Stillings- og funktionsbeskrivelse for Inspektør med ansvar for afdelinger.

Transkript

1 Stillings- og funktionsbeskrivelse for Inspektør med ansvar for afdelinger. Stillingsoplysninger Stillingsbetegnelse Stillingsindehaver Placering Jobprofil Stillingsformål Organisatorisk placering Reference Formålet med stillingen er at få varetaget drifts- og vedligeholdelse, herunder mindre renoveringsopgaver i forhold til boligorganisatonernes afdelinger, samt det overordnede personaleansvar overfor ejendomsfunktionærerne/varmemestrene/ Ejendomsserviceteknikerne. Stillingen er organisatorisk placeret som en linieorganisation. Indgår som niveau 3 leder i ledergruppe. Er tilknyttet team udlejning og teknik. Inspektøren refererer til Beboerservicechefen. Inspektøren kan ansætte og afskedige indenfor ejendomsfunktionærområdet. Beslutningskompetence Inspektør NN Bovia Engstien 2a 6000 Kolding Ansættelse af varmemestrene/ Ejendomsserviceteknikerne/områdeserviceteknikere foretages i samarbejde med Beboerservicechefen. Afskedigelse foretages dog udelukkende under tilstedeværelse af Beboerservicechefen. Inspektøren godkender ferie, bevilliger afholdelse af feriefridage og anden afspadsering. Inspektøren er medlem af team udlejning og teknik. 1

2 Inspektøren kan disponere til almindelig drift op til kr Selvstændig kompetence delegeres endvidere af Beboerservicechefen. Ansvarsområde Overordnet ansvarlig for at den daglige drift fungerer optimalt, samt at opgaverne løses i henhold til gældende rammer og retningslinier for området. Deltage i projekter/projektgrupper sammen med Teknisk Chef/Beboerservicechef i forbindelse med nybyggeri samt mindre renoveringsopgaver. Sikre at kontrakter og øvrigt aftalegrundlag overholdes. Ansvarlig for at overlappe øvrige inspektører ved deres fravær (deling af arbejdsområde mellem kollegaer på samme niveau). Har det formelle ansvar for sit område i henhold til den delegering Beboerservicechefen har udlagt, og arbejder selv uddelegerende indenfor eget område. Udvikling af boligorganisationernes aktiviteter for ejendomsfunktionærerne /varmemestrene/ejendomsserviceteknikerne i samarbejde med kollegaer og Beboerservicechefen. I samarbejde med Beboerservicechefen, team udlejning og teknik udforme kvalitetsmålsætninger, kvalitetspolitikker og kvalitetsplaner samt deltage i løbende opfølgning af, hvordan planerne realiseres. Sikre at Beboerservicechefen holdes orienteret om væsentlige forhold vedr. drift og vedligeholdelse. 2

3 Faglige opgaver Deltage aktivt i de beboerdemokratiske processer (afdelingsbestyrelsesmøder, beboermøder m.m.). Renoveringsopgaver: Efter aftale med Beboerservicechefen deltager i en del af planlægningsfasen. Deltage i idetfasen/forprojektfasen med henblik på ag give drifts input. Udarbejder budgetkontrol. Varetage klagesager samt deltage i evt. retsmøder. Deltage i afleveringsforretning og driftsoverdragelse. Udarbejde langtidsbudget for afdelingen. Arbejdsopgaver drift: Bygningsregistrering og tilstandsvurdering ved egen hjælp og ekstern hjælp. Langtidsplanlægning og vedligeholdelsesarbejder, samt ajourføring af langtidsbudgetter. Nødvendige forhandlinger med afdelingsbestyrelserne angående langtidsbudgetter og driftsplanlægning i øvrigt. Gennemførelse af de årlige planlagte arbejder, herunder forhandling med teknikere og entreprenører, samt sikring af at disse udføres håndværkermæssigt korrekt med god kvalitet. Registrering og sagsbehandling af ansøgninger fra beboerne om boligændringer, samt forhold i øvrigt under individuel råderet. Registrering og sagsbehandling af klage- 3

4 sager, hvor teamet er involveret, samt alm. forekommende korrespondance. Syn af lejligheder Koordinere mellem ejendomsfunktionærerne/varmemestrene/ejendomsserviceteknikernes opgaver, samt sikre tilstedeværende ressourcer udnyttes effektivt på rette tid og sted. Overordnet ansvarlig for at syn i forbindelse med fraflytningslejligheder og indflytningslejligheder foretages af Varmemestrene/Ejendomsserviceteknikerne. Ansvar for at konsultere den Tværgående Synskoordinator i forbindelse med koordinering af syn af fraflytningslejligheder og indflytningslejligheder. Energiledelse Skabe grundlag for at den Tværgående Synskoordinator kan understøtte og vejlede Varmemestrene/Ejendomsserviceteknikerne i forbindelse med fraflytningslejligheder, således at Varmemestrene/ Ejendomsserviceteknikerne står rustet til at: Gennemføre syn i samråd med fraflytter. Bestille alle nødvendige arbejder. Sikre at lejligheden kan afleveres i ordentlig stand til aftalt tid. Budgetkontrol. Ansvarlig for afdelingernes forsyning (el, varme, varmt- og koldvandsforsyningen). Ansvarlig for at forbrugstal for vand, varme og el for alle afdelinger leveres på ønsket dataform til den Energiansvarlige Inspektør. Ansvarlig for at driften af afdelingerne er effektiv, og at der kun bruges de nødven- 4

5 dige økonomiske midler. Skal i samarbejde med den Energiansvarlige Inspektør, som varetager den overordnede energiledelse af el, vand, varme og affald, sikre at ressourceforbruget er minimalt. Ansvarlig for den overordnede affaldsstrategi. Ansvar for at konsultere den Energiansvarlige Inspektør i varme- og affaldstekniske samt energitekniske spørgsmål. Driftsplaner for energi- og varmeanlæg, affald m.m. udarbejdes i samarbejde med den Energiansvarlige Inspektør. Ansvarlig for procedurer i forbindelse med fællesantenneanlæg (kabling m.v.) i afdelingerne. Beboerserviceopgaver Ansvarlig for i samarbejde med Beboerservicechefen at skabe grundlag for de rigtige forsikringspolicer for boligorganisationernes afdelinger. Deltagelse i beboermøder, ekstraordinære beboermøder, repræsentantskabsmøder, generalforsamlinger m.v. Ansvarlig for at hjælpe afdelingsbestyrelsen med forberedelsen af beboermøder, herunder eventuelt kunne fremlægge budget og regnskab, kunne være dirigent o.s.v. Ledelsesmæssige Ansvarlig for udarbejdelse af nødvendigt beslutnings-materiale til bestyrelser i forbindelse med arbejdsområdet. Ansvaret for ledelse af personalet i 5

6 opgaver afdelingerne, herunder at sikre et godt arbejdsmiljø, så personalet er engageret, kvalitetbevidst og målrettet i deres arbejde, så afdelingerne og beboerne sikres en god og proffessionel service. Styring af ferie- og sygdomsafløsere. Medvirker ved afholdelse af medarbejdersamtaler samt ved ansættelse og afskedigelse af Ejendomsfunktionærerne /Varmemestrene/Ejendomsserviceteknikerne. Medvirker til, i samarbejde med Beboerservicechefen, udarbejdelse af uddannelsesplaner og sikrer, at antallet af medarbejdere og disses kvalifikationer til enhver tid svarer til behovet. Ansættelse og afskedigelse af Ejendomsfunktionærer på gårdmandsniveau. Medvirke til, i samarbejde med Beboerservicechefen, at ansættelse og afskedigelse af Varmemestre/Ejendomsserviceteknikere. Modtagelse og registrering af sygemeldinger. Godkender/attesterer dags-/uge- /månedssedler. Ansvarlig for orientering til bestyrelse, afdelingsbestyrelse og virksomhedsnævn angående ansættelser, afskedigelser, flytninger af ejendomsfunktionærer. Overordnet ledelse af den daglige drift i afdelingerne, herunder også daglig ledelse og tilsyn med Ejendomsfunktionærerne 6

7 /varmemestrene/ejendomsserviceteknikerne. Vurdere om Ejendomsfunktionærerne /Varmemestrene/Ejendomsserviceteknikernes behov for relevant planlægnings-, styrings- og procesværktøjer er til stede, således at Ejendomsfunktionærerne/Varmemestrene/ Ejendomsserviceteknikerne til stadighed er i stand til løbende at optimere egen indsats. Foretager løbende opfølgning på Ejendomsfunktionærerne/Varmemestrene/ Ejendomsserviceteknikerne procesudvikling og arbejdsresultater, herunder justere mål, fastsættelse af nye mål, samt effekt- og kvalitetsikring. Styringsmæssige opgaver Deltager i og indkalder til fornødne mødeaktiviteter med Beboerservicechefen, linie- og stabsfunktionerne, faglige organisationer og andre interessenter. Deltage i afdelingsmøder og generalforsamlinger, også udenfor normal arbejdstid. Deltagelse i og indkalder til møde i følgegrupper og lignende arbejdsgrupper i forbindelse med større renoverings- og byggesager. Holder interne møder (foranlediger udarbejdet dagsorden og referater) med Ejendomsfunktionærerne/Varmemestrene/ Ejendomsserviceteknikerne. Deltagelse i, herunder udbyder emner til drøftelse, i arrangementer med inspektørkredsen, så samarbejdet på tværs styrkes til gavn for alle. 7

8 Deltage i, herunder udbyder emner til drøftelse i, øvrige ERFA samarbejder med andre boligorganisationer/interessenter. Deltage i og er ansvarlig for interne møder, herunder team og teknik møder som mødeansvarlig og referant samt indlægsholder. Deltage aktivt i teamarbejdet. Økonomi Afholder kontortid og telefontider. Økonomisk ansvarlig indenfor eget ansvarsområde, herunder godkendelse af webfakturaer. Ansvarlig for at medvirke og bidrage til budget og budgetopfølgning. Ansvarlig for til stadighed at have styr på, hvad Ejendomsfunktionærerne/ Varmemestrene/Ejendomsserviceteknikerne rekvirerer af arbejder via kritisk gennemgang af fakturaer. Sikre at afdelingernes budget overholdes ved gennemgang af de månedlige budgetkontroller. Tværorganisatoriske arbejdsopgaver (f.eks. i forhold til økonomi og Teknisk Chef). Opfølgning og gennemgang af budget i forhold til afdelingsbestyrelserne, herunder at kunne afrapportere væsentlige afvigelser. Bistå økonomimedarbejderne med oplysninger til den øvrige del af budgettet og regnskabet. Deltage i renoveringsopgaver i større eller mindre omfang. Skal kunne påtage sig et ansvar for 8

9 Personlige egenskaber tværgående projekter i Bovia og boligorganisationerne. Repræsentant for Bovia Turde stå overfor en forsamling. Værdsætte beboerdemokratiske spillereglere. Tålmodig og pragmatisk. Politisk tæft. Udvise samarbejdsvilje og evne Loyalitet overfor teamet, leder- og chefgruppen samt boligorganisationerne. Gode samarbejdsevner og vilje til at indgå i et teamwork. Udpræget serviceadfærd. Gode kommunikative egenskaber. Handlingsorienteret God til at arbejde selvstændigt. God til at kommunikere og skabe respekt om dine synspunkter. Forhandlingsorienteret Venlig og imødekommende optræden overfor beboere, medarbejdere, håndværkere og afdelingsbestyrelse. Tillidsskabende. Overblik og helhedsforståelse Skal kunne bevare overblik på tværs af systemer, mennesker, afdelinger. Skal have fokus på fakta. Lederegenskaber Motiveres af, at arbejde med at udvikle andre. Er tydelig i krav og forventninger. Tør gå ind i konfliktfyldte situationer med henblik på at skabe konstruktive løsninger Skal have gennemslagskraft. Skal kunne lede via ledere. 9

10 Primært tekniker med lederegenskaber. Erfaring og baggrund Bygningskonstruktør/ingeniør eller lignende uddannelse. Erfaring med drift og vedligeholdelse af bygninger og personaleledelse. Gerne håndværkermæssig erfaring. Indsigt i budget- og regnskabsopfølgning. Erfaring med brug af pc, Microsoft Office og gerne EG-bolig. Gerne branchekendskab fra den almene boligsektor. Kørekort til bil. 10