1 Kort beskrivelse af indsatser i handleplanen vedrørende Borgere med fysiske og psykiske handicap 2018 Baggrund Budgetopfølgningen ultimo januar viste et forventet merforbrug på ca. 15 mio. kr. Som følge heraf har udarbejdet en handleplan, som har til formål langsigtet at reducere udgifterne inden for politikområdet Borgere med fysiske og psykiske handicap. Handleplanens tiltag Handleplanen indeholder en række tiltag, som alle har til formål at bidrage til en varig udgiftssænkning. I det følgende beskrives tiltagene i handleplanen kort. Generelt vil der i takt med at man kender den økonomiske effekt af tiltagene ske en afrapportering af den økonomiske effekt. Fagsekretariatet og Økonomistaben følger månedligt op på de enkelte tiltag, som rapporteres til direktionen sammen med de månedlige budgetopfølgninger. 1. Organisering og arbejdsform i Specialrådgivningen Indtil nu har sagsbehandlerne fungeret som en slags generalister, der dækkede samtlige paragraffer på området. Dvs. at hver sagsbehandler har en sagsstamme bestående af både handicap- og psykiatrisager. Dette betyder samtidig, at hver enkelt sagsbehandler i praksis har stået for et meget komplekst sagsportefølje. Organiseringen ændres fremadrettet så der i specialrådgivningen vil være ét team vedrørende handicap-sagerne og ét team vedrørende psykiatrisagerne. På den måde opnås en specialisering inden for de to områder. Samtidig med den organisatoriske justering ændres arbejdsformen også. Fremadrettet vil der være en prioriteret rækkefølge af sagerne (typisk baseret på hvornår der sidst er fulgt op, men andre forhold kan også påvirke prioriteringen). Herfra vil hvert team 1-2 gange om ugen fordele de højest prioriterede sager imellem sig dog således, at hver sagsbehandler maksimalt har 5-10 sager åbne ad gangen (afhængig af tyngden i sagerne). Dette er en markant ændring i forhold til den hidtidige arbejdsform, hvor hver sagsbehandler i praksis har mange flere sager åbne ad gangen. Det er forventningen, at den justerede organisering og den ændrede arbejdsform vil give en bedre kvalitet i sagsbehandlingen og samtidig være mere effektiv. Tiltaget forventes implementeret medio maj 2018. Organiseringen er ændret i overensstemmelse med ovenstående. Der er endnu ikke sket fuld implementering af den nye arbejdsform denne del forventes færdigimplementeret pr. ultimo juni.
2 Der arbejdes fortsat på at tilrettelægge den rette arbejdsform, hvor ressourcerne udnyttes bedst muligt. I den forbindelse ses der også på, hvad der er det optimale antal åbne sager for de enkelte sagsbehandlere. Tiltaget er således ikke fuldt ud implementeret. Pr. 1.7. er ny afdelingsleder tiltrådt. Der er behov for, at afdelingslederen får mulighed for at få overblik over den nuværende og den fremadrettede arbejdstilrettelæggelse i afdelingen. Status fra juni er fortsat gældende dog med den ændring, at beslutningen om et maksimalt antal sager for sagsbehandlerne er ændret. Dette på baggrund af, at beslutningen ikke er realistisk i forhold til en effektiv sagsbehandling. Der arbejdes fortløbende med at optimere arbejdsformen. 2. Oprettelse af visitationsudvalg vedrørende døgn- og dagtilbud Med henblik på at sikre et ensartet visitationsniveau oprettes et visitationsudvalg for nye sager inden for handicap- og socialpsykiatriområdet. Samtidig skal alle sager, hvor en eksisterende bevilling indstilles ændret i opadgående retning, ligeledes behandles i visitationsudvalget. I tråd med tankerne i Det fælles vi nedsættes et visitationsudvalg bestående af repræsentanter fra både myndighed og udfører. Sammensætningen understreger også, at det er et fælles ansvar mellem myndighed og udfører at sikre den rette visitation. Visitationsudvalget behandler sager inden for følgende paragraffer: Døgntilbud ( 105/85, 107 og 108) Dagtilbud ( 103 og 104) Det er forventningen, at visitationsudvalget holder løbende møder fra primo juni 2018. Der evalueres på arbejdet i visitationsudvalget ultimo 2018. Visitationsudvalget er blevet nedsat og består af repræsentanter fra myndighed, udfører og Økonomistab. Visitationsudvalget afholder det første møde i uge 26. Visitationsudvalget har afholdt indledende møde i uge 26. Mødet gav anledning til en revidering af den udarbejdede beskrivelse af visitationsudvalgets kompetencer og procedure for visitationsudvalgets virke. Den reviderede beskrivelse vil således danne udgangspunkt for det fremadrettede arbejde i visitationsudvalget. Herudover er der indkaldt til fremadrettede månedlige møder næste møde finder sted ultimo august.
3 Der er udsendt en revideret beskrivelse af visitationsudvalgets kompetencer og procedure for visitationsudvalgets arbejde. Det første visitationsmøde med sager på dagsordenen finder sted i uge 39. Det første visitationsmøde har været afholdt, og møderne vil blive afholdt månedsvis fremadrettet. 3. Kompetenceudvikling ift. myndighedsrollen Den samlede specialrådgivning gennemgår for øjeblikket et kompetenceudviklingsforløb med Substans (tidligere Vølund & Kloster). Formålet med forløbet er at tydeliggøre, hvad der ligger i myndighedsrollen og hvordan man agerer hensigtsmæssig i denne rolle. Kompetenceudviklingsforløbet består af 5 moduler á 2 dage og afsluttes i uge 21 2018. Forløbet er gennemført/afsluttet. Forløbet og aftalerne forbundet hermed har været kompliceret af afdelingsleders fratrædelse ultimo maj. Der planlægges opsamling med faglig koordinator og afdelingsleder, når ny afdelingsleder tiltræder pr. 1. juli. Der planlægges fortsat opsamling med faglig koordinator og ny afdelingsleder. Der pågår pt. en dialog om, hvordan der praktisk følges op på kompetenceudviklingsforløbet. Den praktiske opfølgning på kompetenceudviklingsforløbet er afsluttet. Tiltaget er færdigimplementeret, og der vil derfor fremadrettet ikke blive præsenteret en månedlig status på tiltaget. 4. Ansættelse af faglig koordinator Med afsæt i tidligere forløb er det fagsekretariatets vurdering, at der er behov for en faglig koordinator til understøttelse af sagsbehandlerne og afdelingslederen. Samtidig vil den faglige koordinator skulle varetage en række særligt komplekse sager. Stillingen indebærer bl.a. et særligt fokus på sagsopfølgning og forhandling af de økonomiske rammer i henhold til ny takststruktur inden for bo- og dagtilbudsområdet i Skanderborg Kommune. Den faglige koordinator er en afgørende forskel i forhold til tidligere forsøg på at reducere udgiftsniveauet på bevillingen. Stillingen forventes besat pr. 1. juni 2018.
Den faglige koordinator er tiltrådt pr. 1. juni 2018. 4 Det opleves i afdelingen, at den faglige koordinator bidrager med struktur og overblik over sagerne, hvilket også bidrager til et øget fokus på sagsbehandlingen i afdelingen. Tiltaget er færdigimplementeret, og der vil derfor fremadrettet ikke blive præsenteret en månedlig status på tiltaget. 5. Systematisk opfølgning på sager Der er i dag et stort efterslæb i forhold til opfølgning på sager. En forudsætning for at kunne arbejde systematisk med opfølgning på sager er, at efterslæbet håndteres/afvikles. Dette gøres ved at de sager, hvor der ikke er sket de store ændringer blot laves en administrativ opfølgning. På den måde vil en stor del af efterslæbet blive håndteret. Det tilbageværende efterslæb samt sager identificeret som OBS-sager af enten Økonomistaben, sagsbehandlere og/eller tilbuddene prioriteres som de første i den systematiske opfølgning. Dette er sager, hvor der umiddelbart vurderes at være potentiale for en udgiftsreduktion. Der er således ved at blive udarbejdet en systematisk opfølgningsplan på cpr-niveau, som skal sikre, at der følges op på samtlige sager i en prioriteret rækkefølge. Opfølgningsplanen skal ligeledes anvendes til en systematisk uge-for-uge-opfølgning på og overblik over de konkrete relevante sager. For at sikre et optimalt opfølgningsforløb er det afgørende, at tiltag 1, 3 og 4 er på plads/gennemført. Som følge heraf opstartes opfølgningsplanen pr. 1. juni 2018. Dette betyder ikke, at der ikke følges op på sager indtil da. Dette sker fortsat, men blot ikke inden for rammerne af den systematiske opfølgningsplan. Den systematiske opfølgning på samtlige sager forventes at forløbe minimum et år før alle sager er gennemgået. Anvendelsen af opfølgningsværktøjet forventes påbegyndt ultimo juni. Forsinkelsen skyldes tidligere afdelingsleders fratrædelse og konsekvenserne heraf. Det er tidligere aftalt, at sagsopfølgningen og de økonomiske konsekvenser heraf (opfølgningsværktøjet) månedligt skal præsenteres for direktionen. Da anvendelsen af opfølgningsværktøjet ikke er påbegyndt endnu, vil dette først ske, når opfølgningsværktøjet konkret er taget i anvendelse. Fagchefen forelægger opfølgningsværktøjet (opfølgning på sager og økonomiske konsekvenser) på direktionsmødet i august. Der er implementeret systematisk opfølgning på sager efter Servicelovens 100. Denne opfølgning er gennemført ultimo november. Herudover er der implementeret systematisk opfølgning på sager efter Servicelovens 96 (BPA). Denne pågår fortsat.
5 Endvidere er der iværksat systematisk opfølgning på de øvrige dele af bevillingen herunder udvalgte sager med et forventet økonomisk potentiale. Fagchefen forelægger fortsat opfølgningsværktøjet (opfølgning på sager og økonomiske konsekvenser) på månedlige direktionsmøder. Den systematiske opfølgning følges, jf. status ultimo august. 6. Ugentlig opfølgning på udgiftsudviklingen Økonomistaben forsyner hver uge ældre- og handicapchefen samt souschefen med en oversigt over, hvilke økonomiske ændringer der er sket. Disse gennemgås på et ugentligt koordineringsmøde mellem ældre- og handicapchefen og souschefen med henblik på hurtigt at identificere sager, der skal følges op på. Tiltaget er iværksat. Der foretages ugentlige opfølgningsmøder med udgangspunkt i de ugentlige oversigter udarbejdet af Økonomistaben. Tiltaget vurderes således at være færdigimplementeret, og der er derfor ikke længere behov for en månedlig status på tiltaget. 7. BPA-området På området for Borgerstyret Personlig Assistance (BPA-området) er der sket en markant udgiftsstigning fra 2017 til 2018. Som følge heraf er der et særskilt fokus på dette område. Fagsekretariatet er i dialog med en anden kommune, som har nedbragt udgifterne til BPA-området betydeligt. Der har været aftalt en studietur til denne kommune ad flere gange, som desværre hver gang er blevet rykket af denne kommune. Pt. er studieturen planlagt til afholdelse den 19. april 2018. I forlængelse af studieturen vurderes det, hvilke Skanderborg Kommune-tiltag studieturen har givet anledning til og udarbejdes en konkret plan for implementering af disse. Tiltagene forventes implementeret inden sommerferien 2018, men det skal bemærkes, at der kan gå en vis periode, inden man vil kunne se en økonomisk effekt heraf pga. varslingsfrister mv. BPA-ordningerne gennemgås pt. af BPA-teamet. På baggrund af erfaringsudvekslingen med anden kommune og med udgangspunkt i egne sager er det forventningen, at der vil være nogle sager, hvor der kan ske frakendelse af BPA-ordninger (hvilket naturligvis er omfattet af klageadgang for borgeren). BPA-teamet har påbegyndt en systematisk gennemgang af BPA-sagerne med henblik på at identificere sager, hvor der kan ske frakendelse/tilpasninger af BPA-ordninger.
6 De sager, hvor der arbejdes på en ændring i ordningerne i negativ retning er/forventes at blive anket til Ankestyrelsen. Indtil der foreligger en afgørelse fra Ankestyrelsen, er Skanderborg Kommune forpligtet til at opretholde de hidtidige ordninger. Dette vil typisk indebære en periode på 11-12 måneder. Den økonomiske effekt (såfremt Skanderborg Kommune får medhold i Ankestyrelsen) vil derfor først kunne udmøntes i 2019. Den systematiske opfølgning af BPA-sagerne pågår fortsat. Den økonomiske effekt indgår også i opfølgningsværktøjet (tiltag 5). Status er uændret siden august. 8. Hjælpemidler På hjælpemiddelområdet har der ligeledes kunnet konstateres en betydelig ubalance mellem udgifter og budgetter, hvorfor der også er et særskilt fokus herpå. I et samspil mellem økonomistaben og fagsekretariatet er der gennemgået en betydelig mængde data vedrørende hjælpemiddelområdet. Gennemgangen har vist, at der ikke er oplagte effektiviseringseller sparepotentialer, idet en stor del er lovgivningsdefineret. Der er dog identificeret en række områder, som bliver analyseret nærmere. Det drejer sig om følgende områder: Arm- og benproteser Fodtøj Flow ift. APV-hjælpemidler Flow i lagerbeholdningen af genbrugshjælpemidler Stomi og bleer Generel praksis ift. bestillinger Der indhentes erfaringer fra andre kommuner vedrørende optimering af sagsbehandling mv. inden for ovennævnte områder. Det forventes, at der frem til sommerferien 2018 sker en afklaring af, inden for hvilke områder der evt. kan ske udgiftsreduktioner. Der fokuseres pt. på muligheder for at optimere depotdrift, og der er i den forbindelse kontakt med andre kommuner i forhold til dette. Herudover er der dialog med en anden kommune vedrørende proteseområdet. Det er endnu ikke afklaret, hvorvidt der kan ske optimering på de øvrige ovennævnte områder. Udgiftsniveauet i årets første 6 måneder ligger under udgiftsniveauet i samme periode i 2017. Eftersom det er forbundet med stor usikkerhed at estimere helårsudgifterne ud fra det nuværende forbrugsmønster, er der i budgetopfølgningen forudsat et konservativt skøn af helårsudgiftsniveauet. Særskilt status i forhold til en række af ovenstående områder fremgår nedenfor:
Arm- og benproteser 7 Der er afholdt opstartsmøde med Aktivitet og Træning med henblik på et tættere samarbejde om de borgere, som forventes at få en bevilling på særligt benproteser. Det er her identificeret, at der skal arbejdes med serviceniveauet. Det træningsfaglige blik på sagen vil være ét afsæt - det myndighedsmæssige et andet. Idet der pt. ikke eksisterer en indkøbsaftale på området, indhentes tilbud fra bandagister. Der kan allerede nu konstateres markante prisforskelle i de indhentede tilbud. Der er ved at blive etableret kontakt med øvrige kommuner, der med en målrettet indsats har fået en anden tilgang til området. Her planlægges erfaringsmøder i samarbejde med Aktivitet og Træning. Flow ift. APV-hjælpemidler Der er planlagt en prøvehandling vedrørende anden tilgang til bestilling af APV-hjælpemidler. Denne forventes igangsat umiddelbart efter sommerferien. Depotdrift hjælpemidler Der arbejdes på at få lavet en aftale med Horsens Kommune om et besøg og erfaringsudveksling, idet de i 2015/2016 etablerede et kommunalt drevet hjælpemiddeldepot. Skanderborg Kommune tidligere har tidligere haft samdrevet depotdrift med Horsens Kommune via Falck hjælpemidler, inden Horsens Kommune valgte at etablere et kommunalt drevet hjælpemiddeldepot. Stomiområdet Der er igangsat en udredningsproces og lavet aftale med leverandøren på stomiområdet, som efter sommerferien gennemgår bevillinger med henblik på at omlægge til andre produkter. Der skabes overblik over udgifterne til området, således at stomiområdet i modsætning til hidtil - holdes adskilt fra udgifterne til inkontinensområdet. Dette har også til formål at gøre det nemmere at følge udgiftsniveauet mere detaljeret. Udgiftsniveauet ligger fortsat en del under udgiftsniveauet i samme periode i 2017. Det er primært på bilsager samt inkontinens- og proteseområderne, at udgifterne er lavere end i 2017. Derfor er der til budgetopfølgningen pr. ultimo august nedjusteret yderligere på forventningen til udgiftsniveauet i 2018. Ved status pr. ultimo september præsenteres en ny status vedrørende de delområder, der er angivet under. Udgiftsniveauet ligger fortsat en del under udgiftsniveauet i samme periode i 2017. Derfor er der til budgetopfølgningen pr. ultimo september igen nedjusteret i forventningen til udgiftsniveauet i 2018. Særskilt status i forhold til en række af ovenstående områder fremgår nedenfor: Arm- og benproteser Der arbejdes fortsat på etablering af kontakt til en anden kommune, der gennem en målrettet indsats har opnået en anden tilgang til området.
Der indhentes i alle sager to tilbud, hvorefter der udvælges efter kriterierne bedst egnet og billigst. Depotdrift hjælpemidler Fagsekretariatet har været i kontakt med Horsens Kommune, og der indhentes økonomidata i forhold til driften af deres hjælpemiddeldepot. Herefter skal det afdækkes sammen med Indkøbsfunktionen, hvorvidt det er fordelagtigt for Skanderborg Kommune at etablere et kommunalt drevet hjælpemiddeldepot. Herudover er der sket en skærpelse af proceduren for, hvordan der bestilles reparationer af hjælpemidler. Stomiområdet Fagsekretariatet har haft besøg af en konsulent, som har haft til formål at undervise inkontinensteamet, således at de er blevet klædt på til at kunne sikre et ensartet og standardiseret bevillingsniveau. Genoptræning efter SUL 140 Der opleves en stigning i antal og hjælpemiddelprodukter, samt en stigende efterspørgsel efter hjælp til tilretninger og faglig vurderinger i forhold til det udleverede hjælpemiddel. På denne baggrund er der igangsat et samarbejde med Sundhedsfremmeafdelingen og Økonomistaben med henblik på en nærmere analyse og udredning af området. Der er ikke blevet afsat flere budgetmidler til Hjælpemiddelområdet til finansiering af de hjælpemidler, der ofte bevilges som følge af den stigning, der sker inden for genoptræningsområdet. 8