UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Gode råd til dig, der snart skal afholde Mus HR og Kommunikation
1. Gode råd til dig, der snart skal afholde Medarbejderudviklingssamtale (Mus) Skal du snart afholde din årlige Mus-runde, så er herunder et række gode råd til forberedelsen, selve samtalen samt opfølgningen på denne. 1.1 Fortæl om det strategiske fokus Fortæl dine medarbejdere om uddannelsens/afdelingens strategiske fokus for det kommende år, før du igangsætter Mus-processen. Det kan du gøre på et personalemøde, eller i mailen hvor du informerer om at Mus-runden er forstående. Du opnår, at dine medarbejdere i deres forberedelse til Mus kan overveje, hvad strategien kan komme til at betyde for deres fremtidige opgaver og udvikling. 1.2 Bed om forslag til enhedens udvikling Brug Mus til at drøfte, hvordan medarbejderen kan bidrage til enhedens udvikling og strategi. På den måde sikrer du, at medarbejderne tager ejerskab for strategien, og at I sammen reflekterer over, hvordan den enkelte kan bidrage til, at strategien implementeres succesfuldt. 1.3 Skab rammerne for en god dialog Under Mus-samtalen er det vigtigt at sikre en ligeværdig og åben dialog, hvor både leder og medarbejder giver feedback. Ligesom medarbejderen skal du forberede dig i god tid og være åben og ærlig under samtalen. Lyt til medarbejderens ønsker, og vær ærlig og realistisk i dine tilbagemeldinger. Det sværeste for mange er at være åben over for kritik. Du skal ikke forsvare dig og bortforklare, men i stedet spørge ind til medarbejderens konkrete oplevelser og erfaringer. Det giver ofte et konstruktivt resultat for begge parter. En anerkendende tilgang til medarbejdere og åbne, anerkendende og supplerende eller opklarende spørgsmål giver ofte en tillidsfuld og åben samtale.
1.4 Vurdér effekten af gamle aftaler I starten af Mus er det vigtigt at vurdere effekten af tidligere års aftaler. Hvilken effekt har de haft? Hvad er forklaringen, hvis der er punkter, som ikke er effektueret? 1.5 Sæt udfordrende, men opnåelige mål for medarbejderen Mål er motiverende når de er opnåelige, men samtidig passende udfordrende. Vær opmærksom på, at medarbejdere er forskellige, og det samme er deres behov for udfordringer og evne til at håndtere dem. 1.6 Personprofil En personprofil viser en persons personlige kompetencer og jobmæssige fokus. Du kan efter aftale med medarbejderen inddrage en personprofil i Mus til at kaste lys over: Hvor er der et udviklingspotentiale Hvordan understøtter medarbejderens profil dennes opgaveportefølje Hvordan kan medarbejderens personlige styrker anvendes bedst muligt i opgaveløsningen Hvor er der et udviklingspotentiale og hvordan kan udviklingen understøttes Hvilke succeskriterier har i hver især vedrørende opgaveløsningen Hvordan motiverer du medarbejderen og skaber en effektiv kommunikation med denne Ect. Forudsætningerne for at personprofilen kan inddrages er, at: Medarbejderen allerede har udfyldt en fokusprofil eller udfylder en inden samtalen At medarbejderen er indforstået med at profilen inddrages At HR før eller i forbindelse med samtalen giver en tilbagemelding på profilen. Ønsker du en medarbejder udfylder en profil til brug for en Mus-samtale kan du kontakte Signe Nancke svna@ucl.dk eller Tine Secher tihs@ucl.dk Her kan du læse mere om profilerne Her kan du læse mere om nogle eksempler på kompetencer som profilen afdækker hos hhv. mænd og kvinder og hvilke kompetenceudviklingsmetoder der matcher behovet.
1.7 Tag ansvar for opfølgning på de individuelle aftaler Når Mus er afsluttet, er det afgørende, at der bliver fulgt op på indgåede aftaler. Du har et særligt ansvar for aftaler, som kun kan sættes i værk af dig. Men du bør også holde øje med, om medarbejderne gennemfører det, de er ansvarlige for. HR og Kommunikation tilbyder at samle handlepunkterne for alle dine medarbejdere i en rapport efter din Mus-runde. I tilfælde hvor det viser sig vanskeligt at få overblik over medarbejderes opfølgning, kan du holde en mini-mus efter et halvt år. Her beder du beder medarbejderen gøre status på Musopfølgningen. 1.8 Knyt udviklingsaftalerne til organisationens strategi Det vil ofte være relevant, at indgå aftaler om mål for arbejdet, ændringer i arbejdsopgaver og arbejdsgange og/eller aftaler om medarbejderens udviklingsaktiviteter. Tag en dialog med den enkelte medarbejder om hvordan aftalen understøtter organisationens strategiske indsatsområder. På den måde sikrer du, at alle medarbejdere reflekterer over, hvordan deres arbejde og udvikling kan understøtte organisationens strategi. 1.9 Rapport og ønsker om udviklingsforløb f.eks. kurser Når din Mus-runde er slut kan du skrive til HR og Kommunikation hr@ucl.dk og få en rapport til dig med alle handlepunkterne for dine medarbejdere. Når Mus-runden er slut skal du sende generelle ønsker om udviklingsforløb, på baggrund af et bredt behov i din enhed f.eks. grafisk facilitering, excel mv til HR og Kommunikation hr@ucl.dk. 1.10 Gode råd om det praktiske 1. Indkald til samtalen i god tid gerne 2-4 uger før. 2. Sørg for at sætte god tid af til både forberedelse, afvikling og opfølgning af hver enkelt Mus. 3. Hold samtalen et neutralt sted f.eks. et mødelokale eller en sofagruppe. Det gør samtalen mere ligeværdig. 4. Hav Mus-skemaet for den pågældende medarbejder åben på en skærm, som I begge kan se, under samtalen. Skriv mål og handlepunkter op for medarbejdere direkte under samtalen. Så kan I godkende skemaet inden samtalen afsluttes.
1.11 Spørgsmål og sparring Kontakt HR og Kommunikation, hvis du har spørgsmål om Mus eller behov for sparring før samtalen. Send mail til hr@ucl.dk skriv Mus i emnefeltet