Manual til ledelsesinformationssystemet vedr. refusionsreformens midlertidige løsning

Transkript

1 Manual til ledelsesinformationssystemet vedr. refusionsreformens midlertidige løsning Version 2 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering 27. juni 2017

2 Indhold Om manuallen... 3 Log på... 4 Rapporten... 5 Generelle funktioner i LIS Refusion (info, eksport til Excel mm.)... 6 A) De første faner i ledelsesinformationssystemet Forside Benchmark-mål Info B) Faner der vedrører de månelige opgørelser/afregninger Kommunens finansieringsbeløb Ydelse Bogføring C) Øvrig ledelsesinformation Udvikling Ydelsestæller Genoptjeningstæller Fleksjobordning Gns. Pct Graf Udvikling Anciennitet Kommune Sammenligning Udtræk af CPR-numre Bogføring korrektion til Bilag 1: Vejledning til udtræk af ydelseshistorik på CPR-niveau 2

3 Om manuallen Manuellen blev oprindeligt lavet ifm. de træningsdage primo 2016, hvor Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering præsenterede det nye Ledelsesinformationssystem ( LIS Refusion ) til den midlertidige statslige løsning til refusionsreformen for kommunerne. Manualen er nu blevet opdateret og skal give brugerne en basisviden i at benytte LIS Refusion. Ledelsesinformationssystemet er fremvist i SAS Visual Analytics og kan tilgås fra en hvilken som helst enhed, der har programmet Flash installeret via følgende link: Du kan slå op i denne manual og se, hvordan hver enkelt fane i ledelsesinformationssystemet benyttes, og hvad den indeholder. Hvis du har brug for mere hjælp eller har uddybende spørgsmål, så er du velkommen til at kontakte os på refusionsreform@star.dk, hvor vi besvarer mails hurtigst muligt. God fornøjelse med brugen af LIS Refusion! 3

4 Log på Det er muligt at tilgå ledelsesinformationssystemet via denne hjemmeside Det første du skal gøre er at lave din adgangskode om den tilsendte midlertidige adgangskode giver nemlig ikke adgang til LIS Refusion. Det gør du under Skift adgangskode til SAS. Du skal her benytte det tilsendte bruger-id og den midlertidige adgangskode og vælge en ny personlig adgangskode. Fremadrettet logger du på ved at indtaste dit bruger-id og personlige adgangskode samt trykke Log på. 4

5 Rapporten Første gang du logger på ledelsesinformationssystemet skal du finde rapporten frem manuelt. Det gøres ved at klikke på det lille mappeikon stifinder. øverst til venstre i skærmbilledet. Herved åbnes en Den eneste tilgængelige fil i stifinderen (RefusionB_Rapport_KOM) åbnes og du er nu inde i ledelsesinformationssystemet. Fremadrettet vil du kunne tilgå ledelsesinformationssystemet direkte efter at være logget på, ved blot at dobbeltklikke på filen under Mit Indhold. 5

6 Generelle funktioner i LIS Refusion (info, eksport til Excel mm.) For flere af tabellerne i ledelsesinformationssystemet er der mulighed for at tilgå informationer om hvad fanens tabeller indeholder, ved at benytte INFO-knappen eller pilene ved siden af. Man vender tilbage til tabellens oprindelige indhold ved at benytte den venstre knap eller pilene. Alle tabeller i ledelsesinformationssystemet kan aktiveres ved at trykke på dem, herved dukker der følgende tre muligheder op. Den første angiver oplysningerne om aktuelt tabelvindue, det kan f.eks. være hvilken kommune og ydelsestype, der er valgt. Den anden angiver oplysninger om rapportobjektet. 6

7 Den tredje og sidste mulighed giver mulighed for først at maksimere og derefter at minimere det aktuelle tabelvindue. Dette gør det mere overskueligt at se større datamængder på én gang. For alle tabeller gælder det ligeledes, at man kan aktivere flere fremstillingsmuligheder ved at højreklikke på selve tabellen. Eksempelvis kan man selv vælge om tabellen skal fremstilles ved, at sortere enten stigende eller faldende. Man kan også vælge at eksportere tabellen til f.eks. Excel ved at benytte Eksporter Krydstabulerings # eller eksportere tabellen som et billede eller en PDF ved at vælge de to følgende eksporteringsmuligheder. Vælges Eksporter Krydstabulerings # popper der et nyt vindue op (se skærmprint nedenfor), der giver dig mulighed for at eksportere filen ved at klikke OK. 7

8 8

9 A) De første faner i ledelsesinformationssystemet De enkelte faner i ledelsesinformationssystemet gennemgås nedenfor. 1. Forside På forsiden vælges hvilken kommune, man ønsker at se data for ved at benytte venstre rullegardin. Den kommune, der vælges her, vil således være prævalgt på alle øvrige faner. På forsiden udstiller STAR desuden tre benchmark-mål, hvor den valgte kommune sammenlignes med den bedste kommune i samme klynge 1. 1: Kommunens finansieringsandel (Figur 1B) samt Estimeret årligt besparelsespotentiale ift. den bedste kommune i klyngen (Tabel 1A) Det estimerede årlige besparelsespotentialet er baseret på differencen i procentpoint på den valgte kommunes gennemsnitlige finansieringsandel over de seneste 3 måneder og den bedste kommune i samme klynges finansieringsandel over de seneste 3 måneder. Differencen i procentpoint ganges her med den valgte kommunes bruttoudgifter over de seneste 3 måneder og opregnes derefter til et årsniveau. Det bemærkes, at førtidspension, fleksløntilskud og ledighedsydelse ikke indgår i opgørelsen. Ligeledes bemærkes det, at Læsø, Fanø, Samsø og Ærø ikke kan fremgå som den bedste kommune i klynge i denne benchmark-måling, idet der er store udsving måned for måned i disse mindre kommunes bestand af ledige. Ligeledes bemærkes det, at den seneste måned ikke indgår i opgørelsen grundet efterregistreringerne af arbejdsløshedsdagpenge for de sidste dage af måneden, som først er med ved den efterfølgende månedsopgørelse. 1 I alle tre benchmark-mål benyttes kommune-klyngerne i Tabel B1 Alle ydelsesgrupper, jf. klyngeanalysen fra

10 Herefter sammenlignes udviklingen i den valgte kommune, men den bedste kommune i samme klynge. Af tabel 1A fremgår det estimerede årlige besparelsespotentiale i mio. kr. for den valgte kommune. Figur 1B viser finansieringsandelen af offentlige forsørgelsesudgifter (ekskl. udgifter til førtidspension, fleksløntilskud og ledighedsydelse) i pct. for den valgte kommune og den bedste kommune i klyngen for det seneste år. Bemærk at du ved at holde pilen henover en af graferne kan se den præcise finansieringsandel af offentlige forsørgelsesudgifter en given periode. En højere finansieringsandel indikerer, at kommunen har relativt mange borgere med høj ledighedsanciennitet/få borgere med lav ledighedsanciennitet. 2: Andel langvarigt offentlig forsørgede Figur 2 i højre side på forsiden viser langvarigt offentligt forsørgede (over 52 ugers anciennitet på refusionstrappen) som andel af kommunens befolkning i den erhvervsdygtige alder (16-66 år), for den valgte kommune og den bedste kommune i klyngen. 10

11 Den valgte kommune sammenlignes med den bedste kommune i samme klynge, hvor den bedste kommune er defineret som den kommune i klyngen med den laveste gennemsnitlige andel af langvarig offentligt forsørgede over de seneste 3 måneder. Det bemærkes, at førtidspension, fleksløntilskud og ledighedsydelse ikke indgår i opgørelse. Ligeledes bemærkes det, at den seneste måned ikke indgår i opgørelsen grundet efterregistreringerne af arbejdsløshedsdagpenge for de sidste dage af måneden, som først er med ved den efterfølgende månedsopgørelse. En lavere andel af langvarigt offentligt forsørgede over 52 uger angiver, at kommunen har relativt få borgere med høj ledighedsanciennitet set i forhold til befolkningen i den erhvervsdygtige alder. 3: Andel, der er beskæftigede/selvforsørgende 3 måneder efter indtræden på refusionstrappen Figur 3 angiver andelen af offentligt forsørgede, som er tilbage i beskæftigelse eller selvforsørgelse 3 måneder efter indtræden på refusionstrappen. Dette vises både for den valgte kommune og den bedste kommune i klyngen, som defineres som den kommune i klyngen med den højeste gennemsnitlige andel beskæftigede/selvforsørgede over de seneste 3 opgjorte måneder. Grundpopulationen for opgørelsen er de personer, som indtrådte på refusionstrappen for 3 måneder siden. På baggrund heraf opgøres, hvor stor en andel, der har været beskæftigede/selvforsørgede i hele den sidste måned. Dvs. at opgørelsen for fx december 2016 viser andelen af offentligt forsørgede, der indtrådte på refusionstrappen i september 2016, som har været selvforsørgende i hele december

12 Det bemærkes, at førtidspension, fleksløntilskud og ledighedsydelse ikke indgår i opgørelse. Ligeledes bemærkes det, at den seneste måned ikke indgår i opgørelsen grundet efterregistreringerne af arbejdsløshedsdagpenge for de sidste dage af måneden, som først er med ved den efterfølgende månedsopgørelse. 12

13 2. Benchmark-mål Under fanen Benchmark-mål er det muligt at få fremstillet de samme tabeller og figurer, som på forsiden. Dog har man her mulighed for selv at vælge de kommuner samt de ydelsesgrupper, man ønsker at se en sammenligning for. For en forklaring af selve figurerne, henviser vi til afsnittet ovenfor. 2.1 Vælg kommune(r) og ydelser(r) Under de to øverst rullegardiner vælges først de kommuner samt de ydelser, der ønskes sammenlignet og udstillet i tabellerne. Ved valg af flere ydelser vil der bliver lavet en samlet beregning for de valgte ydelser, hvormed hver kommune fortsat kun vil have én kurve i figurerne. Når du har valgt kommuner og ydelser, vil disse valg slå i gennem for alle tre figurer. 2.2 Vælg sammenligningsgrundlag for et estimeret besparelsespotentiale I filterene Valgte Kommune og Sammenligningskommune vælges de kommuner, man ønsker at se et estimeret besparelsespotentiale for. I tabellen Estimeret årligt besparelsespotentiale fremgår det estimerede årlige besparelsespotentiale i mio. kr. for den valgte kommune. 13

14 3. Info Under fanen Info kan man læse om opgørelsesmetoden i den midlertidige statslige løsning på refusionsreformen samt om hvilke ydelser, der tæller anciennitet på refusionstrappen og hvilke ydelser, der er ikke tæller anciennitet, men tæller som perioder med offentlig forsørgelse. I rullegardinet i højre side fremgår den nyeste kørselsperiode, og i tabellen nedenfor fremgår aktualiteten af det data, det ligger til grund for den seneste kørsel. Det vil sige den seneste dato, hvortil der er medtaget data for den enkelte ydelse. Hertil skal bemærkes, at der altid vil være et efterslæb på ca. 10 hverdage på arbejdsløshedsdagpenge og midlertidig arbejdsmarkedsydelse. 14

15 B) Faner der vedrører de månelige opgørelser/afregninger Fanerne Kommunens Finansieringsbeløb, Ydelse og Bogføring vedrører de specifikke månedlige opgørelser. Det skal her bemærkes, at de månedlige opgørelser både indeholder data/beløb for den pågældende opgørelsesmåned samt efterregistreringer for tidligere måneder. 4. Kommunens finansieringsbeløb På denne fane kan du se, hvor meget der er afregnet i hhv. refusion og medfinansiering på de forskellige ydelser, der er omfattet af refusionsreformen, samt kommunens samlede finansieringsbeløb for opgørelsesperioden. Hvis du allerede har valgt kommune under fanen Forside, vil det være den valgte kommunes finansieringsbeløb, der vises. Som udgangspunkt vises den seneste månedlige opgørelse, men du kan i rullegardinet vælge at se tidligere opgørelser. I den øverste tabel kan du se kommunens finansieringsbeløb fordelt på refusion, medfinansiering, befordringsgodtgørelse og det særlige fleksbidrag samt satserne. Ved at klikke på de grønne felter kan du vælge, hvilke finansieringsbeløb fordelt på ydelsestype og satser, der vises i den nederste tabel. 15

16 Den nederste tabel viser kommunens finansieringsbeløb fordelt på ydelsestype og satser. Nedenfor ses et skærmprint, hvor der er klikket på Total udfor Medfinansiering (det blåmarkerede felt). Herved vises fordelingen af finansieringsbeløbet på arbejdsløshedsdagpenge, førtidspension, midlertidig arbejdsmarkedsydelse og særlige støtte NY på hhv. 20 pct., 60 pct., 70 pct. og 80 pct. kommunal medfinansiering. 16

17 5. Ydelse Under fanen Ydelse er det muligt at se kommunens afregnede finansieringsbeløb fordelt på periode (afregnet vedr. seneste måned samt efterregistreringer til tidligere måneder) og sats. Ved at benytte det venstre rullegardin kan du vælge at se opgørelsen for en bestemt ydelsestype. For at vælge kørselsperiode benyttes højre rullegardin. Den øverste tabel angiver finansieringsbeløbet fordelt på periode og sats, samt en total. Den nederste tabel angiver finansieringsbeløbet fordelt på periode, sats og kontogruppering. Ved at dobbeltklikke på de grønne felter, kan du vælge hvilke finansieringsbeløb fordelt på periode og satser, der vises i den nederste tabel. OBS! Vær opmærksom på at både den øverste og nederste tabel ofte indeholder store mængder data og det derfor kan være en fordel at maksimere tabellen. 17

18 6. Bogføring Under fanen Bogføring angives de beløb, som skal bogføres på de enkelte dranst-konti. Desuden fremgår ydelsestype, sats og det kommunale kontonavn. Ved at benytte det venstre rullegardin vælges ydelsestype. For at vælge kørselsperiode benyttes højre rullegardin. OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel. 18

19 C) Øvrig ledelsesinformation Fanerne Udvikling, Ydelsestæller, Genoptjeningstæller, Fleksjobordning, Gns.pct., Graf Udv. Anciennitet og Kommune Sammenligning er dynamiske i modsætning til de tre faner, der vedrører den månedlige afregning ( Kommunens Finansieringsbeløb, Ydelse, Bogføring ). Det skal forstås således, at tallene på disse faner altid er udtryk for den seneste viden omkring de enkelte perioder. Når der kommer efterregistreringer til en tidligere afregnet periode, vil denne periode således blive opdateret. 7. Udvikling Under fanen Udvikling har man mulighed for at se den nyeste tilgængelige viden omkring bruttoudgifter, refusion/medfinansiering og antal personer, fordelt på perioder og satser. På samme vis som tidligere benyttes rullegardinerne til at vælge ydelsestype og periode. I de to rullegardiner yderst til højre, kan du vælge start- og slutmåned for den ønskede periode. I tabellen til venstre kan du se bruttoudgifter, refusion og medfinansiering for de valgte ydelser, fordelt på perioder og sats. Alle beløb er her placeret under den ledighedsperiode, som udbetalingerne vedrører. Dvs. at efterregistreringer til en tidligere måned bliver placeret under denne måned. I tabellen til højre fremgår antallet af personer, der har været en ydelsesudbetaling til i den pågældende periode, fordelt på sats. I kolonnen længst til højre fremgår antallet af unikke (også kaldet berørte ) personer, der har modtaget en ydelsesudbetaling i den pågældende periode dvs. at personer, der har modtaget en udbetaling på to satser, kun tæller med én gang. OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel. 19

20 8. Ydelsestæller Under Ydelsestæller er det muligt at se fordelingen af antallet af berørte personer på en ydelse efter anciennitet i refusionssystemet, uge for uge. På samme vis som tidligere benyttes rullegardinerne til at vælge ydelsestype samt start- og slutmåned for den periode, man ønsker at se. Ved at benytte knapperne over tabellen, kan data fremstilles enten i standard 4-ugers intervaller, som det ses ovenfor, eller i 1-uges intervaller eller fordelt efter intervaller der følger refusionstrappen. OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel. 20

21 9. Genoptjeningstæller Under fanen Genoptjeningstæller angives fordelingen af antal berørte personer fordelt på perioder og ydelser. Genoptjeningstælleren angiver hvor mange uger uden offentlig forsørgelse, som personer der er indplaceret på refusionstrappen har haft. På samme vis som tidligere benyttes rullegardinerne til at vælge ydelsestype samt start- og slutmåned for den ønskede periode. Efter valg af ydelsestype og opgørelsesperiode vil tabellen angive antallet af berørte personer fordelt efter antal genoptjente uger siden seneste indplacering på refusionstrappen. Ved at benytte knapperne over tabellen, kan data fremstilles enten i standard 4-ugers intervaller, som det ses ovenfor, eller enten fordelt i 1-uges intervaller. OBS! Vær opmærksom på at tabellerne kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel. 21

22 10. Fleksjobordning Under fanen Fleksjobordning angives udviklingen i bruttoudgifter, refusion og særligt fleksbidrag fordelt på perioder, ydelse og visitationsdato til fleksjobordningen. Visitationsperioderne er opdelt i Før 1. januar 2013, Mellem 1. januar 2013 og 30. juni 2014 (mellemperioden) samt Fra 1. juli Det er kun personer, der har modtaget fleksløntilskud eller ledighedsydelse omfattet af de nye refusionsregler, der fremgår af tabellerne på siden. Siden giver således ikke et overblik over, hvor mange der er i fleksløntilskud eller ledighedsydelse, der er visiteret f.eks. før 1. januar 2013, idet en lang række af disse personer ikke vil have modtaget andre ydelser end fleksløntilskud eller ledighedsydelse efter de gamle refusionsregler. Ved de udgifter, der er placeret Før 1. januar 2013, er der således tale om en forkert visitationsdato hos STAR eller en forkert kontering hos kommunen. Rullegardinerne benyttes til at vælge gruppering. Den nederste tabel angiver udviklingen i antal personer fordelt på perioder, ydelse og visitationsdato til fleksjobordningen. 22

23 OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel. 11. Gns. Pct. Under fanen Gns. Pct. angives den enkelte kommunes bruttoudgifter, fordelt efter trappetrin, samt kommunens gennemsnitlige refusions- eller medfinansieringsprocent. På samme vis som tidligere benyttes rullegardinerne til at vælge kommuner, ydelsestype (refusionsberettigede/medfinansieringspligtige ydelser) og ydelse. I de to rullegardiner yderst til højre, kan der vælges start- og slutmåned for den ønskede periode. Tabellen i venstre side viser den gennemsnitlige refusions- eller medfinansieringsprocent for de valgte kommuner i den valgte periode. I tabellen indgår ligeledes en opdeling på RAR. Hvis man ønsker at se en kommunes samlede finansieringsandel (på tværs af refusionsberettigede og medfinansieringspligtige ydelser), henvises til fanen benchmark-mål, hvor figur 1 udstiller netop dette. 23

24 Figuren i højre side viser udviklingen i gennemsnitlige refusions- eller medfinansieringsprocent for de valgte kommuner i den valgte periode. 24

25 OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne og data til figurer kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel eller figur. 25

26 12. Graf Udvikling Anciennitet Under fanen Graf Udvikling Anciennitet angives den valgte kommunes bruttoudgifter over tid fordelt på ydelsestyper og sats. På samme vis som tidligere benytte rullegardinerne til at vælge ydelser. Den øverste figur angiver udviklingen i bruttoudgifter over tid. Udgifterne er markerede med forskellige farver alt, efter hvilken refusionsprocent /medfinansieringsprocent de vedrører. Dette er specificeret i figurforklaringen centreret over figuren. På samme vis angiver den nederste figur fordelingen (andele) af personer over tid på de fire satser på en eller flere ydelsestyper. Hvis man ønsker information om den enkelte farvemarkering, f.eks. 20 pct. refusion i den seneste periode, kan man holder musen hen over søjlen, og et felt med information (bruttoudgifter/antal personer) dukker op. OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne og data til figurer kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel eller figur. 26

27 13. Kommune Sammenligning Fanen Kommune Sammenligning gør det muligt at sammenligne fordelingen af personer på de fire trappetrin på den enkelte ydelse mellem de valgte kommuner. På samme vis som tidligere benyttes rullegardinerne til at vælge hvilke kommuner, der ønskes sammenlignet og på hvilke ydelser. I de to rullegardiner yderst til højre, kan det vælges start- og slutmåned for den ønskede periode. Antallet af personer er markerede med forskellige farver alt efter, hvilken refusionsprocent eller medfinansieringsprocent de vedrører. Det er specificeret i figurforklaringen centreret under figuren. For eksemplet nedenfor er der valgt både førtidspension og kontanthjælp, hvilket vises i to separate figurer; førtidspension til venstre og kontanthjælp til højre. Hvis man ønsker information om den enkelte farvemarkering, f.eks. 20 pct. refusion i den seneste periode, kan man holde musen hen over søjlen, og et felt med information om søljen dukker op. OBS! Vær her opmærksom på at tabellerne og data til figurer kan eksporteres til Excel ved at højreklikke på den aktuelle tabel eller figur. 27

28 14. Udtræk af CPR-numre Fanen Udtræk af CPR-numre gør det muligt at fremsøge og eksportere ydelseshistorikken for bestemte CPR-numre blandt kommunens egne borgere. For at tilgå CPR-rapporten trykkes på linket øverst på siden. Under linket til CPR-rapporten henvises der til en vejledning til udtræk af ydelseshistorik på CPRniveau. Vejledningen er vedlagt og der henvises til denne for en grundig gennemgang af rapporten herunder brugen af de enkelte filtre og en beskrivelse af de enkelte kolonner. 28

29 15. Bogføring korrektion til 2016 I forbindelse med afregningen for december 2016 lavede STAR denne tillægsfane til den almindelige bogføring, som KUN skulle benyttes ifbm. bogføring for december Fanen skulle rette op på, at refusionsberegningen tidligere ikke havde opereret med dobbelt bogføring, hvormed tidligere korrektioner i mange tilfælde var blevet placeret under den forkerte sats og dermed bogført under de forkerte dranst-konti. Selve afregningen af refusion og medfinansiering var dog korrekt. Ved at bogføre denne tillægsfane kunne kommunerne rette op på denne fejl og sikre, at den afregnede refusion og medfinansiering blev bogført på de korrekte satser/dranst-konti Fra og med januar 2017 skal denne fane ikke bruges, idet korrektionerne vil blive lagt korrekt ind i Bogføring i ledelsessystemet. 29