af popup'en, hvor den kan danne udgangspunkt for den ønskede ændring. Det er muligt at redigere flere rygtekster på en gang. 1. Marker de aktuelle beholdningslinjer og tryk (Ctrl+Shift+F12) "Rediger rygtekst" 2. Foretag de ønskede ændringer og tryk (Alt+L) "Luk" Markeringerne forsvinder mens man har "Rediger rygtekst" åben, men de kan ses igen, når "Rediger rygtekst" lukkes Kundebøger "Kundebøger" er bogbinderens betegnelse for materialer der leveres af en anden leverandør. Hvis materialet skal sendes direkte fra leverandør til bogbinder er det er en forudsætning at materialeleverandøren kender bogbinderens "kode". Denne kode vælges i det returadressefelt der er knyttet til leverandørkoden. Hvis modtagelse af materialet skal ske med "Automodtagelse", skal bogbinder kunne modtage indbindingsbestillingen elektronisk i EDitX-format. Bogbinder skal findes i leverandørregisteret både som leverandør af typen "lb" eller "bb" samt som returadresse af typen "re". Dvs. hvis bogbinderen ikke er oprette i leverandørregisteret med typen returadresse, skal man (med en ny kode) oprette bogbinderen, med type "returadresse". Materialer med autoriseret faustnummer: Arbejdsgangen for materialer der har et autoriseret faustnummer er således: I leverandørblokken: Posten overføres til Accessionsmodulet og formularen udfyldes.

46 46 Den primære leverandør vælges i Leverandørfeltet. I feltet returadresse angives Bogbinder, så leverandøren ved at materialet skal videresendes til indbinder og ikke returneres til biblioteket. I feltet kundenummer i leverandørblokken angives det relevante kundenummer, hvis bestillingen skal sendes elektronisk. I bogbinderblokken: I bogbinderblokken vælges den bogbinder som skal klargøre materialet. Der vælges bogindbindingsformat til elektronisk bestilling (skal være trimmet). I feltet kundenummer i bogbinderblokken angives det relevante kundenummer Ret funktionskode: Funktionskoden i beholdningslinjerne rettes til B+I, således at det er muligt at sende både bestilling og indbindingsbestilling samtidig. Læg begge bestillinger i udskriftskø: Tryk "Bestil +kø" (Ctrl+F7) for at bestille hos materialeleverandøren. Tryk "Indbind" (Alt+F10) for at sende indbindingsbestilling til bogbinder. Bogbinder modtager altså bestilling på indbinding et stykke tid før materialet kommer fra materialeleverandøren. Materialer med lokalt faustnummer: Arbejdsgangen for materialer der ikke har et autoriseret faustnummer er således: I leverandørblokken: Posten overføres til Accessionsmodulet og formularen udfyldes. Den primære leverandør vælges i Leverandørfeltet. Feltet returadresse lades tomt eller udfyldes med biblioteket som returadresse, så leverandøren ved at materialet skal til biblioteket og ikke videresendes til bogbinder. I feltet kundenummer angives det relevante kundenummer, hvis bestillingen skal sendes elektronisk. Tryk Bestil +kø (Ctrl+F7) for at bestille materialet. Når materialet kommer fra materialeleverandøren foretages katalogisering og efterfølgende eksport til DanBib. Når den autoriserede post kommer retur fremsøges bestillingen i Accession. I bogbinderblokken: Bogbinderblokken udfyldes. Der vælges bogindbindingsformat til elektronisk bestilling (skal trimmes). I feltet kundenummer angives det relevante kundenummer Vælg Indbind (Alt+F10) for at sende bestillingen til bogbinder Modtagelse Find den aktuelle bestilling frem.

47 47 Markøren står som udgangspunkt i feltet "Mat.nr." i første beholdningslinje. Aflæs det aktuelle materiales materialenummer. NB: Hvis man anvender chip-læser, kan der ikke skiftes til det "rigtige" materialenummer, så længe der er en uafsluttet transaktion på den aktuelle pc. Når materialenummeret aflæses, vil indholdet af feltet "Funktion" skifte til "ML" Modtaget fra leverandør eller "ML-" Modtaget (ikke til bestand). Hvilken funktionskode der ønskes kan vælges i "Indstillinger" (F12). Markøren flytter sig automatisk til næste linje. Hvis ikke alle de bestilte materialer er hjemkommet, må man tage stilling til, om der skal skiftes funktionskode på de resterende eksemplarer, for at undgå at disse vedbliver at stå som undervejs i visningsformaterne. Ved udlån af et materiale der ikke er registreret modtaget vil modtagelse ske automatisk. Man kan evt. vælge at annullere resten. Dette gøres sådan: - marker de aktuelle beholdningslinjer - tryk (Ctrl+F10) Funktion - vælg "Annuller bestilling" Funktionskoden for materialet skifter til "ANN" (Annulleret). Dette svarer til at man kasserer materialet, men materialet vil ikke indgå i kassationsstatistikken. Når samtlige materialer er modtaget, får man spørgsmålet "Er betaling afsluttet?" Svares der "Ja" skifter status automatisk til status "50 Afsluttet" og betalingstypen opdateres fra DB til BB. Svares der "Nej" ændres ikke noget. Bestillingens status kan evt. rettes til "13 Hjemkommet materiale". Husk at trykke "Opdater" (Shift+F8). Når materialet er modtaget, vil feltet for funktionsdato blive ændret til modtagelsesdatoen. Betaling Hvis betaling ikke blev afsluttet i forbindelse med modtagelsen, må bestillingen søges frem på et senere tidspunkt. Flyt markøren til betalingslinjerne med "Kviktabulering" (Alt+Retur). Ret "Bet.type" manuelt til "BB" (Betalt beløb). Kontroller og ret evt. materialets pris og udfyld evt. andre relevante felter. Skift til status 50 "Afsluttet". Tryk "Opdater" (Shift+F8).

48 48 Materialer med reservering Hvis der er en eller flere reserveringer på det materiale, der modtages, vil systemet give følgende meddelelse: "Reservering på materialet" Når der efterfølgende trykkes "Fortsæt" (Retur), vil systemet spørge: "Materialet er reserveret. Opfyld reservering?" Svares "Ja" vil reserveringen blive opfyldt, og der vil blive udskrevet en reserveringsnote. Svares "Nej" vil opfyldelse af reserveringen blive udskudt til en senere aflevering. Udskriv label Hvis man ønsker at udskrive bibliografiske etiketter til materialerne, markeres de aktuelle beholdningslinjer. Herefter trykkes (Ctrl+F11) "Udskriv label". Det er også muligt at udskrive labels for materialer uden markering i kolonnen "Str.", for materialer med "A-nummer" og for materialer med funktionskoden "ML-". Udskriv automatisk label(s) Man kan vælge at få systemet til automatisk at udskrive label(s) ved modtagelse af materialer. Tryk (F12) "Indstillinger". Vælg antal labels udfor punktet " Ant. labels v.modt.". Når det ønskede antal er markeret trykkes (Alt+O) eller (Retur). Antal valgte labels vil kunne ses i statuslinjen. Materialer med kassationsmarkering Hvis der i feltet "Opbev." på den aktuelle bestilling står en af disse tre oplysninger: "Gl. ex. kasseres" "Profilændringer" "Gl. ex. Kasseres/"Profilændringer" er det fordi der i Materialevalgsmodulet er sat en kassationsmarkering og/eller profilændringsmarkering på en eller flere titler. Når alle materialer på bestillingen er modtaget, vil systemet spørge om der skal oprettes kontrolreserveringer på de kassationsmarkerede materialer. Svares "Ja" bliver reserveringerne oprettet, hvorefter der vises en rapport, der kvitterer for oprettelsen.

49 Tidsskrifter Bestilling af tidsskriftsabonnement Find den aktuelle bibliografiske post frem direkte i fane 2 "Accession" eller overfør den fra Søgning med (Ctrl+Shift+I). Formular og fordelingslinjer Kontroller at radioknappen er markeret i feltet "Period." Hvis det ikke er tilfældet flyttes markeringen til feltet. Når der er markeret i feltet "Period.", vil felter der er relevante ved håndtering af tidsskriftabonnementer blive vist til højre i formularen. I feltet "Status" vælges "20 Bestilt tidsskrift" eller "30 Bestilt årbog". Udfyld relevante felter som ved bestilling af monografier. Når der tabuleres ud af feltet "Leverandør", vil der blive åbnet en popup til valg af profiloplysninger for fordelingslinjerne. For de profilniveauer der er defineret som obligatoriske, vil det ikke være muligt at vælge en tom værdi. Efter valget trykkes (Alt+O) "Ok", alternativt kan popup'en lukkes med (Alt+L) "Luk". Trykkes der "Ok", indsættes der automatisk et antal fordelingslinjer - svarende til det bestilte antal abonnementer - med den valgte profil. Når de ønskede profiler er valgt, er det muligt at gemme den valgte opsætning ved markering i feltet "Gem denne opsætning". Værdierne vil således også være de valgte efter ny indlogning. Det er desuden muligt af undertrykke visningen af popup'en ved markering i feltet "Undertryk denne popup". Hvis popup'en er undertrykt, vil systemet automatisk indsætte de valgte værdier i fordelingslinjerne, når leverandørfeltet forlades. Popup'en undertrykkes kun indtil accessionsmodulet lukkes ned. Ønsker man at ændre de gemte værdier, kan popup'en aktiveres igen med (Ctrl+Shift+F11) "Ford.profil". Udfyld andre relevante felter i formularen. Hvis de indsatte fordelingslinjer skal have forskellige profiler tilrettes de. Markøren flyttes til fordelingslinjerne med (Alt+Retur) "Kviktabulering". I felter med faste værdier kan der kaldes en dropdown, hvor den aktuelle værdi kan vælges, alternativt kan værdien indskrives direkte i feltet.

50 50 NB: Når man har udfyldt et felt, skal det bringes ud af redigeringstilstand (ses ved at feltet er omrammet af en sort linje). Man kan altid bringe feltet ud af redigeringstilstand med (Retur). Hvis feltet indeholder en dropdown vil man desuden kunne bringe feltet ud af redigeringstilstand med (Pil-højre) eller (Pil-venstre). Hvis man kan anvende "Pil-højre" flyttes automatisk til næste felt, så man umiddelbart kan vælge / indtaste værdi. Man skal så blot huske at bringe sig ud af redigeringstilstand, når sidste værdi er valgt / indtastet. Til hvert materiale er det muligt at udfylde en eksemplarnote, hvor oplysninger, der knytter sig specielt til dette eksemplar, kan angives. Man bør for en sikkerheds skyld tjekke leveringstiden og ændre den, hvis den ikke er korrekt, inden man opretter en bestillingspost. Der findes et felt til angivelse af en note til leverandør / bogbinder, disse noter vil som standard blive skrevet ud på bestillinger og rykkere. Det kan dog for den enkelte bestilling angives, om leverandør- / bogbinder-noten skal med på udskrifterne. Hvis man angiver et "-" som første tegn betyder det, at noten ikke kommer med ud. Man bør desuden tjekke, at bestillings- og rykkerformatet er beregnet til et abonnement. Fordelingslinjerne vil være indsat med en markering i stregkodefeltet, der angiver, at materialet skal have et materialenummer ved modtagelsen. Hvis materialerne ved modtagelsen ikke skal have et materialenummer, skal markeringen i feltet "Str." fjernes. Dette gøres ved tryk på mellemrumstasten, når man står i feltet. Linjerne vil desuden være udfyldt med funktionsdato og funktionen "BES". Funktionsdatoen er sidste frist for normal modtagelse, og dermed den dato, hvor materialet indgår i rykkergenereringen. Hvis man først sender bestillingen på et senere tidspunkt, bør man til den tid ændre funktionsdatoen. Ved modtagelse af nye numre indsættes oplysningerne fra fordelingslinjerne automatisk i de enkelte beholdningslinjer. Fordelingslinjerne bruges både ved abonnementsbestilling og ved generering af abonnementsrykkere, derfor skal antal af fordelingslinjer svare til det antal periodika, man vil modtage efter hvert interval. Betalingslinjer Indsæt evt. det ønskede antal betalingslinjer som beskrevet i afsnittet om bestilling af monografier. Kontroller at prisen i feltet "Stk.pris" er prisen på et års abonnement.

51 51 Gem / Hent data Det er muligt at gemme "Alle data", "Formulardata", Fordelingsdata" og "Betalingsdata". Det er muligt at gemme op til 16 datasæt pr. login for hver af ovennævnte og genkalde dem efter behov. Eventuelle leverandørrelaterede data der hentes med "Hent data", vil overtrumfe værdier fra leverandørregisteret. Gem data Udfyld skærmbilledet med ønskede data. 1. Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk (Shift+F10) "Genvejsmenu". Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast 2. Vælg det aktuelle "Gem data" menupunkt 3. Vælg det nr. data ønskes gemt under 4. Tryk (Retur) 5. Indskriv navn på de gemte data i feltet "Navn" og tryk (Alt+O) "Ok" eller (Retur) Hent data Hvis man ønsker at anvende data gemt i datasæt gøres følgende: 1. Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk (Shift+F10) "Genvejsmenu". Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast 2. Vælg det aktuelle "Hent data" menupunkt 3. Vælg det nr. de relevante data er gemt under 4. Tryk (Retur) De ønskede data vil herefter blive indsat i formularen. Oprettelse / Bestilling Når formular, fordelingslinjer samt evt. betalingslinje(r) er udfyldt oprettes / bestilles abonnementet som ved oprettelse / bestilling af monografier. Tryk "Bestil +kø" (Ctrl+F7) hvis der skal lægges en abonnementsbestilling i ventekø eller tryk "Bestil kø" (Alt+F7), hvis bestillingen er håndteret på anden vis. Ved oprettelsen indsætter systemet automatisk et bestillingsnummer. Ved bestilling desuden en bestillingsdato. Der anvendes det bestillingsformat, der er angivet i "Best.form" for leverandøren.

52 52 Hvis systemet rykker for et materiale, vil funktionskoden automatisk skifte til "RL" Rykket ved leverandør. Det er vigtigt at registrere bestillingen som bestilt, idet en bestillingsdato er en forudsætning for, at der kan genereres rykkere. Bemærk, at det ikke er nok at skrive en dato i feltet "Best.dato" Ændring af abonnement Ønsker man at ændre antallet af eksemplarer i et abonnementet gøres følgende: Hvis antallet skal sættes op, ændres tallet i feltet "Bestilt ant.". Efter valg af profiloplysninger vil de nye fordelingslinjer blive indsat. Hvis antallet skal sættes ned, markeres den / de overskydende fordelingslinjer og der trykkes (Shift+F7) "Slet" efterfulgt af "Opdater". Bemærk, at kun fordelingslinjer med funktionskode "BES" og "RL" vil blive talt med i det nye abonnementstal. Herefter aktiveres "Udskriv" (Ctrl+P) og der vælges udskrift nr. 54 "Abonnementsændring". Formuleringen af bestillingen til leverandøren vil have formen: "Hermed ændres abonnement på følgende tidsskrift til xx stk." Modtagelse af abonnementer Find den aktuelle bestilling frem. Skift accessionens status til "23 Tidsskriftabonnement" eller "33 Subskription årbog"og ret rykkerformatet fra "58 Abonnementsrykker" til "56 Nummerrykker". Udfyld derefter de specielle tidsskriftsfelter: "Ab.nr.", "Udløb" og "Opbev." i skærmbilledets højre side. Undersøg tidsskriftets udgivelsesmønster og udfyld felterne "Num.type" og "Frekvens". Nummertype og frekvens er nødvendige for at systemet kan beregne det næste forventede nummer. Brug de viste eksempler i dropdownboksen for hver enkelt nummertype som hjælp. I "Frekv.note" er der mulighed for at skrive særlige bemærkninger som f.eks. "Dobbelt sommernr.", som der ikke umiddelbart kan tages hensyn til ved valg af nummertype og frekvens. Anvendes PIF-noter i forbindelse med eksport af lokaliseringsoplysninger til DanBib, trykkes på knappen "PIF", og noten skrives i det vindue der kommer frem. Tryk (Alt+O) "OK" for at gemme. Eksempel på PIF note:

53 (5)- Denne PIF note angiver, at biblioteket har tidsskriftet fra årgang 2013 nummer 5. Da der ikke er et sluttidspunkt i noten angiver den samtidig, og at man stadig abonnerer på tidsskriftet. Gem alle de nu foretagne ændringer ved at trykke "Opdater" (Shift+F8). Beholdningslinjer De første beholdningslinjer dannes ved at trykke (Alt+F12) "Tss. linjer". Hvorefter systemet vil indsætte beholdningslinjer svarende til de eksisterende fordelingslinjer. Derefter tilføjes nummeroplysninger for det første hæfte ved at markere alle beholdningslinjerne og trykke "År/vol/nr." (Alt+F11). Udfyld felterne "Fra år", ("Til år" kun hvis tidsskriftet dækker flere år, f.eks. 2012/2013), Vol og "Fra nummer" samt evt. "Note1" og "Note2". Anvend dropdownboksen for "Vol" og "Fra nummer", så syntaksen bliver korrekt i forhold til den valgte nummertype. Hvis der er valgt en nummertype uden volume vil dropdownboksen være tom. Felterne til højre for henholdsvis "Vol" og "Fra nummer" kan bruges til egen indtastning, f.eks. af et hæftenummer der er højere end 1000, som er det maksimale antal der vises i dropdownboksen. Gem ved at trykke (Alt+O) "Ok". De indskrevne værdier sættes nu ind i de markerede beholdningslinjer. Modtagelse og rykkere Selve modtagelsen registreres på en af følgende måder: - hvis materialerne skal have stregkode aflæses disse som ved monografier i "Mat.nr." felterne. Funktionen ændres til "ML" Modtaget fra leverandør - hvis materialerne ikke skal have stregkoder markeres de relevante beholdningslinjer og der trykkes (Ctrl+F10) "Funktion". Funktionen ændres til "ML-" Modtaget (ikke til bestand). Når man skifter det øverste materiale til at være modtaget, beregner systemet næste nummer, og der indsættes et nyt sæt linjer med profiler fra fordelingslinjerne, funktionsdato og funktion samt det beregnede nye nummer, så disse linjer er klar til modtagelse af næste nummer. Kontroller at systemet har indsat funktionsdato og funktion, hvis dette ikke er tilfældet trykkes "Opdater" (Shift+F8). Funktionsdatoen på de nye linjer er rykkerdatoen, datoen er beregnet således: dagsdato + (365/frekvens) dage + leveringstid. I det tilfælde at frekvensen er nul, beregnes rykkerdatoen dog således:

54 54 dagsdato + leveringstid. Hvis det ønskes, kan rykkerdatoen rettes manuelt, men man bør om nødvendigt også tilrette felterne "Frekvens" og "Lev.tid", så rykkerdatoberegningen bliver bedre, næste gang der beregnes et nyt nummer. Der modtages på samme måde som før. Når øverste beholdningslinje modtages, beregnes det næste nummer. Det er meget vigtigt for rykkergenerering, at der ligger beholdningslinjer til det næste nummer, for ellers genereres der ingen rykker. Normalt sker fremskrivning til næste nummer automatisk ved modtagelse, men der kan også dannes nye beholdningslinjer manuelt. Hvis der trykkes på "Tss. linjer" (Alt+F12), vil systemet beregne det næste nummer. Dette bruges for eksempel, hvis man modtager nummer 4, men endnu ikke har modtaget nummer 3. Man kan på denne måde fortælle systemet, at der fortsat skal ventes / rykkes på nummer 3. Modtagelse af dobbeltnumre, særnumre eller andre numre, der afviger fra det normalt forventede, håndteres på tilsvarende måde. Der trykkes " Tss. linjer" (Alt+F12), og de linjer der bliver indsat tilrettes ved hjælp af funktionen "År/vol./nr." (Alt+F11)". Hvis man retter et nummer manuelt, kan der gå "kludder" i nummerberegningen. Sker det aktiveres funktionen (F9) "Sorter", der genberegner nummerordenen. Ved modtagelse af tidsskrifter gives en advis, hvis der er reserveringer blandt de 4 nyeste numre der tidligere er indgået. Der kommer ingen reserveringsnote i denne situation. Formålet med funktionen er at advisere ved modtagelse af nyeste nummer, om at når man skal sætte dette på plads, kan der være reservering på det nummer der skal fjernes fra skråhylden. Og for god ordens skyld får man også advis om der kan være andre numre (4 nyeste) der bør tjekkes. Disse tages fra og afleveres for at fange reservering. Betalingslinjer Indsæt evt. det ønskede antal betalingslinjer (hvis de ikke er indsat ved bestillingen) som beskrevet i afsnittet om bestilling af monografier. Kontroller at prisen i feltet "Stk.pris" er prisen på et års abonnement Ophør / opsigelse af abonnement Hvis abonnementet på et tidspunkt ophører / afsluttes, slettes eller annulleres de beholdningslinjer, som ikke er modtaget. I betalingslinjerne slettes betalingslinjer med disponeret beløb. Bestillingens status ændres til "24 Opsagt tidsskrift".

55 55 Der udskrives evt. en abonnementsafbestilling Indbinding af tidsskrifter Hvis materialerne skal indbindes hver for sig, indbindes tidsskrifter på samme måde som monografier. Som bestillingsformat vælges nummerindbindingsbestilling. Hvis man skal samle en årgang i et bind gøres følgende: De materialer, der skal indbindes sammen markeres. Tryk derefter (Ctrl+F10) "Funktion" og vælg "Samles". Funktionskoden skifter til "SAM" på alle markerede materialer. Herefter indsætter man en ny beholdningslinje ved at trykke (Ctrl+F8) "Linjer", hvorefter der vælges (Alt+H) "Beholdning". Der angives de relevante profiloplysninger i popup'en. Kontroller at beholdningslinjen har funktionsdato og funktion hvis det mangler trykkes "Opdater" (Shift+F8). Linjen skal have profiloplysninger for det nye indbundne materiale. På den nye linje tilrettes nummeroplysningerne, og hvis det er nødvendigt, rettes rykkerdatoen. Marker linjen og aktiver (Ctrl+F10) "Funktion" og vælg "Indbind". Hvis der skal en speciel rygtekst på, anvendes "Rediger rygtekst" (Ctrl+Shift+F12) i menuen "Funktioner". Udskriftsformatet for indbindingsbestilling og rykker tilrettes eventuelt. Indbindingsbestillingen udskrives eller lægges i ventekø. Husk desuden at disponere indbindingsbetalingen. Når de indbundne periodika ankommer, modtages de ved aflæsning af rigtigt materialenummer. Husk desuden at registrere indbindingsbetalingen Betaling af abonnementer Ved betaling for et abonnement ændrer man betalingstypen i betalingslinjen fra "Disponeret beløb" (DB) til "Betalt beløb" (BB). Stykprisen justeres eventuelt, og det tjekkes, om de to felter vedrørende dækningsdatoer (Ab. fra og Ab. til) på abonnementet er korrekte. Hvis man regner med at forsætte abonnementet i næste dækningsperiode, er det hensigtsmæssigt at disponere den næste abonnements betaling.

56 56 Når de disponerede betalingslinjer tildeles betalingstype BB, bliver man spurgt om man ønsker at danne en ny disponering. Hvis der svares "Ja" indsættes automatisk et nyt sæt betalingslinjer, hvor år og abonnementsperiode er fremskrevet med 1 år. Prisen bevares, mens fakturanummer og fakturadato vil være blanket. Det er en forudsætning at der findes en konto med dækning for det efterfølgende budgetår. Hvis man ikke vælger den automatiske disponering ved betaling, kan systemadministrator via specialfunktion (tegnbaseret system) disponere for alle abonnementer på en gang ved årsskiftet Enkeltnumre Enkeltnummer bruges til supplerende enkeltbestillinger af periodica, og til periodica hvor hvert nummer skal bestilles separat. Bestilling og modtagelse foregår på samme måde som bestilling af monografier, dog skal feltet "Enkeltnr." være markeret. Der bør vælges nummertype, men frekvensen er i denne sammenhæng uden betydning.

57 Udskriv Det er muligt at foretage udskrivning med udgangspunkt i en enkelt accessionspost. Accessionsposten søges frem og udskrivningspopup'en aktiveres med (Ctrl+P) "Udskriv". Her markeres den ønskede udskrifttype, og den relevante udskrift vælges i den tilhørende dropdown. I samme popup vælges hvordan udskriften skal udskrives (mail, papir, elektronisk eller på skærmen). Hvis man ønsker at udskrive på printer, er det muligt at ændre defaultprinter. Tryk (Alt+O) "Ok". 8.6 Udskrifter Herunder rykkergenerering og udskrivning af ventekø. Der henvises til "DDElibra - - Udskrivning" Gensendelse af elektroniske bestillinger I version er der tilføjet en facilitet der kun gælder gensendelse af elektroniske bestillinger i udskriftsmodulet. Angiver man et datointerval, får man en advis om at der er angivet et datointerval, og at man bør tjekke om det er korrekt inden bestilling sendes. Formålet er at undgå utilsigtet gensendelse af f.eks. et datointerval der ligger langt tilbage i tid og derfor kan resultere i utilsigtede dobbeltbestillinger. Defaultsvar i pop-up er "Nej" Afsendelse af elektronisk bestilling I printdialogen ved feltet E-bestillinger, vælges modtager ved hjælp af drop-down. 8.7 Statuskoder Der findes følgende standard statuskoder: Status Status tekst Forklaring 01 Ønske Der foreligger et ønske om at fremskaffe materialet, men det er endnu ikke bestilt. 10 Bestilt materiale Materialet er bestilt hos leverandøren.

58 58 Status Status tekst Forklaring 13 Hjemkommet materiale Alle (eller nogle) eksemplarer er ankommet, og vil nu blive videre behandlet (f.eks. blive sendt til bogbinder). 15 Indbinding materiale Materialet er ankommet fra leverandøren og er nu sendt til indbinding. 20 Bestilt tidsskrift Der er bestilt abonnement på tidsskriftet, dvs. første nummer er endnu ikke modtaget. 23 Abonnement tidsskrift Materialet er et tidsskrift i abonnement. 24 Opsagt tidsskrift Abonnement på tidsskriftet er opsagt. 30 Bestilt årbog Årbog er bestilt. 33 Subskription årbog Materialet er en årbog i subskription. 34 Opsagt årbog Subskription på årbog er opsagt. 50 Afsluttet Bestillingen og betaling er helt afsluttet, alle eksemplarer er hjemkommet (eller man har opgivet at anskaffe de eksemplarer, der mangler). 51 Bestilling ikke mulig Det var ikke muligt at bestille dette materiale. 52 Uønsket materiale Man ønsker ikke at anskaffe dette materiale. 53 Afbestilt Bestillingen er annulleret. 59 Kasseret bestilling Bestillingen er uaktuel. For statuskoderne henvises til dokumentation af DDElibra Attest.

59 Funktionskoder Herunder beskrives betydningen af de forskellige funktionskoder, og hvad funktionsdatoen betyder for de forskellige koder. Funktionskode BES ML- RL IND RB SAM ANN KAS B+I Beskrivelse Materialet er bestilt, eller skal bestilles. Funktionsdatoen er sidste frist for normal modtagelse, og er den dato, hvorefter materialet indgår i rykkergenereringer. Når en linje indsættes med denne funktionskode, foreslår systemet en dato. Datoen kan rettes manuelt efterfulgt af "Opdater". Modtaget fra leverandør, men er ikke tilgået bestanden. Funktionsdatoen er dato for modtagelse fra leverandør. Rykket ved leverandør. Funktionsdatoen er næste frist for modtagelse, efter denne dato kan der genereres en ny rykker. Denne funktionskode bliver sat ved rykkergenerering. Materialet er til indbinding (hos bogbinder). Funktionsdatoen er frist for modtagelse fra bogbinder, hvis denne dato overskrides, kan der automatisk genereres en rykker. Rykket ved bogbinder. Funktionsdatoen er næste frist for modtagelse, og efter denne dato kan der genereres en ny rykker. Denne funktionskode bliver sat automatisk ved en rykkergenerering. Samlet med andre materialer. Materialet er indbundet sammen med andre materialer. Bruges kun for periodica. Materialet er hermed registreret som kasseret. Bestillingen af det pågældende materiale er annulleret. For eksempel hvis materialet er udsolgt fra leverandøren. Materialet er hermed registreret som kasseret. Det pågældende materiale er blevet kasseret, efter at have været en del af bibliotekets bestand. Funktionskoden anvendes når der både skal sendes en almindelig bestilling og en indbindingsbestilling samtidig. Anvendes ved "kundebøger", hvor materialet bestilles hos én leverandør og skal indbindes af en anden. I feltet "Returadr." under leverandøren kan angives koden for bogbinderen, så materialet kan sendes direkte fra leverandør til bogbinder.

60 Nummertyper I dette afsnit beskrives, hvad nummertyper er, og hvordan de bruges. Ved et abonnement angives nummertypen. Nummertypen bruges til at lave validering, sortering og beregning af næste nummer. For at lette administrationen af tidsskriftsabonnementer indeholder systemet prædefinerede nummertyper. En nummertype bestemmer, hvad der kan angives som nummer, volume og år. Desuden bestemmer nummertypen hvordan numrene sorteres i visningsformaterne og i accessionssystemet. Nummertyperne er styrende for beregningen af næste nummer. Eksempel 1: 1-F Felt Fra år Vol. Nr. Indhold Skal indeholde et årstal (gælder altid). Ved beregning af næste nummer vil årstallet blive talt en op, hvis tallet i Nr-feltet er lig frekvens. Kan være tomt eller indeholde en valgfri tekst. Skal indeholde et tal mellem 1 og F (frekvensen F er angivet i frekvensfeltet) Hvis der kommer ekstra numre i forhold til den valgte nummertype håndteres dette ved at generere et ekstra sæt beholdningslinjer med "Tss. Linjer" (Alt+F12) og derefter ændre oplysningerne ved hjælp af popup en "År/vol/nr" (Alt+F11). Kommer der f.eks. et ekstra nummer (julenummer) sammen med nummer 6, bevares 6 i "Fra nummer" og teksten "Julenummer" skrives i feltet "Nummernote". Ekstranummeret vil blive vist som 6#Julenummer i Accession, mens der i Søgesystemet kun vises teksten efter #. Tallet 6 styrer den kronologiske rækkefølge. Kommer et tidsskrift som et dobbeltnummer ændres nummeroplysningerne igen ved hjælp af popup en "År/vol/nr" (Alt+F11). Marker for "Dobbeltnr.". Første nummer skrives i feltet "Fra nummer", andet nummer skrives i feltet "Til nummer. Dobbeltnummeret vises derefter med "/" i mellem. I eksemplet er nummer 3 og 4 slået sammen til et dobbeltnummer. Nummertype Frekvens Nummer Volume År 1-F / #Julenummer

61 61 Eksempel 2: Mån Felt Fra år Vol. Nr. Indhold Skal indeholde et årstal (gælder altid). Ved beregning af næste nummer vil årstallet blive talt en op, hvis Nr-feltet indeholder sidste måned i året. Kan være tomt eller indeholde en valgfri tekst. Skal indeholde et månedsnavn forkortet til 3 bogstaver. Nummertype Frekvens Nummer Volume År Mån 12.0 Aug 2014 Sep 2014 Okt/Nov 2014 Dec 2014 Dec#Jul 2014 Jan 2015 Feb 2015 Eksempel 3: Nr1-FnÅg Felt Indhold Fra år Vol Nr. Skal indeholde et årstal (gælder altid). Ved beregning af næste nummer vil årstallet blive talt en op, hvis tallet i Nr-feltet er lig frekvensen. Skal indeholde et tal (volume) efterfulgt af et punktum, igen efterfulgt af teksten "Årg." Ved beregning af næste nummer vil volumetallet blive talt en op, hvis tallet i Nr-feltet er lig frekvensen. Skal indeholde teksten "Nr." efterfulgt af et tal mellem 1 og F (frekvensen F er angivet i frekvensfeltet)

62 62 Nummertype Frekvens Nummer Volume År Nr1-FnÅg 5.0 Nr Årg Nr Årg Nr Årg Nr. 2/3 17. Årg Nr Årg Nr Årg Nr Årg Det gælder for nummertyper, som har et navn, der indeholder bogstavet "F" (f.eks. "1-F"), at Nr. eller Vol. feltet indeholder et tal mellem 1 og frekvenstallet ("F"). Når det registrerede frekvenstal er nået (f.eks. 12), vil systemet ved næste nummer starte forfra, mens årstallet typisk vil blive talt op med en. Det gælder for nummertyper, som har et navn, der indeholder "1->", at Nr. eller Vol. feltet indeholder et fortløbende tal.