Handleplan for den interne kommunikation

Transkript

1 Baggrund Der er for fusionen mellem Skagen, Frederikshavn og Sæby Kommuner vedtaget en strategi for den interne kommunikation. Strategien angiver retningen for, hvordan vi vil kommunikere undervejs i processen for at opnå de ønskede mål. Handleplanen for den interne kommunikation vil forud for enhver truffet beslutning fungere som en overordnet handleplan. Så snart en beslutning er truffet om fx opgaver og organisation inden for socialområdet, skal der udfærdiges en detaljeret kommunikationsplan for hver kommunikationsform, der konkret beskriver målgruppe, afsender, mål (hvad vil vi opnå), budskab(er), kommunikationskanal, tidsplan, hvem-gør-hvad og evalueringsmetode. Målet med kommunikationen er, at politikere, ledere samt nuværende og kommende ansatte føler sig velinformerede og oplever, at de ved, hvad der foregår og hvorfor, hvor langt vi er i processen, hvad vi ved og ikke ved oplever, at de bliver hørt og får mulighed for at indgå i dialog og debat får mulighed for at få indflydelse på processen og skabelsen af Ny Frederikshavn Kommune forstår meningen med fusionen får indsigt i de beslutninger, der træffes og viden om de konsekvenser, beslutningerne får bliver aktive medspillere i fusionsprocessen For at opfylde målet vil vi målrette kommunikationen ved at skelne mellem målgrupper, som har forskellige forudsætninger og kommunikationsbehov tilpasse kommunikation til den enkelte målgruppe i forhold til forhåndskendskab, øvrige viden og behov tilstræbe størst mulig åbenhed og gennemskuelighed tale med samme tunge internt og eksternt sikre forståelig, samtidig og ensartet kommunikation synliggøre, hvem der er afsender anvende evalueringsværktøjer som fx tilfredshedsundersøgelser de steder, hvor det vurderes relevant at måle på kommunikationen Kommunikationsgruppen 18. maj 2005

2 Politikere Information om visioner, proces og beslutninger, der har betydning for politikerne fx hvordan skal det nye byråd tegnes m.m. Informationsmøder Ledere med personaleansvar lederne fx hvad bliver den enkelte leders fremtidige rolle i den nye organisation Værktøjskasse: Plancher om sammenlægningen, fakta om forandringspsykologi og om lederens vigtige rolle som formidler Dialog om baggrund, visioner og ledernes forventninger til den nye kommune og Inddragelse af ledere med personaleansvar i fusionsprocessen Gruppeledere gruppelederne fx hvad bliver den enkelte gruppeleders fremtidige rolle i den nye organisation Dialog om baggrund, visioner og ledernes forventninger til den nye kommune og Inddragelse af gruppeledere i fusionsprocessen Kommunikationsgruppen 18. maj 2005 Side 2

3 Ansatte i administrationen de administrative ansattes fremtidige rolle i den nye organisation og Inddragelse af de administrative ansatte i fusionsprocessen Ansatte i institutionerne Ansatte på skolerne Kommunikationsgruppen 18. maj 2005 Side 3

4 Dagplejere Nyhedsbreve adresseret til målgruppen Personlig i form af møder, telefonsamtaler, breve og Ansatte i hjemmeplejen Ansatte i Park og Vejvæsenet Kommunikationsgruppen 18. maj 2005 Side 4

5 Ansatte i Forsyningen Kommende ansatte Nyhedsbreve Personlig i form af møder, telefonsamtaler, breve og MED/SISU repræsentanter Kommunikationsgruppen 18. maj 2005 Side 5