Analyse af personalekørsel

Transkript

1 Til: Orientering ØKONOMI OG STYRING l Dato: 10. december 2016 Tlf. dir.: cbd@balk.dk Kontakt: Christian Boe Dalskov Sagsid: P Analyse af personalekørsel 1. Formål og afgrænsning af analysen Af den politiske aftale for budget 2016 fremgår det, at administrationen skal udarbejde følgende analyse: At undersøge mulighederne for en effektivisering af Ballerup Kommunes forbrug af intern relateret transport, herunder mulighederne for en reduktion af bilpark og taxakørsel. I forlængelse heraf blev der forlods indlagt en besparelse omkring intern relateret transport jf. tabel 1. Tabel1: Effektivisering af intern relateret transport (mio. kr.) Beløb (mio. -0,350-0,550-0,750-1,000 kr.) (kilde: Den politiske aftale for budget 2016, Ballerup Kommune) 2. Sammenfatning på analyse af personalekørsel Personalekørsel i Ballerup Kommune varetages bredt og forskelligt i organisationen. Der er ikke en enkelt organisatorisk enhed, der har det samlede ansvar, og dermed det samlede overblik over personalekørslen. Analysens data er således tilvejebragt gennem manuel søgning i diverse registre og undersøgelser i organisationen. De indhentede data er derfor udtryk for en opgørelse på et givent tidspunkt. Ovenstående ville umiddelbart tale for en samling af området i f.eks. et kørselskontor. For Ballerup Kommune udarbejdede COWI i 2010 en analyse af området, herunder om rationalet ved at indrette en samling af området. COWI analyse konkluderede, at der vil være risiko for, at drifts og administrationsomkostningerne vil overstige mulige gevinster i forhold til områdets volumen. Derfor anbefalede COWI, at der ikke opbygges et selvstændigt kørselskontor i Ballerup Kommune. Dog viser nedenstående analyse, at der med fordel bør udarbejdes retningslinjer for køb og anskaffelser af biler så det sikres, at der altid anskaffes biler til

2 personalekørsel mv. ud fra en økonomisk betragtning. Dette kan på sigt nedbringe omkostninger ved køb/drift af biler, men ikke give mulighed at indhøste en besparelse. Udarbejdelsen af retningslinjer forudsætter at der nedsættes en arbejdsgruppe. Disse retningslinjer skal være klar til forelæggelse i andet kvartal Med dette udgangspunkt viser analysen følgende muligheder og tiltag: 1. Personalekørsel i kommunens biler På baggrund af analysen kan det ikke konkluderes, om der er det rette antal biler i kommunens bilpark, men analysen viser, at der er områder, hvor der er et relativt lavt brændstofforbrug som indikerer et lavt behov. Kommunen har mange forskellige typer af biler i kommunens bilpark, og analysen viser at der er væsentlig forskel på udgifterne til de forskellige biltyper. Analysen kan dog ikke umiddelbart pege på et besparelsespotentiale indenfor personalekørsel på baggrund genudbud af bilparken, på konkrete områder. Kommunen har i dag ikke et regelsæt/retningslinjer for køb af biler, herunder én fælles aftale for hele kommunen at købe biler på, således at køb af de billigste biler understøttes bedst muligt på sigt. 2. Personalekørsel i personalets egne biler (kørselsgodtgørelse) Der er et årligt forbrug på kørselsgodtgørelse til høj takst på 1,3 mio. kr. Såfremt kommunen beder personalet stille egen bil tilrådighed kan det ikke besluttes, at personalet skal køre på lav takst, jævnfør KL. Der kan effektiviseres for i omegnen af kr. såfremt al kørsel flyttes fra høj kørselsgodtgørelse over til kørsel i kommunale (leasede) mikrobiler. Effektiviseringen kræver dog investering i kommunalt leasede biler, jf. punkt 4. Aftaler med personalet om, at de skal stille egen bil til rådighed kan opsiges med almindelig varsel. 3. Personalekørsel i Taxa Ballerup Kommune brugte i 2015 i alt kr. på kørsel i taxa. Dette beløb dækker både over kørsel af medarbejdere, politikere og borgere. Forbruget på personalerelateret taxakørsel udgjorde i 2015 i alt kr. En tidligere undersøgelse af taxaforbruget i Ballerup Kommune viste, at der blev kørt ca. 830 ture på årsbasis, og at ca. 70 % af alle ture starter i Ballerup Kommune. Desuden viste undersøgelsen at 50 % af samtlige ture foregår indenfor kommunens grænser. Dette betyder, at en række af disse ture kunne dækkes af kommunalt ejede mikrobiler. Men da cirka 25 % af alle taxakørsler køres uden for kommunen, eksempelvis i tilfælde med møder, kurser og tilsyn i Jylland, vil det dog ikke være hverken hensigtsmæssigt eller muligt helt at afskaffe brugen af taxa samlet set. Det vurderes, at det vil være muligt at spare kr. på taxakørsel for personalet. Dét kræver dog en investering i kommunalt leasede biler, jf. punkt 4. Side 2

3 4. Investering i kommunens bilpark En grundlæggende forudsætning for, at der kan effektiviseres på de i dag anvendte transportformer er, at der stilles en alternativ transportmulighed til rådighed. Det kan tilvejebringes ved at der anskaffes 7-11 mikrobiler, som personalet kan anvende som et alternativ til de transportformer, der har været anvendt hidtil, altså kørsel i egen bil og taxa. Investeringen i disse biler kan gøres begrænset ved anvende leasede mikrobiler, idet prisen for anskaffelsen af bilerne med operativ leasing kan holdes på ca ,- kr. pr. bil og en årlig leasingudgift på ca pr. bil årligt. Det vil sige at den samlede udgift til kommunale biler kan stige med ca kr. i leasingudgifter, som skal fratrækkes i ovenstående besparelses potentiale. Samlet økonomisk besparelse - gevinstrealisering Det forventes, at det vil være muligt at spare i omegnen af 0,5 mio. kr. fra 2017 og frem på kørselsgodtgørelse og taxa, efter investeringer (jf. tabel 3). Tabel 2: Nettopotentiale på personalekørsel fra Budget 2017 (mio. kr.). Område Investering i kommunens bilpark -0,275-0,275-0,275-0,275 Kørselsgodtgørelse til personalet 0,540 0,540 0,540 0,540 for kørsel egne biler Taxakørsel 0,250 0,250 0,250 0,250 I alt 0,515 0,515 0,515 0,515 Politisk vedtaget besparelse 0,500 0,750 1,000 1,000 Manglende besparelse 0,0 0,235 0,485 0,485 Den manglende besparelse i 2018 på 0,235 mio. kr. og 2019 og frem på 0,485 mio. kr. foreslås tilvejebragt gennem en samlet analyse af kommunens bilpark. Analysen vil blandt andet kunne gennemføres ved stikprøvekontrol af anvendelsesgraden eller egentlig brug af GPS til registrering af forbrug og kørselsbehov. Analysen vil blive foretaget med henblik på indarbejdelse i budget Side 3

4 3. Afgrænsning af kørsel og område for analysen Brug af transport kan deles op i fire nedenstående hovedelementer: Figur 1: Transport i Ballerup Kommune Intern transport Personalekørsel Borger transport Politiker-kørsel Arbejdsrelateret transport Som det fremgår af figur 1, kan den internt relaterede transport opdeles i tre typer: 1. Personalekørsel er en kørselstype hvor formålet alene er at transportere personalet i forhold til deres opgavevaretagelse. Det kan eksempelvis være kørsel til møder, tilsyn og kurser. 2. Politikerkørsel er kørsel, der alene har til formål at transportere politikere til og fra møder, konferencer, rejser m.m. 3. Arbejdsrelateret kørsel er kørsel hvor arbejdsopgaven stiller særlige krav til køretøjets indretning, værktøj eller lignende. Denne kørsel fordrer typisk individuelle eller unikke løsninger. Som det fremgår af figur 1, håndteres også Borgertransport. Formålet med denne kørsel er at transportere borgere jf. gældende regler og lovgivning. Det kan eksempelvis være kørsel via de kontrakter Ballerup Kommune har med eksterne busselskaber (Movia, Birks minibusser, mv.) eller kørsel i kommunens minibusser placeret decentralt på institutioner. Området for Borgertransport blev analyseret i forbindelse med COWI-rapporten fra 2010 og efterfølgende omlagt jf. anbefalinger fra rapporten. Rapportens anbefalinger understøttede tillige KL anbefalinger for området. Området styres således også indenfor disse rammer. Arbejdsrelateret kørsel er en type kørsel som er afhængig at have opgavespecifikke køretøjer til rådighed det vil kræve særlig faglig viden afgøre behovet for. Derfor er arbejdsrelateret kørsel ikke en del af denne analyse. Politikerkørsel indgår ikke i analysen, da området har et ret begrænset omfang og desuden er reguleret i vederlagsbekendtgørelsen. Analysen vil derfor være koncentreret om personalekørsel, dvs. personalets brug af taxakørsel, kommunens personbiler til personalekørsel samt kørselsgodtgørelse, dvs. godtgørelse for personalets kørsel i egne biler i forbindelse med opgavevaretagelse for Ballerup Kommune. 4. Beskrivelse af datagrundlag for analysen Organiseringen af transporten af personalet er ikke samlet ét sted i én organisatorisk enhed, i Ballerup Kommune. Side 4

5 Det betyder, at: 1. der ikke er et samlet overblik over personalekørslen, i form af kørselsmønstre og kørselsbehov, - altså hvor ofte bilerne anvendes og om turene er hensigtsmæssigt tilrettelagt 2. der ikke er en ensartet opsamling af kørselsdata, i form af formål, sted, kilometerantal, antal personer i bilen mv. 3. der ikke er en fælles og ensartet registrering af, hvilke biler, der er købt, hvor gamle de er ved køb, kilometerstand mv. 4. der er risiko for at data vedrørende udgifter ikke er konteret korrekt Som følge af, at ovenstående data ikke er til stede kan det ikke analyseres om bilparken anvendes effektivt. For at vurdere om der er et besparelsespotentiale har det derfor været nødvendigt at afgrænse analysen til at se på udvalgte parametre det har været muligt at tilvejebringe data på. Det vil være nødvendigt at fortage generaliseringer eksempelvis med udgangspunkt i pris pr. kørt kilometer i hjemmeplejen. En række af de konklusioner, der foretages i analysen vil derfor være foretaget ud fra gennemsnitsberegninger og antagelser, hvilket kan give en vis usikkerhed. Etableringen af et centralt kørselskontor vil ikke indgå som en mulig effektiviseringsfaktor i analysen, da COWI tidligere har udarbejdet en sådan analyse. Cowi s analyse fra 2010 konkluderede, at der vil være risiko for, at drifts og administrationsomkostningerne vil overstige mulige gevinster. Derfor anbefalede COWI, at der ikke opbygges et selvstændigt kørselskontor i Ballerup Kommune. 5. Biler i Ballerup kommune anvendt til personalekørsel Der eksisterer i dag ikke regler og retningslinjer i Ballerup Kommune for hvilke typer og klasser af personbiler, varevogne og busser der anskaffes, eller hvordan bilkøb finansieres. Derfor har Ballerup Kommune en meget forskelligartet bilpark, der består ca. 40 forskellige bilmærker og modeller Tabel 4: Bilpark i Ballerup Kommune, september 2016 Bilpark (personalekørsel) (september 2016) Købt Leaset Biler i alt Hjemmeplejen* Social og sundhedsområdet øvrig Teknisk service Beskæftigelse, jobcenter Rådhus 9 9 Skoler, institutioner og kultur 6 6 Ballerup familiehus 2 2 SAMLET *Anskaffet efter udbud som udløber ultimo 2017 og herefter genudbydes. Side 5

6 I analysen indgår der 99 køretøjer fra Ballerup Kommune, der bruges til intern kørsel. Her af er 35 biler leaset, mens kommunen ejer de resterende 64. Cirka 20 % af de kommunalt ejede biler er biler, som er købt efter udløb af Ballerup Kommunes leasingaftale. En ukendt andel af de resterende biler er købt brugt. Køretøjerne som indgår i analysen varierer i alder og årgang fra 2001 til 2016 og har en gennemsnitsalder på ca. 5,5 år. Den overvejende del af kommunes personbiler er klassen minibiler, hvilket svarer til modeller som Toyota Yaris eller Renault Clio. Størstedelen af kommunens personbiler bruges af hjemmeplejen. 35 af de 99 køretøjer der indgår i analysen er leaset, mens de resterende 64 er købt, primært efter udløbet på den oprindelige leasingaftale. Det foreslås at der udarbejdes retningslinjer for køb og anskaffelser af biler således det sikres at der altid anskaffes biler til personalekørsel mv. ud fra en økonomisk betragtning. Det forslås at der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejdes disse retningslinjer med henblik på forelæggelse i anden kvartal Grundlæggende beregninger og antagelser om udgifter til personalekørsel i kommunens biler: De årlige totale udgifter til en bil udgøres af afgifter, værkstedsudgifter, brændstof og bilens årlige værditab. For leasede biler er der ikke et årligt værditab, her er der til gengæld en årlig leasing udgift, som modsvarer værditabet. Dette betyder at der er stor forskel på den enkelte bils anskaffelsespris og driftsudgifter. Tabel 5: Årlige totaludgifter til forskellige bilmodeller Land Rover Defender 130 2,4 Citroen Berlingo 1,8 Toyota Yaris 1.5 HSD Toyota Aygo 1,0 T2 Air 2014 Købspris kr kr kr kr Værditab (gns. over 6,7 år) kr kr kr kr Kilometer pr. liter brændstof 9 km. 11,2 km. 18,5 km. 23,3 km. Brændstof årligt kr kr kr kr Afgifter kr kr kr kr. 620 Værksted kr kr kr kr Årlig pris kr kr kr kr Note: Land Roverens værditab er den gennemsnitlige leasingafgift over 7 år. Beregningen af værditab kan foretages på baggrund af SKAT s afskrivningsregler: Ifølge bekendtgørelse om skattemæssige afskrivninger, kan driftsmidler (bl.a. biler) afskrives med mellem 0 og 25 % årligt. Værditabet er udregnes derfor med et årligt værditab på 25 % (renters rente). Herefter er der taget det gennemsnitlige årlige værditab over 6,7 år. Da data fra 2015 viser, at kommunens biler i gennemsnit var 6,7 år ved bortskaffelsesdato. Den største udgift ved bilerne er det årlige værditab eller leasingudgift, mens udgifterne til brændstof kun udgør en mindre andel af den samlede Side 6

7 udgift. Man skal dog være opmærksom på, at når man beregner værditabet man det typisk lineært, som en funktion af antal år og en fast afskrivningsprocent, uanset biltype. Dette kan dog ofte være misvisende. Et eksempel herpå er en VW UP som leasingselskaber fremhæver én af de billigste biler netop fordi værditabet er mindre på denne bil end andre biltyper. Således vil Ballerup Kommune eksempelvis lige nu spare 8 % ved at skifte fra Toyota Aygo til VW Up. Til trods for at WV UP er den dyreste i anskaffelse så har den det mindste værditab af de to, hvilket er afgørende i dette regneeksempel. Udgifter til reparationer, service og syn udgjorde i 2015 i gennemsnit kr. pr. bil. Køretøjernes estimerede udgifter til brændstof er beregnet ud fra SKAT s oplysninger om køretøjernes brændstofeffektivitet og et årligt kørselsforbrug på km. Der er foretaget flere undersøgelser, der har vist, at bilers brændstofforbrug ofte er større end angivet. Derfor må det også forventes, at de reelle udgifter til brændstof er større end estimeret. Det vurderes dog, at bilernes estimerede brændstofforbrug kan bruges til at sammenligne brændstofudgifterne på tværs af kommunens biler. Ud fra de årlige totaludgifter til forskellige bilmodeller kan der udregnes en kilometerpris for kørsel i kommunens egne biler, hvis bilen kører km. årligt. Når hjemmeplejens 33 biler skal genudbydes ultimo 2017 kan der eventuelt hentes en gevinst ved at gå efter laveste pris indenfor de relevante valgmuligheder. Således vil der formentlig kunne opnås en besparelse på ca. kr ,- over en treårig periode, hvis kommunen vælger den billigste bil frem for den dyreste bil, vurderet ud fra aktuelle dagspriser. Men dette er usikkert og vil dette afhænge den aktuelle markedssituation. Ses der på mikrobiler frem for minibiler og/eller biler som er endnu dyrere som f.eks. i tilfældet med hjemmeplejens hybridbiler, vil dette altid afhænge den aktuelle markedssituation. Det desuden vil det være vanskeligt, at realisere specifikke gevinster til kommunekassen da indkøb foretages for opsparede midler. Det vil sige at der ikke er fastlagt et egentligt budget til køb af biler, og at beløb til køb af biler tages/opspares fra det almindelige budget til løn og øvrig drift. Tabel 6: Kilometerpris Udvalgte køretøjer Pris pr. km. (kr.) Land Rover Defender 130 2,4 5,97 Citroen Berlingo 1,8 3,47 Toyota Yaris 1.5 HSD 2,84 Toyota Aygo 1,0 T2 Air ,13 Konklusionen er, at mikrobilers brændstoføkonomi og det lave værditab, sammenlignet med minibiler peger på, at der er et besparelsespotentiale i at købe mikrobiler ved fremtidige bilkøb. Det vurderes, at mikrobiler i dag vil Side 7

8 være tilstrækkelig i flere tilfælde end hidtil antaget. Således har denne bilklasse gennemgået en udvikling med mere ergonomisk indretning, med blandt andet højde justerbare sæder. Institutionernes udgifter til brændstof viser, at der er stor variation i hvor meget bilerne kører. Flere institutioner har således et brændstofforbrug på mindre end kr. pr. bil i (ekskl. elbiler), og enkelte mindre end 500 kr. pr. bil. Dette tyder på et forholdsvist lille kørselsbehov. Sammenfattende kan det konkluderes om kommunens bilpark til personalekørsel: at kommunen ikke har et regelsæt/retningslinjer for køb af biler, herunder én fælles indkøbsaftale for biler, der gælder for hele kommunen. at denne analyse ikke kan svare på om der er det rette antal biler i kommunens bilpark, men at der er områder hvor der er et relativt lavt brændstofforbrug som indikerer et lavt behov. at der er mange forskellige typer af biler i kommunens bilpark, og at der er væsentlig forskel på udgifterne til de forskellige biltyper at der formentlig vil være en besparelse for kommunen samlet set, hvis kommunen valgte de billigste typer af biler og der er et behov for en mere ensrettet tilgang til køb af biler, for fremadrettet at sikre omkostningsbevidsthed ved køb af biler. 6. Udgifter til kørselsgodtgørelse ved kørsel i egen bil Et alternativ til at køre i kommunens biler er, at personalet kører i egne biler. Hvis personalet kører i egne biler kan de få udbetalt kørselsgodtgørelse. Kørselsgodtgørelse kan udbetales som henholdsvis høj eller lav takst. Der udbetales lav takst til personalet efter aftale med nærmeste leder, når brug af egen bil vurderes at være den mest hensigtsmæssige måde at tilrettelægge transporten. Der udbetales høj takst til personalet efter skriftlig aftale med nærmeste leder, når brug af egen bil er en forudsætning for at opgavevaretagelsen for den pågældende medarbejder. I 2012 blev det besluttet, at der som udgangspunkt kun udbetales lav kørselsgodtgørelse sats. Det kan dog konstateres at en relativ stor andel af den udbetalte kørselsgodtgørelse udbetalt som høj sats, hvilket har stor betydning for udgiften. Medarbejdere som har stillinger, hvor det har været forudsat ved ansættelsen, at de kunne bruge egen bil skal have den høje kørselsgodtgørelsestakst jævnfør KL. Det betyder, at såfremt Ballerup Kommune ønsker at ændre retten til høj takst hos disse medarbejdere skal det varsles med det almindelige opsigelsesvarsel. Side 8

9 Tabel 7: Kørselsgodtgørelse personale 2015, Ballerup Kommune Kørselsgodtgørelse 2015 Kr. pr. km. Kørte km. Udbetalt i 2015 (kr.) Cykelgodtgørelse 0, Kørsel i egen bil - Høj sats 3, Kørsel i egen bil - Lav sats 2, I alt Der kan eventuelt indhentes en alternativ besparelse ved, at afdelinger der udbetaler relativt meget kørselsgodtgørelse, stiller biler til rådighed for medarbejderne, i stedet for at udbetale kørselsgodtgørelse i de tilfælde hvor der er køres til høj takst. I 2015 blev der udbetalt kr. i kørselsgodtgørelse til familieplejens fem medarbejdere svarende til km ved høj takst. Dette skal ses i relation til at en Toyota Aygo koster ca kr. årligt, (inkl. brændstof) ved km årligt. Hvilket betyder, at den samme kørsel kunne være foretaget i kommunale (leasede) biler for kr., altså en besparelse på ca kr. Det tyder således på, at der er et besparelsespotentiale, ved at investere i en udvidelse i af kommunens bilpark. Sammenfattende kan det konkluderes om kommunens brug af kørselsgodtgørelse til personalekørsel: At der fortsat er et stort forbrug på kørselsgodtgørelse til høj takst. At der kan spares ca kr. ved at flytte fra høj kørselsgodtgørelse over til kørsel i kommunale (leasede) mikrobiler. At aftaler med personalet om at de skal stille egen bil til rådighed kan opsiges med det almindelige varsel. Det vurderes at det vil være nødvendigt at finansiere 4-6 leasede biler for at dække kørselsbehovet. Fra 2017 og frem vil den forventede besparelse på i alt 0,5 mio. kr. findes på centrenes lønsummer og vil blive fordelt efter seneste årsforbrug, dvs. forbrug i Forbruget findes via lønsystemet, hvor udbetaling af kørselsgodtgørelse udbetales fordelt på koder. 7. Taxaforbrug En anden transportform som også er en form for personalekørsel er kørsel med taxa. Personalet kan rekvirere taxa til møder, kurser, hjemmebesøg m.m. Ballerup Kommune brugte i kr. på kørsel i taxa. Dette beløb dækker både over kørsel af medarbejdere, politikere og borgere. Side 9

10 Forbruget på personalerelateret taxakørsel udgjorde i kr. Forbruget har de sidste par år været faldende fra ca kr. En tidligere analyse af taxaforbruget har vist, at den gennemsnitlige udgift pr. kørt kilometer i taxa er 29 kr. og den mindste mulige udgift pr. kørt kilometer er 15,25 kr. Dette skal holdes op imod at prisen kunne være 2,13 kr. såfremt de samme kilometer blev kørt i en Toyota Aygo 1,0 T2 Air ejet af kommunen. Dette betyder, at personalet forbrugte på kr. i 2015 som der maksimalt kan være kørt km. ved en pris på 15,25 kr. pr. km. for. Skulle denne kørsel have været foretaget med kommunalt ansatte taxachauffører, vurderes det at der skulle bruge mindst tre chauffører for at kunne dække kørselsbehovet, hvilket svarer til en lønudgift på ca. kr Med andre ord så vil en sådan løsning være ca. dobbelt så dyr som den eksisterende løsning. En tidligere undersøgelse af taxaforbruget i Ballerup Kommune viste, at der blev kørt ca. 830 ture på årsbasis, og at ca. 70 % af alle ture starter i Ballerup Kommune. Desuden viste undersøgelsen at 50 % af samtlige ture foregår indenfor kommunens grænser. Dette vil sige, at en række af disse ture kunne dækkes af kommunalt ejede mikrobiler. Da cirka 25 % af alle taxakørsler køres uden for kommunen, eksempelvis i tilfælde med møder, kurser og tilsyn i Jylland, vil det dog ikke være hverken hensigtsmæssigt eller muligt helt at afskaffe brugen af taxa samlet set. Der vil fortsat være behov for at kunne køre i taxa, blot i begrænset omfang. Sammenfattende kan man konkludere om personalets brug af taxa til personalekørsel: At minimum 50 % af alle ture køre indenfor kommunens grænser At minimum 25 % af alle ture køres udenfor kommunens grænser At der umiddelbart ville kunne spares ca kr. ved at anvende kommunalt (leasede) mikrobiler, men at dette ikke er muligt da en del af turene køres uden for kommunens grænser. At det vurderes at det vil være muligt at spare på taxakørsel for personalet, inklusiv en investering i leasede biler. Det vurderes, at det vil være nødvendigt at finansiere 3-5 leasede biler for at dække kørselsbehovet. Besparelserne vedrørende taxakørsel findes på centrenes driftsbudgetter og vil blive fordelt relativt efter budgettet. Begge dele vil blive sat på plads ved første budgetopfølgning Side 10