Konkurrenceudsættelse på. Biblioteksområdet. Potentialeafklaring - Odense Kommune

Transkript

1 Konkurrenceudsættelse på Biblioteksområdet Potentialeafklaring - Odense Kommune

2 Weidekampsgade København S Tlf Layout og tryk: KL s trykkeri Foto: Colourbox

3 Maj 2012 Potentialeafklaringen er udarbejdet for Udbudsportalen af rådgivningsfirmaet Ising Consulting som led i projektet om strategisk forankring af konkurrenceudsættelse. Projektet er igangsat af KL, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen i Erhvervs- og Vækstministeriet samt Økonomi- og Indenrigsministeriet. Som led i projektet tilbydes vederlagsfri assistance til et fremadrettet strategisk arbejde med konkurrenceudsættelse af kommunale serviceopgaver. Baggrunden er forpligtelsen i styrelsesloven om politisk vedtagelse af udbudsstrategier. Formålet er at bidrage til at sikre et politisk ejerskab og en strategisk forankring i kommunernes topledelser af udbudsstrategierne og mere generelt af konkurrenceudsættelse. Potentialeafklaring er et oplæg til politisk drøftelse og en analyse af, om en konkret opgave i en kommune er udbudsegnet, og hvilket potentiale, der er. Gennem potentialeafklaring belyses det, hvordan der ved et udbud kan tages hånd om relevante problemstillinger ved en eventuel konkurrenceudsættelse. Potentialeafklaring indgår også i projektet om markedsmodning på velfærdsområderne, som har kortlagt udfordringer og potentialer ved øget offentlig-privat samarbejde om konkrete opgaver på ældreområdet, socialområdet og sundhedsområdet. Det overordnede formål er at styrke effektiviteten og kvalitetsudviklingen i kommunernes opgaveløsning gennem en bedre brug af markedet.

4 Indhold 1. Indledning 5 2. Udviklingstiltag på biblioteksområdet 6 3. Hvilke opgaver kan konkurrenceudsættes? Biblioteksdrift Accessionsopgaver m.v Tekniske støttefunktioner Ekspeditions- og logistikfunktion m.v Offentlig-privat innovationspartnerskab om fremtidens bibliotek Markedsdialog Personaleforhold Potentialevurdering 13

5

6 1. Indledning Odense Kommune har fokus på strategisk anvendelse af konkurrenceudsættelse som et redskab til effektivisering og kvalitetsudvikling. Udbudsstrategien indeholder konkrete driftsområder, som byrådet påtænker at konkurrenceudsætte i funktionsperioden. I udbudsstrategien forpligtiger Odense Kommune sig til at analysere driftsområderne. Det er ikke et mål i sig selv at udlicitere kommunale driftsopgaver, og derfor skal analyser danne baggrund for politiske beslutninger om de enkelte konkurrenceudsættelser. Odense Kommune har tillige formuleret en fornyelsesstrategi, som skal bidrage til at imødekomme kommunens udfordringer og skabe økonomisk råderum til nye politiske prioriteringer. Formålet med fornyelsesstrategien er at opsamle, udvikle og omsætte ideer til nye måder at løse kommunens opgaver på med henblik på at bevare eller forbedre kvaliteten i opgaveløsningen for de samme eller færre ressourcer. Under By- og Kulturforvaltningen indgår biblioteket som et af flere mulige områder til konkurrenceudsættelse. Følgende fremgår af udbudsstrategien under biblioteksområdet: Området dækker egentlige biblioteksopgaver, men også understøttende opgaver som eksempelvis kørselsopgaver, logistikhåndtering m.m. Denne analyse vil også inddrage det arbejde, der pågår med at skabe en samling af biblioteker og Borgerservice i Odense Kommune. Øget samarbejde mellem kommunen og private virksomheder udgør et potentiale for Odense Kommune. De private virksomheder kan bidrage med nye løsninger på eksisterende driftsopgaver i Odense Kommune, som gør det muligt at skabe større produktivitet og omsætte offentlige velfærdsløsninger til erhvervsmæssige muligheder. Derfor opfordrer Odense Kommune det private og lokale erhvervsliv til at komme med innovative løsninger på Odense Kommunes udfordringer. I potentialeafklaringen beskrives de udviklingstiltag, der er igangsat på biblioteks området i Odense Kommune, hvilke driftsopgaver som eventuelt kunne konkurrenceudsættes, og hvilke potentialer, der tegner sig. Potentialeafklaringen er et oplæg til videre drøftelse i Odense Kommunes politiske udvalg og byråd. Potentialeafklaringen er udarbejdet af konsulentfirmaet Ising Consulting for Udbudsportalen i KL. Fra Odense Kommune har By- og Kulturforvaltningen og Odense Centralbibliotek bidraget med information til arbejdet. 5

7 2. Udviklingstiltag på biblioteksområdet Biblioteksområdet i Odense Kommune er under forandring. Som på andre af kommunens driftsområder er der fokus på at drive virksomheden med et udviklingsfokus og så effektivt som muligt. Der er for det første vedtaget en digital strategi for Odense Centralbibliotek, som tegner hovedlandevejen for bibliotekets digitale udvikling. Målet er at biblioteket udnytter de nye teknologier til gavn for bibliotekets brugere. Med udviklingen af internettet og brugen af mobile platforme bliver mulighederne for læsning af e-bøger et centralt omdrejningspunkt. Det digitale bibliotek og nye teknologier som RFID indebærer muligheder for, at biblioteker i princippet kan være betjeningsløse i nogle tidsrum og dermed have længere åbningstider, fx om aftenen. For det andet arbejder Odense Kommune med programmet Fusion mellem bibliotek og borgerservice. Målet med programmet er at afdække, hvordan man kan konkretisere en fuld sammenlægning af bibliotek og borgerservice. Fusionen mellem bibliotek og borgerservice har til formål at skabe synergier, bedre ressourceudnyttelse og borgerrettede servicefunktioner ved bl.a. øget digitalisering, fælles udnyttelse af faciliteter samt fælles organisering. Borgeren gøres så vidt mulig selvhjulpen gennem de rette redskaber, de rette rådgivere og de rette fysiske lokaliteter. Konkurrenceudsættelse af opgaver på biblioteksområdet vil skulle tage hensyn til og understøtte de strategiske tiltag, der er igangsat. Udbud af kontrakter med leverandører skal understøtte forretningsstrategien og udviklingstiltagene, og ikke være et mål i sig selv. Ud fra denne betragtning kan eventuel konkurrenceudsættelse have følgende fokus: Effektiv drift Digitalisering Udnyttelse af bibliotekets fysiske rum Borgerrettede services. Det er udgangspunktet, at alle opgaver skal løses effektivt og til borgernes og kommunens tilfredshed. Hvis det understøtter målsætningerne for opgaverne, kan konkurrenceudsættelse anvendes som udviklings- og effektiviseringsværktøj. Hvis andre tiltag er bedre egnede, anvendes udbud ikke. Konkurrenceudsættelse gennem udbud kan således anvendes på biblioteksområdet som et blandt flere redskaber, som Odense Kommune kan anvende til at sikre omkostningsbevidsthed, inspiration til nytænkning og fornyelse. 6

8 3. Hvilke opgaver kan konkurrenceudsættes? På biblioteksområdet har kommunerne gennem mange år foretaget udbud af indkøb og indbinding af biblioteksbøger samt anskaffelse af bibliotekssystemer, inventar m.v. Disse opgaver er også konkurrenceudsat i Odense Kommune. De senere år har mange kommuner anskaffet ny RFID-teknologi og tilhørende sorteringsanlæg. Med RFID Radio Frequency Identification - erstattes stregkoderne med en mikrochip med en lille antenne, så materialeidentifikation og nogle koder kan aflæses med en antenne. Gevinsten ved RFID er en mere effektiv udlånshåndtering. Odense Kommune har endnu ikke truffet beslutning om implementering af RFID. Nedenfor beskrives andre opgaver på biblioteksområdet, som eventuelt kunne konkurrenceudsættes. 3.1 Biblioteksdrift Selve biblioteksdriften varetages i dag af Odense Kommune selv med egne medarbejdere, som fortrinsvis er bibliotekarer og HK-personale. Der vurderes ikke at være formelle, lovmæssige hindringer for at foretage udbud af biblioteksdriften for et eller flere lokalbiblioteker. Der er i dag ingen udbudstradition på området og derfor ikke et etableret dansk marked for varetagelse af opgaverne. Det vides ikke på forhånd, hvem der evt. ville være interesserede i at byde, men dette kan afklares gennem en teknisk dialog med markedet inden et udbud. Det skal nærmere overvejes, hvad Odense Kommune i givet fald ønsker at opnå ved en konkurrenceudsættelse af biblioteksdrift, og om udbud af en leverandøraftale er den bedste måde at opnå målene. En besparelse på driften vil kunne evt. ske ved mere effektiv udnyttelse af personalet, færre medarbejdere, optimering af vagtplanlægning m.v. Dette vil kunne realiseres såvel ved udbud som i kommunens eget regi. Der er ikke kendskab til kommuner i Danmark, som har udbudt den samlede biblioteksdrift for et eller flere biblioteker, dvs. de samlede opgaver med at betjene bibliotekets brugere, boghåndtering m.v. Kolding Kommune har i 2005 udbudt de logistik- og servicerelaterede serviceydelser for et nyt folkebibliotek og indgået kontrakt med firmaet Lyngsoe, der også leverer systemer og selvbetjeningsanlæg m.v. til mange biblioteker. De brugervendte opgaver varetages af kommunale medarbejdere. Der er i svenske kommuner enkelte eksempler på konkurrenceudsættelse af biblioteksdrift, fx i Hällefors Kommune og i Åre Kommune, der i 1990 som den første kommune i Sverige udbød biblioteksdriften. Kommunen indgik kontrakt med firmaet Nordisk Biblioteksutveckling AB om drift af kommunens biblioteker. En undersøgelse af effekterne konstaterer at besøgsfrekvens, åbningstider og udlån er øget i Åre. Undersøgelsen konstaterer også, at det er forandringerne i bibliotekstilbuddet mere end driftsformen, som er afgørende for de opnåede resultater. 7

9 Også Nacka Kommune har udbudt driften af et bibliotek - Dieselverkstadens Bibliotek. Der blev indgået kontrakt med det aktieselskab, som står for driften af Dieselverkstaden. Kommunen har ultimo 2011 annonceret et udbud af driften af andre biblioteker i kommunen. Nacka Kommune anvender en præstationsorienteret betaling af leverandøren, og har erfaring med at åbningstider, besøg og udlån er blevet øget gennem samarbejdet og betalingsmodellen. Det skal nævnes, at Nacka Kommune er blandt de kommuner i Sverige, som har konkurrenceudsat mest gennem årene. Det er kommunens styringsprincip, at al kommunal virksomhed skal tilvejebringes gennem konkurrenceudsættelse af kontrakter eller ved fritvalgsordninger. En svensk forskningsrapport diskuterer fordele og ulemper ved privat drift af biblioteker i Sverige, og når frem til følgende: Fordele Lavere omkostninger Fleksibilitet og tilpasningsevne Mindre detaljestyring Innovationskraft og kreativitet Hurtigere og smidigere beslutningsveje. Ulemper: Kommunens kulturpolitiske indflydelse mindskes Fragmentering af biblioteksvæsenet Kommunalt monopol erstattes med privat monopol, hvis der er for få leverandører Usikkerhed og ineffektivitet ved ustabile leverandører. Der er ikke umiddelbart kendskab til, om der i andre lande er mere udbredte traditioner for privat drift af biblioteker, men det kan som kuriosum nævnes, at biblioteksdriften i USA, så vidt vides, er en offentlig kerneopgave. Der kan ikke på forhånd peges på mulige konkrete gevinster ved en konkurrenceudsættelse af biblioteksdrift i Odense Kommune. Såfremt kommunen ikke selv har muligheden for at gennemføre nødvendige udviklingsinitiativer ved kommunal drift, kan konkurrenceudsættelse være en metode til at formulere konkrete målsætninger og gennemføre forandringer, samtidig med at omkostningsniveauet afprøves. Det vurderes at være en ulempe, at biblioteket ved konkurrenceudsættelse eventuelt kan miste evnen til at agere dynamo for udvikling af det fynske biblioteksvæsen og varetage centralbiblioteksfunktionen. 3.2 Accessionsopgaver m.v. De samlede opgaver med behandling og klargøring af biblioteksmaterialer fra indkøb til færdiggørelse og opstilling på reolerne kan udbydes som en samlet opgave og overdrages til én leverandør. Der er ikke umiddelbart kendskab til, hvorvidt andre kommuner har udbudt opgaverne, men der vurderes at være et konkurrencepræget marked for opgaverne. 8

10 Odense Kommune kan ligeledes overveje at konkurrenceudsætte andre backoffice funktioner, herunder fx: Aflevering af materialer og påpladssætning Håndtering af reserveringer og web-bestillinger Hylderevision Klargøring af AV-materialer Styring af avis- og tidsskriftabonnementer Etc. Konkurrenceudsættelse af enkeltfunktioner vil forudsætte en nærmere analyse af de pågældende opgaver, herunder snitflader til andre opgaver, markedsforhold m.v. 3.3 Tekniske støttefunktioner By- og Kulturforvaltningens afdeling for Energi og Vedligehold varetager udvendig og indvendig bygningsvedligehold. Afdelingen planlægger og gennemfører vedligehold på kommunale ejendomme, herunder: Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan og årlige bygningssyn Vedligeholdelse af bygningens basisinstallationer Vedligeholdelse af udvendige servicearealer og bygningsdele Afhjælpende og forebyggende vedligehold Indvendig vedligeholdelse Udvendig og indvendig genopretning. Odense Kommune har besluttet at etablere et samlet kommunalt FM-center som alternativ til konkurrenceudsættelse af de opgaver, der ligger indenfor facility management området. FMløsninger indgår i udbudsstrategien som et selvstændigt tema og er ikke nærmere analyseret i potentialeafklaringen. 3.4 Ekspeditions- og logistikfunktion m.v. Centralbiblioteket varetager de interne opgaver i forhold til logistik, herunder betjening af sorteringsanlæg og transport af bøger mellem biblioteksfilialerne. Driftsopgaverne med varetagelse af logistik, kørsel og pedelopgaver beskæftiger ca. 12 årsværk fuldtidsbeskæftiget på biblioteket. Hovedparten af medarbejderne i logistikfunktionen er ufaglærte. De samlede årlige lønudgifter udgør ca kr. Det bemærkes, at den nationale kørsel med biblioteksmaterialer mellem byer og landsdele er konkurrenceudsat, og varetages af et privat firma. Det er muligt at konkurrenceudsætte ekspeditions- og logistikfunktion samt pedelopgaver m.v. og efter et udbud indgå kontrakt med en privat leverandør. Opgaverne er entydige og velafgrænsede. Ved et udbud vil der være leverandører, som vil være interesserede i at afgive tilbud på udførelsen af opgaverne. Logistikopgaverne omfatter: Betjening af sorteringsanlæg Kørsel med materialer Fordeling af post og pakker 9

11 De løbende pedelopgaver omfatter: Indkøb og udskiftning af lyskilder Dagligt check af drikkeautomater Stoleopsætning og anden assistance ved arrangementer Aflæsning af målere Kontakt til håndværkere og ejendomscenter Reparationer og andet forefaldende arbejde. Opgaverne med logistik, transport og tekniske servicefunktioner er ikke en kerneopgave for bibliotekerne og kan eventuelt professionaliseres og effektiviseres af en leverandør, som er specialiseret indenfor logistik. En leverandør kan evt. reducere omkostningerne ved hjælp af stordrift og optimeret planlægning. Ved konkurrenceudsættelse af logistik- og pedelopgaverne vil de nuværende medarbejdere blive virksomhedsoverdraget til den vindende leverandør. De vil i forhold til deres nuværende ansættelse være kernemedarbejdere hos leverandøren, hvor de formentlig vil have bedre karrieremuligheder, muligheder for rotation i virksomheden og udvikling i jobbet. 3.5 Offentlig-privat innovationspartnerskab om fremtidens bibliotek Der er i Odense såvel som andre kommuner behov for innovation for at kunne udforme fremtidens bibliotek, og for at kommunen kan stå bedst muligt rustet til at møde udfordringerne og kravene fra fremtidens biblioteksbrugere. Internettet og de digitale medier får stigende betydning for bibliotekerne, samtidig med at antallet af biblioteksbrugere og udlån er faldende. Biblioteket kan have en målsætning om at øge attraktiviteten i bibliotekets tilbud til gavn for bibliotekets fremtidige brugere. Digitaliseringen af biblioteket er en udvikling, der foregår på nationalt og internationalt niveau, og som Odense Kommune ikke har megen indflydelse på, men kommunen kan være med til at sætte de rigtige rammer og udviklingsvilkår for fremtidens bibliotek. En mulighed for konkurrenceudsættelse på biblioteksområdet kunne således være at udbyde et offentlig-privat innovationspartnerskab med et firma, som kan medvirke til at virkeliggøre Odense Kommunes ambitioner om at udvikle fremtidens bibliotek. Perspektiverne i forhold til offentlig-privat innovation er at få en privat partner med et forretningsfokus, som sammen med kommunen kan stå for implementering af digitale produkter og nye services til borgerne. Et innovationspartnerskab kan organiseres som et offentlig-privat aktieselskab efter reglerne i lov 548 om offentlig-private aktieselskaber. Odense Kommune kan fx have en ejerandel på 49 pct. Kernen i selskabsformen er, at kommunen går sammen med en eller flere private virksomheder om at etablere et selskab, der kan markedsgøre og sælge kommunal knowhow og samtidig bidrage til løsning af kommunale serviceopgaver. Der er tale om et selskab, der oprettes med det formål at udvikle og sælge serviceydelser, der bygger på viden, oparbejdet i kommunen i forbindelse med løsningen af kommunale opgaver. 10

12 Det offentlig-private selskab tager afsæt i, at såvel kommunen som den private deltager har særlige kompetencer og knowhow. Filosofien er, at en kommerciel udnyttelse af disse kompetencer i fællesskab kan skabe synergieffekter, mere effektive løsninger og åbning af nye markeder. Et offentlig-privat OPI-selskab er attraktivt i en politisk ramme, fordi kommunen har beslutningskompetence gennem selskabets bestyrelse og kan udnytte de udviklede løsninger i hele driftsorganisationen. Der kan ved udbud af et innovationspartnerskab eventuelt medtages daglige driftsopgaver for et eller flere lokalbiblioteker, således at den private samarbejdspartner får et driftsmæssigt grundlag for udviklingssamarbejdet. Dette kunne fx være betjening af lånere, aflevering af materialer, sortering, påpladssætning, hylderevision m.v. på samme måde som for kommunale biblioteker. Som en del af innovationspartnerskabet kan der gives mulighed for, at dele af bibliotekernes fysiske rum anvendes til brugerbetalte funktioner som supplement til bibliotekets almindelige funktioner. Bibliotekerne kan stilles til rådighed som et udviklingslaboratorium, hvor leverandøren kan afprøve og tilbyde services og produkter, der senere kan afsættes til markedet. Nye brugerbetalte services kunne være indenfor multimedier, oplevelsesøkonomi, café, udvikling af it-kompetencer samt kultur og fritidsliv. De konkrete målsætninger med et innovationspartnerskab kunne fx være: Implementering af løsninger til digitalisering af biblioteket Nye attraktive brugerfinansierede services, adskilt fra udlån m.v. Varetagelse af borgerserviceløsninger Lokalbiblioteket som et lokalt kulturcenter og kraftcenter. Konkret udbydes en kontrakt om udvikling af fremtidens bibliotek, herunder udnyttelse af digitaliseringens muligheder, samt udvikling og implementering af nye brugerfinansierede services i tilknytning til de offentligt finansierede ydelser, som bibliotekerne tilbyder. Odense Kommune kan ved etablering af et offentlig-privat innovationspartnerskab på biblioteksområdet komme på forkant med udviklingen og indgå et innovationssamarbejde, der skal tage skridtet videre ind i den digitale verden, hvor også bibliotekets fysiske rum vil være meget anderledes end vi kender det i dag. Fremtidens digitale bibliotek vurderes i høj grad at være interessant for private aktører, som får mulighed for at udvikle og afsætte nye produkter og serviceydelser til fremtidens biblioteker, såvel som til borgere og virksomheder. Der er ikke på forhånd kendskab til, hvilke løsninger, markedet kan tilbyde og hvilke firmaer, der kunne være interesserede. Gennem en indledende teknisk dialog med mulige samarbejdspartnere, jf. kapitel 4, kan Odense Kommune få et input til udbudsmaterialet og en dialog om muligheder og begrænsninger. Markedsdialogen bør annonceres i EU-Tidende, og det bør overvejes også at tiltrække udenlandske aktører. 11

13 4. Markedsdialog Inden Odense Kommune beslutter sig for konkurrenceudsættelse på biblioteksområdet af den ene eller anden slags kan kommunen foretage en teknisk dialog med markedet. Herved får kommunen en række brugbare og konkrete input til, hvordan en konkurrenceudsættelse tilrettelægges mest optimalt. Hvilke firmaer består markedet af? Vil de have interesse i at byde ind? Er markedet interessant for Odense Kommune? Dialogen skal gennemføres med henblik på at kommunen kan danne sig et indtryk af markedet, og derved optimere udbyttet af en eventuelt forestående konkurrenceudsættelse. Dialogen med markedet skal føres på et overordnet plan, så der ikke kan opstå tvivl om, hvorvidt firmaerne har fået væsentlig indflydelse på kravspecifikationen og dermed vil være inhabile ved en tilbudsgivning. Konkret kan der indrykkes en vejledende forhåndsmeddelelse i EU-Tidende med invitation til teknisk dialog med et fastlagt antal firmaer i forbindelse med kommunens overvejelser om den fremtidige konkurrenceudsættelse på biblioteksområdet. Interesserede firmaer skal tilmelde sig den tekniske dialog pr. til kommunen. Såfremt antallet af interesserede firmaer overstiger det fastsatte antal foretages en objektiv og saglig vurdering af de potentielle dialogpartnere, således at deltagerne er repræsentative for markedet set i forhold til geografi, leverandørtype, ydelser og virksomhedsstørrelse. Odense Kommune bør udarbejde et notat med temaer og uddybende spørgsmål, som kommunen ønsker at drøfte. Dialogpartnerne bør have mulighed for at besvare temaer og spørgsmål skriftligt forud for møderne, hvor der er mulighed for at give en mundtlig tilbagemelding på de samme temaer og supplerende spørgsmål. Temaer og spørgsmål kan eksempelvis være: Er de opgaver, som Odense Kommune påtænker at konkurrenceudsætte attraktive? Hvad kan evt. gøre udbuddet mere attraktivt, så Odense Kommune får så gode tilbud som muligt? Hvordan kan kommunen forvente, at markedet vil håndtere opgaven? Hvilke forslag til udviklingsinitiativer har dialogpartneren? Hvilke synergier ser dialogpartneren mellem de delopgaver, som indgår i opgaven? Hvilke ydelser kan med fordel inkluderes for at skabe større synergier? Hvilke dele af kommunens opgaveløsning vurderer dialogpartneren som attraktive i forhold til at supplere hinanden? Hvilke forslag har dialogpartneren til hensigtsmæssig håndtering ved en eventuel overdragelse af medarbejdere? På hvilken måde mener dialogpartneren kommunen bedst kan tage vare på de værdier og kompetencer, personalet og lederne besidder? 12

14 Odense Kommune kan alternativt invitere til et dialogmøde, som er åbent for alle potentielle tilbudsgivere og leverandører. Ved mødet kan kommunen informere og lægge op til en åben udveksling af synspunkter. Ved mødet gøres markedet bekendt med Odense Kommunes overvejelser, og kommunen får en føling med de mulige leverandører. Et sådant møde bør annonceres offentligt på kommunens hjemmeside. Der kan sendes en mail til de firmaer, som kommunen kender til, med henvisning til hjemmesiden. Alle firmaer, som er leverandører på området, bør adviseres. 13

15 5. Personaleforhold Odense Kommunes medarbejdere på biblioteksområdet er primært bibliotekarer, administrativt personale samt tekniske servicemedarbejdere og chauffører. De overenskomstansatte medarbejdere er omfattet af overenskomster indgået med Dansk Biblioteksforbund, HK og 3F. Personalets løn- og ansættelsesvilkår vil ikke være et konkurrenceparameter ved en konkurrenceudsættelse, da løn- og ansættelsesvilkår fastlægges i kontrakten. Samtlige medarbejdere vil være omfattede af virksomhedsoverdragelsesloven, som regulerer vilkårene for medarbejdernes overgang til den eksterne leverandør, samt ordregivers og leverandørens informations- og forhandlingspligt overfor repræsentanter for de berørte medarbejdere. Odense Kommune skal i rimelig tid inden en eventuel overdragelse informere repræsentanter for medarbejderne om dato og årsag til overdragelsen, overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger for lønmodtagerne, og eventuelle foranstaltninger for lønmodtagerne. Ved en eventuel konkurrenceudsættelse af biblioteksdrift eller logistik- og pedelfunktioner kan Odense Kommune give mulighed for at afgive et kontrolbud, men der er ikke en lovmæssig forpligtelse hertil. Det afklares, om der i kommunen er udførende enheder, som ønsker at afgive et kontrolbud, eller om der evt. centralt skal udarbejdes kontrolbud. Det kan være omkostningsfuldt at udarbejde og afgive et kontrolbud, men et kontrolbud kan være med til at skærpe konkurrencen ved et udbud. Derudover gælder det altid, at den kommunale opgavevaretagelse bør kunne stå sig i konkurrencen med private leverandører. Om det er tilfældet eller ej kan konstateres gennem et kontrolbud. Et eventuelt kontrolbud skal udarbejdes og afgives i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Det skal fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet, såfremt der udarbejdes et kontrolbud. Udbudsforretningen skal tilrettelægges således, at den ikke indebærer en konkurrenceforvridende fortrinsstilling til fordel for kontrolbuddet. Et kontrolbud er et tilbud på de fremtidige vilkår ud fra udbudsmaterialet, og det vil i de fleste tilfælde indeholde en aktiv revurdering af den eksisterende opgavevaretagelse gennem effektivisering og tilpasning. Hvis kontrolbuddet er det mest fordelagtige annulleres udbudsforretningen, og kommunen beholder opgaven in-house. Forudsætningerne i kontrolbuddet realiseres og opgaven styres på en intern kontrakt. 14

16 6. Potentialevurdering Der er på biblioteksområdet i Odense Kommune flere driftsopgaver, som er egnede til konkurrenceudsættelse. Særligt er bibliotekets logistik- og pedelopgaver udbudsegnede, og der vil ved en konkurrenceudsættelse være mulighed for at realisere et eventuelt effektiviseringspotentiale. Hvis Odense Kommune ønsker at være på forkant med udviklingen af fremtidens bibliotek kan det undersøges, om der i markedet er interesse for et offentlig-privat innovationssamarbejde som beskrevet i afsnit 3.5, og om der er perspektiver for kommunen ved et sådant samarbejde. Et innovationsprojekt kan tage udgangspunkt i, at biblioteket bliver borgernes indgang til det offentlige, og at der skal tilbydes flere attraktive muligheder og udnyttelse af bibliotekets videnskompetencer. Kommunen bør annoncere en teknisk dialog og markedsundersøgelse gennem annoncering i EU-Tidende. I dialogen med de firmaer, som tilkendegiver interesse, kan indhold og form i et eventuelt innovationssamarbejde drøftes ved individuelle møder med dialogpartnerne. Hermed får Odense kommune et grundlag for at vurdere, om der er interesse for og gevinster for kommunen ved at udbyde en innovationskontrakt. Opgaverne med logistik, transport og tekniske servicefunktioner er ikke en kerneopgave for bibliotekerne og opgaverne kan eventuelt professionaliseres og effektiviseres af en leverandør, som er specialiseret indenfor logistik. En leverandør kan evt. reducere omkostningerne ved hjælp af stordrift og optimeret planlægning. Ved konkurrenceudsættelse af logistik- og pedelopgaverne vil de nuværende medarbejdere blive virksomhedsoverdraget til den vindende leverandør. De vil i forhold til deres nuværende ansættelse være kernemedarbejdere hos leverandøren, hvor de formentlig vil have bedre karrieremuligheder, muligheder for rotation i virksomheden og udvikling i jobbet. Konkurrenceudsættelse af den egentlige biblioteksdrift for enkelte lokalbiblioteker risikerer at medføre en fragmentering af den samlede biblioteksfunktion, og det er meget usikkert om der vil være økonomiske eller andre gevinster. Det er væsentligt for biblioteksområdet, at der er mulighed for at koordinere på tværs og at der lægges vægt på udvikling af det fynske samarbejde. 15