Bestyrelsesprotokol for:

Bilag 34.2.1. Møde i bestyrelsen 04.04.13 Bestyrelsesprotokol for: Mødegruppe: Bestyrelsen for Århus Social- og Sundhedsskole Mødetidspunkt: 7. februar 2012 32. møde i bestyrelsen Mødested: Århus Social- og Sundhedsskole Dokument: Foreløbigt referat Til stede: Bestyrelsen: Formand: Leif Støy Kirsten Normann Andersen Thomas Medom Niels Flade Nielsen Leif Lund Vibeke Sjøgreen Marianne Z. Svenningsen Medarbejdervalgt: Palle Herskind Jørgensen Medarbejdervalgt: Lene Beirholm Eriksen Elevvalgt: Irene Therese Knudsøø Jensen Elevvalgt: Laura Schmidt Enevoldsen Ledelsen: Direktør: Vicedirektør: Økonomi- og Administrationschef: Referent: Leo Fodgaard Hansen Anders Halling Morten Guldmann Olsen Elsebeth Nielsen 1

Referat af 32. møde i bestyrelsen torsdag den 7. februar 2013 8. marts 2013 en GODKENDELSER: 1. Godkendelse af dagsorden Laura Schmidt Enevoldsen blev budt velkommen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra møder i bestyrelsen den 30. oktober 2012 og 20. december 2012 Referat fra møde/seminar i bestyrelsen den 30. oktober 2012. Referatet blev godkendt og underskrevet. Referat fra møde i bestyrelsen den 20. december 2012: Referatet blev godkendt og underskrevet. DRØFTELSE: 3. Byggeri af ny skole Leo Hansen oplyste, at byggeriet nu er udbudt i prækvalifikation. Tidsfrist den 12. marts. Formålet med processen er at identificere og udvælge 5 totalentreprenører, der kan løse byggeopgaven, og som efterfølgende afgiver tilbud på byggeriet. a) Orientering om rumprogram Der blev givet en orientering om status for lokaleprogram, herunder at der vil være uger om året, hvor skolen ikke har normalklasser nok, Anders Halling orienterede om arbejdet i byggeprogramudvalg, arbejdsgrupper og byggeudvalg. Lokaleprogrammet er tæt på at være færdigt, det er meget detaljeret. I øjeblikket ligger det meget detaljerede lokaleprogram på brutto ca. 11.200 m 2, hvilket ifølge bygherrerådgiverens vurdering er 4-500 m 2 for stort i forhold til, hvad vi ønsker at bruge på byggeriet. Byggeudvalget har derfor drøftet følgende muligheder for at mindske arealbehovet på ca.500 m 2 ved at skære følgende væk: 1) Skolekøkken og teorilokale til skolekøkken brutto 238 m 2. 2) Selvstændigt elevrådslokale brutto 28 m 2. 3) Indretning af anrettekøkken i stedet for produktionskøkken 200-250 m 2. Samlet areal bliver hermed 10.800 m 2 brutto. Begrundelsen for at skære skolekøkken og teorilokalet væk var, at madlavning ikke indgår i den nye uddannelsesordning for SOSU-uddannelsen, mens der vil være køkkenfacilitet i den planlagte plejebolig. Elevrådslokalet skæres væk som selvstændigt lokale, men faciliteterne kommer andre steder. Indretning af anrettekøkken i stedet for et produktionskøkken og levering af mad udefra vil give besparelse i byggeomkostninger på kr. 3,7 mio. kr. Der har tidligere været kontakt til VIA, som vil kunne levere mad til kantinen. I byggeudvalgets drøftelser har det været vigtigt ikke at fjerne normalklasser og faglokaler. 2

Leif Støy udtalte, at de 10.800 m 2 indbefatter en ekstra belastning af ventilationsanlægget på ca. 300m 2. Leif Støy oplyste, at bygherrerådgiverne ikke mener, at udgifterne til byggeriet kan holdes på kr. 120 mio. og anbefalede et bud på kr. 135 mio. Kommentarer fra bestyrelsen: Kirsten Normann fandt det utilfredsstillende at skære på undervisningslokaler i form af faglokale som køkken. Hun mente, at kostfaglige kompetencer bliver væsentlige i fremtiden at såvel SOSU-uddannelsen som pædagogisk assistentuddannelse skal gøre eleverne i stand til at håndtere mad i private hjem/daginstitutioner, ligesom hun mente, at efter-videreuddannelsen skal kunne udbyde fulde hygiejnekurser m.m. Hun udtalte, at anretning af mad er andet end madlavning og at viden om mad, madbehandling og aktiviteter omkring mad i det hele taget er vigtigt, hvorfor hun ikke fandt, at det er ligegyldigt, hvad man har af udstyr. Hun mente, at manglende skolekøkken betyder, at området overlades til Aarhus Tech. Laura Schmidt Enevoldsen var enig i, at der er behov for skolekøkken, da man som færdiguddannet behandler mad i praksis. Kirsten Normann Andersen foretrak samarbejdsaftale med VIA om sengestuer, plejebolig og fællesproduktion af mad frem for at skære på skolekøkken. Marianne Z. Svenningsen ønskede bestyrelsens drøftelser om byggeriet relateret til skolens strategi og ønsker om fleksibilitet. Direktionen oplyste, at bedre udnyttelse af lokaler har været del af overvejelserne Marianne Z Svenningsen spurgte, om kvadratmeterprisen i sammenligning med andre skolebyggerier og spurgte, om det er undersøgt, inklusive VIA. Hun udtalte, at hun har behov for at vide mere, inden hun siger ja til finansiering af kr. 130 eller 140 mio. Niels Flade Nielsen mente godt, at skolekøkken kunne komme i spil ved beskæring af antal kvadratmeter, da han fandt, at trenden i kommunerne er, at maden kommer udefra. Han mente ligeledes, at skolen vil kunne fungere uden produktionskøkken med en aftale, med VIA, men pegede på, at prisen for levering af mad udefra også skal med i betragtningerne. Thomas Medom var enig i, at meget mad i kommunerne er i udbud, men havde en drøm om, at mad kan bruges i pædagogisk øjemed og være noget, man gør sammen med ældre. Han var enig i, at der er behov for viden om det hygiejniske, men mente, at det kunne opfyldes på flere måder. Thomas Medom pegede på, at trenden er, at lærerne tilbringer mere tid sammen med eleverne og i den forbindelse blev størrelsen på lærerværelse drøftet. Laura Schmidt Enevoldsen fandt det positivt, at lærere og elever tilbringer mere tid sammen. Leo Hansen bekræftede, at ministeriet også peger på vigtigheden af en høj grad af lærertilstedeværelse. På foranledning af spørgsmål fra Thomas Medom blev det oplyst, at der kommer sociale klausuler ind i udbuddet. Elevtal: Det blev oplyst, at beregningerne er baseret på 850 årselever, hvilket er lavere end i 2012. Leif Støy udtalte, at der således i et vist omfang er taget højde for et fald i elevtal og at det kan blive svært at komme tættere på i en estimering. Elevtal blev drøftet med udgangspunkt i rapporten om behov for velfærdsuddannede. (Se videre drøftelse under pkt. 7). Niels Flade Nielsen og Vibeke Sjøgreen udtalte, at med de usikkerheder, der ligger i rapporten, anså de ikke et årselevantal på 850 som for højt. Flere i bestyrelsen tilsluttede sig dette synspunkt. Samarbejde med VIA: Der blev spurgt til status for forhandlingerne med VIA. Leo Hansen oplyste, at der har været de første forhandlinger med 3

VIA og at der er aftalt møde i marts med VIA s campus på Hedeager og lagde til, at tankegangen om anrettekøkken bl.a. er baseret på, at VIA har kapaciteten til at producere og levere mad. Leif Støy bekræftede, at VIA er positive over for tanken og udtalte, at han har presset på for at få samarbejde omkring faglokaler og at det vil blive undersøgt videre. Han var enig i, at bestyrelsen skal presse på for at få samarbejdet med VIA op at stå. Leif Støy udtalte, at bestyrelsen efter hans mening ikke skal ned i detaljer i lokaleprogrammet. Niels Flade Nielsen var for så vidt enig, men udtalte, at bestyrelsen skal have en melding på og forståelse for tankegangen bag lokaleprogrammet. Anders Halling udtalte, at visionen for undervisningen er: Undervisning i netværk, styrkelse af arbejdet med relationer og produktion. Normalklasser skal måske hedde oplægsklasser hvor man går ud i læringsrum/stillerum o.a. og skolen vil blive indrettet med disse læringsfaciliteter. Han udtalte, at man har valgt at fremlægge dilemmaer, herunder også fremlæggelse af, at der vil være nogle uger om året, der ikke vil være klasselokaler nok. Marianne Z. Svenningsen udtalte, at det er vigtigt, at bestyrelsen har kendskab til og forståelse for forudsætningerne inden beslutning om såvel lokalemæssig som økonomisk størrelse på byggeriet. Hun efterlyste oversigt over hvad bestyrelsen har været præsenteret for indtil videre. Der var ønske om noget mere samlet om tankerne bag lokaleprogram/byggeri. Generelt mente bestyrelsen, at 850 årselever vil være realistisk som baggrund for byggeri. I forhold til faglokaler drøftes muligheder med VIA, herunder køkkenfaciliteter. Direktionen ser på fleksibiliteten i byggeriet. Direktionen ser på uddannelsesordningerne i forhold til behov for skolekøkken. Der udarbejdes et fact-sheet med historik og oversigt over, hvad bestyrelsen er blevet præsenteret for, har besluttet og forudsætningerne i form af økonomi, m 2. Bestyrelsen ønskede at høre de nærmere overvejelser bag lokaleprogrammet, afstemt med skolens strategi. b) Drøftelse af overslag over økonomi, inklusive rentefølsomhedsberegninger Til bestyrelsesmødet var fremsendt overslag over finansieringsbehov og rentefølsomhedsberegninger på 120 mio. og 130 mio. kr. Begge finansieringsbehov viste, at omkostningerne kan holdes inden for det forventede bygningstaxameter i 2016. Morten Guldmann Olsen uddelte på mødet reviderede scenarier for huslejeudgifter ved lån på kr. 120 og 130 mio. ved renteniveau på henholdsvis nuværende renteniveau, 4 % og 5 % i 2016 (./. Vedlagt referatet). Han udtalte, at selv et lån på kr. 130 mio. til 6 % rente i 2016, som vil give huslejeudgifter på kr. 8,1 mio., vil give luft i forhold til indtægter på bygningstaxametret, som forventes at være på kr. 9,5 mio. Leif Støy gjorde opmærksom på, at belåningen kan finde sted i sommeren/efterår 2013. Leo Hansen oplyste, som nævnt under pkt. 3 a), at bygherrerådgiver mener, at skolen må forvente at forrente 130 mio. grundet ændringer af byggereglementet. Leif Støy anbefalede, at byggeriet udbydes til en pris på kr. 135 mio., inklusive bygeudgifter og udvendige arealer. Han mente, at man får en skole med bedre funktionalitet, idrætshal, nyt læringscenter, som kan understøtte bærende tanker om, at erhvervet træder frem eksempelvis i form af ældrebolig og som betyder, at skolen 4

kan markere sig på det pædagogiske område. Dertil kommer bedre indrettede udearealer. Med baggrund i bestyrelsens drøftelse forventes byggeriet udbudt til en pris på kr. 135 mio., inklusive byggeudgifter og udvendige arealer udført i totalentreprise, med baggrund i nettolokaleprogram som det foreligger den 5. februar 2013. Lokaleprogrammet som det fremstår nu, sendes hurtigst muligt ud til bestyrelsen. c) Drøftelse af byggeproces, herunder bedømmelseskomite og processen omkring valg af projekt/totalentreprenør Til mødet var fremsendt plan for den samlede byggeproces og foreslået at der nedsættes en bedømmelseskomite, bestående af 3 medlemmer fra bestyrelsen, 3 repræsentanter fra skolen og 2 fagdommere. Leif Støy oplyste, at der forventes 25-30 bud i prækvalifikationen, bygherrerådgiveren kommer med 10 kandidater, som byggeudvalget vælger imellem. Projektbuddene kommer i begyndelsen af juli og bedømmelsen foregår i løbet af august. Bestyrelsen tiltrådte sammensætningen af bedømmelseskomite. Medlemmer fra bestyrelsens vælges på senere møde. d) Orientering om ekspropriationsforretning på Hedeager 33 Der blev orienteret om ekspropriationsforretning på Hedeager 33. 4. Budget 2013 Likviditetsbudget og balance Til mødet var fremsendt likviditetsbudget og balance for budget 2013 til bestyrelsens godkendelse. Det fremsendte likviditetsbudget og balance blev godkendt. Bestyrelsen forventede fremadrettet at få balance/likviditetsbudget i regnskabsstatus for de enkelte kvartaler. 5. Drøftelse af resultatlønskontrakt for skolens direktør a) Drøftelse af resultatlønskontrakt som begreb/styringsredskab Palle Herskind Jørgensen spurgte til muligheden for at give kompensation for manglende resultatlønskontrakt gennem forhøjelse af direktørens løn, da han mente, at indsatsområderne indimellem vil vise sig at være urealistiske eller ikkerelevante. Kirsten Normann Andersen var enig i, at der er meget arbejde i det for ikke så store beløb Leo Hansen oplyste, at B-SOSU har gennemført undersøgelse af brugen af resultatlønskontrakter, som viser, at alle skoler benytter sig af kontrakten, at den bruges såvel på direktørniveau som for øvrige ledere og at indsatsområder er forskellige. Leif Støy redegjorde for komponenterne i direktørens aflønning, som følger statslige overenskomster/lønsystem og udtalte, at der ikke kan ske en direkte konvertering. Han pegede på, at ministeriet skal godkende lønnen for den nye direktør, herunder sammensætningen af lønnen. Lene Beirholm Eriksen pegede på, at bestyrelsen ikke har besluttet model for resultatløn for øvrige ledere, som det fremgår af bemyndigelsen til resultatlønskontrakt. 5

Der blev peget på, at indgåelse af resultatløn for øvrige ledere forventeligt uddelegeres til den øverste leder. Anders Halling oplyste, at indsatsområderne i direktørkontrakten også ligger vicedirektørens og i de øvrige lederes, hvor det giver mening, men at der derudover er noget specifikt for den enkelte. b) Drøftelse af resultatlønskontrakt 2013 og indsatsområder for resultatlønskontrakt for 2013 Til mødet var fremlagt indstilling om, at der indgår resultatlønskontrakt med skolens direktør med fokus på følgende indsatsområder: 1. Økonomi opnåelse af overskudsgrad på 3 % før byggeomkostninger 2. Nedgang i forbrug af lærerårsværk pr. 100 årselever sammenlignet med forbruget i 2012 3. Øgede AMU-/efteruddannelsesaktiviteter 4. Øget fastholdelse 5. Øget samarbejde med VIA aftale om samarbejde om konkrete serviceområder/brug af fælles faciliteter 6. Succesfuld implementering af skolens strategi Udvikling af nye uddannelser: Det er i løbet af 2013 afklaret med det lokale arbejdsmarked, at der er behov for ny uddannelse (Sundhedsentreprenør som en mulighed). Forberede nye skole på øget brug af velfærdsteknologi: Indgåelse af partnerskaber med kommuner Der var kommentarer til indsatsområdet nedgang i forbrug af årsværker til undervisningens gennemførelse. Leif Støy udtalte, at indsatsområdet er med, fordi tallet er stort i Århus sammenlignet med andre skoler og han fandt det vigtigt at arbejde videre med det. Vibeke Sjøgreen pegede på, at øget AMU-aktivitet og fastholdelse skal konkretiseres, hvis det skal give mening. Leif Støy svarede, at det vil blive konkretiseret. Bestyrelsen besluttede at indgå resultatlønskontrakt med de ovenfor nævnte indsatsområder, yderligere konkretiseret. 6. Drøftelse af frafald for skolens uddannelser 2011-12 Punktet blev udsat. 7. Rapport om behov for velfærdsuddannede i Region Midtjylland Rapport om Behovet for velfærdsuddannede i Midtjylland blev drøftet, herunder vurdering fra bestyrelsesmedlemmer af rapportens betydning for skolen. Niels Flade Nielsen udtalte, at rapporten viser stor usikkerhed og at den ikke tilføjer meget til det billede, der i forvejen tegner sig. Han mente ikke, at der tegner sig et brat fald i antal elever, men at der måske kan blive tale om forskydninger mellem eksempelvis antal social- og sundhedshjælpere og assistenter. Vibeke Sjøgreen mente også at de 850 årselever, som er baggrund for huslejeberegninger, er realistisk. Kirsten Normann Andersen udtalte, at rapporten ikke er en egentlig dimensioneringsrapport og pegede på tidligere forudsigelser/rapporter. Hun gjorde opmærksom på, at der for øjeblikket ikke er social- og sundhedsassistenter nok, men en vis ophobning af social- og sundhedshjælpere, som så skal overveje om de skal over i andre brancher. Hun fandt det en tankevækkende udvikling, som kræver, at skolen overvejer, hvordan man kan udvide palletten? Hun mente også, at der er plads til at tænke i image og bud fra skolerne på, hvad vores fagområde kan levere også indsats i forhold til frafald. Hun mente, at der er gået spekulation i at opsige elever 6

i prøvetiden. Og mente, at det er uheldig tendens, at erfarne medarbejdere trykkes ud af arbejdsområdet. Hun mente, at der ligger en opgave for bestyrelsen, skolen og organisationerne i at vende udviklingen. Leif Lund var enig i, at rapporterne har givet modstridende resultater. Heller ikke han var skeptisk i forhold til elevtal og pegede på, at befolkningsudviklingen vil indebære større behov for hænder på vores område. Leif Støy var enig i, at 850 årselever kan fungere som grundlag i byggeprocessen, men pegede samtidig på ønsket om i fremtiden at inkludere nye uddanneler ud over skolens nuværende, hvilket der ikke tages højde for i byggeprogrammet, men må henhøre til udbygningsmuligheder. ORIENTERINGER: 8. Formandens beretning a) Orientering om rekrutteringsforløbet i forbindelse med ansættelse af ny direktør Direktør og vicedirektør var ikke til stede under dette punkt. Leif Støy redegjorde for ansættelsesudvalgets arbejde. Der har været 30 ansøgere, 6 har været indkaldt til 1., 3 til 2. samtale. Grundet frafald mellem 1. og 2. samtale gennemførte udvalget ny 1. runde samtaler med 4 kandidater. Det resulterede, i at i alt 3 skal til 2. samtale 08.02.13., alle kandidater, som efter det hidtil fremkomne via test m.v., vil kunne klare opgaven. Bestyrelsen træffer beslutning den 22.02.13. Orienteringen blev taget til efterretning. 9. Skolelederens beretning a) Status vedr. til- og afgang af personale i perioden 20. december 2012 til 1. februar 2013. Orienteringen blev taget til efterretning. b) Orientering om optagne elever siden bestyrelsesmødet den 20. december 2012 Orientering blev taget til efterretning. c) Orientering om medarbejdertrivselsundersøgelse i 2012 Til mødet var fremsendt Sammenskrivning af resultat af trivselsmålingen 2012 og orientering om den videre proces. Orientering blev taget til efterretning. d) Nye rygpolitik på skolen pr. 1. marts 2013 I dagsordenen til mødet var der redegjort for skolens ny rygepolitk pr. 1. marts 2013. Orientering blev taget til efterretning. 10. Eventuelt 7