Offentligt udbud efter Bilag IIB. På aflevering af logistik- og servicerelaterede. Koldingbibliotekerne

Transkript

1 Offentligt udbud efter Bilag IIB På aflevering af logistik- og servicerelaterede biblioteksydelser til Koldingbibliotekerne Reserveret til Socialøkonomiske virksomheder jf. art. 19 i EU-udbudsdirektiv

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Kontraktindgåelse Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist for tilbud Alternative bud Konsortier Tilbudsgivers forbehold Socialøkonomisk virksomhed Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Ydelsernes omfang samt krav dertil Tilsyn og opgaver i relation til sorteringsmaskinen På-pladssætning og hylderevision Fremfinde webbestillinger Bibliotekets ind- og udlån til andre biblioteker i hele landet Post og pakker Kørsel Teknisk servicemedarbejder 37 timer Personale Kvalitetsniveau Optimering af arbejdsgange Kontrakt Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Kontakt mellem parterne Fakturering Priser og prisregulering Kontraktregulering Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

3 18 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Ved kontrakt ophør Underskrift Bilag Bilag 1 - Koldingbibliotekernes vision Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel Bilag 3 Forventet tidsplan Bilag 4 - Referencer Bilag 5 Tilbudsliste Bilag 6 - Arbejdsklausul Bilag 7 - Adresseliste og åbningstider Bilag 8 - Kørsel Biblioteket kommer Bilag 9 - Køreplan 2015 Institutioner Bilag 10 - Nuværende lokationer for intern post

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af logistik- og servicerelaterede biblioteksydelser til Koldingbibliotekerne (Kolding Kommune), som herefter kaldes Ordregiver. Koldingbibliotekerne består af flere adresser fordelt i Kolding Kommune. De fleste af ydelserne er koncentreret til hovedbiblioteket beliggende Slotssøvejen 4 i Kolding. I bilag 7 er der en oversigt over de nuværende biblioteker. 1.2 Udbudsansvarlig Maiken Nielsen er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Al kontakt til Ordregiver i udbudsperioden skal ske til mailadressen: indkoeb@kolding.dk. 1.3 Udbuddets omfang Ordregiver ønsker at indgå en kontrakt med én virksomhed med kontraktstart den 27. januar Kontrakten kan til enhver tid opsiges med 9 måneders varsel af begge parter. Det samlede omfang af ydelserne, omfattet af dette udbud, fremgår af kravsspecifikationen (kapitel 3). Det anførte omfang er en beskrivelse af den nuværende aktivitet. Dette er således alene et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver. Omfanget kan ændres i såvel opadgående som nedadgående retning. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kontraktvilkår fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4, Kontrakt. 1.4 Kontraktindgåelse I tilfælde af kontraktindgåelse udfylder Ordregiver det i kapitel 4 vedlagte kontraktudkast, som herefter regulerer de juridiske vilkår i kontraktperioden. I tilfælde af kontraktindgåelse henledes opmærksomheden på virksomhedsoverdragelsesloven. Evt. overdragelse af medarbejdere er Ordregiver uvedkommende og er alene en sag mellem den nuværende kontraktshaver, ny kontrakthaver samt evt. medarbejdere. 4

5 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne for bilag IIB-ydelser i overensstemmelse med reglerne og principperne i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsområde (EUF-traktaten), herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, artikel 23 og artikel 35, stk. 4, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet), idet opgaven er omfattet af EU s udbudsdirektivs bilag IIB. Kolding Kommune har i handicappolitiken formuleret en målsætning om at skabe arbejdspladser til personer med nedsat arbejdsevne, hvorved samfundsmæssige formål fremmes. Der står bl.a. følgende i handicappolitikken: Borgere med funktionsnedsættelse har ret til et arbejdsliv afstemt efter den enkeltes ydeevne og behov for kompensation. Kolding Kommune vil sikre: at alle borgere med funktionsnedsættelse får tilbud om beskæftigelse, så mange borgere som muligt med funktionsnedsættelse kommer i ordinær beskæftigelse, at der formidles viden om beskæftigelse af mennesker med funktionsnedsættelse til de forskellige arbejdspladser. Der bidrages til opfyldelse af Kolding Kommunes handicappolitik ved dette udbud, da kontrakten er reserveret til socialøkonomiske virksomheder i henhold til artikel 19 i EU-udbudsdirektiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Herved kræves det, at flertallet af de berørte arbejdstagere hos tilbudsgiver ikke kan udøve erhvervsmæssig beskæftigelse på normale vilkår, på grund af arten eller omfanget af deres handicap. En socialøkonomisk virksomhed defineres som en virksomhed, der har: Socialt formål virksomhedens primære formål har samfundsgavnlig karakter; det vil sige, at formålet har et socialt, beskæftigelses-, sundheds-, miljømæssigt eller kulturelt sigte, som desuden fremmer aktivt medborgerskab. Væsentlig erhvervsdrift virksomheden har et væsentligt element af erhvervsdrift ved salg af serviceydelser eller produkter, som udgør en betydelig del af dens omsætning. Uafhængig af det offentlige virksomheden har eget CVR-nummer og fungerer uden væsentlig offentlig indflydelse på ledelsen og driften af virksomheden. Social overskudshåndtering virksomheden anvender hele sit overskud til primært at fremme sociale formål, reinvestere i egen eller andre socialøkonomiske virksomheder og sekundært til begrænset udbetaling af udbytte til investorer. Ansvarlig og inddragende virksomhedsledelse virksomheden er transparent i sit virke og har en værdiskabende og etisk forsvarlig ledelse. (Kilde: Udvalget for Socialøkonomiske virksomheders rapport september 2013) Selvom mange andre virksomheder også gør det socialt godt, bliver de ikke defineret som socialøkonomiske virksomheder, med mindre de har ovenstående karakteristika. 5

6 Socialøkonomiske virksomheder fremmer sociale og samfundsgavnlige formål. Det gør de eksempelvis ved at bidrage til at inkludere mennesker fra udsatte grupper på arbejdsmarkedet. En socialøkonomisk virksomhed er en privat virksomhed - der tjener penge på almindelige markedsvilkår med det formål gennem sit virke og indtjening at fremme særlige sociale og samfundsgavnlige formål. (Kilde: Socialstyrelsen) 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til adressen: indkoeb@kolding.dk. Den vedlagte tilbudsliste i Bilag 5 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og sendes til adressen: indkoeb@kolding.dk, med emnet: "Spørgsmål Udbud vedr. ydelser til Koldingbibliotekerne senest mandag den 20. juli 2015 kl Tilbudsgiverne skal gøres opmærksom på, at der ikke kan rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Spørgsmål, og spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: (aktuelle udbud). 2.6 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er mandag d. 3. august 2015 kl og skal være mærket: Tilbud På aflevering af logistik- og servicerelaterede biblioteksydelser til Kolding bibliotekerne og fremsendes til adressen: indkoeb@kolding.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet er udfyldt korrekt og når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand. 6

7 Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 3. november Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.8 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.9 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.12, Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Tilbudsgivers forbehold Ordregiver accepterer ikke nogen form for forbehold i tilbudsafgivelsen. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Socialøkonomisk virksomhed Tilbudsgiver skal i tilbuddet medsende dokumentation for, at de opfylder kriterierne for at være en socialøkonomisk virksomhed, jf. pkt. 2.1 Udbudsform. Det er ikke et krav, at tilbudsgiver er en registreret socialøkonomisk virksomhed. Tilbudsgiver skal dog leve op til kriterierne for socialøkonomiske virksomheder, jf. pkt. 2.1, i hele aftaleperioden Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation, samt dokumentationen i pkt. 2.11, skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKR. 10 millioner. 7

8 I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav at tilbudsgiver kan fremvise en positiv egenkapital for de sidste 2 disponible regnskabsår og at virksomhedens omsætning i sidste regnskabsår var minimum 7 mio. kr. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og denne enhed, i det tilfælde, at tilbudsgiver ikke selv kan leve op til minimumskravene til positiv egenkapital og/eller omsætning i sidste regnskabsår. Dette kræver dog, at den aktør, der henvises til, skriftligt via en tegningsberettiget, meddeler at denne forpligter sig til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed til opfyldelse af aftalen, og at denne erklæring vedlægges tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver vil anvende andre aktører til at dokumentere sin egnethed ifht. positiv egenkapital og/eller omsætning i sidste regnskabsår, vedlægges relevant dokumentation for dennes egnethed i henhold til dette, herunder dokumentation for, at mindstekravet/mindstekravene opfyldes af den aktør, der henvises til. Den aktør eller de aktører, tilbudsgiver henviser til, skal lige som tilbudsgiver udfylde Bilag 2, vedrørende udbudsdirektivets art. 45 om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, og vedlægge denne i tilbuddet. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige serviceydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år med beskrivelse af ydelserne og angivelse af kontaktpersoner. Med sammenlignelige referencer menes opgaver, der er udført af tilbudsgiver inden for servicefag og hvor opgaven er udført i et offentligt rum, eller hvor opgaven er udført i et lukket rum, men hvor der har være uro i form af forstyrrelser fra andre ansatte og hvor virksomhedens medarbejder har skullet samarbejde med andre. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har 1 sammenlignelig reference Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent Økonomi Ved vurdering af økonomi vil der blive lagt vægt på den udfyldte tilbudsliste, se Bilag 5. I tilbudslisten under Øvrige Opgaver skal tilbudsgiver angive det antal timer, tilbudsgiver kan løse Øvrige Opgaver på. Summen af tilbudsgivers pris, vil blive beregnet herudfra. Endvidere er det det antal timer som tilbudsgiver vil kunne fakturere Ordregiver, i tilfælde af kon- 40 % 8

9 traktindgåelse. Ved vurdering af kørsel, ifht. pris pr. kørte km., tages der udgangspunkt i antal kørte km. i Service Ved vurdering af service lægges der vægt på evnen til at agere i et offentligt rum i samspil med borgere og personale, se afsnit Kvalitet i opgaveløsningen Ved vurdering af opgaveløsningen vil der blive lagt vægt på driftssikkerhed, hastighed, smidighed og korrekt opgaveudførelse, se afsnit Evnen og viljen til at arbejde med innovation Ved vurdering af evne og vilje til at arbejde med innovation, vil der blive lagt vægt på erfaring med og vilje til at arbejde med optimering af arbejdsgange og komme med input til innovation, se afsnit % 30 % 10 % 9

10 3. Kravspecifikation Bibliotekets nuværende OPP partnerskabskontrakt ophører den 26. januar Efter en kortlægning og afholdt dialogmøde med socialøkonomiske virksomheder sendes logistik- og servicerelaterede biblioteksydelser på Koldingbibliotekerne i udbud. Det er Koldingbibliotekernes vision at være en lokal nøglespiller og et nationalt forbillede i forhold til at understøtte fællesskaber til gavn for den enkelte borger og lokalsamfundet. I samspil med vores omverden vil vi de næste fire år sætte fokus på at designe attraktive, meningsfulde rammer, services og aktiviteter, der bygger bro mellem mennesker. Læs mere om visionen i Bilag Ydelsernes omfang samt krav dertil Opgaven ved logistik- og service relaterede biblioteksydelser indeholder følgende: Tilsyn og opgaver i relation til sorteringsmaskinen 1. På-pladssætning og hylderevision 2. Fremfinde webbestillinger 3. Bibliotekets ind- og udlån til andre biblioteker i hele landet 4. Post og pakker 5. Kørsel 6. Teknisk servicemedarbejder 37 timer ugentligt Tilsyn og opgaver i relation til sorteringsmaskinen Koldingbibliotekerne har en sorteringsmaskine til sortering af materialer. Borgerne har mulighed for, at aflevere materialer i sorteringsmaskinen i hele bibliotekets åbningstid. Koldingbibliotekerne stiller bogvogne og andet teknisk udstyr til rådighed. Bibliotekets nuværende åbningstider er: Mandag torsdag kl Fredag kl Lørdag kl Søndag ( ) kl Åbent med selvbetjening mandag til fredag kl Kontrakthaver skal have en medarbejder, der har tilsyn med sorteringsmaskinen i tidsrummet: Mandag til fredag kl Lørdag kl Søndag ( ) kl Tilsynet består i at tænde og holde sorteringsmaskinen kørende, samt rette småfejl ved afleveringer og tilkalde service ved maskinstop, der umiddelbart ikke kan løses af kontrakthaveren. Ved længerevarende maskinstop ud over 24 timer, skal der kunne indgås aftale med kontrakthaver om manuel håndtering af materialer. Sorteringsmaskinen har i dag en oppetid på ca. 99%. 10

11 I tidsrum, der ligger uden for kontrakthavers tilsyn, benyttes sorteringsmaskinen pt. alene til aflevering (stand-alone-mode). Materialet sorteres ikke, men skal gen-afleveres i sorteringsmaskinen af kontrakthaver, når denne igen har tilsyn. Sammen med tilsynet udfører kontrakthaverens medarbejder en række opgaver i tilknytning til sorteringsmaskinen. Materialer, der f.eks. har været udlånt til institutioner, 24/7 materiale (materiale afleveret i udendørs afleveringsmaskine), Biblioteket kommer ordningen (udbringningsordning), nyindkøbte materialer, depot- og andet returmateriale, afleveres i sorteringsmaskinen. I 2014 var der ca materialer til aflevering. Reserveringer, der er sorteret i et særligt afkast, skal scannes, isættes note og sættes til afhentning. I 2014 var der ca reserveringer til håndtering. Fremfundne webbestillinger (se afsnit 3.1.3) scannes, isættes note og sættes til afhentning. Mindre ad hoc opgaver for biblioteket i eventuel uudnyttet tilsynstid. Det er erfaringen, at de tilknyttede opgaver kan løses inden for tilsynstiden med én medarbejder ad gangen. Såfremt én af parterne ønsker dette reguleret, skal der foreligge en gensidig aftale herom. Arbejdsopgaver i relation til tilsyn med sorteringsmaskinen og tilknyttede opgaver er i dag f.eks.: 1. Løse problemer ved maskinstop f.eks. fjerne materiale, der er kommet i klemme på transportbåndet. 2. Bogkasser i sorteringsrummet tømmes manuelt. 3. Fyldte bogvogne ved sorteringsmaskinen skal udskiftes og stilles frem til bogopsættere. 4. Materiale der skal afleveres af kontrakthaver, jf. ovenstående, hentes i postrum og køres igennem sorteringsmaskinen. 5. Frasorteret afleveret materiale, med f.eks. chip-registrerings fejl, køres igennem sorteringsmaskinen eller overdrages til bibliotekspersonalet. 6. Reserveringer og fremfundne materialer fra webbestillingslisterne scannes i sorteringsrummet og forsynes med en reserveringsnote, fratagningsnote eller udlånskvittering. 7. Materialer placeres henholdsvis på afhentningsreolen i nummerorden, i transportkasser i postrummet, Biblioteket kommer -hylde, eller forsendelseshylde. 8. Materialer på afhentningshylden rykkes løbende sammen, så denne fremstår pæn. 9. Håndtere afleverede reserveringer. Ikke-afhentet materiale og afviste reserveringer fjernes fra afhentningsreolen og afleveres i sorteringsmaskinen. 11

12 Sorteringsmaskinen er placeret ved bibliotekets indgang og er afskærmet i lydtæt glas. Der kan forekomme et vist støjniveau i sorteringsrummet. Høreværn er til rådighed. Personalet skal have teknisk flair og kunne håndtere pc, mobiltelefon og evt. ipad på almindeligt brugerniveau På-pladssætning og hylderevision Afleveret og sorteret materiale skal sættes på plads, på de af biblioteket besluttede opstillinger, på tre etager. Løbende ændringer i opstillingen af materialerne skal kunne håndteres. I forbindelse med på-pladssætningen skal der løbende foretages korrekt placering/indsamling af materiale, der åbenlyst står forkert, ligesom materialer på hylder/krybber rettes op og rykkes sammen, så hylderne/krybberne fremstår pæne. Derudover skal der foretages en tilbundsgående revision af alle materialer 2 gange årligt. Revisionen foretages som en løbende opgave efter en udarbejdet plan, som aftales med biblioteket. I 2014 var der ca materialer til opsætning. Fordelingen af materialer var i 2014: Bøger 78,60% Lydbøger 2,57% Film 5,45% Multimedier 1,45% Musik cd er 6,43% Andre materialer 5,50% I alt 100,00% Arbejdsopgaver med på-pladssætning og hylderevision omfatter i dag f.eks.: 1. Bogvogne hentes ved sorteringsmaskinen. 2. Materialer sættes på plads på bibliotekets 3 etager. 3. Beskadigede eller fejlbehæftede materialer skal tages fra til vurdering af bibliotekets personale. 4. Indsamles ukorrekt placeret materiale skal dette køres igennem sorteringsmaskinen. 5. Udarbejde plan for og foretage løbende tilbundsgående revision. 12

13 Det er vigtigt, at kontrakthavers personale, der skal håndtere på-pladssætning og hylderevision, er fortrolig med alfabetet og tal Fremfinde webbestillinger Når en borger bestiller materiale via bibliotekets hjemmeside, udløses der enten en reservering eller en webbestilling. En reservering sker, hvis materialet er udlånt, mens bestillingen bliver til en webbestilling, hvis materialet er hjemme (på hylden). Kontrakthaver skal ud fra lister fremfinde materialer på hylde/krybbe 3 gange dagligt. Efter disse er fremfundet, overgives materialerne til videre behandling af medarbejderen, der har tilsyn med sorteringsmaskinen, jf. afsnit I 2014 var der ca webbestillinger på Koldingbibliotekerne. Arbejdsopgaver ifbm. at fremfinde webbestillinger omfatter i dag f.eks. 1. Udskrive webbestillingslister 3 gange dagligt. 2. Materialer fremfindes på bibliotekets 3 etager. Koldingbibliotekerne forventer indkøb af et intelligent materialestyringssystem (IMS). Dette system giver mulighed for præcist at identificere, hvor et eller flere materialer befinder sig på biblioteket og andre tilknyttede biblioteker/biblioteksstationer. Arbejdsgange i forbindelse med håndtering af webbestillinger vil i den forbindelse ændre sig fra det nuværende, og tidsforbruget på opgaveløsningen forventes at falde ved indførelse af den nye teknologi. Koldingbibliotekerne stiller nødvendigt udstyr til rådighed for kontrakthaver. Det er vigtigt, at kontrakthavers personale, der skal håndtere webbestillinger, er fortrolig med alfabeter og tal. Derudover skal personalet have teknisk flair og kunne håndtere pc, mobiltelefon og evt. ipad på almindeligt brugerniveau. 13

14 3.1.4 Bibliotekets ind- og udlån til andre biblioteker i hele landet Koldingbibliotekerne er en del af et nationalt lånesamarbejde de danske biblioteker imellem. Hver dag fragtes der i en kørselsordning materialer mellem landets biblioteker. I 2014 blev der håndteret ca materialer i kørselsordningen. Kontrakthaver skal pakke materialer til og fra kørselsordningen. Arbejdsopgaver i forbindelse med håndteringen af materialer, der dagligt modtages fra kørselsordningen, er i dag f.eks.: 1. Pakke materialer ud og sortere disse i bibliotekets postrum. 2. Returmateriale afleveres i sorteringsmaskinen. 3. Andre bibliotekers materiale overleveres til bibliotekets personale. 4. Når materialet er klargjort af bibliotekets personale, opsættes det på en afhentningshylde. Arbejdsopgaver i forbindelse med håndteringen af materialer, der dagligt sendes med kørselsordningen, er i dag f.eks.: 1. Scanne materiale og udskrive køresedler. 2. Pakke i kasser til afhentning. Det er vigtigt, at kontrakthavers personale, der skal håndtere ind- og udlån fra andre biblioteker, er fortrolig med alfabetet og tal. Derudover skal personalet have teknisk flair og kunne håndtere pc, mobiltelefon og evt. ipad på almindeligt brugerniveau. Der kan forekomme fysisk tunge arbejdsopgaver i forbindelse med udpakning og opsætning af materialer Post og pakker Opgaven omfatter både afhentning og forsendelse af post og pakker. Derudover vil der være udbringning af intern post imellem By- og Udviklingsforvaltningen og en del af dets institutioner. Der afhentes og sendes post på posthuset mandag til lørdag. Koldingbibliotekerne stiller nødvendigt udstyr til rådighed for kontrakthaver. Arbejdsopgaver i forbindelse med håndteringen af post og pakker er i dag f.eks.: 1. Afhente post fra posthus eller post filial. 2. Pakker der kommer med fragtbil skal distribueres. 14

15 3. Udbringning af intern post mellem By-og Udviklingsforvaltningen og en del af dets institutioner (f.eks. Koldinghus, Stadsarkivet). 4. Frankere post og pakker. 5. Aflevere post og pakker i postkasse eller på posthus. Det er vigtigt, at kontrakthavers personale kan orientere sig i forhold til postruten. Der kan forekomme fysisk tunge arbejdsopgaver i forbindelse håndteringen af post og pakker Kørsel I 2014 blev der ca. anvendt timer på kørselsopgaven samt kørt km. Kontrakthaver skal stille varevogn til rådighed. Kørsel sker i dagtimerne og i institutionernes normale åbningstid. Der fragtes pr. januar 2015 materialer til og fra følgende: 4 gange ugentligt til lokalbibliotekerne: Christiansfeld, Lunderskov og Vamdrup. 2 gange ugentligt til biblioteksstationerne: Almind, Hejls, Jordrup, Sdr. Bjert og Vester Nebel. 3 gange ugentligt til Biblioteket kommer lånere (borgere i private hjem). 1 gang ugentligt til Kolding Arrest. 1 gang ugentligt til Daginstitutioner. Diverse kørsel. Koldingbibliotekerne er i konstant udvikling, derfor må der påregnes, at flere lokationer kan komme til og andre kan bortfalde. Bilagene 7-10 indeholder informationer om lokationer, åbningstider, kørselsplan mm. Arbejdsopgaver ifbm. kørsel til og fra lokalbiblioteker og biblioteksstationer er i dag f.eks.: Før kørslen: 1. Reserveret materiale skal scannes og vedlægges en reserveringsbon. 2. Materiale pakkes i nummerorden. 3. Materiale pakkes i kasser. 4. Diverse materiale pakkes sammen. 5. Lister over materialer, der skal fjernes fra afhentningshylder på lokalbiblioteker og biblioteksstation udskrives. 6. Alle materialer pakkes i varebil. 15

16 Under kørslen: 1. Sætte nye reserveringer på afhentningsreol. 2. Aflevere materialer til bibliotekets personale på kontoret. Lokalbibliotekerne og biblioteksstationerne er selvbetjente, og der vil derfor ikke være personale til stede når der køres til disse. 3. Tjekke papir i printer og evt. fylde op. 4. Tjekke og evt. udskifte bonruller. 5. Ordne reserveringshylden, så denne fremstår pæn. 6. Fjerne forældet materiale fra reserveringshylden og tage dette med retur. 7. Bringe øvrigt returmateriale f.eks. (reserveringer og webbestillinger, problembøger, materialer tilhørende andre lokaliteter eller biblioteker) med retur. Efter kørslen: 1. Bilen tømmes. Arbejdsopgaver ifbm. kørsel til Biblioteket kommer (udbringningsordning), institutioner og Kolding Arrest er i dag f.eks.: Før kørslen: 1. Pakke materialer i poser/kasser. 2. Pakke varebil med de materialer der skal bringes ud. Under kørslen: 1. Aflevere materiale hos borgere, på institutioner eller i arresten. 2. Indsamle returmateriale. Efter kørslen: 1. Bilen tømmes. Arbejdsopgaver i forbindelse med diverse kørsel omfatter i dag f.eks.: 1. Små indkøb. 2. Kørsel til genbrugsplads. 3. Afhentning af forskellige effekter. Det er vigtigt, at kontrakthavers personale kan orientere sig i forhold til kørselsruten. Personalet skal ligeledes have teknisk flair og kunne håndtere pc, mobiltelefon, GPS og evt. ipad på 16

17 almindeligt brugerniveau. Personalet skal være fortroligt med alfabetet og tal. Der kan forekomme fysisk tunge arbejdsopgaver i forbindelse med kørslen. Personalet skal under kørslen kunne fremvise identifikation, der udarbejdes i samarbejde med Koldingbibliotekerne. Koldingbibliotekerne afholder udgifterne hertil Teknisk servicemedarbejder 37 timer Den tekniske servicemedarbejder skal være til rådighed i tidsrummet kl. 8 og kl. 16, dog med mulighed for fleksibilitet fra medarbejderens side i ydertimerne kl. 7 til kl. 18. Stillingen kan varetages af flere personer, der deler en arbejdsdag imellem sig. Der arbejdes i tæt dialog med bibliotekets koordinator. Der løses både klassiske pedelopgaver og mere specielle opgaver. Biblioteket stiller almindeligt forekommende værktøj og arbejdsredskaber til rådighed. Det er vigtigt, at kontrakthaverens personale har overblik i forhold til planlægning og udførsel af de daglige opgaver. Personalet skal ligeledes have teknisk flair og kunne håndtere pc, mobiltelefon og evt. ipad på almindeligt brugerniveau. Der kan forekomme fysisk tunge arbejdsopgaver. I dele af opgaveløsningen vil der være tæt kontakt til en række af bibliotekets samarbejdspartnere og håndværkere, hvorfor der stilles krav til besiddelse af gode kommunikations- og samarbejdsevner Personale Kontrakthaver skal sikre, at det personale, der skal udføre opgaverne, er kvalificeret og har den fornødne erfaring, således at de aftalte ydelser kan leveres i det angivne kvalitetsniveau. Kontrakthaverens personale skal arbejde i det offentlige rum og vil derfor skulle kunne håndtere afbrydelser i arbejdet i form af spørgsmål fra bibliotekets brugere og personale. Derudover skal personalet fungere som ambassadører. At være ambassadør betyder, at personalet skal optræde præsentabelt, høfligt, imødekommende og serviceminded. Det skal sikres, at der i forhold til personalet bliver lagt vægt på bibliotekets værdier som beskrevet i visionen, jf. Bilag 1. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes ambassadørrollen sikres. Beskrivelsen vil indgå i Ordregivers vurdering under tildelingskriteriet service. Tilbudsgivers beskrivelse af at agere i et offentlig rum i samspil med andre, samt hvordan tilbudsgiver vil leve op til rollen som ambassadør. Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side med 17

18 almindelig læsbar skrift. Det, der eventuelt fylder over 1 A4-side, vil ikke blive læst og dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen. 18

19 Tilbudsgivers beskrivelse af at agere i et offentlig rum i samspil med andre, samt hvordan tilbudsgiver vil leve op til rollen som ambassadør: 19

20 Ordregiver kan til enhver tid anmode om udskiftning i personalet. Dette kan ske såfremt en medarbejders opførsel ikke er passende i forhold til at være ambassadør for biblioteket. Personalet skal bære synlig identifikation, der stilles til rådighed af biblioteket. Koldingbibliotekerne arbejder i øjeblikket med værtsskab, og det kan blive aktuelt, at personalet skal bære uniform eller lignende. Eventuelle udgifter hertil vil påhvile biblioteket. Alt personale skal kunne gøre sig forståelig på dansk og skal kunne kommunikere elektronisk med biblioteket. Personalet skal have en antagelig staffeattest. Ligeledes skal kontrakthaver ved indhentning af børneattest sikre, at der for personalet ikke findes oplysninger jf. 36 i Justitsministeriets bekendtgørelse om Det Centrale Kriminalregister. Der er afsat kontorfaciliteter på ca. 12 kvm. Frokostrum til kontrakthaverens personale stilles til rådighed i fællesskab med bibliotekets personale Kvalitetsniveau Driftssikkerhed: Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes den daglige driftssikkerhed for løsning af alle opgaver sikres. Beskrivelsen vil indgå i Ordregivers vurdering under tildelingskriteriet kvalitet. Tilbudsgivers beskrivelse af daglig driftssikkerhed. Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side med almindelig læsbar skrift. Det, der eventuelt fylder over 1 A4-side, vil ikke blive læst og dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen.

21 Tilbudsgivers beskrivelse af daglig driftssikkerhed:

22 Tilsyn og opgaver i relation til sorteringsmaskinen: Der er krav om, at materialer, der skal afleveres af kontrakthaver, bliver afleveret i sorteringsmaskinen dagligt inden kl. 18. På-pladssætning og hylderevision: Det er et krav, at gårdsdagens materialer er sat på plads inden kl. 10. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilken kvalitet der leveres i på-pladssætningen af materialer. Beskrivelsen vil indgå i Ordregivers vurdering under tildelingskriteriet kvalitet. Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side med almindelig læsbar skrift. Det, der eventuelt fylder over 1 A4-side, vil ikke blive læst og dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen.

23 Tilbudsgivers beskrivelse af den kvalitet, der leveres ved på-pladssætning af materialer: 23

24 Brugerne har mulighed for at bestille materialer hjemme fra via bibliotekets hjemmeside: Fremfinde webbestillinger: Der er krav om, at webbestillinger (materialer der er hjemme) fremfindes 3 gange dagligt på tidspunkter fastsat i samarbejde med biblioteket. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilken kvalitet der leveres i håndteringen af webbestillinger. Beskrivelsen vil indgå i Ordregivers vurdering under tildelingskriteriet kvalitet. Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side med almindelig læsbar skrift. Det, der eventuelt fylder over 1 A4-side, vil ikke blive læst og dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen.

25 Tilbudsgivers beskrivelse af kvalitet i fremfinding af webbestillinger 25

26 Bibliotekets indlån og udlån til andre biblioteker i hele landet: Det er et krav, at materialer der modtages fra kørselsordningen skal være pakket ud senest kl. 14, og materialer der sendes med kørselsordningen skal gøres klar til afhentning senest kl. 11. Tidspunkterne skal kunne reguleres i forhold til kørselsordningens køreplan. Opgaven varetages dagligt mandag til fredag. Post og pakker: Det er et krav, at post er afhentet på posthuset senest kl mandag til lørdag. Det er et krav, at forsendelse af post sker efter kl. 16 mandag til fredag. Kørsel: Der er krav om, at kontrakthaver stiller varevogn til rådighed. Varevognen skal forsynes med Koldingbibliotekernes logo. Logo finansieres af Koldingbibliotekerne. Kolding Kommune har en ambition om at være landets førende energikommune og har sat fokus på energiforbruget for herigennem at opnå reduktioner i CO2 emissionen. Således er det kommunens overordnede mål, at CO2-udledningen pr. indbygger i Kolding Kommune skal være reduceret med 75 % i 2021 i forhold til CO2 udledningen fra transport udgør ca. 30 % af Koldings totale energiforbrug. Kolding Kommune har derfor særlig fokus på miljøvenlig og bæredygtig transport. I forlængelse heraf har Kolding Kommune vedtaget et tomgangsregulativ, der siger, at det er forbudt at holde med bilen i tomgang længere end højst nødvendigt og maks. i et minut. Tomgangsregulativet gælder for biler, busser og andre motordrevne køretøjer inden for byskiltene i Christiansfeld, Vamdrup, Kolding og Lunderskov by. Der findes dog en række tilfælde, hvor tomgang er tilladt - for eksempel i trafikkøer. Undtaget er også køretøjer, der har brug for motorkraften, mens de holder stille: skraldebiler, udrykningskøretøjer og andre lignende arbejdskøretøjer. Miljøkrav tekniske specifikationer Der stilles et Euronorm krav til udledning af kulbrinter (NMHCs), kvælstof (NOx) og partikler, og krav om specifik energiklasse, der angiver hvor langt bilen kan køre på literen. 1) Nyindkøbte køretøjer i kontraktperioden skal opfylde kravene til EURO VI 2) Endvidere har Center for Grøn Transport i august 2012 anbefalet følgende minimumskrav til energiklasse for varebiler, som skal kunne overholdes. 0transport/Groen_transport/anbefalinger%20mm/anbefalinger_ ashx A+ - for varebiler på højst 2000 kg. totallast A - for varebiler på kg. totallast D - for varebiler på kg. totallast E for varebiler kg totallast og E for pick-up-varebiler med firehjulstræk på kg. totallast 26

27 Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet beskrive, på hvilken måde ovenstående miljøkrav vil blive varetaget. Det er således ikke et krav, at tilbudsgiver medsender dokumentation for overholdelse af kravene til bilen. Det skal af tilbudsgiver skriftligt bekræftes, at bilen i aftaleperioden lever op til ovenstående miljøkrav. Det er et krav, at kørslen sker i dagtimerne og i institutionernes almindelige åbningstid. Teknisk servicemedarbejder 37 timer: Der er krav om, at den tekniske servicemedarbejder har en håndværksmæssig baggrund eller praktisk erfaring indenfor det håndværksmæssige område Optimering af arbejdsgange Koldingbibliotekerne har i flere år arbejdet med at forenkle og minimere interne processer både gennem indførsel af ny teknologi, men i høj grad også gennem optimering af arbejdsgange. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilken erfaring tilbudsgiver har med optimering af arbejdsgange, samt at arbejde med/komme med input til innovation. Beskrivelsen vil indgå i Ordregivers vurdering under tildelingskriteriet evnen og viljen til at arbejde med innovation. Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side med almindelig læsbar skrift. Det, der eventuelt fylder over 1 A4-side, vil ikke blive læst og dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen: 27

28 Tilbudsgivers beskrivelse af erfaring med optimering af arbejdsgange:

29 4. Kontrakt Kontrakt vedr. levering af logistik- og servicerelaterede biblioteksydelser til Koldingbibliotekerne 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Koldingbibliotekerne Slotssøvejen Kolding og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr. [xxxxx] Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar, referat fra dialogmøde. C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [mm.åååå] D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. E. Referat fra teknisk afklaringsmøde [dd.mm.åååå] mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til, at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår, herunder serviceniveau og til de anførte priser. Det samlede omfang af ydelserne kan ændres i såvel opadgående som nedadgående retning, samt til at omfatte opgaver på andre lokationer. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 29

30 Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Væsentlige ændringer vil blive varslet efter nærmere aftalt tidshorisont. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 27. januar Kontrakten kan efter den 1. januar 2018 til enhver tid opsiges af begge parter med et varsel på 9 måneder til den 1 i måneden. Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. Ved opsigelse af kontrakten fra begge parters side, finder lov om virksomhedsoverdragelse anvendelse. 5 Kontakt mellem parterne Fra Kontrakthavers side lægges der op til en positiv dialog om udførelsen af ydelserne i kontrakten. Senest ved kontraktens start nedsættes der en styregruppe. Kolding Bibliotek og Kontrakthaver udpeger hver 2 medlemmer. Medlemmerne skal dels være en person på chefniveau eller lignende, dels en person med praktisk indsigt. Der vil i startfasen være en hyppigere mødefrekvens end i den efterfølgende driftsfase. Der vil i de første 3-6 måneder være et større behov for at kunne gribe ind og justere opgaveløsningen, såfremt der er forhold, som ikke fungerer. Mødefrekvensen for styregruppen vil være én gang månedligt de første 6 måneder. Herefter kan begge parter anmode om møde efter behov. Dog skal der afholdes et styregruppemøde minimum 1 gang årligt. Parterne udpeger hver især en person, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 6 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim

31 Fakturaer sendes elektronisk til Koldingbibliotekerne (EAN-nummer: ) med angivelse af periode, antal tilsynstimer og timepris, antal kørte km., km.pris og antal timer brugt på kørsel og timeprisen derfor, pris for teknisk servicemedarbejder samt pris for øvrige opgaver. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Almindelige betalingsbetingelser er netto 30 dage fra korrekt fremsendelse af faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten (ingen afgifter, gebyrer eller tilsvarende som ikke er indregnet i nettopriserne.). Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. 7 Priser og prisregulering For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. I tilbudslisten under Øvrige Opgaver har tilbudsgiver angivet det antal timer, tilbudsgiver kan løse Øvrige Opgaver på. Summen af tilbudsgivers pris, er beregnet herudfra. Det er således det antal timer som tilbudsgiver kan fakturere Ordregiver for. Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 27. januar 2017, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i overenskomst for teknisk service mellem KL og FOA. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Der vil årligt ske efterregulering såfremt det samlede antal materialer til på-pladssætning og antallet af webbestillinger til fremfinding stiger/falder med mere end 5% i forhold til antal fastsat i kapitel 3 Kravspecifikation. Reguleringen beregnes ud fra et tidsforbrug på 35 sek. pr. materiale og afregnes med den af Kontrakthavers tilbudte timepris, jf. Bilag 5. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 3 måneder før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Kolding bibliotekerne. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Kolding Bibliotekerne inden ændringens ikrafttræden. 31

32 8 Kontraktregulering Ved ændringer i bibliotekets lovgrundlag samt ved kommunalpolitiske beslutninger, der har konsekvenser for bibliotekets virksomhed og aftale med Kontrakthaver, skal hele eller dele af kontrakten genforhandles. Ved ændringer i bibliotekets driftsforhold f.eks. indførelse af ny teknologi eller ændringer af biblioteksstruktur skal hele eller dele af kontrakten genforhandles. Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Ønske om genforhandling af ændringer kan fremsættes af begge parter og forankres i styregruppen, jf Statistik Biblioteket udarbejder hver måned en statistik over materialer til på-pladssætning og antal fremfundne webbestillinger. Ifht. statistik af materialer til på-pladssætning tilvejebringes ved udtræk fra sorteringsanlægget. I tilfælde af længerevarende maskinstop, hvor der indgås aftale med Kontrakthaver om manuel håndtering, skal der ligeledes indgås aftale om, hvorledes statistikken opgøres. Statistik ved web-fremfinding tilvejebringes ved udtræk fra biblioteksystemet. Kontrakthaver udarbejder hver måned en statistik over antal kørte kilometer, statistikken skal indeholde oplysninger om til og fra, antal kørte km samt dato. Kontrakthaver skal være positivt indstillet på, efter anmodning fra biblioteket, at deltage i adhoc opgørelser over f.eks. antal besøg hos Biblioteket-kommer lånere og lignende. Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel format. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre Kontrakthaver inhabil i genudbud af levering af logistik- og servicerelaterede biblioteksydelser, da Kontrakthaver kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 10 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. Ordregiver skal godkende evt. brug af underleverandører. 11 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. 32

33 12 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 13 Forsinkelse Der foreligger forsinkelse, såfremt en eller flere leverancer ikke præsteres i overensstemmelse med opfyldelsestidspunkterne jf. Kapital 3 Kravspecifikation. Hvis Kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen af ydelserne, skal Kontrakthaver straks give meddelelse til Ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Kontrakthaver skal samtidig angive hvornår og hvorledes ydelserne kan leveres, planen for udbedring skal godkendes af kontaktpersonen for kontrakten. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 14 Mangler Der foreligger mangler ved en leverance, hvis: Leverancen ikke svare til aftalt art, mængde, specifikationer og kvalitet, herunder servicemål. Leverancen i øvrigt er af en anden eller ringere beskaffenhed eller brugbarhed, end den ifølge kontrakten og de foreliggende omstændigheder skulle være. Leverancen i øvrigt ikke svare til, hvad Ordregiver med føje kunne forvente. Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning, er Ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage modregning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. 33

34 15 Bod I tilfælde af at Kontrakthavers mangels afhjælpning mislykkedes, må Ordregiver indhente eksterne bistand til afhjælpning på Kontrakthavers regning. 16 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for Ordregiver i kontrakt-perioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 17 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra partens side for at kunne genoptage leveringen. 18 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 34