CHEFGRUPPEN Ullasvej 23 3700 Rønne Tlf.: 56 92 10 17 Fax: 56 92 00 01 E-mail: direktionsmoeder@brk.dk 7.2.2012 Referat, møde nr. 73. Chefgruppens møde den 7.2.2012 kl. 8.30-10.30, mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Peter Johannessen Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Forslag til strategisk projektstyring og koordinering i BRK (D) v/ Janne Westerdahl 3. Samarbejde med konsulentfirmaet Samfundsinvestor (B) v/ Henrik Eybye Nielsen 4. Dispensationsansøgning fra Bornholms Biblioteker (B) v/ Claus Munk 5. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 6. Gensidig orientering (O) 7. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse
Side 2/10 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Beslutning Godkendt. 2. Forslag til strategisk projektstyring og koordinering i BRK (D) Resumé Chefgruppen har ønsket udarbejdelse af forslag til strategisk projektstyringog koordinering i BRK. Sagsfremstilling Chefgruppen har identificeret et behov for et set op til styring og koordinering af projekter i BRK. Der er behov for et fælles sprog og en fælles begrebsramme for projekter, såvel som et strategisk perspektiv og en systematisk koordinering af projekterne på tværs af organisationen. Derfor er nedsat en arbejdsgruppe til udarbejdelse af forslag til strategisk projektstyring og koordinering. Arbejdsgruppen består af: Kristian Pihl, ØA, Mikkel Hviid Carlsen, HR og Janne Westerdahl, RU. Med afsæt i drøftelser på chefgruppemødet d. 8. november 2012 er nu udarbejdet revideret forslag til projektstyring og koordinering i BRK. Forslaget rummer konkrete bud på en kvalificering af hhv. projektstyring og koordinering, herunder: Opkvalificering af relevante medarbejdere i at designe projekter Lokalt uddannelsestilbud i projektplanlægning-/ledelse og evaluering Bilaterale møder mellem projektidé ejer og kommunens fundraiser/projektudvikler Proces for godkendelse, evaluering og kortlægning af den samlede projektportefølje Generelle kriterier til brug for godkendelse af projekter inden opstart Projekters strategiske relevans i forhold til blandt andet politiske visioner It løsning til understøttelse af en samlet projektportefølje styring i BRK Arbejdsgruppen deltager i behandlingen af punktet. Indstilling Arbejdsgruppen indstiller forslaget til drøftelse og beslutning. Bilag
Side 3/10 1. Forslag til strategisk projektstyring og koordinering i BRK 2. Effektkæde mv. Beslutning Punktet udgår. 3. Samarbejde med konsulentfirmaet Samfundsinvestor (B) Resumé Konsulentfirmaet Samfundsinvestor tilbyder BRK samarbejde indenfor en række af kommunens kerneopgaver, bl.a. med hjælp til alternative finansieringsformer, herunder bl.a. sponsorering, fundraising, OPP samarbejde tværsektorielt samarbejde, innovationsopgaver, m.v. Sagsfremstilling Kommunaldirektøren og RU har haft møde med konsulentvirksomheden Samfundsinvestor (www.samfundsinvestor.dk) med henblik på identificering af mulige samarbejdsområder indenfor BRK opgavevaretagelse. Samfundsinvestor tilbyder deres løsninger indenfor følgende områder: Forretningspotentiale, herunder f.eks. matchning med andre parter om opgaveløsning Optimering, herunder økonomisk holdbarhed ved givne kommunale aktiviteter Projektledelse, herunder forandringsprojekter fra vugge til grav Samarbejde, herunder ml privat/offentlig(opp) Finansiering, herunder situationsbestemt matchning af finansieringsformer og kilder Offentlig-privat partnerskab, herunder processen fra udbud til endelig aftale indenfor OPP Konsulentfirmaet har udført og udfører en række opgaver for Næstved, Køge, Rudersdal og Hørsholm kommune. På baggrund af drøftelser med konsulentfirmaer på mødet er næste skridt at få identificeret projekter eller opgaver som ud de ud fra deres kerneydelser kan levere. Såfremt det besluttes, at gå videre vil RU samle en prioriteret bruttoliste af ønsker til emner som Samfundsinvestor herefter vil drøfte bilateralt med forslagsstilleren her på Bornholm. Såfremt det besluttes, at arbejde videre med Samfundsinvestor vil det ske i tæt samarbejde og koordineres med BRKs fundraiser. Økonomi:
Side 4/10 Konsulentfirmaet tager et grundhonorar på 10.000 kr. pr opgave/projekt samt en % del af den opnåede finansiering til opgaven (sponsorater og funding). Såfremt der ikke opnås resultater tilbagebetales de 10.000 kr., altså no cure no pay princippet. Indstilling RU indstiller sagen til drøftelse samt hvorvidt der ønskes indledt et formaliseret samarbejde med Samfundsinvestor Bilag: -Præsentation af Samfundsinvestor Beslutning Chefgruppen drøftede muligheden for at indlede et samarbejde med Samfundsinvestor, særligt med fokus på Offentligt-Privat-Partnerskab (OPP). Det blev besluttet, at chefgruppen skal overveje mulige samarbejdsområder og sende disse Regional Udvikling senest den 15.2 4. Dispensationsansøgning fra Bornholms Biblioteker (B) Resumé Chefgruppen skal tage stilling til, om der kan gives dispensation til Bornholms Biblioteker til indkøb af tablets. Sagsfremstilling Bornholms Biblioteker ønsker at gå i gang med intern oplæring i brug af tavlecomputere. Hertil har de brug for at søge dispensation fra chefgruppens beslutning af 4.10.2011 om ikke pt. at tillade indkøb af tablets. Bornholms Biblioteker har jævnligt brug for at vejlede publikum i brug af tablets til bibliotekets netservices, og en sådan vejledning forudsætter, at bibliotekets medarbejdere kender og kan bruge disse produkter. Anvendelsen vil derfor i første omgang være intern kompetenceudvikling med det formål at ruste personalet til dels at kunne undervise i brugen af tablets ved såkaldte borgerlæringskurser, dels kunne konkret vejlede biblioteksbrugere, der har en tablet, men ikke kan få den til at fungere med bibliotekernes netservices. Omfang Borgerlæringskurserne er ikke planlagt endnu, men vil være et efterspørgselsreguleret antal introduktioner af 2 timers varighed, lige som bibliotekernes øvrige borgerlæringskurser i fx e-mail, brug af pc, internet, bibliotekernes netservices, brug af smartphones, etc.
Side 5/10 Planen er at indkøbe to tablets med hhv. ios og Android. Senere udbygges efter erfaret behov. Indstilling Stabschefen for PAS indstiller, at ansøgningen afventer afslutningen af projektet på skoleområdet. Beslutning Chefgruppen drøftede overordnede principper for anskaffelse af it-udstyr og anvendelse af it-teknologi og besluttede, at dispensationsansøgningen fra Bornholms Biblioteker ikke imødekommes. 5. Samling af administrationen (B) Resumé Godkendelse af procesplaner for projekterne Ny Organisation og Bornholms Rådhus. Sagsfremstilling Chefgruppen besluttede på møde den 24. januar 2012 en ny organisering af projektet for samling af administrationen. Det indebærer udarbejdelse af en procesplan for projekt Ny Organisation og en procesplan for projekt Bornholms Rådhus. Procesplanerne indeholder udgangspunktet for formulering af vision, organisering af arbejdet og en tidsplan. Af procesplan for Ny Organisation følger: - kommissorium for projektgruppen skal godkendes. - kommissorier for arbejdsgrupper for Ny Organisation godkendes på møde den 7. februar 2012. - rammerne for arbejdet med vision fastlægges med udgangspunkt i KB s visioner o Et godt og aktivt liv for alle o Bornholm som videnssamfund o Grøn bæredygtig ø o Økonomisk bæredygtig ø Visioner fra drejebogen o Vi skal tilbyde den bedste borgerservice. o En effektiv og professionel administration. o Trivsel og arbejdsmiljø. o Administrationen der arbejder på tværs. Den brændende platform - hvilke udfordringer skal den nye organisation være et middel til at løse Herudover skal diskuteres rammerne for arbejdet med punkterne:
Side 6/10 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. 5. Geografisk spredning og én kommune Et vilkår for den kommunale administration har været en geografisk spredning i de tidligere rådhuse. En lille del af dette fastholdes. Så hvilke krav til organisationsmodellen stiller en sådan fysisk adskillelse, og hvordan kan helhedstænkningen i den nye samlede organisation tænkes ind i den nye organisationsmodel? 6. Effektivitet og virksomhedsdannelse Faglig, økonomisk og personalemæssig bæredygtighed vil få betydning for, hvordan for eksempel de decentrale enheder videreudvikles. Hvordan udvikler vi fortsat virksomhederne (via målog rammebudgetter, samt lederaftaler) med vægt på balance mellem centralisering og decentralisering, og sikring af den fornødne bæredygtighed? Og hvordan undgår vi, at bæredygtighed alene ender i et spørgsmål om centralisering, eller i opbygning af for mange ledelseslag? 7. Udviklingskraft og sikker drift Kravene til større udviklingskraft skal håndteres samtidig med forventninger til driftssikker myndighedsudøvelse, større fokus på dokumentation og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Men hvordan tegner vi en organisation, der på samme tid har fokus på udvikling og sikker drift? Ovenstående vil blandt andet tage udgangspunkt i:
Side 7/10 De typiske organisationsmodeller Udvalgsstyre Betjening af udvalg Stabenes virke centralt og decentralt Organisationen set i forhold til centralisering og decentralisering generelt. Som nævn ovenfor er bæredygtighed ikke bare et spørgsmål om centralisering, ligesom det heller ikke er et mål i sig selv. Det vil skulle vurderes i forhold til opgaver og funktioner. Helhed, strategi og tværgående Politikere, direktion og chefgruppe (herunder snitfladerne mellem ledelsesniveauer, ressourcerne til planlægning og udvikling i forbindelse med direktørernes virke) Samt også emner som digitalisering, kommunikation etc. Af procesplan for Bornholms Rådhus følger at den etablerede organisation ændres således: Projektledelse nedlægges som gruppe. Byggegruppen ændres til projektgruppen. Alle kommissorier konsekvensrettes. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen vil hvert møde følge op på arbejdet, der med udgangspunkt i ovenstående iværksættes. Bilag 1. Ny Organisation procesplan af 23. januar 2012 2. Kommissorium for Projektgruppen Ny Organisation 3. Bornholms Rådhus procesplan (under udarbejdelse eftersendes mandag) 4. Powerpoint af 24. januar 2012 (tidligere udleveret) Beslutning Chefgruppen drøftede ovenstående rammer; gruppens bemærkninger fremgår efter hvert pkt. 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? Virksomhedsmodellen fungerer og fastholdes, om end den fortsat kan optimeres. Snitflader fremgår fint af den eksisterende organisationsbeskrivelse. Stabenes organisering skal evt. tænkes i lighed med områdernes organisering. Derudover skal koncernledelse tænkes ind som en selvstændig enhed uafhængigt af de områder, der bliver. Der arbejdes videre
Side 8/10 med opgaver og snitflader for direktørernes organisering i forhold til områder, herunder også ressourcer. Eventuel tilpasning af udvalgsstyret mv. er ikke en del af dette arbejde. 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? Chefgruppen drøftede muligheder for borgeres adgang til rådhuset (fx frivillige foreningers brug af mødelokaler o.lign.). Disse muligheder skal tænkes med i det nye rådhus. Det skal undersøges, om der er muligheder via et offentligt-privat-partnerskab, jf. drøftelserne under dagsordenens pkt. 3. Man kan evt. forestille sig et areal på x antal kvadratmeter, der drives for midler, der er skaffet til veje via en partnerskabsaftale. Derudover skal sikkerhedsbetragtninger mm. selvfølgelig også indgå i overvejelserne. 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? Fra chefgruppens møde den 31.1.2012: Centralisering ikke et mål i sig selv, og opgaver skal ikke flyttes pr. automatik. 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. Fra chefgruppens møde den 31.1.2012: Den fremadrettede styreform være et miks af flere modeller. Der forventes en organisk udvikling af organisationen, netop kendetegnende for en levende organisation. Chefgruppen vil fortsætte drøftelse af rammer på næste møde. Arbejdsgruppernes produkter skal lægges på Dragenettet, når de er færdige ; dvs. det skal præciseres, at der er tale om udkast/forslag. Økonomi- og Erhvervsudvalget besluttede på deres ekstraordinære møde at prækvalificere 5 firmaer til at deltage i projektkonkurrencen. Entrepriseformen vil blive drøftet på udvalgets møde den 15.2.2012. 6. Gensidig orientering (O)
Side 9/10 Claus Stensgaard Jensen Benchmarking-rapporten er udsendt. ØA samler oplæggene til budgetseminar 1. De forestående lokale-rokeringer vil blive lagt på Dragenettet som nyhed. Claus Munk PAS deltog i 2011 i en kriseberedskabsøvelse. Der er en beredskabsplan under udarbejdelse for BRK. Den skal fungere som en ramme, hvori fx en sundhedsberedskabsplan også skal indgå. Udkastet vil blive forelagt chefgruppen, når det er klart. På samme møde vil den overordnede beredskabsplan for hele Bornholm også blive fremlagt. Kommunens beredskabsplan skal godkendes endeligt af KB. Jørgen Dreyer Teknik & Miljø har haft en aftale med Cowi om at deltage i behandlingen af byggesager, hvilket ikke var nogen succes. Der er nu kontakt til andet firma i stedet. Der er stadig fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiden for byggesager. Ressourcer til sneberedskab forsøges holdt på et lavt niveau. Implementering af BRK ejendomsservice i distrikt nord er i gang. Chefgruppen vil blive forelagt et punkt vedr. BRK Ejendomsservice på næste møde. Vibeke Juel Blem Etape 1 af plejehjemsbyggeriet på Snorrebakken forventes klar til indflytning den 1.8. 2012. Byggeriet forventes at være færdigt 1.7.2012. Det bliver i første omgang beboere fra Hjemmet i Klemensker og Sønderbo, der flytter ind. På Toftegården i Hasle indrettes en spisestue. Der har været en henvendelse fra en frivillig forening om muligheden for at benytte kopieringsfaciliteter i administrationsbygninger. Pt. er det ikke sikkerhedsmæssigt muligt, men diskussionen kan tages i forb. m. konceptet for det nye rådhus. Allan Westh Har været til møde med BRK Ejendomsservice vedr. arbejdstilbud til kontanthjælpsmodtagere og vil gerne fremhæve den positive tilgang til opgaven. Vedr. projekt Uddannelse Til Alle (UTA) er der foreslået et fælles udvalgsmøde for Beskæftigelsesudvalget, Socialudvalget og Børne- og
Side 10/10 Skoleudvalget. Selve projektet ophører i 2013, og den efterfølgende drift samt anvendelsen af resterende projektmidler skal afklares. Ungeporten forventes igangsat den 1.3.2012. Ungeporten er en samling af 12 sagsbehandlere samt en leder, og henvender sig til unge under 30 år. Ordningen får til huse i sprogskolens lokaler på Campus. Henrik Eybye Nielsen I forb. m. det internationale arbejde skal der være en klarere formålsbeskrivelse samt en effektmåling i forhold til deltagelse i diverse arrangementer. Søren Lenau Er i gang med at overdrage Økonomi & Analyse og sætte sig ind i børne- og skoleområdet. Johannes Nilsson Chefgruppen vil på næste møde modtage en orientering om skolepolitik. 7. Evt. Intet.