ANNONCERINGSBETINGELSER. Annoncering

Transkript

1 ANNONCERING AF SINAS Annoncering af agil udvikling, levering og vedligeholdelse af et it-system til håndtering af information og sundhedsløsninger på sundhedsområdet i Silkeborg Kommune SINAS (Silkeborg Information og Nem Adgang til Sundhed) Tidsplan 9. september 2013 Udsendelse af annonceringsmateriale 18. september 2013, kl. 10 Spørgemøde 24. september 2013 Frist for afgivelse af spørgsmål 27. september 2013 Offentliggørelse af spørgsmål og svar / tilrettet annonceringsmateriale 7.oktober 2013, kl. 12 Frist for afgivelse af tilbud oktober 2013 Tilbudsgivernes præsentationer 5. november 2013 Meddelelse om tildeling af Kontrakt oktober 2013 Evt. teknisk afklaringsmøde Uge 45/46 Kontraktafklaring. Uge 45/46 Underskrivning af Kontrakt Q Overtagelsesdag Heidi Duus Mail: heidi.duus@silkeborg.dk Dir. Tlf Sagsnr.: 13/28755 Økonomi- og IT-staben Digitaliseringsenheden Søvej 1, 8600 Silkeborg Søvej Silkeborg Tlf.:

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Annonceringsmateriale Baggrundsoplysninger Baggrund for SINAS-projektet Oplysning om brugere Økonomisk loft, driftsmodel, optioner og kontraktlængde Økonomisk loft Driftsmodel Optioner Kontraktlængde Krav til Agil Metode Annonceringsprocessen Spørgemøde Spørgsmål og svar Tilretning af annonceringsmaterialet Udarbejdelse af tilbud Aflevering af tilbud Præsentation af tilbuddet og SINAS-løsningen Meddelelse om tildeling af Kontrakt Kontraktindgåelse Offentliggørelse Vurdering af tilbud Teknisk afklaring og forhandling Konditionsmæssighed Tildelingskriterier Silkeborg Kommunes forbehold Vejledning til Tilbudsgiverne om annonceringsmaterialet Bilag og tilbudsgivers besvarelser Grundlag for evaluering

3 1. Indledning Silkeborg Kommune har igangsat en annoncering af SINAS (Silkeborg Information og Nem Adgang til Sundhed), der skal sikre en nem og tilgængelig indgang og adgang til it-systemer og informationer i Sundhed og Omsorg. Brugerne/målgrupperne af it-systemet vil være medarbejdere som borgere. Der er overordnet set tale om følgende leverancer: - Agil udvikling og levering af SINAS-løsningen - Dokumentation - Uddannelse - Vedligeholdelse og support Annonceringen gennemføres efter tilbudslovens kapitel 6A 1. Der er gennemført en prækvalifikationsfase. Der henvises til prækvalifikationsmateriale af 7. juni De prækvalificerede Tilbudsgivere er: (nævnt i alfabetisk rækkefølge): CGI Danmark A/S KMD A/S Konsortium af Mediaworkers ApS og CZOO ApS Pentia A/S Silkeborg Data A/S med Wizart Inc A/S som underleverandør Dette annonceringsmateriale er sendt direkte til de prækvalificerede Tilbudsgivere. Det er desuden offentliggjort på Kommunens hjemmeside på Ordregiver er: Silkeborg Kommune Sundheds- og Omsorgsafdelingen Søvej Silkeborg Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes til følgende kontaktperson: Heidi Duus Projektleder heidi.duus@silkeborg.dk Henvendelser bedes sendt elektronisk og bedes mærket SINAS. 1 Lov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter 3

4 2. Annonceringsmateriale Annonceringsmaterialet består af: 1) Disse annonceringsbetingelser med evt. tilrettelser 2) Bilag til disse annonceringsbetingelser med evt. tilrettelser Bilag A - Oplysninger om Tilbudsgiver og tilbuddet generelt Bilag B Kontraktudkast Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Bilag 2 It-miljøer Bilag 3 - Leverancebeskrivelse Underbilag 3.1 Behovsopgørelse og Kravliste Bilag 4 Dokumentation Bilag 5 Ændringshåndtering Bilag 6 Test og Prøver Bilag 7 Den Agile Metode og samarbejdsorganisation Bilag 8 - Leverandørs projektorganisation og indsigt Bilag 9 - Kommunens projektorganisation og indsigt Bilag 10 Vedligeholdelsesordning Bilag 11 Servicemål Bilag 12 Forpligtelser ved ophør Bilag 13 Vederlag og betaling Underbilag Specificering af vederlag Bilag 14 - Licensbetingelser Bilag C - Kvittering for modtagelse 3) Eventuelle spørgsmål og svar 3. Baggrundsoplysninger 3.1. Baggrund for SINAS-projektet Der er stor fokus på borgerens egen mestring af hverdagslivet, på det nære sundhedsvæsen herunder virtuel behandling i eget hjem samt høj kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Med udgangspunkt i borgere, beboere, besøgende, pårørende og medarbejdere skal der sikres forbedringer på kort og længere sigt i forhold til: Øget tilgængelighed til informationer (målrettet medarbejdere og borgere, herunder pårørende) Øget tilgængelighed til dokumentation (målrettet medarbejdere) Fremme af borgernes egen mestring af hverdagslivet gennem virtuel interaktion, træning og sundhedsløsninger (målrettet borgere og medarbejdere) Med henblik på at understøtte initiativer og mål i Kommunens Sundheds- og Ældrepolitik, jf. bilag A i prækvalifikationsmaterialet af 7. juni 2013, vil mange nye it-systemer komme til, og allerede i dag benytter Sundheds- og Omsorgsafdelingen en lang række it-systemer, som alle har en funktion i relation til driften af funktionsområdet. Disse underliggende systemer kræver hver især unikke login for de ansatte. Det opleves ikke som særligt smidigt og effektivt. Borgerne har desuden behov for en let adgang til information om Sundhed og Omsorgs ydelser på området og til fremtidige virtuelle trænings- og behandlingsforløb med henblik på at fremme og understøtte behandlingen i eget hjem. Disse behandlingsprogrammer skal borgeren kunne tilgå på en enkelt men stadig sikker måde, uden 4

5 at skulle logge ind og ud af flere systemer med forskellige brugernavne og passwords, med henblik på at gøre det så nemt og så brugervenligt som muligt. Sundheds- og Omsorgsafdelingen ønsker derfor at skabe en brugergrænseflade/platform, der giver adgang til: it-systemer, herunder 3. parts systemer informationer (hvoraf nogle hentes fra andre fagsystemer) der måtte være relevante, og som løser de forskellige behov for borgere såvel som for medarbejdere. Det er essentielt, at løsningen helt overordnet set bidrager til smidige og effektive arbejdsprocesser samt en højere grad af tilgængelighed og mobilitet. Det er essentielt, at løsningen er baseret single-sign-on (nemid for borgere og et dr-nummer for medarbejdere), jf. prækvalifikationsmaterialet, s. 6, og det er essentielt, at integrationer til øvrige fagsystemer håndteres så fleksibelt som muligt, blandt andet ved brug af fællesoffentlige standarder, således at udskiftning af og udvidelse med nye systemer kan ske forholdsvis enkelt, fleksibelt og så omkostningseffektivt som muligt. Den samlede leverance dækker over informationsskærme på plejecentre i kommunen, til et behandlingsværktøj for borgere i eget hjem, til et arbejdsredskab for de sundhedsfaglige medarbejdere. Løsningen skal være platformsuafhængig samt kunne fungere på mobiler og tablets (skalerer til anvendte platform). De fleste skærme vil være touch-baseret, men systemet skal også kunne bruges på en Windows-PC uden touch skærm. Der ønskes et gennemgående grafisk design, der skaber visuelt sammenhæng på tværs af de forskellige målgrupper, hvor brugervenlighed er en afgørende parameter Oplysning om brugere SINAS-løsningen vil på medarbejdersiden skulle understøtte det sundhedsfaglige personale, hvor løsningen skal understøtte den sundhedsfaglige funktion. Der er i dag på ca medarbejdere. Denne målgruppe har overvejende funktion inden for de tre ældreområder og rehabiliteringssektionen, jf. pkt.2.1 prækvalifikation af 7. juni. På borgersiden forventes SINAS-løsningen at skulle understøtte ca borgere i eget hjem. 4. Økonomisk loft, driftsmodel, optioner og kontraktlængde 4.1. Økonomisk loft Konkurrenceudsættelse af SINAS sker som en annoncering, og den samlede kontraktværdi for tilbud må derfor ikke overstige kr. i de første 48 måneder af Kontraktens løbetid. Det resterende beløb på kr. op til udbudstærsklen er en buffer til brug for uforudsete udgifter. I beregningen af kontraktværdien indgår samtlige forventelige betalinger til den vindende Tilbudsgiver, som f.eks. etableringsomkostninger og løbende vederlag, herunder også for frivillige optioner som nævnt nedenfor. Desuden indgår Kommunens omkostninger til etablering af Drifts- og Testmiljø samt Produktionsmiljø Driftsmodel Da Silkeborg Kommune har valgt kommunal driftsafvikling indgår driftsafvikling af SINAS IKKE i nærværende annoncering. 5

6 4.3. Optioner Annonceringen omfatter ikke obligatoriske optioner. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på Single Sign On (SSO) et alternativ til nemid på mobile enheder, jf. Underbilag 3.1, pkt. 3, nr. VI. Tilbudsgiver er dog ikke forpligtet hertil. Et tilbud, som omfatter denne frivillige option, skal holdes under det økonomiske loft, som er beskrevet i pkt Kontraktlængde Kontrakt ønskes indgået for en periode på 4 år med option på forlængelse i år. Kontrakten er gældende 4 år fra Kontraktens underskrivelse. 5. Krav til Agil Metode SINAS-løsningen skal understøtte en række forretningsmæssige mål og behov, som udmøntes i en kravliste, jf. Bilag 3 og Underbilag 3.1. Det er af stor betydning for Kommunen, at SINAS-løsningen udvikles gennem en agil udviklingsproces, og Kontrakten samt kontraktbilag følger i vid udstrækning indholdet af K03. Tilbudsgiver skal derfor beskrive valg af Agil Metode, projektmodel samt samarbejde, jf. Bilag 7. Uddannelse af Kommunens projektleder samt øvrige relevante medarbejdere i den valgte Agile Metode skal ligeledes finde sted, jf. Bilag 9. Tilbudsgiver skal af samme grund for projektlederen samt hver nøglemedarbejder beskrive kompetencer, kvalifikationer og erfaring, herunder skal CV vedlægges, jf. Bilag Annonceringsprocessen 6.1. Spørgemøde Der afholdes spørgemøde den 18. september 2013, kl. 10. Spørgemødet afholdes på Søvej 1, 8600 Silkeborg, lokale C335. Af praktiske hensyn bedes deltagere i spørgemødet tilmelde sig hos kontaktpersonen, jf. pkt. 1, senest den 16. september Svar på spørgsmål, som bliver stillet i forbindelse med spørgemødet, vil blive udsendt til alle prækvalificerede ansøgere. Alle spørgsmål og svar anonymiseres Spørgsmål og svar Spørgsmål til annonceringsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt på dansk via til kontaktpersonen, jf. pkt. 1. Mundtlige spørgsmål besvares ikke. Eventuelle spørgsmål bedes være kontaktpersonen i hænde senest den 24. september

7 Spørgsmål, som modtages senere, vil som klart udgangspunkt kun blive besvaret, hvis Kommunen har mulighed for at besvare dem inden den 27. september Alle spørgsmål og svar vil blive udsendt direkte til de prækvalificerede ansøgere. Alle spørgsmål og svar anonymiseres. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i spørgsmål-svar-fasen, således at misforståelser, forbehold og angivelse af forudsætninger i videst muligt omfang undgås. Derudover har Tilbudsgiver mulighed for at stille spørgsmål eller komme med bemærkninger i spørgsmål-svar-fasen i forhold til optioner og de forskellige kravtyper angivet i Kravlisten Tilretning af annonceringsmaterialet I tilfælde af at Silkeborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i annonceringsmaterialet, vil dette ske i form af genfremsendelse af de relevante dele af materialet med tydelige rettelser. Det tilrettede materiale vil blive udsendt direkte til de prækvalificerede ansøgere. Dette vil evt. kunne have indflydelse på tidsplanen, hvis der er tale om væsentlige tilrettelser. Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt tilrettet materiale efter den 27. september Udarbejdelse af tilbud Sprog og tilbudspriser Tilbuddet inklusiv bilag skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Prisen skal omfatte samtlige de i annonceringsmaterialet angivne ydelser m.v. inkl. alle nødvendige biydelser. Identifikation af Tilbudsgiver mv. I tilbuddet skal fremgå Tilbudsgivers kontaktoplysninger og CVR-nummer, jf. Bilag A. Desuden skal oplysninger om eventuelle underleverandører eller konsortiedeltagere anføres i Bilag A. Bilag Ved afgivelse af tilbuddet skal benyttes de bilag, som fremgår af disse annonceringsbetingelser. Tilbuddet skal herudover vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet, i det omfang disse oplysninger ikke fremgår af bilagene. I afsnit 9 fremgår en oversigt over det fulde materiale, samt hvor Tilbudsgiver skal angive besvarelse. Forbehold og forudsætninger Forbehold over for annonceringsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold" i Bilag A. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete steder i annonceringsmaterialet. Forbehold i forhold til Kravlisten skal også fremgå af Underbilag

8 Kommunen er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet. Der kan herunder ikke tages forbehold i forhold til Kontraktudkastet (Bilag R) samt de krav i bilagene, som er benævnt A-MK eller MK (MK-1, MK-2 osv.). Hvis Tilbudsgiver tager sådanne forbehold, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver tager forbehold over for ikke-grundlæggende elementer, f.eks. K-kravene i bilagene (K-1, K-2 osv.), vil Kommunen søge at kapitalisere disse, hvorefter værdien af forbeholdet vil indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet Økonomi. Værdien vil ligeledes indgå i beregningen af kontraktværdien, jf. pkt. 4.1 ovenfor, med risiko for, at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt, hvis det økonomiske loft overskrides. Forbehold, som ikke med en vis sikkerhed kan kapitaliseres, vil indgå i tilbudsevalueringen af Tilbudsgivers besvarelse i konkrete bilag, som forbeholdene vedrører. Hvis Tilbudsgiver tager et stort antal forbehold over for ikke-grundlæggende elementer, er kommunen desuden berettiget til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal i Bilag A, pkt. 2 angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i annonceringsmaterialet, der forekommer uklare for Tilbudsgiveren. Som nævnt under pkt. 6.2 opfordres Tilbudsgiverne til at benytte spørgsmål-svar-fasen, så behovet for angivelse af forbehold og forudsætninger mindskes mest muligt. Der accepteres ikke alternative tilbud. Tilbudsgiverens omkostninger Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med annonceringen er Silkeborg Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Silkeborg Kommune. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i annonceringen. Fortrolighed og ejendomsret Tilbudsgiver, herunder Tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til Tilbudsgivers kundskab i forbindelse med annonceringen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbuddene er omfattet af offentlighedslovens regler om offentlighedens aktindsigt. Silkeborg Kommune vil ikke besvare anmodninger om aktindsigt, før Tilbudsgiveren har fået mulighed for at oplyse, hvorvidt der er oplysninger i tilbuddet, som kan være undtaget fra aktindsigt (f.eks. forretningshemmeligheder). Det offentliggjorte annonceringsmateriale og de heri indeholdte informationer er Silkeborg Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden Silkeborg Kommunes forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til Tilbudsgiveren. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. 8

9 6.5. Aflevering af tilbud Silkeborg Kommune skal have modtaget tilbuddet senest den 7. oktober 2013, kl. 12. Tilbuddet skal sendes som post til adressen angivet under pkt. 1. Tilbuddet kan alternativt afleveres personligt på følgende adresse: Silkeborg Kommune, Søvej 1, 8600 Silkeborg, ring til kontaktperson Heidi Duus, tlf Tilbuddet skal sendes / afleveres i en lukket kuvert eller pakke i fem eksemplarer (herunder ét originalt, underskrevet eksemplar) samt på USB-stik. Kuverten eller pakken skal være mærket: Må kun åbnes af Heidi Duus SINAS-annoncering. Tilbud sendt/afleveret som fysisk post skal være modtaget rettidigt. Tilbudsgiver har ret til en kvittering ved personlig aflevering. Ansøger kan f.eks. medbringe kvitteringen i bilag S. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Præsentation af tilbuddet og SINAS-løsningen Kommunen vil anmode Tilbudsgiverne om at præsentere Tilbudsgivernes tanker om SINASprojektet. Herunder: - Overordnet præsentation af Tilbudsgivers bud på håndteringen af SINAS-løsningen og Tilbudsgivers bud på at imødekomme de forretningsmæssige mål og behov understøttet af Kravlisten, samt Tilbudsgivers overordnede løsningsbeskrivelse, jf. Underbilag Overordnet præsentation af Tilbudsgivers valg af Agil Metode samt projektmodel samt overordnet beskrivelse af hvorledes SINAS-projektet håndteres proces- og samarbejdsmæssigt, jf. Bilag 7. - Præsentation af Tilbudsgivers udarbejdede forslag til overordnet tids- og aktivitetsplan / projektplan, herunder en redegørelse for den foreslåede opdeling i Delleverancer samt en redegørelse for forskellene til Kommunens oplæg til samme, jf. Bilag 1, pkt. 2 og 3 - Præsentation af leveranceplaner for afklarings- og planlægningsfasen samt for den eller de delleverancer vedrørende informations- og gruppeskærme i Område Syd, jf. Bilag 1, pkt Redegørelse for de vederlag, som indgår i tilbuddet, herunder for den anslåede fordeling på de enkelte delleverancer, jf. Underbilag 13.1 Ved præsentation af tilbud opfordres Tilbudsgiver til at møde med de nøglepersoner, som er tiltænkt at arbejde på opgaven. Tilbudsgivers præsentation vil indgå i den samlede evaluering under kriteriet Kvalitet og Proces, jf. pkt Præsentationerne vil finde sted oktober 2013, Søvej 1, 8600 Silkeborg, lokale C335. Hver Tilbudsgiver får 2-3 timer til præsentationen. Rækkefølgen og tidspunkt vil blive fastsat i dialog med Tilbudsgiverne. 9

10 6.7. Meddelelse om tildeling af Kontrakt Samtlige Tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af annonceringen. Orienteringen vil ske pr. . Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå Kontrakt med Tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter Kontraktindgåelse Kommunen forventer, at den endelige udformning af Kontrakten vil blive afklaret i løbet af uge 45/ Offentliggørelse Meddelelse om resultatet af annonceringen vil blive offentliggjort på Silkeborg Kommunes hjemmeside. 7. Vurdering af tilbud 7.1. Teknisk afklaring og forhandling Hvis Kommunen er i tvivl om forståelsen af Tilbudsgivers tilbud, vil Kommunen rette henvendelse og stille teknisk afklarende spørgsmål. Dette kan ske på et hvilket som helst tidspunkt i evalueringsfasen. Det vil primært ske pr. , men Kommunen kan evt. også indkalde til et møde med Tilbudsgiver. I givet fald vil dette ske den oktober Kommunen kan ligeledes i begrænset omfang forhandle med Tilbudsgiverne. Dette vil i så fald ske således, at Tilbudsgiverne stilles lige / gives samme muligheder for at forhandle Konditionsmæssighed Forinden selve tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddet er modtaget rettidigt, og om tilbuddet holder sig inden for kontraktværdien, jf. pkt Er dette ikke tilfældet er tilbuddet som udgangspunkt ukonditionsmæssigt og vil i så fald ikke blive taget i betragtning. Endvidere vil det blive konstateret, om tilbuddet af andre grunde er ukonditionsmæssigt, f.eks. på grund af manglende oplysninger / bilag eller p.g.a. forbehold Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende delkriterier: 1) Kvalitet: % 2) Proces: % 3) Service: % 10

11 4) Økonomi: 5-10 % Følgende elementer indgår i den samlede vurdering af de fire tildelingskriterier: Delkriterium Underkriterier Kvalitet Tilbudsgivers besvarelse i: Underbilag 3.1 Behovsopgørelse og Kravliste Bilag 4 - Dokumentation Tilbudsgivers ikke-kapitaliserbare forbehold i K.kravene i bilagene Præsentationen, jf. pkt. 6.6 ovenfor vedrørende Underbilag 3.1 Delkriterium Underkriterier Proces Tilbudsgivers besvarelse i: Bilag 1 - Tids- og aktivitetsplan Bilag 5 - Ændringshåndtering Bilag 7 Den Agile Metode og samarbejdsorganisation Bilag 8 Leverandørens projektorganisation og indsigt Bilag 9 - Kommunens projektorganisation og indsigt Tilbudsgivers ikke-kapitaliserbare forbehold i forhold til K- kravene i bilagene Tilbudsgivers præsentation, jf. pkt. 6.6 vedrørende Bilag 1 og 7 Delkriterium Underkriterier Service Tilbudsgivers besvarelse i: Bilag 10 Vedligeholdelsdesordning Bilag 11 Servicemål Tilbudsgivers ikke-kapitaliserbare forbehold i forhold til K- kravene i bilagene 11

12 Delkriterium Økonomi Underkriterier Vederlag Tilbudsgivers besvarelse i: Bilag 13. Vederlag, betalingsplan samt øvrige priser Underbilag 13.1 Specificering af Vederlag Der vil blive lagt vægt på de samlede udgifter i en 4-årig periode Forbehold Prissætning af eventuelle forbehold, jf. pkt. 6.4, ovenfor Krav til it-miljø Omkostninger som følge af Tilbudsgivers krav til Kommunens itmiljø, jf. Bilag 2. Omkostninger som følge af Tilbudsgivers krav til Testmiljø, jf. Bilag 2. Omkostninger som følge af Tilbudsgivers krav til Produktionsmiljø, jf. Bilag 2. Anskaffelse af yderligere licenser Omkostninger til forventelige yderligere anskaffelser af licenser, f.eks. som følge af en kvantitativ begrænsning i forhold til licenser, jf. Bilag 14. Frivillige optioner Tilbud, som omfatter en frivillig option på SSO på mobile enheder, vil blive evalueret uden optionen på SSO på mobile enheder. Prisen på denne option vil således ikke indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet Økonomi. (Men prisen indgår uanset dette i beregningen af, om kontraktværdien overstiger det økonomiske loft, jf. pkt. 4.1 ovenfor.) Gennemførelsen af tilbudsevalueringen Tilbudsevalueringen forventes at blive foretaget af projektgruppen bag denne annoncering. Projektgruppen består af: digitaliseringsmedarbejder fra Kommunens digitaliseringsenhed, Økonomi og IT chefkonsulent inden for velfærdsteknologi fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen souschef fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen projektleder for annonceringsprocessen fra Kommunens digitaliseringsenhed, Økonomi og IT projektleder for udviklings- og implementeringsprocessen fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen Endvidere vil projektet være tilknyttet en jurist i forbindelse med tilbudsevalueringen. Resultatet vil endvidere blive godkendt af styregruppen for projektet. 12

13 8. Silkeborg Kommunes forbehold Silkeborg Kommune tager forbehold for politiske og administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for annonceringen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af annonceringen. 9. Vejledning til Tilbudsgiverne om annonceringsmaterialet Annonceringsmaterialet består af nærværende annonceringsbetingelser og derudover en række bilag hørende til annonceringsbetingelserne, jf. afsnit Bilag og tilbudsgivers besvarelser Bilagene supplerer Kontraktudkastet og derudover er det i bilagene Tilbudsgiveres besvarelser skal udarbejdes. Der er dog flere steder, hvor det er angivet at være valgfrit for Tilbudsgiver, hvorvidt besvarelsen sker i skemaer i de udarbejdede bilag eller om Tilbudsgiver vælger at supplere med egne bilag er det sidste tilfældet skal bilagene navngives som anvist fra Kommunen. De steder, hvor Tilbudsgiver skal udfylde skemaer i bilagene, er der reserveret felter med hvid baggrundsfarve, og det står udtrykkeligt med kursiv, at felterne skal udfyldes af Tilbudsgiver eller evt., hvilke oplysninger, der skal gives. Felter, som Tilbudsgiver ikke er forpligtet til at udfylde, men som kan udfyldes, har en grøn baggrundsfarve. De fleste bilag i annonceringsmaterialet vil efterfølgende blive overført som bilag til Kontrakten. I Kontraktudkastet og bilagene er der indsat henvisninger i overensstemmelse med den Kontraktbilagsnummerering (1 14), som vil komme til at indgå i den endelige Kontrakt. I bilagene er vejledningstekst angivet med kursiv denne vejledningstekst fjernes i forbindelse med den endelige Kontrakt samt endelige kontraktbilag. 9.2 Grundlag for evaluering Nærværende annonceringsbetingelser beskriver delkriterier og underkriterier, som tilbudsgiveres besvarelser vurderes ud fra, jf. afsnit 7.3. Derudover indeholder en række af bilagene supplerende oplysninger om, hvilke momenter ved besvarelserne, som vil have positiv indflydelse i evalueringen. Disse fremgår i en grå boks. Oversigt over dokumenter og besvarelse Dokumenter Udfyldes af tilbudsgiver / skal indgå i tilbuddet Annonceringsbetingelser Nej 13

14 Bilag A Oplysninger om tilbudsgiver/tilbuddet generelt Bilag B Kontraktudkast Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Bilag 2 It-miljøer Bilag 3 - Leverancen Underbilag 3.1 Behovsopgørelse og Kravliste Bilag 4 Dokumentation Bilag 5 Ændringshåndtering Bilag 6 Test og prøver Bilag 7 Den Agile Metode og samarbejdsorganisation Bilag 8 Leverandørens projektorganisation og indsigt Bilag 9 Kommunens projektorganisation og indsigt Bilag 10 Vedligeholdelsesordning Bilag 11 Servicemål Bilag 12 Forpligtelser ved ophør Bilag 13 Vederlag og betaling Underbilag 13.1 Specificering af vederlag Bilag 14 Licensbetingelser Bilag C Kvittering for modtagelse NEJ NEJ NEJ, udfyldes ifm kontraktindgåelse eller ifm afklaringsog planlægningsfasen NEJ, udfyldes ifm kontraktindgåelse NEJ 14