2013 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN PÅ HJEMMEHJÆLPSOMRÅDET, ELITE MILJØ A/S Udført af tilsynsassistent Kirsten Bech og tilsynsassistent Lisbet Reuter, Sundheds og Omsorgsafdelingen, i perioden fra d. 25. juni til d. 24. juli 2013.
Indhold Baggrund for tilsynet... 3 Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn... 4 1. Levering af den visiterede hjælp... 4 2. Kvaliteten af den leverede hjælp... 5 3. Kommunikation mellem borger og leverandør... 8 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt... 9 5. Medarbejdernes kompetencer... 11 6. Samarbejdet mellem leverandør og andre aktører... 12 7. Dokumentation... 12 Medicinhåndtering... 14 Opsamling på seneste tilsyn... 14 Leverandørens kommentarer... 15 Tilsynets afsluttende bemærkninger... 15 Bilag 1 Stikprøver dokumentation... 16 Bilag 2 Stikprøver medicin... 24 2
Baggrund for tilsynet Frederiksberg Kommune er jf. Serviceloven 151 og Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, 15 og 16 forpligtiget til at føre tilsyn med hjemmehjælpsområdet. Formålet med tilsynet er i henhold til loven: at sikre, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og i henhold til de afgørelser om hjælp, der er truffet at sikre, at borgerne får hjælp i henhold til kommunens kvalitetsstandarder at sikre, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer Herudover bliver der fulgt op på, at leverandøren lever op til sin tilbagemeldingspligt til at indberette ændringer i borgerens behov for hjælp, til Frederiksberg Kommunes Visitationsenhed. Metode Tilsynet er lavet med udgangspunkt i 7 fokusområder. Tilsynet foretager interviews med og stikprøver hos 5-8 tilfældigt udvalgte borgere. Der foretages fokusgruppeinterview med ca. 5 medarbejdere. Endvidere afholdes et møde med leverandørledelsen med udgangspunkt i blandt andet leverandørens stamoplysninger og de afholdte interviews. På baggrund af det samlede tilsyn udfærdiges en tilsynsrapport. En uddybning af metoden kan ses i Konceptet for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune. I tilsynsrapporten gives indskærpelser: ved manglende overholdelse af Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder (fx rengøring, hvor ydelsen ikke er leveret som visiteret) ved manglende efterlevelse af kontrakt/aftale med kommunen (fx manglende dokumentation i kommunens omsorgssystem Rambøll Care). ved lovbrud (fx manglende overholdelse af tilbagemeldingspligten eller Sundhedsstyrelsens regler for medicinhåndtering). Anbefalinger gives, hvis tilsynet fx har bemærket uhensigtsmæssige arbejdsgange eller har bemærket, at medarbejderne efterspørger viden/kursustilbud, som leverandørerne med fordel kan tilbyde, men som der ikke direkte er nogle krav til. 3
Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn Indledning Nedenfor beskrives indledningsvis faktuelle oplysninger om tilsynet med Elite miljø A/S samt borgernes overordnede tilfredshed med deres hjemmehjælp. Herefter følger besvarelser og uddybning af deres tilfredshed i forhold til de 7 fokusområder. I gennemgangen af fokusområderne inddrages den information tilsynet har indhentet i forbindelse med borgerinterviews, medarbejderinterviews, dialog med ledelsen samt tilsynsassistentens faglige observationer og vurdering. Elite Miljø A/S, som er en privat leverandør af praktisk hjælp, leverer aktuelt hjælp til 338 borgere i Frederiksberg Kommune. Tilsynet har aflagt besøg hos 16 borgere, hvilket er flere end tilsynskonceptet foreskriver. Årsagen hertil er, at i forbindelse med opfølgning på tilsynsbesøgene, oplevede forvaltningen, at Elite Miljø bl.a. overfakturerede kommunen for perioderne 1.-31. maj 2012. Tilsynet har talt med 4 medarbejdere, som har været ansat i mellem 4 mdr. og 11½ år. Medarbejdere er ikke faglærte indenfor for pleje og omsorg. Tilsynet oplever, at de besøgte borgere forekom trygge ved tilsynsbesøget. 1. Levering af den visiterede hjælp Tilsynet konkluderer overordnet, at 13 af de 16 borgere generelt er tilfredse med den hjælp, de modtager. Tilsynet konkluderer, at de 16 borgere oplever, at de generelt er tilfredse med deres leverandør af hjemmehjælp, Elite Miljø. 5 af 16 borgere oplever ikke, at modtage dele af den visiterede hjælp og er ikke tilfredse hermed. 5 borgere kan selv udføre dele af den hjælp, der er visiteret men som ikke bliver leveret. Tilsynet bemærker, at den visiterede tid er ikke reduceret svarende til borgerens indsats. Tilsynet konstaterer, at 3 borgere modtager ydelser, der ikke er visiteret. Det drejer sig om fx tøjvask, hvilket borgeren har behov for, samt afhentning på apotek, som borgeren kun sjældent har behov for. Tilsynet har derfor anmodet leverandøren om at drøfte dette (jf. Tilbagemeldingspligten) med den faste hjælper og evt. kontakte visitationen mhp. revisitation af ydelsen, såfremt det giver anledning til dette. Tilsynet konstaterer efterfølgende, at der ikke har været taget kontakt til visitationen. 1 borger oplever, at tiden til praktisk hjælp generelt afkortes, når hjælpen leveres af afløsere. 4
Ledelsen oplyser efterfølgende, at de gør meget ud af at forhåndsinformere deres afløsere omkring, hvordan Elite Miljø arbejder, men at dette er taget til efterretning. at ledelsen sikrer, at borgerne modtager den visiterede hjælp jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.1. at ledelsen sikrer, at aftalte leverancer som udgangspunkt ikke afkortes af leverandøren, jf. kontrakten punkt 7.1. at ledelsen sikrer, at alle visiterede ydelser disponeres, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 4.1. at ledelsen sikrer, at Elite Miljø kontakter visitationen mhp. revisitation af hjælpen, såfremt det giver anledning til dette. Ingen af borgerne har oplevet, at Elite Miljø har aflyst et rengøringsbesøg uden, at der er aftalt et erstatningsbesøg. Medarbejderne oplever, at bemandingen er tilstrækkelig til at levere den visiterede hjælp og at samarbejdet med ledelsen er godt. 2. Kvaliteten af den leverede hjælp Tilsynet konstaterer, at 1 af 16 borgere har Frederiksberg Kommunes overordnede kvalitetsstandard Information til dig der søger eller modtager praktisk og personlig hjælp samt træning i egen bolig eller ældrebolig. 2 borgere kan ikke huske, om de har den. 2 borgere har de specifikke kvalitetsstandarder for den hjælp, de i øvrigt modtager, men har ikke brugt dem. 14 borgere oplever, at kvaliteten i den leverede hjælp til rengøring er tilfredsstillende. Hos 2 borgere gøres rent i lejligheder, som er henholdsvis 88 m2 og 120 m2. 1 af borgene giver trods dette udtryk for, at Frederiksberg kommunes serviceniveau er lavt og udpeger et område, hvor der ikke er støvet af. Borgeren ville selv kunne udføre dette. Der anvendes ikke bytteydelser hertil. Indsatsen overstiger Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandard og lever ikke op til denne, hvad dette angår. Ovennævnte borger oplever, at vedkommende ikke får den hjælp vedkommende har behov for og vil gerne vil have mere hjælp/tid, men borgeren kan ikke nærmere definere, hvilken hjælp vedkommende mangler. 1 borger har gennem et par år ikke modtaget den årlige hovedrengøring. Tilsynet har anmodet leverandøren kontakte borgeren og indgå aftale herom. Tilsynet bemærker ved rundgang i borgernes hjem, at hos 6 af 16 borgere lever rengøringen ikke op til Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandard for rengøring. 5
Ledelsen har ikke efterfølgende givet en tilbagemelding til tilsynet trods anmodning herom. at ledelsen sikrer, at rengøringen lever op til Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandard for rengøring. at visiteret hovedrengøring leveres og disponeres i KMD Care jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 4.1. 3 borgere oplever, at hjælpernes køretid samt skift af tøj indgår i borgernes visiterede tid. Medarbejderne oplever, at den planlagte køretid mellem besøgene ikke altid er i overensstemmelsen med den faktiske køretid. Ledelsen oplyser efterfølgende, at der planlægges med 10 min. køretid mellembesøgene uden skelen til den faktiske afstand. Medarbejderne kender ikke indholdet og benytter ikke Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder i hverdagen. Medarbejderne oplyser, at de har en folder, som er en kopi af indsatskataloget vedr. rengøring. De har fået forståelsen af, at det er Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandard for rengøring. Ledelsen skriver i stamoplysningerne, at ledelsen bruger kvalitetsstandarderne, for at kunne leve op til kommunens ønsker om krav og kvalitet samt tilrettelæggelse af daglig drift. Medarbejderne er instrueret i at følge kommunens kvalitetsstandarder. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne får kendskab til indholdet i Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandarder og at serviceniveauet bliver kendt for dem. Dette så medarbejdernes muligheder for bedre at kunne redegøre for en given hjælp øges. 5 af 16 borgere oplever, at de medinddrages i hjælpen. Borgernes indsats omhandler klargøring til rengøringen til hjælperen kommer og eller fx støvaftørring. 7 borgere ville kunne medinddrages i forbindelse med leveringen af hjælpen. Medarbejderne oplever, at de søger at motivere borgerne til selv at deltage. De oplever, at borgerne klargør hjemmet til hjælperne kommer. Medarbejderne oplever ikke, at de har talt om medinddragelse i personalegruppen på personalemøder. Ledelsen skriver i stamoplysningerne, at ledelsen via info i talesætter det aktiverende sigte med hjælpen i hverdagen. Tilsynet gør opmærksom på, at udførelsen af opgaverne skal ske ud fra intentionerne om hjælp-til-selvhjælp jf. Serviceloven. 6
at ledelsen følger op på, om medarbejderne forvalter Servicelovens kapitel 1, 1, stk. 2 formål om at fremme den enkeltes mulighed for at klare sig selv eller at lette den daglige tilværelse og forbedre livskvaliteten, således at borgeren oplever sig medinddraget i hjælpen. at ledelsen sikrer, at borgernes behov for hjælp løbende vurderes og at ændringer i behov dokumenteres i KMD Care og tilbagemeldes til Visitationsenheden. 14 af 16 borgere oplever, at de har en fast hjælper. 1 borger er ikke bekendt med, om vedkommende har en fast hjælper. En anden borger oplyser til tilsynet, at vedkommende aktuelt har afløsere, da fast hjælper er fraværende. Medarbejderne oplever, at de primært kommer hos de samme borgere. Ledelsen skriver i stamoplysningerne, at borgerne har en fast hjælper. Borgerne oplever, at der er lavet faste aftaler for tidspunkt for levering af hjælpen og at dette overholdes. 1 borger oplever, at hjælperen har ændret tidspunktet for levering af hjælpen, hvilket borgeren ikke er tilfredse med. Tilsynet har orientere leverandøren herom. Ledelsen oplyser efterfølgende, at tiderne for levering af hjælpen ikke bliver ændret uden borgeren har givet samtykke hertil. 4 af 16 borgeren er bekendt med og benytter fleksibel hjemmehjælp. 1 borger oplyser til tilsynet, at vedkommende benytter fleksibel hjemmehjælp ugentligt. Medarbejderne kender muligheden for fleksibel hjemmehjælp og oplever, at de taler med borgerne om muligheden herfor. Ledelsen oplyser, at medarbejderne introduceres til bytteydelser ved ansættelsen og på personalemøder. Tilsynet finder ikke dokumentation i KMD Care for levering af fleksibel hjemmehjælp. Tilsynet indskærpelse på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne tydeliggør overfor borgerne, begrebet fleksibel hjemmehjælp og bytteydelser, således at alle borgerne kender til muligheden for at benytte ydelsen, og ved hvilke rettigheder de har i forbindelse med den visiterede hjælp. 7
3. Kommunikation mellem borger og leverandør Alle borgerne oplever, at omgangstonen med hjælperne er behagelig. Medarbejderne oplever, at have kompetencerne til at opretholde en god tone i dialogen med borgerne fx ved positiv tilgang i kommunikationen om opgaveløsningen. Ingen af borgerne har en kommunikationsmappe. Lovgivningen stiller ikke krav vedrørende dette. Alle 16 borgere har kontaktoplysninger til Elite Miljø. 13 af 16 borgere oplever, at de kan komme i kontakt med leverandøren, når de har behov herfor. 2 borgere oplever, at det kan være svært at komme igennem. 1 borger oplever, at tonen indimellem kan være noget skrap. Ledelsen oplyser efterfølgende, at de er uforstående over, at borgeren oplever, at der skulle være en skrap tone, når kunden ringer ind. De er uforstående overfor, at 2 borgere oplever, ikke at kunne komme igennem pr. telefon, idet Elite Miljø har 4 telefoner til indgående opkald. Ledelsen skriver i stamoplysningerne, at Elite Miljø er tilgængelige fra kl. 07.00-16.00, derudover er der mulighed for, at indtale besked på telefonsvare. at ledelsen sikrer, at borgerne kan komme i telefonisk kontakt med leverandøren jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 2.5. at ledelsen sikrer, at kommunikation og dialog mellem borgere og administrative medarbejdere jf. Frederiksberg kommunes Værdigrundlag efterleves. 13 af 16 borgere er ikke bekendt med, at medarbejderne gør brug af billedlegitimation. Medarbejderne bærer t-shirt med firmalogo, men ikke personligt navn. Medarbejderne oplyser, at de ikke bærer billedlegitimationskortet synligt, men at de har et. Ledelsen oplyser, at alle medarbejdere aktuelt har billedlegitimation. Ledelsen følger op herpå. Hos 2 af 16 borgere lukker hjælperne sig selv ind i forbindelse med levering af hjælpen. Hos 1 borger via nøgle og hos en anden borger via kode. Disse borgere er i stand til at lukke op for tilsynet. Borgerne oplever ikke, at Elite Miljø har udleveret en nøglekvittering og at der foreligger en skriftlig aftale med Elite Miljø om, i hvilke situationer medarbejderne selv må lukke sig ind. Ledelsen oplyser, at der er aftaler med borgerne for brug af nøgler, som medarbejderne følger. Medarbejderne opbevarer borgernes nøgler, idet de ikke kommer på kontoret daglig. Borgerne er ikke bekendt med dette. 8
at ledelsen sikrer, at Elite Miljø er ansvarlig for, at fortrolige, personlige ting som f.eks. nøgler opbevares forsvarligt, således at uvedkommende ikke har mulighed for at få adgang hertil at ledelsen sikrer, at Elite Miljø viser respekt for, at medarbejderne er på besøg i borgerens eget hjem, således at borgerne oplever tryghed ved, at medarbejderne har adgang til hjemmet, når borgeren ikke kan åbne at ledelsen sikrer, at borgerne er bekendt med, hvordan deres nøgle opbevares. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at Elite Miljø udarbejder instrukser for brug af nøgler at ledelsen gennemgår procedurer for brug af nøgler / koder at ledelsen sikrer, at borgerne modtager en kvittering for brug af nøglen / koden at ledelsen tager initiativ til, at alle aftaler mellem borgerne og Elite Miljø revurderes, således at udelukkende hos borgere med et reelt behov for, at medarbejderne selv låser sig ind i lejligheden, laves der aftaler herom at ledelsen drøfter det rehabiliterede sigte med al hjælp med medarbejderne, således at dette også indgår, når borgerne lukker op for deres hjælper. Medarbejderne oplyser, at hvis de ved et aftalt besøg ikke kan komme i kontakt med borgeren, så kontakter de kontoret, som følger op. Evt. kontakter medarbejderne også naboer. 3 borgere har en klagevejledning. De fleste oplyser, at de ikke kunne finde på at klage. Alle borgerne ved, hvad de ville gøre, såfremt situationen skulle opstå. 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt 10 af 16 borgere oplever, at få den hjælp, de har behov for. Tilsynet vurderer, at 1 borger har øget behov for hjælp. Borgeren er særdeles hukommelsessvækket og har i udtalt grad behov for såvel den visiterede praktiske hjælp, som i meget ringe omfang er leveret samt også personlig pleje, som ikke er visiteret. Tilsynet vurderer, at den faglige indsats hos denne borger og tilbagemeldingen til ledelsen om borgerens særlige behov er mangelfuld. 6 borgere udfører enten selv dele af den visiterede hjælp eller ikke har behov for dele af den visiterede hjælp. Tilsynet vurderer, at den visiterede tid burde være reduceret tilsvarende efter tilbagemelding fra leverandøren til visitationen. 5 borgere oplever, at have talt med deres hjælper om, hvorvidt hjælpen svarer til deres behov. 1 borger oplever, at hjælperen er venlig, men vedkommende er ikke opsøgende og tilbyder 9
ikke af sig selv konkret og eller yderligere hjælp, som fx aftørring af paneler når det trænger. Borgeren tilbydes ikke hjælpen som bytteydelse i den visiterede ydelse. Medarbejderne oplever at tale med borgerne om deres behov for hjælp og at borgerne giver udtryk for, hvis de har behov, der ikke bliver dækket. Medarbejderne oplever, at borgerne får den hjælp, de har behov for. Medarbejderne har kendskab til og benytter Tjeklisten. Jf. medarbejderne benyttes Tjeklisten primært hvis der er ændringer i borgernes funktionsniveau og som opfølgning, hvis en borger kontakter Elite Miljø vedr. udeblivelse af hjælperen. Ledelsen oplyser i stamoplysningerne, at Elite Miljø bruger Vejleding om tilbagemelding for leverandører af hjemmehjælp og at medarbejderne er instrueret i at observere almindelige dagligdags ting i hjemmet og at melde tilbage til kontoret, hvis de observerer uregelmæssigheder. at ledelsen sikrer, at medarbejderne melder tilbage, såfremt borgerne har ændret behov for hjælp. at ledelsen tilbagemelder borgerens behov for hjælp til Visitationsenheden, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune 3.2. at ledelsen sikrer, at medarbejdernes kompetencer matcher borgernes behov. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at at Elite miljø regelmæssigt anvender Tjeklisten for tilbagemelding for sikring af, at borgernes behov for hjælp tilgodeses. Medarbejderne dokumenterer ikke. Såfremt de erfarer, at der er ændringer hos en borger, kontakter de kontoret, som følger op. Ledelsen skriver i stamoplysningerne, at ændringer hos borgerne dokumenteres i KMD Care, når hjælperne oplyser herom. Ledelsen er i dialog med dem dagligt pr. telefon. Tilsynet bemærker, at denne ikke finder notater fra Elite Miljø i KMD Care. Flere borgere har haft ændret behov for hjælp. at Elite Miljø dokumenterer i KMD Care, ændringer i forhold til hjælpen til borgerne. Dette jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 4.1. 10
Tilsynet har anmodet om redegørelser på 11 borgere grundet uoverensstemmelse mellem visiterede, leverede og fakturerede ydelser. Ledelsen har efterfølgende fulgt op på disse sager, nogle kun delvis. at ledelsen sikrer, at leverandøren stiller alle de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at Frederiksberg Kommune kan foretage kommunalt tilsyn. Dette jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 19.3. 5. Medarbejdernes kompetencer Tilsynet oplever ved medarbejderinterviewet, at medarbejderne er interesserede og engagerede. Medarbejderne oplever sig generelt fagligt rustet til hjemmehjælpsopgaverne, herunder fagligt rustet til at håndtere borgere med særlige behov. Medarbejderne kender ikke til forebyggelse af brug af magt og har ikke modtaget undervisning heri. De bruger ikke magt ved opgaveløsningen. De oplyser til tilsynet, at hvis en borger ikke ønsker at lukke dem ind, så prøver de at lave en ny aftale med borgeren eller kontakter kontoret, som følger op. Ledelsen besvarer ikke spørgsmål vedr. magtanvendelse eller medarbejdernes kendskab til regler for magtanvendelse i stamoplysninger. Tilsynet bemærker, at én meget hukommelsessvækket borger ikke har modtaget fornøden hjælp, personlig pleje, morgenmad, hjælp oprydning mm. Borgeren modtager et opkald fra en hjælper, mens tilsynet er tilstede og overværer derved, at denne svækkede borger adspørges pr. telefon om vedkommende har behov for hjælp. Ledelsen skriver i stamoplysninger, at ledelsen tilgodeser de særlige behov hos borgere med fx demens ved at læse journal og informere medarbejderne. Tilsynet konstaterer, at der i KMD Care er notater fra visitationsenheden og henvendelser fra pårørende. Der genereres automatisk advis til leverandøren om information om borgerne. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen ikke har reageret passende herpå. at ledelsen sikrer, at ledelsen i Elite Miljø har faglige forudsætninger til at tilgodese de særlige behov hos borgere med særlige behov, fx demens. at ledelsen følger op på adviser via dialog med hjælpere, borger og evt. pårørende. at ledelsen sikrer, at der er lederkompetencer og ledelsesmæssighed bevågenhed på, at medarbejderne leverer den visiterede hjælp og understøtter medarbejderne ved behov for hjælp hertil. at ledelsen sikrer, at medarbejderne i Elite Miljø har faglige forudsætninger til at 11
tilgodese de særlige behov hos borgere med særlige behov, fx demens. at ledelsen sikrer, at medarbejderne melder tilbage, såfremt de erfarer, at deres kompetencer ikke matcher borgernes behov. at ledelsen sikrer, at al tilbud om hjælp gives som minimum ved døren og ikke som et telefonopkald. Tilsynet anbefaler på baggrund at dette, at ledelsen afdækker medarbejdernes behov for kompetenceudvikling og tilbyder undervisning svarende hertil. Dette fx vedrørende den demens. at ledelsen sikrer, at medarbejderne er bekendt med grundlæggende principper om forebyggelse af magt. Dette med henblik på medarbejdernes sikkerhed ved arbejdets udførelse. Medarbejderne oplever, at der er muligheder for kompetenceudvikling. Medarbejderne hjælper ikke med medicinadministration. 6. Samarbejdet mellem leverandør og andre aktører Medarbejderen og ledelsen oplever, at samarbejde med andre aktører er sparsomt men godt. Samarbejdet med pårørende sker primært på baggrund af ændringer i den psykiske og fysiske tilstand. 7. Dokumentation Medarbejderne oplyser, at de ikke selv dokumenterer i KMD Care men, at de tilbagemelder deres oplysninger til kontoret, fx om borgerens ændrede behov for hjælp. Ledelsen oplyser, at de følger op på medarbejdernes informationer og fører disse elektronisk i deres eget system og i KMD Care. Ledelsen skriver i stamoplysningerne, at der dokumenteres i KMD Care journal ved funktionsændringer. Tilsynet bemærker, at hos 7 borgere er vedkommendes ændrede behov for hjælp til mere og/eller mindre, praktisk hjælp ikke dokumenteret i Care-journalen i Hjemmehjælpsmodulet eller Klientmodulet. Tilsynet har taget stikprøver af dokumentationen på de 16 borgere, i kommunens elektroniske omsorgssystem, KMD Care. Der findes ajourførte stamdata for 12 borger. Dokumentationen, som findes i KMD Care Klientjournal og Funktionsvurdering er ikke udført af Elite Miljø. Den er hos de 16 borgere relevant, men mangelfuld. at ledelsen sikrer, at Funktionsvurderingen ajourføres ud fra de retningslinjer 12
Frederiksberg Kommune har udstukket pr. 1.12.2012. Tilsynet bemærker, at Elite Miljø ikke benytter KMD Care Klientjournal til dokumentation. Tilsynet efterspørger dokumentation for levering af fx bytteydelser og fx indledende aftale for opstart af hjemmehjælp. at ledelsen sikrer, at relevante oplysninger om ændringer hos borgerne dokumenteres i KMD Care jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 4.1. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at Elite Miljø udelukkende anvender KMD Care som dokumentationsredskab. Dette for at undgå unødig og uhensigtsmæssig dobbeltdokumentation. Tilsynet bemærker, at hos alle de 16 borgere er indberetning af afvigelser i KMD Care ikke ajourført. Ledelsen oplyser, at uoverensstemmelsen vedrørende indberetning i afvigelser muligvis skyldes en uhensigtsmæssig teknikalitet i KMD Care. Elite Miljø har kontaktet Care Support og Care Support har oplyst, at det kan forekomme at en kommunal leverandør får "slettet" disponerede ydelser, som en privat leverandør har disponeret og omvendt. Care Support oplyser til tilsynet, at leverandøren er orienteret via udsendt vejledning om, at der er kommet en ny funktionalitet, der skal sikre, at dette ikke kan ske fremadrettet. at afvigelser indberettes i KMD Care således, at afregning for de leverede ydelser sker jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune 8.1. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen kontakter Frederiksberg Kommunes Care Support med henblik på vejledning vedrørende indberetning af afvigelser, ved behov herfor. Hos 15 borgere er der forhold i dokumentationen, der giver anledning til bemærkninger. Der henvises til bilag 1 for uddybning. I 7 af 16 stikprøver er der ikke overensstemmelse mellem de visiterede ydelser og borgernes 13
behov for hjælp. Der henvises til bilag 1 for uddybning. I 7 stikprøver er der i KMD Care, Funktionsvurdering, ikke dokumenteret funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen. I 7 af 16 stikprøver er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser. I 11 af 16 stikprøver er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser og den senest fremsendte faktura Tilsynet vurderer, at 3 borgere har behov for mere hjælp og at 6 borgere har behov for mindre hjælp. at ledelsen følger op på, at retningslinjerne for tilbagemeldingspligten efterleves, således at der opnås overensstemmelse mellem de visiterede, disponerede og leverede ydelser og borgerens behov for hjælp. at ledelsen sikrer, at medarbejderne har kendskab til disse retningslinjer at ledelsen sikrer, at afregning for de leverede ydelser sker jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 8.1. at afvigelser indberettes i KMD Care. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen udfører egenkontrol vedr. visiterede og disponerede ydelser samt indberetning af afvigelser, med faktisk leverede og fakturerede ydelser. Medicinhåndtering Ingen af de udvalgte borgere er visiteret til medicinadministration. Medarbejderne i Elite Miljø hjælper ikke med medicinadministration. Opsamling på seneste tilsyn Kommunalt tilsyn: Frederiksberg Kommune har ikke aflagt anmeldt kommunalt tilsyn tidligere. 14
Leverandørens kommentarer Leverandøren har ikke kommentarer. Tilsynets afsluttende bemærkninger Tilsynet har ikke afsluttende bemærkninger. 15
Bilag 1 Stikprøver dokumentation Stikprøve 1 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: 1 nej: 2. ja: nej:1 3. ja:1 nej: 4. ja: nej:1 5. ja:1 nej: 6. ja:1 nej: Ad 4)Funktionsvurdering i KMD Care ikke beskrevet. Stikprøve 2 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja:2 nej: 2. ja: nej:2 3. ja:2 nej: 4. ja: nej: Ikke aktuel:2 5. ja:2 nej: 6. ja:2 nej: Ad 4)Funktionsvurdering i KMD Care ikke beskrevet. 16
Stikprøve 3 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja:3 nej: 2. ja:3 nej: 3. ja:3 nej: 4. ja: nej: Ikke aktuel:3 5. ja: nej:3 6. ja:3 nej: Ad 5) De visiterede ydelser er ikke disponeret. Stikprøve 4 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 1. ja:4 nej: 2. ja: nej:4 3. ja:4 nej: 4. ja: nej:4 5. ja:4 nej: (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 6. ja: nej:4 Ad 3)Borgeren varetager selv støvaftørring og skift af sengetøj. Suppl.til indkøb leveres hv. 2 uge. Ad 4)Funktionsvurdering i KMD Care ikke beskrevet Ad 6) 2.1.1.1 Rengøring og 2.1.3.4 Supplement til indkøbsordning 17
Stikprøve 5 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. Ad 3) 2.1.2.1 Tøjvask 15 min pr. uge Ad 6) 2.1.2.1 Tøjvask 15 min x 4 for maj 2013 1. ja:5 nej: 2. ja: nej:5 3. ja: nej:5 4. ja: nej:5 5. ja:5 nej: 6. ja: nej:5 Stikprøve 6 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 1. ja:6 nej: 2. ja: nej:6 3. ja:6 nej: 4. ja:6 nej: 5. ja: nej:6 (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 6. ja: nej:6 Ad 4:Funktionsvurdering ikke fuldt ajourført skønt indstillet til plejehjem juni 2013. Ad 5:Tøjvask 10 min. hv. 2. uge er disponeret. Den er ikke visiteret. 2.1.3.3:Bank/Apotek/Posthus er disponeret. Er reelt leveret x 1 de sidste 2½ år. Ad 6:I perioden d.1.-31. maj er der faktureret for Bank/Apotek, 30 min. x 1 og tøjvask 15 min. x 1. Ydelserne er ikke leverede. De er fakturerede. 18
Stikprøve 7 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: nej:7 2. ja: nej:7 3. ja:7 nej: 4. ja:7 nej: 5. ja: nej:7 6. ja: nej:7 Ad 5: Psykisk hjælp og støtte er ikke disponeret. Ad 6: Vedr. daglig hjælp til nedbæring af affald/oprydning 10 min. x 5 og psykisk støtte10 min. x 7 Stikprøve 8 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: nej:8 2. ja: nej:8 3. ja: nej:8 4. ja: nej:8 5. ja: nej:8 6. ja: nej:8 Ad 1: Pårørendes telefonnumre er ikke ajourførte. Ad 3: Visiteret til affald x 3 ugentlig, har behov x 1. Har af og til behov for hjælp til apotek. Ad 5: Bank/Apotek/Posthus er ikke visiteret. Den er disponeret. Ad 6: Vedrører affald ned samt Bank/Apotek. 19
Stikprøve 9 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. Ad 3) 2.1.3.4 Supplement til indkøbsordning Ad 4) Funktionsvurderingen i KMD Care ikke udfyldt Ad 5) 2.1.1.2 Affald ned/oprydning er vis. x 5 ugentlig, disp. x 3 ugentlig Ad 6) 2.1.1.2 Affald ned/oprydning for perioden 01.05-31.05.13 1. ja: 9 nej: 2. ja: nej: 9 3. ja: nej: 9 4. ja: nej: 9 5. ja: nej: 9 6. ja: nej: 9 Stikprøve 10 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja:10 nej: 2. ja: nej:10 3. ja:10 nej: 4. ja:10 nej: 5. ja:10 nej: 6. ja:10 nej: 20
Stikprøve 11 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: 11 nej: 2. ja: nej:11 3. ja: 11 nej: 4. ja: nej:11 5. ja: nej:11 6. ja: nej:11 Ad 5) De visiterede ydelser er ikke disponeret Ad 6) 2.1.1.2 Affald ned/oprydning og 2.1.3.2 Indkøbsordning for perioden 01.05-31.05.13 Stikprøve 12 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja:12 nej: 2. ja: nej:12 3. ja: nej:12 4. ja: nej:12 5. ja: nej:12 6. ja: nej:12 Ad 3) 2.1.1.1. Rengøring 90 min. hv. 2 uge, borgeren varetager dele af indsatsen i ydelsen. 2.1.1.2 Affald ned x 3 ugentlig, borgeren modtager ydelsen fra Elite Miljø x 1 ugentlig. Ad 4) Funktionsvurderingen i KMD Care ikke udfyldt. Borgeren varetager dele af rengøringen. Ad 5) 2.1.1.1 Rengøring og 2.1.1.2 Affald ned/oprydning Ad 6) 2.1.1.1 Rengøring og 2.1.1.2 Affald ned/oprydning for perioden 01.05-31.05.13 21
Stikprøve 13 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: nej:13 2. ja: nej:13 3. ja: nej:13 4. ja: nej:13 5. ja:13 nej: 6. ja: nej:13 Ad 3: Visiteret til supplement til indkøb. Har ikke behov herfor. Visiteret til bad (fra FK), modtager den ikke. Har behov herfor og ønsker den. Ad 6: Supplement til indkøbsordning samt omsorgsydelser er ikke leveret. De er faktureret. Stikprøve 14 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 1. ja:14 nej: 2. ja: nej:14 3. ja: nej:14 4. ja: nej:14 5. ja:14 nej: (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 6. ja: nej:14 Ad 3: Har ikke behov for hjælp til Bank/ / samt Ledsagelse Ad 4: Jf. pkt. 3 Dette er ikke dokumenteret. Funktionsvurdering stort set ikke ibrugtaget. Ad 6: Der er faktureret for Bank/Apotek/ samt Ledsagelse. Ydelserne er ikke leveret. 22
Stikprøve 15 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja:15 nej: 2. ja: nej:15 3. ja: nej:15 4. ja: nej:15 5. ja:15 nej: 6. ja: nej:15 Ad 3: Har behov for hjælp til /Apotek/ x 2 md. Er visiteret x 1. Ad 4: Jf. pkt. 3 Dette er ikke dokumenteret. Funktionsvurdering sparsomt ibrugtaget. Ad 6: Der er faktureret for /Apotek/ x 2 pr. md. Der er visiteret x 1 md. Stikprøve 16 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja:16 nej: 2. ja: nej:16 3. ja:16 nej: 4. ja:16 nej: 5. ja:16 nej: 6. ja:16 nej: 23
Bilag 2 Stikprøver medicin Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve 1-16 1. Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) 1. ja: nej: 1-16 2. ja: nej: 3. ja: nej: 4. ja: nej: 5. ja: nej: 6. ja: nej: 7. ja: nej: 24