BILAG 3 UDBUDSBETINGELSER. Indretningskoncept, budget og indretning af Dansk Design Centers og Design Societys nye lokaler i BLOX

Transkript

1 BILAG 3 UDBUDSBETINGELSER Indretningskoncept, budget og indretning af Dansk Design Centers og Design Societys nye lokaler i BLOX

2 Side 2 af GENERELT Dette dokument indeholder de formelle betingelser for gennemførelsen af udbudsprocessen. 1.1 Beskrivelse af den udbudte opgave Formålet med udbuddet er skabe et ambitiøst, endeligt koncept og et realistisk budget for indretningen af Dansk Design Centers nye lokaler i BLOX. Desuden omfter opgaven indkøb af inventar, installion og gennemførelse af selve indretningen. Indretningskonceptet og realiseringen heraf skal tage udgangspunkt i Dansk Design Centers behov, værdier og visuelle indentitet. Dansk Design Center flytter ind i et nyt lejemål på 366 m2. En række faciliteter deles med de øvrige lejere i BLOX. Indretningsopgaven omfter også Design Societys andel af lokalerne (46 m2) samt fælles køkkenområde og printerrum (26 m2). Det samlede udbud omfter 438 m2. Der ønskes et koncept for indretningen af Dansk Design Centers nye lokaler, der tager udgangspunkt i organisionens behov, værdier og visuelle identitet, samt fleksibilitet tænkes ind i indretningen, så den kan tilpasses over tid. Dansk Design Center kommer til være placeret i et hus med flere forskellige organisioner og brands. Dansk Design Center ønsker træde frem og skille sig ud fra mængden. Med andre ord skal eksterne gæster ikke være i tvivl om, de er trådt ind i Dansk Design Centers lokaler. Opgaven består også i udarbejde et budget for udførelse af indretningskonceptet. Dansk Design Center kan honorere løsningen med kr ekskl. moms. Opgaven afsluttes med, Dansk Design Center og Design Society står med lokaler i BLOX, der er klar til, organisionernes medarbejdere kan flytte ind og arbejde i lokalerne. Dansk Design Center ønsker, relevante nøglemedarbejdere inddrages aktivt i processen. Såvel med henblik på inddrage viden og erfaring som med henblik på indretningskonceptet forankres i Dansk Design Center. For en nærmere gennemgang af Dansk Design Centers behov, ønsker og forventninger henvises til dokumentet Behov, ønsker og forventninger (bilag 1 til kontrakten). 1.2 Honorarrammen for den udbudte opgave Dansk Design Center har en honorarramme for det samlede projekt på kr ekskl. moms. Opgaven udbydes således i en form for omvendt licition, hvor det er op til tilbudsgiverne definere nærmere, hvad Dansk Design Center kan få inden for rammerne af udbudsmerialet. 2

3 Side 3 af 10 Da der er tale om en totalløsning skal samtlige omkostninger forbundet med udvikling, projektering, indkøb og udførelse af indretningen af Dansk Design Centers nye lokaler i BLOX derfor indeholdes i honorarrammen, inkl. tilbudsgivers eget honorar. 1.3 Frivilligt udbud Den udbudte opgaves værdi er under tærskelværdien i udbudsloven. Dansk Design Center har valgt gennemføre et frivilligt udbud af opgaven. Som følge af ovenstående finder udbudslovens afsnit II og III ikke anvendelse på udbuddet. Det vil heller ikke være muligt klage til Klagenævnet for Udbud over Dansk Design Centers gennemførelse af udbudsprocessen. 2. PRAKTISKE OPLYSNINGER 2.1 Ordregiver Dansk Design Center ApS Frederiksholms Kanal København K 2.2 Det samlede udbudsmeriale Det samlede udbudsmeriale består følgende dokumenter: 1. Nærværende udbudsbetingelser 2. Kontrakt med bilag o Behov, ønsker og forventninger o Tidsplan o Inventarliste o Plantegninger o Rosan Bosch behovsanalyse o BLOX mødelokaleoversigt o BLOX introduktion o Kommunikionsstregi o Designguide o Oversigt over lejemål o Arbejds- og stikstioner Det påhviler tilbudsgiverne kontrollere, udbudsmerialet er modtaget i sin fuldstændige form. Det påhviler desuden tilbudsgiverne sikre, deres tilbud afgives på grundlag af det samlede udbudsmeriale samt alle eventuelle rettelsesblade udsendt i udbudsperioden. 3

4 Side 4 af Tilgængelighed af udbudsmerialet Alt meriale i forbindelse med udbuddet vil blive offentliggjort på Dansk Design Centers hjemmeside, 3. PROCEDURE OG TIDSPLAN FOR UDBUDDET 3.1 Tidsplan for udbuddet Udbudsprocessen forventes gennemført efter følgende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet Udbuddet offentliggøres Frist for spørgsmål til udbudsmerialet Udsendelse af sidste rettelsesblad i tilbudsperioden kl Frist for aflevering af tilbud Tildeling af kontrakt Præsention af tilbud for projektgruppen i Dansk Design Center 3.2 Spørgsmål til Dansk Design Center om udbuddet Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske skriftligt pr. til: Dansk Design Center, t.: My Buemann, Art director, myb@ddc.dk. Tilbudsgivere og andre interesserede opfordres til løbende i udbudsperioden holde sig orienteret på Dansk Design Centers hjemmeside, hvor bl.a. eventuelle spørgsmål og svar vedrørende udbuddet gøres tilgængelige i anonymiseret form. Der kan stilles spørgsmål frem til den 28. november Spørgsmål til udbudsmerialet, der er modtaget senest den 28. november 2017, forventes besvaret senest den 1. december Spørgsmål, der modtages efter den 28. november 2017, vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter ikke gør det muligt besvare det senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter den 1. december 2017, vil ikke blive besvaret. 4. KRAV TIL TILBUDDETS FORM OG INDHOLD Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumenter: 1) Oplysninger om tilbudsgiver og tilbudsgivers egnethed, jf. afsnit 4.1 2) Opgavebeskrivelse, jf. afsnit 4.2 3) Beskrivelse af samarbejde, organision og kommunikion, jf. afsnit 4.3 4

5 Side 5 af 10 Desuden gælder følgende formkrav til tilbuddet: a. Sprog Tilbuddet skal være afftet på dansk. b. Dering og underskrift på tilbud Tilbuddets forside skal være deret og underskrevet af tilbudsgiver. Der kan anvendes digital underskrift. c. Form og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i mindst to eksemplarer i papirform samt ét digitalt eksemplar på USB-stik. Det er tilbudsgivers ansvar, det afleverede meriale er læsbart for Dansk Design Center, hvorfor digitale filer fx kan være i PDF-form. Ved uoverensstemmelse mellem den digitale version af tilbuddet og papirversionerne, har papirversionerne forrang. Tilbud afleveres til Dansk Design Center, Frederiksholms Kanal 30, 1220 København K, Att. My Buemann, Art director senest den 8. december 2017 kl d. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med tildeling og indgåelse af kontrakt, vil Dansk Design Center kunne aflyse/annullere udbuddet i sin helhed. e. Udgifter til tilbudsmerialets udarbejdelse m.v. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er Dansk Design Center uvedkommende. Dansk Design Center forbeholder sig ret til beholde det indkomne meriale. Informionerne i det vindende tilbud er Dansk Design Centers ejendom. 4.1 Oplysninger om tilbudsgiver og tilbudsgivers egnethed a. Tilbudsgivers egnethed For sikre, tilbudsgiveren besidder den nødvendige tekniske og faglige formåen, er det et krav, tilbudsgiveren vedlægger én reference, som dokumenterer erfaring med indretning af erhvervslejemål på mindst 200 m 2. Referencen må ikke vedrøre et projekt, som er udført mere end tre år tidligere end tilbudsfristen. b. Den juridiske person Tilbudsgiver skal i tilbudsmerialet klart og tydeligt angive, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver.tilbudsmerialet skal endvidere være tydeligt forsynet med hovedansvarlig kontaktperson. 5

6 Side 6 af 10 Tilbudsgiver skal underskrive tilbuddet. Digital underskrift kan anvendes. c. Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab Hvis tilbud afgives af et konsortium eller partnerskab omftende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget (projektansvarlig), som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Vælger tilbudsgiveren basere hele eller dele af sit tilbud på teknisk eller faglig formåen hos underrådgivere eller -leverandører, skal tilbudsgiveren vedlægge støtteerklæringer eller anden dokumention, som godtgør tilbudsgiveren faktisk råder over de relevante kompetencer, jf. udbudslovens 144, stk. 2. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium eller partnerskab får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet eller partnerskabet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. 4.2 Opgavebeskrivelse Tilbuddet skal vedlægges en opgavebeskrivelse. Opgavebeskrivelsen bør indeholde en beskrivelse af hvorledes tilbudsgiveren ser Dansk Design Centers ønsker (som oplistet i Behov, ønsker og forventninger) realiseret. Ved beskrivelsen forventes tilbudsgiveren sandsynliggøre, tilbudsgiver er i stand til løfte opgaven. Opgavebeskrivelsen bør suppleres med visualiseringer af tilbudsgiverens overordnede ideer til indretningen. Tilbudsgiveren bedes i opgavebeskrivelsen som minimum tage højde for følgende: a) der skal etableres minimum 5 faste kontorpladser, som kan benyttes eksklusivt af Design Society med mulighed for opbevare fortroligt meriale aflåst. b) tilbudsgiveren har indtænkt faciliteter, zoner eller lignende, som gør det muligt arbejde individuelt og koncentreret samt i grupper af 3-5. c) tilbudsgiveren har taget højde for Dansk Design Centers produktion og opbevaring af meriale, eksempelvis plaker, bannere, papirmerialer eller lignende. d) tilbudsgiveren har indtænkt faciliteter til opbevaring af personligt arbejdsmeriale og mulighed for opbevare fortroligt meriale samt faciliteter til lagerplads. e) tilbudsgiveren forholder sig til Dansk Design Centers behov som anført i Dansk Design Centers behov, ønsker og forventninger, afsnit 2.1, litra a-h. Endelig skal tilbudsgiveren som en del af opgavebeskrivelsen udarbejde et detaljeret budget over, hvordan de af Dansk Design Center afste midler, jf. afsnit 1.2, vil blive disponeret ved projektets udførelse. 6

7 Side 7 af 10 Tilbudsgivers opgavebeskrivelse og budget vil indgå som et bilag til kontrakten, og tilbudsgiver vil som følge heraf være bundet af indholdet i opgavebeskrivelsen. 4.3 Beskrivelse samarbejde, kommunikion og organision Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiveren vil håndtere samarbejdet og kommunikionen med Dansk Design Center samt CV er for tilbudsgiverens nøglemedarbejdere på projektet. Beskrivelsen bør indeholde en beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiveren har tænkt sig sikre et inddragende samarbejde med Dansk Design Center i forbindelse med udviklingen af projektet. Ved beskrivelsen forventes tilbudsgiveren beskrive, hvordan tilbudsgiveren vil sikre logiske og lette kommunikions- og kommandoveje i organisionen. Tilbudsgiveren bør i sin beskrivelse redegøre for tilbudsgiverens forventninger til Dansk Design Centers deltagelse i udvilkingen af projektet. Tilbudsgiveren bør i den forbindelse komme med eksempler på, hvordan og i hvilket omfang Dansk Design Center vil blive involveret. Dansk Design Center ønsker i størst muligt omfang blive inddraget i projektet og forventer som minimum blive inddraget i et omfang, som sikrer overordnet indflydelse og mulighed for mindre justeringer, eksempelvis ved valg af showpieces, eventuelle sponsorer eller lignende. Det forventes, tilbudsgiveren i sin beskrivelse af samarbejdet med Dansk Design Center forholder sig til de enkelte terminer projekttidsplanen, så Dansk Design Center inddrages i alle faser af forløbet. Tilbudsgiver bør angive op til tre nøglepersoner, som tilbudsgiveren vil tilknytte opgaven. Tilbudsgiver bedes vedlægge CV er for de op til tre nøglepersoner. CV erne bedes indeholde/vedlægges en redegørelse for den enkelte medarbejders rolle og kompetence i relion til projekterings- og udførelsesfasen samt erfaring med lignende opgaver. Hvert CV må max. fylde to A4-sider. Beskrivelsen af samarbejde, kommunikion og organision må ikke fylde mere end i alt 15 A4-sider. Fylder beskrivelsen og CV erne mere end 15 A4-sider medtages alene de første 15 A4-sider ved vurderingen af tilbuddet. CV erne og beskrivelsen danner grundlag for vurderingen af underkriteriet Samarbejde, kommunikion og organision, jf. afsnit

8 Side 8 af Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristen. 4.5 Forbehold og alternive tilbud Forbehold bør så vidt muligt undgås. Ordregiver henstiller derfor til, enhver form for tvivl afklares ved, tilbudsgiverne stiller spørgsmål til udbudsmerialet, jf. afsnit 3.2. Ordregiver er berettiget men ikke forpligtet til afvise tilbud, der indeholder forbehold, som kan prissættes med fornøden sikkerhed. Ordregiver er dog forpligtet til afvise tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer eller forbehold, der ikke kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Tilbudsgiverne kan ikke afgive alternive tilbud. 5. TILDELING 5.1 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet efter følgende underkriterier: 1) Opgavebeskrivelse (55%), jf. afsnit 5.2 2) Samarbejde, organision og kommunikion (45%), jf. afsnit 5.3 Evalueringen foretages af en udvælgelseskommitte bestående af Dansk Design Centers direktion i samråd med organisionens bestyrelse. 5.2 Opgavebeskrivelse (55%) Ved tilbudsvurderingen vil der, for så vidt angår opgavebeskrivelsen blive lagt vægt på, tilbudsgiveren i kraft af sin opgavebeskrivelse, jf. afsnti 4.2, har viser forståelse for Dansk Design Centers behov, ønsker og forventninger, herunder vil der særligt blive lagt vægt på: tilbudsgiveren i kraft af sin opgavebeskrivelse viser forståelse for Dansk Design Centers faktiske behov i forbindelse med indretningen af de nye lokaler i BLOX sammenholdt med de øvrige tilgængelige faciliteter i BLOX. tilbudsgiveren i kraft af opgavebeskrivelsen viser evner inden for og forståelse for fleksibel indretning. tilbudsgiveren i kraft af sin opgavebeskrivelse viser indsigt i Dansk Design Centers ønsker til det kreive og visuelle helhedsudtryk, som konceptet for indretningen 8

9 Side 9 af 10 forventes have, herunder differentiering af Dansk Design Center fra andre brands i BLOX. tilbudsgiverens i kraft af visualiseringerne i opgavebeskrivelsen viser, tilbudsgiveren er i stand til definere et koncept, der favner Dansk Design Centers identitet som et moderne designstudie samt Dansk Design Centers ønsker til tidløs æstetik og funktion. tilbudsgiveren i kraft af det vedlagte budget viser evner til disponere logisk og realistisk over de midler, som stilles til rådighed for indretningen af Dansk Design Centers nye lokaler i BLOX. Der tildeles fra 0 til 10 point på baggrund af tilbudsgiverens evne til i tilbuddet demonstrere opfyldelse af ovennævnte delkriterier. 5.3 Samarbejde, organision og kommunikion (45 %) Ved tilbudsvurderingen vil der, for så vidt angår samarbejde, organision og kommunikion særligt blive lagt vægt på: tilbudsgiveren i kraft af sin beskrivelse, for så vidt angår håndteringen af samarbejdet viser forståelse for, hvorledes der etableres et tilfredsstillende samarbejde med Dansk Design Center, der fungerer under løsningen af de konkrete opgaver under aftalen. tilbudsgiveren viser hvordan og i hvilket omfang Dansk Design Center vil blive inddraget aktivt i projektet og have mulighed for påvirke udformningen af det endelige koncept. opgaven varetages af nøglemedarbejdere med relevant erfaring og kompetencer, samt medarbejderes kompetencer nyttiggøres bedst muligt. Der tildeles fra 0 til 10 point på baggrund af tilbudsgiverens evne til i tilbuddet demonstrere opfyldelse af ovennævnte delkriterier. 6. TILDELING OG AFTALEINDGÅELSE 6.1 Underretning om resultet Ved Dansk Design Centers valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive samtidigt og skriftligt underrettet herom. Underretningen til den vindende tilbudsgiver om, denne tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et juridisk bindende tilsagn om ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen juridisk bindende kontrakt eller tilsagn herom, før der foreligger en gensidigt underskrevet kontrakt mellem Dansk Design Center og den valgte tilbudsgiver. 9

10 Side 10 af Indgåelse af kontrakt Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontraktudkast. Kontrakten mellem Dansk Design Center og tilbudsgiver vil være betinget af, Dansk Design Center opnår endelig aftale om lejemålet i BLOX. 10